Hämtat - Kungsbacka kommun
TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2015-02-05 Diarienummer SE/2015:11 Tjänstskrivelse Årsredovisning Förslag till beslut • Att godkänna Service årsredovisning för 2014 • Att godkänna begäran om ombudgetering och resultatfondering Sammanfattning Förvaltningen för Service redovisar årsredovisning 2014 i enlighet med givna anvisningar. Nämndens sammanlagda nettoresultat för året innebär en budgetavvikelse om -1393 tkr På särskild blankett 9 a redovisas begäran om resultatdisponering. Efter föreslagna justeringar i form av ombudgetering, återredovisning av avslutade projekt och finansiering av extraordinära kostnader kvarstår ett resultat på 155 tkr. Av det justerade resultatet föreslås följande fördelning: Fastigheters resultatfond Telefonifond Service resultatfond 5 059 tkr 2 408 tkr -7 312 tkr Överskottet för pågående investeringsprojekt är 46 686 tkr, vilket kommer att begäras ombudgeterat, medan 767 tkr för avslutade projekt återredovisas. På blankett 9 b redovisas förslag till investeringsprojektens resultatdisponering. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, 2015-02-05 Årsredovisning 2014 SE Blanketter 9a-c Christina Malmborg Service - Ekonomi 0300-83 43 30 [email protected] 1 (2) Kungsbacka kommun 434 81 Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon 0300-83 40 00 www.kungsbacka.se KUNGSBACKA KOMMUN 2 (2) Beslutet skickas till KSF Lars Nyström Christina Malmborg Förvaltningschef Controller Nämndens årsredovisning 2014 Kungsbacka kommun Nämndens årsredovisning 2014 Nämnden för Service www.kungsbacka.se Nämnden för Service Kungsbacka kommun Innehållsförteckning 1 Året som gått ............................................................................................................................ 4 1.1 1.2 Sammanfattning av året .................................................................................................................................. 4 Viktiga händelser ............................................................................................................................................ 4 2 Faktorer i omvärlden som påverkat oss under 2014.............................................................. 6 3 Så här styrs kommunen ........................................................................................................... 7 4 Uppföljning mål ........................................................................................................................ 9 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 Ökat inflytande ................................................................................................................................................ 9 Bemötande och tillgänglighet ........................................................................................................................ 10 Hälsosamt liv................................................................................................................................................. 11 Trygg kommun .............................................................................................................................................. 11 Företagsvänlig kommun ................................................................................................................................ 12 Minskad energianvändning ........................................................................................................................... 12 Ekologiska livsmedel ..................................................................................................................................... 13 Minskade koldioxidutsläpp ............................................................................................................................ 14 Attraktiv arbetsplats ...................................................................................................................................... 14 Andelen beställare som är mycket nöjda med den interna servicen ska öka. ............................................... 15 5 Uppföljning direktiv ................................................................................................................ 17 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 Direktiv invånardialog .................................................................................................................................... 17 Direktiv praktikplatser.................................................................................................................................... 17 Direktiv e-förvaltning ..................................................................................................................................... 18 Genomföra aktiviteter för att öka beställarnas kunskaper om Service tjänsteutbud ...................................... 18 Följa upp aktiviteter varje kvartal för de serviceområden som har mindre än 50% mycket nöjda beställare ...................................................................................................................................................... 19 6 Uppföljning inriktningar ......................................................................................................... 20 6.1 6.2 Värdegrund ................................................................................................................................................... 20 Valfrihet ......................................................................................................................................................... 21 7 Synpunktshantering och kvalitetsdeklarationer .................................................................. 23 7.1 Synpunktshantering ...................................................................................................................................... 23 8 Verksamhetsmått ................................................................................................................... 25 8.1 8.2 8.3 8.4 Analys verksamhetsmått ............................................................................................................................... 25 Resursmått.................................................................................................................................................... 25 Prestationsmått ............................................................................................................................................. 25 Effektmått ...................................................................................................................................................... 26 9 Personalmått .......................................................................................................................... 27 9.1 9.2 9.3 Analys personalmått ..................................................................................................................................... 27 Resursmått.................................................................................................................................................... 27 Effektmått ...................................................................................................................................................... 28 10 Ekonomi med kommentarer .................................................................................................. 29 10.1 10.2 10.3 10.4 Uppföljning driftbudget - Service ................................................................................................................... 29 Uppföljning driftbudget ............................................................................... Fel! Bokmärket är inte definierat. Uppföljning investeringsbudget ..................................................................................................................... 30 Viten och rättstvister ..................................................................................................................................... 32 11 Intern kontroll ......................................................................................................................... 33 11.1 11.2 11.3 11.4 Intern kontroll under året ............................................................................................................................... 33 Resultat av genomförda internkontroller ....................................................................................................... 33 Nämndens förbättringsåtgärder .................................................................................................................... 33 Intern kontroll av externa utförare ................................................................................................................. 33 12 Analys ..................................................................................................................................... 34 Nämndens årsredovisning 2014 2 Nämnden för Service 12.1 12.2 Kungsbacka kommun Sammanfattande analys ............................................................................................................................... 34 Förändringsområden ..................................................................................................................................... 34 Nämndens årsredovisning 2014 3 Nämnden för Service Kungsbacka kommun 1 Året som gått 1.1 Sammanfattning av året Utfallsrapport i miljoner kronor Utfall 2012 Utfall 2013 Utfall 2014 748 627 786 547 799 599 -758 690 -802 080 -829 830 Netto -10 063 -15 533 -30 231 Budget, netto -17 166 -19 242 -28 838 7 103 3 709 -1 393 Intäkter Kostnader Avvikelse Kommentarer till verksamhet och utfall Avvikelsen mellan åren beror på pris- och lönuppräkning samt ökad produktion och förändrade beställningar. Administrativa serviceområden: En avvikelse på -2,4 mkr. Upphandling har haft juridiska kostnader på -1,9 mkr i samband med rättslig tvist. Förvaltningen begär täckning av kostnader i bokslutet. Medborgarservice har underskott beroende på ofinansierade kostnader på 1,9 mkr för Kungsbacka Direkt, vilket begärs täckning för i bokslutet. Fastigheter: Ett överskott på 6,5 mkr, beror på pågående projekt, minskade energikostnader och ökade intäkter för nya objekt Måltider: Har ett underskott på -6,1 mkr. Verksamheten har haft lägre intäkter från GV och ÄO för minskad produktion. Lokalvård: Ett underskott på -0,7 mkr beror på framför allt på pågående projekt. IT: Ett resultat på 2,3 mkr för telefoni, vilket egärs överfört till ny telefonifond för finansiering av kommande upphandling. Investeringar Utfall 2014 Inkomster Budget 2014 112 Avvikelse 112 Utgifter -443 094 -490 435 47 341 Netto -442 982 -490 435 47 453 Kommentar till investeringar 1.2 Viktiga händelser Viktiga händelser inom verksamheten Det gångna året har präglats av fortsatt högt förändringstryck. Kommunens kundcenter Kungsbacka direkt startade den 2 juni efter en period av kartläggning av vilka frågor som skulle vara aktuella för kundcentret, utbildning och rekrytering. Fortsatt arbete pågår med att teckna avtal med de ingående Nämndens årsredovisning 2014 4 Nämnden för Service Kungsbacka kommun förvaltningarna. Under hösten sjösattes Service Direkt 2.0 som en samlad funktion för förvaltningens kundtjänster. Den nya funktionen kommer att kunna erbjuda utökade öppettider och ökad service för förvaltningens kunder. Upphandling av ett system för bostadsförmedling genomfördes våren 2014. Det resulterade i att vi sjösatte ett nytt system hösten 2014. Systemet gör det lättare för de bostadssökande att söka lägenheter och det ger samtidigt större transparens i hur förmedlingen hanteras. I december hade vi: • • • 4218 sökande i bostadsförmedlingens register 5 aktiva fastighetsägare 52 förmedlade lägenheter från 2014-10-01. Serviceområde fastighet har under året färdigställt Kolla Parkstads förskola med 6 avdelningar, samt förvärvat den nybyggda Kollaskolan och den ursprungliga Kollaskolan av Eksta. En ny pavailjongförskola i Åsa har etablerats samt Borgmästarens paviljongförskola i Kungsbacka har omvandlats till skollokaler vid Frillesåsskolan. Förvaltningen har fortsatt delta i benchmarkingprojektet i Ernst & Youngs regi. Resultaten visar att Kungsbacka generellt har hög kundnöjdhet och på fastighetssidan låga drifts- och underhållskostnader. Förvaltningen har under året genomfört en stor jämställdhetsutbildning för samtliga anställda. Storföresläsning på Facklan har följts upp med arbete på APT. Arbetet har tagits emot på ett positivt sätt av medarbetarna som har gett satsningen höga betyg i genomförda uppföljningar. Viktiga händelser inom personalområdet Flera serviceområden har fått anställa medarbetare för att möta en ökad efterfrågan från våra beställare. Stora ubildningsinsatser för medarbetare har genomförts för att möta kundernas ökade krav och en alltmer komplex verksamhet. De administrativa stödens betydelse har lyfts fram inom flera verksamheter. Utbildningar och omorganisationer har skett för att möta verksamheternas behov. Kundernas ökade krav leder till behov av specialister på flera verksamheter. Måltidsverksamheten har genomfört en stor utbildningsinsats där medarbetare i köken fått en serviceutbildning, höjt matlagningskompetensen, utbildning i Livsmedelverkets krav på måltider i förskola etc. Nämndens årsredovisning 2014 5 Nämnden för Service Kungsbacka kommun 2 Faktorer i omvärlden som påverkat oss under 2014 Förvaltningen har sjösatt två stycken kundcenter - Kungsbacka direkt och Service direkt. Införandena har föregåtts av utredningsarbete för att kartlägga processer och arbetssätt. Lanseringen av ett helt nytt arbetssätt har påverkat dels den egna verksamheten men även övriga kommunens verksamheter. Konkurrensen om utbildad och motiverad arbetskraft är fortsatt hög. Flera av verksamheterna har under det gångna året vidtagit åtgärder för att locka till sig kvalificerade medarbetare, bland annat informationsinsatser riktade mot respektive målgrupper samt att man tillskapat karriärmöjlgheter och arbetat med delaktighet i samtliga processer. Det kommunörvergipande arbetet att göra Kungsbacka kommun till en e-förvaltninge har påverkat flertalet av verksamheterna i förvaltningen. Projektledare från Utvecklingsenheten har varit engagerade i flertalet delporjekt. Andra serviceområden har sett över sina stödprocesser och anstränger sig för att gå över till en mer digital hantering. Nationella och internationella krav på energieffektivitet i nya och befintliga byggnader innebär att vi måste arbeta allt hårdare med energioptimering då vi nu redan genomfört de åtgärder som ger störst resultat. Nämnden har under året beslutat att skrärpa energikravet på nya byggnationer från 60 till 40 kwh per kvadratmeter och miljöcertifiera byggandet i enlighet med Sweden Green Building Council. Frågan om matens kvalitet och ursprung har varit en fortsatt het fråga. Förvaltningen har under året uppnått målet om 25 procent ekologisk mat, men frågan är fortsatt aktuell från brukarhåll, beställarhåll och politisk inriktning. Nämndens årsredovisning 2014 6 Nämnden för Service Kungsbacka kommun 3 Så här styrs kommunen I Kungsbacka har vi valt att styra våra verksamheter med en levande vision, tydliga mål, en gemensam värdegrund. Vi har en tydlig arbetsfördelning mellan politiker och tjänstemän. Det är politikerna i kommunfullmäktige och nämnder som bestämmer vad som ska göras och formulerar inriktning, mål och direktiv för arbetet, medan förvaltningarna bestämmer hur det ska göras i sina genomförandeplaner. Personalen och ekonomin är de tillgångar vi har för att nå dit vi vill och skapa ett bra resultat för kommuninvånarna. I slutändan är uppföljningen viktig för att se om vi når de resultat vi vill om vi följer det som politikerna beslutat om. Det här är Kungsbackas styrmodell Så här tar vi fram budgeten Nämndens årsredovisning 2014 7 Nämnden för Service Nämndens årsredovisning 2014 Kungsbacka kommun 8 Nämnden för Service Kungsbacka kommun 4 Uppföljning mål Det främsta styrdokumentet i kommunen är Visionen. Där har kommunfullmäktige gett uttryck för hur politikerna vill se kommunens långsiktiga utveckling. Med Visionen som bas, hänsyn tagen till omvärlden och analys av tidigare års uppföljningar beslutar fullmäktige om ett antal prioriterade mål som vart och ett adresseras en eller flera politiska nämnder. Målen är strategiskt viktiga utvecklingsområden som politiken har prioriterat. De är formulerade som den effekt vi vill uppnå. För att kunna följa upp om våra ansträngningar leder till resultat finns mätningar för respektive mål där vi anger ambitionsnivå för varje enskilt år. När vi sedan bedömer måluppfyllelse sker en sammanvägning av utfallen för de kvantitativa mätningarna och en kvalitativ uppföljning som samlas in från nämnderna i samband med delårsrapportering och årsredovisning. Samordning och adressering Det finns alltid en samordnande nämnd med ett särskilt ansvar för varje mål. Övriga nämnder som förväntas bidra till måluppfyllelse kallas adresserad nämnd. Samordnande nämnder ansvarar för att • • • • arbetet med målet samordnas inom kommunen sammanställa vad samtliga nämnder gör för att bidra till måluppfyllelse följa upp arbetet och göra en samlad analys bidra aktivt med underlag för utveckling och förbättring av målet Adresserade nämnder ansvarar för att • • arbeta aktivt med att bidra till måluppfyllelse samverka med övriga berörda nämnder Adresserade nämnders förvaltningar ansvarar för att • • en genomförandeplan med aktiviteter upprättas som beskriver hur förvaltningen ska arbeta för att bidra till att målen nås följa upp genomförandeplanen och redovisa för nämnden 4.1 Ökat inflytande Beslutats av KF:s formulering Andelen invånare som upplever att de har inflytande ska öka • • • • Vi ger föräldrar möjlighet till insyn i våra skolprojekt genom kontinuerlig information på föräldramöten o dyl. Vi har, tillsammans med övriga förvaltningar, informerat allmänheten i mycket tidiga planeringsskeden om kommande byggnationer med syfte att öka förståelsen. Vi ger i samband med vissa underhållsarbeten, främst kring avseende utemiljön, möjlighet för elever att vara med att välja och prioritera åtgärder. Fler elever fick möjlighet att välja alternativa rätter när Kollaskolan och Maleviksskolan fick egna matsalar. Andelen elever i grundskola och gymnasie som kan välja alternativ har gått från 77 % 2010 till 93 % 2014. Nämndens årsredovisning 2014 9 Nämnden för Service • • • • Kungsbacka kommun Måltider har förtydligat sin information på hemsidan så att användare och anhöriga ska vara mer insatta i tjänsterna och all fakta kring dessa. Måltider har bedrivit ett aktivt arbete med brukarråd på förskolor och skolor. Exempel på aktivitet är att vi har serverat föräldrar till skolbarn måltid i samband med föräldramöte/brukarråd för att på så sätt beskriva vår tjänst En årlig skolmatsdag finns etablerad som ett gemensamt forum för matråden i skolan. Informera och lyssna till våra äldre måltidsgäster på äldreboende och brukare inom kvarboende. Mätning SCB:s medborgarundersökning, kvalitetsfaktor NII Utfall 2012 Utfall 2013 Utfall 2014 Målvärd e 2014 48 45 45 50 4.2 Bemötande och tillgänglighet Beslutats av KF:s formulering Andelen som upplever ett gott bemötande och god tillgänglighet i kontakt med kommunen ska öka • • • • • • • • Genom införandet och uppstarten av Kungsbacka direkt 2014 har vi ökat tillgängligheten för invånarna och stärkt vårt bemötande på ett profesionellt sett. Detta är en viktigt bricka i kommunens arbete med ökad tillgänglighet och bemötande. Vi har förbättrat tillgängligheten och förenklat metoden för bostadssökande genom införandet av ett nytt webbaserat förmedlingssystem. En del synpunkter från invånare berör vårt fastighetsområde och vi försöker tillmötesgå önskemål som kan bidra till ökad trivsel och säkerhet i kommunen. Vi stödjer kommunens