Protokoll fra Styremøte nr 3/2015 – 26.05.2015, NSG kontor, Asker
Til stede fra styret: Helge Wangen (HW), Asle P. Johansen (APJ), Karl Peter Aasland (KPA),
Olaug Slethei (OS), Grethe Kristensen Nysveen (GKN), Thore Daae Olseng
(TDO) 2. vara. Forfall: Kjell A Saastad (KAS)
Fra Adm: Nils Espen Olafsen (NEO)
19-03/15 Underskrift av protokoll fra styremøte nr 2/2015
Protokoll fremlagt og underskrevet
20-03/15 Status Administrasjon
Espen redegjorde for ”dagens dont” på ”Servicekontoret” hvor
hovedtyngden av innsatsen nå medgår til ”Turneringsproduksjonen” og
ga en kort versjon av sin rapport fra ”NSG on Tour” – regionmøtene,
med referanse til eget notat. Olaug bemerket at det i fremtiden bør
oppfordres i klubbene til å innkalle alle seniorer i klubben.
Salg av produkter tikker og går. Admin. sender tilbud om produktlevering på turneringer hvor vi er tilstede. Espen lanserte tanken om å
tilby en ”Utstyrspakke” til representasjons- spiller, samt kjøre et tilbud på
bla. pullovere som ikke selger.
Markedsaktivitet er et ”evighetsprosjekt”, men vi har nå lagt tittelsponsoratene litt på is i påvente av hvordan Kåre Wilhelmsen ønsker å
benytte Senior Tour og uttak 2016 til de han er i dialog med for ESGA
2016. Ellers jobber vi ufortrødent med å få inn annonsører på
margannonseplass på vår hjemmeside.
Innkomne reiseønsker for høsten er varierte og spennende.
Reisekomiteen har anbefalt å innhente tilbud på Spania – Tyrkia –
Portugal, bo på en bane, spille turnering og kjøre eget NSG opplegg. Vi
har bedt om tilbud fra ABX, Ving og Sponsorlink. Vi har sett på tilbud fra
GolfPlaisir og mottatt tilbud fra Premium Reiser på Lag Tour til Sicilia.
I skrivende stund har vi to reelle tilbud å forholde oss til: Sponsorlink til
Portugal (Praia del Rey, eller Villa Mora) og Premium til Sicilia.
Helge fremmet tanker om en felles nordisk turnering på nøytral
grunn… (Eksempel ”European Cup for alle kjønn som arrangeres i
Portugal av Inger Torp), men dette må vurderes separat og ikke inn i
NSGs reisetilbud til medlemmer.
Evaluering av turen til Mar Menor. Det er berammet et
oppfølgingsmøte med Tom Arne Tollefsen den 27.5.
Vedtak:
Styret er enige om at en satser på færre arrangement enn i 2014 og at
en legger hovedfokus på å få ett stort arrangement på våren (jfr Mar
Menor) og et tilsvarende på høsten.
21-03/15 Økonomi og regnskap
Status medlemmer 2.547 pt Vi har siden nyttår fått inn 181 herrer og 73
kvinner. Vi hadde ved purringsstart 233 som ikke hadde betalt.
Utmeldinger representerer ca. 33.000 kr. Purring er i gang
For å nå årets budsjettmål trenger vi 30 medlemmer til, og får inn
ytterligere 40.000 fra utestående fordringer
Resultatmessig ligger vi ca 230.000 foran budsjett, hvilket i hovedsak
skyldes at vi er foran på salgsinntekter og av i foreløpig ikke har fått inn
timelister for utbetaling av lønn til Turneringskoordinatorene.
Vi ser en budsjettsprekk på trykksaker i perioden og har allerede passert
årsbudsjettet. Og det tilkommer nok ca 5.000,- da vi måtte bestille flere
medlemskontingent-blanketter og konvolutter i C4 og C5 format.
Med erfaring fra 2014 har en i 2015 valgt å opprette egne
prosjektregnskap for turneringsgjennomføring og representasjon (jfr sak
23).
HW påpekte at avvikene mellom regnskap og periodisert budsjett i
hovedsak skyldes naturlige forskyvninger og at en samlet ser ut til å nå
årets budsjettmål.
