Verksamhetsberättelse 2014, pdf, 4 MB
Verksamhetsberättelse Handikappförvaltningen 2014 Innehåll Handikappförvaltningens årsredovisning ....................................................................................... 3 1. Inledning .................................................................................................................................. 3 2. Omvärldsanalys........................................................................................................................ 3 3. Mål och strategier.................................................................................................................... 5 Förvaltningens värdeord ................................................................................................................. 8 Kvalitetsberättelse........................................................................................................................... 9 Medborgardialog ........................................................................................................................... 17 Biståndsavdelningens årsberättelse.............................................................................................. 18 Team HO (handikappomsorg) ....................................................................................................... 21 Team barn och unga ...................................................................................................................... 24 Team Assistans .............................................................................................................................. 27 Team Psykiatri ............................................................................................................................... 31 Team Arbete och fritid .................................................................................................................. 35 Specialistteamet ............................................................................................................................ 39 Handikappsekreterare, uppdrag och årsredovisning .................................................................... 47 IT-verksamheten............................................................................................................................ 50 Medicinskt ansvarig sjuksköterska, uppdrag och årsredovisning ................................................. 53 Ekonomiskt bokslut ....................................................................................................................... 54 Personalbokslut 2014 .................................................................................................................... 67 Mångfald och jämställdhet ........................................................................................................... 75 Miljöbokslut................................................................................................................................... 76 2(76) Handikappförvaltningens årsredovisning 1. Inledning Förvaltningen ska genom verksamhetsberättelsen redogöra för måluppfyllelse och avge rapport om utvecklingsarbete och särskilda händelser under året. Där ska ingå redovisning av ekonomiskt utfall och personalstatistik med åtföljande kommentarer. Målgrupp är i första hand nämndansvariga politiker. Verksamhetsberättelsen är ett viktigt underlag för revisionens granskning av handikappnämndens måluppfyllelse sett genom förvaltningens samlade insatser. Verksamhetsberättelsen följer samma struktur som är lagd för internbudgeten. Särskilda utvecklingsområden och uppdrag kommenteras i särskild ordning. Ekonomiskt bokslut, personalbokslut och miljöbokslut redovisas enligt given mall. Måluppfyllelse för förvaltningens olika verksamheter på områdesnivå redovisas inte i verksamhetsberättelsen. Samtliga måldokument redovisas på intranätet. Målarbetet på områdesnivå granskas och värderas i samband med utdelning av nämndens kvalitetspris. Verksamhetsmålet som är beslutat av kommunfullmäktige anger att beslut ska verkställas inom tre månader. Detta följs upp löpande under året kopplat till budget och personaluppföljningar. 2. Omvärldsanalys En bra social omsorg utgår från att varje individ har behov av ett individuellt utformat stöd. Detta ställer stora krav på att finna lösningar som svarar mot enskildas behov och som ger funktionsnedsatta möjlighet att själva påverka sina liv och få möjligheter till en meningsfull tillvaro. Nämnden har under året fokuserat på ett antal fokusområden som nedan beskrivs med vilka aktiviteter som genomförts: Självbestämmande och integritet Arbete med att ta fram en delaktighetsplan har påbörjats. Planen kommer gälla för all verksamhet som nämnden bedriver. Trygghet och säkerhet Under året har nämnden kartlagt de huvudprocesser som tagits fram. Arbetet fortgår med att stödja de enskilda verksamheterna att ta fram egna kvalitetskriterier och att säkra de processer som gäller för varje enskild arbetsplats. Kunskapsbaserad verksamhet Nämnden har tillsett att egen personal deltar i de utvecklingsområden som tar kraft i evidensbaserad praktik – EBP, både på regional som central nivå. 3(76) Samverkan: • Det etiska motivet – samverkan för att hindra att den enskilde faller mellan stolarna, uppnås genom ett fortsatt arbete med processkartläggning. • Verksamhetsmotivet – nämnden har tagit initiativet till att ta fram lokal samverkan mellan berörda förvaltningar och landsting. Härigenom ökar sannolikheten att personer med behov av stöd från mer än en huvudman eller förvaltning ska få rätt insats i rätt tid av rätt verksamhet. • Effektivitetsmotivet – en ny verksamhet är organiserad, med uppdraget att samordna insatserna till de personer som har de största behoven och genererar de största kostnaderna. Medarbetaren Nämnden har redan sedan ett par år tillbaka arbetat med att föra in nya förmågor i våra arbetsgrupper. Det blir mer och mer tydligt att arbetslag med multipel kompetens kommer vara en framgångsfaktor för att möta medborgarnas krav på stöd och service. Arbete Nämnden har tagit initiativ till ytterligare samverkan med arbetsförmedling och försäkringskassa för att skapa ytterligare möjligheter för personer med funktionsnedsättningar att komma ut på arbetsmarknaden. IPS är fortsatt ett framgångsrikt koncept och förvaltningen kommer arbeta med samma metod för personer med utvecklingsstörning. Delaktighet Det ställs högre krav på delaktighet och det är viktigt att förvaltningen bjuder in till dialog tidigt i våra planeringsprocesser. En god medborgardialog kommer förstärka bilden av nämndens vilja att erbjuda rätt form av stöd i rätt tid. Förvaltningen behöver utveckla samarbetet med brukarorganisationer samt fortsätta sitt arbete med att bjuda in brukare till information om kommande förändringar samt diskussion kring önskemål om utveckling av vår verksamhet. Fortsatta utvecklingsområden • Behovet av attraktiva boendemiljöer fortsätter öka, framförallt kopplat till centrala Karlskrona. • Enskildas möjligheter till att få stöd av förvaltningen, i attraktiva områden måste utvecklas. Detta gäller etablerande av särskilda boende såväl centralt i Karlskrona som i bostadsområden i utkanterna av stadskärnan. • Behovet av stöd ökar till personer med psykisk funktionsnedsättning där nya diagnoser med sammansatta och komplicerade behov finns. • Samverkan kring barn och ungdomar måste utvecklas, både internt i kommunen som tillsammans med övriga huvudmän 4(76) 3. Mål och strategier Nämnden har brutit ner fullmäktiges övergripande mål och tagit fram mål och aktiviteter för att nå dessa. Nedan följer en redogörelse för hur måluppfyllnaden varit avseende dessa. Förvaltningens styrkort finns beskrivet längre fram i dokumentet. 3.1 Övergripande sociala mål • • • Vi ska öka andelen personer i egen försörjning Vi ska ha en god folkhälsa Vi ska ha omsorg med kvalitet som ger gemenskap, trygghet och valfrihet Verksamhetsmål − Under 2014 skall förberedelser göras för att minst en arbetsplats inom den kommunala sysselsättningen skall kunna drivas i kooperativ form − Antalet deltagare i IPS skall öka med 20 % − Utbud avseende möjliga fritidsaktiviteter skall fortsatt vara på samma höga nivå som 2013 − Resultatet i Kommunens Kvalitet I Korthet skall öka med 15 % i förhållande till 2013 års resultat, avseende serviceutbud i särskilt boende. Nämnden klarar samtliga uppsatta mål förutom resultat i kommunens kvalitet i korthet, KKiK. Nämnden konstaterar att resultatet blir lägre på grund av minskat personalstöd och ökningar avseende hot- och våldssituationer. 3.2 Övergripande ekologiska/miljömässiga mål • Vi ska minska spridningen och nyanvändningen av ämnen och material som hämtas ur berggrunden • Vi ska minska miljöpåverkande utsläpp från samhällets produktion och energianvändning • Vi ska bevara naturens produktionskapacitet och värna mångfalden i naturen Verksamhetsmål − Antalet leasade fordon skall ligga kvar på samma nivå som 2013 − Transporter till och från daglig verksamhet skall optimeras Strategier − Chaufförsverksamheten skall utvecklas under året − Ny organisation avseende resor till och från daglig verksamhet kommer införas från halvårsskiftet Nämnden klarar samtliga uppsatta mål. 5(76) 3.3 Övergripande ekonomiska/finansiella mål • Vi ska ha årliga resultat under åren 2014-2016 som är positiva. Inriktningen är att resultatet på sikt ska motsvara minst två procent av skatteintäkter och statsbidrag. • Soliditeten ska minst bibehållas under planperioden Resultatet för Handikappnämnden redovisas i särskilt kapitel. Nämnden har under året satt som mål att utveckla förmågan att minska de mest kostnadsdrivande insatserna och externa placeringar. I det avseendet har nämnden klarat sina målsättningar och har en fungerande organisation för att möta dessa scenarion. 3.4 Övergripande personalpolitiska mål • Kommunens samlade verksamheter arbetar med perspektiv ”Kompetens” i det personalpolitiska programmet under 2014 Verksamhetsmål − Dokumentationsutbildning kommer genomföras för samtliga chefer och specialister − Samtliga verksamheter ska arbeta med det systematiska förbättringsarbetet och processkartläggning − Utbildning ska genomföras avseende genomförandeplaner Strategier − Vid nyrekrytering ska medarbetare anställas som har rätt kompetens och profil för arbetet. − Vi tar ansvar för arbetsmiljön och upplever att vi mår bra − Vi känner oss delaktiga vid arbetsplatsens förändringar − Alla medarbetare vet sitt uppdrag och ansvar i verksamheten − Risk- och konsekvensanalys genomförs innan förändringar Nämnden konstaterar att utbildning genomförts avseende genomförandeplaner och dokumentation. Samtliga verksamheter ner till områdeschefsnivå arbetar aktivt med att kartlägga processer och systematisera sitt förbättringsarbete. Målen uppnådda. 3.5 Prioriterade utvecklingsområden Kommunfullmäktige har, utifrån vision 2030, tagit fram ett antal prioriterade utvecklingsområden. Handikappnämnden har valt att bryta ner ett av dessa och redogör för vilka aktiviteter inom nämndens ansvarsområde, som bär mot de mål som fullmäktige fastställt. Kommunfullmäktiges mål med utgångspunkt i Attraktiv livsmiljö • Vi ska ha kommuninvånare som anser att de har inflytande • Vi ska ha kommuninvånare som anser att kommunens verksamheter är bra och servicenivån hög • Vi ska ha nöjda kommuninvånare som anser att Karlskrona kommun är en bra plats att leva och bo i 6(76) Handikappnämndens aktiviteter − Samverkan skall ske med landstinget för att barn- och ungdomar med psykisk ohälsa inte skall fara illa. − Nämnden ansvarar för att ett lokalt samarbetsavtal med inriktning barn och unga tas fram. − Samverkan skall ske kring vuxna med stora psykiska funktionsnedsättningar. − Nämnden skall satsa på att personer som blir placerade på annan ort, så snart som möjligt kan få sitt stöd tillgodosett i hemkommunen. − Samtliga verksamheter inom nämndens ansvarsområde skall utveckla metoder för att kunna tillvarata respektive brukares synpunkter på hur hans eller hennes stöd skall utformas. Nämnden har genomfört samtliga aktiviteter under året. 3.6 Verksamhetsmål enligt god ekonomisk hushållning − Samtliga personer som fått ett beslut om beviljad insats ska ha få sitt beslut verkställt senast tre månader från beslutsdatum. Det är tydligt att nämnden lever upp till målet enligt god ekonomisk hushållning, under förutsättning att nämnden själv kan påverka situationen för den enskilde. I ett antal fall har nämnden inte kunnat verkställa beslut inom fastställd tidsram, vilket skett på grund av skeenden som är utanför nämndens kontroll såsom brist på särskilda boenden. I samtliga fall har andra insatser verkställts som komplement till den beviljade. I tjänsten Claes Wiridén Förvaltningschef 7(76) Förvaltningens värdeord Förvaltningen har arbetet fram värdeord som skall vara vägledande för verksamheten. Respekt Våra ramar är tydliga och kända av alla. Vi har rätt information. Alla får tycka och bli lyssnad på. Delaktighet Vi har ett gemensamt ansvar och vi bjuder in till dialog. Vi ställer frågor och bekräftar varandra. Utveckling Vi tillåter och stimulerar kreativa lösningar. Vi ger stöd till möjligheter. Vi uttrycker vår vilja på ett positivt sätt. Varje verksamhet tar ansvar för att arbeta vidare med att tillämpa förvaltningens värdeord inom respektive område. I en del verksamheter har man valt att använda sig av ”Kulturbärare. Kulturbärare är en person som gruppen valt och som skall hålla vara ett stöd till arbetsgruppen i att behålla och utveckla den kultur vi enats om. I tjänsten Tomas Gotthardsson Utvecklingschef 8(76) Kvalitetsberättelse Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Handikappnämnden fastställde den 19 december 2012 ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Till det övergripande ledningssystemet finns en, av Handikappnämnden, beslutad kvalitetsplan för 2013-2014 med prioriterade fokusområden gällande kvalitetsarbetet. Uppföljning av kvalitetsplan - Hur långt har vi kommit och kvarstående viktiga område 2015 En uppföljning av kvalitetsplanen redovisades i nämnden i september 2014 med genomförda aktiviteter, pågående aktiviteter samt kvarstående aktiviteter inom respektive kvalitetsområde. Uppföljningen av kvalitetsplanen visade att förvaltningens arbete med det systematiska kvalitets-och förbättringsarbetet har kommit en bra bit på väg men det finns behov av ytterligare tid för förvaltningen och verksamheterna att genomföra aktiviteter enligt kvalitetsplanen och för att färdigställa arbetet. Nuvarande tidplan för kvalitetsplanen revideras så att den gäller fram till och med 2015. Aktiviteter som genomförts under 2014 och resultat inom respektive kvalitetsområde Utgångspunkter för kvalitetsarbetet En arbetsgrupp har arbetat med att ta fram ett underlag för kvalitetsdeklarationer gällande Bostad med särskild service för vuxna jml § 9:9 LSS som ska fastställas av nämnden under första kvartalet 2015. Processer och rutiner Under 2014 har ett fortsatt arbete pågått med att kvalitetssäkra framtagna processer samt framtagande av nya processbeskrivningar. − Processbeskrivningar har genomförts/ fastställts inom; ledningsprocess, boendestöd, verkställighet boende med särskild service LSS. Pågående arbete med handläggningsprocess, genomförandeprocess daglig verksamhet, verkställighet sysselsättning/ Jobbcenter och samordning av processer gällande korttidsboende SoL. − En redovisning har gjorts av samtliga framtagna processer till OC, handläggare och specialister. − Ett IT-baserat processkartläggningssystem finns nu på plats och arbetet med att använda processverktyget kommer att inledas under första kvartalet 2015. Verktyget kommer att underlätta kartläggningarna samt ge möjligheter till en större helhet och överskådlighet över verksamhetens alla kartlagda processer. Nödvändiga rutiner och dokument ska sedan kopplas till respektive process. 9(76) Systematiskt förbättringsarbete Under 2014 har en inventering genomförts som visar på brister i rutiner, brister i information om rutiner samt att det saknas rutiner och uppdaterade riktlinjer inom vissa områden. - Nya riktlinjer och rutiner för lex Sarah har utarbetas och fastställts av Handikappnämnden 140619. - Nytt utbildningsmaterial angående rapportering enligt Lex Sarah som skall användas för information en gång per år i verksamheterna. - Nya riktlinjer gällande det systematiska förbättringsarbetet-avvikelsehantering har tagits fram och fastställdes av Handikappnämnden 141106. Verksamheten har under 2014 rapporterat avvikelser i verksamhetssystemet. Detta ger större möjligheter till att få fram sammanställningar och genomföra analyser som underlag för det systematiska förbättringsarbetet både på verksamhetsnivå och förvaltningsövergripande. I och med upprättade rutiner för avvikelsehantering kommer det grundläggande arbetet att vara genomfört och verksamheten får bättre förutsättningar att bedriva ett aktivt och systematiskt förbättringsarbete. Egenkontroll samt dokumentationsskyldighet av systematiskt förbättringsarbete Ett underlag för mallar gällande egenkontroll har arbetats fram och kommer att kunna genomföras fullt ut under verksamhetsåret 2015. Säkerhetsställa personal och kompetens Nya föreskrifter har kommit från Socialstyrelsen gällande kunskaper hos personal som ger stöd, service eller omsorg enligt SoL och LSS till personer med funktionsnedsättningar (SOSFS 2014:2) som ska arbetas in i kompetenskravsarbetet. En arbetsgrupp är tillsatt för att ta fram en kompetensförsörjning plan som bygger på SOSFS 2014:2. Förslaget skall omfatta både rekrytering och kompetensutveckling för anställda. Arbete med kvalitetsplanen under 2015 • Kvalitetsmål, Handikappnämnden har ännu inte fastställt kvalitetsmål enligt SoL, LSS och HSL. • Fortsatt arbete med att upprätta verksamhetsbeskrivningar, kvalitetsindikatorer, kvalitetsdeklarationer för daglig verksamhet och bostad med särskild service för barn och unga jml § 9:8 LSS. • Socialstyrelsen har kommit med nya föreskrifter gällande dokumentation i verksamhet som bedrivs med stöd av SoL, LVU, LVM och LSS (SOSFS 2014:5) som ska arbetas in i respektive process. • Att lokala rutiner upprättas samt rutiner för samverkan internt/ i kommunen/externt. • Att det bedrivs ett aktivt systematiskt förbättringsarbete. • Fortsatt arbete med att säkerhetsställa bemanning, kompetenskrav och kompetensbehov samt uppdatera och komplettera nuvarande uppdragsbeskrivningar och säkra introduktion för nyanställda. 