förvaltningar med proffesionella informatörstjänster så att de kan agera och lämna bra information i deras möten med invånarna. I skolans elevenkäter har bemötande från måltids- och lokalvårdspersonal fått genomgående höga värden i jämförelse med övriga synpunkter. Ökade den interna tillgängligheten med införandet av IT-jour-tjänst för möjlighet till övervakning och hjälp med IT-frågor dygnet runt för personal i tjänst. Ökad tillgänglighet mellan medarbetare genom införandet av Lync - en digital samarbetsplattform. E-post för elever infördes samt en koppling för inloggning via Eduroam för att kunna logga in på andra offentliga platser. Mätning SCB:s medborgarundersökning, kvalitetsfaktor Bemötande & Tillgänglighet Nämndens årsredovisning 2014 10 Utfall 2012 Utfall 2013 Utfall 2014 Målvärd e 2014 60 60 57 62 Nämnden för Service Kungsbacka kommun 4.3 Hälsosamt liv Beslutats av KF:s formulering Andelen invånare som upplever goda förutsättningar för att leva ett hälsosamt liv ska öka Fastigheter • • • • Våra nyproducerade skol- och förskolegårdar har utemiljöer som lockar till lek och rörelse även utanför skoltid. Vi samverkar med Fritid& Folkhälsa för att upplåta skolgårdsområde för att skapa t ex skatebordramper såsom t ex i Älvsåker, fotbollsplaner såsom i Malevik. Vi deltog i projektet "En frisk generation" tillsammans med Fritid och folkhälsa på Gullregnsskolan Vi följer Livsmedelsverkets rekommendationer som främjar en hälsosam livsstil med goda måltidsvanor hos barn och ungdomar. Det långsiktiga målet är att barn i förskola och skola ska äta mindre kött och mer grönt. Mätning SCB:s medborgarundersökning, egen tilläggsfråga: Föreställ dig den ideala hälsosamma kommunen. Hur nära en sådan idealt hälsosam kommun kommer Kungsbacka? SCB:s medborgarundersökning, tilläggsfråga: Vad tycker du om förutsättningarna att leva ett hälsosamt liv i Kungsbacka? Utfall 2012 Utfall 2013 Utfall 2014 Målvärd e 2014 6,6 7,2 7,2 6,9 8,1 8,1 8,1 4.4 Trygg kommun Beslutats av KF:s formulering Andelen invånare som upplever att de är trygga ska öka • • • • • • Fastigheter utför en kontinuerligt en mängd säkerhetsbesiktningar av våra inom- och utomhusmiljöer, både med egen kompetens samt med externa besiktningsmän med syfte att minska risken för skador och olycksfall. Vi producerar nya miljöer där säkerhet och trivsel är ledord. Vi utnyttjar vid behov kameraövervakning för att öka säkerheten för invånare samt skydda egendom från skadegörelse. Trygga och säkra måltider garanteras genom ett förebyggande arbete med egenkontroll i måltidsproduktionen. Vi informerar kommuninvånarna bland annat via vår webbplats då de känner oro kring matfrågor som diskuteras i media. Vi lämnar förebyggande information via Kungsbacka direkt och vår webbplats för att invånarna ska känna sig trygga. Nämndens årsredovisning 2014 11 Nämnden för Service Kungsbacka kommun Mätning SCB:s medborgarundersökning, kvalitetsfaktor Trygghet Utfall 2012 Utfall 2013 Utfall 2014 Målvärd e 2014 65 66 67 67 4.5 Företagsvänlig kommun Beslutats av KF:s formulering Kungsbacka ska vara känd som en företagsvänlig kommun • • Utforma upphandlingarna för att ge möjlighet för små och medelstora företag att lämna anbud till kommunen. Målet är att få fler anbudsgivare och därmed större konkurrens i våra upphandlingar. Alla beställningar görs i e-handelssystemet och styr därmed mot uppahandlade avtal, vilket ger avtalstrohet, som uppskattas av ramavtalsleverantörerna. Utfall 2012 Mätning Insikt, SKL Nöjd Kund undersökning Utfall 2013 Utfall 2014 Målvärd e 2014 63 63 70 4.6 Minskad energianvändning Beslutats av KF:s formulering Energianvändningen i kommunens lokaler ska minska • • • • • Vårt solenergiprojekt har gått vidare och solceller har installerats på bland andra Kollaskolan, Gällingeskolan och Frillesåsskolan. Arbete pågår på Åsa Gårddskolan, Tingbergsskolan samt vallda Klasbergs förskola. Under 2014 installerades närmare 1700 kvadratmeter solpaneler i det befintliga fastighetsbeståndet. För att minska energianvändningen ytterligare har vi som beställare gentemot Eksta övertagit vår första passivhusskola i form av Kollaskolan som vi förvärvade från Eksta. 2014 var också det år då vi gick från ett nybyggnadskrav om 60 ner till 40kWh/kvm när vi projekterar nya byggnader. Därtill har våra drifttekniker ständigt till uppgift att energioptimera vår drift. Vi har fokuserat på att minska drifftiderna för t ex ventilationsanläggningar. Vid nyinstallation av storköksutrustning ställs krav på enegisnåla maskiner. Mätning Den totala mängden tillförd energi, kWh/m2, graddagskorrigerad Nämndens årsredovisning 2014 12 Utfall 2012 Utfall 2013 Utfall 2014 Målvärd e 2014 176 171 168 160 Nämnden för Service 4.6.1 Kungsbacka kommun Antal kvadratmeter installerade solpaneler i kommunens fastighetsbestånd ska öka Beslutats av Undrer 2014 har solpaneler installerats på följande fastigheter: Frillesåsskolan (450 m2), Gällingeskolan (300 m2) Kollaskolan (700 m2) Kolla parkstads förskola (110 m2) Ängåsvallen ca 30 m2 Rydets idrottshall: ca 30 Ytterligare 1800 kvm var planerade på Åsa Gårdskolan, Tingbergsskolan samt Vallda Klasbergs förskola men kommer att färdigställas under 2015. Mätning Antal installerade kvadratmeter solpaneler i kommunens fastighetsbestånd Utfall 2012 Utfall 2013 Utfall 2014 Målvärd e 2014 130kvm 1 500kvm 1 620kvm 2 000 kvm Resultatet avser installationer gjorda i befitligt fastighetsbestånd. 4.7 Ekologiska livsmedel Beslutats av KF:s formulering Andel inköpta certifierade ekologiska livsmedel ska öka • • • • • Målet att nå 25% ekologiska inköp av livsmedel är uppfyllt 2014. Vi kom upp i en andel på 26,4% under året. Under kommande år ska andelen successivt öka enligt följande plan: 27% 2015, 30% 2016 och 35% 2017. Vi räknar med att alla dessa mål ska vara uppfyllda för respektive period. Vi arbetar systematisk med att införa ekologiska produkter som har en hög kvalitet, är prisvärda, finns tillgängliga i leverantörens sortiment - leveranssäkerhet. Principen är också att alltid använda ekologiska produkter om det inte föreligger någon prisskillnad mot den konventionella varan. Andelen upphandlade ekologiska livsmedel har ökat och det finns i ramavtal på beställningsbara varor för kommunens verksamheter. Mätning Andel inköpta miljömärkta livsmedel i kronor i förhållande till Nämndens årsredovisning 2014 13 Utfall 2012 Utfall 2013 Utfall 2014 Målvärd e 2014 16% 17% 26% 22% Nämnden för Service Kungsbacka kommun Utfall 2012 Mätning Utfall 2013 Utfall 2014 Målvärd e 2014 totalt inköpta livsmedel, redovisat i procent 4.8 Minskade koldioxidutsläpp Beslutats av KF:s formulering Utsläpp av koldioxid från kommunens tjänsteresor ska varje år minska med 2,5% • • • • Vi har i princip fasat ut all användning av fossila bränslen som uppvärmningskälla i våra fastigheter. Vi försöker minska fastighetsteknikernas transporter genom att samordna vaktmästeriärenden som beställs med kort varsel med den planerade ronderingen av varje fastighet. Merdelen av fordonsparken inom Lokalvård består av bilar som drivs med miljögas. Via Service direkt erbjuder vi miljövänligt resande för kommunens medarbetare genom vår bilpool. Bilpoolen tillhandahålls också till kommuninvånare via underleverantören Sunfleet. Mätning Utfall 2012 Utfall 2013 Utfall 2014 Målvärd e 2014 Resandestatistik flyg- och tågresor från leverantör. Egen mätning för egen bil i tjänsten och resande med tjänstebilar -0,47% -6,5% 0,9% -2,5% 4.9 Attraktiv arbetsplats Beslutats av KF:s formulering Kungsbacka kommun ska vara och upplevas som en attraktiv arbetsplats av medarbetarna • • • • • Jämställdhetsarbetet fortsatte med kortleken,"Likabehandling - hur tänker jag", om aktuella frågeställningar som spelades på arbetsplatsträffar i alla serviceområden. Med en samlad ekonomifunktion, med det kollegiala erfarenhets- och kompetensutbytet, utgör vi en styrka för Kungsbacka kommun. Varje tjänst har en uttalad förväntan och tid avsatt för utvecklingsuppdrag och är en betydande faktor till att Kungsbacka kommun uppfattas som en attraktiv arbetsplats. Service arbetar enligt kvalitetspolicyn och till stor del också processorienterat. Genom att jobba med delaktighet i samtliga processer förbättrar vi informationsflöde, förståelse för helheten och får tydliga arbetsprocesser, något som medarbetare uppskattar. Vi tar emot en stor mängd praktikanter för att visa vilka möjligheter till personlig utveckling det finns inom olika yrken i fastighets- och servicebranschen. Vi har fått en jämnare könsfördelning inom fastighetsdrift som tidigare varit totalt Nämndens årsredovisning 2014 14 Nämnden för Service • Kungsbacka kommun mansdominerad vilket påverkar arbetsklimatet på ett postivit sätt. Vi leder arbetet som nu pågår för att skapa den framtida moderna arbetsplatsen ur ett medarbetar-, lokalperspektiv och serviceperspektiv. Utfall 2012 Utfall 2013 Utfall 2014 Målvärd e 2014 Medarbetarenkäten genom ett medeltal av fyra utvalda indikatorer 7,5 - 7,5 8,5 Jämix, ökning av antal punkter per år 91 83 Mätning 4.9.1 91 Andelen medarbetare som är nöjda med att arbeta i förvaltningen för Service ska öka. Beslutats av • • • Index för medarbetarnas motivation har ökat stort inom serviceområde Ekonomi. Vi behöver fortsätta arbeta med den upplevda arbetsbelastningen genom att se över våra processer, i syfte att förenkla och rationalisera. Inom fastigheter utför vi enkätmätning av den psykosociala arbetsmiljön ca varannan månad för att fånga upp förändringar och förbättra arbetsmiljön. Gemensamma friskvårdsaktiviteter inom Upphandling har genomförts löpande under året, som skapat större sammanhållning. Samtliga medarbetare har fått uppföljning av förra årets hälsoprofil. Utfall 2012 Mätning Andelen medarbetare som är nöjda med att arbeta i förvaltningen för Service ska öka 71% Utfall 2013 Utfall 2014 Målvärd e 2014 72% 74% 4.10 Andelen beställare som är mycket nöjda med den interna servicen ska öka. Beslutats av Resultatet visar på ett stabilt förtroende för Service tjänster. Ekonomi och Måltider utmärker sig med störst andel ökad kundnöjdhet. Förvaltningarna uppfattar att Ekonomi har hög prefessionalitet, hög tillgänglighet och har stor förståelse för verksamhetens frågor. Kunderna ger Service generellt goda omdömen kring bemötande, kompetens och supportfunktioner. I årets resultat ökar också Lokalvård sin kundnöjdhet. Lokalvård har systematiserat sina kvalitétsuppföljningar hos samtliga kunder med kvalitétsmätningssystemet Myscoore. Synen på IT:s tjänster har haft en stadig positiv utveckling. För Fastigheter och Upphandling är nedgången marginell. Fastigheter visar samtidigt ett något högre medelvärde. Ett omfattande kundträffsarbete har genomförts och fokus ligger nu på att skapa en smidig lokalförsörjningsprocess för och tillsammans med förvaltningarna. Verksamhetsvaktmästeri får överlag gott betyg. Trots förändringsarbetet med Kungsbacka direkt, har ändå Medborgarservice den största andelen Nämndens årsredovisning 2014 15 Nämnden för Service Kungsbacka kommun mycket nöjda kunder. Stödet från HR-konsulter och rekryteringsservice får goda vitsord men förändringarna på löneenheten under året påverkar ett svagare resultat för serviceområde Personal. Mätning Andelen beställare som är mycket nöjda med den interna servicen Nämndens årsredovisning 2014 16 Utfall 2012 Utfall 2013 Utfall 2014 61% 58% 59% Målvärd e 2014 Nämnden för Service Kungsbacka kommun 5 Uppföljning direktiv Direktiv är det mest konkreta sätt våra kommunpolitiker styr på. Direktiven beskriver exakt vilka uppgifter som ska utföras under ett eller två år. Direktiv används för att tydliggöra att området är prioriterat, det kan också vara ett sätt att påskynda ett arbete. Direktiv handlar om särskilda frågor som lyfts upp och som ska vara genomförda till en viss tidpunkt. Tjänstemännen har en skyldighet att redovisa för politikerna på vilket sätt man genomfört direktivet. 5.1 Direktiv invånardialog Beslutats av KF:s formulering Nämnderna ska dokumentera hur de organiserat sitt arbete med invånardialog. En redovisning över vilka invånardialoger som genomförts under 2014 ska lämnas till Kommunstyrelsen. Service är en intern stödfunktion till övriga förvaltningar och arrangerar inga invånardialoger på egen hand förutom ett undantag. Den årliga skolmatsdagen med skolornas matråd är ett tillfälle då vi har dialog kring skolmatsfrågorna med representanter fråm matråd och elevråd. Mätning Utfall 2014 Status direktiv 5.2 Direktiv praktikplatser Beslutats av KF:s formulering Samtliga förvaltningar ska ha beredskap att kunna ställa praktikplatser till förfogande för arbetssökande i Kungsbacka kommun Förvaltningen för service har arbetat med detta direktiv genom att ge samtliga serviceområden i uppdrag att upplåta praktikplatser i den mån som bedöms möjligt i relation till verksamheten i syfte att profilera service verksamheter och attrahera nya medarbetare. Detta har under 2014 resulterat i att förvaltningen har haft ca 20 praktikanter i sina verksamheter under året. Av dessa har ett antal också resulterat i anställningar på förvaltningen. Serviceförvaltningen ser praktikplatser som ett sätt för Kungsbacka kommun att profilera sig som en attraktiv arbetsgivare genom att ge studerande inom högskola och YH en möjlighet att se hur just deras studier relaterar till den offenliga verksamheten, men också som en bra möjlighet att få ett utbyte och inflöde av nya ideér som kan bidra till en bättre service till kommunens invånare. Mätning Utfall 2014 Status direktiv Nämndens årsredovisning 2014 17 Nämnden för Service Kungsbacka kommun 5.3 Direktiv e-förvaltning Beslutats av KF:s formulering Kungsbacka kommun ska ha en modern e-förvaltning. För att uppnå detta ska alla nämnder prioritera projektet Kungsbacka 2020 vars mål är att vi genom digitaliseringens möjligheter ska erbjuda en: - Enkel vardag för privatpersoner och företag - Öppen förvaltning som stödjer insyn, delaktighet, inflytande och innovation - Effektiv förvaltning där vi jobbar smart och kan leverera en hög kvalitet i verksamheten • • • • • • • • • Utveckling av gemensamma arbetsformer och digitala verktyg i samband med upprättandet av kommunens nya kundcenter Kungsbacka direkt som ska öka tillgänglighet och göra det enklare för invånarna i sin kontakt med kommunen. Digital bostadsförmedling vilket ökat tillgänlighet, enkelhet och effektivitet Projektverktyg för att administrera planerade jobb inom i första hand IT och Fastigheter Genom att utöka Service Direkt har vi också ökat användandet av systemstöd för att administrera support till anställda. Det innebär att verksamheten har minskat sina handläggningstider med hjälp av IT-stöd och förändrat arbetssätt Vi har en digital nämnds- och ärendeprocess, från upprättad handling via distribution till arkivering, med stöd av Lex. Vi införde Lync - en digital samarbetsplattform för kommunens medarbetare. Vi utökade funktionerna med multikortet (ett kort till allt) som numera hanterar utskriftsfunktion, passérsystem, tidsregistrering och betalning i stadshuscafét. Vi införde en ny modern e-tjänstplattform för framtida utveckling av e-tjänster. Utvecklingen av E-förvaltning har resulterat i att Repro fått mindre att göra och vi startade en utredning om Repros framtid. Mätning Utfall 2014 Status direktiv 5.4 Genomföra aktiviteter för att öka beställarnas kunskaper om Service tjänsteutbud Beslutats av Under 2014 påbörjades ett gemensamt arbete med att förtydliga konceptet kring Service tjänster. Prismodeller, tjänsteinnehåll och ett förslag till kategorisering av tjänster togs fram samt ett förslag till ändrat regelverk för interna stödtjänster. Detta arbete pågår och är kopplat till pågående förändringsarbete på Kommunstyrelsens förvaltning och Service framtida roll. Parallellt har det skett aktiviteter i serviceområdena för att öka kunskapen om våra tjänster: • • Fastigheter har haft kunddialoger på enhetschefsnivå för att berätta om sin verksamhet och sprida kunskap om den nya lokalförsörjningsprocessen och det nya internhyressystemet. Lokalvård har etablerat dialog med kunderna på flera nivåer; VC på förvaltningsnivå, EC på Rektors/EC-nivå, samordnarna på övrig personal samt brukarnivå. Nämndens årsredovisning 2014 18 Nämnden för Service • • Kungsbacka kommun Upphandling/Ehandel genomför kontinuerlig grund- och fortsättningsutbildning för kommunens beställare så att de kan köpa rätt varor och tjänster från våra ramavtal med hjälp av vårt beställningssystem. Löpande info/utbildning sker också om upphandling och ehandel till kommunens olika verksamheter. Ett arbete startade kring måltidstjänsterna för äldreomsorgen vad gäller pris och leveransinnehåll. 5.5 Följa upp aktiviteter varje kvartal för de serviceområden som har mindre än 50% mycket nöjda beställare Beslutats av Urval från de aktiviteter som nämnden följde upp från tre serviceområden under 2014: Fastigheter • • • • Vi genomför omfattande kundträffarbete på enhetschefsnivå med syfte att fånga upp förbättringsområden och stämma av resultatet av redan genomförda förbättringar. Vi fokuserar på att skapa en smidig lokalförsörjningsprocess för och tillsammans med förvaltningarna för att lokalprojekt ska levereras enligt plan. Vi försöker arbeta proaktivt med information kring vår underhållsplan. Vi har utvecklat vårt tjänstepaket genom att definiera våra tjänster samt tagit fram ett nytt internhyressystem med tillhörande tydliga riktlinjer. Lokalvård • • • Vi systematiserade våra kvalitétsuppföljningar hos samtliga kunder med vår kvalitétsmätningssystem Myscoore. Vi har infört kundmöten på flera nivåer och påbörjat vårt miljöarbete. Upphandlat underleverantör för sourcinguppdrag Upphandling • • • • Utvecklat ambassadörsträffarna för informationsutbyte. Ökat dialogen med våra kunder ute i verksamheterna för att få information om vilken hjälp de behöver från oss. Fortsatt arbete med nyhetsbrev, artiklar och bildnyheter. Följt upp verksamhetens feedback vi fått in genom vårt systemstöd och från ehandelssupporten. Nämndens årsredovisning 2014 19 Nämnden för Service Kungsbacka kommun 6 Uppföljning inriktningar Kommunfullmäktige beslutar om inriktningen på vårt arbete. Inriktningen handlar om vårt förhållningssätt gentemot kommuninvånarna, helt enkelt vilka värderingar allt vårt arbete ska utgå från. 6.1 Värdegrund Alla som arbetar i Kungsbacka kommun ska ge ett gott bemötande och skapa möjligheter för medborgarna att ha inflytande över vår service. Vi ska vara tillgängliga för medborgarna. Med detta skapar vi trygghet. Detta är Bitt, vår värdegrund. Bokstäverna står för Bemötande, Inflytande, Tillgänglighet och Trygghet. Bitt är något alla anställda förväntas känna till och jobba utifrån. Den säger inte exakt hur vi ska arbeta, men det visar tydligt hur politikerna förväntar sig att vi förhåller oss till dem vi är till för. Alla de som har en arbetsledande roll har ett särskilt ansvar för att hålla diskussionen levande i organisationen. Bitt följs årligen upp på en kommunövergripande nivå i samband med kommunens årsredovisning. Så här arbetar vi med Bitt Flertalet av förvaltningens serviceområden har arbetat aktivt med BITT under året. Vid introduktion av nyanställda pratar man om BITT och vilka nyckelbegrepp och spelregler som kommit fram av arbetet. BITT har exempelvis använts vid en årlig utvecklingsdag där alla medarbetare från ett serviceområde träffades. Dagen hade medarbetarfokus och fouserade på samarbete medarbetare och enheter emellan och där var samtal om BITT en del av vårt interna förhållningssätt gentemot varandra. Behovet av utveckla det interna förhållningssättet har framkommit i vår arbetsmiljöenkät och är också en förutsättning för att tillsammans kunna leverera till våra kunder. Arbetet med BITT på förvaltningen har lett till att vi genomgående har mycket hög kundnöjdhet vad avser bemötande. Ekonomi Serviceområde Ekonomi har sedan några år spelregler utifrån BITT-begreppen. Dessa spelregler har koncentrerats i några nyckelbegrepp som finns synliga på många ställen i våra lokaler, som en vardaglig påminnelse om vad dessa begrepp har för innebörd och betydelse i vår vardag, och som påminner oss om våra spelregler. Ett konstverk om BITT-begreppen har målats och hänger vid vår mötesplats. Vid introduktionen av nya medarbetare pratar vi om betydlesen av BITT och om vilka spelreglerna är på serviceområdet. Fastigheter Enheten för Administration, som fått flera nya medarbetare, har haft en fokusdag kring BITT. Vår årliga utvecklingsdag där alla medarbetare träffas hade medarbetarfokus och fouserade på samarbete medarbetare och enheter emellan och där var samtal om BITT en del av vårt interna förhållningssätt gentemot varandra.Behovet av utveckla det interna förhållningssättet har framkommit i vår arbetsmiljöenkät och är också en förutsättning för att tillsammans kunna leverera Nämndens årsredovisning 2014 20 Nämnden för Service Kungsbacka kommun till våra kunder. IT SEIT har brutit ner vädegrunden till 11 "budord" som möter BITT. Dessa har tagits fram av SEIT´s personal Varje månad fokuserar vi på månadens budord föratt hålla dem levande Lokalvård • • Vår värdegrund Bitt genomsyrar hela vår verksamhet. Förutom hur vi agerar gentemot våra kunder och brukarna så ligger den även till grund för hur vi förhåller oss till varandra inom lokalvårdsorganisationen. I vår kundenkät får vi väldigt högt betyg på bemötandet. Medborgarservice Bitt är grunden för Medborgarservice alla verksamheter. Innan starten av Kungsbacka direkt användes Bitt i utbildning kring bemötande. Det är också en grundbult i vår serviceguide. Medborgarservice uppnår höga värden vid mätningar av kommunens värdeord. Upphandling Uppdaterat och kommunicerat tidigare framtagna spelregler grundade på BITT. BITT ligger till grund för vår team följs upp löpande under året. En gång i månaden träffas samtliga anställda under lättare foprmer för att ta upp frågor som rör BITT. Supportfunktionen har genomfört en nollmätning med service övriga supportfunktioner, där vår ehandelssupport fick ett mycket gott resultat. 