KKE ÅRSMELDING 2014 forslag
Årsmelding 2014 Kongsberg kommunale eiendom KF Å R S M E L D I N G 2 0 1 4 “Kongsberg kommunale eiendom en profesjonell eiendomsforvalter som sikrer kommunens verdier“ 1 Årsmelding 2014 Kongsberg kommunale eiendom KF ÅRSMELDING 2014 Innhold Hva har vi fått til i 2014? 3 Kongsberg kommunale eiendoms ansvarsområde 4 Kommunestyrets formål med KKE og virkemidler i vedtekter 5 Styret og politiske organer 6 Ledelse, organisering og ansatte 6 KKE forvaltning 7 KKE produksjon 8 Foretakets økonomi 9 Helse, miljø, sikkerhet 11 Energi 11 Forsikring 12 Eiendomsøkonomi i KKP 12 Strategi og utfordringer 12 Styrets underskrift 13 Vedlegg 1, rapporter fra KKEs fagavdelinger: Formålsbygg 14 Kommunale boliger 16 Annen eiendom 17 Renhold 18 Bygningsdrift 19 Plan og utvikling 20 Prosjekt vedlikehold/byggutvikling 22 Nybygg/ombygg 23 Vedlegg 2: KKEs vedtekter 25 2 Årsmelding 2014 Kongsberg kommunale eiendom KF HVA HAR VI FÅTT TIL I 2014 Kongsberg kommunale eiendom KF (KKE) er godt fornøyd med følgende resultater ble oppnådd i 2014: KKE FORVALTNING Formålsbygg • Overlevert nytt krisesenter til leietaker. Bygget er svært godt egnet og tilpasset fornøyd leietaker • Aksept i budsjett- og økonomiplan fra 2014 på fortsatt NOK 143,-/m2 til vedlikehold • Gjennomført jevnlige felles leietakermøter for alle leietakerne i Krona, samt særmøter for de enkelte ved behov. Gjennomført jevnlige brukermøter for alle hovedleietakerne i Krona • Reforhandling av flere innleieavtaler Kommunale boliger • Tett oppfølging sammen med KKE produksjon vedrørende gjennomføring av planlagte vedlikeholdstiltak • Opprettholdelse av god, nøktern standard på boligene Annen eiendom • Igangsatt arbeid med matrikulering av umatrikulert grunn i Kongsberg kommune • Avdelingen fortsatte arbeidet med å ajourholde og reforhandle utleieavtaler • Alle leieavtaler er fortløpende registrert og oppdatert i Incit Xpand (FDV-program). KKE PRODUKSJON Renhold • Stabilt høyt og forbedret nærvær • Innføring av kvalitetsstyrt renhold og standarden NS INSTA • Bruk av kjemikalier ble redusert, mens bruk av maskiner og lettere metoder og utstyr økte. Bygningsdrift • God oversikt over branndokumentasjonen og samarbeidet med brannvesenet • Det har ikke vært behov for å benytte egenandelen innenfor forsikringsskader inneværende år • Parkvesenet har gjennomført sommervedlikehold, med godt resultat.. • Serviceavdelingen har hatt sitt første driftsår med godt resultat. Plan og utvikling • Nært samarbeid med kommunens enheter om utredningsoppgaver innenfor skole og helse og omsorg • Anskaffelse av rammeavtaler har pågått kontinuerlig gjennom året • Ferdigstillelse av tiltakene innenfor EPC-prosjektet Prosjekt • Hvittingfoss bo og behandling – oppussing av pasientrom og fellesarealer, samt bytte av kjøkken i arbeidsstuer. • Efteløt skole – byttet tak på 64-bygget samt maling av skolen utvendig. Ny ledbelysning innvendig. • Sluttføring av nytt kjøkken på Skavangertun sykehjem. • Bedre rutiner for økonomistyringen og bedre økonomisk resultat i prosjektene Nybygg/ombygg • Nytt Krisesenter ble ferdigstilt og klar til overlevering. • Byggingen av de nye skolene på Raumyr og Kongsgårdmoen, og barnehagen på Idrettsparken, gjennomføres i godt samarbeid med bestiller og bruker, innenfor økonomiske rammer og framdrift. Se mer i fagavdelingenes årsmeldinger i vedlegg 1. 3 Årsmelding 2014 Kongsberg kommunale eiendom KF KONGSBERG KOMMUNALE EIENDOMS ANSVARSOMRÅDE KKE har et godt rammeverk for å forvalte, drifte, vedlikeholde og utvikle Kongsberg kommunes eiendomsverdier. Hovedutfordringen er å forvalte dette mest mulig effektivt som monopolist, slik at Kongsberg kommune får tjenester til god kvalitet og riktig pris. Sammenligning av kommunestatistikk viser at KKE har lykkes med å bli stadig bedre på riktig pris, men det er fortsatt forbedringspotensialer både i forhold til kvalitet og pris. Kongsberg kommunes ordning med kostnadsdekkende husleie for kommunens formålsbygg er avgjørende for å sikre en forsvarlig og langsiktig forvaltning, drift og vedlikehold av kommunenes eiendomsverdier. Ordningen gir bevissthet rundt kostnader og effektiv arealdisponering. Husleieordningen inneholder også en komponent for kapitalkostnader. De reelle inntektene og utgiftene ved Kongsberg kommunes eiendommer er dermed plassert der de hører hjemme – i husleie. Deler av eiendomsmassen er eldre og lite areal- og driftseffektive. Mange av byggenes komponenter har passert sin levetid. Tilstandsanalyser utført i 2013 viser store behov for tiltak. Vedlikeholdsetterslepet er stort. Gjennomføringen av KKEs strategi om å være ajour med etterslep i løpet av inneværende fireårsperiode er en stor utfordring for hele organisasjonen. Målet er å ha tatt igjen etterslepet innen 31.12.2017. Foretaket forvaltet ved årsskiftet 2014/2015 en bygningsmasse på cirka 143.750 m2 BTA, hvorav 109.000 m2 er formålsbygg, 23.750 m2 er bolig og 11.000 m2 er bygninger på eiendom som ikke er i bruk for kommunal tjenesteproduksjon. Tomtearealet til disse eiendommene er 846.733 m2. Foruten tomter med bygningsmasse forvalter KKE for kommunen en rekke uteområder og ubebygde arealer. Disse utgjør 256.160 m2. Orange søyler viser andelen av kommuneregnskapet som Kongsberg kommune benytter til eiendomsforvaltning. Denne har sunket de senere årene. Gjennomsnittlig disponerer norske kommuner en høyere andel til eiendomsforvaltning enn Kongsberg. Virksomheten er regulert i kommuneloven, § 61-75. § 67 setter rammen for KKEs myndighet: Foretaket ledes av styret, som har myndighet til å treffe avgjørelse i alle saker som gjelder foretaket og dets virksomhet. Styret påser at virksomheten drives i samsvar med foretakets formål, vedtekter, kommunens økonomiplan og årsbudsjett og andre vedtak eller retningslinjer fastsatt av kommunestyret. KKEs ansvarsområder og virkemidler ble i 2011 klargjort i KKEs vedtekter, med basis i det politiske etableringsvedtaket. KKEs vedtekter ble vedtatt i kommunestyremøte 08.06.2011 (se vedlegg 2). I tillegg til vedtak om årsbudsjett, setter andre enkeltvedtak premisser for foretakets arbeid. 4 Årsmelding 2014 Kongsberg kommunale eiendom KF KKE rapporterer til kommunestyret. KKE kan anvende formannskapet som strategi/drøftingspartner, og sender sine innstillinger til kommunestyret via formannskapet. Alle enkeltsaker der styret skal innstille til kommunestyret går til rådmannen for uttalelse før de fremmes for behandling i styret. Sammenligningen med andre kommuners ressursbruk innen eiendomsforvaltning (KOSTRA) viser at den andelen av kommunebudsjettet som går med til eiendomsforvaltning i Kongsberg kommune utgjør en stadig mindre andel. Dette er også en trend på landsbasis, men trenden er sterkere i Kongsberg enn gjennomsnittet. I tillegg ligger Kongsberg kommune over gjennomsnittet i midler til vedlikehold og vedlikeholdsetterslepet i den kommunale bygningsmassen reduseres. Dette skiller seg positivt ut fra trenden på landsbasis. KOMMUNESTYRETS FORMÅL MED KKE OG VIRKEMIDLER I VEDTEKTER KKEs formål fastsettes i vedtektenes §4 §4,1: «Kongsberg kommunale eiendom KF skal ivareta kommunens eier- og leierinteresser i den samlede eiendomsmassen1, for gjennom dette å sørge for at fellesskapets verdier beholdes og for at hensiktsmessige bygg/boliger/arealer stilles til disposisjon for vedtatt kommunal tjenesteproduksjon og for kommunal boligtildeling. Foretaket gir leietaker kun adgang til å disponere lokaler/arealer etter inngåelse av kontrakt.» • KKE gjennomfører målrettet arbeid med etterslep innen vedlikehold og byggutvikling. • KKE gjennomfører nybygg og utviklingsprosjekter som erstatter eldre bygningsmasse, og gir hensiktsmessige arealer for kommunal tjenesteproduksjon og vekst. • I fotnote 1 unntar kommunestyret kirker og gravlunder, eiendommer som inngår i kommunens aksjeselskaper og stiftelser, utendørs kulturanlegg, tekniske VAR-anlegg fra KKEs forvaltning. §4,2: «Med bakgrunn i inngåtte kontrakter sørge for en eiendomsøkonomisk og forskriftsmessig forvaltning, drift, vedlikehold, byggutvikling og serviceytelse (FDVUS) av eiendommene, samt utvikling, avhending og komplettering av eiendomsmassen2.» • Vilkårsavtale med Kongsberg kommune og leieavtaler med alle leietakere i formålsbygg gjelder. • KKE har i 2014 videreutviklet kommunal boligportefølje etter dialog med kommunale tjenesteenheter. • KKE har i 2014 gjennomført salg og kjøp av eiendommer på vegne av kommunen. • I vedtektenes fotnote 2 presiseres følgende: «For eiendom som har vært eller er avsatt til kommunal skog, park, grøntanlegg, friareal, offentlig lekeplass, vei, fortau, torg og gågate, har KKE kun ansvar for administrasjonsdelen av forvaltningen for denne samt for utnyttelse av dens potensiale gjennom utleie eller avhending av den del av eiendommen som kommunens tekniske tjenesteyting ikke er i behov av. Evt. inntekter av slik utnyttelse av eiendommens potensiale budsjetteres og regnskapsføres i KKE.» §4,3: «Kongsberg kommunale eiendom KF skal ikke ha noe økonomisk formål ut over å bidra aktivt til en sunn kommunal eiendomsøkonomi og derigjennom en sunn kommuneøkonomi.» • KKE legger vekt på langsiktighet i forhold til eiendomsøkonomi og kommuneøkonomi. • KKE anvender økonomiske virkemidler til å forvalte og reinvestere i kommunale eiendommer. §4,4: «Ivareta byggherrefunksjonen ved utbygging på vegne av kommunens tjenesteenheter.» • KKE har i 2014 gjennomført og planlagt Kongsberg kommunes byggeprosjekter etter bestilling, og vedlikeholdsog byggutviklingsprosjekter etter foretakets tiltakslister. §4,5: «Være kommunens kompetansesenter innen eiendomsområdet, også ved tilrettelegging for sambruk og områdeutvikling i tråd med kommuneplan der andres eiendom er involvert og som samtidig berører KKEs formål.» • KKEs ledelse deltar jevnlig i møter med rådmannens ledergruppe der kommunal arealbruk vurderes og samordnes inn mot budsjett- og økonomiplan, andre planer og saker. • KKE deltar i utredningsgrupper i Kongsberg kommune, der foretakets ansvarsområde er involvert. • KKE har i 2014 levert utredningsoppdrag og uttalelser til enkeltsaker. KKEs virkemidler fastsettes i vedtektenes § 6 Styret kan foreta vedtak om kjøp/salg/innleie av eiendom, tjenester og produkter innenfor de økonomiske rammene styret rår over og de vilkår som lov og vedtak gir. KKE skal ha følgende virkemidler tilgjengelig for å oppnå sitt formål: • Kostnadsbasert husleie- og tjenestebetaling for formålsbygg, markedsbasert husleie- og tjenestebetaling for boliger og resteiendommer. 