Beställningsrutiner - Västra Götalandsregionen

Centrum Läkemedelsnära Produkter
www.vgregion.se/clp
www
Beställningsrutiner
Läkemedelsnära Produkter i Västra Götaland




1
Diabetes
Inkontinens
Stomi
Särnär Barn och Vuxna
Centrum Läkemedelsnära Produkter/jan 2015
Innehåll
CENTRUM LÄKEMEDELSNÄRA PRODUKTER (CLP)
4
Produktområden ................................................................................................................. 4
Diabetes
Inkontinens
Stomi
Särnär Barn och Vuxna
4
4
5
5
Kontaktperson ..................................................................................................................... 5
Hemsida – www.vgregion.se/clp ........................................................................................ 5
Distributörer ........................................................................................................................ 6
OneMed Sverige AB
Regionservice Skövdedepån
6
6
FÖRSKRIVNING
7
Individuell förskrivning ........................................................................................................ 7
Ordination - Förskrivning – Beställning/Uttag .................................................................... 7
Författningar ....................................................................................................................... 7
Behörighet till Sesam LMN .................................................................................................. 8
Förskrivningsbehörigheter - Produktområdesrättigheter i Sesam LMN
8
Förskrivarstöd för produktval ............................................................................................. 9
Förskrivning till patient som vistas tillfälligt i Västra Götaland........................................... 9
Patienter bosatt i annat län som vårdas inom regionens specialistvård
Övriga patienter som vistas tillfälligt inom Västra Götaland
9
9
Förskrivning till patient som inte har ett fullständigt personnummer ............................. 10
Asylsökande
Asylsökande som inte fått sitt LMA-kort
Personer som vistas i Sverige utan tillstånd
Nyfödda
10
11
11
12
Förskrivning till personer med skyddade personuppgifter ............................................... 12
Förskrivning av ej upphandlad produkt ............................................................................ 13
SESAM LMN - BESTÄLLNINGSSYSTEM
14
Vägledning och support .................................................................................................... 14
Förskrivarens kontaktuppgifter ......................................................................................... 14
Patientuppgifter ................................................................................................................ 14
Förskrivande enhet (kund) ................................................................................................ 15
Betalarstruktur .................................................................................................................. 15
2
Centrum Läkemedelsnära Produkter/jan 2015
Hemleverans...................................................................................................................... 15
Info till chaufför
Hemleverans till tillfällig adress utanför Västra Götaland
15
15
Leveranstid ........................................................................................................................ 16
Leveransregler ordinärt boende ....................................................................................... 16
Får ställas utanför – FSU
Avisering
Utlämningsställe
Akutleverans
Expressleverans (endast särnärprodukter)
16
16
16
17
17
Leveransregler särskilt boende ......................................................................................... 17
Samleverans
Inbärning (endast inkontinensprodukter via OneMed)
Fast leveransdag (endast inkontinensprodukter via OneMed)
17
18
18
Retur och reklamation av produkt .................................................................................... 18
Retur
Reklamation
18
18
Avvikelse/Felrapport Distribution ..................................................................................... 18
Lämna synpunkter ............................................................................................................. 18
STATISTIK- OCH VERKSAMHETSUPPFÖLJNING
19
TIPS OCH RÅD I SESAM LMN
19
Spara tid genom att registrera och spara förskrivning i Sesam LMN.
Leverans till utlämningsställe till minderårig eller person som saknar legitimation
Förskrivning till person utanför Västra Götaland
Om patientens namn inte finns angiven på leveransadressen
Förskrivning/beställning till patienter på Särskilt boende
Nutritionsprodukter är känsliga för värme och kyla
19
19
20
20
20
20
BILAGOR
Rutinbeskrivning för förskrivning och beställning av diabeteshjälpmedel i Västra Götaland
Lathund Regelverk Särnär Barn och Vuxna i Västra Götaland
Frakt- och logistikkostnader OneMed
Frakt- och logistikkostnader Skövdedepån
3
Centrum Läkemedelsnära Produkter/jan 2015
Centrum Läkemedelsnära Produkter (CLP)
CLP startade 1 januari 2010 och omfattar de läkemedelsnära produktområdena Diabetes,
Inkontinens, Stomi och Särnär Barn och Vuxna.
CLP har ett övergripande uppdrag i Västra Götalandsregionen och skall i samverkan med
vårdgivarna bedriva en leverantörsneutral verksamhet med fokus på kundnytta,
patientsäkerhet, kvalitet, kompetens och ekonomi.
CLP ansvarar för tillgång till ett kvalitetsanpassat produktsortiment och distribution av dessa
produkter till patienten. Dessutom fungerar centrat som stöd för vårdens kvalitetsutveckling
genom att erbjuda utbildningsinsatser kring vård och behandling för aktuella produktområden
samt tillhandahålla producentneutral produktinformation.
Produktområden
Diabetes
Inom område diabetes har Västra Götalandsregionen kostnadsansvaret för hjälpmedlen. Hälsooch sjukvårdsansvar åligger ansvarig vårdgivare. Då förskrivning sker i kommunal hälso- och
sjukvård bekostas produkterna av ansvarig hälso- och sjukvårdsnämnd.
Rutinbeskrivning för förskrivning och beställning av diabeteshjälpmedel i Västra Götaland.
Se bilaga.
Inkontinens
Område inkontinens servar verksamheter inom Västra Götalandsregionen, och samtliga 49
kommuner inom Västra Götaland, samt de verksamheter i privat regi som har avtal med region
eller kommun. Åtagandet regleras i samarbetsavtal (SN 352-1999). Samarbetsavtalet gäller
oavsett vilken driftsform vårdgivaren har (HMF40- 2004).
Förskrivar- och kostnadsansvaret följer Hälso- och sjukvårdsansvaret. Kommunerna ansvarar för
förskrivning till patienter i särskilt boende och till patienter, inskrivna i hemsjukvård. Regionen
ansvarar för förskrivning till patienter i ordinärt boende.
För primärvården i Västra Götalandsregionen regleras ansvar och åtagande i Krav- och
kvalitetsboken. Vårdgivaren ansvarar för förskrivning till de patienter som har valt att lista sig på
vårdenheten.
