SOI Upphandlingskonferens 31/3-09
1. Inköpsprocessen i VGR
2. Från upphandlare till projektledare
3. Hur styr vi inköp i VGR
- Mål och Nyckeltal
REGIONSERVICE, INKÖP
INKÖPEN I
VÄSTRA GÖTALANDSREGIONEN
Totala inköpskostnaden ca 12 miljarder kronor per år
Av dessa utgör ca 7 miljarder kronor kostnader för varor
och tjänster. (alltså ej köpt vård eller läkemedel)
Regionen har ca 13 000 leverantörsid’n
INKÖPSRÅDET
intra.vgregion.se/inkopsradet
1. Inköpsprocessen
REGIONSERVICE, INKÖP
MÅLSÄTTNINGAR I INKÖPSPROCESSEN
Regiongemensamma upphandlingar med starkt
verksamhetsinflytande har som mål att uppnå:
INKÖPSRÅDET
Ökade volymer
Minskad miljöbelastningen
Standardiserat sortiment
Minskade totalkostnaderna
Färre leverantörer
Minskat fakturaflödet
intra.vgregion.se/inkopsradet
INKÖPSPROCESSEN
Policy
Analys
Regelverk
LOU, EU förordningar
mm
Portal EH-system
Miljö & sociala
hänsyn
Organisation
Upphandling
Avtalsvård
Leverantörssamverkan
INKÖPSRÅDET
intra.vgregion.se/inkopsradet
Beställning
Processorg
Roller & ansvar
Inköpsorganisation
INKÖPSPROCESS I TRE STEG
Analys
Bestämmer inköpsstrategi
Behovs- och
totalkostnads
analys
INKÖPSRÅDET
intra.vgregion.se/inkopsradet
Förlänger värdet
Order
Leverantörsmarknadsan
alys
Avtalsvård
Upphandling
Strat
egi
Anbudsinfordra
n
Anbuds
utvärdering
Förhandli
ng
& Avtal
hanterin
g
Leveranshantering
Uppföljni
ng
BESPARINGAR I ANALYSFASEN
Alternativa produkter/tjänster & lösningar
Potentiell
besparing
Omdefiniering av behov
Utveckla leverantörsmarknaden/ “Globalisering”
Standardisering, samordning av volymer
Konkurrensutsätta befintliga leverantörer
10 %
e – beställningar, e-fakturering
5%
Analys
Inköp
Tvärfunktionellt Inköparens
kompetens
samarbete
Totalkostnader
INKÖPSRÅDET
intra.vgregion.se/inkopsradet
Pris
Avrop
Automatisering
Transaktionskostnader
AVTALSVÅRD BEHÅLLER VÄRDET
I UPPHANDLINGEN
Fördjupat
samarbete med
leverantörer
Inköp tillför värde
Grundläggande
avtalsvård
Utan avtalsvård
kan 75% av
besparingarna
försvinna på 18
månader
Inget görs
Analys- och
upphandlingsfasen
INKÖPSRÅDET
intra.vgregion.se/inkopsradet
Avtalsperioden
Tid
Västra Götalandsregionens
Inköpsorganisation
REGIONSERVICE, INKÖP
INKÖPSOMRÅDEN
Inköpen är indelade i 22 inköpsområden
Ger en regiongemensam struktur
Har kopplats till verksamheten
Styrgrupper ansvarar
INKÖPSRÅDET
intra.vgregion.se/inkopsradet
INKÖPSOMRÅDEN
INKÖPSRÅDET
intra.vgregion.se/inkopsradet
INKÖPSRÅDETS UPPGIFT
Leda utvecklingen av inköpsprocessen
Införa inköpsprocessens arbetssätt
Utse representanter och ordförande till styrgrupper
Fastställa nya områden för upphandling och mål
Uppdrag från
Regiondirektören
Rapportera till
INKÖPSRÅDET
intra.vgregion.se/inkopsradet
STYRGRUPPENS ANSVAR
Fastställa målen för upphandlingarna inom sitt
inköpsområde
Tillsätta erforderliga projektgrupper
Initiera och följa upp arbetet i projektgrupperna
Fastställa inköps- och kommunikationsstrategi
för varje upphandling
