5 Avslutte vergemål
Justisdepartementet Utarbeidet av konsulentselskapet Steria AS Dato: 30.06.2011 Dette er et vedlegg til delprosjektrapporten “Arbeidsprosesser og datastøtte i vergemålsforvaltningen” Vedlegg 1: De framtidige arbeidsprosesser i vergemålsforvaltningen De fremtidige arbeidsprosesser i vergemålsforvaltningen Innholdsfortegnelse Arbeidsmetode ........................................................................................................................................ 4 Forklaring av prosessmetodikken............................................................................................................ 5 Hovedprosesskartet ................................................................................................................................ 6 1 2 3 Initiativfasen ................................................................................................................................... 6 1.1 Gjøre vergemålsystemet kjent og tilgjengelig ....................................................................... 6 1.2 Begjæring og melding om vergemål ...................................................................................... 7 Opprette vergemål ......................................................................................................................... 8 2.1 Vurdere vilkår for vergemål ................................................................................................... 8 2.2 Utforme mandat .................................................................................................................... 9 2.3 Finne egnet verge ................................................................................................................ 10 2.4 Oppnevne representant og ta imot EMA............................................................................. 11 2.5 Fatte vedtak om vergemål ................................................................................................... 12 Løpende vergemål ........................................................................................................................ 12 3.1 3.1.1 Treffe vedtak i vergemålssaken ........................................................................................... 13 Utbetale og bokføre utbetaling ................................................................................... 14 3.2 Gjennomføre tilsyn med verge ............................................................................................ 15 3.3 Utføre opplæring, bistand og veiledning ............................................................................. 16 4 Økonomisk forvaltning ................................................................................................................. 17 5 Avslutte vergemål ......................................................................................................................... 17 6 5.1 Avslutte vergemålet ............................................................................................................. 18 5.2 Skifte verge .......................................................................................................................... 19 5.3 Avslutte regnskap................................................................................................................. 20 Klage ............................................................................................................................................. 21 6.1 7 Behandle klager ................................................................................................................... 21 Tilsyn ............................................................................................................................................. 22 7.1 Steria AS Utføre opplæring og informasjonsvirksomhet .................................................................... 22 Side 2 av 28 De fremtidige arbeidsprosesser i vergemålsforvaltningen 8 9 7.2 Hendelsesbasert tilsyn ......................................................................................................... 23 7.3 Systematisk tilsyn ................................................................................................................. 23 7.4 Utarbeide årsrapport ........................................................................................................... 24 Rekruttere verge og utvikle kompetanse ..................................................................................... 25 8.1 Etablere vergeberedskap ..................................................................................................... 25 8.2 Rekruttere faste verger ........................................................................................................ 26 8.3 Rekruttere representanter................................................................................................... 26 8.4 Dekke godtgjørelse og utgifter ............................................................................................ 27 8.5 Gjennomføre opplæring av verge ........................................................................................ 