Get bedrift Mobil
Brukerveiledning
Invoice Online
Invoice Online
Innholdsfortegnelse
Innhold
Invoice Online kundeportal ...................................................................................................................................... 3
1.
Administrator kategorier .............................................................................................................................. 3
1.1.
Kundeadministrator..................................................................................................................................... 3
1.2.
Fakturastedsansvarlig.................................................................................................................................. 3
1.3.
Kostnadsstedsansvarlig................................................................................................................................ 3
1.4.
Bestiller..................................................................................................................................................... 3
2.
Startside (Hjem) ......................................................................................................................................... 4
3.
Funksjoner i Invoice Online .......................................................................................................................... 6
3.1.
Oversikt over dine fakturaer i Invoice Online ................................................................................................... 6
3.1.1.
Totaloversikt .............................................................................................................................................. 7
3.1.2.
Oversikt fakturasteder ................................................................................................................................. 7
3.1.3.
Oversikt over kostnadssteder ....................................................................................................................... 7
3.1.4.
Totaloversikt kostelementer ......................................................................................................................... 7
3.1.5.
Oversikt over ikke betalte fakturaer/faktura arkiv ............................................................................................ 8
3.2.
Administrasjon ........................................................................................................................................... 8
3.2.1.
Administrere Kostelementer (Mobilnr) ............................................................................................................ 9
3.2.2.
Etablere eller redigere informasjon på kostnadssted ....................................................................................... 10
3.2.3.
Etablere nye eller endre info på administratorer ............................................................................................ 11
3.2.3.1. Etablere nye eller endre info på administratorer ............................................................................................ 11
3.2.4.
Redigere informasjon til opplysningen .......................................................................................................... 11
3.2.5.
Listevisning - opprinnelsesmarkering ........................................................................................................... 11
4.
Online bestillinger av abonnement og tjenester på mobil ................................................................................. 12
4.1.
Portering ................................................................................................................................................. 12
4.2.
Nytt abonnement ...................................................................................................................................... 12
4.3.
Endre abonnement .................................................................................................................................... 12
4.4.
Oppsigelse av abonnement......................................................................................................................... 12
4.5.
Sperring av SIM kort ................................................................................................................................. 12
4.6.
Åpning av SIM kort ................................................................................................................................... 13
4.7.
Bestill SIM kort ......................................................................................................................................... 13
4.8.
Bestill mobilnummer ................................................................................................................................. 13
5.
Rapporter ................................................................................................................................................ 13
5.1.
Mobilrapporter.......................................................................................................................................... 13
5.1.1.
Skatterapport med oversikt over forbrukt innholdstjenester. ........................................................................... 14
5.1.2.
Trafikkrapport totalt .................................................................................................................................. 14
5.1.3.
Privat forbruk pr. mnd ............................................................................................................................... 14
5.1.4.
Privat forbruk pr. år .................................................................................................................................. 15
5.1.5.
Oversikt abonnementer ............................................................................................................................. 15
5.2.
Regnskapsrapporter .................................................................................................................................. 15
5.2.1.
Regnskapsfil mobil .................................................................................................................................... 16
5.2.2.
Regnskaps fil med konteringsstreng............................................................................................................. 16
5.2.3.
Momsrapport fradrag for innholdstjenester ................................................................................................... 16
5.2.4.
Fakturadetaljrapport ................................................................................................................................. 17
5.3.
Øvrige rapporter ....................................................................................................................................... 17
5.3.1.
Telefonliste .............................................................................................................................................. 17
Invoice Online kundeportal
Invoice Online tilbys alle Get bedrifts
mobilkunder. Vårt mål er at dette verktøyet
bl.a. skal gi brukerne muligheten til å
effektivisere bedriftens vedlikehold av
mobilabonnement, online bestillinger og
fakturabehandling. For å bedre
kostnadskontrollen og kostnadsføringen.
Alt er web-basert og du kan logge deg på fra
en hvilke som helst pc med tilgang til
Internett.
Link: https://io.tdc.no/io
1. Administrator kategorier
Din virksomhet kan ha fire kategorier eller nivåer for administratorer. Det er ingen grense for hvor
mange per kategori.
1.1.
Kundeadministrator
Dette er bedriftens Kundeadministrator med alle rettigheter og oversikt over hele virksomheten
(fakturasteder). Ved etablering av administrator definerer man om denne også skal ha tilgang til å gjøre
onlinebestilling/endringer. Dette defineres per bruker.
