Kom i gang med Mysoft - Norges gymnastikk og turnforbund
Kom i gang med Mysoft Oppdatert 13.04.2015 Innhold: 1. Innlogging 2-3 2. Oppdatering av egen profil 3-5 3. Startsiden, oppbygning og grunnfunksjonalitet 6-8 4. Oppdatering av lagsinformasjon 9 5. Opprette anlegg 10-11 6. Opprette treningssted 12-13 7. Opprette parti 14-23 8. Knytte medlemmer til parti / endringer / utmelding 24-32 9. Registrere nye medlemmer 32-34 10. Sende ut passord på nytt til medlemmer / grupper 35-36 11. Opprettelse av OCR-konto tilpasset bruk i Mysoft 37-38 12. Øk. forhold: Gebyr, SMS, overstyrt pris, etter oppstart 38-41 13. Aktivering av portalen for medlemmene 42 14. Medlemskontingent i forhold til treningsavgift 42-43 15. Vedlikehold og kvalitetssikring av medlemsinformasjon 44-45 1 16. Eksempel på brukerveiledning til egne medlemmer 46-51 17. Trenerlisenser 52-57 18. Legge til konkurranselisens 58-59 19. Overgang til ny sesong 60-67 20. Web shop 67-70 21. Kom i gang – sjekkpunkter 71-72 1. Innlogging: Innlogging starter enten fra forsiden til www.gymogturn.no eller fra lagets / foreningens egen hjemmeside: Når du har klikket på denne linken kommer du til innloggingsbildet i portalen. Her skriver du inn det brukernavnet og passordet du har fått tilsendt. Alle lag/foreninger har samme innloggingsportal. Husk å kontakte NGTF v/ Stig Nilssen eller Øistein Leren for å få aktivert laget/foreningen for dine medlemmer når du er klar til det. 2 Skulle du glemme passordet ditt, så bruker du «Glemt passord» funksjonen for å få tilsendt nytt passord. Skriv inn e-post adressen din. Denne sjekkes mot det som ligger i systemet, og hvis det er samsvar vil du få tilsendt e-post med brukernavn og passord. NB! Dersom din e-post adresse også er knyttet til en annen person, vil du få feilmelding om at e-posten ikke er registrert. Da trenger du medlemsnummeret ditt i Mysoft basen slik at du kan benytte det som brukernavn. Du kan få dette ved å kontakte medlemsansvarlig eller en av de andre i styret i laget/foreningen din. 2. Oppdatering av egen profil Når du har fått tilsendt brukernavn og passord, så går du tilbake til innloggingssiden og bruker den informasjonen du har fått tilsendt for å logge deg inn. 3 Det første du så skal gjøre er å oppdatere opplysningene på deg selv ved å følge anvisningene nedenfor. Informasjonene om deg selv finner du under menyvalget til venstre under ”Min profil” Alle felt med rød stjerne må fylles ut. Felt vedrørende navn etc. på foresatte, fremkommer når alderen på medlemmet er under 18 år. Trykk «Lagre» når alt er fylt ut. 4 Ved forsøk på å lagre uten at alle pliktige felt er fylt ut, vises manglende informasjon med rødt øverst til venstre. Fyll inn det som mangler og trykk ”Lagre” på nytt. Ved utsending av e-post til medlemmer under 18 år, vil det bli sendt e-post både til foresatt 1, foresatt 2 og medlemmet selv. 5 3. Startsiden, oppbygning og grunnfunksjonalitet: Laget er knyttet til den krets som laget hører til i. Ved innlogging kommer du automatisk inn med den rolle og de rettigheter du har knyttet til din rolle i ditt lag. Dette er en knapp du kommer til å bruke veldig mye, det er den som åpner opp de valgene du har bedt om. Vi skal starte med å opprette hvilke personer som er medlemmer i styret i laget. Ved å definere hvem dette er, tildeles de roller slik at de får tilgang til å utføre oppgaver for laget i Mysoft. 6 For å komme i gang klikker du på pilene ved siden av «Styre\Utvalg», og velger «Styre» i ditt lag. Hvis du skal tildele roller, så benytter du de grønne plusstegnene som nå står ved siden av medlemmene i listen nedenfor Ved å klikke på det grønne plusstegnet til høyre for den aktuelle personen, så får du mulighet til å legge til verv på denne personen. I vårt tilfelle så har vi valgt Angelina Jolie til å være medlemsansvarlig. 7 Ved oppstart er det i styret lagt inn leder og medlemsansvarlig. Dere vedlikeholder deretter dette selv. De personer som opprettes i styret får rettigheter til å bruke portalen på vegne av laget. Dersom du trenger andre vervtyper, så må du kontakte NGTF på epost [email protected] Hvis du bare ønsker å se hvem som har ulike roller i styret så klikker du på valget «Vis styre/utvalg». Der kan du stoppe verv ved å sette inn «til dato» og endre vervstatus til «passiv». 8 4. Oppdatering av lagsinformasjon: Klikk på +tegnet ved siden av Informasjon for å åpne stedet for oppdatering av grunnleggende informasjon om eget lag. Her legger du inn de korrekte informasjonene. Noe har blitt tatt med da vi konverterte alle lag i oppstarten av prosjektet, men det er viktig at du vedlikeholder denne informasjonen slik at den er oppdatert og korrekt. Du kan også legge inn lagets logo på denne siden. Den vil da bli tatt med på fakturaer som sendes ut fra laget. Logoen bør ikke være for stor – da kan den dekke noe av fakturainformasjonen. Du må huske å legge inn e-post til laget eller til lederen, da dette er den e-posten som brukes når krets eller forbund kommuniserer med dere gjennom systemet. Husk også å legge inn e-post faktura. Det er til denne adressen at fakturaer fra NGTF vil bli sendt. I rubrikken for kontonummer skal du skrive det kontonummeret som hører til den kontoen som dere har inngått OCR avtale med. Jfr. punkt 11. NB! Dersom dere endrer kontonummer, så MÅ forbundet få beskjed slik at riktig kontonummer legges inn i systemet for innlesing av innbetalinger (OCR). Det er krav til at fakturaer skal inneholde informasjon om utsteders organisasjonsnummer. Dette feltet er nå lagt til slik at laget selv legger til korrekt organisasjonsnummer. Dersom man er i MVA registeret, så legges også MVA til i det siste feltet. Vi har nå i oppstarten lagt inn organisasjonsnummer på de lagene som har tatt systemet i bruk, men dette må lagene selv kvalitetssikre. 