HW og styret berømmet adm for god innsats når det gjelder salg av
produkter og fremforhandling av gode innkjøpspriser. NSG har liten
avanse på produktene som betyr at våre medlemmer får gode produkter
til svært fordelaktige priser.
Vedtak:
Styret tok fremlagt regnskap til etterretning
22-03/15 Gjennomføring av turneringsprogrammet
Alle uttak og Senior Tour er gjennomført i hht terminlisten. Avlyste
turneringer blir satt inn i terminlisten for senere avvikling. Banene har
vært relativt bra, men det er variasjon i måten klubbene gjennomfører
arrangementet på. Noe forskjell på banenes kvalitet har avstedkommet
kommentarer, men det er som kjent ”levende organismer” som befinner
seg utendørs. Dermed er det umulig å forutsi om en bane er i god eller
dårlig forfatning midt på vinteren, når turneringslista settes. Asle fører
en egen liten ”svartebok” hvor han ligger inn dette og hint. Samtidig tas
ulike forhold og bemerkninger ihht den turneringsavtale som foreligger.
Det er helt udiskutabelt at innføring av treerballer og å dele feltet i to
puljer er effektivt og øker spillehastigheten.
Nytt av året er at uttaksturneringene er delt slik at en bruker to baner pr
dag og at alle klasser dermed får delta. Dette betyr mindre startfelt, men
samlet flere deltakere pr uttaksturnering. Oppsummert:
ü Økningen i deltakelsen på uttaksturneringene har ført til litt færre
deltakere på senior tour. En må også se deltakelsen i
sammenheng med at det har vært dårligere vær i mai 2015 enn
mai 2014
ü Færre deltakere i klasse i 4 og 5 i 2015 enn i 2014
Nytt tilbud til de som ikke vil konkurrere
For å øke tilbudet til ledsagere (som ikke vi spille konkurranse) og
andre som vil delta i NSG’s arrangement foreslo Helge at en bør prøve
ut et opplegg med en egen klasse for de som ikke vil spille
konkurranse, med ta en hyggelig og sosial runde og kunne vinne en
premie kun gjennom deltakelse.
Asle foreslo å prøve dette på en eller flere av ”Turene” ila sommeren…
Vedtak:
Administrasjonene bes om å utarbeide et tilbud til ”Ledsagere” og andre
interesserte på Mjøsvikua, Romeriksslaget, Taigatour og Øst/Vest.
Håndtering av «No Show». Alle som ikke kommer registreres,
tidspunkt og grunn loggføres og der det er tydelig ”No Show” skrives en
høflig e-post som gjør oppmerksom på det inntrufne, med vennlig
oppfordring om at dette ikke aksepteres gjentatt, med henvisning til
TB2015.
Lagserien – endring av rammebetingelser – konsekvenser. Den nye
GB modulen ”Interclub” ville ikke virke etter vårt behov. Dette ble
klarlagt etter mye prøving og feiling med ny modul. NSG måtte derfor ta
i bruk gammel modul.
Det ble fra flere i styret påpekt at det har blitt veldig mye informasjon
som følge av stadig endring av rammebetingelser. Dette må unngås
neste år
Fra neste år vil vi ikke kunne bruke den gamle versjonen av golf. Det
må derfor gjøres en evaluering om vi vil utvikle et eget WEB-verktøy
eller om vi skal tilpasse vår lagserie til Interclub-modulen i Golfbox.
Vedtak:
Edgar bes om å utrede muligheten for ny webbasert løsning
23-03/15 Turneringsøkonomi og kontroll
Gjennomgang av prosjektregnskap for turneringsvirksomheten viste at
vi er bemerkelsesverdig på budsjett.
Det er i perioden 23.april til 25.mai gjennomført 26 turneringer (en er
utsatt) hvor det samlet er spilt 1.869 runder, dvs i snitt 72 deltakere pr
turnering. Det varierer fra 21 til 138 i denne perioden.