27 Stadfesting og registrering av fremtidsfullmakt ........................................................................... 28 9.1 Steria AS Stadfeste og registrere fremtidsfullmakt ............................................................................. 28 Side 3 av 28 De fremtidige arbeidsprosesser i vergemålsforvaltningen Arbeidsmetode Figur 1: Fremgangsmåte i prosessarbeidet Arbeidet med å tegne prosessene har i stor grad foregått i workshops/arbeidsmøter der utvalgte deltakere som har roller i dagens og fremtidens vergemålsforvaltning har vært med. I etterkant av workshopen har så prosessene blitt kvalitetssjekket og videreutviklet ved blant annet å gå gjennom lovverket samt avsjekk med lovrådgiver. Tilslutt har samtlige prosesser blitt sendt på høring til samtlige deltakere og prosjektgruppen. Prosessene har blitt beskrevet ved å se på hvordan arbeidet utføres i dag og, i lys av ny lov og forskrift, vurdere hvordan en både kan fange dagens beste praksis og effektivisere denne ytterligere. Målet har vært å lage en mest mulig effektiv prosess som krever lite ressurser hos fylkesmannen og de andre involverte partene. Samtidig har en sikret at prosessen stemmer med nye vergemålslov (Ot.prp.nr 110) og at kvaliteten på arbeidet er godt. Følgende personer har deltatt i arbeidet med å kartlegge og kvalitetssikre prosessene: • • • • • • • • • • • • • • • • • Steria AS Oddbjørn Vassli, Justisdepartementet, prosjektleder Arild Justnes, Steria Anders Botnen, Steria Hilde Aure, Fylkesmannen i Sogn & Fjordane Jorunn Felde, Fylkesmannen i Sogn & Fjordane Solveig Borgland, Fylkesmannen i Oslo & Akershus Arnhild Moheim, Fylkesmannen i Oslo & Akershus Eldbjørg Kluften, Fylkesmannen i Oslo & Akershus Stine Røtne, Statens sivilrettsforvaltning Georg Traheim, Overformynderiet i Bærum Ole Dokken, Overformynderiet i Øvre Eiker Merete Rekdal, Overformynderiet i Follo Anne Karine Tverråen, Overformynderiet i Skien Anne Kari Vindenes, verge Katrine Fredwall, lovrådgiver i Justisdepartementet Terje Johnsen, Justisdepartementet (EMA) Gunhild Bolstad, Justisdepartementet (EMA) Side 4 av 28 De fremtidige arbeidsprosesser i vergemålsforvaltningen Forklaring av prosessmetodikken Det er brukt BPMN 2.0 for å tegne prosesstegningene. I tabellen under presenteres de ulike symbolene som er brukt: Start/slutt- boks: Beslutningsboks: Aktivitet: Gruppe: §§ Starter og avslutter en prosess. En sluttboks vil som oftest starte den neste prosessen og de to boksene vil da ha samme navn for å vise hvordan prosessene hanger sammen. Viser en avgjørelse som blir gjort i prosessen og vil ofte være et spørsmål som kan besvares med ja eller nei Det er her selve arbeidet blir utført. Dersom dette er nevnt spesifikt i lovverket er de aktuelle paragrafene med i navnet på boksen Av og til rammer en inn flere aktiviteter med en gruppe-boks. Dette viser at arbeidet blir utført ved at flere roller samarbeider eller kommuniserer frem og tilbake for å løse oppgave. En svømmebane/basseng Informasjonsflyt Arbeidsflyt Kommentar Tekst Her viser en hvilken rolle som utfører aktivitetene som ligger i svømmebanen. En ansatt kan ha flere roller og en rolle kan utføres av flere ansatte. Dersom svømmebaner er festet til hverandre er det flere roller i samme organisasjon, dette kalles et basseng. Dersom det er luft mellom svømmebanene så ligger disse svømmebanene i ulike organisasjoner som bare kan samarbeide ved å utveksle informasjonsflyt. Steria AS Viser hvordan informasjon flyter mellom bassengene. Altså mellom de ulike organisasjonene som er involvert i prosessen. Arbeidsflyt viser sekvensen av aktiviteter i hver organisasjon(basseng) Kommentarer brukes til å knytte viktige bemerkninger på aktiviteter eller prosesser. Side 5 av 28 De fremtidige arbeidsprosesser i vergemålsforvaltningen Hovedprosesskartet Ledelsesprosesser Kjerneprosesser 6 Klage 1 Initiativfase 2 Opprette vergemål 3 Løpende vergemål 4 Økonomisk forvaltning 5 Avslutte vergemål 7 Tilsyn 8 Rekruttere verger og utvikle kompetanse 9 Stadfesting og registrering av fremtidsfullmakt Støtteprosesser Dette er det øverste nivået i prosessmodellen. Her er de ni hovedprosessene innen vergemålsområdet identifisert. Hver av disse prosessene blir videre brutt ned til nivå 2 som så igjen blir brutt ned til nivå 3 der vi får selve prosessflyten (arbeidsflyten). Ledelsesprosessene eller støtteprosessene er ikke kartlagt. Det vil være begrenset behov for systemstøtte til ledelsesprosesser og støtteprosesser. 1 Initiativfasen Dette er den første hovedprosessen og den består av to delprosesser. Initiativfasen skal informere om vergemål og ta imot begjæringer og bekymringsvarsel. 