9 5. Opprette anlegg: Det neste trinnet for å komme i gang er å opprette de anlegg og treningssteder dere har. Under menyen Funksjoner klikker du på pilen ved siden av og velger ”Anlegg”. Godkjenn valget ved å klikke på knappen ved siden av valgboksen. Da får du opp bildet på neste side og klikker på ”Legg til ny.” Her må du fylle ut de røde feltene før du lagrer (klikk på «opprett»). Anlegget skal/kan etterpå deles i flere saler dersom dere har det. Dette er det neste trinnet og er kalt treningssteder. I feltet for kommune er det kommunenummeret som fylles inn, dette finner du på lagets informasjonsside. (Se pkt. 4) 10 11 6. Opprett treningssted Når du har opprettet anlegget skal du opprette ”Treningssted”. Det kan være at dere bare har en gymsal, og da blir det bare ett treningssted, men det kan også være at dere har en apparatsal, et styrketreningsrom, en idrettshall eller lignende. Under ”Funksjoner” velger du nå ”Treningssted” og godkjenner med knappen til høyre. Når du har klikket på knappen ved siden av valgboksen hvor du valgte Anlegg, så får du opp bildet nederst på siden. Velg ”Legg til ny” Når du skal registrere treningssted så MÅ du fylle ut de feltene som har rød stjerne, mens de andre kan du la være eller du kan ta de senere. Vi håper at du tar deg tid til å sette merke ved de utstyrstyper som finnes på dette treningsstedet. Det kan være svært ulikt hvilket utstyr som er tilgjengelig i de ulike treningsstedene, noe som vil framgå etter hvert som du får lagret alle treningsstedene dine. Dersom dere har flere saler i en bygning, så blir det å betrakte som flere treningssteder i samme anlegg. Dersom dere trener både i gymsalen på en skole, og i en idrettshall ved siden av skolen eller et annet sted, så blir det to anlegg. Nedenfor finner du et eksempel som viser hvordan du kan bruke denne lista. Du setter hake ved utstyrstypen og bruker fritekstfeltet for å fylle ut opplysninger som du kan ha nytte av. Grunnen til at vi etterspør disse opplysningene er at vi på forbundsnivå ønsker å kunne bruke reelle data for å kunne påvirke myndigheter til bedre rammevilkår for dere. Det kan også være at denne listen kan være en hjelp for dere til å holde oversikt over utstyret, selv om den kanskje kan bli for enkel. 12 13 7. Opprette parti Etter at treningsstedet er opprettet, så skal du opprette partiene dine. Funksjonen finnes i funksjonsmenyen. Velg ”Parti” og trykk på knappen med de tre pilene. 14 Når du har valgt parti får du opp dette bildet, og her velger du ”Legg til.” 15 I dette registreringsbildet må du også fylle ut alle feltene som er merket med rød stjerne. Navn på parti: Her velger dere det som dere har som navn på partiene deres. NB! Denne vises også på fakturaene. Et tips er å bruke H-15 (høst 15), V-16 etc. til slutt i partinavnet. Eksempel på navnsetting: Gymlek J 4-5 år (2010-2011) Tor H-15 Status settes til Aktiv for partier som er i bruk. Gren er det valget du må gjøre for at deltagerne skal bli tellet riktig på idrettsregistrering. Her finner du alle grenene som tilhører Gym og turn. Dersom dere er et fleridrettslag og trenger andre grener, så kontakter dere NGTF for å få opprettet disse. I forhold til Idrettsregistreringen vil systemet kun telle opp de som er aktive på et parti. Personer med verv telles med i kategori 301 (dette ordnes av systemet). 16 Alder fra-til må legges inn med heltallsverdier. Det betyr at dersom du vil at de som for eksempel fyller 7 år i løpet av året skal kunne delta på dette partiet, så må du legge ”Alder fra” som 7 og ”alder til” som 7. Du må oppgi hvor mange deltagere det skal være på partiet, og hvorvidt du vil bruke ventelistefunksjonen. Du må også oppgi hvilket kjønn som partiet er for. Startdatoen er den datoen treningen starter. Sluttdatoen er den datoen treningen slutter i det semesteret. Systemet fungerer best hvis start og sluttdatoene er innenfor samme halvår, for eksempel vår og høst. Treningstidspunktet (dag og tid) skal legges inn litt senere. Du må også sette inn prisen som deltakerne skal betale for å delta på partiet. Dette er treningsavgiften. Se også punkt 14 for å finne ytterligere avklaring på forskjellen mellom begrepene kontingent og treningsavgift. Hvis dere ønsker mulighet til å gi søskenmoderasjon eller å kunne tilby å trene på flere partier for en pris, så må dere velge å sette «Overstyr pris» til Ja. Se mer detaljer i punkt 12. Faktureringen vil starte på den datoen dere setter som startdato, og går deretter daglig. Du må velge om partiet er åpent eller lukket, dvs. i forhold til hvem som kan få melde seg på. Åpent betyr at det ligger tilgjengelig for alle. Lukket betyr at du har satt krav til forkunnskaper / ferdigheter for at medlemmene skal kunne være med. Det er kun dere med administratorrettigheter (styret) som kan legge til medlemmer i lukkede partier. Det er nå mulighet til å angi ulike inntektskonti, avdelinger og prosjekt knyttet til de enkelte partiene. Default er det satt opp at det inntektsføres mot konto 3925, og avdeling er satt til 0, det samme er prosjekt. De lag som ønsker å kunne finne igjen inntektene knyttet til ulike partier tar i bruk de kontoer, avdelinger og prosjekter. 17 Det er lagt inn sperre i forhold til kontoer som er i bruk til andre felles føringer i systemet. Legge til hovedtrener. Trykk på søk: Du får opp denne søkesiden, og her skriver du inn et søkekriterium for å finne den treneren du skal legge til. Du kan bruke enten ett av feltene å søke etter, eller flere felt samtidig. Bruker du flere felt, så begrenses søket. Bruker du bare ett felt, så er søket mer åpent og du får flere treff. Du kan også søke uten å legge inn noe her, og da får du alle trenerne i laget ditt som har gyldig lisens. Jeg har lagt inn etternavn, og får opp aktuelle trenere. For å velge trener, så klikker du på navnet til den du ønsker å legge til. 18 Når du har valgt trener, så vil du komme tilbake til partiredigeringen, og du finner trenerens navn listet opp. Det er bare plass til én hovedtrener, men når du nå trykker lagre, så vil du kunne legge til hjelpetrenere på samme måte. Bildet ved siden av, viser hvordan det ser ut etter at du trykket lagre. Hjelpetrenerknappen er kommet fram. Treningstider skal legges til ved å trykke her. Under ”Hovedinnhold” er det listet opp en god del stikkord som vi håper dekker det som skjer på dette partiet. Dette er utfyllende informasjon om hvilken aktivitet som foregår på dette partiet, og det vil kunne være nyttig informasjon for de som har lyst til å 19 begynne, og samtidig gir det krets og forbund en mulighet til å tilby kurs i forhold til de aktivitetene som foregår. Her er det fint om dere setter så mange kryss dere trenger for å beskrive hovedinnholdet. Vi har også bedt dere sette kryss for å markere om det er breddeaktivitet eller konkurranseaktivitet slik at vi får en bedre oversikt enn vi har hatt tidligere når vi har registrert i Idrettsregistreringen. Legge til treningstider: Klikk på Treningstider. Du får nå mulighet til å legge til så mange treningstider du ønsker for dette partiet. Klikk på «Legg til ny», og bildet blir redigerbart. Det kommer røde stjerner på de feltene som må fylles ut. Jeg har valgt dag, hvilket treningssted partiet trener i, når treningen starter (bruk kolon mellom timer og minutter), og til slutt hvor lenge treningen varer (antall minutter). Klikk på lagre, og få en bekreftelse på at treningstiden er lagret. Når du nå velger å se treningstidene for dette partiet igjen, så har det kommet opp hvilken treningstid partiet har. 20 For å slette en treningstid, så bruker du søppelbøtta, og for å endre på treningstiden (sted eller tidspunkt) så bruker du blyanten. 