Fördjupningsseminarium till Försvarsföretagsdagarna Stockholm 2015 1 | 2015-02-10 Varför fördjupningsseminarium? - 2013 FFD inkl. Arenadialoger 2 | 2015-02-10 2014FFD + Fördjupningsseminarium Agenda • Inledning C M&I Anna Clara Törnvall Wittgren C M&I AffStrat Ann-Sofie Lillberg • Kategoristyrning M&I AffStrat, Per Dahlberg • Utvärderingsmodeller M&I AffStrat, Leif Allard M&I AffStrat, Åke Sjökvist • E-upphandling M&I AffStrat, Helena Målerin M&I IMS ALed, Jessica Johannesson 3 | 2015-02-10 Effektiv försvarslogistik – när och där den behövs Vad vi vill vara Vision Effektiv försvarslogistik – när och där den behövs 6 | 2015-02-10 Verksamhetsidé FMV utformar, upphandlar och tillhandahåller försvarslogistik i nära samarbete med det svenska försvaret 7 | 2015-02-10 Övergripande mål FMV • Är flexibelt för att kunna möta försvarets behov • Samarbetar med Försvarsmakten för att utforma och hålla samman försvarslogistiken • Är Sveriges ledande myndighet på upphandlingar • Arbetar för att marknaden blir effektivare • Är och uppfattas som en kompetent och effektiv myndighet 8 | 2015-02-10 Strategier för att nå målen • Fördjupa partnerskapet med Försvarsmakten • Agera som ett FMV mot omvärlden • Arbeta som ett FMV • Ha rätt kompetenser och resurser 9 | 2015-02-10 Frigöra 760 miljoner kronor till förbanden Pengar till förbanden Verksamhetsövergång Planering enligt ny modell Förslag Beslut Verksamhetsövergång April 2011 Juni 2012 Januari 2013 Oktober 2013 NU Januari 2014 Januari 2015+ 2015 Vad gör vi och vilka är vi? Kostnadseffektiv och säker materiel- och logistikförsörjning skapar försvarsförmåga Vidmakthållande 12 | 2015-02-10 Stöd i tidiga faser Upphandling av materiel och tjänster Vidmakthållande • Teknisk kompetens ”Tillgodose förbandens krav på materiell tillgänglighetsoch beredskapsnivå” 13 | 2015-02-10 • Helhetsperspektiv över livscykeln • Service, underhåll och lagerhantering Stöd i tidiga faser ”Delta i Försvarsmaktens strategi- och inriktningsarbete” 14 | 2015-02-10 • Dialog • Vägval • Göra om funktionella krav till krav på tekniska system • Se hela system Upphandling av materiel och tjänster • Färre och större beställningar Tre beställningsmönster: – Förändrad förmåga – Vidmakthållande – Övrigt logistikstöd • Köpa nytt, se till att materielen fungerar och avveckla • Administration, lokalvård, kontorsmaterial 15 | 2015-02-10 Affärsmässighet, konkurrens och objektivitet • Upphandling Vi följer regler om – De EU-rättsliga grundprinciperna – LOU, LUFS och LUF • Offentlighet och sekretess • Etik 17 | 2015-02-10 Ramverk för FMV Affärer • Det upphandlingsrättsliga regelverket • Övriga lagar och förordningar • Strategi för Försvarsmaktens materielförsörjning (MFS) • Myndighetsgemensam marknadsstrategi (MMS) • Ägarstyrning Lagar och förordningar – Det upphandlings-rättsliga regelverket EU allmänna rättsprinciper EU Direktiv implementerade i svensk lag (LOU och LUFS) WTO General Procurement Agreement Fakta om FMV FMV i siffror 1 500 3 400 medarbetare medarbetare 2012 21 | 2015-02-10 2015 40-tal orter i Sverige Organisation Styrelse Internrevision GD/ÖD Myndighetsgemensamma uppgifter System- och produktionsledning 22 | 2015-02-10 Anskaffning och logistik Staber Förråd, service och verkstäder Test och evaluering GRIPEN Strategiska projekt Marknad och inköp Marknad och Inköp 2014 FM Log UpphE 179 medarbetare FMV 2014 2012 7 orter i Sverige Marknad och inköp