1.1 Gjøre vergemålsystemet kjent og tilgjengelig For denne prosessen er det ikke tegnet en arbeidsflyt. Det som utføres her er å informere om vergemålssystemet i ulike kanaler, inkludert i Vergemålsportalen. Steria AS Side 6 av 28 De fremtidige arbeidsprosesser i vergemålsforvaltningen 1.2 Begjæring og melding om vergemål Fylkesmannen Saksbehandler Fremtidsfullmakt delvis eller helt tilsidesatt 1.2.2 Registrere -klient -pårørendeinfo 1.2.1 Motta begjæring 1.2.3 Registrere sak på klienten Begjæring om vergemål 1.2.4 Motta bekymringsvarsel 1.2.6 Sende forhåndsvarsel §58 1.2.5 Be om begjæring Bekymringsvarsel 1.2.7 Underrette familie §60 brev Sak registrert Begjæring Forespørsel om begjæring Verge Klient 1.2.8 1.2.8Begjære Begjære vergemål vergemål §59 §59 Pårørende 1.2.8 1.2.8Begjære Begjære vergemål vergemål §59 §59 1.2.9 Motta forhåndsvarsel Elektronisk skjema - signering påkrevd: -Eget felt for å foreslå hvilken kompetanse hjelpeverget bør ha - Informasjon om Bank og økonomi til verget 1.2.10 Motta brev 1.2.8 1.2.8Begjære Begjære vergemål vergemål §59 §59 Institusjon og Kommunal helse og sosialtjeneste UDI De med meldeplikt Underretting Bekymringsmelding Lege De med begjæringsrett Forhåndsvarsel 1.2.8 1.2.8Begjære Begjære vergemål vergemål §59 §59 EMA fikk opphold - Begjæring av vergemål 1.2.11 Melde fra om vergebehov 1.2.8 1.2.8Begjære Begjære vergemål vergemål §59 §59 1.2.12 1.2.12Begjære Begjære vergemål vergemålfor for EMA EMAflyttet flyttettil til fylket fylket EMA inn i vergemål Prosessen dekker oppstarten på et vergemål. Her ser en hvordan de ulike rollene som kan begjære vergemål eller sende en bekymringsmelding starter opp prosessen hos fylkesmannen. Saken blir registrert og klient og pårørende blir varslet. Her kommer også begjæring om vergemål for EMA som har blitt bosatt i fylket etter å ha fått opphold i landet. Steria AS Side 7 av 28 De fremtidige arbeidsprosesser i vergemålsforvaltningen 2 Opprette vergemål I denne prosessen blir vergemålet opprettet, mandatet blir bestemt, vergen blir koblet sammen med klient og vedtaket blir formelt fattet. Saksbehandler Fylkesmannen 2.1 Vurdere vilkår for vergemål Sak registrert 2.1.1 Vurdere om vilkår er tilstede §20 §59 Mangler informasjon? nei 2.1.2 2.1.2Behandle Behandle eventuell eventuellklage/ klage/ søksmål søksmål ja Vilkår tilstede nei ja -hjemmetjeneste -lege (legeerklæring) Vilkår tilstede? 2.1.3 Avslå begjæring om vergemål §62 2.1.4 Hente inn informasjon Vergemål avslått Pårørende Klient Klage 2.1.5 2.1.5Samtale/ Samtale/ levere levere informasjon informasjon 2.1.6 2.1.6 Klage/søksmål? Klage/søksmål? 2.1.7 2.1.7 Klage/søksmål? Klage/søksmål? Fylkesmannen vurderer så om det er vilkår for vergemål. Dersom nødvendig informasjon mangler blir dette hentet inn både fra klienten og fra andre, slik som lege og hjemmetjeneste. Det er også mulig for klient eller pårørende å klage på at vergemålet skal opprettes. Steria AS Side 8 av 28 De fremtidige arbeidsprosesser i vergemålsforvaltningen Retten 2.2 Utforme mandat 2.2.5 Behandle søksmål §68 2.2.6 Frata rettslig handleevne §22 §23 2.2.7 Registrering av fratak av rettslig handleevne§77 2.2.8 Overprøve vergemål §68 Søksmål Fylkesmannen ja 2.2.1 Sette omfang §21 Vilkår tilstede Behov for mer informasjon? Haster? Mer en et vergemål? nei 2.2.3 Sende søksmål til retten M nei ja 2.2.2 Hente ytterligere informasjon Møter behovet beskrevet i begjæringen nei Vedtak Viktig å hente inn så mye som mulig allerede i 2.1 ja 2.2.4 Midlertidig vergemål §61 Omfang satt, behov for å oppnevne verge -Økonomisk informasjon fra skatt -Info fra kommunen (kontaktperson) -Eiendomsregisteret Dersom en finnet at det er behov for et vergemål skal mandatet utformes. I hastesaker kan en sette opp midlertidig vergemål. Dersom en ser behov hos klienten utover et vanlig vergemål (f.eks fratagelse av rettslig handleevne) skal retten involveres. Steria AS Side 9 av 28 De fremtidige arbeidsprosesser i vergemålsforvaltningen 2.3 Finne egnet verge Basert på begjæringen 2.3.2 Finne egnet verge + Egenerklæring og innhente kredittvurdering Fant verge? 2.3.3 Velge fast verge §26 §28 nei ja Saksbehandler Fylkesmannen nei Behov for å oppnevne verge Samtykke mangler? 2.3.1 Vurdere vergetype og egnethet §27 Verge nevnt i begjæring? ja I familie? nei 8.1 Rekruttere faste verger ja 2.2.11 2.2.11Vurdere Vurdere egnethet egnethet nei Beskjed om verge Godtatt ja Verge oppnevnt ja Beskjed om verge 2.2.9 Innhente samtykke om vergemål, mandat og verge §20 Forespørsel om samtykke Samtykke Spørsmål om å bli verge Verge Ja/nei 1.2.10 Gi samtykke §20 Godtar dere verget Ektefelle, samboer og barn over 18 år Klient Ja/nei 2.2.13 2.2.13Vurdere Vurdereåå bli bliverge verge 2.2.12 2.2.12Utale Utaleseg seg om omverget verget Dersom vergen ikke er oppgitt i begjæringen må en undersøke om det er mulig å finne en egnet verge blant de pårørende eller i omgangskretsen til klienten. Dersom en ikke finner dette eller det blir vurdert som bedre med en fast verge velger en dette fra en database over allerede rekrutterte faste verger. Vergen skal så gi samtykke til å være verge for den aktuelle klienten. Steria AS Side 10 av 28 De fremtidige arbeidsprosesser i vergemålsforvaltningen 2.4 Oppnevne representant og ta imot EMA Basert på forhåndsgodkjente lister Registrerer nasjonalitet, navn, alder, fingeravtrykk PU Kort Kort registrering registrering Opplyser å være mindreårig ja Koble KobleEMA EMAmed med representant representant Asylsøker kommer til landet Asylsøker fått representant EMA Kalle inn Ankommer landet Representant beskjed Gi Giopplysninger opplysninger Gjennomføre Gjennomføre vergesamtale vergesamtale AnkomstAnkomstsamtale samtale Delta Deltapå på undersøkelsen undersøkelsen Gjennomføre Gjennomføre vergesamtale vergesamtale AnkomstAnkomstsamtale samtale Forberede Forberede undersøkelsen undersøkelsen