Fördjupningsseminarium till
Försvarsföretagsdagarna
Stockholm 2015
1 | 2015-02-10
Varför fördjupningsseminarium?
- 2013
FFD inkl.
Arenadialoger
2 | 2015-02-10
2014FFD +
Fördjupningsseminarium
Agenda
• Inledning
C M&I Anna Clara Törnvall Wittgren
C M&I AffStrat Ann-Sofie Lillberg
• Kategoristyrning
M&I AffStrat, Per Dahlberg
• Utvärderingsmodeller
M&I AffStrat, Leif Allard
M&I AffStrat, Åke Sjökvist
• E-upphandling
M&I AffStrat, Helena Målerin
M&I IMS ALed, Jessica Johannesson
3
| 2015-02-10
Effektiv försvarslogistik
– när och där den behövs
Vad vi vill vara
Vision
Effektiv försvarslogistik
– när och där den behövs
6 | 2015-02-10
Verksamhetsidé
FMV utformar, upphandlar och
tillhandahåller försvarslogistik i nära
samarbete med det svenska försvaret
7 | 2015-02-10
Övergripande mål
FMV
• Är flexibelt för att kunna möta försvarets behov
• Samarbetar med Försvarsmakten för att
utforma och hålla samman försvarslogistiken
• Är Sveriges ledande myndighet på
upphandlingar
• Arbetar för att marknaden blir effektivare
• Är och uppfattas som en kompetent och
effektiv myndighet
8 | 2015-02-10
Strategier för att nå målen
• Fördjupa partnerskapet
med Försvarsmakten
• Agera som ett FMV mot omvärlden
• Arbeta som ett FMV
• Ha rätt kompetenser och resurser
9 | 2015-02-10
Frigöra 760 miljoner kronor till förbanden
Pengar till
förbanden
Verksamhetsövergång
Planering enligt
ny modell
Förslag
Beslut
Verksamhetsövergång
April
2011
Juni
2012
Januari
2013
Oktober
2013
NU
Januari
2014
Januari 2015+
2015
Vad gör vi och vilka är vi?
Kostnadseffektiv och säker materiel- och
logistikförsörjning skapar försvarsförmåga
Vidmakthållande
12 | 2015-02-10
Stöd i
tidiga faser
Upphandling
av materiel
och tjänster
Vidmakthållande
• Teknisk kompetens
”Tillgodose förbandens krav
på materiell tillgänglighetsoch beredskapsnivå”
13 | 2015-02-10
• Helhetsperspektiv
över livscykeln
• Service, underhåll
och lagerhantering
Stöd i tidiga faser
”Delta i Försvarsmaktens
strategi- och inriktningsarbete”
14 | 2015-02-10
• Dialog
• Vägval
• Göra om funktionella
krav till krav på
tekniska system
• Se hela system
Upphandling av materiel och tjänster
• Färre och större
beställningar
Tre beställningsmönster:
– Förändrad förmåga
– Vidmakthållande
– Övrigt logistikstöd
• Köpa nytt, se till att
materielen fungerar
och avveckla
• Administration, lokalvård,
kontorsmaterial
15 | 2015-02-10
Affärsmässighet, konkurrens och objektivitet
• Upphandling
Vi följer regler om
– De EU-rättsliga grundprinciperna
– LOU, LUFS och LUF
• Offentlighet och sekretess
• Etik
17 | 2015-02-10
Ramverk för FMV Affärer
• Det upphandlingsrättsliga regelverket
• Övriga lagar och förordningar
• Strategi för Försvarsmaktens
materielförsörjning (MFS)
• Myndighetsgemensam marknadsstrategi
(MMS)
• Ägarstyrning
Lagar och förordningar –
Det upphandlings-rättsliga regelverket
 EU allmänna rättsprinciper
 EU Direktiv implementerade i
svensk lag (LOU och LUFS)
 WTO General Procurement
Agreement
Fakta om FMV
FMV i siffror
1 500
3 400
medarbetare
medarbetare
2012
21 | 2015-02-10
2015
40-tal orter
i Sverige
Organisation
Styrelse
Internrevision
GD/ÖD
Myndighetsgemensamma
uppgifter
System- och
produktionsledning
22 | 2015-02-10
Anskaffning
och logistik
Staber
Förråd, service
och verkstäder
Test och
evaluering
GRIPEN
Strategiska
projekt
Marknad
och inköp
Marknad och Inköp 2014
FM Log UpphE
179
