Redovisning av intern kontrollplan för år 2014, STK
Malmö stad 1 (2) Stadskontoret Datum Tjänsteskrivelse 2015-02-19 Vår referens Henrik Heyman Ekonom [email protected] Redovisning av intern kontrollplan för år 2014 STK-2015-244 Sammanfattning Kommunstyrelsen har, enligt 2§ i Reglemente för intern kontroll – beslutat av KF 2000-09-28, det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll. I detta ligger ett ansvar för att en organisation kring intern kontroll med regler och anvisningar upprättas inom kommunen. Den interna kontrollen syftar till att med rimlig grad av säkerhet fastställa att verksamheten är ändamålsenlig och kostnadseffektiv, att finansiell rapportering och information om verksamheten är tillförlitlig och att tillämpliga lagar, föreskrifter och riktlinjer m.m. efterlevs. Stadskontoret gör bedömningen att den interna kontrollen överlag fungerar tillfredsställande men att det finns behov att genom bättre samordning och kommungemensamt metodstöd utveckla kommunens samlade system för intern kontroll vad avser såväl kvalitet som effektivitet. Därför startades under 2014 ett kommunövergripande utvecklingsprojekt under stadskontorets ledning. Målet är att successivt genomföra de förbättringar som utifrån identifierade behov anses mest nödvändiga. Projektet är planerat att pågå t.o.m. 2015. En del av utvecklingen handlar om att hitta arbetsformer som stödjer framtida kontinuerliga förbättringar av kommunens samlade system för intern kontroll. Av bilaga 1 framgår att samtliga nämnder genomfört kontroller enligt upprättade planer. Bilaga 2 innehåller av nämnderna inskickat material avseende uppföljning av intern kontroll. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslås besluta att lägga uppföljningen av intern kontroll för 2014 till handlingarna Beslutsunderlag • G-Tjänsteskrivelse ks 2015-03-03 Redovisning av intern kontrollplan 2014 Beslutsplanering KS Arbetsutskott 2015-02-23 Kommunstyrelsen 2015-03-03 Ärendet SIGNERAD 2015-02-19 [Här kan du skriva själva ärendet] 2 (2) Ansvariga Jan Åke Troedsson Ekonomidirektör Jan-Inge Ahlfridh Stadsdirektör Sammanställning av nämndernas uppföljning av intern kontroll-planer 2014 Nämnd/förvaltning Sida Kommunstyrelsen/Finansförvaltningen/Hamnverksamhet 1 Revisorskollegiet 11 Valnämnden 13 Förtroendenämnden 14 Överförmyndarnämnden 16 Servicenämnden 27 Tekniska nämnden, Fastighetskontoret 36 Tekniska nämnden, Gatukontoret 43 Miljönämnden 46 Stadsbyggnadsnämnden 52 Kulturnämnden 63 Fritidsnämnden 67 Sociala resursnämnden 73 Stadsområde Norr 93 Stadsområde Öster 102 Stadsområde Söder 116 Stadsområde Väster 147 Stadsområrde Innerstaden 158 Arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden 174 Grundskolenämnden 182 Förskolenämnden 193 1 Uppföljning av plan för intern kontroll 2014 Förvaltning: Stadskontoret Granskningsområde (kontrollerad process/rutin/moment) Granskningssätt (beskrivning av hur kontrollen genomförts och dokumenterats) Granskningsresultat (resultat av kontrollen/ vidtagna åtgärder) Riskanalys Kontroll av att rutiner för att väsentliga risker i verksamheterna integreras i det interna kontrollarbetet säkerställs Vid intern kontroll konstaterades att 2013 konstaterades att stadskontoret saknar ett systematiserat arbete runt att genomföra riskanalyser, även om analyser genomförs t.ex. i anslutning till omorganisationer. Återrapportering (datum för rapport i styrelsen) 1 april 2015 Dialog med samtliga avdelningschefer runt riskanalysarbete på respektive avdelning har förts och enklare riskanalyser för förvaltningens samlade verksamhet har genomförts, som underlag för 2015 års interna kontrollplan. Ett arbete med att implementera systematiska riskanalyser i förvaltningen har påbörjats. Åtgärd och under 2015 påbörjas implementeringen av den malmögemensam modellen för riskanalys kopplad till intern kontroll. Ansvariga chefer erbjuds i samband med detta metodstöd för att genomföra analyserna. Kommunikation - Välfärd Kontroll av att information, styrdokument, rutiner o.dyl på välfärdsområdet är aktuell och korrekt på Malmö stads webbplatser. Relevanta sidor på Komin och malmo.se har granskats 1 april 2015 Avvikelser noterades på både på Komin och på malmo.se, men de flesta sidorna var uppdaterade. Åtgärd En del avvikelser åtgärdades direkt, medan andra kräver mer arbete. Kommunikationsavdelningen har informerat om syfte med Komin 1 av 202 2 Granskningsområde (kontrollerad process/rutin/moment) Granskningssätt (beskrivning av hur kontrollen genomförts och dokumenterats) Granskningsresultat (resultat av kontrollen/ vidtagna åtgärder) Återrapportering (datum för rapport i styrelsen) och malmo.se på ett avdelningsmöte. En avdelningsgemensam rutin för att löpande säkerställa att relevant och korrekt information finns på Komin och Malmo.se har utvecklats. En arbetsgrupp som arbetar med området är utsedd. LSS Dokument En avstämning av att statistik är kontrollerad och att kvittens från SCB finns att statistiken är lämnad har gjorts för samtliga stadsområden. Inga avvikelser noterades. 1 april 2015 Kontroll av att ärenden, relevanta att jämställdhetsintegrara, som behandlas av kommunstyrelsen, är jämställdhetsintegrerade. Analysen gjordes för andra året i rad. En något större medvetenhet 1 april 2015 om könsfrågors relevans för beslutsunderlagen kan noteras 2014 i förhållande till 2013, men den generella bilden är att ärendeberedningen är ”könsblind”. Resultatet redovisas i särskild rapport. Åtgärd Mot bakgrund av att inga avvikelser identifierats vare sig under 2013 eller under 2014, förslås inga förändringar. Åtgärd Fler konkreta förslag till åtgärder föreslås, t.ex. Grundläggande utbildning i jämställdhetfrågor riktad till anställda på stadskontoret Riktad utbildning till handläggare i jämställdhetsintegrerade dokument. 2 av 202 3 Granskningsområde (kontrollerad process/rutin/moment) Granskningssätt (beskrivning av hur kontrollen genomförts och dokumenterats) Granskningsresultat (resultat av kontrollen/ vidtagna åtgärder) Avtalstrohet Stickprovskontroll av att dirketupphandling av konferensvistelse gjorts i enlighet med gällande regler. Totalt 30 fakturor som överstiger 20 tkr, redovisade under perioden 1 januari - 31 maj 2014 har granskats. Kunskapen visade sig generellt vara bristfällig när det gäller kraven på direktupphandling. Verifiering avseende resor Kontroll av att reglerna för verifiering av tjänsteresor följs Återrapportering (datum för rapport i styrelsen) 1 april 2015 Åtgärd Informationen på intranätet Komin har förtydligats. För att säkra att informationen når dem den berör kommer stickprovskontroller fortsättningsvis att göras i samband med den dagliga kontrollen av utbetalningar. Beslutattestant meddelas vid brister i verifieringen. Stickprovsgranskning har gjorts avseende verifiering av resor 1 april 2015 genomförda av medarbetare på förvaltningens samtliga avdelningar. För 40 % av resorna redovisades såväl syfte med resan och dagordning/program För 39 % av resornas anges syfte men program/dagordning saknas. För 21 % av resorna sakandes såväl syfte som program/dagordning Åtgärd Det är av skatteskäl viktigt att syfte med resan anges och att syftet verifieras med t.ex. en dagordning eller ett program. Attestberättigande informeras löpande om vikten av resorna verifieras på ett fullständigt sätt. Informationsinsatserna kommer att fortgå under 2015. Tjänstecykel-användande Kontroll av nyttjandegrad och kontroll av att cyklarna endast används i tjänsten. – Registerkontroll av samtliga cykelbokningar 2013 – Intervjuer med två personer Stadskontoret leasar sju cyklar av serviceförvaltningen. Samtliga 1 april 2015 anställda i förvaltningen liksom kommunalråd och politiska sekreterare på kommunalrådsavdelningen kan fritt använda cyklarna för tjänsteärenden. Dessutom äger välfärdsavdelningen en egen cykel och näringslivsavdelningen leasar tre cyklar. 3 av 202 4 Granskningsområde (kontrollerad process/rutin/moment) Granskningssätt (beskrivning av hur kontrollen genomförts och dokumenterats) Granskningsresultat (resultat av kontrollen/ vidtagna åtgärder) som tjänstgör i receptionen, där nycklar till cyklarna beställs -"enkät" till lilla lokalgruppen om man på avdelningarna tecknat egna avtal om tjänstecyklar. Användningen varierar över året, den är lägst i juli, och högst under vår och höst. Cyklarna bokas inte längre perioder och det finns inte belägg för att någon använder cyklarna privat. Återrapportering (datum för rapport i styrelsen) Cyklar är bokade alla arbetsdagar under året, men det är sällan samtliga cyklar är bokade samtidigt. Personalen i receptionen menar ändå att cykelflottan är lagom dimensionerad, åtminstone de varmare månaderna. Cyklarna används i större omfattning än vad som framgår i bokningslistorna, eftersom det är vanligt att cykelbokarna missbedömer hur länge de behöver cyklarna. Det bör också vara lite "luft" i bokningarna eftersom det vanligt att någon av cyklarna är ur bruk för reparationer. Man kan inte låna hjälm när man lånar cykel. Åtgärd Cykelhjälmar, regncaper och reflexvästar har köpts in. Sommarsemester – genomförd semesterförläggning 31 mars Kontroll av att förvaltningens chefer gjort semesterplanering, som säkerställer att medarbetarna kan ta ut fyra veckors sammanhängande sommarsemester. Samtliga medarbetare som önskat fyra veckors sammanhängande 1 april 2015 ledighet har fått det. Ett fåtal medarbetare har lämnat önskemål om att förlägga sin huvudsemester under annan tid på året och fått den beviljad. Fyra medarbetare hade inte registrerat ledighet i samband med kontrollen. De har uppmanades att registrera snarast, vilket de hade gjort vid efterkontroll. Åtgärd Kontrollen föranleder inte förslag på åtgärder. 4 av 202 5 Granskningsområde (kontrollerad process/rutin/moment) Granskningssätt (beskrivning av hur kontrollen genomförts och dokumenterats) Granskningsresultat (resultat av kontrollen/ vidtagna åtgärder) Återrapportering (datum för rapport i styrelsen) Flex - egna korrigeringar Samtliga enheter korrigeringslistor för perioderna april och oktober har granskats. Chefer som har medarbetare med fler än 20 korrigeringar/månad har fått underlaget för att göra en rimlighetsbedömning. 2011 konstaterades att förvaltningsgemensamma rutiner runt flexregistrering saknades och att okunskapen om stadskontortets flextidsöverenskommelse var stor. För att höja den grundläggande kunskapen genomfördes under 2012 omfattande utbildningsinsatser i grundläggande arbetstidslag- och semesterlagstiftning samt stadskontorets flextidsöverenskommelse. 1 april 2015 Vid första kontrollen 2014 fanns det medarbetare som korrigerat sin flex nästan dagligen och sällan registrerat i realtid på hälften av stadskontorets enheter. Resultatet av kontrollen 2014 visar dock en tydlig minskning av antalet obefogade korregeringar jämfört med 2011. Vid den andra kontrollen och efter rimlighetsbedömning av chef hade resultaten ytterligare förbättrats. Åtgärd Då resultaten av registeringar i realtid påtagligt förbättrats föreslås inga åtgärder, utöver den information som rutinmässigt ges till nyanställda och förvaltningens chefer. 5 av 202 Internkontrollplan finansförvaltningen 2014 – uppföljning av granskning Rutin/system Kassaverifikationer och underlag Kontrollmoment Kontroll av att kassafunktionens verifikationer uppfyller de krav som finns för en korrekt verifikation Risk Granskningsresultat Namnteckningsprov saknas i vissa fall för Måttlig beslutsattestanter inom finansförvaltningen. Vid utbetalning av kommunbidrag görs endast en attest, två krävs enligt attestreglementet. I några fall finns luckor i kassaverifikationernas nummerserie. Enligt kraven på en verifikation ska det framgå vad verifikationen avser. Det finns brister i detta för verifikationer avseende ”Betalningsanmodan”. Internbanken Rutinbeskrivningar Kontroll av att tillräckliga rutinbeskrivningar finns Internbanksverksamheten Måttlig Saknas upprättad rutinbeskrivning som säkerställer att posterna i finansrapporten också överensstämmer med redovisningen. En rutinbeskrivning över hur den totala likviditetsprognosen skapas behöver upprättas. Skriftlig rutinbeskrivning avseende upprättande av statistik till SCB bör tas fram i samband med utveckling i QlikView. Avsaknad av rutinbeskrivningar i kassafunktionen påpekades också 2013. Måttlig Attestförteckning behöver ses över p.g.a. några fall där attestering av utbetalning avseende förfall och ränteswap attesterats endast av finansekonom Internbanken Behörigheter Kontroll att alla affärstransaktioner utförs och dokumenteras i enlighet med upprättade fullmakter enligt attestordning eller andra delegeringar Internbanken Affärsdokumentation Kontroll att alla affärstransaktioner Måttlig För samtliga granskade verifikationer finns en intern avräkningsnota som anger viktiga villkor och motiv för dokumenteras vid transaktionstillfället i en intern transaktionen. avräkningsnota som anger viktiga villkor och motiv för transaktionen Internbanken Affärsregistrering Kontroll att alla affärstransaktioner registrerats i Måttlig Samtliga granskade verifikationer är korrekt registrerade. finanssystemet (Twin) och/eller i affärssystemet (Raindance) Internbanken Organisation Kontroll av affärstransaktioner mellan externa underlag och intern avräkningsnota ska utföras av medarbetare som inte är underställda finanschefen Måttlig Avsnittet "Operativa risker och intern kontroll" behöver förtydligas vilka affärstransaktioner som ska kontrolleras av medarbetare som inte är underställda finanschefen. 6 av 202 Rutin/system Internbanken Avstämning Kontrollmoment Kontroll att alla mellanhavanden mellan staden och till internbanken anslutna organisationer stämmas av och differenser utredas och klaras upp Risk Granskningsresultat Måttlig I granskningen uppmärksammade differenser mellan finansrapport och Raindance bör utredas. Granskningen har inte visat på några större brister i rutinerna inom Finansförvaltningen. Vi bedömer därför, med utgångspunkt från gjord intern kontrollgranskning, att den interna kontrollen inom Finansförvaltningen i allt väsentligt fungerar tillfredställande. För att ytterligare förbättra den interna kontrollen bör dokumentationen av vissa väsentliga rutiner förbättras. Detta får också till följd att sårbarheten vid frånvaro och vakanser minskar samt att risken för att fel ska uppstå vid handläggning ytterligare kan minimeras. Det finns också en del åtgärder som bör vidtas för att förbättra efterlevnaden av regelverken kring attest och verifikationer. Åtgärdsplan 2015 Åtgärd Ansvarig Åtgärdas senast Återrapportering till Internbanken - rutinbeskrivningar Upprätta rutinbeskrivning som säkerställer att posterna i finansrapporten också överensstämmer med redovisningen Stefan Bille DR 2, 2015 Finanschef Upprätta rutinbeskrivning över hur den totala likviditetsprognosen skapas Stefan Bille DR 2, 2015 Finanschef Upprätta rutinbeskrivningar i kassafunktionen Utses av redovisningschef DR 2, 2015 Redovisningschef Utses av finanschef DR 2, 2015 Finanschef Utses av finanschef DR 2, 2015 Finanschef Internbanken - behörigheter Se över attestförteckning m.a.a. några fall där attestering av utbetalning avseende förfall och ränteswap attesterats endast av finansekonom Internbanken - organisation Förtydliga i avsnittet "Operativa risker och intern kontroll" i finanspolicyn vilka affärstransaktioner som ska kontrolleras av medarbetare som inte är underställda finanschefen 7 av 202 Åtgärd Ansvarig Åtgärdas senast Återrapportering till Internbanken - avstämning Utred uppmärksammade differenser mellan finansrapport och Raindance Utses av finanschef DR 2, 2015 Finanschef 8 av 202 9 av 202 10 av 202 Uppföljning av intern kontroll 2014 Nämnd: Revisorskollegiet Granskningsområde Granskningssätt Granskningsresultat (kontrollerad process/rutin/moment) (beskrivning av hur kontrollen genomförts och dokumenterats) (resultat av kontrollen/ vidtagna åtgärder) Kontroll av blanketten för projektstatus som redovisas för revisorskollegiet minst varje tertial. Projektplaner är beslutade för samtliga fördjupade granskningsprojekt i revisionsplanen för 2014. Uppföljning av att revisionsplanen genomförs i enlighet med revisorskollegiets beslut Återrapportering (datum för rapport i nämnden) Projekten är påbörjade och följer upprättade tidsplaner. 141217 Vid kontroll 2014-11-04 noteras vissa mindre brister i uppdatering av projektstatus. Uppföljning av att rutinerna i samband med bokslutsgranskningen följs (att granskningsprogram och huvudarbetspapper fylls i) Uppföljning av att attestreglementet och attestförteckningen följs Stockholms stad har genomfört extern kvalitetssäkring av 2013 års granskning. Utan anmärkning. Genomgång av styrdokument. Stickprov av fakturor i ekonomisystemet. Kontroll av upplagda attestregler i ekonomisystemet mot beslutad attestförteckning. Kontrollerade fakturor utan anmärkning. Orderattest saknas i attestförteckning. Attestförteckningen i attestreglementet är inte uppdaterad sedan 2011. 141217 Namnteckningsprov för pappersbaserad attest saknas. Det finns avstämningsdifferenser mellan aktiva attestregler i Raindance och beslutad attestförteckning för 2014. Ersättare är upplagda som ordinarie attestanter. Uppföljning av att regler och rutiner för intern och extern representation följs Stickprov av fakturor konterade på kontona 71000 och 71101. Från vårt urval noterar vi följande: - I ett fall saknas syfte och deltagarförteckning. Organisationstillhörighet för deltagarna saknas i vissa fall. - Vi har hittat exempel på fakturor som konterats som extern representation istället för intern UPPFÖLJN IK-plan_2014(264665)_TMP 141217 Sidan 1 av 2 141217 11 av 202 .ghdsgdg sdghf - Uppföljning för att säkerställa att rutinen för upprättande av reseräkningar följs Stickprov av reseräkningar Uppföljning för att säkerställa att rutinen för hantering av privata mobilsamtal följs Stickprov av fakturor i ekonomisystemet Matchning mot avdrag på lön i personalsystemet Uppföljning för att säkerställa att rutinen för Matchning mellan löneunderlagsfil från HR kontroll av utbetalda löner från HR-systemet och Service mot utbetalda löner i personalsystebokförda löneposter i ekonomisystemet följs met. Stickprov av attesterad löneverifikation. Momsavdrag för representationsgåva medges inte vid extern representation, avser pensionsavtackning. Ej konterad som gåva. Vi noterar att program bör bifogas för reseräkningarna avseende konferenser eftersom arbetsgivaren har en uppgiftsskyldighet enligt skattelagstiftningen. Detta har saknats i vissa fall. I övrigt utan anmärkning. Vi konstaterar att i vissa fall saknas anteckning i Raindance om privata telefonsamtal, trots att avdrag gjorts på lön. 141217 141217 Vi noterar att systemupplägget för abonnemangen i Raindance inte stämmer med rutinen och bör ses över. Utbetalda månadslöner stämmer med underlagsfil från HR Service. Verifikationen i vårt stickprov är attesterad i sin helhet, men enligt rutinen ska varje kontrollerad post signeras, vilket inte är gjort. 141217 12 av 202 UPPFÖLJN IK-plan_2014(264665)_TMP Sidan 2 av 2 13 av 202 14 av 202 15 av 202 Uppföljning av intern kontroll 2014 Årsrapport Överförmyndarnämnden Upprättad Datum: Version: Förvaltning: 2015-02-10 1.0 Sociala resursförvaltningen 16 av 202 Uppföljning av intern kontroll 2014 Årsrapport Bakgrund Överförmyndarnämnden fastställde vid sammanträde den 11 februari 2014 plan för intern kontroll i Överförmyndarförvaltningen. Uppföljning av 2014 års arbete med intern kontroll sker genom rapporter till överförmyndarnämnden i samband med DR1, DR2 samt Årsanalys 2014. Mål och inriktning Det interna kontrollarbetet inom Sociala resursförvaltningen utgår från en helhetssyn på styrning, verksamhetsuppföljning och intern kontroll. Kontrollarbetet ska vara genomtänkt och de övergripande målen är: Skapa en god kontrollmiljö, det vill säga en organisationskultur där alla är medvetna om vilka spelregler, attityder och värderingar som gäller. Lagstiftning, verksamhetsmål, policys, riktlinjer och rutiner ska kunna tillämpas på ett enkelt och naturligt sätt utifrån ett tydligt definierat ansvar och klart definierade befogenheter. Genom systematisk riskanalys prioritera områden där högre sannolikhet föreligger att det blir fel och där felen kan leda till kännbara eller allvarliga konsekvenser. Kontrollaktiviteterna så långt som möjligt ska integreras i ordinarie verksamhet och ingå som integrerade delar i de processer som behövs för att nå de politiskt beslutade målen. Sociala resursförvaltningen strävar efter att granskarna i samband med kontrollarbetet ska vara så fristående som möjligt från det granskade området. I vissa fall utförs kontrollen av två granskare varav en inte kommer från det granskade verksamhetsområdet. Tidigare redovisade kontrollområden, delrapport 1 och 2 Den interna kontrollplanen för 2014 omfattar fem kontrollområden. Av dessa rapporterades fyra vid DR1 och DR2 till nämnden. Kontrollområden redovisade för överförmyndarnämnden vid delrapport 1, 2014-05-21 Särskilt kontrollområde 1 Närmast ansvarig AnsökningsFördjupad granskning handläggare Säkerställa att samtliga årsräkningar som enligt granskningsru- (ej egna artin har ålagts att granskas fördju- betsområdet pat har granskats i enlighet med checklista för fördjupad granskning, om ej särskilda skäl för annat framkommit. Kontrollen föreslås utföras geRapporteras nom till Kontroll två gånger under 2014 av Avdelningschef femton slumpmässigt utvalda ärenden att årsräkning som enligt granskningsrutin ska granskas fördjupat också har granskats i enlighet med checklista för fördjupad granskning, om inte särskilda skäl för annat framkommit. 2 │ Överförmyndarnämnden │ Årsrapport 17 av 202 INTERNGRANSKNINGSRAPPORT Metodbeskrivning Kontroll av slumpmässigt utvalda ärenden, att årsräkning som enligt granskningsrutin ska granskas fördjupat också har granskats i enlighet med checklista för fördjupad granskning, om inte särskilda skäl för annat framkommit. Resultat av granskningen 1. Finns rutinbeskrivning för granskat område/rutin/system? Rutin för normal och fördjupad granskning inklusive checklistor ingår i processbeskrivning årsräkning som finns på Komin. Framtagande av processbeskrivning årsräkning har ingått som en del i avdelningens Lean-projekt och implementerades den 18 december 2013. 2. Resultat av kontrollmomenten Vid granskningen kontrollerades 16 ärenden. Fördjupad granskning hade gjorts i alla utom ett ärende där yttrande från huvudman och tredje person inte inhämtats. I detta ärende fanns dock särskilda skäl att frångå rutinen eftersom byte av ställföreträdare hade skett. Detta utgör alltså inte någon avvikelse. Granskning av årsräkningarna hade gjorts i enlighet med checklista för fördjupad granskning årsräkning - vilken bifogats - i samtliga ärenden. I två fall hade checklistan inte signerats av handläggare, vilket utgör en mindre avvikelse. Granskning av redogörelserna hade skett i enlighet med checklista för detta och yttrande från huvudman och/eller tredje person hade inhämtats i samtliga fall. Dock hade checklistan i flertalet fall inte bifogats. 3. Fungerar rutinen? Rutinen fungerar klart bättre än föregående då ett stort antal avvikelser påvisades. De kontroller som ingår i den fördjupade granskningen av både årsräkning och redogörelse har genomförts. Att checklista för fördjupad granskning redogörelse inte bifogats måste anses vara endast en mindre avvikelse. Förslag till åtgärder Påminnelse om att checklistan för fördjupad granskning redogörelse ska bifogas kommer att göras på handläggarträff för granskande handläggare. Särskilt kontrollområde 2 Bevakningar Säkerställa att bevakningsfunktionen används i enlighet med fastställda rutiner för detta och att allvarliga avvikelser, som skulle kunna leda till rättsförlust för den enskilde, därmed undviks Närmast ansvarig Avdelningschef Kontrollen föreslås utföras genom Kontroll av samtliga bevakningar två gånger under 2014. Rapporteras till Förvaltningschef INTERNGRANSKNINGSRAPPORT Metodbeskrivning Manuell genomgång av samtliga "utgångna" bevakningar i ärendehanteringssystemet Wärna. 3 │ Överförmyndarnämnden │ Årsrapport 18 av 202 Resultat av granskningen 1. Finns rutinbeskrivning för granskat område/rutin/system? "Rutinbeskrivning bevakningar" är utdelad till samtliga medarbetare samt finns tillgänglig under gemensam mapp i dator - rutinbeskrivningar. Enligt rutinen ska alla bevakningar registreras i Wärna och varje medarbetare ska kontrollera/följa upp sina bevakningar vid behov och alltid minst en gång i veckan. 2. Resultat av kontrollmomenten Antalet bevakningar uppgick till 354 stycken den 11 mars 2014. Antalet bevakningar hade ökat jämfört med december 2013 då de uppgick till 234 stycken. Ökningen beror till största del på att bevakningarna för mars månad 2014 inkluderar drygt 100 stycken bevakningar avseende årsräkningar som skulle ges in senast den 1 mars 2014. Vid genomgången av de 354 bevakningarna har framkommit att flertalet avser ärenden där försening inte kan anses ha någon avgörande betydelse eller medför risk för någon rättsförlust för den enskilde. Av bevakningarna avser 34 st allvarligare avvikelser där försening skulle kunna medföra rättsförlust för den enskilde. Det gäller dels redovisningshandlingar som inte inkommit i tid och där anmodan vid vitesföreläggande skulle ha skickats alternativt skulle ärendet ha tagits upp till nämnden för vitesföreläggande, dels ärenden där handläggningen av exempelvis ansökan om tillstånd till olika förvaltningsåtgärder har tagit alltför lång tid. Antalet allvarligare avvikelser hade ökat jämfört med december 2013 då de uppgick till 12 stycken. Förklaringen till ökningen bedöms vara att början av mars då bevakningslistan togs fram är den tid på året då arbetsbelastningen är som allra högst på avdelningen. Detta eftersom alla ca 2 700 årsräkningar ska ges in senast den 1 mars varje år och anmodan och vitesföreläggande avseende de som inte inkommer ska handläggas. Samtidigt har avdelningen arbetat intensivt med det pågående Lean-projektet. 3. Fungerar rutinen? Rutinen fungerar fortfarande inte tillfredsställande. Förslag till åtgärder Genomgång av och diskussion kring rutinen avseende bevakningar ska göras på nytt på arbetsplatsträff i april 2014. Månatlig genomgång av samtliga bevakningar ska även fortsättningsvis göras. Den genomgång av restlistor avseende förteckningar och sluträkningar som påbörjades hösten 2013 har nu slutförts och from mars månad görs månatlig utskrift och genomgång av dessa restlistor. Särskilt kontrollområde 3 Närmast ansvarig Arkivrutiner AvdelningsSäkerställa att handhavanderu- chef tinen följs på så sätt att det finns ”namnsticka” i de hängmappar som saknar akt samt att det inte finns mer än cirka tio akter i medarbetarnas respektive aktskåp/hylla. Kontrollen föreslås utföras genom Stickprovsvis kontroll i lådorna för aktiva ärenden samt kontroll i samtliga medarbetarnas arkivskåp/ hyllor två gånger under 2014. Rapporteras till Förvaltningschef INTERNGRANSKNINGSRAPPORT Metodbeskrivning Genomgång av samtliga hängmappar i översta lådan i varje aktskåp avseende aktiva ärenden samt genomgång av samtliga medarbetares aktvagnar. 4 │ Överförmyndarnämnden │ Årsrapport 19 av 202 Resultat av granskningen 4. Finns rutinbeskrivning för granskat område/rutin/system? Rutinbeskrivning finns under gemensam mapp i dator -handhavanderutin för akthantering i arkivet. 5. Resultat av kontrollmomenten Kontroll namnsticka: Totalt 70 hängmappar kontrollerades. Det fanns namnsticka i 35 hängmappar och saknades namnsticka i 35 hängmappar. En avvikelse om 50 % kunde alltså konstateras. Kontroll antal akter i aktvagnar: Samtliga totalt 15 aktvagnar kontrollerades. Avvikelse i form av fler än 10 akter påvisades endast i ett fall. 6. Fungerar rutinen? Rutinen fungerar inte tillfredsställande vad gäller namnstickor i tomma hängmappar. Rutinen fungerar dock i allt väsentligt när det gäller antal akter i aktvagnarna. Förslag till åtgärder Handhavanderutinen kommer att gås igenom på nytt på APT den 16 april 2014. Alla medarbetare ska kontrollera att det finns/sätta namnstickor i alla hängmappar till de akter som respektive handläggare har i sin aktvagn. Särskilt kontrollområde 4 Närmast ansvarig Hantering och handläggning Ansökningsav klagomål på ställföreträdare handläggare Säkerställa att det finns en ge(ej egna armensam process för hantering betsområdet och handläggning av klagomål på ställföreträdare samt att rutinen följs. Kontrollen föreslås utföras geRapporteras nom till Kontroll att process för hantering Avdelningschef av klagomål gentemot ställföreträdare är framtagen i samband med DR 1 2014. Därutöver stickprovsvis kontroll en gång under 2014 i samband med DR 2 av tio ärenden i vilka det framförts klagomål INTERNGRANSKNINGSRAPPORT Metodbeskrivning Kontroll av APT-protokoll att beslut om antagande av rutin för hantering av klagomål gentemot ställföreträdare fattats. Resultat av granskningen 1. Finns rutinbeskrivning för granskat område/rutin/system? Rutin för hantering av klagomål gentemot ställföreträdare har framtagits och beslutades på APT 201403-19. Det återstår dock visst arbete - vissa korrigeringar samt att lägga in mallar i ärendehanteringssystemet Wärna - innan rutinen kan börja tillämpas fullt ut. 2. Resultat av kontrollmomenten Ingen avvikelse eftersom rutin har framtagits. Dock återstår visst arbete. 3. Fungerar rutinen? Kontroll av att rutinen följs ska enligt internkontrollplan göras i samband med DR2. 5 │ Överförmyndarnämnden │ Årsrapport 20 av 202 Förslag till åtgärder Uppföljning av korrigeringar och mallar kommer att göras på APT den 16 april 2014. Kontrollområden redovisade för överförmyndarnämnden vid delrapport 2, 2014-09-23 Särskilt kontrollområde 1 Närmast ansvarig AnsökningsFördjupad granskning handläggare Säkerställa att samtliga årsräkningar som enligt granskningsru- (ej egna artin har ålagts att granskas fördju- betsområdet pat har granskats i enlighet med checklista för fördjupad granskning, om ej särskilda skäl för annat framkommit. Kontrollen föreslås utföras geRapporteras nom till Kontroll två gånger under 2014 av Avdelningschef femton slumpmässigt utvalda ärenden att årsräkning som enligt granskningsrutin ska granskas fördjupat också har granskats i enlighet med checklista för fördjupad granskning, om inte särskilda skäl för annat framkommit. INTERNGRANSKNINGSRAPPORT Metodbeskrivning Kontroll av slumpmässigt utvalda ärenden, att årsräkning som enligt granskningsrutin ska granskats fördjupat också har granskats i enlighet med checklista för fördjupad granskning om inte särskilda skäl för annat framkommit samt att redogörelse för uppdrag också granskats i enlighet med checklista. Resultat av granskningen 1. Finns rutinbeskrivning för granskat område/rutin/system? Rutin för normal och fördjupad granskning inklusive checklistor ingår i processbeskrivning årsräkning som finns på Komin. Framtagande av processbeskrivning årsräkning har ingått som en del i avdelningens Lean-projekt och implementerades den 18 december 2013. 2. Resultat av kontrollmomenten Vid granskningen kontrollerades 15 ärenden. Granskning av årsräkningarna har gjorts i enlighet med checklista för fördjupad granskning årsräkning - vilken bifogats i samtliga ärenden. I tre fall hade checklistan inte signerats av handläggare, vilket utgör en mindre avvikelse. Granskning av redogörelserna hade skett i enlighet med checklista för detta. Dock saknas separat tjänsteanteckning om yttrande från huvudman och/eller tredje person i fem av ärendena och checklistan för redogörelse är i flertalet fall inte bifogad. Beslut om arvode har tagits i tre ärenden utan att de är färdiggranskade. I flertalet ärenden kan inte utläsas om ställföreträdaren är kontrollerad i KFM:s register eller ej. I något fall har denna kontroll inte gjorts. 3. Fungerar rutinen? Rutinen för granskning av årsräkningar fungerar inte tillfredsställande. Checklista för fördjupad granskning årsräkning är bifogad i samtliga fall. Dock är checklista för fördjupad granskning redogörelse i flertalet fall inte bifogad. Förslag till åtgärder Som åtgärder med anledning av avvikelserna föreslås att rutinen på nytt gås igenom med samtliga granskande handläggare för vad som gäller för checklista redogörelse som ofta saknas i akten. Vidare att en genomgång görs avseende inhämtande av yttrande från huvudman och tredje person och att kontrollfrågor ställs om ekonomin. Som åtgärd föreslås även förändring av checklista på så sätt att det 6 │ Överförmyndarnämnden │ Årsrapport 21 av 202 ska framgå när kontroll av ställföreträdaren är gjord i KFM:s register. Vidare att det förs en gemensam diskussion om hur rutiner följs på denna arbetsplats på ett APT. Särskilt kontrollområde 2 Bevakningar Säkerställa att bevakningsfunktionen används i enlighet med fastställda rutiner för detta och att allvarliga avvikelser, som skulle kunna leda till rättsförlust för den enskilde, därmed undviks Närmast ansvarig Avdelningschef Kontrollen föreslås utföras genom Kontroll av samtliga bevakningar två gånger under 2014. Rapporteras till Förvaltningschef INTERNGRANSKNINGSRAPPORT Metodbeskrivning Manuell genomgång av samtliga "utgångna" bevakningar i ärendehanteringssystemet Wärna. Resultat av granskningen 4. Finns rutinbeskrivning för granskat område/rutin/system? "Rutinbeskrivning bevakningar" är utdelad till samtliga medarbetare samt finns tillgänglig under gemensam mapp i dator - rutinbeskrivningar. Enligt rutinen ska alla bevakningar registreras i Wärna och varje medarbetare ska kontrollera/följa upp sina bevakningar vid behov och alltid minst en gång i veckan. 5. Resultat av kontrollmomenten Antalet bevakningar uppgick till 224 stycken den 4 juni 2014. Antalet bevakningar hade minskat jämfört med uppföljningen den 11 mars 2014 i samband med delårsrapport, då antalet bevakningar uppgick till 354 stycken. Vid genomgången av de 224 bevakningarna har framkommit att flertalet avser ärenden där tidsutdräkten inte kan anses ha någon avgörande betydelse eller medför risk för någon rättsförlust för den enskilde. Av bevakningarna avser 22 st allvarligare avvikelser där tidsutdräkten eventuellt skulle kunna medföra rättsförlust för den enskilde. Det gäller dels några fall av redovisningshandlingar som inte inkommit i tid och där anmodan vid vitesföreläggande skulle ha skickats alternativt skulle ärendet ha tagits upp till nämnden för vitesföreläggande, dels ärenden där handläggningen av exempelvis ansökan om tillstånd till olika förvaltningsåtgärder har tagit alltför lång tid. Antalet allvarligare avvikelser hade minskat jämfört med mars 2014 då de uppgick till 34 stycken, men är fortfarande högre än i december 2013 då de uppgick till 12 stycken. 6. Fungerar rutinen? Rutinen fungerar fortfarande inte tillfredsställande. Förslag till åtgärder Resultatet av uppföljningen och genomgång av bevakningsrutinen ska göras på nytt på arbetsplatsträff den 18 juni 2014. Vid samma APT ska gruppens gemensamma åtagande "på den här arbetsplatsen följer vi rutiner" samt frågan om prioritering av bevakningar diskuteras i grupper. Månatlig genomgång av samtliga bevakningar ska även fortsättningsvis göras. Vad gäller restlistor avseende förteckningar och sluträkningar görs sedan mars 2014 månatlig utskrift och genomgång av dessa restlistor. 7 │ Överförmyndarnämnden │ Årsrapport 22 av 202 Särskilt kontrollområde 3 Närmast ansvarig Arkivrutiner AvdelningsSäkerställa att handhavanderu- chef tinen följs på så sätt att det finns ”namnsticka” i de hängmappar som saknar akt samt att det inte finns mer än cirka tio akter i medarbetarnas respektive aktskåp/hylla. Kontrollen föreslås utföras genom Stickprovsvis kontroll i lådorna för aktiva ärenden samt kontroll i samtliga medarbetarnas arkivskåp/ hyllor två gånger under 2014. Rapporteras till Förvaltningschef INTERNGRANSKNINGSRAPPORT Metodbeskrivning Genomgång av samtliga hängmappar i översta lådan i varje aktskåp avseende aktiva ärenden samt genomgång av samtliga medarbetares aktvagnar. Resultat av granskningen 1. Finns rutinbeskrivning för granskat område/rutin/system? Rutinbeskrivning finns under gemensam mapp i dator - handhavanderutin för akthantering i arkivet. 2. Resultat av kontrollmomenten Kontroll namnsticka: Totalt 60 hängmappar kontrollerades. Det fanns namnsticka i 33 hängmappar och saknades namnsticka i 27 hängmappar. En avvikelse om 45 % kunde alltså konstateras. Kontroll antal akter i aktvagnar: Samtliga totalt 15 aktvagnar kontrollerades. Avvikelse i form av fler än 10 akter påvisades endast i ett fall. 3. Fungerar rutinen? Rutinen fungerar fortfarande inte tillfredsställande vad gäller namnstickor i tomma hängmappar. Rutinen fungerar dock i allt väsentligt när det gäller antal akter i aktvagnarna. Förslag till åtgärder Lista med de ärenden som saknar namnsticka ska delas ut till samtliga medarbeter för åtgärd/nedstoppning av namnsticka. Resultatet av uppföljningen samt genomgång av handhavanderutinen kommer att tas upp på APT den 18 juni 2014. Vid samma APT ska gruppens gemensamma åtagande " på den här arbetsplatsen följer vi rutiner" diskuteras i grupper. Särskilt kontrollområde 4 Närmast ansvarig Hantering och handläggning Ansökningsav klagomål på ställföreträdare handläggare Säkerställa att det finns en ge(ej egna armensam process för hantering betsområdet och handläggning av klagomål på ställföreträdare samt att rutinen följs. Kontrollen föreslås utföras geRapporteras nom till Kontroll att process för hantering Avdelningschef av klagomål gentemot ställföreträdare är framtagen i samband med DR 1 2014. Därutöver stickprovsvis kontroll en gång under 2014 i samband med DR 2 av tio ärenden i vilka det framförts klagomål 8 │ Överförmyndarnämnden │ Årsrapport 23 av 202 INTERNGRANSKNINGSRAPPORT Metodbeskrivning Stickprovsvis kontroll av tio ärenden i vilka det framförts klagomål. Resultat av granskningen 1. Finns rutinbeskrivning för granskat område/rutin/system? Rutin för hantering av klagomål gentemot ställföreträdare har framtagits och beslutades på APT 201403-19. Det har dock återstått visst arbete - vissa korrigeringar samt att lägga in mallar i ärendehanteringssystemet Wärna. Rutinen kan börja tillämpas först efter förnyad genomgång på APT den 18 juni 2014. 2. Resultat av kontrollmomenten Kontroll har inte kunnat genomföras eftersom rutinen ännu inte börjat tillämpas. 3. Fungerar rutinen? Se ovan. Förslag till åtgärder Uppföljning föreslås i stället att göras i samband med årsanalys 2014. Uppföljning kontrollområden, årsrapport Av den interna kontrollplanens fem kontrollområden är det två kontrollområden som följs upp i samband med årsanalysen, dels förvaltarskapsprövning och dels klagomålshantering eftersom den inte kunde följas upp vid DR2. Särskilt kontrollområde 5 Förvaltarskapsprövning Säkerställa att tillräckligt underlag, utvisande varför godmanskap inte är tillräckligt/ varför förvaltarskap är nödvändigt, finns för beslut om omprövning av förvaltarskap. Närmast ansvarig Avdelningschef Kontrollen föreslås utföras genom Stickprovsvis kontroll en gång under 2014 av femton ärenden. Rapporteras till Förvaltningschef INTERNGRANSKNINGSRAPPORT Metodbeskrivning Kontroll av slumpmässigt utvalda ärenden, att tillräckligt underlag - utvisande varför godmanskap inte är tillräckligt/varför förvaltarskap är nödvändigt - finns för beslut om omprövning av förvaltarskap. Resultat av granskningen 1. Finns rutinbeskrivning för granskat område/rutin/system? Rutin omprövning av förvaltarskap finns tillgänglig under gemensam mapp i dator - rutinbeskrivningar. Rutinen har tagits upp med granskande handläggare i samband med utskick av underlag för förvaltarskapsprövning. 2. Resultat av kontrollmomenten Femton ärenden kontrollerades. Tillräckligt underlag fanns i 13 ärenden. I två ärenden påvisades avvikelse. I dessa båda ärenden stod helt klart att den enskilde behöver hjälp att hantera sin ekonomi, 9 │ Överförmyndarnämnden │ Årsrapport 24 av 202 men det framkom inte med tillräcklig tydlighet varför godmanskap inte är tillräckligt/varför förvaltarskap är nödvändigt. 3. Fungerar rutinen? Rutinen fungerar inte helt. Förslag till åtgärder Rutinen för omprövning av förvaltarskap kommer att gås igenom på arbetsplatsträff den 28 januari 2015. Särskilt kontrollområde 4 Närmast ansvarig Hantering och handläggning Ansökningsav klagomål på ställföreträdare handläggare Säkerställa att det finns en ge(ej egna armensam process för hantering betsområdet och handläggning av klagomål på ställföreträdare samt att rutinen följs. Kontrollen föreslås utföras geRapporteras nom till Kontroll att process för hantering Avdelningschef av klagomål gentemot ställföreträdare är framtagen i samband med DR 1 2014. Därutöver stickprovsvis kontroll en gång under 2014 i samband med DR 2 av tio ärenden i vilka det framförts klagomål INTERNGRANSKNINGSRAPPORT Metodbeskrivning Kontroll av slumpmässigt utvalda ärenden där klagomål på ställföreträdare inkommit och att de blivit hanterade i enlighet med den rutin som finns för klagomålshantering - enskilt ärende om inte särskilda skäl för annat framkommit i ärendet. Resultat av granskningen 1. Finns rutinbeskrivning för granskat område/rutin/system? Rutin för klagomålshantering - enskilt ärende finns sparad i mapp för rutinbeskrivningar under gemensamma mappen. Samtliga anställda har tillgång till rutinen. 2. Resultat av kontrollmomenten Vid granskningen kontrollerades 10 ärenden. Sju ärenden avser skriftligt klagomål och i tre ärenden är det muntliga klagomål som framförts i telefon. Beslut om avskrivning av klagomål har tagits i fyra av ärendena utan att behörig klagande tagit del av STF:s yttrande. I ett ärende borde ytterligare utredning gjorts om klagomålet avsåg byte av ställföreträdare eller ej. I ett ärende framställdes en formell begäran om byte av STF vilken skulle tagits upp på nämnden. Detta åtgärdades, dock avled huvudmannen innan ärendet togs upp i nämnden. I ett ärende borde ytterligare utredning gjorts och kontakt tagits med klagandes nätverk. I åtta granskade ärenden har skriftligt besked om att ärendet inte föranleder fortsatt åtgärd (avskrivning) skickats till klagande. Två av ärendena är för närvarande under utredning. 3. Fungerar rutinen? Rutinen för klagomålshantering - enskilt ärende fungerar inte helt tillfredsställande. Beslut om avskrivning av inkommet klagomål tagits i fyra ärenden utan att behörig klagande tagit del av SFT:s yttrande. 10 │ Överförmyndarnämnden │ Årsrapport 25 av 202 Förslag till åtgärder Som åtgärd med anledning av avvikelserna föreslås att rutinen för klagomålshantering - enskilt ärende på nytt gås igenom med samtliga anställda vid ett APT den 11 februari 2015. Vidare att en genomgång görs avseende behörig klagandes möjlighet att yttra sig över SFT:s yttrande. 11 │ Överförmyndarnämnden │ Årsrapport 26 av 202 Malmö stad Serviceförvaltningen STYRDOKUMENT Dokumentets rubrik (samma som textrubrik) Datum för utskrift Intern kontroll, uppföljning 2014 samt plan 2015 2015-02-05 Organisation (övergrip./ affärsomr./ enhet) Dokumentägare, beslutad av (roll) Datum för beslut Typ av styrdokument (rutin, riktlinjer, m.m.) Framtagen av Versionsnummer Rapport Marie Viremo Serviceförvaltningen Följs upp (datum) Revideras (datum) Reviderad av Senaste revidering Intern kontroll Serviceförvaltningen Uppföljning 2014 samt plan 2015 27 av 202 2 (6) Inledning Kommunfullmäktige beslutade 2000-09-28 om Reglemente för intern kontroll att gälla från och med 2001-01-01. Syftet är att säkerställa att nämnden, som har det yttersta ansvaret för att säkerställa att det finns en god intern kontroll, upprättar en organisation för den interna kontrollen samt att regler och anvisningar antas för denna. ANSVAR Enligt reglementet skall nämnden varje år anta en särskild plan för den interna kontrollen. Servicenämndens verksamheter upprättar en gemensam plan för intern kontroll samt ansvarar för rapportering, uppföljning och utvärdering av denna. Ansvarig för framtagande av metoder för kontrollerna är ekonomifunktionen. Granskning genomförs av utsedd person på annat verksamhetsområde än det egna. Förvaltningschefen ska sedan rapportera till nämnden huruvida kontroll genomförts i enlighet med antagen plan för intern kontroll samt redogöra för resultatet av genomförda kontroller. Resultaten rapporteras löpande till nämnden (ett par gånger om året). Servicenämnden fattar beslut om rapport från föregående års internkontroller samt beslutar om årets internkontrollplan senast i februari månad. Nämnden ska senast i samband med årsanalysens upprättande, rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen inom nämnden till kommunstyrelsen. ARBETSGÅNG VID INTERNKONTROLL-GRANSKNING Efter genomförd granskning ska eventuellt konstaterade fel och brister leda till åtgärdsförslag från den som utfört granskningar. Granskare ska efter genomförda kontroller rapportera resultatet till granskad verksamhet, respektive chef för affärsområde/stabsavdelning samt förvaltningschef. Chef för affärsområde/stabsavdelning beslutar om uppföljande åtgärder i tillämpliga fall. FÖRVALTNINGSCHEFENS RAPPORTERING För serviceförvaltningen har intern kontroll genomförts i enlighet med antagen plan. Av 2014 års planerade granskningar har 10 stycken genomförts, vilket följer planen, se sammanställning sist i rapporten. Två granskningspunkter som enbart berör JobbMalmö (nr 7 Metodhandbok och nr 12 Förbättrad 28 av 202 3 (6) uppföljning JobbMalmö) har överförts till nuvarande Arbetsmarknads-, Gymnasie- & vuxenutbildningsförvaltningen i samband med byte av organisatorisk tillhörighet för JobbMalmö. Därmed uppgår antalet planerade granskningspunkter för serviceförvaltningen till 10 stycken istället för ursprungliga 12. Följande kontroller redovisades och godkändes av servicenämnden i en första delrapportering den 27 maj 2014: • Bensinkort • Rutiner vid hot och våld • Investeringsprojekt – tilläggsbeställningar • Behörighet/beslutsattest i Raindance Följande kontroller redovisades och godkändes av servicenämnden i en andra delrapportering den 23 september 2014: • Kalkylering/utlämnande av offert • Upphandling - avtalstrohet och upphandling - avtalsbevakning Resultat av 2014 års resterande granskningar Från 2014 års interkontrollplan återstår punkterna • Offentlighet och sekretess • Representation • Mutor förebyggande arbete • Rapportering av sjukfrånvaro/tillfällig föräldrapenning/tjänstledighet. Samtliga affärsområden har omfattats av dessa fyra sista granskningar. Intervjuer av slumpvis utvalda medarbetare visade att kännedom om sekretess och därtill relaterad hantering är mycket god. När det gäller kunskapen om offentlighet och praktiska rutiner kring diarieföring finns möjlighet till förbättring. Granskning av fakturor avseende representation visade generellt god överensstämmelse med regelverk och rutiner. Sedan 2013 års granskning märks en förbättring när det gäller att anteckna syfte och deltagare. Däremot förekommer det att vissa deltagare själva har beslutsattesterat när de också deltagit i aktiviteten, vilket inte är tillåtet. Förebyggande arbete omkring tagande och givande av mutor pågår i förvaltningen sedan lång tid tillbaka. Förvaltningens rutin och riktlinjer avseende tagande och givande av muta har under året kompletterats med riktlinjer för jäv och andra intressekonflikter. Rutin och riktlinjer finns 29 av 202 4 (6) tillgängliga för alla medarbetare på Komin och revideras en gång per år med anpassning till gällande lagstiftning och rekommendationer. En viktig referens är skriften ”Om mutor och jäv - vägledning för anställda i kommuner, landsting och regioner” som tagits fram av Finansdepartementet tillsammans med Sveriges Kommuner och Landsting. Förvaltningens rutin och riktlinjer ska gås igenom på arbetsplatsträffar och årligen ska samtliga medarbetare skriva under att man tagit del av rutin och riktlinjer både avseende mutor och avseende jäv. HR-avdelningen genomför internkontroll genom stickprov med uppföljande frågor. Frågeenkäten visade att de som svarade har kännedom om riktlinjerna och dess innehåll. Utöver frågeenkäten genomfördes stickprover för att verifiera insamlade påskrifter, dessa var fullständiga. Granskning av rutiner för självservice i HRut avseende sjukfrånvaro, tillfällig föräldrapenning och tjänstledighet har visat att chefer har olika tillvägagångssätt för uppföljning av medarbetares frånvaro. Överensstämmelsen är inte fullkomlig och i 6% av fallen har chefen noterat frånvaro men ingen rapportering är gjord i HRut vilket innebär att felaktig löneutbetalning har skett. Detta är en försämring sedan föregående års granskning trots att information och verktyg till cheferna gjorts tillgängliga genom gemensamma insatser av HR- och ekonomifunktionerna på central och lokal nivå. INBYGGDA KONTROLLER På ett mer övergripande plan hanteras risker inom ekonomi- och personalområdena genom upprättade och dokumenterade rutiner och manualer. På ekonomiområdet upprättas varje månad ett månadsbokslut för varje verksamhet och totalt för förvaltningen och analyser som leder till prognoser för hela året. Alla investeringsprojekt skall beredas och presenteras i utvecklings- och investeringsrådet och få klartecken där innan projekten kan inledas. Inom ekonomiarbetet arbetar Malmö stad och serviceförvaltningens redovisningsavdelning med att bygga in kontroller i det dagliga arbetet. Exempel på detta kan vara att fakturor måste attesteras av två personer och att utbetalningslistan granskas varje dag av redovisningsavdelningen. Denna granskning innebär kontroll av fakturor med väsentligt belopp, utbetalningar till privatpersoner samt representation. Inläsning av återredovisningen av leverantörsutbetalningar och inbetalningsfiler sker automatiskt och stäms sedan av mot olika bankgirokonton. I serviceförvaltningens organisation finns en interncontroller/risk manager som sedan några år tillbaka arbetar på heltid med samordning av intern kontroll och riskhantering i förvaltningen. 