BRUKERVEILEDNING
____________________________________________________________
TIMELISTE
____________________________________________________________
VISMA | TIMELØNN
www.skien.kommune.no/lonnsseksjonen
INNHOLDSFORTEGNELSE
INNLEDNINGS. 3
REGISTRERE TIMER (Gjelder for alle medarbeidere, fritids-/støttekontakter mm.)
S. 4
ATTESTASJON OG ANVISNING (Gjelder bare for merkantile og ledere)
S. 6
2
INNLEDNING
Skien kommune bruker “Visma Timelønn” til håndtering av timelister for ansatte som ikke
benytter Gat eller DvPro. Denne modulen finner du i “Visma Min Side Skien” som er portalen alle
medarbeidere i Skien har tilgang til.
Visma Timelønn er en web-basert programvare som gir deg tilgang til denne via
“Visma Min Side Skien”. Er du pålogget kommunens nett kommer du automatisk inn her. Eller
du kan logge på “Visma Min Side Skien” dersom du er utenfor kommunens interne nett. Dette
krever brukernavn og passord.
Saksgang i “Visma Timelønn” foregår elektronisk. De registrerte timene sendes automatisk til
merkantile for attestasjon der en med kjennskap til lønn og arbeidstidsbestemmelsene går
gjennom de registrert timene og kontrollerer kontering. Dersom innsendingen inneholder
feilføringer så vil timene avvises og sendes i retur til deg. Det er du som må rette opp timelisten slik
at den blir riktig. Dersom attestant vurderer skjemaet riktig utfylt sendes dette til anvisning. Etter at
anvisning er foretatt er timelisten klar til å importeres inn i HRM (lønnssystemet) og utbetales.
Lønnsseksjonen har systemansvar for Visma Timelønn og vedlikeholder lønnsarter, regnskapsarter
i henhold til gjeldende lovverk. Endringer foretas fortløpende slik at du til enhver tid kan benytte
deg av et oppdatert system som gir riktig utbetaling. Det er også Lønnsseksjonen som månedlig
innhenter alle timelistene. Dette utbetales ved ordinær lønnskjøring.
Denne brukerveilederen skal gi deg, som bruker av Visma Timelønn, et godt grunnlag for å fylle ut
egen timeliste.
Dersom du trenger mer hjelp etter å ha lest denne brukerveiledningen kan du kontakte
Lønnsseksjonen på telefon eller epost (se bakside for kontaktinformasjon).
Lykke til!
Begrepsforklaring
Attestere er å bevitne
at timelisten er riktig.
Anvise er å bekrefte
en timeliste og utløse
utbetaling
For mer informasjon om relaterte web-moduler, se også:
http://skien.kommune.no/lonnsslipp
Brukerveiledning for Visma Min Side Skien - Elektronisk lønnsslipp.
http://skien.kommune.no/expense
Brukerveiledning for Visma.net Expense - Reiseregninger, kjørebok og utlegg.
3
REGISTRERE TIMER
Når du er inne på Visma Min Side Skien kan du registrere timelisten og sende denne inn
elektronisk
1
Klikk
på “Meg selv”.
2 I valgene under klikker du “Personalskjema”.
3 Fra venstremeny velger du “Ny timeføring”.
1
2
3
4 Her skal datoen vises for den dagen registreringen gjelder for.
5 Dersom du har flere stillinger i Skien kommune må du velge riktig stilling.
6
Velg
riktig “Skjema”. Skjema velges etter hvilken stilling du har i Skien kommune.
7
Velg “Periode” for når alle registreringene gjelder.
8
Velg
riktig “Lønnsart”. Denne viser de lønnsartene som tilhører valgte “Skjema”. Du
må legge inn flere timeføringer dersom lønnsartene er ulike (ordinær timelønn og
overtid).
9 Skriv inn det timetallet som gjelder for valgt “Lønnsart”. Utløses ikke overtid eller
tillegg skal du skrive totalt antall timer.
10 Skriv ned klokkeslettet
du har jobbet. Skriv også
annen relevant informas
jon som trengs for å
dokumentere arbeidet.
Her må du også skrive ned brukes ID-nummer fra journal-systemet (CosDoc, Familia osv.)
4
5
6
7
8
9
NB! Husk at du ikke skal skrive
ned navn på brukere eller annen
taushetsbelagt informasjon.
11
10
Her vises hvem som
attesterer timene dine.
