1. No category

Felles plan for
Evakuerte- og pårørendesenter (EPS)
i Gjøvikregionen
01.03.2015
Prinsippskisse for EPS
«I need your hug» på forsiden, baksiden og på vedleggene er tegnet av:
Little Princess (Vivi) http://litttle-princess.deviantart.com
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen
Side 2 av 30
SAMMENDRAG
Et evakuerte- og pårørendesenter (EPS) er et sted hvor kommunen og politiet kan ta i mot,
registrere og følge opp, fortrinnsvis fysisk uskadde, evakuerte fra et skadested og eventuelt
gjenforene de med sine pårørende.
Pårørende og etterlatte som ikke blir gjenforent med sine egne fordi vedkommende har
mistet, livet, er skadet eller savnet skal også få nødvendig krisehjelp ved EPS.
Felles plan for evakuerte- og pårørendesenter (EPS) i Gjøvikregionen er utarbeidet for å
kunne utnytte kommunenes og andre organisasjoners samlede ressurser på tvers og på en
optimal måte ved hendelser i regionen.
Planen skal være en felles plattform å jobbe ut fra for å nå målet om en best mulig
ivaretagelse av evakuerte og pårørende. Videre skal planen bidra til å sikre et godt samvirke
mellom nødetater, kommuner og andre organisasjoner i dette viktige arbeidet.
Planen er forankret i alle de fem kommunestyrene i Gjøvikregionen og godkjent av
politimesteren i Vestoppland politidistrikt.
Politiet vurderer behovet og tar endelig beslutning om EPS skal opprettes. Beslutningen må
tas i samarbeid med den kommunen hvor hendelsen har skjedd med hensyn på lokalisering,
varighet, ansvars- og oppgavefordeling samt ressursbehov.
Hendelseskommunen har det praktiske ansvaret for å opprette og drifte Evakuerte- og
pårørendesenter. Selve driften gjennomføres i samarbeid med politiet.
Hendelseskommunen og politiet sidestilles i det overordnede lederansvaret for drift av EPS.
Planen omfatter følgende sentrale oppgaver:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Vurdere om EPS skal opprettes – og dersom vurderingen tilsier det:
Beslutte å opprette EPS
Varsle organisasjoner og personell som skal drifte EPS
Organisere og lede arbeidet ved EPS
Ta imot og registrere evakuerte og pårørende
Gjenforene evakuerte med sine pårørende
Avklare behov for- og siden sørge for hensiktsmessig psykososial støtte og omsorg til
de evakuerte og de pårørende
Sørge for nødvendig forpleining og ivareta evt. behov for overnatting
Gi nødvendig informasjon til de evakuerte og de pårørende (og evt. andre)
Sørge for nødvendig vakthold og sikring av EPS ved behov
Ivareta administrative oppgaver, samt avvikling, etterarbeid og dokumentasjon
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen
Side 3 av 30
Innhold
1.
Bakgrunn og hensikt, mål .......................................................................................... 6
1.1. Bakgrunn .................................................................................................................... 6
1.2. Hensikt, mål ................................................................................................................ 6
2. Forankring, ansvar ..................................................................................................... 6
2.1. Forankring .................................................................................................................. 7
2.2. Ansvar ......................................................................................................................... 7
3. Evakuerte- og pårørende senter (EPS) ........................................................................ 7
3.1. Opprettelse av EPS, vurderingskriterier ..................................................................... 8
3.2. Beslutning om opprettelse av EPS ............................................................................. 8
3.3. Varsling, varslingsrutiner ............................................................................................ 9
3.4. Organisering av EPS .................................................................................................. 10
4. EPS, drift, ansvar, bemanning og oppgaver ............................................................... 11
4.1. Overordnet ledelse, leder EPS.................................................................................. 11
4.2. Enhetsledere ............................................................................................................ 13
4.3. Evakuertesenter og pårørendesenter (ansvar; kommunen) ................................... 13
4.4. Enhet for mottak og registrering (ansvar; politiet) .................................................. 15
4.5. Enhet for informasjon (ansvar; politiet)................................................................... 16
4.6. Enhet for vakthold og sikring (ansvar; politiet) ........................................................ 16
5. Støttefunksjoner ...................................................................................................... 17
6.
Nedtrapping og avvikling av EPS ............................................................................... 18
7.
Rapportering, dokumentasjon .................................................................................. 18
8.
Ressurser; personell, utstyr og materiell ................................................................... 19
9.
Informasjon og kommunikasjon; strategi og plan ...................................................... 19
10. Pårørendetelefon (Politiet) ....................................................................................... 19
11. Registrering på sykehusene (Politiet) ........................................................................ 20
12. Økonomiske forhold ................................................................................................. 20
12.1. Økonomisk ansvar .................................................................................................... 20
12.2. Rutiner for rekvirering .............................................................................................. 20
12.3. Regnskap, oppgjør, revisjon ..................................................................................... 20
13. Juridiske forhold....................................................................................................... 21
13.1. Arbeidsgiveransvar ................................................................................................... 21
13.2. Forsikringsansvar ...................................................................................................... 21
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen
Side 4 av 30
14. Definisjoner og begrepsforståelse, forkortelser......................................................... 21
14.1. Definisjoner og begrepsforståelse ........................................................................... 21
14.2. Forkortelser .............................................................................................................. 25
15. Vedlegg .................................................................................................................... 25
15.1. Vedlegg 1 – Varslingsplan......................................................................................... 25
15.2. Vedlegg 2 - Ressurslister .......................................................................................... 26
15.3. Vedlegg 3 – Informasjonsplan, kommunikasjon ...................................................... 26
15.4. Vedlegg 4 - Tiltakskort .............................................................................................. 26
15.5. Vedlegg 5 - Skjemaer ................................................................................................ 27
16. Fordelingsliste .......................................................................................................... 28
17. Revisjoner og oppdateringer, rettelser og endringer…………………………………….………….29
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen
Side 5 av 30
1. Bakgrunn og hensikt, mål
1.1.
Bakgrunn
Felles plan for evakuerte- og pårørendesenter (EPS) i Gjøvikregionen (heretter kalt Felles
plan for EPS) er utarbeidet for å kunne utnytte kommunenes og andre organisasjoners
samlede ressurser på tvers på en optimal måte ved større hendelser og katastrofer i
regionen.
Planen utgjør en felles plattform for kommuner, politiet og andre organisasjoner å jobbe ut
fra ved en aktuell hendelse.
1.2.
Hensikt, mål
Hensikten med Felles plan for EPS er å sikre en best mulig ivaretagelse av evakuerte og
pårørende ved større hendelser i Gjøvikregionen. Den kan også iverksettes ved tilsvarende
hendelser i inn- og utland som berører et større antall pårørende i regionen.
Sentrale mål med planen er å sikre:
•
•
•
•
•
Mottak, registrering og oversikt over evakuerte og pårørende
Gjenforening av de evakuerte med sine pårørende
At vurdering av- og behov for relevant psykosisal støtte og omsorg blir gjennomført
Nødvendig formidling av informasjon
At videre oppfølging av de evakuerte og deres pårørende blir ivaretatt
Planen skal sikre et godt samvirke mellom nødetater, kommuner og andre organisasjoner.
2. Forankring, ansvar
Bestemmelser knyttet til etablering og drift av EPS finnes i:
•
•
•
•
•
Lov om helsemessig og sosial beredskap (helseberedskapsloven)
Forskrift om kommunal beredskapsplikt § 4. Beredskapsplan og § 5. Samarbeid
mellom kommuner
Lov om politiet (Politiloven) § 27. Ulykkes- og katastrofesituasjoner
Politiets beredskapssystem del 1, kap. 11 Evakuerte og pårørende
Veileder for psykososiale tiltak ved kriser, ulykker og katastrofer, del 4 Psykososiale
kriseteam (utgitt av Helsedirektoratet i august 2011)
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen
Side 6 av 30
2.1.
Forankring
Felles plan for EPS er utarbeidet gjennom det tverrfaglige prosjektet Psykososiale tiltak etter
kriser og katastrofer i Gjøvikregionen i samarbeid med bidragsyter Regionalt ressurssenter
om vold, traumatisk stress og selvmordsforebygging (RVTS Øst).
Prosjekteiere er de fem kommunene i Gjøvikregionen (v/rådmennene), Sykehuset Innlandet
(v/divisjonsdirektør Prehospitale tjenester) og Vestoppland politidistrikt (v/Stabssjef Felles
operativ enhet).
Planen er forankret i alle de fem kommunestyrene i Gjøvikregionen og forplikter
kommunene til å samarbeide om håndtering av hendelser hvor et større antall mennesker
må tas vare på. Forpliktelsen forutsetter videre et nært samarbeid med politiet og andre
organisasjoner.
Planen er godkjent av politimesteren i Vestoppland politidistrikt som også har fastslått at
planen skal anvendes ved større hendelser og i et nært samarbeid med kommunene og
andre organisasjoner.
2.2.
Ansvar
Det er politiet som gjør vurderinger og tar endelig beslutning om Evakuerte- og
pårørendesenter (heretter kalt EPS) skal opprettes (se kap. 3.2.). Beslutningen tas i
samarbeid med kommunen hvor hendelsen har skjedd (hendelseskommunen). Varighet,
ansvars- og oppgavefordeling samt ressursbehov må avklares.
Ansvaret for å opprette og drifte EPS ligger hos hendelseskommunen. Etableringen
iverksettes etter henvendelse fra politiet og drift gjennomføres i samarbeid med politiet (se
kap. 4). Hendelseskommunen og politiet sidestilles i det overordnede lederansvaret for drift.
Fordeling av ansvar og oppgaver må være klart og tydelig definert og beskrevet (se kap.
4.1.).
Se ellers organisasjonskart i kap. 3.4.
3. Evakuerte- og pårørende senter (EPS)
EPS er et egnet sted (bygning, lokale, område) hvor kommunen og politiet kan ta i mot,
registrere og følge opp, fortrinnsvis fysisk uskadde, evakuerte fra et skadested og dets
omgivelser i forbindelse med en hendelse.
Ved EPS skal de evakuerte og deres pårørende kunne få nødvendige helsetjenester,
psykososial omsorg og støtte, samt forpleining. Videre er EPS et sted hvor de evakuerte og
deres pårørende kan gjenforenes.
Pårørende og etterlatte som ikke blir gjenforent med sine egne fordi vedkommende har
mistet livet, er skadet eller savnet skal også få nødvendig krisehjelp ved EPS.
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen
Side 7 av 30
3.1.
Opprettelse av EPS, vurderingskriterier
Kriterier som kan legges til grunn for vurderingen av om EPS skal opprettes, i hvilket omfang
og med hvilke ressurser:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
3.2.
Hva har skjedd
Hvor har det skjedd
Det fysiske og geografiske omfanget av selve hendelsen
Hvem er rammet (alder, nasjonalitet, språk, geografisk hjemhørighet, etnisitet,
religiøs tilhørighet)
Hvor mange er rammet (antall døde, skadde, fysisk uskadde, savnede)
Hvor mange potensielle pårørende (til de rammede)
Hvor mange potensielt evakuerte (og potensielt pårørende til de evakuerte)
Hvor kommer de pårørende fra, hvordan forventes de å komme, og når
Forventet varighet på krisen og behov for EPS
Forventede ressursbehov ved EPS
Beslutning om opprettelse av EPS
Beslutning om opprettelse av EPS tas normalt av politiet på skadestedet, i samråd med
politimesterens stab. Når slik beslutning er tatt, må politiet umiddelbart samordne den
videre prosessen med hendelseskommunen.
Når beslutning om opprettelse av EPS er tatt, må følgende avgjøres:
•
•
•
•
Hvor skal EPS opprettes, valg av lokalisering
Når kan det opprettes / påbegynnes
Hvilke ressurser – og hvor store ressurser, må på plass før det er operativt
Når må EPS være i operativ drift
Ved etablering av EPS må det avgjøres hvilke enheter som skal opprettes. Følgende enheter
samlokaliseres normalt, dvs. i samme bygning eller i umiddelbar nærhet av hverandre:
•
•
•
Enhet for mottak og registrering
Evakuertesenter
Pårørendesenter
I tillegg må følgende vurderes opprettet som egne enheter ved EPS:
•
•
Enhet for informasjon
Enhet for vakthold og sikring
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen
Side 8 av 30
Følgende enheter ivaretas av politiet og sykehusene selv:
•
•
Pårørendetelefon
Registrering ved sykehus
Ved hendelser av mindre omfang og/eller kortere varighet, eller som fortrinnsvis rammer én
kommune, bør EPS kunne etableres i den aktuelle kommunen.
Ved hendelser av større omfang, geografisk og/eller i forhold til antall berørte, etableres
Regionalt EPS på Quality Hotel Strand, Gjøvik.
Etablering av Regionalt EPS skjer i samsvar med inngått avtale om bruk av lokaler for slik
etablering. Avtalen kan benyttes av den enkelte hendelseskommune i Gjøvikregionen på lik
linje med politiet.
3.3.
Varsling, varslingsrutiner
Når beslutning om å opprette EPS er tatt, må følgende varsles:
•
•
•
•
•
Hendelseskommunen ved kommunens kriseleder/rådmann eller ordfører
Psykososialt kriseteam v/leder
Politiet (er normalt allerede varslet og operative)
Stedet hvor EPS skal lokaliseres, fortrinnsvis ved ansvarlig driver/virksomhet
Evt. andre organisasjoner
De ovennevnte organisasjonene skal selv ivareta og sørge for varsling videre internt i egen
organisasjon.
Ved varsling må de som varsles orienteres om følgende:
•
•
•
•
•
•
Hvor EPS opprettes
Når må EPS være i operativ drift (må avklares med kommunen og driver av lokalene)
Når forventes de første evakuerte og pårørende å ankomme
Hvor mange evakuerte og pårørende forventes å komme til EPS, samt tidsrom
Hvilke ressursbehov kan en forvente å få
Om mulig, en vurdering på forventet varighet på drift av EPS
Se vedlegg 1. Varslingsplan med tilhørende varslingslister
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen
Side 9 av 30
3.4.
Organisering av EPS
Organisasjonen under viser Evakuerte og pårørendesenterets plass i forhold til politiets og
kommunens organisering ved krisehåndtering. Ledere for EPS rapporterer til hhv
kommunens kriseledelse og politimesterens operative stab, ved Etterretning (P2).
Bemanningen som går inn i organisasjonen (den grønne delen), benevnes EPS-team. De
psykososiale kriseteamene utgjør en viktig del av EPS-teamet.
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen
Side 10 av 30
4. EPS, drift, ansvar, bemanning og oppgaver
EPS organiseres og bemannes etter størrelse og omfang på hendelsen. Det må tas hensyn til
hvor lenge en forventer at EPS må være i operativ drift, bl.a. med tanke på utskifting av
personell (utholdenhet).