30 av 202 5 (6) Serviceförvaltningen arbetar löpande under året med uppdateringar av upprättade riskbedömningar inom de olika verksamhetsområdena. Genom att följa status på riskerna kan åtgärder sättas in för att mildra effekten av oönskade händelser som negativt kan påverka verksamheten, ekonomin och förtroendet. Befintliga verktyg för riskanalysarbete genomgår en utvecklingsprocess inom ramen för ett kommunövergripande projekt där ett gemensant metodstöd för intern kontroll tas fram. Serviceförvaltningens interncontroller har varit mycket aktiv och drivande i detta projekt. Arbete både i huvudprojektgrupp och olika arbetsgrupper har intensifierats under 2014 och bland annat har ett nätverk för internkontroll-samordnare i Malmö stads förvaltningar startats. VAL AV GRANSKNINGSOMRÅDEN TILL 2015 ÅRS INTERKONTROLLPLAN Kommunstyrelsen har inte beslutat om några kommungemensamma granskningsområden för 2015. Samtliga affärsområden och stabsavdelningar i serviceförvaltningen har gjort riskbedömningar enligt en gemensam metodik och mall. Riskanalyserna som ligger till grund för förslag till granskningspunkter i 2015 års internkontrollplan bifogas. Förutom riskanalyserna har hänsyn även tagits till resultat från tidigare års granskningar. Nedan följer de granskningsområden som nämnden har valt att ta med i sin internkontrollplan för 2015. 1. Efterkalkyler - rutiner för erfarenhetsåterföring och analys granskas för att säkerställa ständigt lärande i projekt inom affärsområde stadsfastigheter. 2. Varmhållning - för att bibehålla smak, näring och kvalitet på maten som tillagas av skolrestauranger krävs rutiner för varmhållning vilka nu granskas. 3. Reseräkningar - granskning som upprepas på grund av tidigare identifierade brister. 4. Delegation och verkställighet - granskning för att säkerställa följsamhet till delegationsordning såväl som till utvalda interna riktlinjer. 5. Arkivregler - följsamhet till Malmö stads Arkivhandbok granskas för att säkerställa att vi tillgodoser allmänhetens lagstadgade rätt att ta del av allmänna handlingar. 31 av 202 6 (6) 6. Representation - en återkommande granskning som genomförs för att undvika förtroendeskador. 7. Arvodeshantering förtroendevalda - granskas för att säkerställa följsamhet till ”Arvodesregler för förtroendevalda i Malmö stad” som beslutades av kommunfullmäktige den 30 maj 2013. 8. Direktupphandling - granskningar för att säkerställa att LOU (Lagen om offentlig upphandling) följs är återkommande. Årets granskning fokuserar på direktupphandlingar och tillhörande dokumentation. 9. HRutan, rapportering av frånvaro - ofullständig registrering via självservice hos chefer och medarbetare kan leda till felaktiga löneutbetalningar. Tidigare granskningar har visat på behov av förstärkta rutiner på området. 10. Körjournaler - tjänsteresor har påverkan både på ekonomi och på miljö, därför väljer vi att granska körjournaler som är en del av uppföljningen av tjänsteresor. 32 av 202 Summering Intern kontroll serviceförvaltningen 2014 helår Uppföljning av intern kontroll 2014 Nämnd: Servicenämnden Granskningsområde (kontrollerad process/rutin/moment) Bensinkort Kontroll av hantering av bensinkort samt uppföljning av bränsleförbrukning Granskningssätt (beskrivning av hur kontrollen genomförts och dokumenterats) Genomgång av rutiner för bensinkort samt stickprov på fordon avseende bränsleförbrukning Rutiner vid hot & våld Genomgång av rutin. Investeringsprojekt tilläggsbeställningar Stickprov på två investeringsprojekt Säkerställa rutin och kontaktvägar Säkerställa rutiner för beslut om tilläggsinvesteringar och uppföljning av dessa Uppföljning av introduktionsKontroll inkluderar ny rutin vid upplägg av utbildning av nyupplagda användare samt stickprov på ny användare överensstämmelse mellan dokumenterad och verklig behörighet. Behörighet / beslutsattest i Raindance Granskningsresultat (resultat av kontrollen/ vidtagna åtgärder) Återrapportering (datum för rapport i nämnden) Rutinerna för hantering av bensinkort samt uppföljning av bränsleförbrukning under de förutsättningar som finns fungerar tillfredställande. För någon verksamhet finns utrymme för förstärkning och förtydligande av rutiner. Befintlig rutin vid hot & våld befanns i stort behov av uppdatering, detta arbete är påbörjat. Dokumentation och hantering av tilläggsbeställningar som härrör från kundens tillkommande önskemål hanteras inte likartat inom affärsområde stadsfastigheter. En definition av beställningsrätt för olika befattningar inom affärsområdet har tagits fram, denna reglerar bland annat befogenheter avseende tilläggsarbeten. Introduktionsutbildning genomförd i enlighet med behov för samtliga granskade beslutsattestanter. Överensstämmelse mellan dokumenterad och verklig behörighet är god. 2014-05-27 2014-05-27 2014-05-27 2014-05-27 33 av 202 Serviceförvaltningen Sida 1 av 3 Summering Intern kontroll serviceförvaltningen 2014 helår Uppföljning av intern kontroll 2014 Nämnd: Servicenämnden Granskningsområde (kontrollerad process/rutin/moment) Kalkylering/utlämnande av offert Säkerställa rutiner för befogenhet gällande kalkylering och offertlämnande Upphandling- avtalstrohet och avtalsbevakning Säkerställa att inköp sker i enlighet med Malmö stads/serviceförvaltningen lokalt upphandlade avtal. Säkerställa rutiner för bevakning av avtal som behöver förnyas. Granskningssätt (beskrivning av hur kontrollen genomförts och dokumenterats) Kartläggning av rutiner för kalkylering och utlämnande av offerter på tre avdelningar inom affärsområde kommunteknik. Genomgång av rutiner för inköp och avtalsbevakning samt stickprov på avtalstrohet i verksamheten. Granskningsresultat (resultat av kontrollen/ vidtagna åtgärder) Återrapportering (datum för rapport i nämnden) Rutiner för kalkylering och offertutlämnande 2014-09-23 finns men är inte fullt ut skriftligt dokumenterade. Avtalstroheten är generellt god. Upphandling 2014-09-23 av tryckeritjänster för Malmö stad (berör affärsområde kommuntjänster) pågår fortfarande. Avvikelse inom inköpstypen drift- och supportavtal (affärsområde ITservice) har åtgärdats och inköp sker nu hos avtalad leverantör. Avtalsbevakning hanteras systematiskt men på olika sätt i affärsområdena. 34 av 202 Serviceförvaltningen Sida 2 av 3 Summering Intern kontroll serviceförvaltningen 2014 helår Uppföljning av intern kontroll 2014 Nämnd: Servicenämnden Granskningsområde (kontrollerad process/rutin/moment) Offentlighet och sekretess Säkerställa att rutiner och kunskap om regelverk finns Granskningssätt (beskrivning av hur kontrollen genomförts och dokumenterats) Intervjuer av slumpvis utvalda medarbetare. Representation Granskning av representationsfakturor fördelade på alla affärsområden. Mutor förebyggande arbete Kontroll att enkät med uppföljande frågor om förståelse för innehållet i riktlinjerna är genomförd. Kontroll (stickprov) att klarmarkerade underskrifter verkligen existerar. Säkerställa att regler och rutiner för intern och extern representation följs Kontroll att serviceförvaltningens rutin och riktlinjer för att motverka tagande och givande av muta är känd och efterlevs samt att för ändamålet avsedd blankett är signerad Kontroll av rutiner för att säkerställa att frånvaro på grund av sjukdom, tillfällig Säkerställa rutiner för uppföljning av självservice avseende sjukfrånvaro, tillfällig föräldrapenning eller föräldrapenning (VAB) och tjänstledighet tjänstledighet blir registrerat i HRut. Rapportering av sjukfrånvaro, tillfällig föräldrapenning och tjänstledighet Granskningsresultat (resultat av kontrollen/ vidtagna åtgärder) Återrapportering (datum för rapport i nämnden) Medarbetarnas kännedom om sekretess och därtill relaterad hantering är mycket god. Inom offentlighet finns möjlighet till förbättring, exempelvis rutiner kring diarieföring. Utbildningar i Platina för förvaltningens handläggare pågår. Anteckningar om syfte och deltagare har förbättrats sedan förra granskningen. Förekomst av attest vid eget deltagande i aktivitet har noterats. 2015-02-25 Frågeenkäten visade att de som svarade har kännedom om riktlinjerna och dess innehåll. Verifikation av insamlade underskrifter visade inga avvikelser. 2015-02-25 2015-02-25 Chefer har olika tillvägagångssätt för att följa 2015-02-25 upp medarbetares frånvaro. Granskningen visade att avvikelser av typen chef har noterat frånvaro men registrering i HRut saknas, har ökat sedan tidigare granskning. Information till chefer om tillgängliga verktyg och uppföljningsrapporter inom HR-området kommer att upprepas vid chefsträffar. 35 av 202 Serviceförvaltningen Sida 3 av 3 Intern kontrollplan 2014, FK – slutlig uppföljning De övergripande granskningsområdena har identifierats i en riskanalys, framtagen av den utökade ledningsgruppen den 20 januari 2014. Områdena kommer troligen att vara föremål för behov av granskning ur olika perspektiv under lång tid. För att effektivt kunna angripa dessa områden, bör den interna kontrollen – när så är möjligt - fokusera på om områdenas respektive befintliga processer, rutiner och regler fungerar och efterlevs. I planen för 2014 har även de kontrollmål från 2013 som visade behov av fortsatt uppföljning tagits med. Avvikelser i samtliga fall rapporteras till direktören efter att kontroll gjorts. Granskningsområde 1. Samarbetet mellan förvaltningarna i plan‐ och exploaterings‐ processen Föremål för intern kontroll 2014 Om gemensamma målbilder formulerats vid detaljplane‐ arbetenas startmöten Kontroll‐ ansvar Exploaterings‐ chef Metod Resultat av kontroll Kontroll av samtliga startmöten under 2014 genom intervjuer med projektledarna 2. Efterfrågan på mark Omfattning på nya för näringslivet är större särskilda verksamhets‐ än tillgången områden enligt ÖP 2012 Exploaterings‐ chef Kontroll av omfattning på nya särskilda verksamhetsområden i (förslag till) ÖP 2012 Endast två startmöten har hållits under 2014 (Dp 5399 för kv Brännaren och Dp5361 för del av Hyllie 4:2). Intervjuer har gjorts med projektledarna på exploateringsavdelningen. Vid båda startmötena har gemensamma målbilder formulerats. Rutinen har följts. Ny ÖP2012 har antagits i KF under 2014. I denna finns 6 nya särskilda verksamhetsområden redovisade, som ännu inte detaljplanelagts och byggts ut. För 4 befintliga verksamhetsområden anges utökningsmöjligheter, som ännu inte tagits i anspråk. Rapporteras till tekniska nämnden Vid årsanalys Vid årsanalys 36 av 202 Granskningsområde Föremål för intern kontroll 2014 Kontroll‐ ansvar Metod Resultat av kontroll 3. Försäljning av byggklar tomtmark i lågkonjunktur Om 200 mkr i exploateringsvinster inbringas Exploaterings‐ chef Kontroll genom kontinuerlig uppföljning och information om prognoser för försäljningar och exploateringsvinster till tekniska nämnden, stadskontoret och kommunstyrelsen Kontinuerlig uppföljning och information om prognoser för försäljningar och exploaterings‐ vinster har skett enligt plan till tekniska nämnden, stadskontoret och kommunstyrelsen. Bokslut 2014 uppvisar ett utfall om 233 Mkr. Rutinen har följts. 4. Lokalanskaffning i nyexploaterings‐ områden Rutin ‐ inför detaljplanering av nya exploateringsområden, ska LiMa, expl, SBK gå igenom behov av kommunal service, beslut om äga/hyra Avd chef LiMa Kontroll genom uppföljning av rutinen i nya bostadsdetaljplaner under 2014 Vad gäller behov av kommunal service fungerar nuvarande rutiner bra. Rapporteras till tekniska nämnden Vid DR1, DR 2 och årsanalys Vid DR 2 och årsanalys Beträffande äga/hyra, avgörs det för närvarande från projekt till projekt. Det finns ett utredningsuppdrag avseende strategi äga/hyra. Styrgruppen för lokalförsörjning ansvarar. Rutinen har följts. Är under utveckling. 5. Lokalanskaffning externa objekt Rutin för anskaffning av Avd chef LiMa externa objekt Uppföljning av lokalsökningar och genom två stickprov kontrollera genomförda upphyrningar med prioritering av ev Metoden har inte följts, eftersom stickprov inte har genomförts. För att lösa den uppkomna bristen på lokaler för främst förskole‐ verksamheten tillsattes i början av Vid årsanalys 37 av 202 Granskningsområde Föremål för intern kontroll 2014 Kontroll‐ ansvar Metod Resultat av kontroll Rapporteras till tekniska nämnden försenade projekt 6. Lokalanskaffning Samarbete mellan förvaltningar Rutin/processkarta för lokalanskaffnings‐ processen Avd chef LiMa 2014 en ”akutgrupp”. Erforderligt med lokaler har anskaffats. Rutin/process för anskaffning av lokaler kommer att tas fram genom den nya lokalförsörjningsplanen och kapacitetsutredningen. Det redovisas för genom målstyrningsarbetet 2015. Uppföljning av om EY har under våren/sommaren Vid DR 2 och processkartan följts i ett granskat lokalförsörjnings‐ årsanalys förskoleprojekt och i ett processen ”Tomtmark och lokaler skolprojekt som startat för förskole‐ och skolverksamhet”. efter 2014‐04‐01 EY bedömer att produktion av Metoden har ersatts av lokaler för förskole‐ och skolverksamhet inte sker på ett extern revision. ändamålsenligt sätt. Processkartan är en del av granskningen och föreslagna åtgärder kommer att arbetas fram och implementeras under 2015. Rutinen har inte följts. Arbetet med att säkerställa en effektiv lokalanskaffningsprocess redovisas för genom målstyrningsarbetet för 2015. 38 av 202 Granskningsområde Föremål för intern kontroll 2014 Kontroll‐ ansvar Metod Resultat av kontroll Rutinen/processen kan bli föremål för intern kontroll tidigast 2016. Avd chef LiMa Kontroll av att Metoden har inte följts. Rutinens 7. Befolkningsprognosen Genomförd topp‐ och topp‐ och basbehovs‐ tillämpning går inte att utvärdera. (risk för att förbygga sig basbehovsutredning ska kopplas till utredning kopplats till ‐ förskolor och skolor) befintliga förskolor befintliga förskolor Kopplingen mellan topp‐ och basbehov till befintliga förskolor kommer att säkerställas genom den nya lokalförsörjningsplanen och den pågående kapacitetsutredningen. Det arbetet redovisas för i målstyrningsarbetet 2015. 8. Befintliga Om exploaterings‐ Exploaterings‐ Kontroll genom Kontrollerat tre projekt (Gyllins markföroreningar handbokens rutiner chefen stickprov av tre projekt etapp 2, Segepark och avseende utredningar Stadionområdet). om markförorening följs Rutinen har följts. 9. Hot och våld mot Om Lägenhetsenhetens Enhetschef för Kontroll genom fyra Kontroll utförd efter arton medarbetare rutiner för hembesök Lägenhet stickprov av hembesök hembesök, vid samtliga närvarade följs minst två personal från staden eller företrädare för fastighetsägarna. Rutinen har följts. 10. Det ökade behovet Om frågan om Enhetschef för Kontroll av att frågan Diskussioner om övertag har förts av sociala lägenheter övertagsprocessen har Lägenhet om övertagsprocessen vid varje bochefsmöte där enheten behandlats av berörda har behandlats vid varje representerats samt vid ett flertal Rapporteras till tekniska nämnden Vid årsanalys Vid DR 2 Vid DR 1 och årsanalys Vid DR 1 och årsanalys 39 av 202 Granskningsområde 11. Ekonomisk styrning Föremål för intern kontroll 2014 förvaltningar Kontroll‐ ansvar Metod Resultat av kontroll Nya redovisnings‐ och styrprinciper för exploatering Enhetschef för A Kontroll genom Ekonomi stickprov av att exploateringsvinster resultatförs till likviddag. B Kontroll genom stickprov av att anskaffningsvärdet för såld mark beräknas efter areal. C Kontroll genom Rapporteras till tekniska nämnden bochefsmöte övriga möten med företrädare för berörda förvaltningar. Rutinen har följts. Vid DR 1, DR 2 och A Av årets 50 årsanalys försäljningar/köpeskillingar i exploateringsprojekt är 44 köpeskillingar resultatförda. Resultatföring har skett med viss eftersläpning i tiden. Ej resultatförda försäljningar beror på att återstående utgifter inte kan beräknas tillförlitligt. Konstaterad mindre avvikelse från rutinen. Bedöms ej vara av sådan vikt att åtgärd behövs göras. B Anskaffningsvärdet för såld mark har beräknats enligt projektets areal i samtliga fall förutom försäljningar inom Hyllie centrumområde, vilka resultatförs enligt BTA efter överenskommelse med stadskontoret. Rutinen har följts. C Beräkningsunderlag för att 40 av 202 Granskningsområde 12. Upphandling enligt LOU Föremål för intern kontroll 2014 Lokalanskaffnings‐ projekt som LOU‐ upphandlas Kontroll‐ ansvar Avd chef LiMa Metod Resultat av kontroll stickprov av att det finns tillräckliga beräkningsunderlag för resultatföring av köpeskilling, anskaffningsvärde för såld mark samt avsättning till gatukostnadsersättning. säkerställa anskaffningsvärdet för såld mark baseras på upparbetade utgifter för kvartersmark. Beräkningsunderlag för avsättning till gatukostnadsersättning är projektledarens registrerade prognoser i Raindance. Vid avsättning till gatukostnads‐ ersättning har avstämning med projektledaren skett för att kvalitetsäkra den registrerade prognosen i Raindance. Rutin att i samband med resultatföring av köpeskilling inhämta beräkningsunderlag som styrker registrerad prognos i Raindance är har tagits fram under året. Rutinen har följts. Det har inte förelegat något projekt Vid årsanalys där tillämpning av LOU på hyresavtal varit applicerbart under det gångna året. Vid nyproduktion eller större ombyggnationer upphandlar Stadsfastigheter enligt LOU. Rutinens tillämpning går inte att utvärdera. Kontroll genom utvärdering av ett pilotprojekt som LOU‐ upphandlas med fokus på tid och kostnad Rapporteras till tekniska nämnden 41 av 202 Granskningsområde Föremål för intern kontroll 2014 Kontroll‐ ansvar Metod 13. Allmänt Rutin för att involvera de förtroendevalda i riskanalysen Utvecklings‐ sekreteraren Kontroll av att riskanalysen behandlats i enlighet med tekniska nämndens beslut 2014‐ 02‐26 Resultat av kontroll TN beslutade den 30 september 2014 att riskanalysen ska behandlas som en diskussionspunkt i delegation 1 vid halvårs‐ och helårskiften, Riskanalysen behandlades därefter i delegation 1 den 18 december 2014. Beslut eller uttalande om önskad rutin för att involvera de förtroendevalda i riskanalysen togs inte 2014‐02‐26. Beslut om rutin för involvering av de förtroendevalda i riskanalysen fattades istället 2014‐09‐30 och har därefter följts. Rapporteras till tekniska nämnden Vid DR 2 och årsanalys 42 av 202 .ghdsgdgsdghfgfd Uppföljning av intern kontroll 2014 Nämnd: Granskningsområde (kontrollerad process/rutin/moment) Granskningssätt (beskrivning av hur kontrollen genomförts och dokumenterats) Granskningsresultat (resultat av kontrollen/ vidtagna åtgärder) Återrapportering (datum för rapport i nämnden) Representation: säkerställa rutiner hos Intervjuer med 12 slumpmässigt berörda attestanter. utvalda personer samt kontroll av att rutiner finns. Utlägg/inköp/avtal: säkerställa rutiner hos avdelningar, enheter och projekt. Arkiv och dokumenthantering: säkerställa att rutiner kring arkivering och dokumentlagring fungerar på avdelningar och enheter. Återkoppling av felaktigheter till 2014-09-30 controllers en gång i månaden. Representation ska ingå som en del i utbildningen för nyanställda. Löpande kontroller av representationskontona. Förbättrade ekonomisidor på Komin med lättåtkomlig information. Intervjuer med 7 slumpmässigt utvalda Förbättrade ekonomisidor på Komin. 2014-12-10 personer samt kontroll av att rutiner Ingå som en del i utbildingen för finns. nyanställda. Genomgång av GK:s egen avtalsdatabas för att säkra att samtliga avtal finns. Ta fram lista på avtal tecknade inom GK för att läsa in i QV för att underlätta uppföljningen av avtalstroheten. Analys av det pågående Fortsätta det pågående arbete och säkra 2014-12-10 förändringsarbetet och pågående att rutinerna följs, även vid ny projekt som kommer att förändra organisation. arkivansvar och dokumenthantering då Ta fram lathund och säkra att korrekta organisationen förändras, bl.a. ska ett versioner finns på Komin. nytt it-system för projekt handlas upp. Ta fram plan för hur regelkontroll och Denna fördjupade interna kontroll ses regelbunden granskning ska 43 av 202 .ghdsgdgsdghfgfd Granskningsområde (kontrollerad process/rutin/moment) Granskningssätt (beskrivning av hur kontrollen genomförts och dokumenterats) Granskningsresultat (resultat av kontrollen/ vidtagna åtgärder) genomföras. HR-frånvaro: säkerställa rutiner hos avdelningar och enheter. som en påbörjad fördjupad kontroll, vilken kommer att avslutas och färdigställas 2015. Faktiska analyser har genomförts över felaktiga stämplingar i HRutan. Återrapportering (datum för rapport i nämnden) Säkra att förbättringsarbetet fortsätter 2014-12-10 även efter omorganisationen. Riskanalys av HR-systemet. Utvecklingsplan utifrån riskanalysen. System för att hantera brister. Följa upp avvikelserna varje månad under 2015. Reseräkningar: säkerställa rutiner Genomgång av samtliga utbetalningar Fortsätta det pågående 2014-12-10 kring reseräkningar i Travel hos gjorda via Travel 2014, samt att gå uppföljningsarbetet och säkra att avdelningar och enheter igenom skriftliga rutiner. Denna rutiner följs. fördjupade interna kontroll ses som en Ta fram lathundar och säkra att påbörjad kontroll vilken kommer att korrekta versioner finns på Komin. Ta färdigställas under 2015 då den nya fram plan för regelkontroll och organisationen är på plats. granskning ska genomföras samt hur avvikelser ska rapporteras. Utöka introduktionen för nya medarbetare. Kvalitetsarbete: säkerställa rutiner Fokus har varit på det pågående Säkra kompetensen kring systematiskt 2014-12-10 avseende systematiskt kvalitetsarbete på förändringsarbett så som signaler, kvalitetsarbete hos ansvariga. Ta fram avdelningar och enheter. direktiv och diskussioner i projekt ny lathundar och övergripande organisation samt ”Projektsmart”. beskrivningar kring arbetet i den nya Denna kontroll ska ses kom en organisationen. Genomför regelbundna påbörjad fördjupad intern kontroll som kontroller. Säkra växling mellan kommer avslutas och färdigställas gammal och ny organisation, säkra under 2015. kvalitetssystem samt framtagandet och uppdateringen av riskanalysen i samband med verksamhetsplan 2015. 44 av 202 .ghdsgdgsdghfgfd Granskningsområde (kontrollerad process/rutin/moment) Projektbeslut: säkerställa rutiner avseende projektbeslut med fokus på objektsgodkännandet. Granskningssätt (beskrivning av hur kontrollen genomförts och dokumenterats) Granskningsresultat (resultat av kontrollen/ vidtagna åtgärder) Granskning av det pågående utrednings- och utvecklingsarbetet kring projektbeslut genom att titta på intentioner, signaler och rapporter samt faktiskt genomfört arbete. Denna kontroll ska ses som en påbörjad fördjupad intern kontroll vilken kommer att avslutas och färdigställas under 2015. Fortsätt det pågående 2014-12-10 utvecklingsarbetet. Säkra rutinerna och kompetensutvecklingen vid implementering av det pågående förändringsarbete och vid övergången till ny organisation. Säkra beslutsprocesserna i Platina och se över lathundar för att skriva projektbeslut. Återrapportering (datum för rapport i nämnden) Förslag på åtgärder för förbättring av kommungemensamma rutiner: Avtal – en gemensam och säkrad databas för samtliga förvaltningars avtal. 45 av 202 Fs.ghdsgdgsdghfgfd Uppföljning av intern kontroll 2014 Nämnd: Miljönämnden Granskningsområde (kontrollerad process/rutin/moment) Betalar Miljöförvaltningen leverantörsfakturor på förfallodatum? Årsavgifter från verksamhetssystemet Miljöreda ska motsvara fakturerade årsavgifter i ekonomisystemet Raindance. Granskningssätt (beskrivning av hur kontrollen genomförts och dokumenterats) Granskningsresultat (resultat av kontrollen/ vidtagna åtgärder) Återrapportering (datum för rapport i nämnden) Kontroll av samtliga fakturor från fyra utvalda leverantörer har gjorts vid två tillfällen. Totalt 393 fakturor har granskats och 140526 134 av dessa är betalda efter 150224 förfallodatum. Av dessa är 68 fakturor betalda senare än 10 dagar. Medarbetare och chefer är informerade om avvikelserna. Avvikelserna är mindre än 2013 då motsvarande kontroll genomfördes. Genomgång per objekttyp har Differensen är under 10 tkr för både 150224 genomförts med framtagen miljötillsynen och debiteringsjournal skickade fakturor till livsmedelskontrollen. ekonomisystem inom intervallen 201401-01--2014-12-31. Analyslista har Åtgärder för att minimera tagits fram för årsavgifter 31101 kontot differenserna: och ALK 6717 och för MHS 7371 Kundreskontraansvariga är uppdelat per EKOobjektnr. uppmärksamma på att genomföra Pärmar för makuleringar i Raindance makuleringar i både Raindance och har även undersökts och därmed för att Miljöreda och går igenom kunna se om de objekten har makuleringspärmen löpande under året makulerats i Miljöreda. för att kontrollera att makuleringar även har tagits bort i Miljöreda. Uppföljning kommer att genomföras tillsammans med 46 av 202 Fs.ghdsgdgsdghfgfd Miljöredasystemförvaltare över hur vi kan plocka fram borttagna objekt och därmed kunna makulera debiteringar för att minimera differenser mellan programmen. Mer tid kommer att avsättas för att gå igenom analyslistans makuleringar för att undersöka mer i detalj avseende ALK faktureringen och makuleringar som sker i början på året p.g.a. anmälningar om upphörande/överlåtelse. Faktureringstider för årsavgifter följs inte. Alla fakturerade årsavgifter till och med december 2014 har stämts av mot framtagen tidplan. Samtliga faktureringstider har stämts av mot framtagen tidplan. Det gäller alla årsavgifter; livsmedel, hygien, PCB, läkemedel, köldmedia, MTI, Offentliga lokaler, LSS boende och boende för ensamkommande barn. 140922 Alla årsfakturor har fakturerats i 150224 enlighet med framtagen tidsplan förutom vid två tillfällen. Faktureringen av PCB-objekt blev några dagar försenat eftersom alla berörda objekt inte var indexuppdaterade i Miljöreda. De externa köldmedia-objekten blev försenade 2 dagar eftersom Raindance samma vecka hade uppdaterats och det inte var säkert att postnummer registrerades som de skulle. Faktureringen fick vänta tills vi fick klartecken från stadskontoret. I nuläget hålls faktureringstiderna bra och det finns inga behov av åtgärder, förutom att eventuellt stämma av ännu tidigare med ansvariga handläggare och systemansvarig för Miljöreda. 47 av 202 Fs.ghdsgdgsdghfgfd Miljöförvaltningens del i stadens process vid ärende som rör förorenad mark Försämrat samarbete med andra förvaltningar i Malmö stad. Granskat ett urval av pågående ärenden Bedömningen är att rutinen följs och som rör förorenade områden och det inte behövs några åtgärder för att jämfört dess handläggning med den minimera risken att rutin följs. rutin som tagits fram (Förorenat område – anmälan om avhjälpande åtgärd). Ärenden som granskades har påbörjats under 2014 och cirka 20 procent av dessa är avslutade. Avdelningschefer har genom intervju eller enkät med medarbetare bedömt om samarbetet har försämrats med andra förvaltningar främst med anledning av omorganisationen i Malmö stad Otydlighet kring miljöprogrammet som Varje nämnd och styrelse har ansvar styrdokument och hur andra för att uppfylla de delar av de förvaltningar ska förhålla sig till det. övergripande miljöålen som berör den egna verksamheten. Nämnder och styrelser ska bryta ned de övergripande målen till mål och åtgärder som är anpassade till respektive ansvarsområde samt arbeta in dessa i sina verksamhetsplaner. Alla nämnder och styrelser ska förhålla sig till alla mål. Detta finns tydligt beskrivet i Miljöprogrammet. I Handlingsplan för klimat- och miljöarbetet i Malmö stad 2011-2014, som är en konkretisering och prioritering av miljöprogrammet finns utpekat vilka förvaltningar som är ansvariga för respektive åtgärds genomförande. 150224 Bedömningen är att samarbetet inte har 150224 försämrats men flera avdelningar ser gärna mer samarbete som med t ex stadskontoret. 141114 Resultatet från enkäten om handlingsplanen 2013 (2014 års enkät 150224 ej klar) visar följande resultat: Drygt två tredjedelar av berörda förvaltningar och bolag svarade på enkäten och en täckning erhölls för samtliga åtgärder. För 12 av 26 åtgärder erhölls kompletta svar där samtliga involverade förvaltningar/bolag svarade. Samtliga respondenter förutom tre angav att de arbetade med åtgärderna. I de tre berörda fallen angavs osäkerhet i ansvarsfördelning, avsaknad av ekonomiska resurser samt för kort tidsperioden, respektive, som orsaker till varför de inte arbetade med åtgärden. En klar majoritet uppgav att arbetet med åtgärderna var styrda i VP 48 av 202 Fs.ghdsgdgsdghfgfd Begära in betyg och intyg vid rekrytering En enkät om genomförandegraden av åtgärderna i den till Miljöprogrammet kopplade Handlingsplan för klimatoch miljöarbete i Malmö stad 20112014 har genomförts årligen. Årets enkät kommer att gå ut till förvaltningarna i november. Stadskontoret har under hösten, med hjälp av en rad förvaltningar, inlett ett arbete med att fastställa indikatorer inom ekologisk, ekonomisk och social hållbarhet. Dessa skall användas för att följa upp fullmäktigemålen men innebär även möjlighet att på central nivå framöver följa upp miljöläget i Malmö. eller liknande dokument. Det som ansågs kunna underlätta arbetet med åtgärderna var med fallande betydelse: utökat samarbete mellan förvaltningarna, mer ekonomiska resurser samt en precisering av vad i åtgärderna olika förvaltningar ansvarar för. Gått igenom introduktionschecklistorna för nyanställda för se vilka medarbetare som har börjat under året och kontrollerat handlingarna för samtliga nyanställda. I akterna för de fem nyanställda 141114 medarbetare till en avdelningen och en 150224 nyanställd till en annan avdelning saknas intyg och betyg. En fråga som specifikt handlar om Miljöprogrammet kan läggas till framtida enkäter. Samtliga har blivit ombedda att komplettera akterna med betyg och intyg. Rutin finns men cheferna ska påminnas av HR-funktionen om att alltid begära in betyg och intyg från nyanställda. 49 av 202 Fs.ghdsgdgsdghfgfd Timredovisning i projekt, överensstämmelse mellan redovisade timmar i Raindance och till bidragsgivaren Ett slumpmässigt urval av projekt har gjorts av oberoende person. 10 projekt granskades varvid december månad, projektets första år granskades. Den person som granskades var nr 2 som tidredovisat. Om projektet startats 2014 granskades september månad. 141114 För tre projekt har inte redovisning skickats till finansiären ännu varvid en 150224 jämförelse av timmar ej kunde göras. För sex projekt utföll jämförelsen helt exakt korrekt, varvid kunde konstateras att Raindance och rapport till finansiär var identisk. Ett projekt hade avvikelser enligt nedan: Prjekt 4180: Tidredovisning hade skett med 2 timmar och dessa hade attesterats 8/1 men ej överförts. Vi kan konstatera att möjligheten att följa upp ej avlevererade rapporter inte finns och detta är en brist i systemet som borde åtgärdas. En åtgärd som ännu ej beslutats kan vara att projektekonomer har attestbehörighet för alla användare som tidredovisar då detta är enda sättet att se vilka tider och personer som avlevererats men inte attesterats. Det borde även finnas en fungerande rapport där man kan se vilka personer som ej avlevererat sin tidrapport. 50 av 202 Fs.ghdsgdgsdghfgfd Malmö stad ska ligga i framkant gällande verksamhetsutveckling på jämställdhetsområdet Varje avdelning beskriver på vilket sätt t ex jämställdhetsanalyser är integrerade i ordinarie arbetssätt och därmed säkerställer att kommunfullmäktiges mål uppfylls. Samtliga avdelningar arbetar med jämställdhet genom t ex jämställdhetskontroll eller genom särskilda insatser i verksamhets- och tillsynsplaner och i projektverksamheten. Även på Arbetsplatsträffar diskuteras jämställdhets- och mångfaldsfrågor. 141114 150224 Förvaltningen har minimerat risken att detta mål inte ska kunna uppfyllas. 51 av 202 Malmö stad 1 (11) Stadsbyggnadskontoret Datum Tjänsteskrivelse 2015-01-29 Vår referens Susanne Klarin Controller [email protected] Redovisning av 2014 års intern kontroll SBN-2015-41 Sammanfattning Redovisning av 2014 års intern kontroll. Förslag till beslut Stadsbyggnadsnämnden föreslås besluta att godkänna rapportering 2014 över intern kontroll för Stadsbyggnadskontoret. Beslutsunderlag Beslutsplanering Stadsbyggnadsnämnden 2015-02-12 Ärendet Kommunfullmäktige har 2000-09-28, § 170 (bih nr 101) beslutat om reglemente för intern kontroll för Malmö Stad. Reglementet syftar till att säkerställa att styrelser och nämnder upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll. Intern kontroll syftar till att nämnder och styrelser med rimlig grad av säkerhet ska fastställa att mål inom följande kategorier uppnås: verksamhetsstyrning tillförlitlig finansiell rapportering efterlevnad av tillämpliga lagar och föreskrifter Ovanstående framgår av Reglemente för intern kontroll, där det också framgår att det är nämnderna som har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom sina verksamhetsområden. Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll. I detta ligger att upprätta en organisation kring intern kontroll med regler och anvisningar. SIGNERAD Kommunstyrelsen följer varje år upp nämndernas interna kontroll i samband med att årsredovisningen upprättas. Bedömningen bygger på av nämnderna upprättade uppföljningsrapporter, som i sin tur bygger på internkontrollplaner som beslutas av respek- 52 av 202 2 (11) tive nämnd senast i februari månad det år som uppföljningen avser. Med utgångspunkt från nämndernas uppföljningsrapporter utvärderar Kommunstyrelsen kommunens samlade system för intern kontroll. Stadsbyggnadsnämndens interna kontroll bygger på en riskanalys som genomfördes 2011. Vid en aktualisering och genomgång av riskanalysen har den funnits uppdaterad och adekvat. Ett tillägg har skett utifrån de brister massmedia har uppmärksammat inom representation på ett flertal kommuner i landet. Avrapportering för den interna kontrollen har skett vid delårsbokslut 2 och till årsbokslutet. Rapportering i delårsbokslut 2 görs till nämnden emedan årsanalysen rapporteras till såväl nämnden som Kommunstyrelsen. Kommungemensamma kontrollmål för 2014 Några kommungemensamma kontrollmål finns inte för 2014. Stadskontoret håller på att se över hela arbetet med intern kontroll och däribland de gemensamma kontrollmålen (syfte, framtagande, återkoppling et cetera). I avvaktan på vad de kommer fram till har de beslutat att inte ha några gemensamma kontrollmål för 2014. Nämndens egna uppställda kontrollmål kommer att finnas för 2014. Stadsbyggnadsnämndens egna specifika kontrollmål för år 2014 Säkerställa att rutiner för intern och extern representation efterföljs vid fakturahantering. Att säkerställa att rutiner för mutor och bestickning efterföljs. Säkerställa att fakturering av bygglovsärenden sker. Undersöka att rutiner finns mot bedrägeri och oegentligheter inom ekonomihanteringen. Undersöka att rutiner finns för att undersöka förtroendet hos ledning. Undersöka att rutiner finns för att hantera handläggningstider och att lagens krav på handläggningstider följs. Undersöka om beslut som är beslutat innehåller tillräckligt hög kvalité. Att säkerställa att tidsstyrningsuppdraget efterlevs genom kontroll av andelen verksamhettid och övrig tid i förhållande till den totala arbetade tiden. Undersöka att rutiner finns för hantering av påtryckningar från media vid extraordinära händelser. Nämndens sammanvägda bedömning av det interna kontrollarbetet Sammantaget ger den interna kontrollen ett helhetsintryck av att denna fungerar väl inom Stadsbyggnadsnämnden. En brist i den genomförda kontrollen visar att information kring rutinen om mutor och bestickning har skett på 15 av kontorets 18 arbetsplatsträffar. Samtliga chefer har vid avdelningsledning fått information om att de ska informera sina medarbetare samt materialet finns tillgängligt på Komin. 53 av 202 Malmö stad Stadsbyggnadskontoret 3 (11) Uppföljning av intern kontroll 2014 Nämnd: Stadsbyggnadsnämnden Granskningsområde (kontrollerad process/rutin/moment) Granskningssätt (beskrivning av hur kontrollen genomförts och dokumenterats) Kontroll av att dokumenterade rutiner följs i verksamheten vad gäller syfte, momsavdrag, rätt attestant, deltagarförteckning, rätt kvitton och att fakturan specificerar kostnader för maträtter och drycker. Granskning genom stickprov. 2. Att säkerställa att rutiner Kontroll att genomgång av för mutor och bestickning instruktion sker på arbetsplatsträffar årligen, senast 31 oktoefterföljs. ber. SIGNERAD 1. Säkerställa att rutiner för intern och extern representation efterföljs vid fakturahantering. Granskningsresultat (resultat av kontrollen/ vidtagna åtgärder) Återrapportering (datum för rapport i nämnden) Granskning har skett genom 20 stickprov under januari-april 2014. Undersökningen avsåg om det fanns syfte, rätt momsavdrag, rätt attestant, deltagarförteckning, rätt kvitton och att fakturan specificerar kostnader för maträtter och drycker. En faktura hade felaktigt momsavdrag skett och på en faktura var det felaktig attestant. 2015-02-12 2015-02-12 Kontroll visar att information kring rutinen har skett på 15 av konorets 18 arbetsplatsträffar. Samtliga chefer har vid avdelningsledning fått information om att de ska informera sina medarbetare samt materialet finns tillgängligt på Komin. Kontroll visar även att information kring mutor och bestickning sker vid introduktion av nya medarbetare samt att blankett för mutor och bestickning undertecknas av nyanställda efter anställningens ingående. 54 av 202 4 (11) Granskning har skett genom 20 stickprov under januari-mars 2014 avseende fakturering av bygglovsärenden. Samtliga underlag var fakturerade. En integrering mellan Bygg R och Raindance är under framtagande. Granskning har skett genom 20 stickprov under januari-juni 4. Undersöka att rutiner finns mot bedrägeri och 2014 avseende betalningskörning. Kontroll stämde överrens oegentligheter inom ekomed underlag. Betalningskörning granskas av Hr- och ekonominomihanteringen. enhet och attesteras varje dag. Granskning genom att under- Granskning visar att dessa rutiner finns på KomIn och att de är 5. Undersöka att rutiner söka att rutiner finns för med- kommunicerade till kontorets samtliga chefer via avdelningsledfinns för att undersöka arbetarenkät och hantering av ning samt i SBK-chefsgrupp. Respektive avdelningschef har förtroendet hos ledning. analyserat sitt resultat samt presenterat handlingsplaner för fördess resultat. bättring. Resultatet från medarbetarundersökningen på frågan; jag har förtroende för min närmsta chef, visar ett index på 4,3 vilket är högre än genomsnitt i staden. Kontroll av att rutiner finns Bostadsanpassning och tillgänglighet: Det finns inte angett i 6. Undersöka att rutiner finns för att hantera hand- för uppföljning och att dessa lag hur lång handläggningstid för bostadsanpassningsbidrag får följs i verksamheten. ha. Interna riktlinjer för handläggningstid finns inte. Ny tjänst är läggningstider och att labeviljad från 2015 för att handläggningstiderna ska minska. gens krav på handläggningstider följs. Enheten för bostadsanpassning och tillgänglighet har sedan den 1 maj börjat handlägga enligt "Boverkets guide för handläggning av bostadsanpassningsbidraget". Riktlinjerna innebär att alla beslut ska tas i förväg, vilket kan innebära längre handläggningstider och en fördröjning innan anpassningen är utförd. Samtidigt innebär det en mer rättssäker process. 3. Säkerställa att fakturering av bygglovsärenden sker. Kontroll av att fakturering har skett av handlagt bygglovsärende. Granskning genom stickprov. Kontroll av betalningskörning. Granskning genom stickprov. 2015-02-12 2015-02-12 2015-02-12 2015-02-12 55 av 202 5 (11) Planavdelningen: Handläggningstiden för en detaljplan är inte reglerad i lagstiftningen. Däremot har kontoret angett ett genomsnittligt målvärde för handläggningstiderna för detaljplaner med enkelt respektive normalt planförfarande. För planer med enkelt förfarande är det genomsnittliga målvärdet 6 månader. Motsvarande tid för normalt förfarande är 16 månader. Rutin finns för löpande uppföljning under året av handläggningstiderna på antagna detaljplaner. Uppföljningen genomförs av verksamhetscontrollern och kommuniceras med medarbetarna på både avdelnings- och enhetsmötena. De genomsnittliga värdena för handläggningstiderna för antagna detaljplaner (59 st) under 2014 visar att tiderna är nära uppsatta målvärden. För antagna detaljplaner med enkelt planförfarande är den genomsnittliga handläggningstiden 8 månader, för antagna detaljplaner innehållande fastighetsindelningsbestämmelser, 5 st, är den genomsnittliga handläggningstiden 4 månader och för antagna detaljplaner med normalt planförfarande är den genomsnittliga handläggningstiden 16 månader. Målet om 16 respektive 6 månaders handläggningstid är ett genomsnittligt värde. Spridningen av handläggningstiderna är stora och den genomsnittliga handläggningstiden kan variera beroende på för perioden antagna planers omfattning, karaktär och komplexitet. Det är många olika aktörer inblandade i planarbetet, som alla har olika förutsättningar, vilket i sin tur påverkar processerna på varierande sätt. I en del fall är detaljplanen klar för antagande men kan inte antas av stadsbyggnadsnämnden på grund av att exploateringsavtalet inte är klart. 56 av 202 6 (11) Stadsarkitektavdelningen: Handläggningstiden är reglerad i PBL (Plan och bygglagen). Skyldighet föreligger att lämna beslut i bygglovsärenden inom 10 veckor (från det att ansökan bedöms vara komplett). Stadsbyggnadskontoret gör från och med 2014 månadsvis en analys av samtliga ärenden som har längre handläggningstider än 10 veckor. Dessa ärenden har grupperats kring olika faktorer med lösningar för respektive grupp. Av drygt 2000 ärenden har 168 ärenden haft mer än 10 veckors handläggningstid. Hade möjligheten till utökad handläggningstid utnyttjats, dvs att utöka till 20 veckor, så återstår det 49 ärenden med längre tid än så. I huvudsak beror för långa handläggningstider enligt nedanstående sammanställning. Externa remissinstanser Kommunikationen och prioriteringar mellan förvaltningarna behöver förbättras. Stadsarkitektavdelningen har infört fler och tidiga bevakningspunkter av ärenden som är ute på remiss. Normalt skall remisserna inlämnas ett par veckor efter utskick men eftersom detta ibland inte sker måste vi lägga in bevakningstillfällen och påminnelser. Av 168, som har haft längre handläggningstid än 10 veckor faller 45 ärenden in under denna kategori. Bygglovprocessen I processen finns vissa fasta punkter till exempel nämndssammanträden och när kungörelser sker. Detta innebär att ibland 57 av 202 7 (11) kan ärendena vara handlagda men måste vänta in nästa fasta tidpunkt. Då finns det ibland risk att ärendet kan ligga ett par veckor. Bevakning i ett mellanskede kommer att införas för att minska onödiga liggtider. Av 168 ärenden, som har haft längre handläggningstid än 10 veckor faller 65 ärenden under denna kategori ärenden. Komplicerade och i tid utdragna diskussioner Ibland blir bygglovsprocessen lång då den mer kan liknas vid en ”förhandlingssituation”, resonemang om stadsbyggnadsidéer, form, innehåll, volymer osv. Då ligger ansvaret för nästa steg i processen ibland hos den sökande och ibland hos stadsarkitektavdelningen. Stadsarkitektavdelningen skall bättre utnyttja rätten att förlänga handläggningstiden av vissa komplicerade ärenden samt att noggrant föra in i ByggR var ärendeansvaret ligger genom att använda ”vilandeperioder”. Det vill säga när ansvaret ligger hos den sökande skall ärendet vara vilande på Stadsarkitektavdelningen och därmed inte bidra till handläggningstiden. Av 168 ärenden som har haft längre handläggningstid än 10 veckor faller 30 ärenden in under denna kategori ärenden. Ärendebelastning Vid några tillfällen kan problemet till långa handläggningstider beskrivas som mänsklig faktorn. Problemet är oftast att ärendemängden generellt sätt är för hög hos handläggarna. Stadsarkitektavdelningen följer nogsamt fördelningen av ärendena mellan handläggarna för att i ett tidigt skede upptäcka orimliga belast- 58 av 202 8 (11) ningar. Ärenden strömmar in regelbundet och längre ledigheter bidrar ibland till förlängda handläggningstider. Särskilda rutiner skall ses över inför jul- och semesterledigheter. Av 168 ärenden som har haft längre handläggningstid än 10 veckor faller 26 ärenden under denna rubrik. Övrigt Ytterligare två ärenden har haft annan förklaring. 