1. No category

PROTOKOLL
2015-11-03
1 (13)
Valnämnden
Plats och tid
Sammanträdesrum 104, kl. 13.00-16.00
Beslutande
Siv Brännström (S), ordförande
Per-Ivar Skogqvist (KD), vice ordförande
Agneta Hansson (V)
Lars-Åke Hedlund (S)
Annica Nilsson (M)
Kjell Norén (S)
Rita Rynbäck (S)
Justerare
Ersättare
Wiveca Andersson (S)
Stig Ericsson (C)
Ingemar Wikström (S)
Tjänstemän
Ulrika Marklund, enhetschef ekonomi, kl. 13.00-14.40
Yngve Lindmark, utredare, kl. 14.00-14.40
Jörgen Svedberg, demokratilots, kl. 14.00-14.40
Petra Sääf, praktikant, kl. 13.00-15.45
Anna Norén Engström, sekreterare, kl. 13.00-15.45
Paragrafer 11-21
Rita Rynbäck
Underskrifter
……………………………………………..
Siv Brännström, ordförande
…………………………………………………
Anna Norén Engström, sekreterare
……………………………………………..
Rita Rynbäck, justerare
BEVIS OM ANSLAG
Justering av valnämndens protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla
Sammanträdesdatum
2015-11-03
Anslaget har satts upp
2015-11-03
Förvaringsplats för protokollet
Kommunledningskontoret/sekretariatet
Underskrift
…………………………………….
Anna Norén Engström
Utdragsbestyrkande
Anslaget tas ner efter
2015-11-24
SKELLEFTEÅ KOMMUN
Valnämnden
PROTOKOLL
2015-11-03
§ 11
Valnämndens utvecklingsrapport 2017-2019
Sammanfattning
Kommunfullmäktige beslutar i november om planeringsförutsättningar
inför budget 2017 och plan 2018-2019. Valnämndens första uppgift enligt
fastställd tid- och aktivitetsplan är att i december, i en särskild
utvecklingsrapport, beskriva verksamhetens förväntade utveckling under
de kommande tre planeringsåren. Utvecklingsrapporten innehåller också
eventuella förslag till förändrade uppdrag och målområden i
kommunfullmäktiges styrkort. För nämnderna ska rapporten även innehålla
en beskrivning över ekonomiska konsekvenser i förhållande till de
planeringsramar som ingår i planeringsförutsättningarna.
Valnämnen har inte något sammanträde i december 2015. En
utvecklingsrapport har därför sammanställts utifrån samma upplägg som
förra året. Utgångspunkten har även varit den ekonomiska ram som sedan
tidigare finns med i planen för år 2017. Då nämnden står inför två
kommande valår beskrivs de kommande årens preliminära nettokostnad för
åren 2017-2019 både i text och i siffror. Ett äskande om ytterligare ram
motsvarande 200 tkr görs för år 2017. Det ska täcka valkansliets
uppstart/bemanning inför valåren 2018-2019. För valåren 2018-2019
signalerar nämnden att det årligen behövs tillkommande ramanslag på ca
1,8 mnkr för att täcka nettokostnaderna för valens genomförande.
Efter planeringsdagarna i slutet av oktober får valnämnden ta del av de nya
uppdaterade planeringsförutsättningarna, inklusive en rapporteringsmall.
Nya/kompletterande uppgifter kan då komma att efterfrågas.
Kommunledningskontoret föreslår därför att nämnden delegerar ansvaret
för rapportens eventuella uppdatering till valnämndens ordförande.
Återkoppling sker till nämnden vid nästkommande sammanträde.
Valnämnden beslutar
1. Godkänna föreslagen utvecklingsrapport 2017-2019.
2. Delegera till ordförande att vid behov komplettera
utvecklingsrapporten utifrån de nya anvisningar som beslutas av
kommunstyrelsen i november.
Beslutsunderlag
Tjänsteskrivelse daterad 2015-10-15
Bilaga. Utvecklingsrapport 2017-2019
_____________________________________________________
Beslutet sänds till:
Budget och bokslut
Justering (sign)
Utdragsbestyrkande
2
SKELLEFTEÅ KOMMUN
Valnämnden
PROTOKOLL
2015-11-03
§ 12