21 Siste trinn når et parti er opprettet, er å velge om det skal gjøres tilgjengelig (synlig) gjennom å merke av for ”Publisering”. Deretter må det også merkes av for ”Påmelding” for å gjøre partiet åpent for påmelding fra medlemmer. Denne muligheten innebærer at laget kan klargjøre alle partiene, og så kunne åpne for påmelding på et gitt tidspunkt. 22 Når partiet blir publisert, så dannes det en internettside som dere kan legge ut en link til på deres egen hjemmeside. Presentasjonen av partiene ser da ut som på bildet under. De som klikker på ”Gå til påmelding” vil komme til innloggingsiden som trenger brukernavn og passord. Dersom de ikke er medlemmer ennå, må de først gå til den siden hvor de kan melde seg inn i laget, og der kan de i samme prosess som innmeldingen, også legge til hvilket parti de ønsker å delta på. 23 8. Knytte medlemmer til partier / endringer / utmelding: Det er to muligheter til å få knyttet utøvere til parti. Du kan enten gå inn på en og en utøver og velge partiet som han skal være knyttet til slik som det blir vist i denne veiledningen, eller du kan be medlemmene selv logge seg på og velge partiet de skal delta på. I neste sesong kan du oppdatere medlemslisten for hele partier samtidig. Da benyttes funksjonen ”Partioppsett”. NB! Husk at du må opprette nye partier for hver sesong. Før du begynner å knytte enkeltutøvere til partier, så kan det være gunstig å gjøre et utvalg av medlemsmassen slik at du lettere ser at du har fått med deg alle. Til venstre er vist et søk basert på å finne de som er født før eller etter en bestemt dato, i vårt tilfelle de som er født mellom 01.01.1980 og 01.01.2000. Da kan du få fram en liste som du igjen kan sortere etter alder, eller fødselsdato eller noen av de andre kolonnene som står der. Når du så skal knytte personer til partier, så klikker du på personikonet og får opp bildet på neste side. 24 I dette bildet klikker du på ”Nytt parti” og får muligheten til å knytte person til parti. I det vinduet som da kommer opp velger du hvilket parti du vil koble denne personen til. Du får bare opp partier som passer til denne personens alder og kjønn. Når valget er gjort vil du kunne se hvilken status denne personen får, om han blir påmeldt eller om han blir satt på venteliste. Når du så trykker på ”Send påmelding” får du opp en kvittering på at det er sendt e-post til denne personen om at han er påmeldt dette partiet, og han vil også få oppgitt status i forhold til om han er kommet med eller har blitt satt på venteliste. Det sendes automatisk ut e-post når dere gjør en endring i en persons påmeldingsstatus. 25 26 Personen vil også kunne se denne informasjonen på sin profil. 27 Mye funksjonalitet er nå flyttet fram til bildet for medlemsprofilen. Dette måtte tidligere gjøres i ”Administrasjon deltakere partier”, men kan nå også gjøres fra ”Medlemsprofilen” Kommentarer fra medlemmene til laget omkring deltagelsen på et parti er nå synlig som ikon bak den enkelte partipåmelding, og selvsagt også dersom man står inne i funksjonen ”Administrasjon deltakere partier.” Utmeldingsfunksjonen har nå blitt gjort slik at den bringer deg igjennom kontrollene omkring medlemmets økonomi før utmelding kan foretas, samt at den setter status på partipåmelding til sluttet når medlemmet blir meldt ut. Alt styres nå fra dette bildet. Det er mulig å legge til kommentarer når medlemmene melder seg på, for eksempel i forhold til prioritering av ønsker, ønske om å trene samtidig med nabobarn o.l. Disse kommentarene blir nå synlige både på Administrasjon deltagere parti og bak den enkeltes liste over partier medlemmet er påmeldt. 28 Utskrift av status om medlemmet har betalt for seg: Utskrift av kundereskontro (hvorvidt man har betalt et parti eller ikke) er nå gjort tilgjengelig gjennom at det er kommet et printerikon over partipåmeldingene inne på medlemmets personlige profil. Tildele plasser fra venteliste: Ventelistene opprettes automatisk hvis du har valgt at det er venteliste på partiet. Systemet tildeler plasser til deltagere etter hvert som de melder seg på, og det sendes e-post kvittering når de har meldt seg på. Dette gjelder for de som allerede er godkjente som medlemmer. Nyinnmeldte medlemmer kommer inn på den reserverte plassen på listen ved godkjenningstidspunktet. Systemet holder av plass til dem selv om de ikke er ferdig godkjent. Innmeldingstidspunktet framgår av lista som du behandler under «Godkjenn medlem», se punkt 9. De som kommer på venteliste, får beskjed om at de er på liste, men ikke hvilken plass. Det er dere som lag som kan bestemme hvem som får plassen, basert på den politikk dere har valgt for det. Dette gjøres ved å velge ”Administrasjon deltakere partier”, søke opp det partiet du vil gjøre noe med, og så får du opp en liste som vist under. Dere ser der rangeringen, men dere velger likevel fritt hvem av de på venteliste som du vil tilby plassen. Gjennom dette kan du også overstyre antallet plasser på partiet. 29 Ved å klikke på nedtrekksmenyen bak status, så kan du endre denne for dette medlemmet. Her har vi endret status fra Venteliste til Påmeldt, og får da opp dialogboksen under. Her får vi mulighet til å få kopi av den meldingen som går ut til medlemmet slik at vi kan holde oversikt over hva som er gjort med den enkelte. Alle slike statusendringer gir samme dialogboks med mulighet til å avbryte handlingen, eller gjennomføre og samtidig får e-post kvittering. Adressen til medlemsansvarlig legges inn i Lagsinfo, se punkt 4 30 Utmelding: Utmelding av medlemmer starter ved å legge inn utmeldingsdato i medlemmets profil, og endre status fra Aktiv til Utmeldt. Trykk så på ”Lagre”. Systemet vil nå gjøre et søk på personens økonomiske forhold. Dersom det er noen regninger som ikke er betalt, vil du få opp bildet på neste side og kan gå direkte fra dette til bildet til medlemmets økonomiske oversikt for å gjøre de nødvendige valg der. Deretter legges utmeldingsdato inn på nytt slik som ovenfor og man trykker på Lagre på nytt. Da vil utmeldingen bli effektuert og påmeldingen i partiene vil bli satt til sluttet. 