11
4
REGISTRERE TIMER
Når timene er registrert kan du:
1
Trykke
på “Lagre” dersom du ønsker å beholde bildet oppe og registrere flere timer.
2
Trykke
på “Lagre og Lukk” dersom du er ferdig med registreringen
Husk at du må levere timene før timelisten sendes inn. Etter registrering kan du komme tilbake
senere og registrere flere aktivitetrer før du sender denne inn til attestant.
Husk å legg inn flere registreringer
dersom samme vakt er ulikt kontert.
F.eks. 2 timer ordinær lønn og 2
timer med overtid gir tilsammen en
4 timers ekstravakt
1
2
Når alle registreringer er gjort og du ønsker å sende timelisten inn:
Gå inn på “Meg selv”, trykk på “Personalskjema”.
4 Trykk deretter på “Liste” for å få en oversikt over timeliste(r) som ikke er sendt.
5
Under
“Oppgaver” og “Alle skjemaer” finner du skjemaer som ikke er sendt.
6
For å få frem timelisten så klikker du bare på skjemalinjen.
4
5
5
6
7
Når du har trykket på skjemalinjen så får du frem timelisten. Her vil alle registreringer
i perioden komme frem. Er noe mangelfult eller du vil endre på noe trykk “Rediger”.
8
Du kan “skrive ut” timelisten dersom du ønsker.
9
Trykk
på “Send” for å sende timelisten videre i saksgang.
10 Timelisten går da videre til “Attestering”.
10
7
5
8
9
ATTESTASJON OG ANVISNING
1 Merkantile og ledere mottar kravene som kommer via timelister. Disse attesteres og anvises elektronisk. Du vil få varsel om attestasjons- eller anvisningsoppgaven på “Visma Min Side Skien”.
2 Alternativt kan du gå til oppgaven ved å klikke direkte på den på forsiden,
eller ved å gå til “Medarbeidere” og til “Saksbehandling” der du får oversikten over alle timelistene på venstremenyen.
2
1
Som attestant kommer du inn på den enkelte timelisten ved å klikke på Skjemalinjen.
3
Du må som attestant kontere alle registrerte lønnarter med riktig “Art”. Du får frem konteringsmulighetene ved å klikke på “Rediger”.
4
Dersom du klikker på “Godta alle” uten å definere riktig “Art” får du feilmelding og hindres i å levere timelisten videre til anvisning.
3
4
6
ATTESTASJON OG ANVISNING
Attestant og anviser har mulighet til å “redigere” skjema.
1
Da kan du endre “Lønnsart” eller endre “Antall” timer.
2
Du
kan “Slette” hele lønnslinjen dersom denne er feil.
3
Du kan legge til ny lønnslinje dersom du vil splitte opp en linje eller legge til en ny registrering. Da bruker du “Ny timeføring”.
4
Du må ta stilling til “Art”. Denne vil være blank ved levereing fra medarbeidere og kan ikke være blank. Sjekk også at konteringslinjen er korrekt og legg til eventuelt
“Prosjekt” eller “Kostnadssted”.
5
Du kan legge til “Notat” ved hver linje eller til timelisten som blir loggført.
6
Du kan “Slette” hele timelisten dersom denne ikke av gitte grunner er godkjent.
7
Du får beskjed dersom timelisten inneholder “Feil”.
8
Dersom du har endret timelisten, men ønsker å sjekke ut noe før du godkjenner kan du “Lagre” timelisten og komme tilbake senere.
9
Du
kan “Avvise” hele timelisten dersom det er gyldig årsak til det.
10
Når endringer foretatt kan du sende timelisten videre fra attestasjon til anvisning” ved å trykke på “Godta alle”.
1
2
4
5
3
5
6 8 9
7
10
Attestant og anviser kan endre timelistene i saksgang. Dersom timelisten avvises så sendes denne
bakover i saksgang (blir den avvist av anviser så kommer den tilbake til attestant).
7
.. .V i jo bb er
fo r å vi de
re ut vi
kl e S ki en
so m de n go
de og in kl
ud er en
de m øt ep
la ss
Har du spørsmål?
Lønnsseksjonen
[email protected]
Tlf: 35 58 18 50
Lønnsseksjonen
Tlf: 35 58 18 50 | Faks: 35 58 10 91 | E-post: [email protected]
Postadresse: Pb. 158, 3701 Skien | Besøksadresse: Rådhusplassen 2
www.skien.kommune.no/lonnsseksjonen
Produsert av Kent H. Bjørnsti | Sist revidert 24.Mars 2015
Kontakt