beskjed Møte Møteopp opp Forberede Forberedeog og delta deltapå påintervju intervju Står på forhåndsgodkjent liste AnkomstAnkomstsamtale samtale Antatt under 15 år? nei Plassere Plasserepå på ankomst ankomsttransit transit AldersunderAldersundersøkelse søkelseog og språktest språktest Vurdere Vurderealder alder nei Over 18? Asylintervju Asylintervju Plassere Plasserepå på mottak mottak Fatte Fattevedtak vedtak Vetak fattet negativt Utsendelse UDI Får beskjed om ankommet EMA positivt ja Plassere Plasserepå på omsorgssenter omsorgssenter ja Beskjed Beskjed om alder Ikke besluttet hva som skjer dersom EMA viser seg å være over 18 år Bosetting Bosettingii kommune kommune EMA fikk opphold - Begjæring av vergemål Beskjed Beskjed Beskjed Beskjed Fylkesmannen Beskjed Oppnevne Oppnevneny ny representant representant Ja Etter-registrere Etter-registrere representant representant Får beskjed om EMA på transit Motta Mottaog og registrere registrere flyttebeskjed flyttebeskjed Motta Mottaog og registrere registrere aldersvurdering aldersvurdering Motta Mottavedtak vedtak Motta Motta flyttebeskjed flyttebeskjedog og sende sendeover over sakspapirer sakspapirer Denne prosessen dekker arbeidet med å ta imot antatte enslige mindreårige asylsøkere (EMA) som ankommer landet. Hver EMA skal straks få en representant som er med på viktige samtaler og som representerer EMA frem til eventuell utsendelse eller positivt vedtak. Dersom EMA får opphold startes prosess 1.2 ‘Begjæring og melding om vergemål’ og EMA går inn i de andre vergemålsprosessene. Steria AS Side 11 av 28 Behov for ny representant? nei EMA fikk opphold - Begjæring av vergemål De fremtidige arbeidsprosesser i vergemålsforvaltningen 2.5 Fatte vedtak om vergemål Kontrolleres i: Folkeregisteret Eiendomsregisteret skatteligning Fylkesmannen Regnskap Inkludert å skrive vedtak 2.5.1 Beslutte Vergemål §20 §59 -folkeregisteret -kommunen -pårørende/familie -institusjon -klienten -den som har begjært vergemål -løsøreregisteret 2.5.2 2.5.2Sende Sendeut ut vergemålet vergemålet Søknad om endringer? Nei 2.5.11 2.5.11 Innlesning Innlesningav av masterdata masterdata (personopplysni (personopplysni nger) nger) Brev 2.5.10 2.5.10 Registrering Registrering (bokføring) (bokføring)av av inndrevne inndrevne midler midler 2.5.4 2.5.4Motta Mottaog og kontrollere kontrollere opplysninger opplysninger 2.5.5 Underrette berørte parter §60 brev 2.5.9 2.5.9 Overtakelse Overtakelseav av relevante relevante midler midler Verge oppnevnt Ja Søknad Utfylte Skjemaer: Boregistrering -eiendeler -gjeld Verge Kontroll over midler ja Vergemål opprettet Vergemålet med vedtak og tomme Skjemaer (portal) Oppnevnt som verge nei 2.5.3 2.5.3Motta Mottaog og behandle behandle søknad søknad 2.5.6 2.5.6Motta Motta vergemålet vergemåletog og registrere registrere informasjon informasjon Svar på søknad Utfyllte skjemaer ja Omfattende? 2.5.7 2.5.7Søke Søke timebasert timebasert honorar honorar nei 2.5.8 2.5.8Fylle Fylleut utog og levere levereskjemaer skjemaer Vergemål akseptert I denne prosessen mottar vergen en rekke skjemaer, vurderer om det er behov for timebasert honorar og sender utfylte skjemaer tilbake til Fylkesmannen. Her blir opplysninger kontrollert, berørte parter blir underrettet og relevante midler overtatt. 3 Løpende vergemål Disse prosessene dekker arbeidet som gjøres i et vergemål og som er regulert av loven eller omhandler samhandling mellom klient, vergen og fylkesmannen. Steria AS Side 12 av 28 De fremtidige arbeidsprosesser i vergemålsforvaltningen 3.1 Treffe vedtak i vergemålssaken Ofte vanskelig så god tilgjengelighet på informasjon er viktig. All nødvendig informasjon bør være registrert og det som er registrert bør være oversiktlig i systemet Utbetale og bokføring 3.1.1 Forespørsel om overføring av penger 3.1.13 3.1.13Gi Giavslag avslag Saksbehandler Fylkesmann ja 3.1.9 3.1.9Registrere Registrere forespørsel forespørsel Type forespørsel Forespørsel om samtykke Behov for vedtak 3.1.11 Vurdere å gi samtykke §11 §39-43 Avslag Avslag nei 3.1.12 3.1.12Gi Gi samtykke samtykke Behov for setteverge? ja Finne egnet verge nei 3.1.15 3.1.15Endre Endre mandat mandat Behov for å endre mandatet Gi adgang til nærings-virksomhet §11 Vedtak utført Forespørsel om å endre mandat Samtykke Trekke tilbake rådighet/tilgang §11 §12 Forespørsel om samtykke nei Forespørsel om overføring Låne ut midler §16h 3.1.2 Løpende arbeid Behov for å bruke av kapital Verge Vergemål opprettet Viktig med opplæring og veiledning her. Ex: forskudd på arv er veldig vanskelig Oppstår behov for å involvere FM 3.1.3 Be om overføring av penger Behov for samtykke Behov for å endre mandat Søke verget skriftlig Klient ja 3.1.8 3.1.8 Handlinger Handlingersom som krever krever samtykke samtykkeav av verge vergeeller ellerFM FM Forespørre om endret mandat Bringe spørsmålet inn for fylkesmannen §33 Endret mandat Vergemål avsluttet ja Behov dekt 3.1.5 Innhente samtykke §11 §39-43 Behov for å høre klienten? 