Kundeadministrator kan etablere nye administratorer i bedriften tilsvarende ett nivå lavere
(fakturastedsansvarlig). Da kundeadministrator har alle rettigheter er det ikke nødvendig å sette opp
tilgangskontroll som avgrenser innsyn på fakturasteder for denne rollen. Det er kun mobil Kundeservice
som har tilgang til å sette opp kundeadministrator.
Alle nye kunder blir opprettet med det antall kundeadministratorer som er oppgitt i bestillingsskjema
1.2.
Fakturastedsansvarlig
1.3.
Kostnadsstedsansvarlig
Har samme rettigheter som kundeadministrator, men
avgrenset innen egne fakturasteder.
Fakturaenhetsansvarlig kan opprette
Kostnadsansvarlige.
Kundeadministrator krysser av for de fakturastedene
fakturaansvarlig skal ha.
Har tilgang til fakturainformasjon og modulen
Standardrapporter avgrenset ned på
kostnadsstedsnivå. Kostnadsstedansvarlig kan også ha rettigheter til å gjøre bestillinger.
Ved registrering krysser man av for de kostnadsstedene administratoren skal ha tilgang til.
1.4.
Bestiller
Denne brukeren har kun tilgang til bestillings- og administrasjonsmodulen og er tilpasset for eksempel
en helpdesk funksjon som ikke har behov for tilgang til fakturainforasjon.
2. Startside (Hjem)
Invoice Online tilbyr følgende funksjoner fra startsiden:
•
•
•
Snarvei for å sjekke dine fakturaer
Se totalkostnaden for hele kundeforholdet
Søk opp ett nummer og se forbruket fordelt på tjenester
Finn det du raskt trenger:
Velger du Finn det du raskt trenger så kan du søke opp bruker (Navn) eller Kostelement (Mobilnr)
Du kan da klikke deg direkte inn på faktura delen til brukeren eller administrasjon av aktuell bruker.
Ute til høyre på startsiden (eller om du velger «hjem») så finner du «mine funksjoner»:
Her kan du «endre passordet» ditt til Invoice Online
Få opp «Telefonliste», der du også kan søke opp ansatte eller sende de SMS direkte fra invoice online.
«SMS Meny» der du kan sende SMS til både interne og eksterne som du har registrert i kontaktlisten.
Du finner også «Mobilinnstillinger» som tar deg direkte til Mobilflex Connect. Der du kan administrere
dine mobilinnstillinger.
3. Funksjoner i Invoice Online
Invoice Online tilbyr følgende hovedfunksjoner:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Totaloversikt (mobil)
Én faktura pr juridiske enhet (fakturasted)
Tilhørende PDF og xls faktura for utskrift på Mobil
Drill down funksjonalitet fra fakturasum ned til hver enkelt samtalestrøm
Kostnadsfordeling i henhold til kundens kontoplan (kostnadssted) fordelt på kostelement
Alle mobilnummer kan gis alias og eller knyttes til personer, avdelinger og kostnadssted
Online mobilbestillinger av abonnement og tjenester
Endre på eksisterende abonnement
Online bestillingslogg med oppdatert statusinfo
Åpne/sperre mobil abonnement
Fakturaarkiv
Standardrapporter
Eksport av data til Excel
Skattemessig håndtering av mobilabonnement
Sende SMS til bedriftens og andres mobil
3.1.
Oversikt over dine fakturaer i Invoice Online
Under arkfanen Faktura finner du all informasjon om tidligere fakturaer til samtlige fakturasteder i din
virksomhet. Vær oppmerksom på at dette baserer seg på fakturerte beløp for den valgte måned.
Trafikken vil da tilhøre måneden før. Abonnent faktureres månedlig på forskudd. Du finner også
snarveier til disse rapportene på portalens startside.
3.1.1.Totaloversikt
Totaloversikt viser sum fakturert for alle fakturasteder du har definert. Totaloversikt finner du i
undermenyen til Faktura eller snarveien ”se din totalkostnad” på startsiden.
3.1.2.Oversikt fakturasteder
Summert faktura for det enkelte fakturasted er tilgjengelig i undermenyen Fakturasted. Her kan du
kontrollere fakturaer for perioden eller drille deg videre ned for å se fakturabeløpet splittet opp i
kostnadssteder dersom du har valgt å innføre dette.