5 Årsmelding 2014 • • • • Kongsberg kommunale eiendom KF Oppbygging og anvendelse av eiendomsfond gjennom kjøp/salg/utvikling av alle eiendommer der KKE har ansvar for å utvikle potensialet. Opprettelser av aksjeselskaper tilknyttet enkelteiendom eller konkrete prosjekter med mål å redusere kommunens økonomiske risiko. Muligheten for å oppta og betjene lån, der dette gir et samlet positivt bidrag til drifts- og investeringssituasjonen for kommunen sett under ett. Korrekt balanseføring av gjeld og eiendeler. De økonomiske rammene som kommunestyret fastsetter gjennom budsjettet er netto ramme. Innenfor disse budsjetterer og disponerer styret gjennom særbudsjett. Kommunestyret har besluttet at KKE skal låne investeringsmidler fra Kongsberg kommune, og betjene gjeld gjennom en kapitalkomponent i husleieordningen. Styret har behandlet samlet plan for salg og kjøp av eiendommer som regnskapsføres i eiendomsfondets kapitaldel. Styret har opprettet en driftsdel i eiendomsfondet, særlig med sikte på avsetninger til håndtering av vedlikeholdsetterslep. Kongsberg kommunale eiendomsutvikling AS har eget styre. Virksomheten i selskapet har vært liten, og dets styre har fremmet forslag om at selskapet skal avvikles. KKE har opprettet KKP eiendom AS sammen med Bolten eiendom AS. KKE balansefører gjeld og eiendeler. STYRET OG POLITISKE ORGANER Styret har i 2014 avholdt 10 styremøter og behandlet 52 saker. Styret har også drøftet strategi med formannskapet, slik vedtektenes §3 legger opp til. Styresakene var i hovedsak knyttet til budsjett- og regnskapsmeldinger, strategi-, forbedrings- og utviklingsarbeid, status for vedlikeholds- og byggutviklingstiltak, status på byggherreoppdrag for kommunen, ENØK-tiltak og energiforbruk, salgs- og kjøpssaker, oppfølging av politiske vedtak, samt utviklingssaker inkludert KKEs arbeid med Kunnskaps- og Kulturpark, da særlig KKP Eiendom AS. Styrets leder: Kåre Hjalland Styrets nestleder: Øystein Senum Styremedlemmer: Marit Røraas, Berit Storfossene, og Arne Fridtjof Olsen. Ansattes representanter: Kurt Barbala med vara Roger Elgen, og Eva Løcka med vara Elisabeth Carlsson. Styret har lagt fram syv innstillingssaker for kommunestyret. Foretakets saker har vært knyttet til årsmelding og årsregnskap, budsjett, kvartalsrapporter, samt forvaltning av kommunens eierskap i KKP Eiendom AS. LEDELSE, ORGANISERING OG ANSATTE Eiendomsdirektørens lederteam består av Geir Øystein Andersen (daglig leder), Kirsten Wolff (enhetsleder KKE forvaltning), og Brynjar Henriksen (enhetsleder KKE produksjon). Sammen med Kristoffer Grette (økonomisjef), utgjør disse KKEs strategisk gruppe. I KKEs lederforum deltar i tillegg avdelingslederne. • • • • • Formålsbygg og Annen eiendom, avdelingsleder Gro Løiten Bygningsdrift, avdelingsleder Sven Arild Lia. Renhold, avdelingsleder Lisbeth Karlsen. Plan og utvikling, avdelingsleder Jan Magne Svalestuen. Nybygg/ombygg, avdelingsleder Grethe Kristin Fretheim KKEs organisasjon rommer også avdelingene bolig (forvaltning) og prosjekt (produksjon), der enhetslederne Kirsten Wolff og Brynjar Henriksen pr årsskiftet har hvert sitt avdelingslederansvar. 6 Årsmelding 2014 Kongsberg kommunale eiendom KF KKE hadde pr. 31.12.14 til sammen 89 fast eller midlertidig ansatte personer knyttet til 74,4 årsverk. Ved utgangen av 2014 var kjønnssammensetningen hos foretakets 82 faste ansatte 28 menn og 54 kvinner. Nærværet hos KKEs ansatte var 93,2 % i 2014, litt svakere enn i 2013. Korttidsfraværet var på 2,4 % (sykefravær i arbeidsgiverperioden), mens langtidssykefraværet var 4,4 %. Nærværet innen renholdsavdeling, som er KKEs største arbeidsplass og fysisk krevende, fortsetter imidlertid å utvikle seg positivt fra 91,1 % i 2013 til 92,2 % i 2014. Arbeidet med nærværsplan innen renhold har vært prioritert de siste årene, med oppmerksomhet til positive tiltak for at medarbeidere skal være friske og på jobb. 2014 var også et år der en del langtidsfravær ble avsluttet fordi arbeidstakere gikk over i annen situasjon enn å være sykemeldt. KKE har ikke økt personell- eller annen kostnadsbruk i takt med det økte arealvolum av formålsbygg som foretaket i løpet av årene har tatt på seg å drive for Kongsberg kommune. De senere årene er effektiviseringsgevinster forvaltet til fordel for eiendomsmassen, og ført til økte vedlikeholdsressurser. Kompetansebygging i foretaket skjer innen alle aktivitetsområder. Det er stadig utvikling og endringer i lovgivning og/eller utvikling innenfor eiendomsforvaltningsområdet, eiendomsutvikling samt drift, vedlikehold, energi, sikkerhetsarbeid, universell utforming m.m. KKEs ansatte har deltatt på kurs og etterutdanning for ajourføring og videreutvikling. Det er en utfordring å prioritere tid og ressurser til ønskelig oppdatering og etterutdanning. Et IKT-prosjekt fases ved årsskiftet 2014/2015 over i ordinær drift. Hovedformålet med prosjektet har vært å implementere KKEs fagsystem for forvaltning, drift og vedlikehold bedre i ordinær drift. Arbeidet videreføres med KKE forvaltning som fagansvarlig, mens IKT-ressurs plasseres i stab og leveres av Kongsberg kommunes IKT-avdeling i tråd med inngått avtale om serviceleveranse. KKE FORVALTNING KKE forvaltning består av avdelingene formålsbygg, bolig og annen eiendom, og avdelingenes rapporter ligger i vedlegg 1. ‘Formålsbygg’ finansieres av kostnadsbasert husleie. ‘Bolig’ og ‘annen eiendom’ utnytter sine inntektspotensialer slik at ikke kommuneøkonomien blir belastet. Enheten har per 31.12.2014 tre ansatte med til sammen 2,8 årsverk. Det ble i 2014 ansatt en eiendomsutvikler /eiendomsforvalter som starter i mars 2015. Stillingen vil også ha fagansvaret for foretakets IKT-fagsystem, Xpand. Det er i 2014 arbeidet mye med implementering av KKEs FDV-system Xpand i enheten. For å ivareta KKEs mål om kompetanseheving har det i 2014 vært gjennomført aktuelle fagkurs og konferanser. Enhet forvaltning bestiller tjenester for utarbeidelse av planer, gjennomføring av tiltak, bygningsdrift og renholdstjenester fra enhet produksjon. KKE forvaltning har i samarbeid med KKE produksjon og stab vedtatt interne rutiner for bestilling av tjenester mellom enhetene. Forvaltning har en aktiv rolle mot Kongsberg kommune som bestiller. Det utarbeides bestillingsbrev og leiekontrakter for nye bygg og ombygginger. Avtaler inngås mellom KKE forvaltning og rådmannen ved kommunalsjef. Det ble i 2014 bestilt følgende nye bygg fra rådmannen: • Ny helsestasjon i Hvittingfoss • Revidert bestilling nytt krisesenteret • Revidert bestilling på Idrettsparken barnehage • Innleide lokaler for legevakt og baser for hjemmetjenesten Følgende nybygg ble ferdigstilt i 2014: • 8 omsorgsboliger i Hvittingfoss - august • Nytt krisesenter – desember Følgende bygg er avhendet i 2014: • Peckelsgt 8, leilighet – solgt • Wergelandsveien 19 leilighet – solgt • Torstein Stenbecks vei 16 – solgt til beboer • Kongensgt 10 leilighet – solgt • Landstadsgt 13 – revet ifm ny E134 • Landstadsgt 14 – overtatt av Statens vegvesen ifm ny E134, rives • Landstadsgt 16 – revet ifm nytt krisesenter 7 Årsmelding 2014 • Kongsberg kommunale eiendom KF Fleischers vei 6A og B – revet ifm nye Kongsgårdsmoen skole KKE PRODUKSJON KKE produksjon består av avdelingene plan og utvikling, prosjektavdelingen, nybygg, bygningsdrift og renhold, og avdelingenes rapporter ligger i vedlegg 1. Enheten har totalt 74 ansatte fordelt på 66,6 årsverk. KKE produksjon har i 2014 hatt oppmerksomhet rettet på gjennomføring av store leveranser. Produksjon har spesielt viet oppmerksomheten på å være forutsigbare i fht fremdrift, økonomi og kvalitet. I tillegg har man videreført arbeidet med å fremstå som en profesjonell byggherre. I 2014 implementerte KKE produksjon plan og utviklingsavdelingen, som fikk hovedansvaret for enhetens planarbeid, samt bistå KKE forvaltning i deres bestillinger. Dette gjør at KKE nå kommer mer i forkant med planarbeidet som danner grunnlag for både budsjett og gjennomføring. I tillegg er prosjektavdelingen innarbeidet, og ivaretar gjennomføringen av vedlikeholds- og byggutviklingstiltakene. Store leveranser gjør det nødvendig for enheten å ha mye oppmerksomhet rettet mot rapportering og økonomistyring. Resultatet av dette arbeidet er styring av drifts- og investeringsbudsjettene. Enheten er bevisst på at det fortsatt er forbedringspotensialer innenfor dette. Prosjekter under arbeid i 2014: • • • • • • • Ny tre-parallell barneskole på Raumyr Ny to-parallell