31 9. Registrere nye medlemmer / godkjenne innmeldinger fra portalen Personer med verv (styret m.v.) kan melde inn nye medlemmer direkte i portalen. Dette gjøres ved å velge «Godkjenne medlem» under funksjoner. Når du har gjort det valget, vil du komme til den siden hvor du får opp en liste over de som har meldt seg inn selv, samt muligheten til at du som ansvarlig kan melde inn nye medlemmer direkte. For å melde inn nye medlemmer klikker du på «Nytt medlem». 32 Da kommer bildet under opp, og du må legge inn alle pliktige opplysninger (felt med rød stjerne må fylles ut). Valg av parti kan gjøres senere også. Når du klikker på Lagre, så forsvinner denne personen fra skjermen, men vil nå ha kommet inn i medlemslisten. Hvis noen har meldt seg inn gjennom nettportalen, så vil de ligge i en liste som du finner med funksjonen «Godkjenne medlem». Listen inneholder tidsangivelse for innmelding slik at du kan sortere de i tidsrekkefølge når du skal godkjenne de. Det er denne rekkefølgen som danner grunnlaget for innbyrdes plassering på eventuelle ventelister. Det er derfor gunstig å godkjenne i den rekkefølgen de har meldt seg inn. 33 For at disse skal bli godkjent og få tilsendt brukernavn og passord, må du klikke på blyanten for å redigere informasjonen på medlemmet. Der velger du «Godkjent». Før du lagrer, klikker du på «Duplikatsjekk» for å se om personen finnes fra før. Dersom personen finnes fra før, så noterer du hvilke partier personen vil inn på, samt de personinformasjonene som finnes der før du avslår han som medlem. Deretter oppdaterer du den medlemsinformasjonen som allerede er i Mysoft på denne personen. 34 10.Sende ut passord til medlemmer / grupper Alle får tilsendt medlemsnummer (brukernavn) og passord når medlemsskapet er godkjent. Det hender at noen glemmer passordet sitt, og da kan dere enkelt sende det ut på nytt til enkeltmedlemmer eller grupper av medlemmer. NB! Ved å sende ut på nytt, så slettes det passordet som medlemmet selv har laget, dersom de har gjort en endring. Du kan lage søket åpent slik at du finner mange, eller helt spesifikt så du bare sender til én person. 35 Klikker du på knappen nederst, så vil systemet spørre deg en gang til om du er sikker på at du vil sende ut på nytt, før utsendingen skjer. 36 11.Opprettelse av OCR-konto tilpasset bruk i Mysoft Det enkelte lag/forening må først opprette en OCR-avtale med sin egen bank. Denne OCR-avtalen skal knyttes til NGTF sitt kundeforhold med DNB slik at betalingene blir registrert og informasjonen om betalingsstatus på det enkelte medlem oppdateres i medlemsdatabasen og er tilgjengelig for laget. Dere må opprette en avtale med egen bank, og dere må ved inngåelsen av OCR avtalen opplyse om følgende: - Lengden på KID er 20 tegn - Det brukes Modulus 10 I tillegg må dere oppgi hvem som er mottaker av konteringsdata. Dette er DNB Connect, og KundeenhetsID er 118125. Disse to siste informasjonene er de som knytter lagets OCR-avtale sammen med den sentrale avtalen slik at informasjonene oppdateres på det enkelte medlem. Når dere så har fått avtalen med banken deres, tar dere kontakt med vår kontaktperson i DnB på følgende kontaktinfo: Kristin Nilsen Cash Management Telefon: 907 18 441 E-post: [email protected] Hun vil hjelpe dere med å knytte deres avtale sammen med den overordnede avtalen for NGTF i Nets. Oppgi gjerne følgende referanseinformasjon: MYSOFT Idrett for NGTF Kontaktperson hos NGTF er Øistein Leren, e-post: [email protected] Se skjema neste side. 37 12.Økonomiske forhold, praktisk organisering GEBYR PÅ FAKTURAER Systemet ble vedtatt finansiert gjennom de gebyrene som legges på fakturaene som går fra laget til medlemmet. Fakturagebyret er laget slik at hvis dere velger halvårlig fakturering (en faktura pr. parti) så er gebyret kr. 20,- hvorav dere beholder kr. 5,- (25 %) i eget lag. Dere vil motta en faktura fra NGTF hvert tertial på resten av gebyrene, kr. 15,- (75 %). Ved hyppigere fakturering er gebyret satt lavere. Gebyrsatsen styres automatisk av systemet. Det er ingen gebyr på fakturaer fra forbundet til lagene. Det er ingen gebyr på purringer. Det er dere som lag som mottar hele gebyrsummen ved 38 innbetaling fra medlemmene, men dere vil altså få en faktura tre ganger pr. år som utgjør 75 % av det dere har mottatt i gebyrer foregående tertial. BETALING FOR SMS BRUK Kostnadene ved SMS-bruk dekkes av mottakeren av SMS-ene som sendes. Det er kr. 3,pr. SMS slik at den løsningen må brukes med omtanke. I utgangspunktet er profilene til medlemmene satt slik at de har reservert seg mot å motta SMS, så de må selv aktivt gjøre en endring der for å kunne motta viktige beskjeder fra dere. NGTF betaler for abonnementsløsningen og driften av denne ordningen gjennom de inntekter som bruken av løsningen genererer. OVERSTYRT PRIS Dette gir muligheten til å ha et system med søskenmoderasjon, eller at man tilbyr en pris pr. halvår og gjennom den gir muligheten til at medlemmene kan trene på flere partier. Valget gjøres for hvert enkelt parti, og i utgangspunktet er det satt til at det ikke er overstyrt pris, det vil si ”Nei”, noe som betyr at prisen er fast og lik for alle. Med dette valget iverksettes fakturarutinene automatisk. Når du går inn på oversikten over medlemmene på et parti, så ser listen eksempelvis ut som bildet under. Her ser du at det mulig å gjøre noe med prisene, i og med at det her er valgt «JA» på overstyr pris. Prisene kan da endres enkeltvis. Hvis det er valgt ”Nei” på overstyrt pris, kommer ikke dette valget fram i bildet. Hvis det er valgt å bruke «overstyrt pris», må prisen på de enkelte medlemmene godkjennes individuelt før fakturering finner sted. Man må da gå inn på «Administrasjon delt. partier» og hake av for «pris ok» før faktura går ut. 39 Økonomiske forhold etter at man har startet opp: Her er noen «varianter» som dere sikkert kommer borti, etter hvert som betalingene kommer inn: Registrere betaling uten KID Registrering av innbetalinger som er foretatt enten gjennom bank uten bruk av KID, eller som kontant oppgjør til kasserer: Informasjon om økonomiske forhold knyttet til enkeltmedlemmet finner dere ved å klikke på dollartegnet bak navnet når medlemmene er listet opp. Når du har klikket på dollartegnet kommer det opp et bilde der man kan klikke på en blyant eller et dollartegn. 