3.1.4 Forespørre om endret mandat Klienten motsetter seg nei Forskudd på arv (mye av denne) 41 42 Informere Informereklient klient ja nei 3.1.6 Høre klienten §11 §39-43 svar 3.1.7 Bli hørt Dette er prosessen for selve arbeidet en verge gjør for sin klient, og hvordan fylkesmannen utfører sin rolle i det løpende arbeidet. Prosessen viser hvordan det er en rekke tilfeller der klienten må søke vergen om samtykke og hvordan fylkesmannen i mange tilfeller må gi sitt samtykke (lovregulert). Uttak av midler har en egen sub-prosess i 3.1.1. Steria AS Side 13 av 28 De fremtidige arbeidsprosesser i vergemålsforvaltningen Tegnet av KPMG, ikke samme tegnemetodikk som resten av tegningene Utbetale og bokføre utbetaling Bokføring Bokføring Behandle Behandle Aksept Kontofører investor (bank) Utbetale og bokføre utbetaling Salg Salgav avandeler andeler Utbetaling Utbetalingtil til driftskonto driftskonto Verger (evt. vergetrengende) Notering Noteringpå på vergetrengende vergetrengende ssVPS-konto VPS-konto Netting Nettingav avalle alle kjøp/salg kjøp/salg nei VPS-systemet Forvalter (FTF) Kontofører fond (administrator) Fylkesmannen Fylkesmannen (saksbehandler) Regnskap 3.1.1 Netto Nettokjøp/salg kjøp/salg av avverdipapir verdipapir Utbetaling gjennomført Motta MottaNei-svar Nei-svar Avslag på ønske om utbetaling Mottar penger Denne subprosessen er basert på prosesstegning fra KPMG og har en litt annen tegnemetodikk enn resten av prosessene. Blant annet er ikke eksterne roller skilt ut i egne svømmebassenger. Prosessen må avstemmes når endelig beslutning vedrørende forvaltning av klientens formue er fattet. Steria AS Side 14 av 28 De fremtidige arbeidsprosesser i vergemålsforvaltningen 3.2 Gjennomføre tilsyn med verge ja Endre mandat Endre mandat / overføre deler av ansvaret til annet verge nei nei FM Alvorlige forhold? ja 3.2.6 3.2.6 Politianmelde Politianmelde Verge ikke egnet nei nei nei Feil i regnskapet 3.2.1 3.2.1Legge Leggetil til informasjon informasjonii systemet systemet Verge Klager eller indikasjon på problemer Alvorlig informasjon? ja 3.2. 3.2.22Hente Henteinn inn mer mer informasjon informasjon Behov for avklaring med verge ja 3.2.3 3.2.3Møte Møte vergen vergen Fungerer vergen? ja 3.2.5 3.2.5Melde Meldeom om at atsaken sakener erløst løst Sak løst uten å skifte verge 3.2.4 3.2.4Møte Møtemed med FM FM Klage Andre rundt klienten (instutisjon osv) Klient Klage Klage Klagepå påverget verget Klage Klagepå påverget verget 3.2.7 3.2.7Gi Gi informasjon informasjonom om verget verget 3.2.8 3.2.8Gi Gi informasjon informasjonom om verget verget 3.2.9 3.2.9Møte Møtemed med FM FM Fylkesmannen skal også ha tilsyn med vergen, dette inkluderer å følge opp regnskapet og kontrollere at arbeidet utføres riktig. Dersom det kommer klager på vergen eller det oppdages feil i regnskapet (disse feilene vil bli oppdaget i prosess 4.2) skal dette behandles og en skal vurdere om vergen må helt eller delvis byttes ut. Steria AS Side 15 av 28 De fremtidige arbeidsprosesser i vergemålsforvaltningen 3.3 Utføre opplæring, bistand og veiledning Fylkesmannen Her er det viktig å sortere på hvor mye det haster Personer med informasjonsbehov Behov for å informere og veilede 3.3.4 3.3.4Oppdatere Oppdatere portal portalved ved gjentagende gjentagende spørsmål spørsmål 3.3.1 3.3.1Legge Leggeut ut informasjon informasjonpå på portal portal 3.3.2 3.3.2Motta Mottaog og registrere registrere henvendelse henvendelse 3.3.3 3.3.3Svare Svare// Sende Sende materiale materiale Informasjon via portal Henvendelse Svar 3.3.6 3.3.6Henvende Henvende seg segtil tilFM FM 3.3.7 3.3.7Motta Mottasvar svar 3.3.5 3.3.5Sjekk Sjekk portal portal Nødvendig veiledning/info mottatt? Nei Behov for veiledning Portal oppdatert Spørsmål besvart Spørsmål besvart Ja Spørsmål besvart I det løpende arbeidet er det også behov for informasjon og veiledning. Rollen; person med informasjonsbehov vil typisk være vergen, klienten, pårørende osv. Informasjonen er tilgjengelig på Vergemålsportalen og ved direkte henvendelse enten gjennom portalen, på mail, telefon eller brev. Det er et mål at det skal være så god og lett tilgjengelig informasjon på portalen at det meste av informasjonsbehovet dekkes her. Dersom fylkesmannen mottar mange spørsmål innen samme område, bør en gjøre svaret og nødvendig informasjon tilgjengelig på portalen. Steria AS Side 16 av 28 De fremtidige arbeidsprosesser i vergemålsforvaltningen 4 Økonomisk forvaltning Arbeidsflyten for prosessene innen økonomisk forvaltning er ikke kartlagt. Forvaltning av klienters formue og utarbeidelse av vergeregnskap har vært adressert i delprosjektet Finansforvaltning. Arbeidsflyten for disse prosessene må kartlegges når endelige konklusjoner på dette området treffes. I forhold til datastøtte vil dette området kreve skjemafunksjonalitet for innsendelse av regnskap fra verger, og integrasjon mot bank og/eller VPS for finansiell forvaltning. Årsregnskapet utarbeides på basis av rapporter som må kunne tas ut av systemet. 