Et EPS vil være et sted med mange mennesker som kan ha vært utsatt for potensielt
traumatiserende opplevelser. Tilsvarende vil det kunne komme mange pårørende.
Alt personell må ha grunnleggende kompetanse om psykologisk førstehjelp, ha tilstrekkelig
stresstoleranse i kaotiske og uoversiktlige situasjoner og være løsningsorienterte.
Kommunene og politiet må på forhånd velge personlig egnet personell til lederroller og
andre oppgaver og sikre at de har tilstrekkelig kunnskap og trening. Kurs for etablering og
drift av EPS anbefales.
I en krise- eller ulykkessituasjon vil politiet vanligvis ha mange presserende oppgaver som
må gis prioritet. Bemanning av EPS kan derfor komme litt lenger ned på prioriteringslista i
den akutte fasen. Kommunene må være forberedt på å bistå med noen av politiets oppgaver
så langt det lar seg gjøre. Det vil spesielt kunne gjelde oppgaver knyttet til registrering og
informasjon.
4.1.
Overordnet ledelse, leder EPS
Bemanning:
Hendelseskommunens kriseledelse og politiet må utnevne sine respektive ansvarlige ledere
for EPS (Leder EPS-K og Leder EPS-P). De utnevnte lederne bør fortrinnsvis være
løsningsorienterte og beslutningsdyktige personer med lederkompetanse.
Ansvar:
Ansvaret for EPS deles mellom hendelseskommunen og politiet (sidestilles).
Ansvaret for gjennomføring av de forskjellige oppgavene som er lagt til de forskjellige
enhetene ved EPS, fordeles mellom kommunen og politiet. De enkelte enhetene ved EPS skal
fortrinnsvis ledes av personell (Enhetsledere) som representerer den ansvarlige
organisasjonen (kommunen eller politiet) for gjennomføring av enhetens tillagte oppgaver.
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen
Side 11 av 30
Leder EPS-K har ansvar for:
•
•
•
•
•
Ledelse, bemanning og drift av enheten for evakuerte (evakuertesenter)
Ledelse, bemanning og drift av enheten for pårørende (pårørendesenter)
Psykososiale kriseteam (som bemanner de to ovennevnte enhetene)
Øvrig personell som rekvireres og knyttes til EPS (herunder forpleining)
Kontakt med ansvarlig personell for lokaler
Leder EPS-K rapporterer til den kommunale kriseledelsen i hendelseskommunen.
Leder EPS-P har ansvar for:
•
•
•
•
•
Ledelse, bemanning og drift av enheten for mottak og registrering
Ledelse, bemanning og drift av enheten for informasjon
Ledelse, bemanning og drift av enheten for vakthold og sikring
Øvrig personell som rekvireres og knyttes til EPS
Kontakt med eier/driver av lokaler som er rekvirert av politiet (ikke kommunale)
Leder EPS-P rapporterer til politimesterens stab, ved enheten for etterretning (P2).
Hovedoppgaver:
Overordnet ledelse skal organisere og drifte EPS, sørge for nødvendig enhetsledelse og
bemanning slik at alle nødvendige oppgaver blir ivaretatt. Videre skal ledelsen sørge for
nødvendig personell i stab knyttet til administrative oppgaver, lokaler (eier, virksomhet),
samt evt. disponering av personell fra andre organisasjoner.
Se vedlegg 4.1. Tiltakskort for Leder EPS-K (kommunen)
Se vedlegg 4.2. Tiltakskort for Leder EPS-P (politiet)
Se vedlegg 2. Ressurslister
Se vedlegg 3. Informasjonsplan
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen
Side 12 av 30
4.2.
Enhetsledere
De definerte enhetene framgår av organisasjonskartet i kap. 3.4.
Bemanning:
Hver enhet bør ha en egen leder med ansvar for personell og drift:
•
•
•
•
•
Evakuertesenter (ansvar; kommunen)
Pårørendesenter (ansvar; kommunen)
Enhet for mottak og registrering (ansvar; politiet)
Enhet for vakthold og sikring (ansvar; politiet)
Enhet for informasjon (ansvar; politiet)
Dersom omfanget ikke er for stort, kan to (eller flere) enheter ledes av en og samme person.
Ansvar:
Politiet har ansvar for oppgaver knyttet til mottak og registrering, vakthold og informasjon,
jfr. PBS 1. Disse enhetene ledes derfor av politiet. Personell fra kommunen og andre
organisasjoner kan imidlertid knyttes til enhetene for gjennomføring av konkrete oppgaver.
Kommunen har ansvar for å ivareta de evakuerte og pårørende etter mottak og registrering.
Disse enhetene ledes derfor av kommunen. Enhetene bør ledes av personell med
lederkompetanse. Personell fra de psykososiale kriseteamene bør ikke settes til slik ledelse
eller andre administrative oppgaver, da dette personellet skal prioritere de evakuerte og
pårørende.
Hovedoppgaver:
Enhetslederne skal koordinere og samordne driften av sin respektive enheter i samråd med
de Ansvarlige lederne for EPS. Enhetslederne skal videre vurdere og ivareta ressursbehov
ved sine enheter. Enhetslederne rapporterer til Leder EPS.
Se vedlegg 4.3 - 4.8. Tiltakskort for enhetene og de respektive enhetsledere
Se vedlegg 2. Ressurslister
4.3.
Evakuertesenter og pårørendesenter (ansvar; kommunen)
Evakuertesenter er et sted hvor en tar i mot og registrerer de rammede og fysisk uskadde fra
et skadested (hendelsen). Tiltaket kan også omfatte de blir indirekte berørt i nærområdet,
f.eks. innenfor en etablert sikkerhetssone.
Pårørendesenter er et tilsvarende sted, helst lokalisert i samme bygning, men adskilt og med
egen inngang, hvor en tar i mot og registrerer de pårørende og hvem de er pårørende til.
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen
Side 13 av 30
Pårørende innbefatter hele den kretsen av nærstående personer som kan være direkte
berørt av en krise, ulykke eller katastrofe, dvs. ektefelle/samboere/partner/kjærester, barn,
foreldre, søsken og besteforeldre.
EPS bør i tillegg ha en gjenforeningssone samt rom som kan benyttes ved behov for
skjerming.
Evakuertesenteret og pårørendesenteret bør, ideelt sett, organiseres slik at de evakuerte
kan bevege seg fritt over i gjenforeningssonen og pårørendesenteret for raskest mulig
gjenforening med sine. De pårørende bør imidlertid ikke fritt kunne bevege seg over til
evakuertesenteret, av hensyn til evakuerte med skjermingsbehov.
Etterlatte, dvs. pårørende som har mistet noen av sine, har gjerne andre behov for hjelp og
oppfølging enn de øvrige pårørende, og bør derfor samles og skjermes separat. Det samme
vil kunne gjelde for pårørende som ikke vet status på sine – dvs. savnede.
Bemanning:
Enhetene driftes og bemannes i stor grad likt, dvs. personellet som skal ta seg av de
evakuerte og de pårørende må bemanne begge enhetene. Samordning og ressursbehov må
vurderes fortløpende.
Enhetene bemannes med medlemmer av kommunenes psykososiale kriseteam (heretter
benevnt kriseteam). De skal primært avklare behov for- og siden sørge for hensiktsmessig
psykososial støtte og omsorg til de evakuerte og de pårørende. Hvis det er flere kriseteam
involvert med flere egne ledere til stede, velges en av dem som koordinator og bindeledd til
enhetsleder og leder EPS-K.
Hvor stor bemanning som kreves, må vurderes ut fra det forventede antall evakuerte og
pårørende som vil komme til EPS. Kriseteamenes ledere må vurdere bemanningsbehovet i
samråd med enhetslederne. Kriseteamet kan suppleres med annet personell (kommune,
sykehus, frivillige organisasjoner som Røde Kors og Norsk Folkehjelp).
Øvrig bemanning knyttet til forpleining, administrasjon og andre oppgaver ivaretas av
enhetslederne i samråd med lederne for EPS.
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen
Side 14 av 30
Hovedoppgaver:
Kriseteamene skal møte og ta vare på de evakuerte og deres pårørende, gi psykososial støtte
og omsorg samt bistå med gjenforening. Teamene rapporterer til lederne for de respektive
enhetene.
Se vedlegg 4.3. Tiltakskort for enhet – Evakuertesenter
Se vedlegg 4.4. Tiltakskort for enhet – Pårørendesenter
Se vedlegg 4.5. Tiltakskort for Psykososialt Kriseteam
Se vedlegg 2. Ressurslister
4.4.
Enhet for mottak og registrering (ansvar; politiet)
Bemanning:
•
•
Personell for mottak av hhv. de evakuerte og de pårørende ved deres ankomst
Personell for fysisk registrering og merking av hhv. de evakuerte og de pårørende
(minst to personer må komme fra politiet hvis delt mottak, ellers minst en person)
Hovedoppgaver:
Enheten skal ta i mot de evakuerte og de pårørende ved ankomst og sørge for at de blir
registrert og merket, og slik bidra til å sikre best mulig oversikt og status på alle som er
involvert i hendelsen. Mottak og registrering bidra til raskest mulig gjenforening av
evakuerte og pårørende. Personellet rapporterer til sin enhetsleder.
Se vedlegg 4.6. Tiltakskort for enhet - mottak og registrering
Se vedlegg 2. Ressurslister
Se vedlegg 5.1. - 5.3. Skjemaer
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen
Side 15 av 30
4.5.
Enhet for informasjon (ansvar; politiet)
Bemanning:
•
•
Personell til å produsere og formidle (muntlig, skriftlig) informasjon, internt ved EPS
(og evt. eksternt)
Personell til å bidra med at politiets og kommunens egne IKT-systemer på stedet
fungerer (må minst være tilgjengelig pr. telefon)
Hovedoppgaver:
Enheten skal bidra med utarbeidelse og formidling av informasjon til de evakuerte og de
pårørende. Videre skal enheten bidra med utarbeidelse og formidling av informasjon
eksternt, bl.a. til mediene. Ekstern informasjon og kommunikasjon skal skje via stedlige
ledere ved EPS (og videre via kommunens kriseledelse og politimesterens stab). Personellet
rapporterer til sin enhetsleder.
Se vedlegg 3. Plan for informasjon ved EPS
Se vedlegg 4.7. Tiltakskort for enhet - informasjon
Se vedlegg 2. Ressurslister
4.6.
Enhet for vakthold og sikring (ansvar; politiet)
Bemanning:
•
•
Personell til å gjennomføre vakthold
Personell til å gjennomføre sikringsoppdrag
Hovedoppgaver:
EPS skal skjermes mot media og publikum ved kontinuerlig vakthold. Vaktholdet organiseres
og dimensjoneres på grunnlag av en risikovurdering knyttet til sikkerheten ved EPS.
Personellet rapporterer til sin enhetsleder.
Se vedlegg 4.8. Tiltakskort for enhet - vakthold og sikring
Se vedlegg 2. Ressurslister
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen
Side 16 av 30
5. Støttefunksjoner
Som støttefunksjoner regnes:
•
•
•
•
Gjennomføring av administrative oppgaver, herunder
o Loggføring
o Telefonvakt
o Føre regnskap
Personell fra andre organisasjoner, herunder
o Sivilforsvaret
o Røde Kors
o Norske Kvinners Sanitetsforening
o Personell fra sykehus
o Kripos
o Tolketjenester
o Representanter fra tros- og livssynssamfunn
o Annet personell som Kriseteamene ikke er oppsatt med
Eier og/eller driver av lokalene hvor EPS er etablert
o Klargjøring og forberedelser før etablering og mottak
o Forpleining og innkvartering
o Intern infrastruktur, herunder IKT
o Inventar og utstyr som kan disponeres
Representant for involvert foretak/virksomhet
o Tilgjengelig for Ledere EPS, primært politiets leder
Det er ledernes ansvar at de administrative oppgavene ivaretas, men den praktiske
gjennomføringen kan være nødvendig å legge til en støttefunksjon.
Personell fra andre organisasjoner rekvireres og kan disponeres til forskjellige oppgaver etter
behov. Personellet rapporterer til den enkelte enhetsleder (eller til leder Kriseteam) når
vedkommende er disponert, ellers til leder i egen organisasjon.
Eier og/eller driver av lokalene må ha en representant som kan stilles til disposisjon for
lederne av EPS. Dette for nødvendige praktiske forhold og oppgaver knyttet til lokalene kan
ivaretas og gjennomføres, herunder forpleining og innkvartering.
Representant for involvert foretak/virksomhet knyttet til selve hendelsen/ulykken er ikke en
del av EPS-teamet, men må være tilgjengelig, minst pr. telefon i forhold til informasjon om
ulykken og hva selskapet kan bidra med. Dette mht. koordinering, kommunikasjon og
informasjon i samspill med politiet.
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen
Side 17 av 30
6. Nedtrapping og avvikling av EPS
Senteret avvikles etter ordre fra politiets stab når alle evakuerte og pårørende er tilstrekkelig
ivaretatt og videre tatt hånd om.
Nedtrapping og avvikling omfatter:
•
•
•
•
Gradvis reduksjon i bemanning og nedrigging av utstyr, mv., tilpasset reduserte
behov
Formell avslutning av driften ved EPS
Organisere og gjennomføre en eller flere avlastningssamtaler med tilstedeværende
personell
Gjennomføre en enkel evaluering i form av formidling og deling av umiddelbare
tanker og reaksjoner knyttet til gjennomføringen (ikke omfattende eller langvarig)
Det legges til rette for videre oppfølging av involvert personell både ved å samles for en
grundigere gjennomgang i gruppe (erfaringsmøte). Individuell oppfølging sikres for de som
trenger det, gjerne i løpet av den første uken etter hendelsen. Evaluering fra involvert
personell/involverte organisasjoner som ikke deltar i erfaringsmøte innhentes.
Se vedlegg 4.9. Tiltakskort for nedtrapping og avvikling av EPS.
7. Rapportering, dokumentasjon
Nødvendig, og koordinert, rapportering og dokumentasjon knyttet til hendelsen og
gjennomføringen må ivaretas, slik at nødvendig kontrollerbarhet (notoritet) sikres. Ansvaret
for dette ligger på Ledere EPS
Rapportering og dokumentasjon omfatter:
•
•
•
•
Rapporter til politiet, hendelseskommunen, Fylkesmannen, m.fl.
Ta vare på, evt. registrere elektronisk, og arkivere alle lister, skjemaer. m.v.
Dokumentere gjennomføringen (logg, økonomi, regnskap, m.v.)
Revidere planverket «Lesson Learned»
Se vedlegg 4.10. Tiltakskort for rapportering og dokumentasjon.
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen
Side 18 av 30
8. Ressurser; personell, utstyr og materiell
Ressurser som er nødvendig for å etablere og drifte EPS er satt opp i egne ressurslister som
følger som vedlegg til planen.
