Kallelse ks 2015-04-14
Uppvidinge 0 MUN Sida KALLELSE 1(2) Datum 2015-04-08 Kommunledningsförvaltningen Anna Magnusson, [email protected] Kommunstyrelsen kallas härmed till sammanträde tisdagen den 14 april 2015 i sal Storasjö, kommunhuste, kl 13.00 för att behandla följande ärenden: Ärende Anteckn ingar 1. Godkännande av dagordning Dnr 2015-000021 ADM 2. Information om införande av nytt personalsystem Dnr 2013-000168 PERS Presenteras på sammanträdet 3. Upplåtelseavtal mellan Uppvidinge kommun och Smalspåret i Hultsfred AB Dnr 2015-000060 AVT ./. 4. Svar på medborgarförslag om återvinningsgårdar Dnr 2015-000001 ADM ./. 5. Svar på medborgarförslag om att förbjuda fyrverkerier Dnr 2015-000016 ADM ./. 6. Information om miljö- och byggnadsnämndens hantering av tillsynspliktiga ärenden Dnr 2015-000120 Presenteras på sammanträdet 7. Årsredovisning 2014 Dnr 2015-000068 EKO ./. 8. Årsredovisning 2014 - Kommunstyrelsen Dnr 2015-000069 EKO ./. 9. Årsredovisning för Räddningstjänsten östra Kronoberg 2014 Dnr 2015-000097 EKO ./. 10. Granskningsrapport intern kontroll 2014 Dnr 2015-000003 ADM .!. 11. Handlingsplan för intern kontroll för styrelser och nämnder 2015 Dnr 2014-000327 ADM ./. Uppvidinge kommun Datum Sida 2015-04-08 2(2) Ärende Anteckningar 12. Ekonomisk rapport Dnr 2015-000012 ADM ./. 13. Revidering av barn- och utbildningsnämndens reglemente Dnr 2015-000081 ADM ./. 14. Svar på medborgarförslag om beslut om LOV Dnr 2015-000045 ADM ./. 15. Svar på medborgarförslag om att inrätta helg,- kvälloch nattdagis Dnr 2015-000058 SKOL ./. 16. Svar på motion gällande kulturutbud för våra elever Dnr 2015-000057 KULT ./. 17. Redovisning av obesvarade motioner Dnr 2015-000114 ./. 18. Redovisning av obesvarade medborgarförslag Dnr 2015-000113 ./. 19. Redovisning från externa organ Dnr 2015-000010 ADM Presenteras på sammanträdet 20. övrigt Dnr 2015-000022 ADM Presenteras på sammanträdet 21. Meddelande till Kommunstyrelsen Dnr 2015-000009 ADM ./. Åke Carlson ordförande Anna Magnusson nämnd sekreterare + m Uppvidinge KO~vf\{U N Sida SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2015-04-01 Kommunstyrelsens arbetsutskott § 33 Dnr 2015-000060 AVT Upplåtelseavtal mellan Uppvidinge kommun och Smalspåret i Hultsfred AB Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut Ge kommunstyrelsens ordförande i uppdrag att teckna avtal med Smalspåret på 1 år samt att uppdra åt kommunledningsförvaltningen att återkomma med förslag på lösning av järnvägsövergången till kommunstyrelsens sammanträde den 14 april 2015 . Sammanfattning av ärendet Ordförande, Åke Carlson (C), kontaktats av Smalspåret i Hultsfred AB som vill teckna nytt upplåtelseavtal för smalspåret. Beslutsunderlag Utdrags bestyrkande I ~""' \il~ \;Ab\AA 12(12) UP VI0\1 -·r:" , ' •' r 'I" I lG~- I' \..,l•'i.'J . ..Jh Kommunlcdn ing,fo1w,\tninr;cn tlJ'iJ -04- 02 Hej.,. Dlarlenr 0~ \) l e~ Vi i Smalspåret vill att vi s a fa 1 rigt åvtal till att börja med och att vi senare i höst efter trafiksäsongens slut träffas och diskuterar en fortsättning. Då det gäller Östra Industrivägens gång/cykelbana är vi beredda att bygga en halvbomsanläggning enl. Trafikverkets anvisningar. Som motprestation vill vi att kommunen betalar 25 000 kr för hjälp vid Grindstugans ombyggnad. Kommunen får även stå för TA-plan (avstängning , asfaltering). Ang. Mejerivägen är vi beredda att föra direkta samtal med Granflo Bygg för att få till en bra lösning . Ring mig på 070-6691785 om du vill ha ytterligare kompletteringar. Med vänliga hälsningar Evald -···-···-···-··-·----- ------------~ .----- li - UPPVl!Jli'J 1~ I'. !, 1, ' i' Kommunlednin{'.~fiin nlt1 .11· ,, .i ~ 2U6 -U::J- 2 3 Uppvidinge KOMMUN Diarie nr ~- ...__--'-'\/~5__ - J 2015-03-20 Uppvidinge kommun Kommunstyrelsens arbetsutsl<ott Box 59 360 70 Aseda Medborgarförslag om återvinningsgårdar Sammanfattnirg Ett medborgarförslag angående belysning på återvinningsstationen i Alstermo, återvinningsgårdar och fyrverkerier har ställts till Uppvidinge kommun. Bakgrund Återvinningsstationen i Alstermo drivs av Förpacknings- och tidningsinsamlingen AB och ligger i ansluh1ing till ortens dagligvarubutik. Uppvidinge kommun ansvarar för belysningen i närheten av återvinningsstationen. FTI AB planerar att flytta återvinningssationen inom Alster:rno tätort efter upprepade klagomål från närboende. Med hänvisning till den planerade flytten föreslås tillsvidare ingen utökning av belysningen vid återvinningsstationen i Alstermo. På återvinningsgården på Linneberga avfallsanläggning kan privatpersoner, mindre företag och ideella föreningar lämna grovavfall. Återvinningsgården är öppen måndagar och onsdagar mellan kl. 7 och 18.30, samt vissa lördagar. Antalet avfallsgårdar reducerades från fem till en när ny renhålh1ingsordning för Uppvidinge kommun antogs 2002. Renhålh1ingsordningen iimebar andra stora förändringar för hushållsrenhållrtingen, bland annat: byte från pappsäck till kärl, utsortering av matavfall i "Gröna påsen", möjlighet att få grovavfallet hämtat vid fastigheten tolv gånger per år. 0 Ekonomiska konsekvenser Beslutsunderlag Dnr 2015-000001, Medborgarförslag om återvinningsgårdar Förslag till beslut 1. Belysningen på återvinningsstationen i Alstermo utökas inte. 2. Antalet återvinnmgsgårdar utöl<as inte. Beslutsexpediering Kommunledningsfårvnltningen · Tekniska avdelningen 360 70 Aseda Besök: Box 59 Telefon: 0474-470 00 Telefax: 0474-470 60 [email protected] www.uppvidinge.se SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 39 (49) Sammanträdes datum 2015-02-24 Kommunfullmäktige Dm. 2015-000001 § 20 Anmälan av medborgarförslag om återvinningsgårdar Sammanfattning Det har inkommit ett medborgarförslag där följande föreslås: Extra belysning vid återvinningsstationen bakom Ica i Alstermo Fler återvinningsgårdar i Uppvidinge kommun med bättre öppettider och bättre service Beslutsunderlag Medborgarförslag 2014-12-09 Kommunfullmäktiges beslut Överlämna ärendet till ko1mnunstyrelsen för beredning. Justerare { rl/) Il Uppvidina.., l<omrnun Q_ , ~\e_r &\ervtV\f\.\V\qS ~°'Yda.r \zom~u'f\ I 1 u~pv\d~ V\G\ e \ro~ 'b~~\\ ~o\e_Y- med. ~ S€X ~ • .. -.. , I \aa\\'CE?__ . I 3 .I A "'°' \'.-'-\ ~ \/ e ~~Y\ y\L_e__y- \ ~ r ~~ \./\ d \'"\."' &.rs - ~°'-C\ \(\.'.) ~ \ ~ ~~~ \&'rff6 ~mVV\\J\f\ "'°'cl€_ ~VY\~\.)~ \lu \\ ~hlio\ ~ \ \Cf\'€.\\OM ·~.Jct- \-c \a\ ~\av~ \/v\_o+ S vv\C\\ \o..._ 'S ~\ ~a_ \--Q_ e...,\i\.._~y CN8. \(1)5\R__+ ~ i ~\.c_\ \J k- q ~ v-V '<2 V' \c~ h ~ r '--'-..~CA.. V\ ~ o \ 1s -~ \\ s \-and ~C\ \°'.:W\a \- tJ- .;L'-\ \J ~ v- ~ I_Vw-s\OCje..\- \..._,öl' cl. ._,;,V\°IS \e_ql.-€_,'f C?JO.\\e_\"), I --kv- c\e. \\-~ \J\&so\- ~ u ~t>v\ J\, V\°\--e... \,taqn\(n\J'(\ ~ ~\J_e_y ~ ~\'-.l~V) rJ._ o\'\ck_SV\ S,\is?_Y\ \A \(' \-\- G.'v'l'\ ~\_o__ ~ko\ Q\_i SSCXl ~\-o ~cJ-a_~ &o 3~() T5 f-\ \cs\-e__V-\JV\_O b?ef:y- ~5~'-\'-\ ~ ~ ' - - - --·-· - - - - - - - -· - - · - - - ~ Uppvidinge u1)r v1Dll'- ., .. Ko1rnnun1e.) 2U'. KOMMU N 2015-03-20 Dlarlanr \ .\ b/')_ DI) ~ppvidinge kommun Kommunstyrelsens arbetsutskott Box 59 360 70 Aseda Medborgarförslag om fyrverkerier I I f ••. 1·~ I ' ~ '~ i ... 1 ' : ,· rt . 1 .j 1· r Sammanfattnirg ··.1 i ·f Ett medborgarförslag angående belysning på återvinningsstationen i Alstermo, återvinningsgårdar och fyrverkerier har ställts till Uppvidinge kommun. ; . J i l i'. •]I - -· l Bakgrund ~ Tider för när fyrverkerier får användas regleras i kommunens lokala ordningsföreskrifter, antagna av kommunfullmäktige 2008. I föreskrifterna beslutas att: "Fyrverkerier tillåts enbart från klockan 12:00 på påskafton, valborgsmässoafton och nyårsafton samt till följande dag klockan 03:00." ;· ·I i ... . Ekonomiska konsekvenser Beslutsunderlag Dm 2013-000036, Medborgarförslag om att förbjuda fyrverkerier inom kommunen Dnr 2015-000016, Medborgarförslag om fyrverkerier Förslag till beslut Totalförbud mot fyrverkerier införs inte. Beslutsexpediedng Förslagsställaren. I<ommunledningsforvnltningen · Tekniskn avdelningen 360 70 Aseda Besök: Box 59 Telefon: 0474-470 00 Telefax: 0474-470 60 [email protected] www.uppvidinge.se I I: .·. J ! 'j ' 1 l .. 1 L·. , l,~ SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2015-02-24 Kommunfullmäktige § 21 Sida 40 (49) Dnr. 2015-000016 Anmälan av medborgarförslag om att förbjuda fyrverkerier Sammanfattning Det har inkommit ett medborgarförslag där förslagsställaren undrar om det för Uppvidinge kommuns del skulle vara aktuellt med ett totalförbjud mot att smälla smällare eller skjuta fyrverkerier utan polistillstånd med tanken på djur som far illa samt olycksrisken? Beslutsunderlag Medborgarförslag 2014-12-09 Kommunfullmäktiges beslut Överlämna ärendet till kommunstyrelsen för beredning. Justerare r Utdragsbestyrkande Il cJ,.\e(v '1V\0 .w\qS (_)& Yct < ~ -.: ~ \ e.X : \,(o i\Y\ 'Mu~ . \Qa \\ 1("€_ -3,; /.\v\q u ~pv\ d ~V\~ e \,~\-\XE_ ~ ~\>2-\\ ·\ cA ~V -:i(Å_ \/Y\ ec\ 1 1 S e'f V'tC<2_ ~ , -. , \=-'--\ r-\/ev\.Le_y \ E:_r : o_ ~'{\ \ -:,ö._ C\ 'A\.J ·~"( v\ c~ \'"\_~ O.v-s -ah ... \ ~ VtITV'\i'-\ \ C\.".:f\S ~d ·e _ \,c_a \/V\ \0"\ \J \(\ ; \zo VY\ '<V\ \J V\ 0J \\ vV:-Q\J-i o'\ E2_ : vt;S\Rt \ o\'E-h.OM <L4 ·\-o\a_\ro~\ovc~ Vv\_o+'. 00d: s vv\O_\ \a__ S w\O..\ \u. bQ_ L\i\...€._Y . o}ci. ·~\.C, ~ +q (?-"-\ v- \j' {'. v-- k.~ v; ~ r ·0 ..J-°'- n : ~o \; s ' n \\ s \-a_Y\d ~ CW\O \ rY- l,'-\ \j G\. V (-uy °' :_\\ws\ oq e} ; -k'< ~ e \\c:, 1 \,tD\ffiV\1ul(\ \ 1 ~ Q\ \e.r ), \f\Qsot 9oY u \>'l)"'\ J\ \V\cye~\~~r \=>~- ~ rJ_ o\"-\c__\z_s -ö <d. ~~ v\Cy'> ' e.q\.R__'< \'-.l'r€._V) ; \'\S~Y\ \.J\ \('\-\ ~\.Jl{\\~o_ Nko \ Q\..i 'S.SO\') o\-o ~c-J-a._f'\ &o 3 la() . .t 5 ~ \ s\"€._V-\/V\_0 o~ ~S~'--\'--\ S ~ . ' ' ~(JL ~'DL O'e..Dt:,~ ~ Uppvidinge !<01'.·l MUN 1 UI l)VIDINGf: l(OM!\1JUN Kommunledning1,lön•altningen 2015-04-02 i .J -0·1- i i Diarienr Kommunstyrelsens bokslut 2014 Kommunstyrelsen redovisar ett positivt resultat i förhållande till budget på fem miljoner kronor. Nettokostnaden har minskat i förhållande till föregående år med 5,7 miljoner kronor. Av minskningen avser 4,4 miljoner kronor förändrad kostnadsansvar för IT kostnader mellan nämnderna. Måluppfyllelsen behöver förbättras, av 14 mål har nio uppnåtts. Beslutsunderlag Årsredovisning 2014, kommunstyrelsens måluppfyllelse sidan 12, kommunstyrelsens verksamhetsberättelse, sidan 51 - 53. Beslutsexpediering Ekonomichef Kommunchef Samliga avdelningschefer inom kommunstyrelsen Controller Silja Savela Förslag till beslut Godkänna kommunstyrelsens bokslut 2014. Anders Svensson Förvaltningschef Uppvidinge tjänsteskrfee~ . Kc. KOMMUN :\.n .i· ·lin··' J -1.,~, 13 --C(:j- i Diarie1-1 r Årsredovisning för Räddningstjänsten Östra Kronoberg 2014 Sammanfattning Uppvidinge kommun är tillsammans med Lessebo och Tingsryds kommuner medlemmar i kommunalförbw1det Räddningstjänsten Östra Kronoberg. Direktionen för kommunalförbundet har överlämnat årsredovisning för 2014 till medlemskommw1erna. Omsättningen har uppgått till 38 002 tkr, vilket motsvarar en ökning med 2,7 % (3,6 %). Verksamhetens nettokostnader inklusive avskrivningar uppgår till sammanlagt 36 347 tkr. Nettokosh1adsölrningen för förbw1det uppgår till 5,0 % (2,5 %). Det ekonomiska resultatet för 2014 visar ett överskott på 1 267 tkr (595 tkr) Revisionen har granskat kommunalförbundet Räddningstjänsten Östra Kronobergs verksamhet 2014 och tillstyrker att direktionen beviljas ansvarsfrihet för verksamhetsåret 2014 samt att förbundets årsredovisning godkänns. Besluts underlag Årsredovisning 2014 för Räddningstjänsten Östra Kronoberg. Revisionsberättelse 2014 Tjänsteskrivelse Förslag till beslut K01runw1styrelsen beslutar föreslå kommunfullmäktige besluta att bevilja direktionen för kommw1alförbw1det Räddningstjänsten Östra Kronoberg ansvarsfrihet för verksamhetsåret 2014. att godkäima förbundets årsredovisning för 2014. Anders Svensson Ekonomichef Ol för äddnings j änsten Östra Kronoberg 1 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Inledning ....................................................................................................... 3 Uppdrag och styrdol<ument .................... ...................................................... 3 Sammanfattande redogörelse ....................................................................... 4 Förbundsdirektion och revisorer .................................................................. 6 Utdrag ur handlingsprogram 2011 - 2014, "övergripande mål" .................. 7 Förebyggande verksamhet .. .. ................................ ................................. ....... 7 Sotning och brandskyddskontroll .............. ·: ............................................... 10 Extern utbildning och information ...... .......... ... ....................... ................... . 11 Risk- och sårbarhetsarbete .......................................................................... 13 . . .. Sa"l<erh etsma1 ra"ddn1ngst]anst ............. ........................................................ 13 0 . 1 ra''ddnmgst]anst . ... Prestat1onsma .................................................................. 14 0 Utbildning, kompetensutvecl<ling och övning ............................................. 15 Organisation och larmstatistik. .................................................................... 17 Ledning ....... .. ..................... ........... ............... ...... .... ...... ... ............................. 18 Prestationsmål avseende förbättrad förmåga ........................... .. ................ 19 Personalsituation och lokaler ................................................................... ... 20 Verksamheten 2013 avseende ekonomi .................................................... .. 22 Resultaträlming .................... .. ............. ....................................................... 24 Balansrälming ...................... .. ...................................................................... 25 Notfö1teckning ................................... ......................................................... 26 . . . . Re d ovisn1ngspr1nc1per ........................................ ...................... ........ ...........31 • och omra d e" ........................................................ 33 B1'laga, "larm per stat10n 0 2 Inledning Redovisning och uppföljning av förbundets verksamhet sammanställs vid tre tillfällen per år, dels fyra och åttamånaders resultatinformation som delårsrapporter, dels en tredje som särskilt dokument, årsredovisning. Såväl årsredovisning som minst en delårsrapport skall föreläggas förbundsdirektionen jämte att revisionen inlämnar sin skriftliga bedömning. Syftet med resultatinformationen är att direktionen, dess revisorer och medlemskommunerna erhåller löpande information om verksamheten vad gäller kvantitet, kvalitet, personal och ekonomi enligt god ekonomisk hushållning. I sammanställningen ingår resultat- och balansräkning jämte underlag till periodiseringar. Dock redovisas ej någon fullständig notförteclming i delårsrapporten. Redovisningen har skett enligt kommunal redovisningslag och i överensstämmelse med de rekommendationer som utgivits av Rådet för kommunal redovisning. Avvikelser görs i fallet periodisering av semesterlöneskuld samt vad gäller avskrivningstider för fordon Förbundets bristande förmåga att i verksamhetsredovisningar tydliggöra resultat i förhållande till angivna mål har återkommande rönt synpunkter, bl.a. från revisionen. Att redovisa räddningstjänstverksamhet utifrån mätbarhet visavi angivna mål är förenat med svårigheter. Exempelvis vid granskning av förebyggande åtgärder i förhållande till antal händelser är det statistiska underlaget för litet. Förbundsledningen har tagit framförda synpunkter på allvar och i följande redovisning är beslutade mål kopplade till indikatorer, bl.a. i form av statistik, för att på ett tydligare sätt redovisa måluppfyllnad. -x-) Enligt direlctionsbeslut är avskrivningstiden för tunga fordon 15 år villcet slcalljämföras med rekommenderat max på 10 år. Uppdraget och styrdokument Förbundsordningen är det dokument som reglerar uppdraget från medlemskommunerna till kommunalförbundet. Förbundsordningen fastställs av respektive medlemskommuns kommunfullmälctige, senast reviderad i juni respektive augusti 2014*. Enligt ändamålsparagrafen i förbundsordningen är förbundets uppdrag följande: Kommunalförbundet ska hålla en för Lessebo, Tingsryd och Uppvidinge kommuner gemensam organisation för skydd mot olyckor med syfte att ge hjälp till självhjälp samt att rädda plötsligt hotade värden. Förbundets huvuduppgifter är att arbeta förebyggande och. stödja den enskilde så att denne kan ta sitt ansvar för att eliminera, förhindra och begränsa olycko1· samt att rädda plötsligt hotade värden i form av liv, egendom eller miljö. Förbundets uppgifter framgår närmare i dokumenten "Ägardirektiv till RÖK", reviderat 2014, och "Handlingsprogram för Räddningstjänsten Östra Kronoberg, 2011 - 2014 vilka i båda fallen ska tas fram för varje mandatperiod. *) KF Tingsryd §g2, KF Lessebo §44, KF Uppvidinge §81 3 Sammanfattande redogörelse Utveckling av styrning och ledning Bland annat som följd av PWC:s rapport, "Genomlysning av styrning och uppföljning av förbundets verksamhet", beslutade medlemskommunerna om revidering av förbundsordningen. Den stora skillnaden gentemot tidigare föreligger avseende "medlemsmöten". Som senast vid april månads utgång skall två möten vara genomförda varvid medlemskommunerna ska representeras av sina respektive kommunfullmäktiges presidier. För direktionens möjligheter att besluta och ansvara för verksamheten är denna förändring en mycket viktig förutsättning. Personalsituationen operativt Svårigheterna att klara personalförsörjningen för att kunna upprätthålla beredskapsförmåga enligt handlingsprogram har under året förbättrats något, även om situationen fortsatt är ansträngd. Problemet har mer eller mindre funnits de senaste 15 åren. Sexton anställningar har avslutats och fjorton nya medarbetare har kommit till. Lönesamverkan/upphandling lönesystem RÖK har sedan starten av lönesamverkan HUU varit en av medlemmarna/aktörerna. Inom Kronobergs län gemensam upphandling av lönesystem är slutförd och RÖK kvarstår som en av intressenterna i samverkan HUL. Byte förväntas ske i mars 2016 varvid Aditro blir avtalsleverantör för det nya systemet benämnt Personec