Overskuddet (som brukes til tilskudd til repr. spillere) er på ca 133.000
som er 3.000 over budsjett
Prosjektregnskap – representasjon presentert i egen oversikt og vi har
kontroll i et meget ryddig og oversiktlig skjema, som igjen er grunnlag
for den løpende turneringskontrollen som foretas i admin. Oversikten
viser at vi har en liten innsparing i forhold til budsjett, men
hovedtyngden av disse utgiftene kommer senere.
Vedtak:
Styret berømmet adm. for opplegget som gjør at en nå har svært god
løpende kontroll med økonomien.
De fremlagte oversikter ble tatt til etterretning.
24-03/15 ESGA 2016
Helge og Espen møter Kåre 27. 5 for å styrke organisasjon og sette en
tydelig gjennomføringsstruktur og etablere ansvarsområder i første linje
etter Kåre.
Kåre Wilhelmsen er oppfordret til å detaljplanlegge oppgaver og
bemanning på vitale primæroppgaver som sekretariat og de tre
arenaene..
Utvikle program og oppgavedefinisjon med arbeidsinstruks for frivillige
Status søknad NGF er ikke tilkommet oss, men den er bebudet
behandlet i NGF styremøte 4. juni
Søknad Vestfold Fylkeskommune utarbeides. Pål Melbye i NGF har
formidlet kontakt til spesifikk person.
25-03/15 Jubileumsmarkering(er)
Hedersmerke
Middag lørdag 19. september under Landsfinale får status
”Jubileumsmiddag” hvor det blir gjort heder og delt ut hedersmerker.
Styret ønsker nå å få igangsatt aktivitet slik at kandidater og merker er
klare til jubileumsmarkeringen
Styret er enige om at en nå bør gå ut å få forslag på kandidater til
hedersmerke i 2015.
Hedersmerke i jubileumsåret 2015 bør være forbeholdt NSGs
opphavsmenn. Aktuelle kandidater vil være idéskapere og gründere.
Det kom forslag om at styret bør opprette en særskilt hederskomite som
skal håndtere utvelgelse og tildeling av NSGs Hedersmerke. Styreleder
i NSG er komiteens leder og det velges 4 medlemmer til komiteen på
årsmøtet 2016.
(Det foreslås at 2 medlemmer velges for 2 år og 2 for fire år, for å sikre
kontinuitet i arbeidet.)
Vedtak:
Adm bes iverksette utarbeidelse av et forslag til merke i gull, samt
forslag til statutter/retningslinjer for tildeling, hvori inngår å oppfordre
medlemmene til komme med forslag.
Adm bes iverksette et opplegg slik at NSG’s medlemmer oppfordres til å
komme med forslag på kandidater til å få hedersmerke i 2015 i samsvar
med de føringer som er lagt av styret.
NSG’s historie
Espen opplyste at Bjørn Juvet ikke har avsluttet sitt arbeid
Det må videre avklares om dette skal tilgjengeliggjøres som
Brosjyre, PDF eller PPT?
Oppfølging:
Espen følger opp Bjørn og finner hensiktsmessig presentasjon.
26-03/15 Eventuelt
NSG Invitational og NSG Masters Landsfinale – arrangeres i henhold
til gjeldende regler i TB 2015 og følger satte rutiner. Administrasjon
sjekker hotelltilbud på Quality Sarpsborg i tillegg til det vi har på Støtvig
Behandle protest
NSG har mottatt protest fra en spiller på turneringsledelsens avgjørelse
i en konkret situasjon.
Som følge av at NSG ikke har dommere og ikke setter krav til
arrangøren vedr faglige krav til turneringsledelsen, har NSG åpnet for at
avgjørelser kan ankes inn for NSG’s ankenemd.
AU er i dag NSG’s ankenemnd.
Pga habilitetsproblemer i AU har NSG valgt en kortsiktig løsning ved å
innhente uttalelse fra klubben/turneringskomiteen og innhente uttalelse
fra en dommer (Forbundsdommer Tor Grette Jensen) som grunnlag for
behandling av protesten i AU.
Denne saken reiser spørsmål om en trenger et ”Domsutvalg” eller
lignende i NSG.
Situasjonen i lagserien
Det har kommet to protester/innsigelser på oppsettet av lagserien i
Vestfold.