medarbetare
FMV
2014
2012
7 orter
i Sverige
Marknad och inköp
Chef Anna Clara Törnvall Wittgren
Marknad och inköp
M&I-stab
Joakim Holmgren
Inköp militära
system
Inköp varor och
tjänster
Affärsstrategi och
metodstöd
Catharina
Hallström
Ingrid Nilsson
Ann-Sofie Lillberg
Marknad och inköp
Inköp militära system
Chef Catharina Hallström
Inköp militära
system
Marinsystem och
flygsystem
Armésystem och
ledningssystem
Gemensam materiel
Camilla Ventura
Håkan Sundin
Andreas Kinnander
Marknad och inköp
Inköp varor och tjänster
Chef Ingrid Nilsson
Inköp varor och
tjänster
IT-varor och tjänster
Fastighetsdrift och
service
Verksamhetsnära
varor och tjänster
Externa resurser
och tjänster
Sandra Hollås
Gustav Lindström
Ingela Kostet
Elin Sobczak
Marknad och inköp
Affärsstrategi och metodstöd
Chef Ann-Sofie Lillberg
Marknad och inköp
M&I-stab
Inköp militära
system
Inköp varor och
tjänster
Affärsstrategi och
metodstöd
Ann-Sofie Lillberg
FMV:s målbild – Inköps och marknadsområdet
28 | 2015-02-10
I funktionsvyn för strategisk affärsledning finns
utvecklingsbehov
30
Kategoristyrning
Per Dahlberg, Inköpsanalytiker, M&I AffStrat
Kategoristyrning bygger på tidig involvering i
inköpsprocessen och tvärfunktionellt samarbete
% Potentiell besparing
Hög
Analys av funktion / affärsvärde
Alternativa produkter och lösningar
Industrialisering/Standarisering
Konsolidera volymer och leverantörsbas
Global sourcing / ”Low Cost Sourcing”
Utveckla leverantörer och förändra leverantörsrelationer
Inköpskort
Öka konkurrensen
Förhandlingsstrategi
& kompetens
Låg
Elektroniska avrop & Attester
Samfakturering
Automatisk fakturamatchning
60-80% av potentiell
besparing
Avropa/Beställa och
processa faktura & betalning
Analys & kategoristrategi
Upphandling & skriva avtal
Tvärfunktionell process
Inköp- och
upphandlingsexpertis
Processeffektivitet
Totalkostnad
Pris
Transaktionskostnad
Inköp behöver arbeta aktivt tillsammans med andra
funktioner för att kunna påverka totalkostnaden
Karakteristika för en ledande inköpsverksamhet
Karakteristika för en traditionell inköpsverksamhet
Supportfunktion med hög andel administrativt arbete
Begränsat & otydligt ansvar och mandat
Otydliga mål
Reaktiv problemlösning
Alla produkter/tjänster upphandlas på samma sätt
Alla leverantörer hanteras lika
Val görs av enstaka funktion
Begränsad tillgång till information & statistik
Manuellt arbete
Fokus på pris










Strategisk funktion
Brett & tydligt ansvar och mandat
Tydliga mål som mäts och följs upp
Proaktiva förbättringsaktiviteter tillsammans med
sakägare och leverantör
Olika strategier för olika inköpskategorier
Olika strategier för olika leverantörsgrupper
Val görs av tvärfunktionella grupper
Öppen och frekvent information & statistik
Moderna systemstöd och verktyg som täcker hela
processen
Fokus på totalkostnad
Vi arbetar utefter en standardiserad kategoriprocess
Analysera
inköpsvolymer
Etablera
kategoriteam
Analysera
produkt-/ tjänstekarakteristika
Analysera
leverantörsmarknad
Sammanställ &
dokumentera
kategoriprofil
Utveckla &
besluta om
kategori-strategi
• Sammanställning av
all den information
och data om den
aktuella kategorin
som krävs för att
kunna ta ett korrekt
beslut om hur
produkter & tjänster
ska upphandlas,
köpas in och styras
• Utveckla en strategi
för den aktuella
kategorin som
beskriver
besparingspotential,
föreslagna
förändringar, risker,
etc.