Kostnadsfordelingen finner du ved å klikke på fakturastedsnummeret.
Alle mobilfakturaene kan hentes opp i PDF eller xls format for utskrift hvis dette er ønskelig. Du finner
disse ved å klikke på undermenyen Fakturasted og Vis fakturaer.
3.1.3.Oversikt over kostnadssteder
Mange bedrifter ønsker å fordele fakturaene på kostelementer fra ett eller flere fakturasteder til flere
kostnadssteder.
Dersom nivået kostnadssted er implementert vil du finne en oversikt over disse ved å klikke deg inn på
menyen Kostnadssteder under Faktura.
Du kan drille deg videre ned ved å klikke på ønsket kostnadssted og Fakturanummer for å analysere:
• Kostnader fordelt på tjeneste
• Tjeneste fordelt på kostnadselementer (forbruk, abonnement etc.)
• Ved valg av forbruk kan man drille videre ned på trafikk elementer (SMS, utlandstrafikk etc.)
Siste nivå er navn på kostelement (bruker) som har benyttet seg av tjenesten.
3.1.4.Totaloversikt kostelementer
Kostelement er siste ledd i en faktura drill down. Et kostelement er for mobil et mobilnummer.
Rapporten gir oversikt over forbruk per kostelement for ønsket fakturaperiode. Kostelementet kan være
knyttet opp mot et kostnadssted dersom kostnadssted er definert. Ved å klikke deg inn på Kostelement
under menyen faktura kan du søke opp kostelementer på mobilnummer. Du kan også søke opp grupper
av kostelementer fordelt på kostnadssteder.
3.1.5.Oversikt over ikke betalte fakturaer/faktura arkiv
Under valget Ikke betalte fakturaer/arkiv, har du en oversikt over fakturaer som er forfalt og merket
med antall dager siden forfall. Du kan også se alle fakturaer også de betalte med detaljert informasjon.
Du finner disse ved å velge alle i nedtrekks menyen over tabellen
For å gjøre det mer oversiktlig har vi merket med gult dersom det er mindre enn 10 dager siden forfall og
rødt når mer enn 10 dager.
Tabellen viser også evt. restbeløp.
3.2.
Administrasjon
Invoice Online gir deg tilgang til å redigere ditt oppsett av:
• Brukere
• Kostnadssteder
• Applikasjonsbrukere
• Tilleggs felt kostelement
• Opplysningsinformasjon
• Opprinnelsesmarkering (Ikke i bruk, kun for fast)
I avsnittene under beskriver vi noen av endringsmulighetene. Husk at administratornivå bestemmer
hvilke rettigheter du har for å gjøre endringer.
3.2.1.Administrere Kostelementer (Mobilnr)
Alle med et mobilnummer er definert som brukere i Invoice Online. Ved å klikke deg inn på
undermenyen Kostelementer i Administrasjon har man tilgang til følgende informasjon:
• Type (Mobil)
• Telefonnummer
• Lokalnummer
• SIM-kortnummer
• PUK1 (viktig dersom man har glemt PIN koden og telefonen er låst)
• Status (aktiv/inaktiv)
• Tjenester
• SIM kort type: (Hoved)
• Bank ID
• Tilleggstjenester (Abonnement)
Dersom informasjon om kostnadssted er angitt finner du dette under kostnadsfordeling. Ønsker man å
flytte en bruker til et annet kostnadssted gjør man dette her. Det eksisterer kun 1 fakturasted.
Skattemodell og skattenivå
Menyen skattemodell benyttes for å beskrive om
mobilabonnementet skal være en kontortelefon (legges igjen på
jobb) eller en fri telefon dekket helt eller delvis av arbeidsplassen.
Denne informasjonen fremkommer på skatterapporten som er
tilgjengelig under standardrapporter.
I menyen skattemodell kan man definere om telefonen skal helt eller
delvis dekkes av arbeidsgiver. Dersom man velger nivåer som setter
et tak (tak, samtalenivå). Vil en kolonne i rapporten vise privat
forbruk.
Man kan også gjøre endringer på personopplysninger Tilleggs feltene
kan benyttes dersom man har behov for å merke det enkelte kostelementet spesielt. Tilleggs feltene kan
være friteksts felt eller rullgardin menyer. Disse menyene settes opp av kundeadministrator.