7. Undersöka om beslut som är beslutat innehåller tillräckligt hög kvalité Stadsmätningsavdelningen: Handläggningstiden för avdelningens ärenden är inte reglerad i lagstiftning. Månadsvis görs en granskning och sammanställning av hur samtliga levererade ärenden håller uppsatta målvärden. Årsuppföljning 2014 visar att uppsatta målvärden hålls. 2015-02-12 Kontroll av ändrade beslut vid Under perioden 1 januari till och med 31 december 2014 har överklagande. överinstanser fattat slutliga beslut/meddelat dom i 179 i överklagandeärenden/mål. 14 rörde detaljplaner, 117 rörde lov, 26 rörde påföljd och ingripande och 22 rörde bostadsanpassningsärenden. Nämnden har även fått kritik av JO i ett bygglovärende. Överinstans har upphävt nämndens beslut i 1 detaljplaneärende, 27 bygglovärenden, 17 påföljds- och ingripandeärenden, i 2 bostadsanpassningsärenden Nämndens beslut har upphävts i 47 ärenden vilket medför en ändringsfrekvens om 26 % i överinstans. Vad gäller påföljds- och ingripandeärendena som upphävs är 59 av 202 9 (11) flera stycken utfall av den ”lucka” som uppstod i samband med att reglerna och byggsanktionsavgift ändrades. Det ska även påpekas att praxis vad gäller bedömning av våningsantal och vad som utgör mindre avvikelse vid bygglovprövning är under förändring vilket för tillfället gör ärenden om bygglov svårbedömda. Även detta har påverkat antal upphävda ärenden. Av de upphävda ärendena får två bygglovärenden anses vara av principiell vikt då de inneburit en ändring av långvarig praxis.l En ändringsfrekvens runt 20 % kan förväntas med anledning av att PBL-ärenden nu prövas i specialdomstol och med anledning av kontinuerliga ändringar i lagstiftningen vilket påverkar praxis. När handläggningen inte längre påverkas av dessa faktorer bör ändringsfrekvens ligga mellan 10 % – 15 %. 8. Att säkerställa att tidsstyrningsuppdraget efterlevs genom kontroll av andelen verksamhettid och övrig tid i förhållande till den totala arbetade tiden. Kontroll av verksamhetstid i relation till övrig tid. Detta görs genom uppföljning av varje medarbetares tidrapportering i verktyget Maya. Granskning av en utvald avdelning, Planavdelningen. Kontroll av att rutiner finns. 9. Undersöka att rutiner finns för hantering av påtryckningar från media vid extraordinära händelser. Kontroll avseende år 2014 är genomförd. Av totalt 54 036 redovisade 2015-02-12 timmar för planavdelningens anställda i Maya under året läggs 78 % på verksamhetstid (detaljplaner, planprogram, utredningar och projekt) och 22 % på annan tid. Med annan tid menas avdelningens registrerade tid på administrativt arbete, kompetensutveckling, metodutveckling, möten etc. Arbetet med detaljplaner och planprogram samt utredningar och projekt uppgick även under 2013 till 78 %. Annan tid uppgick till 22 %. Detta resultat stämmer väl överens med målvärdena 80 % verksamhetstid och 20 % annan tid. Stadsbyggnadskontoret följer de rutiner för kontakt med massmedier som Stadskontoret tagit fram och som finns beskrivna på intranätet Komin: http://komin.malmo.se/Arbetsfaltverksamheter/Kommunikationsarbete/Medier-och- 2015-02-12 60 av 202 10 (11) omvarldsbevakning/Pressmeddelande-presskonferens-ochintervju.html Förslag på åtgärder för förbättring av kommungemensamma rutiner: ] 61 av 202 Malmö stad 11 (11) Stadsbyggnadskontoret SIGNERAD Ansvariga 62 av 202 Intern kontrollplan 2014 Kulturnämnden Uppföljning 2014 bilaga 3 Kontrollansvar Kontrollmål Nämndssekreterare Samtliga ärenden till kulturnämnden ska ha tittats på utifrån ett jämställdhetsperspektiv. Uppföljning Alla tjänsteskrivelser läses av nämndsekreteraren som då har jämställdhetsperspektivet i åtanke. Dock bör en mer systematisk rutin arbetas fram. En jämställdhetsanalys utifrån ett antal relevanta aspekter, framtagna i samråd med kulturförvaltningens jämställdhetssamordnare, kan göras vid inläsningen av nämndens tjänsteskrivelser. Genomförandet av detta bör vid varje tillfälle noteras på lämpligt sätt. Kontrollmål Lokal‐ och Att säkerställa att riktlinjerna avseende våld och säkerhetssamordnare hot är kända i verksamheterna samt att riktlinjerna följs. Uppföljning Vad gäller riktlinjerna avseende hot och våld har utbildningsinsatser för medarbetarna varit förvaltningens största insats. Säkerhetsutbildningarna som leds av en extern konsult, har sin utgångspunkt i arbetsmiljöfrågorna och kopplas till respektive fysisk arbetsplats. Dock har inga utbildningar hållits 2014. Besök på institutionerna konstmuseet och museet har genomförts i samband med säkerhetsanpassningarna inför utställningen ” Baltiska speglingar” på Slottsholmen. Utöver ovanstående har en ny enhetschefstjänst har inrättats på stadsarkivet för att samordna lokal‐ och säkerhetsfrågor i Mazetti och stadsarkiv/ biograf. Metod Genomgång av inskickade tjänsteskrivelser Intervjuer och besök på institutionerna 1 63 av 202 Intern kontrollplan 2014 Kulturnämnden bilaga 3 Kontrollmål Lokal och Att säkerställa att det nya styrdokumentet för säkerhetsarbete säkerhetssamordnare följs. Uppföljning Förvaltningen arbetar vidare med rutiner för de olika delar av säkerhetsarbetet som omfattas av styrdokumentet och ett utkast till rutiner för interna och externa transporter har presenterats i förvaltningens ledningsgrupp under 2014. Lokal och säkerhetssamordnare ska uppdatera dokumenten inför fortsatta diskussioner. Rutin gällande stickprovsinventering av samlingarna i centralmagasinet har utarbetats och rutinen har testats under 2014 då inventering skett vid fyra tillfällen. Säkerhetsfrågor är en stående punkt på dagordningen vid centralmagasinets APT‐möten. Kontrollmål Ekonomichef Att hanteringen av kontanta medel sköts på ett tillfredsställande sätt. Uppföljning Kulturförvaltningen har växelkassor och försäljningskassor. Dessa finns på Malmö Konsthall, Stadsbiblioteket, Stadsarkivet och Malmö Museer. Alla institutioner förutom Stadsarkivet har nerskriva rutiner (försäljningskassor). Anledning till att Stadsarkivet inte har någon är att de har ändrat sina rutiner sedan de flyttade till Bergsgatan i november/december. Varje månad görs en avstämning på balanskonto 16662 (pengar på väg). Vid registrering av försäljningskassan debiteras 16662 och sedan när kontanterna är insatt på banken krediteras 16662. Förankra det nya styrdokumentet Genomgång kring rutiner på respektive institution 2 64 av 202 Intern kontrollplan 2014 Kulturnämnden bilaga 3 Kontrollmål Kommunikationschef Framtagande av Att gemensamma riktlinjer finns för hur klagomål hanteras på riktlinjer förvaltningen Uppföljning Under året har gemensamma riktlinjer utvecklats för att hantera klagomål på ett effektivt och ändamålsenligt vis. Det som kvarstår är att förankra denna process och säkerställa tillämpning i förvaltningens verksamheter. I nuläget pågår ett arbete för att planera denna insats. Kontrollmål Ekonomichef Stickprov i Raindance Att ersättning för personliga utlägg hanteras enligt regler och riktlinjer. Uppföljning Hanteras av resp. institutions ekonomiassistent och utbetalningar sker via Raindance. Ekonomiassistent konterar, ser till att rätt underlag är bifogat och att momsavdraget är korrekt. Redovisningansvarig har gjort stickprov på 20 st på måfå valda utbetalningar samt samtliga överstigande 10 tkr och inga avvikelser från rutiner har noterats. 3 65 av 202 Intern kontrollplan 2014 Kulturnämnden Kontrollmål Att säkerställa att kunskap finns i organisationen kring allmänna handlingar, offentlighet och sekretess. Uppföljning Den 24 mars 2014 gick Kulturnämndens diarie över från DocuLive till Platina. I samband med det skedde flera möten med berörd administrativ personal från institutionerna. I juni 2014 hade vi en träff på Stadsarkivet där vi gjorde en enkel utvärdering av Platina‐projektet och kunde konstaterat att kunskapen i offentlighet och sekretess har ökat under första halvåret men att det fanns mycket kvar att göra. Till uppdraget kopplades Suzanne Sandberg, enhetschef för tillsyn och vård. Sara Özen har skapat underlag för fortsatt arbete för 2015. bilaga 3 Stadsarkivarie Intervjuer och besök på institutionerna 4 66 av 202 Malmö stad 1 (6) Fritidsförvaltningen Tjänsteskrivelse Datum 2014-11-26 Vår referens Gert-Ove Gren Ekonomichef [email protected] Internkontrollrapport 2014 FRI-2014-3127 Sammanfattning Internkontrollplan 2014 omfattar åtta kontrollmoment inom sex granskningsområden. Alla granskningarna är genomförda och där det noterades brister har förslag till åtgärder tagits fram. Förslag till beslut Fritidsnämnden föreslås besluta att godkänna förvaltningens rapport och överlämna densamma till kommunstyrelsen Beslutsunderlag G-Tjänsteskrivelse Rapport om internkontrollarbetet för år 2014 Beslutsplanering Fritidsnämndens Arbetsutskott 2014-12-10 Fritidsnämnden 2014-12-18 Ärendet Fritidsnämnden beslutade 2014-02-20 om internkontrollplan för 2014 (se bilaga). Den innehåller följande sex granskningsområden: Systematiskt säkerhetsarbete Bidragshantering Registrering av förening Diarie- och posthantering Representation och resor Inköp och upphandling Fritidsnämnden erhöll 2014-09-18 en delrapportering omfattande granskningsresultatet av fyra kontrollmoment. Föreliggande slutrapport omfattar granskningsresultatet för samtliga kontrollmoment som är upptagna i internkontrollplanen. SIGNERAD 2014-11-24 Granskningsområdet ”Systematiskt säkerhetsarbetet” Säkerhetsarbetet på förvaltningens anläggningar är viktigt och det ställs extra höga krav vid publika anläggningar. Årets internkontrollplan innehåller två kontrollmoment inom detta granskningsområde. Det ena kontrollmomentet är att det finns rutiner för egenkontroll av brand- 67 av 202 2 (6) skyddsarbetet i förvaltningens anläggningar och att egenkontroller utförs. Metoden för kontrollen har varit en genomgång av rutiner och dokumentation, intervjuer med berörda sektionschefer och enhetschefer samt stickprovskontroller. Resultat av kontrollen: Rutiner finns men de behöver utvecklas. Följande brister noterades: Dokumentation av utförda egenkontroller saknas eller är bristfällig för ett antal anläggningar. För några av anläggningarna kunde brandskyddsansvarig inte uppge vilket företag som anlitas för kontroll av brandlarmet. Följande förbättringsåtgärder har tagits fram: Inventering av vem som utför brandlarmskontrollerna vid respektive anläggning. Inventeringen kan sedan ligga till grund för en eventuell samlad upphandling av kontrollerna. Det förslås att en särskild brandskyddsgrupp skapas med syfte att bl.a. verka för att fastställda rutiner för systematiskt säkerhetsarbete följs. Det andra kontrollmomentet är att det finns rutin för att säkerställa funktionaliteten för utrustning som finns i idrottslokaler där nämnden är andrahandshyresgäst. Metoden för kontrollen har varit en genomgång av rutiner och dokumentation, intervjuer med berörda sektionschefer och stickprovskontroller. Resultat av kontrollen: Det finns ingen fastställd rutin och stickprovskontrollen visar att det finns gymnastiksalar där utrustningen inte besiktigas årligen. Mellan grundskoleförvaltningen och fritidsförvaltningen finns det en överenskommelse avseende de idrottslokaler som samutnyttjas och i överenskommelsen anges vilken förvaltning som har underhålls- och återanskaffningsansvaret för olika typer av utrustning. Vem som ska initiera en årlig besiktning är dock inte tydliggjord i överenskommelsen. Någon dokumenterad överenskommelse avseende samutnyttjade idrottslokaler finns inte med gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen. För de sporthallar där fritidsnämnden är förstahandshyresgäst finns det upphandlat en besiktningstjänst för perioden 2014-2016. Motsvarande tjänst bör finnas även för de lokaler där fritidsnämnden är andrahandshyresgäst. Följande förslag till åtgärd har tagits fram som grund för framtagande av en rutin: Överenskomma med grundskoleförvaltningen respektive gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen om vem som ansvarar för att det sker en årlig besiktning av berörda idrottslokaler. Tydliggöra gentemot gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen vem som har kostnadsansvaret för underhåll och återanskaffning av utrustning som finns i de idrottslokaler som samutnyttjas. Granskningsområdet ”Bidragshandläggning” Kontrollmomentet inom detta granskningsområde är att det finns rutiner som säkerställer att rätt lokalkostnadsbidrag betalas ut och att utbetalningen sker inom rimlig tid efter ansökan har in- 68 av 202 3 (6) kommit. Resultat av kontrollen: Dokumenterade rutiner finns men behöver utvecklas. Stickprovskontroll och kontrollberäkning visade på att utbetalt bidrag överensstämde med regelverket i föreningsstödshandboken och att utbetalningen sker inom rimlig tid. Handläggningstiden för lokalkostnadsbidraget varier mellan 1 dag till 13 arbetsdagar. Handläggningen av lokalkostnadsbidraget följer inte gällande rutinbeskrivning till alla delar. Rutinen kan också förenklas och rationaliseras. Det är viktigt att rutinen ses över inför övergången till det nya bidragssystemet ApN. Förslag på åtgärder: Se över rutinerna för kontroll av obligatoriska handlingar Se över rutinen för vilka dokument som sparas i pärmar i arkiv och vilka som diarieförs Se över hur rutinen för skuldreglering ska förhålla till rutin för lokalkostnadsbidrag samt delegationsordningen Se över hur rutin för delegationsbeslut följs i relation till kvarhållande av lokalkostnadsbidrag vid särskild granskning och sen föreningsrapport Se över rutinen för hur kontroll av anläggningar som subventioneras av kommunens andra förvaltningar kan tas fram i samarbete med aktuella förvaltningar Se över rubriksättningen på bidragsbeskedet Se över pappershanteringen till diariet och till föreningen Utse en back-up som kan handlägga lokalkostnadsbidraget vid ordinarie handläggares frånvaro. Granskningsområdet ”Registrering av förening” Föreningar måste registrera sig hos fritidsförvaltningen för att möjlighet att hyra förvaltningens lokaler till subventionerat pris eller möjlighet att erhålla bidrag. Vilket underlag som föreningen ska lämna in och hur registreringsansökningarna handläggs har inte omprövats många år. Det har också funnits föreningar som har tyckt att handläggningstiden är lång. Det är viktigt att nyregistrerade föreningar får ett bra förstahandsintryck av förvaltningens service och professionalitet. Därför är kontrollmomentet att det finns ändamålsenliga rutiner för registrering av föreningar och för höjning av registreringsnivå samt att rutinerna följs. Resultat av kontrollen: Dokumenterade rutiner finns och de efterföljs med några mindre avvikelser. Rutinerna för registrering och ändring av registreringsnivå finns detaljerat beskrivet i ett rutindokument. Rutinen omfattar många delmoment och kan av föreningar säkerligen upplevas som komplicerad. Samtliga moment bedöms emellertid vara nödvändiga för att följa de regler och riktlinjer som nämnden har fastställt. Handläggningstiden varierar mycket, främst beroende på hur snabbt föreningar återkommer med kompletteringar av obligatoriska uppgifter av föreningar. Det är inte ovanligt att ett registreringsärende kan ta upp till sex månader. I samband med att en ny förening som har barn- och ungdomsverksamhet blir registrerad på 69 av 202 4 (6) nivå 1 erhåller föreningen ett startbidrag. Senast efter 5 månader ska föreningen lämna en redovisning av hur startbidraget har underlättat att genomföra meningsfulla aktiviteter för medlemmarna. Utav 12 utbetalda startbidrag under 2013 har endast 6 föreningar inkommit med redovisning. Förslag på åtgärd: Inför fastställandet av allmänna bestämmelser och bidragsbestämmelser för 2016 ompröva regelverket som styr rutinen ”Registrering av förening” Granskningsområdet ”Diarie- och posthantering” Under 2013 infördes ett nytt IT-stöd (Platina) för diarieföring och postregistrering. Införandet av nya systemstöd brukar innebära risker avseende den interna kontrollen. Nytt systemstöd innebär också att arbetssättet hos många ska förändras för att IT-stödets funktionalitet ska används fullt ut. Granskningen omfattar dels en kontroll av att målen med införandet av det nya systemet Platina har uppnåtts och dels en kontroll av att det finns rutiner avseende hanteringen av inkomna förfrågningar, synpunkter och klagomål. Metoden för kontrollen har varit en genomgång av rutiner och dokumentation, intervjuer samt stickprovskontroller. Resultat av kontrollen: I samband med införandet av Platina formulerades två effektmål: ökad registrering av ”rätt” handlingar minskad handläggningstid För att belysa huruvida förvaltningen har ökat sin registrering av ”rätt” handlingar har en jämförelse gjorts mellan antalet registrerade ärenden under perioden januari-april under 2012 (innan införandet av Platina) och motsvarande period under 2014. Jämförelsen visar en 20 %-ig ökning av det totala antalet registrerade ärenden efter införandet av Platina. Förändringen tyder på att förvaltningen har förbättrat sina rutiner vid registrering, men det går inte att utesluta att delar av ökningen beror på att antalet skrivelser har ökat. När det gäller effektmålet ”minskad handläggningstid” ger granskningen ingen entydig bild. En del rutiner har blivit effektivare, men bl.a. bevakning av nyinkomna handlingar i pågående ärende är tidskrävande i ärenden som innefattar ett stort antal handlingar. Kontrollen av hanteringen av inkomna förfrågningar, synpunkter och klagomål visar att det finns rutiner, men de behöver utvecklas. En relativt hög andel (26 %) av inkomna förfrågningar, synpunkter och klagomål under perioden december 2013 – april 2014 är inte besvarade inom fem dagar. Personalen har informerats genom interna utbildningar om vikten av kort svarstid och det har införts automatiska påminnelser till ansvarig handläggare. Efter genomförandet av dessa två åtgärder har andelen inkomna synpunkter som besvarats inom fem dagar ökat. Följande förslag på förbättringsåtgärder har tagits fram: Utarbeta riktlinjer och pedagogiska exempel för vilka förfrågningar, synpunkter och klagomål som ska diarieföras. Införa rutinen att berörd chef inom driftavdelningen besvarar inkomna synpunkter oavsett om synpunkterna framförts direkt till driftavdelningen eller via annan avdelning 70 av 202 5 (6) inom förvaltningen. I nuläget tar personalen på föreningsavdelningen emot många driftoch anläggningsrelaterade synpunkter som de vidarebefordrar till berörd chef inom driftavdelningen. Driftchefen återkommer med svar till föreningsavdelningen som i sin tur vidarebefordrar svaret till den person som inkommit med synpunkten. Systemförvaltare, superanvändare och berörda handläggare ska se över möjligheterna att effektivisera rutinerna kring bevakning av nyinkomna handlingar i pågående ärende. På förvaltningen har en detaljerad inventering av ärendetyper och klassificeringsrutiner för inkomna handlingar genomförts under våren 2014. Inventeringen ska utmynna i en ny klassificeringsstruktur som förvaltningen ska implementera under hösten 2014 med målsättningen att förbättra sökfunktionen i diariesystemet. Granskningsområdet ”Representation och resor” Fritidsnämndens och fritidsförvaltningens representation och resor är inte omfattande, men ett enda hanteringsfel kan få kännbara konsekvenser för nämndens/förvaltningens förtroendekapital. Genomförd kontroll har inriktat sig på att granska att det finns riktlinjer och regelverk för representation och traktamente samt att dessa riktlinjer och regelverk följs. Metoden för kontrollen har varit en genomgång av rutiner och dokumentation samt stickprovskontroller. Resultat av kontrollen: Rutiner finns men de behöver utvecklas. Följande brister noterades: Beslutsattestanter som själv deltagit vid representationen har attesterat representationsfakturan. Felaktiga konteringar och momsavdrag. Dokumenterad representationspolicy saknas. Följande förbättringsåtgärder har tagits fram: Förslagsvis kan det ställas som krav att ekonomiavdelningen alltid ska assistera vid konteringen av representationsfakturor. I nuläget uppmanas den som konterar fakturan att cirkulera representationsfakturan till ekonomiavdelningen, men det är inget krav. Regelverket är komplext och därmed svårt att greppa för de som konterar och attesterar representationsfakturor vid enstaka tillfällen. Granskningsområdet ”Inköp och upphandling” En relativt stor andel av förvaltningens inköp sker genom direktupphandling eftersom det saknas ramavtal för många av förvaltningen inköp. Dessa direktupphandlingar görs av budgetansvarig eller ansvarig handläggare, vilket innebär att det är många som ska tillämpa upprättande rutiner och ha kunskap om upphandlingsregelverket. Därför är kontrollmomentet att direktupphandling sker på korrekt sätt och ett konkurrensneutralt sätt. Resultat av kontrollen: Dokumenterade rutiner finns, men den generella kunskapsnivån om regelverket kring upphandling behöver höjas. Stickprovskontrollen visade på att upphandlingarna hade skett på ett konkurrensneutralt sätt. Minst tre leverantörer hade blivit tillfrågade. Några av de intervjuade upplever det svårt att utforma en relevant utvärderingsmodell när det är önskvärt att inlämnade anbud utvärderas utifrån mer än priskriteriet, exempelvis kvalitet eller servicegrad. Det råder också en osäkerhet kring dokumentationskravet. 71 av 202 6 (6) Följande förbättringsåtgärder har tagits fram: Anordna en träff med information om gällande regelverk inklusive konkreta exempel på förfrågningsunderlag för de som genomför upphandlingar. Nya chefer bör erhålla information om rutiner, mallar och regelverk avseende upphandling under sin introduktion. Ansvariga Bo Sjöström Direktör 72 av 202 Uppföljning av intern kontroll 2014 Årsrapport Sociala resursförvaltningen Upprättad Datum: Version: Förvaltning: 2015-01-28 1.0 Sociala resursförvaltningen 73 av 202 Uppföljning av intern kontroll 2014 Årsrapport Bakgrund Sociala resursnämnden fastställde vid sammanträde den 13 februari 2014 plan för intern kontroll i Sociala resursförvaltningen 2014. Nämnden beslutade om komplettering av den interna kontrollplanen, gällande avdelning funktionsstöd, boende och daglig verksamhet, den 21 maj 2014. Uppföljning av 2014 års arbete med intern kontroll sker genom rapporter till sociala resursnämnden i samband med DR1, DR2 samt Årsanalys 2014. Mål och inriktning Det interna kontrollarbetet inom Sociala resursförvaltningen utgår från en helhetssyn på styrning, verksamhetsuppföljning och intern kontroll. Kontrollarbetet ska vara genomtänkt och de övergripande målen är: Skapa en god kontrollmiljö, det vill säga en organisationskultur där alla är medvetna om vilka spelregler, attityder och värderingar som gäller. Lagstiftning, verksamhetsmål, policys, riktlinjer och rutiner ska kunna tillämpas på ett enkelt och naturligt sätt utifrån ett tydligt definierat ansvar och klart definierade befogenheter. Genom systematisk riskanalys prioritera områden där högre sannolikhet föreligger att det blir fel och där felen kan leda till kännbara eller allvarliga konsekvenser. Kontrollaktiviteterna så långt som möjligt ska integreras i ordinarie verksamhet och ingå som integrerade delar i de processer som behövs för att nå de politiskt beslutade målen. Sociala resursförvaltningen strävar efter att granskarna i samband med kontrollarbetet ska vara så fristående som möjligt från det granskade området. I vissa fall utförs kontrollen av två granskare varav en inte kommer från det granskade verksamhetsområdet. Tidigare redovisade kontrollområden, delrapport 1 och 2 Den interna kontrollplanen för 2014 omfattar femton kontrollområden. Av dessa rapporterades två vid DR1 och tre vid DR2 till nämnden. Två kontrollområden har granskats två gånger under året. Kontrollområden redovisade för sociala resursnämnden vid delrapport 1, 2014-05-21 Särskilt kontrollområde 11 Brutna kedjor Handläggning av utbetalningar (checkar, rekvisitioner). Utbetalningar kan bli aktuella i handläggning av individärenden, t ex bistånd till mat och resor. Syftet med granskningen är att kontrollera att utbetalningar gjorts och dokumenterats på ett korrekt sätt. Närmast ansvarig Enhetschef Kontrollen föreslås utföras genom Kontroll om framtagen rutin följs. Stickprov 10 % vardera av slumpmässigt utvalda checkar och rekvisitioner ska granskas. 2 │ Sociala resursförvaltningen │ Årsrapport Rapporteras till Avdelningschef 74 av 202 INTERNGRANSKNINGSRAPPORT Metodbeskrivning Stickprovsundersökning av checkar och rekvisitioner. En check är utfärdad under 2014 och granskad. 217 rekvisitioner är utfärdade under 2014. Ca 15% av dessa är granskade. Resultat av granskningen 1. Finns rutinbeskrivning för granskat område/rutin/system? Ja, skriftliga rutiner finns. 2. Resultat av kontrollmomenten Inga avvikelser har konstaterats. 3. Fungerar rutinen? Ja, rutinen fungerar. Förslag till åtgärder Inga åtgärder eftersom rutinen fungerar. Särskilt kontrollområde 12 Loggning i ProCapita Kontroll av handläggare. Kontroll av handläggning ordinarie arbetstid. Kontroll av handläggning kvällar/helger (ej ordinarie arbetstid). Kontroll av urvalssökningar. Närmast ansvarig Enhetschef Kontrollen föreslås utföras genom Stickprovskontroll, urval av 10 slumpmässiga handläggare/ kvartal. Rapporteras till Avdelningschef INTERNGRANSKNINGSRAPPORT Metodbeskrivning Loggning av handläggare sker 4 gånger per år, superanvändare tar slumpmässigt ut 10 handläggare som ska loggas i en slumpmässigt utvald stadsdel. Kontroll kvartal 4 ej redovisad. Resultat av granskningen 1. Finns rutinbeskrivning för granskat område/rutin/system? Ja, skriftliga rutinbeskrivningar finns som kommunicerats till samtliga berörda verksamheters sektionschefer. 2. Resultat av kontrollmomenten Inga avvikelser kan konstaterats. 3. Fungerar rutinen? Ja. Förslag till åtgärder Inga åtgärder eftersom rutinen fungerar. 3 │ Sociala resursförvaltningen │ Årsrapport 75 av 202 Kontrollområden redovisade för sociala resursnämnden vid delrapport 2, 2014-09-24 Särskilt kontrollområde 3 Systematiskt brandskyddsarbete (SBA) Granskningen avser kontroll av att verksamheterna har aktuell SBA-pärm. Närmast ansvarig SBAsamordnare Kontrollen föreslås utföras genom Stickprov om totalt 15 objekt fördelat på nytillkomna LSS-verksamheter. Rapporteras till HR-chef INTERNGRANSKNINGSRAPPORT Metodbeskrivning Stickprovskontroll genom frågeställningar via mail till femton utvalda chefer för LSS-boenden. Kontrollen har skett bland samtliga enheter (åtta enheter) som ansvarar för LSS-boenden. Resultat av granskningen 1. Finns rutinbeskrivning för granskat område/rutin/system? Ja, det finns ett gemensamt styrdokument som uppdaterades senast 131210. Förvaltningen har också beslutat att fysisk SBA-pärm ska finnas i varje objekt. 2. Resultat av kontrollmomenten 14 av 15 har svarat att de har fysisk pärm. 11 av 15 har svarat att pärmen är uppdaterad med aktuellt styrdokument. På 2 objekt håller man på att uppdatera sina pärmar med SRF:s material. På 1 objekt hänvisar man till att räddningstjänsten godkänt pärmen. Saknar svar från 1 objekt. Det har varit byte av sektionschef och semesterledighet, vilket har gjort att aktuell sektionschef inte kunnat svara. 3. Fungerar rutinen? Flertalet av de tillfrågade verksamheterna har aktuell pärm, men det finns en bristande kunskap på området. Rutinen kan därmed inte anses fungera fullt ut. Det har informerats om SBA-arbetet och det uppdaterade styrdokumetet i olika sammanhang, bland annat vid utökad ledningsgrupp i december 2013, löpande utbildning för chefer samt i ledarnytt under våren 2014. Vidare har SBA-samordnaren deltagit på möten i de ledningsgrupper där enhetschefen bjudit in till möte för att öka sektionschefernas medvetenhet på området. Alla chefer har också erbjudits utbildning hos Räddningstjänsten Syd. Förslag till åtgärder SBA-samordnaren kommer fortsatt att erbjuda möten med de chefer och/eller SBA-kontrollanter som önskar stöd i sitt SBA-arbete. När det gäller det löpande SBA-arbetet med egenkontroll, ska ett kontrollmoment (årlig dokumentrevision) läggas in i den digitala årskalenden för chefer som finns tillgänlig på Komin. Vidare kommer det att ske en speciell uppföljning under hösten på de enheter där oklarheter råder enligt ovan redovisning. Särskilt kontrollområde 4 Mutor och jäv Förvaltningen har verksamheter som är i riskzonen för att bli utsatta för framförallt mutor. Kontroll av att förvaltningens rutiner för mutor och jäv är kända i förvaltningen. Närmast ansvarig Kvalitetscontroller Kontrollen föreslås utföras genom Intervju med 10 slumpvis utvalda chefer i förvaltningen. 4 │ Sociala resursförvaltningen │ Årsrapport Rapporteras till HR-chef 76 av 202 INTERNGRANSKNINGSRAPPORT Metodbeskrivning Intervju med 10 slumpvis utvalda chefer. Cheferna kommer från samtliga chefsled, det vill säga sektions-, enhets- och avdelningschef. Urvalet har skett bland de verksamheter där det finns risk att verksamheterna utsätts för framför allt mutor, men också jävssituationer. Följande frågor ställdes till cheferna: Känner du till förvaltningens rutiner för mutor och jäv? Kan du i korthet redogöra för dess innebörd? Har rutinen förankrats med verksamheten och dess medarbetare? Upplever du att rutinen efterlevs i verksamheten? Resultat av granskningen 1. Finns rutinbeskrivning för granskat område/rutin/system? Ja, det finns en lokal policy för mutor och jäv. Policyn finns tillgänlig på Komin. Policyn utgör också en informationspunkt på den utbildning som anordnas för chefer inom förvaltningen. Vidare finns Sveriges kommuner och landstings riktlinje avseende mutor och jäv tillgänlig på Komin. 2. Resultat av kontrollmomenten Kontrollen visar att policyn är känd i verksamheterna. Samtliga chefer kan redogöra för policyns innebörd. En verksamhet har dessutom interna riktlinjer som ytterligare reglerar området (avser både mutor och jäv), detta på grund av verksamhetens art. Några verksamheter lyfter även att de särskilt arbetar med jävssituationer i samband med anställning. Samtliga chefer, med undantag från en chef, har haft en särskild genomgång av rutinen i samband med arbetsplatsträff (APT) eller liknande. Chefen kommer att ta upp policyn på APT framöver. Chefen upplever dock att policyn efterlevs och att medarbetarna känner till vad som gäller avseende mutor och jäv. En chef anger att det har informerats om policyn i sektionschefsgruppen som i sin tur ansvarar för att informera vidare i organisationen. Då verksamheten är av sådan karaktär att medarbetarna inte är samlade har det skapats en informationspärm som medarbetarna kan ta del av, men det kan ändå vara svårt att nå samtliga. Verksamheten arbetar vidare med hur fler medarbetare ska kunna ta del av informationen. Vidare har det kommit några nya chefer till verksamheten, varpå enhetschefen planerar att ta upp rutinen på nytt. En chef upplever att rutinen inte fungerar fullt ut. Chefen framhåller att det ibland kan vara svårt att säga nej till en mindre present när en klient vill visa sin tacksamhet i samband med avslutad behandling. I övrigt är rutinen väl känd i verksamheten. En annan chef anger att de har tydliga rutiner för att inte ta emot något i samband med avslutat uppdrag, även om klienten vill visa sin uppskattning. Ibland händer det dock att en medarbetare uppvaktas med en blomma. I dessa fall stannar blomman inom verksamhetens lokaler. Vidare anger en chef att det tidigare hände att medarbetarna uppvaktades i samband med avslutat uppdrag, exempelvis med en blomma. Verksamheten har de senaste åren satt upp strikta riktlinjer för detta och tar inte emot några gåvor. Det händer att brukarna istället skickar ett kort för att visa sin tacksamhet. En chef anger att det finns ett särskilt behov att arbeta vidare med jävssituationer i samband med anställning. I övrigt anger cheferna att policyn är känd bland medarbetarna i repsektive verksamhet och att den fungerar väl. 3. Fungerar rutinen? Enligt kontrollen fungerar rutinen väl. Nämnda avvikelser har förankrats med berörd avdelningschef. Förslag till åtgärder Det finns behov att särskilt beakta jävsituationer i samband med anställning. Mutor och jäv är ett 5 │ Sociala resursförvaltningen │ Årsrapport 77 av 202 ständigt aktuellt område, varpå förvaltningen fortsatt kommer att informera om rutinerna för mutor och jäv, exempelvis i samband med utbildningen för chefer. Särskilt kontrollområde 10 Granskning av kvalitet i genomförandeplaner Genomförandeplaner görs vid avdelningen barn och familjs institutioner Enebacken, Kriscentrum Malmös skyddade boende (heder) samt boenden för ensamkommande barn. Under 2013 granskades samtliga institutioners genomförandeplaner utifrån kvalité med hjälp av en mall som tagits fram inom ramen för arbetet med lean. Resultatet av 2013 års granskning föranleder att även under 2014 följa upp arbetet med kvalitén i genomförandeplanerna på Enebacken. Närmast ansvarig Enhetschef (ej egna verksamheten) Kontrollen föreslås utföras genom Kontroll av kvaliteten på samtliga genomförandeplaner vid Enebacken vid ett tillfälle i maj månad. Rapporteras till Avdelningschef INTERNGRANSKNINGSRAPPORT Metodbeskrivning Granskning skulle enligt internkontrollen genomföras av enhetschef inom avdelningen men då det nu finns nyinrättade tjänster som utvecklingssekreterare i varje avdelning sker granskningen av dem. Granskningen genomfördes under en dag, då samtliga aktuella genomförandeplaner på samtliga avdelningar, Svalan, Lärkan och Duvan, granskades. Sammanlagt granskades nio planer. Mallen består av 14 variabler med poängsättning mellan 0-2 poäng. Den högsta möjliga poängen är 28. Godkänd med god kvalitet är 21-28 poäng och godkänd kvalitet är 14-20 poäng. Ett antal kriterier beskriver hur poängsättningen ska göras. Resultat av granskningen 1. Finns rutinbeskrivning för granskat område/rutin/system? Dokumentationssystemet ISOX används för all dokumentation. Genomförandeplanerna skrivs ut och läggs i personakten. Mallar för genomförandeplaner finns. 2. Resultat av kontrollmomenten Överlag är genomförandeplanerna av god kvalitet på alla avdelningar. Maximal poäng är 28 och Enebackens genomförandeplaner hade ett genomsnitt på 24,2. Dock är poängen inte helt relevant då rutinen för granskning är anpassad efter vård- och omsorg och några av variablerna är inte relevanta i den aktuella verksamheten. När det gäller delaktighet finns det två kriterier, dels brukarens delaktighet, dels övriga medverkande. Vid granskningstillfället var ett antal av barnen mellan 0-2 år vilket gjorde att brukarens egen delaktighet inte riktigt kan tas med. När barnen var äldre fanns dock delaktigheten dokumenterad. Andra kriterier som brukarens egna resuserser och begränsningar behöver också omformuleras när det gäller de små barnen. Denna variabel fanns dock inte med på de större barnen, vilket är en brist. Genomförandeplanerna fick genomgående höga poäng för förtydligande av insats, mål och delmål samt hur insatsen ska ges. Målen var dock tydligare på avdelningarna Duvan och Lärkan än på Svalan. När insatserna ska ges står delvis i genomförandeplanen utifrån att utrednings- och behandlinsperiod är inskriven samt mer detaljerat i ett dokument för sig. Det fattas underskrifter på 6 │ Sociala resursförvaltningen │ Årsrapport 78 av 202 samtliga granskade genomförandeplaner, någor som behöver förbättras. Några av genomförandeplanerna var benämda "Journalanteckningar" i ISOX, vilket gjorde dem svåra att hitta.En korrekt benämning bör skrivas in direkt när personal skriver in dokumenten så att det blir lätt att hitta i systemet. 3. Fungerar rutinen? Rutinerna som finns i verksamheten fungerar väl. Vid förra granskningen lyftes bristen på levandsberättelser som ett förbättringsområde. Levandsberättelser finns dokumenterat på andra sätt och är inte, enligt sektionscheferna, relevant att ha med även i genomförandeplanerna. De största bristerna gäller underskrifter och dokumentation av brukarens egna resurser och begränsningar, när detta är relevant. Förslag till åtgärder Rutinen för granskning av genomförandeplaner inom Individ- och familjeomsorg behöver arbetas om så att den blir relevant för verksamheterna. Denna granskning blir missvisande då det inte har varit möjligt att sätta poäng på ett helt relevant sätt. Utvecklingssekteraren inom Barn- och familj bör ansvara för att rutinen för granskning arbetas om tillsammans med representanter från de verksamheter som arbetar med genomförandeplaner inom Indvid- och familjeomsorg. Det är enligt granskaren inte möjligt att använda samma rutiner i både Vård- och omsorg och Individ- och familjeomsorg. Detta arbete bör genomföras innan nästa internkontroll ska genomföras. Enebackens förbättringar bör genomföras omgående; underskrifter på genomförandeplanerna, rätt benämning i dokumentationssystemet samt att barnens resurser och begränsningar beskrivs när det är relevant beroende på ålder. Då verksamheten ska omorganiseras inför hösten 2014 bör avdelningarna göra detta tillsammans för att få en enhetlighet i dokumentationen. Uppföljning kontrollområden, årsrapport Av den interna kontrollplanens femton kontrollområden är det tio kontrollområden som följs upp i samband med årsanalysen. Två av dessa kontrollområden har granskats en gång tidigare under året. Särskilt kontrollområde 1 Närmast ansvarig Chefstöd HRFörvaltningen genomförde under administratör 2013 en förändring avseende organiseringen av chefsstöd. Kontrollen avser hur rutinen fungerar. Kontrollen föreslås utföras genom Stickprov om totalt 20 händelser i Sociala resursförvaltningen. Rapporteras till HR-chef INTERNGRANSKNINGSRAPPORT Metodbeskrivning Mail med fem frågor skickades ut till förvaltningens chefsstöd. Fick in 12 svar vilka sammanställts. Förvaltningen valde att göra denna kontrollen istället då den gav mer korrekta svar än vad granskning av underlag hade gjort. Resultat av granskningen 1. Finns rutinbeskrivning för granskat område/rutin/system? Utifrån de svar som inkommer framkommer att underlag inte alltid inlämnas men att chefsstöden återkopplar till cheferna på olika sätt för att få in de uppgifter som behövs. Chefer ansvarar för att 7 │ Sociala resursförvaltningen │ Årsrapport 79 av 202 kontrollera att allt är rätt registrerat i personalsystemt innan anställning beviljas av chef. Rutinerna om hur detta ska hanteras finns dokumenterat. 2. Resultat av kontrollmomenten Avvikelser har konstaterats. 3. Fungerar rutinen? Inte alltid, men HR-avdelningen har återkommande träffar med chefsstöden där detta diskuteras. Förslag till åtgärder Informera cheferna om vikten av att de använder de underlag som finns för registrering av anställningar m.m. Viktigt att chefsstöden känner att de har stöd i detta från HR-avdelningen. Vid nätverksträff ska kontakperson från HR-avdelningen åter diskutera vikten av att chefsstöden får in underlag och att de kan kontakta HR-avdelningen om diskussion med chef uppstår. Särskilt kontrollområde 2 Lön Säkerställa rutiner för uppföljning att överensstämmelse föreligger mellan utbetalda löner och beslut om nya löner i samband med lönerevision. Närmast ansvarig HR-konsult Kontrollen föreslås utföras geRapporteras nom till Kontroll av överenstämmelse HR-chef mellan förhandlingsmodulen och den lön som betalas ut, samt att rätt retroaktiv lön utbetalas. Jämföra förhandlingsunderlaget i Personic P med utbetald lön den månad då ny lön utbetalats. Granskning ska genomföras månaden efter att ny lön utbetalats. Stickprov om 100 personer. INTERNGRANSKNINGSRAPPORT Metodbeskrivning Urval gjordes av 100 slumpmässigt utvalda personer som fått ny lön i löneöversyn 2014. Granskning av att beslut om ny lön stämmer med utbetald lön i maj 2014. Retroaktiv lön utbetalades inte 2014, därför har detta inte kontrollerats. Resultat av granskningen 1. Finns rutinbeskrivning för granskat område/rutin/system? Chefer ansvarar för att kontrollera att rätt lön utbetalas till medarbetare genom kostnadskontroll per enhet. Rutinerna ingår i uppföljningsprocessen. 2. Resultat av kontrollmomenten Inga avvikelser har konstaterats. 3. Fungerar rutinen? Ja. Förslag till åtgärder Inga åtgärder då rutinen fungerar. 8 │ Sociala resursförvaltningen │ Årsrapport 80 av 202 Särskilt kontrollområde 5 Brister i systemleverantörsavtal för system förtecknade i iFacts Förvaltningen äger och förvaltar vissa IT-system, vilka förtecknas i iFacts (Malmö stads IT-stöd för att förteckna och klassificera informationstillgångar som system och e-tjänster). Närmast ansvarig ITsekreterare (Informationssäkerhetssamordnare) Kontrollen föreslås utföras genom Kontroll att det finns avtal med systemleverantörer för de system som förvaltningen har förtecknade i iFacts. Rapporteras till Ekonomichef INTERNGRANSKNINGSRAPPORT Metodbeskrivning Sociala resursförvaltningen äger och förvaltar 14 st system som förtecknas i iFacts (Malmö stads IT stöd för att förteckna och klassificera informationstillgångar som system och e-tjänster). Efter genomgång i iFacts med informationssäkerhetssamordnare, systemägare och systemförvaltare har systemförvaltarna fått uppgiften att ta fram befintliga avtal. Resultat av granskningen 1. Finns rutinbeskrivning för granskat område/rutin/system? Nej, skriftlig rutin finns inte. 2. Resultat av kontrollmomenten Inga avvikelser har kunnat konstaterats. Samtliga system har systemleverantörsavtal. 3. Fungerar rutinen? Ja. Förslag till åtgärder Då det visat sig att vissa system har brister gällande system- och driftsäkerhet i befintliga leverantörsavtal så kommer förvaltningen att ta fram en rutin för kontroll och förändring av det. Det ska förankras i förvaltningens informationssäkerhetsgrupp, läggas ut på Komin och finnas med i 2015 års interna kontrollplan. 9 │ Sociala resursförvaltningen │ Årsrapport 81 av 202 Särskilt kontrollområde Närmast ansvarig RedovisPrivata medel ningsansvarig I förvaltningens LSS-boenden samt inom verksamheten person- samt ekonom från lig assistans förekommer att personal handhar brukares priredovisningsvata medel. Granskningen avser funktionen att kontrollera att fastställda rutiner efterlevs och tillämpas på korrekt sätt. Kontrollen avser inte kontanta medel som brukaren själv kvitterar ut och förvarar i sin plånbok. (Dessa bokförs som ”Fickpengar”). Kontrollen föreslås utföras geRapporteras nom till Granskning av samtliga kassaböcker Ekonomichef och transaktioner genom verksamhetsbesök på tre slumpvis utvalda LSS-boenden. Granskningen omfattar Övergripande: Att det förs kassabok för varje brukare, att varje brukare har plånbok för likvida medel, att plånbok är inlåst, att inga affärstransaktioner har skett mellan brukaren och anställd personal på boendet. Kassabok: Att saldo är kor rekt framräknat, att boken är snyggt och prydligt förd, att verifikationerna numrerats löpande. Övrigt: Att summa likvida medel i plånbok stämmer överens med kassabokens saldo, att samtliga kostnader styrks med kvitto, övergripande rimlighetsbedömning av kostnader och intäkter, att insättningar/uttag från konto redovisas i kassabok. 10 │ Sociala resursförvaltningen │ Årsrapport 82 av 202 INTERNGRANSKNINGSRAPPORT Metodbeskrivning Granskning av vårdtagarnas privata medel på LSS boenden har skett enligt kontrollmoment nedan. Totalt har tre stycken slumpvis utvalda LSS boenden där anställd personal handhar vårdtagarens privata medel granskats. Kontroll av privata medel för totalt sju brukare har genomförts. Kontrollmoment: Övergripande - Att rutinen om hantering av privata medel är känd för kontaktman - Att det förs kassabok för varje vårdtagare - Att varje vårdtagare har plånbok för kontanter - Att plånbok är inlåst - Att inga affärstransaktioner har skett mellan vårdtagaren och anställd personal på gruppbostaden - Om vårdtagare har ställföreträdare Kassabok - Att vårdtagarens namn står på första sidan av kassaboken - Att kontaktmannens underskrift står på insidan av kassaboken - Att hela kassaboken är sidnumrerad - Att saldo är korrekt framräknat - Att boken är snyggt och prydligt förd - Att ny verifikationsnummerserie påbörjas vid nytt räkenskapsår - Att verifikationerna numrerats löpande Övrigt - Att summa kontanta medel i plånbok stämmer överens med kassabokens saldo - Att samtliga kostnader styrks med kvitto - Övergripande rimlighetsbedömning av kostnader och intäkter, att insättningar/uttag från konto redovisas i kassabok. Resultat av granskningen 1. Finns rutinbeskrivning för granskat område/rutin/system? Riktlinjer för Privata medel är utskickat till alla boenden och finns även tillgängligt på intranätet Komin under: Förvaltningar, Sociala resursförvaltningen, Stöd & service, Ekonomi, Rutinbeskrivningar, Hantering av privata medel 2. Resultat av kontrollmomenten På ett av boendena har inte granskning av samtliga kassaböcker kunnat genomföras på grund av att man inte fick tillgång till alla plånböcker. Kontaktpersonerna som hade nycklarna till skåp där pengarna var inlåsta var inte på plats. Av granskade kassaböcker konstaterades avvikelser bland samtliga. Följande brister konstaterades: - En del kvitton saknades - Ställföreträdare har inte hämtat kvittona på boendet vilket ska göras minst en gång i halvåret enligt rutinen 11 │ Sociala resursförvaltningen │ Årsrapport 83 av 202 - Kassabok ej underskriven av kontaktman - Vårdtagarens namn saknas på framsidan på en del av kassaböckerna - Rättningar ej korrekt genomförda - Det saknades sidor i en av kassaböckerna - Det finns minussaldo i en av kassaböckerna - Vissa underskrifter av kvitton var otydliga - Om förstasidan i kassaboken inte används ska raderna strykas, vilket inte var gjort i en kassabok - Fastställd kassabok användes inte för vissa brukare - I en del av kassaböckerna står det var inköpen gjorts men inte vad som har köpts in dock framgår det av bifogade kvitton - I en av kassaböckerna antecknades inte att kvitton hämtats av ställföreträdaren - På två av totalt sju kontrollerade kassaböcker konstaterades avvikelse mot plånböcker, dock inga större avvikelser - Flera kvitton med samma inköpsdatum redovisades i klump 3. Fungerar rutinen? Inte tillräckligt. Förslag till åtgärder Ekonomiavdelningen föreslår att sektionscheferna inom LSS boenden där det förekommer hantering av brukarnas privata medel går igenom rutinen för hantering av privata medel på arbetsplatsträffar, lyfter upp avvikelserna och visar det korrekta sättet att hantera privata medel enligt rutinen. Ekonomiavdelningen informerar på nytt verksamheterna om rutinen för hantering av privata medel via Ledarnytt. Förslaget är också att kontrollpunkten ingår i sociala reursnämndens plan för intern kontroll 2015. Särskilt kontrollområde 7 Resepolicy Uppföljning av Malmö stads centrala resepolicy (Beslut i KF 20/12 -10). Närmast ansvarig Miljösamordnare Kontrollen föreslås utföras geRapporteras nom till Stickprovskontroll kring efterlevnad Avdelningschef av policyn. INTERNGRANSKNINGSRAPPORT Metodbeskrivning Frågeformulär har mailats till en fjärdedel av förvaltningens sektionschefer. Av de 33 chefer som enkäten skickats till har 27 chefer svarat. I enkäten kontrollerades om resepolicyn diskuterats på arbetsplatsträff under året, vid vilka tillfällen verksamheterna åker kortare taxiresor inom Malmö, om anläggningar som deltagarna har nära till och kan nås med kollektivtrafik väljs vid bokning av möteslokaler och konferenser, om busskort och tjänstecyklar finns tillgängliga i verksamheterna samt om och hur nyanställda får information om rutiner kring tjänsteresor Resultat av granskningen 1. Finns rutinbeskrivning för granskat område/rutin/system? Malmö stads resepolicy och riktlinjer samt Sociala resursförvaltningens interna resepolicy finns tillgängliga på Komin. 