P: *)Högsby, Uppvidinge och Lessebo lcommuner med tillhörande bolag IVPA (I Väntan På Ambulans) RÖK såväl som övriga räddningstjänstorganisationer i länet larmas och fullgör omhändertagande inom ramen för s.k. IVPA-avtal med Region Kronoberg sedan 2009. Avtalen är tidsbegränsade och det nuvarande gäller till april 2016. Verksamheten bedöms ha stor betydelse som trygghetsskapande. Dock noteras en fördubbling av antalet larm jämfört med 2013. Räddningstjänstens företrädare är eniga om att en bättre noggrannhet för bedömning av händelse och behov inom SOS behövs. Tillsammans med ansvariga för ambulansverksamheten i länet kommer avstämningsmöten att genomföras. Förbättrad arbetsmiljö-xDe under 2013 införda rutinerna beträffande hantering av skyddskläder och övrig materiel, i synnerhet i samband med brand i byggnad, är nu inarbetade och fungerar bra. I korthet innebär det att sotiga skyddskläder tas av ute på plats och placeras i en speciell säck som sedan stoppas, som den är med kläder, i tvättmaskin. Säcken löses upp automatiskt. '"') Bygger på rapporter om förhöjd rislc att drabbas av cancer vid återlcommande arbete med rökig/sotig utrustning. FiP, Första insats Person I handlingsprogrammet uttryckt ambition att under perioden starta verksamhet benämnd FiP realiserades i början på juni. I Ryd respektive Åseda har sedan dess styrkeledaren tillgång till eget fordon under beredskapstid och kan därigenom åka direkt till olycksplatsen. Vid behov kan de vidta omedelbar åtgärd och därutöver kunna få överblick över situationen och hinna bestämma inriktning på insatsen innan styrkan anländer. Den genomsnittliga 4 ankomsttiden för FiP vid brand i byggnad är sedan starten fram till årsskiftet lmappt fem minuter. Det vill säga styrkeledaren är på plats innan styrkan förväntas ha lämnat brandstationen. Förebyggande brandskydd i flerbostadshus Under 2013 genomförde deltidspersonalen en kombinerad orienteringsövning och "tillsyn" i flerbostadshus . Utifrån ett enkelt frågeformulär kontrollerades bl.a. trappuppgångar och avskiljande dörrar till källare. Resultatet bearbetas och följs upp av förebyggandeavdelningen varvid focus ligger på de mer graverande fallen. Tyvärr visar sig förbättringar och rättelser dra ut på tiden enär en del av ägarna inte är benägna att åtgärda så snabbt som man kunde förväntat. Insatsutvärdering och olycksundersökning Räddningstjänsten är enligt lagen om skydd mot olyckor skyldig att i skälig omfattning undersöka olycksorsaker och utvärdera genomförda räddningsinsatser. Förbättring och skärpning inom detta område genomfördes under 2013 och rutinerna är nu inarbetade. Dokumentationen sker i normalfallet via verksamhetssystemet CORE och då i insatsrapportdelen. Möjligheten att koppla såväl fotografier som andra dokument utnyttjas. Räddsam Kronoberg Under ett flertal år har räddningscheferna i länet strävat efter att förbättra förutsättningarna för samverkan. Utifrån influenser från Jönköpings län bestämdes under hösten en projektbeskrivning med benämning Räddsam Kronoberg. Under Länsstyrelsens försorg ansöktes om statligt bidrag vilket beviljades. Under tre år framåt kommer bidragsmedelen i huvudsak att användas till lönekostnader för projektledare. Stf. Räddningschef Håkan Helgesson, Räddningstjänsten Älmhult, är beviljad partiell tjänstledighet från ordinarie arbete och är ledare för utvecldingsprojektet. Investeringar I samband med införande av FiP köptes två fyrhjulsdrivna pick-uper med plats för fem personer och plastkåpa för 880 tlcr. Samtidigt utgick två transportfordon ur organisationen. Nytt chassi och överflyttning av tank med övrig utrustning för 1 755 tkr. Aktuellt tankfordon under lång tid placerat i Lessebo. I samband med "renoveringen" överflyttad till Kosta varvid släckbil Kosta har utgått ur organisationen. Lessebo i mars 2015 Per Pettersson Räddningschef Åke Carlson Ordförande förbundsdirektionen 5 Årets verksamhet Direldion och revisorer Ledamöter Ersättare För Lessebo Kommun Monica Widnemark, vice ordf. Margareta Löfström Anders Jonsäng Evert Nilsson Per-Magnus Pettersson Sölwe Franzen För Tings1yds Kommun Mikael J eansson Birgitta Söderlind Hörberg Sören Gabrielsson Barbro Svensson Patrick Ståhlgren Björn Elmqvist För Uppvidinge Kommun Peter Skog Lindman Åke Carlson, ordf. Per Ragnarson Björn Boden Yvonne Wilhelmsson Jan Bladh Ordinarie revisorer Sven-Erik Svensson Jan-Olof Franzen Kjell Danielsson Kommun Tingsryd Lessebo Uppvidinge Underställd direktionen finns räddningschef och fem områdesansvariga brandmästare, varav en tillika ställföreträdande räddningschef (1.personalansvar RiB-anställda/lokaler, 2.intern utbildning och övningsverksamhet, 3.drift /underhåll/ samband/ larmplaner, 4.tillsyn / tillståndshantering, 5.extern utbildning/ övrig förebyggande verksamhet). 6 Utdrag ur handlingsprogram 2011- 2014, "övergripande mål" Syftet med bestämmelserna i lagen om skydd mot olyckor är "att i hela landet bereda människors liv och hälsa samt egendom och miljö ett med hänsyn till de lokalaförhållandena tilljredställande och likvärdigt skydd mot olyckor". Samtidigt tydliggör lagen att det är den enskilde som har det primära ansvaret både för att minska risker för olyckor såväl som ett ansvar för att ha en förmåga att kunna ingripa om en olycka skulle inträffa. Med lagens syfte och medlemskornrnunernas ambition genom givna ägardirektiv som grund skall förbundet hela tiden, genom aktiv inf01mation, utbildning och hög operativ beredskap*, sträva efter en så hög säkerhetsnivå som möjligt. I sammanhanget finns utöver säkerhetsnivå även parametrar som faktisk- respektive upplevd trygghet. I de båda senare, vilka har betydelse för säkerheten, är kunskapsnivån hos den enskilde avgörande. Både avseende förmågan att minska eller eliminera risker och att kunna ingripa och agera vid en brand. För individen är det ur ett trygghetsperspektiv viktigt att ha kunskap om brand. Hur risker kan minskas, kännedom och installation av varningssystem, hantering av släckutrustning etc. Den faktiska säkerhetsnivån kan sägas vara summan av den enskildes förmåga och samhällets resurser. :i-) Operativ beredskap innefattar personal, ledningsförmåga, fordon, materiel etc. Förbundets vision ".Ett samhälle fritt från allvarliga olyckor mecl personskador och/eller skador på egendom eller miljö" Säkerhetsmål brandförebyggande Med de nationella målen, det vill säga syftet med lagen om skydd mot olyckor, och förbundets vision som bakomliggande synsätt skall förbundets säkerhetsmål vara att skapa säkra och trygga kommuner att bo, verka och vistas i. Prestationsmål Övergripande o Säkerhetsarbetet, dvs. tillsyn, utbildning och information, skall inriktas så att invånare och verksamhetsutövare genom ökad riskmedvetenhet och kunskap själva kan verka för sin egen säkerhet. Myndighetsutövning/kontroll Inom förbundsområdet finns för närvarande 380 registrerade tillsynsobjekt. Tillsynsverksamheten bedrivs med stark betoning utifrån synsättet "kontrollerande och utbildande". 7 Statistik tillsynsverksamhet 2011 - 2014 2014 Tillsvner enl lagen om skvdd mot olyckor Tillsyner enl lagen om brandfarliga och exolosiva varor Samplanerade tillsyner Summa tillsyner per år 2012 2013 2011 88 65 14 9 8 16 1 10 69 113 76 61 47 10 3 74 Utbildning/information Olika typer av brandskyddsutbildningar, släckövningar etc. med totalt 1285 deltagare har genomfö1is. Merparten av utbildningarna arrangerade för anställda inom vård/ omsorg. Brandskyddsutbildning för elever i årskurs 2 och 5 sköts av personal vid respektive station. Program/tema "Upp i rök", ett utbildningsmaterial för högstadieelever som syftar till att förebygga anlagda bränder, och, som förbundet propagerar för gentemot skolorna. Numera finns tillgång till materialet via internet för interal<:tiva studier. Brandsäkerhetsutbildning för äldre inom ramen för MSB:s "Peppar, peppar". Under 2014 medverkan vid aktivitet i Tingsryd och Lessebo kommuner. Under perioden, återkommande i samtliga tre kommuner. Vid ett flertal tillfällen, exempelvis livräddardagen Mårdslycke, Lessebodagen och Bautadagen Lenhovda, brandskyddsinformation och möjlighet till släckövning med handbrandsläckare. Bild från "öppet hus", Väckelsångs brandstation, december 2014 Tillsyn o Innehavare av objekt med automatiska brandalarmsanläggningar skall kontinuerligt få information om sitt ansvar för anläggningen och dess funktion i syfte att anläggningen ger den tidiga varning som avses och onödiga larm undviks. Information ges i samband med tillsynstillfälle och vid brandskyddsutbildning inom aktuell verksamhet. Som incitament för att dels underhålla brandlarmsanläggning och dels undvika onödiga larm som följd av ovarsamhet debiteras anläggningsägare för s.k. onödiga automatiska brandlarm. Utbildning för anläggningsskötare i RÖK:s regi var planerad men ställdes in som följd av uteblivna anmälningar. 8 Statistik automatiska brand.larm, ej brand (CORE insatsrapport) Antal registrerade larm Varav debiterade o 2014 2013 2012 2011 89 36 92 41 101 37 88 39 För tillsynsverksamheten enligt lagen om skydd mot olyckor respektive tillstånds- och tillsynsverksamheten enligt lagen om brandfarliga och explosiva varor skall det finnas ett aktuellt objektsregister. Objektsregistret hanteras via verksamhetssystem CORE, modul förebyggande och uppdaterades under 2010 - 2011. Sedan uppdateringen löpande underhåll för aktualitet av registrerade uppgifter. Dokumentation av beslut "ansökan egensotning", tillsynsprotokoll etc., administreras via samma system. o Tillsynsverksamhet enligt lagen om skydd mot olyckor respektive lagen om brandfarliga och explosiva varor skall ske enligt en tillsynsplan som bestäms minst en gång per mandatperiod. Tillsynsplanen skall, bl.a. beträffande frister, ta hänsyn till nationella regler och riktlinjer samt lokala förhållanden. Tillsynsverksamheten planeras och genomförs enligt av förbundsdirektionen antaget dokument, "Riktlinjer för tillsyn" (2013, § 18). Styrdokumentet påverkar bland annat tillsynsfristerna för objekten genom att det, beroende på bedömd brandskyddsnivå för respektive objekt, ger utrymme för viss förlängning av fristen i de fall nivån bedöms vara tillfredställande. En tillsynsplan föreläggs förbundsdirektionen årsvis. Tillstånds och remisshantering o Medlemskommunernas roll i byggprocessen skall stödjas bl.a. genom granskning av brandskyddsdokumentationer, deltagande i byggsamråd etc. Granskning och yttrande sker löpande utifrån hemställan från respektive medlemskommun. Behandling och beslut av ansökningar enligt lagen om brandfarliga och explosiva varor styrs av omfattningen av antalet ansökningar. I samtliga fall krävs minst ett, ofta fler, besök på platsen för hanteringen. Ärendetyp Antal remissyttrande till byggnadsnämnd Antal beslut i tillståndsärende enligt lagen om brandfarliga och explosiva varor Antal beslut i tillståndsärende "fyrverkeriförsäljning" 2013 2014 56 13 35 10 Ingen 14 uppg 9 o Förbundet skall aktivt verka för enhetliga regionala rutiner i samband med bygglovsärenden, och att dessa tillämpas av respektive medlemskommun. I syfte att skapa eller vidmakthålla enhetliga och effektiva rutiner genomförs minst två möten per år. Från medlemskommunerna deltar aktuell förvaltningschef och byggnadsinspektörer. I samma syfte, och för erfarenhetsutbyte, genomförs också två regionala möten per år. Vid dessa tillfällen deltar tillsynsförrättare från räddningstjänstorganisationerna i länet och vid behov eller önskemål extern representation, exempelvis från Brandskyddsföreningen. Sotning och brandskyddskontroll o För sotning och brandskyddskontroll ansvarar respektive sotningsdistrikt genom avtal med förbundet och åtgärderna skall utföras i den omfattning som gällande frister och arbetsordning anger. Frister för sotning har, enligt 3 kap. 1§ förordningen (2003:789) om skydd mot olyckor, beslutats avförbundsdirektionen. Frister för brandskyddskontroll till och med 2014-12-31 enligt SRVFS 2005:9. Från och med 2015 är dessa frister reviderade och framgår av MSBFS 2014:6. Föranlett av beslut i Tingsryds kommuns kommunstyrelse, att uppdra åt förbundsdirektionen att vidta åtgärder för förbättring av sotingsverksamheten i Tingsryds sotningsdistrikt, pågår sedan september 2015 en process i nämnda syfte. Anmodan om förbättringsåtgärder har skett och uppföljningar görs genom avstämningsmöten med skorstensfejarmästaren. Måluppfyllelse sotning och brandskvddskontroll (bsk) per distrikt och genomsnitt Distrikt Sotning, % av årsfrist Lessebo Uppvidinge Tingsryd Genomsnitt o Antal planerade bsk, 2-, 4-, 8årsobi enli?;t: SRVFS 2005:9 980 1450 2650 1693 95,0 95,0 91,0 93,6 Antal genomförda bsk, 2-, 4-, 8-årsobj . 963 1381 1751 1365 Bsk, % av planerade 98,2 95,2 66,o 80,6 Antalet eldstadsrelaterade bränder skall minska till minst hälften av nuvarande årsantal. Detta skall uppnås genom offensivare informationsåtgärder och stöd från sotningsdistrikten till den enskilde. Sammanställning, "brand i byi!g:nad", startföremål: eldstad och/ eller röldmnal Ar Antal insatser Per 1000 inv. riket Per 1000 inv. Liungby lnsatser/1000 inv. Uppgift salrnas Uppgift salrnas 2014 0,47 14 18 0,61 0,18 2013 0,09 2012 18 0,61 0,11 0,15 2011 0,10 0,58 0,07 17 0,11 2010 10 0,15 0,34 20 0,22 2009 0,67 0,14 2008 20 0,12 0,18 0,67 16 2007 0,13 0,15 0,53 2006 18 0,13 0,04 0,59 0,46 0,14 0,30 2005 .. .. .. 14 For 2014 ar uppgifterna harntade från rnsatsrappmtsystem COREresp. Scb. For 2013 - 2005 från MSB statistikdatabas IDA Som framgår av tabellsammanställningen har målet inte nåtts. De flesta av insatserna avser "soteld" som dessbättre bara i enstaka fall lett till mer omfattande skador. Följande två faktorer bedöms utgöra orsak till varför "eldstadsrelaterade bränder" inte minskar enligt uppställda mål: 10 1. Informationsåtgärder och stöd har inte gjorts i erforderlig omfattning och/eller inte hörsammats av fastighetsägare. Grundförutsättning för soteld är ansamling av s.k. blanksot i räkkanal. Blanksot bildas då förbränningen är alltför ofullständig, dvs då man eldar med dåligt/fuktigt bränsle och/ eller med fel teknik ("för lite tilluft/drag"). Uppenbarligen brister det fortfarande i hög grad avseende ägares kompetens relaterat till vedhantering och eldning. Förmågan hos sotningsdistrikten att dels upptäcka blanksotsansamling och dels att delge ägaren information samt att snarast träffa överenskommelse om särskild rengöring/sotning behöver förbättras ytterligare. 2. Det är inte självklart att blanksot upptäcks vid regelbunden sotning. Dock, i de fall då det sker, måste ägaren informeras och särskild rengöring sotning genomföras. Kommunalförbundet har köpt sotningsutrustning som bygger på "roterande viska" vilken, under en försöksperiod, kommer att disponeras av ett distrikt i taget. Om erfarenheterna visar sig goda kommer denna sotningsmetod att rekommenderas mer generellt. o Medgivande om s.k. egensotning ges efter prövning enligt av direktionen fastställd rutin. Per den 31 december fanns 314 beviljade medgivande om s.k. egensotning. En antalsmässig övervikt, både avseende beslutade/beviljade och registrerade ansökningar, noteras för Tingsryds sotningsdistrikt. Två faktorer som bedöms ligga till grund för skillnaden mellan distrikten är dels att det inom Tingsrydsdistriktet finns avsevärt fler registrerade eldstäder och dels uppfattning hos fastighetsägare om hur verksamheten bedrivs. Information, utbildning o Utbildnings- och informationsverksamheten skall tydliggöra vikten av den enskildes förmåga att eliminera risk för brand och förmåga till ett adekvat ingripande i samband med brandtillbud. Aktiviteter i syfte att generellt sett förbättra nämnda förmåga skall genomföras. Att det är den enskilde, juridisk eller fysisk person, som ansvarar för sitt brandskydd framgår av samtliga utbildningsunderlag som förbundet använder. Förhållandet betonas och kommenteras därutöver både utifrån lagkrav men även med hänsyn till möjligheter att begränsa skador vid brand. Genom de utbildningar och mer formella informationstillfällen som genomförts nås ett stort antal individer, dock företrädesvis med koppling till "juridisk person". Den andra stora gruppen, "allmänheten"/fysiska personer, är betydligt svårare, både att nå och kunna följa upp avseende resultat. Grundförutsättningar och effekter med en god förmåga förmedlas i anslutning till de aktiviteter av typ "öppet hus" som genomförs. 