3.2.2.Etablere eller redigere informasjon på kostnadssted
Kundeadministrator og Fakturastedsansvarlig har rettigheter til å endre informasjon på eksisterende
kostnadssteder og opprette nye kostnadssteder. Alle feltene er fritekstfelt slik at man kan bruke
benevnelser på kostnadssteder tilpasset den enkelte virksomhet. Kostnadsstedskoden kan inneholde
både tall og bokstaver.
For å opprette et nytt kostnadssted velger du ”nytt kostnadssted” under menyen Administrasjon og
kostnadssteder.
Kostnadssted knyttet til fakturasted
Du kan ikke endre fakturasted. Eksisterer kun 1 pr kunde
3.2.3.Etablere nye eller endre info på administratorer
Det er alltid mulig å opprette administratorer (administratorer) ett nivå lavere enn ditt eget. F. eks kan
en Kundeadministrator opprette nye administratorer som har fakturaansvar og lavere.
For fakturaansvarlige og kostnadsstedansvarlige velger man hvilke faktura/kostnadssteder man skal ha
tilgang på. Det vil kun være de tildelte faktura-/kostnadsstedene som da er synlige.
Når man er ferdig med å registrere opp en ny bruker velger man om passord skal sendes på SMS eller epost til bruker.
Ved å konfigurere slik at riktige interne personer har tilgang til sine kostnadselementer vil du få ett
helautomatisk system som leverer deg dine data til bruker, lønningskontor, regnskapskontor i rett tid, i
riktig form og ikke minst med riktige kostnader.
3.2.3.1. Etablere nye eller endre info på administratorer
Dersom brukeren skal ha tilgang til å gjøre online
bestillinger krysses det av for dette her.
Det er også mulig å krysse av for at man ønsker motta
månedlig forbruksrapport for kostnadsstedene man er
knyttet opp mot.
3.2.4.Redigere informasjon til opplysningen
Invoice Online sender oppdateringer til de fleste
opplysningstjenestene daglig. Informasjon om
hvilke data som sendes på det enkelte kostelement
(mobilnummer) finner du her.
Administrator:
Ved å klikke seg inn på kostelement under
administrasjonsmodulen har kundeadministrator
tilgang til å redigere på informasjon som sendes til
opplysningen. Informasjonen er også tilgjengelig i
listeform (gjelder kun kundeadministrator). Klikk
deg inn på «velg nummervisning» i
kostelementmenyen under administrasjon.
Bruker:
Dersom bedriften tillater det har også bruker tilgang
til å redigere informasjon som sendes til opplysningen. Dette gjøres fra Min side.
3.2.5.Listevisning - opprinnelsesmarkering
Benyttes ikke, opprinnelsesmarkering er kun for fasttelefon
4. Online bestillinger av abonnement og tjenester på mobil
Med Invoice Online kan du nå gjøre online bestillinger og endringer på bedriftens mobiltelefoner levert
av TDC.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Porter nummer
Nytt abonnement
Endre abonnement
Bytt sim-kort
Si opp abonnement
Sperre SIM kort
Åpne sperret SIM kort
Bestille SIM kort
Bestille telefonnummer
4.1.
Portering
4.2.
Nytt abonnement
4.3.
Endre abonnement
4.4.
Oppsigelse av abonnement
4.5.
Sperring av SIM kort
Portering av abonnement betyr flytting av et mobilabonnement fra en operatør til en annen. Det er
svært viktig at alle dataene fylles inn korrekt og at organisasjonsnummeret eller personnummer
(privatperson) du legger inn virkelig står oppført som eier hos tidligere operatør.
For at porteringen skal gå i henhold til regelverk må Get motta et signert porteringsskjema som
bekrefter at tidligere eier gir nummeret fra seg.
Dette skjema vil bli automatisk laget når du følger bestillingsprosessen. Last opp signert skjema ved å
klikke på bestillingsnummeret i arbeidslisten Vis bestillinger av abonnement og servicebestillinger.
Er din virksomhet allerede registrert mobilkunde hos TDC kan du hurtig etablere en ny mobilbruker. Når
du registrerer velger du hvilke fakturasted abonnementet skal belastes. Valgfritt kan du også knytte det
opp mot et kostnadssted.