12 │ Sociala resursförvaltningen │ Årsrapport 84 av 202 2. Resultat av kontrollmomenten I kontrollen framkom att 16 av 27 chefer har diskuterat policyn på arbetsplatsträff under året. Elva chefer har inte diskuterat policyn, några förklarar att detta beror på att de åker så pass få taxiresor. Gällande vid vilka tillfällen verksamheterna åker kortare taxiresor inom staden svarar majoriteten av cheferna att de sällan gör kortare taxiresor men att det kan ske exempelvis vid akuta ärenden med brukare, vid transport av hjälpmedel, om kollektivtrafiken tar för lång tid och personalen inte kan vara borta från verksamheten under längre stunder. Några verksamheter uppger att de ibland åker kortare resor tillsammans med brukare till och från utflykter, aktiviteter och daglig verksamhet. Gällande bokning av konferens- och möteslokaler svarar 22 chefer att de väljer lokaler som ligger nära och som deltagarna kan nå med cykel och kollektivtrafik. Flera svarar också att de har alla möten inom verksamhetens egna lokaler. De chefer som svarat annorlunda förklarar att de främst väljer lokaler inom Malmö, två chefer tillägger att vid de tillfällen de valt lokaler utanför Malmö har verksamheten samåkt dit. Gällande tillgång till busskort svarar 25 chefer att busskort finns i samtliga deras verksamheter. En chef svarar att de inte har några busskort och en chef att de har busskort tillgängliga inom några verksamheter men inte inom samtliga. Gällande tillgång till tjänstecykel svarar 13 chefer att det finns inom samtliga deras verksamheter. Sju chefer svarar att de inte har några tjänstecyklar, några förklarar att de inte har behov av det och några har planerat att införskaffa cyklar. Sju chefer svarar att de har cyklar inom några verksamheter men inte inom samtliga. 15 av cheferna uppger att de informerar nyanställda om rutiner kring tjänsteresor. Hur informationen förmedlas varierar, några ger informationen i samband med introduktion, på arbetsplatsträffar, genom checklistor eller genom styrdokumentspärmar. Elva chefer svarar att de inte specifikt informerar nyanställda om resepolicyn utan att de exempelvis hänvisar till komin eller att information ges i samband med att resa ska genomföras. En av de elva cheferna som inte informerat nyanställda om policyn meddelar att policyn kommer att vara med i introduktionen framöver. En chef svarar att information ges i några verksamheter men inte inom samtliga. 3. Fungerar rutinen? Enligt granskningen ser hanteringen och informationen kring resepolicyn olika ut inom förvaltningen. Mer än hälften av cheferna uppger att de diskuterat policyn med medarbetare under året, något färre har informerat nyanställda om policyn. Att informationen inte går ut i större utsträckning kan medföra lägre kunskap om policyn. Enligt resepolicyn har både medarbetare och chefer ansvar för att resepolicyn och riktlinjerna följs, därav är det viktigt att resepolicyn diskuteras och att medarbetarna har kunskap om den. Kontinuerlig information om resepolicyn och riktlinjerna kan medföra större planering kring resor och att antalet kortare resor inom staden minskar. 13 │ Sociala resursförvaltningen │ Årsrapport 85 av 202 Förslag till åtgärder I samband med granskning av policyn år 2013 föreslogs att statistikuppföljning skulle göras på förvaltningens taxiresor och att denna skulle skickas till förvaltningens avdelningschefer. Under året har redovisning av antalet taxiresor samt antalet resor under fyra kilometer sammanställts och skickats till avdelningscheferna kvartalsvis. Statistiken över antalet resor går enbart att få ut förvaltningsvis och har därför inte kompletterats med statistik över kostnader för resor fördelat på avdelning, enhet och sektion. Förslag på åtgärder: - Information kring resepolicyn, bland annat på arbetsplatsträffar - Fortsatt utskick av statistik på taxiresor samt kostnader för dessa Särskilt kontrollområde 8 Avvikelser – Lex Sarah Den förvaltningsövergripande rutinen, ”Rutin för tillämpning av bestämmelserna för Lex Sarah”, ska följas. Närmast ansvarig ITsamordnare Flexite samt utvecklingssekreterare kvalitetsfrågor kansli- och utvecklingsavdelningen Kontrollen föreslås utföras genom Granskning i Flexite – stickprov. Granskning av efterlevnad av rutiner – stickprov. Rapporteras till Avdelningschef INTERNGRANSKNINGSRAPPORT Metodbeskrivning Stickprovsundersökning av genomförda utredningar enligt lex Sarah i flexite avvikelsesystem för vårdoch omsorg samt individ- och familjeomsorg. Listvy har skapats över samtliga genomförda utredningar under 2014. I vård och omsorgs flexitesystem för LSS verksamheterna resulterade detta i totalt 54 utredningar. Där plockades var tionde utredning ut för granskning, totalt fem utredningar. I individ- och familjeomsorgens flexitesystem resulterade listvyn i totalt fem genomförda utredningar, varav varannan plockades ut för granskning, totalt två utredningar. Granskningen har omfattat följsamhet till de olika processtegen. Resultat av granskningen 1. Finns rutinbeskrivning för granskat område/rutin/system? Ja, det finns en upprättad förvaltningsspecifik "rutin för tillämpning av bestämmelserna om lex Sarah". Rutinen finns tillgänglig på förvaltningens intranät Komin. 2. Resultat av kontrollmomenten LSS verksamheterna: Det är svårt att utläsa när omedelbara åtgärder vidtagits och vem som ansvarat för detta, varför företrädare ej informerats samt varför brukare eller medarbetare ej erbjudits stöd. Ett tydligt bristområde är att det i alla de fem granskade utredningarna helt saknas information i brukarens journal om händelsen, att utredning inletts och vad den resulterat i. Ett bifynd är att två av utredningarna har handläggningstider på upp emot fyra månader. •Omedelbara åtgärder, När? 3/5 har dokumenterat när åtgärder vidtagits •Omedelbara åtgärder, Hur? 5/5 har dokumenterat vilka åtgärder som vidtagits •Informera högre chef? 5/5 har dokumenterat att högre chef blivit informerad •Information till enskild? 4/5 har informerat brukaren •Information till företrädare? 3/5 har informerat företrädare 14 │ Sociala resursförvaltningen │ Årsrapport 86 av 202 •Förebyggande åtgärder? 4/5 har vidtagit förebyggande åtgärder •Erbjuda stöd till medarbetare? 3/5 har dokumenterat att stöd erbjudits •Erbjuda stöd till brukare? 2/5 har dokumenterat att stöd erbjudits till brukaren •Informera berörda medarbetare? 5/5 har informerat berörda medarbetare •Dokumenterat i journal? Ingen av de granskade rapporterna är dokumenterade i journalsystemet Origo •Ärendedagar? 106 (pågående utredning), 54, 116, 151 och 52. Individ- och familjeomsorg: Detta avvikelsesystem är uppbyggt lite annorlunda, varför vissa frågor inte kunnat besvaras. Inom individ och familjeomsorgen har kontrollansvariga inte kunnat granska om händelsen finns dokumenterad i journalen, att utredning inletts och vad den resulterat i, eftersom tillgång inte funnits till det dokumentationssystemet. I en av utredningarna finns det lite motsägelsefulla uppgifter om händelsen och vilka kontakter som tagits, vilket gör att det blir svårt att tolka processen i flexite.Båda utredningarna har handläggningstider på cirka sex månader. •Omedelbara åtgärder, När? Ja •Omedelbara åtgärder, Hur? Ja •Information till enskild? I en av rapporterna framkommer det att enskild blivit informerad. Den andra rapporten är inte i den processdelen ännu. •Information till företrädare? I en av rapporterna framkommer det att företrädare blivit informerade. Den andra rapporten är inte i den processdelen ännu. •Förebyggande åtgärder? Förebyggande åtgärder har vidtagits •Erbjuda stöd till medarbetare? Inget behov av stöd •Erbjuda stöd till brukare? Inget behov av stöd •Ärendedagar? 173, 198 3. Fungerar rutinen? Överlag finns en god följsamhet till flertalet av processtegen i rutinen, men vissa områden brister. Ett tydligt bristområde är följsamheten när det gäller dokumentation i brukarens journal och vikten av att brukaren, alternativt företrädare i vissa fall, informeras om att en lex Sarah utredning inletts. Processen i individ- och familjeomsorgens flexitesystem är svårare att följa utifrån hur rutinen är upplagd. Vissa moment i rutinen är inte kontrollerade och är av vikt för mer kvalitativ granskning, till exempel i vilken omfattning medarbetarna informeras om sin rapporteringsskyldighet. Förslag till åtgärder •Rutinen bör kompletteras med vem som har ansvar för att de olika kontrollmomenten finns dokumenterade innan ärendet avslutas i processen - dialog med lex Sarah-gruppen •Förslag är skickat till processägargruppen om att lägga in en påminnelseruta i flexite om att rapporten ska dokumenteras i journalen/akten - ansvar IT samordnare •Utbildningar i systemteknik i flexite för chefer - ansvar IT samordnare •Erbjuda dialogmöten för personal och chef på verksamhetsnivå -ansvar IT samordnare och utvecklingssekreterare kvalitetsfrågor i kansli- och utvecklingsavdelningen 15 │ Sociala resursförvaltningen │ Årsrapport 87 av 202 Särskilt kontrollområde 9 Genomloppstid Familjerättsbyrån Nya arbetsprocesser med syfte att effektivisera handläggningen implementerades i verksamheten under 2012, detta bland annat inom ramen för lean. Genomloppstiderna har förbättrats, men bör följas upp även under 2014 i syfte att följa arbetet med att förkorta utredningstider vad gäller VBU-utredningar (vårdnad, boende, umgänge). Socialtjänstlagen (11 kap 2§) samt föreskrifter/allmänna råd från socialstyrelsen rekommenderar en utredningstid på 4 månader och att utredningen ska inledas skyndsamt. Närmast ansvarig Enhetschef (ej egna verksamheten) Kontrollen föreslås utföras genom Genomgång av inkomna ärende under 2014 i dokumentationssystemet ProCapita en gång under året i december månad. Rapporteras till Avdelningschef INTERNGRANSKNINGSRAPPORT Metodbeskrivning Totalundersökning. Resultat av granskningen 1. Finns rutinbeskrivning för granskat område/rutin/system? Ja, processbeskrivning finns och är tillgänglig på Komin. 2. Resultat av kontrollmomenten 199 utredningar aktualiserades under 2014 och den genomsnittliga genomloppstiden är 159 dagar.Väntetiden före utredningsstart beskrivs som nuvarande problem, inte själva utredningstiden. 3. Fungerar rutinen? Ja, alla följer processen och kvalitén på utredningarna har därmed höjts. Förslag till åtgärder Bemanningen bör ses över då det trots att man haft extrapersonal under året och att andra inom verksamheten har hjälpt till fortsatt finns "kö". Under året har även en Lean-konsult varit inne och varit behjälplig i arbetet med värdeflödesanalyser. 16 │ Sociala resursförvaltningen │ Årsrapport 88 av 202 Särskilt kontrollområde 13 Granskning av kvalitet i genomförandeplaner pk-3 boende Genomförandeplaner upprättas på pk-3 boende inom avdelning vuxna. Närmast ansvarig Medicinskt ansvarig sjuksköterska Kontrollen föreslås utföras genom Kontroll av kvaliteten i 10 slumpmässigt utvalda genomförandeplaner i pk-3 boende. Rapporteras till Avdelningschef INTERNGRANSKNINGSRAPPORT Metodbeskrivning Granskningen genomfördes under två dagar på två slumpvis utvalda boenden, fem genomförandeplaner per boende. Mallen består av 14 variabler med poängsättning mellan 0-2 poäng. Högsta möjliga poäng är 28. Godkänd med god kvalitet 21-28 samt godkänd 14-20. Ett antal kriterier beskriver hur poängsättningen ska göras. Resultat av granskningen 1. Finns rutinbeskrivning för granskat område/rutin/system? Mallar för genomförandeplaner finns i dokumentationssystemet Origo. 2. Resultat av kontrollmomenten Genomsnittet ligger på 14,9 poäng, varav 6 st godkända och 4 st ej godkända. Reslutatet beror på att det ofta saknas utförlig beskrivning på hur brukaren varit delaktig, uppgift om brukaren blivit tillfrågad om vilka övriga som ska deltaga, avsaknad av delmål samt angivande av egna resurser och begränsningar. 3. Fungerar rutinen? Rutinen att det ska göras en genomförandeplan fungerar men det finns brister i dess ifyllande, se föregående punkt. Nuvarande genomförandeplaner är inte fullt ut lämpade för berörd målgrupp då de i första hand är utformade för pk 1. Förslag till åtgärder 2015-01-01 införs nytt dokumentationssystem, Lifecare-procapita, i verksamheten. Genomförandeplanerna kommer då att ändra utseende och innehåll. I samband med det kommer utbildningsmaterial och insatser att göras för att implementera systemet. Särskilt kontrollområde 14 Hygienrutiner Rutiner finns som reglerar arbetet med såväl basal vårdhygien som arbetet med hygienisk standard inom omsorgsarbetet. Granskningen avser avdelning funktionsstöd, boende och daglig verksamhet samt avdelning funktionsstöd och boende (som bildades den 1 juli 2013). Närmast ansvarig Medicinskt ansvarig sjuksköterska Kontrollen föreslås utföras genom Kontroll om rutinerna är kända i verksamheterna samt om dessa följs. Inom avdelning funktionsstöd, boende och daglig verksamhet sker kontrollen på ett korttidshem LSS, en daglig verksamhet och tre LSSboende. Inom avdelning funktionsstöd och boende sker kontrollen på fyra LSS-boende. Granskningen sker via intervjuer av medarbetare och sektionschefer samt med hjälp av observationsstudier utifrån fastställd mall. 17 │ Sociala resursförvaltningen │ Årsrapport Rapporteras till Avdelningschef respektive avdelning 89 av 202 INTERNGRANSKNINGSRAPPORT Metodbeskrivning Underlag för observationerna har instruktioner för "Nationell punktprevalensmätning av av basala hygienrutiner och klädregler", Sveriges kommuner och landsting använts. Resultat av granskningen 1. Finns rutinbeskrivning för granskat område/rutin/system? Övergripande skriftliga rutiner utgiven av medicinskt ansvariga finns för Malmö stads vård och omsorgsverksamheter gällande basala hygienrutiner och klädkod. En informations -broschyr "Rena händer och rätt kläd inom vård och omsorg" utgiven av Malmö stad kring basala hygienrutiner samt rätt klädsel finns tillgänglig för samtliga medarbetare. På Komin Malmö stads intranät finns på det webbaserade utbildningsforumet Lärkan en undervisningsfilm för Malmö stads medarbetare gällande basalhygien och rätt klädsel i vård och omsorgsarbete. 2. Resultat av kontrollmomenten På Högsåkerringen 49, LSS korttidsboende, är det två medarbetare som är i tjänst i verksamheten under besöket. Båda två har god kännedom om basala hygienrutiner, skyddskläder och rätt klädsel i vård- och omsorgsarbete. Båda medarbetarna använder arbetskläder som finns i verksamheten. Den ena av medarbetarna har en långärmad tröja under busarongen vilket ses som en avvikelse. På Lindeborg, daglig verksamhet, är det fem medarbetare som är i tjänst i verksamheten under besöket. Samtliga har god kännedom om basala hygienrutiner, skyddskläder och rätt klädsel i vård- och omsorgsarbete. De fem som är i tjänst har arbetskläder på sig som finns tillgänglig i verksamheten. Det som noteras som avvikelse är att en medarbetare har ringar på sitt ena finger. På Vitoxelgatan 19 A, LSS barnboende, är det fem medarbetare som är i tjänst i verksamheten under besöket. Samtliga har god kännedom om basala hygienrutiner, skyddskläder och rätt klädsel i vård- och omsorgsarbete. På Västanväg 121, LSS barnboende, är det två medarbetare som är i tjänst i verksamheten under besöket. De två har god kännedom om basala hygienrutiner och skyddskläder. Det som noteras som avvikelse är att en medarbetare har en långärmad stickad tröja på sig vilket inte är överensstämmande med rätt klädsel i vård och omsorg. På Västenväg 123, LSS barnboende, är det tre medarbetare som är i tjänst i verksamheten under besöket. Samtliga har god kännedom om basala hygienrutiner, skyddskläder och rätt klädsel i vård- och omsorgsarbetet. På Östra promenaden 10, LSS boende, noteras inga avvikelser. De två medarbetarna som är i verksamheten under besöket har god kännedom om basala hygienrutiner, skyddskläder och rätt klädsel i vård- och omsorgsarbetet. På Esperantogatan, LSS boende, 2 är det fyra medarbetare som är i tjänst i verksamheten under besöket. Samtliga har god kännedom om basala hygienrutiner, skyddskläder och rätt klädsel i vård- och omsorgsarbete. På Käglehemsvägen 12, LSS boende, är det fyra medarbetare som är i tjänst i verksamheten under besöket. Samtliga har god kännedom om basala hygienrutiner, skyddskläder och rätt klädsel i vård- och omsorgsarbete. De fyra som är i tjänst har arbetskläder på sig. Det som noteras som avvikelse är att tre medarbetare har ringar på sina fingrar samt en medarbetare har armband på sig. 18 │ Sociala resursförvaltningen │ Årsrapport 90 av 202 På Småfolksgatan 22, LSS boende, är det tre medarbetare som är i tjänst i verksamheten under besöket. Samtliga har god kännedom om basala hygienrutiner, skyddskläder och rätt klädsel i vård- och omsorgsarbete. 3. Fungerar rutinen? Övergripande kan man säga god följsamhet för arbetsplatser med mindre avvikelser och god följsamhet på övriga till basala hygienrutiner, skyddskläder och rätt klädsel. Förslag till åtgärder Fortsatt kontinuerligt arbete kring basala hygienrutiner och rätt klädsel i vård - och omsorgsarbete. Särskilt kontrollområde 15 Dokumentation Vid utförandet av insatserna ska utförandet dokumenteras. Dokumentationen ska ske i såväl genomförandeplan som daganteckningar. Tidigare granskningar av dokumentationen visar att antalet anteckningar inte motsvarar behovet av informationsöverföring. Därtill kommer kravet på att alla brukare ska ha en aktuell genomförandeplan. Journalgranskningen är en del av ledningssystemet för systematiskt kvalitetsarbete. Granskningen avser avdelning funktionsstöd, boende och daglig verksamhet samt avdelning funktionsstöd och boende (som bildades den 1 juli 2013). Närmast ansvarig Utvecklingssekreterare avdelning funktionsstöd, boende och daglig verksamhet samt Utvecklingssekreterare avdelning funktionsstöd och boende Kontrollen föreslås utföras genom Inom avdelning funktionsstöd, boende och daglig verksamhet omfattar granskning 10 slumpvis utvalda sociala journaler inom korttidshem LSS, 20 slumpvis utvalda sociala journaler inom daglig verksamhet samt 21 slumpvis utvalda sociala journaler inom LSS-boende. Inom avdelning funktionsstöd och boende omfattar granskning 25 slumpvis utvalda sociala journaler inom LSS-boende. Granskningen ska i bådadera avdelningar omfatta både genomförandeplaner och daganteckningar inom det senaste halvåret. Rapporteras till Avdelningschef respektive avdelning INTERNGRANSKNINGSRAPPORT Metodbeskrivning Granskningen gällande avdelning funktionsstöd, boende och daglig verksamhet genomfördes på ett slumpvis urval av 48 genomförandeplaner våren 2014, vid uppföljning under hösten följdes 29 av dessa upp. De 19 genomförandeplaner som inte granskats under hösten tillhör sedan den 1 september avdelning LSS bostäder. Granskningen avser 19 genomförandeplaner vid båda tillfällena från daglig verksamhet och 10 från korttidsboende.Granskningen gällande LSS bostäder genomfördes på 46 slumpvis utvalda genomförandeplaner. Genomförandeplaner har granskats med stöd av dokumentet "Kvalitetsgranskning av genomförandeplaner-vård och omsorg". Mallen består av 14 variabler poängsatt med 0-2 poäng. Högsta möjliga totalpoäng är 28. Godkänd kvalittet är 14-20 poäng, godkänd med god kvalitet är 21-28 poäng. Av mallen framgår kriterier för hur poänsättningen bedöms. Resultat av granskningen 1. Finns rutinbeskrivning för granskat område/rutin/system? Mallar för genomförandeplaner finns i dokumentationssystemet Origo. 19 │ Sociala resursförvaltningen │ Årsrapport 91 av 202 2. Resultat av kontrollmomenten Granskningen av genomförandeplaner vid korttidshemmet hade vid första granskningen genomsnittspoängen 19, 4 och vid andra granskningen 21,3. Vid båda granskningarna var samtliga av godkänd kvalitet, vid den första granskningen var fyra av god kvalitet och vid den andra var det åtta. Bristerna varierar och är exempelvis att det saknas delmål, förtydliganden och någon plan var ej signerad. I flera av planerna är det ett tydligt brukarfokus. Daganteckningar varierar från 9 till 38. Vid två dagliga verksamhet har totalt 19 genomförandeplaner granskats. Vid den första granskningen var genomsnittspoängen 15,8 för den ena verksamheten och vid den andra granskningen var poängen 21,1. Den andra dagliga verksamheten hade vid första granskningen 18 poäng och vid den andra granskningen var poängen 20,3. Genomsnittspoängen för den första granskningen var 16,9 och den andra granskningen var poängen 20,7 (avser båda enheterna). Vid första granskningen var totalt fyra genomförandeplaner icke godkända. Vid andra granskningen var samtliga godkända varav fyra väl godkända. Det som saknas är exempelvis förtydligande, signering och att delmål saknas. Överlag är genomförandeplanerna informativa. Daganteckningar finns på samtliga och varierar efter insats från 2 till 162 (avser både anteckning daglig verksamhet och boende). Fyra gruppbostäder granskades vid den första kontrollen under våren och där var genomsnittspoängen för samtliga verksamheter 13,5. Det är skillnad mellan verksamheterna, två enheter har 18,5 respektive 17,4 och samtliga är godkända. I de två andra verksamheterna var poängen 10,2 respektive 9,2. Noteras i de två sistnämnda verksamheterna att poängen på enskilda genomförandeplaner varierar från 2 till 17. Antal daganteckningar varierar från 24 till 185 (avser både anteckning daglig verksamhet och boende). Vid de verksamheter med lägst poäng framkommer bl.a. genomförandeplanerna inte var aktuella och dagliga rutiner skrevs i levnadsberättelsen.Vid de verksamheter med högre poäng saknades exempelvis delmål. Vid granskningen av boendets daganteckningar noteras att det finns bra personliga beskrivningar om bl.a. brukarens intressen och personliga förhållanden. Avdelningen LSS bostäder har 17 godkända (37 %) genomförandeplaner av 46 granskade som är uppdaterade de senaste sex månaderna (varav 7 godkända med god kvalitet) och 29 är inte godkända. Av de icke godkända finns det genomförandeplaner på brukare som är äldre än sex månader och som inte uppdaterats. Det finns boende där genomförandeplanen finns upprättad med tydliga mål i levnadsberättelsen. De genomförandeplaner som är godkända finns tydliga mål, delmål, brukarens begränsningar och resurser och det framgår när insatsen ska utföras. Det framkommer även om brukaren deltagit i upprättandet av planen samt vilka övriga personer som deltagit. 3. Fungerar rutinen? Inom funktionsstöd, boende och daglig verksamhet är rutinen känd i verksamheterna men följsamheten varierar mellan verksamheterna. Som framgår av ovan har det vid daglig verksamhet och korttidsboende visat att följsamheten har ökat och därmed kvaliten. Inom LSS bostäder är rutinen känd men det framgår att det finns arbetsplatser som inte följt rutinen och det finns brister i dokumentation. Daganteckningar skrivs i stor omfattning och ibland skrivs det inte bara det som avviker från det normala utan även de insatser som ges. Daganteckningar per brukare variera mellan 2-500 anteckningar fördelat på sex månader (daganteckningar avser både boende och daglig verksamhet). Förslag till åtgärder 2015-01-01 införs ett nytt dokumentationssystem, Lifecare-Procapita, i verksamheten. Genomförandeplanerna kommer då att ändra utseende och innehåll. I samband med det kommer utbildningsmaterial och insatser att göras för att implementera systemet. Med anledning av framkomna brister kommer avdelningarna att fortsätta granska och följa upp genomförandeplaner under 2015. 20 │ Sociala resursförvaltningen │ Årsrapport 92 av 202 Intern kontroll 2014 årsanalys Process/rutin Kontroll Säkerställa att rutinerna kring upprättande av vårdplaner i samband med användningen av att skyddsåtgärder följs Genom MAR(medicinskt granskning av ansvarig för rehab) 20 upprättade vårdplaner för de personer som har skyddsåtgärder där presumtivt* eller konkludent* samtycke föreligger. *presumtivt samtycke: den som ska vidta åtgärden bedömer att det är förenligt med brukarens vilja. Ska användas ytterst restriktivt. *konkludent samtycke: Ansvarig 2015-01-21 Metod Resultat Slutsats Åtgärder Kvalitetsgranskning enligt mall av innehåll i 20 upprättade vårdplaner. Granskning ska ske en gång under första halvåret av 20 befintliga vårdplaner. Uppföljning genom stickprovskontroll ska ske en gång under andra halvåret. 20 patienter med totalt 35 vårdplaner granskades. Ingen plan följde i sin helhet dokumentationsstödet. Endast två var väl dokumenterade. Det går oftast inte att utläsa om andra åtgärder genomförts innan skyddsåtgärd blir aktuell, inte heller om det förekommit teamsamverkan kring patienten i ärendet. Samtyckesform är dokumenterat i de flesta vårdplanerna, saknades dock i 14 planer. Det är ofta oklart dokumenterat på vilken grund det presumtiva eller konkludenta samtycket har erhållits. Det finns inte i någon vårdplan dokumenterat hur situationen ska Behov av fortsatt utbildning och kompetensutveckling inom området skyddsoch begränsningsåtgärder är stort. Fortsatt utbildning och kompetensutveckling i processen för samtlig personal. Utveckla teamarbetet och förbättra dokumentationen. Kontrollmålet föreslås genomföras igen under 2015. Utifrån planerade åtgärder har följande genomförts: informationsmöte för alla chefer. MAR har varit ute på ett antal APT och informerat om skydds- och begränsningsåtgärder. under 2015 ska en granskning ske 1 93 av 202 Process/rutin Kontroll Ansvarig Metod brukaren agerar så att han/hon visar att samtycke ges, exempelvis genom att underlätta åtgärdens genomförande. En brukare som agerar så att det kan uppfattas som konkludent samtycke, kan agera så för att brukaren är van vid åtgärden. Det behöver inte vara ett uttryck för samtycke Process/Rutin Beloppsspärr/ kontroll inom försörjningsstöd Kontroll Kontroll att beslutad spärr ska utfalla några gånger per år Resultat hanteras om patienten inte längre samtycker till skyddsåtgärden /återkallar samtycket. Uppföljning genom stickprovskontroll har inte genomförts på grund av byte på tjänsten som MAR. Ansvarig Avdelningschef IoF Metod Slumpmässiga kontroller i datasystemet Procapita att beslutad spärr har utfallit. Resultat Genomgång av utlösta beloppsspärrar avseende ekonomiskt bistånd och kostnader för vård och boende visar att alla beloppsspärrar utfallit några gånger per år. Slutsats Åtgärder genom att i en kommunövergripande mall kvalitetsgranska innehållet i 20 upprättade vårdplaner på SÄBO. Granskningen ska ske i maj och uppföljning i oktober genom stickprovskontroll på samtliga SÄBO. Slutsats Åtgärder Beloppsspärrarna Inga åtgärder. bedöms ligga på en bra nivå. 2 94 av 202 Process/rutin Kontroll Ansvarig Metod Resultat Slutsats Åtgärder Process/Rutin Avbrottsplan i Origos system. Kontroll Efterlevnad av befintlig rutin för legitimerad personal. Ansvarig Enhetschef HSL Metod Tio slumpmässigt utvalda legitimerad personal kontrolleras två gånger per år, mars och oktober. Resultat Kontroll utförd i mars månad av totalt tio loggar, fem sjukgymnaster/ arbetsterapeuter och fem sjuksköterskor. Rutinen är att ansvarig sjuksköterska/sjukgymnast/ arbetsterapeut laddar ned avbrottsplan på ett USBminne i slutet av varje månad. Mätningen i oktober gjordes genom egenkontroll och visade inga anmärkningar. Slutsats Genomförd granskning visar att processen fungerar väl. Åtgärder Inga åtgärder. Process/Rutin Loggning av medarbetares hantering av sekretessmaterial i datasystemet Procapita. Kontroll Ansvarig Kontroll att Avdelningschef utförd loggning IoF sker enligt upprättad rutin. Metod Slumpmässiga kontroller. Kontroller enligt rutin. Urvalet är handläggare, klient, misstanke och utbetalningar. Resultat Slumpmässig kontroll har genomförts enligt upprättad rutin. En extra loggning har genomförts på två ärenden som uppmärksammats i media. Inga oegentligheter har hittats. Slutsats Loggning av slumpmässigt utvalda medarbetares hantering av sekretessmaterial i datasystemet Procapita visar att lagar och rutiner Åtgärder Inga åtgärder. 3 95 av 202 Process/rutin Kontroll Ansvarig Metod Resultat Slutsats Åtgärder följs. Process/Rutin Flexite händelsesystem Kontroll Ansvarig Kontroll att tid Avdelningschef från VoO rapporterad händelse till godkännande av sektionschef följer riktlinjerna. Metod Tio slumpmässigt utvalda händelser kontrolleras två gånger per år, april och oktober. Resultat Samtliga granskningar i april utom två, höll sig inom sjudagarsgränsen, dvs. innan händelsen förfaller i Flexite analysdel. En händelse om 22 dagar handlade om osäkerhet kring processen i Flexite. Själva händelsen analyserades inom tidsramen men dokumenterades inte. Vid granskningen i oktober visade det sig att hälften av granskningarna höll sig inom sjudagarsgränsen. Process/Rutin Kontroll Ansvarig Metod Resultat Slutsats Få anmärkningar gällande följsamheten i Flexite analysdel. Åtgärder Enhetschef har uppföljning/ kontroll på antal förfallna händelser och fallolyckor Kontrollen bör kontinuerligt i fokusera på det samverkan med antal förfallna MAS, MAR och händelser och SAS. fallolyckor, där Enhetschef har flertalet ligger i också ”utredning/åtgärd” kontinuerliga på grund av att uppföljningar med ansvarig respektive yrkeskategori inte sektionschef. åtgärdar inom angiven tidsram samt de händelser som är i analysfasen och inte har öppnats av sektionschef inom tidsramen. Slutsats Åtgärder 4 96 av 202 Process/rutin Kontroll Ansvarig Metod Resultat Slutsats Åtgärder Rutin för löneutbetalning Att säkerställa rutiner för uppföljning att överensstämmelse föreligger mellan utbetalda löner och beslut om nya löner i samband med lönerevision. HR-chef Tio stickprov en månad efter utbetalning av nya löner efter lönerevision 2014. Stickprovskontroll har genomförts på 20 medarbetares lön i juni månad. Samtliga medarbetare har fått lön enlig beslut om ny lön i lönerevision 2014. Gällande rutin för att säkerställa uppföljning av överensstämmelse mellan utbetalda löner och beslut om nya löner i samband med lönerevison, är tillfredsställande. Inga åtgärder. Process/Rutin Rutin för rehabilitering Kontroll Ansvarig Att säkerställa HR-chef rutinerna vid rehabiliteringsutredning. Finns det dokumenterade rutiner? Hur fungerar rutinerna? Behöver de utvecklas? Metod Tio stickprov under augusti månad. Resultat 20 slumpmässigt utvalda ärenden som var registrerade i Adato 2014-08-14 har kontrollerats. Kontrollen har omfattat att rehabiliterings-utredning har påbörjats och dokumenterats i systemet när den anställde varit sjuk i överstigande 14 dagar samt vid sex eller fler sjukfall under den senaste 12 månadersperioden. Slutsats Internkontrollen tyder på att rehabiliteringsarbetet och dokumentationen är bristfälliga och inte sker enligt riktlinjerna i Malmö stads gemensamma rehabiliteringsprocess. Åtgärder För att säkerställa att rehabiliteringsarbetet sker enligt riktlinjer i Malmö stads gemensamma rehabiliteringsprocess kommer HR-avdelningen under hösten 2014 att genomföra utbildning och ge information till chefer om vikten av rehabiliteringsåtgärder samt att 5 97 av 202 Process/rutin Kontroll Ansvarig Metod Resultat Slutsats Genomgång av ärendehanteringen visar att rehabiliteringsutredningar för 50 % av de kontrollerade ärendena inte finns dokumenterade i systemet. Process/Rutin Säkerställa att all personal inom vård och omsorg avdelning bistånd som besöker brukare som har hjälp från hemtjänsten, legitimerar sig. Kontroll Syftet är att följa upp en av Malmö stads värdighetsgarantier som syftar till att öka tryggheten och delaktigheten för alla som berörs av hemtjänstens verksamhet. Ansvarig Enhetschefer bistånd VoO Metod Stickprovskontroll genomförs en gång per halvår och ska vid varje tillfälle omfatta kontakt med 50 slumpmässigt utvalda brukare inom hemtjänsten. Resultat Vid biståndshandläggarnas besök hos brukarna angav 36 av 50 personer att fotolegitimation visats. Tolv var sedan tidigare kända för brukaren och två visade inte fotolegitimation. Åtgärder dessa dokumenteras. Varje chef kommer tillsammans med Hr-konsult under hösten 2014, att följa upp samtliga ärenden som är registrerade i Adato. Slutsats Biståndshandläggarna uppfyller värdighetsgarantin genom att visa fotolegitimation vid brukarbesök. Åtgärder Vid nyrekrytering av berörd personal ska information lämnas och fotolegitimation utfärdas. Fortsatt information om vikten av att följa värdighetsgarantin. Vid stickprovskontrollen i december visade det sig att 32 av 50 brukare angav att de vid besök av biståndshandläggare blivit visade legitimation. Åtta var 6 98 av 202 Process/rutin Kontroll Ansvarig Metod Resultat Slutsats Åtgärder redan kända av brukaren sedan tidigare och fyra uppvisade inte någon legitimation. Process/Rutin Rutiner och dokumentation av avtal som avser Stadsområdesförvaltning Norr. Ej Malmö stad övergripande avtal. Kontroll Att säkerställa rutinerna vid registrering av avtal. Finns dokumenterade rutiner? Hur fungerar rutinerna? Behöver de utvecklas? Ansvarig Avdelningschef kommunikationsavdelning Process/Rutin Rutiner och efterlevnad avseende representation. Kontroll Ansvarig Att säkerställa Ekonomichef rutinerna vid representation. Finns dokumenterade rutiner? Hur fungerar rutinerna? Behöver de utvecklas? Metod Granskning av rutiner. Stickprovskontroll. Intervjuer. Resultat Diarieföring av avtal har i huvudsak skett på övergripande förvaltningsnivå, dvs. de avtal som undertecknats av Stadsområdesdirektör eller passerat arbetsutskottet. Slutsats Rutiner för hantering av förvaltningens avtal ska aktualiseras. Information om rutinerna ska förtydligas så att den når ut till alla nivåer i organisationen. Åtgärder Se slutsats. Metod Granskning av rutiner. Stickprovskontroll. Intervjuer. Resultat Det finns två olika dokument där det utförligt förklaras vilka regler det är som gäller vid redovisning av representationskostnader samt vilka konton det finns att välja bland vid kontering av sådana. Konterare ute i Slutsats Rutinerna vid representation är dokumenterade och fungerar. Åtgärder Inga åtgärder. 7 99 av 202 Process/rutin Kontroll Ansvarig Metod Resultat Slutsats Åtgärder Slutsats Rutinen behöver förtydligas och arbetas in. Åtgärder Kassaapparat installeras 1 januari. Rutinen revideras och läggs på verksamheten känner och har tillgång till dessa dokument. Ekonomiavdelning har till uppgift att dagligen kontrollera alla konteringar på dessa konton och det görs i samband med genomgång av utbetalningslistan. Rutinerna är väldokumenterade. Vid stickprovskontroll har 20 slumpmässigt utvalda fakturor valts ut och kontrollerats. Resultatet blev att 17 av 20 hade redovisats i enlighet med rådande regler och 3 saknade uppgifter om syftet och deltagare. Process/Rutin Kontroll Kontanthantering Kontroll av att gällande rutiner finns och efterföljs. Ansvarig Avdelningschef områdesutvecklingsavdelning Metod Granskning av rutindokument. Intervju med personal. Resultat Granskning av rutindokument har gjorts och rutin finns dokumenterad. Sju redovisningar har 8 100 av 202 Process/rutin Kontroll Ansvarig Metod Resultat gjorts och kontrollerats. I ett fall har kassaapparat ännu ej installerats. I tre fall har den redovisningsansvarige lämnat redovisningen direkt till ekonomiavdelningen istället för till ansvarig chef. I tre fall har redovisningen skett helt enligt rutin. Slutsats Åtgärder KomIn. 9 101 av 202 Malmö stad 1 (14) Stadsområdesförvaltning Öster Datum Tjänsteskrivelse 2015-02-04 Vår referens A Pettersson Gustafsson Controller [email protected] Uppföljning av intern kontroll 2014 SOFÖ-2014-511 Sammanfattning Stadsområdesnämnden ska enligt kommunfullmäktiges reglemente för intern kontroll senast i samband med årsanalysen rapportera resultatet från uppföljning av föregående års interna kontroll till kommunstyrelsen. Nämndens regler och anvisningar för arbetet med intern kontroll och Intern kontrollplan 2014 har legat till grund för årets arbete. Redovisning till nämnden har skett löpande under året genom särskilda rapporter. Vissa avvikelser från beslutat rapporteringstillfälle har förekommit. Arbetet med intern kontroll har i övrigt genomförts enligt beslut. Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Öster föreslås besluta att godkänna föreliggande förslag till rapport över uppföljning av intern kontroll 2014, samt att översända denna till kommunstyrelsen Beslutsunderlag G-Tjänsteskrivelse AU 150216 uppföljning intern kontroll 2014 Beslutsplanering Stadsområdesnämnd Östers arbetsutskott 2015-02-16 Stadsområdesnämnd Öster 2015-02-25 Ärendet Stadsområdesnämnden ska enligt kommunfullmäktiges reglemente för intern kontroll senast i samband med upprättandet av årsanalysen rapportera resultatet från uppföljning av den interna kontrollen inom nämnden till kommunstyrelsen. Stadsområdesnämnd Öster fastställde 2013-07-01, § 20 Regler och anvisningar för arbetet med intern kontroll. Intern kontrollplan 2014, fastställdes av stadsområdesnämnden 2014-02-19 § 32. Redovisning utifrån planen har skett löpande till stadsområdesnämnden under året i form av särskilda rapporter. Ovanstående styrdokument och uppföljningsrapporterna till nämnden ligger till grund för föreliggande uppföljning av arbetet år 2014. Uppföljning av arbetet med intern kontroll 2014 SIGNERAD 2015-02-04 Mål och inriktning 102 av 202 2 (14) Övergripande mål och inriktning för stadsområdesnämndens interna kontroll 2014 har varit att: ”Skapa en god kontrollmiljö d v s en organisationskultur där alla är medvetna om vilka spelregler, attityder och värderingar som gäller. Lagstiftning, verksamhetsmål, policys, riktlinjer och rutiner ska kunna tillämpas på ett enkelt och naturligt sätt utifrån ett tydligt definierat ansvar och klart definierade befogenheter. Genom systematisk riskanalys prioritera områden där högre sannolikhet föreligger att det blir fel och där felen kan leda till kännbara eller allvarliga konsekvenser. Kontrollaktiviteterna så långt som möjligt ska integreras i ordinarie verksamhet och ingå som integrerade delar i de processer som behövs för att nå de politiskt beslutade målen. Säkerställa att verksamhetsprocesserna kontinuerligt anpassas till förändrade förutsättningar. Snabba omvärldsförändringar kräver löpande utvärdering av processerna för styrning och kontroll av verksamheten.” (Ur Intern kontrollplan 2014) Att lägga grunden för en god kontrollmiljö har pågått sedan Stadsområdesnämnd Östers inrättades den 1 juli 2013. Sammanförandet av verksamheter från två tidigare förvaltningar och framtagandet av gemensamma rutiner har varit grundläggande även under år 2014. I maj övertog nämnden det samlade ansvaret för Malmö stads korttidsenheter och rehabiliteringsavdelning, KRA, vilket inneburit ett särskilt fokus på gemensamma rutiner och arbetssätt. Under året har två ledardagar genomförts, där stadsområdesförvaltningens chefer och arbetsledare möts och lär känna varandra och varandras uppdrag. Här lyfts stadsområdesförvaltningens uppdrag och utmaningar i ett helhetsperspektiv. Bedömningen är att detta kan bidra till förutsättningarna för ledning och styrning, vilket är av betydelse för en organisationskultur som främjar verksamhets- och kvalitetsutveckling. Förvaltningsledningen har genomfört särskilda temamöten kring respektive avdelnings utvecklingsfrågor för att lyfta fram och skapa en gemensam förståelse för stadsområdesförvaltningens olika verksamheter och aktuella utvecklingsfrågor. Ett särskilt fokus under andra halvåret har lagts på verksamhetsutveckling och uppföljning av resultat i ett brukarperspektiv. En viktig utgångspunkt för arbetet är att säkerställa att lagar, mål och andra styrdokument följs. Detta ska ske med väl förankrade rutiner. I januari 2014 (2014-01-22, § 6 och § 7) beslutade stadsområdesnämnden om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete för stadsområdesförvaltningens vård- och omsorgsverksamhet respektive för individ- och familjeomsorg. I kvalitetsledningssystemen och i verksamhetsspecifika rutiner finns inbyggda kontroller för arbetet. Arbetsprocess Intern kontrollplan 2014 innefattar sammanlagt 12 processer att följa upp genom särskilda ärenden till stadsområdesnämnden. Till grund för planen låg en arbetsprocess under hösten 2013 med riskbedömningar av respektive avdelnings ledningsgrupp inom individ- och familjeomsorg, vård och omsorg, bistånd, vård och omsorg verksamhet och områdesutveckling samt med stabens funktioner. De båda avdelningarna inom vård och omsorg gjorde efter avdelningsvisa genomgångar en gemensam bedömning. Den sammanställning av riskbedömningar som gjordes inför framtagandet av intern kontrollplan 2013 utgjorde underlag för avdelningarnas genomgångar. En rullande plan tillämpas, vilket betyder att processer står kvar och följs upp så länge risk bedöms kvarstå. Utöver att diskutera och värdera sedan tidigare kända processer identifierades ytterligare processer. Samtliga processer genomgick därefter en riskbedömning i stadsområdets förvaltningsledning och en 103 av 202 3 (14) sammanställning fastställdes. Vid stadsområdesnämndens arbetsutskott sammanträde i januari 2014 behandlades sammanställningen i syfte att göra en kompletterande riskanalys. Detta i enlighet med stadsområdesnämndens Regler och anvisningar för arbetet med intern kontroll (2013-07-01, § 20). Arbetsprocessen bedöms ha följt nämndens regler och anvisningar för arbetet. Kontroller och rapportering Intern kontrollplan har under perioden februari 2014 - februari 2015 utmynnat i 13 särskilda rapporter till nämnden. Samtliga i planen föreskrivna rapporter har lämnats. Dock finns vissa avvikelser när det gäller rapporteringstillfälle. Dessa avvikelser gäller följande processer: Att förvaltningens handlingar diarieförs i enlighet med gällande lagar och riktlinjer: Rapporten skulle enligt plan behandlats av nämnd i augusti. Rapporten lämnades vid sammanträdet i november månad. Att hygienkraven utifrån gällande rutiner följs: Rapporten skulle enligt plan behandlats av nämnd i augusti. Rapporten lämnades vid sammanträdet i september månad. Att förhandbedömning av barn/ungdomsutredning inom individ och familjeomsorg sker inom två veckor: Rapporten skulle enligt plan behandlats av nämnd i oktober. Rapporten lämnades vid sammanträdet i november månad. Förklaringen till avvikelserna är i samtliga fall att bearbetningen och analysen av insamlat underlag krävt längre tid än beräknat. När det gäller ärendet Att hygienkraven utifrån gällande rutiner följs har förvaltningen varit beroende av tidsplanering för insamling och bearbetning av punktprevalensmätning på nationell nivå. I detta fall har ytterligare ett rapporteringstillfälle, utöver vad som anges i intern kontrollplanen, tillförts. Rapport föreläggs nämnden i februari 2015. Ytterligare en avvikelse när det gäller rapporteringen har uppmärksammats: Att återrapportering till nämnden sker enligt delegationsordningen: I rapporten till nämnden konstaterades att med tanke på resultatet av kontrollen skulle en uppföljning göras i november med en ny rapportering till nämnden i december. Denna rapport har inte lämnats. Hanteringen av omvärlds- och verksamhetsrisker förutsätter en fungerande och kontinuerlig uppföljning på alla nivåer i organisationen. Detta gäller inte minst den kontinuerliga uppföljningen inom verksamheten. Under 2014 har arbete med att föra samman, tydliggöra och implementera gemensamma rutiner fortsatt. Stadsområdesförvaltningens arbete med styrning och intern kontroll har utöver rapportering till nämnden innefattat arbete och uppföljning med processer som enligt riskbedömningarna bör hållas under uppsikt. Detta innebär att avdelningarna arbetat med att kontinuerligt följa upp samtliga processer som identifierats inför 2014 års interna kontroll. Avdelningarnas uppföljning av strategiska processer för vidareutveckling av verksamheten har skett genom kontinuerlig planering och avstämning på olika nivåer i organisationen. Uppföljning av ekonomi och verksamhet har vidare genomförts enligt stadskontorets anvisningar under året genom utfallsprognoser och delårsrapporter. Mot bakgrund av den ekonomiska utvecklingen för stadsområdesnämndens verksamhet har en åtgärdsplan samt en reviderad åtgärdsplan tagits fram och beslutats av nämnden under året. I revisionskontorets Årsrapport DR 2 2014 bedöms nämndens interna kontrollplan som tillräcklig. En dokumenterad risk- och väsentlighetsanalys bedöms ligga till grund för planen och att valet av kontrollmoment kan tydligt kopplas till riskanalysen. Nämndens genomförande av den interna kontrollplanen bedöms dock inte som helt tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier då endast ett av tolv moment rapporterats per den 31 augusti. Revisionskontoret anser att rapporteringen till nämnden bör fördelas jämnare över året. 104 av 202 4 (14) Nedan sammanfattas uppföljningen av respektive moment enligt Intern kontrollplan 2014: Kontrollområde Sammanfattning av uppföljningen Att förvaltningens handlingar diarieförs i enlighet med gällande lagar och riktlinjer Kontroll har genomförts med återrapportering till nämnden i november (2014-11-26, § 168). Enligt intern kontrollplanen skulle rapportering ha skett i augusti. Kontrollmomentet: Tryckfrihetsförordningen (1949:105) och Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) ställer krav på offentliga förvaltningar att tillhandahålla offentliga allmänna handlingar samt hålla dessa ordnade. Om gällande lagar inte efterföljs kan detta leda till bristande insyn i nämndens och förvaltningens arbete. Det finns risk för att nämndens ansvar för myndighetsutövning inte kan uppfyllas. Kontrollen: Stickprov gjordes på handlingar registrerade under perioden 2014-01-01 – 2014-10-17. Separata stickprov genomfördes för 10 procent av diarieförda handlingar respektive 10 procent av postregistrerade handlingar. Vidare genomfördes dialog med registratorer i verksamheten. Kontrollen visar att övervägande delen av de diarieförda handlingarna är korrekt hanterade. De avvikelser som uppmärksammats och som är något mer förekommande gäller sekretessmarkering samt tillkomst (inkommen, utgående eller upprättat). Sammanlagt 85 procent av de postregistrerade handlingarna har hanterats korrekt. Uppmärksammade avvikelser handlar främst om att vissa variabler inte angivits vid registreringen. Bedömningen är att avvikelserna kan bero på kunskapsbrister om dokumenthanteringssystemet. I rapporten konstateras att en viktig punkt i det vidare arbetet är handlingar i förvaltningen som bör diarieföras, men som inte kommer till registratorernas kännedom. Fortsatta åtgärder: Upprätta registratorsnätverk för regelbundna möten Kompetensutveckling och interna utbildningar för att säkra god kunskap om diarieföring. Föreläsningar om offentlighet och sekretess vid APT. Bedömningen efter den interna kontrollen är att väsentlig risk kvarstår. Momentet föreslås ingå i Intern kontrollplan för 2015. 