11 Extern utbildning och information Sammanställning över genomförda utbildningar, Inom ( ) 2 013 under samma period Utbildning/kurs V-ö Brand och säkerhets utbildning (9) Tingsryd antdelt Lessebo antdelt Uppvidinge antdelt (o) 1/1 - 31/12 2014 Kommentar (33) 391 132 (63) 76 Detta är en utbildning som framhåller den enskildes ansvar och hur viktig deras insats är för en minskad skadeutveclding, både förebyggande och vid en olycka, vare sig det gäller en arbetsplats eller hemmiljö. Brandskyddsombud /SBA (16) 55 (34) 0 (2) 38 I lag om skydd mot olyckor föreskrivs att varje verksamhet ska bedriva systematiskt brand-skyddsarbete, SBA. I detta ingår en brandskyddsorganisation med beskrivning av olika ansvarsroller där brandskyddsombud är en del. Utbildningen är en grundkurs för dem som är utsedda att vara brandskyddsombud. Även riktad till verlcsamhetsansvariga. Brandskyddsutbildn ingför semestervikarier inom vård/ omsorg "Brandinformation" "Peppar/Peppar" (97) 10 (31) 40 (44) 52 Utvecldingen visar att man i kommunerna anser utbildning i brandskydd som viktigt även för vikarier. (259) 92 (40) 20 (33) 8 (33) 15 (o) 10 (9) 6 Brand/konsekvens information grundskolan (97) 300 (o) (o) 0 0 Praktik, Utrymning H andbrandsläckare (87) 0 (16) 10 (o) (o) (o) (o) 0 0 0 Specifika ämnesområden, exempelvis gasol, eller för specifika intressegrupper, exempelvis PRO och SFI. 1 - 2 timmars information per tillfälle. Ett antal av dessa utbildningar/informationer genomförs i samverkan med FRIS (Föreningen Räddningskårer I samverkan) För ett antal yrkeskategorier, eller egentligen arbetsmoment, fordras en särskild behörighet. Utbildningen leder fram till ett certifikat som är giltigt i fem år. Deltagarna kan komma från alla medlemskommunerna, eller annan 01t, oavsett var utbildningen genomförs. Riktad utbildning/information till grundskolor, som efter skadegörelse, bränder, oroligheter etc. hör av sig till räddningstjänsten Praktisk tillämpning i handhavande. Normalt ingår släckövningar i utbildningen. Denna utb. speciellt anpassad efter kundens önskemål Grundutbildning för att kunna påbörja adekvat första hjälp vid hjä1tstopp (622) 863 (186) 212 (141) 190 20 "Heta arbeten" HLR, "hjärtlungräddning" Summa/kommun Totalt antal deltagare 10 (1066) 1285 12 Risk- och sårbarhetsarbete o Räddningstjänsten skall så långt det är möjligt med hänsyn till annan verksamhet vara representerad i de olika risk- och säkerhetsgrupper som finns i medlemskommunerna. Förbundets två brand.mästare med ansvar för förebyggandeverksamheten har funnits med vid flertalet av genomförda möten som medlemskommunernas risk- och säkerhetsgrupper genomfört. o Räddningstjänsten skall utifrån sitt kompetensområde sträva efter att stödja och utveckla medlemskommunernas olycksförebyggande- och säkerhetsarbete. Utvecldingsstöd förmedlas dels vid möten enligt beskrivning under "risk- och sårbarhetsarbete" och dels vid möten med verksamhetsledning för i synnerhet skolor och äldreomsorg. Som exempel kan nämnas att försök gjorts avseende hemtjänstpersonal, innebärande att de, genom sin nära kontakt med många äldre, skulle kunna informera om olika förebyggandeåtgärder i bostäder. Sett till aktuell personalkategori finns dock hinder i form av resursbrist/tid och arbetsrättsliga aspekter. o En plan som redovisar Räddningstjänstens bemanning i händelse av en kris eller extraordinär händelse skall finnas . (se även operativt, "ledning") För nämnda händelsetyper är sex av förbundets åtta brandmästare fördelade två och två att ingå i respektive medlemskommuns krisledningsstab. De skall inbördes svara för egen avlösning och insatsledarberedskap för kommunal räddningstjänst. Resterande två brandmästare, tillika räddningschef och stf räddningschef, svarar för RÖK:s övergripande ledning och skall verka från ledningslokaler i brandstationen i Lessebo. Bör även nämnas att RÖK deltar aktivt i regionalt arbete för beredskap, planering, ledning etc inom ramen för Krissamverkan Kronoberg. Under året har två medarbetare från ledningsorganisationen genomgått "Regional Samverkanskurs", RSK, under mandatperioden totalt nio. Säkerhetsmål räddningstj änst I lagen om skydd mot olyckor anges två mål för räddningstjänstverksamheten, "att i hela landet bereda människors liv hälsa samt egendom och miljö ett med hänsyn till de lokala förhållandena tillfredsställande och likvärdigt skydd mot olyckor" samt att "räddningstjänsten skall planeras och organiseras så att räddningsinsatserna kan påbörjas inom godtagbar tid och genomföras på ett effektivt sätt''. Förbundet har inte antagit några egenformulerat säkerhetsmål för räddningstjänst. Ett antal prestationsmål som behöver uppnås för att de nationella målen skall kunna uppfyllas anges nedan. I det fall säkerhetsmålen rör verksamhet som ej är att betrakta som räddningstjänst i enlighet med bestämmelserna i 1 kap. 2 § lag (2003:778) om skydd mot olyckor får Räddningstjänsten debitera dessa tjänster enligt prislista som fastställs av direktionen. 13 Prestationsmål räddningstjänst Rädd n ingsinsatser o Genom upprätthållande av en hög beredskap, erfarenhetsåterföring av räddningstjänstens verksamhet lokalt och nationellt samt genom kontinuerlig utveckling av kompetens och teknik skall räddningsinsatser kunna genomföras på ett effektivt sätt. Godtagbar tid för räddnings insats 5 9 13 17 25 21 29 Utdrag ur ägar irektiv och hand ingsprogram Hög beredskap Beredskap upprätthålls schemalagt enligt förmågebeskrivning i Handlingsprogrammet (se tabell "operativ grundbemanning" nedan). Avsteg under del av veckor har måst ske vid de stationer som saknat ordinarie personal under semesterperiod och vid enstaka storhelger. Normalt sett löses vakanssituationer genom s.k. extra beredskap, dvs ordinarie personal tar beredskap utöver sitt eget schema. Vid nämnda tillfällen är det dock svårt och tvingande åtgärder används ej. Operativ grundbemanning enligt Handlingsprogram 2011-2014 Styrkor G3o-C 300 Lessebo 320 Hovmantorp 330 Kosta 350 Norrhult 360Aseda 370 Alstermo 380 Lenhovda 400 Tings1yd 420 Rävemåla 440Rvd Summering RCB/ IL SL BmD Räddningschef i beredskap/ insatsledare Styrkeledare Brandmän deltid 2 1 1 1 1 4 2 1 2 4 2 4 4 1 4 28 1 1 1 1 1 1 2 10 Antal/ stn Anspänningstid i minuter 2 5 3 2 3 5 3 5 5 2 5 40 (Inom vilken tid räddningsfordon förväntas vara bemannat och lämnar brandstn. alt. beredskapsort) 1,5 5 5 5 7 5 5 5 6 6 6 Not. Utöver beredskapspersonal tillkommer totalt 32 deltidsbrandmän fördelade på 5 olika orter, Skruv, Linneryd, Konga, Urshult och Väckelsång. 14 Effektivitet i bemärkelse ankomsttid Ankomsttid/händelse, brand i byggnad, 1:a enhet oavsett förmåga, 2014 < 10 minuter 20 58,8% 10 - 15 minuter 8 23,5% 8,8% 15-20 minuter 3 8,8% > 20 minuter 3 Erfarenhetsåterföring Utveclding av intern sytematik avseende underlag för erfarenhetsåterföring pågår. Vid exempelvis "brand i byggnad'', dokumenteras insatsens genomförande, bedömningar, synpunkter ur effektivitetsperspektiv etc. av samtliga befäl som varit insatta. Som ett exempel på återföring av gjorda erfarenheter kan nämnas anpassad övning i vattenförsörjning. Utveclding av kompetens och teknik Följande genomförda aktiviteter ses som utvecldande av kompetens och teknik Aktivitet Körkortsutbildning, C-kort Antal deltagare Fr. station/konunentar 10 10 har påbörjat, 7 elever ldara hittills. Resterande beräknas ha fullföljt under våren 2015. 2 Ledningsorganisationen 1 Ledningsorganisationen Interspiro (1 dag) 0 lycksutredning, (grundutbildning 5hp) Internt - befälsutbildning FIP (1 dag) Bronto SkyLift (24 tim, krav för förarbevis) Skånsk brandslcyddsdag (1 dag) Instruktörsutbildning, (Motorsåg 4dgr) Instruldörsutbildning, (Heta arbeten 2dgr) o 10 Ryd5,A-a5 1 Å-a 1 5 N-t 1, A-a 2, V-g 1, Ryd 1 3 L-o 1, H-p 1, Ryd 1 2 Ledningsorganisationen Samtliga stationer inom förbundsområdet skall, oavsett beredskapskrav, ha kompetens och utrustning för att kunna påbörja ett skadeavhjälpande arbete. Kompetens - utbildning/övning Alla nyanställda, oavsett beredskapsstation eller ej, genomgår s.k. preparandkurs. Utbildningen omfattar 13 dagar och utgör grundkrav för att den anställde ska kunna delta operativt. Personal från stationer med beredskapskrav skall därefter, inom två år efter anställningen, genomgå kursen räddningsinsats som omfattar 5 veckor på utbildningsplats och 2 veckors distansstudier. Vid utläggning av övningstid på respeldive station tas hänsyn till bemanning och uppgifter. Beroende på eventuella specialuppgifter eller resurser, omfattar övningsprogrammet 45-60 timmar/person och år för deltidspersonal med beredskap. Deltidspersonal utan beredskap skall öva minst 20 timmar/person och år. 15 Följande utbildningar/alctiviteter har genomförts i syfte att uppfylla kompetensmålet: Aktivitet Preparandkurs (13 dagar) Rökdykarkurs (ingår i preparand) Räddningsinsats Arbetsjordning, (arbete på vägspårområde) Antal deltagare Fr. station/kommentar 18 L-o 4, S-v 2, K-ta 1, V-g 1, U-t 1, R-d 3, A-o 1, L-a 1, N-t 1, Å-a 1, H-p 1, T-d1 18 Lika ovan 4 Ryd 1, R-a 2, A-o 1 13 Ledningsorganisation 8, L-o 5 Måluppfyllelse övningsverksamhet 2014 Deltidspersonal med beredskap Utlagd/schemalagd övningstid Registrerad/fullföljd övningstid Utfall i% Utfall snitt/person Deltidspersonal utan beredskap 7 830 tim 825 tim 7 277tim 93 49,5 tim 739 tim 90 22,5 tim Utrustning Samtliga femton stationer förfogar vardera över ett s.k. släck-/räddningsfordon. Beroende på organisationsform skiljer det något i utrustningsstatus men alla medför materiel för akut omhändertagande av skadade, livräddande utrymning via bärbar stegutrustning och släckning av brand. Hydraulutrustning för losstagning trafikolycka och rökskyddsutrustning endast på fordon vid stationer med beredskapskrav. En extra släck-/räddningsbil, reserv, finns också. Denna nyttjas som ersättning vid reparationer, årlig kontrollbesilctning, vid vissa övningar etc. o En enskild räddningsstyrka skall vara dimensionerad för att hantera mindre olyckor och kunna påbörja räddningsarbetet vid andra olyckor. För att säkerställa att larmad resurs är erforderlig med hänsyn till alctuell händelse finns dels, ett graderingssystem som hanteras av SOS Alarm, låg, medel, hög, och dels, ett s.k. nivålarmssystem som bygger på av RÖK fastställda planer för larmning av flera stationer. I nämnda system är hänsyn taget till att omfattning "mindre olyckor" ska kunna hanteras av en styrka på, som lägst, 2 man. o Räddningstjänsten skall ha en förmåga att hantera flera samtidigt pågående händelser. Rutiner skall finnas som, beroende på händelsens karaktär, säkerställer att en viss beredskap upprätthålls* även inom geografiska områden där aktuell station redan är ute på uppdrag. *)Tiden fram till dess att skadeavhjälpande arbete kan inledas blir under ovan beskrivna förutsättningar längre än vad som längre fram redovisas i handlingsprogrammet. Beredskapsorganisationen innefattar två RCB/insatsledare vilket bl.a. möjliggör en säkrare organisation för hanterandet av flera samtidigt pågående händelser. Rutinen i normalfallet bygger på att den befattningshavare som inte blir lmuten till initial händelse svarar för upprätthållande av beredskap. Rent praktiskt löses det genom bemanning av närliggande 16 station varvid anspänningstiden kortas med minst 4 minuter alternativt att larma ut en styrka och låta den svara för beredskap från en strategisk position utifrån rådande läge. o Räddningstjänsten skall medverka till samverkan med andra räddningstjänstorganisationer i syfte att effektivisera räddningsinsatserna och förbättra stödet gentemot den enskilde. Samverkansavtal, s.k. "gränslös räddningstjänst", finns visavi samtliga angränsande räddningstjänstorganisationer. Med start hösten 2014 pågår också ett projekt, "Räddsam Kronoberg", i syfte att utveckla regional samverkan. Flera konstellationer/nätverk finns sedan tidigare, exempelvis operativ samverkansgrupp, Ag rakel, Ag stab och ledning, förebyggande samverkansgrupp. "Räddsam Kronoberg", som under de första tre åren finansieras med statsbidrag, har som målsättning att utveckla samverkan för effektivisering, kvalitetsökning etc. o Räddningstjänsten skall kunna genomföra insatser vid: Måluppfyllnad redovisas i form av årsstatistik Olyckstyp (rubriker enlh!t Hp 2011-2014) Brand Varav i byggnad Djurräddning Explosion Järnvägsolycka Flyghaveri Naturolycka Person i svår belägenhet Trafikolycka Utsläpp av farligt ämne Drunlmingsolyckor Vattenskada Akut restvärdesräddning IVPA, I Väntan På Ambulans Övriga händelser, inkl automatlarm ej brand Summering 2014 2 013 2012 2011 106 41 7 0 0 0 2 3 93 17 2 7 28 117 49 3 0 0 0 4 3 102 108 52 2 0 0 0 3 2 97 22 2 9 20 33 201 499 115 61 3 0 0 0 2 3 83 22 0 5 24 27 136 420 Bo 162 507 11 2 6 29 41 172 490 Organisation o Räddningstjänsten skall senast 2014-02-01 ha påbörjat försöksverksamhet med så kallad "Första Insats Person, FIP" i syfte att minska tiden fram till skadeavhjälpande arbete påbörjas. Något senare än planerat startades i juni 2014 verksamhet med s.k. första insats person i Ryd respektive Åseda. Erfarenheterna hittills är goda och sett till ankomsttid vid händelsetyp brand i byggnad visar statistiken att genomsnittstiden ligger på lmappt 5 minuter, dvs. insatspersonen är på plats innan styrkan lämnat brandstationen. Kostnadseffektiv upphandling av nya ledningsfordon under 2015 möjliggör utölming av FiP inom befintlig ram. Tredje ort där detta kommer att starta blir Tingsryd. o I förväg fastställda larmplaner skall säkerställa att de resurser som kan förväntas behövas utifrån händelsetyp larmas automatiskt initialt. 17 Kort beskrivning beträffande larmplaner och s.k. nivålarm har lämnats tidigare i dokumentet. Tilläggas kan att RÖK jämte flertalet räddningstjänstorganisationer i regionen ställt sig positiva till ett nytt system benämnt DRH, Dynamisk ResursHantering. Systemet bygger på att SOS-operatören via ett datoriserat stödsystem ges förslag för att på kortast tid täcka resursbehovet, exempelvis 1släck-/räddningsenhet,1 höjdenhet och en vattenenhet. Start planeras till kvartal 1 2016. Ledning o Erforderlig förmåga att leda och samordna flera räddningsstyrkor till en gemensam insats skall finnas. Bedöms uppfyllt i och med operativ beredskapsorganisation RCB/insatsledare, och, att lägsta föreskrivna kompetens-/utbildningsnivå för denna funktion är räddningsledning B. Kursen räddningsledning B är nationell och huvudsyftet är att deltagarna efter godkänd utbildning ska kunna "leda och samordna flera räddningsstyrkor". o Förbundet skall kunna leda, och samordna, minst två samtidigt pågående medelstora insatser. Anm. Exempel på medelstor insats är brand i friliggande villa, trafikolycka upp ti/14 skadade och person kvar i fordon och där bedömt resursbehovet i förväg enligt tarmplaner uppgår till 2 ti/14 larmade stationer/10 ti/115 insatspersonal. Redogörelse finns lämnad punkt/rubrik tidigare i dokumentet. o Förbundet skall ha förmåga beträffande kompetens och erforderliga utrymmen för att kunna leda en större eller långvarig insats med hjälp av en ledningsstab, s.k. "bakre ledning" . Kompetensen bedöms tillgodosedd dels genom utbildningskrav räddningsledning B eller tidigare jämförbar utbildning, och dels fullföljd regional samverkanskurs. Telmisk installation av betydelse för ledning under större eller långvariga insatser har gjorts i ledningsrum Lessebo. Förbundet har genom förbättringen numera möjligheter att, genom egen försorg, larma ut egna styrkor, via personsökarsystemet söka specifik styrkeledare, skicka information etc. o Förbundet skall på ledningsnivå kunna samverka med andra räddningstjänstorganisationer, medlemskommuner, myndigheter etc. Denna förmåga gäller oavsett om händelsen är att betrakta som räddningstjänst enligt lagen om skydd mot olyckor eller extra ordinär händelse. Bedöms nå upp till erforderlig nivå i och med som tidigare redogjorts för, kompetens/utbildningskrav, och, deltagande vid återkommande nätverksmöten, stabsövningar etc. Andra uppdrag, ej kommunal räddningstjänst o Förbundet skall, med hänsyn till beredskap för räddningsinsatser, kompetens och utrustning Genomföra restvärdesuppdrag Stödja och biträda förvaltningar inom medlemskommunerna Stödja och biträda annan kommun, kommunalförbund eller statlig myndighet Sedan 2014-01-01 är regelverk och system för restvärdesuppdrag reformerat. Numera hanteras tilllcommande uppgifter "ej räddningstjänst" vid brand i byggnad, trafikolyckor och 18 järnvägsolyckor inom samma system. Reformen genomför som följd av nationellt avtal mellan Trafikverket och Brandskyddsföreningen. Prestationsmål avseende förbättrad förmåga Inom följande områden har förbundet för avsikt att under innevarande period förbättra förmågan. o Installation av teknisk utrustning vid samtliga brandstationer som möjliggör enkel inkoppling av reservkraft. Installationerna skall tillgodose behov av strömförsörjning via mobila elverk till larm utrustning, viss belysning och värme (endast fläkt och styrning, värme bygger på gasol som energislag). Anm. Åtgärder i syfte att förbättra/säkerställa förmågan avseende stationernas drift påbörjades under förra perioden men är ännu ej slutförd. Vid stationerna i Lessebo och Tingsryd finns fast installerad reservkraft med auto-start. I Norrhult respektive Alstermo finns intag för anslutning av mobilt/bärbart elverk och enklare installation inom lokalerna för strömförsörjning av larmutrustning, ledljus etc. Vid övriga elva stationer finns ingen fast förberedelse gjord. Larmutrustningen är vid samtliga stationer försedd med batteriback-up. Utan elförsörjning via fungerande nät bibehålls larmfunktionen i minst 20 timmar. Fungerande underhållsladdning av utryckningsfordon måste dock tillses tidigare enär fordonsmonterad sambandsutrustning annars drar ur bilens batterier. o Utredning av olycksorsak respektive genomförande av räddningsinsats. Interna rutiner för utredning av olycksorsak respektive insatsens genomförande är sedan två år implementerade. Dokumentationen sker via insatsrapportsystem CORE. o Skadeavhjälpande i samband med kemikalieolycka. Sker i samverkan med övriga räddningstjänstorganisationer i Kronobergs län. Regional organisation för skadeavhjälpande vid mer omfattande kemikalieolycka finns men är föremål för omarbetning. Arbetet är inte slutfört och förväntas fullföljas inom ramen för Räddsam Kronoberg. o Effektivisering av räddningsinsatser och förkorta tiden till påbörjande av skadeavhjälpande åtgärder genom att införa s.k. första insatsperson, FiP. Måluppfyllnad har redovisats tidigare i dokumentet. o Utveckling av tekniker och metoder enligt nationella studier i syfte att öka snabbhet och effektivitet vid räddningsinsatser, t.ex. skumsläckningssystem s.k. one-seven ("CAFS"). Nämnda system, one-seven, har införskaffats i samband med fordonsinköp 2013. Ytterligare en släck-/räddningsbil med leverans kvartal ett 2015 är jämförbart utrustad. 