Undantag
Tarmsköljningsprodukter till patienter med neurogen tarmfunktionsstörning ska förskrivas av
specialistklinikerna. Specialistklinikerna ansvarar för ordination, utprovning, förskrivning samt
uppföljning av produkterna och bär därmed också kostnaderna.
4
Centrum Läkemedelsnära Produkter/jan 2015
Stomi
Inom område stomi har Västra Götalandsregionen kostnadsansvaret för hjälpmedlen. Hälso- och
sjukvårdsansvar åligger ansvarig vårdgivare. Då förskrivning sker i kommunal hälso- och sjukvård
bekostas produkterna av ansvarig hälso- och sjukvårdsnämnd.
Handbok för förskrivning av stomiprodukter i Västra Götaland reglerar förskrivar- och
kostnadsansvaret mellan regionens olika verksamheter. Handboken är godkänd och
underskriven av Hälso- och sjukvårdsdirektören i Västra Götalandsregionen.
Särnär Barn och Vuxna
Område särnär barn och vuxnas servar verksamheter inom Västra Götalandsregionen och 48
kommuner i Västra Götaland som tackat ja till avtalskonceptet. Samarbetsavtalet gäller oavsett
vilken driftsform vårdgivaren har.
Förskrivar- och kostnadsansvaret följer Hälso- och sjukvårdsansvaret. Kommunerna ansvarar för
förskrivning till patienter i särskilt boende (HSD-A § 23/08 tillämpningsanvisning). Regionen
ansvarar för förskrivning till patienter i ordinärt boende.
För primärvården i Västra Götalandsregionen regleras ansvar och åtagande i Krav- och
kvalitetsboken. Vårdgivaren ansvarar för förskrivning till de patienter som har valt att lista sig på
vårdenheten.
Kostnad för sondmatningstillbehör och nutritionspump är regionens ansvar oavsett Hälso- och
sjukvårdsansvar.
Regelverk Särnär Barn och Vuxna i Västra Götaland. Se bilaga.
Kontaktperson
CLP använder sig av kontaktpersoner för att i dialog med vården skapa möjlighet till
vårdutveckling utifrån vårdkedjans behov. Kontaktpersonen ansvarar för att viktig information
från CLP sprids ut i vårdens verksamheter. Kontaktpersonerna bildar tillsammans med CLP ett
nätverk och bjuds in till kontaktpersonsträffar med jämna mellanrum för att diskutera
kvalitetsutveckling av de läkemedelsnära produktområdena.
Det är vårdgivarens ansvar inom kommun, primärvård och sjukhusområde att utse och anmäla
en eller flera kontaktperson(er) för de olika produktområdena till CLP.
Antalet kontaktpersoner och vem som är mest lämplig kan variera inom olika verksamheter.
Hemsida – www.vgregion.se/clp
CLP har en hemsida med specifika undersidor för varje produktområde samt en
funktionsbrevlåda [email protected]
5
Centrum Läkemedelsnära Produkter/jan 2015
Distributörer
OneMed Sverige AB
OneMed är distributör för produktområdena inkontinens och särskild näring. Posten Logistik AB
är OneMeds transportör.
Kontaktuppgifter OneMeds kundservice:
för förskrivare
för patienter
fax
e-post
adress
031-706 30 85
031-706 30 60
031-706 30 09
[email protected]
OneMed Sverige AB
Kundservice VGR
Box 50
401 20 Göteborg
öppetider
vardagar 08:00-16:30
Regionservice Skövdedepån
Skövdedepån är distributör för produktområdena diabetes och stomi. Posten Logistik AB är
OneMeds transportör.
Kontaktuppgifter Skövdedepåns kundtjänst:
för förskrivare
för patienter
fax
e-post
adress
010 – 441 31 99
010 – 441 31 90
0500 – 43 79 01
[email protected]
Regionservice Skövdedepån
Gustav Adolfs Gata 38
541 45 Skövde
öppetider
vardagar 08:00-16:30 (ons 08:00-18:00)
6
Centrum Läkemedelsnära Produkter/jan 2015
Förskrivning
Individuell förskrivning
All förskrivning och beställning av läkemedelsnära förbrukningsartiklar i Västra Götaland utförs
individuellt, även till patienter på särskilda boenden.
Ordination - Förskrivning – Beställning/Uttag
En ordination/förskrivning dokumenteras i journal. Förskrivningen registreras och sparas i Sesam
LMN. Beställning/uttag görs utifrån den sparade förskrivningen i Sesam LMN.
Författningar
Nedanstående författningar är de viktigaste som reglerar utbudet och förskrivningen av
läkemedelsnära produkter.
SFS 2014:821 Patientlag
SFS 1982:763 Hälso- och sjukvårdslagen
SFS 1993:584 Lag om medicintekniska produkter
SFS 2010:659 Patientsäkerhetslagen
SOSFS 2008:1 Socialstyrelsens föreskrifter om användning av medicintekniska
produkter i hälso- och sjukvården
SOSFS 2013:6 Ändring i föreskrifterna (SOSFS 2008:1) om användning av
medicintekniska produkter i hälso- och sjukvården
SOSFS 2008:14 (grundförfattning) Socialstyrelsens föreskrifter om
informationshantering och journalföring i hälso- och sjukvården
SOSFS 2011:8 Ändring i föreskrifterna (SOSFS 2008:14) om informationshantering
och journalföring i hälso- och sjukvården
SOSFS 2011:9 Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för
systematiskt kvalitetsarbete
7
Centrum Läkemedelsnära Produkter/jan 2015
Behörighet till Sesam LMN
Enligt SOSFS 2008:1 Socialstyrelsens föreskrifter om användning av medicintekniska produkter i
hälso- och sjukvården är det verksamhetschef eller motsvarande som utser vilken personal inom
sin verksamhet som ska förskriva läkemedelsnära produkter. Se även SOSFS 2013:6 Ändring i
föreskrifterna (SOSFS 2008:1) om användning av medicintekniska produkter i hälso- och sjukvård.
Verksamhetschef eller motsvarande ex. kontaktperson anmäler till CLP vem/vilka personer som
ska ha behörighet till Sesam LMN, vilka produktområdesrättigheter och till vilka arbetsplatser
(förskrivande enheter) den anställde ska ha behörighet till. Den verksamhetsansvarige ansvarar
även för att avanmäla eller ändra en behörighet för anställda inom sin verksamhet.