40 Klikk på dollartegnet bak den aktuelle fakturaen Skriv inn betalingsdato og bilagstekst (Manuell innbetaling uten KID) i rubrikken for Bilagsregistrering. Marker for «Betaling» Trykk «Lagre» og skriv ut ved å bruke utskriftsikonet øverst til høyre. Korrigere innbetaling på feil KID Søk fram den aktuelle personen hvor dobbeltbetalingen er registrert. Det kan f.eks typisk være to søsken, der alt er betalt inn med samme KID. Søk fram med etternavn. Tilfellet kan være at innbetalingen er registrert på feil person, i dette tilfellet dobbel betaling. Det blir da oppført som forhåndsbetaling. Klikk på dollartegnet bak den som har fått registrert som forhåndsbetaling. Man får da opp bildet som viser detaljer omkring forhåndsbetalingen. Skriv inn informasjon under betalingsregistrering som vist under. Trykk lagre, og denne profilen er i orden. Detter er personen som hadde betalt dobbelt, men vi skal nå bruke denne «utbetalingen» til å lage en «betaling» av utestående på den andre profilen. Klikk på dollartegnet på den andre personen og det kommer opp at det er en utestående fordring. Klikk på dollartegnet bak hvor det er et restbeløp, og du får muligheten til å registrere en betaling. Nå står det betaling nederst til venstre siden dette er en utestående fordring. Du legger inn informasjonene og trykker lagre. Deretter skrives registreringen ut. Da er begge profilene i orden. Registrere og refundere dobbel betaling Det er to steder du må håndtere dobbel innbetaling, og disse to er forsåvidt uavhengige av hverandre. Det ene er her i Mysoft, og det andre er at de faktisk får tilbake pengene sine, noe som skjer gjennom utbetaling i banken. Klikk på dollartegnet på den aktuelle person. For mye innbetalt vil fremkomme som ”Forhåndsbetaling”. Klikk på dollartegnet bak denne linjen, og legg inn betalingsdato (dvs. den datoen du tilbakebetaler pengene). Beløpet er forhåndsutfylt hvis det er snakk om hele beløpet. Legg til en tekst som forklaring på bilaget, og så velger du ”Utbetaling”. Når du nå trykker på lagre, så er Mysoft systemet i orden på denne personen. Husk å skrive ut etter at du har lagret slik at du har bilag til regnskapet. Uskriftsikonet kommer øverst til høyre når du har lagret. Deretter må du gjøre utbetalingen i banken. Kreditering Informasjon om økonomiske forhold knyttet til enkeltmedlemmet finner dere ved å klikke på dollartegnet bak navnet når medlemmene er listet opp. Når du har klikket på dollartegnet kommer det opp et bilde der man kan klikke på en blyant eller et dollartegn. Klikker du på blyanten får du opp muligheten til å sende kopi av fakturaen, eventuelt gjøre endringer i fakturaen. Det er også her du kan danne kreditnota på hele eller deler av beløpet. Klikker du på dollartegnet, så får du mulighet til å registrere manuell innbetaling eller kreditere hele fakturaen eller deler av beløpet. 41 13.Aktivering av portalen for medlemmene Dette må gjøres av forbundet for at medlemmene skal få tilgang! Ta kontakt med Øistein Leren eller Stig Nilssen på e-post: [email protected] Ved aktivering sendes det ut e-post med brukernavn og passord til alle registrerte medlemmer, samt at det blir åpnet for innmelding av nye medlemmer og påmelding til partier for både gamle og nye medlemmer. Det er mulig å kun åpne for påmelding og vente med å åpne for fakturering til alt er klart. Igangsetting av faktureringen må også gjøres av NGTF ved første gangs oppstart. Ta kontakt med Øistein Leren eller Stig Nilssen som oppgitt foran. 14.Medlemskontingent i forhold til pris på parti (treningsavgift) I følge NIFs lov er det en stor prinsipiell forskjell på medlemskontingent og treningsavgift. Medlemskontingenten gir et medlem rettigheter og plikter, slik som stemmerett og valgbarhet på årsmøtet. Treningsavgiften er betalingen for å få trene på et parti. De lag som i dag har en felles avgift hvor ”medlemskontingenten” er i denne summen, må gjøre de nødvendige endringer (årsmøtevedtak) for å skille på disse. Kontingenten knyttes til begrepet ”Medlemskategori”. 42 Treningsavgiften knyttes til prisen på partier, slik som vist i kapittel 7. 43 15.Vedlikehold og kvalitetssikring av medlemsinformasjon Det er viktig at dere vedlikeholder dataene deres, og følger opp medlemmene slik at det blir så gode data som mulig. Ved å trykke på ”Vis liste” når du har fått opp startbildet for medlemsadministrasjon vil du få opp liste over alle de som er registrert som medlemmer i deres lag. Bildet som er vist her viser at det mangler mobilnummer på to øverste. Alle har e-post adresse. Det kan man se ved at symbolet på e-post vises. NB! Både e-post og mobilnummer er helt nødvendige for at systemet skal fungere. Dere må da enten be de som har mangler på sine informasjoner om å ordne dette selv, eller så kan dere også legge inn denne informasjonen direkte. Du kan sortere listen over medlemmene etter de ulike overskriftene ved å klikke på overskriftene. Klikker du på ”Alder” så får du de i aldersrekkefølge, og klikker du ”Alder” en gang til så byttes rekkefølgen. Tilsvarende kan du gjøre på alle overskriftene og dermed lett finne de som mangler noe eller hvor det kan være helt klart at det er feil i dataene. 44 Det er også mulig å overføre dataene til Excel og bearbeide de videre der. Det er også mulighet til å søke fram personer som er registrert som foresatte (navn, epost og mobilnummer). 45 16.Eksempel på brukerveiledning til egne medlemmer: Påmelding til partier i Ski IL Turn Ski IL Turn benytter Mysoft, et felles medlemssystem for alle turnforeninger knyttet til Norges Gymnastikk- og Turnforbund. Alle påmeldinger og registreringer av brukere skal foregå i Mysoft. Fakturering Ved å melde deg på et parti aksepterer du å betale årsavgift til Ski IL Turn samt treningsavgift for påmeldte parti(er). Mer informasjon om oppdaterte priser Ski IL Turn finner du på www.skiilturn.no. Nye gymnaster kan prøve seg på de to første mulige treningene etter at de har fått bekreftet plass før de bestemmer seg om de ønsker å fortsette eller ikke. Vi må, umiddelbart etter 2. mulige trening, ha skriftlig beskjed på e-post til [email protected] dersom gymnasten ikke ønsker å fortsette for å kreditere evt. tilsendt faktura. Dersom vi ikke får skriftlig beskjed om at gymnasten ikke ønsker å fortsette innen tredje trening anser vi at gymnasten er deltaker på partiet, og faktura må betales. NB! Dersom en gymnast meldes på 1. september, men ikke deltar på partiet før 1. oktober, og da finner ut at han/hun ikke ønsker å fortsette, har alikevel gymnasten holdt av plassen så lenge at faktura må betales, med mindre annet er avtalt med medlemsansvarlig på e-post: [email protected] Vi beklager å være strenge på dette, men mange av partiene har ventelister, og vi ønsker å tilby plassene til de på venteliste så raskt som mulig, dersom noen trekker seg. Brukerveiledning Denne korte brukerveiledningen tar sikte på å forklare i hovedsak hvordan man melder seg på et parti i Ski IL Turn. Innhold Påmelding til partier i Ski IL Turn ........................................................................... 