105 av 202 5 (14) Att återrapportering till nämnden sker enligt delegationsordningen Kontroll har genomförts med återrapportering till nämnden i maj (201405-28, § 85). Kontrollmomentet: Kommunallagen (6 kap 35 §) anger att beslut som fattas med stöd av delegation från nämnden ska anmälas till nämnden vid närmast påföljande nämndssammanträde. I det fall nämnden inte får kännedom om beslut som är tagna enligt delegationsordningen försvåras styrning och ledning av verksamheten. Detta påverkar förutsättningarna när det gäller överklaganden (kommunalbesvär). Kontrollen: Samtliga återrapporterade delegationsbeslut för perioden augusti 2013 mars 2014 har följts upp. Vidare har en enkätundersökning genomförts bland samtliga av stadsområdesförvaltningens chefer. Syftet med enkäten var att undersöka hur kunskaperna kring förvaltningens skyldigheter kring återrapportering av delegationsbeslut ser ut i verksamheterna. Kontrollen visar att antalet återrapporterade delegationsbeslut varierar stort mellan månaderna. En förklaring, som anges i rapporten, är att rutinerna för återrapportering har ändrats under kontrollperioden. Detta mot bakgrund av att kraven på att namn och personnummer ska ingå har tydliggjorts. Rapporteringen av myndighetsbeslut, som berör enskild under perioden, har inte i alla fall innefattat namn och personnummer. Vidare kan en anledning vara den tidpunkt då beslut lämnas in till nämndsekreteraren. Om listor över beslut inkommer efter det att utskicket till stadsområdesnämnden gjorts uppstår en fördröjning. Enkätundersökningen visar på en god allmän kompetens kring gällande regler. De som berörs känner till varför återrapportering ska ske. Enkätsvaren visar dock att dessa personer främst utgår ifrån interna rutiner och inte gemensamma, centrala rutiner. I rapporten till nämnden konstateras att med tanke på resultatet vid kontrollen skulle en uppföljning göras i november med en ny rapportering till nämnden i december. Denna rapport har inte lämnats. Fortsatta åtgärder: Specifik rutin kring återrapportering av delegationsbeslut ska presenteras. Riktad information till ansvariga chefer om centrala rutiner. Bedömningen efter den interna kontrollen är att väsentlig risk kvarstår. Momentet föreslås ingå i Intern kontrollplan för 2015. 106 av 202 6 (14) Att rekryteringsprocessen genomförs i enlighet med regler och riktlinjer Kontroll har genomförts med återrapportering till nämnden i november (2014-11-26, § 166). Kontrollmomentet: Kommunfullmäktige har beslutat om en gemensam rekryteringsprocess för arbetet med rekrytering i samtliga förvaltningar i Malmö stad. Syftet är att säkerställa att det finns en enhetlig och kvalitetssäkrad hantering i rekryteringsarbetet. Avvikelse bedöms medföra risk för bland annat felrekrytering, diskriminering och jäv. Kontrollen: Kontrollen innehöll två moment. Samtliga chefer i förvaltningen ombads att via en enkät beskriva hur de arbetar med Malmö stads gemensamma rekryteringsprocess. I det andra momentet genomfördes intervjuer med fyra av de chefer som genomfört rekrytering under 2014. Syftet var att få en bild av hur de rekryterande cheferna arbetade i enlighet med processen samt se om arbetet dokumenterades. Sammantaget visar resultatet att det finns rutiner som säkerställer att merparten av rekryteringarna sker enligt den befintliga rekryteringsprocessen hos en majoritet av cheferna. I vissa fall har dock inte alla steg dokumenterats. Detta förekommer framförallt bland de chefer som inte genomgått utbildning i den gemensamma rekryteringsprocessen. Fortsatta åtgärder: Ytterligare utbildningstillfällen i rekryteringsprocessen 2015. Riktat stöd vid rekryteringar. Bedömningen efter den interna kontrollen är att riskerna kan hanteras inom ramen för den löpande uppföljningen. Inför 2015 föreslås att processen följs upp och dokumenteras på förvaltningsnivå. Att säkerställa rutiner för uppföljning av självservice avseende sjukfrånvaro och tillfällig föräldrapenning. Kontroll har genomförts med återrapportering till nämnden i november (2014-11-26, § 167). Kontrollmomentet: Under 2010 påbörjades införandet av gemensamt arbetssätt och ett nytt IT-stöd på HR-området omfattande samtliga chefer och medarbetare i Malmö stad. Syftet var att skapa ett heltäckande system för att effektivt och kvalitetssäkert hantera HR-frågorna. Införande av nya arbetssätt och system/stöd kan innehålla riskmoment på kort och på lång sikt. År 2010 och 2011 utgjorde kontrollmomentet tillsammans med processen Att säkerställa rutiner för uppföljning av självservice avseende semestrar gemensamt kontrollmål beslutat av kommunstyrelsen. Sistnämnda moment har under 2014 följts upp inom ramen för förvaltningens löpande arbete. Kontrollen: Kontrollen utfördes i två steg. Samtliga chefer ombads beskriva de ruti- 107 av 202 7 (14) ner som respektive arbetsplats har för att säkerställa att självservice avseende sjukfrånvaro och tillfällig föräldrapenning fungerar. Kontrollen syftade till att säkerställa att rutiner finns för att följa upp att frånvaro registreras för löneavdrag i IT-stödet. I ett andra steg genomfördes en stickprovskontroll. 13 procent av cheferna ombads inkomma med uppgifter om medarbetares anmälan av sjukfrånvaro och tillfällig föräldrapenning under två specifika veckor. Uppgifterna kontrollerades sedan mot de inrapporterade uppgifterna i självservice. Syftet var att se om medarbetarna, efter att gjort en frånvaroanmälan till sin chef, också gjorde en frånvaroanmälan i självservice. Kontrollen visar att det bland de svarande cheferna finns rutiner för att kontrollera medarbetarnas frånvarorapportering i självservice. I ett fall förekom avvikelse genom att medarbetare inte hade gjort motsvarande inrapportering i självservice i direkt anslutning till frånvarorapporteringen till sin arbetsplats. Risken att riktiga löneavdrag inte görs efter sjukfrånvaro och uttag av tillfällig föräldrapenning bedöms som låg. Fortsatta åtgärder: Information om bristande inrapportering ges till berörda chefer. Bedömningen efter den interna kontrollen är att riskerna kan hanteras inom ramen för den löpande uppföljningen. Inför 2015 föreslås att processen följs upp och dokumenteras på förvaltningsnivå. Att hygienkraven utifrån gällande rutiner följs Kontroll har genomförts med återrapportering till nämnden i september (2014-09-24, § 127). Enligt intern kontroll planen skulle rapportering till nämnden ha skett i augusti. I samband med rapporten till nämnden i september föreslogs att ytterligare ett rapporteringstillfälle, utöver vad som anges i intern kontrollplanen, skulle tillföras. Rapporten kommer att föreläggas nämnden i februari 2015. Kontrollmomentet: Att förebygga vårdrelaterade infektioner är en viktig del i kvalitets- och patientsäkerhetsarbetet. Hälso-och sjukvård ska bedrivas så att den uppfyller kraven på god vård enligt Hälso- och sjukvårdslagen (1982:763). Hälso- och sjukvården ska vara av god kvalitet, med god hygienisk standard samt tillgodose patientens behov av trygghet i vård och behandling. Föreskriften Basal hygien inom hälso- och sjukvården mm (SOSFS 2007:19) och Malmö stads basala hygienrutin ska följas. Kontrollen: Punktprevalensmätning (PPM) av följsamhet till basala hygienrutiner och klädregel vid patientnära arbete har genomförts. En punktprevalensmätning är en mätning som ger en ögonblicksbild av de förhållanden som råder. En mätning som Sveriges Kommuner och Landsting, 108 av 202 8 (14) SKL koordinerar har använts. Vårens mätning genomfördes en viss dag under en tvåveckorsperiod (v.11 och 12). Följsamheten kontrollerades genom observationsstudie som skett under en i förväg angiven tidsperiod, där flera personer som är utsedda av ledningen genomförde iakttagelserna. Mätningarna har följt ett strikt protokoll. Observationen ägde rum på nio enheter inom förvaltningens vård- och omsorgsverksamhet. Sammanlagt 20 personer ur personalen observerade 88 kollegor när de utförde patientnära arbete. Bedömningen är att följsamhetenen till basal hygien har förbättrats jämfört med föregående mätning, främst genom att fler använder sig korrekt av handskar och använder plastförkläde. Verksamheten inom vård och omsorg har genomfört utbildning för att öka följsamheten av basal hygienrutin och följsamheten till klädregler. Följsamheten till klädregler är fortfarande bättre än följsamheten till den basala hygienrutinen. Höstens mätning genomfördes under vecka 47 och gjordes på samma sätt och inom samma enheter som mätningen på våren 2014. I jämförelse med föregående mätning hade följsamheten till basal hygien förbättrats på någon enstaka enhet. Inom en hemtjänst grupp saknades handsprit och handskar då leveransen var försenad, vilket påverkar det totala resultatet. Följsamheten till klädregler var förhållandevis oförändrad, bäst resultat var följsamheten till kort eller uppsatt hår. Vård- och omsorgsverksamheten satsar fortlöpande på utbildning i basal hygien utbildning. Utbildning har skett i Malmö stads elearningprogram, LärKan med hjälp av två utbildningsansvariga sjuksköterskor. Totalt har cirka 225 medarbetare utbildats i basal hygien med början hösten 2013 och fram till hösten 2014. Under introduktionen av sommarvikarier 2014 har 50 av 71 fått utbildning. Fortsatta åtgärder: Fortsatt utbildning i basala hygienrutiner för berörd personal. All nyanställd personal ska, enligt checklista som används vid introduktion, få möjlighet till utbildning i basal hygien. Punktprevalensmätning på samtliga korttidsenheter och fortsatt uppföljning inom övriga verksamheter under 2015. Hygienronder med hjälp av vårdhygienisk expertid på samtliga särskilda boende och korttidsenheter under 2015. Bedömningen efter den interna kontrollen är att riskerna kan hanteras inom ramen för den löpande uppföljningen. Vidare finns ett system för systematisk uppföljning genom de nationella punktprevalensmätningen. Inför 2015 föreslås att processen följs upp och dokumenteras på förvaltningsnivå. 109 av 202 9 (14) Att rutiner synkroniseras och görs kända för samtlig personal Kontroll har genomförts med återrapportering till nämnden i december (2014-12-17, § 186). Kontrollmomentet: Inför 2014 identifierades risken att rutiner från de tidigare stadsdelsförvaltningarna inte var synkroniserade med stadsområdesförvaltningens gemensamma rutiner. Risken innefattade även att de kan vara svårtillgängliga på grund av att de fanns publicerade på olika sidor på Komin. Brukaren, kvinnan/ mannen, kan lida men, exempelvis kan hjälpen bli felaktig eller utebli, vid avsaknad av rutiner. Kontrollen: Mätning och jämförelse, som utfördes 2014-11-10, visar på att det fanns sjuttiosex publicerade rutiner som är gemensamma för hela stadsområdesförvaltningen. En jämförelse med tidigare rutiner och riktlinjer visade att det vid mättillfället endast kvarstod ett fåtal rutiner som behöver revideras och publiceras. I maj 2014 övertog Stadsområdesnämnd Öster det samlade ansvaret för Malmö stads korttidsenheter samt kommunens rehabiliteringsavdelning KRA. Verksamheten utökades därmed med en enhet och arbetet med synkronisering av rutiner och riktlinjer inom dessa verksamheter påbörjades. Fortsatta åtgärder: Synkronisering av rutiner och riktlinjer inom den kommungemensamma korttidsverksamheten Bedömningen efter den interna kontrollen är att väsentlig risk kvarstår med anledning av nämndens utökade ansvar. Momentet föreslås ingå i Intern kontrollplan för 2015. Att synpunkter och klagomål hanteras och tas tillvara inom vård och omsorg Kontroll har genomförts med återrapportering till nämnden i december (2014-12-17, § 187). Kontrollmomentet: Inför 2014 bedömdes risk föreligga för att synpunkter och klagomål inte hanteras/ tas tillvara. Vid avvikelser finns risk för allvarliga konsekvenser, till exempel om en Lex Sarah-anmälan inte hanteras på rätt sätt. Vidare kan detta leda till bristande återkoppling till den som klagar samt tidskrävande avvikelsehantering. För att förebygga riskerna initierades åtgärder för att skapa rutin för hur synpunkter och klagomål hanteras och tas till vara inom vård och omsorg, att ett övergripande kvalitetsråd ska införas samt att synpunkter och klagomål inkomna via malmo.se ska omvandlas till/hanteras som avvikelser i förekommande fall. Kontrollen: Vid kontroll 2014-11-10 framkom det att Rutin för hantering av synpunkter och klagomål har upprättats och implementerats i verksamheten. Rutinen har gjorts tillgänglig genom publicering på förvaltningens sida på intra- 110 av 202 10 (14) nätet Komin. Ett övergripande kvalitetsråd har införts och regelbundna kvalitetsrådmöten har hållits under hela året med representanter från de båda avdelningarna inom vård och omsorg. Mätning av antal synpunkter/klagomål inkomna under året från malmo.se har skett genom kontroll i Malmö stads avvikelsesystem, Flexite, 2014-11-10. Då fanns sju inkomna synpunkter/klagomål. Kontrollen visade att samtliga ärenden hade hanterats enligt gällande rutin och riktlinje. Bedömningen är att risken att mottagna synpunkter/ klagomål inte hanteras i verksamheten enligt gällande rutin är låg. Fortsatta åtgärder: Bedömningen efter den interna kontrollen är att riskerna kan hanteras inom ramen för den löpande uppföljningen. Inför 2015 föreslås att processen följs upp och dokumenteras på förvaltningsnivå. Att värdighetsgarantier implementeras Kontroll har genomförts med återrapportering till nämnden i december (2014-12-17, § 188). Kontrollmomentet: Vid avvikelser finns risk för att berörda kvinnor och män inte erbjuds insatser i enlighet med värdighetsgarantierna. Vid riskanalysen togs beslut om att utveckla mottagningsteam, samt att inrätta rutin för att förebygga risken kring implementeringen av värdighetsgarantierna. Kontrollen: Uppföljningen baseras på antal tillfällen då verksamheten inte har kunnat följa beslutade värdighetsgarantier. Mätning utfördes 2014-11-10. Vid tillfället hade tio avvikelser förekommit i avvikelsesystemet Flexite under året fram till mätdatumet. Tre av dessa visade på brister gällande att kontakta brukaren om personalen inte kan komma på avtalad tid. En gällde att brukaren upplever sig inte ha blivit informerad om personalbyte. Två gällde brister i att personal ska kunna uppvisa personallegitimation. Tre gällde brister i utförandet av serviceinsats inom fastställd tid. En gällde att brukaren inte fått ta del av upprättad genomförandeplan. Samtliga avvikelser har åtgärdats. Under året har en kommunövergripande utvärdering av värdighetsgarantier inom hemtjänsten i Malmö stad genomförts. Fortsatta åtgärder: Det bedöms föreligga väsentlig risk för avvikelse när det gäller avvikelseregistrering för värdighetsgarantin, uppföljningssamtal inom tre månader av biståndshandläggare. Den 1 januari 2015 införs ett nytt verksamhetssystem, Procapita. Systemet bygger på att biståndsbeslut är aktuella och giltiga. Bedömningen efter den interna kontrollen är att väsentlig risk i denna del kvarstår. Momentet föreslås ingå i Intern kontrollplan för 2015. 111 av 202 11 (14) I övrigt är bedömningen att risken avseende implementering av värdighetsgarantier är låg och att denna kan hanteras inom ramen för den löpande uppföljningen. Inför 2015 föreslås att denna del av processen följs upp och dokumenteras på förvaltningsnivå. Att genomförande/vårdplaner finns och att det finns mätbara mål i planerna Kontroll har genomförts med återrapportering till nämnden i oktober (2014-10-22, § 150). Kontrollmomentet: I individuella ärenden, aktuella inom individ- och familjeomsorg, ska det finnas vård-/genomförandeplaner. Verksamheten arbetar med så kallade SMARTA (specifika, mätbara, accepterade, realistiska, tidssatta och ansvarsfördelade) mål i planerna. Om genomförande-/vårdplaner saknas riskerar måluppfyllelsen att bli sämre och utvärdering av insatserna försvåras. Detta kan innebära att kvinnor/män och flickor/pojkar inte får den vård de har rätt till. Kontrollen: Kontrollen har genomförts under vecka 37. Totalt har 94 stickprovskontroller gjorts på klienters, flickor och pojkar, kvinnor och män, individuella planering: 30 inom Enhet ekonomiskt bistånd, 34 inom Enhet barn och familj och 30 inom Enhet vuxna. Kontrollen av arbetet med vårdplaner och genomförandeplaner i de individuella ärendena visar på en generell förbättring inom samtliga enheter jämfört med föregående kontroll. I flera av ärendena är det en utmaning att tidsätta insatserna, då det tar lång tid innan en bestående förändring kan ske, placeringar är långsiktiga och vägen till självförsörjning kan vara lång då det är oklart när en sjukskrivning upphör eller när svenskkunskaperna är sådana att man kan stå till arbetsmarknadens förfogande. Kontrollen visar att det även framöver kommer att behövas ett fortsatt aktivt arbete inom hela individ- och familjeomsorgen för att uppnå målet att samtliga ärenden ska ha upprättade genomförandeplaner samt att dessa ska uppdateras. Fortsatta åtgärder: Fortsatta utbildningsinsatser om vad SMARTA mål innebär. Samtliga beslut om bistånd ska undertecknas av ansvarig arbetsledare, vilket innebär att en kontroll kommer att göras för att säkerställa att vårdplan/genomförandeplan finns. I samband med förvaltningens riskanalys inför 2015 gjordes bedömningen att riskerna kan hanteras inom ramen för den löpande uppföljningen. Vid arbetsutskottets genomgång av identifierade processer inför 2015 års interna kontroll föreslogs stadsområdesnämnden besluta att momentet ska ingå i Intern kontrollplan för 2015. 112 av 202 12 (14) Att förhandsbedömning av barn/ungdomsutredning inom individ och familj sker inom två veckor Kontroll har genomförts med återrapportering till nämnden i november (2014-11-26, § 169). Enligt intern kontroll planen skulle rapportering ha skett i oktober. Kontrollmomentet: En orosanmälan angående flickor och pojkar, som inkommer till individ- och familjeomsorgen, ska handläggas inom 14 dagar. Rutiner för handläggning av förhandsbedömningar har setts över i samband med lagändring och krav på 14-dagarsregeln, vilken infördes 2013-01-01. Vid avvikelse från Malmö stads riktlinjer kan flickors och pojkars hälsa och utveckling riskeras. Måluppfyllelsen riskerar att bli sämre. Det går vidare inte att utvärdera insatserna korrekt och flickor och pojkar riskerar att inte få tillgång till den vård de har rätt till. Kontrollen: Underlaget för kontrollen har bestått av samtliga ärenden som registrerats i avvikelsesystemet Flexite under perioden 2014-01-01 – 2014-0920. Därutöver har Lex Sarah utredningar utgjort underlag för de åtgärder som vidtagits och som är planerade. Kontrollen visade att det under perioden inkommit 1253 anmälningar (exklusive ansökan, begäran om yttrande och verkställighet av domar). Sammanlagt 89 aktualiseringar, det vill säga sju procent av inkomna anmälningar, har överskridit 14-dagarsregeln. Av dessa har 57 förhandbedömningar har försenats på grund av olika problem inom verksamheten. Utöver dessa har 28 förhandsbedömningar försenats på grund av svårigheter kopplat till kontakten med berörda familjer. I de kvarvarande fyra förhandsbedömningarna beror förseningen på svårigheter att komma i kontakt med anmälaren. Fortsatta åtgärder: Veckovis granskning av handläggningstider av enhetschef Kartläggning av processer och rutiner inom mottagningsverksamheten. Personalförstärkning Bedömningen efter den interna kontrollen är att väsentlig risk kvarstår. Momentet föreslås ingå i Intern kontrollplan för 2015. Att allvarliga hotoch våldsituationer i anslutning till besök i verksamheten hanteras i enlighet med gällande rutiner Kontroll har genomförts med återrapportering till nämnden i oktober (2014-10-22, § 150). Kontrollmomentet: Inom individ- och familjeomsorgen ska det finnas skriftliga rutiner för hur allvarliga hot- och våldsituationer i anslutning till besök i verksamheten ska hanteras. Vid avvikelse från rutinerna finns risk för allvarliga fysiska och/eller psykiska skador för medarbetare och/eller besökare. 113 av 202 13 (14) Kontrollen: Kontrollen genomfördes under vecka 38. Granskning och analys omfattar alla 19 tillbudsrapporter som rapporterats av medarbetare inom individ- och familjeomsorgen från den 1 januari till och med den 18 september 2014. Skriftliga rutiner är framtagna av avdelningen för individoch familjeomsorg i samarbete med HR-avdelningen i september 2014. Vid utvärdering av tillbudsrapporteringen framgår att samtliga 19 tillbudsrapporter hanterats enligt gällande rutin. Socialsekreterare och administrativ personal har bland annat erbjudits avlastande samtal med extern handläggare, avlastande samtal med närmaste arbetsledare samt i vissa fall har byte av handläggare skett. Kontrollen visar att tillbudsrapporteringen ser olika ut på de fyra enheterna inom individ- och familjeomsorg när det gäller för vilka situationer rapporter skrivs. Fortsatta åtgärder: Enhetschefer ska i syfte att uppnå likartad hantering av tillbudsrapportering inom individ- och familjeomsorgens enheter initiera arbete och sedan implementera detta i verksamheten. Bedömningen efter den interna kontrollen är att riskerna kan hanteras inom ramen för den löpande uppföljningen. Inför 2015 föreslås att processen följs upp och dokumenteras på förvaltningsnivå. Att vuxnas möjligheter till delaktighet tillgodoses Kontroll har genomförts med återrapportering till nämnden i december (2014-12-17, § 189). Kontrollmomentet: Inför 2014 års interna kontroll identifierades processer kring vuxnas möjlighet till delaktighet som viktiga att följa upp särskilt under året. Kvinnors och mäns hälsa riskerar försämras och känslan av otrygghet kan öka vid avvikelse. För att minimera risken angavs som åtgärd i intern kontrollplan 2014 att en handlingsplan kring medborgardialog skulle utarbetas och presenteras för nämnden våren 2014. Kontrollen: Kontrollen, som genomfördes under november månad, visar att Handlingsplan för medborgardialog och medborgardelaktighet är framtagen och beslutad av nämnden. Fokus i handlingsplanen är vuxnas delaktighet. Implementering av insatser enligt handlingsplanen påbörjades under våren. Efter kontrollen konstateras att arbetet med att öka medborgardialog och medborgardelaktighet är ett fortsatt viktigt utvecklingsarbete inom stadsområdesnämndens verksamheter. Fortsatta åtgärder: Fördjupad analys av befintlig statistik och dialog med berörda målgrupper så att rätt insatser kan föreslås. 114 av 202 14 (14) Koppla samman arbetet med befintliga insatser för flickor och pojkar samt äldre kvinnor och män inom stadsområdet. Koppla samman arbetet med det centrala arbetet i Malmö stad genom exempelvis Malmökomissionens arbete. Revidering av handlingsplanen. Bedömningen efter den interna kontrollen är att väsentlig risk kvarstår. Momentet föreslås ingå i Intern kontrollplan för 2015. Ansvariga Annika Rausin Ekonomichef Britt-Marie Pettersson Stadsområdesdirektör 115 av 202 Uppföljning av plan för intern kontroll 2014 Stadsområdesnämnd Söder 116 av 202 Innehållsförteckning 1 Inledning .................................................................................................................4 2 Individ- och familjeomsorg .....................................................................................5 2.1 Kontroll av utbetalning av ekonomiskt bistånd ...................................................5 2.2 Dataintrång ......................................................................................................5 2.3 Förhandsbedömningar: mottag barn och familj ..................................................6 2.4 Ramavtal: upphandlad vård ...............................................................................6 3 Vård och omsorg .....................................................................................................8 3.1 Rutin för Lex Sarah ............................................................................................8 3.2 Avvikelser SoL...................................................................................................8 3.3 Avvikelser HSL ................................................................................................ 11 3.4 Beslut enligt SoL ............................................................................................. 12 3.5 Delegeringsprocess HSL .................................................................................. 13 3.6 Läkemedelshantering ..................................................................................... 13 3.7 Social dokumentation och genomförandeplaner .............................................. 15 4 Områdesutveckling ............................................................................................... 16 4.1 Ansvar för tvärfrågor ....................................................................................... 16 4.2 Måluppfyllelse ................................................................................................ 17 5 Stödjande och styrande verksamhet ..................................................................... 18 5.1 Leverantörsfakturor ........................................................................................ 18 5.2 Kundfakturor .................................................................................................. 19 5.3 Ekonomiskt resultat ........................................................................................ 19 5.4 Representation ............................................................................................... 20 5.5 Posttur ........................................................................................................... 21 5.6 Kontraktsavtal och hyror ................................................................................. 21 5.7 Ekonomiska prognoser.................................................................................... 21 5.8 Frånvarorapportering...................................................................................... 22 5.9 Semesterförläggning ...................................................................................... 23 5.10 Rekryteringsprocessen .................................................................................... 23 5.11 Diskrimineringsfri rekrytering .......................................................................... 24 5.12 Ärendehantering: protokoll ............................................................................. 25 5.13 Ärendehantering: rutin för ärenden från myndighetsutskott (MU) ...................... 26 Stadsområdesnämnd Söder, Uppföljning av plan för intern kontroll 2014 2(31) 117 av 202 5.14 Arvodering ..................................................................................................... 28 6 Uppföljning av direkta åtgärder noterade i riskanalys .......................................... 29 Stadsområdesnämnd Söder, Uppföljning av plan för intern kontroll 2014 3(31) 118 av 202 1 Inledning Kommunstyrelsens och nämndernas ansvar för den interna kontrollen regleras i kommunallagen. Den interna kontrollen syftar främst till att: • • • • • säkra att pengar och andra resurser används i överensstämmelse med tagna beslut skydda mot förluster till följd av fel eller brott och andra oegentligheter säkra en effektiv förvaltning säkra en riktig och ändamålsenlig redovisning skydda personalen mot oberättigade misstankar om oegentligheter. Stadsområdesnämnden tar varje år fram en plan för den interna kontrollen. I samband med delårsrapporterna och årsanalysen följer stadsområdesförvaltningen upp planen och noterar vilka kontroller som gjorts, vad de visat och vilka åtgärder som vidtagits. I samband med årsanalysen redovisas samtliga kontroller och vad de visat. Stadsområdesnämnd Söder, Uppföljning av plan för intern kontroll 2014 4(31) 119 av 202 2 Individ- och familjeomsorg Individ- och familjeomsorgen har haft fyra kontrollpunkter för året. 2.1 Kontroll av utbetalning av ekonomiskt bistånd Identifierad risk: • • • att beslut inte fattats i enlighet med delegation. att utbetalning inte går till rätt person att felaktigt belopp utbetalas. Hur har granskningen gått till? Sektionscheferna på sektionerna för ekonomiskt bistånd har vid två tillfällen under året (mars respektive september) slumpmässigt tagit fram 20 utbetalningar som gjorts på sektionerna, dvs totalt 40 utbetalningar. Sektionscheferna har därefter granskat samtliga av dessa utbetalningar med hjälp av följande checklista: • • • • Finns tillräcklig dokumentation för utbetalningen? Finns underlag? Har betalningen gått till rätt mottagare med rätt summa? Har beslut fattats i enlighet med gällande delegationsordning? Vilket resultat visar granskningen? Granskningarna visade att samtliga utbetalningar var korrekt genomförda utifrån checklistan. Har granskningen lett till åtgärder? Nej. 2.2 Dataintrång Identifierad risk: • att obehöriga anställda kan ta del av känsliga uppgifter och sprida dessa vidare. Hur har granskningen gått till? Samtliga chefer har för en slumpvis utvald dag under varje kvartal 2014, kontrollerat sin respektive personal avseende loggningar i verksamhetsprogrammet Procapita. Vid dessa kontroller har cheferna haft möjlighet att upptäcka eventuella obehöriga loggningar, dvs där personalen läst i journaler som de inte har haft anledning att ta del av. Stadsområdesnämnd Söder, Uppföljning av plan för intern kontroll 2014 5(31) 120 av 202 Vilket resultat visar granskningen? Vid de genomförda granskningarna upptäcktes inga obehöriga loggningar. Har granskningen lett till åtgärder? Nej. 2.3 Förhandsbedömningar: mottag barn och familj Identifierad risk: • att lagstiftningen inte efterlevs. Hur har granskningen gått till? Ansvarig sektionschef för mottagningsgrupp barn och familj har granskat samtliga under maj månad inkomna anmälningar. Syftet med granskningen var att mäta tiden mellan anmälan och förhandsbedömning avseende samtliga anmälningar under en slumpvis utvald månad. Vilket resultat visar granskningen? Granskningen omfattade samtliga inkomna anmälningar under maj månad, totalt 140 stycken. Av de 140 anmälningarna var förhandsbedömning gjord inom lagstadgad tid i 139 anmälningar. I en förhandsbedömning hade tiden överskridits med åtta dagar. I dokumentet framgick att anledningen till fördröjningen var att berörd familj ändrat besökstiden vid tre tillfällen, vilket lett till att 14-dagarsgränsen överskridits. Har granskningen lett till åtgärder? Nej. 2.4 Ramavtal: upphandlad vård Identifierad risk: • att verksamheten bryter mot innehåll i gjort avtal och kan riskera en stämning • att valda behandlingsalternativ inte uppfyller kriterier avseende kvalitet, kompetens, försäkringar, uppsägningstider etc. och som kan förlänga en placering med risk för högre kostnader. Hur har granskningen gått till? Kvalitetscontroller har granskat samtliga ärenden där beslut har fattats om att upphandla vårdgivare utanför ramavtalet för upphandlad vård för Skåne, Halland och Kronobergs län. Vilket resultat visar granskningen? Granskningen omfattar samtliga ärenden under 2014, totalt 41 ärenden (16 institutionsplaceringar Stadsområdesnämnd Söder, Uppföljning av plan för intern kontroll 2014 6(31) 121 av 202 och 25 öppenvårdsinsatser), där upphandling gjorts utanför ramavtalet. I samtliga ärenden fanns dokumentation och beskrivning av skälen till att gå utanför ramavtalet. Har granskningen lett till åtgärder? Nej. Stadsområdesnämnd Söder, Uppföljning av plan för intern kontroll 2014 7(31) 122 av 202 3 Vård och omsorg Vård- och omsorgsverksamheten har haft sju kontrollpunkter under 2014. 3.1 Rutin för Lex Sarah Identifierad risk: • Att Lex Sarah rutin inte är känd för verksamheterna Hur har granskningen gått till? Under hösten 2014 blev alla sektioner inom vård- och omsorgsverksamheten ombedda att gå igenom rutinen för lex Sarah med sina medarbetare på en arbetsplatsträff (APT). Sektionscheferna dokumenterade genomgången i APT-protokollet och skickade detta till en av verksamhetens utvecklingssekreterare. Statistiken sammanställdes och resultatet lyftes på vård- och omsorgsverksamhetens ledningsgruppsmöten för diskussioner om vidare åtgärder. Vilket resultat visar granskningen? Resultatet visade att samtliga sektionschefer hade genomfört en genomgång av lex Sarah rutinen i sina verksamheter under hösten 2014. Har granskningen lett till åtgärder? Nej. 3.2 Avvikelser SoL Identifierad risk: • att avvikelser SoL inte skrivs av verksamheterna Hur har granskningen gått till? Statistik gällande antal inkomna avvikelser enligt SoL och LSS togs fram från avvikelsesystemet Flexite. Vilket resultat visar granskningen? Under 2014 fick vård och omsorg in 278 avvikelser enligt SoL. I snitt rapporterade verksamheterna gemensamt in cirka 24 SoL avvikelser i månaden, med en variation på 16 avvikelser som minst och 42 avvikelser någon månad. Ordinärt boende stod för 134 stycken, cirka hälften (48 %) av rapporterna och därefter var det särskilt boende som rapporterade in 65 stycken (23 %) medan avdelningen för bistånd rapporterade in 39 stycken (14 %). Fördelningen över året var jämn och låg runt 50 % per halvår. Störst variation mellan inrapporte- Stadsområdesnämnd Söder, Uppföljning av plan för intern kontroll 2014 8(31) 123 av 202 ringarna av SoL avvikelser var det i särskilt boende där man rapporterade in 1 avvikelse i april och 20 stycken i maj. Den fördjupande analysen för tertial två visade att 16 av de 20 avvikelserna kom från ett och samma boende. Ordinärt boende Särskilt boende Hemsjukvård och rehabilitering Avdelning för bistånd Externa vårdgivare Summa Januari 22 3 2 1 1 29 Februari 9 2 0 6 3 20 Mars 5 2 0 4 5 16 April 6 1 0 5 4 16 Maj 13 20 0 7 2 42 Juni 11 3 0 2 4 20 Juli 18 6 1 5 4 34 Augusti 6 9 0 0 1 16 September 10 9 0 2 0 21 Oktober 10 5 1 2 5 23 November 11 2 1 4 2 20 December 13 3 0 1 4 21 134 65 5 39 35 278 Summa Under året avsåg majoriteten av de inrapporterade avvikelserna brister, totalt 118 stycken (43 %). 79 % av bristerna inkom från ordinärt boende och avsåg brister som personlig omvårdnad, serviceinsatser och tillsyn. Orsakerna som angavs till bristerna var i 50 % främst brist i arbetsmiljö/stress och därefter ej följt rutin/riktlinje, försumlighet eller bristande information/rapportering. Efter brister avsåg de flesta inrapporterade avvikelser synpunkter (27 %). Varav 65 % avsåg ordinärt boende och 21 % avsåg särskilt boende. Vanligtvis var det den enskilde eller anhöriga som tog initiativ till synpunkterna och de avsåg oftast information och kvalitén på utförandet, fördelningen är likvärdig i ordinärt- och särskilt boende. Därutöver inkom 21 synpunkter som avsåg beröm av ordinärt boende. Dessa synpunkter avseende beröm kan inte utläsas i tabellen med anledning av att verksamhetens avvikelsesystem ännu inte är utformat för detta. Under första och andra tertialet inkom fyra avvikelser som tagits bort som felrapporteringar vilket gör att det totala antalet skiljer sig i de två tabellerna. Brister Dokumentation Rapport missförhållande Rapport påtaglig risk för ett missförhållande Januari 25 0 0 Februari 8 1 Mars 6 April Maj Omvårdnad Samordnad vårdplanering Synpunkter Stöld Våld mellan brukare Summa 1 0 0 2 0 1 29 0 3 0 2 6 0 0 20 3 0 0 0 3 3 0 0 15 5 3 0 0 1 3 4 0 0 16 16 7 2 0 0 1 7 0 6 39 Stadsområdesnämnd Söder, Uppföljning av plan för intern kontroll 2014 9(31) 124 av 202 Brister Dokumentation Rapport missförhållande Rapport påtaglig risk för ett missförhållande Juni 11 1 0 Juli 11 2 Augusti 11 September Omvårdnad Samordnad vårdplanering Synpunkter Stöld Våld mellan brukare Summa 0 0 1 5 3 1 22 0 1 0 0 15 1 2 32 0 1 1 0 0 3 0 0 16 7 0 1 0 1 0 6 4 2 21 Oktober 6 1 1 0 1 4 9 0 1 23 November 5 6 1 0 1 0 7 0 0 20 December 7 2 0 0 0 5 6 0 1 21 Summa 118 26 6 6 4 19 73 8 14 274 Definition av avvikelsekategorierna i tabellen: Brister i omsorgen kan innefatta brister i bemötande, omsorg, personlig hygien, mathållning, tillsyn samt uteblivna insatser som beviljats. Dokumentation avser brister i dokumentationen och kan innefatta: Bristande dokumentation, brott mot sekretesslagen, dokumenterat på fel person, olämpligt språkbruk eller inte kunnat dokumentera. Rapport allvarliga missförhållanden och påtaglig risk för missförhållanden avser: Övergrepp och brister i omsorgerna som utgör ett hot mot en enskilds liv, hälsa eller säkerhet eller ett bemötande av äldre och funktionshindrade som klart avviker från grundläggande krav på respekt för självbestämmande, integritet, trygghet och värdighet. Omvårdnad avser händelser som kan innefatta: Övervakning, uppkomna trycksår, bristande nutrition etc. Samordnad vårdplanering (SVPL) avser brister i informationsöverföringen och samordnad vårdplanering och kan innefatta: Brister i dokumentation, brister i överrapportering, ej följda riktlinjer. Synpunkter avser synpunkter inkomna från den enskilde, från närstående, från annan nämnd eller från extern verksamhet. Stöld avser stöld av privata medel. Våld mellan brukare avser fysiskt eller psykiskt våld mellan brukare. Har granskningen lett till åtgärder? Socialt ansvarig samordnare besökte 17 sektioner och föreläste för medarbetare och chefer om Stadsområdesnämnd Söder, Uppföljning av plan för intern kontroll 2014 10(31) 125 av 202 syftet med att rapportera avvikelser. Såväl rapporteringsskyldigheten, verksamhetens systematiska kvalitetsarbete som lex Sarah behandlades i föreläsningarna. Vid en fördjupad analys av statistiken ovan kan det utläsas att majoriteten av de inkomna avvikelserna kom från de sektioner som fått besök av socialt ansvarig samordnare. Planering för 2015 är att socialt ansvarig samordnare ska fortsätta att besöka sektionerna inom vård och omsorg. 3.3 Avvikelser HSL Identifierad risk: • att avvikelser HSL inte skrivs av verksamheterna Hur har granskningen gått till? Statistik gällande inkomna avvikelser enligt Hälso- och sjukvårdslagen (HSL) har tagits fram från avvikelsesystemet Flexite den 1 januari 2015. Vilket resultat visar granskningen? Totalt inrapporterade HSL-avvikelser under året var 545 varav 424 var brist i läkemedelshanteringen. Brist i läkemedelshanteringen handlar i huvudsak om utebliven dos, 73 procent, det vill säga då patienten inte har fått sina läkemedel. Övrigt inrapporterade brister i läkemedelshanteringen är för stor eller för liten dos, förväxling av läkemedel eller förväxling av patient. • • • Antal avvikelser registrerade i ordinärt boende - 234 brist i läkemedelshantering. Antal avvikelser registrerade i särskilt boende - 112 brist i läkemedelshantering. Antal avvikelser registrerade i övriga verksamheter - 78 brist i läkemedelshantering. Antal registrerade HSL-avvikelser 2014 Tertial 1 Tertial 2 Tertial 3 Totalt 2014 HSL-avvikelser samtliga verksamheter 184 204 157 545 Brist i läkemedelshantering samtliga verksamheter 142 159 123 424 Ej given dos samtliga verksamheter 100 124 85 309 Övrigt samtliga verksamheter 42 35 38 115 Antal HSL-avvikelser avseende brist i läkemedelshantering per verksamhet Tertial 1 Tertial 2 Tertial 3 Totalt 2014 Ordinärt boende 77 95 62 234 Särskilt boende 39 34 39 112 Övriga verksamheter 26 30 22 78 Stadsområdesnämnd Söder, Uppföljning av plan för intern kontroll 2014 11(31) 126 av 202 Har granskningen lett till åtgärder? Vid kvalitetsrådet, som är en mötesform för att diskutera avvikelser, möts avdelningschefer, enhetschefer och medicinskt ansvarig sjuksköterska varannan vecka för att gå igenom inkomna avvikelser. I kvalitetsrådet ges möjlighet att se mönster och tendenser gällande avvikelser som inrapporterats. Kvalitetsrådet diskuterar sedan eventuella åtgärder som ska vidtas för att kvalitetssäkra vården samt åtgärder för att säkerställa att avvikelserapporter skrivs. Det sistnämnda sker i huvudsak genom att tydliggöra återkoppling och åtgärder ut till alla verksamheter. 3.4 Beslut enligt SoL Identifierad risk: • att handläggarna inte följer upp utgångna beslut enligt SoL, dvs. att brukare får fortsatt stöd av hemtjänst men utan ett aktuellt beslut från biståndshandläggare. Hur har granskningen gått till? Statistik gällande antal aktuella brukare och antal utgångna beslut har tagits fram från verksamhetssystemet kontinuerligt under 2014 fram till den 1 september 2014. Mätning efter detta datum har inte kunnat göras då alla utgångna beslut därefter förlängdes fram till våren 2015. Anledning till detta var att avdelningen tog beslut om att dokumentationen från det tidigare verksamhetssystemet skulle överföras på ett säkert sätt till det nya verksamhetssystemet ProCapita som infördes vid årsskiftet 2014/2015. Om inte alla utgångna beslut hade förlängts över årsskiftet hade det funnits en risk att brukare, vars beslut löpt ut, inte hade erhållit insatser enligt Socialtjänstlagen då dessa inte hade varit dokumenterade i det nya verksamhetssystemet. Detta hade i sin tur lett till att verksamheten inte hade fått någon ersättning och att brukarna inte hade betalat för omsorgen. Vilket resultat visar granskningen? I april uppgick antal utgångna beslut inom ordinärt- och särskilt boende till 26 %. Vid mätning i juli uppgick utgångna beslut till 18 % och i september var 13 % av alla beslut utgångna. Har granskningen lett till åtgärder? Genomgång av statistik för uppföljningar och omprövningar av biståndsbeslut har visat att många insatser inte följts upp och omprövats inom rätt tid. Åtgärden att rekrytera fler biståndshandläggare har gett resultat utifrån perspektivet att alltfler av brukarna har fått aktuella beslut samt erhållit rätt insatser utifrån sina behov. Vid rekrytering av fler handläggare under våren påbörjades ett nytt arbetssätt genom att vissa handläggare enbart skulle arbeta med uppföljningar av utgångna beslut. Avdelningen påbörjade även ett arbete under hösten med prioritering av uppföljningar av insatser som beviljats efter vistelse på sjukhus och/eller korttidsboende. Anledningen till detta var att kvinnor och män inför hemgång till bostaden brukar behöva omfattande insatser och efter några veckor i hemmet har man ofta ett minskat behov av stöd. Resultatet av uppföljningarna efter hemkomst från sjukhus/korttidsvistelse har visat att det finns stora förändringar av insatser som oftast minskas eller avslutas vid uppföljning av biståndshandläggare. Avdelningen kommer således fortsätta arbetet med att prioritera dessa uppföljningar och vidare planera Stadsområdesnämnd Söder, Uppföljning av plan för intern kontroll 2014 12(31) 127 av 202 hur arbetsfördelningen inom avdelning för bistånd ska organiseras. 3.5 Delegeringsprocess HSL Identifierad risk: • att rutin inte följs. Hur har granskningen gått till? Den granskning av delegeringsprocessen som skulle ha utförts under oktober har inte kunnat genomföras på grund av resursbrist. I början av 2014, då planeringen för det interna kontrollarbetet gjordes, fanns två MAS-befattningar (medicinskt ansvarig sjuksköterska). En av tjänsterna har vakanshållits sedan april 2014. Vilket resultat visar granskningen? Inget resultat kan redovisas för 2014. Har granskningen lett till åtgärder? Inga åtgärder kan redovisas för 2014. 3.6 Läkemedelshantering Identifierad risk: • att rutin inte följs. Hur har granskningen gått till? En extern granskning har genomförts av farmaceut från Apoteket Farmaci tillsammans med medicinskt ansvarig sjuksköterska. Tre verksamheter inom ordinärt boende och tre verksamheter inom särskilt boende granskades under hösten 2014. Granskningen gällde följsamhet till Malmö stads lokala rutin för läkemedelshantering som är baserad på hälso- och sjukvårdslagstiftningen. Granskningen omfattade sjuksköterskans samt delegerad omvårdnadspersonals ansvarsområden. Malmö stads läkemedelsrutin innehåller många kontrollmoment. Här redovisas tre moment per ansvarsområde som kan anges i mätbara mål. Tre av sjuksköterskans och tre av den delegerade omvårdnadspersonalens ansvarsområden redovisas enligt följande: Sjuksköterskans ansvarsområde: • • • Korrekt upprättade signeringslistor för läkemedel vid behov. Korrekt kontrollräknad narkotikajournal Korrekt aktuell ordinationshandling i original hos patienten Stadsområdesnämnd Söder, Uppföljning av plan för intern kontroll 2014 13(31) 128 av 202 Delegerad omvårdnadspersonals ansvarsområde: • • • Korrekt ifylld och utvärderad signeringslista för läkemedel vid behov Korrekt signering och tidsangivelse för brytningsdatum (öppnande av förpackningen) på flytande läkemedel för in- och utvärtes bruk Korrekt hantering av nycklar till patientbundna läkemedelsskåp Vilket resultat visar granskningen? Granskningen visade att det fanns vissa brister i följsamheten till Malmö stads rutin för läkemedelshantering. Granskningen såg olika ut beroende på om patienten fanns i ordinärt- eller i särskilt boende då det inte är praktiskt möjligt att kontrollera förvaring och hantering av läkemedel hos patienter i eget boende. Generellt fanns det brister i det som är grundläggande för säker läkemedelshantering såsom ordinationsunderlag och signeringslistor samt kontroller av dessa handlingar. Sjuksköterskans ansvarsområde gällande läkemedelshantering 2014 Korrekt upprättade signeringslistor för läkemedel "vid behov" Korrekt kontrollräknade narkotika journaler Korrekt aktuell ordinationshandling i original hos patienten Heleneholms vårdboende 0 av 3 1 av 1 2 av 3 Fosietorps vårdboende 0 av 3 0 av 1 2 av 3 Lindängelunds vårdboende 0 av 3 0 av 2 1 av 3 Eriksfälts hemtjänstområde 0 av 3 Ej aktuellt 2 av 3 Oxievångs hemtjänstområde 0 av 3 1 av 1 3 av 3 Ormvråkens hemtjänstområde 0 av 3 0 av 2 0 av 3 Verksamhet Delegerad omvårdnadspersonals ansvarsområde gällande läkemedelshantering 2014 Korrekt ifylld och utvärderad signeringslista för läkemedel ”vid behov” Korrekt signering och tidsangivelse för brytningsdatum på flytande läkemedel för in- och utvärtes bruk Korrekt nyckelhantering för patientbundna läkemedelsskåp Heleneholms vårdboende 0 av 3 0 av 3 nej Fosietorps vårdboende 0 av 3 0 av 3 nej Lindängelunds vårdboende 0 av 3 0 av 3 Ja Eriksfälts hemtjänstområde 0 av 3 Ej kontrollerat Ej aktuellt Oxievångs hemtjänstområde 0 av 3 Ej kontrollerat Ej aktuellt Ormvråkens hemtjänstområde 0 av 3 Ej kontrollerat Ej aktuellt Verksamhet Har granskningen lett till åtgärder? Alla granskade verksamheter fick efter granskningen en åtgärdsplan med de områden som behövde åtgärdas. I planen skulle de uppge åtgärd, tidsplan samt ansvarig för åtgärden. Stadsområdesnämnd Söder, Uppföljning av plan för intern kontroll 2014 14(31) 129 av 202 Presentation av granskningen gjordes av medicinskt ansvarig sjuksköterska i vård- och omsorgsverksamhetens kvalitetsråd i november 2014. De områden där det konstaterades brister kommer att åtgärdas i form av utbildning och information. Åtgärderna kommer att omfatta alla verksamheter, även de som inte ingick i den externa granskningen. En ny granskning kommer att genomföras i oktober 2015. 