Chef Anna Clara Törnvall Wittgren Marknad och inköp M&I-stab Joakim Holmgren Inköp militära system Inköp varor och tjänster Affärsstrategi och metodstöd Catharina Hallström Ingrid Nilsson Ann-Sofie Lillberg Marknad och inköp Inköp militära system Chef Catharina Hallström Inköp militära system Marinsystem och flygsystem Armésystem och ledningssystem Gemensam materiel Camilla Ventura Håkan Sundin Andreas Kinnander Marknad och inköp Inköp varor och tjänster Chef Ingrid Nilsson Inköp varor och tjänster IT-varor och tjänster Fastighetsdrift och service Verksamhetsnära varor och tjänster Externa resurser och tjänster Sandra Hollås Gustav Lindström Ingela Kostet Elin Sobczak Marknad och inköp Affärsstrategi och metodstöd Chef Ann-Sofie Lillberg Marknad och inköp M&I-stab Inköp militära system Inköp varor och tjänster Affärsstrategi och metodstöd Ann-Sofie Lillberg FMV:s målbild – Inköps och marknadsområdet 28 | 2015-02-10 I funktionsvyn för strategisk affärsledning finns utvecklingsbehov 30 Kategoristyrning Per Dahlberg, Inköpsanalytiker, M&I AffStrat Kategoristyrning bygger på tidig involvering i inköpsprocessen och tvärfunktionellt samarbete % Potentiell besparing Hög Analys av funktion / affärsvärde Alternativa produkter och lösningar Industrialisering/Standarisering Konsolidera volymer och leverantörsbas Global sourcing / ”Low Cost Sourcing” Utveckla leverantörer och förändra leverantörsrelationer Inköpskort Öka konkurrensen Förhandlingsstrategi & kompetens Låg Elektroniska avrop & Attester Samfakturering Automatisk fakturamatchning 60-80% av potentiell besparing Avropa/Beställa och processa faktura & betalning Analys & kategoristrategi Upphandling & skriva avtal Tvärfunktionell process Inköp- och upphandlingsexpertis Processeffektivitet Totalkostnad Pris Transaktionskostnad Inköp behöver arbeta aktivt tillsammans med andra funktioner för att kunna påverka totalkostnaden Karakteristika för en ledande inköpsverksamhet Karakteristika för en traditionell inköpsverksamhet Supportfunktion med hög andel administrativt arbete Begränsat & otydligt ansvar och mandat Otydliga mål Reaktiv problemlösning Alla produkter/tjänster upphandlas på samma sätt Alla leverantörer hanteras lika Val görs av enstaka funktion Begränsad tillgång till information & statistik Manuellt arbete Fokus på pris Strategisk funktion Brett & tydligt ansvar och mandat Tydliga mål som mäts och följs upp Proaktiva förbättringsaktiviteter tillsammans med sakägare och leverantör Olika strategier för olika inköpskategorier Olika strategier för olika leverantörsgrupper Val görs av tvärfunktionella grupper Öppen och frekvent information & statistik Moderna systemstöd och verktyg som täcker hela processen Fokus på totalkostnad Vi arbetar utefter en standardiserad kategoriprocess Analysera inköpsvolymer Etablera kategoriteam Analysera produkt-/ tjänstekarakteristika Analysera leverantörsmarknad Sammanställ & dokumentera kategoriprofil Utveckla & besluta om kategori-strategi • Sammanställning av all den information och data om den aktuella kategorin som krävs för att kunna ta ett korrekt beslut om hur produkter & tjänster ska upphandlas, köpas in och styras • Utveckla en strategi för den aktuella kategorin som beskriver besparingspotential, föreslagna förändringar, risker, etc. Implementera kategoristrategi Mät & följ upp prestanda och realiserad effekt Analysera & bygga totalkostnadsmodell • Identifiera resurser • Godkännande från resursägare • Etablera team • Utbilda teamet • Definiera roller & ansvar • Utveckla plan och fördela arbetet • Godkänna plan • Ta fram nödvändig ”intern” analys för strategiarbetet genom bl a analys av historiska volymer, volymprognoser, specifikationeroch behov • Bygga modell för totalkostnadsanalys • Ta fram nödvändig ”extern” analys för strategiarbetet genom att bl a identifiera och kartlägga tänkbara leverantörer, förstå marknadsförutsättningar och egen position som köpare • Uppföljning av • Implementera leverantörsbeslutad strategi prestanda • T.ex. upphandling, ta • Mäta och följa upp fram realiserade standardsortiment, besparingar/effekter behovsanalys etc. & andra beslutade nyckeltal I marknadsanalysen möter vi leverantörsmarknaden Syfte • Förstå möjligheter, begränsningar och logik i marknaden Marknadsanalys Aktörer Segmentering Dynamik Värdekedjeanalys Trender Best practiceinköpsbeteenden Relativ köpkraft Produktmix Substituering Identifiera tidigare och befintliga leverantörer • Förstå kritiska krav på leverantörerna Workshop med ev. leverantörsdialog Identifiera kritiska krav på leverantörerna Eventuellt presentation/inspiration av leverantör/ best practice aktör Förbättringsmöjligheter Genom marknadsanalysen skapas en ökad förståelse för de viktigaste industrifaktorerna samt marknadsdynamiken Substitut Lönsamhet Livscykel Livscykel Pris Barriärer Kapacitet Storlek & Tilllväxt Trender Kraljics matris kan användas för att förstå en kategoris betydelse och vilka leverantörs- och avtalsstrategier som är lämpliga Leverantörsstrategi (exempel) Rutin/ standard Låg effekt/ låg risk • Många alternativa produkter/ tjänster • Många leverantörer • Lågt värde • Små transaktioner • ”Vem som helst” kan handla • Ospecificerade produkter för vardagligt bruk Flaskhals Låg effekt/ hög risk • Mycket komplexa specifikationer • Få alternativa produkter • Få möjliga leverantörer • Stor påverkan på den egna produktionen • Ny eller otestad teknik • Komplex anskaffningsprocess Låg Risk/ utmaning leverantörsmarknaden Hög Hög Strategiska Hög effekt / hög risk • Strategiskt viktigt för den egna produktionen • Få kvalificerade leverantörer • Stora utgifter • Kritisk design/ specifikationsstyrning • Komplexa specifikationer Operationellt fokus • Nyttja hävstång/ prispress • “Öppna böcker” • Flera leveranskällor Samarbetsfokus • Bygg långsiktiga leverantörssamarbeten • Arbeta med och utmana befintliga specifikationer • Långa avtal • Korta- medellånga avtal Kommersiell betydelse Hävstång Hög effekt/ låg risk • Stor omsättning • Många olika produktalternativ • Många tänkbara leverantörer • Utbudet på marknaden är stort • Kommersiella initiativ har stor påverkan på pris Transaktionsfokus Professionell approach • Stanardardisering och volymfokusering • Utveckla leverantörerna/ “Investera” I alternativa leveranskällor • Omvända auktioner/ eauktioner • Globla sourcing/ lågkostnadsländer • Sök substitueringsmöjligheter • Varierande avtalslängd • Korta avtal Låg Låg Kommersiell betydelse Hög Strategisk position (Kraljic) Låg Risk/ utmaning leverantörsmarknaden Hög Det är också relevant att förstå hur leverantörerna i sin tur ser på oss som köpande verksamhet Leverantörernas syn på kunden Kommentarer Utveckling • Investera i relationen • Utöka samhandel • Sök nya affärsmöjligheter Partnerskap • Långsiktig relation • Försvara samhandeln • Utöka om möjligt Avveckling • Ge minsta möjliga uppmärksamhet • Kan förloras utan större betydelse för verksamheten Exploatering • Utnyttja kommersiellt • Testa gränserna och löp risk att förlora kunden Låg Kontots attraktivitet Hög Det är intressant för FMV att förstå hur attraktiv man är som köpare för leverantören Hur leverantören ser på FMV som kund blir en viktig del i utformningen av strategin Dels kan man förstå hur FMV ska agera utifrån i vilken kvadrant man befinner sig, men man kan även ta ställning till hur man eventuellt ska arbeta för att förflytta sig och skapa en annan relation till leverantören Låg Relativt affärsvärde Hög Leverantörerna pekade ut ett antal återkommande förbättringsområden samt förslag till konkreta åtgärder Inför upphandling Genomförande av upphandling Leverantörsuppföljning Förstå behov och volymer och anpassa upphandling efter dessa För dialog med leverantörerna Planera och kommunicera behov Köp på rätt nivå (Resultat vs Resurs) Använd färre leverantörer för likartade tjänster Öppna upp för förbättringsförslag och innovationer från leverantörerna Nyttja ”färdiga lösningar” Nyttja hela verktygslådan och anpassa avtal efter kategori Definiera rätt upphandlingsobjekt (kompetens, geografi etc.) Säkra flexibilitet i avtal för att möta förändringar i marknaden Säkra objektiv och relevant kravställning Säkra bättre instrument för kvalitativ utvärdering (intervjuer & test) Gör ”due dilligence” – säkra professionella leverantörer Fokusera totalkostnad, inte pris Definiera mätetal och följ upp leverantörernas prestationer Koppla leverantörernas prestation till fortsatt samhandel Säkra den egna organisationens avtalsefterlevnad Skapa incitament för leverantören att effektivisera sin leverans och den gemensamma processen 18 förbättringsförslag efter dialog med de inbjudna leverantörerna! För mer detaljer, se bilaga. Inriktningen på det strategiska arbetet ändras beroende på respektive kategoris mognad och förutsättningar 3. Leda – Integrerad samverkan längs hela kedjan 2. Styra – proaktiva förbättringsaktiviteter 1. Ta kontroll – reaktiv problemlösning Kontroll och förståelse över vad, från vem & hur mycket som upphandlas och köps in Inköpsfunktion med ansvar för stor andel av inköpsvolymen Heltäckande, enhetlig & samordnad inköpsprocess och rutiner Tydliga roller och ansvar längs hela inköpsprocessen Avtal/Ramavtal för stora inköpskategorier Övergripande mål för hela inköpsverksamheten som mäts och följs upp Tvärfunktionella kategoriteam för strategiutveckling och strategiska inköpsbeslut finns på plats för prioriterade kategorier Inköpsarbetet har totalkostnadsfokus Omvärldsbevakning av viktiga faktorer som påverkar strategin för prioriterade kategorier Processägare över funktionsgränser Processer för ständiga förbättringsåtgärder finns implementerade Definierade och kommunicerade mål på kategorinivå Potential Inköp ses som en strategisk verksamhet Starkt kundfokus vid strategiutveckling, också med uttalat syfte att skapa värde Processägare över organisationsgränser Gemensamma utvecklingsprojekt med strategiska leverantörer Integrerade processer & system med leverantörerna Öppen och frekvent information/mätning/uppföljning över företagsgränser Krav till utvärdering Åke Sjökvist Affärsrådgivare Marknad&Inköp SOFF seminarium 2015-02-10 Leif Allard Affärsrådgivare Marknad&Inköp God kravformulering => Utvärderingmodell