6.1.1 Bitt-resultat kundenkäter Bitt-resultat kundenkäter Andel nöjda brukare 2012 2013 2014 Bemötande 85% 84% 78% 64% 68% 62% Inflytande Tillgänglighet Trygghet Resultaten redovisar andelen mycket nöjda med bemötande och tillgänglighet (8,9 och 10 på en tiogradig skala). 6.2 Valfrihet Nämnderna ska aktivt verka för att skapa ökad valfrihet för våra invånare genom konkurrensutsättning. Nämnderna ska utveckla beställarkompetens och uppföljningskompetens så att god kvalité erhålls samt att kvalitén går att följa upp och jämföra mellan olika utförare och mellan externa utförare och egenregin. 6.2.1 Alternativa driftsformer Kommunfullmäktige fastställde 2011 policyn för konkurrensprövning. Policyn ska underlätta för att Nämndens årsredovisning 2014 21 Nämnden för Service Kungsbacka kommun pröva om det är i egen regi eller i alternativ driftsform som kommunalt finansierad verksamhet ska bedrivas. Under 2014 finns följande alternativa driftsformer i vår förvaltning. Andel av verksamhetsvolym Verksamhet År 2013 Nämndens årsredovisning 2014 22 År 2014 Kostnad för verksamhet År 2013 År 2014 Nämnden för Service Kungsbacka kommun 7 Synpunktshantering och kvalitetsdeklarationer 7.1 Synpunktshantering 7.1.1 Kommentaren Kommentaren är den kommungemensamma process vi har för att fånga upp så många synpunkter som möjligt på vår verksamhet och snabbt ställa tillrätta problem som uppstått för dem vi är till för. Genom att systematiskt använda inkomna synpunkter kan vi ständigt förbättra våra processer och därmed förbättra förutsättningar för medarbetarna att leverera en god kostnadseffektiv service. Kommentaren ska förenkla för invånarna, våra brukare och andra intressenter att lämna klagomål, lämna förslag till förbättringar eller ge oss beröm. Tillsammans med våra kvalitetsdeklarationer ingår Kommentaren i ett system för ständiga förbättringar. Inkomna kommentarer 2014 Fördelning av inkomna synpunkter 2014-01-01--2014-12-31 Klagomål 29 Beröm 5 Förslag till förbättring 38 Totalt antal inkomna synpunkter 72 Varav anonyma 19 Varav politiska 0 Antal obesvarade 10 dgr efter besked om mottagande 14 Flest kommentarer får vi om Vi får flest kommentarer om måltider, framför allt på skolor, och fastighetsskötsel. Efter införandet av kundcentret och den nya bostadskön har vi även tagit emot ganska många kommentarer som rör kundcentret och principerna för bostadskön. Kundcentret är även den verksamhet som får flest kommentarer med beröm. Inom fastighetsområdet kommer många önskemål om bättre underhåll och att lokalerna ska kompletteras med viss utrustning. När det gäller underhåll så är åtgärden att vi underrättar frågeställaren samt Fritid&Folkhälsa om underhållsplanerna så att de i sin tur kan ge föreningslivet bra svar på våra kommande planerade insatser. Önskemål som faller utanför vår plan kan vi tyvärr inte tillgodose av ekonomiska skäl. När det gäller utrustning så har vi exempelvis ställt ut fler soptunnor eller satt upp papperskorgar. Vi har också vidtagit röjning och nedtagning av buskar och träd efter önskemål från grannar till våra anläggningar. Många frågor handlar om trafik utanför skolor och förskolor. Där försöker vi alltid samverka med skolans rektor genom att skolan vidtar informationsinsatser gentemot föräldrar samtidigt som vi förändrar den fysiska miljön om det går t ex med hjälp av skyltning, avspärrning med bommar eller betonggrisar. Nämndens årsredovisning 2014 23 Nämnden för Service 7.1.2 Kungsbacka kommun Övrig synpunktshantering Services gemensamma synpunktshantering sker i anslutning till Serice Direkt som är en samlad supportfunktion för förvaltningens verksamheter. Nilex är det gemensamma stödsystem sm används för att registrerar, hantera och återkoppla inkommande ärenden. Upphandling får många synpunkter och frågor av upphandlingskaraktär. Det innebär att de ofta är remissinstans, svarar på motioner, kontaktas av media samt får frågor från allmänheten om upphandlade varor och tjänster. Nämndens årsredovisning 2014 24 Nämnden för Service Kungsbacka kommun 8 Verksamhetsmått 8.1 Analys verksamhetsmått Flera av resursmåtten och effektmåtten är en indikation på en växande verksamhet inom förvaltningens ansvarsområden, som en följd av en växande kommun. Andelen elever som kan välja alternativa rätter fortsätter att öka, bland annat på grund av bättre lokalförutsättningar. Både Kollaskolan och Maleviksskolan har numera egna matsalar och äter inte inte längre i sk. hemvister. Antal kvadratmeter städad yta har ökat som en följd av att Serviceområde Lokalvård tagit över ägarskapet av uppdragen och således ansvarar för att hantera utförandet med hjälp av andra samarbetspartners (externa leverantörer). Antal lönespecifikationer ökar med att vi fått fler medarbetare. Två av måtten är sedan tidigare uppfyllda och kommer att tas bort från kommande budgetarbete. 8.2 Resursmått Utfall 2012 Utfall 2013 Utfall 2014 Kostnad per skollunch (kr) - Grundskolan 29,87 29,77 30,53 Kostnad per skollunch (kr) - Gymnasiet 28,96 29,41 30,7 Uthyrd yta i förhållande till uthyrbar yta 99% 97% 97% 396 500 399 000 413 600 29% 29% 30% 49 50 55 Utfall 2012 Utfall 2013 Utfall 2014 100% 100% 100% Antal ramavtal 750 880 950 Andel matavfall som lämnas till återvinning 89% 100% 100% Andel elever som kan välja alternativa rätter 88% 91% 93% Antal producerade luncher 3 285 739 3 314 635 3 337 164 Svinn per elev 5,1% 5,3% 5,3% Andelen ekologiska livsmedel 16% 17% 26,4% 200 595 201 399 223 600 Antal lönespecifikationer 7 763 8 086 8 143 Antal supportärenden 18 628 24 493 Nyckeltal Antal kvm förvaltade lokaler Andelen inhyrda lokaler i förhållande till egna Underhållskostnad per kvm (kr) Riket 2013 Budget 2014 Riket 2013 Budget 2014 8.3 Prestationsmått Nyckeltal Andelen e-fakturor Antal kvm städad yta Nämndens årsredovisning 2014 25 22% Nämnden för Service Nyckeltal Antal anslutna datorer Kungsbacka kommun Utfall 2012 Utfall 2013 Utfall 2014 4 098 3 813 5 080 Kommentar inkl elevdatorer 8.4 Effektmått Nämndens årsredovisning 2014 26 Riket 2013 Budget 2014 Nämnden för Service Kungsbacka kommun 9 Personalmått 9.1 Analys personalmått Service har under 2014 ökat det totala antalet medarbetare från 731 till 787 personer. Detta beror bland annat på uppstarten av Kungsbacka kundcenter (KBA direkt och Service interna första linje support (service direkt) men även övertagandet av skolvaktmästeri från Förskole och grundskole förvaltningen samt Gymnasie och vuxenutbildningen till serviceområde fastigheter samt utökningar inom samtliga områden till följd av kommungemensamma projekt och utvecklingsinsatser. Serviceförvaltningen fortsätter att vara en kvinnodominerad förvaltning, med anledning av att de stora kvinnodomierade serviceområdena Lokalvåd och Måltider fortsatt utgör mer än hälften av den totala mängden medarbetare inom förvaltningen. Dock har skiftning skett i förhållande till 2013 där relationen mellan kvinnliga och manliga anställda var 80%/20% till 2014 där relationen på förvaltningen är 77%/23%. Andelen medarbetare som har en anställning på heltid har fortsatt öka i enlighet med den trend som startade 2012 där samtliga serviceområden fick ett nämndsdirektiv på att aktivt arbeta med frågan. En jämförelse mellan könen visar att andelen kvinnor som har en anställning på heltid har ökat med 2% jämfört med männens 1% jämfört med 2013 års resultat. Service har också fått en utjämning i relationen mellan andelen kvinnliga/manliga medarbetare och andelen kvinliga/manliga chefer där båda ligger på en ratio och 1.04% där det 2013 var 0.91% för kvinnor och 1.35% för män. Detta beror till stor del på att det har skett utökning av antalet chefer inom måltider vilket påverkar resultatet. Sett till förvaltningen som helhet har även antalet medarbetare per chef genomgått en mindre ändring där antalet har minskat med 1 person/chef i genomsnitt. Dock finns det stora skillnader mellan verksamheter där de kvinnodominerade serviceområdena i större utsträckning har fler medarbetare per chef än genomsnittet på förvaltningen. Under 2014 har det varit en del turbulens med förändringar i organisationen samt ändrade eknomiska förustättningar vilket har påverkat verksamheterna på olika sätt. Glädjande är att detta till trots så har sjukfrånvaron i förvaltningen minskat med 0.7% Dock ligger sjukfrånvaron för kvinnor oförändrat på 6.4%. Detta trots att måltider och ekonomi har minskat sin respektive sjukfrånvarotal med 1% respektive 2,4%. För männen har det skett en minskning totalt i förvaltningen från 5.3% till 3.6% där det främst är IT som står för den största förändringen med en minskning med 2,4% även där men där fastigheter har fått en ökning med 0.6% 9.2 Resursmått Utfall 2012 Utfall 2013 Utfall 2014 Totalt antal anställda 734 731 787 Andel anställda kvinnor 80% 80% 77% Andel anställda män 20% 20% 23% Totalt antal årsarbetare 651 656 707 Nyckeltal Nämndens årsredovisning 2014 27 Nämnden för Service Kungsbacka kommun Utfall 2012 Utfall 2013 Utfall 2014 Andel heltid 54% 57% 59% Andel kvinnor som har heltid 45% 48% 50% Andel män som har heltid 87% 88% 89% Andel deltid 46% 43% 41% Andel kvinnor som har deltid 55% 52% 50% Andel män som har deltid 13% 12% 11% Andel kvinnliga chefer i relation till andel kvinnliga medarbetare 0,86% 0,91% 1,04% Andel manliga chefer i relation till andel manliga medarbetare 1,55% 1,35% 1,04% 21 22 21 Utfall 2012 Utfall 2013 Utfall 2014 Andel medarbetare som nyttjat friskvårdssubventionen 45% 47% 49% Sjukfrånvaro i procent av ordinarie arbetstid Totalt 5,4% 6,1% 5,7% Sjukfrånvaro i procent av ordinarie arbetstid Kvinnor 5,5% 6,4% 6,4% Sjukfrånvaro i procent av ordinarie arbetstid Män 4,7% 5,3% 3,6% Arbetsmiljö 7,1 - 7,1 Ledarskap 7,5 - 7,7 Medarbetarskap 7,8 - 7,6 MMI, motiverad medarbetarindex 71 - 72 HME, hållbart medarbetar engagemang 79 - 80 Rekommendationsvilja 18 - 18 Framgångsfaktorer/lojalitet 7,5 - 7,5 Nyckeltal Antal medarbetare per chef 9.3 Effektmått Nyckeltal Nämndens årsredovisning 2014 28 Nämnden för Service Kungsbacka kommun 10 Ekonomi med kommentarer 10.1 Uppföljning driftbudget - Service Uppföljning driftbudget Bokslut 2013 Budget 2014 Bokslut 2014 Avvikelse 2014 19 090 19 530 20 194 664 -17 588 -20 159 -21 849 -1 690 1 503 -629 -1 655 -1 026 21 169 22 848 23 940 1 092 -21 996 -23 243 -24 330 -1 087 -827 -395 -390 5 23 562 25 417 25 795 378 -24 564 -25 413 -26 244 -831 Nettkostnader -1 002 4 -449 -453 Intäkter 38 074 21 500 23 547 2 047 -35 800 -23 474 -27 236 -3 762 2 274 -1 974 -3 689 -1 715 14 804 16 299 17 009 710 -15 682 -16 605 -17 585 -980 -878 -306 -576 -270 445 723 419 980 442 125 22 145 -457 957 -440 736 -456 322 -15 586 Nettokostnader -12 234 -20 756 -14 196 6 559 Intäkter 186 106 180 730 183 506 2 776 -188 061 -182 877 -191 782 -8 906 Nettokostnader -1 956 -2 147 -8 277 -6 130 Intäkter 50 304 49 306 54 028 4 722 -48 814 -49 117 -54 543 -5 426 1 490 189 -515 -704 32 988 48 913 54 458 5 545 -36 777 -51 737 -54 941 -3 204 -3 789 -2 824 -483 2 341 831 820 804 523 844 602 40 079 -847 239 -833 360 -874 832 -41 472 -15 419 -28 838 -30 231 -1 393 Serviceområde Uppföljningsnivå Gemensam verksamhet Intäkter Kostnader Nettokostnader Ekonomi Intäkter Kostnader Nettokostnader Personal Intäkter Kostnader Medborgarservice Kostnader Nettkostnader Upphandling Intäkter Kostnader Nettokostnader Fastigheter Intäkter Kostnader Måltider Kostnader Lokalvård Kostnader Nettkostnader IT Inäkter Kostnader Nettokostnader Total Intäkter Kostnader Nettkostnader Nämndens årsredovisning 2014 29 Nämnden för Service Kungsbacka kommun Kommentar Ekonomi har ett nollresultat trots stora satsningar på kompetensutveckling. Personals underskott beror på ofinansierade tjänster under 2014 vilket ska regleras 2015. Medborgarservice har underskott beroende på ofinansierade kostnader på 1,9 mkr för Kungsbacka Direkt, vilket begärs täckning för i bokslutet. Medel för pågående projekt på 0,3 mkr kommer att begäras ombudgeterade, . Upphandling har haft juridiska kostnader på -1,9 mkr i samband med rättslig tvist. Förvaltningen begär täckning av kostnader i bokslutet. Fastigheter: Verksamheten har ett överskott på 6,5 mkr. Av kvarvarande medel för pågående driftsprojekt på 1,5 mkr kommer 0,9 mkr att begäras ombudgeterade medan resterande 0,6 mkr återförs till kommunstyreslen. Resterande överskott på 5 mkr beror framför allt på minskade energikostnader och ökade intäkter för nya objekt Måltider: Har ett underskott på -6,1 mkr. Verksamheten har haft lägre intäkter från GV och ÄO för minskad produktion medan kostnaderna inte förändrats i samma utsträckning. Minskade EU-bidrag på ca- 0,5 mkr och stora kostnader i samband med pensionsavgångar har också påverkat resultatet. Andelen ekologiska livsmedel har ökat till 26% och merkostnaden har debiterats köpande förvaltningar. Lokalvård: Ett underskott på -0,7 mkr beror på framför allt på pågående projekt med planerad finansiering från verksamhetens resultatfond. IT: Verksamheten har ett resultat på 2,3 mkr beroende på överskott för telefoni. Överskottet kommer att begäras överfört till ny telefonifond för finansiering av kommande upphandling. 10.2 Uppföljning investeringsbudget Investeringar (belopp i tkr) Bokslut 2012 Bokslut 2013 Årsbudget 2014 Bokslut 2014 Avvikelse 2014 Löpande årliga investeringar Inkomster Utgifter -12 467 -7 480 -6 480 -10 236 -3 756 -20 239 -4 932 -18 448 -16 681 1 767 -157 620 -47 644 -390 980 -372 156 18 824 112 112 Övriga investeringar Inkomster Utgifter Lokaler Inkomster Utgifter Reinvesteringar lokaler Inkomster Utgifter Netto Nämndens årsredovisning 2014 -59 082 -40 168 -74 527 -44 021 30 506 -249 408 -100 224 -490 435 -442 982 47 453 30 Nämnden för Service Kungsbacka kommun Kommentarer Löpande investeringar: Förvaltningen har ett högre utgifter än budgeterat. Detta beror bl a på att flera verksamheter har använt överskottet som uppkom i bokslut 2013 vilket inte blev överfört till 2014. Lokaler: Större projekt under 2014 är Kolla Parkstad förskola, Tillfälliga paviljonglösningar i Åsa ,vid Fjordskolan, Ekenässkolan och Frillesåsskolan. Ombyggnationer i två ridhus pågår. På Ängåsvallen färdigställdes klubbstuga inklusive omklädningsrum. BoDa startades upp gällande nybyggnation av gruppbostad (boende) och daglig verksamhet med särskilda krav på lokalisering. Under året köptes både den nybyggda Kollaskolan samt den gamla Kollaskolan. Fastighets egna reinvesteringsprojekt: Energisparprojektet pågår liksom projektet för tillfälliga lösningar för Stadshuset. På Rydets idrottshall har takförstärkning och tillbyggnad för panncentral avslutats. Nästa etapp omfattar installation av aggregat och kanaler för luftbehandling. I Säröskolans idrottshall pågår installation av nytt fläktrum, fasadarbeten och ombyggnation av omklädningsrum. Genomför även markentreprenad för idrottstorget. För övrigt utförs energieffektiviseringsprojekt och ventilationsarbeten främst. Specifikation projekt > 5 Mkr (belopp i tkr) Proj nr Text Processläge 4486 -8 Kolla Parkstad fsk U -25 665 -16 291 -13 876 2 415 4354 -5 Köp av nybyggd Kollaskola U -692 -226 338 -218 986 7 352 6 95 5 Köp av gamla Kollaskolan U 0 -95 000 -95 000 0 5404 -05 Tillfälliga paviljongsningar G och U -4 611 -13 389 -23 453 -10 064 3 30 3 Ridhusombyggnad P -148 -7 852 -522 7 330 3 36 4 Aktivitetens hus U -5 753 -3 270 -3 781 -511 3 36 8 Ängåsvallen G -1 715 -17 550 -16 076 1 474 3 65 1 Energieffektiviseringr G -33 464 -6 536 -2 811 3 725 6 63 2 Rydets idrottsanläggnng G -4 311 -3 792 -5 225 -1 433 6 64 9 Stadshuset tillfällig lösningar G -3 045 -5 955 -3 692 2 263 6 65 5 Särö idrottshall G -1 382 -6 890 -10 400 -3 510 -80 786 -402 863 -393 822 9 041 Summa projekt >5 Mkr Processläge: B = behovsanalys Nämndens årsredovisning 2014 Utfall tom 2013 G = genomförande 31 Årsbudget 2014 Bokslut 2014 Avvikelse 2014 Nämnden för Service Processläge: Kungsbacka kommun B = behovsanalys G = genomförande F = förstudie U= uppföljning/projektavslut P = projektering Kommentarer 10.3 Viten och rättstvister Tvisten avser: Rättsläge Tvistigt belopp Stämning i avtalsbrott, Göteborgs Bus Dom i tingsrätt överklagad av Kungsbacka kommun 5 Mkr Nämndens årsredovisning 2014 32 Nämnden för Service Kungsbacka kommun 11 Intern kontroll 11.1 Intern kontroll under året En metod för kontroll av elektroniska fakturor rörande delegering, attestkedjan samt underlag vid representation och tjänsteresor har framtagits för kommunens förvaltningar. Granskningen 2014 genomfördes för två månader, mars och maj. Det systematiska brandskyddsarbetet genomförs enligt framtagen rutin. Nya objekt tillförs systemet fortlöpande. Nya som befintliga medarbetare i egen organisation och hos våra kunder erbjuds utbildning i SBA. Arbete pågår kring ett införande av digitalt SBA-system för att underlätta för ansvariga att upprätthålla hög säkerhetsnivå i brandskyddsarbetet. Service har arbetat med att implementera den framtagna systemförvaltarmodellen för att ytterligare tydliggöra ansvar, roller och rutiner. Systemförvaltarna är huvudansvariga för att rutinerna för hantering av driftstopp fungerar. Projekten i IT:s egen handlingsplan sker i samverkan med systemförvaltarmodellens införande och är de verktyg där teknik och verksamhet kontinuerligt samverkar för att minimera risken för driftstopp i verksamhetssystemen. För de större administrativa systemen inom b l a personal och ekonomi finns rutiner i händelse av driftstopp. Vi har förebyggande rutiner för att minimera risken för epidemi med snabb spridning och bevkar fortlöpande händelseutvecklingen i omvärlden. Ett nytt uppföljningssystem för energiförbrukning var driftsatt 2013.. Systemet ökar möjligheten att snabbt se avvikelser från prognosticerad förbrukning. Prognoserna har därmed blivit säkrare. Livsmedelskostnaderna stäms av vid varje delårsbokslut och eventuella åtgärder sätts in vid behov. Pristak gäller för vissa livsmedel som frukt och grönt. Vi handlar efter säsong vilket gynnar kostnaderna för inköpspriser. Vi arbetar enligt plan för att öka vår produktion av kyld mat för att ytterligare minska matsvinnet. Vi följer upp matsvinnet varje år. 11.2 Resultat av genomförda internkontroller Kontrollen av elektroniska fakturor för Service visade generellt på god följsamhet av attestreglemente och hantering av elektroniska fakturor. De brister som hittades rörde framför allt att samma person hanterat hela kedjan, från beställning till slutattest. Åtgärder för att undvika framtida fel har gjorts genom direkt kontakt med ansvariga chefer samt riktade utbildningsinsatser. 