Ressurslistene omfatter:
•
•
•
•
•
Personell
Lokaler (rom og kapasitetsbehov)
Infrastruktur og fasiliteter (knyttet til lokalene)
Utstyr
Prinsippskisse for fysisk organisering av EPS
Tilpasning (nivellering) av ressursbehovene skjer med utgangspunkt i hendelsens omfang.
Ressursbehovene må tilpasses det forventede antall evakuerte og tilsvarende forventede
antall pårørende. Videre er forventet varighet på drift av EPS med og bestemmer behovene.
Utholdenheten på ressursene, spesielt personellet, er derfor en viktig faktor å ta med i
vurderingene av behov.
Alle ressurslister finnes i Vedlegg 2.
9. Informasjon og kommunikasjon; strategi og plan
Kommunene og politiet forutsettes å ha innarbeidet nødvendige planer for informasjon og
kommunikasjon i sitt beredskapsplanverk.
Noen føringer knyttet til EPS gis likevel, herunder:
•
•
•
•
Informasjon oppover i linjen, dvs. til kommunens kriseledelse og til politimesterens
stab
Informasjon internt i EPS-organisasjonen (EPS-teamet)
Informasjon til de evakuerte og pårørende
Informasjon utad til mediene (fortrinnsvis via kommunens kriseledelse og/eller
politimesterens stab)
Se egen informasjonsplan i vedlegg 3.
10.
Pårørendetelefon (Politiet)
Pårørendetelefon opprettes og driftes av politiet i egen regi uavhengig av EPS.
Pårørendetelefon skal sikre at pårørende får tilgang til informasjon om hendelsen og de
evakuerte, samtidig som den skal sikre at politiet får informasjon.
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen
Side 19 av 30
11.
Registrering på sykehusene (Politiet)
Registrering av personer som kommer til sykehusene (uskadde, skadde, savnede, omkomne
og pårørende) gjennomføres av politiet selv i samarbeid med det enkelte sykehus. Evakuerte
og pårørende som ikke har behov for sykehusenes tjenester, kan henvises til EPS for å bli
ivaretatt der.
Opplysninger om hvem som er registrert på sykehusene må formidles til EPS slik at
pårørende som evt. har møtt fram her, kan få nødvendig informasjon.
12.
Økonomiske forhold
12.1. Økonomisk ansvar
Alt personell lønnes av sine respektive arbeidsgivere i samsvar med de avtaler den enkelte
arbeidsgiver og arbeidstager måtte ha seg imellom.
Dersom personell må fratre sin stilling hos annen arbeidsgiver for å delta i samsvar med
denne planen, og krever kompensasjon for dette pga. tap av inntekt (lønn), må dette
avklares og avtales med rekvirent, dvs. hendelseskommunen eller politiet. Dette kan være
aktuelt i forbindelse med bistand fra frivillige organisasjoner, lag og foreninger.
Kostnader knyttet til bruk av lokaler, utstyr, materiell, mv. dekkes av rekvirent. Det samme
gjelder kostnader knyttet til bevertning (mat og drikke) og overnatting. Rekvirent her vil
fortrinnsvis være hendelseskommunen.
12.2. Rutiner for rekvirering
Prinsipp: Den som foretar en rekvirering dekker kostnadene.
Kommunen og politiet må føre en dialog angående rekvirering. All rekvirering skal skje enten
gjennom, eller etter godkjenning av kriseledelsen i hendelseskommunen eller
politimesterens stab.
Unntak: Kommunene, nødetatene og andre offentlige (beredskaps)organisasjoner dekker
kostnadene for sine egne ressurser, uavhengig av hvem som er rekvirent (selvkost).
Andre, private aktører og (frivillige) organisasjoner får dekket sine kostnader av rekvirent.
Dersom en organisasjon selv foretar en rekvirering uten klarering fra hendelseskommunen
eller politiet, kan rekvirenten ikke påregne å få dekket de påløpte kostnader.
12.3. Regnskap, oppgjør, revisjon
Kostnader som påløper i forbindelse med gjennomføring av denne planen må registreres og
føres slik at en sikrer nødvendig oversikt og at det klart framgår hvem som skal bære den
enkelte kostnad i ettertid (regnskap). Hendelseskommunen og politiet forutsettes selv å
sørge for å føre sine egne regnskap.
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen
Side 20 av 30
Dersom faktura skal sendes, må rekvirent (jfr. kap. 12.2.) oppgi korrekt fakturaadresse samt
evt. referanse/rekvisisjonsnr.
Direkte utlegg (kontant betaling) må unngås så langt det er mulig. Ved direkte utlegg må
gyldig kvittering innhentes på betalingstidspunktet og leveres/sendes til den organisasjonen
som er økonomisk ansvarlig for utlegget og for refusjon.
13.
Juridiske forhold
13.1. Arbeidsgiveransvar
Alle offentlige organisasjoner, herunder nødetatene og andre beredskapsorganisasjoner har
arbeidsgiveransvar for avgitt personell i forbindelse med deltagelse og arbeid i samsvar med
denne planen.
Personell som rekvireres (av politiet eller hendelseskommunen), skal ivaretas på linje med
øvrige ansatte i kommunen eller politiet avhengig av hvilket ansvarsområde vedkommende
sorterer under.
13.2. Forsikringsansvar
Alte personell skal være forsikret gjennom sin arbeidsgiver, eller den organisasjonen (politiet
eller kommunen) som ivaretar arbeidsgiveransvaret i forbindelse med deltagelse og arbeid i
samsvar med denne planen. Dette gjelder også for kommunalt ansatt personell som kommer
fra en annen kommune enn hendelseskommunen.
Ved bruk av kommunale fysiske ressurser (bygninger, lokaler og andre fasiliteter), er
eierkommunen selv forsikringsansvarlig, uavhengig av hvilken kommune det er som benytter
vedkommende ressurser.
Ved rekvirering og bruk av private ressurser (bygninger, lokaler og andre fasiliteter) (jfr. kap.
12.2.), skal økonomisk ansvar ivaretas av det offentlige (fortrinnsvis Staten) slik at
ressurseieren ikke blir skadelidende ved et. evt. forsikringsoppgjør pga. tap, skade eller
lignende knyttet til bruken i samsvar med denne planen.
14.
Definisjoner og begrepsforståelse, forkortelser
14.1. Definisjoner og begrepsforståelse
Avlastningssamtale:
En avlastningssamtale er et kort møte med de involverte før en forlater hverandre etter
innsats. Målet er å skape oversikt og sammenheng i innsatsen og understøtte mestring.
Tekniske temaer knyttet til innsatsen kan berøres (kort, enkel evaluering).
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen
Side 21 av 30
EPS-team:
Samlebetegnelse for alt personell som fysisk er tilknyttet evakuerte- og pårørendesenteret
og gjennomfører oppgaver her, jfr. denne planens figur i kap. 3.4 (grønn del).
Alle kommunene og politiet må i sitt beredskapsplanverk på forhånd ha definert hvem som
skal inngå i EPS-teamet og delta i arbeidet ved EPS.
Erfaringsmøte:
En grundig gjennomgang av hendelsen. Målet er å tilrettelegge for gjensidig støtte i gruppa,
gi råd til mestring, fange opp de som trenger individuell oppfølging. En detaljert
læringsmessig gjennomgang av hendelsen gjøres med tanke på eventuelt behov for
revisjon/justering av prosedyrer/planverk.
Etterlatte:
Personer som har mistet en nærstående gjennom en krise- eller katastrofehendelse.
Begrepet etterlatt har tidligere hovedsakelig vært brukt om nærmeste (biologiske) familie:
barn, foreldre, ektefelle/partner, søsken, og besteforeldre. I dag er etterlatte-begrepet
nyansert og utvidet til å ha omsorgsfokus på en videre krets; f.eks. venner, bestevenner,
kjærester, klassekamerater og arbeidskolleger fordi de opplever å ha nære bånd til den som
er død.
I denne planen brukes primært begrepet pårørende, som også omfatter også de etterlatte.
Evakuerte:
Personer som er forflyttet bort fra et skadested eller skadestedets nære omgivelser, enten
som en følge av at de selv er direkte rammet/skadelidte eller at de er indirekte rammet pga.
fare for eskalering av hendelsen, etablering av sikkerhetssoner, m.v. Se også «Skadelidte».
Evakuerte og pårørendesenter (EPS):
Et EPS er et fysisk oppmøtested for pårørende og fysisk uskadde evakuerte som har behov
for hjelp, omsorg, informasjon og samtaletjenester, jf. PBS I. EPS vil også være et sted for
gjenforening.
Evakuertesenter er et oppholdssted for fysisk uskadde personer som har vært involvert i en
hendelse og som har behov for hjelp, for eksempel med gjenforening med pårørende,
samtaletjenester og omsorg. Pårørendesenter er et oppholdssted for pårørende som har
behov for hjelp, omsorg, informasjon og samtaletjenester.
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen
Side 22 av 30
Hendelse:
Hendelse som avviker fra det normale, og som har medført eller kan medføre tap av liv eller
skade på helse, miljø og materielle verdier.
Kilde: PBS 1
Her brukes begrepet hendelse som en samlebetegnelse for en krise, ulykke eller katastrofe
som medfører et behov for etablering og drift av EPS.
Hendelseskommune:
Den kommunen (eller de kommunene) hvor hendelsen har skjedd.
Katastrofe:
Med en katastrofe menes en uventet og potensielt traumatiserende hendelse der mange
personer rammes samtidig og der antall rammede personer med hjelpebehov langt
overskrider de tilgjengelige ressursene som finnes i nærområdet av katastrofen. Her inngår
f.eks. transportulykker, storbranner, industriulykker, flom, og ras.
Kommunens kriseledelse:
Kommunens kriseledelse består normalt av en gruppe personer, vanligvis kommunale ledere
med rådmann (evt. ordfører) i spissen (kriseleder) som har som oppgave å lede og håndtere
en hendelse i egen kommune. Sammensetning og organisering av kommunens kriseledelse
skal som hovedregel følge Ansvarsprinsippet og Likhetsprinsippet, jfr. Stortingsmelding nr.
17 (2001 – 2002) Samfunnssikkerhet – Veien til et mindre sårbart samfunn.
Krise:
En dramatisk og potensielt traumatiserende enkelthendelse (ulykke) eller situasjon som kan
true eller svekke viktige funksjoner og verdier hos enkeltpersoner, familier eller
lokalsamfunn. Mange personer kan rammes samtidig, men antall rammede med
hjelpebehov ikke nødvendigvis overskrider de tilgjengelige ressursene.
Politiets beredskapssystem (PBS):
PBS består av tre deler:
•
•
•
PBS I: Retningslinjer for politiets beredskap
PBS II: Politidirektoratets styringsdokumenter
PBS III: Politidistriktenes planverk
PBS er et verktøy for politiet i utarbeidelse og vedlikehold av et forenklet, oversiktlig og
fleksibelt planverk som er bygget opp slik at politiets oppgaver kan håndteres effektivt.
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen
Side 23 av 30
Politimesterens operative stab:
Etter hvert som uønskede hendelser eskalerer, vil det være nødvendig å tilpasse
ledelsessystemet til omfanget av oppgaver som skal ivaretas. Hensikten med å etablere stab
er å få en effektiv ledelse og koordinering av de ressurser som politidistriktet disponerer.
Stabens hovedoppgave er å bistå politimesterens ledelse gjennom beslutningsstøtte,
iverksettelse av tiltak og oppfølging av tiltakene. Når politimesterens stab er satt, handler
den etter fullmakt fra politimesteren. Staben blir med andre ord politimesterens
ledelsesapparat på operasjonelt nivå for handtering av en konkret hendelse.
Staben består foruten leder – Stabssjef - av definerte stabsfunksjoner (stabsmedarbeidere):
•
•
•
•
•
•
•
P1 - Personell
P2 – Etterretning (Leder EPS-P sitt rapporteringspunkt når stab er satt)
P3 - Operasjon
P4 - Logistikk
P5 - Informasjon
P6 - Juridisk
P7 – Oppgaveavhengig funksjon
I tillegg kommer rådgivere/liaisoner, ofte fra andre, eksterne og berørte aktører knyttet til
hendelsen med oppgave å være et bindeledd mot (her) politimesterens operative stab.
Kilde: PBS 1 kap. 8.
Psykososialt kriseteam:
Psykososiale kriseteam (heretter kalt kriseteam) aktiveres ved kriser og katastrofer i stedet
for, eller som et supplement til ordinære tjenester og kommunens øvrige
beredskapsressurser. Dette er en tverrfaglig sammensatt faggruppe som bistår i tidlig innsats
ved psykososial oppfølging av rammede enkeltpersoner, familier og grupper (skoler,
barnehager etc.) i lokalsamfunnet. Kriseteamet medvirker til at de rammede får tilbud om
forsvarlig oppfølging og støtte fra det ordinære tjenesteapparatet. Medlemmer av
kriseteamet kan også veilede og bistå personell i andre kommunale tjenesteområder som
har oppgaver innenfor psykososial oppfølging.
Pårørende:
Pårørende innbefatter hele den kretsen av nærstående personer som kan være direkte
berørt av en krise, ulykke eller katastrofe, dvs. ektefelle/samboere/partner/kjærester, barn,
foreldre, søsken og besteforeldre.
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen
Side 24 av 30
Regionalt EPS:
Et nærmere angitt sted, område eller lokale innenfor en definert region, som har
tilstrekkelige kapasiteter og ressurser til å kunne ta i mot evakuerte og pårørende i et større
antall, og med en lengre varighet, enn hva den enkelte kommune i regionen selv har
kapasitet til. Regionalt EPS bør fortrinnsvis ligge innenfor den geografiske regionen det er
ment å dekke. Ved store behov bør det anmodes om bistand fra tilsvarende EPS i
naboregioner.
14.2. Forkortelser
EPS:
Evakuerte- og pårørendesenter
Leder EPS-K: Leder evakuerte- og pårørendesenter – fra kommunen
Leder EPS-P: Leder evakuerte- og pårørendesenter – fra politiet
P2:
Stabsfunksjon – etterretning (i politimesterens operative stab)
PBS:
Politiets beredskapssystem
RVTS:
Regionalt ressurssenter om vold, traumatisk stress og selvmordsforebygging
15.
Vedlegg
Vedleggene følger bak i plandokumentet.
15.1. Vedlegg 1 – Varslingsplan
Varslingsplanen omfatter overordnede rutiner og prosedyrer for varsling av de
organisasjoner og ressurser som blir involvert i forhold til EPS og deltagelse i EPS-team.
Dette omfatter:
•
•
•
•
Hendelseskommunen
Politiet
Eier/virksomhet av lokaler for EPS
Andre ressurser/organisasjoner
Varslingslister følger ikke som egne vedlegg til denne planen, men forefinnes som egne
deler/vedlegg til den enkelte kommunes- og politiets beredskapsplanverk.