10(76) Systematiskt kvalitetsarbete Dialog möten För att utveckla arbetet med att kvalitetssäkra våra insatser har förvaltningen startat SKA-Dialog två gånger per år. SKA står för Systematiskt Kvalitets Arbete. Vid mötet deltar de chefer som ansvarar för att verkställa insatser och alla som har uppdrag som kvalitetssäkringssamordnare. Vid SKA-dialogen i april var fokus - Hur får vi igång det systematiska kvalitets- och förbättringsarbetet i varje verksamhet? Som bakgrund informerades det om förvaltningens övergripande kvalitetsarbete, syfte med systematiskt kvalitets-och förbättringsarbete och en gemensam diskussion gällande hur vi tillsammans kan skapa en struktur för ett aktivare arbete. En genomgång gjordes av förbättringsområden utifrån inkommande synpunkter/klagomål, Lex Sarah, tillsyner från IVO samt verksamhetsuppföljningar under föregående år (2013). Därefter gruppdiskussioner om förbättringsområden- Vad kan vi lära oss? Vad behöver vi följa upp? Nedan följer en sammanställning av resultat från gruppdiskussionerna; ● Dokumentation- finns brister ● Hur kan vi utveckla och säkra kvaliteten? – arbeta med genomförandeplaner, lokala rutiner, ansvarsområden, processkartläggning, muntlig och skriftlig överrapportering ● Vad ska följas upp; ex avvikelser, genomförandeplaner, rutiner, återkopplingar ● KSS-uppdraget – tydlighet i uppdraget, fokus?● Avvikelsehanteringen- behov av att upprätta lokala rutiner ● Synpunkter och klagomål- behov av tydliggörande av rutiner samt upprätta lokala rutiner ● Behov av stöd- upprätta processbeskrivningar, återkopplingar på verksamhetsberättelsefå feedback hur arbeta vidare? Exempel visades på pågående lokala kvalitetsarbeten för att informera och kunna ge varandra inspiration och idéer. Vid SKA dialogen i oktober var fokus - Hur långt har vi kommit i vårt systematiska kvalitetsarbete och vilka är de viktiga områdena inför 2015? Som underlag för gruppdiskussioner redovisades en sammanställning av genomgångna processers förbättringsområden samt behov av rutiner. Enligt sammanställningen framkommer bl.a. följande förbättringsområden; ● Bättre informationsöverföring-internt, externt ● Information som är anpassad till brukaren i varje process samt information till brukaren. ● Behov av tydlighet- vem gör vad och när kommer olika professioner in i andras processer? Behov av samordning av processer. ● Fortsatt arbete med förhållningssätt/bemötande/arbetssätt, kompetens, samordning. ● Behov av uppdatering / upprättande av lokala rutiner ● Uppdatering/upprättande av riktlinjer. Varje arbetsgrupp diskuterade sedan dessa förbättringsområden och prioriterade inom vilka områden deras arbetsgrupp skulle arbeta vidare utifrån sina behov. 11(76) Information om underlag till verksamhetsberättelse för 2014. Områden vi särskilt skall redovisa gällande kvalitets-och förbättringsarbete; • Genomförandeplaner- uppföljning • Avvikelser- uppföljning • Klagomål -uppföljning. Att arbeta med genomförandeplan, ett sätt att säkra kvalitet för varje brukare. En genomgång av Avvikelser – tillbud. LSS, SOL, HSL-AML Vad är vad? Genomförda utbildningar • Krav på social dokumentation för områdeschefer, handläggare. • Att arbeta med genomförandeplaner, 1 gång för områdeschefer, kuratorer samt vid 3 tillfällen under året för verksamheten.(Genomförandeplansutbildningar kommer även att ges under 2015). • Grunderna i verksamhetssystem och krav på Social dokumentation för baspersonal. Egenkontroll - Verksamhetsuppföljningar under året Vi har under året genomfört verksamhetsuppföljningar av tre olika verksamheter; bostad med särskild service för vuxna jml LSS -två i gruppbostad och en i servicebostad. Uppföljningarna visar att verksamheterna har en väl fungerande inre struktur gällande innehåll och arbetssätt. Vid två av enheterna finns aktuella genomförandeplaner. De har även upprättade rutiner för varje individ. Vid en enhet finns inte aktuella genomförandeplaner. Vid två enheter sker dokumentationen i verksamhetssystemet. Åtgärder: Uppföljning av social dokumentation bör göras för att utveckla dokumentation. Att lokala rutiner upprättas för det systematiska arbetet med avvikelser och klagomål. Att verksamhetsbeskrivning upprättas för att tydliggöra krav och förväntningar på verksamheten. En av verksamheterna behöver utveckla sitt arbete med att planera innehåll och stödinsatser utifrån brukarnas individuella stödbehov samt brukarnas delaktighet gällande planering och genomförande av insatser. Förvaltningsövergripande Identifierade risker: genom att separera boendestöd och insatsen servicebostad har verksamhetens fokus flyttats till de boende i servicebostaden. Det tidigare arbetssättet med att samma personal gav stöd i två olika stödinsatser och utifrån olika lagstiftningar medverkade till att skillnaderna mellan insatserna blir otydlig. Tillsyn av IVO (Inspektionen för vård och omsorg) Handikappnämnden har tre bostäder med särskild service jml LSS för barn/ungdomar där det vid tillsynen verkställdes 13 beslut. Under året har Inspektionen för vård och omsorg, IVO, genomfört två tillsyner i bostad med särskild service för barn/ungdomar. Det är en tillsyn som 12(76) IVO har skyldighet att genomföra årligen. Vid första tillfället fokuserade de på verksamhetens dokumentation och ungdomarnas delaktighet. I den andra tillsynen var fokus på hur verksamheterna har möjlighet att erbjuda fritidsverksamhet och kulturella aktiviteter. I denna tillsyn har IVO även granskat hur verksamheten är bemannad. IVO har framfört följande; I en av verksamheterna var inte alla genomförandeplanerna aktuella. De övriga verksamheterna har aktuella genomförandeplaner och ungdomar och anhöriga har varit delaktiga eller haft möjlighet att vara delaktiga i arbetet med planen. När det gäller den andra tillsynen har IVO framfört att ungdomarna kan vara med och bestämma aktiviteter. Det finns alltid personal tillgänglig och personalen känner till ungdomarnas intressen och de erbjuds såväl individuella aktiviteter som gruppaktiviteter. Systematiskt förbättringsarbete Avvikelser SoL/ LSS -Sammanställning och analys Redovisning av inrapporterade avvikelser SoL/LSS i verksamhetssystemet för 2014 är 113 st (därutöver tillkommer 98 inrapporterade avvikelser gällande fallrapporter och läkemedel enligt HSL som redovisas separat av MAS). Antal 20 Typ av avvikelse Annan avvikelse/fel-brist 1 Hjälpmedel inblandat 3 Brister i informationsöverföring 1 Brister i rehabilitering Kommentar Brister i hantering av mediciner (4) brister i kommunikation, sjukvården inte skickat remiss(1) brister i information från personal till brukare (2) brister i kommunikation mellan personal vilket lett till att tid missats (1) bristande rutin (1) missad signering av läkemedel (1) svårigheter vid omvårdnad (1) bemötande (3) oro vid transport (1) finns ingen text(2) övriga händelser(3) Handlar om anpassning i anslutning till eget boende/ arbetsmiljö Brister mellan LT/kommun (1) miss av kvällsmedicinering(1) ingen text (1) Ordinerad träning har inte signerats Vidtagna åtgärder Ex. pratat med PAS, översyn rutiner, samtal med personal Sökt arbetsterapeut Samtal med Lt. Information till gemensam samverkansgrupp, översyn av informationsrutiner ? 13(76) 5 10 4 69 Fys. el. psykiskt våld Hot och våld Felaktig el. bristande utförd insats Ej utförda insatser Slag mot personal (1) kast med föremål mot personal (1) verbalt mot personal (1) anhörig som orsakat oro för annan brukare(1) bemötande mot brukare(1) Spark, slag mot personal vid omvårdnad (2), brukare ger personal knuff (1), utåtagerande brukare, hotfull (2), verbala hot(2), slag mot personals hand (1), kastar möbler, riktar slag (1), våld mellan brukare(1) Bristande rutiner runt brukare vid semesterperiod(1) brister vid omvårdnad (2) brister i bemötande(1) Uteblivet stöd på grund av sjukdom hos personal, annan frånvaro (6) inga tillgängliga vikarier (39), utebliven, dubbelbokad eller ombokning av vikarie (5) brister i kommunikation, rutin, planering(9) hög arbetsbelastning(2)brister i omvårdnad (1) inte kommit i kontakt med brukare (3) Bristande rutin handkassa(1) saknas text(3) I 2 av händelserna har samtal skett med personal Samtal med brukare, kontakt med sjukvården Avvakta till möte med sjukvård till hösten? Samtal med personal Ex muntlig och skriftlig information vid brister i kommunikation, rutiner. Samtal med personal, kontakt PAS, samtal med VC samt god man (vid brister i omvårdnad) Analys - Ej utförda insatser En stor anledning till avvikelserapportering av att beviljade insatser inte utförts har enligt inrapportering varit på grund av bristande tillgång till tillgängliga vikarier. Konsekvenser För brukarna; ex. att planerade aktiviteter, matlagningsstöd, medicindelning inte utförts. I vissa fall mindre tillsyn och aktivering – det har även förekommit rapporterade avvikelser att brukares dagliga stödbehov inte utförts alls. • Vid upprepade uteblivna insatser i verksamheter enligt LSS bör konsekvenserna analyseras vidare utifrån de lagkrav som finns enligt utformning av insats enligt LSS (kvalitetsbrister?). • Hur görs prioritering vid behov av omplanering på grund av bristande personalresurser? Vid sammanställning kan också ses att det är vissa brukare som förekommer mer än andra gällande vid ex utebliven insats. 14(76) • Vilka konsekvenser detta får för den enskilde brukaren bör ansvarig områdeschef analysera vidare. Övriga konsekvenser för brukarna när planerat stöd uteblir kan även uppstå i form av oro, otrygghet och försämrat psykiskt mående då flertal av våra brukare är i behov av tydlig struktur och att planerade aktiviteter utförs. Konsekvenser blir även för övrig personals arbetsmiljö med mer stress, ökad arbetsbelastning samt ökade risker för att nya avvikelser, fel och brister ska uppstå. Hot och våld (fysiskt eller psykiskt våld) Av inrapporterade avvikelser gällande hot och våld är 9 av 10 händelser riktade mot personalendast 1 inrapporterad händelse är mellan brukare. Samma sak gäller för fysiskt eller psykiskt våld där 4 av 5 inrapporterade avvikelser är händelser mellan brukare och personal. ●Finns underrapportering gällande hot och våld mellan brukare eller brukare som blir utsatt för hot och våldssituationer/ bevittnar hot och våldssituationer? Utvecklings- och förbättringsområden utöver vidtagna åtgärder • Analys och förbättringsåtgärder för att minska antalet insatser som inte utförs. • I verksamhetssystemet för avvikelserapportering saknas i en del inrapporterade avvikelser dokumentation om vad avvikelsen omfattar. • Information och dokumentation om handlingsplan har upprättats eller vilka åtgärder som avvikelserapporten lett till saknas ofta. Vid stor risk för upprepning av avvikelsen och/eller det blir konsekvenser för brukaren måste en riskanalys göras och en handlingsplan upprättas. • Gällande inrapporterade och även upprepade avvikelser ex vid brister i omvårdnad, svårigheter vid omvårdnad bör handlingsplan/åtgärdsplan upprättas för att förbättra för brukaren samt ge stöd till personal i omvårdnadssituationen -kopplingar finns även till inrapporterade avvikelser angående hot och våld. • När avvikelsen handlar om hantering av läkemedel ska avvikelserapporten även skickas till PAS. Övrigt: • Av förvaltningens verksamheter är det ca 9 verksamheter som rapporterat in avvikelser enligt SoL/LSS i verksamhetssystemet- har övriga verksamheter inte haft några avvikelser alls? Behov finns av översyn, information samt upprättande av lokala rutiner för avvikelserapportering. 15(76) Synpunkter och klagomål - Sammanställning och analys Redovisning av registrerade inkomna klagomål och synpunkter 2014; 11 klagomål och 3 synpunkter (2013 inkom 18 klagomål och 2 synpunkter) När det gäller inkommande klagomål har 6 gällt brister i gruppbostad avseende omvårdnad (3) bristande kommunikation och information till anhöriga (2) bristande rutiner/information gällande brukarlarm (1). Övriga inkommande klagomål avser; brister i utförande av stödinsatser i eget boende (1), brister i handläggning avseende bemötande, självbestämmande och integritet samt kontakter med anhöriga (1) samt ytterligare 1 klagomål i samma ärende gällande brister i handläggningen av klagomålsärendet. Bristande rutiner vid sjukanmälan personlig assistans (1) brister i yrkesutövande (1). De 3 synpunkterna har handlat om maillistor, information på hemsidan samt synpunkter på anställning av semestervikarier. Av de 11 inkomna klagomålen är 7 från anhörig, 1 är från god man. Varför så få klagomål från brukare? Vidtagna åtgärder Med anledning av inkommande klagomål har vidtagna åtgärder varit samtal med och information till personal, anhöriga, svarsbrev till klagande med information om vidtagna åtgärder, arbetssätt samt i 1 ärende beslut om åtgärdsplan. Ytterligare 1 klagomål har lämnats till IVO gällande brister vid gruppbostad och möjligheter till ute/ fritidsaktiviteter. Utvecklings/förbättringsområden utöver vidtagna åtgärder; • Beslutade riktlinjer och rutiner för klagomålshantering följs inte i flertalet av de handlagda klagomålen. Det framgår inte av handläggningen i klagomålsärendet om det finns ett beslut om åtgärdsplan samt har inte återrapportering till diariet för registrering skett. • Behov av att mer aktivt arbeta för att brukares synpunkter och klagomål gällande verksamhetens kvalitet ska fångas upp och tas tillvara-ett första steg bör vara att tydligare informera om möjligheten att lämna synpunkter/klagomål och att underlätta för brukarna att lämna synpunkter på verksamhetens innehåll och kvalitet. Lex Sarah rapporter Handikappnämnden har under året inte haft några Lex Sarah rapporteringar. I tjänsten Tomas Gotthardsson, utvecklingschef Ingrid Karlsson, myndighetschef 16(76) Medborgardialog Under 2014 genomfördes en brukarundersökning av insatsen assistans. Undersökningen genomfördes av Blekinge kompetenscenter(BKC) som är ett samarbete mellan Landstinget och länets kommuner. Undersökningen är beställd av kommunerna. Undersökningen håller på att sammanställas och resultaten kommer att publiceras under 2015. Landstinget och länets kommuner driver i samverkan med NSPH, via BKC, ett utvecklings- och forskningsprojekt, Paraplyprojektet som handlar om ”återhämtning”. Under hösten anordnades en konferens på Ronneby Brunn som presenterade projekt och resultat av forskningen. I förvaltningen har vi påbörjat ett arbete med att öka delaktigheten i verksamheterna. Vi provar att arbeta efter ”Delaktighetsmodellen”. Ett strukturerat arbetssätt som tagits fram av FOU Region Skåne. Vi har under 2014 utbildat 5 vägledare som har börjat arbeta efter modellen. Förvaltningen har påbörjat ett arbete med att ta fram en ”Delaktighetsplan” som skall vara vägledande för förvaltningens fortsatta arbete med att utveckla delaktigheten på alla nivåer i vår verksamhet. Sex personer med intellektuella funktionshinder har bildat en arbetsgrupp som driver en träffpunkt. De har tillgång till det stöd de anser sig behöva för att planera och driva verksamheten Svarta Pärlan som just nu har öppet en kväll i veckan. Vi arbetar med att stödja bildandet av ett aktivt brukarråd för personer med psykiska funktionshinder och deras anhöriga. Ett uppdrag för 2015 är att skapa ett forum för utbyte mellan intresseorganisationer och förvaltningsledning. I tjänsten Tomas Gotthardsson Utvecklingschef 17(76) Biståndsavdelningens årsberättelse Ansvarsområde Biståndsavdelningen ansvarar för myndighetsutövningen i hela organisationen. Verksamhetens mål är att tillförsäkra den enskilde en rättssäker handläggning och leda till för den enskilde ett korrekt beslut, invägt även annan lagstiftning, förordningar och riktlinjer utifrån delegation. Gällande lagstiftning/områden; LSS-lagen- Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade och SoL- Socialtjänstlagen för personer, yngre än 65 år, i behov av stöd, Psykiatrireformen (dvs. personer med långvariga och allvarliga psykiska funktionshinder) samt handläggning av parkeringstillstånd enligt Trafikförordningen. Huvudsakliga arbetsuppgifter för biståndshandläggare är att utreda behov av bistånd/insatser efter ansökan/anmälan, dokumentera, fatta beslut och beställa insatser. Huvudansvar för samordning av insatser samt samverkan med andra berörda myndigheter. Hembesök och vårdplaneringar, telefonkontakt för att ge information, rådgivning m.m. Fortlöpande inventeringar av funktionshindrades behov av stöd, uppföljningar och omprövningar av tidigare beslut. Måluppfyllelse Biståndsavdelningen har under 2014 arbetat med uppsatt mål. Målen har uppnåtts inom alla områden utom ett. Målet kollegiegranskning har överförts till 2015 och kommer att starta under våren. Värdegrund Två värdegrundsombud finns i handläggargruppen som ansvarar för punkten värdegrund på arbetsplatsträffen. Ombuden ingår i ett värdegrundsnätverk inom förvaltningen. Kvalitetsberättelse Handläggarna har under våren och hösten haft ärendehandledning både inom lagområdena LSS och SoL. LSS handläggarna har även träffat nätverket inom södra regionen, KKKHV, samt Blekinge kommunerna för att utbyta erfarenheter. Handläggargruppen har under våren också haft en extern handledare som utbildat och informerat om de nya dokumentationsföreskrifterna samt ICF. Inför ett fortsatt arbete med detta. Processkartläggningen som startade 2013 har fortlöpt under 2014 för att säkerställa alla processer inom myndighetsutövningen. Ett klagomål har inkommit under 2014 vilket ledde till att rutinen för samtycke till samverkan har aktualiserats samt att en blankett för samtycke har tagits fram. 18(76) Utbildningar/föreläsningar: − Kurs MI (Motiverande samtal, motivational interviewing) − Kurs i egenvård och psykossjukdomar. − SIP-utbildning − Föreläsning om kriminalitet hos vuxna − 2 dagars seminarier ”Psykisk ohälsa” − Föreläsning Linneuniversitetet Växjö Rapporterade ej verkställda ärenden under året LSS-insatser Kvartal 1: 7 st. beslut bostad med särskild service jml § 9:9. Kvartal 2: 4 st. beslut bostad med särskild service jml § 9:9. Kvartal 3: 9 st. 5 st beslut bostad med särskild service jml § 9:9 3 st beslut kontaktperson jml § 9:4. 1 st beslut daglig verksamhet jml. § 9:10 LSS. Kvartal 4: 11 st. 8 st. beslut bostad med särskild service jml § 9:9. 3 st. beslut biträde av kontaktperson jml. § 9:4. SoL-insatser Kvartal 1: 0 st. Kvartal 2: 0 st. Kvartal 3: 3 st. 2 st. särskilt boende 4 kap. 1§ SoL (Psykiatrin). 