Etter å ha valgt tilleggstjenester til abonnementet knytter du mobilnummer fra en nummerserie
bedriften har fått tildelt eller ber om å få et nytt nummer.
Dersom administrator har uaktiverte SIM kort tilgjengelig, vil nedtrekksmenyen gi deg tilgjengelig SIM
kort.
Aktiveringen vil starte umiddelbart. Når aktiveringen er gjennomført vil registrerte mottakere få melding
på e-post eller SMS. Du kan registrere et fritt antall mottakere av meldingen.
Du kan endre abonnements type på et mobilabonnement via bestillingsmodulen. Når du søker opp en
bruker får du oversikt over aktive tjeneste og hvilke tilleggstjenester du kan bytte til
Fra listen med tilgjengelige mobilnummer krysser du av for nummer som skal termineres. Dersom
ønskelig kan du sette en dato frem i tid for når abonnementet skal opphøre.
Dersom et SIM kort skal sperres for bruk i en periode velger man Sperr SIM kort under Bestilling.
SIM kortet vil da bli sperret for trafikk umiddelbart.
4.6.
Åpning av SIM kort
4.7.
Bestill SIM kort
4.8.
Bestill mobilnummer
For å åpne et sperret SIM kort velger du Åpne sperret SIM kort. I listen med sperrede SIM kort krysser du
av for SIM kort som skal åpnes. Kortet er nå aktivert i løpet av kort tid.
Skulle et SIM kort bli defekt kan man enkelt aktivere et nytt på eksisterende mobilnummer. Dersom
bedriften ikke har SIM kort tilgjengelig krysser du av for send et SIM kort og angir leveringsadresse.
Under menyen bestill SIM kort kan du via nedtrekksmenyen bestille en bulk med uaktiverte SIM. Disse
SIM kortene registreres inn i Invoice Online og vil være tilgjengelige ved nybestilling eller bytte av
defekte kort.
Under menyen bestill mobilnummer kan du via nedtrekksmenyen bestille en bulk med flere
mobilnummer.
5. Rapporter
Det tilbys en rekke standardrapporter for bl.a. kostanalyse og skatterapportering i Invoice Online.
5.1.
Mobilrapporter
5.1.1.Skatterapport med oversikt over forbrukt innholdstjenester.
Velg Fakturastedet og periode fra til, klikk Excel og du får ut rapporten i excel
5.1.2.Trafikkrapport totalt
5.1.3.Privat forbruk pr. mnd
Ønsker du at mobilbrukeren betaler deler av regningen, kan du velge tak per måned i nedtrekksmenyen
skattenivå på kostelementet.
Det overskytende beløpet defineres som privat og vil fremkomme i en egen kolonne i denne rapporten.
Abonnement er ikke medregnet.
5.1.4.Privat forbruk pr. år
Samme som privat forbruk per måned, men her utvides perioden til år. Rapporten viser da tak per år i
forhold til akkumulert forbruk til og med siste faktura.
Oversikt over abonnement
5.1.5.Oversikt abonnementer
All informasjon som er lagt på kostelementet inkludert SIM kortnummer, PUK etc. Både for aktive og
kansellerte nr. (Benytt rapport under Øvrige og Telefonliste, om du bare ønsker de som er aktive p.t.)
5.2.
Regnskapsrapporter
5.2.1.Regnskapsfil mobil
Forbruk for hver abonnent for et gitt fakturasted eller alle fakturasteder for en periode
5.2.2.Regnskaps fil med konteringsstreng
Regnskaps fil med konteringsstreng som viser forbruk for hver abonnent for et gitt fakturasted eller alle
fakturasteder for en fakturaperiode. Rapporten viser også eventuelt egendefinert konteringsstreng.
Regnskaps filen er tilgjengelig for mobil, fast og data.
5.2.3.Momsrapport fradrag for innholdstjenester
Momsrapport fradrag for innholdstjenester gir skatterapport som viser 20 % av innholdstjenestene mva
fritt. Innholdstjenester er 4- og 5-siffrede nummer og 820-829- nummerserien.
5.2.4.Fakturadetaljrapport
Viser alle abonnenter med engangsavgifter, abonnementsavgifter, forbruk og hvilken periode dette
gjelder for den aktuelle faktura måneden
5.3.
Øvrige rapporter
5.3.1.Telefonliste
Telefonliste med alle aktive mobilnr p.t.