3.7 Social dokumentation och genomförandeplaner Identifierad risk: • att den sociala dokumentationen och genomförandeplaner inte håller god kvalitet. Hur har granskningen gått till? Kvalitetsgranskning av genomförandeplaner inom ordinärt boende och särskilt boende har gjorts under hösten. 57 respektive 24 genomförandeplaner granskades inom ordinärt boende och särskilt boende. Mätinstrumentet (matrisen) som användes för stickprovskontrollen har tillförlitlighetsgranskats utifrån hur väl resultaten överensstämmer mellan olika granskare. Vilket resultat visar granskningen? Granskningen visade att både kvantiteten och kvalitén hade ökat i jämförelse med 2013-års granskning. Framförallt visade resultatet att kvinnors och mäns inflytande och delaktighet i vården och omsorgen hade ökat. Granskningen visade att 72 % av brukarna i ordinärt boende och 79 % brukarna i särskilda boenden hade upprättade genomförandeplaner. Som ett kvalitetsmått var medelvärdet av de upprättade genomförandeplanerna i ordinärt boende 16 poäng och genomförandeplanerna i särskilda boenden 18 poäng, av totalt 22 poäng. Resultaten vid granskning av mätinstrumentet överensstämde till 99 % för särskilt boende och till 97 % för ordinärt boende. Har granskningen lett till åtgärder? Under 2014 har det genomförts flera utbildningsinsatser med fokus på att öka både kvantitet och kvalitet vad gäller genomförandeplaner. Granskningen var en indikator på hur väl dessa insatser fallit ut. Mätmetoden planeras att användas under 2015 för att granska utfallet av vård- och omsorgsverksamhetens fortsatta kvalitetsutveckling av innehållet i genomförandeplaner samt öka brukarnas (kvinnors och mäns) medverkan vid upprättande och uppföljning av genomförandeplaner. Stadsområdesnämnd Söder, Uppföljning av plan för intern kontroll 2014 15(31) 130 av 202 4 Områdesutveckling Avdelningen för områdesutveckling har haft två kontrollpunkter för året. 4.1 Ansvar för tvärfrågor Identifierad risk: • att tappa tvärfrågor. De tvärfrågor som avdelningen för områdesutveckling samordnar är stadsutveckling, närdemokrati, trygghet, folkhälsa, föreningsliv, näringsliv, lokal kultur och samverkan mellan skola, socialtjänst och polis. Under 2014 har två kontroller utförts under tertial 1 och 3. Hur har granskningen gått till? Vid de två tillfällena för mätning av kontrollpunkterna har utvärderande samtal genomförts. Samtalen bestod av två övergripande delar. I den första delen fick avdelningen berätta fritt utifrån inriktningarna: Beskriv hur arbetet med tvärfrågorna är organiserat och hur det planeras, genomförs och följs upp och Beskriv hur arbetet bedrivs för att uppnå kommunfullmäktiges styrdokument och målsättningar på området. I den andra delen gjordes en kontroll av avdelningens arbete med respektive tvärfråga med hjälp av sex frågor där det gick att svara ja eller nej. • Finns tydliga mål, åtaganden och aktiviteter för arbetet? • Följs mål, åtaganden och aktiviteter upp regelbundet? • Är alla berörda avdelningar engagerade i arbetet? • Är arbetet integrerat med övrig styrning? • Är målen, åtagandena och aktiviteterna kopplade till kommunfullmäktiges styrdokument? • Har arbetet bedrivits i tillräcklig utsträckning för att förvaltningen ska uppnå kommunfullmäktiges styrdokument och målsättningar på området? Vilket resultat visar granskningen? De utvärderande samtalen för tertial 1 och 3 visade att arbetet med de olika tvärfrågorna varierade. Bäst organiserat var arbetet med demokrati och delaktighet. Näringsliv och föreningsliv var de tvärfrågor där arbetet i lägst grad var strukturerat och planerat. Det utvärderande samtalet för tertial 3 visade att arbetet kring näringslivet hade utvecklats sedan tertial 1. Ett strukturerat samarbete med Fosie företagsby hade påbörjats däremellan och det kommer att fortsätta att utvecklas under 2015. Folkhälsoarbetet är i översyn tillsammans med välfärdsavdelningen på stadskontoret och övriga Stadsområdesnämnd Söder, Uppföljning av plan för intern kontroll 2014 16(31) 131 av 202 stadsområden. Vad gällde stadsutveckling skedde arbetet delvis inom områdesprogrammet såsom Syntesplan Lindängen på ett strukturerat sätt. Avdelningen svarar kontinuerligt även på yttranden gällande detaljplaner. De utvärderande samtalen för tertial 1 och 3 visade att i stort planerades, genomfördes och följdes arbetet upp inom den ordinarie budget- och uppföljningsprocessen för förvaltningen. Områdesutvecklingsavdelningens uppdrag är att samordna förvaltningens arbete med olika tvärfrågor. Samordningen av hela förvaltningen framstod som ett utvecklingsområde i det utvärderande samtalet för tertial 1. Avdelningens arbete med de olika tvärfrågorna har främst inriktats på den egna avdelningens uppdrag och åtaganden samt på samarbete med övriga Malmö stad och externa intressenter. Det utvärderande samtalet för tertial 3 visade att samordningen av hela förvaltningen hade utvecklats. Har granskningen lett till åtgärder? Samtliga stadsområden arbetar tillsammans med välfärdsavdelningen på stadskontoret med utveckling av tvärfrågorna och med Malmökommissionens rekommendationer och åtgärdsförslag. 4.2 Måluppfyllelse Identifierad risk: • att måluppfyllelse inte kan uppnås om de ekonomiska förutsättningarna inte förbättras Hur har granskningen gått till? Granskningen har inneburit att områdesutvecklingsavdelningens inrapporterade måluppfyllelse i samband med delårsrapport 1, delårsrapport 2 och årsanalys 2014 har granskats. Vilket resultat visar granskningen? Områdesutvecklingsavdelningen har bedömt att samtliga nämndsmål som de arbetat mot har uppnåtts under 2014. Avdelningen har inte heller visat några avvikelser i sitt arbete gentemot de förvaltningsgemensamma målen. Har granskningen lett till åtgärder? Nej. Stadsområdesnämnd Söder, Uppföljning av plan för intern kontroll 2014 17(31) 132 av 202 5 Stödjande och styrande verksamhet Stödjande och styrande verksamhet omfattar avdelningarna för HR, ekonomi och kommunikation. Dessa avdelningar har sammanlagt haft 14 kontrollpunkter. 5.1 Leverantörsfakturor Identifierad risk: • att det blir felaktigheter i leverensfakturor och utbetalningsunderlag. Hur har granskningen gått till? Leverantörsfakturor har granskats vid två tillfällen under 2014. 30 leverantörsfakturor granskades under april och ytterligare 30 granskades under november. Urvalet av fakturor som granskas inkluderade både elektroniska fakturor och fakturor som skannats in till ekonomisystemet Raindance. Vid granskningen inkluderas inte några interna leverantörsfakturor från andra förvaltningar i Malmö Stad. Granskningen har omfattat följande kontrollmoment: • • • • • • Redovisas rätt moms? Är konteringen, belopp rätt? Är fakturaadressen rätt? Är fakturan rätt granskningsattesterad? Är fakturan rätt beslutsattesterad? Är betalningstidpunkten rätt? Vilket resultat visar granskningen? Avvikelser: • • • • Tre av de granskade fakturorna hade fel fakturaadress. Tolv fakturor betaldes efter förfallodagen. En faktura betalades för sent på grund av felaktigt skannade uppgifter. Resterande fakturor betalades endast några dagar efter förfallodagen. Sju fakturor var konterade med fel konto. Två fakturor var beslutsattesterade av fel attestant. Sedan omorganisationen den 1 juli 2013 har Stadskontoret och ekonomiavdelningen på Stadsområdesförvaltning Söder löpande informerat leverantörer om ny fakturaadress. Det förekommer fortfarande att leverantörsfakturor adresseras till avvecklade förvaltningar eller till fel förvaltning. Ekonomiavdelningens bedömning är att antalet felaktigt adresserade fakturor successivt minskat under 2014. När fakturor är feladresserade kan det leda till att registrering och betalning blir sen. Stadsområdesnämnd Söder, Uppföljning av plan för intern kontroll 2014 18(31) 133 av 202 Det leder även till ett större administrativt arbete. Har granskningen lett till åtgärder? Leverantörer som skickar fakturor med fel adress kontaktas löpande. I samband med varje månadsstängning informeras chefer och administratörer om vikten av att attestera fakturor i tid. Samtidigt lämnas information om hur många fakturor som ligger i respektive inkorg. 5.2 Kundfakturor Identifierad risk: • att det blir felaktigheter i kundreskontra. Hur har granskningen gått till? Kundfakturor har granskats vid två tillfällen under 2014. 30 kundfakturor granskades under april. Ytterligare 30 fakturor granskades i oktober. Granskningen har omfattat följande kontrollmoment: • • Redovisas rätt moms? Följs rutinen för påminnelse och inkasso? Vilket resultat visar granskningen? Granskningen visade inga avvikelser. Har granskningen lett till åtgärder? Nej. 5.3 Ekonomiskt resultat Identifierad risk: • att nämnden får ett stort ekonomiskt underskott. Hur har granskningen gått till? Granskningen har utgått från den ekonomiska redovisningen till nämnden och de åtgärder som nämnden vidtagit. Vilket resultat visar granskningen? Bokslutet för 2014 visade på ett stort underskott, 42 696 tkr. Den ekonomiska prognosen som upprättades i september visade att stadsområdesnämnden riskerade ett underskott trots beslutad åtgärdsplan. Redan i april 2014 antogs denna åtgärdsplan för att uppnå ekonomisk balans. En ny åtgärdsplan beslutades vid septembers nämndsmöte. Totalt finns det beslutade åtgärder motsvarande 17 000 tkr. Nämnden har vidtagit åtgärder i form av beslutade åtgärdsplaner, som inte fått Stadsområdesnämnd Söder, Uppföljning av plan för intern kontroll 2014 19(31) 134 av 202 den ekonomiska effekt som förväntades. Har granskningen lett till åtgärder? Granskningen har lett till att nämnden har antagit en åtgärdsplan för att hantera risken för underskott. På grund av utebliven ekonomisk effekt kommer en ny åtgärdsplan att upprättas 2015 motsvarande 30 000 tkr. 5.4 Representation Identifierad risk: • att representation inte följer regelverket. Hur har granskningen gått till? Syftet med intern kontroll av representation var att granska och kartlägga rutiner för representation samt att kontrollera att riktlinjerna för hantering av representation följs. Riktlinjer finns att läsa i Anvisningar gällande representation på Komin. Gemensamt för all representation, dvs både extern och intern, är att uppgift om syfte, deltagare, rätt moms och konto måste framgå av verifikationen. Fakturor som avsåg representation granskades vid fyra tillfällen under 2014. Tio slumpmässigt utvalda fakturor avseende representation kontrollerades vid varje tillfälle, dvs totalt 40 fakturor. Representation i form av mat, dryck, evenemang etc valdes ut. Kontrollen omfattade att det vid representation fanns noterat eller bifogat till fakturan syftet med representationen samt deltagare, rätt moms och konto. Vilket resultat visar granskningen? Granskning av verksamheternas representation visade att riktlinjerna i huvudsak följdes och kontrollen uppvisade inte några större avvikelser. Bedömningen är att det är möjligt att fel upptäcks men att dessa har en mindre betydelse. Avvikelser: • • Deltagarförteckning saknades på sex fakturor. Uppgift om syftet med representationen saknades på sju fakturor. Har granskningen lett till åtgärder? Ingen särskild åtgärd bedöms krävas förutom löpande kontroll och uppföljning. Att en representationsfaktura inte alltid är korrekt kan bero på att det t ex saknas uppgifter om syfte eller deltagare. Detta åtgärdas vanligtvis alltid efter förvaltningens kontroller. Dessutom finns det redan en inbyggd kontroll av representation som bevakas särskilt vid den dagliga utbetalningskontrollen i ekonomisystemet Raindance. På dessa sätt minimeras konsekvenserna av felaktigt hanterande vid representation. Ekonomiavdelningen kommer att fortsätta att göra löpande slumpvisa kontroller Stadsområdesnämnd Söder, Uppföljning av plan för intern kontroll 2014 20(31) 135 av 202 för att säkerställa att regelverket följs. 5.5 Posttur Identifierad risk: • att leverensen brister. Hur har granskningen gått till? Kontroll av postturen och avvikelser från körschemat har genomförts vid varje arbetsplatsträff. Vilket resultat visar granskningen? Inga avvikelser har rapporterats. Har granskningen lett till åtgärder? Nej. 5.6 Kontraktsavtal och hyror Identifierad risk: • att kontraktsavtal och hyror missas att sägas upp. Hur har granskningen gått till? Granskning har genomförts varje månad genom att kontrollera uppsägningsbara kontrakt i LiMa:s (Lokal i Malmö) kontraktregister. Kontakt har därefter tagits med den verksamhet som hyrt lokalen för att få information om huruvida lokalen ska behållas eller avvecklas. Vilket resultat visar granskningen? Inga avvikelser rapporteras. Har granskningen lett till åtgärder? Nej. 5.7 Ekonomiska prognoser Identifierad risk: • att otydliga tidplaner och rutiner kan medföra felbedömningar vid framtagande av prognoser. Hur har granskningen gått till? Kontroll av att tidplaner och rutiner var upprättade. Stadsområdesnämnd Söder, Uppföljning av plan för intern kontroll 2014 21(31) 136 av 202 Vilket resultat visar granskningen? Den granskning som genomfördes vid tertial 1 visade att tidsplan och rutiner för året var upprättade. Har granskningen lett till åtgärder? Nej. 5.8 Frånvarorapportering Identifierad risk: • att frånvarorapportering, sjuk och VAB, inte sker enligt regler och rutiner. Felaktig lön/ersättning utgår. Hur har granskningen gått till? Två gånger under 2014, vecka 16 och vecka 45, gjordes kontroll av frånvarorapportering gällande sjukdom och vård av barn. Via förvaltningens chefer och chefsstöd utfördes granskningen och endast chefer, chefsstöd och HR-avdelningen visste vilken vecka som var kontrollvecka, detta gällde vid båda granskningstillfällena. Vid granskningarna fick förvaltningens chefer och chefsstöd information 3 veckor innan kontrollveckan. Under såväl vecka 15 som 44 samt på måndagen i vecka 16 respektive 45 skickades påminnelse om att kontroll skulle utföras. Granskningarna skedde på särskild blankett där registrering av eventuell frånvaro på arbetsplatsen skulle noteras. Chef eller chefsstöd angav namn och personnummer på den frånvarande medarbetaren, orsak till frånvaron, datum fr.o.m. – t.o.m. samt huruvida frånvaron var registrerad i tid och på rätt sätt eller ej. Det fanns även möjlighet för kommentar. Rapporterna sammanställdes och analyserades av HR-avdelningen. Vilket resultat visar granskningen? Under höstens kontrollperiod hade 40,5 procent av medarbetarna inte registrerat sin frånvaro korrekt alternativt i tid. Detta var en ökning jämfört med föregående kontroll, vecka 16, då 21,5 procent inte hade registrerat sin frånvaro korrekt alternativt i tid. Uppföljningen visade att det fortfarande finns ett stort behov av att klargöra chefens respektive medarbetarens uppdrag gällande frånvarorapportering. Resultatet innebär att förvaltningens verksamheter även fortsättningsvis måste säkerställa att de interna rutinerna som finns inte avviker från de Malmö stad-gemensamma rutiner vilka är kopplade till avtal och Allmänna bestämmelser. Har granskningen lett till åtgärder? HR-avdelningen kommer att informera i ledningsgrupperna om resultatet av intern kontrollen Stadsområdesnämnd Söder, Uppföljning av plan för intern kontroll 2014 22(31) 137 av 202 samt förtydliga de regler som gäller i Malmö stad. Det har tagits fram ett informationsmaterial för chef och medarbetare vilket rekommenderas att användas på arbetsplatsträffar. Målsättningen är att säkerställa att förvaltningens chefer och medarbetare har god kunskap kring hantering, rutiner och ansvar vid registrering av frånvaro via självservice. 5.9 Semesterförläggning Identifierad risk: • att semesterförläggning inte sker i enlighet med lag och avtal. Hur har granskningen gått till? HR-avdelningen har en gång under 2014, vecka 40, tagit ut rapport ur Personec P gällande semesterförläggning som understiger 20 dagar. Information om resultatet har skickats till berörda chefer samt ett förtydligande om att arbetsgivaren har skyldighet att för alla medarbetare lägga ut minst 20 dagars semesterledighet, eller det lägre antal dagar som svarar mot semesterrätten, innan 2014 års slut, om ingen annan överenskommelse är gjord. Vilket resultat visar granskningen? Semesterförläggning enligt regler tillämpas för majoriteten av förvaltningens medarbetare. I de fall inte semesterförläggning skett med korrekt antal dagar är detta vanligtvis beslutat i dialog med medarbetaren. Undantaget gäller semesterförläggning för föräldralediga och långtidssjukskrivna där viss osäkerhet finns kring gällande regler. Uppföljningen av rutinen visar behov av informationsinsatser gentemot chefer och chefsstöd för förbättrad kvalitet i rutinen. Har granskningen lett till åtgärder? I samband med uppföljningen har information skickats till berörda chefer om resultat och att arbetsgivaren har skyldighet att för alla medarbetare lägga ut minst 20 dagars semesterledighet, eller det lägre antal dagar som svarar mot semesterrätten. Chefer har även informerats om att detta även gäller medarbetare som är långtidssjukskrivna samt att även i samband med beviljande av föräldraledighet ska det samtidigt beaktas att utläggning av en sammanhängande semesterperiod om 4 veckor sker. Vid två tillfällen (maj och september) 2015 kommer HR-avdelningen att, via mail till chefer respektive på KOMIN, påminna om de regler som gäller för semesterförläggning för att säkerställa att det finns kunskap om rutinen inom organisationen. 5.10 Rekryteringsprocessen Identifierad risk: • att den Malmö stad gemensamma rekryteringsprocessen inte följs. Stadsområdesnämnd Söder, Uppföljning av plan för intern kontroll 2014 23(31) 138 av 202 Hur har granskningen gått till? Under 2014 har alla chefer inom stadsområdesförvaltning Söder fått besvara en enkät gällande sin användning och upplevelse av den av Malmö stad beslutade rekryteringsprocessen Rekrytera medarbetare. Enkäten har skickats ut vid två tillfällen; vecka 35 och vecka 49. Utgångspunkten var antagandet att om man använder sig av processen så minskar risken för ett diskriminerande förfarande. Vilket resultat visar granskningen? Av förvaltningens 52 chefer i tjänst under vecka 49 svarade 45 på den utskickade enkäten. Av de 45 chefer som inkommit med svar uppgav 32 att de använder sig av rekryteringsprocessen och dess stöddokument/mallar vid rekrytering av nya medarbetare. 12 av 45 chefer svarade att de inte hade kommit i kontakt med rekryteringsprocessen då de var nya i sin chefsroll alternativt att de inte hade rekryterat ny personal under det senaste året. En chef uppgav att chefen inte tidigare använt sig av rekryteringsprocessen men kommer att gör det vid nästföljande rekrytering. Vid en jämförelse av resultatet från de båda enkättillfällena har det skett en ökning från 50 % till 71 % när det gäller andelen chefer som tillämpar den beslutade rekryteringsprocessen. Samtliga chefer som uppgav att de använde sig av processen och dess stöddokument/mallar uppgav vid båda enkätundersökningarna att processen var till hjälp eller till stor hjälp vid rekrytering. Har granskningen lett till åtgärder? Under vår och höst 2015 kommer HR-avdelningen att erbjuda förvaltningens chefer utbildning i rekryteringsprocessen Rekrytera medarbetare. Syftet med utbildningen är att öka kvalitén och ge kunskap om rekryteringsprocessen så att rekryteringarna, av såväl kvinnor som män, främjar mångfald och minskar risken för diskriminering. Utbildningen vänder sig till samtliga chefer i förvaltningen. Vid sidan av utbildningen fortsätter HR-avdelningen att ge verksamheternas chefer ett nära och professionellt stöd i rekryteringsförfarandet. 5.11 Diskrimineringsfri rekrytering Identifierad risk: • att alla rekryteringar inte är fria från diskriminering. Hur har granskningen gått till? Vid granskningen har samtliga chefer i stadsområdesförvaltningen fått svara på en enkät gällande sin användning och upplevelse av rekryteringsprocessen. Detta då det vid föregående granskning (tertial 2, 2014), riktad till sökanden, visade sig att resultatet hade låg reliabilitet. Svarsfrekvensen var då mycket låg på den kvantitativa delen samt att det inte gick att säkerställa upplevelse av en Stadsområdesnämnd Söder, Uppföljning av plan för intern kontroll 2014 24(31) 139 av 202 diskrimineringsfri rekrytering i stadsområdesförvaltning Söder vid den kvalitativa undersökningen. Metoden som användes bedömdes inte som tillförlitlig och därför ändrades granskningsmetoden till årets andra kontroll. Under hösten hölls en utbildning i rekryteringsprocessen för förvaltningens chefer och med utgångspunkt i antagandet att om man använder sig av den Malmö stad beslutade processen Rekrytera medarbetare så minskar risken för ett diskriminerande förfarande. Granskningen mäter därmed användandet av processen och dess dokument/mallar. Vilket resultat visar granskningen? Av förvaltningens 52 chefer i tjänst svarade 45 på den utskickade enkäten. Resultatet visade att av de 45 chefer som inkommit med svar uppgav 32 att de använder sig av rekryteringsprocessen och dess stöddokument/mallar vid rekrytering av nya medarbetare. 12 av 45 chefer svarade att de inte hade kommit i kontakt med rekryteringsprocessen då de var nya i sin chefsroll alternativt att de inte hade rekryterat ny personal under det senaste året. En chef uppgav att chefen inte tidigare använt sig av rekryteringsprocessen men kommer att gör det vid nästföljande rekrytering. Samtliga chefer som uppgav att de använde sig av processen och dess stöddokument/mallar uppgav att dessa var till hjälp eller till stor hjälp vid rekrytering. Den chef som uppgav att hon inte använde sig av processen och dess stöddokument/mallar uppgav ändå att hon uppfattade, efter genomgången rekryteringsutbildning, att dessa kommer att vara till hjälp eller till stor hjälp vid rekrytering. Har granskningen lett till åtgärder? Under vår och höst 2015 kommer HR-avdelningen att erbjuda förvaltningens chefer utbildning i den Malmö stad beslutade rekryteringsprocess Rekrytera medarbetare. Syftet med utbildningen är att öka kvalitén och ge kunskap om rekryteringsprocessen så att rekryteringarna, av såväl kvinnor som män, främjar mångfald och minskar risken för diskriminering. Utbildningen vänder sig till samtliga chefer i förvaltningen. Vid sidan av utbildningen fortsätter HR-avdelningen ge verksamheternas chefer ett nära och professionellt stöd i rekryteringsförfarandet. 5.12 Ärendehantering: protokoll Identifierad risk: • att protokollet i ärendehanteringssystemet Platina inte överensstämmer med underskrivet original. Hur har granskningen gått till? Syftet med intern kontroll av protokollen är att kontrollera att förvaltningen efter införandet av Stadsområdesnämnd Söder, Uppföljning av plan för intern kontroll 2014 25(31) 140 av 202 det digitala dokument- och ärendehanteringssystemet Platina fortfarande följer kommunallagen för vad protokollen ska innehålla. I Kommunallagen 5 kap. 57-62 §§ beskrivs de juridiska kraven på protokollen. Protokollen ska redovisa: • • • • • • • • vilka ledamöter och ersättare som tjänstgjort vilka ärenden som har handlagts lagda yrkanden och förslag som inte har tagits tillbaka i vilken ordning ordförande lagt fram förslag till beslut genomförda omröstningar och hur de har fallit ut vilka beslut som har fattats vilka ledamöter som har deltagit i besluten och hur de har röstat vid öppna omröstningar vilka reservationer som har anmälts mot besluten De juridiska kraven betraktas som minimikrav. Protokollen bör även innehålla den information som allmänheten, förtroendevalda och tjänstemän behöver för att förstå vad ärendena handlar om. Stadsområdesnämnd Söders protokoll från och med januari till och med juni 2014 granskades och redovisades i rapporten Uppföljning av plan för intern kontroll Tertial 2. Därefter har en andra granskning av protokoll gjorts och som omfattade perioden augusti till och med december 2014 (nämnden sammanträdde inte i juli). Granskning berörde därmed följande sammanträdesdatum; 27 augusti, 24 september, 22 oktober, 26 november och 17 december. Vilket resultat visar granskningen? Granskningen av Stadsområdesnämnd Söders protokoll för januari till och med juni 2014 visade en avvikelse där uppgift om ajournering saknades på underskrivet original. Ingen åtgärd gjordes då protokollet redan var justerat och protokollfört. Uppgift om ajournering är inte ett lagkrav enligt kommunallagen och bedömdes inte heller vara av den karaktär att den tillförde information som allmänheten, de förtroendevalda eller tjänstemännen behövde för att förstå vad ärendena handlade om. Granskningen av protokollen från augusti till december 2014 visade att protokollen i dokumentoch ärendehanteringssystemet Platina överensstämde med de underskrivna originalen. Har granskningen lett till åtgärder? Nej. 5.13 Ärendehantering: rutin för ärenden från myndighetsutskott (MU) Identifierad risk: Stadsområdesnämnd Söder, Uppföljning av plan för intern kontroll 2014 26(31) 141 av 202 • att det tar för lång tid för beslut i individärenden som ska upp i nämnden om de inte kommer med direkt samma månad från MU till nämnden. Hur har granskningen gått till? Syftet med granskningen var att kontrollera så att rutinen och kommunikationen mellan myndighetsutskottet och nämnden fungerade så att de individärenden som bereds i myndighetsutskottet behandlades av nämnden samma månad. Detta för att den flicka, pojke, kvinna eller man beslutet berör inte ska behöva vänta längre än nödvändigt för att få besked om beslutet. De individärenden som bereds i myndighetsutskottet är sådana ärenden där beslutsrätten inte kan flyttas från nämnd till någon annan (ett utskott, en enskild förtroendevald eller en tjänsteperson). I 6 kap. 34 § kommunallagen beskrivs vilka beslut som inte kan delegeras. De beslut som berörs beskrivs i 10 kap. 5 § Socialtjänstlagen (SoL); • • • • beslut om att inte påbörja eller att lägga ner påbörjad utredning om faderskap (2 kap. 9 § föräldrabalken) beslut om yttranden till domstol innan domstol beslutar i adoptionsfråga (4 kap. 10 § föräldrabalken) beslut om att förbjuda en person, som har sitt hem inom kommunen, att utan nämndens medgivande ta emot andras underåriga barn för en sådan vistelse i hemmet som inte är tillfällig (5 kap. 2 § SoL) beslut om framställan till försäkringskassan om att barnbidrag eller underhållsbidrag ska betalas till annan lämplig person eller till nämnden (5 § lagen om allmänna barnbidrag, 17 § lagen om underhållsstöd). Granskningen innebar en jämförelse mellan myndighetsutskottets protokoll och nämndens protokoll för att säkerhetsställa att beredningsärendena i myndighetsutskottet gick vidare till nämnden. De protokoll som granskades för perioden juli till och med december 2014 var från myndighetsutskottets sammanträden den 21 augusti, 18 september, 16 oktober, 20 november och 18 december. Därmed inkluderade granskningen även protokollen från nämndsammanträden den 27 augusti, 24 september, 22 oktober, och 26 november. Individärendet som behandlades på myndighetsutskottet den 18 december tog upp på nämndsmötet den 28 januari 2015 (detta därför att nämndsmötet var den 17 december). Vilket resultat visar granskningen? Vid granskningen av protokollen för perioden januari till och med juni 2014 visade det sig att det inte gick att utläsa de specifika ärendena, genom till exempel klienten namn eller personnummer i myndighetsutskottets protokoll. Istället rubricerades ärendena som skulle vidare till nämnden som Beredningsärenden till nämnden. Det gick därför inte att granska om ärendena som hade behandlats i myndighetsutskottet hade gått vidare till nämnden. Dessutom så är det endast de handlingar till det aktuella sammanträdet för myndighetsutskottet som är tillgängliga via plattformen. Därför gick det inte heller att kontrollera föregående sammanträden. Stadsområdesnämnd Söder, Uppföljning av plan för intern kontroll 2014 27(31) 142 av 202 Som ett resultat av detta ändrades rutinen så att beredningsärendena i nämnden fortsättningsvis inte längre var ett samlingsärende. Istället behandlades beredningsärendenas som unika ärenden och redovisades i myndighetsutskottets protokoll med klientens namn och personnummer. Granskning av protokollen för perioden juli till och med december 2014 visade att samtliga individärenden som beredes i myndighetsutskottet tog upp i nämnden enligt fastställd rutin. Har granskningen lett till åtgärder? Nej. 5.14 Arvodering Identifierad risk: • att det blir felaktigheter vid registrering av arvoden till politikerna. Hur har granskningen gått till? Syftet med intern kontroll av arvode är att kontrollera att förvaltningen följer de regler som är beskrivna i Arvodesregler för förtroendevalda i Malmö stad. Reglerna beslutades av kommunfullmäktige den 30 maj 2013, § 92, bihang 54. Granskningen omfattade sammanträdesarvode, inläsningsarvode och förrättningsersättning. Vad som menas med förrättning står beskrivet i § 6 i reglerna och där anges bland annat överläggning med utomstående myndighet eller organisation, utförande av granskningsuppgifter inom ramen för revisionsuppdrag, konferenser, kurser, informationsmöten eller liknande i kommunal angelägenhet. Förrättningsersättning betalas ut enligt samma regler som för deltagande i sammanträden. Ersättningen förutsätter ett uppdrag eller beslut i nämnden. Samtliga inlämnade närvarolistor för frånvarande arbetstid för förtroendevalda jämfördes med arvodena som rapporterats in till HR-service. Kontrollen gällde perioden juli till och med december 2014 och berörde nämndssammanträden, arbetsutskott, myndighetsutskott, Pensionärsråd, Grupp med ansvar för dialog mot klienter och brukare, samt ordförandens månadssammanställningar. Vilket resultat visar granskningen? Granskningen av utbetalda arvoden visade på tre avvikelser. För sammanträde med nämndens arbetsutskott den 13 augusti, 10 september och 8 oktober hade det felaktigt utgått sammanträdesarvode till ordförande och vice ordförande. Har granskningen lett till åtgärder? Rättelse av avvikelserna har anmälts till HR-service. Stadsområdesnämnd Söder, Uppföljning av plan för intern kontroll 2014 28(31) 143 av 202 6 Uppföljning av direkta åtgärder noterade i riskanalys Som förberedelse till Plan för intern kontroll 2014 gjordes riskanalyser på varje avdelning där risker identifierades utifrån avdelningens viktigaste processer. För varje risk gjordes en bedömning av risk- och sannolikhet enligt nedanstående matris. Konsekvens 4 – Allvarlig 4 8 12 16 3 – Kännbar 3 6 9 12 2 – Lindrig 2 4 6 8 1 – Försumbar 1 2 3 4 Sannolikhet 1 – Osannolik 2 – Mindre sannolik 3 – Möjlig 4 – Sannolik De två graderingarna multipliceras i matrisen, vilket ger ett värde 1–16. Om en risk exempelvis både anses allvarlig och sannolik får den ett värde på 4*4=16. Riskvärdet fungerar som underlag när det ska bedömas hur risken ska hanteras. För de risker som fått värden mellan 9-12 tas alltså en kontrollpunkt fram som ingår i nämndens plan för intern kontroll. Risker med ett värde under 9 accepteras. Risker som får ett mycket högt värde (16) anses alltså vara så sannolika och allvarliga att en omedelbar åtgärd ska ske. Denna åtgärd ska dokumenteras i riskanalysen. Ibland noterades även direkta åtgärder för risker med lägre värde än 16 i riskanalysen. I samband med uppföljningen av den interna kontrollen för 2014 följs också upp att dessa direkta åtgärder, som noterats i riskanalyser, har utförts. Uppföljningen gäller både de direkta åtgärderna för risker med 16 i bedömning och övriga direkta åtgärder som angetts i riskanalysen. Lista på omedelbara åtgärder efter avdelning/arbetsutskott Riskanalys utförd av Risk Direkt åtgärd Utförd: Ja/ Nej/Pågående Arbetsutskott Risk att nämnden inte hinner ta del av sammanställningen av delegationsbeslut på nämnden Ta fram ett nytt sätt att redovisa delegerade beslut: exempelvis: följa upp beslut som överklagats och fått rätt i nästa instans Ja Arbetsutskott Risk att de delegationsbeslut som är utöver de vanliga inte kommer nämnden tillkänna Upprätta/revidera rutin för att ärenden av principiell karaktär tas upp Ja Arbetsutskott Risk att information om större händelser inte når nämnden vid helger/helgdagar Se till att Retrieverbevakningen går till arbetsutskottets politiker Ja Arbetsutskott Risk att information om större Gå igenom rutin för information Ja Stadsområdesnämnd Söder, Uppföljning av plan för intern kontroll 2014 29(31) 144 av 202 Riskanalys utförd av Risk Direkt åtgärd händelser inte når nämnden vid helger/helgdagar till förtroendevalda vid större händelser Arbetsutskott Risk att nämndens politiker inte vet vem de ska hänvisa till vid större händelser, exempelvis för nya företroendevalda Dela ut kort med information om vad man ska göra när media ringer till nämnden Ja Vård och omsorg Att biståndshandläggare inte försäkrar sig om att den som ansöker om bistånd eventuellt har god man eller förvaltare Ett tillägg i rutinen: ”RutinAnsökan, anmälan, annat sätt” om hur dokumentation sker i nuvarande verksamhetssystem för att säkra processen Ja Vård och omsorg Brist i informationsöverföring mellan SVPL-handläggare och ordinarie biståndshandläggare Ordinarie biståndshandläggare ska uppdatera sig i systemet SVPL-IT. Informera biståndshandläggare vid arbetsplatsträff Ja Vård och omsorg Att biståndshandläggare inte signerar utredning/beslut så att verksamheten kan läsa utredning i verksamhetssystemet Övergripande superanvändare av verksamhetssystemet informerar verksamheterna om möjligheterna att kunna läsa utredningarna i dokumentationssystemet Ja Vård och omsorg Att start av korttidsinsatser i verksamhetssystemet missköts Övergripande superanvändare av verksamhetssystemet informerar verksamheterna om vems ansvar det är att starta korttidsinsatser Ja Vård och omsorg Att rutinerna kring upprättande av vårdplanerna i samband med användningen av skyddsåtgärder inte följs Revidering av rutin samt information om rutin till verksamheterna vid arbetsplatsträffar Ja Förvaltningens ledningsgrupp Risk att inte ha råd att rekrytera tillräckligt med medarbetare Säkra upp underlag till dokument i budget- och uppföljningsprocess Ja Förvaltningens ledningsgrupp Risk att inte ha råd att rekrytera tillräckligt med medarbetare Se över verksamheter och anpassa dem till de ekonomiska förutsättningarna Pågående HR Medarbetare har inte anställningsavtal med aktuella uppgifter. Uppgifterna i avtalen ligger till grund för inom vilka ramar AG kan agera Upprätta rutin för när nya avtal ska skrivas av chef/chefsstöd Pågående HR Medarbetare har inte anställningsavtal med aktuella uppgifter. Uppgifterna i avtalen ligger till grund för inom vilka ramar AG kan agera Upprättande av inbyggd kontroll Nej HR Säkerställ att den Malmö stad gemensamma rekryteringsprocessen följs. Viktigt att alla rekryteringar är fria från diskriminering Fortbildning för chefer alternativt upprättande av ”lathund” Ja Kommunikation Sen inkoppling i processen, som kan leda till förtroendeförlust Kontinuerlig utbildning Pågående Kommunikation Bristande hantering av presskontakt Pressutbildning Ja Kommunikation Hanteringsfel i distributionsledet Ha rätt rutiner inom förvaltningen och vara tydliga i beställningar Ja Stadsområdesnämnd Söder, Uppföljning av plan för intern kontroll 2014 Utförd: Ja/ Nej/Pågående 30(31) 145 av 202 Riskanalys utförd av Risk Direkt åtgärd Utförd: Ja/ Nej/Pågående Kommunikation Att ett ärende inte kommer med till nämndsprotokollet Upprättande av ny rutin Ja Kommunikation Tappad månad för beslut i individärenden om de inte kommer med från MU till nämnden direkt Upprättande av ny rutin Ja Ekonomi Dagkassor Utbildning Pågående Stadsområdesnämnd Söder, Uppföljning av plan för intern kontroll 2014 31(31) 146 av 202 Uppföljning Intern kontroll 2014 Stadsområdesnämnd Väster Detta är stadsområdesnämndens tredje rapportering för året av genomförda interna kontroller enligt antagen IK-plan för 2014. Rapporteringen omfattar denna gång resultatet av kontrollerna för alla de granskningsområden som anges i IK-planen, sammanlagt 19 stycken. 13 kontroller är inte tidigare rapporterade. De resultat som tidigare rapporterats i samband med DR1 och DR2 återges här i ljusgrå skrift. Stadsområdesnämnd Väster 147 av 202 Rapportering av genomförda kontroller enligt IK-plan 2014 Nr i Granskningsområde Kontrollmoment och syfte Granskningssätt IKplan Granskningsresultat Resultat av kontrollen Genomförda eller planerade åtgärder Rapporteras till SONV 1 Arbetsmiljö Säkra att chefer fångar det förde‐ lade ansvaret och tillämpningen av arbetsmiljörutiner Cheferna har inter‐ vjuats med hjälp av ett semistrukturerat intervjuunderlag. Cheferna känner till rutinerna kring arbetsmiljöansvaret, samt checklistan för planering och upp‐ följning av Systematiskt Arbetsmil‐ jöarbete(SAM). Fördjupad rutin angående fördelning av arbets‐ miljö ansvar beslutades under våren och har därför ännu inte kunnat få fullt genomslag i prakti‐ ken. 2 Ledarskap Säkra nya chefers kunskap om alla delar i ansvar och befogen‐ heter. Under november har HR‐konsulter genomfört inter‐ vjuer, enligt gemen‐ samt frågeformulär, med 15 chefer an‐ ställda efter 130701. Alla nya chefer har erbjudits och deltagit i det av SoF Väster fram‐ tagna introduktionsprogrammet. Alla har fått en sammanhållen verksamhetsnära introduktion inom sina verksamhetsområden, men en chef har fått introduktion‐ en till delar. Hälften av cheferna har gått Malmö stads övergripande intro‐ duktion. Övriga har inte haft kun‐ skap om att den fanns. Den interna rutinen inom förvalt‐ ningen bedöms fungera väl. HR‐avdelningen kommer under 2015, genom dialog med av‐ delningschefer och enhetsche‐ fer att följa upp tilldelning av arbetsmiljöansvar till nya che‐ fer i verksamheten. Dessutom kommer i medarbetarsamtalen chef/chef att ha särskilt fokus på SAM (dec 14/jan15). december 2014 Information om Malmö stads övergripande introduktion kommer att läggas till som moment i den checklista för nya chefer som HR‐ avdelningen håller på att ta fram. december 2014 Vid upptäckt av avvikelser från rutinen, hanteras detta utan december 2014 3 Teamarbete inom VoO Säkra informationsöverföring Kontroll av före‐ komst av rutiner Det finns lokal rutin för överrap‐ portering som är välkänd av samt‐ 148 av 202 Rapportering av genomförda kontroller enligt IK-plan 2014 Nr i Granskningsområde Kontrollmoment och syfte Granskningssätt IKplan mellan avdelning bistånd och avdelning verksamhet; samord‐ ning av insatser för brukare. 4 Granskningsresultat Resultat av kontrollen Genomförda eller planerade åtgärder Lokala rutiner inom VoO Säkra tillgänglighet till och kän‐ nedom om lokala rutiner. avseende info‐ överföring och följ‐ samhet till dessa. Intervju av med‐ lemmar i SVPL1‐ teamet utifrån frå‐ geunderlag. 8 medarbetare inom 4 sektioner ordinärt boende, 4 medarbe‐ tare inom 2 SÄBO2 (4 avd.), 3 medarbe‐ tare inom hemsjuk‐ vård/rehab har in‐ tervjuats om känne‐ dom om innehåll i den lokala rutinen avseende basal hy‐ gien, när vårdtagare inte öppnar, över‐ raportering till ssk, tillkallande av ssk vid behov av medi‐ cinsk kompetens, skydd‐ och begräns‐ ningsåtgärder. liga i SVPL‐teamet. Rutinerna följs i stor omfattning, men vissa mindre avvikelser har upptäckts i sam‐ band med korttidsvistelser. Alla intervjuade medarbetare kän‐ ner till och kan redogöra för inne‐ hållet i rutinerna. Rapporteras till SONV fördröjning via tillsatt rutin‐ grupp som åtgärdar avvikelsen och föreslår rutinförändringar. Rutingruppen har ett uppdrag att påbörja förändring avse‐ ende rutinen vid placering för korttidsvistelse. Vid granskningen har upptäckts behov av ny egen rutin för sektionscheferna: att gå ige‐ nom rutinerna med nya med‐ arbetare, samt att vid åter‐ kommande tillfällen, t.ex. ar‐ betsplatsträffar, påminna om innehållet i lokala rutiner. december 2014 1 2 SVPL= Samordnad VårdPlanering SÄBO=Särskilt Boende 149 av 202 Rapportering av genomförda kontroller enligt IK-plan 2014 Nr i Granskningsområde Kontrollmoment och syfte Granskningssätt IKplan 5 Granskningsresultat Resultat av kontrollen Genomförda eller planerade åtgärder Dokumentation inom VoO Säkra kvaliteten i daganteckning‐ ar och genomförandeplaner en‐ ligt SoL inom ÄO. Dokumentation inom VoO Säkra kvaliteten i daganteckning‐ ar och genomförandeplaner en‐ ligt SoL inom ÄO. Rapporteras till SONV Urval; 75 journaler för brukare i ordi‐ närt boende. 16 enheter. Kontroll av kvalitet och kvantitet i an‐ teckningarna utifrån framtagen check‐ lista. 25 av 75 brukarjournaler upprätt‐ höll god kvalitet avseende dagan‐ teckningar. 4 av 57 genomförandeplaner höll god kvalitet. Övriga saknade en eller flera uppgifter. Urval; 75 journaler för brukare i SÄBO, 12 boenden. Kontroll av kvalitet och kvantitet i an‐ teckningarna utifrån framtagen check‐ lista. 45 av 75 daganteckningar upprätt‐ höll god kvalitet. Det fanns 70 upp‐ rättade genomförandeplaner, varav 43 hade godkänd kvalitet. I 23 journaler saknades information om aktuell kontaktman. Utbildning av samtliga medar‐ betare i nytt dokumentations‐ system fr.o.m. hösten 14. Sektionschefer ska: ‐ granska genomförandeplaner före signering ‐ ta upp vikten av dokumentat‐ ion på APT och i medarbetar‐ samtal ‐ se till att medarbetarna har tid för dokumentation ‐ att nyanställda och vikarier ska genomgå utbildning i dokumentation. Ny kontroll under 2015. Utbildning av samtliga medar‐ betare i nytt dokumentations‐ system fr.o.m. hösten 14. Sektionschefer ska: ‐ granska genomförandeplaner före signering ‐ ta upp vikten av dokumentat‐ ion på APT och i medarbetar‐ samtal ‐ se till att medarbetarna har tid för dokumentation ‐ nyanställda och vikarier ska genomgå utbildning i doku‐ mentation. september 2014 december 2014 150 av 202 Rapportering av genomförda kontroller enligt IK-plan 2014 Nr i Granskningsområde Kontrollmoment och syfte Granskningssätt IKplan Granskningsresultat Resultat av kontrollen Genomförda eller planerade åtgärder Rapporteras till SONV 6 Utredning LSS‐ansökan Säkra skyndsam utredning och att handläggningstiderna inte över‐ skrider 4 månader. Totalundersökning. Genomgång av alla ansökningar utan beslut samt alla ej verkställda beslut. Handläggningstiderna överskrider inte 4 månader. Det finns inga ej verkställda beslut. Två personer som vill byta bostad har dock fått vänta längre än fyra månader. 7 Insatser arbetsterapeuter och sjukgymnaster Säkra att väntetider för insatser‐ na följer för Malmö stad upprät‐ tade ledtider. Totalundersökning. Genomgång av sta‐ tistik (antal dagar från inrapporterat ärende till insats‐ start). Av totalt 4193 ärenden under första halvåret 2014 har i 127 fall inte in‐ satser kommit igång inom ledtid. Avvikelsen utgör 3 %, vilket bedöms acceptabelt utifrån den situation som rått inom verksamheten (omor‐ ganisation). Förbättring har skett andra kvartalet i förhållande till det första. 8 Säkerhetskulturen inom VoO Säkra kulturen kring brukarens säkerhet; avvikelsehantering. Totalundersökning. Digital enkät ”säker‐ heten för vårdtaga‐ ren” har sänts till alla medarbetare på alla arbetsplatser inom VoO. Besvarats via länk på Komin. En biståndshandläggare har fått uppdrag att särskilt följa upp de personer som vill byta bostad. maj 2014 Den positiva utvecklingen kom‐ mer att följas upp genom mät‐ ning av ledtider två gånger om året. september 2014 För att bibehålla och utveckla en bra säkerhetskultur inom verk‐ samheten, kommer nya och be‐ fintliga medarbetare att ges ut‐ bildning / information även fort‐ sättningsvis. Enhetscheferna ska stödja sektionscheferna i infö‐ randet av kvalitets‐ och avvikel‐ seråd. Systematiskt arbete avs. uppföljning av avvikelser startas under hösten i samtliga lednings‐ grupper. september 2014 Enkäten besvarades av 297 medar‐ betare av 1100 möjliga (27 %). Medvetenheten om den egna ar‐ betsplatsens avvikelser kan utveck‐ las. Utifrån svaren görs totalbedömning‐ en att rutinerna för säkerhet och avvikelserapportering i stort funge‐ rar. 151 av 202 Rapportering av genomförda kontroller enligt IK-plan 2014 Nr i Granskningsområde Kontrollmoment och syfte Granskningssätt IKplan 9 Granskningsresultat Resultat av kontrollen Genomförda eller planerade åtgärder Privata medel Säkra att privata medel inom ÄO hanteras enligt regler och riktlin‐ jer. Kontroll utförd en‐ ligt checklista på två boenden; privata medel för 15 bru‐ kare. Ekonomiavdelningen håller på att utbilda medarbetare på alla bo‐ enden i de rutiner som gäller. Dokumentationen håller på att gå över till att föras i kassaböcker istället för på lösblad. Plånböcker håller på att inhandlas. maj 2014 Konstaterade avvikelser hanteras i samarbete mellan ekonomiav‐ delningen och aktuella enhets‐ och sektionschefer. Utbildning har genomförts med all personal på boendena. Införande av strukturerad hand‐ ledning av erfaren personal på boendet. Nya kontroller kommer att ske Sammantagen bedömning: under 2015. Det är svårt att följa om uppföljning Alla handläggare har deltagit i en intern workshop kring mål i ge‐ av genomförandeplanerna har ge‐ nomförts och om planerna är indivi‐ nomförandeplanerna. duellt anpassade. Det saknas planer Fortsatt utvecklingsarbete kom‐ mer att bedrivas avseende att i ärenden om boendestöd. Av 20 granskade planer finns tydliga mål i vårdgivarna ska ta fram bra och 16, men i 4 är målen otydliga. individuella planer i alla ärenden. december 2014 Mindre avvikelser konstateras på de två boendena; otillräcklig doku‐ mentation och kvittohantering, ge‐ mensamma rutiner angående dokumentation har ännu inte in‐ förts, saknas plånbok. Privata medel Säkra att privata medel inom ÄO hanteras enligt regler och riktlin‐ jer. Kontroll utförd en‐ ligt checklista. Kon‐ trollen har i förhål‐ lande till IK‐planen utökats med ytterli‐ gare ett boende, dvs. 3 boenden med sammanlagt 33 bru‐ kare. Rapporteras till SONV Boende 1: inga avvikelser Boende 2: avvikelser Boende 3: större avvikelser i form av differenser mellan kassabok och kontanter, inköp som inte kan här‐ ledas till brukares behov, saknade verifikationer. Avsaknad av struktu‐ rerat arbete enl. gällande rutiner. 