barneskole på Kongsgårdmoen Ny 6 avdelings barnehage i Idrettsparken Nye omsorgsboliger i Hvittingfoss 8 stk. Tatt i bruk høsten 2014 Nytt krisesenter i Landstadsgt. Tatt i bruk desember 2014 Nytt familiesenter i Hvittingfoss. Tatt i bruk mars 2015 Gjennomføring av EPC prosjektet Det ble i 2014 bestilt følgende nye bygg fra KKE forvaltning: • • • • Ny helsestasjon i Hvittingfoss Revidert bestilling nytt krisesenteret Revidert bestilling på Idrettsparken barnehage Innleide lokaler for legevakt og baser for hjemmetjenesten Plan og utvikling, gjennomførte følgende planarbeider: • • • • Nye tilstandsanalyser for vedlikehold/byggutvikling. Utredning av fremtidig plassering av ny ungdomsskole Utredning av vedlikeholdsbehovet for Vestsiden ungdomsskole Utredning av ny Legevakt Prosjektavdelingen gjennomførte vedlikeholds- og byggutviklingstiltak for i alt ca 30. mill kr. Dette er et stort volum som består av rundt 3000 enkelttiltak. I 2014 hadde vi samtidig oppmerksomhet rettet på styring og kontroll av avdelingens leveranser. Det ble besluttet å overføre tiltak fra 2014 til 2015 for i alt ca. 10.mill. kr, for å vie nødvendig oppmerksomhet til rutiner og styring rundt arbeidet med tiltakene. Bygningsdrift har i inneværende år ansatt to nye medarbeidere, for å styrke kompetansen innenfor faget. Avdelingen jobber målrettet med ettersyn og kontroll, for å hindre et akselererende vedlikeholdsbehov i bygningsmassen. Renholdsavdelingen innførte INSTA 800 i 2014. Innføring av systemet har et tidsperspektiv på tre år. Renholdet ved Tislegård ungdomsskole ble i 2014 sammenlignet ved at det ble kontrahert privat renholdsleverandør til skolen. Det private firmaet benytter i langt større grad fleksible arbeidstider, jobber i team og setter på flere resurser i kortere intervaller i løpet av dagen. 8 Årsmelding 2014 Kongsberg kommunale eiendom KF FORETAKETS ØKONOMI Driftsregnskapet Foretakets driftsinntekter bestod i hovedsak av husleie og tjenestebetaling hva angår formålsbygg, samt husleieinntekter fra bolig og inntekter fra utleie til ikke-kommunale leietakere. De største utgiftspostene var renter og avdrag på lån fra Kongsberg kommune, personalkostnader, energi og vedlikehold av bygningsmassen. Foretaket har i år 2014 et regnskapsmessig resultat på 351.920 kr sammenlignet med justert budsjett. Netto driftsresultat, før overføringer og avsetninger, er negativt på 32.080 kroner. Dette er likevel bedre enn opprinnelig budsjettert, årsaken er at det er tatt mindre av vedlikeholdsetterslep enn planlagt i 2014. Under presenteres en tabell som viser regnskap, budsjett og budsjettmessig avvik pr enhetsområde i 2014, samt regnskapsresultat 2013: Regnskap Budsjett Avvik Regnskap 2 014 2 014 3 846 833 24 977 981 434 025 327 027 134 933 260 164 519 126 3 815 000 24 328 000 400 000 443 000 135 662 000 164 648 000 31 833 649 981 34 025 -115 973 -728 740 -128 874 4 800 399 21 744 360 905 194 284 309 124 685 154 152 419 417 116 SALGSINNTEKTER 117 REFUSJONER 119 FINANSINNTEKTER/FINANSTRANSAKSJONER Sum inntekter -30 605 -115 856 194 -49 974 701 -165 861 500 0 -115 123 000 -49 693 000 -164 816 000 -30 605 -733 194 -281 701 -1 045 500 -668 926 -107 823 339 -43 493 316 -151 985 581 Sum STAB, EIENDOMSUTVIKLING OG FINANS -1 342 374 -168 000 -1 174 374 433 836 2 523 645 190 484 180 7 421 796 5 475 574 2 188 205 907 383 2 457 000 189 935 000 7 814 000 6 419 000 6 000 206 631 000 66 645 549 180 -392 204 -943 426 -3 812 -723 617 2 128 525 180 282 258 8 548 712 5 606 760 219 108 196 785 363 -30 812 172 -173 524 775 -1 571 000 -205 907 948 -30 608 000 -174 453 000 -1 571 000 -206 632 000 -204 172 928 225 0 724 052 -29 084 079 -172 233 948 -3 781 -201 321 807 -565 -1 000 435 -4 536 444 37 971 681 54 524 395 170 326 8 958 864 1 073 629 102 698 895 40 660 000 49 358 000 212 000 12 402 000 1 060 000 103 692 000 -2 688 319 5 166 395 -41 674 -3 443 136 13 629 -993 105 37 400 739 42 201 911 3 208 484 7 909 888 20 352 115 111 073 136 -448 087 -101 259 790 -101 707 876 -424 000 -103 099 000 -103 523 000 -24 087 1 839 210 1 815 124 -294 562 -111 005 348 -111 299 910 991 019 169 000 822 019 -226 774 -351 920 0 -351 920 -4 329 382 STAB, EIENDOMSUTVIKLING OG FINANS 110 LØNN 111 KJØP VARER/TJENESTER KOMM.EGENPROD. 113 KJØP AV TJENESTER SOM ERSTATTER EGENPROD 114 OVERFØRINGER 115 FINANSUTG./FINANSTRANSAKSJONER Sum utgifter ENHET FOR FORVALTNING 110 LØNN 111 KJØP VARER/TJENESTER KOMM.EGENPROD. 113 KJØP AV TJENESTER SOM ERSTATTER EGENPROD 114 OVERFØRINGER 115 FINANSUTG./FINANSTRANSAKSJONER Sum utgifter 116 SALGSINNTEKTER 117 REFUSJONER 119 FINANSINNTEKTER/FINANSTRANSAKSJONER Sum inntekter Sum ENHET FOR FORVALTNING ENHET FOR PRODUKSJON 110 LØNN 111 KJØP VARER/TJENESTER KOMM.EGENPROD. 113 KJØP AV TJENESTER SOM ERSTATTER EGENPROD 114 OVERFØRINGER 115 FINANSUTG./FINANSTRANSAKSJONER Sum utgifter 116 SALGSINNTEKTER 117 REFUSJONER Sum inntekter Sum ENHET FOR PRODUKSJON TOTALT 9 2 013 Årsmelding 2014 Kongsberg kommunale eiendom KF Stab, eiendomsutvikling og finans omfatter aktivitetene eiendomsutvikling (kjøp og salg) samt finanstransaksjoner. I 2014 hadde området et positivt resultat på 1,3 mill kr, som er et resultatmessig positivt avvik på 0,8 mill kr. Viktige momenter å kommentere innen området: • KKE har hatt bedre resultater innen finans enn budsjettert i 2014: o Rentekostnader har blitt 0,6 mill kr bedre enn budsjett. o Renteinntekter har blitt 0,27 mill kr bedre enn budsjett. Årsaken til begge forhold ligger i at KKE har klart å ha bedre likviditet enn budsjettert gjennom året, og derfor har kunnet utsette låneopptak. Samtidig har dette gitt bedre innskuddsrente i banken enn budsjettert. Tabellen viser at KKE forvaltning i 2014 hadde et resultat som er omtrent 0, dette er også tilsvarende budsjettert resultat. For KKE produksjon ble det et negativt resultat på 0,9 mill kr i 2014, som er 0,8 mill kr svakere enn budsjettert. Det er et merforbruk til vedlikeholdsprosjekter på 1 mill kr mens bygningsdrift leverer et resultat som er 0,3 mill kr bedre enn regulert budsjett. Renhold har et resultat som er likt med regulert budsjett, dvs et negativt resultat på 0,5 mill kr. Renhold hadde et krevende år i 2014, men omstillingsarbeid særlig etter sommeren ga gode resultater. Avdeling for plan og utvikling har et positivt resultat på 1,7 mill kr, dette er 0,4 mill kr bedre enn budsjettert. Enhet produksjon har også satt av 1,06 mill kr til fond for oppgradering av uteområder. Det er netto avsatt 0,4 mill kr til eiendomsfondets driftsdel. Eiendomsfondets driftsdel har pr 31.12.14 en saldo på 9,809 mill kr. Fondet for vedlikehold av boliger har en beholdning på 3,698 mill kr ved utgangen av 2014, pr 31.12.2013 var beholdningen 4,232 mill kr. Investeringsregnskapet KKE leverer for 2014 et investeringsregnskap i balanse. Lån er tatt opp fra kommunen i tråd med budsjett, men det er 1,6 mill kr som ikke er brukt i 2014. Når det gjelder kjøp/salg og bruk/tilførsel til eiendomsfond i 2014, er regnskapet satt opp i tråd med regulert særbudsjett. Følgende er i 2014 tilført fra salg og anvendt til kjøp og byggutvikling fra KKEs eiendomsfond: Salg Salg av diverse mindre tomter Salg av leilighet i Kongensgate 10 Salg av bolig i T. Stenbecks vei 16 Salg av leilighet i Peckelsgate 8 Salg tomt i Skauløkka Salg av leilighet i Wergelamdsveien 19 Disponering av årsresultat 2013 Salg av tomteareal ved Stortorvet Salg av tomt i P.A. Munchsgate Kjøp og utvikling Kjøp Dyrgravveien 19E Innskudd i KLP Kjøp Dyrgravveien 17H Nytt krisesenter Dekning av udekket investering fra 2012 Inn til eiendomsfond 150.000,1.600.000,1.830.000,1.920.000,7.100.000,1.440.000,2.740.000,1.600.000,1.800.000,Ut fra eiendomsfond 781.000,177.000,651.000,4.329.000,1.833.000,- Eiendomsfondets kapitaldel har da pr 31.12.2014 en beholdning på 41,589 mill kr, beholdningen var 30,421 mill kr 31.12.2013. Balanse KKE balansefører gjeld og eiendeler. Foretaket betjener vel 984 mill kr gjeld knyttet til tidligere og pågående investeringer i de kommunale formålsbyggene gjennom husleieordningen. KKE har også balanseført 116,9 mill kr i gjeld knyttet til kommunale boliger. KKE har balanseført faste eiendommer, anlegg og utstyr med totalt 1 244 mill kroner, dette må ses i sammenheng med foretakets balanseførte gjeld. Se ellers foretakets årsregnskap 2014 med noter. 