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen
Side 25 av 30
Varslingslistene må minst omfatte:
•
•
Den enkelte kommunes egne lister for varsling av personell i egen organisasjon og
andre som kommunen har ansvar for å varsle ved opprettelse og drift av EPS
Politiets egne lister for varsling av personell i egen organisasjon og andre som politiet
har ansvar for å varsle ved opprettelse og drift av EPS
15.2. Vedlegg 2 - Ressurslister
Egne ressurslister er utarbeidet for følgende:
1.
2.
3.
4.
5.
Ressurspersoner og kompetanse ved EPS
Lokaler og fasiliteter ved EPS tilknyttet hotell-/overnattingsmuligheter
Lokaler og fasiliteter ved EPS som IKKE er tilknyttet hotell-/overnattingsmuligheter
Utstyr
Fysisk organisering – prinsippskisse av EPS
15.3. Vedlegg 3 – Informasjonsplan, kommunikasjon
Egen plan for informasjon ved EPS er utarbeidet og omfatter
1.
2.
3.
4.
Informasjon oppover i linjen
Informasjon internt innen EPS-organisasjonen (EPS-teamet)
Informasjon til de evakuerte og pårørende
Informasjon til mediene
15.4. Vedlegg 4 - Tiltakskort
Det er utarbeidet tiltakskort for følgende funksjoner:
1. Tiltakskort for Leder EPS-K (kommunen)
2. Tiltakskort for Leder EPS-P (politiet)
3. Tiltakskort for enhet – evakuertesenter
4. Tiltakskort for enhet – pårørendesenter
5. Tiltakskort for Psykososialt Kriseteam
6. Tiltakskort for enhet - mottak og registrering
7. Tiltakskort for enhet - informasjon
8. Tiltakskort for enhet - vakthold og sikring
9. Tiltakskort for nedtrapping og avvikling av EPS
10. Tiltakskort for rapportering og dokumentasjon
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen
Side 26 av 30
15.5. Vedlegg 5 - Skjemaer
Egne skjemaer til bruk ved EPS er utarbeidet. Politiet medbringer skjemaene ved etablering
av EPS.
1. Skjema for registrering av evakuerte
2. Skjema for registrering av pårørende
3. Skjema for registrering ut-inn ved EPS
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen
Side 27 av 30
16.
Fordelingsliste
1. Gjøvik kommune
2. Østre Toten kommune
3. Vestre Toten kommune
4. Nordre Land kommune
5. Søndre Land kommune
6. Vestoppland politidistrikt
7. Eier/virksomhet ved lokaler for regionalt EPS
8. Sykehuset Innlandet v/Prehospitale tjenester
9. Gjøvik interkommunale legevakt
10. Alarmsentral Brann Innlandet, Elverum
11. Fylkesmannen i Oppland
12. Oppland Fylkeskommune
13. Oppland Sivilforsvarsdistrikt
14. HV-05*
15. Røde Kors*
16. Norsk Folkehjelp*
17. Frivilligsentralen*
18. Norske Kvinners Sanitetsforening (NKS) Oppland
19. Kvinners Frivillige Beredskap (KFB) Oppland
Kommunene og politiet er selv ansvarlige for nødvendig intern fordeling i sine respektive
organisasjoner. I tillegg er kommunene ansvarlig for fordeling til sine respektive
lokallag/avdelinger merket med *.
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen
Side 28 av 30
17.
REVISJONER OG OPPDATERINGER, RETTELSER OG ENDRINGER
OPPDATERING/REVISJON
Forskrift om kommunal beredskapsplikt § 6, 2. ledd:
Kommunens beredskapsplan skal til enhver tid være oppdatert, og som et minimum revideres en gang pr. år. Av
planen skal det fremgå hvem som har ansvaret for oppdatering av planen og når planen sist er oppdatert.
Felles plan for EPS utgjør en delplan (vedlegg) knyttet til den enkelte kommunes beredskapsplan i
Gjøvikregionen. Denne planen og dens vedlegg skal tas opp til revisjon minst en gang hvert 4. år.
Politiet er ansvarlig for revisjon av planen. Neste revisjon skal være gjennomført innen utgangen av 2019.
Det skal nedsettes en revisjonsgruppe bestående av minst en representant fra hver av kommunene og minst en
representant fra politiet. Politiet leder revisjonsgruppen, varsler og kaller inn kommunenes representanter.
Nøkkelpersoner knyttet til planverket skal varsles om revisjonen og gis anledning til å komme med innspill.
Revidert plan skal legges fram for kommunestyret i hver av kommunene i Gjøvikregionen til orientering for
forankring og for politimesteren i Vestoppland politidistrikt for godkjenning.
Hver kommune og politiet oppdaterer selv sine varslingslister minst en gang hvert år og oversender disse til
politiet, som distribuerer disse videre til aktuelle beredskapsaktører.
Dersom det avdekkes feil i planverket eller det oppstår behov for konkrete endringer, skal dette meldes
fortløpende til politiet som avgjør om revisjon mellom de fastsatte intervallene skal gjennomføres.
Opprettet dato: 01.03.2015
Av: Utviklingsprosjekt «Psykososiale tiltak etter kriser og katastrofer i Gjøvikregionen» delprosjekt «Beredskap»
Delprosjektgruppa bestod av:
Bjørn Kjelsrud, brannsjef i Vestre Toten kommune (leder), Geir Morten Bjerkvold, beredskapsplanlegger i
Vestoppland politidistrikt, Pernilla Egedius, seksjonsleder forpleiningstjenesten i Gjøvik kommune, Stefan
Løvsletten, kommuneoverlege i Nordre Land kommune
Dato for siste revisjon:
Gyldig til: 31.12.2019
Gruppen ved siste revisjon bestod av (navn, stilling, virksomhet):
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen
Side 29 av 30
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen
Side 30 av 30
Vedlegg 1. Varslingsplan
01.03.2015
Felles plan for Evakuerte- og pårørendesenter (EPS) i Gjøvikregionen
1. Varslingsplan
Varslingsplanen omfatter rutiner og
varslingsprosedyrer på overordnet nivå som
skal være felles for alle kommunene i
Gjøvikregionen.
Tilsvarende må politiet ha rutiner og
varslingsprosedyrer for sin organisasjon og
andre eksterne organisasjoner og ressurser
de ellers har ansvaret for å rekvirere og
varsle.
Den enkelte kommune, politiet og andre organisasjoner forutsettes ellers å ha egne og
interne rutiner og prosedyrer for varsling og rekvirering av personell og ressurser innenfor
sine egne ansvarsområder, herunder respektive ansvarsområder i denne planen.
Utover dette vises det til de kommunale beredskapsplanene med tilhørende varslingsplaner
og varslingslister, som bl.a. forutsettes oversendt til politiet og andre relevante aktører.
2. Felles rutiner og varslingsprosedyrer
Det vil kunne være situasjonsavhengig hvem som varsler hvem av kommunen og politiet.
Men normalt vil det være politiet som varsler kommunen om en hendelse hvor behovet for å
etablere kommunal kriseledelse og evt. opprettelse av EPS oppstår.
Dersom hendelseskommunen ikke oppnår kontakt med eget nøkkelpersonell for EPS, kan
forespørsel om bistand (bistandsanmodning) fra tilsvarende nøkkelpersonell rettes til en av
de øvrige kommunene i Gjøvikregionen.
2.1 Varsling av kommunen hvor kriseledelsen ikke er satt
Ved hendelser hvor behov for å opprette EPS oppstår, skal kriseledelsen i
hendelseskommunen varsles av politiet i samsvar med den enkelte kommunes
varslingsrutiner.
Se den enkelte kommunes varslingslister for kontaktinformasjon.
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen - Varslingsplan
Side 1 av 3
2.2 Varsling av politiet når kommunen må opprette EPS
Dersom kommunen selv ser behov for å opprette EPS, skal kommunen varsle politiet for å
avklare behovet og iverksette dette.
Politiet varsles ved kontakt med en av følgende:
•
•
•
•
Politiets liaison hos hendelseskommunens kriseledelse (når den er satt)
Politiets vakttelefon, tlf. 61 15 13 00
Politiet «der du bor», tlf. 02800
Politiets nødnummer, tlf. 112
2.3 Varsling av Psykososialt kriseteam
Kriseteam må varsles raskt slik at de er operative ved de evakuerte (og pårørendes) ankomst
til EPS.
Kriseteam for Gjøvikregionen varsles gjennom:
•
Gjøvik interkommunale legevakt, tlf. 61 14 64 21
Kriseteamene i Gjøvikregionen har ikke formell akutt beredskap. Det er likevel en målsetting
å kunne gjøre det mulig å aktivere kriseteamet gjennom en varslingsliste.
2.4 Varsling av eier/virksomhet hvor EPS tenkes opprettet
Varsling skjer så snart beslutning om å opprett EPS er tatt. Politiet og hendelseskommunen
avklarer hvem som foretar varslingen. Dersom et kommunalt bygg eller lokale skal benyttes,
varsler hendelseskommunen fortrinnsvis om dette selv.
Slikt varsel må omfatte:
•
•
•
•
•
•
Behov for lokaler og andre fasiliteter
Når etablering av EPS ønskes påbegynt og når det må være i operativ drift
Forventet ankomst av de første evakuerte og pårørende samt forventet antall
Evt. behov for bevertning
Evt. behov for overnatting
Om mulig, hvor lenge en forventer å ha behov for EPS
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen - Varslingsplan
Side 2 av 3
3. Varslingslister og viktige kontakter
Kommunen og politiet må ha varslingslister knyttet til EPS med navngitte ledere og
resurspersoner som er tildelt et ansvar ved opprettelse og drift av EPS – EPS-team.
Disse listene må minst omfatte:
•
•
Kommunen:
o Leder EPS-K
o Enhetsleder – evakuertesenter
o Enhetsleder – pårørendesenter
o Psykososialt kriseteam
Politiet:
o Leder EPS-P
o Enhetsleder – mottak og registrering
o Enhetsleder – vakthold og sikring
o Enhetsleder – informasjon
o Psykososialt kriseteam
Utover dette må kommunens og politiets varslingslister omfatte øvrige ressurspersoner som
er tenkt knyttet til EPS-teamet, se også Vedlegg 2. Ressurslister.
Alle kommunene og politiet bør i sine varslingslister ha hverandres kontaktinformasjon på
personer som på bistandsanmodning har myndighet til å avgi personell til bistand i
hendelseskommunen.
Varsling av psykososialt kriseteam (PKT)
Plan for psykososial oppfølging ved kriser og katastrofer i Gjøvikregionen har som vedlegg 1
et eget tiltakskort med rutine for nødetatenes varsling av psykososialt kriseteam
Det skal varsles på enkelthendelser som for eksempel selvmord, brå og uventet død knyttet
til ulykker eller drap, brå barnedødsfall, brå og uventet trussel med fare for liv og helse
knyttet til ulykker, overgrep eller vold eller det å være vitne til disse eller leteaksjon etter
savnede.
Nødetater vurderer på åstedet eller umiddelbart om de rammedes reaksjoner adekvate, om
privat nettverk stiller opp og er støttende, om barn og ungdommer som individer og grupper
er ivaretatt der og da, om psykologisk førstehjelp gitt av nødetater tilstrekkelig der og da, om
ordinære tjenester kan brukes og om de rammede seg føler seg tilstrekkelig ivaretatt
Normalt skjer varsling av PKT gjennom Gjøvik interkommunale legevakt GIL: tlf. 61 14 64 21.
Ved større hendelser varsler kommunal kriseledelse og politi kontakte PKT direkte.
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen - Varslingsplan
Side 3 av 3
Vedlegg 2. Ressurslister
01.03.2015
Felles plan for Evakuerte- og pårørendesenter (EPS) i Gjøvikregionen
Egne ressurslister er utarbeidet for følgende:
1. Ressurspersoner og kompetanse ved EPS
2. Lokaler og fasiliteter ved EPS tilknyttet
hotell-/overnattingsmuligheter
3. Lokaler og fasiliteter ved EPS som IKKE er
tilknyttet hotell-/overnattingsmuligheter
4. Utstyr
5. Fysisk organisering av EPS – prinsippskisse
1. Ressurspersoner og kompetanse ved EPS
Lista omfatter en oversikt over det personell som anses nødvendig ved et fullt bemannet
EPS. Kommunen og politiet må selv sørge for å ha nødvendig oversikt og kontaktinformasjon
i sine varslingslister på det personellet som er tiltenkt roller og oppgaver ved EPS.
De angitte antall personer er basert på et EPS hvor en kan forvente ca. 50 – 100 evakuerte.
Pårørende kommer i tillegg. Antallet pårørende vil kunne variere betydelig avhengig av type
hendelse, hvem som er involvert, hvor de kommer fra osv. Det samme gjelder når de
pårørende kan forventes å ankomme EPS i forhold til de evakuerte. Det er derfor vanskelig å
dimensjonere de totale ressursbehovene eksakt.
Ressurslistene tar utgangspunkt i ca. en pårørende pr. evakuerte, altså 50 – 100 personer.
Med dette som utgangspunkt, vil bemanningsbehovet fra kommunen være på ca. 13 - 23
personer pluss 1 – 2 psykososiale kriseteam og ca. 10 - 11 personer fra politiet. I tillegg
kommer personell etter behov fra andre organisasjoner, herunder tilknyttet personell fra
eier/virksomhet ved lokalene som benyttes. Til sammen utgjør dette personellet EPSteamet.
Størrelsen på EPS-teamet må tilpasses dersom antallet evakuerte og pårørende øker. Det
samme gjelder ved forventet varighet på mer enn 12 – 16 timer og over flere dager
(vaktordninger, turnus). I nøkkelroller og til oppgaver som kan kreve spesiell kompetanse,
bør kommunen og politiet sørge for å ha reserver/stedfortredere i sine varslingslister. Dette i
tillegg til de anbefalte antall som er angitt i ressurslistene.
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen - Ressurslister
Side 1 av 10
Org. - rolle
1)
Oppgave
Overordnet ledelse ved EPS, staber (delt ansvar; kommunen – politiet)
Leder EPS-K
Se tiltakskort Leder EPS-K/P.
(kommunen)
Leder EPS-P (politiet) Opprette og organisere EPS. Sammen lede EPS.
Administrative oppgaver
Stab;
Loggføre alle formelle henvendelser og hendelser,
Loggfører
avgjørelser og beslutninger, referater.
1)
Lokaler
Stab;
Eier, driver av lokaler
Stab;
IKT-bistand - lokaler
Stab;
IKT-bistand – mobilt
utstyr
Stab;
Ansvarlige for
forpleining og
innkvartering.