Behov => Krav => Skall-krav/Bör-krav => Mervärden => Utvärderingsmodell God kravformulering Utvärderingsmodell Från behov till verklighet Kundkrav ”Översätt” från kundkrav Systemkrav ”Översätt” till förfrågningsunderlag Verksamhets -krav (VÅ) Tekniska krav Gränsytekrav Kommersiella krav Förfrågningsunderlag Vem kommer kraven ifrån? Projektledaren Ingenjören Verksamhets -krav (VÅ) Tekniska krav Gränsytekrav Kommersiella krav Förfrågningsunderlag Upphandlaren Affärsjuristen Ingenjören Vad är bra krav? Ett bra krav beskriver något som är - Nödvändigt - Kontrollerbart - Uppnåeligt - Klarhet S M A R T krav I många ”time management” kurser och ledarskapsutbildningar används förkortningen SMART för att ge stöd för att sätta ner bra mål . Ett SMART mål är : Specific Measurable Attainable Realisable Time bounded Specifikt Mätbar Uppnåeligt Realistiskt Tidsavgränsat Traceable Spårbar FEM varför • FEM varför är en metod för rotfelsanalys. • Ger en eller flera grundorsaker som till ett problem. ”5 varför” – vad är grundproblemet? Intressent Intervjuaren • Vårt system skall ha en SQL databas med personuppgifter • För att vi snabbt ska kunna få tag i telefonnummer till rätt personer • När våra system dyker så behöver vi snabbt få hit någon som kan få i gång det igen • Om inte systemen är uppe så tappar vi kunder • Kunderna vill ha stöd direkt • Våra kunder är beroende av en leverantör som har ett stödsystem med hög tillgänglighet för snabb support 1. Varför 2. Varför 3. Varför 4. Varför 5. Varför Samarbete är A och O Kravnedbrytning Upphandling Projektledare, Ingenjör och Upphandlare jobbar tillsammans med krav. Juridikstaben involveras i mer komplexa upphandlingar. Utvärderingsmodeller vid upphandling Bakgrund • Många egenutvecklade utvärderingsmodeller. • Det saknas gemensamma arbetssätt och stödfunktioner (mallar/modeller) Förändring Tydliga riktlinjer om hur ”ekonomiskt mest fördelaktiga” kan användas. Syfte Skapa en standardiserad arbetsform. Skapa bättre förutsättningar för anbudsutvärderingar. Minskad risk för överprövning. Utvärderingsmodeller vid upphandling FMV använder en mervärdesmodell. Mervärde anges i kronor för aktuella bör-krav i förfrågningsunderlaget. Mervärdesmodellen en absolutmetod. Formel: Utvärderat pris = Anbudspris – Σ mervärden Kravtyper i offentlig upphandling Det finns tre olika typer av krav som kan ställas i offentlig upphandling. • Kvalificeringskrav • Skall-krav • Bör-krav Skall-krav och bör-krav Skall-krav • krav som är obligatoriska, Bör-krav • krav som inte nödvändigtvis måste vara uppfyllda (icke obligatoriska) Definition av begrepp Grad av uppfyllande = B Max (helt uppfyllt) 1 Min (ej uppfyllt) 0 25 km/h 75 km/h Skall-krav: Minst 50 km/h 100 km/h Definition av begrepp Y = Leverantörens offererade värde för bör-kravet (ex. uttryckt i km/h) B = Bör-kravs uppfyllande (ex. värde 0 – 1) Y = 80 km/h Bör-kravstyper Helt uppfyllt, eller ej uppfyllt. Linjärt uppfyllt. 1 1 0 0 Bästa värde Exempelvis 30ton Stegvis uppfyllt. 1 Sämsta värde Exempelvis 45ton Linjärt uppfyllt. 1 0,75 0,5 0,25 0 0 Sämsta värde Exempelvis 60km/h Bästa värde Exempelvis 75km/h Lagstadgade krav på utvärderingsmodeller LOU 12 kap 1 §, 15 kap 16 § LUFS 13 kap, 15 kap En upphandlande myndighet skall anta antingen: 1. det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga för den upphandlande myndigheten. 