1 st. kontaktperson jml. 4 kap 1§ SoL. Kvartal 4: 2 st. särskilt boende 4 kap. 1§ SoL (Psykiatrin). Svårigheter med att verkställa beslut § 9:9 LSS beror på bristen av bostäder samt några ärenden som har speciella önskemål om bostadens belägenhet. Vidare har det varit svårt att engagera kontaktpersoner efter ökad efterfrågan. LSS beslut under 2014 LSS 9:2 personlig assistans LSS 9:2 personlig assistans tillfällig utökning LSS 9:3 ledsagarservice LSS 9:4 kontaktperson LSS 9:5 avlösarservice i hemmet LSS 9:6 korttidsvistelse utanför hemmet LSS 9:7 korttidstillsyn för ungdomar över 12 år LSS 9:8 bostad för barn/och unga LSS 9:9 bostad med särskild service LSS 9:10. daglig verksamhet: 5 beslut 38 beslut 3 beslut 44 beslut 5 beslut 17 beslut 3 beslut 2 beslut 5 beslut 19 beslut 19(76) Antal överklaganden 9 överklaganden till Förvaltningsrätten: − Förvaltningsrätten avslog 7 av dessa. − 1 har gått vidare till Kammarrätten som avslår överklagandet. − 1 har gått vidare till Kammarrätten som upphäver underinstansernas avgöranden. Antal parkeringstillstånd under året 298 stycken parkeringstillstånd har utfärdats under året. 6 ansökningar om parkeringstillstånd har avslagits. 3 överklagan till Länsstyrelsen varav Länsstyrelsen avslår överklagan i alla 3. Eventuell riskbedömning 2014 Över tid har ansökningar om LSS insatser ökat. Ökningen av bifall på ansökningar mellan 2010 till 2011 var sammanlagt 26 LSS insatser. Mellan 2011 till 2012 var ökningen 15 LSS insatser. Ökningen mellan 2012 till 2013 var 3 LSS insatser emedan ökningen mellan 2013 till 2014 var hela 103 LSS insatser. Antalet ansökningar har markant ökat under hela 2014. Vilket har lett till en hög arbetsbelastning för handläggarna. Ökning av ansökningar Kontaktperson och ledsagning från brukare som har beslut bostad med särskild service. Detta eftersom personaltätheten i verksamheterna inte medger tillfälle för enskilda aktiviteter för brukaren. Vidare har ansökningar om boendestöd enligt SoL ökat. Detta kan bero på att landstinget har lagt ner en av sina avdelningar inom psykiatrin och de som vårdplaneras ut från psykiatriska avdelningen har ett större behov av insatser och flera insatser än innan. Vi kan också se att antalet personer med psykiatriska problem ökar i antal. Detta gör att arbetsbelastningen för handläggarna har ökat under 2014 och fortsätter att öka. I tjänsten Annette Thiman Verksamhetschef Biståndsavdelningen 20(76) Team HO (handikappomsorg) Ansvarsområde gällande SoL och LSS lagstiftningen: − Gruppbostäder, servicelägenheter samt daglig verksamhet för vuxna − Korttids- och tillsynsverksamhet för vuxna. − Ledsagning, avlösarservice för vuxna/ barn, anhörigvård och kontaktpersoner. Måluppfyllelse Som mål 2014 hade Team Ho att implementera SAM-pärmen med årshjulet fullt ut i alla verksamheter. Detta mål är delvis uppfyllt, vi kommer att fortsätta arbetet under 2015. Vidare hade teamet som mål att upprätta individuellt utformade genomförandeplaner där brukaren så långt som möjligt är delaktig i sin egen plan. Detta mål är uppfyllt i så gott som alla verksamheter. Genom kreativ personal och flexibla mötesformer gör vi brukarna delaktiga i möjligaste mån. Alla brukare vill dock inte vara med på genomförandeplanerna. Vi har med hjälp av förvaltningens controllers utbildat oss i budgetverktyget Hypergene. Genom att regelbundet göra verksamhetsanpassade schemaändringar arbetar vi för att använda personalresurserna så kostnadseffektivt som möjligt. Under året har vi utbildat vår personal i avvikelsemodulen Under året har vi också arbetat med att göra en verksamhetsbeskrivning av verkställigheten när det gäller nya beslut gruppbostad. I de flesta verksamheter ges möjlighet till s.k. husmöten, brukarnas eget forum, detta för att öka delaktigheten och att få individuellt utformat stöd. Vi har i teamet 144 brukare. Utav dessa har 20 ingen aktuell genomförandeplan. Att det finns brukare som inte har genomförandeplaner beror på att arbetet med detta ännu inte är implementerat i verksamheten. Fyra brukare inom vår verksamhet har en SIP. (Samordnad individuell plan mellan Kommun och Landsting) All personal har fått utbildning i dokumentation. På våra teamträffar har vi en fortlöpande dialog vad det gäller team HOs totala budget, för att på så sätt säkerställa att vi använder resurserna rätt ute i verksamheterna. Särskilda händelser 2014 Det har varit turbulent under året med många byten inom chefsgruppen. Vi har haft tre nyrekryteringar under året samt en vakant tjänst som inte blivit tillsatt förrän 1/9 2014. Två områdeschefer har bytt team. I februari öppnade gruppboendet Nornornas väg. Mycket tid har gått åt till att strukturera upp de nya verksamheterna. Detta innebär nya personalgrupper och många nya beslut. 21(76) Tack vare en aktiv satsning på handledning och arbete med handlingsplaner och riskbedömningar kan vi se att antalet arbetsskador har minskat. Daglig verksamhet i Bastasjö har fortsatt sitt arbete med Ipad som verktyg, för att pussla, spela spel, musik, abc och kommunicera. Kvalitetssäkring Som ett led i att ytterligare kvalitetssäkra verksamheterna har bl.a. följande utbildningar genomförts under året: • Delaktighetsmodellen • Avvikelsehantering i Procapita • Metodhandledning • Tillstyrkarutbildning i Heroma • Genomförandeplansutbildning • Systematiskt kvalitetsarbete SKA- dialog • Samtalsmatta, ett kommunikationsverktyg • Team HOs verksamheter har haft handledning ute i personalgrupperna. • Vi arbetar vidare med att implementera värdegrundsarbetet i personalgrupperna. • Ett forum för arbetsmiljöarbetet har varit ”SAM- dialog-träffar”. Detta har varit ett uppskattat inslag i att arbeta mer effektivt med arbetsmiljöarbetet. • Ett flertal särskilda boenden och korttidsboenden har haft representanter från räddningstjänsten på plats för att upprätthålla personalens kunskaper vad det gäller insatser vid brand. • Flertalet av våra personalgrupper i team HO har varit på olika kompetenshöjande och kompetensförnyande föreläsningar och utbildningar under 2014. • Studio tre utbildningar Ekonomi Förvaltningen minskade personalbudgeten med sex procent. Tilldelade resurser överensstämmer inte med ökade nivåbedömningar. Vår prognos är, trots det, ett nollresultat. Detta kan förklaras med att brukarna inte längre har möjlighet till individuella aktiviteter. Även antalet gruppaktiviteter har minskat. Personalens arbetsmiljö håller mycket låg nivå och är i några fall helt oacceptabel. I vårt team och i förvaltningen i stort ser vi en ökad vårdtyngd och volymökningar. Vi har tillfälliga och varaktiga personalförstärkningar på grund av mer komplexa ärenden med blandade diagnoser och åldersrelaterade sjukdomar. Verksamheten fungerar till stor del för att personalen är lojal. Vi har även minskat det ekonomiska utrymmet för utbildning, kurser, handledning och andra kompetens-och kvalitetshöjande åtgärder. Att vara områdeschef och verksamhetsansvarig under nuvarande premisser är inte hållbart. Under det gångna året har vi haft stora problem med att vikarietillsätta vakanta turer. Vilket har inneburit mycket inbeordring av ordinarie personal till dubbla kostnader. 22(76) I åtskilliga av verksamheterna är årsarbetspriset för lågt räknat i förhållande till de faktiska lönerna. Särskilda utvecklingsområden 2015 Personalgrupperna behöver mer utbildning, föreläsning, handledning, kompetenshöjning och kompetensförnyelse av olika slag för att på ett pedagogiskt sätt kunna bemöta brukarna. Informera om och implementera de nya avtalen i AB. Inom team HO anser vi att en introduktionsplan/pärm behövs för nya områdeschefer. Detta för att säkra kvaliteten och bevara utarbetade rutiner samt för att stärka vårt rykte som en attraktiv arbetsgivare. Utöka delaktighetsmodellen, DMO. Riskbedömningar/Analys 2015 Vi anser att det under 2015 kommer att bli svårt att hålla tilldelad personalbudget, då budgeten inte överensstämmer med personalbehovet. Vi kommer inte att kunna leva upp till de lagstadgade kvalitetskraven. Vi ser även stora svårigheter med att kunna ge brukarna en rik fritid. Bristen på vikarier bidrar till ökad arbetsbelastning på ordinarie personal vilket i sin tur leder till sjukskrivningar för dessa. Vikariebristen leder även till ökad semesterlöneskuld. Allt fler administrativa uppgifter såsom dokumentation, självservice och schemaläggning läggs på boendepersonalen, vilket i sin tur leder till minskad vård-och aktivitetstid med brukarna. Tid som rätteligen tillhör brukarna. Våra brukare blir äldre och mer vårdkrävande. Detta leder till ökad efterfrågan på kompetensförnyelse i arbetsgrupperna, inom exempelvis äldrevård och demens samt palliativ vård. Fler brukare går i pension och mister sin dagliga verksamhet. Detta innebär mer tid i hemmet/gruppboendet utan högre nivåbedömningar och därtill medföljande resurser. De yngre brukarna har andra behov, såsom krav/önskemål på fler aktiviteter, individuella och i grupp. Vi ser en stor fara i att tiden som områdeschef inte räcker till för att vara den närvarande chef som krävs och önskas av såväl personalen som av oss själva. Vi ser ett samband mellan minskad tid i våra arbetsgrupper och ökat antal avvikelserapporter då fler arbetsuppgifter fördelas om med risk för att hamna på fel nivå i organisationen. Med tillräckliga resurser kommande år har vi möjligheter att utveckla verksamheten i takt med de förändringar vi ser i samhället. För att detta ska ske måste vi ges de förutsättningar som krävs för att områdeschef i Handikappförvaltningen ska vara ett hållbart yrke. I tjänsten Områdeschefer Team HO 23(76) Team barn och unga Ansvarsområde Målgruppen vi verkar för är barn och unga med neuropsykiatriska och intellektuella funktionsnedsättningar samt rörelsenedsättningar. Verksamheten består av bostäder med särskild service för unga, korttidstillsyn, korttidsvistelse och kontaktpersoner. Teamet utgörs av ca 80 anställda varav tre områdeschefer. Måluppfyllelse Verksamheten – Ledningssystem för kvalitet Utbildning och implementering i den nya genomförandeplanen har genomförts under 2014. Vi har även påbörjat processkartläggningen med verkställighetsprocessen. Brukaren i centrum – Makt över sitt liv Alla barn och unga har genomförandeplan. Det är ett levande dokument som är under ständig uppdatering då barnets utveckling aldrig avstannar. Under året har fokus lagts på barn och ungas delaktighet och medbestämmande. Utforma personalens arbetstidsschema efter den enskildes behov är ett ständigt pågående arbete som vi är särskilt bra på i korttidsverksamheten. Vi har utbildat personal för att öka kompetensen hos dem som arbetar med att lägga schema för ökad flexibilitet och snabbare omställning efter verksamhetens behov. Brukaren i centrum – Forum för inflytande För att öka möjligheterna att arbeta med brukaren i centrum har vi under året gjort satsningar kring olika metoder (MI- motiverande samtal, samtalsmattan, Studio III, SIP- samordnad individuell plan) både genom utbildning och genom handledning samt förankrat de metoder som personal utbildades i under 2013. Personal och OC har påbörjat att säkerställa rutinen kring ankomstsamtal, då detta är en viktig del av barnverksamheten. I vissa verksamheter är husmöten nu rutin och i andra verksamheter får vi anpassa möjligheten till inflytande efter barnets ålder och mognad. Det har genomförts möten där områdeschef och ungdomar har samtalat kring kvalitet och värdegrund. Detta har givit goda resultat och vi ser det som ett utvecklingsområde i hela teamet. Intresset och delaktigheten har ökat markant hos anhöriga. Flera föräldramöten har genomförts med stort deltagande. Den samlade bilden kring den unge är ovärderlig, varför samverkan och nätverksträffar intensifierats. 24(76) Medarbetarskap och ledarskap Att arbeta med schema utifrån familjens, barnets och ungdomens behov ser vi som en självklarhet. Under året slutfördes rekryteringen av den tredje områdeschefen till teamet och därmed är Team Barn & Unga redo för att börja med övergripande planering och samverkan i verksamheterna. Särskilda händelser under året September 2015 slutfördes rekrytering av områdeschef till teamet. Under året har vi fått erfarenhet av hur svårt det kan vara med samverkan mellan förvaltningar och lagtexter. Vi har verkställt ett LVU/LSS 9:8. IVO gjorde inspektion gällande LSS 9:8, de hade inga anmärkningar på våra verksamheter. Kvalitetsberättelse Vid årets slut kan vi nöjt konstatera att vi har fem st. KSS i teamet, en i varje verksamhet. Arbete för att utveckla och säkra kvaliteten i verksamheten – se rubrik brukaren i centrum. Kompetensutveckling – se under rubrik brukaren i centrum. Arbetet med avvikelser har i vissa verksamheter digitaliserats. Avvikelser finns som stående punkt på alla verksamheters arbetsplatsträffar. Formalia kring klagomål och synpunkter är ett område som är eftersatt, där det ständigt pågår ett förbättringsarbete Arbetet med SIP (samordnad individuell plan) ökar och i nuläget har vi 8 SIP aktuella. I en verksamhet med 76 barn och ungdomar fanns det under 2014 67 aktuella genomförandeplaner. Ekonomisk uppföljning 2014 har inneburit fortsatta volymökningar och ökande behov. Korttidsverksamheten, främst Västra Mark har under året gjort ett betydande underskott. Detta kan härledas till flera orsaker, bl.a. gjordes det inte budget utifrån de faktiska behov och förutsättningar vi ser idag, stora volymökningar, ökade stödbehov, flera situationer med hot och våld som genererar ökat personalbehov, verkställighet för bostad med särskild service för två personer som väntar på att beslut LSS 9:9 ska verkställas. I all barnverksamhet infaller under året 16 lovveckor, studiedagar och klämdagar vilket innebär en betydande ökning i verkställighet som medför kraftigt ökade personalkostnader. Under 2014 andra hälft har Npf barn verkställt ett tillfälligt LSS 9:8 som krävt stora personalresurser. Kostnaden har vi delat med Socialförvaltningen. Särskilda utvecklingsområden 2015 Implementera 2015 års Styrkort Team Barn & Unga med start vid Kickoff dag februari 2015. Denna dag är starten på ett teamarbete där all personal (80 st.) får möjlighet att ta del 25(76) förvaltningsövergripande information, utbildning och erfarenhetsutbyte. Viktigt är även en naturlig rörlighet mellan verksamheter, där personal får möjlighet att optimera resursanvändning såväl utifrån kompetens som såväl personaltäthet. TIPS! Läs våra styrkort Samtalet, relationen och motivation är återkommande inslag av utmaningar i våra verksamheter. Detta gör att vi under 2015 har valt att rikta utbildningen MI (motiverande samtal) till de verksamheter där behovet är stort av den kompetensutvecklingen. Vi fortsätter med arbetet att utveckla samverkan kring våra insatser för barn och unga. Samnyttjande av lokaler, rörlig, nyfiken och multikompetent personal. Vi ser ett behov av att uppdatera vår kompetens när det gäller dokumentation och vidare utveckling av arbetet med genomförandeplaner. Allt detta tror vi leder till en ökad rättsäkerhet i verkställighet kring den enskilde. I de verksamheter där vi har barn/unga med stora funktionsnedsättningar ämnar vi utveckla korttidsvistelse. Detta tror vi leder till att vi kan minska behovet av med bostad med särskild service. 2015 gör vi en stor översyn av handledning i våra verksamheter. Vi ser att den handledning som pågått under några år har i vissa delar stagnerat vilket gör att vi utvärderar tidigare handledning och inventerar vad verksamheterna har för behov. Eventuell riskbedömning 2015 Platsbrist Volymökningar Kompetensförsörjning Handledning I tjänsten Catrin Brissmalm Anna Hedlund Karin Månsson Områdeschefer Team barn och unga 26(76) Team Assistans Ansvarsområde gällande lagstiftningen Socialtjänstlagen (SoL), Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) och Socialförsäkringsbalken § 51 Assistansersättning (SFB) Inom personlig assistans finns vuxna brukare, barn, ungdomar, avlösare, hemvård barn och kontaktpersoner. Teamets mål Assistansens mål är fortsatt att ha en tydlig och gemensam struktur vad beträffar arbetsrutiner och riktlinjer, och att anställa en kvalitetssäkrare. För att nå fram till detta har vi fortsatt vårt arbete med processkartläggning. Vi har under 2014 haft en samordnare som kvalitetssäkrat ett av våra ärenden. Detta har förstärkt vår intention att framöver ha en övergripande Kvalitetssäkrare som är behjälplig i alla våra ärenden. Inom området Brukaren i centrum har vi fortsatt vårt arbete för ökad självständighet och delaktighet. Målet vi arbetar för är att ge brukare möjlighet att bli mer delaktiga och självständiga i form av kommunikationsstöd. Viss personal från vår verksamhet har deltagit i Ipad och applikationsutbildning. Vad beträffar personal och arbetsmiljö, har vi fortsatt arbetet inom SAM. En egen SAM-fikagrupp har startat upp för personer som arbetar i ordinärt boende. Inom ekonomin har vi haft dialog med bokningens personal om långsiktiga lösningar. Vi har presenterat önskemål om olika teknikstöd för våra ekonomer, så att vår överblick av vår egen verksamhet kan bli bättre. Intraphone Intraphone har underlättat och förbättrat rapporteringen på SFB-timmar till försäkringskassan markant. Vid årsskiftet var 20 av våra SFB ärenden inlagda i Intraphone. Sammanlagt finns ca 300 personal inlagda i Intraphone, där knappt hälften är personal från Äldreförvaltningen. Vi har påbörjat arbetet med att föra in våra LSS ärenden i Intraphone och därmed höjt kvalitetssäkringen även inom detta område. Bl.a. har Intraphones funktioner kvalitetssäkrat möjligheten att vid behov kunna jämföra verklig arbetstid mot schemalagd tid. Detta har särskilt varit till stor hjälp för att styra upp debiteringen från Äldreförvaltningen som förut debiterade handikappförvaltningen beställd schablon tid, och nu istället debiterar verklig tid som är utförd enligt Intraphones rapporteringssystem. Enligt statistik på tiden vi betalade till Äldreförvaltningen innan så har den mer än halverats sedan Intraphone infördes. Även Intraphones möjlighet att visa statistik har förbättrats och kommer att förbättra kvaliteten för våra brukare. Detta genom att man snabbt och enkelt ser hur många personer som varit på 27(76) plats och lättare kan skapa kontinuitet framöver med hjälp av detta. Intraphone håller på att utarbeta ett larmsystem, vilket innebär att om en personal inte dyker upp hos sin brukare och loggar in, så aktiveras ett larm till en/flera telefoner som man själv programmerat in som mottagare till larmet. Detta kommer att bli en trygghet både för brukare och personal. Tyvärr har Intraphones arbete med detta dragit ut på tiden och är ännu inte klart. Särskilda händelser I teamarbetet Försäkringskassans omprövningar av beslut och utökade kontroll fortsätter medföra merarbete för oss. Vi har också märkt av en stor oro hos brukare och anhöriga kring framtiden med assistansen. Förändringar har skett i våra ärenden under året, ett ärende har gått från beslut