Hygieniske forhold i
lokalene
Personellressurser
Stab (fordeles);
Personellressurser,
medhjelpere
- Frivillige lag og
foreninger
- Sivilforsvaret
- Heimevernet
- Andre org.
Ansvar
(K / P / L)
2)
og antall
Merknad
K1
P1
Sidestilt ansvar.
K1+1
P1
Kommunen og
politiet fører hver
sin logg.
Bistå med øvrige administrative oppgaver (K).
Kontaktperson og bindeledd mellom Ledere EPS og eieren,
virksomheten.
Bistå med at IKT-teknisk infrastruktur i lokalene
L1
fungerer (L).
Bistå med at hhv. kommunens og politiets IKT-utstyr
K1
fungerer.
P1
1)
Bistå eier, driver av lokalet med forpleining og
innkvartering.
K 1 (leder)
L6–8
2)
( K dersom
ikke hotell
eller annet
eksternt
lokale med
personell
benyttes)
2)
Delt ansvar
K og P.
Politiet
rekvirerer
primært.
Antall etter
behov
Hvem som
disponeres hvor
bør vurderes ut
fra behov,
kompetanse og
egnethet.
Delt ansvar
K og P.
Kontaktpunkter
må inngå i
kommunens og
politiets
varslingslister.
Evt. personell i
Kriseteamet.
Dersom lokale med virksomhet og
overnattingsmulighet ikke benyttes; se tiltakskort.
Husk forpleining til hjelperne!
Bistå psykososiale kriseteam med å ivareta evakuerte
og pårørende – mental og fysisk helse
- nærhet og omsorg
Bistå med å bevare ro og orden inne ved mottak og
Evakuertesenter og Pårørendesenter.
Bistå med forpleining.
Ref. avtale med
eier/driver.
Personellet må
være tilgjengelig
og kunne komme
til ved behov.
Lag og
foreninger kan
bistå med
personell.
Bistå med vakthold og sikring.
Stab;
Representanter fra
trossamfunn, og
livssynsorganisasjoner, tolker
1.3.2015
Bistå enhetene og ledelsen med forskjellige oppgaver
etter behov.
Bistå med kulturelle, religiøse og etiske spørsmål og
behov. Tolketjeneste.
Bistå i arbeid med å overbringe dødsbudskap.
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen - Ressurslister
Side 2 av 10
Org. - rolle
1)
Oppgave
Enheter ved EPS
Evakuertesenter (ansvar; kommunen)
Enhetsleder for
Se tiltakskort for enhet – Evakuertesenter.
Evakuertesenter
Bistå Leder EPS-K. Opprette, lede og drifte
Evakuertesenteret.
Bemanning
Kriseteamene skal møte og ta vare på de evakuerte og
Evakuertesenter deres pårørende, gi psykososial støtte og omsorg samt
Kriseteam
bistå med gjenforening
Kriseteam kan suppleres med hjelp og støtte fra annet personell
(eks. Røde Kors, Norsk Folkehjelp, m.fl.), se Personellressurser.
Pårørendesenter (ansvar; kommunen)
Enhetsleder for
Se tiltakskort for enhet – Pårørendesenter.
Pårørendesenter
Bistå Leder EPS-K. Opprette, lede og drifte
Pårørendesenteret.
Bemanning
Kriseteamene skal møte og ta vare på de evakuerte og
Pårørendesenter deres pårørende, gi psykososial støtte og omsorg samt
Kriseteam
bistå med gjenforening
Ansvar
(K / P / L)
2)
og antall
Merknad
K1
3)
3)
3)
3)
K 1 – 2 team
Bemanning
fordeles med
Pårørendesenteret.
K – etter
behov
K1
K 1 – 2 team
Bemanning
fordeles med
Evakuertesenteret.
Kriseteam kan suppleres med hjelp og støtte fra annet personell (eks. Røde
K – etter
Kors, Norsk Folkehjelp, m.fl.), se Personellressurser.
behov
Enhet for mottak og registrering (ansvar; politiet)
Dersom Evakuertesenter og Pårørendesenter etableres som (fysisk) adskilte enheter, må mottak og registrering
tilpasses dette, evt. med dobbelt organisering og bemanning.
Enhetsleder for
Se tiltakskort for enhet - mottak og registrering.
P 1/2
Ledelsen deles
mottak og
evt. mellom to fra
registrering
Opprette, lede og gjennomføre registrering av
politiet.
evakuerte og pårørende.
Medarbeidere
Mottak av evakuerte
og pårørende – ute
(ved behov)
Politiet har eget system for registrering og overordnet
ansvar.
Gjennomføre registrering.
K 2/4
Veilede evakuerte og pårørende ute og vise de inn.
K 2/4
Bidra til å bevare ro og orden ute.
Kommunen bistår
politiet.
Kommunen bistår
politiet.
Sørge for at uvedkommende ikke kommer inn i
lokalene (se evt. enhet for vakthold og sikring)
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen - Ressurslister
Side 3 av 10
Org. - rolle
1)
Oppgave
Enhet for informasjon (ansvar; politiet)
Enhetsleder for
Se tiltakskort for enhet - informasjon.
informasjon.
Opprette, lede og gjennomføre informasjon- og
kommunikasjonstiltak.
InformasjonsBistå politiet ved informasjons-håndtering.
medarbeidere
Enhet for vakthold og sikring (ansvar; politiet)
Enhetsleder for
Se tiltakskort for enhet – vakthold og sikring.
vakthold og sikring.
Vakter.
Gjennomføre vakthold ved EPS. Sikre og beskytte EPS
mot uvedkommende (publikum, presse, andre).
Adgangskontroll.
Bistand fra sivilforsvaret eller heimevernet.
Ansvar
(K / P / L)
2)
og antall
Merknad
P1
K2
Kommunen bistår
politiet.
P1
P4
+ Sivilforsv.
+ Heimev.
1)
Bistand
(fra hvem)
dimensjoneres
etter behov.
Rolle – org.: Refererer til hvilke plass i organisasjonen ved EPS rollen hører hjemme, se planen kap. 3.4.
2)
Ansvar: K = Kommunen. P = Politiet. L = Eier, virksomhet ved Lokalene. Antall: Tallene angir antall personer.
2. Lokaler og fasiliteter ved EPS tilknyttet hotell/overnattingsmuligheter
Ressurslistene omfatter rombehov og behov for andre fasiliteter hvor en forventer at EPS må være
operativt mer enn 12 – 16 timer og hvor en må forvente at det vil være behov for overnatting – et
regionalt EPS. I slike tilfeller bør EPS etableres i lokaler som er direkte eller nært tilknyttet muligheter
for overnatting og mer permanente muligheter for forpleining (spisested som kafé, restaurant,
kantine).
Regionalt EPS bør fortrinnsvis ligge innenfor den geografiske regionen det er ment å dekke. Ved store
behov bør det anmodes om bistand fra tilsvarende EPS i naboregioner.
Hendelseskommunen eller politiet varsler eier/virksomhet dersom lokalene ikke tilhører kommunen
selv. Forberedelser og klargjøring skjer i samsvar med inngått avtale. Kommunen er selv ansvarlig for
varsling og klargjøring dersom egne lokaler benyttes.
Rom og fasiliteter i tabellen er dimensjonert ut fra ca. 50 – 100 evakuerte og tilsvarende antall
pårørende.
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen - Ressurslister
Side 4 av 10
Rom
1 Mottak
(hall/forrom til
samlingsrom)
1)
1 Samlingsrom
Bruksområde
Mottak evakuerte
Størrelse/persontall/kapasitet
Kapasitet for registrering av ca. 3
personer samtidig.
Utstyr
Registreringsskranke/(stå)bord
(evt. strømuttak for PC).
Oppholdsrom evakuerte,
forpleining, informasjon,
åpent Kriseteam-arbeid
Ca. 50 – 100 personer.
1 Mottak
(hall/forrom til
samlingsrom)
1 Samlingsrom /
fellesrom for
1)
gjenforening
Mottak pårørende
Kapasitet for registrering av ca. 3
personer samtidig.
Stoler og bord. IKT-utstyr,
informasjonstavle, adgang til 4
– 6 stk. toaletter. Mulighet til
forpleining.
Registreringsskranke/(stå)bord
(evt. strømuttak for PC).
Oppholdsrom, pårørende
og evakuerte, forpleining,
informasjon, åpent
Kriseteam-arbeid
Samtalerom for lukket
Kriseteam-arbeid
Ca. 100 - 200 personer.
For Ledelse EPS,
enhetsledelse
For evakuerte/ pårørende.
Et antall egnede mindre
rom (stuer) hvor
evakuerte og pårørende
kan trekke seg tilbake.
Hotellrom.
Tilberedning av mat for
evakuerte, pårørende og
hjelpemannskaper
Møterom for 10-15 personer. IKTutstyr.
For mindre grupper (eks. 2 – 10
personer).
3)
Rommene kan også benyttes
som samtalerom.
2-3 samtalerom
(lite møterom,
hotellrom)
1 Møterom - KO
(Flere)
Hvilerom, stuer
(mindre rom/
3)
hotellrom)
Kjøkken og
anretning (hvis
ikke hotell
2)
benyttes)
1)
4 – 6 personer.
Kapasitet for 100 – 200 personer.
Ved begrenset kapasitet, kan
bespisning skje ved flere
bordsetninger.
Stoler og bord. IKT-utstyr,
informasjonstavle, adgang til 4
– 6 stk. toaletter. Mulighet til
forpleining.
Stoler/sitteplasser, bord (evt.
seng).
Sittemøbler, bord, belysning,
utsyn.
Kjøkken med tilhørende
anretning som er stort nok slik
at en kan forpleie 100 – 200
personer. Evt. tilrettelegging
for tilkjørt mat.
Tanken er at samlingsrom for evakuerte kun er for evakuerte. Samlingsrom for pårørende og evakuerte er åpent for
begge grupper. Dvs. de evakuerte kan bevege seg over i området hvor de pårørende tas i mot, og det vil på den måten være
mulig selv å oppsøke gjenforening. Oppholdsrom for evakuerte skal imidlertid være skjermet mot pårørende og andre.
2)
EPS som ikke er knyttet direkte til et overnattingssted med tilhørende fasiliteter for tilberedning av mat og forpleining bør
kun benyttes i situasjoner der antall mennesker som er omfattet av hendelsen er begrenset (oppad til ca. 50 evakuerte
pluss pårørende) og der man forventer at behovet for overnatting er minimalt (evt. at transport til overnattingssted
arrangeres ved behov).
Generelt utstyr ved EPS
Følgende utstyr bør forefinnes i alle lokaler som benyttes til EPS, enten ved at det er fast på stedet eller at det
medbringes ved etablering (mobilt utstyr). For å dekke nødvendige behov, bør det ideelt sett være 3 sett av utstyret
for hhv.:
• Ledelse EPS (KO)
• Evakuertesenter
• Pårørendesenter / Fellesrom for gjenforening
Følgende utstyr bør inngå:
• PC med internettilgang
• TV (evt. med opptaksmuligheter)
• Veggtavle/whiteboard/flip-over med tusjer/penner
• Prosjektor (fastmontert/mobil m/lerret (fast/mobilt)
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen - Ressurslister
Side 5 av 10
3. Lokaler og fasiliteter ved EPS som IKKE er tilknyttet hotell/overnattingsmuligheter
Dersom hendelsen er av mindre omfang (inntil 50 evakuerte og pårørende i tillegg) og man antar at
behov for overnatting er minimal, kan lokaler som ikke er knyttet til overnattingssted benyttes. For
eksempel et kommunalt forsamlingslokale eller lignende. Det vil da være nødvendig med eget
personell som ivaretar sanitære fasiliteter og andre driftsoppgaver knyttet til bygningen og
infrastrukturen, f.eks. personell som fra før er knyttet til/har sin arbeidsplass på stedet.
Bistand til bl.a. forpleining kan innhentes/rekvireres fra frivillige lag og foreninger. Kommunen må ha
en ansvarlig (leder) for forpleining. Leder EPS-K bør ha anvisningsmyndighet for anskaffelser og
innkjøp knyttet til forpleining.
Lokalenes beliggenhet bør være slik at det er gode adkomstmuligheter for alle typer kjøretøy og
tilstrekkelig plass for parkering. Det er en fordel med nærhet til buss- og eller togforbindelse.
Rom
1 Mottak
(hall/forrom til
samlingsrom)
1 Samlingsrom /
fellesrom for
1)
gjenforening
1-2 samtalerom
(lite møterom)
1 Møterom - KO
(Flere) Hvilerom
2)
(mindre rom)
Kjøkken
(hvis ikke
overnattingssted
benyttes)
1)
Bruksområde
Mottak evakuerte/
pårørende
Størrelse/persontall/kapasitet
Kapasitet for mottak av ca. 2
personer samtidig
Utstyr
Registreringsskranke/(stå)bord
(evt. strømuttak for PC).
Oppholdsrom evakuerte
og pårørende, forpleining,
informasjon, åpent
Kriseteam-arbeid
Samtalerom for lukket
Kriseteam-arbeid
For Ledelse EPS,
enhetsledelse
For evakuerte/
pårørende.
Et antall egnede mindre
rom hvor evakuerte og
pårørende kan trekke seg
tilbake.
Tilberedning av mat for
evakuerte, pårørende og
hjelpemannskaper
Ca. 50 – 100 personer.
Stoler og bord. IKT-utstyr,
informasjonstavle, adgang til 2
– 3 stk. toaletter. Mulighet til
forpleining.
Stoler/sitteplasser, bord (evt.
seng).
IKT-utstyr.
4 – 6 personer.
Møterom for 8 - 12 personer.
For mindre grupper (eks. 2 – 6
personer).
2)
Rommene kan også benyttes
som samtalerom.
Sittemøbler, bord, belysning,
utsyn. (Evt. seng/madrass,
dyne/pledd, pute.)
Kapasitet for 50 – 100 personer.
Ved begrenset kapasitet, kan
bespisning skje ved flere
bordsetninger.
Kjøkken (med tilhørende
anretning) som er stort nok
slik at en kan forpleie 50 – 100
personer. Evt. tilrettelegging
for tilkjørt mat.
Ved forventet lavere antall evakuerte og pårørende, og samtidig bruk av mindre lokaler med færre fasiliteter, vil det ofte
ikke være mulig å gjennomføre adskilt mottak og registrering fullt ut. Mottak, registrering og gjenforening må i alle tilfelle
tilpasses de fysiske muligheter og begrensninger valgt lokale gir.