Implementera
kategoristrategi
Mät & följ upp
prestanda och
realiserad effekt
Analysera &
bygga
totalkostnadsmodell
• Identifiera resurser
• Godkännande från
resursägare
• Etablera team
• Utbilda teamet
• Definiera roller &
ansvar
• Utveckla plan och
fördela arbetet
• Godkänna plan
• Ta fram nödvändig
”intern” analys för
strategiarbetet
genom bl a analys
av historiska
volymer, volymprognoser, specifikationeroch behov
• Bygga modell för
totalkostnadsanalys
• Ta fram nödvändig
”extern” analys för
strategiarbetet
genom att bl a
identifiera och
kartlägga tänkbara
leverantörer, förstå
marknadsförutsättningar och egen
position som köpare
• Uppföljning av
• Implementera
leverantörsbeslutad strategi
prestanda
• T.ex. upphandling, ta
• Mäta och följa upp
fram
realiserade
standardsortiment,
besparingar/effekter
behovsanalys etc.
& andra beslutade
nyckeltal
I marknadsanalysen möter vi leverantörsmarknaden
Syfte
• Förstå möjligheter, begränsningar och logik i
marknaden
Marknadsanalys
Aktörer
Segmentering
Dynamik
Värdekedjeanalys
Trender
Best practiceinköpsbeteenden
Relativ köpkraft
Produktmix
Substituering
Identifiera tidigare och befintliga leverantörer
• Förstå kritiska krav på leverantörerna
Workshop med ev.
leverantörsdialog
Identifiera kritiska krav på leverantörerna
Eventuellt presentation/inspiration av
leverantör/ best practice aktör
Förbättringsmöjligheter
Genom marknadsanalysen skapas en ökad
förståelse för de viktigaste industrifaktorerna
samt marknadsdynamiken
Substitut
Lönsamhet
Livscykel
Livscykel
Pris
Barriärer
Kapacitet
Storlek &
Tilllväxt
Trender
Kraljics matris kan användas för att förstå en
kategoris betydelse och vilka leverantörs- och
avtalsstrategier som är lämpliga
Leverantörsstrategi (exempel)
Rutin/ standard
Låg effekt/ låg risk
• Många alternativa
produkter/ tjänster
• Många leverantörer
• Lågt värde
• Små transaktioner
• ”Vem som helst” kan
handla
• Ospecificerade
produkter för vardagligt
bruk
Flaskhals
Låg effekt/ hög risk
• Mycket komplexa
specifikationer
• Få alternativa produkter
• Få möjliga leverantörer
• Stor påverkan på den
egna produktionen
• Ny eller otestad teknik
• Komplex
anskaffningsprocess
Låg
Risk/ utmaning
leverantörsmarknaden
Hög
Hög
Strategiska
Hög effekt / hög risk
• Strategiskt viktigt för den
egna produktionen
• Få kvalificerade
leverantörer
• Stora utgifter
• Kritisk design/
specifikationsstyrning
• Komplexa
specifikationer
Operationellt fokus
• Nyttja hävstång/
prispress
• “Öppna böcker”
• Flera leveranskällor
Samarbetsfokus
• Bygg långsiktiga
leverantörssamarbeten
• Arbeta med och utmana
befintliga specifikationer
• Långa avtal
• Korta- medellånga avtal
Kommersiell betydelse
Hävstång
Hög effekt/ låg risk
• Stor omsättning
• Många olika
produktalternativ
• Många tänkbara
leverantörer
• Utbudet på marknaden
är stort
• Kommersiella initiativ
har stor påverkan på pris
Transaktionsfokus
Professionell approach
• Stanardardisering och
volymfokusering
• Utveckla leverantörerna/
“Investera” I alternativa
leveranskällor
• Omvända auktioner/ eauktioner
• Globla sourcing/
lågkostnadsländer
• Sök
substitueringsmöjligheter
• Varierande avtalslängd
• Korta avtal
Låg
Låg
Kommersiell betydelse
Hög
Strategisk position (Kraljic)
Låg
Risk/ utmaning
leverantörsmarknaden
Hög
Det är också relevant att förstå hur leverantörerna i
sin tur ser på oss som köpande verksamhet
Leverantörernas syn på kunden
Kommentarer
Utveckling
• Investera i relationen
• Utöka samhandel
• Sök nya
affärsmöjligheter
Partnerskap
• Långsiktig relation
• Försvara samhandeln
• Utöka om möjligt
Avveckling
• Ge minsta möjliga
uppmärksamhet
• Kan förloras utan större
betydelse för
verksamheten
Exploatering
