Lenke til innkalling / saksdokumenter ()
Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 Til kontrollutvalgets medlemmer Harald Lande (leder), Margit Hovland (nestleder), Bård Melvin Bulæg (medlem), Leif B. Hestad (1. varamedlem) INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Tid/sted: Tirsdag 26. mai 2015 kl. 12.00 – 15.30 på rådhuset, formannskapssalen. SAKSLISTE: ORIENTERINGER Kl. 12.00 Sluttrapport Lyngdal ungdomsskole Kl. 13.30 Årsregnskap 2015 - Lyngdal Kultursenter KF Kl. 13.45 Årsregnskap 2015 - Lyngdal kommune Kl. 14.45 Arbeidet mot mobbing i Lyngdalsskolen SAKER SAK 05/15 SAK 06/15 SAK 07/15 SAK 08/15 SAK 09/15 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA 18.03.15 LYNGDAL KULTURSENTER KF – ÅRSREGNSKAP 2014 LYNGDAL KOMMUNE – ÅRSREGNSKAP 2014 SLUTTRAPPORT LYNGDAL UNGDOMSSKOLE – REGNSKAP OG EVALUERING AV MODELL BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJON - MOBBING FASTE POSTER Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 04/15 Kommunerevisjonen Vest, protokoll fra representantskapet mars 2015 Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Mobiltelefon: 97 51 02 98 E-post: [email protected] 1 Saksbehandler Willy Gill Mobiltelefon 90 95 62 46 E-post: [email protected] Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Lyngdal, den 19. mai 2015 Harald Lande Leder Willy Gill Utvalgssekretær Forfall og melding om mulig inhabilitet bes meldt til Willy Gill på tlf. 90 95 62 46. Kopi av innkalling er sendt elektronisk til: Ordfører, rådmann og revisor 2 2 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Lyngdal kommune SAK 05/15 Sak 05/15 Møtedato: 26.05.15 Saksbehandler: Willy Gill GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE 18.03.15 Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte 18.03.15 Bakgrunn for saken: Forslag til protokoll fra møte 18.03.15 legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 18.03.15 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen 3 LYNGDAL KOMMUNE – KONTROLLUTVALGET MØTEBOK Møte nr. 01/15 Dato: 18.03.15 kl. 12.30 – 15.00. Sted: Rådhuset, formannskapssalen. Tilstede: Harald Lande, leder Margit Hovland, nestleder Bård M. Bulæg, medlem Leif B. Hestad, 1. varamedlem Andre til stede: (hele eller deler av møtet) Kommuneadministrasjonen: Karl Emil Erlandsen, Jan Martin Kaarigstad Kommunerevisjonen: Veronica Andresen, Monica Nilsen Agder Sekretariat v/ Willy Gill Forfall: Det var ikke merknader til innkalling eller saksliste. SAKSLISTE: ORIENTERINGER Kl. 12.30 Omvisning på Plankontoret ved enhetsleder Stein Erik Watne. Kl. 13.00 Orientering om arbeidet mot mobbing i Lyngdalsskolen SAKER SAK 01/15 SAK 02/15 SAK 03/15 SAK 04/15 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA 05.11.14 MØTEPLAN FOR KONTROLLUTVALGET FOR 2015 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2014 NUMMERERT BREV NR. 10 - INTERIMREVISJON FASTE POSTER Nytt fra revisor: Status årsoppgjørsrevisjon Nytt fra sekretær: Møteplanlegging, Kontrollutvalgskonferansen 2015, Bestilling av forvaltningsrevisjon Mobbing. EVENTUELT REFERATER Ref. 01/15 Kommunerevisjonen Vest, protokoll fra representantskapet 07.01.15 Ref. 02/15 Skatteetaten, kontrollrapport 2014 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen Ref. 03/15 Kommunestyret, vedtak/oppfølging av selskapskontroll Q43 Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, 1. varamedlem, ordfører, rådmann og revisor. 4 Møtebok 18.03.15 Lyngdal kontrollutvalg UNDERSKRIFTER Harald Lande Leder 5 2 Møtebok 18.03.15 Lyngdal kontrollutvalg ORIENTERINGER Omvisning på Plankontoret. Enhetsleder Stein Erik Watne viste kontrollutvalget rundt på avdelingen og demonstrerte kartverktøy som nyttes i byggesaksbehandlingen. Til sist fikk kontrollutvalget en kort orientering om hvordan man konkret arbeider med byggesøknader. Konklusjon: Kontrollutvalget takket for en nyttig omvisning/orientering. Orientering om arbeidet mot mobbing i Lyngdalsskolen. På grunn av planlagt møtevirksomhet kunne ikke administrasjonen møte for å orientere kontrollutvalget. På denne bakgrunn utarbeidet administrasjonen er notat /vedlegg som ble sendt ut til utvalgets medlemmer. Disse dokumentene dannet grunnlag for en drøfting i kontrollutvalget angående gjennomføring av forvaltningsrevisjon på området. Konklusjon: Kontrollutvalget ønsker å følge opp kommunestyrets ønske om gjennomføring av forvaltningsrevisjon innenfor tematikken arbeid mot mobbing i Lyngdalsskolen. Kontrollutvalget ønsker å finne problemstillinger som kan komme til nytte i det videre arbeidet mot mobbing. Det legges opp til at kontrollutvalget tar stilling til mulige problemstillinger/områder som ønskes undersøkt på møtet i mai. Utvalget vurderer at det kan være hensiktsmessig å avholde et forberedende møte med aktuelle deltakere for å avklare hvilke områder det kan være mest hensiktsmessig å undersøke gjennom en forvaltningsrevisjon. SAK 01/15 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE 05.11.14 Vedrørende punkt i møteboken fra 05.11.14 angående orientering fra rådmannen om brøyting: Sekretær gis i oppgave å etterlyse rådmannens tilbakemelding til kontrollutvalget vedrørende lovgrunnlag for håndtering av innsynsbegjæringer. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 05.11.14 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte 05.11.14 Bakgrunn for saken: Forslag til protokoll fra møte 05.11.14 legges frem for godkjenning. 6 3 Møtebok 18.03.15 Lyngdal kontrollutvalg Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 05.11.14 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen SAK 02/15 KONTROLLUTVALGETS MØTEPLAN FOR 2015 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget vedtar forslag til møteplan for 2015: Møte 1. Møtedato 18.3 2. Tirsdag 26.5 3. September 4. 5. Oktober/november Desember? Spesielle saker (foreløpig) Årsmelding, møteplan/årsplan Årsregnskapet 2014 Oppfølging SK/FR Bestilling OA Budsjett 2016 Oppfølging selskapskontroll Q43 Opplæring ? Saksfremstilling: Orienteringer Arbeidet mot mobbing Arbeidet mot mobbing Orientering om Lyngdalsmodellen, erfaringer fra bygging av ungdomsskolen Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Bakgrunn for saken: Mitt forslag er at det legges opp til 2 møter i løpet av første halvår. I tillegg bør det settes opp ett møte i september og ett møte i oktober/november for det nye kontrollutvalget. Ved behov kan det settes opp flere møter. Det vil også være en fordel å sette opp aktuelle orienteringer allerede nå. Møte 1. Møtedato 18.3 2. Tirsdag 26.5 3. 4. 5. September Oktober/november Desember? Spesielle saker Årsmelding, møteplan/årsplan Årsregnskapet 2014 Oppfølging SK/FR Bestilling OA Budsjett 2016 Opplæring ? 7 Orienteringer Arbeidet mot mobbing 4 Møtebok 18.03.15 Lyngdal kontrollutvalg Ved behov settes det opp ekstramøter. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget vedtar forslag til møteplan for 2015. SAK 03/15 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2014 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Forslag til årsmelding for 2014 godkjennes. 2. Årsmeldingen oversendes kommunestyret til orientering. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til årsmelding for 2014 Bakgrunn for saken: Det er etablert en praksis med å utarbeide en enkel årsmelding fra kontrollutvalget. Jeg har utarbeidet et forslag til årsmelding som vil bli gjennomgått i møtet. Forslag til vedtak: 1. Forslag til årsmelding for 2014 godkjennes. 2. Årsmeldingen oversendes kommunestyret til orientering. SAK 04/15 NUMMERERT BREV NR. 10 – INTERIMREVISJON Revisjonen orienterte om de påpekte forhold, mens administrasjonen orienterte om oppfølgingen av de påpekte forhold. Kontrollutvalget mottok skriftlig tilbakemelding vedrørende servicekontorets oppfølging av tilfeldig fakturering. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget tar til etterretning nummerert brev nr. 10 fra revisjonen og administrasjonens oppfølging av påpekte forhold. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill 8 5 Møtebok 18.03.15 Lyngdal kontrollutvalg Vedlegg: Kommunerevisjonen Vest, Nummerert brev nr. 10 datert 17.01.15 Bakgrunn for saken: Revisor har sendt et nummerert brev (nr. 10) til kontrollutvalget vedrørende utført interimrevisjon. Følgende punkter er tatt opp i brevet: Intern kontroll – likvider Tilfeldig fakturering Momskompensasjon 5. termin 2014 Områder med avdekkede feil/svakheter Intern kontroll - likvider Tilfeldig fakturering Momskompensasjon 5. termin 2014 Status ifølge revisor Fulgt opp Under vurdering for evt. oppfølging i 2015 Vil bli fulgt opp fremover Jeg viser til revisors kommentarer i brevet. I tillegg vil revisor orientere kontrollutvalget muntlig i møtet. Administrasjonen er gitt mulighet til å kommentere innholdet i brevet på møtet. Vurderinger: Etter revisors orientering bør kontrollutvalget vurdere om revisors påpekninger har blitt fulgt tilfredsstillende opp, eller om det kreves tiltak fra kontrollutvalgets side. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar til etterretning nummerert brev nr. 10 fra revisjonen. FASTE POSTER Nytt fra revisor. - Revisor orienterte kort om status årsoppgjørsrevisjon og planlagt fremdrift. - Revisor orienterte om at det tas sikte på fremleggelse av gjenstående selskapskontroller på møtet i september. Nytt fra sekretær. Kontrollutvalgskonferansen 2015: Bård M. Bulæg og Willy Gill orienterte om inntrykk. EVENTUELT Byggeregnskap – kontrollutvalget har ikke fått seg forelagt byggeregnskap de senere år. Sekretær følger opp dette overfor administrasjonen. Lyngdalsmodellen – kontrollutvalget ønsker å få en orientering om Lyngdalsmodellen, herunder erfaringer fra bygging av ungdomsskolen. 9 6 Møtebok 18.03.15 Lyngdal kontrollutvalg REFERATER Ref. 01/15 Kommunerevisjonen Vest, protokoll fra representantskapet 07.01.15 Ref. 02/15 Skatteetaten, kontrollrapport 2014 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen Ref. 03/15 Kommunestyret, vedtak/oppfølging av selskapskontroll Q43 Konklusjon: Referatene ble tatt til etterretning. 10 7 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Lyngdal kommune SAK 06/15 Sak 06/15 Møtedato: 26.05.15 Saksbehandler: Willy Gill LYNGDAL KULTURSENTER KF – ÅRSREGNSKAP 2014 Saksdokumenter: Årsregnskapet for 2014 Årsberetning for 2014 Revisjonsberetning, datert 30.03.15 Nummert brev nr. 8 datert 30.03.15 Styrebehandling av årsregnskapet Saksopplysninger: Regnskapet viser et netto driftsresultat på kr. 81 924 og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr. 161 579. Det er avgitt revisjonsberetning med forbehold om følgende forhold: Årsregnskapet mangler innarbeidelse av foretakets pensjonsforpliktelser i henhold til Forskrift om årsregnskap og årsberetning §12. Revisor og kontrollutvalg har tatt opp dette spørsmålet gjennom flere år. For nærmere opplysninger om dette forholdet vises det til forbeholdet i revisjonsberetningen og til nummerert brev nr. 8. Det opplyses at foretaket fra og med 2015 har foretatt nødvendige endringer slik at pensjon blir ivaretatt og presentert i foretakets regnskap slik forskrift tilsier. I tillegg til pensjon har revisor også tatt opp følgende forhold i det nummererte brevet: • Kjøp av tjenester fra Lyngdal kommune – feilpresentasjon av lønn/sosiale utgifter (Rettes fra og med 2015) • Digitalisering av kino – regnskapsføring (anbefaling om å vurdere innarbeidelse av forholdet i regnskapet fremfor kun som en garanti i note) Revisor opplyser at det underveis ved regnskapsavslutningen og årsoppgjørsrevisjonen har vært god kontakt mellom revisjonen og administrasjonen for nødvendige avklaringer. Vurderinger: Forholdene som revisor har tatt opp i revisjonsberetning og nummerert brev er ikke nye av året. Kontrollutvalget har påpekt at det ikke er tilfredsstillende at forholdene ikke er fulgt opp. Det opplyses nå om at forholdene vedrørende pensjon og kjøp av tjenester fra Lyngdal kommune, er rettet opp med virkning fra 2015. Så ved neste regnskapsavslutning skal ikke disse forholdene lenger være aktuelle å kommentere. 11 Forslag til vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: Kontrollutvalget har behandlet regnskapet til Lyngdal Kultursenter KF for 2014. Sammen med årsregnskapet forelå revisjonsberetning og nummerert brev fra Kommunerevisjonen Vest. Kontrollutvalget viser til forbehold i revisjonsberetningen vedrørende presentasjon av pensjon, og til kommentarer i nummerert brev nr. 8. Kontrollutvalget ser positivt på at foretaket fra og med 2015 har fulgt opp anbefalinger fra revisor og kontrollutvalg ved å gjennomføre endringer når det gjelder presentasjon av pensjon og kjøp av tjenester fra Lyngdal kommune. Kontrollutvalget mener for øvrig at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, tilfredsstiller de formelle krav og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet og nummerert brev nr. 8, begge datert 30. mars 2015, har kontrollutvalget ingen merknader til årsregnskapet for 2014 for Lyngdal Kultursenter KF. 12 KOMMUI\EREVISJONEN VEST VEST-AGDER IKS Til kommunestyret i Lyngdal kommune Dato: 30.3.2015 Vår l59l15-255 ref: REVISORS BERETNING Uttalelse om særregnskapet Vi har revidert særregnskapet for Lyngdal Kultursenter KF som viser et netto driftsresultat på kr 81924 og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 161 579. Sænegnskapet består av balanse per 31. desember 2014, driftsregnskap og investeringsregnskap for regnskapsåret avsluttet per denne datoen, og en beskrivelse av vesentlige anvendte regnskapsprinsipper og andre noteopplysninger. Styret og daglig leders ansvarfor særregnskapet Styret og daglig leder er ansvarlig for å utarbeide særregnskapet og for at det gir en dekkende fremstilling i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk, og for slik intem kontroll som styret og daglig leder finner nødvendig for å muliggjøre utarbeidelsen av et særegnskap som ikke inneholder vesentlig feilinformasjon, verken som følge av misligheter eller feil. Revisors oppgaver og plikter Vår oppgave er å gi uttrykk for en mening om dette sænegnskapet på bakgrunn av vår revisjon. Vi har gjennomført revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk i Norge, herunder Intemational Standards on Auditing. Revisjonsstandardene krever at vi etterlever etiske krav og planlegger og gjennomfører revisjonen for å oppnå betryggende sikkerhet for at særre gnskapet ikke inneholder vesentli g feilinformasj on. En revisjon innebærer utførelse av handlinger for å innhente revisjonsbevis for beløpene og opplysningene i særregnskapet. De valgte handlingene avhenger av revisors skjønn, herunder r,urderingen av risikoene for at særregnskapet inneholder vesentlig feilinformasjon, enten det skyldes misligheter eller feil. Ved en slik risikowrdering tar revisor hensyn til den inteme kontrollen som er relevant for foretakets utarbeidelse av et særregnskap som gir en dekkende fremstilling. Formålet er å utforme revisjonshandlinger som er hensiktsmessige etter omstendighetene, men ikke for å gi uttrykk for en mening om effekliviteten av foretakets interne kontroll. En revisjon omfatter også en vurdering av om de anvendte regnskapsprinsippene er hensiktsmessige og om regnskapsestimatene utarbeidet av ledelsen er rimelige, samt en r,urdering av den samlede presentasjonen av særregnskapet. Etter vår oppfatning er innhentet revisjonsbevis tilstrekkelig og hensikismessig som gnmnlag for vår konklusjon med forbehold. Hovedkontor Flekke{ord Kirke-qaten 50 4400 Flekhefiord Telefon 38 32 80 35/33147 25 47 Avdelingskontorer 20 Lyn-qdal Postboks 353 4577 Lyngdal Telefon 38 33 41 90 I 92 Telefaks 38 33 42 01 E-post: [email protected] Organisasjonsnummer: 97 4 7 83 169MVA 13 Mandal Store Elvegate I 4514 Mandal A Telefon 3827 30 47 I 48 KOMMUNEREVISJONEN VEST, VEST-AGDER IKS Grunnlag for konklusjon med forhold Årsregnskapet mangler innarbeidelse av foretakets pensjonsforpliktelser i henhold årsregnskap og årsberetning $ 12. til Forskrift om Konklusjon Effer vår mening er særregnskapet, med unntak av forhold omtalt i avsnittet" Grunnlag for konklusjon med forbehold", avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir i det alt vesentlige en dekkende fremstilling av den finansielle stillingen til Lyngdal Kultursenter KF per 31. desember 2014, og av resultatet for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk i Norge. Uttalelser om øvrige forhold Konklusj on om særbudsj ett Basert på vår revisjon av sæffegnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi at de disposisjoner som ligger til grunn for særregnskapet det alt vesentlige er samsvar med budsjettvedtak, og at budsjettbeløpene i særregnskapet stemmer med regulert budsjett. i i Ko nklusj on om år s b er etningen Basert på var revisjon.av særregnskapet som beskrevet ovenfor, mener årsberetningen om særregnskapet er konsistente med særregnskapet og er forskrifter. vi at opplysningene i i samsvar med lov og Konklusjon om registrering og dokumentasjon Basert på vår revisjon av sæffegnskapet som beskrevet ovenfor, og kontrollhandlinger vi har funnet i henhold til intemasjonal standard for attestasjonsoppdrag (ISAE)3000 <Attestasjonsoppdrag som ikke er revisjon eller forenklet revisorkontroll av historisk finansiell informasjon)), mener vi at ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av foretakets regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god bokføringsskikk i Norge. nødvendig t.) ke*\*^{ !y'.*l*-: t),\br=- Lene RugVnd Oppdragsansvarlig revisor MoÅica Nilsen Registrert revisor Kopi: Kontrollutvalget Formannskapet Rådmannen Sfyret side 2 14 KOMMUI{EREVISJONEN VE ST VEST-AGDER IKS Dato: Til Kontrollutvalget Lyngdal kommune Vår ref: 30.3.2015 \60115-255 Nummerert brev nr 8 REGNSKAPSREVISJON 2014 LYI{GDAL KULTURSENTER KF Kommunelovens $ 78 og forskrift om revisjon S 4,2.ledd omhandler revisjon av årsregnskapet i kommunen og revisors rapportering til kontrollutvalget. Revisjonen har også i år forhold å rapportere som er av en slik art at de har betydning for var konklusjon i revisjonsberetningen. Det har underveis ved regnskapsavslutningen og arsoppgjørsrevisjonen vært god kontakt mellom revisj onen og administrasj onen for nødvgndige avklaringer. Pensjon Pensjon ble tatt opp i brev og revisjonsberetning fra årene 2009 til2013, og vi gjentar dette for 2014, da forholdet forlsatt ikke er endret. Foretaket er bundet av Forskrift om særbudsjett, særregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak når det gjelder presentasjon og bokføring av pensjon. I $ 12 heter blant annet at foretaket skal regnskapsføre pensj on på samme måten som kommunen ut fra forskrift 1 5.desember 2000 nr 1424, $ 1 3 . I det fremlagte regnskapet fremkommer Iønnog sosiale utgifter som en viderebelastning fra kommunen med kr 7 mlll.Inkludert i belastningen er andel pensjonskostnad. Det er ut fra forskriften ikke tilstrekkelig at pensjonskostnaden presenteres i regnskapet slik det blir gjort i dag. Pensjonsforpliktelser, pensjonsmidler og premieawik skal presenteres i regnskapet i tillegg til den pensjonsutgiften som fremkommer i driftsregnskapet for 2014. Foretaket har fra og med 2015 foretatt nødvendige endringer slik at pensjon blir ivaretatt og presentert i foretakets regnskap slik forskrift tilsier. Vi har tatt forbehold om manglende innarbeidelse i vår revisjonsberetning. Kjøp av tjenester fra Lyngdal kommune Kjøp av tjenester fra Lyngdal kommune ble tatt opp i nummerert brev i forbindelse med regnskapsavleggelsen for 2013 og vi medtar videre da forholdet ikke er endret i2014. Lyngdal kommune har foretatt lønnsutbetaling og lønnsinnberetning på vegne av kulturforetaket. Personell er ansatt i kulturforetaket. Lønn og sosiale utgifter presenteres som <varer/tjenester som erstatter egenproduksjon> og ikke som <lønnsutgifter og sosiale utgifter>. Fra regnskapsåret 2015 vil dette endres ved at lønnsutgifter og innberetning foretas adskilt for foretaket. Regnskapet vil da vise lønnsutgiftene, og dette vil gi et riktig bilde av realitetene i selskapet. Hovedkontor Flekke{ord Ifirkegaten 50 4400 Flekke{ord Telefon 38 32 80 35133147 25 47 Avdelingskontorer Lyngdal 4577 Lyngdal Mandal Store Elvegate I A 4514 Mandal Telefon 38 33 41 90 I 92 Telefon 3827 30 47 I 48 Postboks 353 20 15 E-post: [email protected] Telefaks 38 33 42 01 Organisasjonsnummer: 97 4 7 83 169MVA Telefaks 38 27 30 01 KOMMUNEREVISJONEN VEST, VEST-AGDER IKS Digitalisering av kino Lyngdal Kultursenter KF har inngått al.tale med Norsk Film & Kino om digitalisering av kinoen. Kulturforetaket har i note til regnskapet medtatt som garanti, i henhold til ekstern oppstilling, sin forpliktelse vedrørende denne avtalen. Garantien utgjorde pr 31. 