11.3 Nämndens förbättringsåtgärder Verksamhetsområden Ekonomiområden 11.4 Intern kontroll av externa utförare Nämndens årsredovisning 2014 33 Nämnden för Service Kungsbacka kommun 12 Analys 12.1 Sammanfattande analys Kostnader för utvecklingsarbete och produktionsomställningar har stor inverkan på det ekonomiska resultatet likaväl som minskade energikostnader och ökade intäkter från ändrade beställningar. Service har under året sjösatt två stycken kundcenter, Kungsbacka direkt och Service direkt som kommer att få stor påverkan på hur invånare och medarbetare kommer i kontakt med kommunen respektive Serviceförvaltningen. Arbetet med att utveckla verksamheterna kommer att fortsätta under året. Kundernas krav på ökad flexibilitet påverkar flera verksamhetsområden. Vid nedskärningar i beställningar till förvaltningen kan omställning till en lägre kostnadsbild ta lång tid eftersom det handlar om färre persontimmar. Resultaten från beställarenkäten visar på ett stabilt förtroende för Services tjänster. Det övergripande resultatet för förvaltningen som helhet har gått upp från 58% till 59%. Kunderna ger Service generellt goda omdömen kring bemötande, kompetens och supportfunktioner. De tre serviceområden som förra året fick en kundnöjdhet under 50% har under året genomfört riktade insatser för att höja sin kundnöjdhet. Arbetet med ett nytt regelverk för köp av services tjänster har pågått under året och påverkat veksamheterna. Det nya arbetssättet utmanar såväl organisationen som enskilda personer. Förändringar utmanar och verksamheterna är beroende av varandra för att kunna leverera bra service till invånarna. Medarbetarna på flera av förvaltningens serviceområden uppger att de anser att arbetsbelastningen är ett problem. Arbetsmiljöenkäter har genomförts för att identifiera problemet. Arbetet med att komma tillrätta med situationen kommer att fortsätta under året. Långsiktig och målmedveten satsning på friskvård och arbetsmiljö har resulterat i en låg sjukfrånvaro och medarbetare som är nöjda med sin arbetssituation. Service för en aktiv personalpolitk där medarbetarnas hälsa står i fokus. Sjukfrånvaron har trots ett turbulent år med förändringar i organisationen och förändrade ekonomiska förutsättningar minskat med 0,7 %. 12.2 Förändringsområden Arbetet med att ta fram ett nytt regelverk för services verksamheter kommer att fortsätta under året. Dessutom kommer Service självklart att påverkas av den planerade förändringen på kommunstyrelsens förvaltning. Det gångna året har präglats av arbetet med projektet Kungsbacka 2020. Under det kommande året kommer fler verksamheter att förändra sina arbetssätt för att möta projektets mål enklare, öppnare och effektivare. Det omfattande arbetet med utveckling av förvaltningens ledningsgrupper fortsätter under året. Som en effekt av förändringen påbörjas arbetet mot "ett Service" som ska leda till ökad tydlighet för kunden och smartare, mer resurseffektivt arbetssätt för förvaltningens serviceområden. Nämndens årsredovisning 2014 34 Nämnden för Service Kungsbacka kommun Serviceområdena Fastighet, Måltider och Lokalvård kommer under året utveckla sitt samarbete efter principen 'Totalservice' för att kunna erbjuda kunderna en högre servicenivå samtidigt som kostnaderna minimeras. Arbetet med utvecklingen av Kungsbacka direkt och Service direkt kommer att fortsätta. Kungsbacka direkt arbetar med att ta fram en kundtjänstmodul i det kommungemensamma ärendehanteringssystemet LEX vilket kommer att leda till ökad integration av verksamheterna och underlätta flödet av information inom kommunen. Nämndens årsredovisning 2014 35 Kungsbacka Kommun Service Nämnd: Driftsredovisning - begäran om resultatdisponering 2014 Spec Ansv/vks/proj steg 1 Bokslut 2014 Driftredovisning/Projektnamn steg 3 steg 2 Orsak till bokslut o budgetavvikelse 2014 Nämndens begäran om resultatdisponering plustecken för överskott och minustecken för underskott Ombudgering Överskott Årsbudget A B Service resultat 2014-12-31 C -28 850 Utfall Avvikelse Under-skott Typ 1 Typ 2 Typ 3 D E=D-C F G H I -30 243 Projekt Tjolöholm Projekt samlingslokaler ombudget Projekt samlingslokaler återredovisning Samlad varudistribution Bostadsförmedling Juridiska kostnader - tvist Göteborgs Buss Uppstart Kungsbacka Direkt Fasrtigheters resultatfond SE Fond Telefoni SE Fond verksamheterna Totalt nämnden -28 850 -30 243 -1 393 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 -1 393 Typ 4 - Pågående Typ 4 Startdatum ej avslutade projekt påg projekt - Ombudgeteras J 434 466 600 474 337 -1 900 -1 959 5 059 2 408 -7 312 -3 859 600 0 155 1 711 Kontrollsumma mot bokslutsavvikelse. BÖR SLUTA MED "0" I SUMMAN Under-skott J=F+G+H+I+J-E M 1 393 434 466 600 474 337 -1 900 -1 959 5 059 2 408 -7 312 0 0 0 0 0 0 0 0 Resultat fond Övrigt Typ 4 Återföring till Typ 3 - enligt Överskott (typ 1-3) Pågående ej beställare regelverk KS som återredovisas avslutade 2008-11-18 eller under-skott projekt som begärs TA Ombudgetera för enligt särskild s motivering N O P Q 434 466 600 474 337 -1 900 -1 959 5 059 2 408 -7 312 -3 859 1 711 0 155 600 Kungsbacka Kommun Service Nämnd: Blankett 9a Spec Ansv/vks/proj Driftredovisning/Projektnamn Använd Kontrollsumma mot bokslutsavvikelse A B Service resultat 2014-12-31 Projekt Tjolöholm Projekt samlingslokaler ombudget Projekt samlingslokaler återredovisning Samlad varudistribution Bostadsförmedling Juridiska kostnader - tvist Göteborgs Buss Uppstart Kungsbacka Direkt Fasrtigheters resultatfond SE Fond Telefoni SE Fond verksamheterna Totalt nämnden R=M+N+O+P-E 1 393 434 466 600 474 337 -1 900 -1 959 5 059 2 408 -7 312 0 0 0 0 0 0 0 0 Kungsbacka Kommun Service Nämnd: Spec Ansv/vks/proj Driftredovisning/Projektnamn A B Motivering (för varje projekt anges motivering). För typ 3 begäran om överföring till resultatfond lämnas särskild redovisning av prestationsmått eller andra utvärderingskriterier som visar att överskottet uppstått genom egna effektiviseringar. Service resultat 2014-12-31 Projekt Tjolöholm Projekt samlingslokaler ombudget Projekt samlingslokaler återredovisning Samlad varudistribution Bostadsförmedling Juridiska kostnader - tvist Göteborgs Buss Uppstart Kungsbacka Direkt Fasrtigheters resultatfond SE Fond Telefoni SE Fond verksamheterna Totalt nämnden Pågående projekt Pågående projekt Avslutat del av projekt Pågående projekt Pågående projekt Extraordinära kostnader som bokförts på Servicområde Upphandling/Ehandel Ofinsnsierade kostnader för införandet av etapp 1. Begäran om utökad ram ingår i Kommunbudget 2016-2017 Enligt regelverk för Fastigheter överförs tillförs verksamhetens resultat Fastigheters fond Överkott på Telefoni fonderas för att finansiera kommande upphandling Resterande underskott finansieras av Service resultatfond TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2015-02-05 Diarienummer SE/2015:12 Tjänsteskrivelse Kommunbudget 2016-2017 Förslag till beslut • Att godkänna underlag till Kommunbudget för 2015-2016 Sammanfattning Konsekvensbeskrivning har gjorts för beräknade kapitalkostnader för investeringar 2016-2017. Som grund ligger investeringsplan 2016-2020 som nämnden antog 2014-12-17. Det totala ramförändringsbehovet på grund av förändrade kapitalkostnader uppgår till 5100 tkr för år 2016 och 2400 tkr år 2017. Kungsbacka Direkt driftsattes i juni 2014. Finansiering skedde genom ramjusteringar mellan avlämnande förvaltningar och Service. Ytterligare 2000 tkr krävs för att finansiera hela verksamheten. I förslag till budget för fastighetsinvesteringar har en justering gjorts för åtgärder som istället bör avsättas inom driftbudgetet, 6550 tkr för 2016 och 6250 tkr för 2017. Investeringsplanen är minskat med motsvarande belopp. Nämnden beslöt vid samma sammanträde att äska medel för att åtgärda det eftersatta underhållet på kommunens fastigheter. Äskandet avser ett årligt bidrag på 7000 tkr under en längre tidsperiod. Totala behovet av ramförändringar i driftsbudget uppgår till 20950 tkr för 2016 och 17650 tkr för 2017, Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, 2015-02-05 Underlag till kommunbudget 2016 SE Blankett 4 Beslutet skickas till Christina Malmborg Service - Ekonomi 0300-83 43 30 [email protected] 1 (2) Kungsbacka kommun 434 81 Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon 0300-83 40 00 www.kungsbacka.se KUNGSBACKA KOMMUN 2 (2) KSF Lars Nyström Christina Malmborg Förvaltningschef Controller Underlag till kommunbudget 2016 Kungsbacka kommun Underlag till kommunbudget 2016 Nämnden för Service www.kungsbacka.se Nämnden för Service Kungsbacka kommun Innehållsförteckning 1 Analys ....................................................................................................................................... 3 1.1 1.2 Analys av 2014 ............................................................................................................................................... 3 Förändringsområden ....................................................................................................................................... 3 2 Strategiska frågor..................................................................................................................... 5 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 Ett hållbart samhälle – ekonomiskt, ekologisk, socialt .................................................................................... 5 En attraktiv arbetsgivare med ett hållbart ledarskap och medarbetarskap ...................................................... 5 En effektiv kommun med goda resultat ........................................................................................................... 5 Tillgänglighet och invånarinflytande ................................................................................................................ 5 Övriga strategiska frågor ................................................................................................................................. 5 3 Ramförändringar ...................................................................................................................... 6 3.1 Ramförändringar i driftbudget som ej är föranledda av volymförändringar ..................................................... 6 4 Prioriterade mål ........................................................................................................................ 7 4.1 4.2 Förslag till förändringar av prioriterade mål ..................................................................................................... 7 Förslag till prioriterade mål som bör tas bort ................................................................................................... 7 Underlag till kommunbudget 2016 2 Nämnden för Service Kungsbacka kommun 1 Analys 1.1 Analys av 2014 Kostnader för utvecklingsarbete och produktionsomställningar har stor inverkan på det ekonomiska resultatet likaväl som minskade energikostnader och ökade intäkter från ändrade beställningar. Service har under året sjösatt två stycken kundcenter, Kungsbacka direkt och Service direkt som kommer att få stor påverkan på hur invånare och medarbetare kommer i kontakt med kommunen respektive Serviceförvaltningen. Arbetet med att utveckla verksamheterna kommer att fortsätta under året. Kundernas krav på ökad flexibilitet påverkar flera verksamhetsområden. Vid nedskärningar i beställningar till förvaltningen kan omställning till en lägre kostnadsbild ta lång tid eftersom det handlar om färre persontimmar. Resultaten från beställarenkäten visar på ett stabilt förtroende för Services tjänster. Det övergripande resultatet för förvaltningen som helhet har gått upp från 58% till 59%. Kunderna ger Service generellt goda omdömen kring bemötande, kompetens och supportfunktioner. De tre serviceområden som förra året fick en kundnöjdhet under 50% har under året genomfört riktade insatser för att höja sin kundnöjdhet. Arbetet med ett nytt regelverk för köp av services tjänster har pågått under året och påverkat veksamheterna. Det nya arbetssättet utmanar såväl organisationen som enskilda personer. Förändringar utmanar och verksamheterna är beroende av varandra för att kunna leverera bra service till invånarna. Medarbetarna på flera av förvaltningens serviceområden uppger att de anser att arbetsbelastningen är ett problem. Arbetsmiljöenkäter har genomförts för att identifiera problemet. Arbetet med att komma tillrätta med situationen kommer att fortsätta under året. Långsiktig och målmedveten satsning på friskvård och arbetsmiljö har resulterat i en låg sjukfrånvaro och medarbetare som är nöjda med sin arbetssituation. Service för en aktiv personalpolitk där medarbetarnas hälsa står i fokus. Sjukfrånvaron har trots ett turbulent år med förändringar i organisationen och förändrade ekonomiska förutsättningar minskat med 0,7 %. 1.2 Förändringsområden Två områden är framför allt viktiga att arbeta vidare med inom nuvarande uppdrag. Samordnad service • • Arbetet med att utveckla förvaltningens kundcenter Kungsbacka direkt och Service direkt kommer att fortsätta under året. Services verksamheter Måltid, Lokalvård och Fastighet kommer under året utveckla sitt samarbete efter principen 'totalservice' Användningen av digitaliseringens möjligheter Ökad avändning av digitala hjälpmedel och systemstöd som effektiviserar arbetsrutiner och automatiserar processer samt minskar pappers- och blanketthantering. Alla medarbetare måste få tillgång till den nya tekniken och skaffa de kunskaper som behövs för att kunna använda befintliga funktioner och utveckla sina arbetssätt. Vi ska se till att nyttja våra system på ett bättre sätt så att vi Underlag till kommunbudget 2016 3 Nämnden för Service Kungsbacka kommun kan arbeta mer effektivt. 1.2.1 Medarbetare Området är beroende av det förändringsarbete som pågår på kommunstyrelsen förvaltning. Det är därmed svårt att säga något om utvecklingen. 1.2.2 Process Området är beroende av det förändringsarbete som pågår på kommunstyrelsen förvaltning. Det är därmed svårt att säga något om utvecklingen. 1.2.3 Ekonomi Området är beroende av det förändringsarbete som pågår på kommunstyrelsen förvaltning. Det är därmed svårt att säga något om utvecklingen. Underlag till kommunbudget 2016 4 Nämnden för Service Kungsbacka kommun 2 Strategiska frågor 2.1 Ett hållbart samhälle – ekonomiskt, ekologisk, socialt • • • • • En ändamålsenlig och effektiv samhällsplanering där alla delar samverkar för våra intressenters bästa Vårda och utveckla Kungsbackas attraktionskraft En hållbar miljö Goda uppväxtvillkor och ett gott arbetsmarknadsklimat En hälsosam kommun Tillägg till kommundirektionens förslag 2.2 En attraktiv arbetsgivare med ett hållbart ledarskap och medarbetarskap • • • • Attraktiv arbetsgivare Hållbara processer för styrning, stöd och uppföljning Politisk styrning och kontroll (reglemente, delegation, utbildning) En ändamålsenlig internkontroll Tillägg till kommundirektionens förslag 2.3 En effektiv kommun med goda resultat • • • • • Omställning till e-samhället Analys – Beslutsstöd Vårda och utveckla och förenkla styrmodellen Långsiktig planering och scenarier Hållbara processer för styrning, stöd och uppföljning Tillägg till kommundirektionens förslag 2.4 Tillgänglighet och invånarinflytande • • • Kungsbacka 2020 – Kungsbacka Direkt Invånardialog Vårda och utveckla BITT Tillägg till kommundirektionens förslag 2.5 Övriga strategiska frågor Tillägg till kommundirektionens förslag •Förbättrad underhållsnivå av kommunens lokaler Underlag till kommunbudget 2016 5 Nämnden för Service Kungsbacka kommun 3 Ramförändringar 3.1 Ramförändringar i driftbudget som ej är föranledda av volymförändringar Ramförändringar Orsak/uppgift Belopp i tkr 2016 Belopp i tkr 2017 Motivering Kapitalkostnader 5400 2400 Ökad investeringsvolym enligt inlämnad investeringsplan Kungsbacka Direkt 2000 2000 Avser ofinansierad del av verksamheten för etapp 1. 6250 I förslag till budget för fastighetsinvesteringar har en justering gjorts för åtgärder som istället bör avsättas inom driftbudgeten. Investeringsplanen är minskat med motsvarande belopp. 7000 7000 Medel för att åtgärda det eftersatta underhållet på kommunens fastigheter. Äskandet avser ett årligt bidrag under en längre tidsperiod. 20950 17650 Underhåll fastigheter från investeringar Eftersatt underhållsbehov för fastigheter Summa per år i tkr Underlag till kommunbudget 2016 6550 6 Nämnden för Service Kungsbacka kommun 4 Prioriterade mål 4.1 Förslag till förändringar av prioriterade mål Prio mål 2015 Ny mätmetod Ny formulering Nya målvärde n Kommentar •Omdefiniera och utveckla innehållet i begreppet "kemikalier" än enbart rengöringsmedel •Kemikalier är ett vidare begrepp än rengöringsmedel och bör omfatta fler artikelområden utifrån att Kungsbacka ska vara en giftfri kommun •Målet bör riktas till fler förvaltningar med hänsyn till vidgat innehåll i kemikaliebegreppet 4.2 Förslag till prioriterade mål som bör tas bort Prio mål 2015 Underlag till kommunbudget 2016 Kommentar 7 2015-02-11 SAMMANSTÄLLNING AV INVESTERINGAR, inkl driftskonsekvenser 2016-2020 Blankett 4 Här anger ni nämndens förslag till investeringsplan för 2016-2020, samt driftskonsekvenserna av investeringarna år 2016-2017. Lokalinvesteringar samt inredning och utrustning (inventarier) för nya lokaler hanteras inte i denna sammanställning utan är sedan tidigare inlämnade och hanteras i nämndens lokalplan. I sammanställningen anger ni på första raden nämndens löpande investeringar, därefter specar ni era övra investeringar. 1. Löpande investeringar är sådana investeringar som återkommer varje år. Driftskostnader (inklusive kapitalkostnader) för dessa investeringar ingår i nämndens ram. Ange investeringsnivån samt kapitalkostnaden för de löpande investeringarna som information för kommunens likviditetsplanering. 