Eierskap, IKT relasjoner, roller
og arbeidsflyt
- etablering av master
Enterprise HRM - masterdata for personalinformasjon
Venke Ingeberg Ringstad
Fungerende HR sjef
Lovisenberg Diakonale Sykehus
Bakgrunn –
Strategisk bruk og utvikling av GAT for å sikre et veldrevet og
pasientfokusert sykehus
Integrasjon, datakvalitet,
master personaldata
Ansvar og rollestruktur
Hensiktsmessig arbeidsflyt
Bemanningsplanlegging
Lov & avtaleverk
Teknisk bruk av GAT
Styringsinformasjon knyttet
til bruk av
personalressurser
Kompetanseregistrering,
kartlegging, utvikling og
dokumentasjon
Førsituasjonen
• Fravær av masterdata
• Manglende integrasjoner mellom
de personaladministrative
systemene:
• Visma HRM
• GAT
• AD
• Manuelle arbeidsprosesser med
fare for feil og mangelfulle
innregistreringer
• Manuelle tilgangsstyring
Muligheter/målbilde for prosjektet
• Sikre en master for personaldata
• Forenkle arbeidsflyt og automatiserte arbeidsprosesser
• Automatisk dataoverføring mellom de personaladministrative
systemene
• Redusere dobbelt/feilregistrering og optimalisere datakvalitet
• Bedre styringsdata, redusert behov for skyggeregnskap og
bilaterale oversikter
• Løpende oppdatering av organisasjonsstruktur
• Avklaring av eierskap og rollestruktur
• Overordnet kontroll med tilganger gjennom hele arbeidsforholdet
Sentrale beslutninger / føringer
1. Valg av master - hva legger LDS i dette
2. Håndtering av flere stillingsidentiteter
3. Tjenesteeierskap for GAT
Valg av master og forvaltning av
denne..
Visma vedtatt som master for personaldata
• Visma, GAT og AD ble vurdert
• Alle ansatte og tilknyttede registreres i Visma – Personalmeldinger er veien
inn i Visma. Helt nødvendig med egen definisjon av «flyt» personalmelding
• Visma oppdaterer personaladministrative systemer
• Tilganger som tildeles «automatisk» baserer seg på og gjenspeiler rolle og
organisatorisk tilhørighet
• Fordrer oppbygging og kontinuerlig vedlikehold av organisasjonsstruktur
Tilknyttede - de som ikke har et ansettelsesforhold med ordinær lønn, men en
«profesjonell relasjon/tilknytning» til sykehuset, temporær eller over tid
De som skal registreres i Visma er ansatte og tilknyttede som:
• mottar lønn/honorar
• de som skal ha ID kort til sykehuset
• de som skal ha bruker i AD
Håndtering av flere
stillingsidentiteter
Ansatte med flere «like» stillingsidentiteter:
1.
2.
Tilkallingsvikarer med flere 0% stillinger på flere kostnadssteder /
enheter
Eksterne vikarer fra vikarbyrå som arbeider på flere kostnadssteder /
enheter
Visma oppdaterer GAT:
• En personalmelding per kostnadssted, gir en identitet per stillingsforhold
• Tilganger følger av dette
1. Innstilling (papirskjema)
sendes på epost fra leder,
via klinikksjef til HR
1. Innstilling (papirskjema)
sendes på epost fra leder,
via klinikksjef til HR
2. Manuell generering av
Ansattnummer via e-postkorrespondanse
mellom leder og HR
1. Innstilling (papirskjema)
sendes på epost fra leder,
via klinikksjef til HR
2. Manuell generering av
Ansattnummer via e-postkorrespondanse
mellom leder og HR
3. Leder registrere
medarbeideren manuelt inn i Gat
med ansattnummer fra HR
1. Innstilling (papirskjema)
sendes på epost fra leder,
via klinikksjef til HR
2. Manuell generering av
Ansattnummer via e-postkorrespondanse
mellom leder og HR
3. Leder registrere
medarbeideren manuelt inn i Gat
med ansattnummer fra HR
4. Leder bestiller tilganger:
• IKT bruker
• Hjemmeområde
• Intranett
• Min Gat
• Dips rolle
1. Innstilling (papirskjema)
sendes på epost fra leder,
via klinikksjef til HR
2. Manuell generering av
Ansattnummer via e-postkorrespondanse
mellom leder og HR
3. Leder registrere
medarbeideren manuelt inn i Gat