Läkare har fri förskrivningsrätt och får när en ansökan inkommer automatiskt behörighet att
förskriva till alla produktområden.
Ansöknings/ändringsblankett finns på CLPs hemsida under Sesam LMN – Behörighet till Sesam
LMN. Blankett sänds in till CLP enligt instruktion på blanketten. När behörigheten är registrerad
skickas inloggningsuppgifter via e-post till både förskrivaren och verksamhetsansvarig.
Förskrivningsbehörigheter - Produktområdesrättigheter i Sesam LMN
Följande produktområdesrättigheter finns i Sesam LMN:
DIABETES
INKONTINENS
STOMI
SÄRNÄR
Inkontinens ett uttag
Diabetes flera uttag
(iterreing)
Inkontinens flera uttag
(iterering)
Stomi flera uttag
(iterering)
Särskild näring flera uttag*
(iterering)
Särskilt boende
Särskilt boende
Särskilt boende
Särskilt boende –
ej möjligt i nuläget
Sondmatningstillbehör
* För sjuksköterskor i regionen krävs en medicinsk delegation.
8

Behörighet till inkontinens kan ges med möjlighet att förskriva för ett uttag eller för flera
uttag (iterera). För övriga produktområden finns endast behörighet för flera uttag
(iterering).

Behörighet att förskriva till patienter som bor i särskilt boende ger möjlighet att
sambeställa till flera patienter samtidigt till en och samma enhet/särskilt boende.

Det finns även möjlighet att ge en person behörighet Beställare. Det innebär att
personen inte får förskriva inom något produktområde men kan beställa/skapa uttag
utifrån sparade förskrivningar i Sesam LMN. Denna möjlighet används framförallt inom
kommunerna vid sambeställning till särskilt boende.
Centrum Läkemedelsnära Produkter/okt 2013

Vid förskrivning till patient på särskilt boende görs oftast förskrivning med 4-12 uttag.
Utifrån dessa individuella sparade förskrivningar kan sedan en beställare göra
uttag/sambeställa till patienterna på det särskilda boendet. Förskrivaren registrerar
förskrivningarna i systemet. Beställaren gör uttagen/sambeställer.

Är man behörig förskrivare inom ett produktområde kan man beställa/skapa uttag inom
alla produktområden i Sesam LMN.
Förskrivarstöd för produktval
Som stöd för förskrivaren finns inom de olika produktområdena elektroniska produktkataloger
och övrig produktinformation t.ex. produktnytt, konverteringsguider. De finns både i Sesam
LMN och på www.vgregion.se/clp
Förskrivning till patient som vistas tillfälligt i Västra Götaland
Patienter bosatt i annat län som vårdas inom regionens specialistvård
Till patienter som utreds/behandlas inom regionens specialistvård överförs information om
rekommenderade produkter för förskrivning. Vårdgivare i hemlandstinget ansvarar för
förskrivning.
Övriga patienter som vistas tillfälligt inom Västra Götaland
Förskrivning av läkemedelsnära produkter till patienter folkbokförda i annat län som vistas inom
Västra Götaland (t ex sommargäster) regleras i Riksavtal för utomlänsvård och kommentarer.
Vanligtvis vänder sig patienten till sin ordinarie förskrivare i hemlandstinget/kommunen.
När vård inte kan anstå/vänta avgör vårdgivaren om förskrivning ska ske.


inkontinens och särnärprodukter förskrivs i Sesam LMN och bekostas därmed av
förskrivande enhet. Förskriv för ett uttag och beräkna antal produkter så att patienten
klarar sig tills förskrivning från hemlandstinget/kommunen sker.
diabetes- och stomiprodukter förskrivs på hjälpmedelskort och bekostas därmed av
landsting/region där patienten är folkbokförd. Detta gäller även personer som har listat
sig på en vårdcentral i Västra Götaland t.ex. hallänningar.
För andra personer som vistas tillfälligt inom Västra Götaland (t.ex. utlandssvenskar, utländska
medborgare) regleras rätten till sjukvård i handbok Vård av personer från andra länder
9
Centrum Läkemedelsnära Produkter/jan 2015
Förskrivning till patient som inte har ett fullständigt personnummer
Asylsökande
Asylsökande barn och gömda barn under 18 år omfattas av samma förmåner som svenska barn.
Vuxna asylsökande (fyllt 18 år) som bor i Västra Götaland kan få förbrukningsartiklar förskrivna
vid akutsjukvård och där vård inte kan anstå (vänta) när ett medicinskt behov föreligger.
Hälso- och sjukvård för asylsökande och
flyktingar i Västra Götaland
Asylsökande personer saknar de fyra sista
siffrorna i personnumret och finns inte med i
folkbokföringsregistret.
Asylsökande får ett LMA-kort, en tillfällig
handling med foto som visar att innehavaren är
asylsökande i Sverige och därmed berättigad till
vård enligt gällande bestämmelser. Kortet
utfärdas av Migrationsverket.
LMA = Lagen om Mottagande av Asylsökande
Giltig
Första gången förskrivning till
t.o.m.
asylsökande sker, används blanketten
Förskrivning/beställning av läkemedelsnära
produkter, som fylls i och faxas till distributörens kundservice.
LMAnummer
Kontrollera LMA-kortets giltighetstid. Under Patient i fältet Namn anges patientens namn.
I fältet Personnummer anges den asylsökandes födelsedata (ÅÅÅÅMMDD) följt av LMAnumret. Det är de åtta markerade siffrorna med bindestreck som ska anges 50-008920/4
t.ex. 19541020 – 50-008920.
Förskrivningen registreras på enheten för asyl- och flyktingfrågor som kommer faktureras.
Kontakta din verksamhetsansvarig/kontaktperson för att få behörighet i Sesam LMN.
Kundnumret får endast användas till asylsökande som har fått sitt LMA-nummer. Om den
asylsökande inte fått sitt LMA-nummer använder förskrivaren sitt ordinarie förskrivande
enhets kundnummer enligt rutin Asylsökande som inte fått sitt LMA-kort
Distributörens kundservice registrerar patienten med LMA-nummer och födelsedata i Sesam
LMN. Nästa gång förskrivning/beställning är aktuellt kan förskrivaren söka fram patienten i
Sesam LMN via LMA-numret som då anges i fältet där personnumret vanligtvis anges.