från SFB till LSS. Omprövningarna kommer sannolikt att fortsätta under 2015. Vi har fortsatt vårt samarbete med KKKV och träffas två gånger per år. Personallägenheten har nu funnits i över ett år och används flitigt. Nu har närmare 100 personal tillgång till lägenheten. Vi har genomfört en personalfest för alla assistenter. Detta var mycket uppskattat. Personlig assistans Aktiviteter/träffar med våra brukare, medarbetare & områdeschefer har genomförts under året. Brukare som önskat har gjort semesterresor. Planeringsdagar och utbildningsdagar har genomförts: − Utbildning i förflyttningsteknik − Föreläsning om hot och våld − Handledning i flera av våra personalgrupper − Kurs i tydliggörande pedagogik − Strokeutbildning − Tandvårdsutbildning − Löpande utbildning i Intraphone för medarbetare och Intraphonister − Användarträff i Stockholm för intraphoneansvariga i hela Sverige. − Utbildningsdagar för chefer inom personlig assistans. − Dokumentationsutbildning − Heroma Schema utbildning − Certifieringsutbildning − Bemöta besvärliga personer, föreläsning − Genomförandeplansutbildning − Psykos tidiga tecken, föreläsning − Psykiatri för icke psykiatriska − Taktil Stimulering 28(76) Kvalitetssäkring Under året har vi har haft nätverksträffar med en del brukare, medarbetare, områdeschefer, distriktssköterskor, arbetsterapeuter, skolor och sjukgymnaster. För att säkerställa kvalitéten har vi utformat en mängd specialinriktade utbildningar och föreläsningar under året, se lista ovan. Vi har genomfört arbetsplatsträffar en gång i månaden. Medarbetarsamtal och lönesamtal erbjuds medarbetarna en gång om året. Vi jobbar med mål och handlingsplaner kontinuerligt. En samordnare har anställts på 25 % för att kvalitetssäkra ett specifikt ärende. Detta med gott resultat. Ekonomisk uppföljning Som assistansgivare erhåller kommunen 280 kronor per verkställd timme från försäkringskassan. Vi redovisar de faktiska utförda assistanstimmarna till försäkringskassan varje månad. Sedan vi började använda Intraphone för att logga Äldreförvaltningens tider, redovisas även hemtjänst och nattpatrullens timmar efter exakt utförd tid. Detta har haft en god inverkan på ekonomin. (Se mer under Intraphone informationen ovan). Vi schemalägger så långt det går exakta timmar enligt beslut från FK. I vissa av våra ärenden förekommer jour vilket innebär en högre personalkostnad. Skälet till högre kostnad beror på de avtal vi har gällande jour. Vi ersätter halva brukarens jour med full lön och resterande jour med jourersättning. Från försäkringskassan får vi endast ersättning för en fjärdedel av beslutande jourtimmar. Nya riktlinjer har kommit från Försäkringskassan som kan komma att påverka ekonomin framöver. Detta är under utredning av HR-specialist. Särskilda utvecklingsområden 2015 Vi har förhoppningen att kunna genomföra vår andra personalfest för samtliga assistenter även detta år. Vi ser att andra kommuner organiserar sin assistans på ett annorlunda sätt, så vi fortsätter vår omvärldsbevakning för att möjliggöra förändringar i vårt arbetssätt. Vi kommer att förändra våra APT. Mindre grupper för att öka kvaliteten och ge möjlighet att alla kommer till tals. Vi kommer att påbörja arbete med att förstärka assistentens roll/ uppdrag. Tanken är att skräddarsy utbildningar som sedan hålls på KKC. Genomförandeplaner Under 2014 så har vi 30 genomförandeplaner gjorda på 39 ärenden. 29(76) Riskbedömning 2015 Vi ser ett stort behov av en kvalitetssäkringssamordnare inom assistansen för att säkerställa dokumentation, genomförandeplaner och individuellt utformat stöd. Vi har också ett stort behov av att tekniska lösningar införs i grupperna i form av datorer. Dels för att förenkla spridandet av information och möjliggöra dokumentation i vårt verksamhetssystem. Vi ser en risk då vi inte uppnår kontinuitet hos våra brukare när det gäller vikarier, vilket påverkar kvaliteten och ekonomin negativt. Vi uppnår inte de krav som finns gällande försäkringskassans riktlinjer gällande kontinuitet. Detta påverkar i sin tur områdeschefernas och medarbetarnas arbetsmiljö. Vi skulle önska att vi konkurrerar på samma villkor som privata assistansanordnare. Som det är nu så bär vi baskostnaden, i form av sjuklön, på brukarens Sfb- peng. Enligt FK ska denna kostnad ligga utanför schablonen och inte bäras av brukaren. Vi skulle vilja lägga en ersättning för utebliven Ob-ersättning på timlönen utifrån brukarens beslut på de som har en PAN-anställning i hushållsgemenskap. Som det är nu så följer vi kommunens löneavtal vilket kan innebära färre ärenden till högre kostnader. Vi ser fortfarande en påtaglig risk med att ärenden omprövas och går från beslut enligt SFB till beslut enligt LSS. I avvaktan på HR-specialistens utlåtande vad beträffar de nya regler försäkringskassan nu arbetar utifrån kan vi inte bedöma den ekonomiska risken helt, men någon form av ekonomisk konsekvens lär det bli framöver. I tjänsten Jeanette Karlsson Vanja Andersson Christina Lövkvist Carina Åkesson Områdeschefer i Team assistans Karin Gunnarsson-Gilbertsson Intraphone 30(76) Team Psykiatri Ansvarsområde Team Psykiatris vision är att primärt stödja den enskilde i sin ordinära bostad med boendestöd (dygnet runt) föreligger ett större stödbehov ska det tillgodoses antingen genom servicebostad eller genom gruppbostad. Verksamhetsöversynen som gjordes hösten 2013 låg till grund för vårt utvecklingsarbete inom ramen för ”Psykiatripaketet 2.0”. Målgruppen som får stöd inom Team Psykiatri är personer med en psykisk, neuropsykiatriskt och/eller en intellektuell funktionsnedsättning samt personer med samsjuklighet (psykisk/intellektuell funktionsnedsättning med ett samtida missbruk). Insatser som verkställs inom Team Psykiatri är Bostad med särskild service i form av gruppbostad och servicebostad, stödboende som drivs i samarbete med socialförvaltningen, boendestöd, korttidsplatser samt kontaktpersoner. Antal ÅA per den 31 dec 2014 var 115,54 st varav fyra områdeschefer. Måluppfyllelse Verksamheten - Ledningssystem för kvalitet Påbörjat ansvarsbeskrivning kring boendehandledare, samordnare, kvalitetssäkringssamordnare. Påbörjad huvudprocess i vår processkartläggning. Påbörjat att implementera KIA – ett verksamhetssystem för sammanställning och analys. Alla verksamheter hanterar avvikelser i Procapita och hanteras via återkoppling och lärande. Färdigställt förslag till kvalitetskriterier för insatsen korttidsplats. Inlett arbete med kvalitetskriterier för insats Bostad med särskild service. Medverkar vid brukarrådsmöte. Arbetat med omfattande organisationsförändring inom boendestöd/servicebostad och nattorganisation. Brukaren i centrum – Makt över sitt liv Implementerat ny genomförandeplan för att tydliggöra våra uppdrag. Påbörjat diskussion kring värdegrund på våra husmöten. Alla verksamheter lägger schema utifrån brukarnas behov. Brukaren i centrum – Forum för inflytande Alla brukare erbjuds husmöte/hyresgästsmöte. Bjudit in brukarråd till husmöten. Brukaren i centrum – Rättssäkerhet Löpande utbildningar i dokumentation och i genomförandeplanen. 31(76) Ekonomi – Faktorer som påverkar utfallet Uppdaterat ekonomifil enligt direktiv. Lärt in nytt ekonomisystem Hypergene. Arbetat med ”Psykiatripaketet” för att verkställa beslut på ett kostandseffektivt sätt. Ekonomi som en stående punkt på APT. Ekonomi – Kostnadseffektivitet Budgeten brutits ner och tydliggjorts för personal på APT. Alla inköp sker efter gällande upphandlingsavtal. Medarbetarskap och ledarskap – Tydligt uppdrag Uppföljning av styrkort på APT. Medarbetarskap och ledarskap - Systematiskt arbetsmiljöarbete Samverkan med våra arbetsplatsombud. Arbetar aktivt med årshjul. Riskbedömning av schema. Förebyggande arbete/riskbedömningar vid hot och våld, utbildning i Låg affektivt bemötande. Medarbetarskap och ledarskap – Värdegrund Pågående arbete med vår värdegrund i verksamheterna. Kulturbärare är utsedda. Särskilda händelser under året • Omfattande arbete med ”Psykiatripaketet 2.0” (bilaga 1)som innefattar organisationsförändringar inom boendestöd/servicebostad (bilaga 2) samt nattförändringar inom bostad med särskild service (bilaga 3). Genomlysning av insatsen korttidsplats med förslag till kvalitetskriterier (bilaga 4) samt uppdrag att se över sysselsättning på våra särskilda boenden inom Team Psykiatri (bilaga 5). • Volymökningar inom boendestöd och servicebostad. • Omfattande arbete med Arbetsmiljölag kontra LSS lagstiftning ”Ditt hem min arbetsplats”. • Intern kontroll av verksamheten Mobila Teamet HO/Servicebostäder Nyhemsvägen. Kvalitetsarbete Arbete för att utveckla och säkra kvaliteten i verksamheten − Aktivt arbete kring dokumentation och genomförandeplaner − Aktivt arbetsmiljöarbete. − Säkerställt att beslut om stödboende/servicebostad är kopplat till kontrakt för bostaden. − Aktivt värdegrundsarbete. − Gemensamt grupputvecklingsarbete. 32(76) Kompetensutveckling − Låg affektivt bemötande. − Genomförandeplaner. − Palliativ vård. − OCD tvångsproblematik. − Psykossjukdomar. − Autism. − Hantera besvärliga personer. Förbättringsarbete (hur har avvikelser, klagomål och synpunkter använts) − Avvikelser analyseras då vi försöker se orsaken bakom det inträffade och därigenom föreslå lämpliga åtgärder. − Ett klagomål har hanterats enligt våra rutiner. − Synpunkter är en del i vårt förbättringsarbete. Antal SIP Antal SIP per den 31 dec 2014 var 100 st. Antal aktuella genomförandeplaner och antal brukare Antal genomförandeplaner per den 31 dec 2014 var 198 st och antal brukare var 272 st. Ekonomisk uppföljning, kommentarer: • Månatlig uppföljning av budget på APT där budgeten brutits ner och tydliggjorts för personal. • Uppföljning efter behov med controller och verksamhetschef. • Budget inte i balans vid ingång i 2014. • Äskningar gjorts under året på grund av volymökningar inom boendestöd och servicebostad. Särskilda utvecklingsområden 2015 • Implementera organisationsförändringarna och arbeta vidare med teambuilding och grupputveckling. Samverkan mellan arbetsgrupper och professioner. • Se över effektiviteten i ny organisation. • Arbeta aktivt med tydligare genomförandeplaner med uppföljning kopplat till beslut. Tätare uppföljning med handläggare. • Fortsatt arbete med HFs värdegrund. • Samverkan med Landsting. 33(76) Eventuell riskbedömning 2015 • Volymökning inom boendestöd och servicebostäder vilket gör att insatserna inte kan verkställas inom ramen för vår budget. • Risk för kvalitetssänkning i verksamheterna utifrån gällande budget. • Risk för skyddsstopp utifrån arbetsmiljö på Johannesbergsvägen. I tjänsten: Rita Kihlström, Områdeschef Niklas Lindgren, Områdeschef Linda Olsson, Områdeschef Carola Brolin, Områdeschef 34(76) Team Arbete och fritid Ansvarsområde − Korttids-lägerverksamhet, fritidsverksamhet. − Daglig verksamhet för vuxna utvecklingsstörda enligt LSS. − Sysselsättning för vuxna med psykisk funktionsnedsättning. − Träffpunktsverksamhet för vuxna med psykisk funktionsnedsättning. − Träffpunktsverksamhet för vuxna med utvecklingsstörning. − Kontaktpersoner enligt LSS och SoL. − Ledsagarservice enligt LSS och SoL, Anhörigvård SoL. Måluppfyllelse Team Arbete-Fritid har uppfyllt alternativt påbörjat samtliga mål enligt våra styrkort 2014. Våra delmål avseende budget i balans har vi aktivt fortsatt arbeta med och även involverat personalen i för ökad förståelse och delaktighet. Detta har skett löpande på våra Apt och andra personalsammankomster. Processkartläggningen för verkställigheten är vi i stort sett klara med för vårt team. Arbetet har även påbörjats ute i verksamheterna. Vi har haft genomgång på våra planeringsdagar där våra arbetsterapeuter och myndighetschef deltagit. Detta arbete fortsätter vi med under 2015. Brukaren i centrum är ett mål som vi arbetar med aktivt, t.ex. att representanter finns med i fritidsrådet och Träffpunkten där de är med och påverkar sin egen fritid, Svarta Pärlan har utökat sitt brukarinflytande genom ett större ansvar t.ex. vid sammanträden och aktivitetskvällarna. Vi har för att öka tryggheten i social dokumentation tillsammans med personalen tagit fram goda exempel. Vi har aktivt arbetat med våra genomförandeplaner med utvärderingar av brukarens aktiviteter och sysselsättning. Alla verksamheter genomför genomförandeplaner enligt ett fast schema som ingår i årshjulet. Hur personen har varit aktiv vid framtagandet av genomförandeplanen dokumenteras i verksamhetssystemet. Inom teamet har vi förtydligat våra ansvarsområden, arbetssätt och fått kunskap om varandras områden i takt med att vi har blivit flera medarbetare och vi har lärt känna varandra bättre i teamet. I och med att vi har blivit fler i teamet har arbetsbördan möjliggjort en högre närvaro i våra verksamheter. Detta kommer vi att arbeta vidare med under 2015. 35(76) Särskilda händelser under året Team Arbete och Fritid har utökats med flera medarbetare och ansvarsområden. Teamet har under det gångna året omvärldsbevakat genom ett antal studiebesök i närområdet och i våra 3KHV (jämförelsekommuner). Kompiskortet är implementerat ibland våra brukare och i kommunens föreningsverksamhet. Lägerverksamheten har bytt lägergård för att anpassas efter deltagarnas behov. Vi har påbörjat ett arbete med att ersätta, anpassa och förnya lokaler, utrustning och arbetssätt inom autismverksamhet och daglig verksamhet. Vi har tagit fram en överenskommelse mellan personliga assistenter och arbetshandledare för att tydliggöra varandras uppdrag. Ansvaret för arbetsresor har under året tagits över och utförs i egen regi, undantaget resor för rullstolsburna. Vi har startat en grupp som gemensamt ser över våra resurser så att vi på bästa sätt verkställer inkomna beslut. Vi har fått verkställa beslut på ett icke optimalt sätt pga. volymökningar och för få arbetsplatser inom DV. Kvalitetsberättelse Arbete för att utveckla och säkra kvaliteten i verksamheten Ny lägergård ökar kvalitén för deltagarna när det gäller tillgänglighet och utrymmesskäl. Arbetet med att titta på nya lokaler är delvis för volymökningar, för att säkra och öka kvalitén för både brukare och personal samt att nuvarande lokaler är undermåliga. I de fall där vi har personliga assistenter i verksamheten har vi tydliggjort uppdrag och ansvar mellan arbetshandledare och assistenter för att säkerställa att brukarnas genomförandeplaner efterföljs och uppfylls. I och med att arbetsresorna har tagits över i egen regi har brukarens resor säkrats upp vad det gäller bl.a. bemötande och tider. Gruppen som arbetar med inkomna beslut består av: Områdeschef, Verksamhetschef, arbetsterapeut och handläggare för att säkerställa kvalitén i verkställighetsprocessen. Detta möjliggör en snabbare hantering för brukaren och vi använder befintliga resurser på bästa sätt. Kompetensutveckling Ansvarsområdena inom teamet har fördelats annorlunda vilket har lett till en kompetensutveckling för oss. Det ger oss möjligheter att hitta nya samarbetsvägar och former. Vi får också en bredare gemensam kunskapsbas som kan leda till kvalitetsförbättringar. 36(76) Inom våra verksamheter har vi genomfört utbildningar i lågaffektivt bemötande, Takk (tecken som alternativ och kompletterande kommunikation), social dokumentation samt utbildning i Grepp om livet. Förbättringsarbete. Hur har avvikelser, klagomål och synpunkter använts Vi har löpande genomgång av inkomna avvikelser, klagomål och synpunkter med det som rör vår personal på våra APT för att synliggöra och undvika upprepning av det vi kan påverka Antal aktuella genomförandeplaner Genomförandeplanerna görs i en årsplanering med en ettårs intervall och alla brukare inom daglig verksamhet erbjuds detta. Rutiner för aktualisering av genomförandeplaner inom sysselsättning behöver skapas. Ekonomisk uppföljning På fritidsområdet är ramen inte tillräckligt stor för att också rymma Mötesplatsen Svarta Pärlan. På grund av byte av lägergård har vi en markant kostnadsökning för lägerverksamheten. Vi har dubbelbemanning i en av våra verksamheter pga. att brukare är felplacerad och inte kan matchas mot sina behov pga. platsbrist. Daglig verksamhet totalt visar på ett mindre underskott som till viss del kan hänvisas till volymökningar och förändringar i vårdbehovet som kräver mer hjälpmedel. Särskilda utvecklingsområden 2015 − Egen budget till Mötesplatsen Svarta Pärlan. − Processen att avveckla det befintliga Jänkeberga och ersätta med nya lokaler förenliga med nya arbetsmetoder och förändrat synsätt. − Skapa nya verksamheter för att möta volymökningar. − Fortsätta arbetet med processkartläggning även ut i verksamheten. Riskbedömning 2015 Ytterligare slimmade ekonomiska ramar påverka kvalitén negativt och ger inte möjlighet att ge brukaren insats enligt nivåbedömt behov. Vi har sett att ofrivillig nollning (ej tillsatt vikarie vid sjukdom eller ledighet) ökar inom DV. Detta påverkar kvalitén på brukaren arbetsdag och gör att vi inte kan leva upp till målen i genomförandeplanen. Detta påverkar även personalens arbetsmiljö på ett negativt sätt vilket syns i bl.a. arbetsskadeanmälningar och avvikelserapporter. 37(76) I samband med att brukaren få beviljad assistans på DV påverkar detta nivåbedömningen. En brukare som tidigare bedömts till nivå 5 (stort behov av stöd =hög personaltäthet) får enligt tidigare beslut nivåbedömning 1 (lågt behov av stöd=låg personaltäthet). I praktiken innebär detta försämrad kvalité för brukaren pga. att arbetshandledarens kompetens ersätts av assistanstimmar. Arbetshandledaren har till uppgift att tillse att brukaren får det utbud av aktiviteter som säkerställer kvalitén i verkställigheten med beslutet och genomförandeplanen som underlag. Assistentens uppgift är att möjliggöra brukarens deltagande i aktiviteten. I tjänsten Peter Holmström, Fritidskonsulent Helene Karlsson, Områdeschef Susanne Johannesson, Områdeschef Henrik Nilsson Områdeschef Lotta Olofsson vik. Områdeschef/Kontaktpersonsamordnare Ann-Sofie Johansson Områdeschef 38(76) Specialistteamet Ansvarsområde Specialistteamet arbetar med personer med funktionsnedsättning enligt LSS och SoL samt anhörigstöd. Kurator Kuratorn ansvarar för placeringar av barn och ungdomar med funktionshinder i familjehem och korttidsfamiljer samt att verkställa beslut om kontaktperson. Kurator har enskilda samtal med brukare och anhöriga. Handledning i personalgrupp och interna utbildningar för såväl personal som brukare. Dessutom har kurator ansvar för olika gruppverksamheter. Kurator är också samordnare för förvaltningens Barngrupp samt ansvarig för förvaltningens arbete med Anhörigstöd och arbetet mot Våld i nära relationer. Tillämpade lagstiftningar är LSS och SoL. Arbetsterapeut Arbetsterapeut ansvarar för HSL-insatser i bostäder med särskild service och daglig verksamhet samt arbetstekniska hjälpmedel i korttidsboenden och daglig verksamhet. ansvarar för att göra bedömningar, i huvudsak ADL, vid beslut av insatser inom LSS och SoL. Sjukgymnast/Fysioterapeut Sjukgymnast/Fysioterapeut ansvarar för HSL-insatser i bostäder med särskild service och daglig verksamhet. Sjuksköterskor Sjuksköterskor ansvarar för HSL på särskilda boenden och daglig verksamhet. Som sjuksköterska har man det medicinska ansvaret vilket innebär ett ansvar för medicinhantering, läkarkontakter, bedömningar och uppföljningar samt dokumentation. I uppdraget ligger också utbildning/handledning/stöttning gentemot personalen ute i verksamheterna. Måluppfyllelse Under året har HSL-träffar startats upp för sjuksköterskor, arbetsterapeuter och fysioterapeut för att arbeta tillsammans utifrån brukarens behov samt att lära av varandra och ta tillvara den samlade kompetensen. Nya områdeschefer har fått information om specialistteamets olika funktioner samt vilka insatser som kan erbjudas i verksamheten. 