med ansattnummer fra HR
4. Leder bestiller tilganger:
• IKT bruker
• Hjemmeområde
• Intranett
• Min Gat
• Dips rolle
5. Leder fyller ut papirskjema for
bestilling av ID kort som medarbeider tar
med i hånden ved utstedelse av kort
En vei inn –
5 arbeidsprosesser erstattes av 1
NY ARBEIDSFLYT
en innregistrering - gjenbruk av data - nye arbeidsprosesser
PERSONALMELDING
AD*
&
Exchange
2
LEDER
«MEG SELV»
4
3
6
PERSONALMELDING
VISMA HRM
0
MEDARBEIDER
Hjemmeområde
(H:\)
FIM
SYNCH
(Microsoft )
1
ANSATT
TILKNYTTET
5
8
DIPS
12
Connector-oversikt
0. Input
1. Ansattinfo leses fra Visma inn i FIM
2. IKT bruker og epost opprettes
3. Gruppemedlemsskap opprettes i AD
4. Nøkkeldata (brukernavn) leses fra AD
5. Brukernavn/epost kobles mot Visma
6. Hjemmeområde (H:\) opprettes
7. Person og stillingsforhold opprettes/vedlikeholdes i GAT
+MinGAT tilgang opprettes
8. Melding - bruker og rolle i DIPS
9. Melding - adgangskort
10. Melding – intranett
11. Pålogginformasjon IKT inkludert førstegangs passord
12. Pålogginformasjon DIPS
9
Adgang
7
GAT
10
Intranett
11
*AD = Active Directory = Database med påloggingsbrukernavn på nettverket,
dette gir tilgang til blant annet mail og hjemmeområde.
AD*
&
Exchange
2
LEDER
«MEG SELV»
4
3
6
PERSONALMELDING
VISMA HRM
0
MEDARBEIDER
Hjemmeområde
(H:\)
FIM
SYNCH
(Microsoft )
1
ANSATT
TILKNYTTET
5
8
DIPS
12
Connector-oversikt
0. Input
1. Ansattinfo leses fra Visma inn i FIM
2. IKT bruker og epost opprettes
3. Gruppemedlemsskap opprettes i AD
4. Nøkkeldata (brukernavn) leses fra AD
5. Brukernavn/epost kobles mot Visma
6. Hjemmeområde (H:\) opprettes
7. Person og stillingsforhold opprettes/vedlikeholdes i GAT
+MinGAT tilgang opprettes
8. Melding - bruker og rolle i DIPS
9. Melding - adgangskort
10. Melding – intranett
11. Pålogginformasjon IKT inkludert førstegangs passord
12. Pålogginformasjon DIPS
9
Adgang
7
GAT
10
Intranett
11
*AD = Active Directory = Database med påloggingsbrukernavn på nettverket,
dette gir tilgang til blant annet mail og hjemmeområde.
AD*
&
Exchange
2
LEDER
«MEG SELV»
4
3
6
PERSONALMELDING
VISMA HRM
0
MEDARBEIDER
Hjemmeområde
(H:\)
FIM
SYNCH
(Microsoft )
1
ANSATT
TILKNYTTET
5
8
DIPS
12
Connector-oversikt
0. Input
1. Ansattinfo leses fra Visma inn i FIM
2. IKT bruker og epost opprettes
3. Gruppemedlemsskap opprettes i AD
4. Nøkkeldata (brukernavn) leses fra AD
5. Brukernavn/epost kobles mot Visma
6. Hjemmeområde (H:\) opprettes
7. Person og stillingsforhold opprettes/vedlikeholdes i GAT
+MinGAT tilgang opprettes
8. Melding - bruker og rolle i DIPS
9. Melding - adgangskort
10. Melding – intranett
11. Pålogginformasjon IKT inkludert førstegangs passord
12. Pålogginformasjon DIPS
9
Adgang
7
GAT
10
Intranett
11
*AD = Active Directory = Database med påloggingsbrukernavn på nettverket,
dette gir tilgang til blant annet mail og hjemmeområde.
AD*
&
Exchange
2
LEDER
«MEG SELV»
4
3
6
PERSONALMELDING
VISMA HRM
0
MEDARBEIDER
Hjemmeområde
(H:\)
FIM
SYNCH
(Microsoft )
1
ANSATT
TILKNYTTET
5
8
DIPS
12
Connector-oversikt
0. Input
1. Ansattinfo leses fra Visma inn i FIM
2. IKT bruker og epost opprettes
3. Gruppemedlemsskap opprettes i AD
4. Nøkkeldata (brukernavn) leses fra AD
5. Brukernavn/epost kobles mot Visma
6. Hjemmeområde (H:\) opprettes
7. Person og stillingsforhold opprettes/vedlikeholdes i GAT
+MinGAT tilgang opprettes
8. Melding - bruker og rolle i DIPS
9. Melding - adgangskort
10. Melding – intranett
11. Pålogginformasjon IKT inkludert førstegangs passord
12. Pålogginformasjon DIPS
9
Adgang
7
GAT
10
Intranett
11
*AD = Active Directory = Database med påloggingsbrukernavn på nettverket,
dette gir tilgang til blant annet mail og hjemmeområde.