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen - Ressurslister
Side 6 av 10
Generelt utstyr ved EPS
Følgende utstyr bør forefinnes i alle lokaler som benyttes til EPS, enten ved at det er fast på stedet eller at det
medbringes ved etablering (mobilt utstyr). For å dekke nødvendige behov, bør det ideelt sett være 2 (3) sett av
utstyret for hhv.:
• Ledelse EPS (KO)
• Evakuertesenter
• Pårørendesenter
o 3 sett dersom Evakuertesenter og Pårørendesenter etableres separat
Følgende utstyr bør inngå:
• PC med internettilgang
• TV (evt. med opptaksmuligheter)
• Veggtavle/whiteboard/flip-over med tusjer/penner
• Prosjektor (fastmontert/mobil m/lerret (fast/mobilt)
4. Utstyr
I tillegg til personell, kompetanse, lokaler, fasiliteter og infrastruktur, vil det i tillegg være
nødvendig med diverse utstyr som bør være fast plassert, lett tilgjengelig og mobilt.
Oversiktene over nødvendig utstyr ved EPS er delt i to:
•
•
Felles utstyr til bruk for hele regionen ved større hendelser (utplassert hos politiet på
Gjøvik som transporterer det ut ved behov)
Eget utstyr i den enkelte kommune til eget bruk ved mindre hendelser og i en
startfase (og evt. sammen med ovenfor nevnte felles utstyr ved større hendelser)
4.1 Felles utstyr for større hendelser i Gjøvikregionen
Kofferter eller egnede transportkasser med følgende utstyr er utplassert hos politiet på Gjøvik
(tallene i parenteser (-) er veiledende antall for den enkelte kommune):
•
•
•
•
•
•
•
4 (2) sett av dette planverket i papirform
2 (1) stk. A1 - Organisasjonskart EPS med «tegnforklaring» (roller, funksjoner,
forkortelser) og kort info om hva EPS er
30 (15) stk. registreringsskjema for evakuerte
30 (15) stk. registreringsskjema for pårørende
20 (10) stk. registreringsskjema – INN - UT
12 (6) stk. skriveunderlag
200 (100) sett med (laminerte) akkrediteringskort med snor eller klips for hhv.
evakuerte og pårørende merket:1)
o E1 – E200 (for Evakuerte - røde kort eller rød tekst)
o P1 – P200 (for Pårørende - grønne kort eller grønn tekst)
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen - Ressurslister
Side 7 av 10
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Skilt/merker (laminerte) for EPS:
o 2 (1) stk. «EPS - Inngang Evakuerte»
o 2 (1) stk. «EPS - Inngang Pårørende»
o 2 (1) stk. «EPS - Registrering Evakuerte»
o 2 (1) stk. «EPS - Registrering Pårørende»
o 3 (2) stk. «EPS - Informasjonspunkt»
o 3 (2) stk. «EPS - Samtalerom»
o 3 (2) stk. «EPS - Stille - Hvilerom»
o 2 (1) stk. «EPS - Møterom»
o 2 (1) stk. «EPS - Møterom - Ledelse (KO)»
o 3 (2) stk. «EPS - Bespisning»
o 4 (2) stk. «EPS - Toaletter»
o 8 (4) stk. blanke (til å kunne skrive på ved behov)
20 (10) stk. penner (blå eller svarte)
12 (8) stk. tusjer (3 (2) sorte, 3 (2) røde, 3 (2) blå, 3 (2) grønne)
3 (2) stk. flip-over blokker
3 (2) stk. ruller med tape
3 (2) stk. ruller med sperrebånd
2 (1) stk. ruller med (100 stk.) klistrelapper for navnemerking av personell ved EPS
30 stk. vester (blå eller grønne) med teksten «Personell EPS»2)
2 stk. vester (blå eller grønne) med teksten «Leder EPS»2)
5 stk. vester (blå eller grønne) med teksten «Enhetsleder EPS»2)
1)
Se kap 4.2 for nummerering av akkrediteringsmerkene for den enkelte kommune. Dette for å sikre en unik merking og
nummerering ved felles bruk fra kommune(r)/politi.
2)
Kommunene, Kriseteamene og politiet forutsettes ellers å ha egen merking/uniformering, vester, trøyer eller tilsvarende,
i et tilstrekkelig antall, som lett identifiserer dem slik at de skiller seg ut fra de evakuerte og pårørende.
Politiet er ansvarlig for oppdatering, vedlikehold og etterfylling av utstyr.
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen - Ressurslister
Side 8 av 10
4.2 Utstyr for mindre hendelser utplassert i hver enkelt kommune
Hver enkelt kommune forutsettes selv å ha en utstyrskasse med ca. halvparten av det samme
innholdet som nevnt i kap. 4.1 (veiledende tall i parentes).
Den enkelte kommune er selv ansvarlig for oppdatering, vedlikehold og etterfylling av utstyr.
Akkrediteringskort:
Den enkelte kommune skal ha akkrediteringskort med følgende unike nummerserier.
•
•
•
•
•
Gjøvik kommune:
o E201 – E300 (for Evakuerte - røde kort eller rød tekst)
o P201 – P300 (for Pårørende - grønne kort eller grønn tekst)
Østre Toten kommune:
o E301 – E400 (for Evakuerte - røde kort eller rød tekst)
o P301 – P400 (for Pårørende - grønne kort eller grønn tekst)
Vestre Toten kommune:
o E401 – E500 (for Evakuerte - røde kort eller rød tekst)
o P401 – P500 (for Pårørende - grønne kort eller grønn tekst)
Nordre Land kommune:
o E501 – E600 (for Evakuerte - røde kort eller rød tekst)
o P501 – P600 (for Pårørende - grønne kort eller grønn tekst)
Søndre Land kommune:
o E601 – E700 (for Evakuerte - røde kort eller rød tekst)
o P601 – P700 (for Pårørende - grønne kort eller grønn tekst)
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen - Ressurslister
Side 9 av 10
5. Fysisk organisering av EPS – Prinsippskisse
Figuren viser hvordan EPS i prinsippet kan (og bør) organiseres og bemannes rent fysisk, herunder
behov for rom og andre nødvendige fasiliteter.
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen - Ressurslister
Side 10 av 10
Vedlegg 3. Informasjonsplan
01.03.2015
Felles plan for Evakuerte- og pårørendesenter (EPS) i Gjøvikregionen
1. Informasjonsplan
Behovet for informasjon vil være forskjellig
avhengig av hvem en henvender seg til. Planen er
derfor inndelt i forhold til dette:
•
•
•
•
Informasjon oppover i linjen, dvs. til
kommunens kriseledelse og til politiets stab
Informasjon internt i EPS-organisasjonen
Informasjon til de evakuerte og pårørende
Informasjon utad til mediene
I linjen og internt i EPS-organisasjonen er det stort behov for god og tydelig informasjon og
kommunikasjon. Kommunikasjon; dvs. informasjon som går begge veier mellom avsendere
og mottagere.
Informasjonen ut mot de evakuerte, pårørende og mediene må være:
•
•
•
•
Korrekt og pålitelig
Tydelig
Informativ
Presentabel
Se Vedlegg 4.7. Tiltakskort for enhet – Informasjon.
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen - Informasjonsplan
Side 1 av 5
Figuren viser de formelle informasjonslinjene (enkel pil) og kommunikasjonslinjene (dobbel
pil). Kommunikasjon skjer ellers naturlig mellom alle parter.
Ansvaret for informasjon sidestilles mellom kommunen og politiet i den forstand at felles
informasjon som begge organisasjonene kan gå ut med, samordnes og formidles på en
ensartet måte.
Politiet har imidlertid det primære ansvaret for informasjon av sensitiv og evt. gradert
karakter. Det omfatter bl.a. personopplysninger, status på de rammede (omkomne, skadde,
evakuerte, savnede) og annen informasjon som ikke må nå offentligheten, eller informasjon
som er viktig å formidle til de det gjelder før den når f.eks. mediene. Når slik informasjon evt.
kan frigis, kan dette samordnes med kommunen for formidling.
Kommunen har selv ansvaret for å informere innenfor sine ansvarsområder og om
gjennomføring av sine oppgaver.
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen - Informasjonsplan
Side 2 av 5
2. Informasjon oppover i linjen
All relevant informasjon fra EPS må formidles til både kommunens kriseledelse og politiets
stab. Ansvaret for dette er lagt til lederne ved EPS, Leder EPS-K (kommunen) og Leder EPS-P
(politiet).
Informasjon (og kommunikasjon) vil kunne foregå ved hjelp av felles datasystemer
(fortrinnsvis CIM) og muntlig (pr. telefon og Nødnett).
Det er viktig å bemerke at dette vil være en toveis kommunikasjon ved at kommunen og
politiet også må holde EPS løpende oppdatert. Dette er spesielt viktig med tanke på at de
pårørende og evakuerte blir hurtig og korrekt oppdatert om situasjonen.
3. Informasjon internt i EPS-organisasjonen
Internt i EPS-organisasjonen vil informasjonen (og kommunikasjonen) gå mange veier.
Informasjonen skal fortrinnsvis følge linjen i organisasjonen. Lederen for den enkelte enhet
har ansvaret for å informere sitt personell.
Et godt fungerende prinsipp i denne forbindelse, er å opprette et KO (kommandoplass) hvor
lederne samles/sitter sammen.
Effektiv og korrekt kommunikasjon internt i EPS-teamet vil ha stor betydning for hvordan
oppgavene løses og hvordan både personellet selv, de evakuerte og pårørende opplever
kvaliteten på informasjon og håndteringen fra ledelsens side. Gjenforeninger vil også kunne
foregå på en raskere og bedre måte dersom alle parter fungerer godt sammen internt ved
EPS.
Nødvendig informasjon knyttet til bruken av lokaler og fasiliteter på stedet må også gis
eier/driver av lokalene.
Informasjon og informasjonshåndtering må loggføres.
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen - Informasjonsplan
Side 3 av 5
4. Informasjon til de evakuerte og pårørende
Informasjon til de evakuerte og pårørende anses som den viktigste, men også mest krevende
delen av informasjonsarbeidet ved EPS. Dette vil være informasjonsenhetens viktigste og
mest sentrale oppgave.
Viktige målsettinger med denne informasjonen vil være å:
•
•
Redusere kaos og uro ved å bidra til å forkorte ventetiden
Formidle omsorg og skape mest mulig trygghet
I startfasen av en hendelse hvor opplysningene kommer raskt og oppdateringer skjer
kontinuerlig er det viktig at oppdateringene formidles ut til de evakuerte og pårørende så
raskt som mulig. Rask informasjonsformidling må imidlertid ikke svekke kvaliteten på
informasjonen. Kvalitetssikring er derfor nødvendig ved at informasjonen er bekreftet som
korrekt og pålitelig.
Aktuelle hjelpemidler for informasjon til de pårørende og evakuerte:
•
•
•
•
•
Informasjonsmøter – felles eller i grupper
Tavler med oppslag om navn
Oppslag om aktuelle møter, nye oppdateringsmøter og hvor dette vil foregå
Monitorer med samme innhold
Skilt for å vise vei til aktuelle rom og steder hvor informasjon kan innhentes
Når det gjelder bruk av monitorer er dette avhengig av bistand fra eier/driver av lokalene da
disse vanligvis er koblet i et eget nettverkssystem på stedet. Alternativt kan PC1) og
prosjektorer benyttes.
Skilt bør lages på forhånd og være klare i en utstyrskoffert, se vedlegg 2.
Lister over evakuerte og pårørende skrives pr. i dag for hånd og legges deretter inn på pc.
Oppdateringer bør skje regelmessig og relativt hyppig i en tidlig fase, f.eks. hver halve time.
Etter hvert som nye opplysninger og oppdateringer kommer mer sjelden, kan hyppigheten
på oppdateringer reduseres, f.eks. hver time.
Lenger ut i hendelsesforløpet kan nye opplysninger og informasjon komme mer sporadisk og
informasjonsoppdateringer gis da etter behov. Det er imidlertid viktig at også intet nytt
formidles til de evakuerte og pårørende.
1)
Bruk av pc, nettbrett eller lignende kommer i tillegg. En fare med slike hjelpemidler er at den tekniske tilstanden kan være
dårlig (utdatert programvare, utladet batteri, m.m.) slik at det ikke virker tilfredsstillende. Dette vil være prekært dersom en
har gjort seg avhengig av verktøyet.
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen - Informasjonsplan
Side 4 av 5
5. Informasjon til mediene
Informasjon til mediene skal fortrinnsvis skje via hendelseskommunens kriseledelse og/eller
politimesterens stab. Informasjon direkte fra EPS til mediene skal kun skje etter godkjenning
fra de ovenfor nevnte ledelser.
Mediebildet er sammensatt og komplekst.
De tradisjonelle mediene (lokale, regionale, nasjonale, internasjonale) er først og fremst:
•
•
•
TV
Radio
Presse/aviser
Sammen med moderne teknologi har nye muligheter og kanaler for informasjon og
kommunikasjon kommet til:
•
•
•
Internett med nettversjoner av de ovenfor nevnte mediene
Sosiale medier
Intranett (interne «internettlignende» nettverk avgrenset til f.eks. en
virksomhet/organisasjon)
Et viktig moment som må tas hensyn til er medienes muligheter for kontinuerlige
oppdateringer om hendelsen. Hvem som helst kan ved hjelp av en mobiltelefon tipse og
formidle informasjon via mange kanaler. Informasjon som ikke nødvendigvis er korrekt,
presis eller pålitelig.
Primært politiet, men også kommunen, må derfor tilstrebe at informasjonen kommer først
til de pårørende og evakuerte fra dem og ikke fra media. Dette er viktig for å kunne ta hånd
om reaksjoner de berørte kan få etter alvorlige og negative nyheter.
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen - Informasjonsplan
Side 5 av 5
Vedlegg 4. Tiltakskort
01.03.2015
Felles plan for Evakuerte- og pårørendesenter (EPS) i Gjøvikregionen
Tiltakskortene omfatter veiledende «punkt-forpunkt» beskrivelser for gjennomføring av tiltak
og oppgaver knyttet til de forskjellige rollene og
enhetene ved EPS.
Tiltakskortene omfatter:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Tiltakskort for Leder EPS-K (kommunen)
Tiltakskort for Leder EPS-P (politiet)
Tiltakskort for enhet - evakuertesenter
Tiltakskort for enhet - pårørendesenter
Tiltakskort for Psykososiale Kriseteam
Tiltakskort for enhet - mottak og registrering
Tiltakskort for enhet - informasjon
Tiltakskort for enhet - vakthold og sikring
Tiltakskort for nedtrapping og avvikling av EPS
Tiltakskort for rapportering og dokumentasjon
Tiltakskortene representerer ikke nødvendigvis noen «fasit» på gjennomføring av tiltak og
oppgaver ved EPS, men er ment som veiledninger til hjelp i arbeidet.
Se baksiden av dette kortet for:
•
•
Organisasjonskart
Prinsippskisse for EPS
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen - Tiltakskort
Side 1 av 17
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen - Tiltakskort
Side 2 av 17
4.1. Tiltakskort for Leder EPS-K
Dato for utarbeidelse 01.03.2015. Sist revidert:
EPS opprettes etter politiets vurdering (planens kap. 3.1.) og beslutning (planens kap. 3.2.) i
samarbeid med hendelseskommunen.