39(76) Särskilda händelser under året Specialistteamet Under året har teamet utsett kulturbärare och påbörjat värdegrundsarbete. Stor omsättning av personal i teamet har skett under 2014. För tredje året i rad skulle Hälsoveckan i förvaltningen anordnas under hösten men på grund av personalomsättningen fick denna skjutas fram till januari 2015. Kurator Efterfrågan av kuratorernas tjänster har fortsatt att öka under 2014. Samtal med anhöriga och enskilda brukare har ökat markant under året. Även förfrågningar från områdeschefer gällande handledning/stöd till personalgrupper har ökat. Arbetet med anhörigstöd har under 2014 främst varit inriktat på att möta efterfrågan av individuella anhörigsamtal. Även behovet av parsamtal har ökat under året. Enskilda samtal med personer i behov av språktolk är en ny målgrupp som vi arbetat med under året. Denna grupp tenderar att öka och innebär nya utmaningar för oss kuratorer. Det innebär resurser i såväl tid som merkostnader. Det är dessutom komplext att ha emotionella samtal med en tredje part. Vi har också kunnat skönja ett mönster i att önskan av telefontolk är större än kontakttolk. Detta medför att vi känner en brist på kompetens och teknik för att möta detta behov. Inga större arrangemang har genomförts under året inom anhörigstödet. Detta har varit ett medvetet val då vi har kartlagt behov samt potentiella utförare som kan möta denna efterfrågan. En liten grupp med anhöriga som föräldrar har träffats vid några tillfällen under året. Den nationella anhörigdagen den 6 oktober uppmärksammades genom öppet hus på ”Träffpunkten”. Kuratorerna har genomfört utbildning i hot och våld, samt anmälningsplikt i förvaltningens samtliga barnverksamheter, inom assistansen, för biståndshandläggare samt för områdeschefer. Utbildning har även hållits i hot och våld samt bemötande och avvikelsehantering för personal inom daglig verksamhet. Kuratorerna har under året utvecklat ett nytt arbetssätt för att möta behovet i de komplexa ärenden vi arbetar med. I de ärenden där både psykisk ohälsa, social utsatthet, samt ibland även kriminalitet ingår, går vi numera in med olika roller. En kurator kan exempelvis arbeta med den anhörige, en kurator med den enskilde brukaren samt en tredje kurator mot personal/uppdragstagare. Detta kräver större arbetsinsatser samt ett behov av fördjupad kompetens. Ett nära samarbete mellan kuratorerna är avgörande för att hantera och bemöta behovet. Som en följd av detta har behovet av samarbete såväl internt som externt blivit tydligare. 40(76) Barngruppen har träffats vid fyra tillfällen under året och diskuterat hur gruppen ska arbeta vidare framöver. Barnguppen har gjort en skrivelse till ledningsgruppen angående de stora volymökningarna inom barnverksamheten samt brist på boendeplatser. Arbetsterapeuter Efterfrågan på insatser från arbetsterapeut har fortsatt ökat i takt med att arbetsterapeuternas kunskap spridits inom förvaltningen. Detta har handlat om utbildningsinsatser inom mobil teknik gentemot personal samt stöd vid upprättande av genomförandeplaner. Det har även efterfrågats arbetsterapeutkompetens i handläggningsprocessen, vilket från och med 1/9-2014 resulterat i en utökning av 1.0 arbetsterapeuttjänst gentemot handläggarna. Samtliga arbetsterapeutresurser är from 2014 organiserade i specialistteamet. Samtliga arbetsterapeuter som var verksamma under 2014 har genomgått utbildning gällande bedömning av delaktighet i aktivitet som är knuten till den arbetsterapeutiska modellen: Model of Human Occupation - MOHO. Hela arbetsgruppen har också utbildning i metoden samtalsmattan. Arbetsterapeuterna har tagit fram och lämnar ut en informationsbroschyr till samtliga verksamheter inom förvaltningen där det framgår vilka insatser arbetsterapeuterna kan erbjuda. Inom daglig verksamhet finns lättläst material för arbetstagarna om vad arbetsterapeuterna arbetar med. En arbetsterapeut har under året varit föräldraledig och en arbetsterapeut har under året varit tjänstledig 15 % för studier: magisterutbildning inom arbetsterapi. Sjukgymnast/Fysioterapeut Föregående sjukgymnast slutade och ny tillträdde den 18 augusti 2014. Deltog CPUP-dagarna under hösten för att utveckla kunskapen kring Cerebral Pares. Deltog i utbildning på DART i metoden samtalsmatta för att utveckla delaktigheten i mötet med brukarna vid fysioterapeutiska insatser. Under hösten har det framkommit att den bemanning som finns idag inte kan tillmötesgå de behoven som finns i förvaltningen. Detta har medfört en skrivelse om att utöka med 1.0 tjänst. Sjuksköterskor Under 2014 är alla fyra sjuksköterskor uppe i en tjänstgöringsgrad på 100 %. Då arbetsbelastningen och antal brukare ständigt ökar i verksamheten, förstärktes det under hösten med en extra sjuksköterskeresurs. Under kommande året planeras det att öka bemanningen bland sjuksköterskorna med en ny tjänst. Årets influensavaccinering skedde till stor del på vår mottagning. Detta år sågs en ökning av brukarantalet på sjuksköterskemottagningen. För de brukare som inte kunde komma dit utfördes vaccinering i hemmet. Detta var en lyckad satsning, både med antalet besökare samt en trevlig tillställning för alla. 41(76) Dock uppstår det ibland problem med att ta sig till mottagningen, vilket ofta beror på personalbrist på boendena. Antal brukare har ökat under 2014 och därmed även vårdtyngden bland våra äldre och yngre brukare både somatiskt och psykiskt. Detta år har även märkts en ökning av palliativ vård. Alla tillsvidareanställda sjuksköterskor fick en lärorik heldagsföreläsning av Bo Hejlskov. Beteendeproblematik inom autismspektrum. Processhanteringen håller på att utvecklas och vi kommer fortsätta arbetet med den det kommande året. Kvalitetsberättelse Representanter från specialistteamet medverkar fortfarande i nätverk gällande anhöriga och kommunikation. Nätverken är kommunövergripande och leds av projektledare från Blekinge kompetenscentrum i samarbete med FoU. Varje profession har påbörjat arbetet med processkartläggning. Syftet med detta är att göra rätt saker på rätt sätt. Teamet har under året inlett ärendegenomgång på tematräffarna vilket har ökat samarbetet mellan professionerna. Genom detta har brukarna i högre utsträckning fått det stöd de är i behov av. Kurator Kuratorerna har under året reviderat handbok och mall för anmälan vid oro för barn. Förvaltningen har tydliggjort det individuella ansvaret som varje enskild anställd har i denna fråga. Rutiner gällande genomförandeplaner och uppföljningar har reviderats under året för att effektivisera vårt arbetssätt. Processkartläggning av verkställighet avseende stadigvarande familjehemsplacering samt korttidsvistelse i familj/kontaktfamilj har gjorts under året. Anhörigstödet utvärderas och revideras utifrån efterfrågade behov. Kurator deltar i nationella forum för att ta del av forskning och nya rön med syfte att utveckla anhörigstödet. Nätverk kring anhörigstöd mellan jämförelse kommunerna, 3KHV har fortgått. Kuratorerna träffas regelbundet varje måndag utifrån given dagordning. Sedan hösten 2014 har arbetsledare deltagit en gång per månad vid dessa möten. Kollegiegranskning av dokumentation i Procapita har gjorts för att säkerställa kvalitén i dokumentationen. 42(76) Arbetsterapeuter Arbetsterapeuter har under året fortsatt att arbetat med att ta fram rutiner för delaktighet kopplat till arbetsprocessen. Bland annat har en rutin för hjälpmedelsförskrivning tagits fram. Arbetsterapeuter har genomfört utbildning i ”Grepp om livet” gentemot personalgrupp på ett särskilt boende samt daglig verksamhet. Syftet med utbildningen är att ge personal redskap för att arbeta med kognitivt stöd och på så sätt öka brukarens självständighet och delaktighet i sin vardag. Arbetsterapeuterna har via KKC erbjudit personal samt genomfört utbildningar ”Att ge stöd till personer med kommunikationssvårigheter och kognitiv funktionsnedsättning” och ” Att få vardagen att fungera med utvecklingsstörning”. Vi har även genomfört utbildningar gentemot sommarvikarier. Arbetsterapeut som arbetar gentemot handläggarna har under hösten påbörjat att ta fram en arbetsprocess och rutiner kopplat till sitt arbete. Arbetsterapeuter mot daglig verksamhet arbetar löpande med KSS-uppdrag, t.ex. brukarenkäter och sammanställning av dessa, stöd till personal i dokumentation, stöd till personal i genomförandeplan. Rutiner har även tagits fram gällande förberedelse inför genomförandeplan för personer med kommunikativa nedsättningar. Arbetsterapeuter använder metoden Samtalsmatta som en naturlig del i arbetet gentemot brukarna. Sjukgymnast/Fysioterapeut Metoden samtalsmatta används mer frekvent för att kunna öka delaktigheten hos brukarna vid fysioterapeutiska insatser. Ett kontinuerligt samarbete har startats med Sjukgymnast i Ronneby kommun samt Sjukgymnast vid Habiliteringen i Karlskrona för att fördjupa kunskaper samt råd och stöd vid svårare patientfall. CPUP-mätningar har börjat genomföras tillsammans med arbetsterapeuter på specifika brukare vilket har lett till en kvalitetshöjning i undersökning och behandling. Deltagit i arbetsgrupp för samarbetsprojektet kultur och hälsa med Blekinge Kompetenscentrum. Sjuksköterskor Under året har det kontinuerligt skett medicinsk delegeringsutbildning till nyanställd, årlig förnyelse till fastanställda samt resurs/timanställda. I samband med utbildningen görs ett kunskapstest innan delegering utfärdas. Vid årsförnyelse av brukarnas mediciner ifylls ett symtomskattningsformulär som läkarna använder sig av för att kunna ge adekvat medicinering. Årshjul har varit ett användbart stöd för sjuksköterskorna, genom att följa de återkommande rutiner som gäller under året. För att ytterligare kvalitetssäkra har läkemedelsansvar samt kassering av läkemedel journalförts. Användandet av systemet NPÖ (Nationell patientöversikt) har ökat, som ger 43(76) tillgång till både kommun och landstingsjournal. Journalgranskning har utförts och gamla inaktuella ordinationer har avslutats. Ekonomisk uppföljning Kurator Budget för stadigvarande familjehem och korttidsfamiljer i balans. Arbetsterapeuter och Sjukgymnast/Fysioterapeut Det ekonomiska utfallet visar på budget i balans. Sjuksköterskor Under 2014 har sjuksköterskorna inte haft något budgetansvar. Vi ser en ständig ökning av inkontinenshjälpmedel där kostnaderna stiger. Genom utbildning och information ut till personalgrupperna tror vi på en gemensam ekonomisk förbättring. Särskilda utvecklingsområden 2015 Arbetsbeskrivning för varje profession i specialistteamet bör arbetas fram. Specialistteamet bör ansvara för vissa delar av utbildningsinsatser vid uppstart av nya boenden. HSL-personal ska utarbeta gemensamma rutiner för ankomstsamtal vid nyinflytt. Specialistteamet kommer medverka vid specialistträffar inom team psykiatri för att utveckla arbetsformer och samverkan för att på bästa sätt tillmötesgå brukare och anhörigas behov av stöd. Kurator Implementera framtagna rutiner för genomförandeplan samt uppföljning i verkställighetsärenden. Kompetensutveckling – socionomdagarna Kuratorerna har i olika forum fått förfrågan från verksamheten om att hålla utbildning till personal, handledning för områdeschefer samt råd och stöd till enskilda brukare kring funktionsnedsättning och sexualitet. Kuratorerna undersöker möjligheten till kompetensutveckling för att tillhandahålla utbildning inom ämnet. Kuratorerna behöver undersöka utbudet av tekniska hjälpmedel beträffande telefontolkning. Utbildningstillfälle 2 i hot, våld och anmälningsplikt – workshops kommer att genomföras under våren 2015 i förvaltningens barnverksamheter. Barngruppen har gemensamt beslutat att under 2015 åter träffas en gång per månad för att aktivt kunna arbeta med utvecklingsfrågor. Barngruppen har för avsikt att revidera handlingsplanen för ett förstärkt barnperspektiv. Beslut har även tagits att kurator skall regelbundet arrangera kompetenshöjande utbildning/insatser till personal i barnverksamheten. 44(76) Gällande anhörigstödet planerar kuratorerna efter önskemål att under 2015 arrangera gruppverksamhet. Gruppen skall rikta sig mot anhöriga till personer med komplexa behov såsom social utsatthet, missbruk, psykisk ohälsa samt kriminalitet. Kuratorerna planerar för att genomföra en storföreläsning inom anhörigstödet under hösten 2015. Arbetsterapeuter Arbetsterapeut inom daglig verksamhet kommer att sammanställa underlaget för förvaltningens delaktighetsplan. Utveckling av rutiner och metoder kommer att fortsätta för att möjliggöra delaktighet för brukaren vid arbetsterapeutiska insatser. En plan har upprättats för genomförande för att kunna implementera användande av bedömningsinstrument för delaktighet. Utbildningen ”Grepp om Livet” kommer att erbjudas förvaltningens verksamheter. Utbildningarna ”Att ge stöd till personer med kommunikationssvårigheter och kognitiv funktionsnedsättning” och ”Att få vardagen att fungera med utvecklingsstörning” via KKC kommer att erbjudas kontinuerligt. För att kunna utveckla och implementera arbetsprocessen gentemot handläggarna kommer en uppdragsbeskrivning att tas fram under 2015. Arbetsformer gentemot särskilda boende kommer under året ses över och vidareutvecklas. Sjukgymnast/Fysioterapeut Fortsätter arbetet med att utveckla rutiner och metoder för att möjliggöra delaktighet för brukaren vid sjukgymnastiska insatser. Fysioterapeut ska gå utbildning i förflyttningsteknik under våren för att sedan kunna utbilda personal och sommarvikarier. Utbildning i Motiverande samtal(MI) för att bättre kunna motivera brukare att komma igång i fysisk aktivitet samt förbättra bemötande mot brukare och personal. Kartlägga den fysioterapeutiska arbetsprocessen. Sjuksköterskor Arbetet med att utveckla och utöka mottagningsverksamheten kommer att fortsätta. Det arbetas ihärdigt för att uppmuntra brukarna på boenden inom Funktionsstödsförvaltningen att komma till sjuksköterskemottagningen på Flaggskär vilket anses kunna gynna den enskildes vardag. Vi fortsätter med att marknadsföra oss för att få till ett gott samarbete med brukarna och all personal i verksamheten genom information om sjuksköterskornas arbete inom Funktionsstödsförvaltningen. Delaktighet från samtliga professioner krävs för att uppnå detta. Vidareutbildningar inom specialämnen (t.ex. autism, psykiatri) är en förhoppning från vår sida. Arbete med att ta fram skriftliga rutiner för sjuksköterskans arbetssätt kommer att fortsätta under 2015. Arbetet kommer fortskrida med processkartläggningen. 45(76) Riskbedömning 2015 Riskbedömningar och rutiner ska göras och samlas i SAM-pärmen. Larmet ska testas och rutiner gås igenom på varje APT som första punkt på dagordningen. Kurator Riskbedömning har gjorts och finns i SAM-pärmen och på samarbetsytan. Under 2015 skall gällande rutiner implementeras i det dagliga arbetet. Arbetsterapeuter Det finns en risk att det påbörjade KSS-uppdraget inom daglig verksamhet stagnerar då ordinarie arbetsterapeuter som arbetar gentemot daglig verksamhet ska vara föräldralediga. Arbetsterapeuter inom daglig verksamhet har fått utökat verksamhetsområde under året vilket kan medföra att de inte kan vara lika tillgängliga som förut då arbetsbelastningen ökar. Sjukgymnast/Fysioterapeut Om ingen utökning sker finns en risk att det påbörjade samarbetet med HSL-personal och boenden stagnerar i utvecklingen pga. tidsbrist då stora prioriteringar behöver göras. Tyngdpunkten kommer i så fall ligga på de mest akuta behoven och det förebyggande arbetet får bortprioriteras. Sjuksköterskor Det ses en ökad risk vid ensamarbete och framför allt då besök sker i enskilda lägenheter. Detta hoppas vi kommer minska då vår intention är att brukaren besöker mottagningen istället. Ökad arbetsbelastning i samband med volymökningar samt ökad vårdtyngd vilket medför att det kan bli svårt att upprätthålla den medicinska vårdsäkerheten för den enskilde brukaren. På grund av läkarbrist både inom primärvården och psykiatrin ses medicinska risker för brukarna. I tjänsten Annika Lundberg, kurator Susanne Persberg, kurator Ingrid Romberg, kurator Åsa Ehnbom, leg. arbetsterapeut Matilda Hafström, leg. arbetsterapeut Maria Magnusson, leg. arbetsterapeut Emma Ungerbäck, leg. arbetsterapeut Emelie Blomdahl, leg. arbetsterapeut Daniel Ekstrand, leg. fysioterapeut Veronica Abramsson, leg. sjuksköterska Yvonne Knutsson, leg. sjuksköterska Emily Stark, leg. sjuksköterska Bo Nilsson, leg. sjuksköterska Anna Ohlsson, leg. Sjuksköterska 46(76) Handikappsekreterare, uppdrag och årsredovisning Verksamhetsberättelsen ger en sammanfattning av handikappsekreterarens, boende- och lokalsamordnarens verksamhet för år 2014: Ansvar 18 01 40 vht 785 Mål för Karlskrona kommuns tillgänglighetsarbete Handikappsekreteraren ansvarar för arbetet med att samordna, driva och genomföra tillgänglighetsarbetet tillsammans med samtliga kommunala förvaltningar och bolag liksom externt mot handikapporganisationer, andra myndigheter och allmänheten. En Övergripande Social Mångfaldsplan för åren 2013 – 2015 antogs av kommunfullmäktige den 13 december 2012. Denna grundas på den samlade diskrimineringslagstiftningen från år 2007 inklusive funktionshinderfrågor och tillgänglighetsfrågor. Den ersätter kommunens tidigare planer för jämställdhet, integration och det handikappolitiska programmet. Handikappsekreteraren har under året löpande deltagit vid planering och projektering tillsammans med kommunens förvaltningar för att säkerställa att all samhällsplanering görs utifrån social hållbarhet och universell utformning och att befintliga brister i tillgänglighet i den fysiska miljön åtgärdas. Under året färdigställdes en ny lekplats i Amiralitetsparken som utformas så att den kan användas av barn i olika åldrar och med olika förmågor. Ny lekplats i Hoglands park är försenad och har inte påbörjats under året. Handikappsekreteraren ingår bland annat i referensgruppen för Idrottshallen/Östersjöhallen och i äldreförvaltningens arbetsgrupp för Hållbara seniorbostäder. Handikappsekreteraren har deltagit i idrottsförvaltningens kartläggning av aktivitetsytor i kommunen, för att där bistå med synpunkter på platsernas tillgänglighet. Skyltning av kommunala publika lokaler fortsatte under 2014 där handikappsekreteraren är huvudansvarig tillsammans med representanter från berörda förvaltningar. En ny upphandling av leverantör av hänvisningsskyltar genomfördes hösten 2014 där handikappsekreteraren ingick. Under våren tog handikappsekreteraren initiativ till möten med aktörer som arrangerar evenemang i kommunen samt representanter från landsting och kommun för att diskutera möjligheterna att syntolka något eller några evenemang i Karlskrona. Handikappsekreteraren har många externa kontakter med privata fastighetsägare, näringsidkare och ideella föreningar när de haft frågor om tillgänglighet till olika typer av lokaler och verksamheter. 