46 Fakturering ...................................................................................................... 46 Brukerveiledning ............................................................................................... 46 Nye medlemmer ............................................................................................... 47 Eksisterende medlemmer ................................................................................... 49 Glemt passord ............................................................................................... 49 Melde eksisterende medlem på nytt parti .......................................................... 49 Avmelding ........................................................................................................ 51 46 Nye medlemmer Registrere og melde på nytt medlem Gå til http://medlem.gymogturn.no/portal/page/portal/gt_utv/gt_bli_medlem?p_o3_pk_id=43 7 for å bli medlem i klubben. Da kommer du til denne nettsiden: Fyll inn feltene. Felt med * er obligatoriske felt å fylle ut. Når du har skrevet inn fødselsdato, vil feltene om «foresatt» automatisk komme frem dersom gymnasten er under 18 år. Vær nøye med å fylle ut feltene. Vi bruker e-post som en av våre hovedkommunikasjonskanaler, så vær ekstra nøye med å fylle inn korrekt epostadresse. Feltet Epost*: Selv om barnet har egen e-postadresse kan det være lurt å bruke foreldres epostadresse her. Dette er e-postadressen hvor vi sender mesteparten av informasjonen. Pass på at dette er en e-postadresse som jevnlig sjekkes. 47 Epost faktura: brukes dersom du ønsker at faktura går til en annen e-postadresse enn den primære. Velge parti Etter å ha fylt inn personinformasjon om gymnasten, velger du partiet du ønsker å melde gymnasten på i nedtrekksmenyen Parti før du trykker Lagre NB! Det er ditt ansvar å sørge for at gymnasten meldes på riktig parti utifra alder etc. Systemet vil av og til gi mulighet til å melde seg på et parti man f.eks. ikke er gammel nok for. Gymnasten vil bli meldt av partiet når dette oppdages. For «Gøy i Gymsalen» gjelder følgende: Ved påmelding til vårsemesteret må barnet fylle 4 år innen utgangen av februar. Ved påmelding til høstsemesteret må barnet fylle 4 år innen utgangen av september. Skolebarn skal ikke meldes på «Gøy i Gymsalen» For «Foreldre og Barn» gjelder følgende: Ved påmelding til vårsemesteret må barnet fylle 2 år innen utgangen av februar. Ved påmelding til høstsemesteret må barnet fylle 2 år innen utgangen av september. Godkjenning Når du trykker «Lagre» sendes innmeldingen til godkjenning hos medlemsansvarlig. Du beholder «din plass i køen» selvom det tar en stund før vi manuelt får godkjent nye medlemmer. I løpet av et par dager vil du motta to e-post fra systemet: Brukernavn og passord til medlemsløsningen – TA GODT VARE PÅ DETTE Bekreftelse på påmelding eller venteliste på partiet. Dersom du ønsker å melde gymnasten på flere partier kan du nå gjøre det fra medlemssidene dine. Følg da instruksjonene under Melde eksisterende medlem på nytt parti 48 Eksisterende medlemmer Logg inn i medlemsdatabasen Eksisterende medlemmer melder seg på nytt parti via sine egne medlemssider. Du må ikke opprette eksisterende medlem på nytt bare fordi du har glemt brukernavn og passord. Gå da heller til Glemt passord-seksjonen og finn ut hvordan du finner brukernavn og passord. Logg deg inn på din egen medlemsside på http://medlem.gymogturn.no Tast inn brukernavn og passord, og klikk Logg inn Glemt passord Har du glemt brukernavn eller passord kan du først søke etter dette i innboksen din. Dette er tidligere sendt til deg på e-post fra [email protected]. Du kan også klikke Glemt passord under Logg inn-knappen Her fyller du inn brukernavn og/eller e-postadresse. Dersom flere brukere er registrert med samme e-postadresse (f.eks. dersom du har to barn som er registrert med din epostadresse) vil du ikke motta en e-post med passord da systemet ikke vet hvilken bruker den skal sende deg passordet til. Da må du angi kun brukernavn for å få tilsendt e-post med innloggingsdetaljene. Dersom alt over feiler, kan du sende en e-post til [email protected] og be om å få tilsendt brukernavn og passord på e-post på nytt. Vi trenger da å vite navn på gymnast i tillegg til korrekt e-postadresse som informasjonen skal sendes til. Melde eksisterende medlem på nytt parti Etter å ha logget inn kommer du inn på din egen profil 49 Ved å klikke på Min side i toppmenyen eller Min profil i menyen til venstre, får du opp gymnastens profil. Her kan du endre informasjon som e-postadresse, telefonnummer etc. Her ser du også hvilke partier gymnasten evt. er deltaker på, og du kan velge Nytt parti for å melde gymnasten på nytt parti Melde på nytt parti Oversikt over eksisterende parti(er) Ved å klikke Nytt parti, får du mulighet til å melde gymnasten på nytt parti. I nedtrekksmenyen vises partier som kan være aktuelle, basert på alder. NB! Det er ditt ansvar å sørge for at gymnasten meldes på riktig parti utifra alder etc. Systemet vil av og til gi mulighet til å melde seg på et parti man f.eks. ikke er gammel nok for. Gymnasten vil bli meldt av partiet når dette oppdages. 