Internkontroll 2015-2016
Sammanfattning
Den enskilda nämnden har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen
inom respektive verksamhetsområde samt för uppföljning av denna.
Det finns ingen internkontrollplan antagen för valnämnden för åren 20152016 eftersom verksamheten inte är i gång under dessa år.
Efter supervalåret 2014 gjordes en utvärdering vid valnämndens
sammanträde 2014-10-13, § 48. Valkansliet rapporterade då kring de
synpunkter som kommit in i samband med val till riksdag, landsting och
kommunfullmäktige. Som underlag hade kansliet skickat ut en enkät till
alla röstmottagare i val- och röstningslokaler efter valdagen samt haft
uppföljningsmöten med olika instanser som haft en viktig del i
genomförandet av valet den 14 september 2014.
Relevanta synpunkter fördes in i checklistor för kommunens valprocess
samt till förbättringsidéer till 2018. Utifrån denna utvärdering och de
upprättade checklistorna föreslås valnämnden att inför nästa valår 2018
anta en internkontrollplan för åren 2017-2018.
Valnämnden beslutar
Godkänna det föreslagna framtida arbetet med internkontroll.
Beslutsunderlag
Valkansliets tjänsteskrivelse 2015-10-16
_____________________________________________________
Beslutet sänds till:
Valnämndens ekonom
Justering (sign)
Utdragsbestyrkande
3
SKELLEFTEÅ KOMMUN
Valnämnden
PROTOKOLL
2015-11-03
§ 13
Beloppsgränser vid anskaffnings- och
inköpsbeslut för 2015 och 2016
Sammanfattning
Kommunfullmäktige beslutade 2015-04-21, § 131 om Skellefteå kommuns
budget 2016 och plan 2017-2018 inklusive styrprinciper. I dessa finns de
generella anskaffnings- och inköpsnivåerna för resultatansvariga chefer
presenterade. Enskilda nämnder är även skyldiga att ta fram vilka nivåer
som gäller inom respektive förvaltning. Inlämning av framtagna nivåer ska
lämnas till kommunledningskontoret i samband med inlämning av
nämndernas internkontrollplaner. För nämnder som önskar högre nivåer än
kommunens generella nivåer krävs beslut i kommunstyrelsen. För åren
2015-2016 (ej valår) har valnämnden inte antagit någon internkontrollplan,
varför ärendet lyfts separat.
Valnämnden är en liten nämnd som varken har olika chefsnivåer eller
hanterar stora inköpsbelopp. Att ha högre beloppsnivå för nämndens
ordförande än de som föreslagits i riktlinjerna är därför inte nödvändigt.
Det är ändå viktigt att nämnden utifrån de generella beloppsnivåerna tar
fram ett förtydligande delegationsdokument (se separat bilaga). Det
förtydligar vilka nivåer som gäller för de olika tjänstemän och politiker
som hanterar inköp inom nämndens ansvarsområde.
Viktigt att notera är att en beslutad budget inte är att jämställa med ett
anskaffningsbeslut. Det är viktigt att det framgår i framtida beslut per
ärende om anskaffningsbeslut samtidigt tas.
Valnämnden beslutar
Att för åren 2015-2016 delegera anskaffningsbeslut och inköpsbeslut enligt
särskild bilaga.
Beslutsunderlag
Tjänsteskrivelse daterad 2015-10-15
Bilaga. Valnämndens delegationer för anskaffningsbeslut och
inköpsbehöriga 2015-2016
_____________________________________________________
Beslutet sänds till:
Valnämndens ekonom
Justering (sign)
Utdragsbestyrkande
4
SKELLEFTEÅ KOMMUN
Valnämnden
PROTOKOLL
2015-11-03
§ 14
Revidering av utsedda attestanter valnämnden
Sammanfattning
Valkansliet har upprättat förslag till reviderad förteckning över attestanter
för valnämndens verksamhet att gälla från och med 2015-11-01 till och
med 2016.
