1. No category

1(4)
Yttrande
2015-02-10
Diarienummer: KN 2014/0318
Version: 2,0
Beslutsorgan: Kulturnämnden
Kulturförvaltningens stab
Erik Härlin
E-post: [email protected]
Telefon: 070-14 77 067
Yttrande - Granskning av kulturnämndens
konsthantering
På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Halmstads kommun har PwC genomfört
en uppföljande granskning av kulturnämndens konsthantering.
Granskningens sammantagna bedömning är att den interna kontrollen utvecklats sedan
tidigare granskning, men att den inte i alla delar är tillräcklig. Revisorerna önskar ta del
av de åtgärder nämnden avser att vidta med anledning av granskningsresultatet.
Revisorernas bedömning och rekommendationer återges nedan i kursiv stil och
kommenteras med de åtgärder som kulturnämnden vidtagit eller avser att vidta:
”Utplaceringar av konst sker till privata aktörer, ex. i äldreboenden, gruppbostäder
och skolor. Enligt anvisningarna skall detta regleras med särskilda avtal. Några avtal
har inte tecknats avseende utplacerade konstverk. Vi kan även konstatera att flera
konstverk saknas vid den senast genomförda inventeringen vid dessa boenden”.
”Rutinerna bör enligt vår mening kompletteras avseende hanteringen av konst vid
fastighetsförsäljning eller överlåtelse av lokal”.
Åtgärd: Avtal har skickats ut till samtliga privata aktörer som har kommunens konst
utplacerad hos sig, och kommunjurist har kontaktats vid utformandet av de särskilda
avtalen. Hädanefter kommer avtal alltid tecknas med privata aktörer.
När det gäller hanteringen av konst vid fastighetsförsäljning eller överlåtelse av lokal
tolkas formuleringen som försäljning eller överlåtelse till privat aktör. Om en
verksamhet skulle övergå i privat regi tecknas avtal med den nya parten. Som framgår
av revisionsrapporten finns det redan idag rutiner för konsthantering vid flytt/stängning
av verksamheter. Däremot finns ett behov av att tydliggöra de regler som gäller vid flytt
av konstverk, för att underlätta regelefterlevnaden för lånande verksamhet.
1
När det gäller de icke lokaliserade konstverken har svarsfrekvensen uppdaterats sedan
revisionsrapporten. Fram till dags datum (2015-02-02) har samtliga enheter/placeringar
som har konst från kommunens samling lämnat in inventeringsunderlag, vilket ger en
svarsfrekvens på 100 procent. Ett formulär har skickats ut till de enheter/placeringar
som fortfarande har icke lokaliserade konstverk, där orsaken till att konstverken saknas
ska anges. Svaret på formuläret ligger sedan till grund för eventuellt beslut om
polisanmälan.
”Kulturförvaltningen har genom extern konsult (2012) tagit fram ”Vård- och
underhållsplan för offentlig konst i Halmstads kommun avseende skulpturer i metall
och sten”. Vi rekommenderar att vård- och underhållsplanen utvecklas till andra
typer av konstverk som inte enbart avser skulpturer i metall och sten och som har ett
betydande kulturhistoriskt och ekonomiskt värde”.
Åtgärd: En stor del av de offentliga skulpturerna består idag av metall eller sten, och
inkluderas därför i den vård- och underhållsplan som togs fram 2012. En inventering av
den offentliga konsten kommer att genomföras under våren 2015, och då ingår också
gestaltningsuppdragen. Inventeringen kommer ge en bra bild över vilka övriga material
som finns, samt ligga till grund för en vård- och underhållsplan som även inkluderar den
konst som tillkommit genom den så kallade 0,5 %-regeln.
”Medel för underhåll har minskat från 250 tkr år 2012 och 2013 till 100 tkr år 2014.
Trots att nämnden fått utökad budget inför 2015 (restaurering av Europa och tjuren)
ser vi en risk att nuvarande budget inte är tillräcklig för det underhållsbehov som
framöver kommer att krävas”.
Åtgärd: Behovet av ytterligare underhållsmedel är identifierat sedan tidigare. Åtgärder
som ligger utöver kulturnämndens befintliga ram har tidigare lyfts fram, och kommer
återigen att lyftas i kommande verksamhetsförändringar. Frågan är beroende av att
kulturnämnden tilldelas större anslag för underhåll.