10 Årsmelding 2014 Kongsberg kommunale eiendom KF HELSE - MILJØ - SIKKERHET Foretakets samhandlingsutvalg (E-SAM) og arbeidsmiljøutvalg (E-AMU) har hatt jevnlige møter og har, foruten sykefravær, behandlet forhold innen renholds- og vaktmesterområdet, KKEs budsjettsituasjon, diverse HMS-forhold m.m. Arbeidsgiver har ledet E-SAMU sammenhengende siden etableringen. Det har ikke lyktes arbeidstaker å fremme kandidat, og eiendomsdirektøren varslet en gjennomgang med ordningen med E-SAMU, slik at eiendomsforetaket kan få til den kvaliteten på informasjons-, drøftings- og samhandlingsarbeidet som arbeidstaker og arbeidsgiver ønsker. Resultatet ble at det ble det besluttet å omgjøre E-SAMU til Medbestemmelsesutvalg (MBU), som inngår i Kongsberg kommunes struktur for dette. Det ble også besluttet at KKE skal møte som arbeidsgiver i Kongsberg kommunes arbeidsmiljøutvalg. Målsettingen er at KKE skal drive sin virksomhet innenfor de krav som stilles til helse, miljø, sikkerhet og andre bestemmelser i lov og avtaleverk som sikrer arbeidsmiljøet og de ansatte. Av konkrete tiltak i 2014 kan nevnes: • • • • • • • • • • • • • Aktiv oppfølging av alle sykemeldte. Medarbeidersamtaler gjennomført. Handlingsplan, samt løpende dialog og samarbeid med Bedriftshelsetjenesten. Befaringer med tanke på branntilsyn, vernearbeid, elektrisk sikkerhet m.v. Krav til HMS-erklæring fra tilbydere ved innkjøp av varer og tjenester. Det er to verneombud i renholdstjenesten, en i vaktmestertjenesten og en ansatte i Kirkegata 4. Ansatte er representert med to plasser i styret, valgt av og blant de ansatte. Fellesarrangement for samtlige KKE-ansatte, blant annet sommerfest for alle ansatte og felles julelunsj. De ansatte selv har også tatt ansvar for å arrangere julebord. Et månedlig rundskriv med diverse nytt til alle KKE-ansatte, er videreført i 2014. Håndtering av avviksmeldinger. Bruk av tilretteleggingstilskudd og unntak fra arbeidsgiveransvar (kompensasjon til arbeidsgiver i forbindelse med økte utgifter ved sykdom). Dokumentasjon og rutiner for internkontroll er innarbeidet. Informasjonsmøter og kompetansebygging for ansattegrupper i KKE. ENERGI Fra og med 2012 ble risikoen og gevinsten knyttet til energi i formålsbyggene lagt over til leietaker. Dermed vil leietaker ha økonomiske motiver for å gjennomføre tiltak som bidrar til lavere energiforbruk og få større bevissthet om eget energiforbruk. I 2014 ble resultatet at leietaker fikk en samlet gevinst på 1,6 mill kr tilbakeført, i forhold til vedtatt budsjett. Hovedgrunnen til gevinsten ligger i en lavere energipris enn budsjettert. Budsjettet var lagt med en strømpris på 38 øre pr kWh. Den gjennomsnittlige strømprisen for 2014 ble 31,2 øre pr kWh. Tabellen under viser energiforbruket for formålsbyggene i 2014. Det er en klimakorrigert nedgang fra 2013 på 2 338 804 kWt. Faktisk nedgang i forbruk fra 2013 er på 4 206 466 kWt. Nedgangen skyldes i hovedsak tiltakene i EPC-prosjektet. BYGG/ Oppv. INSTITUSJON AREAL M2 Skoler Barnehager Helseinstitusjoner Idrettsanlegg 48 499 ENERGIBRUK (kWh) ÅR 2014 Ikke klimakorrigert EL PRI. EL UPRI. FJ.V. OLJE SUM 1 2 3 4 1+2+3+4 5 098 669 1 816 307 0 142 715 Klimakorrigert kwh/m*2 Sum 7 057 691 146 3 712 806 787 0 0 0 806 787 217 17 582 3 398 641 1 346 913 0 14 850 4 760 404 271 3 838 876 037 440 756 295 030 8 500 1 620 323 422 16 020 2 352 784 412 884 0 48 700 2 814 368 176 SUM 89 651 12 532 919 4 016 860 295 030 214 765 17 059 574 190 Fordeling energikilder 87,1 % 73,5 % 23,5 % 1,7 % 1,3 % Administrasjonsbygg 7 853 100 897 713 5 296 906 1 802 935 3 131 550 18 982 204 Energiforbruk kwh/m*2 Endring 2013-2014 over eller under Klimakorrigert normtallet Byggenes forbruk kWh/år kWh % -1 014 216 -11,2 % 162 23 402 242 133 763 -9 419 -1,2 % 301 562 984 -956 526 -13,8 % 470 -314 459 76 290 4,6 % 195 -207 954 -434 932 -12,7 % 212 197 735 -2 338 804 -11,1 % KKE brukte i 2014 97 % elektrisk energi, 1,7 % bioenergi (flis), og 1,3 % olje på formålsbyggene. Byggene i EPC-prosjektet har redusert sitt forbruk i forhold til basisforbruket med 26,6 % i 2014. Reduksjonen skulle vært 36 %, som kontrakten tilsier. Grunnet en del forsinkelser med igangsetting av tiltakene i prosjektet er ikke målet på 36 % nådd dette første av kontraktens 11 garantiår. Dermed trer garantien inn og entreprenør blir fakturert mellomlegget slik at KKE likevel sparer de forutsatte 36 % økonomisk sett. KKE og entreprenør har tro på at de neste garantiårene vil oppnå besparelse på 36 % når alle tiltakene nå er i full drift. 11 Årsmelding 2014 Kongsberg kommunale eiendom KF Det har vært mange justeringer og utprøving av de nye anleggene installert i prosjektet i løpet av året. Til tider har dette gått ut over våre leietakere. KKE er takknemlig for det gode samarbeidet og positive holdninger hos våre leietakere til tiltak for å gjøre kommunens energibruk mer bærekraftig for fremtiden. I det videre er det viktig å opprettholde dialog og innspill på inneklima. Slike innspill gjør det enklere å justere anleggene til rett funksjon og riktig inneklima for leietakerne. KKEs medarbeider innen ENØK og energi gjennomførte i 2014 en måneds studietur til Kongsberg kommunes vennskapskommune Chitose i Japan. Studien ga kjennskap til nye måter å drive ENØK-arbeide på. I 2015 vil to tiltak, med hittil lite utprøvd teknologi i Norge, gjennomføres på to av Kongsberg kommunes formålsbygg. FORSIKRING KKE håndterer forsikringsordningen for alle kommunens bygg, utstyr og kjøretøy. De to sistnevnte etter avtale med rådmannens organisasjon. Forsikringsselskap for KKE er KLP, og foretaket har sammen med kommunen også en megleravtale med AON Grieg. Samlet erstatningsutbetaling for Kongsberg kommune, for saker som er avsluttet i 2014, er på 2.435 kroner. Det er i 2014 innmeldt og behandlet 30 skader på den kommunale bilparken til forsikringsselskapet. KKE har meldt inn og behandlet tre bygningsskader overfor forsikringsselskapet. KKE har meldt 1 skade på overvann for Tekniske tjenester, men har to regresskrav som følge av overvann i Kongsberg. Det er sendt inn 29 anmeldelser for hærverk, tagging og innbrudd, mot 28 i 2013. EIENDOMSØKONOMI I KKP KKP-prosjektet og Krona har vesentlige effekter innen eiendoms- og kommuneøkonomi. Dette har vært styrende for KKEs involvering. En konklusjon for KKEs ansvarsområde er at årskostnaden ved nye og arealeffektive lokaler ikke overstiger vesentlig kostnadene ved dagens fragmenterte, uhensiktsmessige løsninger. Årlig økning FDVUK* funksjoner i sambruksbygg i Krona kr 1 628 954 *FDVUK: Kostnader til forvaltning, drift, vedlikehold, byggutvikling og kapitalkostnader Dersom de samme behovene ble løst ved et ordinært kommunalt byggeprosjekt ville økningen av årskostnadene blitt høyere, blant annet fordi kommunale byggeprosjekter nedbetaler all gjeld i løpet av de første 20 årene. Alternativt sambruksbygg KK, årlig økning FDVUK* kr 5 259 254 *FDVUK: Kostnader til forvaltning, drift, vedlikehold, byggutvikling og kapitalkostnader Innenfor KKEs ansvarsområde er det i tillegg verdt å merke seg følgende inntekter og besparelser: Eiendomssalg, inntekter fra tomter Krona og parkering kr 47 290 000 Strykninger av tiltak vedlikehold og byggutvikling kr 23 568 520 Potensiell salgsgevinst ledigstilte bygg etter Krona kr 41 000 000 Spart kommunal finansiering alternativt sambruksbygg kr 107 280 000 Kulturbyggfunksjonene i Krona er ikke en del av den faglige begrunnelsen for KKEs engasjement i KKPprosjektet/Krona. Kommunestyret har lagt andre forutsetninger til grunn for å inkludere disse prosjektene enn rent eiendoms- og arealøkonomiske. Bakgrunnen for tallene er fremmet i egen sak for KKEs styre. STRATEGI OG UTFORDRINGER Styret har besluttet en årlig rullering av strategidokumentet på vårparten. Dette skal igjen danne grunnlag for budsjettarbeidet, drøftes med formannskapet og vedlegges styrets innstilling til budsjett og økonomiplan for kommende år. Kommunestyret fikk seg forelagt styrets strategidokument som vedlegg til styrets budsjettforslag. Strategiarbeidet i KKE kan kort oppsummeres slik: 12 Årsmelding 2014 Kongsberg kommunale eiendom KF Tid Nå Prioritet Det viktigste langsiktige strategiske arbeidet er å forvalte verktøy og bestillinger i 2014 og 2015! Framtid Sikre grunnlag for at Kongsberg kommune forvalter realkapitalen for videre vekst! Forberede verktøy for realisering! Løsninger Drivere Pågående og planlagte kommunale byggeprosjekter. Videre avklaring av skoleutbygginger, barnehager, vedlikehold og byggutvikling, og bygningsportefølje. Krona i drift, modernisere renholdsdrift – levere etter vilkårsavtalen, innenfor rammene i husleieordningen. Selge eller utvikle sentrale eiendommer. Kundetilfredshet, kvalitetsutvikling, dimensjonering. Dimensjonere eiendomsutviklingen og foretaket for vekst. Vekstbehov er stipulert til + 20.000 m2 mer formålsbygg og boliger de neste to tiårene. KKEs verktøykasse, effektivisering og avkastning må derfor forvaltes langsiktig i samarbeid med andre aktører i og utenfor kommunen. Kommunal eiendomsportefølje settes i dag sammen ved ulike virkemidler innen eie og leie. Ulike modeller og virkemidler for realisering må utredes og forberedes for politisk behandling. Strategidokument 2014 vurderer mer inngående følgende områder: • • • • • • Vekstutfordringer innen oppvekst, helse og omsorg Framtidige behov og ledigstilte kommunale bygg Nullvisjon etterslep byggutvikling og vedlikehold Kapitalordningen – finans og avkastning Leveranser og drift Energiøkonomisering KKE skal utvikle våre eiendommer og tjenester videre slik at fellesskapets verdier blir forvaltet effektivt og slik at de vi leverer tjenester til opplever god kvalitet. Foretaket vil derfor fortsette eget arbeid med effektivisering og langsiktig strategi. I 2015 gjennomføres svært mange tiltak innen vedlikehold og byggutvikling som et ledd i å komme ajour med etterslep i løpet av 2017. Det sluttføres også i 2015 store forbedringer knyttet til erstatning av gammel kommunal eiendomsmasse med nye bygg innen undervisning, kultur, og administrasjon. Gjennom dette dimensjoneres det for ny vekst. Det er sentralt å fortsette innsatsen med vedlikehold, byggutvikling og nybygg. Kommunestyret har utsatt avgjørelser knyttet til videreutvikling av skolebyggene, noe som skaper usikkerhet rundt framdrift i håndteringen av vekstutfordringer for Kongsberg kommune. Utsettelsene kan også ramme strategien om å komme ajour med etterslep på den delen av eksisterende kommunal eiendomsmasse som skal rustes for framtiden. KKE vil i størst mulig grad bestrebe seg på å forvalte vedtekter og verktøy slik at fellesskapets verdier i eiendomsmassen beholdes, og underbygger