2. Övriga investeringar beslutas på objektsnivå (undantaget Teknik där en gruppering av investeringsobjekten kan göras). Nämnden blir kompenserad för kapitalkostnader för dessa investeringar. Övriga driftskostnader som investeringen orsakar får nämnden finansiera inom sin driftsram. Till övriga investeringar ska en behovsbeskrivning över investeringen bifogas. Nämnd: Service Nämnd Specifikation Ex. FR, FG, GV Belopp i Tkr Summa driftnettokostnader respektive 2016 Anläggningen tas i bruk Kapitalkos tnad vid full drift 2017 Avskrivningar (driftstart) Internränta Summa kapitalkostnad er SE Löpande investeringar fastighet 69 67 56 11 67 20150630 SE Löpande investeringar fastighet 63 123 100 25 125 20160630 SE Löpande investeringar fastighet 0 63 100 25 125 20170630 SE Löpande investeringar fastighet 0 0 100 25 125 20180630 SE Löpande investeringar fastighet 0 0 100 25 125 20190630 SE Löpande investeringar fastighet 0 0 100 25 125 20200630 SE Löpande gemensamma investeringar 220 215 200 15 215 20150630 SE Löpande gemensamma investeringar 135 264 240 30 270 20160630 SE Löpande gemensamma investeringar 0 135 240 30 270 20170630 SE Löpande gemensamma investeringar 0 0 240 30 270 20180630 SE Löpande gemensamma investeringar 0 0 240 30 270 20190630 SE Löpande gemensamma investeringar 0 0 240 30 270 20200630 SE Löpande investeringar it 378 370 344 26 370 20150630 SE Löpande investeringar it 563 1 100 1 000 100 1 100 20160630 SE Löpande investeringar it 0 405 720 90 810 20170630 SE Löpande investeringar it 0 0 720 90 810 20180630 SE Löpande investeringar it 0 0 720 90 810 20190630 SE Löpande investeringar it SE Löpande investeringar lokalvård 30 29 24 5 29 20150630 SE Löpande investeringar lokalvård 16 31 25 6 31 20160630 SE Löpande investeringar lokalvård 0 16 25 6 31 20170630 SE Löpande investeringar lokalvård 0 0 25 6 31 20180630 SE Löpande investeringar lokalvård 0 0 30 8 38 20190630 SE Löpande investeringar lokalvård 0 0 30 8 38 20200630 Totalt investeringsanslag 2015-2020 5 560 Likvidbe hov = investeri ngsbudg Budget Förslag 2015 till ombudget 2014 560 Plan 2016 Plan 2017 Plan 2018 Plan 2019 Plan 2020 0 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 7 000 1 000 0 1 200 1 200 1 200 1 200 1 200 23 000 3 600 -1879 5 000 3 600 3 600 3 600 0 20200630 3 600 1 590 240 0 250 250 250 300 300 SE Löpande investeringar måltid 368 360 300 68 2015-02-11 368 20150630 SE Löpande investeringar måltid 200 392 320 72 392 20160630 SE Löpande investeringar måltid 0 200 320 80 400 20170630 SE Löpande investeringar måltid 0 0 340 85 425 20180630 SE Löpande investeringar måltid 0 0 340 85 425 20190630 SE Löpande investeringar måltid 0 0 360 90 450 20200630 SE Övrig investering Hålabäcksskolan 0 509 558 460 1 018 20170630 18 400 0 0 SE Reinvesteringar i lokaler fastighet 4 658 4 588 2 777 1 811 4 588 20150630 169 850 36 000 42000 SE Reinvesteringar i lokaler fastighet 922 1 815 1 099 716 1 815 20160630 SE Reinvesteringar i lokaler fastighet 0 700 838 561 1 399 20170630 SE Reinvesteringar i lokaler fastighet 0 0 670 439 1 109 20180630 SE Reinvesteringar i lokaler fastighet 0 0 1 120 761 1 881 20190630 SE Reinvesteringar i lokaler fastighet 0 0 1 216 841 2 057 20200630 7 620 11 381 15 877 6 805 S.A INVESTERINGAR 22 682 746 493 310 19 800 3 000 0 3 200 3 200 3 400 3 400 3 600 18 400 29 750 22 450 17 550 30 450 33 650 245 200 44 400 40 121 40 400 50 100 27 000 39 950 43 350 TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2015-02-05 Diarienummer KOM Beslut om avveckling av Repro verksamheten Förslag till beslut Nämnden noterar informationen och uppdrar åt ordföranden att fatta beslut i frågan efter genomförda förhandlingar med fackliga organisationer Sammanfattning Förvaltningen förordar förslag nr 1 Nedläggning av Reproverksamheten till fullo i sin nuvarande form. Det innebär att alla trycksaker ska beställas från en extern leverantör. Se till att behålla kompetensen genom att skapa en tryckerisamordnare som kan hjälpa kunderna med beställningar till den externa leverantören. Tryckerisamordnaren ska förslagsvis organisatoriskt vara placerad hos kommunikatörerna. Skälet till detta är att den digitala utvecklingen har ändrat förutsättningarna för kommunens interna kopierings- och layouttjänst ”Repro”. Repros verksamhet bestod tidigare i att kopiera kallelser och handlingar till politiska möten. Nu sköts detta digitalt, och i och med det har Repros intäkter minskat. Verksamheten har under några år haft dålig lönsamhet och det senaste året 2014 har de ett resultat på 360 000 kronor, och ligger cirka -500 000 kronor under budgeterat resultat. Det är främst intäkterna som har minskat och där ligger de cirka -770 000 kronor jämfört med budget. Underskottet är för stort för att verksamheten skall kunna fortsätta utan åtgärd. Repro drivs helt utan kommunbidrag och ska finansieras enligt beställar- och utförarmodellen. D.v.s. intäkterna ska täcka kostnaderna. Utöver de direkta kostnaderna så finns också overheadkostnader för Service gemensamma kostnader. Repros verksamhet har stora beröringspunkter med framförallt kommunikatörerna. Det är därför viktigt att hela kommunikationsenheten ses över för att säkerställa att alla resurser finns inom de kärnområden och utvecklingsområden som Kungsbacka kommun väljer att satsa på inom kommunikation. Det kan finnas behov av att förstärka kommunikationsenheten med resurser från Repro när man ser över alla arbetsuppgifter. Detta är dock ett arbete för de ansvariga cheferna för Lars Nyström Service 0300-83 42 13 [email protected] 1 (4) Kungsbacka kommun 434 81 Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon 0300-83 40 00 www.kungsbacka.se KUNGSBACKA KOMMUN 2 (4) Medborgarservice och kommunikationsenheten att utreda eftersom de har kunskap om hur kompetens och resurser är fördelade. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, 2015-02-05 Behov av internt tryckeri och kopieringstjänster inom Kungsbacka kommun Tidplan Repro Skuggbudget 2015 Beslutet skickas till SE – AÅ, ACR Beskrivning av ärendet På grund av den digitala utvecklingen har förutsättningarna för kommunens interna kopierings- och layouttjänst ”Repro” förändrats de senaste åren. En stor del av Repros verksamhet bestod tidigare i att kopiera kallelser och handlingar till politiska möten. Nu sköts detta digitalt, och i och med det har Repros intäkter minskat. Det stora arbetet med att få hela kommunen att arbeta mer digitalt, bland annat i projektet Kungsbacka 2020, påverkar också Repros arbetsuppgifter. Befintlig verksamhet som finns på Repro är uppskattad bland deras kunder. Kunderna upplever att de får mycket bra service och de ser positivt på att de finns lättillgängligt placerat i Stadshuset. Kundundersökningen som gjordes i samband med utredningen visade på mycket god kundnöjdhet. Verksamheten har under några år haft dålig lönsamhet och det senaste året 2014 har de ett resultat på 360 000 kronor, och ligger cirka -500 000 kronor under budgeterat resultat. Det är främst intäkterna som har minskat och där ligger de cirka -770 000 kronor jämfört med budget. Underskottet är för stort för att verksamhetens skall kunna fortsätta utan åtgärd. På grund av det ekonomiska utfallet har en genomlysande utredning gjorts. Omvärldsbevakningen visar att de flesta kommuner i Kungsbacka kommuns närhet inte har något internt tryckeri. En del kommuner har nyligen gjort utredningar/förstudier för att undersöka om de ska ha kvar sitt interna tryckeri eller inte, vissa har inte haft något internt tryckeri på många år. Borås stad är dock ett exempel på en kommun som satsar på sitt interna tryckeri. Man kan se på de kommuner i omvärldsbevakningen som själva inte har något eget tryckeri så har de säkerställt att det finns god beställarkompetens. Ofta ligger den här beställarkompetensen på en kommunikations/informationsenhet. Det är viktigt att Kungsbacka kommun värnar om sin grafiska profil och att det finns en roll som ser till att alla beställningar till extern leverantör uppnår en tillräckligt god kvalitet. KUNGSBACKA KOMMUN 3 (4) Repro drivs helt utan kommunbidrag och ska finansieras enligt beställar- och utförarmodellen. D.v.s. intäkterna ska täcka kostnaderna. Utöver de direkta kostnaderna så finns också overheadkostnader för Service gemensamma kostnader. Kunderna hos Repro är i teorin alla anställda inom Kungsbacka kommun. Inför kundundersökningen som gjordes i samband med utredningen så fick vi fram 179 kunder som varit aktiva under det senaste året (jan – okt 2014). Försäljningen till externa kunder uppgick under år 2014 till 118 682 kr. Försäljning till externa kunder har minskat de senaste åren. (År 2013 uppgick försäljningen till 128 742, år 2012 till 144 859.) Diverse föreningar och organisationer har anlitat Repro för att få trycksaker. Som exempelvis IF Rigor, IFK Fjärås, Kungsbacka Trädgårdsvänner, PRO Kungsbacka, Må Vägförening osv. I samtal med kunder samt i kundundersökningen så framgår också att det är uppskattat med den rådgivande delen som Repro ger sina kunder idag. Förvaltningen ser inte att rådgivning/bollplank kring grafiska produktioner skulle minska i framtiden utan kommer också fortsättningsvis vara uppskattat och nödvändigt. Kompetensen kring att kunna beställa trycksaker av god kvalitet måste finnas inom Kungsbacka kommun. Det är därför viktigt att man säkerställer att den här resursen finns. Det kvarstår dock att arbeta fram ett bra arbetssätt och rutiner kring att beställa från en extern leverantör. Repros verksamhet har stora beröringspunkter med framförallt kommunikationsenheten. Det är därför viktigt att hela kommunikationsenheten ses över för att säkerställa att alla resurser finns inom de kärnområden och utvecklingsområden som Kungsbacka kommun väljer att satsa på inom kommunikation. Det kan finnas behov av att förstärka kommunikationsenheten med resurser från Repro när man ser över alla arbetsuppgifter. Detta är dock ett arbete för de ansvariga cheferna för Medborgarservice och kommunikationsenheten att utreda eftersom de har kunskap om hur kompetens och resurser är fördelade. Kungsbacka kommun har i och med projektet Kungsbacka 2020 tagit en tydlig riktning att arbeta mot ett digitalt samhälle. Om Repro år 2014 skulle nå budgetkravet för intäkter skulle de behöva öka intäkterna med 58 %. Det är därför rimligt att Repros priser borde öka med 58 % för att kunna jämföras med externa leverantörers priser Utredningen redovisar tre förslag Förslag 1 Lägga ner verksamheten Repro till fullo i sin nuvarande form. Det innebär att alla trycksaker ska beställas från en extern leverantör. Se till att behålla kompetensen genom att skapa en KUNGSBACKA KOMMUN 4 (4) tryckerisamordnare som kan hjälpa kunderna med beställningar till den externa leverantören. Tryckerisamordnaren ska förslagsvis organisatoriskt vara placerad hos kommunikatörerna. Konsekvens av beslut 1 Kungsbacka kommun har idag ett upphandlat tryckeri ”Grafika” i Falkenberg. Om alla trycksaker ska beställas externt betyder det att det kan finnas behov att komplettera med fler leverantörer. Enligt en snabb koll på marknaden i Kungsbacka verkar det finnas flera lokala tryckerier med vilka det bör vara möjligt att samarbeta. En ny upphandling kan behövas. Förslag två Verksamheten som idag, där enklare trycksaker beställs av Repro och andra trycksaker beställs av extern leverantör. Medarbetarna på Kungsbacka kommun har därmed själva valfriheten att välja om man ska använda en extern leverantör eller en intern Konsekvens av beslut 2 Priserna på alla tjänster måste höjas avsevärt för att få ekonomin att gå runt med minskade beställningar. Det kan innebära att fler kunder använder en extern part istället och därmed minskas beställningarna än mer. Förslag 3 Noggrant går igenom alla tjänster som Repro erbjuder samt vilka som bör behållas ur en lönsamhetssynpunkt. Det innebär att antal personal kan minskas då utbudet av tjänster minskas och därmed även kostnader. Det är viktigt att man samtidigt går igenom tillhörande inventarier för att se vilka kostnader som kan minskas genom att avyttra maskiner. Konsekvens av beslut 3 Som i förslag 1 bör även i detta förslag fler externa leverantörer i närområdet upphandlas. Viss övertalighet hos personalen kan uppstå då produktionen av trycksaker inom Kungsbacka kommun minskar och fler tryck görs hos externa leverantörer. Lars Nyström Förvaltningschef UTREDNING Behov av internt tryckeri och kopieringstjänster inom Kungsbacka kommun 2015-02-11 Utredning Repro 1. Innehållsförteckning 1. Inledning .......................................................................................................................................... 4 1.1 Sammanfattning ...................................................................................................................... 4 1.2 Uppdraget................................................................................................................................ 5 1.2.1 2. Befintlig verksamhet........................................................................................................................ 6 2.1.1 Externa kunder ................................................................................................................ 7 2.1.2 Ekonomi ........................................................................................................................... 8 2.1 3. Artikelsortiment ...................................................................................................................... 9 2.1.1 Block och Visitkort ........................................................................................................... 9 2.1.2 Kuvert .............................................................................................................................. 9 2.1.3 Beställa papper .............................................................................................................. 10 2.1.4 Färgkopiering/svartvita kopior ...................................................................................... 10 2.1.5 Storformat ..................................................................................................................... 10 2.1.6 Blanketter ...................................................................................................................... 10 2.1.7 Tryck av kuvert .............................................................................................................. 10 2.2 Inventarieförteckning ............................................................................................................ 10 Kundundersökningen .................................................................................................................... 12 3.1 4. Analys Kundundersökning ..................................................................................................... 16 Omvärldsanalys ............................................................................................................................. 17 4.1.1 Halmstad kommun ........................................................................................................ 17 4.1.2 Göteborg stad ................................................................................................................ 17 4.1.3 Borås stad ...................................................................................................................... 17 4.1.4 Varbergs kommun ......................................................................................................... 17 4.1.5 Kungälvs kommun ......................................................................................................... 18 4.1.6 Mölndals kommun......................................................................................................... 18 4.1.7 Alingsås kommun .......................................................................................................... 18 4.1 4.2 5. Metod .............................................................................................................................. 5 Externa leverantörer ............................................................................................................. 18 Utmaning från näringslivet ........................................................................................................ 19 Nya tjänster ................................................................................................................................... 20 5.1 Skanning ................................................................................................................................ 20 5.2 Utskick (Nyinflyttade) ............................................................................................................ 21 2 2015-02-11 Utredning Repro 5.3 Originalarbeten ......................................................................................................................... 22 5.4 Skapa och underhålla blanketter............................................................................................... 22 5.5 Tillgänglighetsanpassa ........................................................................................................... 23 5.6 Utskicksservice .......................................................................................................................... 23 5.7 Utskrifter kommuninvånare ...................................................................................................... 23 5.8 Digitala medier ...................................................................................................................... 24 5.9 Hantera ”Roll-Ups” ................................................................................................................ 24 5.10 Beställarkompetens ............................................................................................................... 24 6. Slutsats .......................................................................................................................................... 26 7. Förslag 1: Köpa alla trycksaker externt ......................................................................................... 28 7.1 8. Konsekvensbeskrivning förslag 1........................................................................................... 29 Förslag 2: Bibehåll verksamheten enligt nuvarande omfattning .................................................. 30 8.1 9. 10. Konsekvensbeskrivning förslag 2........................................................................................... 30 Förslag 3: Begränsad egen produktion med ökade antal köpta tjänster ...................................... 31 Källor.......................................................................................................................................... 32 3 2015-02-11 Utredning Repro 1. Inledning På grund av den digitala utvecklingen har förutsättningarna för kommunens interna kopierings- och layouttjänst ”Repro” förändrats de senaste åren. En utredning tillsattes för att se över verksamheten och ta reda på hur vi bättre ska kunna möta de behov som finns. Den här rapporten är resultatet av den utredningen. En stor del av Repros verksamhet bestod tidigare i att kopiera kallelser och handlingar till politiska möten. Nu sköts detta digitalt, och i och med det har Repros intäkter minskat. Det stora arbetet med att få hela kommunen att arbeta mer digitalt, bland annat i projektet Kungsbacka 2020, påverkar också Repros arbetsuppgifter. Kungsbacka kommuns satsning med projektet ”Kungsbacka 2020” har flera mål som på sikt kommer att minska antalet utskrifter. (se exempelvis aktiviteter i eMålbilden) Verksamheten behöver därför förändras för att hänga med i utvecklingen och möta kommunens nya behov. 1.1 Sammanfattning Befintlig verksamhet som finns på Repro är uppskattat bland deras kunder. Kunderna upplever att de får mycket bra service och de ser positivt på att de finns lättillgängligt placerat i Stadshuset. Kundundersökningen som gjordes i samband med utredningen visade på mycket god kundnöjdhet. Verksamheten har under några år haft dålig lönsamhet och det senaste året 2014 har de ett resultat på -360 000 kronor, och ligger cirka -500 000 kronor under budgeterat resultat. Det är främst intäkterna som har minskat och där ligger de cirka -770 000 kronor jämfört med budget. Underskottet är för stort för att verksamhetens skall kunna fortsätta utan åtgärd. Det finns och har under år 2014 funnits en hel del utvecklingsområden som Repro har arbetat med. Det finns också stora kopplingar till andra delar av kommunen till dessa utvecklingsområden så det är inte självklart var någonstans i organisationen som utvecklingsområdena ska finnas. Många av utvecklingsområdena kan inte anses vara aktuella då utredningen inte funnit tillräckligt stora behov. Omvärldsbevakningen visar att de flesta kommuner i Kungsbacka kommuns närhet inte har något internt tryckeri. En del kommuner har nyligen gjort utredningar/förstudier för att undersöka om de ska ha kvar deras interna tryckeri eller ej, vissa har inte haft något internt tryckeri på många år. Borås stad är dock ett exempel på en kommun som satsar på deras interna tryckeri. 