47(76) Handikappsekreteraren är sekreterare i Kommunala handikapprådet, KHR. Under 2014 har KHR haft fyra sammanträden och dess arbetsutskott tre. Ett sammanträde i arbetsutskottet ställdes in på grund av för få ärenden. 14 maj 2014 arrangerade handikappsekreteraren ett seminarium om Våld mot kvinnor med funktionsnedsättning i samarbete med projektledaren för projekt EJA (en jour för alla) på Marinmuseum. Mål för Handikappförvaltningens Boende- och lokalplanering Från och med hösten 2013 är boendeplaneringsgruppens möten uppdelade i två delar – först gås nya ansökningar och beslut igenom med ansvariga handläggare och därefter diskuteras hur de ska verkställas. I boendeplaneringsgruppen deltar samtliga verksamhetschefer, förvaltningens boendesamordnare, handläggare och teamsamordnare från verksamheten. Kärnan i gruppen är verksamhetscheferna och boendesamordnare. I december 2014 bestämdes att en utvärdering av boendegruppens arbetsformer ska göras i januari 2015. Under 2014 har förvaltningen fortsatt inte kunnat verkställa ett antal beslut om boende med särskild service, både gruppbostad och servicebostad. Detta på grund av brist på servicebostäder och lediga lägenheter i gruppbostad. Om den enskilde har önskemål om lägenhet i ett specifikt bostadsområde eller specifik gruppbostad, så kan verkställigheten dra ut på tiden ytterligare. I Karlskrona är läget på bostadsmarknaden sådant så att lediga lägenheter endast erbjuds i ett fåtal bostadsområden – finns önskemål eller behov av lägenhet utanför dessa områden kan kötiden bli lång på att få en servicebostad. Under 2014 färdigställdes ett nytt gruppboenden i extern regi i området Västra Gärde, Nornornas väg. Boendeplaneraren är även ansvarig för att samordna förvaltningens behov av nya lokaler för verksamheter och personal, att bevaka hyreskontrakt och att följa upp gjorda tillsyner av Räddningstjänsten vad gäller de tekniska delarna av brandskyddet. Under året har boendesamordnaren tillsammans med företrädare för tekniska förvaltningen och mark- och exploateringsavdelningen tittat på aktuella detaljplaner och tomter som kan vara tänkbara för kommande gruppboenden. Boendesamordnaren var inbjuden till arbetsgruppen som ska ta fram ett Bostadsförsörjningsprogram för Karlskrona för att föredra vilka kommande behov som förvaltningen ser av nya boenden med särskild service fram till 2030. Utbildning och nätverk Karlskrona kommun deltar i SKL:s databas för jämförelser om hur tillgängligheten ser ut i landets kommuner och landsting och handikappsekreteraren ansvarar för att hålla informationen upp-daterad. Under året har nätverket haft två träffar som handikappsekreteraren inte haft möjlighet att delta i. Handikappsekreteraren har under året 48(76) deltagit på följande konferenser: Funktionshinder i tiden 1-2 april (Stockholm), Framtidens LSSboende 21 – 22 augusti (Stockholm), CASE-dagen 17 oktober (Lund) och Delaktighetsdagen arrangerad av Myndigheten för Delaktighet 10december (Stockholm). I egenskap av förvaltningens försäkringssamordnare deltog handikappsekreteraren i en försäkringsutbildning den 20 maj i Malmö. Ekonomi Internbudgeten för år 2014 var 100 tkr och den 15 januari 2015 har 114 tkr använts, varav 58 tkr använts för att betala skyltning av verksamheter i förvaltningen. I tjänsten Kajsa Samuelsson Handikappsekreterare/Boende-och lokalsamordnare 49(76) IT-verksamheten Ansvarsområde Tjänsten utgör en stabsfunktion och är direkt underställd förvaltningschefen. Rollen som IT-samordnare innebär ett övergripande ansvar för alla frågor av it- och systemkaraktär i förvaltningen. Rollen som IT-samordnare och systemansvarig innebär att vara kontakten utåt mot såväl kommunens IT-organisation som mot externa intressenter; att i de frågor som diskuteras framföra förvaltningens behov och önskemål, och att ta med information och uppdrag som ska hanteras inom förvaltningen. I uppdraget ligger att vara förvaltningens expert på området och att ge sakkunnigt stöd i alla frågor av it/systemkaraktär till olika personalkategorier. − övergripande ansvar för förvaltningens IT-frågor, både hårdvara och mjukvara, samt utbildning av användare − förvaltningens representant i kommunens it-styrgrupp − beställning av datorer och annan utrustning i anslutning till kommunens administrativa nätverk − systemansvarig för förvaltningens verksamhetssystem − systemansvarig för förvaltningens del i Prator − telefoniansvarig Måluppfyllelse Ett mål är att bygga ut kommunikation och datorstöd till all verksamhet. Antalet administrativa uppgifter som ska skötas via olika programvaror ute i verksamheten ökar och det är viktigt att de har en snabb och bra kommunikation. Under året införde kommunen att lönebesked endast erhålls via Damen som finns tillgänglig via intranät. Samtliga anställda måste därför ha ett eget konto med tillgång till E-post, Intranät och Damen. Metakatalogen har nu införts i kommunen vilket innebär att ett konto i adminnätet skapas med automatik förutsatt att en markering för detta är satt i Heroma. Under året har samtliga anställda erhållit ett konto. Ansvarig chef tillser detta genom att markera Adminnät i anställningsformuläret. Arbetet med att utbilda samtlig personal att för få kunskap och behörighet i social dokumentation har fortsatt under hela året. Målet är att samtlig personal ute i verksamheten ska få behörighet och kunskap i att dokumentera verkställigheten i verksamhetssystemet Procapita. Totalt sträcker sig utbildningsplanerna över 3 – 4 år. Arbetet har fortsatt under hela 2014 och fortsätter nu med utbildningen för nyanställd personal. 50(76) Särskilda händelser under året • Utbildning i social dokumentation i verksamhetssystemet Procapita. • Arbete i arbetsgrupp tillsammans med äldreförvaltningen för att ta fram ett förfrågningsunderlag och kravspecifikation för upphandling av nytt verksamhetssystem. Detta arbete har pågått under i stort sett hela året med många arbetsgruppsmöten. Upphandlingen lades ut i oktober 2014. • Fortsatt utveckling av vårdplaneringssystemet Prator. Hemsjukvården övertogs av kommunen under 2013 vilket har medför förändringar och utveckling av Prator. • Intranät har moderniserats och utvecklats under året. Målsättningen har varit att utöka användande av samarbetsytor på Intranät både för tillfälliga projektgrupper och för organisationsgrupper vilket har infriats. Förvaltningen har nu ett flertal samarbesytor för både fasta och tillfälliga grupper. • System för sjukgymnaster och arbetsterapeuter – Mobilus Professional - har införts och används av både äldre- och handikappförvaltningens arbetsterapeuter och sjukgymnaster. • IntraPhone - systemet för rapportering av assistanstimmar till försäkringskassan används nu fullt ut. Upphandling av nytt verksamhetssystem har pågått sedan 2011. Innan jul 2011 fattade Karlskrona kommun ett tilldelningsbeslut. Efter tilldelningsbeslut överklagade en leverantör beslutet till Förvaltningsdomstolen och till Kammarrätten. En lång juridisk process drog ut på tiden och under hela 2012 kom inget slutligt beslut. Processen fortsatte in på 2013 och då inget beslut från förvaltningsdomstolen kom före 15 februari 2013 beslutade Karlskrona kommun att avbryta upphandlingen då inga giltiga anbud längre fanns. Därmed startade en arbetsgrupp med deltagare från äldre- och handikappförvaltningen med att ta fram ett nytt förfrågningsunderlag och en ny kravspecifikation för att genomföra en ny upphandling. Detta arbete var klart under hösten 2013 och anbudsförfrågan gick ut. Endast ett anbud kom in vilket inte var giltigt efter de kriterier som kommunen ställt upp. Ny upphandlingsomgång fick då påbörjas för tredje gången. Under 2014 arbetade vi ånyo igenom förfrågningsunderlaget och kravspecifikationen och anbudsförfrågan skickades ut i oktober. Vid anbudstidens utgång hade två anbud kommit in. Endast ett av anbuden bedömdes vara giltigt. I januari 2015 fattades ett tilldelningsbeslut och då ingen överklagan lämnats in har nu beslutet vunnit laga kraft. Kvalitetssäkring, särskilda insatser/genomförda åtgärder Utbildningen i social dokumentation utgör en viktig del i kvalitetssäkringsarbetet. Det föreligger en laglig skyldighet att dokumentera verkställigheten av insatser enligt SoL och LSS. Kunskaperna om hur man dokumenterar, vad man bör och inte bör skriva är låga och utbildningen utgör ett nödvändigt inslag i kvalitetssäkringen. Utbildningen har fortsatt under hösten 2014 med ett flertal enheter. Ekonomisk uppföljning, kommentar Internbudgeten för IT-verksamheten har hållit sig inom tilldelade ramar. 51(76) Särskilda utvecklingsområden 2015 Tilldelningsbeslutet om upphandling av verksamhetssystem har som tidigare nämts nu vunnit laga kraft och avtal skrivits med leverantören Tieto som offererat ett verksamhetssystem som heter Life Care. Systemet är webbaserat och bygger på vårt tidigare verksamhetssystem Procapita men gränssnittet är annorlunda vilket kommer att underlätta för användarna i vår organisation. Tillsammans med äldreförvaltningen ska planering göras under våren 2015 för att genomföra en implementering av systemet i båda förvaltningarna under hösten 2015. Det kommer att medföra mycket arbete för systemansvariga vid införandet. Det kommer även att kräva en stor utbildningsinsats för alla användare i det nya systemet. Detta kommer att ta stora resurser i anspråk och totalt rör det sig om drygt tvåtusen användare i båda förvaltningarna. För Funktionsstödsförvaltningen rör det sig om drygt 600 användare. I tjänsten Inge Boman Utredningssekreterare och IT-samordnare 52(76) Medicinskt ansvarig sjuksköterska, uppdrag och årsredovisning Verksamhetsområde Medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) är en ledningsfunktion som främst omfattar utveckling och kontroll av kvalitet och säkerhet inom den kommunala hälso- och sjukvården och närliggande områden inom äldre- och handikappnämndernas verksamhet. Kvalitets och utvecklingsarbete Kvalitén inom hälso- och sjukvårdsområdet följs upp genom enkäter och analys av avvikelser. Avvikelser och fallrapporter har redovisats till ansvarig nämnd. MAS har även i andra ärenden varit föredragande bl a i svar på ett medborgarförslag. När nya föreskrifter och lagar kommit och förändringar i verksamheten skett har rutiner, kvalitetshandböcker och riktlinjer som berört hälso- och sjukvårdsområdet reviderats efter behov. Jag har under året haft möten med sjuksköterskor enskilt och i grupp samt med arbetsterapeuter och sjukgymnaster för kvalitetsutveckling och informationsutbyte. Lokal instruktion har utvärderats och reviderats för att göra det möjligt att förvara vissa behovsläkemedel på Flaggskär. Ett ärende från förtroendenämnden som gällde information vid en vårdplanering har hanterats. Nämnden tog beslut 2011 om att avvikelser och fallrapportering ska ske digitalt via verksamhetssystemet. Då detta ännu inte skett har frågan därför aktualiserats på nytt i ledningsgruppen. Tillsammans med kvalitetsansvarig har MAS gått igenom avvikelsemodulen och kompletterat sökordslistan och modulen har börjat användas inom några områden. From 2015 kommer all avvikelserapportering att ske digitalt. Handikappförvaltningens legitimerade hälso- och sjukvårdspersonal har under året fått möjlighet att via Nationell Patient Översikt (NPÖ) ta del av landstingets journalanteckningar. MAS har också tillsammans med hemsjukvården varit behjälplig vid vårdplaneringssituationer. Utvecklingsområden 2015 I Patientsäkerhetslagen ställs krav på att varje vårdgivare ska ange mål med hälso- och sjukvården. Målet ska sedan följas upp och utvärderas årligen i en patientsäkerhetsberättelse. Den nya lagen innebär också ett förändrat perspektiv, med större fokus på vårdgivarens ansvar och vårdtagarens delaktighet och rätt till information. Detta förtydligas ytterligare i den nya Patientlag som trädde i kraft 1 januari 2015. Vårdgivaren och Funktionsstödsförvaltningens hälso- och sjukvårdspersonal bör under 2015 ta fram såväl övergripande som mer detaljerade mätbara mål för den hälso- och sjukvård som bedrivs inom verksamheten. I tjänsten Ann-Britt Mårtensson Medicinskt ansvarig sjuksköterska 53(76) Ekonomiskt bokslut Handikappnämnden redovisar per 31 december 2014 ett underskott på 11,3 mnkr, netto omslutningen är 379,4 mnkr och nämndens budgeterade medel 368,1 mnkr. RESULTATRÄKNING December 2014 Intäkter Kostnader Varav personalkostnader Varav övrig drift Avskrivningar Finansiella poster Totalt Tkr Budget helår Resultat helår Avvikelse helår Resultat 2013 64 029 -431 764 79 460 -458 551 15 431 -26 787 74 180 -426 323 -298 385 -133 379 -309 017 -149 534 -10 632 -16 155 -291 862 -134 461 -314 -88 -368 137 -325 -58 -379 474 -11 30 -11 337 -304 -61 -352 508 I matrisen ovan ses främst 2 anledningar till resultatet. Dels återfinns ett överskott mot budget på intäkter, dels återfinns ett underskott på kostnader. Intäkts överskott balanserar upp underskott på kostnaderna med knappt hälften och fördelningen av underskottet på kostnaderna utgörs av ca 40 % personal och ca 60 % av övrig drift. Handikappförvaltningen har under senare år beviljat och verkställt fler och mer omsorgskrävande insatser vilket märks tydligt inte minst i LSS statistiken(se matriser i bilagorna) men också i form av att den totala kostnadsmassan ökat kraftigt. Dessa insatser berör i första hand personalresurser eftersom det har ett direkt samband mellan volymökningar och därmed ett ökat behov av personalstöd för såväl nya brukare men också för brukare som redan har någon form av stöd i förvaltningens verksamheter. Det blir också allt tydligare att resurserna inte alltid räcker till och då behövs andra former av lösningar för att säkerställa rätt stöd. Under 2014 är det är inte enbart i den egna regin som ökningen skett, det har också efterfrågats och med hänsyn till lagen LSS och SOL beviljats allt mer insatser i de delar som rör köp av verksamhet. Häri inbegrips externa placeringar där brukarnas behov inte kunnat tillgodoses på hemmaplan beroende på att rätt kompetens för att kunna möta brukarnas komplexa behov saknas eller beroende på att det inte finns plats att erbjuda i de numera fullbelagda särskilda boendena i förvaltningen. I köp av verksamhet inbegrips också insatser som utförs av Äldreförvaltningen som rör hemtjänst, korttids – och gruppboende som också har ökat markant i beviljat stöd under året. När behovet av stöd ökar, drar det med sig, inte enbart ökade personalresurser utan också ett högre tryck på övrig drift, såsom fler bilar, fler lokaler, fler datorer med licenser, mer inköp av mat osv. Den positiva trenden för utjämningssystemet som följer med ökad efterfrågan och ökad verkställighet, kommer sannolikt att fortsätta under kommande år. För överskottet på intäkter står obudgeterad försäljning av platser till andra kommuner för merparten men också en del försäljning av bilvård samt ersättning för lönebidrag redovisas här. Handikappförvaltningen lämnar därmed ett resultat på minus 11,3 mnkr för verksamhetsåret 2014. 