kommunens virksomhet og økonomi. STYRETS UNDERSKRIFT Kongsberg, 24.03.15 Kåre Hjalland Styreleder Marit Røraas Eva Løcka Øystein Senum Nestleder Arne F. Olsen 13 Berit Storfossene Kurt Barbala Årsmelding 2014 Kongsberg kommunale eiendom KF Vedlegg 1 KKE forvaltning, avdeling formålsbygg KKE forvaltning, avdeling formålsbygg er godt fornøyd med følgende resultater i 2014: • • • • • Reforhandling av flere innleieavtaler Aksept i budsjett- og økonomiplan fra 2014 på fortsatt NOK 143,-/m2 til vedlikehold Gjennomført jevnlige felles leietakermøter for alle leietakerne i Krona, samt særmøter for de enkelte ved behov. Gjennomført jevnlige brukermøter for alle hovedleietakerne i Krona. Gjennomført oppføring av nytt krisesenter. Bygget er svært godt egnet og tilpasset fornøyd leietaker. Viktige utfordringer for KKE forvaltning, avdeling formålsbygg i 2014: • At leietakere får eierforhold til leieavtalene og vilkårsavtalen • Gjennomføring av planlagte drift -og investeringstiltak på formålsbygg • Nye lokaler til helse og omsorgstjenester • Bruk av midlertidige paviljonger til skoler og barnehager • Arealeffektivisering • Krona Målsettinger i budsjett 2014 Kostnadsdekkende husleie Få aksept i budsjett -og økonomiplan for 2014 på fortsatt kr 143,-m2 til vedlikehold. At bestilte drifts -og investeringstiltak gjennomføres. Oppnådde resultater i 2014 Er oppnådd Er oppnådd Gjenstår gjennomføring av tiltak på drift, kr 4,5 MNOK og på investering kr 4,8 MNOK. Disse tiltakene vil gjennomføres i 2015. Kort om økonomisk resultat for avdelingen Årsresultatet for 2014 ble ca. kr 150.000,Mer om avdelingen virksomhet i 2014 Avdelingen forvalter alle bygninger som benyttes i kommunal tjenesteproduksjon. Totalt ca 109.000 m2. Forvaltningen omfatter kontakt med brukere / leietakere og avtaler om disponering og drift av bygg for kommunal tjenesteproduksjon (formålsbygg). Kommunestyret vedtok i sak 69/12 at husleieordningen skulle utvides med kapitalelement i husleien for formålsbygg fra og med 01.01.2013. Kontraktbasert husleie / internhusleie innebærer at hver enkelt virksomhet i kommunen inngår kontrakt med KKE om leie av arealer som benyttes til virksomhetens aktivitet. Husleien omfatter eiers forvaltningskostnader som skatter og avgifter, bygg- og inventarforsikring og administrasjon samt kapitalkostnader. I tillegg dekker husleien innvendig og utvendig tilsyn, drift og vedlikehold av leieobjektet. I samsvar med kommunestyrets vedtak foreslo KKEs styre i budsjettforslaget for planperioden 2014-2017 en vedlikeholdskomponent i husleien til NOK 140 pr m2 per 2012 kroner. Kommunestyret valgte i desember 2014 å vedta dette i budsjett for 2015. Enhet forvaltning har en tydelig rolle som utfører i forhold til rådmannen som bestiller av nybygg og ombyggingsprosjekter. Det inngås avtale mellom enhet forvaltning og rådmannen vedrørende bestilling av prosjekter samt leieavtale ved overtakelse. Enhet forvaltning bestiller prosjektering og gjennomføring av enhet produksjon. I 2014 ble disse bestillingene inngått: • Ny helsestasjon i Hvittingfoss • Revidert bestilling på Idrettsparken barnehage • Revidert bestilling på nytt krisesenter • Bestilling av innleide lokaler for legevakt og baser for hjemmetjenesten I forbindelse med intern omorganisering i KKE, med fokus på enhet forvaltning som bestiller og enhet produksjon som utfører i KKE, har det vært satt fokus på arbeid med interne rutiner. Det har vært en utfordring å få alle involverte i KKE 14 Årsmelding 2014 Kongsberg kommunale eiendom KF til å ha et eierforhold til de gjennomførte endringene. For klargjøring av en del momenter har enhet forvaltning engasjert Considium. Arbeidet ble startet høsten 2013. Det har i 2014 vært gjennomført et omfattende arbeid med reforhandling av innleide lokaler for kommunal tjenesteproduksjon. Også i 2014 har KKE gjort avtaler for utleie i formålsbyggene til andre enn byggenes primære leietakere. Leie for sesong eller ad hoc-leie skjer i hovedsak til lag og foreninger. Dette gjelder skolelokaler inklusive forsamlingslokaler på kveldstid og i helgene. Ordningen administreres av Kulturtjenesten via et felles anskaffet bookingsystem. Slik KKE ser det fungerer ordningen og samarbeidet med kulturtjenesten etter intensjonen. Endelig igangsetting av Krona ble vedtatt i 2013. Bygging ble igangsatt i september 2013 og bygget ferdigstilles i juliseptember 2015. KKE er leietaker for arealer til kino, musikkteater, norsksenter, bibliotek og arealer i 6. etasje, til sammen i overkant av BTA 9000 m2. Det ble i 2014 gjennomført jevnlige felles leietakermøter for alle leietakerne samt særmøter for de enkelte ved behov. KKE har i samarbeid med HBV og FTO engasjert Rambøll som leietakerombud for oppfølging av leveransen i bygget. Endringer i 2014: • IT har tatt i bruk lagerlokaler i kjelleren på Gamle badet, samt flyttet ut av Folkekjøkkengården • Lundeløkka har flyttet inn i midlertidige lokaler på Vibehaugen i påvente av nytt bygg. • Skinnarberga helsehus har tatt i bruk lokalene etter Skinnarberga legekontor. • Nytt krisesenter ble overtatt av leietaker 23.12.14. 15 Årsmelding 2014 Kongsberg kommunale eiendom KF Vedlegg 1 KKE forvaltning, avdeling bolig KKE forvaltning, avdeling bolig er godt fornøyd med følgende resultater i 2014: • • Tett oppfølging med KKE produksjon vedrørende gjennomføring av planlagte vedlikeholdstiltak Opprettholdelse av god, nøktern standard på boligene. Viktige utfordringer for KKE forvaltning, avdeling bolig i 2014: • • • Anskaffe flere mer hensiktsmessige boliger for enslige flyktninger etter bestilling fra Kongsberg kommune v/kultur og velferd Energimerking av alle boliger i hht forskriftene. Gjennomføring av radonmålinger i hht forskriftene. Målsettinger i budsjett 2014 Mål om hhv 95/98 % utleiegrad Resultat i null Vedlikeholdstiltak til 7 MNOK Oppnådde resultater i 2014 99 % utleiegrad samlet Resultat 0,2 MNOK overskudd Økt bestilling av tiltak til 9,2 MNOK. Hentet fra eiendomsfond avsatt til bolig. 0,2 MNOK utføres i 2015. Kort om økonomisk resultat for avdelingen Det er lite avvik på regnskap ift budsjett. Tett oppfølging og styring gjennom året. Avdelingen går med et lite overskudd i 2014. Mer om avdelingen virksomhet i 2014 KKE hadde per 31.12.14 totalt 271 utleieboliger med samlet BTA 23.750 til bruk for utleie. I tillegg forvalter avdelingen totalt 33 parkeringsplasser for utleie, utover øvrige parkeringsplasser tilknyttet den enkelte bolig. KKE fikk i 2014 bestilling fra Kongsberg kommune v/kultur og velferd på flere boliger til flyktninger fremover. Stipulert til 30/år. Dette fremskaffes foreløpig ved å benytte eksisterende boligmasse og ved å anskaffe hensiktsmessige boliger. Avdelingen avhender lite hensiktsmessige boliger. Det er solgt 4 leiligheter i løpet av 2014 og anskaffet 2 hybler. En av disse er solgt til leietaker. Hyblene ble overtatt etter årsskiftet. 2 eneboliger på Tislegård er revet ifm nye E134. Oppgjør fra Statens vegvesen ble mottatt i 2012. To boliger er revet ifm nye Kongsgårdsmoen skole og 1 enebolig er revet for å gi plass til nytt krisesenter. Disse 3 boligene er anskaffet av Kongsberg kommune med dette som hensikt. 8 nye omsorgsboliger i Hvittingfoss er ferdigstilt og tatt i bruk for utleie i september. Det ble i 2014 inngått 12 avtaler om innlån i omsorgsboliger på til sammen 4,75 MNOK. I tillegg er det inngått 2 avtaler om fritak fra innlån i de tilfeller hvor leietaker ikke har tilgang til nødvendig kapital. Innlån og andel av husleie som utgjør kapitalkostnader tilføres Kongsberg kommune. Totalt per 31.12.14 skal det være innestående ca 29 MNOK på kommunens konto fra innlån. Avtaler om innlån og fritak håndteres av KKE på vegne av kommunen. Det er inngått i alt 67 leiekontrakter i 2014. KKE har husleiegaranti på inntil 6 måneder husleie i totalt 55 % av leieforholdene. Enten ved garanti via innlån i omsorgsboliger eller ved kommunal husleiegaranti, evt depositum i bank. Husleiene er i hovedsak basert på markedsleie. Det foretas ny takst til markedsleie fortløpende ved totalrenovering slik at alle husleiene per i dag skal være oppgradert ift markedsleie, med unntak av omsorgsboligene. I 110 av omsorgsboligene er husleien kostnadsbasert. Alle husleiene reguleres i utgangspunktet årlig ift endring i konsumprisindeksen samt ved inngåelse av alle nye leieavtaler. Det ble varslet 10 tvangsfravikelser / utkastelser i 2014. Bakgrunnen for varsel er 7 manglende husleiebetaling, 2 utgåtte leiekontrakter og ett brudd på husordensregler. 