4 2015-02-11 Utredning Repro Utredning har resulterat i tre olika förslag, till varje förslag finns för-och nackdelar samt en konsekvensbeskrivning: • • • 1.2 Förslag 1: Köp alla tryckeritjänster från en extern leverantör. Bibehåll kompetensen kring trycksaker genom att inrätta en s.k. tryckerisamordnare. Förslag 2: Bibehåll verksamheten Arbeta med att täta samarbetet med kommunikatörerna och fördela arbetsuppgifter mellan kommunikatörerna och Repro. Höj Repros priser på trycktjänster kraftigt. Förslag 3: Begränsad egen produktion med ökade antal köpta tjänster Gå igenom tjänsterna som Repro erbjuder och bibehåll endast de som kan anses lönsamma/eller av stor vikt för organisationen. Öka samarbetet mellan kommunikatörerna och Repro. Uppdraget I den utredningen ingår att göra en kartläggning av Repros verksamhet. Utredningen kommer också att undersöka alternativa tjänster som Kungsbacka kommun kan ha nytta av. Utredningen har genomförts av projektkontoret på Service. Slutligen kommer utredningen att ta fram alternativa lösningsförslag med tillhörande konskevensbeskrivningar. 1.2.1 Metod Utredningen har gjorts genom framförallt intervjuer av personer från verksamheten och andra nyckelpersoner inom Kungsbacka kommun. Det material som finns att ta del av såsom budget och genomförandeplaner för verksamheten har granskats. Även en kundenkät har genomförts och sammanställts. Omvärldsbevakning har också genomförts för att få ett större sammanhang av området kopiering och utskrifter inom kommuner. Framför allt är det närliggande kommuner i ungefär samma storlek som Kungsbacka som har kontaktats. Arbetet med utredningen har skett stegvis enligt inspiration från Burell och Kylén, ”Metoder för undersökande arbete” (Kylén, 2003). Metoden innebär sju steg: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Bakgrund – Tolka uppdraget Inriktning – Välj inriktning på uppdraget Detaljplanering – Organisera detaljerna Insamling – Samla in data Sammanställning – Gör materialet överskådligt Analys – Tolka materialet Slutsatser – dra slutsatser, effekter och konsekvenser 5 2015-02-11 Utredning Repro 2. Befintlig verksamhet I dagsläget är Repro en avdelning som ligger under förvaltningen Service och tillhör serviceområde Medborgarkontoret. Specialistkompetensen hos medarbetarna är hög och servicegraden är också den mycket hög. De har goda kunskaper om kunderna och de är kända av verksamheten. Medarbetarna består av 3 anställda som fyller 2,4 tjänster. Sen några år tillbaka så sker de flesta beställningar via E-handel. I vissa fall så hjälper Repros personal till med att lägga order i E-handel i efterhand när de behöver, då en del kunder upplever det som krångligt att själva beställa i E-handel systemet. Utöver E-handel systemet så har Repro även ett annat system som är gjort internt i en Accessdatabas, där de själva för statistik över alla inkomna order. Repro drivs helt utan kommunbidrag och ska finansieras enligt beställar- och utförarmodellen. D.v.s. intäkterna ska täcka kostnaderna. Utöver de direkta kostnaderna så finns också overheadkostnader för Service gemensamma kostnader. Kunderna hos Repro är i teorin alla anställda inom Kungsbacka kommun. Inför kundundersökningen som gjordes i samband med utredningen så fick vi fram 179 stycken kunder som varit aktiva under det senaste året (jan – okt 2014). De två största kunderna år 2014 är förvaltningarna Kultur och Turism och Kommunstyrelsen. De har beställt för ca 160 000 kronor vartdera. Nedan diagram visar hur Repros kundsegment ser ut. 180 000 kr 160 000 kr 140 000 kr 120 000 kr 100 000 kr 80 000 kr 60 000 kr 40 000 kr 20 000 kr 0 kr 6 2015-02-11 Utredning Repro 2.1.1 Externa kunder Försäljningen till externa kunder uppgick under år 2014 till 118 682 kr. Försäljning till externa kunder har minskat de senaste åren. (År 2013 uppgick försäljningen till 128 742, år 2012 till 144 859.) Diverse föreningar och organisationer har nyttjat Repro för att få trycksaker. Som exempelvis IF Rigor, IFK Fjärås, Kungsbacka Trädgårdsvänner, PRO Kungsbacka, Må Vägförening osv. 7 2015-02-11 Utredning Repro 2.1.2 Ekonomi Det är framförallt minskade intäkter som har bidragit till Repros försämrade ekonomi. De senaste fem åren har intäkterna halverats. Nedan visas en förteckning på intäkterna från år 2010-2014. År 2010 2011 2012 2013 2014 Intäkter 2 618 271 kr 2 584 302 kr 2 459 693 kr 1 683 531 kr 1 338 039 kr Resultat 79 072 kr 12 394 kr -218 191 kr -380 468 kr -362 249 kr Intäkter och resultat - Repro 3 000 000 kr 2 500 000 kr 2 000 000 kr 1 500 000 kr 1 000 000 kr 500 000 kr 0 kr -500 000 kr -1 000 000 kr 2010 2011 Intäkter 2012 2013 2014 Resultat Intäkterna har minskat med ca 25% mellan 2013 och 2014. Resultatet av verksamheten har dock inte minskat lika drastiskt. Detta kan förklaras främst genom minskade personalkostnader. Förutom personalkostnaden som är den särskilt största utgiftsposten vad gäller Repro så är det främst den s.k. klickkostnaden som är kostnadsdrivande i verksamheten. År 2014 var den ca 214 000 kr. Även lokalkostnaden är en stor del av övriga kostnader. 161 000 kronor betalade Repro i lokalkostnader under år 2014. De höga lokalkostnaderna beror på att Repro behöver stora lokaler som rymmer stora maskiner. Repros lokalkostnad kan exempelvis jämföras med Kommunikatörernas som samma år betalade ca 195 000 med många fler anställda. Resultatet ovan är inte justerat med det avkastningskravet som Förvaltningen för Service lägger på för att få en hållbar ekonomi. Den är för nuvarande 18 600kr. 8 2015-02-11 Utredning Repro Resultaträkning 2014 3 Intäkter/Inkomster 4 Kostnader/ Utgifter (4-8) 4 Anl.mtr,entr,konsulter,bdr mm 5 Kostnader för arbetskraft 6 &7 Övriga verksamhetskostnader 60 Lokal- och markhyror 61 Fastighetskostn o entrepenader 63 Hyra/leasing anläggningstillg 64 Förbrukningsinv o -material 65 Kontorsmaterial och trycksaker 66 Reparation och underhåll 68 Tele-, itkommunikation o post 70 Transporter och resor 71 Representation 74 Övriga främmande tjänster 76 Diverse kostnader Totalsumma UTFALL 1 338 039 -1 700 289 -2 000 -898 351 -799 938 Budget 2 113 000 -1 935 680 -161 100 -33 000 -161 100 -33 000 -78 065 -4 721 -235 728 -214 226 -11 167 -3 048 -742 -54 000 -4 142 -362 250 -1 089 680 -846 000 -180 000 -5 000 -400 000 -10 900 -51 000 -5 000 177 320 Budget Diff 774 961 -235 392 2 000 -191 329 -46 062 -101 935 -279 -164 272 214 226 267 3 048 742 3 000 -858 539 569 2.1 Artikelsortiment 2.1.1 Block och Visitkort Visitkort är idag en produkt som Repro tillhandahåller. Efter produkten färgtryck är det den artikeln som har genererat mest intäkter. Priset för 100 st. visitkort är 230 kronor i dagsläget. Det upphandlade tryckeriet Grafika tar ca 490 kronor för 100 st. visitkort, men priset kan minska vid större order. Marknadspriser för 100 st. visitkort kan dock variera mycket: från mycket lägre priser till ungefär samma priser som Grafika. Antal beställda visitkort har minskat sedan 2012 hos repro. En förklaring till det kan vara att man använder elektroniska adressböcker istället och samlar kontaktuppgifter i sin mailklient, snarare än på visitkort. 2.1.2 Kuvert Antalet kuverttryck gick ner mellan 2012 och 2013, 29 procent, men beräknades öka igen 2014 då man investerat i en skrivare som kunde trycka färgtryck på kuverten. Försäljning av kuverttryck uppgick till 117 000 kr år 2014 vilket var mer än beräknat. 9 2015-02-11 Utredning Repro 2.1.3 Beställa papper Repro har en produkt som heter ”Beställa papper” i deras sortiment. Den produkten innebär att vaktmästarna levererar papper till den beställandes avdelning inom stadshuset. Det innebär att Repro tar ut en kostnad för att de lagerför skrivarpapper. Detta används enbart i stadshuset, avdelningar som ligger utanför stadshuset beställer direkt från leverantören Lyreco och betalar inget övrigt än enbart kostnaden för pappret. Billigare att köpa i efterhand – de beställer i pallar och pallpriset är något lägre. 2.1.4 Färgkopiering/svartvita kopior Färgkopiering har också minskat i antal de senaste åren. Det har dock inte minskat så mycket som svartvita kopior. Svartvita kopior har minskat med ca 50% och färgkopior med ca 16%. 2.1.5 Storformat Tryck av storformat har under året 2014 sålts över prognosen. Storformat har sålts för drygt 40 000 vilket är ca 10 000 kronor över prognosen. 2.1.6 Blanketter Att skapa nya blanketter samt ändra befintliga sågs som ett utvecklingsområde för år 2014. Som en del av E-tjänst projektet har det uppmärksammats att det finns ett jobb att göra kring att öka kvalitén och enhetligheten kring våra nuvarande pappersblanketter. Prognosen för 2014 var att försäljningen av blanketter skulle uppgå till 42 000 kronor men det målet nåddes inte. (I bilaga 1 återfinns hela försäljningen per artikel) 2.1.7 Tryck av kuvert Repro tillhandahåller även tjänsten tryck av kuvert. De kan trycka både i färg och svart-vitt. De trycker bland annat streckkoder på kuvert där streckkoden innehåller information om ex. kostnad. Flera olika förvaltningar använder tjänsten. 2.2 Inventarieförteckning Följande maskiner äger Repro: • • • • • • • EBA 551-06 (skärmaskin) Epson Stylus Pro 9700 (storformatsprinter) Horizon PF-P330 (falsmaskin) JBM Punch B (Wier-o) Iram12 (borrmaskin för hål) Laminat 3201 (lamineringsmaskin) Rios RZ 370EP (kuvertskrivare, s/v) 10 2015-02-11 Utredning Repro Följande maskiner äger Repro men har servicekostnader/ kickkostnad när maskinen körs: • • • Xerox DC260 (färgkopiator) klickkostnad A4 s/v 0,10752, färg 0,055659 Ricoh Pro 1357EX (s/v 135/min) klickkostnad A4 s/v 0,035666 Ricoh Pro 907EX (s/v 90/min) klickkostnad A4 s/v 0,035666 Köpta maskiner: Leasing: • Xante (kuvertskrivare, färg) Leasing, 36 mån, med servicekostnad: 5073/månad. Utöver ovanstående maskiner har Repro tagit in en offert på en färgenhet till en av skrivarna som skulle kosta från 15 000 - 21 000 kronor i månaden för att sedan byta ut den befintliga färgskrivaren. 11 2015-02-11 Utredning Repro 3. Kundundersökningen Kundundersökningen gjordes främst för att få reda på hur det framtida behovet av tjänster ser ut hos Repros befintliga kunder. Ett annat syfte med enkäten var att ta reda på om det finns några nya områden som inte finns idag i repros utbud men som borde finnas. Enkäten skickades ut digitalt till kunderna och fick ett högt deltagande; 79 procent av de tillfrågade svarade på enkäten. Nedan presenteras resultatet på varje fråga: 12 2015-02-11 Utredning Repro 13 2015-02-11 Utredning Repro 14 2015-02-11 Utredning Repro Det fanns också med en fritextfråga i undersökningen. Frågan löd: Vilka nya tjänster skulle du vilja ingick i Repros utbud i framtiden? De svar som kom in från kunderna var följande: *Blädderbara pdf:er *Behjälpliga med e-tjänster *Foto- och bildbehandling *Beskärning av bilder för exempelvis webb och Insidan Att uppfodra stora affischer på Kapa skiva. Det finns ett upphandlat tryckeri som är billigare, oftast kontaktar jag dem när jag skall trycka upp större volymer. Det som finns i dag. E-tidningar, digitala foldrar. Har tyvärr inte så mycket arbete tillsammans. Hjälpa till att publicera saker på webben. Kunna hjälpa till att skicka nämndshandlingar till politikerna om nämndsekretere blir sjuk. Uppdatera alla e-blanketter som ska skapas/ som finns. Idé: Namnskyltar inför utbildningar och annat. Vi skickar info om namn/befattning/förvaltning. Väljer "tema" om vi inte bara vill ha vit bakgrund. Väljer om de trycks på klisterlappar eller i vanligt papper, beskärs av Repro och monteras i namnskylt av oss själva eller av Asken. Eller om man vill ha "skrivbordsskylt" d.v.s. vanligt A4 som viks på mitten, namnet står på båda sidorna (detta är krångligt att få till själv då namnet ska skrivas åt två olika håll för att inte hamna upp och ner när man viker pappret). Ingen aning, använder Repro för sällan för att kunna ha åsikter. Jag är för ett papperslöst samhälle av skälet att vi ska värna om den här planeten. Jag tror att vi gör det bäst genom att låta Repro vara kvar för tryck av mindre upplagor av ovanliga trycksaker. Det kan vara affischer, speciella vykort. Jag ser ingen anledning att den typen av produkter ska 15 2015-02-11 Utredning Repro skickas med bil från annan ort. Kan inte komma på något, då vi idag får det vi behöver. Kanske även hjälp med digital layout i större utsträckning? 3.1 Analys Kundundersökning Syftet med kundundersökningen var främst att hitta nya möjligheter till produkter samt att få en föraning om hur Repros tjänster kommer att efterfrågas i framtiden. Att kundnöjdheten var hög fanns egentligen inga tvivel kring. Allt pekade på det redan innan kundundersökningen och det bekräftades även med denna undersökning. När en liknande kundundersökning gjordes hos Repros kunder år 2012 visade även den att kunderna var mycket nöjda med servicen. Två mycket intressanta frågor i undersökningen var; ”Hur ofta tror du att du kommer att använda Repros tjänster under 2015?” och ”Vilka nya tjänster skulle du vilja ingick i Repros utbud i framtiden?” Dessa frågor är intressanta då de ger information om hur framtidens behov av Repro ser ut. På frågan om hur ofta man kommer att använda Repros tjänster så var det övervägande svaret att man kommer att använda tjänsterna lika ofta som förut. (71%) En observation till detta är dock att strax innan kundenkäten skickades ut så publicerades en nyhet på Insidan kring den här utredningen. Kommentarerna var många och reaktionerna starka.( Se bilaga 2 för nyheten på Insidan samt kommentarer) Många av kunderna är också nära kollegor och därför känns det är möjligt att man kan påverkas till att göra det som man tror kan gynna Repros verksamhet. Slutsatsen anses därför vara att Repros tjänster (i nuvarande form) kommer att användas högst i samma utsträckning som år 2014, men troligtvis i mindre utsträckning. På frågan om vilka nya tjänster som man skulle vilja ingick i Repros utbud i framtiden så var svaren varierande, dock verkade inget stort behov någon ny specifik tjänst finnas. Det går också att konstatera att svaren var relativt få. 16 2015-02-11 Utredning Repro 4. Omvärldsanalys Kommuntryckerierna runt om i landet ser mycket olika ut. Vi har valt att titta närmare på några av de kommunerna som ligger nära Kungsbacka samt är i något sånär samma storlek. Allt material som utredningen fått tillhanda finns samlat hos Serviceområde Utveckling och finns att granska närmare vid intresse. Nedan följer en sammanfattning: 4.1.1 Halmstad kommun Har haft ett liknande kommuntryckeri som Kungsbacka kommun, ungefär lika stort och med samma kapacitet. Även deras kommuntryckeri var kundstyrt och skulle bära deras egen kostnad. Halmstad kommun har under de senaste åren märkt av en vikande trend av antalet utskrifter och andra trycksaker och därmed har deras interntryckeri haft svåra finansiella problem. 2013 gjorde de en förstudie där de tog fram ett antal förslag för fortsättning. Nämnden valde förslaget som innebar avveckling av verksamheten. (Servicekontoret Halmstad kommun, 2013) Vi har haft möjlighet att ta del av den omfattande utredning som Halmstad kommun gjort, och har identifierat många likheter mellan våra båda kommuner. 4.1.2 Göteborg stad Göteborg stad upphörde med sitt kommuntryckeri i slutet av 1990-talet och outsourcade det. Alla trycksaker beställs externt. Dock har de arbetat fram beställarkompetens inom området och de flesta beställningar till ett externt trycker går via denna beställningskompetens. 4.1.3 Borås stad Borås stad har kvar sitt tryckeri i staden och har valt att satsa på interntryckeriet. Deras interntryckeri ser positivt på framtiden och fortsätter att utveckla verksamheten. De sammarbetar mycket med deras informationsavdelning och gör en hel del originalarbete, de tar även hand om all annonsering i tidningar, tillhandahåller passerkort och erbjuder fotografering. De kommer även att skanna alla fakturor som tidigare var utlagd på en extern firma. Utredningen har tagit del av deras synpunkter och några av deras erfarenheter kring området. 4.1.4 Varbergs kommun 2013 identifierade Varbergs kommun att på grund av ändrat arbetssätt (mer digitalt) så står deras Repro avdelning inför stora utmaningar. Arbetssätt, bemanning och maskinpark var tvungen att anpassas till de nya förutsättningarna. Man har nu valt att lägga ner kommuntryckeriet. 17 2015-02-11 Utredning Repro 4.1.5 Kungälvs kommun Gjorde en förstudie år 2013 pga. av vikande efterfrågan. (Kungälvs kommun, 2013) Bland annat skulle politiken övergå till surfplattor vilket gjorde att underlaget för verksamheten minskade kraftigt. År 2014 tog de beslutet att lägga ner verksamheten och fördela ut arbetsuppgifterna på ett övriga delar av verksamheten samt externa tryckerier. Nu i början av 2015 är arbetet med nedläggningen i sitt slutskede i Kungälvs kommun och de har fått en hel del erfarenheter av det arbetet. Bland annat hur viktigt det är att få en bra samordning kring beställningarna till den externa leverantören. 4.1.6 Mölndals kommun Har inget internt tryckeri och har inte heller haft ett sådant. De har inga planer på att starta en sådan verksamhet. 4.1.7 Alingsås kommun Har inget internt tryckeri och har inte haft det på flera år. 4.1 Externa leverantörer Förutom Repro så finns det idag en upphandlad extern leverantör som tillhandahåller trycksaker. Den upphandlade leverantören TG Grafiska och finns idag i Falkenberg. Kungsbacka kommun har handlat grafiska produkter av TG Grafiska för 3 miljoner kronor under år 2014, vilket är en stor ökning sedan år 2013. Detta kan jämföras med vad som beställts från Repro vilket är ca 1,3 miljoner kronor. Leveranstid för beställning/avrop av offsettryck är tio (10) arbetsdagar om inte annat överenskommes vid beställning. Leveranstid för beställning/avrop av digitaltryck är fem (5) arbetsdagar om inte annat överenskommes vid beställning. I avtalet står vidare: • Leverantör avdelar särskild person med rådgivande funktion för kontakter med Kungsbacka kommun • Leverantör har tillgång till på marknaden förekommande papperkvaliteter • Leverantören ska ta emot tryckfärdiga PDF-filer och filer från programmen i Officepaketet samt Adobe CS via FTP eller likvärdigt. • Leverantör lämnar provtryck och genomför justeringar/förändringar på utförda arbeten efter önskemål från kommunen • Leverantör ska samarbeta med Kungsbacka kommuns upphandlade reklambyrå, Format i Göteborg och Kode AB och trycka produkter som reklambyrån utför för kommunen. 18 2015-02-11 Utredning Repro Förutom TG Grafiska så finns det flera olika externa leverantörer som tillhandahåller trycksaker i Kungsbacka: Några av dem är: • • • • • Palmeblads Grafiska AB Copyshop Kungsbacka Tryckeri AB Printforce Kungsbacka Graphic 4.2 Utmaning från näringslivet Sedan 2003 har Kungsbacka kommun utmaningsrätt. Det innebär att ett företag kan utmana kommunen att driva någon del av kommunens verksamhet privat. Om kommunen efter en utredning säger ja görs en offentlig upphandling. 2011 fick Kungsbacka kommun en utmaning från Tryckeriet ”Printforce”. Ett citat från Printforce var: ”Jag tror man har för stor kostym helt enkelt. Precis som man idag kör ut skolmat från centralt kök så kan man effektivisera och centralisera produktionen av trycksaker i kommunens stora reprocentral här i Kungsbacka” Nämnden för Service valde 2011 att avslå utmaningen. 19 2015-02-11 Utredning Repro 5. Nya tjänster Då kopiering och utskrifter stadigt sjunker i antalet behöver nya tjänster tillkomma för att öka intäkterna till Repro. Under år 2014 så skrev enheten för Medborgarservice en skuggbudget inför år 2015. (Bilaga 3) Skuggbudgeten gjordes för att förtydliga att det kunde finnas fler olika alternativ för verksamheten. Följande områden angavs som utvecklingsområden. En del av dessa områden har också funnits med i verksamhetens genomförandeplan. • • • • • • • • Scanning fakturor Utskick nyinflyttade Originalarbeten Tillgänglighetsanpassa Utskicksservice Utskrifter kommuninvånare Digital tryck Roll-ups Nedan följer en genomgång inom varje område. 