12.2014l<r 234 796. I mars 2012 foretok Norsk Film og Kino og NKK (I.{orges kemner og kommunekassererforbund) en gjennomgang av forholdet, og de anbefaler at digitaliseringen skal vises i regnskapet og ikke kun som en garanti i note. Selskapet må vurdere å foreta nødvendig innarbeidelse. Vi vil for øvrig takke for godt samarbeid og ser frem til fortsettelsen. Dersom det er behov for bistand knyttet til ovennevnte punkt eller andre forhold vil vi kunne være behjelpelige med dette. Med vennlig hilsen tlf. V["*ico x-J,lu,-- I&'r,-?,$\cuYf Molrica Nilsen Registrert revisor Lene Rugland Oppdragsansvarlig revisor Kopi: Styrets leder, Daglig leder 16 side 2 17 18 19 20 21 22 Lyngdal Kultursenter KF Notat Deres ref: Vår ref: 2015/27-5 Saksbehandler: Jan Seland Direkte telefon: Arkivkode: 210 Dato: Til: Styret for Lyngdal kultursenter KF Revisjonen Årsberetning for Lyngdal kultursenter KF 2014 Aktivitetsnivået i Lyngdal Kultursenter KF Aktiviteten i Lyngdal Kulturhus har totalt sett vært høy i 2014. Besøkstallet for biblioteket har gått noe ned, mens kinoen har hatt så og si identisk besøk som i 2013. Møte- og utleievirksomheten har gått opp. Besøkstallet totalt, viser en nedgang på 2,5% fra 2013. Det totale besøkstallet for 2014 var 154 621. Det vises til årsmeldingen for detaljerte tall for hele kultursenterets virksomhet. Styre Styret for Lyngdal Kultursenter KF har i 2014 bestått av: Kirsti Tønnessen (leder) Ingrid Olsen (nestleder), Kari Abrahamsen (medlem), Ådne Fardal Klev (medlem), Torrey Nørsett (medlem), Tordis A. Blørstad (medlem) og ansattes representant Rune Hauan. Da Rune Hauan gikk ut i permisjon fra august 2014, har Karen Reisvaag møtt som fast vara for Hauan fra august til desember. Kultursjef Jan Seland har vært styrets sekretær. Administrasjon Lyngdal kultursenter KF administreres fra kulturkontoret, som har sine lokaler i kulturhuset. Her er 5,5 årsverk samlet: Kultursjef, kulturkonsulenter, kinosjef, teknisk leder og kontormedarbeider. Kultursjefen er daglig leder for foretaket. Biblioteksjefen inngår også i kultursenterets ledergruppe. Stillingsressursen ved kulturkontoret ble utvidet med 20 % i forbindelse med opprettelse av ungdomsråd. Ansatte I tillegg til 5,5 årsverk ved kulturkontoret, har foretaket følgende ansatte: Biblioteket: 3,92 årsverk Ungdomsklubben Rocky: 0,78 årsverk Kino/kiosk: 1,8 årsverk Totalt 11,93 årsverk fordelt på 24 ansatte. Besøksadresse: Prost Birkelandsgt 4 4580 Lyngdal Postadresse: Postboks 353 4577 Lyngdal Bankgiro: 3201 56 02421 Org. nr: 946 485 764 Tel: +47 38 33 40 00 Fax: +47 38 33 40 01 E-post: [email protected] 23 Side 2 Likestilling, diskriminering og etikk Lyngdal Kultursenter KF er et arbeidssted med jevn kjønnsfordeling. Av 24 ansatte er 11 kvinner og 13 menn. Ved alle ansettelser i foretaket vurderes både likestillingsaspektet og inkluderingshensynet. Lyngdal Kultursenter KF er opptatt av et inkluderende arbeidsliv, og har blant annet lagt til rette for flere tiltaksplasser gjennom NAV. Foretaket signerte ny IA-avtale i 2014. Lyngdal kultursenter følger Lyngdal kommunes etiske retningslinjer hvor ILO-konvensjonen er lagt til grunn. Som et ledd i kommunens etiske retningslinjer har Lyngdal kommune også innført frivillig registrering av ledere og nøkkelpersoner i styrevervregisteret. Dette omfatter også ledere av kommunale foretak i kommunen. Styret i foretaket vurderer ikke særskilte behov i 2015. Internkontroll/sykefravær Foretaket har eget internkontrollsystem. Daglig leder har ansvar for forvaltning og oppfølging av dette. Lyngdal kommune har ansvar for oppfølging av sykemeldte. Det finnes eget internkontrollsystem for brannsikkerhet. Foretaket er ansvarlig for opplæring i brannvern for egne ansatte, samt for restaurantens ansatte som leier lokaler i kulturhuset. I løpet av 2014 innførte foretaket et eget system for avviksmeldinger. Det er utviklet en egen «app» hvor ansatte via sin mobil kan rapportere inn avvik/hendelser/forbedringsforslag osv. Sykefraværet har vært svært lavt i 2014. Totalt sykefravær var på 2,6% hvorav langtidsfravær (over 16 dager) var på 1,7% mens korttidsfraværet var på 1,7%. Foretakets målsetting er å holde det totale sykefraværet under 6%. I 2014 ble det utviklet et nytt system for melding om avvik. Dette er en «app» utviklet for mobil-bruk. Denne vil først bli introdusert og tatt i bruk i starten av 2015. Denne appen brukes også til å fylle ut kontrollskjemaer for ansatte ved kinoen. Økonomi Regnskapet viser et mindreforbruk på 161 579 kr. I løpet av regnskapsåret er det brukt 150 000 kr. fra disposisjonsfond til innkjøp av møbler til foaje/festsaler. I tillegg er det brukt fondsmidler slik: Olsokspillet kulturfond (se detaljer lenger nede): Arbeid med kulturplan: Kanoner på Hausvik: 36 500 kr 20 000 kr 30 000 kr I løpet av regnskapsåret er det avsatt 356 738 kr til disposisjonsfond. Driftsinntektene for foretaket var på 17 228 412 kr. Budsjettet var på 16 673 762. Avviket på ca 550 000. kr skyldes blant annet økte salgsinntekter for kino, hvor både kiosksalg, billettsalg og reklameinntekter var høyere enn budsjettert. Billettsalg kulturhus er 100 000 kr over budsjett. Disse faktorene utgjør hoveddelen av avviket på inntektssiden. Driftsutgiftene var på 16 747 510 kr, mens budsjettet var på 16 574 762. Avviket på ca 173 000. kr (ca 1 %) anses som lavt. Styret har i løpet av året foretatt budsjettendringer i takt med faktiske endringer i regnskapet. 24 Side 3 Det er foretatt to investeringer i 2014. Anskaffelse av utlånsautomat i biblioteket, og elektriske scenevinsjer i sal 1. Prosjektet «utlånsautomat i bibliotek» er avsluttet, mens sceneprosjektet ble ikke avsluttet innen årets slutt. Investeringsregnskapet viser ved årsavslutningen et udekket beløp på 39 943 kr. Daglig leder vil komme med forslag til styret om hvordan beløpet skal dekkes inn i forbindelse med styrets behandling av regnskapet. Utdrag fra investeringsregnskapet for 2014: Prosjekt Utlånsautomat Elektriske scenevinsjer til sal 1 Totalt Regnskap 397 367 338 800 736 167 Budsjett 375 000 312 500 687 500 Avvik 22 367 26 300 48 667 Overføringer fra Lyngdal kommune i 2014 Overføringer fra Lyngdal kommune Overføring til driftsbudsjett Overføring til dekking av avdrag/renter Totalt overført fra kommunen Beløp 9 252 762 1 865 039 11 117 801 Utvalgte tall fra driftsregnskapet Overføringer fra Lyngdal kommune Brutto driftsresultat Netto driftsresultat Regnskapsmessig mindreforbruk Regnskap -480 901 -81 924 -161 579 Budsjett -99 000 123 000 0 Det vises til detaljregnskapet for mer informasjon. Utvalgte utgifter og inntekter fra detaljregnskapet Diverse kostnader Lønnskostnader Energi, oppvarming Bøker og media, bibliotek. Tilskudd organisasjoner Annonsering/markedsføring 2014 7 768 000 380 000 321 000 621 000 488 000 2013 6 748 062 481 000 326 000 646 000 530 000 2012 6 022 000 555 000 340 000 293 000 504 000 Diverse inntekter Billettinntekter kino og kulturhus Kiosksalg, kino Reklameinntekter kino 2014 3 140 000 710 000 370 000 2013 3 101 000 685 000 389 000 2012 3 335 000 620 000 300 000 25 Side 4 Oversikt over fondsmidler etter regnskapsavslutning 2014 Fond Rocky ungdomsklubb Olsokspillet kulturfond: Lyngdal misjonsmuseum: Disposisjonsfond: Jubileum Rocky: Kanonene på Hausvik: Vedlikeholdsfond – kulturhuset: Forprosjekt Romsleiren: Fondsmidler totalt: 2014 81 000 162 000 45 000 365 000 30 000 0 149 000 18 000 850 000 Lyngdal, 5.2.2015 Jan Seland Kultursjef/daglig leder Vedlegg 1 Regnskap 2014 - Lyngdal kultursenter KF 2 Årsberetning for Lyngdal kultursenter KF 2014 3 Årsmelding for Lyngdal kultursenter KF - 2014 26 2013 78 000 144 000 45 000 285 000 30 000 30 000 92 000 18 000 722 000 Arkiv: 210 Saksmappe: 2015/27 - 3286/2015 Saksbehandler: Jan Seland Dato: 25.02.2015 Regnskap og årsberetning 2014 - Lyngdal kultursenter KF Utvalg Lyngdal kultursenter KF Møtedato 18.03.2015 Saksnummer Endelig vedtak i saken fattes av styret for Lyngdal kultursenter KF Forslag til vedtak: Styret for Lyngdal kultursenter KF vedtar regnskap og årsberetning for 2014. Styret vedtar å disponere årets mindreforbruk (overskudd) slik: Avsetning til investeringsregnskap 2015: Avsetning til disp.fond, øremerket innkjøp av møbler bibliotek: Totalt avsatt til disposisjonsfond: 100 000 kr. 61 579 kr. 161 579 kr. Styret ber kultursjefen om å oversende regnskap og årsberetning til revisjon. SAKSORIENTERING Økonomi Likestilling Vurdert i saksfremstillingen Det ligger ikke forslag til bevilgninger/kostnader i saken. Ikke relevant x Regnskapet for 2014 er nå utarbeidet av økonomisjefen i kommunen. Driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap samt noter ligger som vedlegg til saken. Regnskapet skal avlegges av styret for deretter å sendes til revisjon. Regnskap og revisjonsberetning skal deretter sendes til behandling i kontrollutvalget, før regnskapet, revisjonsberetning og årsberetning igjen behandles av styret. Foretaket har i flere år utarbeidet årsmelding som beskriver aktiviteten for all virksomhet ved kultursenteret. Det er også gjort for 2014. Forslag til årsmelding legges ved denne saken. Dette dokumentet er ment som informasjon til både publikum, samarbeidspartnere og politikere. I tillegg til årsmeldingen lages det en egen årsberetning. Denne skal følge regnskapet til revisjon, politisk behandling, og til fylkesmannen. Forslag til årsberetning legges også ved denne saken. Som det går frem av regnskapet er mindreforbruket (overskuddet) på 161 579 kr. Dette er etter at styret vedtok å avsette 100 000 kr til disposisjonsfond mot slutten av regnskapsåret. 27 Side 2 Det er foretatt to investeringer i 2014. Anskaffelse av utlånsautomat i biblioteket, og elektriske scenevinsjer i sal 1. Prosjektet for utlånsautomater har blitt ca 19 000 kr. dyrere enn budsjettert. Scenevinsjene har blitt en god del dyrere enn først antatt. Dette skyldes i hovedsak ekstra elektroarbeid. Det har i løpet av prosjektet vært uenighet mellom oppdragsgiver og leverandør om hvem som har ansvar for disse merkostnadene. Kultursenteret har kommet til en løsning med leverandøren som anses som akseptabel. Budsjettet for dette prosjektet vil sannsynlig vis overskrides med 90 000 kr. VURDERING Resultatet vurderes som godt. Spesielt tatt i betraktning at det tidligere i regnskapsåret er avsatt 100 000 kr. til disposisjonsfond. Tidligere år har revisor påpekt større avvik mellom regnskap og budsjett. Avvikene var i 2013 på over 1 million kr, både på inntekter og utgifter. Dette er betraktelig redusert i 2014, da det har blitt foretatt budsjettendringer i løpet av regnskapsåret. Når det gjelder disponering av årets mindreforbruk, er det viktig å legge merke til at det er et udekket beløp i investeringsregnskapet. Dette gjelder i hovedsak prosjektet elektriske vinsjer til scenen. Dette er på ca 40 000 kr. Når dette prosjektet skal gjøres opp (tidlig i 2015) er det behov for ytterligere midler (se saksorienteringen). Dette skyldes høyere kostnader knyttet til elektroarbeidet enn det som er budsjettert. Kultursjefen anbefaler derfor å overføre deler av overskuddet til investeringsbudsjettet for 2015, slik at vi kommer i balanse når regnskapet for scenevinsjene skal gjøres opp, uten at det går ut over driftsbudsjettet. Som nevnt er det en mindre overskridelse for installering av utlånsautomater også. Totalt vil det være behov for ca 110 000 kr. til investeringsbudsjettet for 2015. Videre anbefales det å avsette midler til opprusting av møbler på biblioteket. Det er behov for 30 nye stoler. Prisene for stoler av den kvalitet som anbefales til offentlig bruk, ligger på ca 3000 kr per stykk. Kultursjefen anbefaler å avsette 51 579 kr. til dette prosjektet. Kostnader utover dette beløpet må finansieres over driftsbudsjettet. KONKLUSJON Forslag til vedtak legger opp til å bruke hoveddelen av overskuddet til å dekke inn udekket beløp i investeringsregnskapet. I tillegg forslås det å øremerke midler til innkjøp av nye møbler til biblioteket. Årets resultat for driftsregnskapet anses som bra. Spesielt med tanke på at det allerede er avsatt midler til disposisjonsfond. Overskridelsene i investeringsregnskapet er beklagelig, men her har som nevnt foretaket inngått en minnelig løsning med leverandør. Med det forslag til vedtak som foreligger i saken, vil ikke overskridelsene få konsekvenser for drift. Det vil heller ikke være behov for å be om ekstra bevilgninger. Vedlegg 1 Regnskap 2014 - Lyngdal kultursenter KF 2 Årsberetning for Lyngdal kultursenter KF 2014 3 Årsmelding for Lyngdal kultursenter KF - 2014 Jan Seland Kultursjef 28 Side 3 29 Lyngdal kultursenter KFs behandling 18.03.2015: Under behandling av saken ble det gitt opplysninger om to endringer i regnskapet som var fremkommet etter at saksdokumentene ble sendt ut. Styret ble informert om disse, og vedtok de endringer som ble lagt frem i møtet. Endringene gjaldt budsjettall for «Avsatt til disposisjonsfond», samt endringer av beløp i note 11. Administrasjonens forslag til vedtak med de to nevnte endringer ble enstemmig vedtatt. Lyngdal kultursenter KFs vedtak 18.03.2015: Styret for Lyngdal kultursenter KF vedtar regnskap og årsberetning for 2014. Styret vedtar å disponere årets mindreforbruk (overskudd) slik: Avsetning til investeringsregnskap 2015: Avsetning til disp.fond, øremerket innkjøp av møbler bibliotek: Totalt avsatt til disposisjonsfond: 100 000 kr. 61 579 kr. 161 579 kr. Styret ber kultursjefen om å oversende regnskap og årsberetning til revisjon. 30 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Lyngdal kommune SAK 07/15 Sak 07/15 Møtedato: 26.05.15 Saksbehandler: Willy Gill LYNGDAL KOMMUNE – ÅRSREGNSKAP 2014 Lover, forskrifter: Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 Forskrift om årsregnskap og årsberetning av 15. desember 2000, med endringer i 2004 Saksdokumenter vedlagt saken: Årsregnskap for 2014 - ettersendes Årsberetning for 2014 - ettersendes Revisjonsberetning, datert 15.04.15 Revisjonsberetning, datert 11.05.15 Revisjonsbrev nr. 9, datert 13.05.15 Saksopplysninger: Årsregnskapet for Lyngdal kommune for 2014 viser kr. 422 489 031 til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr. 5 898 997. Revisor har avgitt en standard revisjonsberetning uten forbehold eller presiseringer. Revisjonsberetningen av 11.05.15 erstatter beretning av 15.04.15. På det tidspunkt var ikke fullstendig årsregnskap og årsberetning avlagt. Etter revisors mening er regnskapet med noter og årsberetning meget oversiktlig og informativt, og gir god informasjon om økonomiforvaltningen og kommunens økonomiske stilling ved årsskiftet. I revisors nummererte brev nr. 11 er det knyttet kommentarer til følgende forhold: 1. Revisjonsberetning 2014 – bakgrunn for revisjonsberetning av 15.4, samt ny revisjonsberetning av 11.5 2. Regnskapet 2014 – store avvik mellom budsjett og regnskap for flere enheter 3. Havn – tidspunkt for utfakturering, jf. krav i bokføringsloven 4. Ubrukte lånemidler – betydelig økning de siste 2 år For ytterligere informasjon om nevnte punkter vises det til nummerert brev nr. 11, samt informasjon fra revisor i møtet. Administrasjonen vil også være tilstede i kontrollutvalgets møte for å presentere årsregnskapet og vil få anledning til å kommentere revisors merknader i møtet. Behandling av årsregnskapet Behandling av årsregnskap og årsberetning vil være som følger, jf forskrift om årsregnskap og årsberetning: 31 - Rådmann og fagansvarlig for regnskap avlegger årsregnskapet Rådmann utarbeider årsberetning Revisor avgir revisjonsberetning til kommunestyret Kontrollutvalget avgir uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret Formannskapet innstiller overfor kommunestyret om godkjenning og disponering (Kontrollutvalgets uttalelse skal foreligge når formannskapet behandler regnskapet) Kommunestyret godkjenner regnskapet Forslag til vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: Kontrollutvalget har behandlet Lyngdal kommunes årsregnskap for 2014. Sammen med regnskapet forelå årsberetning fra rådmannen og revisjonsberetning og nummerert brev nr. 11 fra Kommunerevisjonen Vest. Kontrollutvalget ser positivt på at det er avgitt standard revisjonsberetning uten forbehold eller presiseringer. Det vises likevel til revisors kommentarer i nummerert brev nr. 11 vedrørende manglende budsjettjusteringer, mangler ved oppfyllelsen av bokføringslovens krav i forhold til tidspunkt for utfakturering i havna, samt betydelig økning i ubrukte lånemidler. Kontrollutvalget mener for øvrig at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, samt rådmannens årsberetning, tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 11.05.15, samt nummerert brev nr. 11 av 13.05.15, har kontrollutvalget ingen merknader til Lyngdal kommunes årsregnskap for 2014. 32 KOMM{JNEREVISJONEN VE ST VEST-AGDER IKS Til Kommunestyret i Lyngdal kommune Dato: \5.4.20f5 Vår ref: 209115-007 REVISORS BERETNING Rådmannen har ikke avgitt endelig årsregnskap og årsberetning for Lyngdal kommune for regnskapsåret 2014 innen lovens frist, og vi har følgelig ikke vært i stand til å utføre revisjonen samsvar med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk. i Denne revisjonsberetningen vil bli trukket tilbake når årsregnskap og årrsberetning er avgitt og vi har fatt tid til å gjennomføre de revisjonshandlinger vi finner nødvendige. Mt I' pi'.**..