Ansvara för införingen enligt fastställd
kommunikationsstrategi
INKÖPSRÅDET
intra.vgregion.se/inkopsradet
PROJEKTGRUPPENS ANSVAR
Gör allt praktiskt arbete i de tre stegen
i inköpsprocessen
Skall med sin bakgrund, kompetens
och intresse
aktivt arbeta för att minska
totalkostnaderna,
minska sortimentsbredden och antalet
leverantörer m m
INKÖPSRÅDET
intra.vgregion.se/inkopsradet
INKÖPSCONTROLLER
Inköpscontroller ingår i ett nätverk
tillsammans med områdeschefen för Inköp
Uppdraget är att bidra till samverkan mellan
verksamheterna, sprida information och
utveckla den egna verksamheten
Inköpscontrollern svarar för en stor del i
uppföljningen av avtalstroheten
INKÖPSRÅDET
intra.vgregion.se/inkopsradet
2. Från Upphandlare till
Projektledare
REGIONSERVICE, INKÖP
PROJEKTLEDARENS ANSVAR
Projektleda hela upphandlingsprocessen i samverkan med ”sina”
verksamhetsrepresentanter
Föreslå inköps– och
kommunikationsstrategi
för styrgruppen
Ta fram projekt-, tid– och
aktivitetsplan, stämma av
med Inköps ledning
Ta fram förfrågningsunderlag
Rapportera fortlöpande till
Inköps ledning
Planera införandet
Leda dialogen med leverantörerna
Statistiska bearbetningar, faktainsamling
Göra totalkostnadsanalyser
INKÖPSRÅDET
intra.vgregion.se/inkopsradet
Genomföra upphandling
Planera/genomföra uppföljning/
avtalsvård
Skriva del- och slutrapport
3. Hur styr vi inköp i VGR,
Mål och Nyckeltal
REGIONSERVICE, INKÖP
FAKTA, FAKTA, FAKTA –en nödvändig info
för att göra bra affärer
• Citat ”Eftersom resultatet av offentliga upphandlingar är
offentlig information, så tar vi reda på prisnivåer etc. och
använder dessa som tak när vi börjar förhandla”
• Citat ”Vi har ju alltid möjligheten att ta igen förlorade
marginaler i avtalet genom direktförsäljning till
verksamheterna..”
• Citat ”Vi får fråga leverantörerna hur mycket vi köper?”
REGIONSERVICE, INKÖP
Mål och Nyckeltal
Vi använder oss av Balanserade styrkort med perspektiven Kund,
Process, Ekonomi och Medarbetare. Nedan några exempel på mål
vi styr mot:
• MÅL: sänka kostnaderna för köpt material och tjänster
-Nyckeltal: a)Följ upp avtalseffekter i kronor
b)Följ prisutveckling ”varukorg”, som består
av depåvaror till ett värde av ca 65% av
omsättningen. Följs både som absolutbelopp
och jämfört mot ett index
c)Benchmarking med kollegor
2. MÅL: öka de regiongemensamma volymerna
-Nyckeltal: Ta fram fakta om inköpsmönstret , dvs
volymer, vilka leverantörer vi har, volymer
från avtalsleverantörer och därmed
avtalstrohet.
REGIONSERVICE, INKÖP
Mål och Nyckeltal forts.
3. MÅL: Minska miljöbelastningen av inköpta produkter och
tjänster
Nyckeltal: ex)Andel möbler från ”Gröna Listan” i %
Andel ekologiska livsmedel
Alla fordon skall vara miljöfordon
4. MÅL: Vi skall göra inköp med socialt ansvar som skapar
en hållbar utveckling
Uppförandekod framtagen i samarbete med SLL och
Region Skåne. Uppföljningsarbetet i fokus
REGIONSERVICE, INKÖP
Tack för att ni lyssnat!
REGIONSERVICE, INKÖP