10 Genomförandeplaner inom IoF Säkra kvalitet i vården genom tydliga genomförandeplaner. Aktgranskning av 20 slumpmässigt ut‐ valda ärenden. Kon‐ troll av individuella planer för insatser för vuxna. maj 2014 152 av 202 Rapportering av genomförda kontroller enligt IK-plan 2014 Nr i Granskningsområde Kontrollmoment och syfte Granskningssätt IKplan 11 Granskningsresultat Resultat av kontrollen Genomförda eller planerade åtgärder Utbildning familjehem IoF Säkra kvalitet i vården för famil‐ jehemsplacerade barn, och att förebygga avbrott i vården, ge‐ nom att familjehemsföräldrar genomgått adekvat utbildning. Inventering av samt‐ liga familjehem och genomgång av hur många som gått utbildningen (i före‐ kommande fall båda föräldrarna). Rapporteras till SONV 49 familjehem var aktuella i novem‐ ber. 23 familjer har gått familje‐ hemsutbildningen. Inom 5 familjer har endast ena föräldern gått ut‐ bildning. För 5 familjer finns inga uppgifter om familjen gått utbild‐ ning eller inte. I 16 familjer har ing‐ en gått utbildningen. Skäl finns i vissa fall för varför föräld‐ rarna inte gått utbildning: Språkhin‐ der, arbetstider, arbete som familje‐ hemssekreterare. Rutiner införs för familjehems‐ sekreterarna, att krav ställs på de tilltänkta familjehemmen att de ska ha gått adekvat utbildning. Detta blir en del i metodiken i utredningarna inför godkän‐ nande av familjehemmen. december 2014 Familjehemssekreterarna ska inför utredning av tilltänkt famil‐ jehem, efterfråga om utredarna på barn‐ och familjeenheten har använt nätverksmöte som en del i utredningen kring barnet. december 2014 12 Nätverksmöten Säkra att nätverksmöten genom‐ förs före placering i familjehem. Totalundersökning. Framtagning av sta‐ tistik över genom‐ förda nätverksmö‐ ten i alla under 2014 aktuella ärenden om familjehemsplace‐ ring. 21 barn har familjehemsplacerats fram till november månad. 9 stycken har gällt ensamkommande flyktingbarn, varför nätverksmöten inte varit tillämpligt. I 3 ärenden har det rört sig om omdedelbara om‐ händertaganden varför nätverksmö‐ ten inte varit aktuellt. Nätverksmöte avseende familje‐ hemsplacering har inte genomförts i resterande 9 ärenden. 153 av 202 Rapportering av genomförda kontroller enligt IK-plan 2014 Nr i Granskningsområde Kontrollmoment och syfte Granskningssätt IKplan 13 14 Granskningsresultat Resultat av kontrollen Genomförda eller planerade åtgärder Trygghet och säkerhet ‐ fritids‐ verksamheten Säkra tryggheten för besökare och personal genom förekomst av och kännedom om innehåll i säkerhetsrutiner. Trygghet och säkerhet ‐ kultur och medborgarmöten Säkra tryggheten genom före‐ komst av och kännedom om in‐ nehåll i säkerhetsrutiner. På alla mötesplatser för ungdomar samt inom förebyggande verksamhet. Inven‐ tering av dokumen‐ terade rutiner för att hantera Hot och våld, Skadegörelse o stöld samt brand‐ skydd. Intervju med medarbetare om kännedom om inne‐ hållet i rutinerna. Intervjuer, enligt gemensamt inter‐ vjuunderlag, med enhetschefen för verksamheten kul‐ tur‐ och med‐ borgarmöten samt med medarbetare på bibliotek/ info‐ center. Inventering av dokumenterade rutiner för att han‐ tera Hot och våld, Skadegörelse och stöld samt Brand‐ skydd. Det finns framtagna rutiner i verk‐ samheterna vilka uppdateras regel‐ bundet och är kända av personalen. Inga avvikelser. Rapporteras till SONV - september 2014 ‐ december 2014 Personalen känner väl till rutinerna som finns tillgängliga digitalt och/eller i pappersform. Arbetsmil‐ jöfrågorna är stående punkter på arbetsplatsträffarna. 154 av 202 Rapportering av genomförda kontroller enligt IK-plan 2014 Nr i Granskningsområde Kontrollmoment och syfte Granskningssätt IKplan 15 16 Granskningsresultat Resultat av kontrollen Genomförda eller planerade åtgärder Trygghet och säkerhet ‐ Apo‐ teksgatan Säkra tryggheten genom före‐ komst av och kännedom om in‐ nehåll i säkerhetsrutiner. Semesteruttag Säkra att alla anställda tar ut minst 20 semesterdagar enligt semesterlag och AB3 § 27. Inventering av do‐ kumenterade ruti‐ ner för att hantera Hot och våld, Skade‐ görelse och stöld samt Brandskydd. Intervju med med‐ arbetare avseende kännedom om inne‐ hållet i rutinerna. Totalundersökning genom utdrag ur HR4‐systemet avse‐ ende semesteruttag. Rapporteras till SONV Det finns rutiner. Dessa kommunice‐ ras bland annat vid de regelbundna revideringarna och delas ut till alla nyanställda. Det saknas definierat ansvar för övningar avseende brand/utrymning. Larmen testas inte med regelbundenhet. Ansvar för brandövningar har beslutats tillhöra ekonomiavdel‐ ningen / lokalsamordnaren. Brand‐/utrymningsövning kom‐ mer att genomföras 1 ggr/år. Överfallslarm och tillhörande rutiner, kommer att testas varannan månad. september 2014 Information om kontrollens re‐ sultat har gått ut till alla chefer vilka även informerades om att en kommande kontroll i decem‐ ber förväntades visa bättre resul‐ tat. Den senare kontrollens resul‐ tat redovisas under 2015. december 2014 Ena enheten: två personer bör närvara vid avstämning av kassa och pengarna bör förvaras i vär‐ deskåp efter stängning istället för i kassapparaten. maj 2014 Kontroll 30 september visade att 225 medarbetare ännu inte hade minst 20 semesterdagar utlagda i HR‐systemet. Erfarenheterna visar att många medarbetare lägger ut ansökan om semesterdagar under december månad inför julhelgen. 17 Kontanthantering Säkra att rutiner för daglig kassa‐ redovisning och förvaring av kon‐ tanter finns och följs. Granskning av kon‐ tantförsäljning på en mötesplats och en fritidsgård. Kontroll enligt framtagen checklista. Hanteringen fungerar enligt fast‐ ställda rutiner på enheterna. På den ena enheten finns mindre förbätt‐ ringar att genomföra. 3 4 AB= Allmänna Bestämmelser HR=Human Resource, dvs. personalsystemet. 155 av 202 Rapportering av genomförda kontroller enligt IK-plan 2014 Nr i Granskningsområde Kontrollmoment och syfte Granskningssätt IKplan 18 Granskningsresultat Resultat av kontrollen Genomförda eller planerade åtgärder Kontanthantering Säkra att rutiner för daglig kassa‐ redovisning och förvaring av kon‐ tanter finns och följs. Ipad/Iphone‐säkerhet Att säkra att känslig information inte kommer i orätta händer. Ipad/Iphone‐säkerhet Att säkra att känslig information inte kommer i orätta händer. Granskning av kon‐ tantförsäljning på ett bibliotek och en fritidsgård. Kontroll enligt framtagen checklista. Oanmäld kontroll på plats då Iphones och Ipads visas upp: kontroll av använd‐ ning av autolås och aktiverad lösenkod. Grupper: Förtroen‐ devalda och social‐ sekreterare inom IoF. Dessa gruppers chefer. Oanmäld kontroll på plats då Iphones och Ipads visas upp: kontroll av använd‐ ning av autolås och aktiverad lösenkod. Grupper: socialsek‐ reterare och deras chefer inom IoF. Biståndshandläggare och sjuksköterskor inom VoO. Rapporteras till SONV Hanteringen fungerar i enlighet med Ena enheten: två personer bör närvara vid avstämning av kassa, riktlinjerna, med endast mindre förbättringar som kan göras. istället för en idag. Insättningar på konto kan ske oftare. december 2014 3 förtroendevalda hade inte lösen‐ kod. 7 av 17 kontrollerade enheter inom IoF saknade lösenkod. En lätthanterlig manual är under framtagande. Den kommer att informera om skyldigheten att ha lösenkod samt hur denna kopp‐ las på. Kommuniceras genom massutskick och på intranätet Komin. Förnyad kontroll kommer att genomföras. september 2014 En lätthanterlig manual har pub‐ licerats på Komin. december 2014 På alla telefoner fanns autolås och säkerhetskoden aktiverad. Inga avvi‐ kelser. 156 av 202 Rapportering av genomförda kontroller enligt IK-plan 2014 Nr i Granskningsområde Kontrollmoment och syfte Granskningssätt IKplan 5 SITHS ‐kort Säkra att känslig information inte kommer i orätta händer genom otillbörlig användning av dato‐ rer/register. 19 Granskningsresultat Resultat av kontrollen Genomförda eller planerade åtgärder SITHS‐kort Säkra att känslig information inte kommer i orätta händer genom otillbörlig användning av dato‐ rer/register. Rapporteras till SONV Oanmält. Besiktning av lokaler och da‐ torarbetsplatser för att kontrollera att inga SITHS‐kort lig‐ ger tillgängliga för obehöriga. På 8 av 47 arbetsplatser inom hem‐ sjukvården, på 11 av 46 arbetsplat‐ ser inom REHAB och 5 av 34 arbets‐ platser för biståndshandläggare, låg SITHS‐korten framme utan att den anställde var på plats. Oanmält. Besiktning av lokaler och da‐ torarbetsplatser för att kontrollera att inga SITHS‐kort lig‐ ger tillgängliga för obehöriga. På ingen av de 47+48 arbetsplatser‐ na hittades några SITHS‐kort lig‐ gande framme. Inga avvikelser. Förnyad information kommer att ges till aktuella enheter. Förnyad kontroll kommer att genomföras. september 2014 Information om hantering av SITHS‐korten har getts till aktu‐ ella enheter. december 2014 5 SITHS=System för identifiering/inloggning för sjukvårdspersonal. 157 av 202 Uppföljning av Intern kontrollplan 2014 Stadsområdesnämnd Innerstaden Beslutsdatum: Nämnd: Förvaltning: 2015-02-25 Stadsområdesnämnd Innerstaden Stadsområdesförvaltning Innerstaden 158 av 202 Malmö stad Stadsområdesnämnd Innerstaden Uppföljning av intern kontrollplan - 2014 2015-02-04 Förvaltningsspecifika kontrollmoment Granskningsområde Granskningssätt (kontrollerad process/rutin/moment) (beskrivning av hur kontrollen genomförts) Granskningsresultat Återrapportring (resultat av kontrollen, ev åtgärder) (datum för rapport i nämnden) Avdelning vård och omsorg: 1) Inköp av tekniska hjälpmedel Kontroll att inköpta tekniska hjälpmedel har Under 2014 har sex anmälningar om negativa händelser 2015-02-25 hög medicinteknisk säkerhet. och tillbud med medicintekniska produkter gjorts till Läkemedelsverket. Fem av anmälningarna avser rollatorer Enligt delegationsordningen så har enhets- och en avser rullstol. chef på Hjälpmedelscentrum i sitt uppdrag att rapportera negativa händelser och allvar- Rutinen bedöms fungera. ligt tillbud med medicintekniska produkter till Läkemedelsverket. Vid negativ händelse eller tillbud med medicinteknisk produkt rapporteras händelsen i Flexite av arbetsterapeut eller sjukgymnast i stadsområdena och sen står enhetschef på Hjälpmedelscentrum för analys, utredning samt åtgärd. 2) Personalomsättning och sjukfrånvaro bland chefer inom avdelning för vård och omsorg Kontroll av personalomsättningen och omfattningen av sjukfrånvaron gällande chefer. Genom statistik, avseende personalomsättning och sjukfrånvaro av chefer, granska omfattningen för analys om detta påverkat verksamheten. Resultatet av medarbetarenkät kan eventuellt också ligga till grund för analys. Framtagen statistik för perioden januari-april visar en personalomsättning på 13 % och en sjukfrånvaro på 2,58 %. Tillsammans med resultatet från medarbetarenkäten, som genomfördes i början av 2014, kommer statistiken att analyseras under hösten för att kunna bedöma hur verksamheten påverkas av sjukfrånvaron och personalomsättningen och om eventuella åtgärder behöver vidtas. 2014-09-24 Personalomsättningen för januari-september var 22,7 % (6 nyanställda, 9 slutade) och sjukfrånvaron 3,79 %. Chefers sjukfrånvaro och personalomsättning följs och analyseras löpande av ledningen för att bedöma hur verksam- 2015-02-25 159 av 202 3 (16) Granskningsområde Granskningssätt (kontrollerad process/rutin/moment) (beskrivning av hur kontrollen genomförts) Granskningsresultat Återrapportring (resultat av kontrollen, ev åtgärder) (datum för rapport i nämnden) heten påverkas och om eventuella åtgärder behöver vidtas. Åtgärder: Under året har följande åtgärder genomförts eller påbörjats: HR-chefen har haft samtal med flertalet chefer under året avs deras arbetsmiljö. Nytt stadsområdesövergripande introduktionsprogram för chefer har tagits fram. Om sjukskrivning är arbetsrelaterad sätts åtgärder in utifrån individuella behov. Strukturerade avgångsintervjuer genomförs av HRkonsult när chef slutar, som komplement till närmsta chefens avgångssamtal. Avdelningschefen träffar alla nya chefer efter ca två månaders anställning. Utöver detta avser verksamheten att utreda stödfunktioner åt första linjens chefer och analysera resultatet av medarbetarenkäten i syfte att finna eventuella förbättringsåtgärder. 3) Rutiner för läkemedelsöverlämning Kontroll att gällande rutiner för läkemedels- Enligt intern kontrollplanen skulle granskning av avvikelser i Flexite, via stickprov ske. Eftersom det redan finns överlämning efterlevs. rutin för analys av avvikelser har någon särskild kontroll inte gjorts. 2015-02-25 Rutinen för läkemedelsöverlämning bedöms som tydlig och klar och samtliga medarbetare har deltagit vid utbildning i läkemedelshantering/rutin. Anledning till att avvi- 3 │ Stadsområdesnämnd Innerstaden │ Uppföljning av Intern kontrollplan 2014 160 av 202 4 (16) Granskningsområde Granskningssätt (kontrollerad process/rutin/moment) (beskrivning av hur kontrollen genomförts) Granskningsresultat Återrapportring (resultat av kontrollen, ev åtgärder) (datum för rapport i nämnden) kelser ändå sker från rutinen granskas redan idag dels av respektive sektionschef och sjuksköterska men också på ett övergripande plan i kvalitetstråd. Åtgärder: Fortsatt analys krävs för att identifiera varför avvikelser sker från rutinen. 4) Basala hygienrutiner Kontroll att god handhygien efterlevs. Kontroll av handhygienen hos 10 % av de medarbetare som är i tjänst vid kontrolltillfället. 4 │ Stadsområdesnämnd Innerstaden │ Uppföljning av Intern kontrollplan 2014 Vid granskning av de basala hygienrutinerna visade denna 2014-09-24 att personalen i huvudsak följer riktlinjerna. Tio procent av medarbetarna inom ordinärt och särskilt boende samt inom HSL har granskats. I de olika kategorierna som desinfektion av händer, användning av handskar, korrekt arbetsdräkt mm ligger andelen som följer riktlinjerna mellan 70 % upp till 100 %. Den kategori som låg lägst inom ordinärt boende var kategorin: fri från ringar, klocka och armband. Här hade 70 % följt riktlinjerna, att jämföras med 82 % vid förra granskningen. Inom särskilt boende var det korrekt desinfektion av händerna före arbetet som låg lägst med 84 %, vilket var ungefär samma resultat som vid förra granskningen. För HSL-personal låg kategorin: korrekt desinfektion av händerna före arbetet lägst med 73 % som följt riktlinjerna. Vid förra granskningen var resultatet 92 %. Genomgående visade granskningen av hygienen inom HSL på något sämre resultat än förra granskningen medan den för ordinärt och särskilt boende totalt inte visar någon större förändring. Genomförd granskning visar generellt på en god följsamhet hos medarbetarna enligt använd checklista för kontroll. Hygienrutinerna kommer att diskuteras löpande på arbetsplatsträffar inom vård och omsorg samt även i det 161 av 202 5 (16) Granskningsområde Granskningssätt (kontrollerad process/rutin/moment) (beskrivning av hur kontrollen genomförts) Granskningsresultat Återrapportring (resultat av kontrollen, ev åtgärder) (datum för rapport i nämnden) dagliga arbetet. Utbildning i basal vårdhygien ingår numera i introduktion av nyanställda. Kontroll av handhygien har genomförts en gång till under 2015-02-25 hösten. Inom Ordinärt boende har förbättring skett inom alla kategorier förutom kategorin korrekt arbetsdräkt där endast 67 % inom ORDBO1 hade korrekt klädsel. Inom Särskilt boende visar kontrollen inte på någon större förändring. Inom HSL har kategoring korrekt desinfektion av händerna före förbättrats till 83 %, men kategorin fri från ringar, klockor och armband sjunkit till 67 %. Totalt så görs bedömningen att rutinerna fungerar bra på 15 av sektionerna, fungerar i stort sett bra på 13 sektioner samt att de fungerar mindre bra på 2 sektioner. Åtgärder: Hygienrutinen kommer även fortsättningsvis att diskuteras på arbetsplatsträffar och ingå vid introduktion av nyanställda. Avdelning Bistånd: 5) Uppföljning av att alla brukare har aktuellt biståndsbeslut Kontroll att biståndsbeslut följs upp inom tre månader. Sammanlagt hittills under året har 10 stycken uppföljningar av nya biståndsärenden genomförts inom Utredningssektion 1 och 95 stycken uppföljningar inom Utredningssektion 2. Samtliga nya ärenden har följts upp. 5 │ Stadsområdesnämnd Innerstaden │ Uppföljning av Intern kontrollplan 2014 Process ”SoL-handläggning" har prövats och utvärderats 2015-02-25 och visat sig fungera, men en viss osäkerhet i tillämpningen av uppföljningsblanketten har konstaterats. Åtgärder: En översyn av uppföljningsblanketten kommer att ske för att säkerställa en likvärdig tillämpning. 162 av 202 6 (16) Granskningsområde Granskningssätt (kontrollerad process/rutin/moment) (beskrivning av hur kontrollen genomförts) 6) Obligatorisk introduktion vid nyanställning av sjuksköterskor inom sektionerna för nattsjuksköterskor och BUMS Kontroll att checklista används vid nyanställning av sjuksköterskor enligt rutin. Genomgång av att checklista vid nyanställning använts vid alla nyanställningar av sjuksköterskor, både tillsvidareanställda och vikarier (>1månad) samt kontroll att genomgångna delmoment i introduktionen är signerade. Granskningsresultat Återrapportring (resultat av kontrollen, ev åtgärder) (datum för rapport i nämnden) Inom Sektionen för BUMS (Bemanning, Uthyrning, Malmö sjuksköterskor) har checklistan använts vid fyra tillfällen, två stycken tillsvidareanställning och två stycken timanställningar och inom sektion för nattsjuksköterskor har checklistan använts vid två anställningstillfällen. Inga avvikelser då detta var samtliga anställningar under året. 2015-02-25 Rutinen reviderades under året och någon ytterligare justering är inte aktuell. Rutinen fungerar. Checklistan är ett levande dokument och kommer att revideras årligen eller vid behov. Avdelning för individ- och familjeomsorg: 7) Hantering av sekretessuppgifter Kontroll att verksamheten har tydliga rutiner för hantering av sekretessuppgifter och att dessa följs. Genomgång av rutiner på arbetsplatsträffar. Stickprov gällande hantering av sekretessmaterial på arbetsplatsen. Genomförd granskning visade att verksamheten har ruti- 2014-09-24 ner för hantering av sekretessuppgifter. Dessa rutiner har i huvudsak följts men avvikelser har kostatetas i en del fall. T.ex. har sekretessuppgifter legat väl synliga och obevakade på ett antal platser, såväl hos enskilda handläggare som i allmänna utrymmen vid kopiatorer. Sekretessmaterial som ska slängas ska tömmas i sekretesskärl alternativt strimlas dagligen, vilket inte fungerat fullt ut. Åtgärder: Ny genomgång av de skriftliga rutinerna ska göras under hösten. Verksamheten ska även säkerställa att personal skriver ut sekretessuppgifter via användarbox för att minimera risk att känsliga uppgifter ligger synliga och obevakade i allmänna utrymmen. Fortsatt stickprov löpande under hösten med omedelbar återkoppling till närmaste arbetsledare vid avvikelser. 6 │ Stadsområdesnämnd Innerstaden │ Uppföljning av Intern kontrollplan 2014 163 av 202 7 (16) Granskningsområde Granskningssätt (kontrollerad process/rutin/moment) (beskrivning av hur kontrollen genomförts) Genomgång av inrapporterade avvikelser rörande brister i sekretess. Granskningsresultat Återrapportring (resultat av kontrollen, ev åtgärder) (datum för rapport i nämnden) Åtta av 49 rapporterade avvikelser har koppling till hante- 2015-02-25 ring av sekretessuppgifter. Kontrollen visar att i samtliga rapporterade fall har åtgärder vidtagits och dokumenterats. Under hösten har även kontrollerats att verksamhetens sekretessrutiner har gåtts igenom på arbetsplatsträffar. Sju sektioner har haft genomgång under hösten, en sektion gick igenom rutinerna två gånger på våren. Den övergripande bedömningen är att rutinen fungerar. Verksamheten har under året lagt mycket fokus på att stärka medvetenheten om sekretesslagstiftningen. Både sekretessrutiner och information om dataintrång har setts över och förbättrats under året. En svaghet har visat sig vara introduktionen till nyanställda och vikarier, då dessa inte alltid nås av genomgång på APT. Åtgärder: Sektionen som vid rapporteringstillfället inte gått igenom sekretessrutinerna på APT under hösten gör det på nästa inbokade APT. Genomgång av verksamhetens sekretessrutiner inkluderas i introduktionen av nyanställda. Detta kommer att följas upp inom ramen för Intern kontroll år 2015 genom intervjuer med slumpvis urval av nyanställda. 8) Säkerhet Kontroll att verksamheten har tydliga säker- Genomförd granskning visade att tydliga säkerhetsrutiner 2014-09-24 hetsrutiner och att dessa följs. finns och att dessa följts. Två tillbudsrapporter finns för perioden som båda gäller hot. Ingen av fallen kan härledas Genomgång av rutiner på arbetsplatsträffar. till någon form av säkerhetsbrist. Genomgång av rapporterade fall. 7 │ Stadsområdesnämnd Innerstaden │ Uppföljning av Intern kontrollplan 2014 164 av 202 8 (16) Granskningsområde Granskningssätt (kontrollerad process/rutin/moment) (beskrivning av hur kontrollen genomförts) Under hösten har en enkätundersökning genomförts. Under två veckor i november gick individ- och familjeomsorgen ut med en enkät till alla anställda inom avdelningen. Enkäten bestod av frågor kring säkerhetsrutiner, brandskyddsrutiner, klientbesök och larm samt rutiner vid hembesök. Frågeställningarna var likadana som föregående år. Granskningsresultat Återrapportring (resultat av kontrollen, ev åtgärder) (datum för rapport i nämnden) Rutinen fungerar till stor del, men det finns utrymme för förbättringar. Den övergripande bedömningen är att verksamheten har gemensamma säkerhetsrutiner som implementerats väl. Enkätresultatet visar på förbättringar inom flera områden jämfört med 2013. 2015-02-25 Dock förekommer fortsatt osäkerhet hos medarbetarna kring det praktiska användandet av larmen och hur man ska agera när utrymningslarmet går. Det framgår också att hembesöksrutinerna inte följs fullt ut. Under hösten har även kontrollerats att verksamhetens säkerhetsrutiner har gåtts igenom på arbetsplatsträffar. Samtliga sektioner har haft genomgång under hösten 2014. Åtgärder: - Genomföra praktiska övningar för att träna på användandet av larm samt agerandet vid hotfulla situationer. Ansvar: samtliga chefer. - Genomföra utrymningsövning. Ansvar: avdelningschef. - Fortsätta ha regelbundna genomgångar av säkerhetsrutiner med särskilt fokus på de tveksamheter som framkommit i enkätresultatet. Ansvar: samtliga chefer. 9) Ärendehandläggning, myndighetsutövning Kontroll att lagar, riktlinjer, processer och rutiner följs i ärendedokumentation på vuxenenheten, barn- och familjeenheten och enheten för ekonomiskt bistånd. 8 │ Stadsområdesnämnd Innerstaden │ Uppföljning av Intern kontrollplan 2014 Granskningen visar att det finns brister i dokumentationen på samtliga tre enheter. Rutinerna har inte fungerat till fullo, främst på grund av hög arbetsbelastning under hösten 2014. 2015-02-25 165 av 202 9 (16) Granskningsområde Granskningssätt (kontrollerad process/rutin/moment) (beskrivning av hur kontrollen genomförts) Aktgranskning har genomförts av planeringssekreterare i 20 slumpvis utvalda ärenden på de tre enheterna. Sammanlagt 60 ärenden har granskats. 9 │ Stadsområdesnämnd Innerstaden │ Uppföljning av Intern kontrollplan 2014 Granskningsresultat Återrapportring (resultat av kontrollen, ev åtgärder) (datum för rapport i nämnden) Åtgärder: Enheten för ekonomiskt bistånd - Genomgång av hur man dokumenterar i procapita - Löpande följa antalet upprättade genomförandeplaner och besöksfrekvens Enheten för barn och familj - Diskussion om resultat och åtgärda brister i dokumentationen (genomgång hur man dokumenterar hölls av stadsjurist för öppenvården hösten 2014) - I familjehemsgruppen förstärka arbetsgruppen med en personal då skäl till bristerna främst kopplas samman till arbetsbelastningen. - I utredningsgruppen arbeta fram en uppföljningsprocess för barn placerade i hvb-hem. Enheten för vuxna - Ta fram en uppföljningsprocess för boendeärenden under våren 2015. Vara klar till maj. - 1:e socialsekreterare alt sektionschef följa upp löpande att vårdplan upprättas inom angiven tid. 166 av 202 10 (16) Granskningsområde Granskningssätt Granskningsresultat Återrapportring (kontrollerad process/rutin/moment) (beskrivning av hur kontrollen genomförts) (resultat av kontrollen, ev åtgärder) (datum för rapport i nämnden) 10) Dataintrång Genomförd granskning visade på två avvikelser totalt för samtliga enheter inom Individ- och familjeomsorg. Två handläggare har obehörigen varit inne och läst journalanteckningar i andra ärenden än sina egna. Sektionschef har haft samtal med berörda. På APT under våren har genomgång ägt rum kring dataintrång och dess konsekvenser. Verksamheten kommer att fortsätta göra loggningskontroll med täta intervaller. 2014-09-24 Kontroll att anställda/praktikanter inte obehörigen tar del av känsliga uppgifter i Procapita. Kontroll av inloggning i Procapita. Kontroll har genomförts även under hösten. Inga avvikel- 2015-02-25 ser har konstaterats. Med anledning av tidigare avvikelser inom Enheten för ekonomiskt bistånd och Enheten för vuxna har verksamheten arbetat aktivt med frågan om dataintrång. På ett av vårens APT hölls en genomgång om dataintrång och då tydliggjordes eventuella konsekvenser om detta skulle äga rum. Även semestervikarier har fått motsvarande genomgång. Mot den bakgrunden, och det faktum att inga avvikelser konstaterats under höstens kontroll, får rutinen anses fungera. 10 │ Stadsområdesnämnd Innerstaden │ Uppföljning av Intern kontrollplan 2014 167 av 202 11 (16) Granskningsområde Granskningssätt (kontrollerad process/rutin/moment) (beskrivning av hur kontrollen genomförts) Granskningsresultat Återrapportring (resultat av kontrollen, ev åtgärder) (datum för rapport i nämnden) Områdesutveckling: 11) Rutiner vid brand Kontroll att rutiner för brandskydd finns, att de är kända av medarbetarna och att de efterlevs. På arbetsplatsträffar ska chef och medarbetare, en gång i halvåret, tillsammans gå igenom och diskutera befintliga rutiner så att dessa är kända och att alla vet hur man agerar i en nödsituation. Kontroll sker i form av granskning av APT-protokoll och intervjuer med chefer. Vid eventuella tillbud sker granskning av om rutinerna har följts. Staben/Ekonomi: 12) Leverantörsfakturor Resultatet av granskningen visar inte på några brister och 2014-09-24 några tillbud har inte inträffat under den gångna perioden. 2015-02-25 Rutinen har kontrollerats en gång till under hösten. Brandskyddsrutiner finns på samtliga verksamheter och bedöms fungera bra. Inga avvikelser har rapporterats under perioden. Emellertid finns en nyanställd som uppger att det inte har full kunskap om brandskyddsrutinerna. Åtgärder: Respektive verksamhetschef ansvarar för att säkerställa att det på samtliga verksamheter finns rutin för att informera nyanställda/timvikarier/andra berörda aktörer om brandskyddsrutinerna. Ska göras vintern 2014. Kontroll av förekomst av försenade betalningar avseende leverantörsfakturor. Vid den genomförda granskningen under en kontroll2014-09-24 vecka i april fanns totalt 121 förfallna leverantörsfakturor, exklusive kreditfakturor och utbetalning avseende handKontroll i vilken utsträckning applikationsfel kassor (totalt 25 fakturor). Vid förfrågan till ansvariga är orsak till att fakturor inte betalas i tid. chefer visade detta att 31 % av fakturorna var under utredning, 24 % hade kommit in sent i ekonomisystemet Under en vecka, två gånger per år, följa med förkortad handläggningstid, 20 % förklarades av samtliga fakturor som har förfallit till betal- tillfälliga organisationsproblem som sjukdom, upplärning ning och kontrollera orsaken till försening- av nyanställd mm och 14 % av kunskapsbrist. Endast 3 % en. anger brister i Raindance som orsak. Åtgärder: Verksamheterna kommer att erbjudas två utbildningstillfällen per år i kontering och attestering samt e-handel utöver den genomgång som alltid ges nya Raindancean- 11 │ Stadsområdesnämnd Innerstaden │ Uppföljning av Intern kontrollplan 2014 168 av 202 12 (16) Granskningsområde Granskningssätt (kontrollerad process/rutin/moment) (beskrivning av hur kontrollen genomförts) Granskningsresultat Återrapportring (resultat av kontrollen, ev åtgärder) (datum för rapport i nämnden) vändare. Ekonomiavdelningen kommer efter sommaren att undersöka varför fakturor kommer in sent i systemet samt varför många fakturor är under utredning. Rutin kommer att tas fram som bl.a. innebär regelbunden påminnelse om fakturor som är på väg att förfalla. Under kontrollveckan i oktober fanns 43 obetalda leve2015-02-25 rantörsfakturor. Det var endast sex av dessa fakturor som inte var under utredning eller haft kort handläggningstid i Raindance och som inte har betalats i tid. Orsaken till att de inte betalats i tid uppges vara att man missat det (mänskliga misstag, 3 st), kunskapsbrist (2 st) resp tillfälligt organisationsproblem (1 st). Brister i Raindance har inte någon framfört som problem den här gången. Antal fakturor under utredning och med kort handläggningstid har också minskat. Sedan förra kontrollen har ekonomiavdelningen infört rutin för att regelbundet påminna om att attestanter har fakturor som är på väg att förfalla. Vi har också genomfört ett utbildningstillfälle i hur fakturor konteras och attesteras. Resultatet av kontrollen tyder på att åtgärderna har fungerat. 12 │ Stadsområdesnämnd Innerstaden │ Uppföljning av Intern kontrollplan 2014 169 av 202 13 (16) Granskningsområde Granskningssätt (kontrollerad process/rutin/moment) (beskrivning av hur kontrollen genomförts) 13) Stöldbegärliga inventarier Kontroll att verksamheten har en uppdaterad förteckning över stöldbegärliga inventarier. Kontroll att samtliga verksamheter har inventarieförteckning samt besök på ett par objekt inom förvaltningen för kontroll att inventarierna finns på plats enligt inventarieförteckningen. Granskningsresultat Återrapportring (resultat av kontrollen, ev åtgärder) (datum för rapport i nämnden) Samtliga budgetansvariga chefer ombads under första 2014-09-24 kvartalet att skicka in en uppdaterad inventarieförteckning till ekonomiavdelningen. Vid tiden för granskning av kontrollmomentet saknades fortfarande inventarieförteckning från några områden. Kontroll att inventarierna fanns på plats enligt inventarieförteckningen har genomförts på tre arbetsplatser. I samband med dessa kontroller har inventarieförteckningarna kompletterats med ytterligare inventarier som fanns på arbetsplatsen vid kontrolltillfället men inte på listan. Åtgärder: Under hösten kommer ekonomiavdelningen att begära in resterande inventarieförteckningar som fortfarande saknas. I samband med bokslut 2014 kommer verksamheterna ånyo att få skicka in en uppdaterad inventarieförteckning till ekonomiavdelningen, som kommer att kvalitetssäkra dessa. 13 │ Stadsområdesnämnd Innerstaden │ Uppföljning av Intern kontrollplan 2014 170 av 202 14 (16) Granskningsområde Granskningssätt Granskningsresultat Återrapportring (kontrollerad process/rutin/moment) (beskrivning av hur kontrollen genomförts) (resultat av kontrollen, ev åtgärder) (datum för rapport i nämnden) 14) Privata medel Vid genomförd granskning på fyra boenden visade detta inte på några allvarliga brister. På två av boendena saknades dock underskrift av kontaktperson, god man och sektionschef av ”Avtal privata medel”, vilket ska finnas enligt gällande riktlinjer. Dessa riktlinjer har uppdaterats under våren till följd av omorganisation 1 juli 2013. Utöver ovan nämnda saknades bl.a. vissa underskrifter i bokföringen på två boenden. 2014-09-24 Kontroll att riktlinjer för hantering av brukarnas privata medel inom vård och omsorg följs. Besök på ett par särskilda boenden för kontroll att brukarnas privata medel hanteras enligt riktlinjerna. Åtgärder: Ekonomiavdelningen kommer att under hösten föllja upp de framkomna bristerna och enhetscheferna inom vård och omsorg ska informera om de nya rutinerna. Under hösten har kontroll genonförts på ytterligare tre 2015-02-25 boenden. Inga allvarliga avvikelser har noterats. Staben/HR: Kontroll att medarabetarnas egenregistre15) Beslutsattest i personalsystemet Perso- ring i PersonecP gällande ledighet, sjukfrånvaro mm beslutsattesteras i rätt tid. Ta fram necP rapport ur PersonecP för kontroll av antalet oattesterade poster/registeringar. 14 │ Stadsområdesnämnd Innerstaden │ Uppföljning av Intern kontrollplan 2014 Granskningen visade att rutinen i huvudsak fungerar. Av 2014-09-24 de ca 540 poster som granskades vid det aktuella datumet, där medarbetare registrerat sin frånvaro i HR-systemet, var 6 % av dessa ännu inte beviljade av ansvarig chef. Berörda chefer har blivit informerade av HR-avdelningen om vikten av att bevilja frånvaro i HR-systemet i tid. 171 av 202 15 (16) Granskningsområde Granskningssätt (kontrollerad process/rutin/moment) (beskrivning av hur kontrollen genomförts) Granskningsresultat Återrapportring (resultat av kontrollen, ev åtgärder) (datum för rapport i nämnden) 2015-02-25 Kontroll att verksamheterna gör uppföljning Avvikelser kan konstateras. Verksamheterna har inte 16) Uppföljning av verksamheternas hand- i enlighet med vad som står beskrivet i reupprättat riksbedömningar/handlingsplaner för det löspektive handlingsplan. lingsplaner för arbetsmiljöarbetet pande systematiska arbetsmiljöarbetet. Dock har i stort sett alla verksamheter upprättat riskbedömningAlla verksamheters handlingsplaner och ar/handlingsplaner utifrån den ekonomiska åtgärdsplanen riskbedömningar har granskats. och medarbetarenkäten som beslutats i samverkansgrupp på Förvaltningsnivå. Utifrån samverkansprotokollen kan konstateras att bara någon enstaka verksamhet har berört ämnet. Åtgärder: Upprätta en rutin där det framgår hur verksamheterna ska gå tillväga vid upprättande av riskbedömningar/handlingsplaner samt uppföljning av dessa inom det systematiska arbetsmiljöarbetet. Kontroll att rutiner för introdukton inom 17) Introduktion och information till nyan- respektive verksamheter finns och att dessa följs, avseende arbetsmiljörisker för alla ställda om arbetsmiljörisker nyanställda samt anställda som varit lediga en längre tid. Alla tillsvidare- och tidsbegränsade nyanställda under perioden januari-maj (38 personer) har fått en enkät. Gällande introduktionen för nyanställda kan väldigt få 2015-02-25 avvikelser konstateras. Däremot kan avvikelser konstateras gällande om de nyanställda under introduktionen även får information om arbetsmiljörisker. 42 % uppger att de inte har fått sådan information och 5 % uppger att de inte kan svara på om de fått sådan information. Rutinen för att nyanställda får introduktion är etablerad och följs. Däremot har introduktionens fokus på arbetsmiljörisker brister och kräver åtgärd. Åtgärder: Upprätta ny introduktionsrutin som inkluderar arbetsmiljörisker, informera chefer om att arbetsmiljörisker ska ingå vid introduktion av nyanställda samt att uppdatera rutinen på Komin. 15 │ Stadsområdesnämnd Innerstaden │ Uppföljning av Intern kontrollplan 2014 172 av 202 16 (16) Granskningsområde Granskningssätt (kontrollerad process/rutin/moment) (beskrivning av hur kontrollen genomförts) Granskningsresultat Återrapportring (resultat av kontrollen, ev åtgärder) (datum för rapport i nämnden) Staben/Kommunikation: 18) Intern och extern kommunikation Kontrollera att det material som förvaltningen publicerar inte innehåller något kränkande budskap. Under våren genomfördes en normkritisk granskning av all publicering internt och externt i förhållande till de sju diskrimineringsgrunderna. En normkritisk granskning har genomförts utifrån publi- 2014-09-24 cerat material under april-maj. Vid granskning framkom inget innehåll med kränkande budskap. Detta var första gången som denna typ av granskning genomförts i förvaltningen. Stadsområdesförvaltningen ska medverka i det arbete som kommer att bedrivas framöver med stöd från stadskontoret utifrån de beslutade dokumenten ”Strategisk utvecklingsplan för arbetet med diskriminering i Malmö stad” och Diskrimineringens betydelse för hälsan”. 19) IT-kommunikation Kontroll av frekvensen avseende avbrott och bristande funktion i förvaltningens ITkommunikation och system. Möjligheten att få fram avbrottsstatistik var begränsad, därför kan inte något resultat av kontrollen redovisas. 16 │ Stadsområdesnämnd Innerstaden │ Uppföljning av Intern kontrollplan 2014 2015-02-25 Malmö stads IT-service är medvetna om systemavbrotten och arbetar aktivt med att motverka dem, så fort de sker. 173 av 202 1 Uppföljning av Intern kontroll 2014 Kontrollmål Sjukfrånvaro och tillfällig föräldrapenning Uppföljning av självservice avseende sjukfrånvaro och tillfällig föräldrapenning. Syftet med granskningen är att kontrollera att rutinerna för att medarbetare har registrerat sin frånvaro såväl i HRutan som att anmälan har gjorts till arbetsplats följs. Uppföljning En plan för stickprovskontroller enligt nedanstående tabell har tagits fram i början på 2014. Stickproven är indelade i fyra perioder och omfattar samtliga skolor/enheter. Antalet stickprov per enhet (i parentes) avspeglar enhetens storlek. Antal stickprov för respektive period är begränsat till 20. Begränsningen är kopplad till HR-service som för varje stickprov måste kontrollera attesteringen i HRutan. 1/1–31/3 1/4–30/6 1/7–30/10 1/10–31/12 5 AFG 10 VH 5 SP 7 UH 10 KMS 7 PAG 10 MB 9 ML 5 UH/BYGG 3 BVG 5 KANSLIET 4 VLC Alla stickprovskontroller genomfördes enligt planen. Metoden som användes var att jämföra skolans noteringar om inrapporterad sjukfrånvaro eller tillfällig föräldrapenning med den registrering som finns i HRutan samt vem som har attesterat frånvaron i HRutan. Stickprovskontroller för perioden 1 jan – 31 mars genomfördes enligt planen. Av totalt 20 stickprov tagna under denna period noterades tre avvikelser (15%) motsvarande sex oregistrerade frånvarodagar. Därutöver finns det två avvikelser i tidsnoteringar som inte innebär förlust för arbetsgivaren, men som kan uppfattas som en signal om att enhetens interna kontroll inte är fullt tillförlitlig. Stickprovskontroller för perioden 1 april – 30 september genomfördes enligt planen. Av totalt 40 stickprov under denna period noterades ingen avvikelse. Stickprovskontroller för perioden 1 oktober – 31 december genomfördes enligt planen. Av totalt 20 stickprov noterades en avvikelse (5%) motsvarande en oregistrerad frånvarodag. Därutöver finns det tre avvikelser i tidsnoteringar som inte innebär förlust för arbetsgivaren, men som kan uppfattas som en signal om att enheternas interna kontroller inte är fullt tillförlitliga. 174 av 202 2 I övrigt visar stickprovskontrollen att all frånvaro registrerad i HRutan är korrekt ifylld och attesterad av chef. De enheter som där avvikelser konstaterats har fått rätta upp felaktigheterna i registreringen och uppmanats att förbättra sina kontrollrutiner vid registrering av frånvaron. Kompetensregistrering (nytt) Kontroll av rutiner för registrering och uppdatering av kompetens i HRutan följs. Kraven på lärarlegitimation gör det mycket viktigt att alla lärare registrerar sin kompetens i HRutan. Dessutom får rektor en bra överblick över arbetsplatsens samlade kompetens och hur den används, vilket är viktigt vid planering av bemanningen. Syftet med granskningen är att kontrollera att rutinerna följs. Uppföljning Registrera Förvaltningen har ett fortsatt arbete att utföra för att få alla medarbetare som ska lägga in och uppdatera sin kompetens att göra så. Detta beror bl.a. på att systemet inte stödjer en enkel hantering, att beslut om legitimation har lång handläggningstid samt på att enskilda medarbetare inte prioriterar detta. Verifiera På de enheter som har ”Kompetenser att verifiera” är det ofta så att rektor har verifierat så långt det är möjligt. När inte verifiering bedöms möjlig att göra beror det på samma skäl som ovan. Åtgärder Under året har förvaltningen informerat och tydliggjort rutinen via ledningsorganisationen, Komin och Edico. Förvaltningen gjorde under våren en uppföljning på individnivå vilket ledde till att många medarbetare som inte hade lagt in sin kompetens gjorde så samt att chefer verifierade densamma. Förvaltningen ser fortfarande brister i samband med nyanställningar. Förvaltningen kommer tydliggöra att uppföljningsrutin måste finnas i varje verksamhet - av att medarbetare ska lägga in sin kompetens senast 1 månad efter att anställning påbörjats. Förvaltningen kommer också i den nya strukturen för medarbetarsamtal tillse att rutin finns för att i medarbetarsamtalet följa upp varje medarbetares kompetens, för att på detta vis säkra att den är inlagd och uppdaterad. 175 av 202 3 Utbytesplan avseende datorer Kontroll av att respektive verksamhetsområde följer upprättad utbytesplan. Under de senaste åren har det genomförts en betydande IT-satsning avseende datorer. Under 2014 kommer en översyn att göras av rutiner kring inköp av datorer. Uppföljning Utbytesplanerna följs. Redovisning av förskott och utlägg Förskott beviljas vid särskilda händelser när betalning av planerad aktivitet måste ske med kontanta medel. Det används när kontantbehovet bedöms vara kortvarigt eller när behovet är av mindre omfattning. Rutiner för redovisning av förskott och utlägg följs. Uppföljning Av 36 st granskade förskott var 8 st ej korrekta. Efter granskning har berörda parter informerats samt rättelser vidtagits. Representation (nytt) Kontroll av att reglerna för representation följs. Efterlevnad av gällande lagstiftning, skatteverkets regler och beslutade policydokument. Uppföljning Av totalt antal granskade scannade betalda leverantörsfakturor 2 358 st var 275 st ej korrekt ifyllda. Exempel på fel är felaktig kontering, fel moms, deltagarförteckning saknas. Efter granskning har berörda parter informerats samt rättelser vidtagits. Inköp via handkassor För att samordna rutinerna kring inköp via handkassor har Malmö stad tagit fram nytt dokument (lathund) för handkassor som behandlar typ av inköp, som gäller från 1 januari 2013. Detta kommer att vara ett komplement till redan befintliga processbeskrivningar för handkassor som finns på respektive förvaltning. Uppföljning av att handkassorna används i enlighet med Malmö stads nya lathund. Uppföljning 10 st handkassor har granskats, varav 5 st innehöll fel. Exempel på fel är felaktigt konto, fel summerat, överföringsfel. Efter granskningen har berörda parter informerats samt rättelser vidtagits. Elevskyddsombud Uppföljning av skolornas elevskyddsombud. 176 av 202 4 Elevskyddsombuden är representanter för elever och ska tillsammans med andra på skolan arbeta för att bättre arbetsmiljö ur ett elevperspektiv. Elevskyddsombuden väljs av eleverna för att på bästa sätt representera dem i skolans arbete för att förbättra arbetsmiljön. Uppföljning Uppgifter om elevskyddsombud genomfördes av förvaltningen i december-14 – januari15. Skolorna skulle redovisa sina elevskyddsombud med namn, program, årskurs, ansvarig rektor samt uppgifter om de genomgått arbetsmiljöutbildning. Följande uppgifter rapporterades in från skolorna i sammanfattning: • Agnesfrids gymnasium: Skolan har totalt 19 elevskyddsombud, fördelade på program: FT, YFT, GySär FP. Elevskyddsombuden finns i årskurs 1 – 3. Elva har genomgått arbetsmiljöutbildning. • Bellevue gymnasium: Skolan har inget utsett skyddsombud. • Malmö Borgarskola: Skolan har totalt 7 elevskyddsombud. • Malmö latinskola: Skolan har totalt 40 elevskyddsombud, fördelade på program: ESMU, ESMUEST/DAN ESEST, ESTEA, ESESTBF, HU, NA, SASA, SAMED. Elevskyddsombuden finns i årskurs 1 – 3. Elevskyddsombuden deltar i arbetsmiljörond. 28 av skyddsombuden har genomgått arbetsmiljöutbildning. • Pauliskolan: Skolan har totalt 6 elevskyddsombud, fördelade på program: NA, TE BG, SA. Elevskyddsombuden finns i årskurs 1 – 3. • S:t Petri skola: Skolan har totalt 28 elevskyddsombud, fördelade på program: NA, SA, SPR. Elevskyddsombuden deltar i regelbundna möten med skolledning, skolsköterska och skolmåltider. • Värnhemsskolan: Skolan har totalt 38 elevskyddsombud, fördelade på program: GYS, IMIND, RL, HV, NB, SPR, HT, HA, SPRF, YMAI, BF. Elevskyddsombuden finns i årskurs 1. Elevskyddsombuden medverkar i skyddsronder och har regelbundna möten med sina rektorer. • Komvux Malmö Södervärn: Skolan har ett skyddsombud. Ej rapporterat: Universitetsholmens gymnasium, Byggymnasiet och Malmö Idrottsgymnasium. Arbetsmiljöutbildning för nya elevskyddsombud är inplanerad under vårterminen 2015. Tilläggsbelopp För en elev som har ett omfattande behov av särskilt stöd kan skolan utöver grundbeloppet ansöka om ett tilläggsbelopp. 177 av 202 5 Tilläggsbeloppet ska endast avse ersättning för extraordinära stödåtgärder som inte har koppling till den vanliga undervisningen. Uppföljning av att beviljade tilläggsbelopp används enligt ansökan. Uppföljning Uppföljning av beslut Beviljat tilläggsbelopp följs alltid upp i samband med fortsatt ansökan. Skolan ska i utvärderingen beskriva av hur beviljade medel har använts och vilka resultat detta lett till. Detta ligger sedan som underlag för nytt beslut. Uppföljning görs även varje månad av att de elever där tilläggsbelopp beviljats går kvar på sin utbildning. För fristående skolor betalas del av belopp ut per den 15 varje månad då elev är inskriven. För kommunal skola kan justeringar i intern resursfördelning göras om elev slutar. Kommentar: Under våren 2015 kommer kompletterande utvärderingar att göras genom besök på utvalda skolor. Om inte de medel som beviljats används för aktuell elev kommer fortsatt utbetalning att stoppas och i yttersta fall återkrävs utbetalade medel. Det är rimligt att hinna besöka varje skola inom Malmö en gång per läsår. Skolor utanför Malmö bör besökas om det finns flera elever med tilläggsbelopp eller om behoven är stadigvarande. Beviljade medel Under 2014 har 503 ansökningar inkommit varav 320 gällande pojkar och 183 gällande flickor. 