-* U;\u*Mdnica Nilsen Oppdragsansvarlig revisor Relistrert revisor Kopi: Kontrollutvalget Fotmannskapet Rådmann Hovedkontor Avdelingskontorer Flekkelord Lyngdal Kirkegaten 50 Postboks 353 4400 FleKre{ord Telefon 38 32 80 3513314'1 25 47 20 4571 Lyngdal Telefon 38 33 41 9A I 92 E-post: [email protected] Telefaks 38 33 42 0l Organisasjonsnummer: 97 4 7 83 I 69MVA 33 Mandal Store Elvegate I A 4514 Mandal Telefon 3827 3A 47 I 48 Telefaks 3827 30 A1 KCMMå]NEFåtrVåS"åONEN VEST VEST-AGDER IKS Dato: Til kommunestyret Lyngdal kommune Vår 11.5.2015 ref: 249115-0A7 REVISORS BERETNING Uttalelse om årsregnskapet Vi har revidert årsregnskapet for Lyngdal kommune som viser kr 422 489 031 til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 5 898 997. fusregnskapet består av balanse per 31. desember 2014, driftsregnskap, investeringsregnskap og økonomiske oversikter for regnskapsåret avsluttet per denne datoen, og en beskrivelse av vesentlige anvendte regnskapsprinsipper og andre noteopplysninger. A dm i ni s t r a sj o n s sj efe n s an sv ar fo r år s r e gn s kap e t Administrasjonssjefen er ansvarlig for å utarbeide årsregnskapet og for at det gir en dekkende fremstilling i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk i Norge, og for slik intern kontroll som administrasjonssjefen finner nødvendig for å muliggjøre utarbeidelsen av et årsregnskap som ikke inneholder vesentlig feilinformasjon, verken som følge av misligheter eller feil. Revisors oppgaver og plikter Vår oppgave er å gi uttrykk for en mening om dette årsregnskapet på bakgrunn av vår revisjon. Vi har gjennomført revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk i Norge, herunder Intemational Standards on Auditing. Revisjonsstandardene krever at vi etterlever etiske krav og planlegger og gjennomfører revisjonen for å oppnå betryggende sikkerhet for at årsregnskapet ikke inneho lder ves entli g feilinformasj on. En revisjon innebærer utførelse av handlinger for å innhente revisjonsbevis for beløpene og opplysningene i årsregnskapet. De valgte handlingene avhenger av revisors skjønn, herunder vurderingen av risikoene for at årsregnskapet inneholder vesentlig feilinformasjon, enten det skyldes misligheter eller feil. Ved en slik risikor,urdering tar revisor hensyn til den inteme kontrollen som er relevant for kommunens utarbeidelse av et årsregnskap som gir en dekkende fremstilling. Formålet er å utforme revisjonshandlinger som er hensiklsmessige etter omstendighetene, men ikke for å gi uttrykk for en mening om effektiviteten av kommunens inteme kontroll. En revisjon omåtter også en wrdering av om de anvendte regnskapsprinsippene er hensiktsmessige og om regnskapsestimatene utarbeidet av ledelsen er rimelige, samt en r,urdering av den samlede presentasjonen av årsregnskapet. Etter vår oppfatning er imhentet revisjonsbevis tilstrekkelig og hensiktsmessig som grunnlag for vår konklusjon. FIoved kontor Avclel ingska ntorer Flekkefiord Kirkegaten 50 4400 Flekkefiord Lyngdal Telefon 38 32 80 35131147 25 47 E-posl: 2A post(?komre\'-vest.no Organisasfonsnulnmer: 97 Postboks 3i3 4577 l,y'ngdal Telelbri 38 33 41 90 / 92 Telelaks lE 33 42 0 t 4 783 l69MVA 34 l\4andal Store Elvcgaie I A 45 l 4 N{andal l'eleforr 38 27 3A 47 I 48 KOMMUNEREVISJONEN VEST, VEST-AGDER IKS Konklusjon Etter vår mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir i det alt vesentlige en dekkende fremstilling av den finansielle stillingen til Lyngåal kommun. på :1. desembe r ZAf4, og av resultatet for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk i Norge. Uttalelser om øvrige forhold Konklusjon om budsjett Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi at de disposisjoner som ligger til grunn for regnskapet i det alt vesentlige er i samsvar med budsjettvedtak, og at budsjettbelØpene i årsregnskapet stemmer med regulert budsjett. Konklusj o n o m år s b e r e tni n gen Basert på var revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi at opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet er konsistente med arsregnskapet og er i samsvar med lov og forskrifter. Konklusjon om registrering og dokumentasjon Basert på var revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, og kontrollhandlinger vi har funnet henhold internasjonal standard attestasjonsoppdrag (ISAE) 3000 nødvendig i til for <Attestasjonsoppdrag som ikke er revisjon eller forenklet revisorkontroli av historisk finansiell informasjon>, mener vi at ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av kommun"n, ..gnrkapsopplysninger i samsvar -.J lou og goå bokførings skikk i Norge. Andre forhold Denne beretningen e_rstatter tidligere avgitt beretning, datert 15.4.2015,som ble avgitt ved utløpet av forskriftens frist for å avlegge revisjonsberetning. Endelig årsregnskap og årsberetning var på dette tidspunkt ikke avgitt av rådmannen. A\ qj;b* {.*,..=- Mbnica Nilsen Rdgistrert revisor Oppdragsansvarlig revisor Kopi: Kontrollutvalget Formannskapet Rådmannen side 2 35 KOMMUNERTVISJONEI{ VE ST VEST.AGDER IKS Dato: Til Kontrollutvalget i Lyngdal kommune Var v/Agder Sekretariat Postboks 120 4491 Kvinesdal ref: 13.5.2015 250115-07 Nummerert brev 11 REGNSKAPSREVISJONEN 2OI4 I henhold til kommunelovens $ 78 og forskrift om revisjon 5 4,2.ledd skal revisor rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll i brev til kontrollutvalget. Det har underveis ved regnskapsavslutningen og årsoppgjørsrevisjonen vært god kontakt mellom revisj onen og økonomiavdelingen for nødvendige avklaringer. Det fremlagte regnskapet med noter og årsbgretning er etter vår opplatning meget oversiktlig og informatir,t, og gir god informasjon om økonomiforvaltningen og kommunens økonomiske stilling ved årsskiftet. Vi har noen forhold vi ønsker å kommentere nærmere i forbindelse med regnskapsavleggelsen: Revisj onsberetning 201 4 Av forskrift om revisjon av 15.6.2014, $ 5 Revisjonsberetningen, fremgår det at revisor skal avgi revisjonsberetning for 2014 senest 15.4.2015. Endelig årsregnskap og årsberetning var på dette tidspunkt ikke avlagt. Vår beretningen av 1.5.4.2015 har bliu tilbakekalt da vi avla vår beretning datert 11.5.2015. Dette er omtalt i revisjonsberetningen under avsnittet <Andre forhold>. med noter den 30. mars 2015 og første utkast til arsberetningen den 21. apÅl2015. Endelig, signert regnskap med noter og årsberetning mottok vi den 8. mai 2015. Vi understreker at frist for å levere regnskap og årsberetning i henhold til Forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner) var henholdsvis 15. februar og 31. mars 2015. Vi mottok signert regnskap Regnskapet2014 I Lyngdal kommunes regnskap for 2014 fremkommer det store beløpsmessige awik mellom budsjett og regnskap på flere av enhetene. Regnskapet viser både merforbruk og mindreforbruk i forhold til budsjett. Når det forventes mindreforbruk i enhetene har det ikke alltid blitt praktisert å vedta budsjettjusteringer. Det kan også forekomme at det ikke blir foretatt budsjettregulering når det regnskapsmessig har vært blitt foretatt endringer mellom enhetene. Enheten ((NAV> viser et merforbruk på kr 3,3 mill. <Bamehager felles> og <Barn og unge> er også enheter med merforbruk på hhv 3 mill ogkr 2,6 mili. Se regnskapsskjema 1B hvor awikene ibeløp fremkommer. Awikene er redegjort for i rådmannens årsberetning. Avdelingskontorer Hovedkontor Flekke{ord L-vngdal Postboks 353 N4andal IA Flekke{ord Telefon 38 32 80 35133147 25 47 20 4577 Lyngdal Store Elvegate 4514 Mandal Telelbn 38 33 41 90 I 92 Telefon 3827 30 47 I 48 E-post: [email protected] Telefaks 38 33 42 01 Telefalis 38 27 30 01 Kirkegaten 50 4.100 Or-eanisasj onsnutnmer': 97 4 7 83 I 69MVA 36 KOMMUI\EREVISJOI.{EN VEST, VEST-AGDER IKS Vi viser forøvrig til Forskrift om årsbudsjett (for kommuner og fylkeskommuner) hvor krav om å foreta budsjettjusteringer fremkommer, samt våre oppsummeringsbrev for de siste år hvor forholdet har vært omtalt. Vi vil på nytt anbefale administrasjonen å gjennomgå egen budsjettrutine slik at budsjettjusteringer blir foretatt, og kan brukes som styringsredskap både for enhetene og administrasjonen. Vårt inntrykk er at kommunens nye rutiner for regnskaps -og budsjettoppfølging, som ble rnnført i 2014, vil være med på å kunne styrke mulighetene for videre oppflølginger fremover. Havn- tidspunkt for utfakturering Vi viser til vårl brev av 26.5.2014, nummerert brev 7, til Lyngdal Havn KF. Vi tok i brevet opp bokføringslovens krav til utfaktureringstidspunkt. Det er samme krav til utfaktureringstidspunkt etter at havnevirksomheten ble del av kommunen og følgelig har felles regnskapsavleggelse. Vår gjennomgang av enhetens rutine for utfakturering viser at bokføringslovens krav til utfaktureringstidspunkt ikke følges konsekvent. Dette har blitt forklart med at det blant annet skyldes tekniske årsaker knlttet til regnskap og fakturasystem. Vi anbefaler at dette blir prioritert og ivaretatt. Ubrukte lånemidler Kommunen har tatl opp lån til investeringer iht. budsjettvedtak. Det har ikke vært behov for å bruke hele lånebeløpet da investeringene ikke er gjennomført eller fordi utgiftene er finansiert med andre inntekter. Under ser vi hvordan ubrukte lånemidler har økt de siste to årene. 31.12.14 ubrukte lånemidler 53.4 mill 31.12.2013 32-0 mill. 31.12.2012 1-4 mill Kommunen kan kun ta opp lån til tiltak som er ført opp i årsbudsjettet. Årsbudsjettet begrenses av kravet om realisme. De ubrukte lånemidler skulle dermed vært benyttet til å finansiere investeringer påfølgende år. Ubrukte lånemidler påvirker renteinntekter og renteutgifter i drift, og i tillegg belastes driftsregnskapet med avdrag på lån til investeringer som ikke er gjennomført enda. Våre beregninger viser at avdrag på andel ubrukte lånemidler utgjorde cakr I,4 mill i forhold til minimumsavdraget. Vi anbefaler at kommunen tar høyde for ubrukte lånemidler ved låneopptak for kommende år. Nummerert brev til kontrollutvalget er sendt med kopi til administrasjonen. Administrasjonen vil få anledning til å komme med eventuell kommentarer til brevet i møtet der regnskapet blir presentert. Vi antar også at eventuelle spørsmål fra kontrollutvalget til administrasjonen i forbindelse med årsregnskapet og årsberetning kan besvares i møtet. Vi takker for samarbeidet så langt, og ser frem til fortsettelsen. Med vennlig hilsen a"\ Lo ucldÅtr" r.,' Lene RuglanT Oppdragsansvarlig revisor \ i.*,..-. N,), [=r,* Mohica Nilsen Registrert revisor Kopi: Rådmann og Økonomisjef side 372 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Lyngdal kommune SAK 08/15 Sak 08/15 Møtedato: 26.05.15 Saksbehandler: Willy Gill SLUTTRAPPORT LYNGDAL UNGDOMSSKOLE – REGNSKAP OG EVALUERING AV MODELL Saksdokumenter vedlagt saken: 1. Sak 26/15 til kommunestyret 23.04.15 med vedlegg 2. Vedtak i sak 26/15 3. Instruks for Plan- og byggekomiteen 4. Diverse kommunestyrevedtak Saksopplysninger: I møte den 23.04.15 behandlet kommunestyret sluttoppgjøret for Lyngdal ungdomsskole, se vedlegg 1. Kommunestyret fattet følgende vedtak: Kommunestyret vedtar å utsette saken og sende regnskapet over til Kontrollutvalget. Samtidig utføres en grundig evaluering av Lyngdalsmodellen før behandling i kommunestyret. Første del av oppdraget fra kommunestyret er relativt uproblematisk dersom man tenker seg en ordinær byggeregnskapsrevisjon. Som følge av kontraheringsmodellen som er valgt kan det tenkes at det er noen tilleggsmomenter som må kontrolleres. Jeg ser for meg at kontrollutvalget i samråd med revisor blir enig om en formålstjenlig måte å kontrollere selve regnskapet på. Andre del av kommunestyrets vedtak innebærer at kontrollutvalget skal foreta en grundig evaluering av Lyngdalsmodellen før behandling i kommunestyret. Dette er en mer omfattende oppgave som krever nærmere avgrensinger og vurdering av metodevalg; altså hva skal kontrollutvalget undersøke/vurdere og hvordan skal man gjøre dette. Jeg ser for meg at kontrollutvalget diskuterer dette i møtet. Et viktig moment ved evalueringen vil være å vurdere om målsettingen(e) med prosjektet er nådd. Kontrollutvalget skal for øvrig ikke vurdere/overprøve hensiktsmessigheten i kommunestyrets vedtak. I første omgang er administrasjonen invitert til å presentere sluttrapporten med regnskap. Samtidig tenker jeg at administrasjonen også orienterer om prosessen som førte til valg av Lyngdalsmodellen, herunder vurderinger omkring fordeler og ulemper med denne modellen fremfor andre mulige modeller. Vedlagt følger en del relevante kommunestyrevedtak i saken. 38 Vurderinger: Basert på foreliggende dokumenter og orientering fra administrasjonen i møtet må kontrollutvalget ta stilling til hvordan man vil følge opp kommunestyrets oppdrag om å evaluere Lyngdalmodellen. Dette kan eventuelt også innbefatte et oppdrag til revisjonen om å vurdere utvalgte sider av saken. Ved behov må utvalget be kommunestyret om å definere oppdraget nærmere. Når det gjelder revisors gjennomgang av prosjektregnskapet, kan kontrollutvalget be om gjennomgang av tilleggsmomenter utover en normal byggeregnskapskontroll dersom det er ønskelig. Et viktig moment ved evalueringen er ressursbruk kontra tidsaspektet. For øvrig har ikke kontrollutvalget særskilte ressurser disponible til slike oppdrag. Det kan derfor bli aktuelt å be om tilleggsbevilgning. Jeg ser for meg at kontrollutvalget i møtet kommer frem til en omforent måte å følge opp kommunestyrets oppdrag på og at det formuleres nye punkter i vedtaket som gjenspeiler dette. Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget ber Kommunerevisjonen Vest om å gjennomgå prosjektregnskapet for Lyngdal ungdomsskole. 39 Arkiv: 614/A20 Saksmappe: 2009/1222 - 5930/2015 Saksbehandler: Karl Emil Erlandsen Dato: 01.04.2015 Lyngdal ungdomsskole - Sluttoppgjør Utvalg Møtedato Saksnummer Lyngdal kommunestyre Endelig vedtak fattes av kommunestyre Rådmannens forslag til vedtak: Kommunestyret godkjenner sluttoppgjør for Lyngdal ungdomsskole. Kommunestyret vedtar å utvide prosjektets kostnadsramme med kr 1 766 953,-. Beløpet dekkes ved å redusere avsatt beløp for framtidige spillemidler på bundet investeringsfond med tilsvarende beløp. SAKSORIENTERING Økonomi Likestilling Vurdert i saksfremstillingen x Ikke relevant x VURDERING Lyngdal kommune har gjennomført bygging av ny ungdomsskole. Prosjektet er gjennomført gjennom en ny innovativ anskaffelses modell kalt «Lyngdalsmodellen». Lyngdalsmodellen er en brukerfokusert, samspillsorientert OPS-modell for byggeprosjekter med konkurransepreget dialog som anskaffelsesprosedyre. Kommunen har i prosjektet engasjert Rambøll v/Øystein Salthaug som kommunens kontrollør. Han har hatt løpende innsikt i prosjektregnskapet gjennom hele prosessen. Han har også gått gjennom sluttoppstillingen og har gjennomgått et utvalg bilag. 40 Side 2 Han har laget et notat (Vurdering sluttoppstilling prosjektregnskap fra Kruse Smith)som følger vedlagt. Vedlagt saken følger også et tilleggs notat (Vurdering sluttoppstilling prosjektregnskap fra Kruse Smith, supplement.) Konklusjonen i notatet er: I vår gjennomgang av sluttoppgjøret har vi ikke funnet feil. På våre spørsmål om detaljer i sluttoppgjøret har vi fått god dokumentasjon på våre spørsmål. Vi anbefaler derfor at Lyngdal kommune godkjenner sluttoppgjøret fra Kruse-Smith AS. Plan og byggekomiteen har behandlet saken og tatt sluttoppgjøret til etterretning. Økonomi Vedlagt saken følger sluttoversikt. Kommunestyre bevilget en kostnadsramme på kr 163 millioner eks. prisstigning. Kostnadsrammen har i prosjektet vært delt på byggherrens direktekostnader (13,3 mill.) og resten som en kostnad som var gjenstand for bonusberegning (149,7 mill.). Mindreforbruk av denne sum skulle deles med 50% på utbygger og 50% på kommunen. Prosjektet ble gjennomført med et mindreforbruk på kr 18,9 mill. som er delt med 50% på hver. Total prisstigning i prosjektet er kr 10,4 mill. Kommunen har i tillegg fått tilsagn på kr 7 533 000,- i spillemidler. Dette er ikke medregnet i sluttoppgjøret. Sum Kostnad kr Prisstigning Budsjett Sluttsum 163 000 000,- 144 887 059,10 444 542,_____________________________ kr 155 331 601,- Kostnad Bonus til utbyggeralliansen 9 435 352,______________________________ kr 164 766 953,- Total kostnad for Lyngdal kommune Kommunestyret har tidligere vedtatt å avsette kr 6 533 000,- av ubrukte framtidige spillemidler på bundet investeringsfond. Det anbefales at kommunestyret bevilger differansen på kr 1 766 953,mellom bevilget kostnadssum og total kostnad for kommunen. Kostnaden dekkes ved å redusere tidligere avsetning med tilsvarende beløp. KONKLUSJON 41 Side 3 Lyngdal kommune har fått en skole som brukerne av skolen sier de er godt fornøyd med. Skolen ble levert til avtalt tid og med en kostnad godt under bevilget målsum. Kommunen bør på bakgrunn av dette være svært godt fornøyd med byggeprosjektet ny ungdomsskole. Det anbefales at sluttoppgjøret for Lyngdal ungdomsskole godkjennes. Vedlegg 1 Lyngdal Ungdomsskole - Sluttoppstilling prosjektregnskap 2 Tilleggsnotat - Lyngdal ungdomsskole 3 Sluttoversikt - Lyngdal ungdomsskole Norman Udland Rådmann 42 NOTA T Oppdrag Kunde Notat nr. Til Fra Kopi Lyngdal kommune – Lyngdal 1 Karl - Emil Erlandsen Øystein Salthaug, Rambøll VURDE RIN G SLUTTOPPSTILLIN SMITH. 1. Kort beskrivelse Ungdomsskole G PRO SJE KTRE GN SKAP FRA KRUSE - av prosjektprosessen Tilbudsprosessen ble gjennomført høsten 2010 etter Offentlige anskaffelse : «Konkurranse med forhandlinger». Entreprisemodell var samspillsentreprise, eller partneringmodell der Lyngdal kommune, og sp esielt brukerne, samt entreprenørgruppering og prosjekterende skal gjennomføre prosjektet i fellesskap innenfor definerte regler. Prosessleder for gjennomføring av prosjektet har vært Universitet i Agder v/Øystein Meland. Kontrakt mellom konkurransen s vinn er, prosjektalliansen (Kruse Smith, ERV og Asplan Viak) , og Lyngdal kommune ble inngått i begynnelsen av 2011. Forprosjekt ble levert i september 2011 og arbeidene på byggeplass ble igangsatt i desember 2011. Bygget ble overlevert i juni 2013 og stod ferdi g møblert og innflyttet til skolestart 2013. 2. Dato 201 4- 10 - 14 Rambøll Henrik Wergelandsgt. 29 Postboks 116 NO- 4662 KRISTIANSAND T +47 99 42 81 00 F +47 38 12 81 01 www.ramboll.no Vår ref. ØSA Sluttoppstilling Som kommunenes kontrollør har jeg fått løpende innsikt i prosjektregnskapet i prosjektprosessen. Dette er blitt gjennomført stort sett 1 gang i mnd. og disse gjennomgangene har vært preget av samarbeid og åpenhet. Sluttoppstilling ble levert i 2014. Jeg har gått gjennom sluttoppstillingen og har i tillegg fått et utvalg av bilag fra Kruse - Smith som jeg også har gjennomgått. Denne gjennomgangen basert på stikkprøver som er gjort etter avtale med Lyngdal kommune v /K. E. Erlandsen. Sluttoversi kten viser at målsummen etter utvidelse nov.2011 og tillagt prisstigning er 149 700 000. Sluttprognosen inkl. påslag er 1/ 3 Arkiv ref.: C: \ Users \ OSAKRS\ Desktop \ Lyngdal Ungdomsskole \ Lyngdal Ungdomsskole - Sluttoppstilling Rambøll Norge AS NO 915 251 293 MVA prosjektregnskap.docx 43 44 3.2.3 Kruse - Smith Dette gjelder rigg og drift, betongarbeider, tømrerarbeider, bygningsmessige hjelpearbeider Vi har mottatt dokumentasjon fra Kruse - Smith på timelønn og har fått dokumentert at denne er lavere enn grunnlaget for målsummen for selvkost. Dette har gitt en besparelse i prosjektet. På disse arbeidene har Kruse - Smith AS et påslag på 12 ,14 - 12,4% som er ihht. kontrakt mellom kommunen og Kruse - Smith. 4. Konklusjon I vår gjennomgang av sluttoppgjøret har vi ikke funnet feil. På våre spørsmål om detaljer I sluttoppgjøret har vi fått god dokumentasjon på våre spørsmål. Vi anbefaler derfor at Lyngdal kommune godkjenner sluttoppgjøret fra Kruse –Smith AS. Kristiansand 14.10 .201 4 Øystein Salthaug 3/ 3 Arkiv ref.: C: \ Users \ OSAKRS\ Desktop \ Lyngdal Ungdomsskole \ Lyngdal Ungdomsskole - Sluttoppstilling Rambøll Norge AS prosjektregnskap.docx NO 915 251 293 MVA 45 BYGG OG DESIGN NOTAT Oppdrag Lyngdat Kunde Notat nr. kommune - Lyngdal Ungdomsskole 1 Til Karl-Emil Fra Øystein Salthaug, Erlandsen Rambøll Kopi VURDERING SLUTTOPPSTILLING SMITH, SUPPLEMENT. 1. PROSJEKTREGNSKAP FRA KRUSE- Bakgrunn 2015-02-02 Rambøll Viser til møte i plan og byggekomiteen i Lyngdal 20.01.15 sluttrapport der vi ble bedt om med tilleggsinformasjon. Sluttoversikt supplere kommune dat. 14.10.14 Denne tilleggsinformasjonen for prosjektregnskap Henrik var følgende: i to priskolonner, målsum sluttoversikt. Oversikt Dokumentasjon fratrukket og Wergelandsgt. 