19 Personal Ledningsorganisation, AB-anställda Inga vakanser finns. Under mandatperioden har en administrativ assistent slutat och återrekrytering skedde under hösten 2012. Antalet sjukskrivningsdagar uppgår under 2014 till XXXXX. Deltidsanställd operativ personal På Svenska Hjältar-galan fick vi se många härliga personer och hjälteinsatser. Brandmännen Björn Svensson, Mikael Bergner och Tommy Tuike från Mälardalens brand- och räddningsförbund stod för årets modigaste hjälteinsats! Oj vad jag är stolt över att jobba i en organisation bestående av människor som ställer upp för medmänniskor i nöd utöver allt vad som kan förväntas och krävs. Ikväll föll lite tårar och vi tittar åt ett annat håll mot regelverk och principer. Särskilda situation.er kan kräva speciella insatser. Fantastislct arbete av trefrånfemton tusen hjältar. Peter Bergh,jörbundsordförande Brandmännens Riksförbund Kraven på våra brandmän ökar ständigt med ett komplexare samhälle p.g.a. ökade risker och fler typer av uppdrag. Här kan nämnas IVPA, suicid, trafikolyckor, tung räddning, bränder m.m. Dessa krav skiljer inte mellan heltidsbrandmän och deltid vilket innebär ett hårt tryck på kvalitativa utbildningar och övningsverksamhet. Räddningstjänsten Östra Kronoberg är en organisation där den operativa verksamheten är helt beroende av brandpersonal på deltid, med eller utan beredskap.Utbildning, kompetens och rekryteringsfrågor är i allra högsta grad en framtids- och arbetsmiljöfråga. Utdrag ur Rekryteringspolicy: Ettframgångsriktrekryteringsarbete bidrar till attfinna de mest lcompetenta och motiverade medarbetarna. RÖK slca arbeta för att erhålla en bredare relcryteringsbas,fiexiblare arbetsförhållande och individuella lösningar. Medjämnare lcönsfördelning och med respekt för slcilda erfarenheter, varierat lcunnande och olika handlingsmönster, skapas fler och bättre lösningar på den utveckling vi vill uppnå. Flerspråkighet skall ses som en tillgång vid relcrytering av nya medarbetare 20 Sammanställning, antal anställda per kategori, kön och medelålder, 2014-12-31 Personalkategori Medelålder (år) Kvinnor Män Totalt Förtroendevalda och revisorer Tekniker, administrationspersonal, funktionsansvariga BM*), Rch, stf Rch Deltidspersonal med beredskapskrav 3 9 12 61,4 3 10·* 13 51,5 10 153 163 41,53 31 32 42.8 203 220 49,3 Deltidspersonal utan beredska pslcrav 1 Summering 17 *) Varav två deltidsanställda brandmästare Sammanställning deltidsanställd personal, per 2014-12-31 Slutat under året Beviljade uppsägningar (uppsägningstid pågår) T] änstledi.e;a Vakanser deltidsbrandmän med beredskap (inkl. pågående upps.) Vakanser deltidsbrandmän utan beredskap Vakanser brandförmän/styrkeledare med utb. RälA Antal nyanställda Antalet ansökningar med pågående test/undersölmin.e; 16 5 1 15 3 3 14 8 Lokaler Samtliga femton stationslokaler, och under 2014 tillkommen förrådslokal, är förhyrda. Under mandatperioden har ombyggnads- och renoveringsarbeten skett vid stationerna Norrhult, Hovmantorp, Skruv och Ryd. De delar av byggnadsarbetena som inte går att hänföra till underhåll medför höjd hyreskostnad. Kostnadsökningarna ses som klart motiverade bl.a. utifrån behovet av skilda duschutrymmen för kvinnliga respektive manliga anställda. 21 Verksamheten 2014 avseende ekonomi Omsättningen har uppgått till 38 002 tkr, (36 988 th) vilket motsvarar en ökning med 2, 7 % (3,6%). Verksamhetens nettokostnader exklusive jämförelsestärande poster uppgår till sammanlagt 36 347 tkr (35 234 tia} Nettokostnadsökningen för förbundet uppgår till 5,0 % (2,5 %). Årets resultat uppgår till 214 tkr (595 tia) vilket innebär att det finansiella målet har nåtts. Ingående balanserat resultat uppgår till 1 267 tkr. Eftersom förbundet ej har något av förbundsbildarna erhållet kapital må årets resultat balanseras över i ny rälming vilket ger ett utgående eget kapital, ackumulerade vinstmedel som kan användas till att täcka framtida underskott, till 1 481 tkr. Ekonomisk uppföljning med helårsprognos har lämnats vid två tillfällen till Direktionen. Ekonomiskt utfall Kommunbidraget uppgår till 36 990 tkr (35 773 tla-), en ökning med 2,7 % (3,4 %). Utfallet för externa intäkter blev 203 tla: lägre än föirn året, 1 012 tla' (I 215 tkr) vilket ger en negativ budgetavvikelse med 279 th. Jämfö1i med tidigare år är det lägre nivå än genomsnittet de senaste 6 åren på intäkterna. Taxor, avgifter och försäljning av utbildning uppgår till 608 tla: (408 tkr). Intälder av utrangerade fordon uppgår till 91 tkr och ersättning för felaktiga lann uppgår till 139 thjämfö1i med föregående år på 158 tkr. Personalkostnaderna, som till c a 90 % är operativa kostnader för beredskap/uh·yckningar, uppgår till 63,0 % (65,0 %) av de totala kostnadema. Dessa uppgår till 23 657 th (23 983 tkr) och är drygt 300 tkr lägre än fö1rn året. I personalkostnaderna ingår även förändring av semesterlöneskuld och skuld för okompenserad övertid, en ölming med 8 tkr (98 th),jämte pensioner och löneskatt, individuell del och löpande premie som inbetalas till Skandia via en försähingslösning. Pensionskostnaderna inklusive löneskatt uppgår till l 213 tkr (1 209 tia'). Personalkostnader är 1 661 tkr (780 tia) lägre j ämfö1t med budget. Avvikelsen beror på att för 2014 skedde ej någon löneöversyn för deltidsbrandmännen, ca 600 tkr samt lägre omfattning av uhyclmingar och utbildning av nya deltids brandmän o- befäl. Utfallet för pensionskostnader, försäkringsavgifter blev netto 100 tkr lägre än budget. Förb1mdets kostnader för hyra av räddningsstationer, drift- och underhåll av fordon, utrustning och samband uppgår till 10 047 tia' (9 663 tkr) eller 26,6 % (26,1 %) (varav hyra och drift av räddningsstationer uppgår till 3 781 tkr (3 761 tkr). Utfallet har blivit drygt 1 000 tkr högre beroende på ökade hyror, reparationer och utbyte och annan telmisk, ex. andni.ngsskydd, uh·ustning. Kostnad för anläggningskapitalet (fordon/maskiner) avskrivning och räntor uppgår i budget till 3 755 tkr. Utfallet blev 4 084 tkr (3 368 tkr), negativ avvikelse med 329 tkI beroende på nedskrivning av ledningsfordon (som byts 2015). Årets planenliga avskrivningar uppgår till 3 263 tb vilket är 460 tkr högre än föregående år. 22 Externa Kostnader 2014 KÖP VERKSAMHET ÖVR MTRL, TJÄNST 15% AVSKR o RÄNTA 11% PERSONAL 63% HYRA, REP 0 UH 9% Arets resultat uppgår till 214 tkr. Avvikelse från budget beror på följande; Intäkter Personal Pension/försäkring Kapitalkostnad Fordon/utrustning/hyra Summa avvikelse - 279 tla + 1 661 tkr + 188 tkr - 329 tkr - 1 029 tkr 214 tkr Investeringar Investeringarna för verksamhetsåret var budgeterad till 3 000 tla: och utfallet blev 2 857 tlu (5 050 tia'). Största posten är anskaffning av en ombyggd tankbil till Kosta för 1 755 tkr och anskaffning av två FIP-fordon för 880 tkr. Övriga investeringar berör kompletterande nyanskaffning av andningsskydd, övningsmateriel samt övrig utmstning med 222 tkr. Skulder och finansnetto Förbundet har en checlaäkningskreditpå 8 000 tkr och vid årets slut nyttjades 5 710 tkr (5 060tkr). Nyupplåning och omsättning har skett med 0 tkr och sammanlagt uppgår långfristig låneskuld till 12 625 tla' varav 1 500 tkr kommer att am01teras under nästa år. Räntekostnaderna uppgår till 429 tkr (565 tkr). Ekonomiskt utfall och ställning redovisas i resultat- och balansräkning jämte finansieringsanalys och tillhörande noter för 2014. 23 RESUL TATRÄKNING, Räddningstjänsten Ö:a Kronoberg Tkr Not Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Avskrivningar Jämförelsestärande poster 2 8 3 Verksamhetens nettokostnader Kommunbidrag Finansiella intäkter Finansiella kostnader 4 5 6 Resultat före extraordinära poster Extraordinära intäkter Extraordinära kostnader Arets resultat 11, 15 24 2014 2013 1 012 -33 704 -3 655 0 1 215 -33 646 -2 803 621 M36 347 ~34 613 36 990 0 -429 35 773 0 -565 214 595 0 0 0 214 595 0 BALANSRÄKNING, Räddningstjänsten Ö:a Kronoberg Tkr Not 2014 2013 0 22 229 0 23 027 0 0 0 0 0 0 TILLGÅNGAR ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR Materiella anläggningstillgångar Mark, byggnader och tekniska anläggningar Maskiner och inventarier 8 Finansiella anläggningstillgångar Aktier/andelar i dotterbolag Aktier och andelar Obligationer och andra värdepapper Långfristiga fordringar 0 · Summa anläggningstillgångar OMSÄTTNINGSTILLGÅNGAR Förråd Kortfristiga fordringar Kassa och bank g 10 Summa omsättningstillgångar SUMMA TILLGÅNGAR 0 22 229 23 027 0 3 303 70 3 373 1 578 386 1 964 25 602 24 991 1 267 214 1 482 672 595 1 267 0 EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR, SKULDER EGET KAPITAL Ingående eget kapital Arets resultat Summa eget kapital 11 AVSÄTTNINGAR Avsättningar för pensioner och likn. förpliktelser Andra avsättningar 12 102 0 102 114 0 114 13 Summa skulder 11 125 12 893 24 018 12 625 10 984 23 609 SUMMA EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER 25 602 24 991 Summa avsättningar SKULDER Långfristiga skulder Kortfristiga skulder 14 25 NOTER, Räddningtj Ö:a Kronoberg, Tkr 2014 2013 127 346 139 38 9 262 91 1 012 0 76 289 158 319 0 177 197 1 215 621 Not 1 Verksamhetens intäkter Förrättnings-granskningsavgifter (brandsyn mm) Taxor och avgifter Utryckn. ers felaktiga larm Bidrag MSB övriga bidrag Försäljning av verksamhet Försäljning av överbliven mtrl Summa verksamhetens intäkter Jämförelsestörande intäkter, bidrag Not 2 Verksamhetens kostnader Jämförelsestörande kostnader 62 715 22 681 976 3 601 5 669 33 704 0 44 534 23 009 973 3 503 5 581 33 646 0 Verksamhetens nettokostnader 32 692 32 431 Återbetalning AGS 0 621 Sum.ma intäkter jämförelsestörande poster 0 621 Summa netto jämförelsestörande poster 0 621 Lessebo kommun Uppvidinge kommun Tingsryds kommun 9 487 13 844 13 659 9 175 13 389 13 209 Summa 36 990 35 773 Bidrag och transfereringar Köp av verksamhet Personalkostnader inkl sociala avgifter Pensionskostnader Hyror, fastighetsservice o entreprenader Övriga material och tjänster Summa verksamhetens kostnader Not 3 Jämförelsestörande poster Intäkter Not 4 Medlemsbidrag 26 NOTER, Räddningtj Ö:a Kronoberg, Tkr Not 5 Finansiella intäkter Räntor på rörliga medel Övriga ränteintäkter 0 0 0 Summa 0 0 Ränta på checkräkningskredit/ lån Betalningsomkostnader Övriga räntekostnader 422 5 2 479 Summa 429 565 214 3 655 -13 595 2 803 -17 3 857 3 381 Ökn./Minskn. av kortfristiga fordringar Ökn./Minskn. av kortfristiga skulder Ökn./Minskn. förråd och varulager -1 725 1 910 0 -547 3 786 0 Summa 4 041 6 619 26 864 1 755 0 28 619 22 604 4 260 0 26 864 -8 914 0 -1 901 -10815 -7 414 0 -1 500 -8 914 17 805 17 950 0 Not 6 Finansiella kostnader 7 78 Not 7 Kassaflöde från den löpande verksamheten Arets resultat Justering för av- och nedskrivningar Justering för gjorda avsättningar Medel från verksamheten för förändring av rörelsekapital Not 8 Maskiner och inventarier Fordon /maskiner 15 år lng. anskaffningsvärde Arets investering Försäljning/utrangeringar Utgående anskaffn.värde Ing ack. avskrivningar Försäljning/utrangeringar Arets avskrivningar Utgående ack. avskrivningar Bokfört värde 2014-12-31 27 NOTER, Räddningtj Ö:a Kronoberg, Tkr Fordon !maskiner 10 år lng. anskaffningsvärde Arets investering Försäljning/utrangeringar Utgående anskaffn.värde 8 495 937 -886 8 546 9 735 640 -1 879 8 495 -4 179 lng ack. avskrivningar Försäljning/utrangeringar Arets avskrivningar Utgående ack. avskrivningar 886 -1 335 -4 628 -5 111 1 879 -947 -4179 Bokfört värde 2014-12-31 3 918 4 316 1 933 1 783 165 -835 1 263 150 0 1 933 -1 173 835 -420 -757 -816 0 -357 -1173 506 760 22 229 23 027 Kundfordringar Kundfordringar, medlemskommuner Fordringar hos staten Mervärdeskattefordran Interirnsford ringar Fordringar medlemskommuner övriga fordringar 104 70 110 574 2 446 0 0 109 44 96 128 1 181 0 21 Summa 3 303 1 578 Fordon !maskiner 5 år lng. anskaffningsvärde Arets investering Försäljning/utrangering Utgående anskaffn.värde lng. ack. avskrivningar Försäljning/utrangering Arets avskrivningar Utgående ack. avskrivningar Bokfört värde 201 4-12-31 Summ a bokfört värde Not 9 Kortfristiga fordringar 28 NOTER, Räddningtj Ö:a Kronoberg, Tkr Not 10 Kassa och bank Kassa, postgiro, bank 70 386 Summa 70 386 Ingående eget kapital Arets resultat Underskottstäckning 1 267 214 0 672 595 0 Summa 1 482 1 267 Not 12 Andra avsättningar övriga avsättningar, efterlevande pension 102 114 Summa 102 114 Kreditinstitut Amortering nästa år 12 625 -1 500 14 125 -1 500 Summa 11125 12 625 1 958 67 519 610 1 851 1 500 5 710 680 975 64 523 621 1 569 1 500 5 060 672 12 893 10 984 Not 11 Eget kapital Not 13 Långfristiga skulder Not 14 Kortfristiga skulder Leverantörsskulder Leverantörsskulder, med lemskommuner Anställdas skatter Arbetsgivaravgifter lnkomstförskott/utgiftsrester mm Amorteringar, låneskuld, kortfr. del Nyttjad del av checkräkningskredit på 8 mkr övrigt Summa 29 NOTER, Räddningtj Ö:a Kronoberg, Tkr 2014 2013 214 0 595 0 0 0 0 0 214 595 Not 15 Avstämning av balanskravet Arets resultat enl. resultaträkningen Avgår: Synnerliga skäl en!. KL 8 kap. 5§: Tillägg: Extraord. Kostn /täckning underskott Tillägg: Underskottstäckning medlemskommuner varav Lessebo 0 varav Uppvidinge O varav Tingsryd O Justerat resultat Generellt gäller de regler som anges i den kommunala redovisningslagen och de rekomendationer som utgivits av RKR. Avstämning gentemot RKR :s rekomendationer och information är upprättad. Lessebo den mars 2015 Åke Carlson Ordförande Monica Widnemark v. ordförande Birgitta Södelind Hörberg Margareta Löfström Peter Skog Lindman Sören Gabrielsson Anders Jonsäng Per Ragnarson Mikael Jeansson 30 REDOVISNINGSPRINCIPER övrigt kan anses som god redovisningssed. Nedan görs en bedömning över hur förbundet följer den normerande delen i RKR: rekommendationer. Räddningstjänsten Östra I0:onoberg strävar efter att följa den kommunala redovisningslagen, de rekommendationer som lämnats av Rådet för kommunal redovisning samt vad som i 2.1 Särskild avtalspension och visstidspension 3.1 Redovisning av extraordinära poster och upplysningar för ·ämförelseändamål 4.2 Redovisning av skatteintäkter 6.2 Redovisning av bidrag till infrastrukturella investeringar 7.1 Upplysningar om pensionsmedel och ensionsfö liktelser 8.2 Sammanställd redovisning 10.2 Avsättningar och ansvarsförbindelser 11.2 Materiella anläggningstillgångar 12.1 Redovisning av immateriella tillgångar Ej aktuellt, förbundet försäkringslösning. har 100 % X Ej aktuellt Ej aktuellt X Ej aktuellt Avsättning avser en efterlevandepension. X Avskrivningar av anläggningstillgångar görs efter en bedömning av tillgångens nyttjandeperiod. Vägledning finns i SKL:s förslag till avskrivningstider. Viss omprövning görs löpande. Tyngre räddningsfordon har avskrivningstiden 15 år. Anskaffningskostnader understigande 1/3 av ett ppb och livslängden understiger 3 år redovisas som driftkostnad. Kommunalförbundet salmar immateriella tillgångar X X 31 13.1 Redovisning av hyres/leasingavtal 14.1 Byte av redovisningsprinciper, änd-ringar .i uppskattning-ar och bedömningar samt rättelser av fel 15.1 Redovisning av lånekostnader 16.2 Redovisning av kassaflöden 17. Värdering av och upplysningar om pensionsförpliktelse 18.1 Intäkter från avgifter, bidrag och för-säljningar 19. Nedslo-ivningar Redovisade belopp är inte aktiverade. Förteckning återfinns hos Lessebo kommun. X X Lånekostnad har redovisats enligt huvudmetoden. X X Ej aktuellt, förbundet har 100 % försäkrings] ösning. X X 20. Redovisning av finansiella tillgångar och fmansiella skulder Förbundet saknar finanspolicy, ägarna bör ange riktlinjer eller dyl. Genomsnittlig upplåningsränta uppgår till 3,0%, befintliga lån är bundna enligt nedan och genomsnittlig räntebindningstid är 2 år. X Förfallostruktur [E1xlrom~~~I~~filfi'.§.i 1·~fi~~),s~:1,~:;sAr~1~:.?~,ef.~]'ft~:E\s"f;1 Inom 1 år 7 550 000 60% Inom 2-5 år 5 075 000 40% Senare än 5 år Totalt 21. Redovisning av derivat och säkringsredovisning 22. Delårsrapport X X Övrigt: En översyn har gj01ts och beslut fattats kring nya anvisningar för intem kontroll av ekonomiska transaktioner hos Lessebo kommun. Dessa anvisningar följs även av kommunalförbundet. 32 0 0% 12 625 000 100% Bilaga Larmstatistik, antal utryckningar per station 2014 Station I År Tot/stn Korsberga Farstorp Växjö Bra ås Rottne Ingelstad Lessebo Hovmantorp Kosta Skmv Norrhult Ås eda Alstermo Lenhovda Tingsryd Linneryd Rävemåla Konga Ryd Urshult Väckelsång Västra Torsås Almhult Nybro Alsterbro Orrefors Mål erås Emmaboda Högsby Hultsfred Hallabro Eringsboda Olojström Kyrkhult Totalt 60 29 9 41 54 36 35 133 23 39 16 58 39 21 IVPA Tot/stn Eget stn.omr. - 3 0 10 0 - 13 7 5 2 3 8 94 45 20 9 34 6 18 40 135 - 0 0 Il 0 0 4 107 2012 2013 Varav inom eget stn.område 50 29 23 7 29 39 31 16 65 23 19 36 37 21 2 9 0 4 4 5 7 3 - - 10 1 0 2 3 2 2 0 0 0 9 9 I 0 - 744 435 - - - - - 4 66 21 76 11 44 20 70 38 13 33 13 49 29 3 2 0 1 0 2 - - 2 0 0 18 14 5 0 78 728 - 33 57 21 17 7 20 50 17 22 - - - - - IVPA Tot/stn - 1 6 2 1 0 3 5 0 2 2 1 6 2 5 3 1 7 - 89 49 40 9 40 61 31 53 128 13 32 21 62 27 16 52 21 35 10 23 49 32 26 0 2 - - - - - - - Il 2 0 - - - - - Eget stn.omr. - 2 12 56 7 14 26 41 24 9 - - - - 9 1 0 - 425 33 718 425 - Uppvidinge KO !MUN Kommun leda inL~sförval tningeu 2015-04-02 Diarie nr () ) Intern kontroll Sammanfattning Kommunfullmäktige har den 25 november 2014, § 134, fastställt regler för intern kontroll. Av reglerna framgår att nämnderna och de kommunala bolagen årligen ska rapportera resultatet från uppföljningen till kommunstyrelsen i en granskningsrapport. Av reglerna framgår också att kommunstyrelsen ska med utgångspunkt från nämndernas uppföljningsrapporter utvärdera kommunens systern för intern kontroll och att den samlade utvärderingen ska överlämnas till . fullmäktige och revisorerna samtidigt som årsredovisningen överlämnas. Samtliga nämnder och bolag har överlämnat en granskningsrapport avseende 2014 års internkontrollplan. I årsredovisningen 2014, sidorna 18-19, återfinns en kort redogörelse av respektive nämnds/bolags internkontrollarbete. Sammanfattningsvis kan konstateras att det inom de granskade områdena inte har förekommit några oegentligheter. Resultatet av internkontrollarbetet har i många fall blivit förbättrade rutiner och arbetssätt samt identifiering av förbättringsområden. Den interna kontrollen har förbättrats i både kommun och i bolagen och arbetet fortsätter med både gamla och nya granskningsområden under 2015. Beslutsunderlag Barn- och utbildningsnämnden, 2014-12-10, § 66 Lönesamverkan HUL, 2014-12-17, § 15 Socialnämnden, 2015-02-05, § 21 Miljö- och byggnadsnämnden, 2014-11-20, § 131 Kommunstyrelsen, 2015-02-09, § 12 Uppvidingehus AB, 2015-03-18, § 18 d UppCom AB, 2015-02-18, § 7 Tjänsteskrivelse controller Förslag till beslut Kommunfullmäktige föreslås godkänna rapportering av 2014 års internkontrollarbete Beslutsexpediering Samtliga kommunens nämnder och bolag Ekonomichef Controller Silja Savela Revisorerna Silja Savela controller r+1 Uppvidinge "1)1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 15 (21) KOMMUN Sammanträdesdatum I~. 1 '!1U1< W14-12-1.0 Barn- och utbildningsnämnden lfo,u1n11nlt.