54(76) Nedan beskrivs 12 av Handikappförvaltningens totalt 27 verksamheter lite närmare som bedöms ha störst påverkan för årets resultat (fullständig tabell över samtliga verksamheter återfinns i slutet där också resterande verksamheter summeras i en sammanfattning); Verksamhetsområde köp av timmar och dygn Äldreförvaltningen; Korttidsboende (771) Avser platser som köps av Äldreförvaltningen och kan, som ses i diagrammet nedan, variera ganska stort under året. Medelvärdet för antal verkställda dygn har mellan 2012 – 2013 varit stabilt runt ca 60 dygn över året men under 2014 har värdet ökat och för helår summeras dygnen till ca 80. Anledningen är i huvudsak en markant nivåökning juni – september då brukare i väntan på plats i Äldreförvaltningens gruppbostäder, tillfälligt beviljades plats på korttidsboende. Denna temporära ökning bidrar i stort sett helt till att medelvärdet för året ökat totalt sett. Då dygnen varit lägre i antal övriga månader i förhållande till budgetvärdet som ligger på 100 dygn per månad, redovisas ändå en plus differens på ca 20 dygn därmed. Detta resulterar i ett mindre överskott på ca 350 tkr för helår. Antal dygn korttidsboende 2012- 2014 150 100 antal dygn 2012 antal dygn 2013 50 antal dygn 2014 budget 2014 0 Servicehus (773) Avser plats i serviceboende som köps av Äldreförvaltningen och har tidigare varit relativt stabilt utan större förändringar. För 2014 sänktes därför budgeten här från 8 platser till 4 och situationen var stabil fram till mitten av maj. Det sista halvåret har efterfrågan av boendeplatser ökat stadigt och per december är antalet platser uppe i 11 st verkställda. Detta medför en större negativ avvikelse mot budget på ca 1,7 mnkr då det inte varit möjligt att justera upp budgeten igen löpande under året. antal dygn boendeplats 2014 400 300 200 100 0 antal dygn 2014 budget 2014 55(76) Hemtjänst (776) Avser köp av hemtjänsttimmar från Äldreförvaltningen samt privata utförare (enligt LOV) och även här kan beviljade och därmed verkställda timmar variera ganska mycket under året, se diagrammen nedan. Under sista delen av 2012 och första delen 2013 var trenden något minskade timmar varför budgeten justerades ner till 2013 och lades på 2900 timmar per månad, totalt för privata och kommunala hemtjänst ärenden. Efterfrågan av stöd ökade återigen under sista delen av 2013 och den högre nivån har hållit i sig under hela 2014. Det fanns inte utrymme att justera budgeten inför 2014 och har därför legat kvar på 2900 timmar. I det första diagrammet nedan ses den röda linjen variera något under året men sammantaget ligger de verkställda timmarna (kommunala och privata) över budget samtliga månader. Medelvärdet för 12 månader resulterar därmed i 3421 timmar totalt vilket medför en differens på ca 521 timmar mot budget per månad. Delas timmarna upp mellan privata och kommunala ärenden (se diagram nr 2 nedan), redovisas en något ojämnare kurva och fördelning för de kommunala ärendena medan det för de privata visas en jämnare trend där timmarna stadigt ökar under året. Medelvärde för de kommunala ärendena är 1919 timmar mot 1798 i budget och för de privata är det motsvarande 1502 i verkställighet mot 1102 i budget. Hemtjänsttimmar 2012-2014 5 000 4 000 3 000 2 000 1 000 0 Timmar 2012 Timmar 2013 Timmar 2014 budget 2014 Med anledning av resonemanget ovan, redovisas en negativ avvikelse mot budget för hemtjänst totalt på ca – 1,8 mnkr. Total ekonomisk avvikelse, för köp av tjänster och platser av Äldreförvaltningen samt privata utförare ,vht 771,773 och 776, blir för 2014 med avrundning – 3,2 mnkr vilket är ca 200 tkr sämre än prognosen. Det beror på att samtliga 3 insatser ovan redovisas med en månads eftersläpning under året och prognosen bygger på föregående månads verkställighet vilket innebär att det kan bli en mindre differens mellan prognos och faktiskt utförd tid. 56(76) Verksamhetsområde personlig assistans (779) Verksamheten för personlig assistans redovisar för helår ett underskott på ca 4,9 mnkr. Som ses i matrisen nedan har det hänt en hel del gällande ärendefördelningen utöver budget, för assistansen under året. Till vänster i matrisen ses LASS ärendena (försäkringskassan betalar allt utöver 20 timmar i veckan) och då har det tillkommit(omprövade och helt nya ärenden) 5 privata och 1 kommunalt och i motsvarande ordning fallit bort 4 avslutade/ omprövade privata ärenden samt 1 kommunalt. Till höger i matrisen ses LSS ärendena där Handikappförvaltningen står för hela insatsen och då har det under året tillkommit 5 helt nya ärenden och omprövats 1 där brukarna har valt privat utförare och i motsvarande ordning har det fallit bort, dvs helt avslutas eller omprövats 3 ärenden med privat utförare och 3 ärenden som haft kommunen. Totalt sett blir resultatet därmed att LASS ärendena där försäkringskassan är inblandat, fått ytterligare ett ärende utöver budget och LSS ärendena där kommunen står för hela insatsen, har fått 4 ärenden utöver budget. Till detta kommer ytterligare tillfälliga eller permanenta utökningar som görs löpande under året. För LASS ärendena måste förvaltningens biståndshandläggare, om behov anses föreligga, bevilja önskad utökning i väntan på vad försäkringskassan beslutar. Det innebär att antingen kan kassan ge avslag på utökningen och då får förvaltningen stå för hela den överskjutande kostnaden utöver de 20 timmarna (som gäller utökningen) eller ger kassan bifall till att stå för utökningen och då kan förvaltningen få tillbaka ersättning för kostnaden som gått ut under tiden utökningen gäller. Denna ersättning kommer dessvärre oftast ganska sent och kan därför till årsbokslutet inte räknas in i resultatet. När det gäller utökningar för LSS ärendena är det också vanligt att handläggarna beviljar utökade insatser under året och med tanke på ovanstående beskrivning där ärende fördelningen ändrats under året, har inte möjlighet funnits att justera utökningarna i budgeten i takt med förändringarna. Motsvarande finns också självfallet ärenden som inte använder hela sin beviljade tid och där det således finns ett överskott i kostnaderna mot det som budgeterats. För att sammanfatta händelserna som beskrivs ovan i ekonomiska termer är det således svårt att under verksamhetsåret göra en skarp prognos för personlig assistans då mycket av det som sker har ett direkt samband med försäkringskassan. Enligt den sista prognosen som gjordes beräknades ett underskott för personlig assistans till ca – 4,0 mnkr. Den faktiska summan landade därmed på -4,9 mnkr vilket blev 900 tkr sämre än prognosen. Differensen i faktiskt resultat kontra prognos, beror till större delen på ovan beskrivna utökningar men också på de privata utförarna där flertalet släpar med sina fakturor som kan komma flera månader efter utförd insats. Det finns ingen möjlighet att kunna kontrollera hur redovisningen ligger till för de privata utförarna varje månad vilket medför svårigheter att göra exakta prognoser för assistansen. 57(76) LASS tillkommit utöver budget Privat Kommunal ny 3 0 LSS omprövad 2 1 tot 5 1 tillkommit utöver budget Privat Kommunal ny 5 3 omprövad 1 1 tot 6 4 LASS fallit bort tillgodo budget Privat Kommunal avslutad 3 0 LSS omprövad 1 1 tot 4 1 fallit bort tillgodo budget Privat Kommunal avslutad 1 2 omprövad 2 1 tot 3 3 Verksamhetsområde myndighetskontor (784) samt administration (785) Verksamheten för 784 och 785 redovisar för året ett underskott på ca 240 tkr där myndighetskontoret för biståndsavdelningen står för i stort sett hela avvikelsen. Det finns enbart budget avsatt för telekommunikation och leasing men behov har funnits av att också köpa in övriga förbrukningsartiklar samt tele tolktjänster för brukare som ansöker om stöd och inte pratar svenska. Det har i årets budget inte varit möjligt att ta höjd för oförutsedda kostnader på övrig drift varför dessa poster utgör underskottet. Beräknad prognos för dessa poster var för helår +-0 vilket därmed innebär att redovisningen avviker 240 tkr mot prognosen. Verksamhetsområde externa placeringar – särskilt boende för ungdomar och vuxna samt skolplatser Avser samtliga externa platsköp inom såväl verksamhet 791, 792 samt 798, dvs de delar som berör skolplatser/inackordering för ungdomar och vuxna, särskilt boende handikappomsorg samt särskilt boende psykiatri. Total ekonomisk avvikelse blir ca - 650 tkr. Avvikelsen beror uteslutande på att det under året kommit in fler placeringar, både skolinackorderingar och boendeplatser och det har inte varit möjligt att under året justera med budget då ramen är alltför snäv. Anledningen till att externa platser ökar beror oftast på att det antingen är fullt i de olika verksamheterna i den egna regin eller att det inte är möjligt att möta enskilda brukares behov med rätt kompetens på hemmaplan. Det har under sommaren också verkställts en tillfällig plats i ca 3 månader som utgör hälften av det totala underskottet här. Bristen på särskilda boenden i förvaltningen medför att det istället blir nödvändigt att köpa platser utanför kommunen för att kunna tillgodose behoven av stöd och därmed leva upp till lagstiftningen. Prognosen för externa placeringar beräknades till – 500 tkr för helår och differensen mellan faktiskt resultat och prognos blir därmed ca -150 tkr. Anledningen till differensen är att det kan tillkomma tex daglig verksamhet för någon av platserna eller att det är något extrabehov som verkställs på någon placering som inte är förutsedd. 58(76) Verksamhetsområde handikappomsorg Verksamheten för särskilt boende vuxna (792) Verksamheten för särskilt boende vuxna (792) redovisar för 2014 ett mindre överskott på ca 80 tkr. Resultatet balanseras upp mellan ett överskott på personalkostnader mot underskott på övrig drift. Anledningen till att personalkostnader redovisar överskott på ca 1,1 mnkr beror i första hand på det nystartade särskilda boendet på västra gärde i februari, verksamheten kom i gång successivt under ett par månader och budgeten användes inte till fullo initialt. Ytterligare 2 boenden redovisar också större överskott för personalen och beror sannolikt på översyn av scheman som medfört vissa rationaliseringar med sänkt bemanning som följd. Trots att samtliga verksamheter för särskilda boenden fått en sänkt tilldelning för personalen med 5 % 2014, lyckas flertalet av områdescheferna här att få ihop sin ekonomi oaktat det pressade läget som råder. För boendena krävs ofta att situationerna anpassas utifrån antingen arbetsmiljö eller utifrån brukarnas behov av stöd vilket kan leda till sk tillfälliga personalförstärkningar under en kortare eller längre period. Kostnaden för detta har dock varit möjligt att halvera jämfört med 2013 vilket beror till största delen på andra sätt att arbeta med ökade behov som uppstår under vissa perioder, kostnaden uppgår därmed för 2014 till ca 1,8 mnkr totalt och är inte finansierat inom budgetramen. Det händer också att speciallösningar får sättas in där beslut som, i brist på godkänd plats, istället måste verkställas på annat sätt, men då till en högre kostnad. Här handlar det främst om mobila teamen som under perioder kan behöva verkställa många timmar hos en brukare i form av boendestöd där behovet egentligen hade kunnat vara en plats i gruppbostad. Därmed blir också kostnaderna betydligt högre än om insatserna hade kunnat verkställas i gruppbostad om plats funnits. När det gäller underskottet på övrig drift orsakas detta i huvudsak av en ny boendeplacering (läs förklaring längre upp i texten under externa placeringar) samt kostnader för handkassor och handledning. Även ändrade rutiner för brukarnas resor orsakar högre kostnader i form av drivmedel tex vilket inte kunnat rymmas och kompenseras för inom budgetramen. Överlag gäller att när det sker förändringar i verksamheten såsom tex volymökningar, medför detta också ökade kostnader inte bara i form av personalresurser utan även för övrig drift. En sådan påverkan kan tex vara handledning där fler brukare och utökade insatser kräver mer av personalen som då behöver extra stöd i form av handledning. Tilläggas ska också att samtliga utökningar som sker, har fått rymmas inom befintlig budgetram och går ofta inte att förutsäga vid verksamhetsårets början när budgeten fördelas mellan verksamheterna. Under löpande år finns således inte möjlighet att göra justeringar och kompensera för utökningar och avvikelser. För verksamheten särskilt boende 792, beräknades en prognos om +-0 vilket således också därmed blev resultatet i stort sett. 59(76) Korttidsverksamhet – vistelse/ tillsyn barn, ungdomar och vuxna (794) Verksamheten för korttidsboende redovisar för helår en negativ avvikelse om ca – 1,2 mkr. Här säljs platser till andra kommuner vilket gör att överskottet på intäkter balanserar upp och finansierar delar av personalkostnader i en av enheterna men intäkterna förmår inte riktigt möta upp kostnaderna fullt ut varför det blir ett negativt resultat här. Året har bestått i att hantera ytterligare ökad efterfrågan av stöd, framförallt i den delen som rör barn och unga med autism där föräldrar behövt utökat stöd och avlastning men också helt nya mindre barn som kommit in i verksamheten. Delar av utökningen har kunnat mötas upp genom en omfördelning av personal från ungdomsboendet kotten där 2 brukare flyttade till det nya boendet på västra gärde. Då verksamheten därmed halverades här kunde delar av personalstyrkan istället omfördelas till västra mark och förstärka upp där. Dock har korttidsverksamheten trots omfördelningen, haft svårigheter i att helt kunna möta utökningarna inom given budgetram. I den här verksamheten finns också ett ärende som delas med Socialförvaltningen men som Handikappförvaltningen ansvarat för det sista halvåret. Dock har förvaltningen inte fått full täckning för kostnaderna som följer med ärendet vilket medfört extra kostnader som därmed utgör en del av underskottet. Det har också funnits behov att förändra och se över schemat på ett av boendena vilket fört med sig utökad bemanning då schemat var väldigt snävt lagt och behov av förändring förelåg. Inte heller denna förändring har kunnat rymmas inom budgetramen. Generellt för korttidsverksamheten i dagsläget är att det i stort sett alltid finns brukare som av någon anledning har permanent boende istället för korttidsvistelse, vilket innebär dyrare insats. Schemaöversyn har gjorts under året framförallt på korttidsboendet västra mark och arbete pågår med att få till ett bra och fungerande schema som utgår från brukarnas behov av stöd men också kopplat till de personalresurser som är budgeterat för verksamheten. Prognosen beräknades för korttidsverksamheten till – 600 tkr, och differensen mellan prognos och faktiskt resultat är därmed ca hälften. Anledningen till avvikelsen är i första hand ärendet som delas mellan Socialförvaltningen och Handikappförvaltningen och där det inte blev den täckning för kostnaderna som var medräknat i prognosen. Därtill har det kommit ytterligare ärenden där bemanningen inte kunnat förutses fullt ut och som därmed inte har kunnat tas med i prognosberäkningen. Verksamhetsområde arbete och fritid Daglig verksamhet DV (793) Verksamheten redovisar en positiv avvikelse på ca 300 tkr och fördelar sig i stort sett lika mellan personalkostnader och drift men där intäkter redovisar över budget och därmed ger ett totalt överskott i resultatet. Av totalt 20 enheter här redovisar 11 st överskott mot budget och 9 st underskott, inga stora avvikelser på någon av enheterna dock. 60(76) Daglig verksamhet utökas ständigt varje år med fler brukare, främst de som tar studenten och därefter kan ha rätt till arbete enligt LSS ( se matrisen över LSS insatser i bilagan). För 2014 var det tänkt att en ny grupp skulle starta upp efter sommaren men då det inte blivit klart med en lämplig lokal för arbetsinnehållet, har den nya gruppen inte kommit igång. Flera av brukarna har istället fått tillfällig plats i en annan grupp i väntan på sitt ordinarie arbete. En reserv på ca 500 tkr finns därför som istället nyttjats till andra delar inom arbete och sysselsättning. Situationen för daglig verksamhet är sådan att det tillkommer nya brukare och nya grupper startas därför i stort sett varje år, inte lika många slutar sitt arbete genom tex pensionsavgång. Med utökad verksamhet följer också övrig drift såsom fler bilar, större och fler lokaler, mer drivmedel osv. Det mesta kan förutses inför nytt verksamhetsår men dock inte allt pga att det kan tillkomma fler brukare än beräknat. Prognosen för daglig verksamhet beräknades utifrån aktuellt läge under hösten till – 200 tkr för helår, därmed blev resultat något bättre än förväntat. Sysselsättning dagverksamhet (774) Har under 2014 blivit en egen verksamhet och låg tidigare under team psykiatri/ neuropsykiatri vht 798. Totalt redovisar sysselsättningen ett mindre underskott på ca 175 tkr där överskott på intäkter i stort sett balanserar upp underskott för personalkostnader och övrig drift. Den största händelsen för sysselsättningen under året har varit att det numera finns en egen trafikledning som ansvarar för resor till och från daglig verksamhet, som tidigare sköttes av zontaxi. I den verksamheten finns några av förvaltningens lönebidragsanställda vilket innebär att det blir en minusdifferens på personalkostnader men som å andra sidan balanseras upp genom intäkter/ersättning från AMS som inte är budgeterat fullt ut och därmed ger ett överskott på intäkterna. Överlag finns det ett antal lönebidragsanställda i sysselsättningen som ger samma förhållande mellan lönekostnader och intäkter/ersättning som ovan beskrivet. Prognosen för sysselsättningen beräknades för helår till +- 0, en mindre differens på 175 tkr blev därmed resultatet och beror i första hand på att det varit svårt att exakt beräkna kostnaden för den nystartade trafikledningen. Verksamhetsområde team Psykiatri/Neurospsykiatri (NPF) Särskilt boende och mobilt team (798) Verksamhet 798 särskilt boende och mobila team, redovisar ett underskott på – 1,4 mnkr och resultatet fördelas i huvudsak mellan å ena sidan ett överskott för intäkter och personal medan å andra sidan ett underskott på övrig drift som därmed gör att det totala resultatet här blir en negativ avvikelse mot budget. 61(76) För personalkostnader redovisar psykiatri/neuropsykiatri ett överskott på ca 300 tkr där 4 av de 10 enheterna här rapporterar underskott på personalen i varierande omfattning och resterande 6 enheter rapporterar överskott mot budget. De enheter som redovisar plus väger i och med det upp enheterna med minus så att totalen ändå går ihop för personalen. Intäkterna redovisar överskott beroende på 2 platser som säljs på ett boende till annan kommun och ej är budgeterat då platserna kan sägas upp med 3 månaders varsel. För övrig drift som redovisar ett negativt resultat är anledningarna i huvudsak en tillfällig plats som köptes i annan kommun för en brukare under sommaren, nedskrivningar av hyror (hyresförluster av brukare), bilreparationer, IT kostnader, fastighetskostnader, dvs både sådant som är svårberäknat i början av året men också sådant som det inte finns möjlighet att budgetera för då tilldelad ram inte räcker för att göra justeringar av samtliga kostnadsposter under löpande år. För verksamhet 798 har det under 2014 varit betydande volymökningar under året i de delar som gäller mobila teamen, främst under hösten har antalet ärenden utökats markant. Då det funnits en viss buffert i budgeten i dessa enheter har teamen ändå fått ihop sin ekonomi totalt sett gällande personalen men det överskott som kunnat hämtas hem tidigare har nu ianspråktagits och därför redovisar teamen i stort sett +- 0 i personalkostnader. Det är framförallt de delar som rör neuropsykiatrin som berörs av ökad efterfrågan och en viss trend ses i att landstingets omorganisationer och nedskärningar spiller över på kommunen (Handikappförvaltningen) som får ett utökat krav på att ordna stöd till brukarna när de skrivs ut från landstinget. För verksamheten psykiatri/neuropsykiatri beräknades en prognos på ca - 350 tkr för helår, det faktiska resultatet på – 1,4 mnkr blev därmed drygt 1,0 mnkr sämre än förväntat. Orsaken är i första hand ett ofinansierat platsköp samt att bufferten för mobila teamen nu förbrukats i och med utökat antal ärenden under hösten. Verksamhetsområde övriga Av förvaltningens resterande 15 verksamheter (som inte beskrivits ovan) redovisas en total negativ avvikelse på – 160 tkr, prognosen för dessa beräknades till ca – 300 tkr vilket således är ett något bättre resultat än förväntat (se total sammanställning av verksamheterna i matrisen nedan). Det finns 6 verksamheter av dessa som bör nämnas särskilt; Arbetsledning(770) ; redovisar ett underskott mot budget på ca 800 tkr och beror främst på att det, på grund av arbetsmiljöskäl, tagits in tillfälliga områdeschefer för att stötta upp då det varit och är ett hårt tryck i enheterna, i huvudsak beroende på den ökade efterfrågan. Förstärkningen var tänkt att trappas ner under året men har inte varit möjligt att göra i den takt som planerat. 