50 Regler for «Gøy i gymsal»-partiene For å starte på «Gøy i gymsal» i vårsesongen må barnet fylle 4 år senest i løpet av av februar For å starte på «Gøy i gymsal» på høsten må barnet fylle 4 år senest i løpet av av september Klikk «Send påmelding» for å melde gymnasten på partiet. Du vil få epost med informasjon om tildelt plass, evt. venteliste direkte fra systemet. Avmelding Dersom du ønsker å melde deg av et parti, eller melde deg ut av Ski IL Turn, må dette gjøres på e-post til: [email protected] 51 17.Trenerlisenser: Legge til trenerlisens for neste sesong: INGEN TRENERLISENSER FLYTTES AUTOMATISK OVER TIL NY SESONG! Dere må manuelt opprette trenerlisenser for ny periode. Fra 1. mai er det stengt for registrering av gammel periode, og neste periode(år) kommer opp som eneste alternativ. Første faktura sendes samlet til laget 01.09. Deretter sendes de fortløpende. Det er en fordel å redigere og rette før 01.09, da går en samlet faktura på de som er registrert. Etter denne datoen går faktura natten etter at en trener er registrert. Hvis dere har mange trenere som har hatt lisens i forrige periode, er det to måter å legge til lisens for ny periode. Hvis du ikke er helt sikker på at alle informasjoner om personen er i orden, bør du gjøre det på denne måten: Hent fram personen via medlemsadministrasjon, søk på navn eller medlemsnummeret, Klikk på person-ikonet 52 Når du har kommet inn på personens profil, kan du samtidig sjekke at mailadresse, telefonnummer og adresse er riktig. Det er viktig at alle trenere har en mailadresse. De som er under 18 år, må i tillegg ha foresattes mailadresse og telefonnummer Rediger hvis behov, og til slutt, klikk på opprett trenerlisens 53 Klikk på lagre. Den andre måten; Gå inn på lisensadministrasjon. Skriv inn årstallet for gjeldende lisenser (2015 – som er perioden 1/9 2014 - 31/8 2015). SØK – alle de som har lisens kommer opp (søker du på status alle så kommer både de med godkjent betalt lisens opp, og de som står med fakturert (betyr at det ikke er betalt for dem, eller at fakturaen er betalt feil slik at det ikke er registrert). Klikk på legg til ny Nytt bilde med nytt årstall – 2015 kommer opp. 54 Klikk på søk. Nytt bilde, klikk på søk en gang til Da kommer alle trenerne opp igjen, og du kan sette musepekeren på den som skal ha lisens for ny periode, klikke, og vedkommende kommer opp i et nytt bilde 55 Personen er hentet fram og du kan registrere lisenstypen og lagre. 56 Godkjenn lagring. 57 18.Legg til konkurranselisens Konkurranselisensen betales av den enkelte, og fakturaene sendes ut enkeltvis. Enkeltmedlemmer kan løse konkurranselisens gjennom å legge det til i sin profil. Faktura sendes ut påfølgende natt, og innbetaling skjer ved bruk av KID. NY SESONG KONKURRANSELISENS Det sendes ikke automatisk ut ny til de som har lisens fra før! Personer som er registrert i Mysoft som styremedlemmer og medlemsansvarlige kan gjøre dette: Velg Konkurranselisenser. For å søke fram de som hadde tilsvarende lisens forrige år, så trykker du Søk uten at det er lagt inn søkekriterier. Da kommer listen over de som har vært registrert i systemet med Konkurranselisens opp. Du bør for sikkerhets skyld sjekke at mailadressen til vedkommende er riktig! Da må du inn på medlemsadministrasjon først. Denne listen kan du også lagre som egen xls-fil for å plukke ut hvem som skal registreres for ny sesong. Trykk på ”Legg til ny” for å starte arbeidet. Søk på person; i dette eksemplet; Petter Aas 58 Klikk på linjen over personen som kommer opp, og nytt bilde kommer: Nytt årstall. Husk at det er to kategorier av konkurranselisenser. Systemet vil tildele riktig kategori basert på alder. Tilslutt lagre. Konkurranselisens kategori 1 er for de under 13 år. Den koster kr. 100,- pr år. Konkurranselisens kategori 2 er for de som fyller 13 år i løpet av året og eldre. Den koster kr. 400,- pr. år. Faktura går ut natten etter at registreringen er gjort. Den går fra [email protected] Hvis fakturaen av en eller annen grunn ikke kommer fram, kan både foreningens ledelse og den enkelte utøver (i de foreninger som bruker Mysoft fullt ut) finne betalingsinformasjonen i Mysoft; KID-nummer og kontonummer kommer nå fram som pop-up vindu. 59 18.Overgang til ny sesong: Mysoft holder oversikt over den totale aktiviteten i løpet av året, og det er dermed både et system for den daglige aktiviteten i den enkelte sesong, samtidig som det er lagets arkiv over hvem som var med på de ulike partiene i de ulike sesongene og årene. Ved ny sesong må alle de partiene som skal være i aktivitet den kommende sesongen opprettes som nye partier. Du bør legge til en informasjon i partinavnet som sier hvilket år og hvilken sesong, f.eks. H-15 på alle partiene dere har i høstsesongen 2015 og tilsvarende V-16 for våren. Det er laget en egen rutine som brukes når du skal lage nye partier basert på forrige sesongs partier. Denne kopierer det meste av informasjonen fra gammelt til nytt parti, og så kan du korrigere det som skal endres. Her har vi valgt Gymlek 8-9 V-14 som utgangspunkt for kopiering. Klikker på symbolet for kopiering, og får opp denne dialogboksen. Her skriver du inn de nye informasjonene. Du kan også legge til trener for dette partiet. 60 Klikk på kopier og du får opp partiet. Her er alle feltene tilgjenglige for redigering, men det eneste du MÅ redigere er navnet. Her har vi endret navnet ved å føye til H-14 i stedet for V-14 som var vårpartiet. NB! HUSK at prisene må være ferdig justert på partiene før du gjør påmeldinger. Det er prisen i påmeldingstidspunktet som vil bestemme hva som kommer på fakturaen til medlemmet. Partiet har beholdt treningstidene som var på vårpartiet, men de kan også endres dersom partiet har andre treningstider i den nye sesongen. Overføre deltakere fra et parti til et annet ved ny sesong: I funksjonsmenyen velger du «Partioppsett» og får opp et vindu hvor du kan vedlikeholde medlemmer på de ulike partiene, og flytte de over til nye partier i neste sesong. Dette kan du gjøre før du har åpnet partiet for påmelding for andre. Her har jeg valgt Apparatturn gutter 10-12. Når du trykker på søk, så får du opp alle de som har status påmeldt på det partiet du vil flytte fra. Jeg kan velge hvilket parti jeg skal flytte deltakerne til, men utgangspunktet er at de flyttes til det partiet du har valgt som «Flyttes til». 61 Trykk på «Flytt medl.» og alle de du har valgt har blitt lagt inn som deltakere på Apparatturn 10-12 H-14. Ved å hente fram det nye partiet under funksjonsvalget «Administrasjon delt. partier», så finner vi at deltakerne er overført til det nye partiet. Her er oversikten over partiene til Testlaget, og her fremgår det at det partiet som det nå er overført deltakere til, ikke er publisert og heller ikke åpent for påmelding. Som administrator kan du altså ordne disse påmeldingene før partiet publiseres. 62 Hvis du har noen på venteliste på inneværende sesongs parti, og du vil flytte over disse også, må du melde de inn én og én gjennom medlemmets profil. Overgang til ny sesong: Medlemskontingenten og fakturering av denne forholder seg til hvilken status medlemmet har ved faktureringstidpunktet (normalt januar hvert år). Dere må gå igjennom medlemslisten før fakturaene sendes ut og sette de som ikke skal være medlemmer lenger til status ”Utmeldt” og oppgi dato for utmelding. 