5.1 Skanning Repro har under år 2014 utrett tjänsten Skanning. Det började med att Serviceområde Upphandling var i behov av att skanna inkomna fakturor. De flesta av Kungsbacka kommuns fakturor går via Ehandel men i de fallen som de inte gör det så skulle det vara aktuellt att få dessa fakturor inskannade och radtolkade. Idag är det ca 20 000 fakturor per år som inte går den ”riktiga” vägen via E-handel. Anledningen till att man vill skanna fakturor är att få informationen som varje faktura innehåller i form av ex. vad som är inköpt och hos vem. Den här informationen skulle kunna vara väldigt värdeful för serviceområde upphandling. Repro har varit i kontakt med en leverantör (företaget Readsoft) som varit på besök och visat deras scanningsprodukt. Enligt medverkande så visade leverantören att skanningen höll god kvalitet och kunde radtolka Kungsbacka kommuns fakturor. Repro fick sedan motta en offert från Readsoft som och fick ett snittpris på ca 3 kr per faktura. Repro skickade sedan i sin tur en offert till Serviceområde Upphandling där de offererade ett pris på 9 kr per faktura. Vid utredningens start så hade dock ännu ingenting bestämts inom området skanning. Enligt Serviceområde upphandling skulle det i sig finnas en stor vinst med att få med den informationen som finns på vardera faktura som skannas in. Informationen skulle kunna användas för att få en större förståelse kring de köp som görs utanför E-handel systemet. För att uppnå detta mål måste det dock finnas ett sätt att ta hand om den informationen som kommer in. För att informationen ska kunna tolkas och analyseras måste det i sin tur finnas ett analyssystem som kan tolka den data som registrerats vid skanningen. Enligt Serviceområde Upphandlings verksamhetschef finns inget sådant system på plats i dagsläget. Därför så har 20 2015-02-11 Utredning Repro Serviceområde upphandling valt att inte gå vidare med tjänsten skanning. De har därmed inga planer på i dagsläget att köpa den tjänsten internt. Istället vill de fokusera på att få ett bra analyssystem och enligt verksamhetschefen för serviceområde Upphandling kan man genom leverantören av analyssystem också få hjälp med tjänsten skanning. Utredningen har också fokuserat på att se hur övriga verksamheter eventuellt skulle kunna vara i behov av tjänsten skanning och då i synnerhet en mer avancerad skanning med radtolkning. Diskussioner har förts med verksamhetschefen för KSFs kansli samt kommunens arkivarier. Då ett av delprojekten i Kungsbacka 2020 kommer att innebära att en gemensam registratur ska upprättas så kan man tänka sig att där kan en del dokument behöva skannas. Alla dokument ska ju finnas elektroniskt för att sedan exempelvis kunna kopplas ihop med ett diarienummer. Diskussionen fördes kring om detta skulle vara en bra uppgift för exempelvis Repro att tillhandahålla. Dock landade diskussionen i att det är svårt att endast lyfta ut ett delmoment i hela registratorsprocessen på en annan part. När ett ärende kommer in till Kungsbackas gemensamma registratur är tanken att en registrator ska ta tag i ärendet och följa hela ärendet under processens gång. Det kan därför vara svårt att en annan part skulle göra ett arbetsmoment såsom scanningen då det ska kopplas ihop med diarienummer osv. Skanning av dokument ses också som ett område som kommer att minska, även om det förmodligen alltid kommer att finnas kvar till viss grad. Ju fler e-tjänster som kommunen kommer att kunna erbjuda desto färre dokument kommer också att finnas kvar. Slutsats Scanning: Utredningen har med tanke på ovan diskussion inte kunnat styrka att skanning kan ses som ett utvecklingsområde för Repro. 5.2 Utskick (Nyinflyttade) Utskick till nyinflyttade görs av Repros personal. Informationen om adresser till nyinflyttade hämtas från Procapita. Utskick till nyinflyttade sker en gång i veckan och tar cirka en timma. En del utskick som görs av Kungsbacka kommun sköts av Asken som är Kungsbacka kommuns dagliga verksamhet. Asken utför arbetsuppgifterna till en billig kostnad för kunderna, och kan således ses som en intern konkurrent till Repro i detta avseende. Även internt på verksamheterna görs till viss del utskick till kommuninvånare. Här skulle man kunna välja att profilera Repro starkare för att få in mer ”utskicks”jobb. Vad gäller framtidens teknik inom området så verkar man prata om ”Output Management”. I en källa så förklaras det på följande sätt: ” En effektiv process som går ut på att automatisera arbetet som handläggarna gör i sina system som via olika mallar till slut hamnar utskrivna i kuvert. Dokumenten märks med streckkoder och kan sättas samman direkt i kuvert. Ett exempel som säkert skulle fungera automatiskt är boendeparkeringstillstånd. Antag att brukaren använder en e-tjänst för att förnya sitt tillstånd, via integrationen med verksamhetssystemet kan en koll göras om man har rätt till tillståndet osv. 21 2015-02-11 Utredning Repro Tillstånd, faktura och kanske ett följebrev skapas och skrivs automatiskt ut och hamnar i kuvert direkt. Informationssäkerheten är total och rätt dokument hamnar i kuverten! (Kvist, 2012)” Slutsats Utskick: Utskick till kommuninvånare kommer antagligen göras i överskådlig framtid framöver, dock kommer utskicken inte att öka, snarare minska något. Förmodligen kommer man också att kunna effektivisera arbetet genom smartare system och maskiner. Det finns också fler och fler företag som erbjuder tjänsten Output Mangement. Mer och mer information delas digitalt även från kommunen till medborgare. Då Kungsbacka kommun har en daglig verksamhet som kan utföra vissa arbetsuppgifter till en billig kostnad kommer de fortsatt vara en konkurrent till Repro i utskicks hanterande. 5.3 Originalarbeten Inte så mycket mer originalarbeten har skett under 2014 trots att detta har funnits med som en punkt i genomförandeplanen. Samarbetet med kommunikatörerna är bra men har inte lett till att Repro har tagit över en större del av arbetsuppgifterna från kommunikatörerna. Slutsats Originalarbeten: Det mesta tyder på att originalarbeten kommer att finnas kvar i ungefär samma volym som tidigare. En förändring inom organisationen behövs för att Repro ska få fler originalarbeten. Tätare samarbete med kommunikatörerna behövs. 5.4 Skapa och underhålla blanketter Trots att Kungsbacka kommun satsar mycket på E-tjänster kommer det att finnas ett behov av att även E-tjänsterna finns som pappersblanketter. I Kungsbacka 2020 projektet har man tagit hänsyn till det och samtidigt som man producerat och lagt upp E-tjänster på Kungsbackas hemsida så finns det även länkar till en ”vanlig” pappersblankett bredvid E-tjänsten. Kommunmedborgaren har därmed ett val att göra. Kungsbacka har uppmärksammat att dessa blanketter idag är av ganska varierande kvalitet och det behövs standardisera blanketterna. En kommunikationsstrateg leder arbetet med att standardisera blanketterna och man har valt att under året ta in en projektanställd som jobbar vidare med detta. Repro har tidigare fått utbildning i hur man skapar mallarna, men än så länge gör konsultfirman Consensis. Consensis har bred erfarenhet inom området dokumentmallar. Slutsats Blanketter: Arbetet med att standardisera och underhålla blanketter bör finnas centralt i organisationen eftersom det rör alla förvaltningar. Det är också viktigt att man har god kunskap och initiativförmåga för att leda arbetet. Det är endast en del av det arbetet som består av den tekniska och praktiska kunskapen att kunna skapa mallar. Det är också enligt kommunikationsstrategerna i Kungsbacka kommun viktigt att förstå varför man ska utforma blanketterna på ett visst sätt och därmed ha de teoretiska kunskaperna som ligger till grund. Detta skulle kunna vara ett arbete som en enhet som Repro kan arbeta med och fortsätta utvecklas inom. Under året 2014 har det funnits med i genomförandeplanen. 22 2015-02-11 Utredning Repro 5.5 Tillgänglighetsanpassa Att tillgänglighetsanpassa blanketter och dokument och webb kräver god kunskap inom området. Man bör vara specialistutbildad för att kunna fullt ut förstå hur god tillgänglighet som dokument har. Det finns företag/organisationer som exempelvis ”funka.nu” som specialiserar sig inom detta område och kan göra analyser/rekommendationer. Slutsats Tillgänglighetsanpassa: Området Tillgänglighetsanpassa kräver att man har specialistkunskaper. Detta är enligt utredningen ett svårt utvecklingsområde och det kan vara svårt att matcha specialiserade företag/organisationer som redan finns på marknaden. 5.6 Utskicksservice Utskick görs på Kungsbacka kommun från de olika förvaltningarna. En del utskick har Repro arbetat med under åren men mycket görs också ute på förvaltningarna. Även den dagliga verksamheten Asken utför en del utskick på beställning av förvaltningarna. Utredningen har inte kunnat få en samlad bild kring alla utskick som görs totalt sett. Det är dock viktigt att alla utskick är av god kvalitet och följer Kungsbacka kommuns grafiska profil. Slutsats Utskicksservice: Det viktiga ur ett kommunperspektiv vad gäller utskick till kommunens invånare bör vara att kvalitén är god ur ett kommunikationsmässigt och grafiskt perspektiv. Det kan därför vara en god idé att se över rutinerna kring utskick för att bedöma om det skulle vara i behov av någon samlad granskande och rådgivande resurs. Utredningen har inte kunnat se om detta kanske redan finns eller om behovet av det finns, utan detta bör vara en punkt som kan utredas vidare. 5.7 Utskrifter kommuninvånare En annan punkt i Repros genomförandeplan var ”Utskrifter kommuninvånare”. Detta skulle innebära att kommuninvånare skulle kunna komma till stadshuset och beställa och få utskrifter av dokument som finns digitalt. Det skulle också kunna gå att via hemsidan eller en e-tjänst beställa material som kan skickas hem till invånaren. Tanken var att utskrifterna skulle vara av bättre kvalitet än ”vanliga utskrifter” och att kommuninvånaren skulle få en god service från kommunen. Inga aktiviteter kring denna genomförandepunkt är gjort under 2014. Det finns stora beröringspunkter med Kungsbacka direkt. Slutsats utskrifter kommuninvånare: Det är svårt att bedöma behovet av en sådan tjänst. Det är mycket som konkurrerar; dels läses mer och mer information enbart digitalt, dels så har många hem och arbetsplatser skrivare och bra kvalitet där kommuninvånaren själv skriver ut färgutskrifter. Det är också en tjänst som Kungsbacka direkt skulle kunna utföra då de har mycket kontakter med kommuninvånarna. 23 2015-02-11 Utredning Repro 5.8 Digitala medier Digitala medier som exempelvis pdf är något som ligger i framtiden. En anledning till att Repro har tappat intäkter är att handlingar till politiska möten numera inte skrivs ut på papper utan endast läses på en bärbar enhet såsom en läsplatta. Det är dock viktigt att kvalitén på digitala medier är god för att läsupplevelsen ska bli så bra och lättillgänglig som möjligt. Till viss del så har kommunikatörerna kompetens inom detta område. Då man ser att detta område kommer att växa så är detta ett område som man bör överväga att satsa på. Här skulle den befintliga verksamheten kunna ses över om den befintliga kompetensen inom området skulle behöva kompletteras. Slutsats Digitala Medier: Att Kungsbacka kommun kan se till att det pdf:er som skapas är av god kvalitet och lättillgängliga är något som har kommit fram under utredningen som ett utvecklingsområde. Verksamheten för Kommunikation bör se över hur detta behov kan tillgodoses. Kanske behövs fler resurser med den här kompetensen internt? 5.9 Hantera ”Roll-Ups” Roll- Ups är en reklamprodukt som ser ut som en stor plansch, dem används av privatpersoner och företag för att nå ut med sina reklambudskap. Roll- Ups kan användas för all sorts marknadsföring, presentationer, informationskampanjer och varumärkesbyggande m.m. De är vanligt förekommande på mässor och seminarier. Kungsbacka kommun använder idag främst den externa leverantören Grafika för att köpa in Roll-Ups. Både olika verksamheter och kommunikatörer använder Roll-Ups. Idag köps både själva affischen och kassetten som affischen sitter i av Grafika. Enligt Repro är detta en tjänst som de skulle kunna tillhandahålla. Enligt vissa kunder som köper Roll-Ups av Grafika så återanvänds inte själva kassetten utan hela enheten beställs ny. Detta skulle kunna vara något som Repro kan tillhandahålla som en tjänst, d.v.s. se till att vi återanvänder våra kasetter och endast byter ut vepor. Det skull i såfall gynna både miljö och ekonomi. Detta är dock även något som leverantören Grafika också kan bistå med, men ännu har ingen från Kungsbacka kommun efterfrågat det. Slutsats Hantera Roll-ups: Roll-ups kommer även fortsättningsvis användas av Kungsbacka kommun. Det vore bra om hanteringen kring att byta ut vepor och återanvända kassetter skulle börja nyttjas. Det finns två sätt att få till en sådan hantering; antingen låta leverantören sköta utbytet av vepor eller ha en intern resurs på Kungsbacka kommun som hanterar detta. Det vore isåfall ett utvecklingsområde för Repro. 5.10 Beställarkompetens Man kan se på de kommuner i omvärldsbevakningen som själva inte har något eget trycker i så har de säkerställt att det finns god beställarkompetens. Ofta ligger den här beställarkompetensen på en kommunikation/informationsenhet. Det är viktigt att Kungsbacka kommun värnar om sin grafiska 24 2015-02-11 Utredning Repro profil och att det finns en roll som ser till att alla beställningar till extern leverantör uppnår en tillräckligt god kvalitet. I samtal med kunder samt i kundundersökningen så framgår också att det är uppskattat med den rådgivande delen som Repro ger sina kunder idag. Utredningen ser inte att rådgivning/bollplank kring grafiska produktioner skulle minska i framtiden utan kommer också fortsättningsvis vara uppskattat och nödvändigt. Det är också i den kompetensen som den riktiga styrkan finns som inte är lika ersättningsbart av en extern leverantör. Att sedan producera själva trycksaken efter en färdig mall är däremot mer utbytesbart enligt utredningen. Slutsats Beställarkompetens: Kompetensen kring att kunna beställa trycksaker av god kvalitet måste finnas inom Kungsbacka kommun. Det är därför viktigt att man säkerställer att den här resursen finns. Det kvarstår dock att arbeta fram ett bra arbetssätt och rutiner kring att beställa från en extern leverantör. 25 2015-02-11 Utredning Repro 6. Slutsats Åtgärder måste vidtas för att bryta trenden av en olönsam verksamhet. Det är inte ett alternativ att fortsatta verksamheten utan förändringar. Några större förändringar vad gäller beställningar kan inte skönjas inför framtiden. Trenden visar på fortsatt nedåtgång vad gäller beställningar av trycksaker. Kunderna är relativt få men mycket hängivna. Responsen på nyheten på insidan om utredningen kring Repro möttes av stort engagemang. De interna kunderna är mycket positiva till verksamheten och många anser att den bör finnas kvar. (Se bilaga 2) Repros verksamhet har stora beröringspunkter med framförallt kommunikationsavdelningen. Men även beröringspunkter med Kundcentret Kungsbacka direkt och det interna kundcentret Service Direkt. Under utredningens gång har en del utvecklingsområden visats (ex. fokus på bra digitala tryck) men då repro har stora beröringspunkter med kommunikationsavdelningen så är det svårt att säga att uppgiften ska ligga hos repro och inte hos kommunikatörerna. Det finns därför en hel del utvecklingsområden där ansvariga verksamhetschefer måste ta ställning till var kompetenser ska ligga rent organisatoriskt. Det är därför viktigt att hela kommunikationsavdelningen ses över för att säkerställa att alla resurser finns inom de kärnområden och utvecklingsområden som Kungsbacka kommun väljer att satsa på inom kommunikation. Det kan finnas behov av att förstärka kommunikationsavdelningen med resurser från Repro när man ser över alla arbetsuppgifter. Detta är dock ett arbete för de ansvariga cheferna för kommunikationsavdelningarna som har kunskap om hur kompetens och resurser är fördelade. Kungsbacka kommun har i och med projektet Kungsbacka 2020 tagit en tydlig riktning att arbeta mot ett digitalt samhälle. eMålbilden som tagits fram innehåller bland annat aktiviteterna; • • • Minska pappersförbrukningen Se över digitalkompetens Införande av digitala checklistor Detta är något som varje förvaltning har fått som uppgift att arbeta med. Kultur & Turism har under år 2014 drivit projektet "Den papperslösa arbetsplatsen" i hela förvaltningen vilket har lett till färre utskrifter och mindre pappersanvändande och lägre energiåtgång. ( Kungsbacka kommun, 2014) Är det dyrare eller billigare för kommunen i stort att handla av en extern leverantör? Detta har utredningen svårt att svara på då man måste iså fall jämföra den totala kostnaden för att tillhandahålla ett interntryckeri mot vad det kostar att handla enskilda trycksaker hos olika leverantörer. Där det går att jämföra; ex på visitkort och meddelandeblock kan man se att vår upphandlade leverantör Grafika har dyrare pris på de artiklarna. 26 2015-02-11 Utredning Repro Om Repro år 2014 skulle nå budgetkravet för intäkter skulle de behöva öka intäkterna med 58%. Det är därför rimligt att Repros priser borde öka med 58% för att kunna jämföras med externa leverantörers priser. Ett annat prissättningssystem 27 2015-02-11 Utredning Repro 7. Förslag 1: Köpa alla trycksaker externt Lägga ner verksamheten Repro till fullo i sin nuvarande form. Det innebär att alla trycksaker ska beställas från en extern leverantör. Se till att behålla kompetensen genom att skapa en eller flera tryckerisamordnare som kan hjälpa kunderna med beställningar till den externa leverantören. Tryckerisamordnaren ska förslagsvis organisatoriskt vara placerad hos kommunikatörerna. Fortsätta att satsa på utvecklingsområden inom digital teknik såsom blädderbara pdf:er, tillgänglighet och andra digitala tryck. Se över kommunikationsenheten i stort för att säkerställa att kompetens och resurser finns inom området. Det kan finnas vissa tjänster som Repro erbjuder idag (ex. laminering) som kan erbjudas som en självservice till medarbetarna genom att tillgängliggöra maskinen på ett lämpligt ställe. (ex Service Direkt). Det kan också finnas anledning att se över om någon funktion inom Service avancerad färgskrivare för att själva kunna producera exempelvis planscher av god kvalitet till sina kunder. Fördelar: Genom att samla och bibehålla kompetensen kring trycksaker och den grafiska formgivningen till kommunikatörerna kan man slimma organisationen. Samarbetet bör då kunna utvecklas och formas enklare genom att tryckerisamordnare och kommunikatör tillhör samma enhet. Genom att skapa en ny resurs som är tryckerisamordnare så får man en ”kvalitetstunnel” där alla trycksaker måste igenom innan de beställs av en extern leverantör. Förvaltningen för Service har inte kvar en förlusttyngd verksamhet. Stora lokaler som sägs upp kan användas av andra kommungemensamma behov, eller för att utvidga andra verksamheter. Stadshuset är trångbott och det kanske kan finnas behov av att nyttja fler lokaler till exempelvis mötesrum eller kontorsarbetsplatser. Genom att använda externa leverantörer kan vi utnyttja deras expertis inom området och ställa krav på leverans av god kvalitet. Det är också mer troligt att de har resurser för att se till att de hänger med i utvecklingen kring trycksaker då det är deras kärnverksamhet. Nackdelar: Vi kan inte vara säkra på att en extern leverantör kan tillgodose samma snabba leverans av mindre upplagor av trycksaker. Flexibiliteten som många kunder har vant sig vid när de beställer från Repro går inte att till fulla garantera. Många kunder kommer att bli besvikna. Beställare kanske också drar sig för att kontakta ett externt tryckeri och det kan innebära en ökning av utskrifter ute i verksamheten. Kunderna kan också uppleva att de marknadsmässiga priserna blir högre. Exempelvis priser på visitkort, meddelandeblock är högre hos vår upphandlade leverantör än vad Repro har tagit. 28 2015-02-11 Utredning Repro 7.1 Konsekvensbeskrivning förslag 1 Kungsbacka kommun har idag ett upphandlat trycker ”Grafika” i Falkenberg. Om alla trycksaker ska beställas externt betyder det att det kan finnas behov att komplettera med fler leverantörer. Enligt en snabb koll på marknaden i Kungsbacka verkar det finnas flera lokala tryckerier med vilka det bör vara möjligt att samarbeta. En ny upphandling kan behövas. Efter man ser över kommunikationsenheten i stort för att säkerställa att det finns resurser till kärnverksamheten samt utvecklingsfrågor så kan det finnas en viss övertalighet bland personalen. 