116 NO-4662 KRISTIANSAND T +47 99 42 81 00 F +47 38 12 81 01 av målsummen. fra Kruse Smith på at det er brukt for påsiag ihht. kontrakt nettopriser og at års-rabatter er Vår ref. ØSA i nettoprisene. Dokumentasjon fra ERV på at det er brukt grunnlag for påslag ihht. fratrukket i nettoprisene. Oversikt/status Kruse Smith kontrakt på reklamasjoner Eiendom nettopriser og at års-rabatter fra Lyngdal som er kommune til AS. Supplement Vedlagt oversendes dokumentasjon på ønsket tillegg listet opp i pkt. 1. Kristiansand Øystein 02.02.2015 Salthaug 1/1 Arkiv ref.: C: Wsers\OSAKRS\Desktop\Lyngdal prosjektregnskap, Ungdomsskole \Lyngdal Ungdomsskole -Sluttoppstilling Ramboll Norge AS NO 915 251 293 NIVA de12.docx 46 29 Postboks www.ramboll.no over prisstigning som grunniag 2. Dato 27.01.2015 Lyngdal ungdomsskole - Sluttoversikt " KOSTNADER 01 Rigg og drift kr 14 742 520 kr 16 218 163 0 Rigg og drift kr 14 824 000 kr 16 218 163 02 03 Riving og demontering Grunnarbeider kr kr 2 200 000 1 949 920 kr kr 2 271 077 3 272 791 04 05 07 09 12 13 14 18 21 26 Betongarbeider Murer/flisearbeid Stålarbeider Tornrer/snekkearbeid/dorer Blikkenslagerarbeider Taktekking Glassarbeider Malerarbeider Systemvegger/himlinger, solavskjerming Fast inventar Bygningsmessige arbeider kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr 53 Lås og beslag 13 6 2 10 551 289 591 235 014 464 646 205 1 4 2 4 2 1 598 583 157 358 524 962 373 950 373 440 720 134 747 429 kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr 14 4 4 12 038 291 307 828 798 964 769 019 1 3 2 4 4 2 1 094 852 149 318 878 833 418 379 320 337 566 518 407 952 kr 1 428 000 kr kr 62 784 000 kr Ventilasjon Rørleggerarbeid kr kr 6 299 600 11 751 849 kr kr 3 VVS kr 20 056 000 kr 40 Elektro kr 10 199 355 kr 12 859 235 41 4 og 5 Elektro Heis kr kr 11 009 000 445 000 kr kr 12 859 235 470 072 kr 545 000 kr 470 072 2 Bygningsmessige 30 31 6 Andre 0-6 81 89 arbeider og Tele installasjoner Sum huskostnad Total prosjektering Kopiering Kommunale utgifter, kr Risiko/uforutsette 11 Sluttsum etter Byggherrens 218 000 gebyrer Løst inventar 8 Generalkostnader 70 109 kostnader påslag direktekostnader kr kr 11 200 000 24 198 000 kr 5 584 000 kr 149 700 000 kr Byggherrens direktekostnader Sum kostnader 13 300 kr kr 000 13 300 000 163 000 000 kr 758 018 62 313 915 7 634 575 10 266 799 17 901 374 109 762 759 kr kr kr 19 871 886 109 666 316 000 kr kr 10 152 000 30 449 552 kr kr15 140 212 311 119 kr15 kr155 288 119 288 331 599 • Opprinnelig målsum Løst inventar Ny målsum ex prisjustering (nov 2011) Beregnet prisjustering på målsum Sluttsum inkl, prisstigning Besparelse MÅLS UM kr kr kr kr kr kr 138 11 149 9 159 -18 Total målsum Prisjustering Totalbuds'ett osluttostillininklris'usterin kr kr kr 163 000 000 10 444 542 174 244 542 kr 18 923 040 kr kr 9 461 520 9 461 520 Besparelse Fordeles 50/50 mellom Alliansen oL Alliansen: Lyngdal kommune: SLU TTOPPSTILLING 500 200 700 435 135 923 000 000 000 352 352 040 n dal kommune 47 kr140 212 312 kr155 331 601 27.01.2015 Lyngdal ungdomsskole - Prisreguleringsskjema 55B's indeks: nov 10, 150,8 ,» • • Alliansenivå Prosjektnivå apr.11 153,9 2,06 % kr 3 142 053 mai.11 154,5 0,39 % kr 597 889 kr3 421 082 kr 651 013 jun.11 154,9 0,26 % kr 393 966 kr 429 336 aug.11 155,1 0,13 % kr 195 722 kr 213 384 sep.11 155,2 0,06 % kr 96 554 kr 105 380 384 622 kr 419 991 960 284 kr1 049 047 okt.11 155,6 0,26 % kr nov.11 156,6 0,64 % kr des.11 156,6 0,00 % kr jan.12 157,1 0,32 % kr 450 151 kr 494 230 feb.12 157,6 0,32 % kr 434 233 kr 478 153 mar.12 158,2 0,38 % kr 510 744 kr 563 290 apr.12 158,3 0,06 % kr 81 820 kr 90 486 mai.12 158,7 0,25 % kr 305 662 kr 340 268 jun.12 158,7 0,00 % kr jul.12 158,8 0,06 % kr 66 879 aug.12 159,5 0,44 % kr - kr kr - kr 75 451 434 656 kr 494 668 126 250 sep.12 159,7 0,13 % kr 109 252 kr okt.12 159,9 0,13 % kr 103 303 kr 120 207 nov.12 161 0,69 % kr 500 160 kr 593 140 des.12 161 0,00 % kr jan.13 161,8 0,50 % kr 254 709 kr 321 455 kr - feb.13 162,3 0,31 % kr 133 401 kr 174 808 mar.13 162,4 0,06 % kr 22 455 kr 30 593 apr.13 162,7 0,18 % kr 56 827 kr 73 881 mai.13 jun.13 163,4 163,4 0,43 % kr 0,00 % kr 100 654 kr kr 123 335 - aug.13 164,6 0,73 % kr 110 627 kr 66 247 sep.13 164,5 -0,06 % kr -11 271 kr -11 154 okt.13 164,7 0,00 % kr kr 48 kr 9 435 352 kr10 444 541 Arkiv: 614/A20 Saksmappe: 2009/1222 - 5930/2015 Saksbehandler: Karl Emil Erlandsen Dato: 01.04.2015 Lyngdal ungdomsskole - Sluttoppgjør Utvalg Møtedato Saksnummer Lyngdal kommunestyre 23.04.2015 26/15 Endelig vedtak fattes av kommunestyre Rådmannens forslag til vedtak: Kommunestyret godkjenner sluttoppgjør for Lyngdal ungdomsskole. Kommunestyret vedtar å utvide prosjektets kostnadsramme med kr 1 766 953,-. Beløpet dekkes ved å redusere avsatt beløp for framtidige spillemidler på bundet investeringsfond med tilsvarende beløp. Lyngdal kommunestyres behandling 23.04.2015: Tor Arne Hestad, SP fremmet følgende forslag: Kommunestyret vedtar å utsette saken og sende regnskapet over til Kontrollutvalget. Samtidig utføres en grundig evaluering av Lyngdalsmodellen før behandling i Kommunestyret. Utsettelsesforslag fra Tor Arne Hestad, SP ble vedtatt med 26 mot 3 stemmer (3 FrP). 49 Side 2 Lyngdal kommunestyres vedtak 23.04.2015: Kommunestyret vedtar å utsette saken og sende regnskapet over til Kontrollutvalget. Samtidig utføres en grundig evaluering av Lyngdalsmodellen før behandling i Kommunestyret. SAKSORIENTERING Økonomi Likestilling Vurdert i saksfremstillingen x Ikke relevant x VURDERING Lyngdal kommune har gjennomført bygging av ny ungdomsskole. Prosjektet er gjennomført gjennom en ny innovativ anskaffelses modell kalt «Lyngdalsmodellen». Lyngdalsmodellen er en brukerfokusert, samspillsorientert OPS-modell for byggeprosjekter med konkurransepreget dialog som anskaffelsesprosedyre. Kommunen har i prosjektet engasjert Rambøll v/Øystein Salthaug som kommunens kontrollør. Han har hatt løpende innsikt i prosjektregnskapet gjennom hele prosessen. Han har også gått gjennom sluttoppstillingen og har gjennomgått et utvalg bilag. Han har laget et notat (Vurdering sluttoppstilling prosjektregnskap fra Kruse Smith)som følger vedlagt. Vedlagt saken følger også et tilleggs notat (Vurdering sluttoppstilling prosjektregnskap fra Kruse Smith, supplement.) Konklusjonen i notatet er: I vår gjennomgang av sluttoppgjøret har vi ikke funnet feil. På våre spørsmål om detaljer i sluttoppgjøret har vi fått god dokumentasjon på våre spørsmål. Vi anbefaler derfor at Lyngdal kommune godkjenner sluttoppgjøret fra Kruse-Smith AS. Plan og byggekomiteen har behandlet saken og tatt sluttoppgjøret til etterretning. Økonomi Vedlagt saken følger sluttoversikt. Kommunestyre bevilget en kostnadsramme på kr 163 millioner eks. prisstigning. Kostnadsrammen har i prosjektet vært delt på byggherrens direktekostnader (13,3 mill.) og resten som en kostnad som var gjenstand for bonusberegning (149,7 mill.). Mindreforbruk av denne sum skulle deles med 50% på utbygger og 50% på kommunen. Prosjektet ble gjennomført med et mindreforbruk på kr 18,9 mill. som er delt med 50% på hver. 50 Side 3 Total prisstigning i prosjektet er kr 10,4 mill. Kommunen har i tillegg fått tilsagn på kr 7 533 000,- i spillemidler. Dette er ikke medregnet i sluttoppgjøret. Sum Kostnad kr Budsjett Sluttsum 163 000 000,- 144 887 059,- Prisstigning 10 444 542,_____________________________ kr 155 331 601,- Kostnad Bonus til utbyggeralliansen 9 435 352,______________________________ kr 164 766 953,- Total kostnad for Lyngdal kommune Kommunestyret har tidligere vedtatt å avsette kr 6 533 000,- av ubrukte framtidige spillemidler på bundet investeringsfond. Det anbefales at kommunestyret bevilger differansen på kr 1 766 953,mellom bevilget kostnadssum og total kostnad for kommunen. Kostnaden dekkes ved å redusere tidligere avsetning med tilsvarende beløp. KONKLUSJON Lyngdal kommune har fått en skole som brukerne av skolen sier de er godt fornøyd med. Skolen ble levert til avtalt tid og med en kostnad godt under bevilget målsum. Kommunen bør på bakgrunn av dette være svært godt fornøyd med byggeprosjektet ny ungdomsskole. Det anbefales at sluttoppgjøret for Lyngdal ungdomsskole godkjennes. Vedlegg 1 Lyngdal Ungdomsskole - Sluttoppstilling prosjektregnskap 2 Tilleggsnotat - Lyngdal ungdomsskole 3 Sluttoversikt - Lyngdal ungdomsskole Norman Udland Rådmann 51 52 53 54 Lyngdal kommune Rådmannen Evy-Anni Evensen Melding om vedtak Deres ref: Vår ref: 2005/842 10343/2009 Saksbeh: Direkte telefon: Arkivkode: Kjell Andresen A20/L80 Dato: 29.09.2009 Finansiering av pilotprosjekt: "Ny kontraheringsmodell for offentlige bygg" Vedlagt følger særutskrift fra utvalgets behandling av ovennevnte sak for eventuell videre underretning og oppfølging. Med hilsen Kjell Andresen Rådgiver Kopi til: Einar Handeland Jan Martin Kaarigstad Postadresse: Postboks 353 4577 Lyngdal Besøksadresse: Lyngdal Rådhus - 2. etg. Hjemmeside: www.lyngdal.kommune.no Telefon: 38 33 40 00 Telefaks: 38 33 41 01 Mailadr:[email protected] 55 Bankgiro: 3085 07 00202 Org.nr: 00946485764 Arkiv: Saksmappe: Saksbehandler: Dato: Lyngdal kommune A20/L80 2005/842 - 9716/2009 Evy-Anni Evensen 14.09.2009 Finansiering av pilotprosjekt: "Ny kontraheringsmodell for offentlige bygg" Utvalg Lyngdal kommunestyre Møtedato 17.09.2009 Saksnummer 71/09 Journalposter 0 S Berge ungdommskole - valg av alternativ for ombygging/nybygg/renovering 0 N Arbeidsgruppe Berge u - forslag til dagorden til møte 27.01.09. 0 X Utbedringstiltak Berge ungdomsskole. 0 S Finansiering av pilotprosjekt: "Ny kontraheringsmodell for offentlige bygg" 1 I Berge ungdomsskole - renovering Kollegiet ved Berge ungdomsskole v/Jon Andreas Vinsrygg 2 S Berge ungdomsskole - renovering 3 U Berge ungdomsskole - renovering 4 I Møtereferat 1 - renovering Berge Omar Schevik Arkitektkontor AS ungdomsskole 5 I Kostnadsoverslag med forutsetninger Asplan Viak as beskrevet i tilstandsanalyse 6 I Møtereferat fra møte 13.03.07 Asplan Viak as 7 U Berge ungdomsskole - renovering Asplan Viak, Lyngdal forespørsel 8 I Berge ungdomsskole - Referat fra møte Asplan Viak as 29/06/07 9 X Berge ungdomsskole - renovering Notat til HHUS 17.04.07 11 S Berge ungdomsskole - renovering - valg av alternativ. 12 I Skisseprosjekt Berge Ungdomsskole Asplan Viak as 13 U Berge ungdommskole - valg av Evy-Anni Evensen alternativ for ombygging/nybygg/renovering 14 U Berge ungdomsskole - valg av alternativ Styringsruppen for ombygging/nybygg/renovering 15 X Møte i styringsgruppen 22.01.09 oppsummering. 16 I OPS og mulige finansieringsformer Sparebank 1 SR-Markets 17 I OPS-prosjekt skole Lyngdal kommune Skanska Norge as 18 U Ny kontraheringsmodell for offentlige E-post mottakere bygg Postadresse: Postboks 353 4577 Lyngdal Besøksadresse: Lyngdal Rådhus - 2. etg. Hjemmeside: www.lyngdal.kommune.no Telefon: 38 33 40 00 Telefaks: 38 33 41 01 Mailadr:[email protected] 56 Bankgiro: 3085 07 00202 Org.nr: 00946485764 19 20 21 S U S 22 U Utbedringstiltak - Berge ungdomsskole Utbedringstiltak - Berge ungdomsskole Berge ungdomsskole - renovering innkjøp av elevpulter. Berge ungdomsskole - renovering innkjøp av elevpulter. Einar Handeland Jan Martin Kaarigstad Endelig vedtak i saken fattes av kommunestyret SAKSORIENTERING Arbeidsutvalget for Renovering av Berge U har i sine møter tidlig frem tom 27.03.09 fått presentert tre forslag til arbeidsform for renovering av Berge ungdomsskole. I sitt siste møte konkluderte utvalget med at de ville gå videre med forslaget som ble presentert fra Universitetet i Agder der det søkes om finansiering av et pilotprosjekt på ”Ny kontraheringsmodell for offentlige bygg”. Søknaden ble utformet i løpet av mai måned og oversendt DIFI (Direktoratet for forvaltning og IKT) 28.05.09. Lyngdal kommune har, så langt ikke fått tildeling fra DIFI, men det blir nå tatt nytt initiativ i håp om økonomisk tilskudd til prosjektet. Ut over dette har Lyngdal kommune (v. ordfører og rådmann) og UIA hatt møte med NHO som viser positiv interesse for saken. Saken skal, også presenteres for KS sentralt. Dette har ligget i bero på at ny administrerende direktør i KS skulle være på plass før møtet ble arrangert og det er nå bedt om slikt møte. VURDERING Fra politisk ledergruppe i Lyngdal har det kommet frem ønske om at det fremmes sak til kommunestyret der det kan vurderes finansiering av pilotprosjektet selv om søkeprosessen pågår. I vedlagte dokument fremkommer kostnader knyttet til prosjektet på totalt kr. 1,1 mill. Ut over dette bes det om at det tas høyde for finansiering av en skolestrukturanalyse. Forslag til vedtak: Kommunestyret bevilger inntil kr. 1.500.000 til pilotprosjekt ”Ny kontraheringsmodell for offentlige bygg” som modell for planlegging av renovering/nybygg av ungdomsskole i Lyngdal. Beløpet belastes disposisjonsfond. Lyngdal kommunestyres behandling 17.09.2009: Forslag fra Torleiv Birkeland: Sektorplanleggingen utgår av prosjektet. Forslaget fikk 1 stemme, 28 stemte imot. Rådmannens forslag ble deretter enstemmig vedtatt. Lyngdal kommunestyres vedtak 17.09.2009: Kommunestyret bevilger inntil kr. 1.500.000 til pilotprosjekt ”Ny kontraheringsmodell for offentlige bygg” som modell for planlegging av renovering/nybygg av ungdomsskole i Lyngdal. Beløpet belastes disposisjonsfond. Postadresse: Postboks 353 4577 Lyngdal Besøksadresse: Lyngdal Rådhus - 2. etg. Hjemmeside: www.lyngdal.kommune.no Telefon: 38 33 40 00 Telefaks: 38 33 41 01 Mailadr:[email protected] 57 Bankgiro: 3085 07 00202 Org.nr: 00946485764 Evy-Anni Evensen Rådmann Postadresse: Postboks 353 4577 Lyngdal Besøksadresse: Lyngdal Rådhus - 2. etg. Hjemmeside: www.lyngdal.kommune.no Telefon: 38 33 40 00 Telefaks: 38 33 41 01 Mailadr:[email protected] 58 Bankgiro: 3085 07 00202 Org.nr: 00946485764 Lyngdal kommune Rådmannen Evy-Anni Evensen Deres ref: Vår ref: 2009/1222 11684/2010 Melding om vedtak Saksbeh: Kjell Andresen Direkte telefon: Arkivkode: 614/A20 Dato: 21.10.2010 Ny ungdomsskole - BSP 1 - Avklaringer Vedlagt følger særutskrift fra utvalgets behandling av ovennevnte sak for videre oppfølging og underretning til aktuelle instanser. Med hilsen Kjell Andresen Rådgiver Kopi til: Einar Handeland Karl Emil Erlandsen Jan Martin Kaarigstad Aamund Heiseldal Richard Aardal Arne Kristensen Oddrun Rekvik Postadresse: Postboks 353 4577 Lyngdal Besøksadresse: Lyngdal Rådhus - 2. etg. Hjemmeside: www.lyngdal.kommune.no Telefon: 38 33 40 00 Telefaks: 38 33 41 01 Mailadr:[email protected] 59 Bankgiro: 3085 07 00202 Org.nr: 00946485764 Arkiv: Saksmappe: Saksbehandler: Dato: Lyngdal kommune A20/L80 2005/842 - 10963/2010 Karl Emil Erlandsen 04.10.2010 Ny ungdomsskole - BSP 1 - Avklaringer Utvalg Lyngdal formannskap Lyngdal kommunestyre Møtedato 14.10.2010 14.10.2010 Saksnummer 85/10 81/10 Journalposter 0 S Berge ungdommskole - valg av alternativ for ombygging/nybygg/renovering 0 N Arbeidsgruppe Berge u - forslag til dagorden til møte 27.01.09. 0 X Utbedringstiltak Berge ungdomsskole. 0 U Intensjonsbrev - Evalueringstjenester for PTL AS kontraheringsprosess "konkuransepreget dialog" ifm "Prosjekt Berge Ungdomskole" 0 S Ny ungdomsskole - BSP 1 - Avklaringer 1 I Berge ungdomsskole - renovering Kollegiet ved Berge ungdomsskole v/Jon Andreas Vinsrygg 2 S Berge ungdomsskole - renovering 3 U Berge ungdomsskole - renovering 4 I Møtereferat 1 - renovering Berge Omar Schevik Arkitektkontor AS ungdomsskole 5 I Kostnadsoverslag med forutsetninger Asplan Viak as beskrevet i tilstandsanalyse 6 I Møtereferat fra møte 13.03.07 Asplan Viak as 7 U Berge ungdomsskole - renovering Asplan Viak, Lyngdal forespørsel 8 I Berge ungdomsskole - Referat fra møte Asplan Viak as 29/06/07 9 X Berge ungdomsskole - renovering Notat til HHUS 17.04.07 11 S Berge ungdomsskole - renovering - valg av alternativ. 12 I Skisseprosjekt Berge Ungdomsskole Asplan Viak as 13 U Berge ungdommskole - valg av Evy-Anni Evensen alternativ for ombygging/nybygg/renovering 14 U Berge ungdomsskole - valg av alternativ Styringsruppen for ombygging/nybygg/renovering 15 X Møte i styringsgruppen 22.01.09 oppsummering. 16 I OPS og mulige finansieringsformer Sparebank 1 SR-Markets Postadresse: Postboks 353 4577 Lyngdal Besøksadresse: Lyngdal Rådhus - 2. etg. Hjemmeside: www.lyngdal.kommune.no Telefon: 38 33 40 00 Telefaks: 38 33 41 01 Mailadr:[email protected] 60 Bankgiro: 3085 07 00202 Org.nr: 00946485764 17 18 I U 19 20 21 S U S 22 U 23 S 24 I 25 I 26 I 27 U 28 I 29 30 31 32 N I X X OPS-prosjekt skole Lyngdal kommune Ny kontraheringsmodell for offentlige bygg Utbedringstiltak - Berge ungdomsskole Utbedringstiltak - Berge ungdomsskole Berge ungdomsskole - renovering innkjøp av elevpulter. Berge ungdomsskole - renovering innkjøp av elevpulter. Finansiering av pilotprosjekt: "Ny kontraheringsmodell for offentlige bygg" Berge ungdomsskoleskolestrukturskiksse Berge ungdomsskole - finansiering av pilotprosjekt Berge ungdomsskole - søknadsutkast finansstøtte Finansiering av pilotprosjekt: "Ny kontraheringsmodell for offentlige bygg" Utbedring av Berge ungdomsskole universell utforming Referat arbeidsgruppe Berge u Sektorplan for skole i Lyngdal kommune Status 20. mai 2010 "Nye Berge Ungdomsskole" - Status 17. juni 2010 Skanska Norge as E-post mottakere Einar Handeland Jan Martin Kaarigstad ***** Universitetet i Agder Universitetet i Agder Evy-Anni Evensen Rådet for funksjonshemmede Evy-Anni Evensen Universitet i Agder Endelig vedtak i saken fattes av kommunestyret SAKSORIENTERING Kommunestyret vedtok 17.9.2009 pilotprosjekt ”Ny kontraheringsmodell for offentlige bygg”. Prosjektet er et samarbeidsprosjekt med Universitetet i Agder. Målsettingen med prosessen er at Lyngdal kommune får en skole med: Høy kvalitet for brukere og byggherre Understøtter effektiv tjenesteyting og fleksibilitet mht ulike pedagogiske modeller Lavere livsløpskostnader mht investering, drift og vedlikehold Bedre opsjonsmuligheter for ulik anvendelse av bygget Det er opprettet en evalueringsgruppe bestående av personer fra firmaet FAVEO, UiA og kommunen. Rapport fra evalueringsgruppen følger vedlagt saken. Kommunestyret blir i denne omgang bedt om å gjøre vedtak på tomt. I tillegg må det gjøres noen avklaringer som er viktige for den videre prosessen. VURDERING Det vises til rapport og anbefalinger fra evalueringsgruppen, men det kan være aktuelt med noen tilføyelser og noen utfyllende kommentarer. Utbyggingsbehov for andre skoler. Postadresse: Postboks 353 4577 Lyngdal Besøksadresse: Lyngdal Rådhus - 2. etg. Hjemmeside: www.lyngdal.kommune.no Telefon: 38 33 40 00 Telefaks: 38 33 41 01 Mailadr:[email protected] 61 Bankgiro: 3085 07 00202 Org.nr: 00946485764 I ulike saker i perioden 2001-2004 har det vært framme begrunnet behov for utbygging av Å ungdomsskole. Siste vedtak i Kommunestyret: Lyngdal kommunestyres vedtak 27.05.04: 1.Kommunestyret vedtar slik prioritering av gjenstående skoleutbygginger: a) Berge ungdomsskole b) Å ungdomsskole c) Årnes skole 2. Administrasjonen gis fullmakt til å innhente tilbud/engasjere arkitekt for å komme med forslag til løsninger på Berge og Å ungdomsskoler. Dette gjøres når bassengets framtid er avgjort. Utgiftene dekkes av ”skolepakken”. Kommunestyret vil komme tilbake til finansiering av utbygging i økonomiplan fra 2006. 