US 24/2015 HMS årsrapport
US 24/2015 HMS årsrapport Universitetsledelsen Saksansvarlig: Administrasjonsdirektør v/personaldirektør Saksbehandler(e): Arkiv nr: Gro Holter og Lena Marie Kjøbli 15/00844 Vedlegg: 1. Helse, miljø og sikkerhet NMBU. Årsrapport 2014 Forslag til vedtak: Årsrapport for helse, miljø og sikkerhet tas til etterretning. 5.3.2015 Mari Sundli Tveit Rektor NMBU Universitetsstyret Møtedato 5.3.2015 2 Saksfremlegg En av universitetsstyrets sentrale ansvarsoppgaver er å påse at NMBU fyller gjeldende krav til internkontroll og påse at arbeidsmiljøet ved NMBU er forsvarlig. Rektor representerer universitetet utad og fører tilsyn med virksomheten. Dekaner, direktører og instituttledere skal bidra til at NMBU fyller krav i lov- og regelverk, på områdene HMS, personsikkerhet og beredskap. Det skal legges til rette for at arbeidsmiljørelaterte problemer løses på lavest mulig nivå i organisasjonen. Rapporten ble behandlet i AMU 11.2.2015. AMU vedtok HMS-årsrapport 2014 og handlingsplan 2015 med de kommentarer som kom opp i møtet. HMS-årsrapporten for 2014 gir oversikt over aktiviteter, utfordringer og tiltak. Rapporten er disponert som følgende: 1. 2. 3. 4. 5. NMBU Innledning. Aktiviteter og tiltak innen sentralt organisert HMS-arbeid i 2014. Årsrapport fra vernetjenesten; bedriftshelsetjenestene og hovedverneombudene. Sammenfatning av sentrale tema i årsrapporteringen fra enhetene. Handlingsplan for 2015 med prioriterte tiltak, basert på utfordringer og forbedringsområder beskrevet i rapportens del 2, 3 og 4. Universitetsstyret Møtedato 5.3.2015 US-sak 24/2015 Vedlegg 1 NMBU Visjon: Kunnskap for livet NMBU-fakta 5000 studenter 1700 ansatte 64 studieprogram To campus fra 2014-2019 Campus Adamstuen Campus Ås Fra 2019 – Campus Ås NMBU har studier og forskning som møter de store globale spørsmålene om miljø, bærekraftig utvikling, bedre folke- og dyrehelse, klimautfordringer, fornybare energikilder, matproduksjon og areal- og ressursforvaltning 2 Innhold Sammendrag ......................................................................................................................................... 4 Årsrapport HMS 2014 ........................................................................................................................ 5 1 Innledning .......................................................................................................................................................... 5 2 NMBUs sentralt organiserte HMS arbeid ......................................................................................... 5 2.1 Arbeidsmiljøutvalget (AMU) ............................................................................................................... 5 2.2 HMS-system ................................................................................................................................................ 5 2.2.1 Overordnet internkontroll .......................................................................................................... 5 2.2.2 Avslutning av Kompetanseprosjektet .................................................................................... 6 2.3 Helse............................................................................................................................................................... 7 2.3.1 Ergonomi og fysisk aktivitet....................................................................................................... 7 2.3.2 Sykefravær og IA-avtalen ............................................................................................................ 7 2.3.3 Freskuke 2014 .................................................................................................................................. 8 2.3.4 Personskader og nestenulykker ............................................................................................... 8 2.4 Fysisk arbeidsmiljø ................................................................................................................................. 9 2.4.1 HMS- tiltak i bygg 2014 ................................................................................................................ 9 2.5 Laboratoriesikkerhet og elektronisk stoffkartotek ................................................................ 11 2.6 Ytre miljø....................................................................................................................................................11 2.7 Elektro .........................................................................................................................................................13 2.8 Sikkerhet og beredskap .......................................................................................................................13 2.9 Brannvern ..................................................................................................................................................14 2.10 Strålevern................................................................................................................................................14 3 Vernetjenesten...............................................................................................................................................16 3.1. Bedriftshelsetjeneste ...........................................................................................................................16 3.1.2 Rapport fra Follo Bedriftshelsetjeneste, Campus Ås .......................................................... 