AD*
&
Exchange
2
LEDER
«MEG SELV»
4
3
6
PERSONALMELDING
VISMA HRM
0
MEDARBEIDER
Hjemmeområde
(H:\)
FIM
SYNCH
(Microsoft )
1
ANSATT
TILKNYTTET
5
8
DIPS
12
Connector-oversikt
0. Input
1. Ansattinfo leses fra Visma inn i FIM
2. IKT bruker og epost opprettes
3. Gruppemedlemsskap opprettes i AD
4. Nøkkeldata (brukernavn) leses fra AD
5. Brukernavn/epost kobles mot Visma
6. Hjemmeområde (H:\) opprettes
7. Person og stillingsforhold opprettes/vedlikeholdes i GAT
+MinGAT tilgang opprettes
8. Melding - bruker og rolle i DIPS
9. Melding - adgangskort
10. Melding – intranett
11. Pålogginformasjon IKT inkludert førstegangs passord
12. Pålogginformasjon DIPS
9
Adgang
7
GAT
10
Intranett
11
*AD = Active Directory = Database med påloggingsbrukernavn på nettverket,
dette gir tilgang til blant annet mail og hjemmeområde.
AD*
&
Exchange
2
LEDER
«MEG SELV»
4
3
6
PERSONALMELDING
VISMA HRM
0
MEDARBEIDER
Hjemmeområde
(H:\)
FIM
SYNCH
(Microsoft )
1
ANSATT
TILKNYTTET
5
8
DIPS
12
Connector-oversikt
0. Input
1. Ansattinfo leses fra Visma inn i FIM
2. IKT bruker og epost opprettes
3. Gruppemedlemsskap opprettes i AD
4. Nøkkeldata (brukernavn) leses fra AD
5. Brukernavn/(epost) kobles mot Visma
6. Hjemmeområde (H:\) opprettes
7. Person og stillingsforhold opprettes/vedlikeholdes i GAT
+MinGAT tilgang opprettes
8. Melding - bruker og rolle i DIPS
9. Melding - adgangskort
10. Melding – intranett
11. Pålogginformasjon IKT inkludert førstegangs passord
12. Pålogginformasjon DIPS
9
Adgang
7
GAT
10
Intranett
11
*AD = Active Directory = Database med påloggingsbrukernavn på nettverket,
dette gir tilgang til blant annet mail og hjemmeområde.
AD*
&
Exchange
2
LEDER
«MEG SELV»
4
3
6
PERSONALMELDING
VISMA HRM
0
MEDARBEIDER
Hjemmeområde
(H:\)
FIM
SYNCH
(Microsoft )
1
ANSATT
TILKNYTTET
5
8
DIPS
12
Connector-oversikt
0. Input
1. Ansattinfo leses fra Visma inn i FIM
2. IKT bruker og epost opprettes
3. Gruppemedlemsskap opprettes i AD
4. Nøkkeldata (brukernavn) leses fra AD
5. Brukernavn/epost kobles mot Visma
6. Hjemmeområde (H:\) opprettes
7. Person og stillingsforhold opprettes/vedlikeholdes i GAT
+MinGAT tilgang opprettes
8. Melding - bruker og rolle i DIPS
9. Melding - adgangskort
10. Melding – intranett
11. Pålogginformasjon IKT inkludert førstegangs passord
12. Pålogginformasjon DIPS
9
Adgang
7
GAT
10
Intranett
11
*AD = Active Directory = Database med påloggingsbrukernavn på nettverket,
dette gir tilgang til blant annet mail og hjemmeområde.