3. Administrasjonen gis i oppdrag å innhente tilbud på leiekontrakt for lokaler til Voksenopplæringa med sikte på leie fra 01.01.06. Som bakgrunn for vedtaket ligger ganske omfattende komitéarbeid for å skaffe grunnlag. For Å ungdomsskole er framkommet behov slik: 1. Bibliotek 2. Kantine 3. Lager 4. Formingsrom/musikkrom 5. Datarom – kommet fram etter komitéarbeidet Det er blitt skissert ulike løsninger for utbygging, bl.a. utbygging av ”Atriet” inkludert loft tilsvarende adm.bygget. Usikkert hvor mye areal det er behov for. På Årnes er formings – og heimkunnskapsrom samlokalisert. Skolen mangler musikkrom. Disse tiltakene lå til grunn for prioritering i vedtaket ovenfor. Å barneskole har fremmet behov for utvidelse av areal til flere grupperom samt min. ett klasserom. Ett av klasserommene er knapt 40 m2 og lar seg ikke bruke ved elevtall henimot 20 elever. Utbyggingsbehov trekkes fram i saken for å vise at det er et oppsamlet behov ved andre skoler. I den sammenheng må det påpekes at ved å bygge ”Lyngdal ungdomsskole” i stedet for Berge ungdomsskole, er det mulighet for mindre investeringer i framtiden. I en slik situasjon vil det være mulig å tenke at for eksempel 1.trinn ved Å barneskole flyttes til Å u’s bygninger. Resterende bygningsmasse ved Å u kan huse Bergeheim barnehage. Arealet er stort – 1439 m2 oppvarmet, uteområdet er godt arrondert og vil kunne tilrettelegges på en god måte. Det er kort avstand til gode arealer for bruk utenom nærområdet. Det er ingen kommunale barnehager nord for E 39. Ved å legge en del av påtenkt investering til Bergeheim barnehage i ombygging av Å ungdomsskole, vil kommunen sitte med en bygning mindre samtidig som en slipper investering i Å ungdomsskole og sannsynligvis Å barneskole (med unntak av generell oppgradering og vedlikehold for Å b). Årskostnadsdifferanse – s.11 i vedlagt rapport Basert på informasjon er det estimert at årskostnad (finanskost + kostnad for FDV(Forvaltning, Drift og Vedlikehold) ) for Ny Lyngdal Ungdomsskole er 0,4 mill rimeligere enn ved å bygge Ny Berge Ungdomsskole samt beholde og oppgradere Å Ungdomsskole Postadresse: Postboks 353 4577 Lyngdal Besøksadresse: Lyngdal Rådhus - 2. etg. Hjemmeside: www.lyngdal.kommune.no Telefon: 38 33 40 00 Telefaks: 38 33 41 01 Mailadr:[email protected] 62 Bankgiro: 3085 07 00202 Org.nr: 00946485764 1) Ny Berge ungdomsskole Årskostnad :ca 9,2 mill Ny Berge ungdomsskole, samt beholde gamle Å ungdomsskole; I estimatet er det tatt med årskostnad for 1. Forvaltning, Drift og Vedlikehold på Berge og Å ungdomsskoler 2. Rehabilitering av Å ungdomsskole 3. Nytt 400 m2 tilbygg på Å ungdomsskole for å få nødvendige spesialrom 4. Avdrag og renter på investering 2) Ny Lyngdal ungdomsskole (felles) Årskostnad: ca 8,8 Mill Berge Ungdomskole, inkl arealer for erstatning av Å ungdomsskole, Byggetrinn 1 og 2 I estimatet er det tatt med årskostnad for 1. Forvaltning, Drift og Vedlikehold på ny ungdomskole 2. Avdrag og renter på investering I tillegg vil arealene på Å ungdomsskole kunne benyttes til andre formål, men dette er ikke tatt med i dette estimatet Merkostnad ved utredning av to alternative utbygginger – s.11 i rapporten fra eval. Evalueringsgruppen anbefaler kommunen å utrede felles ungdomsskole i hhv ett og to trinn i skisseprosjektet (3-4 mnd). Dette vil gi liten merkostnad for skisseprosjektet. I denne perioden gjennomfører kommunen en parallell prosess for utredning av evt. omstrukturering av skolestruktur. Dersom kommunen etter skisseprosjektet ønsker utredet resten av forprosjektet for begge alternativer, ny felles ungdomsskole i Lyngdal med kapasitet for 130 elever pr. trinn og ny Berge ungdomsskole med kapasitet for 90 elever pr. trinn, så er merkostnadene i forprosjektfasen vurdert til å være mellom 0,5 mill og 1 mill netto (eks. mva, prisstigning og kapitalkostnad). En slik strategi vil gi kommunen et gjennomarbeidet forprosjekt med investeringskostnader og kostnader til forvaltning, drift og vedlikehold for begge alternativer. Kommunen kan da ta endelig vurdering av utbyggingskonsept ifbm behandling av forprosjektet. Kostnadsreduksjon for pedagogisk drift ved sammenslåing – jfr. sektorplan s.30 og 31 1600 000 kr I tillegg vil det sannsynligvis være mindreinvestering for å etablere Bergeheim barnehage i Å u enn å bygge ny ved Bergeheim. I forhold til total skoledrift for kommunen er tallene ovenfor interessante sett i sammenheng med dagens rammer for skoledrift. Rammene er i utgangspunktet små om en sammenligner med andre kommuner i Vest-Agder (Kostra). Skolens andel av kommunens totalbudsjett er derimot ikke liten, det betyr at kommunen har små ressurser totalt. Ved en eventuell sammenslått skole vil det bli frigjort midler som kunne pløyes tilbake til skoledrift, det ville gi et løft for muligheten til større grad av tilrettelegging for læring for mange elever og grupper. Det er beregnet at det ikke blir økning i skyssutgifter ved sammenslått ungd.skole jfr. Sektorplan s. 31. Det stilles spørsmål ved om dette vil holde stikk. Det vil være fornuftig å påregne noe ekstra skyssutgifter – muligens i størrelse 50 000 kr? Postadresse: Postboks 353 4577 Lyngdal Besøksadresse: Lyngdal Rådhus - 2. etg. Hjemmeside: www.lyngdal.kommune.no Telefon: 38 33 40 00 Telefaks: 38 33 41 01 Mailadr:[email protected] 63 Bankgiro: 3085 07 00202 Org.nr: 00946485764 Prosess som kommunen må gjennomføre ved evt. endring av kretsgrenser/nedlegging av skole. Vedlagt brev fra Kunnskapsdepartementet til Sivilombudsmannen ang. saksbehandling ved skolenedleggelser samt Rundskriv F-015-99 fra KD. I brevet til Sivilombudsmannen sies det at Utdanningsdirektoratet skal få oppdrag med å lage nytt rundskriv til erstatning for F-01599. Dette har til nå ikke blitt gjort. En må på den bakgrunn forholde seg til de vedlagte skriv. Kommunestyret kan ta stilling til at en prosess kjøres parallelt med den videre framdrift i prosjektet. Saken vil i så fall behandles slik: - Kommunestyret gjør vedtak om å gjennomføre prosess - Det blir utarbeidet et uttalegrunnlag som oversendes til FAU og SU ved alle kommunens skoler – uttalegrunnlaget behandles i hovedutvalg for oppvekst før utsendelse. - Det arrangeres åpent informasjonsmøte ang. konsekvenser m.v. ved evt. nedleggelse av skole. - Kommunestyret får seg forelagt sak inkludert høringsuttaler før vedtak fattes. Tillegg til momentliste ”Fordeler og ulemper ved stor ungdomsskole”i rapporten fra evalueringsgruppa. - I årenes løp har det vært noen gode erfaringer i forhold til elever med behov for endret miljø at det har vært to ungdomsskoler i kommunen. Det har vært skolebytte mellom begge skoler og noen av disse har falt heldig ut. Denne muligheten forsvinner ved sammenslått skole. - I forhold til framskrevet befolkningsutvikling vil en sammenslått ungdomsskole ha tilstrekkelig kapasitet (400 elever) fremskrevet til 2030. Sektorplan s. 14 og 15. - Vil potensielle tilflyttere til Lyngdal se det som en fordel eller ulempe at det er en eller to ungdomsskoler? Mulige konsekvenser for bygging av Bergeheim barnehage. Dersom det gjøres vedtak om å utrede videre skisseprosjekt og dermed vurdering av å lage felles ungdomsskole, vil et vesentlig moment være etterbruk av Å ungdomsskole. En mulighet kan være barnehage. I den sammenheng vil det være nærliggende foreløpig å kansellere videre planlegging av Bergeheim barnehage inntil vedtak om Å ungdomsskole foreligger. En slik utsettelse vil gripe inn i framdriftsplan for ny barnehage, men barnehageplassene blir midlertidig ivaretatt ved Faråna. På bakgrunn av rapport fra evalueringsgruppa og det som er beskrevet i saken, fremmes slikt Forslag til vedtak: 1. Kommunestyret vedtar at nåværende tomt legges til grunn i det videre arbeid med ny Berge ungdomsskole. Plassering på tomta gjøres slik at nåværende adkomst til idrettsanlegget og Lister vgs- avd. Lyngdal i hovedsak kan opprettholdes. 2. Det igangsettes planarbeid i forhold til at tomt 5B (haug vest for vei inn til idr.anlegg) inngår som del av skolens uteområde. 3. Alternativet om å renovere dagens Berge ungdomsskole går ut. 4. Ny ungdomsskolebygning finansieres og eies av Lyngdal kommune. 5. Det utredes videre: a. Skisseprosjekt i 2 trinn, ett for ny Berge u. og ett for felles ungdomsskole i Lyngdal – kapasitet i samsvar med utarbeidet Sektorplan. Postadresse: Postboks 353 4577 Lyngdal Besøksadresse: Lyngdal Rådhus - 2. etg. Hjemmeside: www.lyngdal.kommune.no Telefon: 38 33 40 00 Telefaks: 38 33 41 01 Mailadr:[email protected] 64 Bankgiro: 3085 07 00202 Org.nr: 00946485764 b. Undervisning i byggeperioden sett i sammenheng med adkomst til idrettsanlegg og vgs. c. Parkeringsarealer til skoler og idrettsanlegg. 6. Det igangsettes høringsprosess med tanke på mulig sammenslåing av ungdomsskolene i samsvar med saksutredningen. 7. Videre planlegging av ny barnehage stilles i bero til endelig vedtak om en eller to ungdomsskoler er fattet. 8. Beslutning om eventuell OPS på Forvaltning, Drift, Vedlikehold gjøres av kommunestyret etter forprosjekt. Lyngdal formannskaps behandling 14.10.2010: Forslag fra KrF og Ap: 1. Kommunestyret vedtar at nåværende tomt legges til grunn i det videre arbeid med ny Berge ungdomsskole. Plassering på tomta gjøres slik at nåværende adkomst til idrettsanlegget og Lister vgs- avd. Lyngdal i hovedsak kan opprettholdes. 2. Det igangsettes planarbeid i forhold til at tomt 5B (haug vest for vei inn til idr.anlegg) inngår som del av skolens uteområde. 3. Alternativet om å renovere dagens Berge ungdomsskole går ut. 4. Ny ungdomsskolebygning finansieres og eies av Lyngdal kommune. 5. Det utredes videre: a. Skisseprosjekt for ny Berge u. med mulighet for senere utvidelser – kapasitet i samsvar med utarbeidet Sektorplan. b. Undervisning i byggeperioden sett i sammenheng med adkomst til idrettsanlegg og vgs. c. Parkeringsarealer til skoler og idrettsanlegg. 6. Beslutning om eventuell OPS på Forvaltning, Drift, Vedlikehold gjøres av kommunestyret etter forprosjekt. Forslag fra Torunn Tjomsland (V): I det videre arbeidet vurderes det om kommunen skal inngå avtale med idrettslaget om utvidelse av idrettshallen for å gi plass til gymsal med garderobeanlegg for Berge bs og Berge us. Det ble ved alternativ votering avgitt avgitt 4 stemmer for forslaget fra KrF og Ap, 3 stemte på rådmannens forslag. Forslaget fra Torunn Tjomsland fikk 6 stemmer, 1 stemte imot. Lyngdal formannskaps innstilling 14.10.2010: Formannskapets flertall, 4 medlemmer, innstiller: 1. Kommunestyret vedtar at nåværende tomt legges til grunn i det videre arbeid med ny Berge ungdomsskole. Plassering på tomta gjøres slik at nåværende adkomst til idrettsanlegget og Lister vgs- avd. Lyngdal i hovedsak kan opprettholdes. Postadresse: Postboks 353 4577 Lyngdal Besøksadresse: Lyngdal Rådhus - 2. etg. Hjemmeside: www.lyngdal.kommune.no Telefon: 38 33 40 00 Telefaks: 38 33 41 01 Mailadr:[email protected] 65 Bankgiro: 3085 07 00202 Org.nr: 00946485764 2. Det igangsettes planarbeid i forhold til at tomt 5B (haug vest for vei inn til idr.anlegg) inngår som del av skolens uteområde. 3. Alternativet om å renovere dagens Berge ungdomsskole går ut. 4. Ny ungdomsskolebygning finansieres og eies av Lyngdal kommune. 5. Det utredes videre: a. Skisseprosjekt for ny Berge u. med mulighet for senere utvidelser – kapasitet i samsvar med utarbeidet Sektorplan. b. Undervisning i byggeperioden sett i sammenheng med adkomst til idrettsanlegg og vgs. c. Parkeringsarealer til skoler og idrettsanlegg. 6. Beslutning om eventuell OPS på Forvaltning, Drift, Vedlikehold gjøres av kommunestyret etter forprosjekt. Formannskapets mindretall, 3 medlemmer, innstiller: 1. Kommunestyret vedtar at nåværende tomt legges til grunn i det videre arbeid med ny Berge ungdomsskole. Plassering på tomta gjøres slik at nåværende adkomst til idrettsanlegget og Lister vgs- avd. Lyngdal i hovedsak kan opprettholdes. 2. Det igangsettes planarbeid i forhold til at tomt 5B (haug vest for vei inn til idr.anlegg) inngår som del av skolens uteområde. 3. Alternativet om å renovere dagens Berge ungdomsskole går ut. 4. Ny ungdomsskolebygning finansieres og eies av Lyngdal kommune. 5. Det utredes videre: a. Skisseprosjekt i 2 trinn, ett for ny Berge u. og ett for felles ungdomsskole i Lyngdal – kapasitet i samsvar med utarbeidet Sektorplan. b. Undervisning i byggeperioden sett i sammenheng med adkomst til idrettsanlegg og vgs. c. Parkeringsarealer til skoler og idrettsanlegg. 6. Det igangsettes høringsprosess med tanke på mulig sammenslåing av ungdomsskolene i samsvar med saksutredningen. 7. Videre planlegging av ny barnehage stilles i bero til endelig vedtak om en eller to ungdomsskoler er fattet. 8. Beslutning om eventuell OPS på Forvaltning, Drift, Vedlikehold gjøres av kommunestyret etter forprosjekt. Formannskapets flertall, 6 medlemmer, innstiller: I det videre arbeidet vurderes det om kommunen skal inngå avtale med idrettslaget om utvidelse av idrettshallen for å gi plass til gymsal med garderobeanlegg for Berge bs og Berge us. Lyngdal kommunestyres behandling 14.10.2010: Formannskapets mindretalls innstilling (3 medlemmer) ble vedtatt med 15 stemmer. Det ble avgitt 13 stemmer for formannskapets flertallsinnstilling (4 medlemmer). Formannskapets flertallsinnstilling (6 medlemmer) ble enstemmig vedtatt. Postadresse: Postboks 353 4577 Lyngdal Besøksadresse: Lyngdal Rådhus - 2. etg. Hjemmeside: www.lyngdal.kommune.no Telefon: 38 33 40 00 Telefaks: 38 33 41 01 Mailadr:[email protected] 66 Bankgiro: 3085 07 00202 Org.nr: 00946485764 Lyngdal kommunestyres vedtak 14.10.2010: 1. Kommunestyret vedtar at nåværende tomt legges til grunn i det videre arbeid med ny Berge ungdomsskole. Plassering på tomta gjøres slik at nåværende adkomst til idrettsanlegget og Lister vgs- avd. Lyngdal i hovedsak kan opprettholdes. 2. Det igangsettes planarbeid i forhold til at tomt 5B (haug vest for vei inn til idr.anlegg) inngår som del av skolens uteområde. 3. Alternativet om å renovere dagens Berge ungdomsskole går ut. 4. Ny ungdomsskolebygning finansieres og eies av Lyngdal kommune. 5. Det utredes videre: a. Skisseprosjekt i 2 trinn, ett for ny Berge u. og ett for felles ungdomsskole i Lyngdal – kapasitet i samsvar med utarbeidet Sektorplan. b. Undervisning i byggeperioden sett i sammenheng med adkomst til idrettsanlegg og vgs. c. Parkeringsarealer til skoler og idrettsanlegg. 6. Det igangsettes høringsprosess med tanke på mulig sammenslåing av ungdomsskolene i samsvar med saksutredningen. 7. Videre planlegging av ny barnehage stilles i bero til endelig vedtak om en eller to ungdomsskoler er fattet. 8. Beslutning om eventuell OPS på Forvaltning, Drift, Vedlikehold gjøres av kommunestyret etter forprosjekt. I det videre arbeidet vurderes det om kommunen skal inngå avtale med idrettslaget om utvidelse av idrettshallen for å gi plass til gymsal med garderobeanlegg for Berge bs og Berge us. Evy-Anni Evensen Rådmann Postadresse: Postboks 353 4577 Lyngdal Besøksadresse: Lyngdal Rådhus - 2. etg. Hjemmeside: www.lyngdal.kommune.no Telefon: 38 33 40 00 Telefaks: 38 33 41 01 Mailadr:[email protected] 67 Bankgiro: 3085 07 00202 Org.nr: 00946485764 Arkiv: Saksmappe: Saksbehandler: Dato: Lyngdal kommune 614/A20 2009/1222 - 366/2011 Karl Emil Erlandsen 11.01.2011 Ny ungdommsskole - BSP 2 - Valg av tilbyder Utvalg Lyngdal kommunestyre Møtedato Journalposter 0 S Ny ungdommsskole - BSP 2 - Valg av tilbyder 1 S Finansiering av pilotprosjekt: "Ny kontraheringsmodell for offentlige bygg" 2 I Berge ungdomsskoleskolestrukturskiksse 3 I Berge ungdomsskole - finansiering av pilotprosjekt 4 I Berge ungdomsskole - søknadsutkast finansstøtte 5 U Finansiering av pilotprosjekt: "Ny kontraheringsmodell for offentlige bygg" 6 I Utbedring av Berge ungdomsskole universell utforming 7 N Referat arbeidsgruppe Berge u 8 U Intensjonsbrev - Evalueringstjenester for kontraheringsprosess "konkuransepreget dialog" ifm "Prosjekt Berge Ungdomskole" 9 I Sektorplan for skole i Lyngdal kommune 10 X Status 20. mai 2010 11 X "Nye Berge Ungdomsskole" - Status 17. juni 2010 12 S Ny ungdomsskole - BSP 1 - Avklaringer 13 X Rapport - prosjekt Berge ungdomsskole, evalueringsgruppe for anskaffelses- og kontraheringsprosessen 14 X Referat fra møte i arbeidsgruppe 04.10.10 15 U Ny ungdomsskole - BSP 1 - Avklaringer 16 S Høringsnotat ang. eventuell endring av skolestruktur. 17 U Melding om vedtak: Høringsnotat ang. eventuell endring av skolestruktur. 18 U Invitasjon til høring. 19 U Intensjonserklæring - Prosjekt Nye berge Ungdommsskole 20 X Resultat evaluering av endelig tilbud 21 X Forslag til budsjett gjonnomføring av 68 Saksnummer ***** Universitetet i Agder Universitetet i Agder Evy-Anni Evensen Rådet for funksjonshemmede Evy-Anni Evensen PTL AS Universitet i Agder Evy-Anni Evensen Evy-Anni Evensen Einar Handeland FAU ved grunnskolene i Lyngdal m.fl. Skanska Norge AS m.fl. Side 2 skisse- og forprosjektfase Endelig vedtak i saken fattes av kommunestyret SAKSORIENTERING Kommunestyret vedtok 17.9.2009 pilotprosjekt ”Ny kontraheringsmodell for offentlige anskaffelser”. Prosjektet er et samarbeidsprosjekt med Universitetet i Agder. Lyngdal kommune utlyste konkurranse på Doffin 9.juni.2010 hvor det ble invitert til å innlevere foreløpig tilbud med søknad om deltakelse i dialog om valg av samarbeidspart for å definere, utforme, finansiere, bygge og drifte (FDVU) ny ungdomsskole. Konkurransen om valg av samarbeidspart er gjennomført ihht Lov om offentlige anskaffelser (LOA) med tilhørende forskrift (FOA) etter reglene for konkurransepreget dialog. To tilbydere, Skanska NorgeAS og Kruse Smith Entreprenør AS, deltok i dialogfasen og begge ble invitert til å levere endelig tilbud. De fikk invitasjon med oppdatert konkurransegrunnlag, kalt Konkurransegrunnlag 2, som er basert på konkurransegrunnlag1 og oppdatert med resultatene av dialogmøtene som er gjennomført. Vedtak og avklaringer gjort av kommunestyret 14.10.2010 er innarbeidet i konkurransegrunnlag 2. Frist for å levere endelig tilbud var 1.desember 2010 kl. 12.00. Det ble levert 2 tilbud, ett fra Skanska Norge AS og ett fra Kruse Smith Entreprenør AS. Det er opprettet en evalueringsgruppe bestående av personer fra firmaet FAVEO, UiA og kommunen. Resultat evaluering av endelig tilbud er vedlagt saken. Kommunestyret skal i denne omgang velge tilbyder for videre detaljprosjektering av ny skole. Det må i tillegg fastsettes en kostnadsramme for prosjekteringsarbeidet. I henhold til kommunestyrets vedtak 14.10.2010 er det en sak på høring om det skal være en eller to ungdomsskoler i kommunen. Kommunestyret får etter planen dette til behandling før sommeren 2011. VURDERING Evalueringsgruppen har gjennomgått tilbudene og evaluert disse i henhold til tildelingskriterier og tildelingsmodell i Konkurransegrunnlaget. Resultatene viser at Kruse Smith Entreprenør AS sin Ekvivalent tilbudspris er 48.197.930,(15,5%) lavere enn Skanska Norge AS sin Ekvivalent tilbudspris. Kruse Smith Entreprenør AS har dermed levert det økonomisk mest fordelaktige tilbud. Det er viktig å merke seg at Ekvivalentkostnaden er en teoretisk beregning i modellen for å finne fram til vinneren i konkurransen for å bygge ny skole. Ekvivalentkostnaden er et redskap for å velge den mest økonomisk fordelaktige leverandøren ut fra de oppgitte kriterier og vekter – det er ikke en kostnad som skal betales. Det er heller ikke uttrykk for hva en ny skole vil koste. Den reelle kostnaden på en ny skole vil foreligge som en del av detaljprosjekteringen som valgt tilbyder nå skal utføre i løpet av vår og høst 2011. Kommunestyret anbefales å inngå kontrakt med Kruse Smith Entreprenør AS. Lov om offentlige anskaffelser regulerer offentlige anskaffelser. I henhold til denne vil ikke kommunestyret kunne velge en annen tilbyder. 