29 2015-02-11 Utredning Repro 8. Förslag 2: Bibehåll verksamheten enligt nuvarande omfattning Förslag två innebär att man har kvar verksamheten som idag, där enklare trycksaker beställs av Repro och andra trycksaker beställs av extern leverantör. Medarbetarna på Kungsbacka kommun har därmed själva valfriheten att välja om man ska använda en extern leverantör eller en intern. Modellen med att Repro själva bör äga sina kostnader bör ligga kvar. För att verksamheten då ska gå med ett ekonomiskt positivt resultat måste priserna höjas avsevärt. Man bör också marknadsföra Repro internt för att få in fler arbeten. Ett tätare samarbete med kommunikatörerna bör påbörjas för att fördela arbetsuppgifter på Repros medarbetare. Fördelar: Repros befintliga kundgrupp blir nöjda med att fortsatt behålla en uppskattad samarbetspart inom organisationen. Inga åtgärder för personalen behöver göras. Kommunikationsenheten kan fortsätta växa utan att anställa ny personal genom att fördela arbeten på Repros medarbetare. Nackdelar: Det är svårt att se hur ekonomin kan gå ihop även med höjda priser. Mycket tyder på att utskrifter fortfarande minskar vilket innebär att kundunderlaget minskar. Det kan vara svårt att försvara ekonomiska satsningar på ex ny utrustning och kompetensutbildning på en verksamhet med negativt resultat. Det kan vara svårt att kunna hänga med i utvecklingen i området i framtiden med begränsade ekonomiska resurser (både maskinmässigt och kompetensmässigt) om man jämför med konkurrerande företag som har trycksaksproduktion som deras kärnverksamhet. 8.1 Konsekvensbeskrivning förslag 2 Priserna på alla tjänster måste höjas avsevärt för att få ekonomin att gå runt med minskade beställningar. Det kan innebära att fler kunder använder en extern part istället och därmed minskas beställningarna än mer. Det finns en stor risk att det inte är möjligt att vända det ekonomiska resultatet. En uppskattad resurs finns kvar inom Kommunen och medarbetarna som är vana med deras service kan fortsatt använde deras tjänster. 30 2015-02-11 Utredning Repro 9. Förslag 3: Begränsad egen produktion med ökade antal köpta tjänster Förslag 3 innebär att man noggrant går igenom alla tjänster som Repro erbjuder samt vilka som bör bibehållas ur en lönsamhetssynpunkt. Det innebär att antal personal kan minskas då utbudet av tjänster minskas och därmed kan även kostnader. Det är viktigt att man samtidigt går igenom tillhörande inventarier för att se vilka kostnader som kan minskas genom att avyttra maskiner. De tjänster man väljer att behålla bör priserna höjas på. Då antalet köpta tjänster inom området kommer att öka vore det också bra att införa en tryckerisamordnare som koordinerar beställningar i likhet med förslag 1. Även i detta förslag så bör samarbetet med kommunikatörerna öka för att fördela arbetsuppgifter mellan kommunikatörerna och Repro. Fördelar: Kunder som har vant sig vid med Repro service och är nöjda med det kan även fortsättningsvis använda deras tjänster till viss grad. Exempelvis enklare broschyrer och affischer kan även fortsättningsvis tryckas internt och därmed förmodligen kunna levereras snabbt. En tryckerisamordnare kan garantera att god trycksakerna som beställs externt är av god kvalitet. Nackdelar: Alternativet är otydligt och kan generera förvirring kring kunder som inte vet var de ska vända sig. Dock kan Repros roll som tryckerisamordnare minska det eftersom de även är kontaktperson vid kontakten av externa tryckerier. Det kan bli svårt att få lönsamhet i de tjänster som Repro har kvar, verksamheten riskerar då att även fortsättningsvis gå med förlust. Konskevensbeskrivning Som i förslag 1 bör även i detta förslag fler externa leverantörer i närområdet upphandlas. Viss övertalighet hos personalen kan uppstå då produktionen av trycksaker inom Kungsbacka kommun minskar och fler tryck görs hos externa leverantörer. Man bör se över organisationen kring enheten för Kommunikation för att kunna öka samarbetet/ fördela arbetsuppgifter mellan kommunikatörerna och Repro. 31 2015-02-11 Utredning Repro 10. Källor Kungsbacka kommun. (2014). Delårsrapport 2014. Kungälvs kommun. (2013). Förstudierapport av Kungälvs kommuns Reproverksamhet. Kvist, R. (den 17 05 2012). Ricky@basingstoke . Hämtat från Ricky@basingstoke . 12 2014 Kylén, K. B.-A. (2003). Metoder för undersökande arbete Sju-stegsmodellen. Falköping: Bonnier. Servicekontoret Halmstad kommun. (2013). Förstudie Kommuntryckeriet. Halmstad Kommun. 32 Tidplan Repro Samverkan 2015-02-03 Tidplan verksamhetsförändring & samverkan 2014-10-15 Start utredning 2014-10-20 Samverkan, information om utredningsprojekt 2015-01-30 Utredning avslutas 2015-01- 26 Information om utredning medborgarservice repro 2015-02-18 Beslut om förslag X 2015-03-xx Förhandling MBL §11 ev konstaterande av övertalighet 2015-03-xx Omplaceringsutredning 2015-04-xx Beslut om uppsägning på grund av arbetsbrist 2015-05-xx – 2015-10-xx Uppsägningstid 2015-10-xx Avslut av anställning KUNGSBACKA KOMMUN Bilaga Försäljning Repro 2014 Artikelnamn Försäljning kr 1:a kopia färgkopia 1:a kopian A3 A3 färgat A3 Färgkopia 1000A3 Färgkopia 100-199 A3 Färgkopia 200-999 A3 Färgkopia 20-99 A3 Färgkopia 2-19 A3 vitt A4 Färgkopia 1000A4 Färgkopia 100-199 A4 Färgkopia 200-999 A4 Färgkopia 20-99 A4 Färgkopia 2-19 Avhämtat A3 vitt Avhämtat Arkiv Avhämtat Colotech A4 Avhämtat Etiketter Avhämtat Färgat 160g Avhämtat Färgat 80g Avhämtat Vitt 160g Avhämtat Vitt 80g Avhämtat Övrigt Blanketter, ny Blanketter, ändring av bef Block Blocklimning Broschyrhäfte A5 Broschyrhäfte manuell Budpåse, kuvert C4 kuvert C5 kuvert C5, fönsterkuvert C6 kuvert CD bränning Colotech A3 11 517 290 294 3 717 4 195 20 679 24 757 4 356 1 098 157 380 41 227 122 072 29 692 2 216 9 685 4 315 535 1 723 110 83 208 55 775 298 15 050 9 450 44 630 5 4 203 1 761 1 375 38 217 41 116 44 925 600 165 1 089 Colotech A4 Colotech A4, 160g Colotech, 250g Efterbehandling Övrigt Etiketter Falsning, 1 vik Falsning, 2 vik Färgat 160g Färgat 80g Färgkopia Övrigt Korrespondensblock Kuverttryck Budpåse Kuverttryck C4 Kuverttryck C5 Kuverttryck C5, fönster Kuverttryck C6 Kuverttryck färg Budpåse Kuverttryck färg C4 Kuverttryck färg C5 Kuverttryck färg C5, fönster Kuverttryck Övrigt Laminering A3 Laminering A4 Layout Mall, ny Mall, ändring av bef Matt 120g 50 x 70 Matt 120g A1 Matt 120g A2 Matt 120g, A0 Matt 170g 50 x 70 Matt 170g 70 x 100 Matt 170g A0 Matt 170g A1 Matt 170g A2 OCR OH-film kop Papper Övrigt PEX Postadress Kungsbacka PEX Postadress utanför Kungsbacka Plockning Profilpapper 130g A3 Profilpapper 130g A4 Profilpapper 170g A3 Profilpapper 170g A4 5 883 7 349 283 21 550 2 177 10 319 1 855 376 755 31 735 550 218 23 578 49 709 37 496 1 515 78 270 2 317 1 350 1 070 13 835 7 190 14 350 1 925 4 725 50 30 63 540 1 863 1 892 65 2 400 3 437 650 43 8 911 1 950 750 3 150 473 5 726 2 043 2 131 Profilpapper 240g A4 Protokollinläsningar S / V kopior 0-99 S / V kopior 100-14 999 S / V kopior 15 000S / V kopior Övrigt Satain 240g 70 x 100 Satain 240g A0 Satain 240g A1 Satain 240g A2 Skylt 74 x 59 Skylt A2 Skärning Spiralbindn. Startkostnad Storformat tryck 50 x 70 Storformat tryck 70 x 100 Storformat tryck A0 Storformat tryck A1 Storformat tryck A2 Storformat tryck s/v 50 x 70 Storformat tryck s/v 70 x 100 Storformat tryck s/v A1 Storformat tryck s/v A2 Storformat tryck Övrigt Utskick, kuvertering Visitkort Vitt 160g Vitt 80g Övriga kuvert Övrigt Totalsumma Artikelnamn 491 15 5 516 80 070 3 931 613 426 37 248 108 1 116 1 134 17 671 9 232 20 528 3 680 5 896 225 7 779 10 208 560 702 56 84 11 009 10 199 63 500 403 8 754 4 360 4 983 1 250 964 Försäljning kr 1:a kopia färgkopia 1:a kopian A3 A3 färgat A3 Färgkopia 1000A3 Färgkopia 100-199 A3 Färgkopia 200-999 A3 Färgkopia 20-99 A3 Färgkopia 2-19 A3 vitt A4 Färgkopia 1000A4 Färgkopia 100-199 A4 Färgkopia 200-999 11 517 290 294 3 717 4 195 20 679 24 757 4 356 1 098 157 380 41 227 122 072 A4 Färgkopia 20-99 A4 Färgkopia 2-19 Avhämtat A3 vitt Avhämtat Arkiv Avhämtat Colotech A4 Avhämtat Etiketter Avhämtat Färgat 160g Avhämtat Färgat 80g Avhämtat Vitt 160g Avhämtat Vitt 80g Avhämtat Övrigt Blanketter, ny Blanketter, ändring av bef Block Blocklimning Broschyrhäfte A5 Broschyrhäfte manuell Budpåse, kuvert C4 kuvert C5 kuvert C5, fönsterkuvert C6 kuvert CD bränning Colotech A3 Colotech A4 Colotech A4, 160g Colotech, 250g Efterbehandling Övrigt Etiketter Falsning, 1 vik Falsning, 2 vik Färgat 160g Färgat 80g Färgkopia Övrigt Korrespondensblock Kuverttryck Budpåse Kuverttryck C4 Kuverttryck C5 Kuverttryck C5, fönster Kuverttryck C6 Kuverttryck färg Budpåse Kuverttryck färg C4 Kuverttryck färg C5 Kuverttryck färg C5, fönster Kuverttryck Övrigt Laminering A3 29 692 2 216 9 685 4 315 535 1 723 110 83 208 55 775 298 15 050 9 450 44 630 5 4 203 1 761 1 375 38 217 41 116 44 925 600 165 1 089 5 883 7 349 283 21 550 2 177 10 319 1 855 376 755 31 735 550 218 23 578 49 709 37 496 1 515 78 270 2 317 1 350 1 070 13 835 Laminering A4 Layout Mall, ny Mall, ändring av bef Matt 120g 50 x 70 Matt 120g A1 Matt 120g A2 Matt 120g, A0 Matt 170g 50 x 70 Matt 170g 70 x 100 Matt 170g A0 Matt 170g A1 Matt 170g A2 OCR OH-film kop Papper Övrigt PEX Postadress Kungsbacka PEX Postadress utanför Kungsbacka Plockning Profilpapper 130g A3 Profilpapper 130g A4 Profilpapper 170g A3 Profilpapper 170g A4 Profilpapper 240g A4 Protokollinläsningar S / V kopior 0-99 S / V kopior 100-14 999 S / V kopior 15 000S / V kopior Övrigt Satain 240g 70 x 100 Satain 240g A0 Satain 240g A1 Satain 240g A2 Skylt 74 x 59 Skylt A2 Skärning Spiralbindn. Startkostnad Storformat tryck 50 x 70 Storformat tryck 70 x 100 Storformat tryck A0 Storformat tryck A1 Storformat tryck A2 Storformat tryck s/v 50 x 70 Storformat tryck s/v 70 x 100 7 190 14 350 1 925 4 725 50 30 63 540 1 863 1 892 65 2 400 3 437 650 43 8 911 1 950 750 3 150 473 5 726 2 043 2 131 491 15 5 516 80 070 3 931 613 426 37 248 108 1 116 1 134 17 671 9 232 20 528 3 680 5 896 225 7 779 10 208 560 702 Storformat tryck s/v A1 Storformat tryck s/v A2 Storformat tryck Övrigt Utskick, kuvertering Visitkort Vitt 160g Vitt 80g Övriga kuvert Övrigt 56 84 11 009 10 199 63 500 403 8 754 4 360 4 983 ABC för riskbedömning inför ändring i verksamheten A Precisera den planerade ändringen Vad består ändringarna av? Ev. nedläggning av verksamhet Var ska ändringarna genomföras? Service, Medborgarservice, Enheten för kommunikation och service, Repro Vilka arbetstagare eller grupper av arbetstagare berörs? 3 reprotekniker varav en också är koordinator B Gör riskbedömningen Vilka risker innebär ändringarna? Risk för att arbetsuppgifter försvinner och att medarbetarna blir uppsagda på grund av arbetsbrist Risk för att stadshusvaktmästarna och kommunikatörerna berörs eftersom det finns ett samarbete mellan verksamheterna Risk för att nedläggning av verksamheten får påverkan på kunderna om inte en konsekvensbeskrivning och en plan för hur det ska ske görs Är riskerna allvarliga eller inte? Ja, det är en allvarlig risk C Åtgärda Vilka åtgärder ska genomföras? HR genomför en omplaceringsutredning när ev beslut är fattade. Serviceområdet ser över ev behov av den kompetens som medarbetarna på repro har Medarbetarna har kontakt med HR för hjälp med CV och för kompetenskartläggning Pe3 är anlitade för grupphandledning Ev kompetensutveckling erbjuds de medarbetare som behöver Ge medarbetarna en tidsplan att förhålla sig till för såväl tjänster som lokaler och arbetsredskap Tillsätta en utredning för att beskriva konsekvenser och hantering av dessa. T ex ansvar för streckkoder, original och upphandling av nya tjänster När ska åtgärderna vara genomförda? Arbetet startar omgående och genomförs enligt tidplan från HR Översyn av Serviceområdets behov av kompetens sker under februari och mars varefter ev kompetensutveckling erbjuds Önskemål om kompetensutveckling från medarbetarna inkommer snarast Vem ser till att åtgärderna genomförs? Enhetschef med hjälp av verksamhetschef och HR Tänk på att • Arbetstagare, skyddsombud och elevskyddsombud ska ges möjlighet att medverka när riskbedömning och handlingsplan görs. • Om kompetens saknas inom den egna verksamheten för att göra riskbedömning och ta fram handlingsplan ska företagshälsovården eller motsvarande sakkunnig hjälp utifrån anlitas. Tryck: AB Danagårds Grafi ska 2010 TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2015-02-11 Diarienummer SE/2015:20 Tecknande av avtal med TelliQ AB Förslag till beslut Nämnden för Service ger förvaltningschef Lars Nyström i uppdrag att teckna personuppgiftsbiträdesavtal med TelliQ AB Sammanfattning Kommunen har köpt in ett system för elektroniska datajournaler av företaget TelliQ AB. I detta system hanteras personuppgifter om kommunens anställda. Enligt personuppgiftslagen (PUL) definieras i detta fall kommunen som personuppgiftsansvarig och systemleverantören som personuppgiftsbiträde, dvs de hanterar personuppgifter för kommunens räkning. Enligt Kungsbacka kommuns systemförvaltarmodell är systemägaren ansvarig för att teckna erforderliga avtal med systemleverantör. Lars Nyström, förvaltningschef Service är systemägare för digitala körjournaler. Enligt personuppgiftslagen (PUL) § 30, andra stycket, skall det finnas ett avtal om personuppgiftsbiträdets hantering av personuppgifter för den personuppgiftsanavariges räkning. I det avtalet skall det särskilt föreskrivas att personuppgiftsbiträdet får behandla personuppgifterna bara i enlighet med instruktioner från den personuppgiftsansvarige och att personuppgiftsbiträdet är skyldigt att vidta åtgärder för att skydda de personuppgifter som behandlas. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, 2015-02-11 Biträdesavtal enligt Personuppgiftslagen Beslutet skickas till SE – LN, AK Lars Nyström Jesper Wigh Förvaltningschef Administrativ chef Jesper Wigh Service 0300-83 47 17 [email protected] 1 (1) Kungsbacka kommun 434 81 Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon 0300-83 40 00 www.kungsbacka.se Sidnr 1 Biträdesavtal Biträdesavtal enligt Personuppgiftslagen Avtal mellan personuppgiftsansvarig och personuppgiftsbiträde Parter Personuppgiftsansvarig (PuA) Kungsbacka kommun (org nr 212000-1256), Kungsbacka. Personuppgiftsbiträde (PuB) TelliQ AB (org nr 556733-7430), Glasbruksgatan 1 732 31 Arboga. Definitioner Detta avtal har motsvarande definitioner som återfinns i § 3 Personuppgiftslagen (SFS 1998:204) PUL, vilket bland annat innebär att: − med personuppgiftsansvarig avses den som ensam eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen med och medlen för behandlingen av personuppgifter. − med personuppgiftsbiträde avses den som behandlar personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning. − med behandling avses varje åtgärd eller serie av åtgärder som vidtas i fråga om personuppgifter, vare sig det sker på automatisk väg eller inte. − med personuppgifter avses all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. − Innehåll och syfte Detta avtal har till syfte att uppfylla personuppgiftslagens krav enligt § 30 andra stycket på avtal mellan den PuA och PuB. Avtalet reglerar alltså vad biträdet ska ansvara för och utföra åt uppdragsgivaren. Ansvar och instruktion PuA har ansvar för all behandling av avtalade personuppgifter i enlighet med personuppgiftslagen. PuB åtar sig att bara behandla avtalade personuppgifter i enlighet med elektronisk körjournal och PuAs instruktioner. Säkerhet och sekretess PuB ska vidta åtgärder som avses i 31§ första stycket personuppgiftslagen, vilket innebär att PuB ska vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda de personuppgifter som behandlas å PuAs vägnar. PuB ska vara beredd att följa av Datainspektionen fattade beslut om åtgärder för att uppfylla lagens säkerhetskrav. TQ-10-046 Sidnr 2 Biträdesavtal PuB ska tillåta de inspektioner som Datainspektionen, PuA eller annan berörd part, enligt personuppgiftslagen, kan kräva för upprätthållandet av en korrekt behandling av personuppgifter. Utlämnande PuB, eller dennes representant, åtar sig att för PuA tekniskt lämna ut instruktioner om system och inloggningsuppgifter till • Utsedd administratör hos PuA enligt instruktioner från PuA Upphörande av behandling av personuppgifter PuA har möjlighet att avtala om att spara körjournalsdata i upp till 7 år på PuB:s server innan data raderas. Normal lagringstid är 12 månader. Om ej särskilt avtal upprättats för lagring av data kommer data som berör personuppgifter att raderas i systemet 6 månader efter upphörande av PuBs behandling av PuAs personuppgifter. Därefter ansvarar PuA för att körjournaler är sparade och lagrade på lokal server hos PuA innan PuB angivet datum för radering. Tvist Eventuell tvist angående tolkning eller tillämpning av detta avtal, som parterna ej kan lösa på egen hand, ska avgöras av svensk domstol med tillämpning av svensk lag. Västerås tingsrätt skall vara första instans. Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar, varav parterna tagit var sitt. _____________________________ __________________________________ Ort och datum Ort och datum ____________________________ _______________________________ Underskrift av behörig representant (Personuppgiftsansvarig PuA) Underskrift av behörig representant (Personuppgiftsbiträde PuB) ____________________________ Förtydligande _____________________________________ Förtydligande TQ-10-046 TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2015-02-11 Diarienummer NSE/2015-02-18 Inkomna skrivelser -feb Förslag till beslut Informationen noteras Sammanfattning En sammanställning av inkomna skrivelser under perioden 2015-01-14 – 2015-02-11 presenteras för nämnden. Jesper Wigh Administrativ chef Jesper Wigh Service 0300-83 47 17 [email protected] 1 (1) Kungsbacka kommun 434 81 Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon 0300-83 40 00 www.kungsbacka.se Inkomna skrivelser Beskrivning Inkom ArialBeslut från Länsstyrelsen - Överklagande av Arial2015-02-02 byggnadsnämndens beslut 2014-10-02 Alslöv 10:1 ArialBevis om tillstånd för servering av Arial2015-02-03 alkoholdrycker på Signeshus äldreboende ArialRevisionsrapport 2014 - Uppföljning 2012 års Arial2015-01-13 granskningar ArialStartbesked - tidsbegränsat bygglov, Fastighet Arial2015-01-29 Kungsbacka 6:1 TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2015-02-11 Diarienummer NSE/2015-02-18 Redovisning av delegationsbeslut - feb Förslag till beslut Vidtagna åtgärder noteras till protokollet Sammanfattning Följande anmälningar av delegationsbeslut för tiden 2015-01-14 – 2015-02-11 har skett: BAB-handläggarna Förvaltningschef Ekonomi Fastighet Personal Måltid Beslut angående bostadsanpassning 1.4 utse ersättare till beslutsattestant 5.4 Anställning av arbetstagare 5.3 Anställning av enhetschef Lokalvård Medborgarservice Upphandling IT Utvecklingsenheten Jesper Wigh Administrativ chef Jesper Wigh Service 0300-83 47 17 [email protected] 1 (1) Kungsbacka kommun 434 81 Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon 0300-83 40 00 www.kungsbacka.se TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2015-02-11 Diarienummer NSE/2015-02-18 Barnkonsekvensanalys -feb Förslag till beslut Informationen noteras Sammanfattning En checklista avseende barnkonsekvensanalys har upprättats på de ärenden som behandlats vid dagens sammanträde. 1. Har vi tillfrågat de berörda barnen om deras synpunkter? Nej 2. Innebär beslutet att barn och ungdomars bästa sätts i främsta rummet? Ja Ärenden: Bokslut 2014 Underlag för kommunbudget 2016 Hantering av verksamheten Repro på Service Tecknande av personuppgiftsbiträdesavtal med TelliQ AB Jesper Wigh Administrativ chef Jesper Wigh Service 0300-83 47 17 [email protected] 1 (1) Kungsbacka kommun 434 81 Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon 0300-83 40 00 www.kungsbacka.se
© Copyright 2025