371 ansökningar har beviljats varav 236 för pojkar och 135 för flickor. Den procentuella andelen beviljanden är proportionella mot andelen ansökningar för pojkar och flickor (64% respektive 36%). Även beviljat tilläggsbelopp per månad följer samma procentuella fördelning. Utbetalning görs för 4 månader under höstterminen och 5 månader under vårterminen. Snittutbetalning per månad är för 2014 är ca 2,7 miljoner kronor. Utvecklingsbehov för uppföljning av beviljat tilläggsbelopp • Uppföljning av varför den procentuella delen ansökningar är så mycket högre för pojkar än flickor. • Redovisning av beviljade medel kan bli mer specifika kring ekonomi, d.v.s. hur medel används och vem/vilka som utgör stöd för eleven där medel sökts för personalförstärkning. Vilka strukturella förändringar skulle kunna göras inom varje skola för att minska behovet att tilläggsbelopp. • Elevhälsans roll i utredningar av tilläggsbelopp behöver omarbetas när elevhälsan utformats i ny organisation 178 av 202 6 • I ett längre perspektiv kunde även en enkät göras till de elever som ska omfattas av stödet för att undersöka om de finner att de fått de stöd de behöver. Denna del behöver dock tänkas igenom noga då många elever har en funktionsnedsättning som grund för stödet. Säkerställa inventarieförteckningen i samband med flyttningar Under år 2013 genomfördes ett flertal flyttningar, vilket innebar att inventarier kommer att flyttas och vissa fall utrangeras. Det är viktigt att inventarieförteckningen uppdateras med anledning av dessa förändringar. Uppföljning Registrering av nyanskaffad inredning under 2014 till våra enheter är säkerställd i vårt inventeringssystem Nilex. Inventering av befintlig inredning är också utförd och registrerad. Likabehandling Alla skolor måste ha ett målinriktat arbete för att aktivt främja elevers lika rättigheter och möjligheter. Skolorna måste också arbeta förebyggande dels mot kränkande behandling, dels mot diskriminering och trakasserier som har samband med kön, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, sexuell läggning eller funktionsnedsättning. Uppföljning av att Likabehandlingsplaner finns samt att dessa uppfyller de lagstadgade kraven. Uppföljning Samtliga skolor har likabehandlingsplaner. Skolorna har tillgång till en mall som följer den plan som tidigare upprättades av Heleneholms gymnasium, vilken fick godkännande av diskrimineringsombudsmannen. Under våren har Malmö mot diskriminering och Unga mot rasism slumpmässigt valt ut 21 likabehandlingsplaner från grund- och gymnasieskolan. Dessa har granskats utifrån lagens krav och en rapport blev klar i juli. Vårt Likabehandlingsnätverk fick en genomgång av denna rapport den 17 september av en jurist från Malmö mot diskriminering. Då gjordes tydligt vad skolorna har att förhålla sig till för att fullt ut följa lagen. Skolorna har därefter utformat sina likabehandlingsplaner. Dessa är klara bortsett från Bellevue gymnasium där några av medarbetarna och rektor går en utbildning anordnad av Skolverket som heter Likabehandling i teori och praktik, 7,5 p. De reviderar sin plan i takt med sin utbildning och en ny plan bedöms vara utarbetad i slutet på januari månad 2015. 179 av 202 7 Klagomålshantering (nytt) Kontroll av klagomålshanteringen är funktionell och uppfyller gällande krav. Alla som driver en skola ska ha rutiner för att ta emot klagomål från elever, föräldrar och andra. Syftet är att den som driver verksamheten, huvudmannen, ska få reda på eventuella brister och kunna rätta till dem snabbt. Uppföljning När ett klagomål kommer till nämnden/förvaltningen ansvarar förvaltningen för att en utredning genomförs. Detta hanteras enligt fastställda rutiner som finns publicerade på KomIn. I anvisningarna finns policy, hänvisning till aktuellt lagrum, handläggningsrutin, förslag till ärendegång samt en rollbeskrivning för samtliga parter som hanterar klagomål i någon del. Rapportering till nämnden sker tre gånger per år där aktuella ärenden redovisas. Ärenden som avslutas återkommer inte i rapporteringen medan pågående ärenden kan rapporteras vid flera nämndsmöten om ärendet drar ut på tiden genom till exempel överklaganden till rättsinstanser. Under läsåret 2013-2014 har fram till och med mars månad 75 klagomålsärenden rapporterats till nämnden. Under perioden april-november 2014 har 20 ärenden rapporterats. En påtaglig minskning av klagomålsärendena har skett under höstterminen. Frånvaro (nytt) Enligt Skolverkets allmänna råd ska rektor se till att det finns rutiner för rapportering av ogiltig frånvaro till vårdnadshavaren som säkerställer att informationen når vårdnadshavaren samma dag samt se till att orsaker till frånvaro utreds skyndsamt. Kontroll av att rutiner för rapportering av närvaro följs så att eventuell frånvaro rapporteras och utreds. Uppföljning När Dexter närvaro/frånvaro infördes hösten 2013 togs policy fram för rapportering i systemet. Undervisande lärare/vikarie ska registrera närvaro/frånvaro samma dag som lektonen äger rum. Det går dock att registrera/justera även dagen efter lektionstillfället. Mentor har rättigheter i Dexter att för sina mentorselever justera registrering upp till 5 dagar efter lektionstillfälle, oavsett vilken lärare som registrerat. Administrationen (skolsekreterare) har rätt att justera registreringar från dag 6. Dessa justeringar görs i Extens, inte i Dexter. 180 av 202 8 Rutiner för vilka underlag som ska finnas för justering av registrerad frånvaro bestämmer varje skola själva. Kontroll av att närvaro registreras åligger också respektive skola och rektor. Kontroll av registrering för oktober och november 2014 ger följande resultat: Skola Genomförd (%) Inställd (%) Ej kvitterad (%) Genomförd (h) Inställd (h) Ej kvitterad (h) Total tid (h) Agnesfrids gymnasium 83,29% 0,63% 16,07% 2720:45:00 20:40:00 525:00:00 3266:25:00 Byggymnasiet 66,71% 1,45% 31,84% 3079:45:00 67:10:00 1469:45:00 4616:40:00 Malmö Borgarskola 74,81% 3,50% 21,69% 7952:15:00 372:05:00 2305:20:00 10629:40:00 Malmö latinskola 83,59% 1,42% 14,99% 7634:50:00 129:30:00 1369:05:00 9133:25:00 Pauliskolan 59,59% 1,28% 39,13% 4576:30:00 98:25:00 3005:10:00 7680:05:00 S:t Petri skola 75,07% 2,88% 22,05% 4635:45:00 178:00:00 1361:20:00 6175:05:00 Universitetsholmens gymnasium 58,44% 1,34% 40,22% 3043:25:00 69:50:00 2094:55:00 5208:10:00 Värnhemsskolan 80,12% 1,65% 18,23% 17702:15:00 363:40:00 4028:10:00 22094:05:00 Totalt 74,63% 1,89% 23,49% 51345:30:00 1299:20:00 16158:45:00 68803:35:00 Förutsatt att alla lektioner som läggs ut i schemat ska genomföras bör, om policyn följs, alla lektioner vara kvitterade. Det kan dock vara så att det finns ett överutlägg av lektioner, vilket gör att avstämningen inte stämmer helt. Skolorna har dessutom olika rutiner när det gäller närvaroregistrering under perioder av arbetsplatsförlagd utbildning. Skolorna ska under januari månad kommentera denna sammanställning och motsvarande uttag av data görs igen för mars/april 2015. 181 av 202 Malmö stad Grundskoleförvaltningen 1 (11) Datum 201 5-0 2- 06 Vår referens Bo-Göran Pettersson Malin Ullman Uppföljning av Intern kontrollplan år 2014 Sammanfattning Nämnden ska inom sitt verksamhetsområde se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnden ska se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett tillfredsställande sätt. Nämnden har beslutat om att olika kontrollmål ska följas upp och rapporteras till nämnden. En sådan uppföljning undanröjer eller stoppar eventuella tveksamheter eller direkta felaktigheter. Ärendet Kommunfullmäktige har beslutat om reglemente för intern kontroll med syfte att säkerställa att styrelser och nämnder upprätthåller en tillräcklig intern kontroll. Den interna kontrollen ska vara praktiskt och ändamålsenligt uppbyggd utifrån varje verksamhets behov och förutsättningar. Den interna kontrollen hanterar risker och förebygger fel genom att vara ett verktyg för - verksamhetsstyrning - tillförlitlig finansiell rapportering - efterlevnad av tillämpliga lagar och föreskrifter Nämnden har det yttersta ansvaret för att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett tillfredsställande sätt. Intern kontroll ingår i nämndens samlade styr- och ledningssystem. I Grundskolenämndens interna kontrollplan för 2014 framgår vilka olika kontrollmål som ska följas upp, vem som är ansvarig samt när rapporteringen ska ske. Samtliga kontrollmål i grundskolenämndens interna kontrollplan för 2014 har redovisats till nämnden löpande under året med en beskrivning av: - Kontrollmoment (”Vad ville vi”), - Granskningsmetod (”Vad gjorde vi”), - Kontrollresultat (”Hur blev det”) - Analys (”Varför blev det så”) - Åtgärder (”Hur ska vi arbeta vidare”) 182 av 202 2 Kontrollansvariga inom förvaltningen har genomfört kontroller inom sina ansvarsområden. Granskningsresultatet för grundskoleförvaltningens olika kontrollmål har sammanställts i bilagd redovisning, ”Uppföljning av intern kontroll 2014”. 183 av 202 Malmö stad Grundskoleförvaltningen 3 (11) Uppföljning av intern kontroll 2014 Nämnd: Grundskolenämnden Granskningssätt (beskrivning av hur kontrollen genomförts och dokumenterats) Granskningsresultat (resultat av kontrollen/ vidtagna åtgärder) 1. Åtgärdsprogram: Kontroll att rutiner för upprättande av åtgärdsprogram följs. Undersökning har genomförts av antalet åtgärdsprogram för elever i alla skolor i årskurs 6-9 med en stickprovskontroll av hur måluppfyllelsen ser ut för urvalet den 10:e eleven per klasslista i ämnena svenska/svenska som andraspråk, engelska och matematik. Stickprovskontrollen visar att det på ca GrN 2015-01-28 hälften av skolorna fanns elever som varken hade åtgärdsprogram eller hade nått målen i åtminstone ett ämne. Kontrollen visar att inte alla skolor har rätt rutiner för att upprätta åtgärdsprogram. Den interna kontrollen har lett till att rutinerna kring åtgärdsprogrammen och dess kvalitet och innehåll behöver undersökas. En ny lagstiftning tillkom den 1 juli 2014 i syfte att förtydliga reglerna om stöd och särskilt stöd samt att förenkla lärarnas arbete med åtgärdsprogram och annan dokumentation. Denna nya lag ska också beaktas i samband med kontrollmålet. 2. Åtgärdsprogrammens innehåll och effekt: Kontroll av kunskapsutvecklingen för elever med åtgärdsprogram. Kunskapsutvecklingen för elever med åtgärdsprogram har kontrollerats med en stickprovskontroll av betygsutfall i åk 7 mot betygsutfall i åk 6 för elever med Utifrån denna undersökning tycks det vara GrN 2015-01-28 så att åtgärdsprogram har en begränsad betydelse för kunskapsutvecklingen. Den interna kontrollen visar att Granskningsområde (kontrollerad process/rutin/moment) Återrapportering (datum för rapport i nämnden) 184 av 202 respektive utan åtgärdsprogram vid en skola i respektive utbildningsområde. åtgärdsprogrammens kvalitet och innehåll behöver undersökas vidare. 3. Studiehandledning på modersmål: Kontroll att elever som, enligt rektors beslut, har rätt till studiehandledning på modersmålet får det. En kontroll har genomförts om elever fått studiehandledning i respektive språk utifrån rektors beslut. Kontrollen visar att inte alla elever som GrN 2015-01-28 vistats i Sverige mindre än 4 år vid mättillfället fått studiehandledning beroende på att förvaltningen inte lyckats rekrytera lärare i takt med elevökningen. I ett akutläge ges elever studiehandledning i grupp eller alternativt kortas tiden per tillfälle. Det pågår ett arbete med att ta fram former för kompletterande studiehandledning på distans samt ytterligare åtgärder som beslutats utifrån modersmålsutredningen. 4. Användning av resultat från elevers attitydundersökning: Kontroll hur skolorna använder resultat från attitydundersökningen. En enkät om hur attitydundersökningarnas resultat används inom skolverksamheten genomfördes. Enkäten riktades till alla berörda rektorer, dvs rektorer som bedriver verksamhet i åk 5, 7 eller 9. Responsen på enkäten var att 73% av berörda rektorer svarade. Skolorna följer i regel, på något sätt, upp GrN 2014-09-24 resultatet av enkäten: - med personalen 92% - med eleverna 85%. Det vanligaste sättet att följa upp resultatet med eleverna är i klasserna och i elevråden. Enkäten kopplas också till arbetet med Likabehandlingsplanen. 94% av de rektorer som svarat anger att skolan, på något sätt, använder resultaten som underlag för att identifiera behov av förbättringsinsatser. Utifrån resultatet i de genomförda attitydundersökningarna har 185 av 202 skolorna särskilt identifierat behov av förbättringsinsatser vad gäller ökat elevinflytande och arbete kring trygghet och arbetsro. Identifierat behov betyder inte alltid att ett förändringsarbete startar. Planering och diskussion pågår för att skolorna ska se över hur man arbetar med resultat från elevers attitydundersökningar. 5. Malmo.se: Kontroll att information är aktuell och korrekt. Innehållet på webbsidorna på malmo.se har granskats. Olika webbsidor har valts ut slumpmässigt och granskats under juli, oktober och november. Kontrollen avsåg om obligatorisk information finns, om den är korrekt samt om dokument och blanketter följer Malmö stads grafiska profil och är aktuella. Kontrollen visar att ingen skola har all obligatorisk information korrekt. Chefen, som har ansvar för att informationen om verksamheten är uppdaterad och korrekt, prioriterar av olika skäl inte uppgiften. Skolornas webbinformatörer har inte möjlighet att uppdatera webbsidorna på grund av tidsskäl eller otillräcklig kompetens. Förvaltningen har en webborganisation som är sårbar. Riktlinjerna som beskriver hur skolornas webbsidor ska se ut och vad som ska finnas där är inte tillräckligt tydliga eller följs inte. De förbättringsinsatser som kommer att göras har inriktningen att informera chefer/verksamhetsansvariga om deras ansvar att uppdatera webbsidorna och om vikten av att sidorna är korrekta och aktuella samt att ta fram en ny, gemensam GrN 2015-02-25 186 av 202 grundstruktur för skolornas webbsidor med tydliga instruktioner om hur webbsidorna ska se ut, vad som ska finnas där och vad som ska ligga var. En fortsatt genomgång av webbsidor och att säkerställa att alla sidor har en innehållsansvarig som regelbundet granskar sidan är också en viktig utvecklingsinsats. Kontrollen visar att inköp hos upphandlade GrN 2015-02-25 leverantörer är 69 % både vad gäller antal fakturor och värde. Den interna kontrollen visar att verksamheterna oftast är medvetna om att de inte följer avtalen men att de av olika anledningar ser sig tvingade till sitt agerande. Då det i lagens saknas utrymme för att inte göra inköp enligt upphandlingsavtal är det samlade resultatet av undersökningen inte godkänt. Förvaltningen kommer att informera verksamheterna om resultatet samt fortsätta att infor-mera och utbilda via olika kanaler dels vad som gäller för Lagen om offentlig upphandling dels om ehandel. 6. Avtalstrohet: Kontroll att verksamheterna handlar enligt avtal. Kontroll av i vilken utsträckning som förvaltningen gör inköp hos leverantörer som Malmö stad har upphandlingsavtal med har genomförts. En kvantitativ undersökning av samtliga fakturor för perioden 1 januari till 30 juni 2014 avseende fyra avtalsområden har genomförts med beräkning av hur stor andel av inköpen som gjorts hos upphandlade respektive icke upphandlade leverantörer. 7. Försent betalda fakturor: Undersöka om förvaltningens fakturor Genomfördes samtidigt för GrF och FskF: Totalt kontrollerades 2 762 fakturor varav 11 slumpvis fakturadatum, jämnt fördelade 184 var försenade till betalning. Det GrN 2014-08-27 187 av 202 hanteras och attesteras så att leverantörerna över perioden januari-maj. Kreditfakturor samt personliga utlägg/ handkassor erhåller betalning enligt överenskommen tid. exkluderades. Samtliga fakturor kontrollerades avseende betaldatum och samtidigt söktes en förklaring till förseningen i förekommande fall. 8. Kompetensregistrering: Kontroll att rutiner för registrering och uppdatering av kompetens i HRutan följs. Stickprovskontroll av rapportering av kompetens har genomförts. 10 skolor /rektorer valdes slumpmässigt ut. På dessa skolor undersöktes hur stor andel av medarbetarna som hade registrerat sin kompetens, scannat in dokument och hur stor andel av dessa registreringar som motsvarar 6,7 %. Av försenade fakturor var 65 mindre än 5 dagar sena medan resterande 119 fakturor var mer än 5 dagar sena till betalning. Slutsatsen om orsaker till förseningen har dragits utifrån den information som finns att tillgå i ekonomi-systemet och fortsatt arbete kommer att ske med insatserna * Information till verksamheterna om resultatet av genomförd kontroll * Behov av utbildning i fakturahantering * Ökad e-handel medför smidigare och säkrare fakturahantering * Att fler leverantörer skickar elektroniska fakturor – ett arbete som pågår för hela Malmö stad * Fortsatt arbete med att informera verksamheterna och leverantörer om vikten av korrekta fakturadresser * Kontrollen tas med i internkontrollplanen för 2015. Resultatet av stickprovskontrollerna visar på ett ojämnt resultat. Flera anledningar påverkar resultatet. Bland annat anses systemet svårarbetat samtidigt har det parallellt gjorts ett manuellt insamlingsarbete gällande lärarbehörigheter då kompetensmodulen GrN 2015-02-25 188 av 202 9. Informationssäkerhet: Kontroll om samtliga rektorer har fått information om IT-säkerhet. verifierats av chefen. inte fungerat för att få ut det material som behövdes. Sammantaget kan detta ha påverkat motivationen att uppdatera systemet. De åtgärder som genomförts och påbörjats är att lathundar har arbetats fram vilket kommer att underlätta arbetet med kompetensmodulen i HRutan. Ny QlickView applikation-Kompetens kommer att lösa många av problemen. En ny version av kompetensmodulen i HRutan, med flera förbättringar, håller också på att utvecklas. Förvaltningen fortsätter en dialog med systemägaren för att säkra underlaget i kompetensmodulen. Malmö stad samarbetar också med andra kommuner som använder systemet för att driva på utvecklingen. Mål att informera om riktlinjer och anvisningar för informationssäkerhet i Malmö stad. Vi informerade samtliga ledningsgrupper med rektorer och utbildningscheferna om var den fanns att hitta och i stora drag vad den innehöll samt uppmanade ansvariga att läsa denna. Enkätundersökning med målgruppen Vid tillfället då enkätundersökningen var tvungen att gå ut var inte samtliga ledningsgrupper informerade på grund av svårigheter att hitta en gemensam tid. Samtliga ledningsgrupper är dock informerade vid dags datum. Informationssäkerhetssamordnaren på förvaltningen arbetar aktivt utifrån riktlinjerna med verksamheterna. GrN 2014-06-11 189 av 202 samtliga rektorer genomfördes under våren. Av rektorerna uppgav 77,2% att de hade blivit informerade, lika många visste var man hittade skriften. 10. Systematiskt kvalitetsarbete: Kontroll att skolor och förvaltning aktivt och löpande arbetar med det systematiska kvalitetsarbetet. En webbenkät till rektorerna har genomförts under våren med inriktning på hur skolorna arbetat med sitt systematiska kvalitetsarbete samt under hösten har genomförts kvalitetsdialoger med utbildningschefer och rektorer där skolornas insatser inom området har diskuterats. Under hösten har också nämndens presidium mött grundskoledirektör och utbildningschef för en redovisning och analys av skolornas måluppfyllelse. GrN 2015-01-28 Av enkätsvaren och kvalitetsdialogerna framgår att det systematiska kvalitetsarbetet bedrivs löpande under året med helt eller delvis deltagande av skolpersonalen medan elevernas delaktighet är av lägre grad. Kvalitetsarbetet har utvecklat verktyg för att förmedla information och för att fånga upp utvecklingsområden samtidigt som det har bidragit till ett tydligare fokus på det nationella uppdraget och förbättrat förutsättningarna för analys och anpassad resursfördelning. Den interna kontrollen visar att det systematiska kvalitetsarbetet kommer att fortsätta utvecklas under år 2015 bland annat med: -IT stöd för planering, uppföljning och analys -Riktlinjer för styrning och ledning -Strategier för att nå nämndens mål -Utveckling av kvalitetsdialoger och 190 av 202 kvalitetsbesök -Utveckling av beslutsstöd som kan ge en bild av var skolorna och förvaltningen befinner sig i processen att nå målen. 11. Statistikframtagning: Kontroll av statistisk utdata. Systemförvaltningen för det administrativa IT-stödet genomför löpande kontroller under året. Rapportering och kontroll av inrapporterad data till SCB och Skolverkets databaser har också på olika sätt genomförts under året. Ett särskilt projekt har startats för att skapa en gemensam databas för ekonomi-, personal- och elevstatistik som stöd till styr- och ledningsprocessen inom förvaltningen. 12. Klagomålshantering: Kontroll att klagomålsrutinen följs Stickprovskontroll av klagomål inom samtliga utbildningsområden har genomförts. Den interna kontrollen visar att GrN 2015-01-28 inrapporterad data i elevsystemet i huvudsak är korrekt men att det fortfarande finns osäkerhet kring viss data såväl på organisatorisk nivå som på individnivå. Hanteringen av elevsystemet kräver fortsatt utbildning och stöd till handläggarna på skolorna. Kontrollerna visar också att det kan förekomma vissa avvikelser mellan lokal och nationell statistik. Avvikelser som kan förklaras av att det på nationell nivå görs justeringar på material som lämnats in i efterhand samt att vissa beräkningar inte genomförs på samma sätt lokalt som nationellt. Avvikelser behöver fortsätta att kommuniceras med SCB för att uppnå en bättre likvärdighet i utbildningsstatistiken mellan lokal och nationell nivå. Vid stickprovskontrollen bedöms svaren GrN 2015-02-25 på klagomålsärendena ha samma struktur och hålla god kvalitet. Den interna kontrollen har lett till att en ny 191 av 202 genomarbetad rutin håller på att sammanställas och att fler medarbetare arbetar med ärendetypen vilket minskar sårbarheten i handläggningen. Medarbetare är också utsedda att vara kontaktpersoner vid frågor om ärendetypen. 192 av 202 Malmö stad 1 (10) Förskoleförvaltningen Tjänsteskrivelse Datum 2015-01-26 Vår referens Olof Fredholm Utredningssekreterare [email protected] Uppföljning av intern kontroll 2014 FSKF-2014-4269 Sammanfattning Det interna kontrollarbetet har i stort sett genomförts som planerat. Redovisning till nämnden har skett löpande under året i form av särskilda rapporter. I ärendet sammanställs resultatet från samtliga kontroller. Förslag till beslut Förskolenämnden föreslås besluta att godkänna uppföljning av intern kontroll 2014, samt att översända skrivesen till kommunstyrelsen och revisorskollegiet. Beslutsunderlag G-Tjänsteskrivelse AU 2015-02-16 Uppföljning av intern kontroll 2014 Beslutsplanering Förskolenämndens arbetsutskott 2015-02-16 Förskolenämnden 2015-02-25 Ärendet Det interna kontrollarbetet har i stort sett genomförts som planerat. Redovisning till nämnden har skett löpande under året i form av särskilda rapporter. Nämndens interna kontroll ska: SIGNERAD 2015-02-04 Skapa en god kontrollmiljö d.v.s. en organisationskultur där alla är medvetna om vilka spelregler, attityder och värderingar som gäller. Lagstiftning, verksamhetsmål, policys, riktlinjer och rutiner ska kunna tillämpas på ett enkelt och naturligt sätt utifrån ett tydligt definierat ansvar och klart definierade befogenheter. Genom systematisk riskanalys prioritera områden där högre sannolikhet föreligger att det blir fel och där felen kan leda till kännbara eller allvarliga konsekvenser. Säkerställa att kontrollaktiviteterna så långt som möjligt integreras i ordinarie verksamhet och ingår som integrerade delar i de processer som behövs för att nå de politiskt beslutade målen. Säkerställa att verksamhetsprocesserna kontinuerligt anpassas till förändrade förutsättningar. Snabba omvärldsförändringar kräver löpande utvärdering av processerna för styrning och kontroll av verksamheten. 193 av 202 2 (10) Uppföljning och intern kontroll För att hantera omvärlds- och verksamhetsrisker krävs en fungerande och kontinuerlig uppföljning. Det är inte möjligt att göra någon entydig avgränsning mellan verksamhetsuppföljning och intern kontroll. En effektiv uppföljning förutsätter bl. a att de underliggande processerna genererar aktuella och tillförlitliga besluts- och prognosunderlag. Uppföljningar har skett med ekonomer, HR-konsulter och verksamheternas samlade ledningsgrupper. Dessutom har det skett månadsvis ekonomisk uppföljningen på minst utbildningschefsnivå och ofta med förskolecheferna. Uppföljning av den övergripande riskbedömningen Förvaltningen har i november 2014 genomfört en utvärdering av ersättningsmodellen för förskoleverksamheten i Malmö (FSKF-2014-1924) i syfte att säkerställa att resurserna fördelas utifrån barns och elevers behov samt skapar förutsättningar för en kvalitetsmässigt likvärdig verksamhet på samtliga enheter. Den viktigaste slutsatsen i utvärderingen var att det ännu är för tidigt att dra några långtående slutsatser av ersättningsmodellen, detta då modellen tillämpats i mindre än ett år. Förskolecheferna har inte heller hunnit anpassa sina detaljbudgetar fullt ut till den nya ersättningsmodellen. Förvaltningen har under året följt upp barngruppernas storlek och sammansättning både storleksmässigt och när det gäller barngruppernas ålderssammansättning i ärendet Kartläggning av barngruppernas storlek (FSKF-2014-2594). Förvaltningen kan konstatera att delmålet i Strategi för kompetensförsörjning i förskolan om att öka andelen förskollärare till 55 % år 2015 trots ansträngningar troligtvis inte kommer uppnås. Skolinspektionen har beslutat att avsluta sin regelbundna tillsyn i Malmö stad. Det innebär att Skolinspektionen anser att Malmö stad har vidtagit sådana åtgärder att de påtalade bristerna i grundskola, grundsärskola, gymnasieskola och gymnasiesärskola samt kommunens ansvarstagande för förskola och vuxenutbildning har avhjälpts. Sammanfattning av till nämnden redovisade kontrollmoment Nedanstående redovisning av resultaten är en sammanfattning av kontrollrapporterna och en mer utförlig beskrivning finns i respektive rapport. Kontrollmoment Hantering av kontanta medel. Uppföljning Kontrollen har genomförts och återrapportering har skett till nämnden i april. Diarienummer: FSKF-2014-911 Förvaltningen kan utifrån den interna kontrollen konstatera att trots kännedom om förvaltningens rutiner är avvikelserna relativt många. För att minimera hanteringen av kontanta medel och därigenom minska felkällorna arbetar förvaltningen med att avsluta samtliga handkassor. Därigenom bedöms risken minska och kontrollmomen- 194 av 202 3 (10) tet föreslås utgå ur intern kontrollplanen. Prognososäkerhet vid ej konterade/attesterade fakturor. Kontrollen har genomförts och återrapportering har skett till nämnden i oktober. Diarienummer: FSKF-2014-3125 Under våren har samtliga administrativa team utbildats i ekonomiadministration. Löpande kontroll och uppföljning har skett, med extra fokus kring delårsrapporterna. De attestanter som inte attesterat i tid har följts upp och påmints i särskild ordning. När september månads redovisningsperiod stängdes den 6 oktober 2014 var fortfarande fakturor till ett värde av 9,4 Mkr oattesterade. Detta betyder inte att fakturorna förfallit till betalning men denna mängd oattesterade fakturor försvårar förvaltningens arbete med helårsprognosen. Förvaltningen kan konstatera att fortsatt arbete krävs för att komma tillrätta med konstaterade avvikelser. Avtalstrohet. Diarienummer: FSKF-2014-2029 Risken bedöms som oförändrad och fortsatt intern kontroll föreslås. Kontrollen har skett utanför intern kontrollplanen och har återrapporterats till nämnden i oktober. Förvaltningen har genomfört kontroll avseende avtalstrohet på avdelningen för fysisk miljö. Avtalstrohet. Ekonomiavdelningen har på uppdrag tagit fram en handlingsplan utifrån de brister som konstaterats. Åtgärderna omfattar bl.a. organisering, budgethantering, samt tydligjorda rutiner och riktlinjer för upphandling och dokumentation. Därigenom bedöms risken minska och kontrollmomentet bedöms inte behöva ingå i intern kontrollplanen. Kontrollen har genomförts och återrapportering till nämnden har skett i januari. Diarienummer: FSKF-2014-4214 Kontrollen syftar till att ta reda på i vilken utsträckning som förvaltningen gör inköp hos leverantörer som Malmö stad inte har upphandlingsavtal med. Utvalda områden vid granskningen var livsmedel (konto 64400), kon- 195 av 202 4 (10) torsmaterial (konto 65100), böcker (konto 64300 och 64301) samt lek-och hobbymaterial (konto 64901). För sent betald faktura. Kontrollen visade att för samtliga avtalsområden baserat på kostnaden var avtalstroheten 96 %. Fortsatt utbildning och information krävs, såväl övergripande som riktat mot verksamheten. Risken bedöms som oförändrad och fortsatt intern kontroll föreslås. Kontrollen har genomförts och återrapportering till nämnden har skett i augusti. Diarienummer FSKF-2014-2245 Kontrollen som genomförts av förskole- och grundskoleförvaltningens gemensamma redovisningsenhet visar att 2,7 % av samtliga fakturor med fakturadatum de utvalda dagarna, av olika anledningar var försenade till betalning. Rätt till stöd enligt skollagen. Diarienummer: FSKF-2014-1789 Fortsätta information och utbildning bl.a. om vikten av att e-handel används i större utsträckning än idag krävs. Redovisningsenheten kommer även att fortsätta arbetet med att informera om vikten av korrekta fakturaadresser. Risken bedöms som oförändrad och fortsatt intern kontroll föreslås. Kontrollen har genomförts och återrapportering till nämnden har skett i juni. Undersökningen har genomförts av Avdelningen för Kvalitet och Myndighet där kvalitetsstödjare under kvalitetsbesök vt 2014 fokuserade bl.a. på frågan om barns rätt till stöd ur ett kvalitetsperspektiv. Besök har gjorts i 29 förskolor och den interna kontrollen visar skillnader i verksamheternas förmåga att leva upp till skollagens krav för barn i behov av särskilt stöd. Avdelningen för kvalitet och myndighet har tillsammans med förskoleområdena beslutat att rätt till stöd ska bli ett förvaltningsgemensamt utvecklingsområde fr.o.m. hösten 2015. I och med att förvaltningen särskilt kommer att arbeta med och följa upp frågan inom ramen för det systematiska kvalitetsarbetet är bedömningen att 196 av 202 5 (10) Tilldelning av förskoleplatser inom lagstadgad tid. Diarienummer: FSKF- 2015-33 sannolikheten för avvikelse minskar och kontrollmomentet föreslås därför utgå ur intern kontrollplanen. Kontrollen har genomförts och återrapportering till nämnden har skett i januari. Den interna kontrollen visar att samtliga barn efter den 15 mars 2014 har erbjudits plats med god kvalitet inom lagstadgad tid. För att minska risken för framtida avvikelse ska förvaltningen: Ta fram gemensamma handläggningsrutiner, tydligöra information till enskild, kvalitetssäkra handläggningsprocessen genom avstämningar. Att rutiner för tillsyn och uppsikt och rutiner vid utevistelse/handlingsplan vid barns försvinnande finns. Diarienummer: FSKF-2014-4013/FSKF-2015-1 Tillgång och efterfrågan på förskoleplatser följs upp i särskild ordning och därmed bedöms risken för avvikelse minska och kontrollmomentet föreslås därför utgå ur intern kontrollplanen. Kontrollen har genomförts och återrapportering till nämnden har skett i december och januari. Undersökningen har gjorts av avdelningen kvalitet och myndighet på 30 slumpmässigt utvalda förskolor. Ett frågeformulär har skickats ut till berörda förskolechefer. 28 förskolor har svarat på granksningen. Av de 28 svaren framgår att 24 har skriftliga rutiner för tillsyn och uppsikt, rutiner vid barns utevistelse och handlingsplan vid barns försvinnande. En förskola anger att man ha samtliga rutiner och handlingsplan men inte nedtecknade. Tre förskolor saknar rutiner för tillsyn och uppsikt men har övriga efterfrågade dokument. I januari kunde samtliga förskolor i urvalsgruppen redovisa efterfrågade rutiner och handlingsplaner. Fortsatt arbete för att säkerställa att alla förskolor har rutiner för tillsyn och uppsikt och rutiner vid utevistelse/handlingsplan vid barns försvinnande krävs. Utbildningscheferna säkerställer att rutinerna finns. Fortlöpande samtal och utvecklingssamtal. Diarienummer: FSKF-2014-1360 Risken bedöms som oförändrad och fortsatt intern kontroll föreslås. Kontrollen har genomförts och återrapportering till nämnden har skett i maj. Undersökningen har skett genom en granskning av resultatet i Förskoleenkät 2014. 197 av 202 6 (10) Förskoleenkäten avslutas med frågan: Har du under det senaste året varit på utvecklingssamtal om ditt barn? Utbildningscheferna säkerställer att förskolecheferna dokumenterar samtliga genomförda utvecklingssamtal samt dokumenterar när vårdnadshavarna erbjudits utvecklingssamtal men tackat nej. Att förvaltningen har ett bra samarbete med IoF och att anmälan sker vid misstanke. Risken bedöms som oförändrad och fortsatt intern kontroll föreslås. Kontrollen har genomförts och återrapportering till nämnden har skett i juni. Diarienummer: FSKF-2014-1717 30 förskolor har kontrollerats genom stickprov. Att delegerade beslut inom förskola anmäls till nämnd. Sammantaget görs bedömningen vid kontrollen att förskoleområdena har förutsättningar att etablera rutiner för samarbete med IoF enligt respektive områdes planering. Vidare bedöms att det finns förutsättningar för att samtliga förskolor ska kunna känna till rutinerna när uppbyggnadsfasen är avslutad. Vad avser kunskapen om hur man kontaktar IoF vid misstanke att barn far illa, kan det konstateras, att endast en förskola uppvisar brist och informationsinsats har skett. Efter den interna kontrollen har samarbetet med IoF stärkts inom samtliga förskoleområden bl.a. genom utbildningar. Arbetet för att ytterligare stärka samarbetet kommer att ske under 2015. Därigenom bedöms risken minska och kontrollmomentet föreslås därför utgå ur intern kontrollplanen. Kontrollen har genomförts och återrapporting till nämnden har skett i augusti. Diarienummer: FSKF-2014-2591 Att diarieföring sker av hela den politiska ärendekedjan och att klara ärenden avslutas i Platina. Diarienummer: FSKF-2014-1355 Ärendehanteringssystemet Platina infördes på Förskoleförvaltningen i samband med förvaltningens uppstart den 1 juli 2013. En stickprovskontroll av registrerade beslut i Platina under perioden 1 mars – 30 april har gjorts. Kontrollen visar att delegerade beslut anmäls till Förskolenämnden i större utsträckning än vid kontrolltillfället 2013. Fortsatt arbete med interna rutiner för återrapportering av delegerade beslut kommer att ske framöver och fortsatt intern kontroll föreslås. Kontrollen har genomförts och återrapportering till nämnden har skett i maj. För att kvalitetssäkra processen framöver har nya 198 av 202 7 (10) lokala rutiner för diarieföring av hela den politiska ärendekedjan tagits fram av nämndskansliet under våren 2014. De nya rutinerna är implementerade och bygger på kommunens övergripande ärendehandbok. Vidare kvalitetssäkras processen genom att utnyttja det systemstöd för processen som finns i kommunens ärendehanteringsystem platina. Att ärenden registreras korrekt i diariet och att ärendena avslutas när de är färdighandlagda. Diarienummer: FSKF-2014-3197 Stickprovskontrollen visade inga avvikelser och kontrollmomentet föreslås därför utgå ur intern kontrollplanen. Kontrollen har genomförts och återrapportering till nämnden har skett i december. Kommunikationsavdelningen har under 2014 anställt en huvudregistrator och en nämndsekreterare. Förvaltningens förskoleområden har bemannats med administrativa team som bland annat har till ansvar att diarieföra utbildningsområdets allmänna handlingar. Nämndkansliet har under 2014 anordnat systemutbildningar i Malmö stads dokument- och ärendehanteringssystem (platina). Stickprovskontrollen visade på en förbättring från föregående år vad gäller kontinuerlig och löpande diarieföring av handlingar som skickats till platina för diarieföring. Stickproverna visar att 14 handlingar har legat i systemets postlistor i över två dagar. Ytterligar en stickprovskontroll visade att 770 av förvaltningens öppna ärenden i Platina är äldre än två månader vilket i sammanhanget kan anses som många. Nämndkansliet fortsätter arbetet med att kvalitetssäkra diariet med särskilt fokus på att säkerställa att ärenden avslutas då de är färdighandlagda. Säker fysisk miljö. Diarienummer: FSKF-2014-3338 Risken bedöms som oförändrad och fortsatt intern kontroll föreslås. Kontrollen har genomförts och återrapportering till nämnden har skett i december. Utifrån flickor och pojkars rätt till trygga och säkra miljöer är det angeläget att förskoleförvaltningen granskar och säkerställer den fysiska miljön. Att felanmälningskedjan och 199 av 202 8 (10) säkerhetsronderna fungerar är en förutsättning för att förvaltningen snabbt och säkert kan identifiera och åtgärda brister i den fysiska miljön. Vid den interna kontrollen konstateras avvikelser. Samtidigt bör det framhållas att AFM under året arbetat intensivt för att säkerställa förskolornas fysiska miljö. Förskoleförvaltningen fick i vissa fall överta undermåligt underhållna förskolegårdar och ett intensivt arbete har pågått och pågår fortsatt för att säkerställa säkerheten gällande utemiljö, träd, buskar och lekmiljö. Det fysiska stödet riktat mot förskolorna håller på att ses över och en ny organisation som syftar till att tydliggöra och förstärka förskolornas fysiska stöd kommer att starta upp i början av 2015. I och med den nya fysiska stödorganisationen är bedömningen att rutinerna för felanmälan kommer tydliggöras. Arbetet med att uppdatera och kommunicera rutinerna mot respektive fastighetsägare är en viktig del i detta arbete. Fortsatt utveckling av säkerhetsrondschecklista och säkerhetsrondsprotokoll krävs Systematiskt brandskydd. Diarienummer: FSKF-2015-39 Risken bedöms som oförändrad och fortsatt intern kontroll föreslås. Kontrollen har genomförts och återrapportering har skett till nämnden i januari. Endast 44 förskolor använder SBA-digital eller annat verksamhetssystem som stöd i det systematiska brandskyddsarbetet. Det har dock under året säkerställts att att samtliga förskolor har en digital eller analog brandskyddspärm. Risken bedöms som oförändrad och fortsatt intern kontroll föreslås, men utifrån ett helhetsgrepp gällande brandskydd. Förvaltningen kommer att anlita kommunteknik för detta arbete. Kontroll att budgetansvarig chef signerar attest/lönelista varje månad. Diarienummer: FSKF-2014-3952 Kontrollen har genomförts och återrapportering till nämnden har skett i december. För att kontrollera att den utbetalda lönen är 200 av 202 9 (10) rimlig och att sjuka/lediga inte fått lön ska alla chefer ta ut en rapport i Hrut. Rapporten visar vad varje person har kostat och man ser även varje chefs procentandel. Upptäcker chefen felaktigheter ska rättelse göras. Att säkerställa rutiner för uppföljning av självservice avseende semestrar. Diarienummer: FSKF-2014-4444 Kontrollen visar att relevant rutin tagits fram som komplement till HR-service rutiner och information om denna skett. Genomslaget för rutinen har dock uteblivit och idag sker uppföljning av lön på många olika sätt men väldigt sällan enligt gällande rutin. Fortsatt arbete krävs för att rutinen ska bli känd. Risken bedöms som oförändrad och fortsatt intern kontroll föreslås. Kontrollen har genomförts och återrapportering till nämnden har skett i januari. Resultatet visar att många chefer har en egen rutin men att rutinerna ser väldigt olika ut och kvaliteten är väldigt skiftande. Resultatet visar på brister i form av avsaknande tydliga och gemensamma rutiner och uppföljning avseende semestrar. För att komma tillrätta med konstaterade brister ska förskoleförvaltningen se över rutiner och stödfunktioner av självservice avseende semestrar. Korrekt rekrytering Att säkerställa att förskollärarlegitimation kontrolleras vid anställning av förskollärare. Att utdrag ur belastningsregister lämnas innan anställning erbjuds eller tilldelas inom förskoleverksamhet eller skolbarnomsorg. Diarienummer: FSKF-2104-1352 Risken bedöms som oförändrad och fortsatt intern kontroll föreslås. Kontrollen har genomförts och återrapportering till nämnden har skett i maj. Från den 1 december 2013 är det krav på legitimation för alla lärare och förskollärare som har påbörjat en anställning efter 1 juli 2011. Förskollärarlegitimation ska kontrolleras vid anställning av förskollärare. Kontrollen visar att samtliga förskolechefer som anställt personal begärt in utdrag ur belastningsregistret. Av de 16 personer som anställts har 16 kopior med utdrag ur belastningsregistret uppvisats vid kontroll. Kontrollen visar att samtliga förskolechefer som 201 av 202 10 (10) tillfrågats har rutiner för att säkerställa förskollärarlegitimation. Risken bedöms ha minskat, men HR-avdelningen vill ha med kontrollmomentet i intern kontrollplanen även 2015. Ansvariga Anna Westerling Ekonomichef Andreas Norbrant Förvaltningschef 202 av 202 Datum Malmö stad Stadskontoret Handläggare: 15-02-19 Henrik Heyman Telefon: 040 - 34 10 83 E-post: [email protected] Bilaga 1 till Redovisning intern kontrollplan för år 2014 Stadskontorets kortfattade kommentarer om respektive nämnds uppföljning av intern kontroll 2014 Kommunstyrelsens förvaltningar Kommunstyrelsen har genomfört och rapporterat in uppföljning enligt intern kontrollplan för 2014. Rapportering till styrelsen har gjorts löpande under året och kommer att göras 2015-0401. Av inlämnad rapport framgår vilka granskningsområde som följts upp samt granskningssätt och granskningsresultat. Separat internkontrollplan för finansförvaltningen har upprättats och följts upp och ska rapporteras till styrelsen 2015-04-01. Uppföljning av intern kontroll avseende hamnverksamhet har rapporterats till stadsdirektören. Revisorskollegiet Kollegiet har genomfört och rapporterat in uppföljning enligt intern kontrollplan för 2014. Rapportering till kollegiet har gjorts 2014-12-17. Av inlämnad rapport framgår vilka granskningsområde som följts upp samt granskningssätt och granskningsresultat. Valnämnden Nämnden har genomfört och rapporterat in uppföljning enligt intern kontrollplan för 2014. Rapportering till nämnden skedde 2015-01-19. Av inlämnad rapport framgår vilka granskningsområde som följts upp samt granskningssätt och granskningsresultat. Förtroendenämnden Nämnden har genomfört och rapporterat in uppföljning enligt intern kontrollplan för 2014. Rapportering har gjorts till nämnden 2015-02-25. Av inlämnad rapport framgår vilka granskningsområden som följts upp samt granskningssätt och granskningsresultat. Överförmyndarnämnden Nämnden har genomfört och rapporterat in uppföljning enligt intern kontrollplan för 2014. Rapportering har gjorts till nämnden 2014-05-12 och 2014-09-23. Av inlämnad rapport framgår vilka granskningsområde som följts upp samt granskningssätt och granskningsresultat. Servicenämnden Nämnden har genomfört och rapporterat in uppföljning enligt intern kontrollplan för 2014. Rapportering har gjorts till nämnden 2014-05-26 samt 2014-09-22 samt kommer att göras Postadress Besöksadress Telefon växel Telefon direkt Telefax 205 80 MALMÖ August Palms plats 1 040-34 10 00 040-34 10 83 040-34 11 00 E-post henrik.heyman@ malmo.se 2015-02-25 Av inlämnad rapport framgår vilka granskningsområde som följts upp samt granskningssätt och granskningsresultat. Tekniska nämnden Gatukontoret Gatukontoret har genomfört och rapporterat in uppföljning enligt intern kontrollplan för 2014. Rapportering till nämnden har gjorts 2014-09-30 samt 2014-12-10. Av inlämnad rapport framgår vilka granskningsområde som följts upp samt granskningssätt och granskningsresultat. Fastighetskontoret Fastighetskontoret har genomfört och rapporterat in uppföljning enligt intern kontrollplan för 2014. Rapportering till nämnden har gjorts 2014-05-21 samt 2014-09-30 och kommer att rapporteras 2015-02-25. Av inlämnad rapport framgår vilka granskningsområde som följts upp samt granskningssätt och granskningsresultat. Miljönämnden Nämnden har genomfört och rapporterat in uppföljning enligt intern kontrollplan för 2014. Rapportering till nämnden har gjorts 2014-05-26 och 2014-09-22 samt 2014-11-14 och kommer att göras 2015-02-24. Av inlämnad rapport framgår vilka granskningsområde som följts upp samt granskningssätt och granskningsresultat. Stadsbyggnadsnämnden Nämnden har genomfört och rapporterat in uppföljning enligt intern kontrollplan för 2014. Rapportering till nämnden kommer att göras 2015-02-12. Av inlämnad rapport framgår vilka granskningsområde som följts upp samt granskningssätt och granskningsresultat. Kulturnämnden Nämnden har genomfört och rapporterat in uppföljning enligt intern kontrollplan för 2014. Rapportering till nämnden sker vid dess sammanträde 2015-02-25. Av inlämnad rapport framgår vilka granskningsområde som följts upp samt granskningssätt och granskningsresultat. Fritidsnämnden Nämnden har genomfört och rapporterat in uppföljning enligt intern kontrollplan för 2014. Rapportering till nämnden har skett vid dess sammanträde 2014-12-18. Av inlämnad rapport framgår vilka granskningsområde som följts upp samt granskningssätt och granskningsresultat. Sociala resursnämnden Nämnden har genomfört och rapporterat in uppföljning enligt intern kontrollplan för 2014. Rapportering har gjorts till nämnden 2014-05-21 och 2014-09-24. Av inlämnade rapporter framgår vilka granskningsområde som följts upp samt granskningssätt och granskningsresultat. Stadsområdesnämnd Norr Nämnden har genomfört och rapporterat in uppföljning enligt intern kontrollplan för 2014. Rapportering till nämnden har gjorts vid dess sammanträde 2015-02-19. Av inlämnad rapport 2 framgår vilka granskningsområde granskningsresultat. som följts upp samt granskningssätt och Stadsområdesnämnd Öster Nämnden har genomfört och rapporterat in uppföljning enligt intern kontrollplan för 2014. Rapportering till nämnden har gjorts 2014-05-28, 2014-09-24, 2014-10-22, 2014-11-26 och 2014-12-17 och kommer att ske vid sammanträde 2015-02-25. Av inlämnad rapport framgår vilka granskningsområde som följts upp samt granskningssätt och granskningsresultat. Stadsområdesnämnd Söder Nämnden har genomfört och rapporterat in uppföljning enligt intern kontrollplan för 2014. Rapportering till nämnden sker vid dess sammanträde 2015-02-25. Av inlämnad rapport framgår vilka granskningsområde som följts upp samt granskningssätt och granskningsresultat. Stadsområdesnämnd Väster Nämnden har genomfört och rapporterat in uppföljning enligt intern kontrollplan för 2014. Rapportering till nämnden har gjorts vid dess sammanträde 2015-01-27. Av inlämnad rapport framgår vilka granskningsområde som följts upp samt granskningssätt och granskningsresultat. Stadsområdesnämnd Innerstaden Nämnden har genomfört och rapporterat in uppföljning enligt intern kontrollplan för 2014. Rapportering till nämnden kommer att göras vid dess sammanträde 2015-02-25. Av inlämnad rapport framgår vilka granskningsområde som följts upp samt granskningssätt och granskningsresultat. Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden Nämnden har genomfört och rapporterat in uppföljningar för 2014 enligt interna kontrollplaner för gymnasie- och vuxenutbildning samt Jobb Malmö. Rapportering till nämnden har skett 2015-02-06. Av inlämnade rapporter framgår vilka granskningsområde som följts upp samt granskningssätt och granskningsresultat. Grundskolenämnden Grundskoleförvaltningen har genomfört och rapporterat in uppföljning enligt intern kontrollplan för 2014. Rapportering till nämnden har skett löpande under året. En sammanfattning av samtliga uppföljningar rapporteras till nämnden 2015-02-25 som en bilaga i ärendet Årsanalys 2014. Av inlämnad rapport framgår vilka granskningsområde som följts upp samt granskningssätt och granskningsresultat. Förskolenämnden Förskoleförvaltningen har genomfört och rapporterat in uppföljning för 2014 enligt intern kontrollplan. Rapportering till nämnden har skett löpande under året. En sammanfattning av samtliga uppföljningar rapporteras till nämnden 2015-02-25. Av rapporterna framgår vilka granskningsområde som följts upp samt granskningssätt och granskningsresultat. 3
© Copyright 2024