När den asylsökande fått sitt fullständiga personnummer kontaktar förskrivaren distributörens
kundservice för att konvertera patientens förskrivnings- och uttagshistorik till den nya
identiteten.
10
Centrum Läkemedelsnära Produkter/jan 2015
Asylsökande som inte fått sitt LMA-kort
Vid förskrivning till asylsökande som inte fått sitt LMA-kort från Migrationsverket, ska enheten
för asyl- och flyktingfrågor inte faktureras. Förskrivningen registreras istället på förskrivarens
ordinarie förskrivande enhet som därmed kommer faktureras.
Vid förskrivning till asylsökande utan LMA-kort används blanketten Förskrivning/beställning av
läkemedelsnära produkter som faxas till distributörens kundservice. Kundservice registrerar
förskrivningen på den förskrivande enheten istället för på patienten.
Under Patient i fältet Namn anges patientens namn. I fältet Personnummer anges den
asylsökandes födelsedata (ÅÅÅÅMMDD) följt av utan LMA. t.ex. 19541020 – utan LMA.
Om personen fått sitt LMA-kort nästa gång förskrivning/beställning är aktuellt förskrivs
enligt rutin för Asylsökande. Förskrivaren måste då också kontakta distributörens
kundservice som konverterar patientens förskrivnings- och uttagshistorik till den nya
identiteten. Därefter kan enheten för asyl- och flyktingfrågor faktureras.
Om personen inte fått sitt LMA-kort nästa gång förskrivning/beställning är aktuellt kan du
söka fram din förskrivande enhet (kund) med kundnumret ex. 60XXXX i fältet där du
vanligtvis söker fram patienten med personnummer. Registrera ny förskrivning.
Personer som vistas i Sverige utan tillstånd
Personer som vistas i Sverige utan tillstånd (gömda) har rätt till samma hälso- och sjukvård som
asylsökande. Läs mer på www.vgregion.se/asylenheten
Vid förskrivning till person som vistas i Sverige utan tillstånd används blanketten
Förskrivning/beställning av läkemedelsnära produkter som faxas till distributörens kundservice.
Under Patient i fältet Namn anges patientens namn. I fältet Personnummer anges personens
födelsedata (ÅÅÅÅMMDD) följt av utan tillstånd. t.ex. 19541020 – utan tillstånd
Förskrivningen registreras på Enheten för asyl- och flyktingfrågor som då kommer
faktureras. Kontakta din verksamhetsansvarig/kontaktperson för att få behörighet i Sesam
LMN. Kundnumret får endast användas vid förskrivning till personer som vistas i Sverige utan
tillstånd.
När personen blivit asylsökande (fått sitt LMA-kort) eller fått sitt fullständiga personnummer
kontaktar förskrivaren distributörens kundservice för att konvertera patientens
förskrivnings- och uttagshistorik till den nya identiteten.
11
Centrum Läkemedelsnära Produkter/jan 2015
Nyfödda
Nyfödda får sitt fullständiga personnummer 1-2 dagar efter födseln, så det är ovanligt att
förskrivning måste ske i Sesam LMN innan. Om förskrivning måste ske innan den nyfödde fått
sitt fullständiga personnummer kontaktas aktuell distributörs kundtjänst för information om
tillvägagångssätt.
Förskrivning till personer med skyddade personuppgifter
Det är vårdgivarens ansvar att inte adressuppgifter röjs hos person med skyddade
personuppgifter.
Riktlinjer för hantering av personer med skyddade personuppgifter i Västra Götalandsregionen
Inga patientuppgifter registreras på blanketten utan det är förskrivande enhet (kund) som
registreras som mottagare. Det är endast möjligt att förskriva för ett uttag.



Leveransadressen ska alltid vara den förskrivande enhetens adress. Leveransadress till
personens närstående får aldrig anges.
Eventuell aviseringstelefon anges alltid till förskrivare. Telefonnummer till patienten
eller dess närstående får aldrig registreras i systemet.
I fältet C/o namn anges förskrivarens namn. Både förskrivande enhet och
förskrivarens namn samt leveransadress kommer att stå på kartongens adressetikett
vid leverans.
Uttagsnumret i Sesam LMN
Sök fram uttagsnumret genom att ange förskrivande enhets kundnummer i fältet ”Sök
patient” på patientöversikten (där personnummer vanligtvis anges). Under rubriken
”Uttagshistorik” finns tidigare uttag gjorda på förskrivande enhet. U-numret anges först i
tabellens uttagsrad.
Patient som redan finns i Sesam LMN och får skyddade personuppgifter
När en patient får skyddade personuppgifter som sedan tidigare finns registrerad i Sesam
LMN spärras personens uppgifter via folkbokföringsregistret. Därmed syns inte förskrivningsoch uttagshistoriken i Sesam LMN. Alla förskrivningar måste läggas upp på nytt enligt
beskrivning ovan.
Det är förskrivarens ansvar att bevaka och ta emot leveransen och lämna den på ett säkert sätt
till personen med skyddade personuppgifter. Förskrivning/beställning och uttagsnumret (ex
U13201003) dokumenteras i patientens journal.
Förskrivning till person med skyddade personuppgifter kräver manuell förskrivning. Blankett
Förskrivning/beställning av produkt till patient med SKYDDADE PERSONUPPGIFTER fylls i och
faxas till distributörens kundservice.
12
Centrum Läkemedelsnära Produkter/jan 2015
Förskrivning av ej upphandlad produkt
Om inte upphandlat sortiment kan tillgodose patientens behov kan förskrivning av ej
upphandlad förbrukningsartikel göras.
Ej upphandlad förbrukningsartikel behöver inte finnas på lager hos distributören vilket kan
innebära förlängd leveranstid. Vid leveranstid >10 dagar återkopplar distributören till
förskrivaren via e-post.
Blankett Förskrivning av ej upphandlad läkemedelsnära produkt fylls i och faxas till
distributörens kundservice enligt uppgifter på blanketten.
Samtliga uppgifter som efterfrågas på blanketten och en motivering varför upphandlat
sortiment inte tillgodoser patientens behov måste fyllas i. Saknas uppgifter faxar kundservice
tillbaka blanketten för komplettering.