16 Årsmelding 2014 Kongsberg kommunale eiendom KF Vedlegg 1 KKE forvaltning, avdeling annen eiendom KKE forvaltning, avdeling annen eiendom er fornøyd med følgende resultater i 2014: • Avdelingen fortsatte arbeidet med å ajourholde og reforhandle utleieavtaler. • Alle leieavtaler er fortløpende registrert og oppdatert i Incit Xpand (FDV-program). • Igangsatt arbeid med matrikulering av umatrikulert grunn Viktige utfordringer for KKE forvaltning, avdeling annen eiendom i 2014: • Utleie av ledig overskuddsarealer • Salg av ledig overskuddslokale / -tomter til markedspris • Energimerking av utleide bygg • Gjennomføring av planlagte drift -og investeringstiltak på annen eiendom. Målsettinger i budsjett 2014 Husleiekontrakter basert på markedsleie som vil gi et overskudd. At bestilte driftstiltak gjennomføres. Oppnådde resultater i 2014 Resultatet ble litt bedre enn budsjettert Gjenstår gjennomføring av tiltak på drift på kr 0,3 MNOK Disse tiltakene vil gjennomføres i 2015. Kort om økonomisk resultat for avdelingen Årsresultatet for 2014 ble ca. Kr 84.000,Mer om avdelingen virksomhet i 2014 Avdelingen forvalter kommunal eiendom (bygg, byggverk og tomter) som p.t. ikke er i bruk som formålsbygg eller kommunal bolig, totalt ca 11.000 m2. Eiendommene leies ut i det åpne marked dersom dette er mulig. Husleiene er basert på markedsleie. Mange av eiendommene vurderes for salg de neste årene. Det videreføres arbeid med kost / nytte-vurderinger, avklaring av adkomstrettigheter og andre forhold. Flere eiendommer venter også på avklaring i forbindelse med bygging av ny E134. Kommunestyrevedtak 46/09 bekreftet ansvarsforholdet mellom KKE og Kongsberg kommune vedr. evt. subsidiering av leietakere i annen eiendom. Annen eiendom innfrir målet om at avdelingen skal gå i overskudd, slik at det gis bidrag til drift og utvikling av den øvrige kommunale eiendomsmasse. I 2014 fortsatte arbeidet med å ajourholde og justere utleieavtaler. Flere avtaler er reforhandlet, og nye leieforhold er inngått. Vedtak i kommunestyresak 46/09 er også fulgt aktivt opp. Det ble utført flere vedlikeholdstiltak på byggene i 2014. Disse bestilles av enhet produksjon utfra tiltakslister. Avdelingen har gjennom høsten 2014 fulgt opp styresak 32/14 “Arbeid med umatrikulert grunn mm”. Det er utarbeidet forslag til prosjektbeskrivelse, samt utarbeidet arbeidsmetodikk for matrikulering av umatrikulert grunn og for overtagelse av grunn i utbygde områder. Arbeidet har skjedd i samarbeid med øvrige aktuelle kommunale seksjoner. 17 Årsmelding 2014 Kongsberg kommunale eiendom KF Vedlegg 1 KKE PRODUKSJON avdeling renhold KKE PRODUKSJON avdeling renhold er godt fornøyd med følgende resultater i 2014: • Stabilt høyt nærvær • Samarbeidet med ledende renholdere • Innføring av NS INSTA Viktige utfordringer for KKE PRODUKSJON avdeling renhold i 2014: • God økonomistyring • Effektivisere drift, ved å utføre renhold etter standarden NS INSTA 800 • Nærledelse Målsettinger i budsjett 2014 Oppnådde resultater i 2014 Levere innenfor budsjett Positiv resultat 100’. Kort om økonomisk resultat for avdelingen: Utfordringene i avdelingen viste avvikende perioderesultat i forhold til lønnsbudsjett. Årsakene til dette var flere, men alle bidro økte kostnadene på konto 1011.Tiltak fra avdelingen arbeid bidro til å redusere det negative resultatet, slik at med egeninnsats, utbetaling av refusjoner og ekstra tilføring av midler, klarte vi å holde budsjettet. Mer om avdelingen virksomhet i 2014 Nærledelse bidrar til en positiv utvikling på nærværet i renholdsavdelingen. I tillegg har felles aktivitet og sosial samvær sommer og jul, vært satt stor pris på av renholderne. Renholderne med driftsansvar i egne roder har bidratt til opplæring av vikarer og etablerte renholdere, registrer mangler på utstyr og sørger for at nødvendige oppgaver utføres! Som leder av avdelingen har jeg hatt regelmessig kontakt med alle, både pr telefon og ved besøk på byggene. Jeg er mektig imponert pågangsmot og «stå på vilje» som alle har vist, uansett oppdrag og utfordringer. I møter i egen rode, har de tatt opp små og store saker som har vært viktige for enkeltpersoner eller gruppe som helhet Renholds leveranse, etter standarden NS NSTA 800, ble innført fra 1.1.2014. I forkant av dette ble lederne på gitt muntlig og skriftlig informasjon om forventet brukermedvirkning, med fokus på samarbeid for bedre inneklima, trivsel og resultat. ( se «Endring renhold, husleieordningen 2013) Tilbakemeldinger fra renholderne viser at det er stor variasjon fra bygg til bygg på dette området. Utfordringer som nevnes spesielt er “ løse ledninger og “rot” som hindrer renhold.. HMS- MILJØ Bruk av kjemikalier ble redusert, mens bruk av maskiner og lettere metoder og utstyr økte. Dette er en positiv utvikling, og ivaretar både den enkelte renholder og miljøet. Benchmarking, ved å konkurranseutsette renhold på Tislegård ungdomsskole er et spennende prosjekt fordi det bidrar til fokus på økt fagutviklingen i egen avdeling. Spesielt gjelder det dokumentering av tjenestene vi leverer med tanke på at vi skal «måle oss» mot private aktører i markedet. I denne sammenheng er standarden NS INSTA 800 er et viktig verktøy for å kunne dokumentere at vi levere rett kvalitet. Oppsummering 2014: Avdelingen er fornøyd med sluttresultatet i 2014, men ser også forbedringspotensial på flere områder. Renhold er et fag i stadig endring, og vi må «henge på» for å kunne følge med. Det krever om ikke mer, så i alle fall «nytenkning» av oss alle. I tillegg til å bruke NS INSTA i praksis, kan nevnes mer fleksibel arbeidstid, faste feriepuljer, mobilitet mellom bygg, samarbeid og utveksling av erfaring og ressurser på tvers av roder. Kurs og opplæring vil derfor bli mer og mer viktig fremover. Det vil bli satset videre på å styrke avdelingens kompetanse, og ha en klar målsetting om å vise at KKE renhold kan være slagkraftige og konkurransedyktige i markedet. Utfordringene i 2015 og de neste årene er å innføre nevnte endringer og å gjennomføre disse i praksis. 18 Årsmelding 2014 Kongsberg kommunale eiendom KF Vedlegg 1 KKE produksjon, avdeling bygningsdrift Bygningsdrift har som hovedoppgave å gjennomfører daglig drift av kommunens bygningsmasse. Dette består i all hovedsak at bygningene til enhver tid overholder kravene til sikkerhet og funksjonalitet. I tillegg gjennomfører avdelingen servicetjenester for brukerne, og ettersyn av bolig og annen eiendom. Det ble i 2013 opprettet en ny serviceavdeling, som skulle ivareta service ovenfor brukerne og bistå de driftsansvarlige bygg med de oppgaver de ikke greier å gjennomføre, med egen kapasitet. Avdelingen har nå fungert i to år med et godt resultat. Det er i dag 14 faste ansatte i avdelingen, hvor 3 av disse jobber i serviceavdelingen. KKE produksjon, avdeling bygningsdrift er godt fornøyd med følgende resultater i 2014: • Stort sett godt fornøyde brukere • God kontroll på økonomistyringen • Det har ikke vært behov for å benytte egenandelen innenfor forsikringsskader inneværende år • Parkvesenet har gjennomført sommervedlikehold, med godt resultat.. • Serviceavdelingen har hatt sitt første driftsår med godt resultat. • Bygningsdrift er med i planleggingen i alle nye byggeprosjekter, noe som er viktig for å ivareta kvaliteten i de nye prosjektene. • Bygningsdrift er med i alle nye byggeprosjekter noe som blir veldig bra for den videre drifting av byggene. • God oversikt over branndokumentasjonen og samarbeidet med brannvesenet • Bidratt til å beholde kompetansen innenfor enhet produksjon. Viktige utfordringer for KKE produksjon, avdeling bygningsdrift i 2015: • Beholde kompetansen i avdelingen. • Videreføre opplæringen av personellet. • Bidra til å få gjennomført vedlikeholdstiltak for prosjektavdelingen. • Overholde budsjettrammene. • Videreføre taksjekk som ble startet i 2013. • Sørge for at vi har rammeavtaler til en hver tid innenfor fagfeltene. • Følge opp de nye byggprosjektene i 2015 • Lykkes med inn og utflyttinger i nye og gamle bygg. • Få på plass ny rammeavtale på vintervedlikehold. • Lykkes med inn og utflytting av nye og gamle bygg. • Ny driftsansvarlig kommer i mai og vil bli en viktig person i forhold til drifting av varmepumper som er montert i EPC prosjektet. I lys av styrets strategi for KKE ser KKE produksjon, avdeling bygningsdrift følgende utfordringer for veien videre for avdelingen: • Få bestiller/utførermodellen til å fungere tilfredsstillende • Få på plass riktige bestillinger • Fornøyde brukere • Overholde budsjettrammene • Gjennomføre vedlikeholdsoppgaver for prosjektavdelingen • Utnytte serviceavdelingen enda bedre • Sørge til enhver tid å ha rammeavtalene på plass. Driftsansvarligs hovedoppgave for 2014 var: • Gjennomføre tilsyn av alle bygg. • Bestille gjennomføring av driftsoppgaver • Bistått EPC prosjektet. Serviceavdelingens hovedoppgave for 2014 var: • Gjennomføre servicetjenester for våre brukere • Bistå de driftsansvarlige i deres daglige arbeid • Utført forefallende arbeid • Utføre leieboerskift De driftsansvarlige har nå fått en tydelig rolle med ettersyn kontroll, samt bestille driftsoppgaver. De er i tillegg KKE sin daglige representant mot brukerne. 19 Årsmelding 2014 Kongsberg kommunale eiendom KF Vedlegg 1 KKE produksjon, avdeling plan og utvikling KKE produksjon, avdeling plan og utvikling er godt fornøyd med følgende resultater i 2014: • Implementert i ny organisasjon i løpet av året • Ferdigstillelse av tiltakene innenfor EPC prosjektet Viktige utfordringer for avdeling plan og utvikling i 2014: • Overgang til ny organisasjon • Revidering av prosjekthåndbok • Utredningsoppgaver innenfor skole og helse og omsorg • Anskaffelser, rammeavtaler, innleie lokaler til HO • Xpand • EPC prosjektet, forsinket ferdigstillelse av fase 2 inn i oppstart fase 3. Målsettinger i budsjett 2014 Å gå i null Oppnådde resultater i 2014 Noe mindre-forbruk enn budsjett Kort om økonomisk resultat for avdelingen Ifm kjøp av tjenester og kjøp av juridiske tjenester var det i år budsjettert med for høye beløp og det ble foretatt budsjettjustering høsten 2014. For 2015 er det budsjettert med et lavere beløp. Mer om avdelingen virksomhet i 2014 Plan og utviklingsavdeling innenfor KKE produksjon fra 1. januar 2014. Tre årsverk: Jan Magne Svalestuen Avdelingsleder, Hallvard Benum - Energi og enøk ingeniør, Erik Wåla - prosjektmedarbeider tegning/ FDV – fast ansatt fra juli 2014. EPC Hallvard Benum har vært mye engasjert i å følge opp gjennomføring av de siste tiltakene innenfor EPC-prosjektet samt å koordinere innkjøring og sluttbefaring av anleggene. Ferdigstillelse av EPC tiltakene ble forsinket og overtakelsesprotokoll for avslutning av fase 2 ble undertegnet 27. mai. Det ble protokollført frister for utbedring av feil og mangler. Videre ble det imidlertid mye oppfølging og innkjøringer etter at fyringssesongen startet i september. Avtalens fase 3, som garanterer energibesparelse fra 1. januar 2014, gjelder selv om fase 2 ble forsinket. 