Ansvar, hvem:
•
•
Den/de som av hendelseskommunen (på forhånd) er utnevnt som Leder EPS-K
Den/de som av politiet (på forhånd) er utnevnt som Leder EPS-P
Tiltakskort 4.1. for Leder EPS-K (kommunen) og Tiltakskort 4.2. for Leder EPS-P (politiet) må
ses i sammenheng.
Dersom den ene lederen er fraværende (evt. ikke har ankommet), må den andre lederen,
enten utpeke en stedfortreder og/eller selv sørge for at den andre lederens ansvar og
oppgaver blir ivaretatt.
De to lederne har det samlede ansvaret for at alle oppgavene ivaretas og gjennomføres.
Begge lederne må derfor sitte med begge tiltakskortene.
Rapportering til:
•
•
Leder EPS-K rapporterer til hendelseskommunens kriseledelse
Leder EPS-P rapporterer til politimesterens stab v/P2
Oppgaver:
•
•
•
•
•
•
LEDELSE – Etablere, organisere og drifte EPS i samsvar med planen, herunder:
Sørge for tilstrekkelig ledelse av enhetene
o Evakuertesenter
o Pårørendesenter
Bistå enhetslederne med tilstrekkelig bemanning på enhetene, herunder bistå med
supplerende bemanning på enhetene under Leder EPS-Ps ansvarsområde
Sørge for tilstrekkelig med ressurser og riktig fordeling av disse etter behov, herunder
personell fra andre organisasjoner (felles ansvar sammen med politiet, herunder
anmodning om bistand og rekvirering av personell)
Gjennomføre statusmøter (i KO) sammen med Leder EPS-P og enhetslederne
Være i regelmessig dialog med kommunens kriseledelse
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen - Tiltakskort
Side 3 av 17
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
LOKALER, FORPLEINING OG INNKVARETERING:
Ha dialog med ansvarlig/eier/driver av lokalene, og i samarbeid med disse sørge for
(inkludert nødvendig bemanning):
o Forpleining, evt. i samarbeid med frivillige lag og foreninger
o Innkvartering ved behov (evt. transport til innkvartering)
o Sanitære og hygieniske forhold (renhold)
o Lokalenes interne infrastruktur (IKT, strøm, vann, varme)
ADMINISTRASJON:
Ivareta administrative stabsoppgaver, evt. med nødvendig bemanning
o Sørge for tilstrekkelig loggføring (fortrinnsvis i CIM) for kommunen
o Sørge for telefonisk tilgjengelighet til EPS – oppgi telefonnr.
o Ivareta regnskap for kommunen
o Sette opp bemanningsplaner og foreslå bemanning
o Sørge for nødvendig overlapping ved vaktskifter
o Ved behov bistå med å ordne transport til sykehus og evt. andre steder
KRISETEAM – Legge til rette for gjennomføring av deres oppgaver:
I samarbeid med enhetsleder Evakuertesenter og Pårørendesenter, sørge for
o Å legge til rette for at kriseteamene kan ivareta de evakuerte og deres
pårørende og ellers gjennomføre sine definerte oppgaver
o At alle andre praktiske og administrative oppgaver blir ivaretatt og
gjennomført av annet personell
INFORMASJON – i samsvar med Vedlegg 3. Informasjonsplan:
I samarbeid med Leder EPS-P og Enhetsleder Informasjon sørge for å Ivareta
informasjon og kommunikasjon
o Oppover i linjen
o Internt i EPS-organisasjonen (EPS-teamet)
o Evakuerte og pårørende
o Mediene (via overordnet ledelse)
Utveksle informasjon med kommunens kriseledelse knyttet til kommunens oppgaver
og ansvarsområde
Ha spesielt fokus på hva kommunen kan og IKKE kan informere om, og kun gi ut
informasjon fra politiet, dersom dette er klarert med de (via Leder EPS-P)
o Se Tiltakskort 4.2 for Leder EPS-P
Se Tiltakskort 4.7 for enhet - Informasjon
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen - Tiltakskort
Side 4 av 17
4.2. Tiltakskort for Leder EPS-P
Dato for utarbeidelse 01.03.2015. Sist revidert
EPS opprettes etter politiets vurdering (planens kap. 3.1.) og beslutning (planens kap. 3.2.) i
samarbeid med hendelseskommunen.
Ansvar, hvem:
•
•
Den/de som av hendelseskommunen (på forhånd) er utnevnt som Leder EPS-K
Den/de som av politiet (på forhånd) er utnevnt som Leder EPS-P
Tiltakskort 4.1. for Leder EPS-K (kommunen) og Tiltakskort 4.2. for Leder EPS-P (politiet) må
ses i sammenheng.
Dersom den ene lederen er fraværende (evt. ikke har ankommet), må den andre lederen,
enten utpeke en stedfortreder og/eller selv sørge for at den andre lederens ansvar og
oppgaver blir ivaretatt.
De to lederne har det samlede ansvaret for at alle oppgavene ivaretas og gjennomføres.
Begge lederne må derfor sitte med begge tiltakskortene.
Rapportering til:
•
•
Leder EPS-K rapporterer til hendelseskommunens kriseledelse
Leder EPS-P rapporterer til politimesterens stab v/P2
Oppgaver:
•
•
•
•
•
•
LEDELSE – Etablere, organisere og drifte EPS i samsvar med planen, herunder:
Sørge for tilstrekkelig ledelse av enhetene
o Mottak og registrering
o Informasjon
o Vakthold og sikring
Bistå enhetslederne med tilstrekkelig bemanning på enhetene, evt. innhente bistand
fra Leder EPS-K til dette
Sørge for tilstrekkelig med ressurser og riktig fordeling av disse etter behov, herunder
personell fra andre organisasjoner (felles ansvar sammen med kommunen, herunder
anmodning om bistand og rekvirering av personell)
Organisere politiavhør etter behov
Gjennomføre statusmøter (i KO) sammen med Leder EPS-K og enhetslederne
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen - Tiltakskort
Side 5 av 17
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Være i regelmessig dialog med politimesterens stab v/P2, herunder innhente
nødvendig informasjon og opplysninger som er nødvendig og relevant å
videreformidle til de evakuerte og pårørende
LOKALER, FORPLEINING OG INNKVARETERING - Ved bruk av lokaler til Regionalt EPS
(evt. andre privateide lokaler):
Ha dialog med ansvarlig/eier/driver av lokalene, og i samarbeid med disse
o Sørge for at lokalene benyttes i samsvar med evt. inngått avtale
o Bistå Leder EPS-K med oppgaver under dette punkt ved behov
ADMINISTRASJON:
Ivareta administrative stabsoppgaver, evt. med nødvendig bemanning
o Sørge for tilstrekkelig loggføring for politiet
o Sørge for telefonisk tilgjengelighet til EPS – oppgi telefonnr.
o Ivareta regnskap for politiet
o Sette opp bemanningsplaner og foreslå bemanning
o Sørge for nødvendig overlapping ved vaktskifter
Ved behov rekvirere transport til sykehus og evt. andre steder
INFORMASJON – i samsvar med Vedlegg 3. Informasjonsplan:
I samarbeid med Leder EPS-K og Enhetsleder Informasjon sørge for å Ivareta
evakuerte og pårørendes behov for god kommunikasjon og gi ut klarert informasjon
Innhente- (fra politimesterens stab) og formidle informasjon knyttet til politiets
ansvarsområder og oppgaver, herunder
o Viktige meldinger, henvendelser og oppståtte/forventede behov
o Informasjon om status knyttet til hendelsen og dens forløp, prognoser
o Informasjon om de rammede, spesielt omkomne, skadde og savnede
o Informasjon om tap og skader på materiell, miljø og produksjon
Ha nødvendig kontakt og dialog med representant for involvert foretak/virksomhet (i
samråd med politimesterens stab)
Notere og følge opp registrerte informasjonsbehov
Se Tiltakskort 4.7 for enhet - Informasjon
VAKTHOLD OG SIKRING:
I samarbeid med Leder EPS-K og Enhetsleder Vakthold og sikring
o (Risiko)vurdere behov for vakthold og sikring, og evt.
o Etablere vakthold og sikring i nødvendig omfang
Se Tiltakskort 4.8 for enhet – Vakthold og sikring
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen - Tiltakskort
Side 6 av 17
4.3. Tiltakskort for enhet
Evakuertesenter
Dato for utarbeidelse 01.03.2015. Sist revidert
Evakuertesenteret er (som hovedregel) en egen enhet som tar imot og følger opp de
evakuerte fra et skadested/hendelse og dets nære omgivelser.
Ansvar, hvem:
•
•
Leder EPS-K i samarbeid med Enhetsleder Evakuertesenter
Ved mangel på personell hos kommunen kan personell fra andre organisasjoner
rekvireres for bistand, herunder også bistå Kriseteam ved senteret
Rapportering til:
•
•
•
Enhetsleder Evakuertesenter rapporterer til Leder EPS-K (evt. til leder EPS-P)
Leder EPS-K rapporterer til kommunens kriseledelse
Sensitiv informasjon og personopplysninger (fra kriseteam) rapporteres direkte til
den/de som skal ha opplysningene på dertil egent og forsvarlig måte
Oppgaver:
Enhetsleder for Evakuertesenter, skal i samråd med Leder EPS-K:
•
•
•
•
•
Lede enheten, herunder utarbeide bemanningsplaner og ha oversikt over deltagende
personell, også psykososiale kriseteam, og ivareta ressursbehov
I samarbeid med Enhetsleder Pårørendesenter og Leder Kriseteam
o Koordinere og samordne driften av enhetene
o Legge til rette for Kriseteam slik at de kan organisere seg og arbeide
selvstendig på tvers av de to sentrene
o Legge til rette for gjenforening mellom evakuerte og pårørende
o Legge til rette for at de gjenforente kan samles i grupper, evt. møtes på egne
(gruppe)rom for videre oppfølging fra kriseteam
Ta imot de evakuerte etter at de er registrert og sette de i kontakt med kriseteam
Sørge for nødvendig skjerming av selve Evakuertesenteret
Vurdere risiko (spesielt med tanke på vakthold og sikring) og melde evt. behov til
Ledere EPS
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen - Tiltakskort
Side 7 av 17
4.4. Tiltakskort for enhet
Pårørendesenter
Dato for utarbeidelse 01.03.2015. Sist revidert
Pårørendesenteret er (som hovedregel) en egen enhet som tar i mot og følger opp de
pårørende til de evakuerte og evt. pårørende som har mistet noen av sine - etterlatte.
Ansvar, hvem:
•
•
Leder EPS-K i samarbeid med Enhetsleder Pårørendesenter
Ved mangel på personell hos kommunen kan personell fra andre organisasjoner
rekvireres for bistand, herunder også bistå Kriseteam ved senteret
Rapportering til:
•
•
•
Enhetsleder Pårørendesenter rapporterer til Leder EPS-K (evt. til leder EPS-P)
Leder EPS-K rapporterer til kommunens kriseledelse
Sensitiv informasjon og personopplysninger (fra kriseteam) rapporteres direkte til
den/de som skal ha opplysningene på dertil egent og forsvarlig måte
Oppgaver:
Enhetsleder for Pårørendesenter, skal i samråd med Leder EPS-K:
•
•
•
•
•
•
Lede enheten, herunder utarbeide bemanningsplaner og ha oversikt over deltagende
personell, også psykososiale kriseteam, og ivareta ressursbehov
I samarbeid med Enhetsleder Evakuertesenter og Leder Kriseteam
o Koordinere og samordne driften av enhetene
o Legge til rette for Kriseteam slik at de kan organisere seg og arbeide
selvstendig på tvers av de to sentrene
o Legge til rette for gjenforening mellom evakuerte og pårørende
o Legge til rette for at de gjenforente kan samles i grupper, evt. møtes på egne
(gruppe)rom for videre oppfølging fra kriseteam
Ta imot de pårørende etter at de er registrert og sette de i kontakt med kriseteam
I samråd med Leder Kriseteam legge spesielt til rette for ivaretagelse og oppfølging
av etterlatte (pårørende som har mistet noen av sine)
Bidra til at selve Evakuertesenteret holdes skjermet
Vurdere risiko (spesielt med tanke på vakthold og sikring) og melde evt. behov til
Ledere EPS
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen - Tiltakskort
Side 8 av 17
4.5. Tiltakskort for
Psykososialt kriseteam
Dato for utarbeidelse 01.03.2015. Sist revidert
Kriseteamet opererer som et selvstendig team og organiserer seg selv internt i forhold til de
til enhver tid rådende forhold og behov for hjelp i tett samarbeid med andre hjelperessurser.
Ansvar, hvem:
•
Kriseteamet v/leder eller den som først blir kontaktet
Rapportering til:
•
•
•
Kriseteamets medlemmer rapporterer selv til kriseteamets leder
Kriseteamets leder rapporterer til Enhetsledere, jfr. kap. 4.2 i plandokumentet
Sensitiv informasjon og personopplysninger rapporteres direkte til den/de som skal
ha opplysningene på dertil egent og forsvarlig måte
Oppgaver:
Umiddelbare oppgaver
•
•
•
Lederen varsler resten av teamet med SMS gruppevarsling
Lederen sørger for at vester og annet utstyr som trengs kommer med
Lederen vurderer
o Bemanningsbehovet av EPS – varsling av andre kriseteam og hjelperessurser fra
kommunen, frivillige organisasjoner og/eller DPS
o Behovet for kriseteamet på åstedet for umiddelbar ivaretakelse av evakuerte
o Behov for tolk
o Behovet for å kontakte andre ressurser (for eksempel DPS, RVTS, NKVTS) for tidlig
bistand
Oppgaver knyttet til planlegging og gjennomføring
•
•
•
Tett dialog med Enhetsledere slik at kriseteamenes ressursene fordeles og utnyttes
best mulig
Kriseteamene skal ikke gjennomføre andre administrative oppgaver enn det som
naturlig tilhører deres hovedoppgaver
Presentasjon av kriseteamet (hvem er vi, hva gjør vi her og hva som skal skje her,
hvordan kan dere bruke oss, hva gjør vi etter at dere drar hjem etc)
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen - Tiltakskort
Side 9 av 17
•
•
•
•
•
o Er det naturlige eller tilfeldige grupper som er rammet? Identifisering av alle
undergrupper
o Bruk av naturlige ledere eller andre som er i stand til det, for å gruppere de
evakuerte i mindre og oversiktlige grupper -også språk, nasjonalitet og
eksponeringsgrad som kriterium for gruppefordeling
o Geografisk spredning av de rammede – tidlig kontaktetablering på hjemstedet
o Somatiske helsebehov/rask helsesjekk og behandling av småskader, allmennlege
Formidling av ikke-politifaglig informasjon
o Informasjon om praktiske forhold (mat, drikke, annen fysisk ivaretakelse etc)
o Umiddelbar ivaretakelses (distraksjonsråd, hvordan man kan roe seg ned,
hvordan dele ressurser mest mulig, bruk av facebook og internett mens på EPS,
annen psykoedukasjon)
o Er det sannsynlig at etterlatte og pårørende til overlevende skal samles adskilt?
o Informasjon til pårørende (også om hvordan og når gjenforening vil skje)
o Informasjon til etterlatte fra politiet
o Hvor ofte blir politifaglig og ikke-politifaglig informasjon formidlet
o Skal skriftlig materiale deles ut
Hvordan vil myndighetspersoner møte de rammede (ordfører, leder etc)
Bistå med kontaktetablering med de pårørende
Individuelle samtaler, gruppesamtaler
Gjenforening
o Tidlig konferering med politiet om det er etterforskningsmessige grunner for å
utsette gjenforening
o Kontakt med politiet om tidspunktet for gjenforening
o Bistå gjenforening og vurdere hjelpebehovet
Oppgaver knyttet til oppfølging
•
•
Tidlig planlegging av oppfølging
Hvordan skal tilbudet om oppfølging formidles? På kommunens nettside? På
Facebook?