~r.. § 66 J)nr.2013-000155 '' / " , ' .. Årlig redovisning av den interna kontrollplanen Sammanfattning Kommunfullmäktige gav lmder hösten 2013 nänmder och styrelser i kommunen i uppdrag att senast i december 2013 upprätta en organisation för den interna kontrollen, utarbeta regler och anvisningar för den interna kontrollen samt att utarbeta intemkontrollplan för 2014. Barn- och utbildningsnärrmden antog ril<tlinjer för det interna kontrollarbetet för barn- och utbildningsförvaltningens verksamhet lmder sammanträde den 11 december 2013, § 52. Barn- och utbildn:ingsförvaltningens organisationsledning för det interna kontrollarbetet har som uppgift att ansvara för den interna kontrollplanen samt att presentera förslag och revidera den interna kontrollplanen samt att skriva en granskningsrapport från föregående åi· som sedan presenteras för barn- och utbildningsnärnnden. I granskningsrapporten ska framgå vill<a eventuella brister som fums i organisationen och hur de kan åtgärdas. Under barn- och utbildningsnämndens sammanträde redovisades granskningsrapport och intern kontrollplan för 2015. Beslutsunderlag Barn- och utbildningsnämnden 2013-12-11, § 52 Tjänsteskrivelse: förvalb.ungschef, barn- och utbildningsförvaltningen, 2014-11-25 Granskningsrapport, 2014-11-25 Intern kontrollplan för 2015, 2014-11-25 Barn- och utbildningsnämndens beslut Godkäima granskn:ingsrapport och intern kontrollplan för 2015. Beslutsexpediering Komm1mfullmäktige Barn- och utbildningsförvaltningens ledningsgrupp Juste rare Utdragsbestyrkande l*J 2014-11-25 Uppvidinge Granskningsrapport intern kontroll Under året har det gjorts en genomgång av den interna kontrollplanen för 2014. Inom granskningsområde "Utlämna barn till fel person/vårdnadshavare" finns upprättade rutiner som följs upp terminsvis och vid nyanställningar. Det informeras även muntligen vid inskolningar i barnomsorgen om vikten av att vårdnadshavaren informerar förskolan om vem som lämnar och hämtar barnet. Förskolornas skriftliga rutiner för denna information samt informationstext på placeringsmeddelande finns inte idag och behöver därför upprättas. Administratören för barnomsorgen får i uppdrag att förtydliga informationen på placeringsmeddelanden som skickas ut till vårdnadshavarna och återkopplar till förvaltningschefen att det åtgärdats senast inför terminsstarten 2015. Inom granskningsområde "Ersättning till andra skolor/förskolor för egna elever" har förvaltningskoordinator tillsammans med berörda skoladministratörer haft en genomgång av rutiner och riktlinjer och reviderat dessa. Därefter har ekonomen på barn- och utbildningsförvaltningen utfört ett antal stickprovskontroller av fakturor ur ekonomisystemet och stämts av dessa med berörda administratörer, dels att de följs och dels att de leder fram till att det faktureras till andra kommuner för de elever från andra kommuner som går i Uppvidinge kommun samt att betalning till andra kommuner och fristående skolor sker på rätt sätt. Slutsatsen av granskningen tyder på att inga elever fallit emellan eller att det har betalats dubbelt. Dock behövs det göras vissa redaktionella ändringar i rutinen för att tydliggöra att rutinen även gäller elever i fristående skolor, att vårdnadshavaren till elever i gymnasieskolan inte gör någon ansökan till kommunen samt ett tydliggörande i rutinen om hur betalningen till andra kommuner och fristående verksamheter stäms av mot inkomna ansökningar och uppgifterna i Extens. Behovet av ett systemstöd för gymnasieskolans interkommunala elever kommer också att ses över. Förvaltningschefen på barn- och utbildningsförvaltningen får i uppdrag att se till att ovanstående revideringar genomförs senast till terminsstart 2015. Granskningsområde "Obehöriga vistas i skolans lokaler" ska rapporteras 2016, dock har ärendet behandlats i en lokalöversyn i barn- och utbildningsnämnden under 2014. Ärendet kommer att följas kontinuerligt till dess rapportering ska göras 2016. Barn- och utbildningsfdrvaltningen r+I Uppvidinge ~ SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 26 (32) KOMMUN Sammanträdesdaturn -----UP VIDl1\JGf !('"' 20I5-d 2-05 Socialnämnden KomnnmlccluioF,' ... " Dm. 2013-000189 § 21 Rapport, socialnämndens internkontrollplan 2014 Dlarlenr Sammanfattning ··- 3!2a_ I ~ Socialnämnden har 2014 beslutat om handlingsplan för internkontrollplan. I denna rapport redovisas resultatet av respektive beslutad åtgärd. 1. Nivåbedömningar särskilt boende Beslutad åtgärd/kontrollmoment Genomgång och uppdatering av ui1derlaget för nivåindelningar. Hemtjänstbeslut i särskilt boende. Resultat Totalt konh'ollerades 25 nivåbedömningar. Av dessa var det nio stycken som skilde sig åt vid kontroll. Sex hade en högre nivå i Procapita än vad som framkom vid konh'ollen. Tre hade en lägre nivå Fortsatta arbete Socialstyrelsen har stärkt kraven på hemtjänstbeslut i särskilt boende. Under hösten 2014 har detta arbete påböijats och berälmas vara klart senast 150228. Hemtjänstbesluten ligger sedan till grund för nivåbedömningarna. 2. Löneutbetalningar Beslutad åtgärd/kontrollmoment Utformning av rutin/systern för konh'oll Resultat Rutin är utformad och delgiven verksamhetsansvariga Fortsatta arbete Varje år ska respektive verksamhetsansvarig redogöra för att kontroll gjorts varje månad under åTet. 3, Sjuksköterskor med förskrivningsrätt Beslutad åtgärd/kontrollmoment 50% av sjuksköterskorna ska ha föTskrivningsrätt § 21 fortsätter på nästa sida Just rare Utdragsbestyrkande r+1 Uppvidinge ~ SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 27 (32) KOMMUN Sarrunanträdesdatwn 2015-02-05 S odalnämnden § 21 fortsätter på nästa sida Resultat 2014-12-31har50% av sjul<sköterskoma förskrivningsrätt Fortsatta arbete Ingår i det löpande arbetet att ansvara för att 50% har försla:ivningsrätt 4. Orosanmälningar för barn och ungdomru:(upp till 21 år) Beslutad åtgärd/kontrollmoment Vid avsaknad av rutiner/checklista för stöd i beslut om att inleda eller inte inleda uh·edning kan felaktig bedömning göras. Stickprov 10 anmälningar som inl<om under 2014. Resultat Rutin för inl<ommen anmälan samt förhandsbedömning har tagits fram. Stickkonh·oller har inte genomförts. Fortsatta arbete Ingfu· i Intem konh·oll för 2015. 5. Introduktionsprogram för nyanställda Beslutad åtgärd/kontrollmoment Vid bristande eller avsaknad av introduktionsprogram för nyanställda ges de nyanställda inte rätt förutsättningar vid nyanställning. Resultat Förvaltningens ledningsgrupp har beslutat och antagit revidering och utformning av checklista för introduktion av nyanställda :inom Socialförvaltningen. Denna ersätter inte den kommun.övergripande inh·oduktionsplan och checklista, utan är ett komplement för nyanställda inom socialförvaltningen. Fortsatta arbete Ingår i Intern.kontrollplan för 2015 för samtliga avdelningar. Utformning ligger till grund för anställningens funktion. Dessa ska ingå i den kommun.övergripande och socialiörvaltningens övergripande. § 21 fortsätter på nästa sida I Jf-1 I"""'''"'''k'"'' H\<:_ r:i=I Uppvidinge ~ SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 28 (32) KOMMUN Sammanträdesdatum 2015-02-05 Socialnämnden § 21 fortsätter Besl utsunderlag Tjänsteskrivelse Rapport socialnämndens internkontroll plan 2014 Socialnämndens beslut Socialnämnden godkänner redovisningen och översänder handlingarna till kommunstyrelsen för beslut. Beslutsexpediering Kommunstyrelsen ~ ;nw • Utdragsbestyrkande H t<: lH-'1' r1 ll'K:if: !(urv.rv1ur '/ Kommunledn ing;;fön ni 1•in;~e!i ~ "' - 2- 0 ~ lJlnrienr AB UPPVIDINGEHUS S~·S lnternkontrollplan 2014, granskningsrapport 1. Utbetalningsrutin Beslutad åtgärd/kontrollmoment Vid utbetalning räknas fakturorna ihop så att slagremsan stämmer överens med ut beta In ingsfilen. Utanordning. Resultat Rätt belopp betalas ut Fortsatt arbete Fortsätta med denna rutin. 2. Ej betalda hyror Beslutad åtgärd/kontrollmoment Daglig kontroll på lntrums hemsida. Månadsvis genomgång av obetalda hyror på aktuell månad. Resultat Bättre kontroll på hyresgäster som har sämre betalningsförmåga. Snabbare insatser hjälper både oss och hyresgästen. Fortsatt arbete Fortsätta på samma sätt. 3. Inventarielista Beslutad åtgärd/kontrollmoment Upprätta utförliga inventarielistor som används vid kontroll på de olika områdena . Resultat Inventering på samtliga områden gjordes hösten 2013. Köpt in ett anläggningsregister för att underlätta hanteringen. Ekonomiavdelningen sköter registrering och har huvudansvaret för registren. Fortsatt arbete Alla inventarier med ett inköpsvärde över 5 OOOkr läggs löpande in i anläggningsregistret. Okulär kontroll på respektive område kommer att ske årsvis framöver. Ad ress : Apoteksga t an 5, 360 73 LENHOVDA www. uppvidingehu s.se Telefon: 0474-476 80 vx Fax: 0474 -476 87 SE55615648640 1 Styrelse ns sä te: Lenhovda Bankgiro: 5 11-1497 Godkä nd för F-ska tt , AB UPPVIDINGEHUS 4. lnköpsrutiner Beslutad åtgärd/kontrollmoment Genomgång och uppdatering av rutiner och riktlinjer Resultat Större inköp upphandlas eller prisjämförelse sker, alltid med beaktande av LOU. Ny beställnings- och attesträttsinstruktion är beslutad och genomgång av densamma har skett med samtlig personal. Fortsatt arbete Förmedling till samtliga anställda vilka gällande avtal vi har. Följa upp beställningsoch attestnivåer. Särskild registrering av beställningar över 50.000:- för att hålla än bättre fortlöpande kontroll. 5. Avtal Beslutad åtgärd/kontrollmoment Genomgång av alla avtal. Därefter utforma en enkel spec. för aktuella avtal. Resultat Register med samtliga gällande avtal upprättat, genomgång och rensning av inaktuella. Fortsatt arbete Förmedling till samtliga anställda vilka gällande avtal vi har. Ajourhållning av registren och kontroll att leverans följer avtalen görs löpande. 6. Nyckelutlämning Beslutad åtgärd/kontrollmoment Genomgång och uppdatering av rutiner och riktlinjer för nyckelutlämning Resultat Rutiner ser olika ut på olika områden. Kontrollen är dock god. Fortsatt arbete Utarbeta rutiner som ser likvärdiga ut på respektive område samt eventuellt digitalisera registrering och hantering Adress: Apoteksgatan 5, 360 73 LENHOVDA www.uppvidingehus.se Telefon: 0474-476 80 vx Fax : 0474-476 87 SE556156486401 Styrelsens säte: Lenhovda Bankgiro: 511-1497 Godkänd för F-skatt AB UPPVIDINGEHUS SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida Sammanträdesdatum 2015-03-18 3(4) Styrelsesammanträde § 16 Om- och nybyggnationer t .J -' 11 1- 07 \ Stefan Carlsson och Richard Gustafsson redogjorde för följande projekt. , . · 3 /). OI> \1 UH: Anbuden för ombyggnationen på Ågatan har kommit in. Kostnaden lirgg€1 ir för högtjämfört med budget. Förslag att upphandlingen avbryts, ny uppha dling sker i det · · snaraste med omarbetat underlag. UK: Olofsgården, löper på enligt plan . Etapp 1 förväntas bli klar i november 2015 . Förskolan i Åseda, projektering pågår, bygglovsansökan är inlämnad. Leverans av modulerna till Alstermoskolan sker under april. Styrelsens beslut Upphandlingen av Ågatan avbryts. Övrig information godkännes. § 17 Rapporter Bilaga 1 VD och Anna föredragande. UH+UK UH UK Resultat Uan-feb) Hyreslediga Uppsagda Hyresfordringar Fakturafodringar Avskrivningar 1.026kkr l.310kkr -284kkr Periodiseringar 13 st. exkl. Ågatan 23st 268.155kr 575 .015kr 18.903kr Bilaga 2 Styrelsens beslut Tacka för informationen samt godkänna avskrivningen. § 18 Verksamhet a) Extra underhåll UK Kommunen har beviljat extra resurser till underhåll under 2015 b) Kommunikationspolicy Förslag att godkänna policy c) Öppettider Förslag att upprätta nya öppettider. d) Internkontrollplan Genomgång av granskningsrappo1t av internkontrollplan 2014. Information om ny internkontrollplan 2015. Justerare -286kkr -210kkr -76kkr I Utdragsbestyrkande 2015-01-28 uppcom. Kommunstyrelsen Uppvidinge kommun lli.Jev101NGE l\OMMUN Kommunledningsförva ltningen t.' J . Diarienr Granskningsrapport, UppComs internkontrollplan 2014 t 3 )0 1s- UppComs styrelse beslutade 2014-05-28 om internkontrollplan för UppComs verksamhetsområden. Enligt§ 134/2014 ska nämder och bolag senast 31 januari överlämna rapport om internkontrollplan. Under året har arbetet med UppComs internkontrollplan genomförts. I denna rapport redovisas resultatet av respektive beslutad åtgärd. 1. Inbetalning av skatter och avgifter Beslutad åtgärd/kontrollmoment Månatlig kontroll via Skatteverkets e-tjänst. Bolagets egen personal utför vissa moment. Resultat Uppvidinge kommuns ekonomiavdelning sköter inbetalningar och gör en sammanställning till bolaget. UppComs personal har kontrollerat varje månad att skatter och avgifter har blivit inbetalda i rätt tid. UppComs styrelse har delgivits information. Fortsatt arbete Att fortsätta med de kontroller som har påbörjats under 2014. Ingår i internkontrollplanen för 2015. 2. Anläggningsregister Beslutad åtgärd/kontrollmoment Registrera alla inventarier och investeringar i ekonomisystemet. Resultat UppComAB · Besök: Olofsgatan 8, 364 30 Aseda Box 4, 364 21 Aseda Telefon: 0474-476 51 Telefax: 0474-715 03 Mobil: 070-144 76 51 [email protected] www.uppcom .se UppComs personal har kontrollerat så att alla inventarier och investeringar finns med i ekonomisystemet. Detta arbete ska vara slutfört i samband med revision som görs inför årsbokslutet. Fortsatt arbete Att fortsätta registrera de inventarier och investeringar som görs. Ingår i internkontrollplanen för 2015. 3. Inköpsrutiner Beslutad åtgärd/kontrollmoment Genomgång och uppdatering av rutiner och riktlinjer för inköp. Resultat UppComs personal har gått igenom så att rutiner följs. Detta gällde särskilt de inköp som överstiger 30 000:Fortsatt arbete Att ta fram riktlinjer för inköp som tydligt ska ange beloppsgränser, omfattning och avtal. Ingår i internkontroll plan för 2015. 4. Avtal och försäkringar Beslutad åtgärd/kontrollmoment Genomgång av alla avtal och försäkringar som bolaget har tecknat. Resultat UppComs personal har gått igenom samtliga avtal och försäkringar som tecknats. Inga fel har hittats. Fortsatt arbete Att utforma en enkel specifikation över aktuella avtal och försäkringar. Ingår i internkontrollplan för 2015 . Åseda 2015-01-28 UppCom AB · Besök: Olofsgatan 8, 364 30 Aseda Box 4, 364 21 Aseda Telefon: 0474-476 51 Telefax: 0474-715 03 Mobil: 070-144 76 51 ake.johansson@uppcom .se www.uppcom .se com. SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2015-02-18 ur1 Sida 9 (9) VIDINGE l<UM1v1UN Ko1mm111le<lningsfcirvalti;in1.;cn §7 Granskningsrapport intern kontroll Sammanfattning VD Åke Johansson redovisar att en granskningsrapport på den interna kontrollen har lämnats in till Kommunstyrelsen och ekonornicontrollem. Styrelsens beslut Styrelsen beslutar att tacka för informationen. Mötet avslutas. Utdragsbestyrkande Uppvidinge Sida 3 (8) KOMMUN Kommunl~duint,ofu. ·.. l;n''"·"· ' Lönesamverkan HUL § 15 Sammanträdesdatum 2014-12-17 3..;._z '-Dlar-is_ nr _ _ -=J Is__ Granskningsrapport intern kontroll 2014 Sammanfattning 2013-12-17 beslutade Lönenämnden om internkontrollplan för Lönesarnverkan HUL:s verksa1nhetsorn1·åden. Lönechefen informerade om granskningen av internkontrollpla.nen för 2014. o o o o Varje lönekonsult har kontrollerat 20 stickprov var av registrerade manuella underlag. Lönekonsulterna har delat upp ansvaret för behörigheterna per konumm. Behörigheterna till personalsystemet har granskats och reviderats. Samtliga chefer och assistenter får ett nytt lösenord till personalsystemet vid årsskiftet. Besltttsunderlag Tjänsteskrivelse lönechef. Nämndens beslut Att godkänna rapporten för Lönesamverkan HUL:s internkontrollplan 2014 och överlänma den till kommunstyrelsen i Uppvidinge kommun. Beslutsexpediering Uppvidinge kommunstyrelse Controller SiJja Savela Juste rare Uldragsbeslyrl<ande Rapport Lönesamverkan HUL:s internkontrollplan 2014 Lönenämnden beslutade 2013-12-17 om internkontrollplan för Lönesamverkan HUL:s verksamhetsområden. Enligt Uppvidinge kommunfullmäktige ska nämnderna senast 2014-12-31 överlämna granskningsrapport. Under 2014 har arbetet med Lönesamverkan HUL:s internkontrollplan genomförts. I denna rapport redovisas resultat av respektive beslutad åtgärd. 1. Registrering av manuella underlag Beslutad åtgärd/kontrollmoment För att undvika felaktig utbetalning har varje lönekonsult granskat 20 stickprov var av manuellt registrerade rapporter. Resultat De har återrapporterat granskningen till lönechefen och inga oegentligheter återfanns. Fortsatt arbete Kontrollerna genomförs även nästa år och ingår i internkontrollplan 2015. 2. Behörigheter Beslutad åtgärd/kontrollmoment Kontrollera att behörigheten stämmer överens med inskickad behörighetsblankett samt kontroll av samtliga behörigheter. Resultat Lönekonsulterna har delat upp ansvaret för behörigheterna, vilket innebär de numera handlägger varsin kommun och på så vis får bättre kännedom om organisationen och dess chefer/assistenter. Revision har skett av samtliga behörighetspärmar, vilket innebär ett aktualiserat register. Lönekonsulterna har även granskat 10 behörigheter var under 2014. Behörigheterna och ansvarsfördelningen överensstämde med behörighetsblanketterna . Fortsatt arbete Vid årsskiftet kommer systemförvaltaren att byta lösenord för samtliga behörigheter i personalsystemet. Kontrollerna genomförs även nästa år och ingår i internkontrollplan 2015. Lönesamverkan HUL Cecilia Karlsson SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2015-02-09 Kommunstyrelsen § 12 Sida 21 (58) Dnr. 2015-000003 Granskningsrapport, kommunstyrelsen internkontroll plan 2014 Sammanfattning I kommw1styrelsens internkontrollplan för 2014 finns 11 olika konh·oller. Av dessa har nio slutförts, ett är pågående och ett har inte redovisats. Av granskningsrapporten framgår att de områden som kräver fortsatt utveckling är momshantering och inköp/upphandling. Det framkommer också att det fums ett behov av kommrmgemensamma regler för representation samt en skriftlig rutin för vill<a moment som ska ingå vid nyanstälh1ing/avslut av anstälh1ing. De onu·åden där det framkommer brister eller som inte har slutförts kommer att ingå i kommunstyrelsens internkonh·ollplan för 2015. Bakgrund Kommw1styrelsen beslutade om intemkontrollplan för kommw1styrelsens verksamhetsområden 2014den15:e januari 2014, § 18. Av Regler för intern konh·oll, fastställd av kommw1fullmäktige 2014-11-25, § 134, framgår att nämnderna årligen ska rapportera resultatet från uppföljningen av internkontrollplan till kommunstyrelsen. Ekonomiavdeh1ingen har i en granskningsrapport sammanställt resultatet av 2014 års intemkontrollplan för kommrmstyrelsens verksamhetsonu·åden. Beslutsunderlag Granskningsrapport, kornmw1styrelsens intemkontrollplan 2014 Tjänsteskrivelse, controller, 2015-02-01 Kommunstyrelsens beslut Godkänna granskningsrapport för kommunstyrelsens intemkonh·ollplan 2014. Beslutsexpediering Kommw1chef Förvalh1ingschef för kommunledningsförvaltningen Controller Silja Savela IT och informationschef Chef för teknisk avdehUng Justerare ~ Uppvidinge Tj iinsteskriv" ~se 1;0MMUN I 2015-02-01 I 1 ·1 r i Granskningsrapport, kommunstyrelsen internkontrollplan 2014 Bakgrund Kommunstyrelsen beslutade om internkontrollplan för korrununstyrelsens verksamhets01måden 2014 den 15:e januari 2014, § 18. Av Regler för intern kontroll, fastställd av kommunfullmäktige 2014-11-25, § 134, framgår att nämnderna årligen ska rapportera resultatet från uppföljningen av internkontrollplan till kommunstyrelsen. Ekonomiavdehlingen har i en granskilingsrapport sammanställt resultatet av 2014 års internkontrollplan för kommunstyrelsens verksamhetsområden. Sammanfattning I kommunstyrelsens internkontrollplan för 2014 finns 11 olika kontroller. Av dessa har nio slutförts, ett är pågående och ett har inte redovisats. Av granskningsrapporten framgår att de områden som kräver fortsatt utveckling är momshantering och inköp/upphandling. Det framkommer också att det finns ett behov av kommungemensamma regler för representation samt en skriftlig rutin för vilka moment som ska ingå vid nyanställning/avslut av anställning. De områden där det framkommer brister eller som inte har slutförts kommer att ingå i kommunstyrelsens internkontrollplan för 2015. Beslutsunderlag • Granskningsrapport, kommunstyrelsens internkontrollplan 2014 • Tjänsteskrivelse controller Förslag till beslut • Godkänna granskIUngsrapport för kommunstyrelsens internkontrollplan 2014 B esl utsexpediering Kommunchef Förvalhlingschef för kommunledningsförvalhlingen Controller Silja Savela IT och informationschef Chef för teknisk avdehUng l [ Silja Savela controller • ··r·1 Uppvidinge l\tlMMUN Granskningsrapport, kommunstyrelsens internkontrollplan 2014 Kommw1styrelsen fastställde den 15:e januari 2014 internkontrollplan för kommw1styrelsens verksamhetsområden. Enligt reglerna för intern kontroll som fastställts av kommunfullmäktige ska nämnderna senast den 31:a januari överlämna en granskningsrapport till kommunstyrelsen. Under året har arbetet med kommunstyrelsens internkontrollplan genomförts. I denna rapport redovisas resultatet av respektive beslutad åtgärd. 