5 Avslutte vergemål Her beskrives hvordan vergemålet avsluttes, hvordan en skifter vergen og til slutt hvordan regnskapet avsluttes. Steria AS Side 17 av 28 De fremtidige arbeidsprosesser i vergemålsforvaltningen 5.1 Avslutte vergemålet Fylkesmannen Tingretten (Dødsfall) Folkeregisteret Institusjoner Vergene (18 år) Behov for å vurdere vergemålet Systemet sier fra om klient snart er 18 år (halvt år i forveien) 5.1.1 Kontrollere om vilkårene for vergemål er tilstede §63 Oppheve vergemålet nei Løpende vergemål ja 5.1.2 5.1.2Sende Sende brev brevom om overføring overføringav av penger penger 5.1.4 Oppheve vergemålet §63 Vergemålet avsluttet Brev Beskjed om oppheving Beskjed om oppheving 5.1.5 5.1.5Trekke Trekke samtykke samtykke§63 §63 Dør, Dør,frisk, frisk,ikke ikke behov, behov, 18 18år år osv osv Verge Pårørende Klient Brev 5.1.6 5.1.6Si Sifra fraat at klient klientikke ikke lenger lengerskal skal være væreunder under vergemål vergemål Mulige grunner: Trekke samtykke §63 Klient dør, blir frisk, fyller 18 år Vergemålet blir enten avsluttet av at en mindreårig klient fyller 18 år, eller at vergemålet avsluttes ved at vilkårene bortfaller (død, frisk, trekker samtykke, med mer). Den forvaltede formuen blir først tilbakeført til klienten i prosess 5.3. Steria AS Side 18 av 28 De fremtidige arbeidsprosesser i vergemålsforvaltningen Retten 5.2 Skifte verge 5.2.6 5.2.6Frata Frata vergevervet vergevervet Saken Fylkesmannen Verge ikke egnet 5.2.4 Innhente eventuell supplerende informasjon ja 5.2.7 5.2.7Oppnevne Oppnevne nye nyeeller eller midlertidig midlertidig verge verge §16 §16 Behov for å frata vergemålet ja 5.2.8 5.2.8Sende Sende saken sakentil tilretten retten nei 5.2.5 5.2.5Frata Frata vergevervet vergevervet §19, §19,29 29 Verge ønsker å bli løst Verge Mindreårig klient og vergen er foreldre? Besluttning 5.2.2 Motta søknad om fritak 5.2.1 Søke om å bli løst §29 5.2.3 5.2.3Frita Fritafra fra vergemålet vergemålet§19 §19 §63 §63 nei Saken løst 5.2.9 Send melding til verge Oppnevne ny verge 5.2.10 Motta melding Verge ønsker å bli løst I løpet av et vergemål kan det bli nødvendig å skifte verge, enten vergen ikke vil fortsette lenger, eller at vergen ikke fungerer tilfredsstillende. Retten skal involveres dersom vergevervet skal fratas. Steria AS Side 19 av 28 De fremtidige arbeidsprosesser i vergemålsforvaltningen Regnskap 5.3 Avslutte regnskap 3.1.1 Utbetale midler §52 Fylkesmannen ja 5.3.1 Gi beskjed om utbetaling Folkeregisteret Brønnøysund 5.3.2 Fortsette forvaltning §52 Ønske om fortsatt forvaltning Vergemål avsluttet Beskjed om overføring ja Ok/ønske om fortsatt forvaltning nei 5.3.3 5.3.3 Kontrollere Kontrollere sluttregnskap sluttregnskap 5.3.5 Oversende dokumenter eller eiendeler Kan ta imot eiendeler nei 5.3.6 Omgjøre til penger og deponere i Norges bank Beskjed 5.3.7 5.3.7Endre/ Endre/ slette slette registreringer registreringer Regnskap avsluttet Varsel om salg Verge Dødsbo Klient Varsel om salg 5.3.8 Ta imot og kvittere for eiendeler 5.3.11 Svare 5.3.9 Ta imot og kvittere for eiendeler 5.3.10 5.3.10Lager Lager sluttregnskap, sluttregnskap,avslutte avslutte vergekonto, vergekonto,overføre, overføre, bytte byttedisponent, disponent, returner returneroppnevnelse oppnevnelse Bør overføre informasjonen til neste verge når det er snakk om bytte av verge Når vergemålet er avsluttet skal klient ha beskjed (klienter som fyller 18 kan be om at forvaltningen av midler fortsetter til fylte 25 år). Vergen skal lage sluttregnskap som skal kontrolleres og regnskap utbetaler midler til klienten (prosess 3.1.1). Steria AS Side 20 av 28 De fremtidige arbeidsprosesser i vergemålsforvaltningen 6 Klage Denne prosesser gjelder klager på vedtak gjort av fylkesmannen. 6.1 Behandle klager Klage 6.1.8 6.1.8 Undersøke Undersøke Feil ved behandling/for dårlig utredet Klage vidersendt fra FM ja 6.1.9 6.1.9Sender Sender saken sakentilbake tilbake SVM nei Ta klagen til følge 6.1.10 6.1.10Ta Tatil til følge følge ja Klage behandlet Klage 6.1.11 6.1.11Stadfeste Stadfeste FMs FMsvedtak vedtak nei Vedtak Vedtak 6.1.2 6.1.2 Videresende Videresendetil til SVM SVM EDU EDU FM Videresende Klage mottat 6.1.3 6.1.3Motta Motta vedtak vedtak Vedtaket går i tillegg til Verget Vedtak Klage behandlet 6.1.1 6.1.1Undersøke Undersøke og ogvurdere vurdereog og eventuelt eventueltvedta vedta oppsettende oppsettende virkning virkning Vedtak Resultat Vedta klage 6.1.4 6.1.4Omgjør Omgjør eget egetvedtak vedtak Vedtak 6.1.5 6.1.5Avvise Avvise klage klage Avvise 6.1.6 6.1.6Klage Klagepå på enkeltvedtak enkeltvedtak Behov for å klage 6.1.7 6.1.7Motta Motta vedtak vedtak Klage behandlet ja Klage på avvisning Vedtak Informere om klage og evt. oppsettende virkning og evt. behov for informasjon nei Verge De med klagerett (Verge, klient, pårørende) Vedtak Klage Klagene skal først tas imot av fylkesmannen og så vurderes videresendt til sentral vergemålsmyndighet. I dag kommer mange av disse klagene direkte til sentral vergemålsmyndighet, dette må minimeres i fremtiden Steria AS Side 21 av 28 De fremtidige arbeidsprosesser i vergemålsforvaltningen 7 Tilsyn Hovedprosess dekker sentral vergemålsmyndighet (SVM) sitt ansvar og arbeid med å føre tilsyn med fylkesmannen. Dette inkluderer opplæring og informasjonsvirksomhet og utarbeidelse av årsmelding. 