• Skriftlig justering av infobrosjyrer, info om reaksjoner og oppfølgingstilbud
• Gjennomgang av hendelsen med politiet
o Er alle rammede individer notert og ivaretatt (tilfeldige vitner og hjelpere)
o Er alle rammede grupper ivaretatt (skoler, barnehager etc)
o Er innsatspersonell ivaretatt
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen - Tiltakskort
Side 10 av 17
4.6. Tiltakskort for enhet
Mottak og registrering
Dato for utarbeidelse 01.03.2015. Sist revidert
Mottak og registrering av de evakuerte og pårørende gjennomføres fortrinnsvis via separate
innganger til EPS. Dersom dette ikke er mulig, må mottak og registrering så langt det er
mulig organiseres slik at de evakuerte og pårørende registreres ved hver sine bord/skranker.
Ansvar, hvem:
•
•
Leder EPS-P i samarbeid med Enhetsleder Mottak og registrering
Ved mangel på personell hos politiet, kan kommunalt- eller annet personell bistå
Rapportering til:
•
•
Enhetsleder Mottak og registrering rapporterer til Leder EPS-P
Leder EPS-P rapporterer til politimesterens stab v/P2
Oppgaver:
•
•
•
•
•
•
•
•
Ved behov, møte de evakuerte (og pårørende) ute, evt. inne i buss og informere om
hva som skjer når de kommer inn på EPS
Slippe inn de evakuerte i puljer for å unngå lang kø og kaos ved registreringen og la,
om mulig, resten vente inne i bussen på tur
Registrere personopplysninger ved ankomst
o Skjema 1 – Registrering Evakuerte
o Skjema 2 – Registrering Pårørende
o Dele ut nummerert akkrediteringskort som bæres synlig inne på EPS
 Røde kort/rød tekst: Evakuerte
 Grønne kort/grønn tekst: Pårørende
 Påføre korrekt nummer på skjemaet sammen med navn
Vise de evakuerte og pårørende videre inn for mottak (av kriseteam) ved hhv.
Evakuertesenteret og Pårørendesenteret
Så langt det er mulig samordne og kvalitetssikre registrert informasjon – evakuerte /
pårørende - og bidra til raskest mulig gjenforening mellom disse
Dersom registrering på papir: Føre informasjonen over på elektroniske skjema
På en sikker måte formidle informasjon og skjemaer til P2, evt. via Leder EPS-P
Registrerte personopplysninger skal behandles konfidensielt
• Evt. frigivelse av opplysninger til offentligheten skal kun gjøres av politiet
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen - Tiltakskort
Side 11 av 17
4.7. Tiltakskort for enhet Informasjon
Dato for utarbeidelse 01.03.2015. Sist revidert
Informasjon skal ivaretas i samsvar med Vedlegg 3. Informasjonsplan.
Ansvar, hvem:
•
•
Leder EPS-P i samarbeid med Enhetsleder Informasjon
Ved mangel på personell hos politiet, kan kommunalt personell bistå
Rapportering til:
•
•
Enhetsleder Informasjon rapporterer til Leder EPS-P (og evt. til Leder EPS-K)
Leder EPS-P rapporterer til politimesterens stab v/P2
Oppgaver:
OPPOVER I LINJEN:
•
•
•
•
Via (eller i samråd med) Ledere EPS, utveksle informasjon med
o Kommunens kriseledelse
o Politimesterens stab
Om status for hendelsen, utvikling og prognoser
o Arbeidet på skadestedet og med hendelsen
o Evakuerte og pårørende
o Omkomne, skadde og savnede
o Andre skader og skadeomfang (materiell og virksomhet)
o Beslutninger som er tatt / skal tas
Om status ved EPS
o Evakuerte og pårørende, etterlatte
o Ressurs- og personellbehov
o Forpleining og innkvartering, behov
o Lokaler, fasiliteter, utstyr og materiell
o Beslutninger som er tatt / skal tas
Om transport – behov, planlagt, gjennomført
INTERNT I EPS-ORGANISASJONEN:
•
•
Sørge for nødvendige oppdateringer og tilbakemeldinger til EPS-teamet om
hendelsen og situasjonen ved EPS, herunder
o Sikre ensartet og korrekt informasjon til alle enhetene og deres personell
o Unngå forvirring og misforståelser internt
Sørge for at eier/driver av lokalene får nødvendig relevant informasjon
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen - Tiltakskort
Side 12 av 17
EVAKUERTE OG PÅRØRENDE:
•
•
•
•
•
•
I samråd med Ledere EPS og Leder Kriseteam, formidle nødvendig og korrekt
informasjon og veiledning til de evakuerte og pårørende, herunder
o Regelmessig oppdatert informasjon etter oppsatt plan
 Muntlig (ved informasjonspunkter, møter)
 Ved oppslag (intern-TV, projektor, tavler/flip-over)
o Om hendelsen, de rammede, utvikling, prognoser
o Om forpleining, evt. innkvartering og lokalenes øvrige fasiliteter
o Distraksjonsråd
o Om foreliggende ressurser
 Politiet og deres oppgaver
 Kommunen og hva den gjør
 Kriseteam og deres oppgaver og tilgjengelige ressurser
 Andre ressurser (tolk, representanter for trossamfunn og
livssynsorganisasjoner, frivillige lag og foreninger, m.v.)
Gi råd om bruk av sosiale medier og kommunikasjon her
Formidle aktuelle telefonnummer/adresser for de berørte
Hva skjer videre (fram til neste informasjonstidspunkt)
Ivareta nødvendig konfidensialitet (riktig informasjon til riktig mottager)
Kriseteamene selv ivaretar nødvendig informasjon og veiledning av psykososial og
helsemessig art til de evakuerte og pårørende på individ- og gruppenivå
MEDIENE:
•
•
Informasjon skal gå via kommunens kriseledelse og politimesterens stab (v/P2)
Direkte informasjon til mediene gis KUN etter godkjenning fra respektive
overordnede
o Direkte informasjon må planlegges
o Hvem informerer (fortrinnsvis politiet)
o Hvor skal mediene møte (egnet sted mhp. skjerming), og når
o Møtetidspunkt og sted bør annonseres på forhånd (oppslag)
ADMINISTRATIVT:
• All informasjon må utarbeides skriftlig, også den som gis muntlig
• Informasjonen må kvalitetssikres (få den verifisert) før den gis ut
• Informasjonen – og informasjonsarbeidet - må loggføres (CIM)
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen - Tiltakskort
Side 13 av 17
4.8. Tiltakskort for enhet
Vakthold og sikring
Dato for utarbeidelse 01.03.2015. Sist revidert
Vakthold og sikring ved EPS kan være nødvendig og må opprettes ved behov.
Ansvar, hvem:
•
•
Leder EPS-P i samarbeid med Enhetsleder Vakthold og sikring
Ved mangel på personell hos politiet, rekvireres personell fra Sivilforsvaret (evt.
Forsvaret/Heimevernet)
Rapportering til:
•
•
Enhetsleder Vakthold og sikring rapporterer til Leder EPS-P
Leder EPS-P rapporterer til politimesterens stab v/P2
Oppgaver:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
I samarbeid med Leder EPS-K
o (Risiko)vurdere behov for vakthold og sikring, og evt.
o Etablere vakthold og sikring i nødvendig omfang
Utarbeide skriftlig 5 pkt. ordre for personellet
Etablere tilstrekkelig samband (Nødnett; egen talegruppe)
Ha egnet kjøretøy til disposisjon (for varetekt og borttransport)
Ivareta og opprettholde ro og orden ved EPS – ute og inne
Opprette nødvendige sperringer ute og inne
Sørge for skjerming av de evakuerte og pårørende mot ufrivillig kontakt med pressen
og andre utenforstående
Hindre uvedkommende i å ta seg inn på EPS
Sørge for nødvendig klarering av utenforstående som har legale behov for adgang inn
på EPS (eks. varelevering, vedlikeholdspersonell, nytt personell til EPS, mv.)
Føre logg for inn- og utpassering (i samråd med Enhet for mottak og registrering etter
at de er ferdige med sine hovedoppgaver), se Skjema 3 – Registrering – Ut–Inn av EPS
Tjenesten utføres uniformert
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen - Tiltakskort
Side 14 av 17
4.9. Tiltakskort for
Nedtrapping og avvikling av EPS
Dato for utarbeidelse 01.03.2015. Sist revidert
Driften av EPS trappes ned og avvikles etter ordre fra politimesterens operative stab.
Ansvar, hvem:
•
Leder EPS-K og Leder EPS-P i fellesskap, sammen med enhetslederne
Rapportering til:
•
•
Leder EPS-K til kommunens kriseledelse
Leder EPS-P til politimesterens stab v/P2
Oppgaver:
•
•
•
•
•
•
•
•
Tilpasse og (gradvis) redusere bemanningen og ressurstilganger ettersom behovet
reduseres (evakuerte og pårørende forlater EPS)
Sørge for nedrigging og rydding av utstyr, sjekke ut om alt er på plass i kofferter og
kasser
Registrere mangler og skader og sørge for at utstyrsansvarlig hos hhv. politiet og
kommunen får beskjed
Sjekke ut tilsvarende i samarbeid med kontaktperson for lokalene
Samle samen evt. gjenglemte ting og gjenstander. Politiet er ansvarlig for å ta vare på
dette og, om mulig, finne fram til eier
Permittere personell etter hvert som de kan fristilles, dog tilby deltagelse på
avlastningssamtale om dette er nært forestående
Samle gjenværende personell og gjennomføre en avlastningssamtale (en eller flere)
hvor personellet får en anledning til å dele sine opplevelser og erfaringer
Gjennomføre en kort muntlig evaluering med umiddelbare tilbakemeldinger
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen - Tiltakskort
Side 15 av 17
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Orientere om muligheten for å delta på erfaringsmøte i etterkant (innen en uke)
o En grundigere gjennomgang og evaluering – muntlig (og skriftlig)
 Hva gikk bra, hva fungerte godt
 Hva kunne vi gjort annerledes eller bedre
 Hva gjorde vi ikke (men burde eller skulle ha gjort)
 Hva manglet vi (hva må på plass for framtiden)
 Dele tanker, erfaringer og reaksjoner
o Sikre videre individuell oppfølging for de som trenger det
Innhente skriftlig evalueringer i etterkant som sendes til
o Til hendelseskommunen
o Til politiet
o Til andre ved behov
Logge tidspunkt for når nedtrapping påbegynnes
Logge tidspunkt for når selve driften formelt avsluttes
Logge tidspunkt for avlastningssamtale og deltagelse
Logge umiddelbare og viktige evalueringsmomenter
Om mulig; logge tidspunkt for når erfaringsmøte skal gjennomføres (tid og sted)
Permittere gjenværende personell
Ivareta nødvendig dokumentasjon i etterkant av hendelsen
o Se tiltakskort 4.10. Tiltakskort for rapportering og dokumentasjon
Rydde og pakke ned evt. resterende utstyr og materiell
Gå over og sjekke, slukke, lukke og låse lokalene, levere nøkler (dersom
kontaktperson for lokalene ikke er tilstede og tar dette)
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen - Tiltakskort
Side 16 av 17
4.10. Tiltakskort for
Rapportering og dokumentasjon
Dato for utarbeidelse 01.03.2015. Sist revidert
Nødvendig rapportering må og dokumentasjon knyttet til etablering, drift og avvikling av EPS
må ivaretas, slik at nødvendig kontrollerbarhet (notoritet) sikres.
Ansvar, hvem:
•
Leder EPS-K og Leder EPS-P i samarbeid med hhv. hendelseskommunens
kriseledelse/kriseleder og politimesterens stab/P2
Rapportering til:
•
•
Leder EPS-K til kommunens kriseledelse (evt. til hendelseskommunens kriseleder i
etterkant)
Leder EPS-P til politimesterens stab v/P2
Oppgaver:
•
•
•
•
Nødvendig dokumentasjon/rapporter utarbeides til (det finnes en rapportmal i CIM):
o Hendelseskommunen
o Politiet
o Fylkesmannen
o Eier/driver av lokaler (hvis aktuelt)
o De rammedes virksomhet/organisasjon (hvis aktuelt)
o Andre (hvis aktuelt)
Sørge for at alle utfylte skjemaer, lister og rapporter underveis blir arkivert
Sjekke logger (CIM), sluttføre regnskap, sørge for at avlønning av personell blir
ivaretatt, sørge for at evt. forsikringssaker blir fulgt opp
Sørge for at evt. evaluering og andre tilbakemeldinger blir formidlet til ansvarlige for
planverket (kommunal beredskapsplan, felles plan for EPS, andre planer) for
oppfølging – «Lesson Learned»
1.3.2015
Felles plan for EPS i Gjøvikregionen - Tiltakskort
Side 17 av 17
EVAKUERTE:
Nr.
Dato/tid
Navn
Fødselsdato
Skjema 1 Registrering Evakuerte
Telefonnr.
Pårørende
Kontaktperson Krseteam
SKJEMA UNNTATT OFFENTLIGHET NÅR UTFYLT
Skjema 1 Registrering Evakuerte
PÅRØRENDE:
Nr.
Dato/tid
Navn
Telefonnr.
Skjema 2 - Registrering Pårørende
Pårørende til
Fødselsdato
UNNTATT OFFENTLIGHET NÅR UTFYLT
Skjema 2 - Registrering Pårørende
REGISTRERING INN/UT AV EPS:
E-nr.
.
Ut
Inn
Ev. kommentar
UNNTATT OFFENTLIGHET NÅR UTFYLT
Skjema 3 - Registrering Ut-Inn av EPS