Attestförteckningen redovisas i separat bilaga. Den uppfyller de krav på
information och tydlighet som behövs för en bra och säker arbetsgång.
Kommunens ekonomisystem uppdateras löpande med informationen om
nya attestanter.
Valnämnden beslutar
Fastställa redovisad attestförteckning, enligt särskild bilaga.
Beslutsunderlag
Valkansliets tjänsteskrivelse 2015-10-01
Attestförteckning
_____________________________________________________
Beslutet sänds till:
Budget och bokslut
Attestanterna
Justering (sign)
Utdragsbestyrkande
5
SKELLEFTEÅ KOMMUN
Valnämnden
PROTOKOLL
2015-11-03
§ 15
Delegationsordning 2016, valnämnden
Sammanfattning
Valkansliet har utarbetat ett förslag till delegationsförteckning för
valnämndens verksamhet 2016. Förteckningen redovisas i separat bilaga
och ska revideras årligen.
Valnämnden beslutar
Fastställa redovisad delegationsförteckning enligt särskild bilaga.
Beslutsunderlag
Valkansliets tjänsteskrivelse 2015-09-23
Delegationsförteckning
_____________________________________________________
Beslutet sänds till:
Delegaterna
Justering (sign)
Utdragsbestyrkande
6
SKELLEFTEÅ KOMMUN
Valnämnden
PROTOKOLL
2015-11-03
§ 16
Sammanträdesplanering 2016
Sammanfattning
Då det inte är något val inplanerat under 2016 föreslås valnämnden ha två
sammanträden under året, men med reservation för eventuella
förändringar.
Kommunledningskontoret har upprättat förslag till sammanträdesdagar för
valnämnden 2016 enligt följande:
5 februari
10 november
nämnd
nämnd
Valnämnden beslutar
Sammanträdesplanering för 2016 fastställs.
Beslutsunderlag
Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2015-10-16
_____________________________________________________
Beslutet sänds till:
Valnämndens ledamöter och ersättare
Budget och bokslut
Kommunstyrelsens sekretariat
Justering (sign)
Utdragsbestyrkande
7
SKELLEFTEÅ KOMMUN
Valnämnden
PROTOKOLL
2015-11-03
§ 17
Inbjudan till Ungdomsfullmäktige 2016
Sammanfattning
Ungdomsfullmäktigedagen 2016 hålls torsdag 11 februari 2016. Varje
nämnd har rätt att låta tre politiker och en tjänsteman delta på förmiddagen.
Valnämnden beslutar
Att valnämndens ordförande och vice ordförande deltar vid
ungdomsfullmäktigedagen 2016 samt en person till som bestäms senare.
Beslutsunderlag
Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2015-10-19
Inbjudan
_____________________________________________________
Beslutet sänds till:
Demokratilots
De valda
Justering (sign)
Utdragsbestyrkande
8
SKELLEFTEÅ KOMMUN
Valnämnden
PROTOKOLL
2015-11-03
§ 18
Ungdomsfullmäktige 2016 – fråga från
valnämnden
Sammanfattning
Vid kommande Ungdomsfullmäktigedag torsdag den 11 februari 2016 ges
nämnderna möjlighet att ställa frågor till de deltagande eleverna i årskurs 8
på alla högstadieskolor och årskurs 2 på alla gymnasieskolor via
mentometerröstning.
Valnämndens ledamöter och ersättare diskuterar valet av fråga och
tillhörande svarsalternativ.
Valnämnden beslutar
Att ställa frågan ”Tycker du att det är viktigt att rösta i ett val?” med
följande svarsalternativ:
-
Ja, jag vill påverka.
-
Ja, för att nyttja min rättighet.
-
Nej, jag kan inte påverka.
-
Nej, jag vet inte hur man gör.
-
Vet ej.
Beslutsunderlag
Inbjudan att ställa fråga 2015-09-08
_____________________________________________________
Beslutet sänds till:
Demokratilots
Justering (sign)
Utdragsbestyrkande
9
SKELLEFTEÅ KOMMUN
Valnämnden
PROTOKOLL
2015-11-03
§ 19
Valkansliet informerar
Sammanfattning