”I nuläget erhåller Mjellby konstmuseum statlig garanti, men med reservation från
Kammarkollegiet att funktionsytorna måste uppdateras. Utan uppgraderingen och
säkerställande av konsthantering bedömer vi att det finns en risk att nationella och
internationella institutioner inte kommer låna ut konstverk, vilket riskerar Mjellby
konstmuseums och Halmstads goda konstrykte. Ytterligare en konsekvens är att
statliga garantin går förlorad med verksamhetskritiska försäkringskostnader som
följd”.
Åtgärd: Behovet är identifierat och har lyfts i verksamhetsförändringar de senaste två
åren, och kommer att lyftas återigen i kommande verksamhetsförändringar. Även här
blir det avgörande huruvida kulturnämnden tilldelas ytterligare medel.
”Vid ny- och ombyggnation inom Halmstads kommun avsätts 0,5 % av den totala
byggkostnaden till konstnärlig gestaltning. Vid direktupphandling sker enligt
uppgifter urvalet framförallt från de intresseanmälningar som inkommit via
2
kommunens hemsida. Beslut om vilka konstnärer som tilldelas uppdrag sker i den
grupp som arbetar med offentlig konst. Vi bedömer att inköpsrutinerna behöver
utvecklas. Något krav på dokumentation vid direktupphandling om varför den
tilldelade konstnären fått uppdraget saknas”.
Åtgärd: En ny modell för konstnärlig gestaltning är under utveckling. Det finns numera
ett fast årligt anslag för offentlig konst, vilket gör att anslaget inte är knutet till
nybyggnation längre. Den äldre 0,5 %-regeln utgår därför. En förvaltningsövergripande
grupp kommer att jobba med frågan, och då kommer också val av konstnär diskuteras.
Alla avtal som tidigare tecknats har diarieförts. Hädanefter kommer också motiveringen
till varför den tilldelade konstnären fått uppdraget att framgå i det diarieförda avtalet.
”Vi bedömer att gällande delegationsordning inte följs avseende inköp av konstverk”.
Åtgärd: Projektanställd personal har tidigare skrivit på avtal. Avtal skrivs numera på av
både projektansvarig samt ansvarig chef. En omorganisation har skett på
kulturförvaltningen, vilket innebär att konsten ligger under en egen konstavdelning.
Slutattestant för inköp av konstverk blir därför avdelningschef. Den förändringen
innebär att delegationsordningen fortsättningsvis följs.
”Vid större konstinköp delas arvodet/ersättningen till konstnären upp i en
betalningsplan. Vi ser fortfarande en viss risk då utbetalning till konstnärer sker i
förskott”.
Åtgärd: Som framgår av revisionsrapporten är förfarandet med förskottsbetalning till
konstnärer praxis i branschen. Anledningen är att konstnärer ska kunna försörja sig
under arbetets gång. Några problem med förskottsbetalningar har inte upplevts, och
risken bedöms därför som låg.
”Nämnden har antagit ”Avgifter och priser” som bl.a. avser entrépriser och riktlinjer
avseende försäljningspris i museishopen. Någon kontroll mot riktlinjerna kan inte
helt göras avseende bruttovinsterna då redovisningen inte helt är anpassad för denna
typ av avstämning. Vi rekommenderar att den ekonomiska redovisningen i högre
utsträckning anpassas efter riktlinjerna för att underlätta uppföljning”.
Åtgärd: För att underlätta uppföljningen av museishopens prissättning har
verksamheten investerat i ett nytt kassasystem. Införandet av det nya kassasystemet
kommer att åtgärda de brister som påpekats.
”Särskilda utställningsavtal avseende Mjellby konstmuseum och Halmstads konsthall
har tecknats av ej behörig personal. Vi bedömer att gällande delegationsordning inte
följs avseende tecknandet av utställningsavtal. Vi bedömer att nuvarande hantering
bl.a. kan innebära att försäkring och avtal med intressenter inte gäller”.
Åtgärd: Kontakt har tagits med kommunjurist för att undersöka frågan, och
bedömningen skiljer sig från revisorernas. Enligt kommunjuristen finns det inget
3
delegationskrav när det gäller utställningsavtal. Ett utställningsavtal klassas inte som ett
inköp, utan som en överenskommelse. Tecknande av utställningsavtal bedöms därför
som en verksamhetsfråga, och faller under kategorin ”övriga verksamhetsbeslut” i
delegationsordningen.
För kulturnämnden
Sven Palmkvist
Ordförande
Kristina Blomquist
Förvaltningschef
4