69 Side 3 Dersom kommunestyret ikke antar noen tilbud vil konkurransen avlyses og prosessen må starte om igjen med blanke ark. Kommunestyret har tidligere bevilget kr 1 500 000 til planlegging og gjennomføring av ny kontraheringsmodell i samarbeid med UiA. Disse pengene inkluderer kostnader fram til kontraktsinngåelse med valgt tilbyder. Kostnader til det videre arbeid i forprosjektfasen må kommunestyret derfor bevilge nå. I den valgte kontraheringsmodell er det lagt opp til stor grad av brukerinvolvering. Det vil i detaljprosjekteringen være behov for en brukerkoordinator. Kommunen vil også ha behov for en prosjektleder. Prosjektets spesielle stilling som pilot og samarbeidsprosjekt med UiA gjør det aktuelt at stillingen som prosjektleder utføres i samarbeid med UiA. I en tradisjonell konkurranse med totalentreprise ligger kostnader til prosjektering og planlegging inne i det totale beløp. Summen som må bevilges kommer i denne modellen tydeligere fram. Det kan derfor synes som et stort tall, men kostnadene er ikke større enn det som er normalt i tilsvarende prosjekter. FAVEO har på vegne av kommunen gjort et anslag på hva kostnadene vil bli. Det anbefales at kostnader til forprosjektet avsettes med kr 7 500 000 inklusiv mva. Kommunestyret vil etter gjennomført forprosjekt få saken til behandling. Det vil da foreligge totale kostnader til bygg og drift. Kommunestyret bestemmer da om det skal igangsettes bygging. Forslag til vedtak: Kommunestyret vedtar å inngå kontrakt med Kruse Smith Entreprenør AS om utarbeidelse av forprosjekt ”ny ungdomsskole”. Kommunestyret bevilger kr 7 500 000 til kostnader ved gjennomføringen av forprosjektet. Bevilgningen dekkes ved bruk av lånemidler. Rådmannen får fullmakt til å gjøre de nødvendige avtaler for gjennomføring av forprosjektet, samt sørge for prosjektgjennomføring og prosjektdeltakelse i tråd med tidligere opplegg. Vedlegg 1 Resultat evaluering av endelig tilbud 2 Forslag til budsjett gjonnomføring av skisse- og forprosjektfase Evy-Anni Evensen Rådmann 70 Side 4 71 Lyngdal kommune Rådmannen Evy-Anni Evensen Melding om vedtak Deres ref: Vår ref: 2009/1222 11586/2011 Saksbeh: Direkte telefon: Arkivkode: Kjell Andresen 614/A20 Dato: 14.10.2011 Ny ungdomsskole - Vedtak om bygging Vedlagt følger særutskrift fra utvalgets behandling av ovennevnte sak for videre oppfølging og underretning til aktuelle instanser/personer.. Med hilsen Kjell Andresen Rådgiver Kopi til: Einar Handeland Karl Emil Erlandsen Stein Erik Watne Aamund Heiseldal Arne Kristensen Jan Martin Kaarigstad Richard Aardal Postadresse: Postboks 353 4577 Lyngdal Besøksadresse: Lyngdal Rådhus - 2. etg. Hjemmeside: www.lyngdal.kommune.no Telefon: 38 33 40 00 Telefaks: 38 33 41 01 Mailadr:[email protected] 72 Bankgiro: 3085 07 00202 Org.nr: 00946485764 Arkiv: Saksmappe: Saksbehandler: Dato: Lyngdal kommune 614/A20 2009/1222 - 10355/2011 Karl Emil Erlandsen 20.09.2011 Ny ungdomsskole - Vedtak om bygging Utvalg Hovedutvalg for oppvekst Lyngdal formannskap Lyngdal formannskap Lyngdal formannskap Lyngdal kommunestyre Møtedato 27.09.2011 29.09.2011 10.10.2011 13.10.2011 13.10.2011 Journalposter 0 U Ny ungdomsskole - valg av størrelse 0 U Statusrapport vedr. midlertidig Berge u. 0 U Orientering om forprosjekt. 0 S Ny ungdomsskole - Vedtak om bygging 1 S Finansiering av pilotprosjekt: "Ny kontraheringsmodell for offentlige bygg" 2 I Berge ungdomsskoleskolestrukturskiksse 3 I Berge ungdomsskole - finansiering av pilotprosjekt 4 I Berge ungdomsskole - søknadsutkast finansstøtte 5 U Finansiering av pilotprosjekt: "Ny kontraheringsmodell for offentlige bygg" 6 I Utbedring av Berge ungdomsskole universell utforming 7 N Referat arbeidsgruppe Berge u 8 U Intensjonsbrev - Evalueringstjenester for kontraheringsprosess "konkuransepreget dialog" ifm "Prosjekt Berge Ungdomskole" 9 I Sektorplan for skole i Lyngdal kommune 10 X Status 20. mai 2010 11 X "Nye Berge Ungdomsskole" - Status 17. juni 2010 12 S Ny ungdomsskole - BSP 1 - Avklaringer 13 X Rapport - prosjekt Berge ungdomsskole, evalueringsgruppe for anskaffelses- og kontraheringsprosessen 14 X Referat fra møte i arbeidsgruppe 04.10.10 15 U Ny ungdomsskole - BSP 1 - Avklaringer 16 S Høringsnotat ang. eventuell endring av skolestruktur. Postadresse: Postboks 353 4577 Lyngdal Besøksadresse: Lyngdal Rådhus - 2. etg. Hjemmeside: www.lyngdal.kommune.no Evy-Anni Evensen Formannskapet Kommunestyret ***** Universitetet i Agder Universitetet i Agder Evy-Anni Evensen Rådet for funksjonshemmede Evy-Anni Evensen PTL AS Universitet i Agder Evy-Anni Evensen Evy-Anni Evensen Telefon: 38 33 40 00 Telefaks: 38 33 41 01 Mailadr:[email protected] 73 Saksnummer 51/11 102/11 106/11 109/11 92/11 Bankgiro: 3085 07 00202 Org.nr: 00946485764 17 U 18 19 U U 20 21 X X 22 S 23 X 24 U 25 X 26 U 27 S 28 U 29 I 30 I 31 32 S U 33 U 34 X 35 I 36 37 38 X S X 39 X 40 I 41 42 U S 43 I 44 U 45 U 46 I Postadresse: Postboks 353 4577 Lyngdal Melding om vedtak: Høringsnotat ang. eventuell endring av skolestruktur. Invitasjon til høring. Intensjonserklæring - Prosjekt Nye berge Ungdommsskole Resultat evaluering av endelig tilbud Forslag til budsjett gjonnomføring av skisse- og forprosjektfase Ny ungdommsskole - BSP 2 - Valg av tilbyder Avklaringer på spørsmål som er kommet. Ny ungdommsskole - BSP 2 - Valg av tilbyder Ny kontraherings- og gjennomføringsmodell - ny ungdomsskole Informasjonsmøte 2 Valg av 2 representanter til utvidet byggekomite Valg av 2 representanter til utvidet byggekomite Utredning - midlertidig skole ved Kvåstunet Ny ungdomsskole - utkast til konseptskisser Ny ungdomsskole - valg av størrelse Høringsuttale ang. skolestruktur forlenget frist. Informasjonsmøte ang. ny ungdomsskole i Lyngdal. Undertegnet samspillavtale - ny ungdomsskole Overleverte underskriftslister Skisse m/ barnehage og stor gymsal. Ny ungdomsskole - Diverse avklaringer Kostnadsestimat riving eksisterende Berge ungdomsskole Ny ungdomsskole - Diverse avklaringer - Budsjettendringer Vedr. skolekorpsets behov ved bygging av ny ungdomsskole Ny ungdomsskole - Diverse avklaringer Evt. barnehage sammen med Berge ungdomsskole. Ny ungdomsskole - vedr. barnehage under flerbrukshall Bestilling av nettverkskabling Kvås skole og Kvåstunet Evt. barnehage sammen med Berge ungdomsskole. Vedrørende lagring av instrumenter og Besøksadresse: Lyngdal Rådhus - 2. etg. Hjemmeside: www.lyngdal.kommune.no Einar Handeland FAU ved grunnskolene i Lyngdal m.fl. Skanska Norge AS m.fl. Evy-Anni Evensen Foreldre med barn i grunnskolen, andre interesserte Arne Kristensen Asplan Viak v/Trygve Svalheim Asplan Viak v/Trygve Svalheim Hjemmet, FAU, SU, KomFug Til foreldre med barn i grunnskolen og andre interesserte. Nei til nedleggelse av Å ungdomsskole v/Ariel Fåland Evy-Anni Evensen Lyngdal Skolekorps v/Tommy Svensson Evy-Anni Evensen Asplan Viak ERV Teknikk AS Evy-Anni Evensen Tommy Svensson Telefon: 38 33 40 00 Telefaks: 38 33 41 01 Mailadr:[email protected] 74 Bankgiro: 3085 07 00202 Org.nr: 00946485764 utstyr - Lyngdal skolekorps Endelig vedtak i saken fattes av kommunestyret SAKSORIENTERING Kommunestyret har tidligere behandlet saken om ny ungdomsskole flere ganger. Det er i disse behandlinger gjort vedtak om: utarbeidelse av forprosjekt, valg av tomt, valg av tilbyder, valg av skolens størrelse inkludert størrelse på ballhall og vedtak om riving av gammel skole. Forprosjekt er nå ferdig utarbeidet og følger vedlagt saken. Dokumentasjonen av forprosjektet består av en forprosjektrapport og 21 ulike utredninger. Før kommunestyret behandler forprosjektet vil det bli behandlet i Plan- og byggekomiteen, brukerstyret, hovedutvalg for oppvekst og formannskapet. VURDERING Prosjektering av ny Berge ungdomsskole er gjort på bakgrunn av ny gjennomføringsmodell. Modellen har fokusert på: • helhet i prosjektering, bygging og bruk, med minimering av livsløpskostnader • kvalitet og funksjonalitet i løsninger • gjennomføring med et minimum av endringer i byggetiden Målsettingen for prosjektet har vært: • realisere et nytt og fremtidsrettet skoleanlegg • bedre kvalitet for bruker og bestiller (hele levetiden) • lavere livsløpskostnader (investering og FDV) • et mer fleksibelt skoleanlegg, med mulighet for tilpasning til endret bruk over tid Utvikling av prosjektet er utført i nært samarbeid mellom valgt tilbydergruppering og kommunen der brukerne har vært sentrale. For å oppnå best mulig fleksibilitet i prosjektet er det gjennomført ved å velge færrest mulig hindringer i form av bærende konstruksjoner. Foreslåtte løsninger gjør det mulig å rive og flytte samtlige innervegger med unntak av trapp og heiskjerner. Prosjektet er også utformet med tanke på en mulig utvidelse av skolen til 360 elever. Dette er løst gjennom ubrukte tomtearealer ved siden av skolen. Krav om universell utforming er ivaretatt. Byggets utforming, samt valgte tekniske løsninger gjør det til et svært energi effektivt bygg. Prosjektet er kalkulert til en samlet investering på kr 150 mill (eks mva). dette inkluderer bygning, utomhusarbeider og inventar og utstyr til den nye skolen. Midler til forprosjekt som er vedtatt tidligere på kr 7,5 mill er medregnet i prosjektets kostnadsoverslag. Kostnader til riving av gammel skole er også medregnet. Byggelånsrenter og prisstigning er ikke medregnet i overslaget. Bygging av idrettshallen vil gi støtte til kommunen på kr 3,5 mill. Dette er heller ikke medtatt i kostnadsberegningen. Postadresse: Postboks 353 4577 Lyngdal Besøksadresse: Lyngdal Rådhus - 2. etg. Hjemmeside: www.lyngdal.kommune.no Telefon: 38 33 40 00 Telefaks: 38 33 41 01 Mailadr:[email protected] 75 Bankgiro: 3085 07 00202 Org.nr: 00946485764 Kommunestyret skal i denne omgang ta stilling til iverksettelse av detaljprosjektering og bygging av ny skole. Skolen er planlagt ferdig til skolestart august 2013. For å nå denne målsetting er det nødvendig med iverksettelse av detaljprosjektering og bygging nå. Kommunestyret skal senere (våren 2012) ta stilling til om kommunen skal la utbygger drifte skolen eller om kommunen skal gjøre dette selv. Prosjektets målsum for totale levetidskostnader (LCC-kostnader) sees i sammenheng med investeringer for å få lavest mulig kostnader over tid. Målsummen for levetidskostnader er derfor en del av vedtaket. Det vises for øvrig til forprosjektrapport med vedlegg. Forslag til vedtak: Kommunestyret vedtar å iverksette detaljprosjektering og bygging av Berge ungdomsskole i tråd med framlagte forprosjekt. Prosjektets målsum for samlede investeringer er kr 150 mill (eks mva). Beregnet levetidskostnad, inkludert investering og fremtidig forvaltning, drift og vedlikehold, er beregnet til kr 222 mill (eks mva, byggelånsrenter og prisstigning). Kommunestyret bevilger en kostnadsramme på kr 150 mill eks mva (inkludert tidligere bevilgede midler til prosjektering av forprosjekt) til investering av Berge ungdomsskole. Kostnaden lånefinansieres. Plan- og byggekomiteen følger utbyggingen i tråd med tidligere organisering av prosjektet. Kommunestyret vil på et senere tidspunkt (våren 12) avgjøre framtidig driftsform av Berge Ungdomsskole, og fastsette reglene for beregning av bonus/malbonus ved avvik fra målsum investeringskostnad og levetidskostnad. Hovedutvalg for oppveksts behandling 27.09.2011: Turid Håland (KrF) fremmet følgende forslag: ”Lyngdal kommune bør reise ut på omvisning på Lista ungdomsskole før vi vedtar noe mer.” Forslaget ble ansett som et utsettelsesforslag. Ved avstemming falt forslaget med 5 mot 2 stemmer (Turid Håland og Mersija Mahic). Rådmannens forslag til vedtak ble vedtatt med 5 mot 2 stemmer. Hovedutvalg for oppveksts innstilling 27.09.2011: Kommunestyret vedtar å iverksette detaljprosjektering og bygging av Berge ungdomsskole i tråd med framlagte forprosjekt. Prosjektets målsum for samlede investeringer er kr 150 mill (eks mva). Beregnet levetidskostnad, inkludert investering og fremtidig forvaltning, drift og vedlikehold, er beregnet til kr 222 mill (eks mva, byggelånsrenter og prisstigning). Kommunestyret bevilger en kostnadsramme på kr 150 mill eks mva (inkludert tidligere bevilgede midler til prosjektering av forprosjekt) til investering av Berge ungdomsskole. Kostnaden lånefinansieres. Postadresse: Postboks 353 4577 Lyngdal Besøksadresse: Lyngdal Rådhus - 2. etg. Hjemmeside: www.lyngdal.kommune.no Telefon: 38 33 40 00 Telefaks: 38 33 41 01 Mailadr:[email protected] 76 Bankgiro: 3085 07 00202 Org.nr: 00946485764 Plan- og byggekomiteen følger utbyggingen i tråd med tidligere organisering av prosjektet. Kommunestyret vil på et senere tidspunkt (våren 12) avgjøre framtidig driftsform av Berge Ungdomsskole, og fastsette reglene for beregning av bonus/malbonus ved avvik fra målsum investeringskostnad og levetidskostnad. Lyngdal formannskaps behandling 29.09.2011: Følgende forslag ble enstemmig vedtatt: Formannskapet vedtar å utsette saken til nytt møte i formannskapet 10.10.11. Lyngdal formannskaps vedtak 29.09.2011: Formannskapet vedtar å utsette saken til nytt møte i formannskapet 10.10.11. Lyngdal formannskaps behandling 10.10.2011: Følgende forslag ble vedtatt: Formannskapet vedtar å utsette saken til nytt møte i formannskapet 13.10.11. Lyngdal formannskaps vedtak 10.10.2011: Formannskapet vedtar å utsette saken til nytt møte i formannskapet 13.10.11. Lyngdal formannskaps behandling 13.10.2011: Rådmannens forslag med følgende endring i tredje avsnitt ble enstemmig vedtatt: ”Våren 12” endres til ”Våren 13” Følgende tilleggsforslag fra Knut Sagstad (H) ble vedtatt mot en stemme (S. Abusland, FrP): Det vurderes flytting av idrettshall fra skolebygg til idrettsanlegg i løpet av 1 mnd. Lyngdal formannskaps innstilling 13.10.2011: Kommunestyret vedtar å iverksette detaljprosjektering og bygging av Berge ungdomsskole i tråd med framlagte forprosjekt. Prosjektets målsum for samlede investeringer er kr 150 mill (eks mva). Beregnet levetidskostnad, inkludert investering og fremtidig forvaltning, drift og vedlikehold, er beregnet til kr 222 mill (eks mva, byggelånsrenter og prisstigning). Kommunestyret bevilger en kostnadsramme på kr 150 mill eks mva (inkludert tidligere bevilgede midler til prosjektering av forprosjekt) til investering av Berge ungdomsskole. Kostnaden lånefinansieres. Plan- og byggekomiteen følger utbyggingen i tråd med tidligere organisering av prosjektet. Postadresse: Postboks 353 4577 Lyngdal Besøksadresse: Lyngdal Rådhus - 2. etg. Hjemmeside: www.lyngdal.kommune.no Telefon: 38 33 40 00 Telefaks: 38 33 41 01 Mailadr:[email protected] 77 Bankgiro: 3085 07 00202 Org.nr: 00946485764 Kommunestyret vil på et senere tidspunkt (våren 13) avgjøre framtidig driftsform av Berge Ungdomsskole, og fastsette reglene for beregning av bonus/malbonus ved avvik fra målsum investeringskostnad og levetidskostnad. Det vurderes flytting av idrettshall fra skolebygg til idrettsanlegg i løpet av 1 mnd. Lyngdal kommunestyres behandling 13.10.2011: Forslag fra Turid Håland: Kommunestyret krever at UiA/Kruse Smith legger frem tall og tegninger som kommunestyret ba om i møte 19. mai. Dvs. en skole som reelt sett er beregnet for 240 elever. En forutsetter at de klarer dette innen samme tidsfrist. Kommunestyret vedtar å sette ned en hurtigarbeidende tverrpolitisk gruppe for å gå igjennom skoleprosjektet med hht. planløsninger og økonomi, sammen med en nøytral byggefaglig ekspert. Det vurderes flytting av idrettshall fra skolebygg til idrettsanlegg i løpet av 1 mnd.. Kommunestyret opprettholder vedtaket om at det settes i gang riving av Berge U. Kommunestyret vedtar at arbeidet med reguleringsplanen igngsettes umiddelbart. Forslag fra Jon Erik Andreassen: Kommunestyret vedtar å iverksette detaljprosjektering og bygging av felles ungdomsskole i Lyngdal med plass til 360 elever. Prosjektets målsum for samlede investeringer er kr. 163 mill. (eks mva). Kommunestyret bevilger en kostnadsramme på kr 163 mill eks. mva. (inkludert tidligere bevilgede midler til prosjektering av forprosjekt) til investering av Lyngdal Ungdomsskole. Kostnaden lånefinansieres. Lyngdal kommune inviterer Lyngdal I.L. til samarbeid om utvikling av den nye ungdomskolens uteområder og renovering av Lyngdal Stadion. Endelig vedtak for planene for skolens uteområder fattes av kommunestyret. Forslaget fra Turid Håland fikk 14 stemmer, 15 stemte imot. Det ble foretatt prøvevotering over formannskapets innstilling (unntatt siste avsnitt) og forslaget fra Jon Erik Andreassen. Formannskapets innstilling fikk 14 stemmer og forslaget fra Jon Erik Andreassen fikk 15 stemmer. Endelig votering ga samme resultat og forslaget fra Jon Erik Andreassen ble dermed vedtatt. Siste avsnitt i formannskapets innstilling ble deretter enstemmig vedtatt. Postadresse: Postboks 353 4577 Lyngdal Besøksadresse: Lyngdal Rådhus - 2. etg. Hjemmeside: www.lyngdal.kommune.no Telefon: 38 33 40 00 Telefaks: 38 33 41 01 Mailadr:[email protected] 78 Bankgiro: 3085 07 00202 Org.nr: 00946485764 Lyngdal kommunestyres vedtak 13.10.2011: Kommunestyret vedtar å iverksette detaljprosjektering og bygging av felles ungdomsskole i Lyngdal med plass til 360 elever. Prosjektets målsum for samlede investeringer er kr. 163 mill. (eks mva). Kommunestyret bevilger en kostnadsramme på kr 163 mill eks. mva. (inkludert tidligere bevilgede midler til prosjektering av forprosjekt) til investering av Lyngdal Ungdomsskole. Kostnaden lånefinansieres. Lyngdal kommune inviterer Lyngdal I.L. til samarbeid om utvikling av den nye ungdomskolens uteområder og renovering av Lyngdal Stadion. Endelig vedtak for planene for skolens uteområder fattes av kommunestyret. Det vurderes flytting av idrettshall fra skolebygg til idrettsanlegg i løpet av 1 mnd. Evy-Anni Evensen Rådmann Postadresse: Postboks 353 4577 Lyngdal Besøksadresse: Lyngdal Rådhus - 2. etg. Hjemmeside: www.lyngdal.kommune.no Telefon: 38 33 40 00 Telefaks: 38 33 41 01 Mailadr:[email protected] 79 Bankgiro: 3085 07 00202 Org.nr: 00946485764 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Lyngdal kommune SAK 09/15 Sak 09/15 Møtedato: 26.05.15 Saksbehandler: Willy Gill BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJON – MOBBING Vedlegg: Notat fra administrasjonen datert mars 2015 Saksopplysninger: I plan for forvaltningsrevisjon har kommunestyret prioritert gjennomføring av prosjekt med temaet Mobbing. Kontrollutvalget igangsatte egentlig dette prosjektet for et par år siden, men det ble utsatt som følge av ønske fra administrasjonen om bedre tid til å følge opp anbefalingene i tilsynsrapportene fra fylkesmannen. Kontrollutvalget diskuterte mulig tema for forvaltningsrevisjon mobbing i møte den 18. mars i år. Som grunnlag for diskusjonen forelå tilsynsrapportene fra fylkesmannen og notat fra administrasjonen. Ifølge administrasjonen er alle avvik fra fylkesmannens tilsynsrapporter fulgt opp og lukket. I kontrollutvalgets møte vil det blitt gitt en kortfattet informasjon om tilsynene og oppfølging av disse. Som forutsatt i kontrollutvalgets møte er det avholdt et drøftingsmøte mellom ordfører, rådmann, skolefaglig ansvarlig, revisjonssjef, kontrollutvalgsleder og utvalgssekretær for å diskutere hvilke områder vedrørende mobbing det kan være mest hensiktsmessig å undersøke gjennom en forvaltningsrevisjon. Hovedhensikten med forvaltningsrevisjon er å være et verktøy for forbedringsarbeid i kommunen. I det forberedende møtet fremkom det at tematikken digital mobbing kunne være interessant å se nærmere på, kanskje fortrinnsvis på de øverste trinnene i barneskolen. Vurderinger: Basert på foreliggende dokumenter og orientering fra administrasjonen, må kontrollutvalget ta stilling til hvilke områder og problemstillinger som ønskes undersøkt. Deretter vil fremdriften være at revisjonen utarbeider forslag til prosjektplan som må godkjennes av utvalget før forvaltningsrevisjonen gjennomføres. Sentrale momenter i prosjektplanen vil være problemstillinger, revisjonskriterier, ressursbruk, fremdrift etc. Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget bestiller fra Kommunerevisjonen Vest gjennomføring av forvaltningsrevisjon innenfor temaet digital mobbing. 