1. Utbetalningsrutin Procapita Beslutad åtgärd/kontrollmoment Genomgång och uppdatering av rutiner och riktlinjer för utbetah1ing. Särskild vikt läggs vid spärrar i systemet så att ingen ensam kan hantera en utbetalning. Avser samtliga utbetah1ingsrutiner genom Procapita på socialförvaltningen. Resultat Ekonomiavdelningen har tillsammans med socialförvaltningen upprättat rutiner och riktlinjer för utbetalning och kontroll av utbetalningar. Systemet är uppbyggt så att ingen ensam kan hantera en utbetalning. Regelbundna kontroller utifrån en riskbedömning genomförs och dokumenteras på socialförvaltningen. Fortsatt arbete Genomföra en inventering av rutiner och riktlinjer för utbetalning i Procapita inom Etableringsenheten. Ingår i förslaget för kommw1styrelsens internkontrollplan för 2015. 2. Attestreglemente Beslutad åtgärd/kontrollmoment Genomgång och uppdatering av attestreglemente med tillhörande anvis11ingar. Resultat Attestreglementet från 2007 upphävt av kommunfullmäktige i december 2014. Nya uppdaterade regler för attest har tagits fram av ekonomiavdelningen och beslutats av kommmlfulhnäktige i december 2014. Ekonomiavdelningen Si/ja Savela I . ! Uppvidinge Fortsatt arbete Implementering av reglerna har påbörjats och kommer att vara genomfört i början av 2015. 3. Korrekt kontering och periodiseringar Beslutad åtgärd/kontrollmoment: Genomgång och uppdatering av rutiner, riktlinjer och kontrollmoment. Utforma en checklista vid introduktion av nyanställda. Resultat Ekonomiavdelningen har utarbetat en checklista som används vid introduktion av nyanställda som hanterar ekonomiska transaktioner av något slag. Informationsmaterial avseende periodiseringar och kontering har tagits fram. En förteckning för ingående delar i kontroll av transaktioner har tagits fram. Fortsatt arbete Under 2015 kommer utbildnings- och informationsmaterial till de olika punkterna i checklistan att arbetas fram. Arbete med inventering av områden där risk finns för felaktig kontering/periodisering pågår. Rutiner för uppföljning/kontroll av kritiska moment kommer att tas fram. 4. Momsregler Beslutad åtgärd/kontrollmoment: Genomgång av rutiner för hantering av moms avseende representation och leasing av bilar. Kontroll av verifikationer avseende representation och leasingbilar. Resultat Granskningen visar att det inte finns några skriftliga rutiner för hantering av moms samt att det saknas kommungemensamma regler för representation. Kontrollen av verifikationer avseende leasingbilar: Samtliga verifikationer avseende leasingbilar januari -juni 2014 har kontrollerats och visar att det ute i verksamheterna finns en stor okunskap om hur momsen ska hanteras. Det automatiserade fakturaflödet gör att fakturorna inte granskas av ekonomiavdelningen före registrering, vilket gör att momsen ofta har hanterats fel. Vid kontroller under året har ekonomiavdelningen i många fall uppmärksammat felen och rättat dessa i redovisningen. Kontrollen av verifikationer avseende representation: 20 stycken slumpmässigt utvalda verifil<ationer har konh·ollerats och visar att även här finns en stor okunskap om hur momsen ska hanteras. Ekonomiavdelningen SiljaSavela Uppvidinge Fortsatt arbete Granskningen visar att det finns ett behov av att kontinuerligt genomföra kontroller av hantering av moms i alla typer av transaktioner där momsen avviker från det normala. Ekonomiavdelningen kommer under 2015 att upprätta rutiner för momshantering där kontroll av kritiska moment ingår. Konteringsanvisningama kommer att tydliggöras avseende avvikande momshantering. Även kontinuerliga informationsinsatser avseende avvikande momshantering kommer att genomföras. Momshantering ingår som en del i checklistan som används vid utbildning av nyanställda. Momshantering kommer att ingå som en del i internkontrollplanen för 2015. Kommungemensamma regler för representation bör tas fram. 5. Utbetalningar utöver leverantörsfakturarutinen Beslutad åtgärd/kontrollmoment: Genomgång av rutiner och riktlinjer vid utbetalningar som görs utanför leverantörsfakturarutinen. Resultat Rutin för utbetalning i ekonomisystemet har upprättats, ny enhetlig blankett vid utbetalning av personliga utlägg har tagits fram, attestreglema har kompletterats för att innefatta även utbetalningar utanför leverantörsfakturarutinen, kontrollmomenten vid utanordning av utbetalningarna har tydliggjorts. Fortsatt arbete: I förslaget till 2015 års internkontrollplan ingår kontroll av ett antal utbetalningar. 6. Fakturahantering Beslutad åtgärd/kontrolhnoment: Upprättande av riktlinjer för fakturahanteringen från att den kommer tills den går till betalning. Införa dubbla attester i efact och förtydliga attestrollema. Resultat: Rutiner för fakturahanteringen har upprättats och ingår som en del i introduktionen av nyanställda. Informationsinsatser har genomförts på kommunledningskontoret och för samtliga chefer vid en kommungemensam chefsträff. Attestreglema har kompletterats för att innefatta innebörden av de olika attestrollema samt krav på dubbla attester i systemet för hantering av leverantörsfakturor. Fortsatt arbete: Implementering av riktlinjerna och reglerna pågår. Införandet av dubbla attester i leverantörsfakturahanteringssystemet genomförs i början av 2015. Ekonomiavdelningen Silja Savela Uppvidinge I< 0 ~.. t ·~d 1 ! N 7. Inköp/Upphandling Beslutad åtgärd/kontrollmoment: Genomgång och uppdatering av riktlinjer, se över beställarorganisationen, kontroll av avtalstrohet för inköp av livsmedel och kontorsmaterial genom stickprover Resultat: IT och informationsavdelningen har upprättat förslag på inköpsorganisation och på upphandlingspolicy för kommunen. Resultatet av stickprovskontrollema visar att det finns brister när det gäller beställarnas kunskaper om befintliga avtal som kommunen är bundna till. Fortsatt arbete: Båda förslagen kommer till politisk behandling under 2015. Införande av inköpsorganisation kommer att underlätta informations- och kunskapsspridning om upphandling och vikten av avtalstrohet. I 2015 års internkontrollplan ingår kontroll av avtalstrohet. 8. PC/telefoner och surfplattor Beslutad åtgärd/kontrollmoment: Genomgång och uppdatering av rutiner och riktlinjer för nyanskaffning och återlämning. Resultat: Arbetet har påbörjats och kommer att slutföras under 2015. Åtgärden finns med i internkontrollplan för 2015. 9. Tidsredovisning yrkesarbetare Tekniska avdelningen Beslutad åtgärd/kontrollmoment: Genomgång och uppdatering av rutiner och riktlinjer. Resultat: Åtgärden/kontrollmomentet har inte redovisats. Fortsatt arbete: Åtgärden/kontrollmomentet ingår i 2015 års internkontrollplan. 10. Delegationsordning Beslutad åtgärd/kontrollmoment: Kontroll av att delegationsordningar följs. Tio stycken slumpmässigt utvalda beslut januari-juni 2014 ska kontrolleras. Resultat: Kommunkansliet har sammanställt antalet anmälda delegeringsbeslut samt kontrollerat att den som fattade beslutet hade rätt att göra det enligt delegeringsordningen. Ekonomiavdelningen Si/ja Savela ~ .....i Uppvidinge Kl'lMMlfN Under året har kommunchefen på uppdrag av kommunstyrelsen, 8 april 2014 § 87, informerat berörda delegater om rutiner och konsekvenser av att inte anmäla delegeringsbeslut. Fortsatt arbete: Förvaltningssekreterare kommer årligen att göra en sammanställning över fattade delegeringsbeslut. 11. Behörigheter i personalsystem Beslutad åtgärd/kontrollmoment: Kartläggning av samtliga behörigheter h1om kommunstyrelsens verksamhetsområde. Resultat: En kartläggning av samtliga behörigheter inom kommunstyrelens verksamhetsområde har genomförts. Kartläggningen visar att behörigheterna är aktuella utifrån organisationens struktur. En genomgång av rutinerna för nyupplägg, borttag och ändring av behörighet har genomförts och visar att vid nyupplägg och ändring av behörighet fungerar rutinen bra. Det händer att avslut av behörighet inte alltid rapporteras till lönenämnden, dock uppmärksammar lönenämnden detta då en ny behörighet för befattningen ska läggas upp. Lönenämnden i sitt h1temkontrollarbete gått igenom sma rutiner och arbetssätt avseende behörighetshantering och kommer att ha behörighetshantering som en stående punkt i sin internkontrollplan. Granskningen visar att det fmns ett behov av en checklista med olika pw1kter som ska stämmas av vid nyanstälh1ing och avslut av anställning där även behörighet i personalsystem ska ingå. Ekonomiavdelningen Silja Savela jänsteskrivelse Uppvidinge KO hf MU N urr ·v11 ;i" i ·· .i ;:v1uN , . lti; ingen 2015-04-08 , .1 -L-;- 07 Dictri or ir Internkontrollplaner 2015 Sammanfattning Kommunfullmäktige har den 25 november 2014, § 134, fastställt regler för intern kontroll. Av reglerna framgår att nämnderna och de kommunala bolagen årligen ska anta en särskild plan för granskning och uppföljning av den interna kontrollen. Samtliga nämnder och bolag utom Miljö- och byggnadsnämnden har överlämnat en internkontrollplan för 2015. Miljö- och byggnadsnämnden har avvaktat arbetet med årets internkontrollplan så att de nyvalda ledamöterna ska kunna delta i valet av granskningsområden. Arbetet är påbörjat och kommer att överlämnas till kommunstyrelsen efter att nämnden har antagit planen. Beslutsunderlag Internkontrollplan 2015, Barn- och utbildningsnämnden, 2014-12-10, § 66 Internkontrollplan 2015, Lönesamverkan HUL, 2014-12-17, § 16 Internkontrollplan 2015, Socialnämnden, 2014-10-09, § 131 Internkontrollplan 2015, Kommunstyrelsen, 2015-02-09, § 13 Internkontrollplan 2015, Uppvidingehus AB, 2015-03-18, § 18 d Internkontrollpllan 2015, UppCom AB Tjänsteskrivelse controller Förslag till beslut Godkänna nämndernas/bolagens internkontrollplan 2015 Beslutsexpediering Samtliga kommunens nämnder och bolag Ekonomichef Controller Silja Savela Revisorerna Silja Savela controller SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen Sida 22 (58) Sammanträdesdatum 2015-02-09 § 13 Internkontroll plan 2015 - Kommunstyrelsen Sammanfattning Enligt de av kommunfullmäktige fastställda Regler för intern kontroll, 2014-11-25, § 134, har kommunledningsförvaltningen upprättat internkontrollplan för 2015. De mm·åden som ingår i internkontrollplanen grundas på en risk- och väsentlighetsanalys. Med risk avses sannolikheten att fel ska uppstå och med väsentlighet avses de politiska, ekonomiska, mänskliga tekniska konsekvenser som kan uppstå. Besl utsunderlag Internkontrollplan 2015 för kommunstyrelsens verksamhetsområden. Tjänsteskrivelse, controller, 2015-02-01 Kommunstyrelsens beslut Godkänna internkontrollplan 2015 för kommunstyrelsens verksamhetsområden. Beslutsexpediering Kommunchef Förvaltningschef för kommunledningsförvaltningen Controller Silja Savela IT och informationschef Chef för tekniska avdehtingen Chef för kostenhet Köksföreståndare Åseda Justerare ~ Uppvidinge !~OM 1 1liinsteskrivelse MUN .J' I . 2015-02-01 1 1 I i lnternkontrollplan 2015, kommunstyrelsens verksamhetsområden Bakgrund Enligt de av kommunfullmäktige fastställda Regler för intern kontroll, 2014-11-25, § 134, har kommunledningsförvaltningen upprättat internkontrollplan för 2015. De områden som ingår i internkontrollplanen grundas på en risk- och väsentlighetsanalys. Med risk avses sannolikheten att fel ska uppstå och med väsentlighet avses de politiska, ekonomiska, mänskliga tekniska konsekvenser som kan uppstå. Beslutsunderlag • Internkontrollplan 2015 för kommunstyrelsens verksamhetsområden. • Tjänsteskrivelse controller Förslag till beslut • Godkänna internkontrollplan 2015 för kommunstyrelsens verksamhetsområden. Beslutsexpediering Kommunchef Förvalh1ingschef för kommunledningsförvalh1ingen Controller Silja Savela IT och informationschef Chef för tekniska avdelningen Chef för kostenhet Köksföreståndare Åseda Silja Savela controller ·--~. •. - - .~c • I Internkontroll plan 2015, kommunstyrelsens verksamhetsområden Granskningsområde Riskbild Riskbedömning Åtgärd/kontrollmoment Omfattning Ansvarig Rapporteras till Utbetalningsrutin procapita Obehörig utbetalning Vid avsaknad av tydliga rutiner och spärrar i systemet finns en risk att obehöriga utbeta In inga r uppstår. Avser samtliga utbetalningsrutiner genom procapita på Etableringsenheten Controller samt handläggare på etableringsenheten Avdelningschef och ekonomichef Regler för attest Obehörig utbetalning Fel person attesterar någon typ av utbetalning i levera ntörsfa kturarutin Genomgång och uppdatering av rutiner och riktlinjer för utbetalning. Särskild vikt läggs vid spärrar i system så att ingen ensam kan hantera en utbetalning. Kontroll av ett antal transaktioner i leverantörsfakturarutin Stickprovskontroll av 100 fakturor under 2015. Transaktionerna ska avse samtliga nämnder. Controller Ekonomichef December 2015 Momsregler Felaktig moms registreras och redovisas Vid avsaknad av tydliga regler och rutiner uppstår en risk att felaktig moms redovisas Upprätta skriftliga rutiner för momshantering och vilka kontroller som ska göras i samband med redovisning av momsen. Avser hela kommunen Redovisningsekonom Ekonomichef Juni2015 Obehörig utbetalning Vid avsaknad av rutiner för kontroll av transaktioner uppstår risk för obehörig utbetalning Kontroll av ett antal transaktioner Stickprovskontroll av 60 utbetalningar som har gjorts genom ekonomisystemet. Controller Ekonomichef December 2015 Utbetalningar i ekonomisystem Rapporteras när September 2015 Granskningsområde Riskbild Riskbedömning Åtgärd/kontrollmoment Omfattning Ansvarig Rapporteras till Fakturahantering Avsaknad av rutiner för kontroller vid upplägg av ny leverantör finns risk för att utbetalning sker till fel person/leverantör Risk för betalningar till leverantörer som inte är godkända . Upprättande av rutiner och riktlinjer för upplägg av ny leverantör. Avser e-fact Redovisningsekonom Controller Inköp/upphandling Inköp följer inte avtalen enligt genomförd upphandling Risk för högre priser och bristande kontroll på övriga affärsvillkor samt försämrat läge inför nya upphandlingar om troheten inte efterlevs. Risk för högre kostnader och risk för brott mot Pul Avtalstrohet Stickprov, datorer och toner IT och informationschef Förvaltningschef December 2015 Upprättande av rutiner och riktlinjer för nyanskaffning och återlämning Avser hela kommunen IT och informationschef Förvaltningschef Juni2015 Teknisk chef Fö rva ltn i ngschef Juni2015 PC/telefoner, surplattor Oönskad informationsspridning och ökade ITkostnader Tid redovisning yrkesarbetare, tekniska Felaktig fördelning av kostnadsställe Felaktiga beslut. Förtroendekris. Genomgång och uppdatering av rutiner och riktlinjer Rapporteras när Augusti 2015 Granskningsområde Riskbild Riskbedömning Åtgärd/kontrollmoment Omfattning Ansvarig Rapporteras till Kravhantering Kundfakturor blir inte betalda eller skrivs av på felaktiga grunder Rutinerna är inte ändamålsenliga eller inte följs Genomgång och uppdatering av rutiner och riktlinjer. Kontroll av att befintliga riktlinjer följs. Genomgång och uppdatering av rutiner och riktlinjer Redovisningsassistent Ekonomichef och controller Genomgång av arbetssätt vid kravhantering Controller Soda lförva ltn i ng Ekonomichef och controller Oktober 2015 Portioner som levereras av kostenheten. Köksföreståndare Åseda Avdelningschef och förvaltningschef Augusti 2015 Näringsvärden i matportioner Rekommenderade näringsvärden i matportioner till barn och äldre inte följs Avsaknad av rutiner för uppföljning av näringsvärden medför risk att rekommendationer inte följs. Genomgång och uppdatering av rutiner för näringsvärdesberäkning. Rapporteras när Juni2015 Internkontroll AB Uppvidingehus 2015 Granskningsområde Riskbildning Riskbedömning Åtgärd/kontrollmoment Omfattning Ansvarig Rapporteras till Rapporteras när Nyckelutlämning (fortsatt arbete från 2014) Obehöriga kommer in i lägenheter/lokaler Om huvudnyckeln försvinner medför det stora kostnader. Känslig information kan komma ut. Genomgång och uppdatering av rutiner och riktlinjer för nyckelutlämning. Alla områden+ kontoret. Uthyrningen VD Hösten 2015 Ärendehantering Ärende glöms bort, blir ej genomförda i rätt tid Beroende på ärendets karaktär kan konsekvenserna variera från mindre påtaglig till allvarlig Genomgång, uppdatering och rutiner för hur hantering av inkommande ärenden hanteras Hela företaget VD VD Hösten 2015 Rondering Får lägga för mycket tid på akutärende Onödiga skador på fastigheterna Genomgång av vilka ronderingar som genomförs, ta fram nya Tekniska organisationen Fastighet och drift VD Sommaren 2015 pr:J;[.i1\:?:: r ~~- ·- Kommunle<ln ::!.g:.5~...:r~ ..:,.:;-:~· :.;~ i 'J _, __1.0 M ____)'2__ ---- Diar'snr ,__ ,;,.._ I Internkontroll AB Uppvidingehus 2015 Granskningsområde Ekonomiska rapporter Riskbildning Ej korrekta rapporter Riskbedömning Åtgärd/kontrollmoment Felbedöma ekonomiska läget Genomgång och uppdatering av vilka ekonomiska rapporter som är relevant och hur framtag av dessa sker med minimala felkällor Omfattning Ekonomi/Hyra Ansvarig Ekonomiavd Rapporteras till VD Rapporteras när Våren 2015 Kommu~le<lning:sforva!tnir:G . - -04- 0 7 Diarie nr Internkontroll UppCom AB 2015 Granskningsområde Inbetalning av skatter och avgifter Riskbildning • • Rapporteras ej in i tid Löneskatt, f-skatt, moms och arbetsgivaravgift betalas ej in i tid Riskbedömning Åtgärd/kontrollmoment Omfattning Ansvarig Rapporteras till Rapporteras när Bolaget får anmärkningar Bolaget drabbas av onödiga avgifter Månatlig kontroll via Skatteverkets e-tjänst Bolagets egen personal utför vissa moment själva Alla skatter och avgifter Anette Marie VD Månadsvis Anläggningsregister Dålig kontroll Inventarier kan utrangeras utan att bli borttagna ur registret Registrera alla i nve nta rie r/i nvesteri nga r i ekonomisystemet Alla investeringar Alla inventarier Marie Anette VD Inför årsbokslut lnköpsrutiner Inköp som inte följer avtalen Risk för högre priser Genomgång och uppdatering av rutiner och riktlinjer Alla inköp över 30.000 Ove Anette Marie VD Till årsbokslut Avtal och försäkringar Felaktiga avtal och försäkringar Ove Anette Marie VD Oktober 2015 Fiber blir avgrävda då fastighetsägaren inte vet var de ligger Genomgång av alla avtal och försäkringar Därefter utforma en enkel specifikation för aktuella avtal och försäkringar Ansöka om ledningsrätt och teckna markavtal där så krävs Samtliga avtal och försäkringar på bolaget Ledningsrätt och markavtal Betalar för något bolaget inte utnyttjar Missar att säga upp avtal i tid. Dubbla avtal Höga kostnader för reparationer eller nyblåsning av fiber Nyförläggning av fiber Redan nedlagd fiber Anette VD Oktober 2015 Antagen av UppComs styrelse 2014-10-22 § 27 / r+I Uppvidinge ~ SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 15 (21) KOMMUN Sarrunanträdesdatru:n l':_,~,::~6i;~:~.i1ii~i.