ü Opplegg med avbrutt serie (det spilles kun to returmatcher – i
stedenfor 4 – for at det skal bli 6 kamper pr lag.
ü Muligheten for en klubb til å stille med to lag i samme avdeling
Styret fikk en innledende orientering om bakgrunnen for oppsettet i
lagserien
ü En har tatt utgangspunkt i at det skal være 4 lag i hver avdeling
ü Det har tidligere vært påpekt at en bør unngå for lange
reiseavstander slik at det er tatt sterke geografiske hensyn
ü Det har fremkommet ønske om at det ikke bør være mer enn 6
kamper pr lag.
ü Det er vektlagt å gi et best mulig tilbud til alle som ønsker å stille
lag. Der en klubb kan stille flere lag har NSG sagt ja selv om to
lag kan komme i samme avdeling utfra geografiske hensyn
ü Der en av geografiske hensyn har fått 5 lag i samme avdeling, er
det innført avbrutt serie dersom alle lag ikke ønsker å spille full
serie.
Styret drøftet saken inngående. Oppsummering av drøftingene:
Flere lag fra samme klubb i en avdeling
Kortsiktig løsning:
Styret tilrår ikke at det gjøres noen endringer i 2015
Langsiktig løsning:
NSG er positiv til at klubber stiller flere lag. Det må oppmuntres til at
flere klubber stiller lag i lagserien slik at antall avdelinger kan utvides og
at en dermed unngår problemet. Alternativt må de geografiske rammer
for puljeoppsett utvides.
Avbrutt serie
Kortsiktig løsning:
En av kampene som ikke skal spilles etter oppsett med avbrutt serie er
spilt. Sett lys av dette gjorde styret følgende vedtak
Vedtak
I gjeldende avdeling spilles det full serie med de lag som er satt opp. De
øvrige avdelinger med 5 lag spilles med avbrutt serie som det er lagt
opp til av turneringsledelsen
Langsiktig løsning:
Erfaringer fra årets opplegg med avbrutt serie evalueres som ledd i
planleggingen av neste års oppsett av lagserien. Styret påpekte at en
bør kunne vurdere større regioner som kombinerer Østfold og Vestfold.
Oppfølging:
Admin bes informere de som har klaget samt lagledere for lag i denne
avdelingen om styrets vedtak
Uttak til representasjonsoppgaver i 2015
Uttak 2015 avsluttes i mai
Det er berammet møte i uttakskomiteen (UK) 3. juni. Det tas da ut
representanter til følgende oppgaver
ü EGA (individuelt og lag)
ü ESGA
ü ESGA Masters (+70)
ü Marisa Sqaravatti Trophy
ü ESLGA (+65)
Det ble påpekt at spillerne ikke har anledning til å velge hvilken liste de
vil stå på. For å unngå misforståelser om dette bes adm gi tilstrekkelig
informasjon om dette til spillerne og eventuelt legge ut informasjon om
dette på hjemmesidene
Uttak til landskamper skjer etter avsluttet uttakssesong (1.8.2015)
TB 2016
APJ orienterte om at TK nå setter i gang arbeidet med TB 2016. Det er
allerede berammet et evalueringsmøte med turneringskoordinatorene
for lagserien for å evaluere årets oppsett og erafingene med bruken av
golfbox i dette arbeidet
APJ opplyste videre at TK legger opp til en uttaksordning hvor alle
bruttolag tas ut først, deretter nettolagene
Styret hadde ingen merknader til dette
Kommende styremøter i 2015 / 16
•
•
•
•
Styremøte 4 – 18. august 2015 (Helge mulig forfall, Grethe leder møtet)
Styremøte 5 – 13. oktober 2015
Styremøte 6 – 08. desember 2015
Styremøte 1/2016 – 19. januar 2016
Drøbak, den 4.juni
Espen Olafsen, Referent
_______________________________
Helge Wangen
_________________________________
Grethe Kristensen Nysveen
_______________________________
Karl Peter Aasland
_________________________________
Thore Daae Olseng
_______________________________
Asle Petter Johansen
_________________________________
Olaug Slethei