1. driftsår gir ikke forventet gevinst på innspart energi. Tallene fastsettes på nyåret i felles møte mellom partene. Målet på 36 % er ikke nådd og vi vil måtte benytte garantien. Tegningsarkiv/ FDV/ Xpand Etter utlysning av stillingen ble det gjennomført intervju med 2 søkere. Erik Wåla ble tilbudt stillingen og er etter juli fast ansatt som prosjektmedarbeider tegning/FDV. Erik legger inn tegningsunderlag og arealer for byggene i Xpand som et underlag for bla vedlikeholds- og renholdsplanlegging ved hjelp av Xpand. FDV materiale for nye prosjekter mottas og vil bli implementert inn i Xpand. Konvertering av papirtegninger til elektroniske tegninger for våre bygg fortsetter. Opprydning i gammelt tegnings- og FDV arkiv. Oppfriskningskurs er gjennomført innenfor tegneprogrammet Revit, samt Excel og Xpand. Besøksrunde Besøksrunden til våre bygg ble gjennomført i februar og mars sammen med KKE forvaltning. Det fremkom mange positive tilbakemeldinger, men også noen ikke fullt så positive. Berettiget kritikk må vi bruke til å gjøre oss bedre. Arbeidsutveksling Chitose Hallvard gjennomførte i juni et besøk til Kongsbergs vennskapsby i Japan, Chitose. Der hadde han fått til en avtale om et arbeidsopphold i kommunen og fikk et interessant innblikk i hvordan de driftet byggene sine. Han fikk også ideer til nye enøk tiltak som allerede er nedfelt i KKEs videre strategiarbeid. Utredningsoppgaver Funksjonelle bygg i Helse og omsorg Deltatt i arbeidsgruppe «funksjonelle bygg i helse og omsorg», med fokus på: 1. Basestrukturen i omsorgsboligene. 2. Organisering av dagsenter. 20 Årsmelding 2014 3. Kongsberg kommunale eiendom KF Behov for framtidige sykehjemsplasser. Pkt 1, utredning av ulike alternativer for plassering av hjemmetjenestebaser resulterte i bestilling av nye lokaler i sambruk med Kongsberg interkommunale legevakt. Anskaffelsesprosess ble iverksatt, med bistand til gjennomføringen fra Advokatkontoret Irene Kildebo og Rambøll (prosjektledelse). 1.konkurranse ble kunngjort 29.sep med innleveringsfrist 20.okt. Det kom inn 4 tilbud. Etter forhandlinger viste det seg at ingen kunne garantere leveranse innenfor tidsfristen, pga plankrav, og konkurransen ble avlyst. Det ble kunngjort ny konkurranse med nye tidsfrister, men også den ble avlyst pga at kommunen i 2015 har valgt sykehuset som plassering av prosjektet. Pkt 2, det er utarbeidet en delrapport for basestruktur i tilrettelagte boliger med ulike løsningssenarier og disse er kostnadsvurdert av KKE. Pkt 3, så foreligger det ikke, pr årsskifte, underlagsmateriale fra HO sin side. Strategisk gruppe i KKE • Skoler o Gitt innspill til kommunens og KKEs budsjettarbeid ifm grunnskoleutbygging – ny ungdomsskole i området Kongsberghallen. Arkitektbistand ble engasjert for å skissere ulike muligheter her. • Barnehage o Kampestadlia, alt plassering på Fredheim. • Lågen arbeidstjenester o Alt: Inn i forsterket enhet. o Alt: Utvide der de er o Alt: Nytt, f eks Kampestadlia • Lundeløkka avlastning o Alt: I nybygg der Lågen arbeidstjenester er nå. o Alt: Nytt, f eks Kampestadlia o Alt: Inn i forsterket enhet, Eiendomsutviklingsteam Eiendomsdirektøren har nedsatt et eiendomsutviklingsteam hvor avdelingen deltar. Her utredes mulig utvikling/ potensiale av eiendom innenfor KKEs ansvarsområde, for eks: • Etterbruk av fristilte bygg etter innflytting i KKP. • Vestsiden ungdomsskole/ Skavanger skole - handlingsplan for vedlikehold o Gjennomført utvidet tilstandsanalyse for å underbygge vedlikeholds- og byggutviklingsplan i denne forbindelse. • Potensiale for utbyggingsområder. • Deltakelse/ observasjon prosjekt områderegulering Raumyr for eiendommen HIBU og tomta nord som eies av Tomteselskapet og KKE er deleier iht prosjektavtale mellom Statsbygg, tomteselskapet og Kongsberg kommune. Revidering av prosjekthåndboka Arbeide med å revidere prosjekthåndboka startet i april, det ble satt opp en framdriftsplan og nedsatt arbeidsgrupper for ulike områder i boka. Det er gjennomført gruppearbeid og heldags arbeidsøkter med Kildebo. Målsetting om at revideringsarbeidet skulle være ferdig i 2014 lykkes ikke pga at andre oppgaver måtte prioriteres. Rammeavtaler Anskaffelse av rammeavtaler har pågått kontinuerlig gjennom året, Rambøll og Kildebo yter ekstern bistand. Det er undertegnet nye avtaler for gartnerarbeider, maskinentreprenører, ventilasjon, Tømrer, Murer, Maler, Branntetting, taktekking, elektriker og SD anlegg. Solskjerming er blitt utsatt pga mislykkede konkurranser i to omganger kan da gå i forhandlinger. Det jobbes videre med anskaffelse for glassarbeider, skilting/ merking, renhold, skadedyrkontroll, byggevarer, juridiske tjenester, Brøyting, prosjektledelse. Budsjettarbeider Budsjettforslag, med tiltaksplaner for 2015-18, ble levert til den 25. august. I etterkant har det vært gjort en del justeringer inn mot det endelige budsjettforslaget til KKE. Underlag for bestillinger av vedlikehold for 2015 ble levert KKE forvaltning ca 1.nov. Det er mottatt bestillinger fra KKE forvaltning på vedlikeholdstiltak 2015 for formålsbygg, bolig og annen eiendom. Rutiner Rutiner for avdelingen er utarbeidet sammen med en arbeids- og ansvarsfordeling for medarbeiderne. Vi har så vidt startet arbeidet med å innhente underlagsmateriale for å lage system til å kartlegge og dokumentere inneklima iht Arbeidstilsynets krav. ref Vestsiden skole 21 Årsmelding 2014 Kongsberg kommunale eiendom KF Vedlegg 1 KKE produksjon, avdeling prosjekt KKE produksjon, avdeling prosjekt er godt fornøyd med følgende resultater i 2014: • Godt implementer i ny organisasjon • Bedre rutiner for økonomistyringen og bedre økonomisk resultat i prosjektene • Fått gjennomført mange tiltak tross at vi kom sent i gang med gjennomføringen Viktige utfordringer for KKE produksjon, avdeling prosjekt i 2014: • Overgang til ny organisasjon • Forbedret økonomistyringen • Fått på plass masterarket innenfor økonomi Målsettinger i budsjett 2014 Oppnådde resultater i 2014 I balanse i fht produserte tiltak Produsert for kr.900.000,- mer enn budsjett Kort om økonomisk resultat for avdelingen Vi hadde et negativt resultat i 2013 på ca. 9 mill kr. Dette gjorde at vi i 2014 måtte ha full fokus på økonomistyringen i avdelingen. Dette resulterte i at vi i begynnelsen av 2014 måtte ha en meget lav produksjon, for å få dette til. Ledelsen i KKE var enige om at vi i 2014 ikke skulle ha fokus på høy produksjon, men økonomistyring, med det for øyet at vi da ikke ville greie å produsere alle tiltakene som var planlagt for 2014. Det ble ved årsavslutningen overført ca. 10 mill. kr til 2015 for de tiltakene som ikke ble gjennomført. Vi har fått en langt bedre økonomistyring enn vi har hatt tidligere, menn vi er ikke i mål, og vi må jobbe mye både med holdninger og strukturer i året som kommer. Mer om avdelingen virksomhet i 2014 Prosjektavdelingen ble egen avdeling fra 1. januar 2014 i KKE produksjon. Avdelingen består av to faste årsverk, i tillegg er enhetsleder Produksjon avdelingsleder i ca 20 % stilling. Avdelingen leier inn prosjektleder og byggeledere etter behov. De største og viktigste tiltakene i 2014 • • • • • • • • • • • Hvittingfoss bo og behandling oppussing av pasientrom og fellesarealer, samt bytte av kjøkken i arbeidsstuer. Efteløt skole byttet tak på 64-bygget samt maling av skolen utvendig. Ny ledbelysning innvendig, som er tilstedeværelsesstyrt. Sluttføring av nytt kjøkken på Skavangertun sykehjem. Kongsberg idrett og svømmehall. Universell utforming samt lyd og lys prosjekt i fellesarealene. Kongsberg rådhus. Universell utforming og ferdigstillelse av utomhusplan fra 2013. Diverse vedlikeholdsarbeider. Oppussing av pasientrommene ved Skinnarberga bo og behandling. Tislegård bo og behandling solavskjerming. Ombygging av pasientrom. Diverse oppussinger i forbindelse med EPC prosjektet. Gjennomført ca. 700- 1000 enkeltoppdrag. Wergelandsveien 21 fasaderehabilitering. Oppussing av leiligheter 22 Årsmelding 2014 Kongsberg kommunale eiendom KF Vedlegg 1 KKE produksjon, avdeling nybygg og ombygg KKE produksjon, avdeling nybygg og ombygg har jobbet med følgende prosjekter i 2014 for Oppveksttjenesten: Nye Kongsgårdmoen skole: • 2 parallell 1-7 klasse med mulighet for senere utvidelse til 3 parallell skole. • Størrelse: 4850 m2 • Kontraktsinngåelse: 26. mars 2014 • Ferdigstillelse trinn 1: Skolestart august 2015 • Ferdigstillelse trinn 2, komplett uteområde: Høsten 2015 • Sum prosjektkostnader påløpt pr. 31.12.2014 kr. 80 565 456 • Bestillingens pålydende kr. 208 000 000 Det har vært gjennomført jevnlige byggherremøter, prosjektmøter med bruker og prosjekteringsmøter i hele 2014 Nye Raumyr skole: • 3 parallell 1-7 klasse med mulighet for senere utvidelse til 4 parallell skole • Forsterket enhet skal inn i skolen • Størrelse: 7501 m2 • Kontraktsinngåelse: 26. Mars 2014 • Ferdigstillelse trinn 1: Skolestart august 2015 • Ferdigstillelse trinn 2, komplett uteområde: Høsten 2015 • Sum prosjektkostnader påløpt pr. 31.12.2014 