2. det anbud som innehåller det lägsta priset. Definition av begrepp Utvärderat pris = Anbudspris – Σ Mervärde Anbudspris: Positioner, antal, Valutajustering & index (EAU), optioner - används i utvärderingsmodellen Utvärderat pris: Är det belopp som används för att jämföra olika anbud och där lägsta belopp avgör vilket anbud som är bäst. Anbudsgivare skall (helst) själva kunna beräkna sitt utvärderade pris. Utvärderade priset har spelat ut sin roll efter förmedlat tilldelningsbeslut (och eventuell efterföljande rättsprocess) Mervärde: Prisavdrag i utvärderingen för uppfyllande av bör-krav Normpris: Ett av FMV ansatt pris som motsvarar ett troligt anbudspris. Exempel på mervärdesmodellen med fast prisavdrag Detta exempel avser upphandling av fordon. Lägsta värde är formulerade som skallkrav. Det enda vi vill premiera är snabbare leverans till kund. • Skallkrav är leverans inom maximalt 8 veckor (56 dagar). Tidigare leveranser önskvärda, varför förkortad leveranstid värderas till 3 500kr/dag i det utvärderade priset. Dock medges maximalt 4 veckors (28 dagars) avdrag. Maximalt 28 dagar Utvärderat pris = Anbudspris – (3 500 * antal dagar kortare än skallkrav) Exempel på mervärdesmodellen med fast prisavdrag Inkomna anbud: Anbudspris • Volvo • Saab • Mercedes 200 000kr 250 000kr 280 000kr Leveranstid Veckor / Dagar 7 veckor (49 dagar) 4 veckor (28 dagar) 6 veckor (42 dagar) Utvärderat pris: Utvärderat pris för Volvo = 200 000 - (3 500 * 7 dagar) = 175 500kr Utvärderat pris för SAAB = 250 000 - (3 500*28 dagar) = 152 000kr Utvärderat pris för Mercedes = 280 000 - (3 500*14 dagar) = 232 000kr Vinnare! Slut För frågor och dialog kring detta ämne: kontakta Leif Allard eller Åke Sjökvist Tack för ert intresse! E-upphandling Helena Målerin, projektledare Jessica Johannesson, inköpsledare Trender i samhället E-upphandling E-inköp E-beställning/ E-handel E-kommunikation 65 | 2015-02-10 E-upphandling och e-beställning Anbud E-upphandling E-beställning 66 | 2015-02-10 E-upphandling på FMV Bakgrund • Trend i samhället med ökad e-upphandling och allt mognare system • Sammanslagningen till nya FMV har initialt medfört en del parallella IT-stödsystem Förändring • FMV utreder lösningar för att applicera eupphandling i högre grad och på ett konsistent sätt Syfte • Att effektivisera interna processer • Att underlätta för leverantörerna med avseende på tydlighet i kravbild och effektiv hantering 67 | 2015-02-10 Projekt E-upphandling • Mission: En integrerad lösning från inköps-/upphandlingsuppdrag till betalning till gagn för såväl kund, ägare, marknad som myndigheten och dess medarbetare, som möjliggör styrning, ensning och effektivisering – så snart som möjligt • Vision: Stöd för smidigt flöde och goda affärer – varje dag 68 | 2015-02-10 Projekt E-upphandling Nuläge • Förstudie pågår med inventering av - tillgängliga lösningar - interna effektiviseringsbehov - leverantörernas behov . Implementering Inventering av leverantörernas behov 69 | 2015-02-10 • Implementering kommer att ske i flera steg • Både e-upphandling och e-beställning är aktuellt • Behov av att matcha fakturor kommer att ställa krav på fakturaformat! • Synpunkter från leverantörerna efterfrågas • Referenspersoner bland leverantörerna efterfrågas Synpunkter Synpunkter och önskemål här och nu? 70 | 2015-02-10 Kontakt Maila synpunkter till [email protected] Ange även intresse att delta i referensgrupp 71 | 2015-02-10 Tack! 72 | 2015-02-10
© Copyright 2024