80 2. Prosjektplan bes utarbeidet i tråd med signaler gitt i møtet. Prosjektplanen fremlegges kontrollutvalget for godkjenning. 3. Prosjektet gjennomføres innenfor de normale budsjettrammer til forvaltningsrevisjon. 4. Kontrollutvalget holdes orientert om prosjektet underveis. 81 Rådmannen Til: Kontrollutvalget Deres ref: Notat Vår ref: 2015/543-0 Saksbehandler: Einar Handeland Direkte telefon: 38 33 42 02 Arkivkode: 217 Dato: Orientering til kontrollutvalget om skolenes arbeid med mobbing. Lyngdal kommune har hatt tilsyn to ganger de siste år i forhold til elevenes psykososiale miljø - §9a i opplæringsloven. Vedlagt to brev fra Fylkesmannen i Vest-Agder (FM) som viser hva tilsynet omfatter og hvilken dokumentasjon som ble krevd i den sammenheng. Vedlagt ligger også tilsynsrapport etter det siste tilsynet som var et oppfølgende tilsyn av det første. Tilsynet ble spesifikt gjennomført i forhold til Årnes skole og Berge ungdomsskole – senere Lyngdal ungdomsskole. I oppfølgingsarbeidet har det vært sentralt at de ulike tiltak har vært iverksatt på alle kommunens skoler. Tilsynene gjennomført av FM har vært oppfattet som krevende, men lærerike i forhold til forståelse av de forvaltningsmessige elementene knyttet til problematikken. Det har også medført enda større fokus på rutiner, prosedyrer, tiltak og evaluering. Det første tilsynet gikk i stor grad ut på å etterspørre om rutiner, prosedyrer og dokumentasjon var på plass. Etter at FM via prosesser godkjente skolenes dokumentasjon, ble det påfølgende tilsyn en sjekk på om skolene virkelig handlet i samsvar med rutiner og prosedyrer. Som oppfølging av tilsynene har det blitt utarbeidet «Plan for elevenes psykososiale skolemiljø» - vedlagt. Planen har i seg elementer for å forebygge, avdekke og håndtere mobbing/krenkende adferd samt det systematiske og varige arbeidet som må gjøres. Planen oppleves som et godt verktøy i skolene, og den er gjort kjent for foreldre i foreldremøter, utdeling, hjemmesider m.v. I skolenes arbeid med avdekking har skjemaet i planen «Melding til rektor ved krenkende adferd» vært en god hjelp. Her melder de voksne inn episoder som blir observert. Skjema går via kontaktlærer til rektor som i neste omgang har ansvar for å sjekke ut evt. gjøre tiltak. Dette fungerer da også som dokumentasjon i saker som evt. må tas videre i tiltaksrekken. Det blir også gjennomført årlig spørring av foreldre om de opplever at deres barn blir krenket i skolen – vedlagt 2 versjoner – en som er brukt og en som nå er revidert. I tillegg er det utarbeidet standard for hjem – skole samarbeid der det framkommer hvor det pekes på forventninger fra de ulike parter – vedlagt. Brosjyren er utdelt til alle hjem dette skoleåret. Denne omhandler også tema om å si fra til skolen. Barneskolene har innført programmet Trivselsledere. Det går ut på at elevene selv tilrettelegger og leder ulike aktiviteter i friminutt. Det roterer hvert halvår hvem som leder aktivitetene og alle aktivitetsledere Besøksadresse: Prost Birkelandsgt 4 4580 Lyngdal Postadresse: Postboks 353 4577 Lyngdal Bankgiro: 3201 56 02421 Org. nr: 946 485 764 Tel: +47 38 33 40 00 Fax: +47 38 33 40 01 E-post: [email protected] 82 Side 2 gjennomgår kurs. Det er også et krav at aktivitetslederne må være positivt innstilt overfor alle andre elever. Programmet synes å ha en positiv effekt også i forhold til mobbeproblematikk. I løpet av 2014 er det gjennomført omfattende kompetanseheving av personalene på alle skolene. Tove Flack, tilsatt på Læringsmiljøsenteret i Stavanger og en av de personene med mest kompetanse på området via både forskning og praksis, har hatt 2 samlinger for skolene samt en samling for foreldre. Svært gode tilbakemeldinger fra både skolene og foreldre om innhold og læring. Samtidig er en av hennes hovedkonklusjoner at dette er svært komplekst og sammensatt, og krever mye og systematisk arbeid over lang tid. De årlige nasjonale elevundersøkelsene gjennomføres i skolene. Disse brukes bl.a. i media for å konkretisere omfang av mobbing i skolene i landet og mer lokalt. Lyngdal har i mange år hatt gode resultater på dette området. På undersøkelsen gjennomført i 2014 hadde skolene et snittresultat på 1,2 – snitt i Vest-Agder og nasjonalt var 1,3. Beste score og dermed ingen mobbing er 1,0. Ovenfor er kort skissert noe bakgrunn og gjennomførte tiltak. Det skolene stadig stiller spørsmål med er likevel – klarer vi å få med oss alt? Hvor mye skjer som vi ikke oppdager eller får melding om? I enkelte saker som er slått opp i media (ikke tilknyttet Lyngdal..) har enkeltelever uttalt: «Det nytter ikke å si fra, de voksne gjør ikke noe likevel». Dette er utsagn som skolenes meldingssystem sikter på å unngå. Dersom oppfatningen til elevene og foreldre er at å si fra gjør en forskjell, har skolene langt på vei lykkes i en viktig del av arbeidet. Kompleksiteten i enkeltsaker er i de fleste saker svært stor. Så mange elementer er vevd inn i hverandre at det er komplisert å løse sakene på en god måte. I tillegg er alle saker ulike og må håndteres med ulik vinkling. Å vite sikkert at riktige valg gjøres i prosessen er svært utfordrende og krever både kompetanse og erfaring. Uteområdet er en arena på skolene der mye skjer både positivt og negativt. I lek og aktivitet foregår mye viktig læring, elevene utvikler sosial kompetanse, de lærer seg uformelle regler, de knytter mange kontakter... Samtidig rapporterer elevene at det som er ugreit på skolen i stor grad foregår på uteområdet. Det er en utfordring at elevene på den ene siden skal ha en arena for sosial utvikling der de lærer å løse enkle konflikter/uenigheter på egenhånd samtidig å være så sikker som mulig om at det som foregår har en positiv overbygning. Mobbing/krenkende adferd via elektroniske media er et «nytt» område med stort omfang. Det har flere kompliserende faktorer i seg – utfordrende å oppdage og foregår ofte på andre arenaer enn skolen og dermed utenfor skolens myndighetsområde, samtidig med at sakene ofte tas med tilbake til skolen. Foreliggende notat har forsøksvis beskrevet noen gjennomførte tiltak. Det er vedlagt ulike planer, rapporter m.v. for utfyllende opplysninger. Samtidig har vi beskrevet noen områder og elementer som er svært kompliserte å håndtere på en god måte. Vi oppfatter at Kontrollutvalget i sitt møte 18. mars tar en første drøfting av saken med utgangspunkt i notatet, og at det i senere møte gis mulighet for å komme med utfyllende opplysninger etter utvalgets behov. Med hilsen Einar Handeland Skolefaglig ansvarlig 83 84 85 t- r tl* f r r r r r lr r sett. hørt " tatt på alvor , l Innkalling til Generalforsamling Q43as I Det innkalles med dette til generalforsamling i Q 43 as I Møtet holdes den 11. iuni 2015 kl. 18.00 i bedriftens lokaler. l_ Saksliste: Sak 1 Godkjenning av innkalling Sak 2 Godkjenning av fullmakter Sak 3 Valg av møteleder Sak 4 Valg av protokollfører Sak 5 Valg av representanter til å undertegne protokollen Sak 6 Årsregnskap Sak 7 Disposisjon av overskudd Sak 8 Årsberetning Sak9 Revisjonsberetning Sak 10 Honorar til styret Sak 11 Valg av nytt styre med personlige varamenn Sak 12 Valg av revisor Sak 13 Vedtektsendring Sak 14 Underskriving av protokoll t_ t* L- Lyngdal 4.mai20LS 'tJnni SR"ofteknf Daglig leder t_ t_ L_ t_ 86 1 "1 ) l I I I I I I I I I I -1 J sett. hørt . tatt på atvcr 443 2014 I "- -- -_ f 87 t_- i j ir Q43.QFIRETREAS L. L] I ! d ld I Resultalregnskap 20{4 2013 Salgsinntekt 3 780 271 3 796 088 Offentlig driftstilskudd 7 945 417 7 SBg 097 59 188 38 100 1r 784 875 1r 523 294 Varekostnad 1 265 876 1 099 558 Lønnskostnad I 7 913 103 NOTER DRIFTSINNTEKTER OG DRIFT$KOSTNADER Annen drifisinntekt $um driftsinntekter Ordinær avskrivning 387 000 516 000 Annen driftskostnad 1 383 500 1 686 821 r{ 123 514 {1 2{5 482 661 36'l 307 S03 Annen renteinntekt 45 113 40 598 Annen rentekostnad -4 536 -3 939 40 577 $um driftskostnader Driftsresultat FINANSINNTEKTER OG FINANSKOSTNADER Netto finansresultat Ordinært resultat 70{ 939 36 659 3tl4 tt62 ÅRSRESULTAT r01 939 344 46e Avsatt til annen egenkapital 701 939 344 462 $um overføringer 70't 939 344 462 OVERFøRINGER L, t_ t* t* t* t_ L- 087 137 88 Q43-QFIRETREÅ$ Balanse pr. Sl.desember 24',|.4 20{3 4 200 800 4 325 800 450 000 503 000 4 6s0 800 4 828 800 NOTFR EISNDFLER Anleggsrnidler Varige drifrsmidler Tomter, bygninger og annen fast eiendom Driftsløsøre, inventar, verktøy, kontormaskiner o.l $um varige driftsrnidler Finansielle anleggsrnidler 7 500 lnvesieringer i aksjer og andeler 7 500 Ssm finansielle anleggsrnidler Sum anleggsmidler jt 650 800 4 836 300 1{0 000 89 000 1 016 624 882 908 s9 707 7 385 { 116 33{ s90 293 Omløpsnnidler Varer Fordringer Kundefordringer Andre kortsiktige fordringer $um fordringer Bankinnskudd, kontanter o.l" $urn omløpsmidler 3 679 972 2 960 426 4 906 302 3 939 719 SUM EIENDEI-ER I I 89 5S7 102 ?76 019 t ! ! ! ! ! Ij Q43-QFIRETREAS Balanse pr. 3l.desember NOTER GJELD OG EGENKAPITAL 2014 2413 Selskapskapital (200 aksjer å kr 1 000 ) 200 000 200 000 Sum innskutt egenkapital 200 fl10 200 000 Egenkapital lnnskutt egenkapital Opptjent egenkapital Annen egenkapital 7 936 738 7 234799 Sum opptient egenkapital 7 936 738 7 23/.799 Sum egenkapital 8 136 738 7 434799 70 364 145 852 Gjeld Kortsiktig gjeld t Leverandørgjeld - Skyldige offentlige avgifter Annen kortsiktig gjeld 13/-1220 1 420 365 13/1220 SUM GJELD OG EGENKAPITAL g 557 102 I I 776 0r9 Styret i Q 4 3 - Q FIRE TRE AS /; ' t:nr?;7 Sl/;,t)a"! I Tonffieibrok Nestleder Styreleder Åt Sitje Tffi6 Styremedtem Styremedlem I ÅJt*-c./4C2"*' E@'a-n-dersen Styremedlem tg"l\r tnsr'diliffiWiiiiåinsen .',r{I+!q i)'.,it-o,^ EæEiesenS$remedlem Sgremedlem LL- t: 638254 420 365 t_ L* 557 113 Sum kortsiktig gjeld Sum gjeld r t_ 650 014 699 986 90 Daglig leder Q4S.QFIRETREAS Noter til regnskapet 2014 1 Note Regnskapsprinsipper cg virkning av prinsippendringer Å,rsregnskapet er sått opp i samsvår med regnskåpsloven åv 1998 og gcd regnskapsskikk for små foretak. Hovedregel for vurdering og klassifisering av eiendeler og gjeld Eiendeler bestemt til varig eie eller bruk er klassifisert som an{eggsmidler. Andre eiendeler er klassifisert sorn omløpsmidler. Fardringer som skal tilbakebetales innen et år er klassifised sorn omløpsrnidler. Ved klassifisering av kortsiktig cg l*ngsiktig gjeld er tilsvarende kriterier lagt til grunn, Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi når verdifaliet forventes ikke å være forbigående, Ånleggsmidler med begrenset økonomisk levetid avskrives planmessig. Omløpsmidlår vurdeles til laveste av anskaffeiseskost og virkelig verdi. Kortsiktig gjeid balaneeføres til nominelt mottatt beløp på etabieringstidspunktet. Fnkelte pcster er vurdert etter andre prinsippen og redegjøres for nedenfor. Vårer Varer er vurdert til del lavegte av anskaffelseskost og netto salgsverdi. For egentilvirkede varer anvendes tiivirkningskost" Pensjoner Forsikrede pensjcneforsikringer er ilske balanseført. Note 2 Lø*nskostnad, antall ansatte, godtgiørelser, lån til ansatte mm. ztlt4 Lønnsko*tned 5 963 42s s37 652 953 871 Pensjonskostnader år:dre yiciger 632 405 378 907 I Gjennamsnittlig antå,1 åtsv*rk Ytelser til ledende ?013 s 1?1 9å4 Lønn Falketrygdavgift 087 137 12,00 _ 682747 ?? _27-9 7 913 103 1 J,00 Daglig p€rs*ner leder Lønn 644 387 Pensjcnskostnader Annen gadtg.iørelse Styret 62 967 34 200 0 0 0 Foretakel er pliktig til å ha $enestepensjons*rdning etter lov orn obligatorisk tje*esiepensjcn, og har pensjonscrdning uorn tilfredsstiller kravene i denne lcven. Pensjonskoxtnader Pensjonsfcrplikteise for fast ansaile er dekket ved AFP eg en kollektiv pensjonsforsikring. Forpiiktelsen er ikke baians*ført, og den årlige pr*mien ansees som årets pensjonskastnad. Det inngår 11 p*rsoner i AFP-crdningen. Aldersfcrdeling: 2&40 år 1 per*o*, 40-5Cår 4 personer ,5040 år 5 person ag over 60å1 1 per$on. Revi*cr Kostnadsførl r*visjcnshoncrar i året utgjør I tillegg kcr*rner andre tjenester nred kr kr 35 800 32 500 91 Q43.QFIRETREAS Noter Note 3 til regnskapet 2014 Varige driftsmidler 0rifr$midlEr Anskaffelseskost 1**2537? "1.1 Tilgang Åv€åR{: 209 000 Anskaffelseskast 11 144 572 31.1 2. Åkkurnulerte evskrivninger 31 Boktart verdi pr- 31.12. " 1 2. 6 493 772 4 650 800 Årets avskrivninger f{ote 4 387 000 Bundne midler I posten bankinnskudd inngår skaftetrekksmidler med kr Note 5 229.227 Aksjekapital og aksjonaerinformasion Eier- Stemmeåndel andel Farsund Kommune Slyremedl. Siyremedl Lyngdal kommune * Sum Note 6 2014 Aksje- Overkurs- Annen kapital fond EK SUIVI 200 000 0 ? 234 799 ? 434 ?8C Årets endring i egenkapital Arets resultat EgenkapitEl 31. desember 201t| 7 oÅ 50 ?o *-*--{6tr9r' Egenkapital Egenkapital l. januar !{ote Ån 50% 50% **4ffi'€6 0 30tt 0å0 Skattekootnad 6elskapet er ikke skatteplikiig. t- L- 92 0 0 701 7 936 g3s 701 939 r38 I 136 ?38 tr r i ri ffiæ€æE€€æ. Deloitte AS Skolegata 4 Postboks 38 NO-4575 Lyngdal Norway I q ttI l I Lj t_ i L" Tlf .: +47 38 33 12 80 Faks: +47 38 33 12 81 www.deloitte.no Til generaiforsamlingen i Q 4 3 - Q FIRE TRE AS REVISORS BERETNING Uttalelse om årsregnskapet Vi har revidert årsregnskapet for Q 4 3 - Q FIRE TRE AS, som viser et overskudd på kr 701 .939,-. Årsregnskapet består av balanse per 31. desember 2014 og resultatregnskap, for regnskapsåret avsluttet per denne datoen, og av en beskrivelse av vesentlige anvendte regnskapsprinsipper og andre noteopplysninger. Sltret og daglig leders ansvarfor årsregnskapet Styret og daglig leder er ansvarlig for å utarbeide årsregnskapet o'g for at det gir et rettvisende bilde i samsvar med regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge, og for slik intem kontroll som styret og daglig leder finner nødvendig for å muliggjøre utarbeidelsen av et arsregnskap som ikke inneholder vesentlig feilinformasjon, verken som følge av misligheter eller feil. Revisors oppgaver og t- r t_ pliHer Vår oppgave er å gi uttrykk for en mening om dette arsregnskapet på bakgrunn av vår revisjon. Vi har gjennomført revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god revisjonsskikk i Norge, herunder International Standards on Auditing. Revisjonsstandardene krever at vi etterlever etiske krav og planlegger og gjennomfører revisjonen for å oppnå betryggende sikkerhet for at arsregnskapet ikke inneholder vesentlig feilinformasj on. En revisjon innebærer utførelse av handlinger for å innhente revisjonsbevis for beløpene og opplysningene i årsregnskapet. De valgte handlingene avhenger av revisors skjønn, herunder vurderingen av risikoene for at årsregnskapet inneholder vesentlig feilinformasjon, enten det skyldes misligheter eller L- feil. Ved en slik risikolurdering tar revisor hensyn til den inteme kontrollen som er relevant for selskapets utarbeidelse av et årsregnskap som gir et rettvisende bilde. Formålet er å utforme revisjonshandlinger som er hensiktsmessige etter omstendighetene, men ikke for å gi uttrykk for en L* mening om effektiviteten av selskapets interne kontroll. En revisjon omfatter også en vurdering av om de anvendte regnskapsprinsippene er hensiktsmessige og om regnskapsestimatene utarbeidet av ledelsen er rimelige, samt en vurdering av den samlede presentasjonen av årsregnskapet. Etter vår oppfatning er innhentet revisjonsbevis tilstrekkelig og hensiktsmessig sorn grunnlag for var konklusjon. Konklusjon Etter vår mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir et rettvisende bilde av den finansielle stillingen til Q 4 3 - Q FIRE TRE AS per 31. desember 2074 og av resultater for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge. Deloitte refers to one or more oi Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company iirnii.eti by guaianiee, arid i'rs rei.wuak oi mem'uers firms, eaoh oi wilich is a iegally sepaiaie aitd independent entity. Please see v/ww.deloiite com,/no/omcss fcr a deiailed descripticn of ihe -icucie Tahn:i:rr Lir-ii?.J ?rC iis rrsnre t firns le.-r:l st;rcirre ci D:l:it!a 93 h u side 2 Deloitte. l--, { d .) l_, d d d d J l. Uffalelse om øwige forhold Konklusjon om årsberetningen og anvendelse av overskuddet Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi at opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet og forutsetningen om fortsatt drift, samt forslaget i årsregnskapet til anvendelse av overskuddet, er i samsvar med lov og forskrifter og at opplysningene er konsistente med årsregnskapet. Konklusjon om registrering og dokumentasjon Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, og kontrollhandlinger vi har funnet nødvendig i henhold til internasjonal standard for attestasjonsoppdrag (ISAE) 3000 <tAttestasjonsoppdrag som ikke er revisjon eller forenklet revisorkontroll av historisk finansiell informasjon>>, mener vi at ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av selskapets regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god bokføringsskikk i Norge, Lyngdal, 27. apil2075 Deloitte-AS, ,'J ft j /."n/o I i,rl "'-;' i'//,/ ,'{.,:' ffi/:./Roar Lohne statsautorisert revisor ti-L- lr f -,l' t- L* a-, 94 1 I I sett " hørt . tatt på aivor 1 f I I I I f l i a43 1 l f 20L4 I I -'1 rr I : lnir::triveren 8, a58C Lyngdai : 'ieLeiorr: 38 3: 11 40 pcsiiJq'4.:3.nc 0rg.iir-. 'j&A:j|'i :1+4 K.i-rtn nr.'317i21, 95 i51,t* www"q43.no 1 l 1 1 Generalforsamling Generalforsamlingen for Q 4 3 as ble holdt den 4juni Valgt Torry Skeibrok 1 Torbjørn Ougland Silje Terese T. Jacobsen med vara rep. med vara rep. med vara rep. I I Følgende var ikke på valg Karl Bjørnar Ballestad Ingrid Williamsen Espen Andersen Eva Stålesen med med med med 1 l I -1 J vara vara vara vara 20l4kl. i8.00 i bedriftens lokaler. Kjørkleiv Ingrid Olsen Ingrid Lindland 2 2 Knut Sagstad Anne Bente Birkeland Olav Thorvald Ekeland Linda Buch Pedersen 2 åx 2 år 2 år Karstein rep. rep. rep. rep. åLr åLr 2 år 2 åtr Leder og nestleder Karl Bjørnar Ballestad ble valgt som leder for 1 år Torrey Skeibrok ble valgt som nestleder for 1 år / Daglig leder Som daglig leder er Unni Skofteland ansatt. Revisor Selskapets revisor er Deloitte AS avdeling Lyngdal as I -r Eierforhold Q 4 3 er eiet av Farsund og Lyngdal kommuner. Bedriften er organisert som et aksjeselskap med NAV's regler og retningslinjer. -, i Aksjekapital - Aksjefordeling .. Samlet aksjekapital for Q 4 3 er kr. 200.000.- kommune Lyngdal kommune Farsund 100 aksjer a. 100 aksjer a. kr. kr. 1.000 1.000 : kr. 100.000.kr. 100.000.Kr. 200.000.- Q 4 3 er en arbeidsmarkedsbedrift beliggende i Industriveien 8. 