AD*
&
Exchange
2
LEDER
«MEG SELV»
4
3
6
PERSONALMELDING
VISMA HRM
0
MEDARBEIDER
Hjemmeområde
(H:\)
FIM
SYNCH
(Microsoft )
1
ANSATT
TILKNYTTET
5
8
DIPS
12
Connector-oversikt
0. Input
1. Ansattinfo leses fra Visma inn i FIM
2. IKT bruker og epost opprettes
3. Gruppemedlemsskap opprettes i AD
4. Nøkkeldata (brukernavn) leses fra AD
5. Brukernavn/epost kobles mot Visma
6. Hjemmeområde (H:\) opprettes
7. Person og stillingsforhold opprettes/vedlikeholdes i GAT
+MinGAT tilgang opprettes
8. Melding - bruker og rolle i DIPS
9. Melding - adgangskort
10. Melding – intranett
11. Pålogginformasjon IKT inkludert førstegangs passord
12. Pålogginformasjon DIPS
9
Adgang
7
GAT
10
Intranett
11
*AD = Active Directory = Database med påloggingsbrukernavn på nettverket,
dette gir tilgang til blant annet mail og hjemmeområde.
AD*
&
Exchange
2
LEDER
«MEG SELV»
4
3
6
PERSONALMELDING
VISMA HRM
0
MEDARBEIDER
Hjemmeområde
(H:\)
FIM
SYNCH
(Microsoft )
1
ANSATT
TILKNYTTET
5
8
DIPS
12
Connector-oversikt
0. Input
1. Ansattinfo leses fra Visma inn i FIM
2. IKT bruker og epost opprettes
3. Gruppemedlemsskap opprettes i AD
4. Nøkkeldata (brukernavn) leses fra AD
5. Brukernavn/epost kobles mot Visma
6. Hjemmeområde (H:\) opprettes
7. Person og stillingsforhold opprettes/vedlikeholdes i GAT
+MinGAT tilgang opprettes
8. Melding - bruker og rolle i DIPS
9. Melding - adgangskort
10. Melding – intranett
11. Pålogginformasjon IKT inkludert førstegangs passord
12. Pålogginformasjon DIPS
9
Adgang
7
GAT
10
Intranett
11
*AD = Active Directory = Database med påloggingsbrukernavn på nettverket,
dette gir tilgang til blant annet mail og hjemmeområde.
AD*
&
Exchange
2
LEDER
«MEG SELV»
4
3
6
PERSONALMELDING
VISMA HRM
0
MEDARBEIDER
Hjemmeområde
(H:\)
FIM
SYNCH
(Microsoft )
1
ANSATT
TILKNYTTET
5
8
DIPS
12
Connector-oversikt
0. Input
1. Ansattinfo leses fra Visma inn i FIM
2. IKT bruker og epost opprettes
3. Gruppemedlemsskap opprettes i AD
4. Nøkkeldata (brukernavn) leses fra AD
5. Brukernavn/epost kobles mot Visma
6. Hjemmeområde (H:\) opprettes
7. Person og stillingsforhold opprettes/vedlikeholdes i GAT
+MinGAT tilgang opprettes
8. Melding - bruker og rolle i DIPS
9. Melding - adgangskort
10. Melding – intranett
11. Pålogginformasjon IKT inkludert førstegangs passord
12. Pålogginformasjon DIPS
9
Adgang
7
GAT
10
Intranett
11
*AD = Active Directory = Database med påloggingsbrukernavn på nettverket,
dette gir tilgang til blant annet mail og hjemmeområde.
AD*
&
Exchange
2
LEDER
«MEG SELV»
4
3
6
PERSONALMELDING
VISMA HRM
0
MEDARBEIDER
Hjemmeområde
(H:\)
FIM
SYNCH
(Microsoft )
1
ANSATT
TILKNYTTET
5
8
DIPS
12
Connector-oversikt
0. Input
1. Ansattinfo leses fra Visma inn i FIM
2. IKT bruker og epost opprettes
3. Gruppemedlemsskap opprettes i AD
4. Nøkkeldata (brukernavn) leses fra AD
5. Brukernavn/epost kobles mot Visma
6. Hjemmeområde (H:\) opprettes
7. Person og stillingsforhold opprettes/vedlikeholdes i GAT
+MinGAT tilgang opprettes
8. Melding - bruker og rolle i DIPS
9. Melding - adgangskort
10. Melding – intranett
11. Pålogginformasjon IKT inkludert førstegangs passord
12. Pålogginformasjon DIPS
9
Adgang
7
GAT
10
Intranett
11
*AD = Active Directory = Database med påloggingsbrukernavn på nettverket,
dette gir tilgang til blant annet mail og hjemmeområde.