7.1 Utføre opplæring og informasjonsvirksomhet Dette er ikke en prosess men med er rekke aktiviteter som kan utføres i ulik rekkefølge. Tegningen mangler derfor koblinger. Steria AS Side 22 av 28 De fremtidige arbeidsprosesser i vergemålsforvaltningen FM 7.2 Hendelsesbasert tilsyn 7.2.11 7.2.11 Rapportering Rapportering om om gjennomført gjennomført retting retting 7.2.10 7.2.10Rette Rette praksis praksis 7.2.9 7.2.9Redegjøre Redegjøre Påklaget Anmodning/instruksjon Retting gjennomført Rapport nei SVM ja 7.2.1 7.2.1Motta Mottaog og vurdere vurdereklage klage 7.2.2 7.2.2Be Beom om redegjørelse redegjørelsefra fra FM FM Behov for reaksjon ja Brev 7.2.4 7.2.4Anmode Anmode eller ellerinstruere instruere om omretting retting 7.2.5 7.2.5Godkjenne Godkjenne Godkjent Klage på praksis behandlet Behov for undersøkelse Motta klage på praksis mm ja 7.2.6 7.2.6Praksis Praksiser erii tråd trådmed med lovverket lovverket nei 7.2.3 7.2.3Avvise Avvise klagen klagen nei Klage på praksis Brev Verge, Klient, Pårørende, Advokat Brev 7.2.7 7.2.7Klage Klagepå på praksis praksis 7.2.8 7.2.8Motta Motta beslutning beslutning Ønsker å klage Klage på praksis behandlet Sentral vergemålsmyndighet skal motta og behandle klager som går på fylkesmannens praksis. Resultatet kan bli en anmodning eller instruering om retting eller en beslutning om at praksis er i tråd med lovverket. 7.3 Systematisk tilsyn Blir varslet først SVM Gjennomfører ofte stikkprøver hvis protokollen har mangler 7.3.1 7.3.1Planlegge Planlegge tilsyn tilsyn Skal gjennomføre systematisk tilsyn 7.3.2 7.3.2 Tilsynsmøte Tilsynsmøte hos hosen enFM FM 7.3.3 7.3.3Skrive Skriveog og publisere publisere tilsynsrapport tilsynsrapport 7.3.4 7.3.4 Godkjenne Godkjenne Systematisk tilsyn gjennomført Varsel Rapport Rapport nei FM 7.3.5 7.3.5Motta Motta SVM SVM Skal kontrolleres 7.3.6 7.3.6Motta Motta rapport rapport Anmodning om retting ja 7.3.7 7.3.7Rette Rette praksis praksis 7.3.8 7.3.8 Rapportering Rapportering om om gjennomført gjennomført retting retting Er kontrollert Sentral vergemålsmyndighet skal føre tilsyn med fylkesmannen. Dette utføres ved å gjennomføre tilsynsmøter, skrive tilsynsrapport og kontrollere at nødvendige rettinger i rapportene blir gjennomført. Steria AS Side 23 av 28 De fremtidige arbeidsprosesser i vergemålsforvaltningen 7.4 Utarbeide årsrapport Bør være et mål at dette gjøres i et felles datasystem slik at SVM lett kan hente ut tallene. Fylkesmannen Er et krav at dette rapporteres helt likt hos alle. Her må det gjøres en jobb på å definere hva som skal rapporteres. Føre Førestatistikk statistikk over over saksbehandling saksbehandling rapport SVM 7.4.3 7.4.3Innhente Innhente statistikk statistikkfra fraFM FM Avgi årsrapport 7.4.1 7.4.1 Rapportere Rapporterepå på tilsyn tilsyn 7.4.5 7.4.5Vurdere Vurdere om omregelverket regelverket fungerer fungerer 7.4.6 7.4.6Skrive Skriveog og publisere publisere rapport rapport Årsmelding utformet rapport Dep. 7.4.2 7.4.2Føre Føre statistikk statistikkover over klager klager 7.4.4 7.4.4 Sammenfatte Sammenfatte og oganalysere analysere Sentral vergemålsmyndighet er ansvarlig for å skrive og publisere årsrapport som blant annet har med statistikk fra fylkesmannen og vurderinger av om regelverket fungerer tilfredsstillende. Steria AS Side 24 av 28 De fremtidige arbeidsprosesser i vergemålsforvaltningen 8 Rekruttere verge og utvikle kompetanse Rekruttere verger og utvikle kompetanse 8.1 Etablere vergeberedskap 8.2 Rekruttere faste verger 8.4 Dekke godtgjørelse og utgifter 8.3 Rekruttere representanter 8.5 Gjennomføre opplæring En viktig del av arbeidet med vergemål er å ha en god vergeberedskap bestående av faste verger og representanter. Utgifter skal dekkes og vergene må ha nødvendig opplæring. 8.1 Etablere vergeberedskap FM 8.1.1 8.1.1Informere Informere om ombehov behovmm mm De med begjæringsrett De med meldeplikt Bygge opp vergeberedskap 8.1.2 8.1.2Ta Takontakt kontakt med medfrivillige frivillige organisasjoner organisasjoner Rekruttere faste verger 8.1.3 8.1.3Foreslå Foreslå personer personer 8.1.4 8.1.4Foreslå Foreslå personer personer Fylkesmannen er ansvarlig for å ha en tilstrekkelig vergeberedskap av faste verger. Steria AS Side 25 av 28 De fremtidige arbeidsprosesser i vergemålsforvaltningen 8.2 Rekruttere faste verger Hvor mange klienter Kompetanse Hvilke saker som en er kompetent til Kredittsjekk Fylkesmannen Skifte verge 2.3 finne egnet verge (Verge nevnt i begjæring og ikke familie) 8.2.1 8.2.1Snakke Snakke med medkandidat kandidat 8.2.2 8.2.2Møte Møte kandidat kandidat 8.2.3 8.2.3Innhente Innhente utfyllende utfyllende informasjon informasjon 8.2.4 8.2.4Vurdere Vurdere egnethet egnethet Egnet som verge? Ja 8.2.6 8.2.6Registrere Registrere som somfast fastverge verge Klient med behov for verge? Verge rekruttert Nei Rekruttere faste verger Politiattest CV / presentasjon Forespørsel Forespørsel Forespørsel Svar Nei Ja 8.2.5 8.2.5Sende Sende avslag avslagog og registrere registrereii database database Forespørsel 8.2.7 8.2.7Sjekke Sjekke habilitet habilitet Ikke egnet som verge Finne egnet verge Brev Verge Avslag Ønsker å bli fast verge 8.2.8 8.2.8Ta Ta kontakt/bli kontakt/bli kontaktet kontaktetom omåå bli bliverge verge 8.2.9 8.2.9Møte MøteFM FM 8.2.10 8.2.10Levere Levere politiattest politiattestog og CV/ CV/ presentasjon presentasjon Godtatt som verge? nei 8.2.11 8.2.11Motta Motta avslag avslag Ikke egnet som verge 8.2.12 8.2.12Motta Motta bekreftelse bekreftelseog og informasjon informasjon ja Registrert som fast verge For å sikre god vergeberedskap skal fylkesmannen rekruttere faste verger. Fylkesmannen 8.3 Rekruttere representanter 8.3.1 8.3.1Snakke Snakke med medkandidat kandidat 