• Utnyttja kommersiellt
• Testa gränserna och löp
risk att förlora kunden
Låg
Kontots attraktivitet
Hög
 Det är intressant för FMV att förstå hur attraktiv
man är som köpare för leverantören
 Hur leverantören ser på FMV som kund blir en
viktig del i utformningen av strategin
 Dels kan man förstå hur FMV ska agera utifrån i
vilken kvadrant man befinner sig, men man kan
även ta ställning till hur man eventuellt ska
arbeta för att förflytta sig och skapa en annan
relation till leverantören
Låg
Relativt affärsvärde
Hög
Leverantörerna pekade ut ett antal återkommande
förbättringsområden samt förslag till konkreta åtgärder
Inför upphandling
Genomförande av upphandling
Leverantörsuppföljning
 Förstå behov och volymer och
anpassa upphandling efter dessa
 För dialog med leverantörerna
 Planera och kommunicera behov
 Köp på rätt nivå (Resultat vs
Resurs)
 Använd färre leverantörer för
likartade tjänster
 Öppna upp för förbättringsförslag
och innovationer från
leverantörerna
 Nyttja ”färdiga lösningar”
 Nyttja hela verktygslådan och
anpassa avtal efter kategori
 Definiera rätt upphandlingsobjekt
(kompetens, geografi etc.)
 Säkra flexibilitet i avtal för att möta
förändringar i marknaden
 Säkra objektiv och relevant
kravställning
 Säkra bättre instrument för
kvalitativ utvärdering (intervjuer &
test)
 Gör ”due dilligence” – säkra
professionella leverantörer
 Fokusera totalkostnad, inte pris
 Definiera mätetal och följ upp
leverantörernas prestationer
 Koppla leverantörernas prestation
till fortsatt samhandel
 Säkra den egna organisationens
avtalsefterlevnad
 Skapa incitament för leverantören
att effektivisera sin leverans och
den gemensamma processen
18 förbättringsförslag efter dialog med de inbjudna leverantörerna!
För mer detaljer, se bilaga.
Inriktningen på det strategiska arbetet ändras
beroende på respektive kategoris mognad och
förutsättningar
3. Leda –
Integrerad samverkan längs hela
kedjan
2. Styra –
proaktiva förbättringsaktiviteter
1. Ta kontroll –
reaktiv problemlösning
 Kontroll och förståelse över vad,
från vem & hur mycket som
upphandlas och köps in
 Inköpsfunktion med ansvar för
stor andel av inköpsvolymen
 Heltäckande, enhetlig &
samordnad inköpsprocess och
rutiner
 Tydliga roller och ansvar längs
hela inköpsprocessen
 Avtal/Ramavtal för stora
inköpskategorier
 Övergripande mål för hela inköpsverksamheten som mäts och följs
upp
 Tvärfunktionella kategoriteam för
strategiutveckling och strategiska
inköpsbeslut finns på plats för
prioriterade kategorier
 Inköpsarbetet har
totalkostnadsfokus
 Omvärldsbevakning av viktiga
faktorer som påverkar strategin för
prioriterade kategorier
 Processägare över
funktionsgränser
 Processer för ständiga
förbättringsåtgärder finns
implementerade
 Definierade och kommunicerade
mål på kategorinivå
Potential
 Inköp ses som en strategisk
verksamhet
 Starkt kundfokus vid
strategiutveckling, också med
uttalat syfte att skapa värde
 Processägare över
organisationsgränser
 Gemensamma utvecklingsprojekt
med strategiska leverantörer
 Integrerade processer & system
med leverantörerna
 Öppen och frekvent
information/mätning/uppföljning
över företagsgränser
Krav till utvärdering
Åke Sjökvist
Affärsrådgivare
Marknad&Inköp
SOFF seminarium 2015-02-10
Leif Allard
Affärsrådgivare
Marknad&Inköp
God kravformulering => Utvärderingmodell
Behov =>
Krav =>
Skall-krav/Bör-krav =>
Mervärden =>
Utvärderingsmodell
God kravformulering
Utvärderingsmodell
Från behov till verklighet
Kundkrav
”Översätt”
från
kundkrav
Systemkrav
”Översätt” till
förfrågningsunderlag
Verksamhets
-krav (VÅ)
Tekniska
krav
Gränsytekrav
Kommersiella
krav
Förfrågningsunderlag
Vem kommer kraven ifrån?