63 Faktura for treningsavgift følger påmelding på parti, så den ordner seg selv i sammenheng med deltagelse på parti eller ikke. Masseutmelding av medlemmer / vedlikehold og rydding: Det er krevende å holde styr på medlemslistene når det er stor gjennomstrømning av aktive fra sesong til sesong. Funksjonen ”Masseutmelding” er en søkefunksjon som vil hjelpe dere med dette arbeidet. Denne funksjonen gjør et søk i medlemsbasen og viser fram medlemmer som hadde en aktiv partipåmelding i forrige sesong, men som ikke har meldt seg på noe parti i inneværende sesong. De som allerede har meldt seg på nytt parti vises altså ikke i søket. 64 Som vist under, så kan du da melde ut alle som vises på den aktuelle siden, eller du kan melde ut enkelte av dem dersom ikke alle skal meldes ut. Det er dere som kjenner medlemmene og kan avgjøre om dere vet at de har sluttet eller om de fortsatt skal stå som medlemmer. Søket er satt til å søke på medlemmer over og under 14 år, da vi har erfart at gjennomstrømningen er størst for de under 14 år. 65 NB! Husk på at du må ordne opp med økonomien til de enkelte før du melder de ut, siden systemet vil fortsette å purre inntil de er purret tre ganger. Bruk listen ”Kontoutskrift pr medlem” for lettest å sjekke om det er noe utestående pr. medlem. Fakturering av medlemskontingent vil skje 01.02 for de med vanlig årsinndeling, slik at oppryddingen ved nytt år bør være gjort før det. Eksempel på informasjon til medlemmene som kan sendes ut på e-post: Hei alle medlemmer, Her kommer viktig informasjon for oppstart til høsten. OPPSTART HØSTEN 2015: Vi starter opp igjen uka etter skolestart, i uke 33 (18.-22. august). Timeplanen blir omtrent som i vår, de siste brikker skal på plass før vi legger ut timeplanen på hjemmesiden. OBS! Alle som har vært påmeldt og betalt medlemskontingent/treningsavgift blir automatisk overført til samme parti/dag for høsten (ettersom medlemskontingenten gjelder hele året). Skal du fortsette til høsten trenger du dermed ikke å gjøre noe. Dersom du IKKE ønsker plassen til høsten og/eller vil melde deg ut av foreningen, send mail med navn og fødselsdato på medlemmet som skal slutte til [email protected], sett «Utmelding» i emnefeltet. Dersom du vil bytte treningsdag, må du selv logge deg inn på medlemssidene (se veiledning på hjemmesiden http://.xxturnforening.no/påmelding) og melde deg opp til nytt parti. 4. august ca. kl 18:00 åpnes det for påmelding til nye partier og for nye medlemmer. Husk å gi beskjed om du skal melde deg av et parti. Bindende påmelding. For mer informasjon: 66 http://xxturnforening.no Følg oss også på Facebook! Vi ønsker alle en riktig god vår og sommer, Mvh XX Turnforening Eksempel på informasjon på hjemmesiden: Se eksempel på: http://arendalsturnforening.no/?page_id=15 på toppen. Klikk på «Påmelding» i menyen 22.Web Shop Mysoft inneholder også mulighet for Webshop. I denne kan laget legge ut for salg til egne medlemmer, eller vi kan også få laget slik at flere lag i samme område/ krets kan bestille varen. Webshopen må organiseres av laget selv, og dere må organisere varene i ulike varegrupper. I Funksjonsmenyen finnes menyvalget ”Varesalg” og her starter vi med å velge «Varegrupper.» 67 Når dere har valgt ”Varegrupper” så kommer det opp en oversikt over de varegruppene dere allerede har opprettet (hvis dere har gjort det tidligere), og dere får også muligheten til å legge til ny varegruppe. Når dere har opprettet den ønskede varegruppen, går dere tilbake til funksjonsmenyen og velger Varer. Når dere har valgt ”Varer”, så kommer det opp en side hvor dere kan redigere eksisterende varer, eller legge til 68 nye varer. Dere må velge hvilken varegruppevaren hører til i. Regnskapsinformasjonen er svært viktig å fylle ut nøye. Her har vi vist salg av utdanningsmateriell, noe som ikke er mva. pliktig. Regnskapskontoen vi har brukt her er 3100, som er den vanlige for avgiftsfritt varesalg. Sjekk med regnskapsføreren deres hvilken konto dere skal føre de ulike salgene mot. Dette vil vises i de regnskapsrapportene som dere henter fra Mysoft, og som er grunnlaget for regnskapsføringen. Det er ikke sikkert dere har avdeling eller prosjekt, så de kan stå tomme. Varen er tilgjengelig for salg umiddelbart og medlemmene vil finne dem når de går inn i lagets web-shop. 69 Medlemmet finner den aktuelle varen, legger inn antall og legger til i handlevognen. Når det er gjort, så klikker man på ”Gå til handelvognen” som står nederst til høyre, og man får opp forsendelsesadresse og fakturainformasjon. Alle fakturaer går pr. e-post. Når bestillingen er sendt, kommer det en e-post til bestiller, og de får også en kvittering på skjermen. 70 23.KOM I GANG MED MYSOFT FRA HØSTEN 2015! Stadig flere lag tar i bruk Mysoft. Målet er at flest mulig tar i bruk Mysoft fra og med høsten 2015. Slik gjør du: Gjør de nødvendige forberedelsene for ditt lag ved å følge punktene som er nøye beskrevet i denne veiledningen. Når alt er lagt inn, så er det nedenfor en sjekkliste som det kan være greit å gå igjennom før oppstart. Starter laget opp i august, bør alle punktene under være klare innen utgangen av juni: Styre: Er alle i styret registrert med verv? Medlemskategori: Er alle medlemskategorier lagt inn? Kontingent: Er kontingentsatser lagt inn? Er fakturatekst lagt inn? Informasjon om laget: Er OCR-konto lagt inn og er det gjort avtale med DNB ved Kristin Nilsen om knytning av avtale mot Nets? Er lagets e-postadresse lagt inn både mht. kommunikasjon og fakturamottak? Anlegg: Er alle anlegg opprettet? Treningssteder: 71 Er alle treningssteder opprettet? Partier: Er alle partier opprettet og med riktig pris? Er det merket av for påmelding og publisering? Ender partinavnene med "H-15" etc.? På partier med overstyrt pris: Er det hukket av for godkjent pris? Treningstider: Er alle treningstider opprettet? Medlemmer: Har alle e-post? Har alle mobilnr.? Er alle sluttede satt status "sluttet" på? Er alle knyttet til et parti? Hjemmesiden: Er det lagt inn informasjon om Mysoft på hjemmesiden? Se eksempel på: http://arendalsturnforening.no/?page_id=15 Er det informert til medlemmene om at Mysoft tas i bruk? Hvis du har ytterligere spørsmål, så kan det sendes e-post til [email protected] Lykke til! 72 73
© Copyright 2024