62(76) Betalningsansvar- medicinskt färdigbehandlade (781) ; redovisar överskott mot budget på ca 648 tkr vilket är en stor förbättring jämfört med befarat. Anledningen är att vårdplaneringarna mot landstinget tycks fungerat väl och det har varit möjligt att ordna stöd till brukare som skrivits ut från landstinget. Hälso- och sjukvård (783): redovisar ca 600 tkr i överskott mot budget och beror bla på att föräldralediga arbetsterapeuter inte återbesatts med vikarie under ledigheten. Prognosen här beräknades till + 400 tkr och resultatet är därmed bättre än förväntat. Stadigvarande familjehem (790): redovisar ett mindre överskott på ca 165 tkr som beror på minskade ärenden och därmed minskade arvoden. Förväntat resultat var +- 0 pga oförutsedda kostnader som kan uppstå men som inte inträffade. Socialpsykologi (796): avser kuratorernas arbete och här hänförs överskottet på ca 260 tkr till det sk anhörigstödet som inte använts fullt ut under året, beräknad prognos här var +-0. Kontaktpersoner (797): redovisar ett större underskott om ca 900 tkr vilket är ca 300 tkr sämre än beräknad prognos. Anledningen är att det beviljats betydligt fler kontaktpersoner än förväntat beroende på att dessa sk stödinsatser används när stödet i den egna gruppbostaden inte räcker till pga snäv personalbudget ( se utökningen av antalet kontaktpersoner under matrisen för LSS insatser nedan). Prognos och resultat De underlag som tas fram vid prognos - och budgetarbete, utgår från det som är känt i förvaltningen. Till delar räknas även förväntade, kända händelser in. Resultatet för 2014 har blivit något sämre än de -8,0 respektive – 10,0 mnkr som beräknades i augusti samt oktober månads bokslut och uppföljning. Anledningarna är främst att vissa kostnader i förvaltningen är svårberäknade och kan slå i avvikelse på båda håll, dvs bli antingen bättre eller sämre än förväntat. I någon verksamhet där det i prognosen räknats hem ett överskott har nettot blivit sämre än beräknat och tvärtom, där det räknats på ett underskott har kostnaden blivit högre än vad som kunnat förutses. Ovanstående resonemang gäller framförallt som tidigare beskrivits; mobila team, köp av verksamhet både hos Äldreförvaltningen samt externa utförare av stöd och omsorg. För mobila teamen har ökad efterfrågan av stöd varit känt en längre tid och har aviserats upprepade gånger i uppföljningar och bokslut. Delvis beror utökning av verkställighet här på landstingets nedskärningar av vårdplatser och där patienter skrivs ut allt tidigare som då behöver mycket stöd av teamen i sin hemmiljö. Nu börjar effekten av den ökade efterfrågan märkas i ekonomin och där det tidigare funnits höjd i mobila teamens ekonomi, finns nu ingen höjd längre utan överskottet har ianspråktagits. För köp av verksamhet beror de ökade underskotten på tillkomna ärenden av olika anledningar, ärendena hålls efter och uppdateras varje månad men det händer att något ärende blir dyrare eller får fler timmar/dygn beviljat än förväntat och vad som tagits med i beräkningen. För insatser i Äldreförvaltningen har 63(76) utökningen skjutit iväg rejält under året och varit ordentligt svajigt, vilket också beskrivs ovan. Sådant är nästintill omöjligt att förutse både när prognoser görs men framförallt i början av året när budgetramen fördelas. Dessa delar som starkt påverkar förvaltningens ekonomi och som till delar betraktas som externa, får så pass stora ekonomiska konsekvenser att det är ofta är svårt att vidta åtgärder som får effekt på årets totala resultat. Om åtgärder ska genomföras i de delar som avser externa köp (däri även Äldreförvaltningen inräknat) måste någon av förvaltningens interna delar möta upp åtgärden. Med tanke på att budgetramen redan är väldigt snäv, har det inte varit görligt att utföra åtgärder som därmed får önskad hållbar ekonomisk effekt. Förvaltningen ser också i större utsträckning en negativ belastning av försäkringskassan där det blir allt svårare att få hjälp enligt socialförsäkringsbalken, dvs ärendena hanteras av kassan på ett sådant sätt att förvaltningen och därmed kommunen får ge fler och utökade insatser i form av personlig assistans. Intäkter Handikappförvaltningens intäkter uppgår 2014 till ca 79,4 mnkr att jämföra med 2013 då intäkterna uppgick till ca 74,1 mnkr. Anledningarna till att intäkterna ökat 2014 är främst att det har tillkommit fler platser som säljs i korttidsverksamheten samt att det kommit återbäring från Cura individ där förvaltningen köper platser. intäktsfördelning 2014 Försäljningsmedel 1% 5% 5% Taxor och avgifter hyror och arrenden 9% 18% 62% bidrag tex projekt och migverket försäljning av verksamhet försäljning av platser övriga intäkter Personal Handikappförvaltningens personalkostnader uppgår för 2014 till 309 mnkr vilket är en ökning med ca 17 mnkr jämfört med 2013 då motsvarande kostnader uppgick till ca 292 mnkr. Förklaringen till de ökade personalkostnaderna är dels ökad efterfrågan med ökad verkställighet som följd (volymökningar) både planerat och oplanerat, däri inbegrips också övertidsersättning samt kostnader för tillfälliga förstärkningar. Övertidsersättning har ökat mellan 2013 -14 från 1,1 mnkr till 1,9 mnkr medan tillfälliga förstärkningar har minskat från 3,8 mnkr 2013 till 1,8 mnkr 2014 och har därmed halverats. Detta beroende på ett antal aktiva åtgärder som vidtagits i verksamheterna där målet har varit att om möjligt utifrån brukarnas 64(76) behov av stöd, minska de tillfälliga förstärkningarna som inte ryms inom budgetramen. Kostnaden för timanställda har ökat mellan 2013 -14 från 16,7 mnkr till 20,1 mnkr och den främsta anledningen till det torde vara att det ökade trycket i verksamheterna gör att resurspoolen inte räcker till för att kunna boka ut personal vid sjukdom och ledigheter och då måste timanställda tas in för att lösa personalsituationen. Sjuklönekostnaderna har ökat jämfört med 2013 från 3,7 mnkr till 3,9 mnkr och samma kostnad för privat assistans hålls på likande nivå mellan åren, dvs runt ca 900 tkr för helår. Nedan i matrisen ses förändringarna mellan 2013-14 i verksamheterna där ökningar resp minskningar också kan ha med interna omfördelningar att göra, inte enbart orsakat av ökad eller minskad bemanning således. VHT 100 130 770 774 776 779 780 783 784 785 789 790 792 793 794 795 796 797 798 912 Benämning Nämnd- o styrelsevht Politisk vht övrig ( nämndsekr) Arbetsledning, chefer Dagverksamhet/sysselsättning Hemtjänst Personlig assistans Ledsagning, anhörigvård HSL ( SSK, sjukgymn, arbetster) Biståndskontoret Administration/stab/förvledning Personlig tjänst Stadigv familjehem Särskilt boende vuxna Daglig verksamhet Kortidsvht ( barn, ungd, vuxna) Fritid och kulturverksamhet Socialpsykologisk vht ( kuratorer) Kontaktpersoner Särskilt boende psykiatri/ NPF Facklig Verksamhet Totalt tkr Redovisat 2014 Redovisat 2013 724 427 632 586 142 963 160 126 13 253 098 12 003 223 10 793 576 0 0 0 46 578 420 43 257 734 7 081 351 6 612 386 4 343 227 3 125 709 3 838 157 3 621 010 8 268 539 7 440 048 1 035 585 191 356 785 619 858 174 84 044 685 81 136 877 25 397 996 26 051 701 36 475 931 30 761 469 747 588 702 839 1 398 190 1 416 623 6 214 736 5 380 653 56 766 374 67 767 173 1 126 527 715 526 309 016 989 291 835 213 Förändring Förändring % 91 841 13% -17 163 -12% 1 249 875 9% 10 793 576 100% 0 0% 3 320 686 7% 468 965 7% 1 217 518 28% 217 147 6% 828 491 10% 844 229 82% -72 555 -9% 2 907 808 3% -653 705 -3% 5 714 462 16% 44 749 6% -18 433 -1% 834 083 13% -11 000 799 -19% 411 001 36% 17 181 776 Investeringar Ramen för 2014 uppgår till 400 tkr och som ses i matrisen nedan har samtliga investeringsmedel nyttjats under året. Budgetinvesteringar 2014 Avslutade investeringar Pågående investeringar Tkr Budget 2014 Utfall 2014 400 0 400 Differens 400 0 400 0 0 65(76) Måluppfyllelse - God ekonomisk hushållning (2003/04:105) Handikappnämnden har som mål för god ekonomisk hushållning antagit målet: ”Samtliga personer som har fått beslut om beviljad insats, ska ha fått sitt beslut verkställt senast tre månader från beslutsdatum”. I förvaltningens dagliga arbete innebär detta att beslut om insatser ska verkställas i enlighet med upprättade kvalitetskrav, på ett kostnadseffektivt sätt och inom utsatt tid. För helår 2014 års rapportering, se tidigare avsnitt under verksamhetens kommentarer från verksamhetschefen för biståndsavdelningen. Nyckeltal LSS statistik LSS statistik till SCB Totalt antal personer med LSS insats 2. 3. Personlig assistans enligt LSS (ej LASS) Ledsagarservice 4. 5. Kontaktperson Avlösarservice i hemmet 6. Korttidsvistelse utanför det egna hemmet 7. Korttidstillsyn för skolungdom över 12 år 8 Boende för barn och ungdom § 9 : 8 LSS 8a Familjehem 8b Bostad med särskild service 9 Boende vuxna § 9 : 9 LSS 9a Bostad med särskild service 9b Annan särskilt anpassad bostad 10. endast antal 10-10-01 11-10-01 394 411 07-10-01 343 08-10-01 350 09-10-01 378 12-10-01 416 13-10-01 423 14-10-01 477 14 20 13 18 14 13 16 14 20 17 17 20 23 19 27 22 194 39 196 37 186 34 183 37 190 39 184 33 179 22 221 67 33 72 33 64 35 67 32 74 35 61 25 62 26 78 7 9 7 12 7 11 5 14 4 10 3 13 3 11 2 11 130 0 137 0 156 0 160 0 159 0 183 188 0 192 226 833 Daglig verksamhet 126 136 150 168 175 202 208 Totalt antal insatser enligt LSS 644 659 668 696 723 741 741 25 29 I tjänsten Claes Wiridén Förvaltningschef Anna Gustafsson Controller 66(76) Personalbokslut 2014 Mätperiod 2013.12.01 - 2014.11.30 jämfört med motsvarande period år 2013 och 2012. Antalet medarbetare på Handikappförvaltningen var vid mätningen 692 medarbetare med månadslön samt nästan 89 årsarbetare med timlön. Totalt motsvarar detta 735 årsarbetare. Nedan visar tabell på personalökning under de tre senaste åren. (Tillsvidareanställda, visstidsanställda och timavlönade) Totalt antal årsarbetare 2012 2013 2014 683 701 735 Under det senaste året har antal tillsvidareanställda medarbetare ökat med endast 2 personer. Vid mättillfället motsvarar andelen tillsvidareanställda män 19,5 %, vilket är en höjning på 0,8 % jämfört med 2013. 67(76) Antalet visstidsanställda med månadslön har sedan 2013 ökat med 20 medarbetare. Andelen visstidsanställda män motsvarar 29,4 %, en ökning på 3,6 % jämfört med 2013. Omräknat är antalet tillsvidareanställda 600, 5 årsarbetare, vilket innebär att antalet sedan 2013 har ökat med 6,2 årsarbetare. 68(76) Antalet visstidsanställda årsarbetare med månadslön är 45,3 årsarbetare vilket, jämfört med 2013, är en ökning med 16,8 årsarbetare. Antalet medarbetare med timlön uppgår till 88,87 årsarbetare vilket är ökning med 10,94 årsarbetare jämfört med föregående år. Verksamheterna har under året (framför allt våren) haft bekymmer med att täcka upp med personal vid frånvaro. Bemanningsenheten har därför anställt fler personal som timvikarie för att möte det verkliga behov av ersättare vid frånvaro. 69(76) Antalet PAN-anställda uppgår till 23,96 årsarbetare vilket är en ökning, jämfört med 2013, på 2,06 årsarbetare. Övertid/fyllnadstid har under året uppgått till 18,93 timmar/anställd, vilket är en ökning jämfört med 2013, på 3,59 timmar/anställd. Männens övertid/fyllnadstid har ökat med 1,39 timmar/man och kvinnornas övertid/fyllnadstid har ökat med 4,11 timmar/kvinna. Ökningen beror till största delen på att det varit ett stort behov av vikarier och där det vid arbetstoppar inte funnits vikarierande personal att tillgå, vilket medfört att ordinarie personal arbetat mer. (se kommentarer antal timavlönade ovan) 70(76) Vid mättillfället den 30 november var den genomsnittliga sysselsättningsgraden 93,11 %, vilket är en ökning med 0,4 % jämfört med för motsvarande tidpunkt 2013. Kvinnornas sysselsättningsgrad har ökat med 0,39 % och männens sysselsättningsgrad har ökat med 0,47 %. Den totala sjukfrånvaron har sedan 2013 minskat med 0,69 dgr/anställd och uppgår till 19,39 dgr/anställd. Kvinnornas sjukfrånvaro har minskat med 0,8 dgr/kvinna medan männens sjukfrånvaro har ökat med 0,43 dgr/man. 71(76) Sjukfrånvaron redovisat i åldersgrupper visar på en ökning i några åldersgrupper. I åldersgruppen 50-59 motsvarar ökningen 6,11 dag/anställd. Orsaken till detta är svårt att fastställa men det finns en generell ökning av avtal sjuka i hela landet. Inom ålderskategorin 40-49 år har dock en minskning skett sedan 2013 med 5,77 dgr/anställd. Även inom åldersgruppen 60-67 år finns minskning sett till 2013 med 13 dgr/anställd. Vid redovisning av sjukfrånvaro per frånvarointervall kan konstateras att sjukfrånvaro 0-1 dgr är i stort detsamma de senaste åren. Sjukfrånvaro 14-90 dgr har minskat 1,37 dgr/anställd. Den största ökningen är i frånvarointervallen på 90 dgr och mer och mäter nu en ökning på 1,03 dgr/anställd. En trolig förklaring inom dessa frånvarointervallerna är att ett antal personer med sjukfrånvaro har övergått till att bli långa sjukskrivningar. 72(76) Förvaltningen har ett strukturerat systematiskt arbetsmiljöarbete har detta har till vis del säkert påverkat att sjuktalen inte ökat totalt sett, vilket är trenden i flera förvaltningar och kommuner i landet. Frisknärvaron (dvs. högst fem sjukdagar under mätperioden) har minskat något och visar vid mätningen 51,75 %. Från föregående år är minskningen 1,79 %. Vid mätningen visar kvinnornas frisknärvaro en minskat med 0,98 %, medan männens frisknärvaro har minskar kraftigt med 5,39 %. Personalförsörjning och rekrytering Förvaltningen har påbörjat arbetet kring att titta på verksamhetens behov av kompetens i framtiden, dvs. vilka kunskaper och kompetenser som är viktiga framöver. 14 medarbetare har avslutat anställningen med pension och dessa tjänster har i största mån ersatts av personal som redan fanns i förvaltningen. Under året har det har visat sig att behovet av fler vikarier har varit större än väntat, pga. av utökat behov i bl.a. volymökning inom psykiatrin, ökad vårdtyngd i särskilt boende och ökat tryck i samband med frånvaro. Detta förklarar ökningen av antalet visstidsanställda mellan 2013 och 2014. Det ökade behovet av personal och insatser har också medfört att det finns ökat behov av arbetsledning och fler handläggare för att klara biståndsbedömningar. Förvaltningen har under 2014 rekryterat flera nya Områdeschefer, beroende på pensionsavgång och personal som slutat eller är tjänstlediga. Utöver central Introduktion för nyanställ personal har det erbjudits fördjupad förvaltningsintroduktion för dem vid två tillfällen. 73(76) Arbetsmiljö och Samverkan Förvaltningen har under 2014 fortsatt att arbeta aktivt med det systematiska arbetsmiljöarbetet. Det har gett resultat på flera arbetsplatser med hot och våld, där tillbud och arbetsskadeanmälningar har minskat som ett led i ett strukturerat arbetssätt. Förvaltningen har också påbörjar implementeringen av ”KIA”- ett hjälpverktyg för personal och chefer att redovisa och hantera arbetsskadeanmälningar och tillbud. SAM-fika, ett mötes forum för förvaltningens arbetsplatsombud att diskutera värdefulla frågor kring arbetsmiljön, har genomförts vid två tillfällen under året. Mötena är uppskattade av både förvaltningsledningen och arbetsplatsombuden. Under året har även fördjupad samverkan, central skyddskommitté genomförts vid tre tillfällen. Vid dessa tillfällen har fokus legat på arbetsmiljöfrågor. I tjänsten Lena Dehlin HR-specialist 74(76) Mångfald och jämställdhet Förvaltningen har under våren och tidig höst 2014 arbetat med att ta fram en handlingsplan för social mångfald. Handlingsplanen redovisar hur förvaltningen ska arbeta med jämställdhet och mångfald under 2014-2015 och grundar sig på den Övergripande planen för social mångfald i Karlskrona som kommunfullmäktige har beslutat om. Den 9 oktober 2014 antogs planen av dåvarande Handikappnämnden. Handlingsplanen för social mångfald ska vara en vägvisare för förvaltningens samtliga verksamheter och ligga till grund för att alla medarbetare ska kunna delta i mångfaldsarbetet. Planen beskriver och ger struktur åt mångfaldsarbetet inom förvaltningen. Arbetet ska syfta till att uppmärksamma och synliggöra mångfalden i vår verksamhet utifrån ett normkritiskt perspektiv. Planen omfattar även mål för jämställdhet. Karlskrona kommun har ett övergripande nätverk för social mångfald där varje förvaltning och bolag har en representant (mångfaldsombud). På Funktionsstödsförvaltningen är undertecknad utsedd att vara mångfaldsombud. Mångfaldsnätverket träffas ca en gång per månad då har vi ofta ett tema som vi fördjupar oss i samt diskuterar hur förvaltningarnas arbete går. De två stora händelserna under 2014 har varit Pridefestivalen och Mångfaldsdagen. Förvaltningens arbete Information om mångfaldsplanen har gett på ett ledningsmöte där vi också diskuterade hur man ska nå ut med mångfaldsarbetet brett i förvaltningen. Mångfaldsplanen har även kommunicerats på intranätet. Förvaltningen har tillsammans med nämnden tagit fram övergripande målsättningar där man idag ser vissa brister. Tanken är att mål för mångfald och jämställdhet ska arbetas in i styrkorten som varje verksamhet tar fram. Målen bör arbetas igenom av ledningsgruppen innan det implementeras i verksamheten. Detta arbete har påbörjats under hösten 2014. Arbete under 2015 − Implementering av handlingsplanen - information och diskussion på ett DIM-möte − Skapa ett nätverk i förvaltningen I tjänsten Jessica Andersson Mångfaldsombud 75(76) Miljöbokslut Förvaltningen strävar efter att all verksamhet skall vara hållbar, i enlighet med Karlskrona kommuns miljöpolicy. Handikappförvaltningens verksamhet påverkar den fysiska miljön på ett ringa sätt. Oaktat detta pågår det ständigt ett arbete med att minska utsläpp och användande av organiskt material. Insamling av hushållsavfall för återvinning enligt producentansvar tillämpas i hela verksamheten. Samtliga bilar som förvaltningen använder i tjänsten är miljöbilar. Vi eftersträvar också att övriga resor ska utföras med så miljövänliga alternativ som är möjligt. Under 2013 infördes chaufförsverksamhet på prov, vilket fallit bra ut. Det har inneburit att förvaltningen behövt skaffa färre fordon än planerat, trots ökade volymer av produktion. En omorganisering av de mobila team som stödjer personer i ordinärt boende har inneburit att ett antal bilar ersatts med elcyklar. I tjänsten Claes Wiridén Förvaltningschef 76(76)
![Inbjudan till patient/brukarmöte– den [datum] och gemensamt möte](http://cdn3.abcdocz.com/store/data/004035228_1-37fc419352301df2e4682fcf2a4cb8af-250x500.png)
© Copyright 2025