~~1,0 Barn- och utbildningsnämnden § 66 Dnr. 2013-000155 Årlig redovisning av den interna kontrollplanen Sammanfattning Kommunfulhnäktige gav under hösten 2013 nämnder och stp:elser i kommunen i uppdrag att senast i december 2013 upprätta en organisation för den interna konb.'ollen, utarbeta regler och anvisningar för den :interna konh·ollen samt att utarbeta intemkontrollplan för 2014. Barn- och utbildrungsnämi1den antog riktlinjer för det :interna kontrollarbetet för barn- och utbildningsförvaltningens verksamhet under sammanträde den 11 december 2013, § 52. Barn- och utbildnb.1gsförvaltn:ingens organisationsledning för det interna kontrollarbetet har som uppgift att ansvara för den :interna kontrollplanen samt att presentera förslag och revidera den interna kontrollplanen samt att skriva en granskn:ingsrapport från föregående år som sedan presenteras för barn- och utbildningsnäJ.m1den. I granskningsrapporten ska framgå vilka eventuella brister som finns i organisationen och hur de kan åtgärdas. I r. l r I !t f. I ~ 1 r Under barn- och utbildningsnäJ.m1dens sammanträde redovisades granskningsrapport och intern kontrollplan för 2015. Beslutsunderlag Barn- och utbildningsnäJ.m1den 2013-12-11, § 52 Tjänsteskrivelse: förvaltningschef, barn- och utbildningsförvaltningen, 2014-11-25 Granskningsrapport, 2014-11-25 Intern kontrollplan för 2015, 2014-11-25 [ i t l i t I ' .1 t Barn- och utbildningsnämndens beslut Godkänna granskn:ingsrapport och intern kontrollplan för 2015. Beslutsexpediering Kommunfullmäktige Barn- och utbildningsförvaltningens ledningsgrupp Juste rare Utdragsbestyrkande r Intern kontrollplan för 2015 Granskningsområde Riskbild Riskbedömning Åtgärd/kontrollmoment Omfattning Ansvarig Rapporteras till Schema för förskola och fritidshem inklusive vårdnadshavares arbetstider. Åsamkar kostnader för kommunen. Vårdnadshavare följer inte kommunens regelverk. Personal-, kostoch andra kostnader ökar på ett otillbörligt sätt. Regelbundna kontroller av vårdnadshavares schema kopplat till placeringstider. Förtydliga syftet med schemablanketten. Informera vårdnadshavare vid inskolning. Information på introduktion för nyanställda. Förskolechef samt rektor för fritids hem. Förvaltningschef. Tydliga och lättförstådda underlag inför betygssättning. Felaktig betygssättning. Felaktiga betyg och förlängd gymnasiegång. Felaktig skolform. Regelbundna kontroller av underlagen . Kontroller genomförs från och med årskurs 6. Rektor. Förvaltningschef. 15 oktober 2015. Obehöriga vistas i skolans lokaler. När det finns integrerade bibliotek i grundskolan finns risk att obehöriga vistas i skolans lokaler. Stöld av skolans egendom, tex datorer. Förstörelse, hot och våld mot personal och elever, kidnappning. Skilda entreer. Utredas av Uppvidingehus för att se vilka möjligheter det finns att förändra entreerna. Förvaltningschef. Rapporteras från rektor till förvaltningschef till nämnden. 2016. Rapporteras när 15 oktober 2015. UPPVIDF"!,..Kommunle<'.::ifr ,,,~ r~ _n1_ '-.... u; 08 ~D-iar-ien_r_)_~~1/i VJ Reviderad 2014-11-26 Uppvidinge SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 4 (8) KOMMUN Lönesamverkan HUL UPPVIDINGE f(fJ1\:,._','., Kommunledn ingsfö:•1<;l:.11irj;.:.. 2ur -01- oa § 16 Dlarienr Sammanträdesclatrnn 2014-12-17 I i I 321LI vi_ _.... ! Internkontrollplan 2015 Sammanfattning Internkontrollplanen för Lönesm:nveTkan I-illL följer reglemente beslutade av Uppvidinge ko1rnmmfullrnäktige. Under 2015 fortsätter tidigare års granskningar av manuella underlag sam.t behörigheter. Nytt granskningso1måde under 2015 är att kontrollera avtalsförändringar i personalsystemet för att tmdvika felaktig utbetalning. Det ska ske genom gemensam genomgång och regish·ering inom Lönesamverkan HUL, dialoger med personalcheferna samt stickprover. Avstänming ska ske senast den 31december2015 till Lönenämnden. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse lönechef. Nämndens beslut Att godkäm1a internkonh·ollplan 2015 för Lönesamverkan HUL och överlämna den till kommunstyrelsen i Uppvidinge kommun. Beslutsexpediering Uppvidinge kornmm1styrelse Controller Silj<.1 Savela Justerare Utdragsbestyrkande 1 (2) INTERN KONTROLLPLAN 2015 LÖNESAMVERKAN HUL Granskningsområde Riskbild Riskbedömning Åtgärd/kontrollmoment Omfattning Ansvarig Registrering av manuella underlag Rapporterna är felaktigt ifyllda Felaktig utbetalning Undvik manuella rutiner Samtliga rapporter Ej attesterat underlag Utbetalning sker utan attest Olovlig utlåning av behörighet Chefen loggas i ärendet, men annan person har fastställt ärendet. Behörigheter Nya/avslutade behörigheter anmäls inte Behörigheten överensstämmer inte med kommunens/ bolagets attestreglemente Finns ingen chef som kan godkänna ärenden. Det saknas delegation för användaren. Avslutad chef har behörighet i Heroma. Undersök om processerna kan schemaläggas i Heroma Rutiner och information kring hantering av behörigheter i Heroma Nytt lösenord på samtliga användare vid årsskiftet Skicka listor på användarna till personalcheferna efter varje årsskifte Revision av behörighetspä rmarna På sikt jämföra attestreglementet med behörigheter i Heroma Lönekonsu Iter Rapporteras till Lönechef Rapporteras när 31 december 2015 Systemförvaltare Lönechef 31 december 2015 Varje lönekonsult tar 20 stickprov under januari-juni Samtliga behörigheter Systemförvaltaren tar 10 stickprov under januari-juni 2 (2) Granskningsområde Riskbild Riskbedömning Åtgärd/kontrollmoment Omfattning Ansvarig Avtalsändringar Nya avtal träder i kraft och är ej kontrollerade i personalsystemet Felaktig utbetalning Gemensam genomgång och registrering av nya avtal i personalsystemet Samtliga berörda inom avtalsområdet Lönekonsulter Säkerställa informationen med personalcheferna Varje lönekonsult tar 10 stickprov efter genomförda avtalsändringar Rapporteras till Lönechef Rapporteras när Löpande när avtalsändringar träder i kraft, senast 31 december 2015 (':i:'I Uppvidinge '©I SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 7 (38) KOMMUN Sammanträdesdatum 2014-11-11 Kommunstyrelsen §240 Dnr. 2014-000327 Handlingsplan för intern kontroll för socialnämnden 2015 Sammanfattning Handlingsplan för internkontroll för socialnämnden 2015 har lämnats över till kommunstyrelsen för beslut. Handlingsplanen ligger till grund för riskbedömningar och styrning av socialnämndens verksamhetsområden. Riskbedönmingar i handlingsplanen för 2015 har gjorts utifrån den så kallade VOR-matrisen (väsentlighet- och risk). Beslutsunderlag Förslag till handlingsplan 2015 Socialnämnden 2014-10-09, § 131 Kommunstyrelsens beslut Godkärma handlingsplan för internkontroll för socialnämnden 2015. Beslutsexpediering Socialnämnden Conh·oller Justerare Utdragsbestyrkande l':;;J Uppvidinge ~ SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 5 (24) KOMM'UN Sarnmanträdesdatilln -------~-· -·~ UPPVI DINGE KU i\-.11i1 ~201 4-10-09 Socialnämnden . Kommu nle<lnin&sföivaltuinu 'n Dm. 2014-000158 § 131, ·Intern kontroll 2015 ' 2014 -10- 14 Dlarlenr Sammanfattning . Handlingsplan för intern kontroll ska beslutas av sociaJnämnden och lämnas över till kommunstyrelsen för beslut, senast den 30 oktober 2015. Handlingsplanen ligger till grund för riskbedömningar och styrning av sociaJnämndens verksamhetsområden. Riskbedöinninga:r i handlingsplanen för 2015 har gjorts utifrån den så kallade VORmatrisen (väsentlighet- och risk). l ·Bakgrund Reglemente för intern kontroll beslutat av kommunstyrelsen och kommunfullmäktige SociaJnämndens regler och ahvisningar för intern kontroll Beslutsunderlag Förslag till handlingsplan för 2015. Tjänsteskrivelse "Handlingsplan för intern kontroll 2015" daterad 2014-09-24. Socialnämndens beslut. 1. Ställer sig bakom förslag till handlingsplan. 2. . Föreslår k01:nmunstyrelsen att ställa sig bakom socialförvaltningens handlingsplan_för 2015. J"''}4 Utdragsbestyrkande dJfL. JUV' / lfK r Uppvidinge 2014-09-24 HANDLINGSPLAN FÖR INTERN KONTROLL FÖR 2015 Sammanfattning Handlingsplan föt inteh1 konttoll ska be,slutas av socialnämnden och lämnas över till kommunstyrelsen för beslut, senast den 30 oktober 2015. Handlingsplanen ligger till grund för riskbedömningar och styrning av socialnämndens verksamhetsområden. Riskbedömningar i handlingsplanen för 2015 har gjorts utifrån den så kallade VOR-matrisen (väsentlighet- och risk). Bakgrund Reglemente för intern kontroll beslutat av kommunstyrelsen och kommunfullmäktige Socialnämndens regler och anvisningar för intern kontroll Beslutsunderlag Förslag till handlingsplan för 2015 Tjänsteskrivelse handlingsplan för intern kontroll 2015 Förslag till beslut Soeialnämnden beslutar att ställa sig bakom förslag till handlingsplan. Socialnämnden beslutar föreslå kommunstyrelsen att ställa sig.bakom socialförvaltningens handlingsplan för 2015 Beslutsexpediering Kommunstyrelsen Socialförvaltningen Socialchef Susaime Winsth www.uppvidinge.se · m.uppvidinge.se Handlingsplan intern kontroll 2014 Granskningsområde Levnadsberättelse för boende på demensboende Loggkontroller Int roduktionsprogram för nyanställda Riskbild .. •. Risk är ett mått på de skadliga konse kvensem'ä av en framtida händelse.! Om de boende inte bemöts på ett personcentrerat sätt finns högre risk för BPSD, beteendemässiga och psykiska symtom vid demenssjukdom Sekretessbrott Otydlighet Riskbedömning Riskbedömningar görs för att utröna olika ~yper av hä_nde,l,ser'. Åtgärd/kontrollmoment Omfattning Ansvarig Rapporteras till Rapporteras när Om levnadsberättelse saknas ökar riskerna för att de boende inte får ett personcentrerat bemötande. De nationella målen för demensvården efterlevs inte Kontrollera om de boendes levnadsberättelser uppfyller socialförvaltningens krav på dokumentation Kontrollera samtliga boendes levnadsberättelser Vård- och omsorgschef Förvaltningschef I Rutinen för loggkontroller säkerställer inte sekretessen Säkerställer befintlig kontrollrutin att närmast överordnad chef kan säkerställa att personal inte tar del av uppgifter de inte har rätt till Samtliga introduktionsprogram 4 per avdelning Avdelningschefe r Fö rva It ni ngschef Samtliga avdelningar på socialförvaltningen Förvaltningschef Vid avsaknad introduktionsprogram, ges nyanställda inte rätt förutsättningar för anställning Socialnämnden JU?f: I verksamhetsberättelsen I verksa in hetsberättelsen I verksamhetsberättelsen - ---···---··- 'V:OINGE KOM !\ ~ UN :OC!/.1Li'J/1.MNDEf I I I 201lJ -09- 2 5 I i Handlingsplan intern kontroll 2014 Granskningsoniråde Orosanmälningar för barn och ungdomar (upp till 21 år) Riskbild Risk är ett mått på de skadliga konsekv.enserna av en framtida händelse. Barn/ungdom far illa Riskbedömning Riskbedömningar görs för att utröna olika typer av h~ndelser. Åtgärd/kontrollmoment Omfattning Ansvarig Rapporteras till Rapporteras när Brister i organisationen Har barn farit illa som, socialnämnden fått orosanmälan på och förvaltningen inte inlett utredning Stickprov på 10 anmälningar som inkommer under2014 Individ- och familjeomsorgschef Förvaltningschef I verksamhetsberättelsen r!"\f>~-& FAi~MSORG Gemensamma kosh1ader IFO 2671 1657 3 112 2 029 46 3 212 -100 Ekonomiskt bistånd I 374 884 1442 I 362 -400 2 342 -900 Övrii:t bistånd -34 4555 -1111 3 946 3 024 3 444 2 330 Arbetsmarknadsåtgärder 255 170 256 170 Summa gemensamt lFO 8246 5 735 8 254 5 891 256 0 -388 10366 -2111 lnstitutionsplaceringar vuxna 1344 1045 515 400 -57 815 -300 lnstitutionsplaceringnr barn 3211 2421 1641 -466 1560 191 I 450 230 Kontaklperson/Stödfam vuxna 327 219 437 131 160 207 KontaktpersoniStödfam Barn 3 ll 2 19 472 182 133 332 140 FIUlliljehemsvård vwma 983 534 l 186 987 -196 1386 -200 6799 4623 5910 4072 -132 5710 200 294 M3 150 416 -316 750 -600 13270 9 204 10 312 5 723 1152 9392 919 Familjehemsvård barn Köp plats folkhögskola övr hemmaplanslösn Summa placeringftr o stöd AlkoholtiJlstånd -29 -29 171 91 23 0 171 Ekonomisk rådgivning 329 186 569 176 204 365 204 Familjerådgivuing 101 67 101 68 -I 101 0 0 67 248 169 200 35 0 23 25 JO 648 392 1143 495 267 751 392 Ungn lngövertrödnre BlM/DlV, kvinnofrid Familjeran Summa övrigt IFO 160 45 0 67 -27 260 -60 Försörjningsstöd 4 617 3 175 4 273 3 739 -891 5673 -1 400 Summa Försörjningsstöd 4617 3 175 4273 3 739 -891 5 673 -1 400 Oppcnvårdscnhct 5 242 3483 5819 3944 -65 6019 -200 Summa Öppcnvårdscnhct 5242 3 483 5 819 3 944 -65 6 019 -200 ~MMAWO 32 023 21988·-'-~~~-2_ 9 _80_1'--~~.~~ 19~7~9~2~~."-""·~~-7~5~~._c:.; 32~2~0~1._~ -2 400 !Y_ARD OCH OMSORG (GEMENS) 7793 4 991 8 580 5 458 263 8180 459 297 506 354 -17 506 0 Smedsgård 9382 6 234 9 617 6 504 -93 9717 -100 Anhörigvårdare 1289 925 830 746 -193 1 200 -370 lntäkt Migverket avseende Anhörigvård -580 -533 0 -547 547 -820 820 0 0 50 0 33 0 50 Summa gemensamt ÄO 18343 11 914 19 583 12 515 540 18 783 800 Färdtjänst 2 677 I 766 2 879 I 564 355 2579 300 240 169 280 126 61 180 100 2918 1934 3159 1 690 416 2 759 400 Anhörigstöd 59 39 65 40 65 0 Summa 59 39 65 40 65 Gemensamt vård&omsorg Lann Utskrivningsklnr Riksll!rdtjänst Summn färdtjänst ~nhörigstöd 21.320 ._1_3 3 400 _88~8--.~-.~-22_8_~1-~-· ..-1~.--'----.-9_9~7-~- ·21 607__~·-·~o~ Vcrluamhet Bokslut 2013 Delårsbokslut 13 lludgct 2014 Delårsbokslut 14 Diff jmf ril<tvärde Prognos Differens V,\RD OCH OMSORG (ÅO) Resursfördelningsbudget -16 -66 52 865 -40 Total Olofsgårdcn 19 354 13 025 5 536 IJ 025 14 422 Total Solgården 20 412 13 730 6 099 Total LingArden 20 523 13 754 7 987 14 190 Total Storgården 19 616 J3 028 5164 13 481 79 888 53 472 77 651 55 078 -3310 80651 -3 000 Intäkter hemtjänst -2530 -1 720 -2 612 -I 396 -346 -2112 -500 Intäkter servicehus -6047 -4 000 -5 720 -4 165 352 -6220 500 Summo intäkter hcmtjönst och servicehus -8576 -5720 -8332 -s 561 6 -8 332 Kost Ascda 658 426 611 424 -16 636 -25 Kost Norrhull 672 455 644 460 -30 689 -45 Kost Lenhovda 621 419 553 399 -31 620 -67 Kost Älghult 716 479 700 509 -42 763 -63 Summa kost 2667 I 779 2 508 1792 -120 2708 -200 Resursenhet 492 347 478 441 -122 478 0 2 674 I 806 2 844 l 787 109 2 744 100 23 23 25 23 -6 23 3189 2 175 3 347 2 251 -19 3 245 SI 706 75174 53 559 Dagverksamhet och Gyllenbo Utflyktsdagar Summa dagvcrksamhet &resursenhel 102 -3 098 1 l~io~IS~RG(Of~l====-~--·-·~_.._~~~_,._~~~~=' Vaktmästargrnppen Daglig verksamhet Lenhovda Doglig verksamhet Ascda Summa Daglig Yerluamhct Gemensrun kostnad gruppboende 725 539 838 498 61 838 3 146 2 031 3 386 2 323 -66 3386 0 927 593 942 579 49 942 0 .4798 3162 5166 3400 44 5166 178 133 189 63 63 169 Gruppbostad Sländan 4931 3 433 4 595 3 079 -15 4 595 0 Gruppboslad Omvägen 2 586 I 718 2 614 I 712 30 2564 50 Gruppbostad Storgatan 3 448 2302 3 537 2 417 -59 3587 -50 I 769 189 990 1569 200 Gruppbostad Sunagård Gruppbostad Ängsgatan 3 064 2 073 3 182 2 079 42 3132 50 Summa Gruppboende 14207 9 659 15886 9 540 JOS! 15 636 250 Boende med särskild.service 1879 I 248 1927 1337 -52 2527 -600 Summn korttidsboende, host m särsJc service 187.9 1248 1927 1337 -52 2 527 -6.00 Kontaktpersoner 348 237 320 217 -4 320 Ledsagare 337 231 316 198 13 296 20 0 36 0 24 0 36 227 Avlösarservice 1748 l 181 2 023 I 074 275 1 796 Stödfämilj LSS 40 25 110 43 30 64 46 Lligervistelse 56 58 30 48 -2& 60 -30 2529 I 732 2 835 1 580 310 2 536 299 Personlig assistans intäkter -4282 -2 902 -4 400 -3 339 406 Personlig assistans 8 547 5 559 9 218 6 294 -149 4264 2 658 250 Videbo, korttidsboende Summa stödiosatser Summa personlig assistans 4 818 2 955 257 4 568 30 631 18 811 1610 30 432 .--~~~--~'---~==~=---~==~~~-~~-~·~~~~~~~-~-~~-----=-=~--- [SUMMA Vi\llO & OMSORG (01') __ }_7 677___ ·--·----·-!~~~-·---· I 199! ~ RO & OM_S_O_R_G- (G_E_ll<_l+ -A -.. O ,--+-O_F_)-.-------~--------~-----.