Valkansliets bemanning.

Nytt valsystem Kaskelot.

Stig Ericsson (C) ny ersättare för Karima Penahi (C).

Kommunstyrelsen ersätter nämnderna för deltagande i
framtidsdagarna. De ledamöter som deltog från valnämnden
sammanfattar och återberättar från framtidsdagarna.

Demokratilots och kommunledningskontorets ledningssekreterare
informerar om strategin om barn- och ungas inflytande som
kommunfullmäktige beslutade om 2015-01-19, § 150.

Riksdagsval september 2018 och val till Europaparlamentet 2019.

Kommunrevisionen kommer på besök i februari 2016.

SKL bjuder in till en dag den 3 december om förändringar i
vallagen och ordförande samt vice ordförande kommer att delta.
_____________________________________________________
Justering (sign)
Utdragsbestyrkande
10
SKELLEFTEÅ KOMMUN
Valnämnden
PROTOKOLL
2015-11-03
§ 20
Delgivningar
Sammanfattning
Följande delges:
Kommunfullmäktige
Protokoll 2015-02-17, § 44. Motion av Carina Sundbom (C) om att
jämställdhetssäkra alla beslut i den kommunala organisationen.
Kommunfullmäktige
Protokoll 2015-02-17, § 45. Förslag till kommunfullmäktiges styrkort
2016.
Kommunfullmäktige
Protokoll 2015-04-14, § 122. Fyllnadsval av ersättare i valnämnden.
Kommunfullmäktige
Protokoll 2015-05-19, § 150. Förslag till strategi för barns och ungas
inflytande och delaktighet.
Kommunfullmäktige
Protokoll 2015-06-16, § 176. Utvecklingsstrategi Skellefteå 2030.
Kommunfullmäktige
Protokoll 2015-06-16, § 181. Delårsrapport april 2015, Skellefteå
kommun.
Kommunfullmäktige
Protokoll 2015-06-16, § 180. Folkhälsopolitiska programmet i Skellefteå
för åren 2015-2025.
Kommunstyrelsen
Protokoll 2015-06-17, § 306. Handikappolitiska planen Ett Skellefteå för
alla, uppföljning 2014.
Kommunstyrelsen
Protokoll 2015-08-25, § 370. Kompensation till nämnderna för deltagande
i framtidsdagarna 2015.
Kommunfullmäktige
Protokoll 2015-09-15, § 223. Nämndernas styrkort år 2016.
Kommunfullmäktige
Protokoll 2015-09-15, § 226. Informationssäkerhetspolicy.
Kommunfullmäktige
Protokoll 2015-09-15, § 231. Nya riktlinjer för internkontroll.
Justering (sign)
Utdragsbestyrkande
11
SKELLEFTEÅ KOMMUN
Valnämnden
PROTOKOLL
2015-11-03
Underlag till delgivningar förvaras i särskild akt under sammanträdet.
Valnämnden beslutar
Delgivningarna läggs till handlingarna.
_____________________________________________________
Justering (sign)
Utdragsbestyrkande
12
SKELLEFTEÅ KOMMUN
Valnämnden
PROTOKOLL
2015-11-03
13
§ 21
Utvärdering av nämndens arbetsformer
Sammanfattning
Alla nämnder ska en gång per år utvärdera sina arbetsformer utan tjänstemän
närvarande. Under 2015 års utvärdering kom närvarande ledamöter och ersättare fram
till följande:
Mötesunderlag
De är bra
Många sidor
I god tid
”paddorna” fungerar bra
Protokollen är bra, vi känner igen oss
Föredragningar
Relevant information
Lagom långa
Bra diskussioner, bra stämning
Information
Bra med upprop
Bra valkansli
Nödvändig information kommer regelbundet
Vi är i framkant när det gäller….exempelvis extraval, folkomröstningar och ny teknik
Övrigt
Trevliga arbetsformer, fikat uppskattas
Möjligtvis att vi möts för sällan…..fortbildning är viktigt, förslag mottages av presidiet
_____________________________________________________
Beslutet sänds till:
Valkansliet
Justering (sign)
Utdragsbestyrkande