Projektledaren
Ingenjören
Verksamhets
-krav (VÅ)
Tekniska
krav
Gränsytekrav
Kommersiella
krav
Förfrågningsunderlag
Upphandlaren
Affärsjuristen
Ingenjören
Vad är bra krav?
Ett bra krav beskriver något som är
- Nödvändigt
- Kontrollerbart
- Uppnåeligt
- Klarhet
S M A R T krav
I många ”time management” kurser och
ledarskapsutbildningar används förkortningen
SMART för att ge stöd för att sätta ner bra mål .
Ett SMART mål är :
Specific
Measurable
Attainable
Realisable
Time bounded
Specifikt
Mätbar
Uppnåeligt
Realistiskt
Tidsavgränsat
Traceable
Spårbar
FEM varför
• FEM varför är en metod för rotfelsanalys.
• Ger en eller flera grundorsaker som till ett
problem.
”5 varför” – vad är grundproblemet?
Intressent
Intervjuaren
• Vårt system skall ha en SQL databas
med personuppgifter
• För att vi snabbt ska kunna få tag i
telefonnummer till rätt personer
• När våra system dyker så behöver vi
snabbt få hit någon som kan få i gång
det igen
• Om inte systemen är uppe så tappar vi
kunder
• Kunderna vill ha stöd direkt
• Våra kunder är beroende av en
leverantör som har ett stödsystem
med hög tillgänglighet för snabb
support
1. Varför
2. Varför
3. Varför
4. Varför
5. Varför
Samarbete är A och O
Kravnedbrytning
Upphandling
Projektledare, Ingenjör och Upphandlare jobbar
tillsammans med krav.
Juridikstaben involveras i mer komplexa upphandlingar.
Utvärderingsmodeller vid upphandling
Bakgrund
• Många egenutvecklade utvärderingsmodeller.
• Det saknas gemensamma arbetssätt och
stödfunktioner (mallar/modeller)
Förändring
Tydliga riktlinjer om hur ”ekonomiskt mest fördelaktiga”
kan användas.
Syfte
Skapa en standardiserad arbetsform.
Skapa bättre förutsättningar för
anbudsutvärderingar.
Minskad risk för överprövning.
Utvärderingsmodeller vid upphandling
FMV använder en mervärdesmodell.
Mervärde anges i kronor för aktuella bör-krav i
förfrågningsunderlaget.
Mervärdesmodellen en absolutmetod.
Formel:
Utvärderat pris = Anbudspris – Σ mervärden
Kravtyper i offentlig upphandling
Det finns tre olika typer av krav som kan ställas i
offentlig upphandling.
• Kvalificeringskrav
• Skall-krav
• Bör-krav
Skall-krav och bör-krav
Skall-krav
• krav som är obligatoriska,
Bör-krav
• krav som inte nödvändigtvis
måste vara uppfyllda
(icke obligatoriska)
Definition av begrepp
Grad av uppfyllande = B
Max (helt uppfyllt) 1
Min (ej uppfyllt)
0
25 km/h
75 km/h
Skall-krav: Minst 50 km/h
100 km/h
Definition av begrepp
Y = Leverantörens offererade värde för bör-kravet (ex. uttryckt i km/h)
B = Bör-kravs uppfyllande (ex. värde 0 – 1)
Y = 80 km/h
Bör-kravstyper
Helt uppfyllt, eller ej uppfyllt.
Linjärt uppfyllt.
1
1
0
0
Bästa värde
Exempelvis 30ton
Stegvis uppfyllt.
1
Sämsta värde
Exempelvis 45ton
Linjärt uppfyllt.
1
0,75
0,5
0,25
0
0
Sämsta värde
Exempelvis 60km/h
Bästa värde
Exempelvis 75km/h
Lagstadgade krav på utvärderingsmodeller
LOU 12 kap 1 §, 15 kap 16 §
LUFS 13 kap, 15 kap
En upphandlande myndighet skall anta antingen:
1. det anbud som är det ekonomiskt mest
fördelaktiga för den upphandlande myndigheten.