-~-=~~:~---~-l-2_6_164~--,---_-_.,..,84,-0_5_ 2 _ _ _...,,_l28~6-l-2~-~~~86 ,~ 57=8~===~_·~ 83=7~-~t30~3~1~2~~---L,,7-0~0l TOTAL KOSTNAD SOCJALNÄMNDEN 193 123 132 120 196 985 131 838 -515 200 985 -4 000 I t· • I KOM!ViUN IlUPPV!DINGE SOCALNÄM NDEN 201~ lonr: .... Volym Minska på antalet vuxenoch barninstitutionsplaceringar inom individoch familjeomsorgen och i sti;illethitta hemmaplanslösningar inom öppenvården. Måluppfyllelse, prognos Under delåret 2013 hade vi 21stycken placerade personer, varav 2 asyl. Under delåret 2014 har vi 21 placerade personer varav 14 personer asyl. Ej uppnått, låg sannolikhet att vi når årets mål. Kostnaderna för utskrivningsklara patienter ska inte överstiga budgeterat belopp Budgeterat belopp är 50 000 kronor. Under delårethar vi inga kostnader, det betyder att vi nått målet. Hög grad att målet nås för hela året Ej verkställda beslut ska inte resultera i vite Vi har ett icke verkställt beslut sorri. inspektionen för vård och omsorg(IVO) har begärt uppgifter för. Troligtvis kommer målet att uppnås. Hög grad att målet nås för hela året -09- 25 (6: .~/C~L .......... Kommentar Måluppfyllelsen påverkas med stor asylmottagning i kommunen. Innan institutionsplaceringar blir aktuella utformas alltid hermnaplanslöningar för att undvika insti tu t:ionsp laceringar. Genom att kompetenshöja behandlargruppen bör det leda till färre institutionsplaceringar inom missbruk. Genom gott samarbete och korta kontaktvägar mellan yrkesgrupper har inga kostnader uppstått. Statistiken visar att den enskilde kan komma hem till ordinärt boende snarare än till särskilt böende(för de som redan har en lägenhet i säbo). Detta behöver vi, även om vi inte betalat för utskrivningsklara, kartlägga. I ärendet som IVO, begärt uppgifter finns det förklaringar som bör tillmötesgå att vi inte får vitesföreläggande. Kvalitet Fortsätta införandet av ett standardiserat arbetssätt vid beteendemässiga och psykiska symptom vid demens (BPSD) och registrera i BPDS registret samt utbilda fler personal i verksamheterna som kan .använda BPDS registret som ett arbetsredskap. Måluppfyllelse, prognos Fortlöpande utbildningsinsatser har gjorts. Införandet pågår och ytterligare insatser planeras. Utbildning i hot och våld, med fokus på bemötande till personer med BPSD har genomförts. Hög grad att målet nås för hela året Kommentar Demenssjuksköterskan i kommunen utbildas till utbildare i BPSD, vilket medför en kompetens till kommunen som bidrar till att stärka målsättningen. Målet ingår även i, regionala och lokala handlingsplanen för mest sjuka äldre. Riskbedörnning och lämpliga förebyggande åtgärder samt uppföljning i Senior Alert ska göras för 90% av hemsjukvårdspatienterna. Förbättra resultatet gällande hemtjänsttagare som vet vart de ska vända sig för att framföra klagomål och synpunkter på hemtjänsten Resultatet i öppna jämförelser ska vara bättre än riksgenomsnittet när det gäller indikatorn "andelen på särskilt boende som uppger att personalen alltid eller oftast informerar om tillfälliga förändringar". 95%, uppfyllt, hög grad att målet nås för hela året Ingår i, regionala och lokala handlingsplanen för mest sjuka äldre. Ej mätbart i delåret För att förbättra resultatet har broschyren för synpunkter och klagomål lämnats, av handläggare vid gynnande beslut. Åtgärder pågår för att få bättre resultat. Resultat redovisas under hösten Personal Andelen total sjukfrånvaro ska minska jämfört med föregående år Måluppfyllelse, prognos Uppnått. Den totala sjukfrånvaron för socialförvaltningen var 8,84% per den 30 juni 2014. Sjukfrånvaron per den 30 juni 2013 var 8,86% Kommentar Faktorer som virus med snabb smittspridning kan ha stor betydelse för resultatet. Måluppfyllelse, prognos Resultat redovisas under hösten Kommentar Svårt att hitta konstruktiva planer. Medias beskrivning påverkar. Medborgarnytta Resultatet i SCB:s medborgarundersökning angående vad medborgarna tycker om äldreomsorgen ska förbättras. r+I Uppvidinge ~ SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 12 (15) KOMMUN Sarnmanträdesdatum 2015-02-18 Barn- och utbildningsnämnden .<I §9 ])nr.2015-000023 Revidering av barn- och utbildningsnämndens reglemente Sammanfattning Barn- och utbildningsnämndens reglemente beslutas av kommunfullmäktige och revideras och godkänns av nämnderna. Beslutsunderlag Förslag på reglemente för barn- och utbildningsnämnden i Uppvidinge kommun Tjänsteskrivelse, förvaltn:ingschef barn- och utbildningsförvaltningen, 2015-02-02 Barn- och utbildningsnämndens beslut Föreslå kommunfullmäktige anta reviderat reglemente för bam- och utbildningsnämnden i Uppvidinge kommun Beslutsexpediering I<o:mmunfulbnäktige Justerare ~ Utdragsbestyrkande I .1 •. ·1 l*J ' I -r, ? G Uppvidinge Förslag på reglemente för barn- och utbildningsnämnden i Uppvidinge kommun Utöver vad som föreskrivs i kommunallagen gäller bestämmelserna i detta reglemente. Sammansättning §1 Barn- och utbildningsnämnden består av 11 ledamöter och 11 ersättare. Utskott §2 Barn- och utbildningsnämnden kan inrätta ett eller flera utskott om vardera högst 5 ledamöter och 5 ersättare. §3 För barn- och utbildningsnämnden gäller arbetsordning för styrelser och nämnder i Uppvidinge kommun, antagen av kommunfullmäktige 2008-03-25, § 27. Allmänt I I K O MMU N Arbetsformer I §4 Barn- och utbildningsnämnden fullgör kommunens uppgifter inom skolområdet och är den nämnd som ansvarar för det offentliga skolväsendet. "Utbildningen inom skolväsendet syftar till att barn och elever ska inhämta och utveckla kunskaper och värden. Den ska främja alla barns och elevers utveckling och lärande samt en livslång lust att lära. Utbildningen ska också förmedla och förankra respekt för de mänskliga rättigheterna och de grundläggande demokratiska värderingar som det svenska samhället vilar på. I utbildningen ska hänsyn tas till barns och elevers olika behov. Barn och elever ska ges stöd och stimulans så att de utvecklas så långt som möjligt. En strävan ska vara att uppväga skillnader i barnens och elevernas förutsättningar att tillgodogöra sig utbildningen. Utbildningen syftar också till att i samarbete med hemmen främja barns och elevers allsidiga personliga utveckling till aktiva, kreativa, kompetenta och ansvarskännande individer och medborgare." (SL 2010:800 1 kap. 4 §) Ansvarsområde §5 Det offentliga skolväsendet i Uppvidinge kommun omfattar: • förskola • förskoleklass • grundskola • fritidshem • grundsärskola • gymnasieskola • kommunal vuxenutbildning • utbildning i svenska för invandrare • särskild utbildning för vuxna Barn- och utbildningsnämnden ansvarar också för: Personalansvar • kulturskolan • öppna förskolan • hälsovården för sexåringar i Uppvidinge kommun • handläggning av ärenden enligt lag om kommunalt vårdnadsbidrag • det kommunala uppföljningsansvaret • gymnasiesärskolan • specialskola §6 I den mån personalfrågor ej handhas av Kommunstyrelsen (KS reglemente § 5) ansvarar nämnden för personalfrågor i enlighet med vad som stadgas i lag, författning, avtal och kommunens personalpolitiska program. Övriga ansvarsområden §7 Barn- och utbildningsnämnden ska också ansvara för: Informationsverksamheten inom sitt verksamhetsområde. Regelreformering och regelförenkling inom sitt Verksamhetsområde. Arbeta med att effektivisera administrationen inom sitt verksamhetsområde. IT-säkerheten inom ansvarsområdet med avseende på dataskydd fysiskt skydd/kapitalskydd, funktionsskydd och datakvalitetsskydd. Personuppgiftsansvarig för de behandlingar av personuppgifter som sker inom nämndens ansvarsområde. Ansvara för utdelning av donationsfonder inom verksamhetsområdet. Ansvara för arkivfrågor för verksamheten intill dess handlingarna överlämnas till arkivmyndigheten (Kommunstyrelsen). Ansvara för att verksamheten bedrivs enligt handlingsplanen för tillgänglighet och i linje med FNs barnkonvention. Ansvara för beredskapsplanering för verksamhetsområdet. Ansvar och rapporteringsskyldighet §8 Barn- och utbildningsnämnden ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer samt med de föreskrifter som kan finnas i lag, förordning eller bestämmelser. Barn- och utbildningsnämnden skall regelbundet till kommunfullmäktige rapportera hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret. r:.:J Uppvidinge "1:1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 41 (49) KOMMUN Sammanträdesdatum 2015-02-24 Kommunfullmäktige § 22 1)11!.2015-000045 Anmälan av medborgarförslag om beslut om LOV Sammanfattning Det har inkmmnit ett medborgarförslag med följande förslag: Säg upp LOVEN och gör om så att ni vet vad det får kosta för kommunen. Se till att fylla de tomma platserna på Lingården för de som vill dit. Se till att socialnämnden tar ett beslut att upphäva beslutet att flytta Sländan LSSboende till Lingården Kommunfullmäktiges beslut Överlämna ärendet till kommunstyrelsen för beredning. Justerare Utdragsbestyrkande Till Uppvidinge Kommun Box 59 364 21 Åseda UP VIDlr 'GE l<Of1fi//U:'': Kommunledningsliin·.cl» "..,, , tU15 -02- 1 'I Medborgarförslag Diarie nr y) ;) O·-/ ~ '---~·/-- . ··- När Uppvidinge kommun bestämde sig för att införa LOV (Lagen om valfrihet), så beslutades att alla som ville kunde ansöka om att driva serviceboende. Men man tänkte inte till hur många serviceboendeplatser man var villig att överlåta till någon annan . Man budgeterade för 16 platser som man tidigare hade köpt. Men det blev 24 platser man fick betala för och då sprack budgeten på Socialen. Idag vill man göra LSS-boende på ett av våra kommunala äldreomsorgsboende. Vilket har medfört att folk inte kan få komma in på serviceboende. Trots att det fanns 9 platser lediga på Lingården den 22 januari. Kommunen får även betala Lessebo kommun får 2 serviceboendeplatser eftersom man nekade detta par plats på Lingården. LSS-lagen och äldreomsorgslagen går inte under samma lagar och detta ska man inte blanda ihop. Mitt medborgarförslag är: 1. Säg upp LOVEN och gör om så ni vet vad det får kosta för kommunen: 2. Se till att fylla de tomma platserna På Lingården för de som vill dit. 3. Och se till att Socialnämnden tar ett beslut att upphäva beslutet att flytta Sländan LSS-boende till Lingården. Lenhovda 150210 Ingela Holgersson Slåttervägen 2 360 73Lenhovda r+J Uppvidinge ~ SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 45 (49) KO MMUN Sarnrnanträdesdahun 2015-02-24 Kommunfullmäktige §26 Anmälan av medborgarförslag om att inrätta helg,- kväll- och nattdagis Sammanfattning Ett medborgarförslag har lämnats in angående inrättande av helg-, kväll- och nattdagis. Förslagsställaren vill att barntillsyn på obekväm arbetstid om möjligt blir tillgänglig i flera av kommundelarna -Åseda, Norrhult/Klavreström, Lenhovda och Alstermo. Förslagsställaren anger följande motivering: I konununen finns föräldrar som av olika skäl tvingas tacka nej till jobberbjudande eftersom barntillsyn inte krumat ordnas. Arbete inom handel, äldreomsorg, skiftarbete, sjukvård, räddningstjänst m.m. sker på tider när förskolan är stängd. Ensamstående är den grupp som drabbas hårdast. Trots rätt utbildning och att yrkeskategorin efterfrågas på arbetsmarknaden har man tvingats tacka nej eller inte kU1U1at söka tjänsten. Kommunfullmäktiges beslut Överlämna ärendet till kommunstyrelsen för beredning. Justerare Utdragsbestyrkande Uppvidinge r <' ..1 \1 1· ~..;. UPPVI" Medborgarförslag till Kommunfullmäktige i Uppvidinge Komn111 · .WJ N inf,P.!l ,,, ( Dlarlenr E-postadress ') *) frivillig uppgift Förslaget Vi vill att Uppvidinge kommun inrättar helg-, kväll- och nattdagis. Att barntillsyn på obekväm arbetstid om möjligt blir tillgänglig i flera av kommundelarna - Åseda Norrhult/Klavreström, Lenhovda och Alstermo. Motivering (motivera kort ditt medborgarförslag, använd gärna sidan 2) I kommunen finns föräldrar som av olika skäl tvingats tacka nej till jobberbjudanden eftersom barntillsyn inte kunnat ordnas. Arbete inom handeln, äldreomsorg, skiftarbete, sjukvård, räddningstjänst m.m sker på tider när dagis är stängt. Ensamstående är den grupp som drabbas hårdast. Trots rätt utbildning och att yrkeskategorin efterfrågas på arbetsmarknaden har man tvingats tacka nej/inte kunnat söka tjänster. Jag medger att mitt namn får publiceras på Internet tillsammans med mitt förslag ~JA LJ NEJ Underskrift Ort och datum Du kan skriva i medborgarförslaget direkt i din dator, men du måste skriva ut det och skriva under. Blanketten lämnas eller skickas till kommunledningskontoret, se adress nedan. Komrnunledningsförvaltningen Adress : Kyrkbacken, Box 59 360 70 Aseda Telefon: 0474-470 00 Telefax: 0474-470 01 Uppvidinge t.l ... 11· Medborgarförslag till Kommunfullmäktige i Uppvidinge Vi vill att Uppvidinge kommun inrättar helg-, kväll- och nattdagis. Att barntillsyn på obekväm arbetstid om möjligt blir tillgänglig i flera av kommundelarna - Åseda Norrhult/Klavreström, Lenhovda och Alstermo. I kommunen finns föräldrar som av olika skäl tvingats tacka nej till jobberbjudanden eftersom barntillsyn inte kunnat ordnas. Arbete inom handeln, äldreomsorg, skiftarbete, sjukvård, räddningstjänst m.m sker på tider när dagis är stängt. Ensamstående är den grupp som drabbas hårdast. Trots rätt utbildning och att yrkeskategorin efterfrågas på arbetsmarknaden har man tvingats tacka nej/inte kunnat söka tjänster. Kommunledningsförvaltningen Adress: Kyrkbacken, Box 59 360 70 Åseda Telefon: 0474-470 00 Telefax: 0474-470 01 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 44 (49) Sammanträdesdatum 2015-02-24 Kommunfullmäktige §25 Anmälan av motion gällande kulturutbud för våra elever Sammanfattning Moderaterna i Uppvidinge har genom Margaretha Schlee (M) lämnat in en motion gällande kulturutbudet för våra elever som lyder enligt följande: Åseda Folkets Hus har ett gediget kulturellt utbud med direktsändningar och inspelnillgar från teatrar över hela världen. I februari kunde man se Steinbecks "Möss och Märnuskor". Det hade varit en lämplig föreställning för våra gymnasieelever. Det vore önskvärt att den kulturella skolgrupp som har till uppgift att boka teater/konsert för våra elever även tar med detta utbud i sin planering. Här finns också lärarhandledningar med. Även utanför kulturgruppens agenda kan rektorer och lärare beställa föreställningar. Det är viktigt att detta uppmärksammas och förmedlas i planeringen av kulturutbud för våra elever när kulturutbudet finns på så nära håll. Uppvidingemoderatema yrkar att motionen bifalles och överlämnas till barn- och utbildningsnämnden. Kommunfullmäktiges beslut Överlämna ärendet till kommunstyrelsen för beredning. I re tr 1 Utdragsbestyrkande I UP VIDIMG 1 ,, Kommualedningsi;i, '"' 2U1::i -02- 2 3 MOTION FRÅN UPPVIDINGEMODERATERNA GÄLLANDE KULTURUTBUD FÖR V ÅRA ELEVER Åseda Folkets Hus har ett gediget kulturellt utbud med direktsändningar och inspelningar från teatrar över hela världen. I februari kunde man se Steinbecks "Möss och Människor" från London. Det hade varit en lämplig föreställning för våra gymnasieelever t.ex. Det vore önskvärt att den kulturella skolgmpp som har till uppgift att boka teater/konserter för våra elever även tar med detta utbud i sin planering. Här finns också lärarhandledningar med. Även utanför kulturgmppens agenda kan rektorer och lärare beställa föreställningar. Det är viktigt att detta uppmärksammas och förmedlas i planeringen av kulturutbud för våra elever, när kulturutbudet finns på så nära håll. Uppvidingemoderaterna yrkar att: Motionen bifalles och överlämnas till Barn-& Utbildningsnämnden. Uppvidingemoderaterna genom ,., . //,./ ~~;z:~t.h Norrhult 2015-02-19 .... -~- J-. ~ r:/f .."ef~... ................... . ~ Uppvidinge 11 ~ t} anstesK~llve use rt Cl (i(.} [ 0 UPI 1 VIDING::_ i . K01'..1~..1lJ N Kommunlcdning:;l1i» , 'l · : ., 2015-03-31 t:ti'iJ .1 -o3- 3 1 I I ,__ 01a_ r1e_nr _, I~ li_of?_:·····~ i Redovisning av obesvarade motioner Sammanfattning Kommunstyrelsen ska vid två tillfällen varje år redovisa de motioner som inte har beretts färdigt och därmed inte blivit besvarade. Den 14 april 2015 fanns följande obesvarade motioner: Motion om Uppvidinge gymnasieskola Dnr. 2015-000116 Motion om skoldatorer Dnr. 2015-000110 Motion om skollokaler Dnr. 2015-000109 Motion angående revidering av översiktsplanen kapitel 13 för Uppvidinge kommun Dnr. 2015-000078 Motion gällande kulturutbud för våra elever Dnr. 2015-000057 Motion om inrättande av en socioekonomisk fond Dnr. 2013-000308 i ·.I lj ! Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, förvaltningssekreterare, 2015-03-31 Förslag till beslut Godkänna redovisningen av obesvarade motioner. Anna Magnusson förvaltningssekreterare Kommunledningsfårvaltningen · Kansliavdelningen Box 59, 364 21 Aseda Besök: Kyrkbacken Tfn: 0474-47029 [email protected] · www.uppvidinge.se · m.uppvidinge.se Uppvidinge KOMMUN tjäns te~~~~~~:,'l/;:~l:~\ e ~!t -03- 3 1 2015-03-31 rnarienr (( ) z~-O I S- Redovisning av obesvarade medborgarförslag Sammanfattning Kommunstyrelsen ska vid två tillfällen varje år redovisa de medborgarförslag som inte har beretts färdigt och därmed inte blivit besvarade. Den 14 april faims följande obesvarade medborgarförslag: Medborgarförslag angående utomhusgym i Norrhult Dnr. 2015-000104 Medborgarförslag angående fiberutbyggnaden i kommunen Dnr. 2015-000076 Medborgarförslag om att inrätta helg-, kväll och nattdagis Dnr. 2015-000058 Medborgarförslag om beslut om LOV Dnr. 2015-000045 Medborgarförslag om att förbjuda fyrverkerier Dnr. 2015-000016 Medborgarförslag om återvinningsgårdar Dnr. 2015-000001 Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, förvaltningssekreterare, 2015-03-31 Förslag till beslut Godkänna redovisningen av obesvarade medborgarförslag. Anna Magnusson förvaltningssekreterare Komrnunledningsfårvaltningen · Kansliavdelningen Box 59, 364 21 Aseda Besök: Kyrkbacken Tfn: 0474-47029 [email protected] · www.uppvidinge.se · m.uppvidinge.se ljJ Uppvidinge Till kommunstyrelsen 2015-04-14 KOMMUN :w .~ !"OMMUN U.. '· r· r I. ' ~. Meddelanden till kommunstyrelsen: .7 . 11 l , 'ili,'~·'•l::1..,::1Jtninge n -0:1- 0 7 --TJ; u1._, . •_.• 1 •• _3_f-)- 0 IS- i. Detaljplan som vunnit laga kraft; KV. Verkstaden 4 m.fL Åseda samhälle 2. 3. 4. 5. 6. Cirkulär 15:12, Sotningsindex 2015, SKL Räddningstjänsten Östra Kronoberg protokoll, 2015-03-16 Uppvidingehus protokoll 2015-02-18 Slutredovisning av kalkningsåtgärder i Uppvidinge kommun 2014, Länsstyrelsen Meddelande om riksintressen och områden av betydelse för totalförsvaret, Försvarsmakten
© Copyright 2024