AD*
&
Exchange
2
LEDER
«MEG SELV»
4
3
6
PERSONALMELDING
VISMA HRM
0
MEDARBEIDER
Hjemmeområde
(H:\)
FIM
SYNCH
(Microsoft )
1
ANSATT
TILKNYTTET
5
8
DIPS
12
Connector-oversikt
0. Input
1. Ansattinfo leses fra Visma inn i FIM
2. IKT bruker og epost opprettes
3. Gruppemedlemsskap opprettes i AD
4. Nøkkeldata (brukernavn) leses fra AD
5. Brukernavn/epost kobles mot Visma
6. Hjemmeområde (H:\) opprettes
7. Person og stillingsforhold opprettes/vedlikeholdes i GAT
+MinGAT tilgang opprettes
8. Melding - bruker og rolle i DIPS
9. Melding - adgangskort
10. Melding – intranett
11. Pålogginformasjon IKT inkludert førstegangs passord
12. Pålogginformasjon DIPS
9
Adgang
7
GAT
10
Intranett
11
*AD = Active Directory = Database med påloggingsbrukernavn på nettverket,
dette gir tilgang til blant annet mail og hjemmeområde.
AD*
&
Exchange
2
LEDER
«MEG SELV»
4
3
6
PERSONALMELDING
VISMA HRM
0
MEDARBEIDER
Hjemmeområde
(H:\)
FIM
SYNCH
(Microsoft )
1
ANSATT
TILKNYTTET
5
8
DIPS
12
Connector-oversikt
0. Input
1. Ansattinfo leses fra Visma inn i FIM
2. IKT bruker og epost opprettes
3. Gruppemedlemsskap opprettes i AD
4. Nøkkeldata (brukernavn) leses fra AD
5. Brukernavn/epost kobles mot Visma
6. Hjemmeområde (H:\) opprettes
7. Person og stillingsforhold opprettes/vedlikeholdes i GAT
+MinGAT tilgang opprettes
8. Melding - bruker og rolle i DIPS
9. Melding - adgangskort
10. Melding – intranett
11. Pålogginformasjon IKT inkludert førstegangs passord
12. Pålogginformasjon DIPS
9
Adgang
7
GAT
10
Intranett
11
*AD = Active Directory = Database med påloggingsbrukernavn på nettverket,
dette gir tilgang til blant annet mail og hjemmeområde.
Ressursbruk/anskaffelser/utvikling
Prosjektperiode høsten 2013 – våren 2015
Fristilt prosjektleder og teknisk ansvarlig fra eHelse/IKT
• Hyllevare:
• Personalmelding (Visma)
• Webservicer (Visma)
• Utvikling/forbedring/bygging i forbindelse med innføring av Personalmeldinger:
• egen flyt for eksterne tilknyttede
• funksjonalitet personalmeldinger
• organisasjonsstruktur i Visma HRM
• nye interne arbeidsflyter, rutiner, parametere etc
• tatt i bruk «meg selv» for alle ansatte
• Utviklet - FIM (Microsoft produkt) med diverse connectorer
• Bruk av eksterne konsulenter til utvikling av FIM
Gevinster
Forenkling / effektivisering:
• Fjernet innstillingsskjema
• Fjernet manuell opprettelse og
tildeling av ansattnummer
• Fjernet manuell innregistrering i
GAT
• Automatisert bestilling av IKT
bruker, Dips rolle, MinGAT
• Automatisert bestilling for
adgangskort
• Connectorer, AD bruker (IKT
bruker) og tilgang til Min GAT
opprettes automatisk av FIM
Kvalitative effekter
• Master for personaldata
• Gjenbruk av data - datakvalitet
• Oppdaterte personalsystemer
• Tilgangskontroll ved
tildeling/avslutning for
ansatte/tilknyttede
• Grunnlag for videre utvikling av
andre integrasjoner:
• Dips connector
• Kobling til adgangskortsystem
• Oppdatering av intranett
Tilbakemelding fra ledere…
«Veldig fornøyd med å kunne legge inn informasjon på ett sted»
, , side 30
Samarbeid med Visma - veien videre
• Tidkrevende, tett og krevende samarbeid underveis i innføringen av personalmeldinger
• LDS har fortløpende meldt inn behov for endinger, forbedringer og feilrettinger
• Det gjenstår fortsatt viktige utviklingsområder for å oppnå god funksjonalitet og utnyttelse
av personalmeldinger
• LDS er lovet et tett samarbeid med Visma i utviklingen av ny versjon av personalmeldinger
• Videreutvikling av personalmelding er tatt av roadmap – store konsekvenser for LDS
• Våre erfaringer tilsier at ny versjon av personalmeldinger må utvikles i tett samarbeid med
erfarne kunder