En produkt som förskrivs utanför upphandlat sortiment kan inte akutbeställas.
Förskrivning av ej upphandlad produkt medför extra kostnad. Se bilaga.
13
Centrum Läkemedelsnära Produkter/jan 2015
Sesam LMN - Beställningssystem
Sesam Läkemedelsnära (Sesam LMN) används som förskrivnings- och beställningssystemet för
de läkemedelsnära produktområdena diabetes, inkontinens, stomi och särnär barn och vuxna i
Västra Götaland. Länk till Sesam LMN finns på www.vgregion.se/clp
Förskrivning och beställning via fax är endast möjligt





till asylsökande och till personer som vistas i Sverige utan tillstånd (gömda)
till personer med skyddade personuppgifter
till nyfödda som ännu inte fått sitt fullständiga personnummer
till personer som inte är folkbokförda i Västra Götaland
Undantag: Diabetes- och stomihjälpmedel förskrivs på Hjälpmedelskort.
av ej upphandlad produkt
Förskrivningsblanketter finns på www.vgregion.se/clp under rubrik Sesam LMN. Ifylld blankett
faxas till aktuell distributörs kundservice (OneMed 031-706 30 09, Skövdedepån 0500-43 79 01).
Kontakta kundtjänst för kontroll av att blanketten kommit fram och att alla uppgifter är korrekt
ifyllda så att leverans kan ske. Ofullständig eller ej korrekt ifylld blankett återfaxas.
Vägledning och support
Manualer finns i Sesam LMN och på www.vgregion.se/clp
Vägledning och support via [email protected] eller av distributörernas kundservice
(OneMed 031-706 30 85, Skövdedepån 010 – 441 31 99)
Förskrivarens kontaktuppgifter
I Sesam LMN under fliken Min sida uppdaterar förskrivaren sina kontaktuppgifter. Distributör
och CLP kontaktar förskrivaren oftast via e-post t.ex. när en produkt är restnoterad. Ange inte
telefonnummer till växel. Förskrivarens telefonnummer lämnas inte till patient.
Patientuppgifter
I Sesam LMN hämtas patientuppgifter automatiskt från Västfolket (befolkningsregistret i Västra
Götaland och Hallands län). Det är samma uppgifter som finns i Skatteverkets
folkbokföringsregister. Vid sökning av patient anges personnumret med 12 siffror
(ÅÅÅÅMMDDXXXX)
14
Centrum Läkemedelsnära Produkter/jan 2015
Förskrivande enhet (kund)
Regionens Förskrivande enhet (kund) benämns för regionens enheter enligt
arbetsplatskodsregistret. Kommunens förskrivande enheter benämns enligt CLP-rutin. Enheterna
har fått sig tilldelat ett sexsiffrigt kundnummer.
Betalarstruktur
Betalarstrukturen i Sesam LMN är produktområdesstyrd, och man kan ha olika betalare för olika
produktområden.
Det innebär
- att vid beställning till patient inom ett produktområde (t.ex. stomi) faktureras den angivna
betalaren för det produktområdet.
Vid förändringar inom verksamheter när t.ex. nya enheter tillkommer, försvinner eller
omorganiseras, krävs en uppdatering av kundregistret i Sesam LMN. Ändringar anmäls av
verksamhetsansvarig eller motsvarande till CLP.
Hemleverans
Fullständiga adressuppgifter är avgörande för att en leverans till patienten ska kunna
genomföras. Ofullständigt ifyllda leveransuppgifter eller felaktiga uppgifter t.ex. fel portkod som
orsakar att leverans inte kan ske innebär en returkostnad för betalande verksamhet. Se bilaga.
Info till chaufför
För att underlätta för chaufför som ska leverera produkterna kan vägbeskrivning, önskemål om
vart produkterna ska ställas, information om att mottagaren hör dåligt m.m. anges i Sesam LMN
i fältet ”Info till chaufför” (max 50 tecken).
Hemleverans till tillfällig adress utanför Västra Götaland
Det finns möjlighet att få hemleverans till adress utanför Västra Götaland, men inom Sverige.
Leveranstid inom 5 vardagar kan inte garanteras.
Leverans av inkontinens- och särnärprodukter utanför Västra Götaland innebär en extra
fraktkostnad för förskrivande enhet. I dessa fall är det förskrivaren som beslutar om leverans
utanför länet är aktuellt. Se bilaga.
Leverans av diabetes- och stomiprodukter inom Sverige medför ingen extra fraktkostnad, vilket
innebär att patienten själv kan ta beslut om var i Sverige leveransen önskas.
15
Centrum Läkemedelsnära Produkter/jan 2015
Leveranstid
Enligt avtal ska leverans av upphandlade produkter ske inom fem arbetsdagar efter det att
beställningen inkommit till distributör. Vid leveranstid > 5 vardagar vid restnoterade produkter
ska förskrivaren informeras via e-post av distributörs kundservice.
Leveransregler ordinärt boende
Får ställas utanför – FSU
Får ställas utanför innebär att produkterna levereras till en adress utan att någon behöver vara
hemma och ta emot leveransen. Produkterna ska ställas så att de skyddas av väderförhållanden
som kan förstöra produkterna.
Avisering
Avisering innebär att distributörens kundservice ringer till patienten för att komma överens om
när leverans kan ske. Telefonnummer till patient eller kontaktperson där de nås dagtid anges.
Patienten måste kunna ta emot och förstå ett telefonmeddelande, om inte anges
telefonnummer till kontaktperson t.ex. närstående eller personal.
Om kundservice inte får kontakt via telefon (kundservice ringer två gånger) skickas en
brevavisering som uppmanar mottagaren att kontakta distributörens kundservice.
Vid avisering gäller inte avtalad leveranstid inom 5 arbetsdagar eftersom det kan dröja innan
kundservice får kontakt med patienten.
Utlämningsställe
Utlämningsställe innebär att leverans sker till ett av transportörens utlämningsställen. När
produkterna finns för avhämtning aviseras patient/kontaktperson via SMS eller brev.
Produkterna måste avhämtas inom 14 dagar. Hämtas inte produkterna återsänds de till
distributören och en returkostnad debiteras förskrivande enhet.