kr. 78 098 362 • Bestillingens pålydende kr. 320 000 000 (av dette beløpet er 23 000 000 avsatt til Lundeløkka) Det har vært gjennomført jevnlige byggherremøter, prosjektmøter med bruker og prosjekteringsmøter i hele 2014 Lundeløkka (en del av Raumyr skole prosjektet): • Lundeløkka ble revet i mai 2014 samtidig med SFO og småskole fløya på Raumyr skole. Lundeløkka ble flyttet til Vibehaugen i april 2014, og lever nå i en midlertidig paviljong-løsning nært tilknyttet Vibehaugen barnehage. • Det ble gjennomført flere prosjektmøter med bruker for å finne en god midlertidig løsning på Vibehaugen. • Siden forsterket enhet skal inn i nye Raumyr skole ble KDT-bygget vurdert ombygget som permanent løsning for Lundeløkka. • Det ble gjennomført flere prosjektmøter med bruker og arkitekt for å finne gode løsninger i fbm ombyggingen av KDT-bygget. • Ferdigstillelse var planlagt til høst 2016. • Prosjektet ble stoppet av Ledergruppen i KKE 18.08.2014, pga nye vurderinger. Prosjektet venter på en avklaring for det videre arbeidet. Idrettsparken barnehage: • Størrelse: 6 avdelinger (1193 m2) • Kontraktsinngåelse med entreprenør 3. Juli 2014 • Ferdigstillelse: 1. august 2015 • Sum prosjektkostnader påløpt pr. 31.12.2014 kr. 6 863 132 • Bestillingens pålydende kr. 44 000 000 Pga stort avvik i prosjektbudsjett kontra bestilling fra Oppvekst ble prosjektet midlertidig stoppet 12. desember 2013 med krav om budsjett granskning og arealeffektivisering. Dette ble utført, og prosjektet ble startet opp igjen januar 2014. Det har vært gjennomført jevnlige byggherremøter, prosjektmøter med bruker og prosjekteringsmøter i hele 2014. Helsestasjon og Tverrfaglig familiesenter tilknyttet Hvittingfoss skole: • Størrelse: 60 m2 (Venterom på 30 m2 og 2 stk. helsesøsterkontorer à 15 m2) • Kontraktsinngåelse med entreprenør 2. Juli 2014. • Ferdigstillelse: 31.desember 2014. • Pga manglende igangkjøringstillatelse (IG) fra kommunen (6 uker senere enn beregnet grunnet kvikkleire problematikk) måtte vi utsette byggestart. I tillegg fikk vi krav om masseutskiftning for å kompensere for byggets tyngde. Dette har medført høyere kostnader, senere byggestart og lengre byggetid. 23 Årsmelding 2014 • • Kongsberg kommunale eiendom KF Sum prosjektkostnader påløpt pr. 31.12.2014 kr. 326 935 Bestillingens pålydende kr. 2 925 000 Kampestadlia barnehage: • Størrelse: 4 avdelinger (ca. 900 m2) • Ferdigstillelse: 1. august 2016 • Sum prosjektkostnader påløpt pr. 31.12.2014 kr. 139 756 • Bestillingens pålydende kr. 40 000 000 Vi har startet regulering for denne barnehagen sammen med Reguleringsarkitekt, Landskapsarkitekt, og Veiplanlegger. Vi har også gjennomført to prosjektmøter med bruker i desember 2014. Denne gangen ønsker vi å benytte en ny metode for anskaffelse. Dvs at vi går ut på DOFFIN konkurranse uten arkitekt-tegninger, men kun et rom-program og funksjonsbeskrivelser. Nybyggavdelingen har tro på at denne metoden kan bli kostnadsbesparende for Kongsberg Kommune. Nybyggavdelingen har jobbet med følgende prosjekter i 2013 for Helse & Omsorg: Omsorgsboliger Hvittingfoss: • 8 stk. Nye omsorgsboliger med fellesarealer og arealer for ansatte (smarthusteknologi) • Størrelse: 792,5 m2 • Ferdigstillelse og overlevering til KKE 15. August 2014. • Sum prosjektkostnader påløpt pr. 31.12.2014 kr. 19 380 000 • Bestillingens pålydende kr. 24 900 000 • Noe utvendig etterarbeid (garanti) skal utføres våren 2015 Nybyggavdelingen har jobbet med følgende prosjekter i 2014 for Rådmannen: Kongsberg Krisesenter: • Størrelse: 398 m2 • Kontraktsinngåelse med entreprenør mai 2014. • Ferdigstillelse og overlevering til KKE 22. desember 2014. • Bestillingens pålydende kr. 20 000 000 Viktige utfordringer for Nybyggavdelingen i 2015: • Dokumentere for styret i KKE og politisk nivå i KK at det lønner seg å bygge nytt fremfor å bygge om der forholdene ligger til rette for det. • Bidra til å få på plass ny skolestruktur • Bidra til å få på plass ny barnehagestruktur • Revidere og implementere KKE sin prosjekthåndbok • Opplæring av nye prosjektledere • Overholde budsjettrammene • Overholde tidsrammene – en utfordring! I lys av styrets strategi for KKE ser Nybyggavdelingen følgende utfordringer for veien videre for avdelingen: • Overholde de bestillingene vi har mottatt fra KK innenfor de tids- og økonomiske rammer som er gitt. Kvaliteten på produktet skal være av en slik art at det ikke er tvil om KKE sin profesjonalitet når det gjelder fremtidsrettede bygg og anlegg innenfor de ulike bygningssjangere. • Gjennomføre gode bestillinger • Implementere arbeidet med prosjekthåndboka, for hele prosjektorganisasjonen 24 Årsmelding 2014 Kongsberg kommunale eiendom KF Vedlegg 2: VEDTEKTER for KONGSBERG KOMMUNALE EIENDOM KF § 1 Navn og rettsgrunnlag Kongsberg kommunale eiendom KF (KKE) er et kommunalt foretak som er opprettet i hht vedtak i kommunestyresak 13/01 og med hjemmel i kommuneloven. Foretaket skal operere i forhold til gjeldende norsk lov og regelverk som styrer foretakets forhold til eier, rådmannen, tredjepart, foretakets ansatte m.m. § 2 Hovedkontor Foretaket har sitt hovedkontor i Kongsberg kommune. § 3 Rapportering Styret har i henhold til norsk lov og regelverk innstillingsrett og rapporterer til kommunestyret. Foretaket kan dog anvende formannskapet som organ eller komite som drøftings-/strategipartner. Formannskapet skal ikke fatte bindende vedtak på foretakets ansvarsområder. § 4 Formål 1. Kongsberg kommunale eiendom KF skal ivareta kommunens eier- og leierinteresser i den samlede eiendomsmassen1, for gjennom dette å sørge for at fellesskapets verdier beholdes og for at hensiktsmessige bygg/boliger/arealer stilles til disposisjon for vedtatt kommunal tjenesteproduksjon og for kommunal boligtildeling. Foretaket gir leietaker kun adgang til å disponere lokaler/arealer etter inngåelse av kontrakt. 2. Med bakgrunn i inngåtte kontrakter sørge for en eiendomsøkonomisk og forskriftsmessig forvaltning, drift, vedlikehold, byggutvikling og serviceytelse (FDVUS) av eiendommene, samt utvikling, avhending og komplettering av eiendomsmassen2. 3. Kongsberg kommunale eiendom KF skal ikke ha noe økonomisk formål ut over å bidra aktivt til en sunn kommunal eiendomsøkonomi og derigjennom en sunn kommuneøkonomi. 4. Ivareta byggherrefunksjonen ved utbygging på vegne av kommunens tjenesteenheter. 5. Være kommunens kompetansesenter innen eiendomsområdet, også ved tilrettelegging for sambruk og områdeutvikling i tråd med kommuneplan der andres eiendom er involvert og som samtidig berører KKEs formål. § 5 Foretakets styre. Styret har 7 medlemmer, inklusiv 2 representanter med varamedlemmer valgt av og blant de ansatte. Kommunestyret oppnevner styret, herunder leder og nestleder. Det søkes en styresammensetning som også sikrer eiendomsfaglig og eiendomsøkonomisk kompetanse. Styrets møter er åpne når ikke annet blir bestemt med hjemmel i lov og forskrifter. § 6 Virkemidler Styret kan foreta vedtak om kjøp/salg/innleie av eiendom, tjenester og produkter innenfor de økonomiske rammene styret rår over og de vilkår som lov og vedtak gir. KKE skal ha følgende virkemidler tilgjengelig for å oppnå sitt formål: • Kostnadsbasert husleie- og tjenestebetaling for formålsbygg, markedsbasert husleie- og tjenestebetaling for boliger og resteiendommer. • Oppbygging og anvendelse av eiendomsfond gjennom kjøp/salg/utvikling av alle eiendommer der KKE har ansvar for å utvikle potensialet. • Opprettelser av aksjeselskaper tilknyttet enkelteiendom eller konkrete prosjekter med mål å redusere kommunens økonomiske risiko. 1 Med unntak av: • kirker og gravlunder. • eiendommer som inngår i kommunens aksjeselskaper og stiftelser, • utendørs kulturanlegg (KKE har dog ansvar for utnyttelse av disse eiendommenes restpotensiale), • tekniske VAR-anlegg, med mindre det er inngått særskilt forvaltningsavtale om dette med den ansvarlige part. 2 For eiendom som har vært eller er avsatt til kommunal skog, park, grøntanlegg, friareal, offentlig lekeplass, vei, fortau, torg og gågate, har KKE kun ansvar for administrasjonsdelen av forvaltningen for denne samt for utnyttelse av dens potensiale gjennom utleie eller avhending av den del av eiendommen som kommunens tekniske tjenesteyting ikke er i behov av. Evt. inntekter av slik utnyttelse av eiendommens potensiale budsjetteres og regnskapsføres i KKE. 25 Årsmelding 2014 • • Kongsberg kommunale eiendom KF Muligheten for å oppta og betjene lån, der dette gir et samlet positivt bidrag til drifts- og investeringssituasjonen for kommunen sett under ett. Korrekt balanseføring av gjeld og eiendeler. § 7 Forhold til andre kommunale selskaper KKE har førsteprioritet blant kommunenes selskaper, stiftelser og foretak til å sikre seg og utvikle eiendom som ansees nødvendig for å oppnå foretakets formål. § 8 Andre saker KKE har innen sitt forvaltningsområde fullmakt til å: • Anlegge søksmål i ikke-prinsipielle saker. • Møte på tvangsauksjon der KKE er kreditor og til å gi bud innen sine økonomiske rammer. • Slette heftelser på parsell eller tomt som er skilt fra hovedeiendommen på eget gårdsnummer. Det forutsettes at verdien på parsellen eller tomten anses å være liten i forhold til verdien på hovedeiendommen, og den gjenværende eiendom må anses å gi god dekning. • Avgjøre søknader om prioritetsvikelser for heftelser. • Avgjøre søknader om lån til egne ansatte. • Oppnevne arbeidsgiverrepresentanter til arbeidsmiljøutvalg, ansettelseutvalg/partssammensatte utvalg. 26
© Copyright 2024