4580 Lyngdal Bedrift ens hj emmeside : http /lwu,r;v. q43 .no/ Bedrift ens E post: post@q43 .no : Tiltaksplasser Bedriften er godkjent som tiltaksar-rangør for 28 VTA plasser (varig tilrettelagt arbeid) og 17 APS (arbeidspraksis i skjermet virksomhet) Nav har sagt opp 2 APS plasser fra nyttår, med 6.mnd oppsigelses tid. Så sa har bedriften 15 APS plasserl.T .14 Dette utgSør en reduksjon i inntektene på ca. 150 000 første år. Visjon sett CI hørt o tatt på alvor 96 Verdier Vi vil at arbeidsmiljøet skal være basert på trygghet, trivsel og motivasjon. VTA Varig tilrettelagt arbeid (VTA) skal tilby personer arbeid i en skjermet virksomhet, med arbeidsoppgaver tilpasset den enkeltes yteevne. Arbeidet skal bidra til vedlikehold og utvikling av den enkeltes ressurser og kompetanse gjennom kvalifisering og tilrettelagte arbeidsoppgaver. Deltakeren er arbeidstaker i henhold til arbeidsmiljøloven, og det skal ligge en arbeidskontorakt til grunn for ansettelsesforholdet. Arbeidsinstruksjon og kvalifisering av tiltaksdeltakere er et ansvar for virksomheten. Andre viktige oppgaver vil være sosial trening og motivering. Det er tiltaksarrangørens ansvar å sørge for pedagogisk og attføringsrettet kompetanse innen sitt virksomhetsområde, TiltaksarrangØren har ansvar for å tilby den enkelte tiltaksdeltaker tilrettelagt arbeid. Arbeidsoppgavene som tilbys må kontinuerlig evalueres og endres ut fra de behov og forutsetninger tiltaksdeltakeme har, Det er NAV som er innsøkende innstans og det er kun de som er godkjente av NAV som kan få tilbud om tiltaksplass i VTA. Overordnet mål i VTA er å kunne ffi en ordinær arbeidsplass, kanskje med delte løsninger. Kvalifiserings mål for VTA er arbeidstrenig opp mot ordinære arbeidsoppgaver og arbeidstempg, med inntjening på produksjonene. Bemanningsfaktoren skal være 1 til 5 I tillegg til produksjonsrettet virksomhet bør tiltaksarrangw særlig tilby tiltaksdeltakerne arbeid innenfor næringer (service, omsorg, handel m.v.) som gir en nær tilknytning til lokalsamfunn/kommune, slik at de kan få en kompetanse som kan gi bedre muligheter for integrering i lokalmiljøet. APS Tiltaket skal gi tilrettelagt arbeidstrening med oppfølging. Tiltaket skal bidra til å prøve ut den enkeltes muligheter på arbeidsmarkedet og bidra til å styrke deltakemes mulighet til å komme i arbeid eller utdanning. Det skal utarbeides en plan for den enkelte deltaker. Arbeidspraksis i skjermet virksomhet (APS) kan bare tilbys y'rkeshemmede med særlig usikre yrkesmessige forutsetninger og med behov for tett og bred oppfølging, jfr. Forskriftens. Tiltaksarrangffien skal ved oppstart kartlegge deltakerens Ønsker, ressurser og utviklingsbehov. Kartleggingen skal resultere i et utkast til plan for den videre deltakelsen i tiltaket, som godkjennes av NAV. Tiltaksdeltakere i Arbeidspraksis i skjermet virksomhet (APS) bør som hovedregel delta i minst halv ordinær arbeidstid pr. uke. Gjennom prosessen skal en også finne ut hvilke andre attføringstiltak som vil være hensiktsmessig for deltakeren å bruke. Rådgivende utvalg Rådgivende utvalg består av representanter fra hvert Nav kontor, attføringsleder, driftsleder, jobbkonsulent og daglig leder. Utvalget behandler alle saker om inntak og avslutning i de forsjellige tiltakene. I tillegg oppfølging og evaluering av kvalifiseringsplanen til tiltaksdeltakerne ved bedriften. I2014 er det avholdt 10 møter og behandlet 3 1 saker i VTA og25 saker i APS. 97 I I -l J -l J 1J -t J Gjennomstrømning 25 deltakere i APS er skrevet ut av tiltaket, herav 3 personer til formidling, 13 personer til annet og 6 personer andre tiltak og 3 til skole. Gjennomsnittlig tid i tiltaket er 10,8 mnd. Det er skrevet ut 5 personer i VTA. Avklaring og opplæring Ved opplæring i våre avdelinger kan vi avklare og gi et bilde av både grovmotoriske og finmotoriske ferdigheter. Helseavklaring, sosial mestring og hvilke ferdigheter som ligger til grunn for å komme videre i en utvikling blir satt i system i alle våre avdelinger. Vi har også tiltaksdeltakere utplassert i bedrifter for avklaring opp mot ordinære jobber. -l Klage Det er mottatt klage i perioden 2014. Det var fra tiltaksdeltaker om tiltaksdeltaer. Saken er løst JI Skademeldinger Det er registrert 2 småskader, som ble behandlet av lege. Det er registrert 2 uønskede hendelser J -l J -, I -,I -l _ L b * ' B 1 veitedning Vi gir veileding i hvordan man kan ffigtrøre sine resurser ved å godta sine begrensninger. Dette er i forhold til "Q43 modellen". Når man har funnet ut hvor man har sitt ståsted jobbes det videre i prosessen mot årbeid og da jobbes det i kvalifiseringsplan og med stor grad av brukermedvirkning. Metoden MI - motiverende intervju er tatL i bruk for ytterligere å styrke brukermedvirkningen. Vi har verktøyet karriere veiledning og WIE interessetest.- (arbeidsinteresse utforsker) Områder Vi har delt inn bedriftens produksjoner i 2 hovedområder. Produksjon & montasje og salg & servlce. Produksjon og montasje favner all produksjon fra liste boring, plastlegging, pakking og transport til og fra bedrifter vi jobber for. Vareprøver og paller og lasermerking inngår også. Salg og service favner matproduksjon, kafeen, kantine, catering i tillegg lunsjordning på Nordic. Skolefrukt og jobbfrukthører også til her. Nytt av åreI er Serviceteamet. Serviceteam Vi har startet opp et serviceteam med en arbeidsleder og flere tiltaksdeltakere. Vi har kjøpt en ny lastebil med lift som også har sitteplasser til seks personer. Vi har hatt oppdrag for Handelsparken med å male parkeringsplasser, plukke søppel og lignende. Teamet har også hatt jobber for kommunen med å fikse på uteområder på skoler. eamet har eget arbeidstøy med logo og serviceteam på. Fokus I alle avdelingene og tiltakene er det fokus på den enkeltes arbeidsevne og mestrings nivå. I tillegg til den enkeltes utvikling og trivsel. For APS er målet å gi attføing til ordinært arbeid, nytt skoletilbud og noen ganger uføretrygd. Det er mål styrt for å gi gode avklaringer opp mot bestillinger fra NAV. APS er integrert i alle avdelingene med de arbeidsutprØvrnger som er i planen til hver enkelt. I VTA er det jobbet mye med kvalifiseringsplanene og brukermedvirkningen til planene. 98 Kafeen Vi ser at det er et godt kundegrunnlag for påsmurt nistemat fra de nærliggende bedrifter. Vi tilbyr nysmurte rundstykker og bagetter med forsjellig pålegg. Vi har vafler, kaffe, brus og meieri produkter. I tillegg har vi 2 PC som har nett tilgang. Kantine I vår kantine produseres salater, omelett til pålegg til maten vi selger i kafeen og kantina. Vi baker grove og sunne rundstykker. Det selges også andre varer som brus, jus, yoghurt etc. I tillegg er det vafler på onsdager, vaffne hom med skinke på torsdager og noe ekstra på fredager. Vi er pådrivere til å få alle til å drikke mere vann og har tatt brusen bort så den ikke er splig. Catering møte mat. Lyrgdal kommune er en av kundene og vi leverer til utvalgs og kommunestl're møtene. Det gis opplæring i riktig oppbevaring og behandling av rhvarer, hygiene og regler i forhold til IK mat. Oppvask og annet renhold i kantine hører også med. Hvordan bruke kassaapparat, bankterminal og behandling av penger. Kundebehandling er også en stor del av opplæringen. For 20I4har cateringen doblet omsetningen Vi har leveranser av Kantine på Nordic / på Nordic hver dag. Vi setter frem brød og pålegg som på forhånd ferdig gjort på Q 43.Når pausen deres er ferdig rydder vi og tar det tilbake til Q 43 for å forberede neste dag. Dette er en abonnementsordning for de ansatte på Nordic. Vi har ansvaret for kantinedriften Kantinedrift på MH Wirt Vi startet opp i september som er prøveordning. Her levere vi mat til to pauser hver hadde litt utfordringer med logistikken til å begynne med. Etter hvert har vi løst dag. Vi oppstartsproblemene og vi har nå denne ordningen på permanent basis. Dette gir gode treningsmuligheter opp mot ordinær drift. Smørerom I smøre rommet blir alle rundstykkene, bagetten etc. både til kantine, kafeen og catering smurt. I tillegg blir all frukt sortert og telt både til skolefrukt og jobbfrukt. Skolefrukt /Jobbfrukt Bedriften levere skolefrukt til alle skolene i Lyngdal. Vi får fruktleveranser fra Bama og våre tiltaksdeltakere pakker om frukten og kjører og levere i forhold til avtale med den enkelte skole. Vi tar også med tilbake overskytende frukt og emballasje. Fra 1.7 ble det slutt på skolefrukten. Vi har holdt på med jobbfrukt videre, men siden vi har så få kunder får vi ikke til1ønnsomhet. Vi har sagt opp vår artale med Bama om jobbfrukt og med våre kunder. Vi skal lever jobbfrukt ut februar 2015. Produksjon og montasje Satsingsområdet med listeproduksjon gir arbeidstrening opp mot det ordinære arbeidslivet. Denne produksjonen kunne Fibo Trespo hatt selv om det var det de ville. Vi har nå delt denne produksjonen med Mindus avdeling på Heddeland og med Amento Pc er montert og tatt i bruk for loggføring av bestillinger og hvor mye som er produsert og levert. Q43 er hovedleverandør noe som vi syns er viktig å vite for alle underleverandører. Det er Q43 som har vært med og tatt utviklingskostnadene på spesiallagede maskiner og utstyr. som nå de 99 andre nyter godt av. Så om etterspørselen etter listene skulle mot formodning gå tilbake er det Q43 som skal minke ned sist. Paller Det produseres flere typer spesial engangspaller. I den jobben inngår det saging av material, delproduksjon, stabling av ferdigprodukter. Vi levere også pallen opp til Alloc og Fibo Trespo Vareprøver All kutting av materialer som skal brukes til vareprøvene som vi produserer for Alloc blir vtført her. Det gis opplæring i verkstøybehandling, ordreeffektuering i et aktir,t arbeidsmiljø som er sammenlignbart med ordinært arbeidstempo. Vi monterer ulike typer vateprøvff for næringslivet. Læring her er å få varene ut til kunden rett tid og at varen er slik kunden vil ha den. Makulering Vi har en abonnements ordning med til vi levere ut papirdunker som vi igjen henter når de er fulle med papir. Papirdunkene er stripset og blir innelåst slik at ingen kommer til papiret. Den som makulerer tar først av stripsen på dunken når papiret skal makuleres. I tillegg blir makuleringsrommet låst i pauser og når ingen jobber med papiret. Vi har makulert ca. 12 at tonn papir. Lasermaskin PÅ lasermaskinen har APS en treningsplass der de kan få bruke datakunnskapene sine opp mot å få et salgbart resultat igjennom på maskinen. Produktene vi lager er gravering på glass og andre materialer. Vi har i tillegg øktpå ordretilgangen på skilt til næringslivet. Noen bedrifter har det slik at de sender E post med bestilling, vi lager og legger det ferdige produktet i deres "skuff"som de henter på avd. Sentralbord I vårt sentralbord er det en trenings arena for å behandle telefonbeskjeder, kopiering, postrutiner og andre kontorrelaterte oppgaver. Her kommer også kundebehandling i å ta vel imot kunder og kursdeltakere som kommer til bedriften. -l J *r I -f J *l J -l J Undervisning Bedriften gir individuell opplæring i data til de som har behov for det. Vi holder kurs i arbeidslivskunnskap. Her er det fokus på regler og norner i arbeidslivet, spesielt de uskrevne. Det er også fokus på hvordan ffi jobb og ikke minst hvordan beholde en jobb. Tiltaksarralngør Vi tiltak gir større muligheter for alle som blir tilknyttet vår bedrift. Bedriften har anerkjennelse på at vi setter mennesket i fokus og at alle skal bli sett, hørt og tatt på alvor. Det er større muligheter til å få gode avklaringer når bedriften har flere arenaer å utprøve den enkelte på. Samspillet mellom VTA og APS gir et løft for alle og gir muligheter for et godt faglig arbeid opp mot NAV's kravspesifikasjoner og den enkeltes kvalifiserings plan. I tillegg er det mulighet for tiltakskjeding mellom tiltakene som også kan gi nye utfordringer og eller et varig tilbud til de som trenger det. Vi har også treningsarenaer ute på ordinære arbeidsplasser. Vi ser at det er større behov for VTA plasser, men det er ikke signalisert fra departementet at det kommer flere plasser. ser at det å være tiltaksarrangør for flere -J -1 -j 100 Arrangementer Vi arrangerte en felles sommerfest sammen med bedriftene Ime verksted, Spectro, Snarlemo Quality og Åseral industrier. Det var også i år et vellykket arrangement med grillmat og dans til orkester for ca.l20 personer. Arrangementet har blitt en tradisjon som mange gleder seg veldig til. Vi arrangerte pølse fest for alle som har tilknytning til oss som sommeravslutning. I tillegg hadde vi et kjempeflott julebord med god mat og dans, Gang rundt juletreet hører også med. tillegg hadde vi en juleavslutning med grøt den siste arbeidsdagen før juleferien. I Bvgg Bedriftens totale areal er nå2324 m2. Markedsføring Vi har malt logoen på bygget. Vi har i tillegg fått logo på bilene. Møter Det har vært avholdt 4 styremøter der det har vært behandlet 13 saker. I tillegg er det avholdt generalforsamling den 6juni 2014. Bedriften skal Re sertifisert i Equass innen 24.10.2015 Ansatte 1 daglig leder kontorleder attføringsleder 1 driftsleder 1 jobbkonsulent 7 arbeidsledere 1 datainstruktør 1 1 13 personer 100 % 100 % 100 % 100 Yo 80% 680 % 22% I1,82 o^ stillinger Kj ønnsbalanse / likestilling Bedriftens styre består av: 3 kvinner 4 menn Bedriftens ledere består av: 5 kvinner 8 menn Styret har ut fra en r,'urdering av antall ansatte og stillingskategorier ikke funnet det nødvendig å iverksette tiltak med hensyn til likestilling. Arbeidsmiljø Styret mener arbeidsmiljøet i selskapet er tilfredsstillende. Fremtidsutsikter. Målsetting for bedriften er å oppfylle de krav NAV setter til attføringsarbeid. Bedriftens økonomi må sikres samtidig som arbeidsmiljøet bevares. Q 4 3 opprettholder søknaden til NAV om 5 nye VTA plasser. Forskning og utviklingsaktiviteter Selskapet har for tiden ingen pågående forsknings eller utviklingsaktiviteter. 101 t, tr Fortsatt drift ij Årsregnskapet for 2013 er satt opp under forutsetning av fortsatt drift. Det bekreftes herved at forutsetningen om fortsatt drift er til stede. h Ytre miljø Det benyttes ikke løsemidler eller andre helseskadelige stoff som kan gi skade på ansatte eller omgivelsene. Bedriften forurenser ikke det ytre miljø. Rettvisende bilde Årsregnskapet anses å gi et rettvisende bilde av utviklingen og resultatet av virksomheten og stillingene den 3l.desember 2014 h [-J n F t-r f-r 102 Lyngdal den21. april 2015 / fu"i o f #--Å KarlBiømar Ballestad Styreleder _-f --iti i.qr.+r,/ . . . sh;.'.g?. e. (. I l_1 : a, J ./,(-"1 "' ... l,rg ;d.. A rd-L*".--, yerr . Torret Skeibrok Nestleder Espen Andersen Styremedlem . Ingnd Williamsen Styremedlem Fq* Jtiitrxn ot:t*'\' .jåuTij. usil.;" Jacobsen , Styremedlem Eva Stålesen Styremedlem ,hM n""t ;k;ft;ilå Daglig leder 103 | - Årsrapp ort20l4 for Rådgivende Utvalg ved Q 43as Representanter i Rådgiyende utvalg i 2014: Unni Skofteland - daglig leder Kurt Lolan d - attføingsleder Solveig Våge - jobbkonsulent .lanot Mattingsdal Pedersen-NAV Farsund Mari Anr-r Salvesen - Nav Lyngdal Jon [,)rling Erlandsen / Kristine Knudsen - Nav Lyngdal l,Lri likland * ansattes representant Antall møtcr i Rådgivcnde Utvalg: 10 møter Antall deltakcrc som cr behandlet i RU: VTA 31 deltakere APS 25 deltakere Inntak os utskrivninser i tiltakene VTA oe AFS. APS Antall deltakere som er skrevet ut alr APS: 25. Her har 3 gått til formidling, 13 til annet, 6 til tiltak, og 3 til skole. Gjennomsnittstid i tiltak har vært 10, 8 måneder VTA AntåIl deltakere som er skrevet ut av VTA: 5 personer 104 r n IF II I l-J t! It ! I L" Følgende saker er behandlet i Rådgivende Ufvalg. o . . . . . . . Inntak og utskrivninger Oppsummeringer og informasjonsutveksling i forhold til alle arbeidssøkere og arbeidstakere i VTA. Oppsummering gjennomføres på bakgrunn av rapporter og vurderinger av kvalifiseringsplaner som gjøres skriftlig på hver arbeidstaker. Vurderinger i forhold til oppsigelser Gjennomgang av arbeidstakere med høyt sykefravær i VTA Fortløpende gjennomgang og evalueringer av arbeidstakere i APS Informasjonsutveksling Informasjon og gjennomgang på studenter, datakursdeltakere og arbeidstaker på individuell oppfølging (fadder) Informasjon om ledige plasser. I L t_ "J ,- *J i :") "J i I' I L- Lanetids sykefravær i VTA 2014 Det har ikke vært langtids sykefravær i2014 Skademelding: Det er kun registrert 2 småikader i 2014, disse ert behandlet hos lege. Det er registrert 2 uønskede hendelser. Klager Vi har mottatt en skriftlig klage i2014 'J tr_J "l I i' i I |- 1 Skrevet av Solveig Våge Lyngdal 19.01.2015 Godkjent av: : -J Ururi Skofteland -J /-,f )ul,,l *J I I Mari'Afil Salvesen : -J Kurt Loland Solveig Våge Lui Ekland 105 :ir IAI i-rlneltdilllL,Janet M. Pedersen sett ' hørt Til Generalforsamling i Forslag på 'tatt på atvor Q 4 3 as styrehonorarer ,.,,', Honorar for styreledervervet er pr. d.d. kr. 32.472 pr år. Det foreslås hevet til kr.33.800 pr. år .. :.,, Møtegodtgjørelse for styremedlemmer er pr d.d. kr 1.605 pr møte, Det foreslås hevet til kr. 1.800 pr. møte Unni Skofteland lnduEtrivei*a B, 4580 Lyngdai T*leion: 3S 33 'l i 4C [email protected] 0rg.nr. qå0 :47 5å4 Konto nr.31?6 106 2i 4546t wwwq43.no l -J Sak 13 Vedtektsendring tl I J l 'l J ' JI I rapport fra Selskapskontroll av Q43 utført av Kommunerevisjonen Vest ble det pekt på at bruk av valgkomite ikke var forankret i selskapets vedtekter. I Styremøte den2l.apÅl2015 o sak 8i15 ble det vedtatt å ta inn i $ 7 i vedtektene entilføyelse. Det er Valgkomiteene til kommunestyrene i eierkommunene som velger sine stynemedlemmer til selskapets styre. Vedtektsendringen må godkjennes av generalforsamlin gen før den kan sendes Brønnøysundregistrene. Vedtekter for Q 4 3 - Q fire tre til as "J .J $1 Selskapets navn er Q 4 3 - Q fire tre as $2 Selskapets forretningskontor er i Lyngdal kommune. Adressen er Industriveien $3 Selskapet er tiltaksarrangør for NAV og skal følge de retningslinjer som gleldende. 54 Selskapets aksjekapital er 200.000 fordeltpå 200 aksjer a kr.1000 S5 Aksjene er ikke omsettelige med mindre det er 100 Yo enighet i generalforsamling. Ved aksjeutvidelse må det være minimum 5l oÅ kommunal aksjemajoritet. Det betales ikke aksjeutbytte og selskapets overskudd forblir i bedriften. $6 Stemmerett på generalforsamling harbare aksjeeierne. Hver aksje representerer 1 stemme. Aksjonærer kan møte med fullmektig, da med skriftlig fullmakt som må godkjennes av -J "l "l J l 'J til enhver til er generalforsamlingen. $7 Selskapets styre består av 7 medlemmer med personlige varamenn. 2 oppnevnes fra Farsund kommune, 2 fraLyngdal kommune, 2 fra de ansatte og 1 fra interesseorganisasjonen for tiltaksdeltakerne. Styret velges for 2 2n av gangen. Styret velger selv Leder og Nestleder med funksjonstid 1 år $8 Generalforsamling holdes inne utgangen av juni og innkalles med 2 ukers varsel. Generalforsamling skal behandle ,t l l l l 1. Fastsettelse av resultaffegnskap og balanse 2. Disposisjon av overskudd / dekning underskudd 3. Yalg lgodkjenning av styre Andre saker som i henhold til lov hører under generalforsamling. Ekstraordinær generalforsamling holdes når styret finner det nødvendig, eller når aksjeeierne som representerer minst 1/10 - del av aksjene forlanger det. Med innkalling skal det være saksliste og en orientering fra stlret om grunn for innkallingen. Innkalling skjer med 2 ukers varsel $9 Sty'eleder skal lede stl,ret i samsvar med generalforsamlingenes vedtak. Styreleder innkaller til styremØte når viktige saker gjør det nødvendig, eller når minst to av styrets medlemmer forlanger det. Stlret er beslutningsdyktig når flertallet av medlemmene deltar i styremøtet. Ved stemmelikhet gis møteleder dobbeltstemme. Styret fører møtebok. J l l S 10 Selskapets signatur innehas av styrets leder eller nestleder sammen med ett av de andre stlremedlemmene. Styret kan meddele prokura. Styret skal sørge for en tilfredsstillende 107 regnskapsførsel og organisering av selskapet og har bla. plikt til å påse at forretningsmessige formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll' er i samsvar med i Daglig leaere skaisørgi fo. at selskapets [åkføring og formuesforvaltning gieldende lover og regler' Stlret ansetter daglig leder for virksomheten' $ 11 $ 12 $ 13 skal generalforsamling velge et Dersom det blir gjort vedtak om oppløsning av virksomheten, betaler gjeld. awiklingsstyr".6.n" styret lrever inn utestående fordringer og virksomhet som sysselsetter ikke Selskapet kan ikke stå som eier eller kontrollere annen som har til formål å fremme selskap er yrkeshemmede tiltaksdeltakere. Unntak fra dette omsetning av selskapets produkter' For øwig vises det til enhver tid gjeldende aksjelov' 108
© Copyright 2025