Vid beställning av diabetes- och stomiprodukter finns möjlighet att välja vilket av transportörens
utlämningsställe som önskas inom Sverige utan extra kostnad.
För inkontinens- och särnärprodukter sker leverans till transportörens utlämningsställe närmast
bostaden.
Legitimation krävs vid uthämtning. För leverans till patient eller minderårig som inte har någon
legitimation. Se tips och råd – Leverans till minderårig till utlämningsställe
16
Centrum Läkemedelsnära Produkter/jan 2015
Akutleverans
Akutleverans kan ske av upphandlade lagerlagda avtalsprodukter nästkommande dag om
beställning inkommer till distributören före kl. 14:00. Förskrivningen registreras i Sesam LMN.
Därefter kontaktar förskrivaren distributörens kundservice (OneMed , Skövdedepån 010 – 441
31 99) för att säkerställa att produkten finns på lager. Samtidigt initierar förskrivaren uttaget.
Det är endast förskrivaren (ej patient) som kan begära en akutleverans hos distributören.
När en akutleverans distribueras hem till patienten är det förskrivarens ansvar att meddela när
levereras kommer ske. Distributören aviserar inte en akutleverans hem till patient. Ange ändå
ett telefonnummer om distributören skulle behöva komma i kontakt med patient/närstående.
En akut leverans till utlämningsställe, SMS-aviseras vilket förutsätter att ett mobilnummer finns
angivet till patienten.
Akutleverans till patient på särskilt boende kan endast ske till en patient på boendet, inte till
flera patienter samtidigt (sambeställning). Samma rutin som ovan gäller.
Akutleverans innebär extra kostnad för förskrivande enhet. Se bilaga.
Expressleverans (endast särnärprodukter)
Expressleverans kan ske av upphandlade lagerlagda avtalsprodukter samma dag om beställning
inkommer till distributören före kl. 12.00. Förskrivningen registreras i Sesam LMN. Därefter
kontaktar förskrivaren distributörens kundservice (OneMed 031-706 30 85, Skövdedepån 010 –
441 31 99) för att säkerställa att produkten finns på lager. Samtidigt initiera förskrivaren uttaget.
Det är endast förskrivaren (ej patient) som kan beställa en expressleverans hos distributören.
När en expressleverans distribueras hem till patienten är det förskrivarens ansvar att meddela
när leverans kommer ske. Distributören aviserar inte en expressleverans hem till patient. Ange
ändå ett telefonnummer om distributören skulle behöva komma i kontakt med
patient/närstående.
Expressleverans innebär extra kostnad för förskrivande enhet. Se bilaga.
Leveransregler särskilt boende
Samleverans
Samleverans innebär en leverans till flera patienter som bor och tillhör samma avdelning/enhet.
Samleverans till olika förskrivande kundnummer är inte möjligt. Leveransen sker dagtid, till en
anvisad plats t.ex. lastbrygga, entré.


17
Samleverans av inkontinensprodukter sker via OneMed
Samleverans av stomi- och diabetesprodukter sker via Skövdedepå
Centrum Läkemedelsnära Produkter/jan 2015
Inbärning (endast inkontinensprodukter via OneMed)
Vid samleverans av inkontinensprodukter är det möjligt att få inbärning till enskild
avdelning/enhet. Önskas inbärning registreras det i Sesam LMN vid sambeställningen. Inbärning
innebär extra kostnad. Se bilaga.
Fast leveransdag (endast inkontinensprodukter via OneMed)
Fast leveransdag kan fås t.ex. på tisdagar vid samleverans av inkontinensprodukter från
OneMed. Önskas fast leveransdag kontakta OneMeds kundservice (031-706 30 85).
Retur och reklamation av produkt
Retur

Om leveransen innehåller fel produkt jämfört mot beställningsunderlaget eller om
transportförpackningen är trasig, kontaktas distributörens kundservice (OneMed 031-706 30
85, Skövdedepån 010 – 441 31 99) för återtagande av produkterna samt överenskommelse
om ny leverans. I dessa fall står distributören för fraktkostnaden.

Retur på grund av felbeställning. Förskrivare eller patient har rätt att returnera kurant vara, i
obrutna innerförpackningar, inom 14 dagar efter leverans. Varuvärdet krediteras men frakt
och logistik betalas av förskrivande enhet. Distributörens kundservice kontaktas (OneMed
031-706 30 85, Skövdedepån 010 – 441 31 99)

Ej upphandlade produkter liksom överblivna produkter, t.ex. från dödsbon, kan inte
returneras.
Reklamation
Om levererad produkt visar sig vara felaktig kontaktar patient/förskrivare distributörens
kundservice för information om tillvägagångssätt för att skicka tillbaka produkterna och för
eventuell ny leverans (OneMed 031-706 30 85, Skövdedepån 010 – 441 31 99)
Undantag gäller insulinpump och CGM-system där patient/förskrivare kontaktar aktuell
leverantör vid felaktigheter eller tekniska problem.
Avvikelse/Felrapport Distribution
För kvalitetsutveckling av distributionstjänsterna är det viktigt att avvikande händelser
rapporteras. Har problem med beställning eller leverans uppstått, skickas Avvikelse/Felrapport
Distribution till CLP.
Lämna synpunkter
Det finns möjlighet att lämna sypunkter på Sesam LMN, produkt eller vår verksamhet via
www.vgregion.se/clp
18
Centrum Läkemedelsnära Produkter/jan 2015
Statistik- och verksamhetsuppföljning
Statistik för verksamhetsuppföljning kan fås från CLP. Person med ekonomiskt
uppföljningsansvar kan få återkommande statistik inom sin verksamhet.
För prenumeration av statistik kontaktas [email protected]
Tips och råd i Sesam LMN
Spara tid genom att registrera och spara förskrivning i Sesam LMN.
Som förskrivare registrerar och sparar du en förskrivning i Sesam LMN och låter patienten eller
annan person kontakta distributörens kundservice när leverans önskas. Distributörens
kundservice kommer tillsammans med patient överens om hur, vart och när leveransen ska
ske. Kundservice kontrollerar alltid adressuppgifter, telefonnummer, portkod m.m.
Detta arbetssätt sparar tid för dig som förskrivare och ökar leveranssäkerheten så att
leveransen kommer till rätt person, i rätt tid. Risken för kostsamma returer minskar.