8.3.2 8.3.2Møte Møte kandidat kandidat Ønsker å rekruttere representant 8.3.3 8.3.3Innhente Innhente utfyllende utfyllende informasjon informasjon 8.3.4 8.3.4Vurdere Vurdere egnethet egnethet Egnet som representant? Ja 8.3.5 8.3.5Registrere Registrere som som representant representant (føre (føreopp opppå på liste) liste) Representant ført opp på liste Nei Politiattest CV / presentasjon Forespørsel Forespørsel Forespørsel Svar 8.3.6 8.3.6Sende Sende avslag avslagog og registrere registrereii database database Forespørsel Ikke egnet som representant Brev Representant Avslag Ønsker å bli fast verge 8.3.7 8.3.7Ta Ta kontakt/bli kontakt/bli kontaktet kontaktetom omåå bli blirepresentant representant 8.3.8 8.3.8Møte MøteFM FM 8.3.9 8.3.9Levere Levere politiattest politiattestog og CV/ CV/ presentasjon presentasjon Godtatt som representant? nei 8.3.10 8.3.10Motta Motta avslag avslag Ikke egnet som representant ja 8.3.11 8.3.11Motta Motta bekreftelse bekreftelseog og informasjon informasjon Registrert som representant Fylkesmannens rolle i den innledende fasen vil være å etablere og vedlikeholde lister over representanter, herunder vaktlister mm. Fylkesmannen vil ha ansvaret for representantene som står oppført på listene er godkjente og oppdaterte (innhentet politiattest og annen kontroll). I dag har man et innledende møte med Norsk Folkehjelp, som blant annet stiller med psykolog. Prosess 8.2 og 8.3 er i praksis samme prosess og representant er bare en annen kategori av verger. Steria AS Side 26 av 28 De fremtidige arbeidsprosesser i vergemålsforvaltningen 8.4 Dekke godtgjørelse og utgifter Mye av jobben ligger i å motta regnskap og forespørsler Med vurdering av om klienten har midler Må være elektronisk og enkelt (ref. fri rettshjelp) Fylkesmannen Dette bør være elektronisk, få elektronisk inn forespørsler – der en kan trykke godta/ikke godta og hvem som betaler direkte Timebasert betaling 8.4.1 8.4.1Avgjøre Avgjøre om omklient klienteller eller fylkesmannen fylkesmannen dekker dekker godtgjørelse godtgjørelse nei Vergemål opprettet Utgift dekket 8.4.2 8.4.2Motta Mottaog og kontrollere kontrollere faktura faktura ja nei 8.4.4 8.4.4Betale Betale verge verge Verge Faktura og timeliste Timebasert betaling Vergemål opprettet ja 8.4.3 8.4.3Sende Sende vedtak vedtak ja Klienten betaler? Vedtak Kvittering 8.4.5 8.4.5Sende Sendeinn inn faktura fakturamed med grunnlag grunnlagog og timeliste timeliste (portal) (portal) nei Klienten betaler? nei 8.4.6 8.4.6Motta Motta betaling betalingpå på konto konto 8.4.7 8.4.7Trekke Trekkefra fra vergekonto vergekonto ja Utgift dekket Etter at et vergemål er opprettet skal det avgjøres om vergen skal ha timebasert fakturering og om det er klienten som skal dekke utgiftene. 8.5 Gjennomføre opplæring av verge SVM 8.5.7 8.5.7Lage Lage opplæringsmateriell opplæringsmateriell FM Materiell Verge Verge rekruttert 8.5.1 8.5.1Kalle Kalleinn inntil til og oggjennomføre gjennomføre oppstartsamtale oppstartsamtale 8.5.4 8.5.4 Oppstartsamtale Oppstartsamtale Rekruttert som fast verge 8.5.2 8.5.2Levere Levereut ut håndbok håndbok 8.5.3 8.5.3Lage Lage tydelig tydelig rettledning rettledningii første førsteoppdrag oppdrag Håndbok Rettledning 8.5.5 8.5.5Sette Setteseg seg inn inniihåndbok håndbok 8.5.6 8.5.6 Gjennomføre Gjennomføre første førsteoppdrag oppdrag Ferdig opplært Ferdig opplært Etter at en vergen er rekruttert skal det gjennom en opplæring. Mye av materielle blir utviklet av sentral vergemålsmyndighet, mens det er fylkesmannen som gjennomfører selve opplæringen. Steria AS Side 27 av 28 De fremtidige arbeidsprosesser i vergemålsforvaltningen 9 Stadfesting og registrering av fremtidsfullmakt 9.1 Stadfeste og registrere fremtidsfullmakt Delvis 9.1.4 9.1.4Sette Sette fullmakten fullmakten delvis delvistilside tilside §91 §91 Helt 9.1.5 9.1.5Kalle Kalle tilbake tilbake fullmakten fullmakten §91 §91 nei nei FM 9.1.1 9.1.1Vurdere Vurdere om omdet deter er behov behovfor for vergemål vergemål §90 §900g 0g91 91 Søknad om fremtidsfullmakt Behov? ja Fullmakt godkjent ja 9.1.2 9.1.2Stadfeste Stadfeste ikrafttredelse ikrafttredelse av avfullmakten fullmakten §84 §84 9.1.3 9.1.3Løpende Løpende vurdering vurderingog og tilsyn tilsyn nei Informasjon /regnskap Fullmektig Ikke behov for vergemål 9.1.9 9.1.9Utpekes Utpekes som somfullmektig fullmektig Aktuell som fullmektig 9.1.8 9.1.8Be BeFM FM stadfeste stadfeste ikrafttredelse ikrafttredelse av avfullmakten fullmakten §83-84 §83-84 Tilsidesette fullmakten 1.2 Begjæring eller melding om vergemål Be om informasjon /regnskap 9.1.7 9.1.7Løpende Løpende arbeid arbeid §85 §85 9.1.6 9.1.6Legge Legge frem frem opplysninger opplysninger for forFM FM Klient Fullmakt Vil opprette fremtidsfullmakt 9.1.10 9.1.10Gi Gi fullmakt fullmakt §80-82 §80-82 Det vil være klienten som initierer en fremtidsfullmakt ved å utpeke en fullmektig. Når det så oppstår et behov for vergemål vil den fullmektige be fylkesmannen stadfeste fullmakten. Fylkesmannen vil videre løpende vurdere om fullmakten skal kalles tilbake eller delvis settes til side. Dersom dette skjer vil et vergemål bli opprettet for helt eller delvis å erstatte fremtidsfullmakten og prosess 1.2 startes opp. Steria AS Side 28 av 28
© Copyright 2024