2. det anbud som innehåller det lägsta priset.
Definition av begrepp
Utvärderat pris = Anbudspris – Σ Mervärde
Anbudspris: Positioner, antal, Valutajustering & index (EAU),
optioner - används i utvärderingsmodellen
Utvärderat pris: Är det belopp som används för att jämföra olika anbud och
där lägsta belopp avgör vilket anbud som är bäst.
Anbudsgivare skall (helst) själva kunna beräkna sitt utvärderade pris.
Utvärderade priset har spelat ut sin roll efter förmedlat tilldelningsbeslut (och
eventuell efterföljande rättsprocess)
Mervärde: Prisavdrag i utvärderingen för uppfyllande av bör-krav
Normpris: Ett av FMV ansatt pris som motsvarar ett troligt anbudspris.
Exempel på mervärdesmodellen med fast prisavdrag
Detta exempel avser upphandling av fordon. Lägsta värde är formulerade som skallkrav.
Det enda vi vill premiera är snabbare leverans till kund.
• Skallkrav är leverans inom maximalt 8 veckor (56 dagar). Tidigare
leveranser önskvärda, varför förkortad leveranstid värderas till 3 500kr/dag
i det utvärderade priset. Dock medges maximalt 4 veckors (28 dagars)
avdrag.
Maximalt 28 dagar
Utvärderat pris = Anbudspris – (3 500 * antal dagar kortare än skallkrav)
Exempel på mervärdesmodellen med fast prisavdrag
Inkomna anbud:
Anbudspris
• Volvo
• Saab
• Mercedes
200 000kr
250 000kr
280 000kr
Leveranstid Veckor / Dagar
7 veckor (49 dagar)
4 veckor (28 dagar)
6 veckor (42 dagar)
Utvärderat pris:
Utvärderat pris för Volvo = 200 000 - (3 500 * 7 dagar) = 175 500kr
Utvärderat pris för SAAB = 250 000 - (3 500*28 dagar) = 152 000kr
Utvärderat pris för Mercedes = 280 000 - (3 500*14 dagar) = 232 000kr
Vinnare!
Slut
För frågor och dialog kring
detta ämne: kontakta Leif
Allard eller Åke Sjökvist
Tack för ert
intresse!
E-upphandling
Helena Målerin, projektledare
Jessica Johannesson, inköpsledare
Trender i samhället
E-upphandling
E-inköp
E-beställning/
E-handel
E-kommunikation
65 | 2015-02-10
E-upphandling och e-beställning
Anbud
E-upphandling
E-beställning
66 | 2015-02-10
E-upphandling på FMV
Bakgrund
• Trend i samhället med ökad e-upphandling och allt
mognare system
• Sammanslagningen till nya FMV har initialt medfört
en del parallella IT-stödsystem
Förändring
• FMV utreder lösningar för att applicera eupphandling i högre grad och på ett konsistent sätt
Syfte
• Att effektivisera interna processer
• Att underlätta för leverantörerna med avseende på
tydlighet i kravbild och effektiv hantering
67 | 2015-02-10
Projekt E-upphandling
• Mission: En integrerad lösning från inköps-/upphandlingsuppdrag
till betalning till gagn för såväl kund, ägare, marknad som
myndigheten och dess medarbetare, som möjliggör styrning,
ensning och effektivisering – så snart som möjligt
• Vision: Stöd för smidigt flöde och goda affärer – varje dag
68 | 2015-02-10
Projekt E-upphandling
Nuläge
• Förstudie pågår med inventering av
- tillgängliga lösningar
- interna effektiviseringsbehov
- leverantörernas behov
.
Implementering
Inventering av leverantörernas behov
69 | 2015-02-10
• Implementering kommer att ske i flera steg
• Både e-upphandling och e-beställning är aktuellt
• Behov av att matcha fakturor kommer att ställa krav
på fakturaformat!
• Synpunkter från leverantörerna efterfrågas
• Referenspersoner bland leverantörerna efterfrågas
Synpunkter
Synpunkter och önskemål här och nu?
70 | 2015-02-10
Kontakt
Maila synpunkter till
[email protected]
Ange även intresse att delta i referensgrupp
71 | 2015-02-10
Tack!
72 | 2015-02-10