Leverans till utlämningsställe till minderårig eller person som saknar legitimation
Vid leverans till utlämningsställe till personer som inte fyllt 18 år eller som inte kan uppvisa
legitimation (pass gäller inte), måste annan person t.ex. vårdnadshavare legitimera sig när
produkterna hämtas. Personens namn och mobilnummer meddelas till kundservice vid
beställning och anges i kontaktpersonsfältet vid uttaget/beställningen i Sesam LMN.
19
Centrum Läkemedelsnära Produkter/jan 2015
Förskrivning till person utanför Västra Götaland
Vid förskrivning första gången till person som inte är folkbokförd i Västra Götaland görs
förskrivning på blankett, Förskrivning/beställning av läkemedelsnära produkter.
Blanketten faxas till distributörens kundservice som lägger upp patienten i Sesam LMN. Om
förskrivning ska ske fler gånger kan förskrivaren nästa gång söka fram patienten i systemet
som vanligt.
Obs! Den förskrivande enheten får stå för kostnaden vid förskrivning till patienter utanför
Västra Götaland.
Om patientens namn inte finns angiven på leveransadressen
För att möjliggöra leverans måste alltid leveransadressens namn finnas på adressetiketten.
Ange leveransadressens namn i fältet c/o adress. Om patienten t.ex. heter Olof Svensson men
leverans önskas till dottern Ida Andersson måste Andersson skrivas i C/o fältet.
Förskrivning/beställning till patienter på Särskilt boende
Förskrivaren sparar tid genom att registrera och spara förskrivningar i Sesam LMN till
patienter som bor på särskilt boende. Sambeställning kan sedan göras av annan person som
fått behörighet ”beställare” i Sesam LMN t.ex. ett inkontinensombud. Sambeställning görs då
utifrån de aktiva förskrivningar som finns registrerade och sparade i systemet.
Nutritionsprodukter är känsliga för värme och kyla
Nutritionsprodukter ska inte vistas ute i temperatur < - 5C° eller > +25C° i mer än 4 timmar
20
Centrum Läkemedelsnära Produkter/jan 2015
Bilaga
Rutinbeskrivning för förskrivning och beställning av
diabeteshjälpmedel i Västra Götaland
Förskrivning och beställning till patient
Blodsockermätare och andra diabeteshjälpmedel
 Blodsockermätare och andra diabeteshjälpmedel som teststickor, lancetter, kanyler m.m. till
patient förskrivs i Sesam LMN.
 De beställs och levereras via Skövdedepån.
Insulinpumpar och CGM-system
 Insulinpump och CGM-system till patient förskrivs i Sesam LMN.
 De beställs via Skövdedepån.
 De levereras till enhet/klinik eller till utlämningsställe, ej hem till patienten eftersom kvittering
krävs vid mottagandet/utlämnandet av dessa dyrbara hjälpmedel.
 När leverans av ”patientbunden” insulinpump eller CGM-system önskas till enhet/klinik ringer
förskrivaren till Skövdedepåns kundtjänst och initierar uttaget.
Beställning till enhet/klinik
Hjälpmedel för utlämning till patient vid t.ex. akuta behov eller för planerad
utlåning
 Hjälpmedel som lagerläggs på egen enhet/klinik som blodsockermätare, andra
diabeteshjälpmedel, tillbehör till CGM-system och insulinpump m.m. beställs via
Marknadsplatsen/Sisjödepån.
 Mottagningsbundna CGM-system för utlåning till patient beställs via
Marknadsplatsen/Sisjödepån.
Hjälpmedel för demonstration och undervisning
 Diabeteshjälpmedel, förutom CGM-system och insulinpumpar, som ska användas för
demonstration och undervisning beställs via Marknadsplatsen/Sisjödepån.
 CGM-system och insulinpumpar för demonstration och undervisning beställs som tidigare från
leverantör.
 Möjligheten att beställa andra diabeteshjälpmedel för demonstration direkt från leverantör
upphör.
 Kommuner som behöver diabeteshjälpmedel som arbetsredskap som inte är ”patientbundna”
beställer dessa hjälpmedel hos sin ordinarie förrådsleverantör.
 Vid beställning av ej upphandlad produkt via Marknadsplatsen/Sisjödepån måste förskrivaren
skapa ett förfrågningsunderlag i Marknadsplatsen. Se information.
Centrum Läkemedelsnära Produkter/jan 2014
Bilaga
Förskrivning av ej upphandlat diabeteshjälpmedel
 Vid förskrivning/beställning av ej upphandlad produkt via Skövdedepån. Se rutin i
beställningsrutinerna – Förskrivning av ej upphandlad produkt.
 Vid beställning av ej upphandlad produkt via Marknadsplatsen/Sisjödepån måste förskrivaren
skapa ett förfrågningsunderlag i Marknadsplatsen. Se information.
Retur och reklamation av diabeteshjälpmedel
 Om levererad produkt är behäftad med fel kontaktar patient/förskrivare aktuell distributörs
(Skövdedepån alt. Sisjödepån) kundtjänst.
 Om levererad insulinpump eller CGM-system är behäftad med fel eller om tekniska problem
uppstår kontaktar patient/förskrivare aktuell leverantör.
Kostnader
 Västra Götalandsregionen är alltid kostnadsansvarig för diabeteshjälpmedel till patient
 I regionens verksamheter är det den förskrivande enhetens APK-kod (arbetsplatskod) som styr
betalningsansvaret.
 I kommunala verksamheter är regionen kostnadsansvarig genom att kommunen beställarkundnummer är kopplade till en eller flera av de 12 hälso- och sjukvårdsnämnderna i regionen.
 Vid förskrivning i Sesam LMN regleras kostnaderna på samma sätt som vid tidigare förskrivning
via hjälpmedelskort.
 Vid beställning via Marknadsplatsen till eget lager på enhet/klinik är det beställande enhet som
är kostnadsansvarig.
 Blodsockermätare är kostnadsfria även vid beställning i Sesam LMN och i Marknadsplatsen
 Förskrivning till patient som inte är folkbokförd i Västra Götaland sker på hjälpmedelskort.
Kostnaden läggs då på det landsting där patienten är folkbokförd.
Centrum Läkemedelsnära Produkter/jan 2014
Bilaga
Lathund Regelverk Särnär Barn
och Vuxna i Västra Götaland
Inledning
Det finns ett antal lagar och regler som styr Livsmedel för särskilda näringsändamål och
sondmatningstillbehör. För vuxna patienter >16 år i Västra Götalandsregionen beslutas
reglerna av vårt landsting. Barn < 16 år regleras i LVFS 2007:13. Kommuner inom Västra
Götaland berörs inte av regionens regelverk utifrån patientavgifter förskrivningsrätt.
Vem ansvarar för vad:
 Ledningsrådet för Centrum Läkemedelsnära Produkter
ansvarar för regelverk för vuxna >16 år gällande hälso- o sjukvårdsfrågor.
 HSU (Hälso och sjukvårdsutskottet)
ansvarar för patientavgiftsfrågan.
Vuxna > 16 år:
 Behörighet att förskriva näring, pump och sondmatningstillbehör har Leg. Läkare och
Leg. Dietist
 Förskrivning av sondmatningstillbehör och pump kan utföras av Leg sjuksköterska.
 Fötroendeförskrivning: Innebär att man skapar ett avtal mellan två parter där den
ena förskriver och den andra betalar. Exempelvis finns ett sådant avtal mellan
Göteborgs kommun och primärvården Göteborg. Där förskriver sjuksköterska inom
den kommunala Hälso och sjukvården sondmatningstillbehör på uppdrag av
primärvården.
Vem kan få särnärprodukter:
 När det finns en medicinsk indikation till förskrivning av särnär är vårdnadshavaren
skyldig att förskriva.
 För allergiprodukter gäller att man ska ha en dokumenterad diagnos innan du får
utnyttja subventionen.
Vem bär ansvaret:
 Den som har hälso- och sjukvårdsansvaret för patienten enligt Hälso och
sjukvårdslagen.
Centrum Läkemedelsnära Produkter/juli 2014
Bilaga
Barn 0-16 år:
 Behörighet för förskrivning innehas av Leg läkare med Barnspecialitet. Undantag är
Leg. Läkare som har BVC i sitt uppdrag. De får förskriva produkter för celiaki samt
komjölksproteinallergi.
 Licensmotiveringen för förskrivare är borttaget i VGR.
 Leg sjuksköterskor får förskriva sondmatningstillbehör och pump även till barn.
 För allergiprodukter gäller att man ska ha en dokumenterad diagnos innan du får
utnyttja subventionen.
 Förskrivning får ske maximalt för 90 dagars behov, se SFS 2002:687
läkemedelsförmånen.
Följande sjukdomar är berättigade till subventionen:
 Glutenintolerans
 Fenylketonuri
 Chrons sjukdom
 Galaktosemi
 Komjölkproteinintolerans
 Kort tunntarm
 Laktosintolerans (medfödd och sekundär).
 Kronisk njurinsufficiens
 Sojaproteinintolerans
 Ulcerös colit
Förtydligande kring kommunernas kostnadsansvar:
Kommunerna har kostnadsansvar i det särskilda boendet. Det gäller samtliga LSS-boenden
inklusive korttidsvård. Ingen skillnad om det är ett privat eller offentligt boende.
Se tillämningsanvisning
Sondmatningstillbehör och Nutritionspump:
 Hanteras under hjälpmedels regelverk i VGR. Se hjälpmedelshandboken.
 Nutritionspump lagerförs, rekonditioneras på hjälpmedelscentralen Skövde.
 Pump förskrivs i Sesam 2 alt. en manuell beställning.
 Kriteriet för pumpanvändning är reglerad matning dvs. <125ml/h.
 VGR bär kostnaden för samtliga tillbehör.
Vårdgivare
Kommunen
VGR Leg. Läkare
VGR Leg. Dietist
VGR Leg Sjuksköterska
1
2
Livsmedel
Leg. Sjuksköterska1
JA
JA
NEJ
Sondmatningstillbehör Kommentarer
.
Leg. Sjuksköterska2
JA
Inga restriktioner
JA
JA
Gäller enbart de kommuner som är anslutna till regionens avtalskoncept
Enbart förtroendeförskrivning (Göteborg och södra Bohuslän).
Centrum Läkemedelsnära Produkter/juli 2014
Bilaga
Frakt- och logistikkostnader
Inkontinens- och Särnär Barn och Vuxna
OneMed Sverige AB 2013-05-01 t.o.m. 2015-04-30
Logistik inkl. kundservice (% på varuvärde)
Manuella beställningar
Elektroniska beställningar
Uttag itererade beställningar
6,42 %
5,21 %
5,39 %
Fraktkostnad
Transport hemleverans 1-5 kolli
58,04 kr
208,78 kr
313,17 kr
574,15 kr
86,64 kr
Transport hemleverans 6-10 kolli
Transport hemleverans 11-15 kolli
Transport hemleverans 16- > kolli
Transport till utlämningsställe
I Sesam LMN redovisas produkterna exklusive frakt och logistik
Övriga kostnader
Avisering
Transportrelaterad retur till omlastningscentral (DIPP)
Transportrelaterad retur åter distributör
Akutleverans
Expressleverans (ej inkontinens)
Inbärning till avdelning särskilt boende
Leverans utanför Västra Götaland inom Sverige
Förskrivning av icke upphandlad produkt
14,87 kr
260,98 kr
417,49 kr
208,78 kr (inko)
313,17 kr (särnär)
626,35 kr
104,39 kr
313,17 kr
157,19 kr
Centrum Läkemedelsnära Produkter
Bilaga
Frakt- och logistikkostnader
Stomi- och diabetesprodukter
Regionservice/Skövdedepån 2013-09-30
Frakt och logistik inkl. kundtjänst (% på varuvärde)
Förskrivning/beställning av diabetesprodukter
Förskrivning/beställning av stomiprodukter
I Sesam LMN redovisas produkterna inklusive frakt och logistik
11,6 %
9.03 %
Övriga kostnader
Avisering
Transportrelaterad retur
Retur felbeställda produkter
Akutleverans
Förskrivning av ej upphandlad produkt
15 kr
700 kr
500 kr
300 kr
150 kr/artikel
Centrum Läkemedelsnära Produkter