16 3.1.2 Rapport fra MediPluss Bedriftshelsetjeneste, Campus Adamstuen ............................ 20 3.3. Hovedverneombudenes årsrapport ............................................................................................. 20 4 Oppsummering av årsrapporter fra enhetene ........................................................................... 22 5 Overordnet handlingsplan for 2015 ................................................................................................. 24 5.1 Oppsummering av handlingsplan for 2014 ................................................................................ 24 5.2 HMS-handlingsplan for 2015 ............................................................................................................25 Vedlegg 1: Saker behandlet i AMU...............................................................................................................27 3 Sammendrag Det utøves mye godt helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (HMS) ved Norges miljø- og biovitenskapelige universitet, både sentralt og ved institutter og avdelinger. Implementering og forbedring av felles HMS-system har vært viktig i 2014, et arbeid som vil fortsette i 2015. Arbeidsmiljøutvalget, ledet av hovedverneombud Lise Thoen, holdt fem møter i 2014. Utvalget har hatt spesiell oppmerksomhet på fusjonsprosessen, byggeprosjektene, nytt HMS-system og planlegging av arbeidsmiljøkartleggingen i 2015. Kompetanseprosjektet «Utvikling, utprøving, implementering og spredning av digitale læringsvirkemidler innen HMS-området» ble avsluttet 1.7.2014. Resultatet er en HMSapp, pedagogiske HMS-filmer og e-læringsstier om HMS-informasjon. Prosjektet ble grundig evaluert og rapportert til DIFI og universitetets ledelse. Prosjektet er presentert på DIFIs «Del- og lærkonferanse» og for andre virksomheter i offentlig sektor. Universitetet undertegnet ny IA-avtale sommeren 2014. Sykefraværet i 2014 var 4,0%. Det er en liten økning fra foregående år. Sykefraværsdata før og etter fusjonen er ikke direkte sammenliknbare. Økning i sykefravær er ikke uvanlig i fusjonsprosesser og tett oppfølging av sykemeldte og sykefraværsdata vil være nødvendig i de kommende årene. NMBU har presset kapasitet på arealer og flere undervisningsrom, laboratorier og kontorlokaler er i dårlig stand. Samlokaliseringsprosjektet (SLP), Senter for husdyrforsøk (nye driftsbygninger) og rehabiliteringen av Urbygningen vil bedre mye av dette. NMBU setter av 3,6 millioner hvert år til å bedre læringsmiljøet. I 2014-2015 er dette i hovedsak bevilget til oppussing av læresaler, akustikkutbedringer, møblering, skrivesenter og prosjektering av ventilasjon for undervisningsrom. Det systematiske arbeidet med NMBUs miljøhandlingsplan har redusert energi- og vannforbruket. NMBU har i år startet et prosjekt for å videreutvikle miljøarbeidet. Det har vært 7 beredskapsøvelser i 2014. En av øvelsene involverte begge campus og ble ledet av NMBUs beredskapsgruppe. Øvelsene er basert på gjennomførte ROS-analyser ved enhetene. NMBUs organisasjon ble raskt satt i beredskap ved den høynede terrortrusselen i juli 2014. Beredskapsplanene ble gjennomgått og ytterligere klargjort. Plan for sikkerhetsarbeidet ved NMBU er utarbeidet for 2015. H-verdien for 2014 er 1,56, en nedgang fra 4,23 i 2013. Hovedverneombudet og assisterende hovedverneombud har hatt stor aktivitet og medvirket i mange grupper og utvalg ved NMBU. Begge deltar i AMU, sentrale IDF-møter, styringsgruppen for byggesaker/prosjektstyret for prosjekt campus og i ulike arbeidsgrupper knyttet til HMS-feltet. Assisterende HVO har deltatt i brukerutstyrsgrupper og møter med Statsbygg og «prosjektgruppen Ås» om samlokaliseringsprosjektet. SLP vil gå inn i en avgjørende fase i 2015 og gjennomgående og god medvirkning må sikres ytterligere for å sikre gode HMS-løsninger. HMS-handlingsplan 2014 er fulgt opp, framdrift og H-verdi er rapportert til AMU og Universitetsstyret hvert tertial. 4 Årsrapport HMS 2014 1 Innledning En av universitetsstyrets sentrale ansvarsoppgaver er å påse at NMBU fyller gjeldende krav til internkontroll og påse at arbeidsmiljøet ved NMBU er forsvarlig. Rektor representerer universitetet utad og fører tilsyn med virksomheten. Dekaner, direktører og instituttledere skal bidra til at NMBU fyller krav i lov- og regelverk, på områdene HMS, personsikkerhet og beredskap. Det skal legges til rette for at arbeidsmiljørelaterte problemer løses på lavest mulig nivå i organisasjonen. Strategi for 2014-2018 har følgende punkter relatert til helse, miljø og sikkerhet: • Felles tilhørighet til arbeids- og studiestedet gjennom tiltak som fremmer innsikt, respekt, tillit og engasjement og som bygger på NMBUs verdigrunnlag. • God intern kultur der tydelighet, kommunikasjon og involvering står i sentrum. • Verdibevarende vedlikehold av de fysiske fasilitetene. • Systematisk arbeid med helse, miljø og sikkerhet. • Ansattes og studenters deltakelse og medbestemmelse i utviklingen av egen arbeidsplass. • En ambisiøs likestillings- og inkluderingsplan. • Miljøuniversitet i alle deler av virksomheten. • Samarbeid med Studentsamskipnaden i Ås, Ås kommune og Akershus fylkeskommune om studentvelferd og et økt boligtilbud for studenter og ansatte. • Et stimulerende arbeids- og læringsmiljø der den enkelte ansattes og students potensiale realiseres og gir kunnskap for livet. Rapporten for 2014 gir oversikt over aktiviteter, utfordringer og tiltak. Rapporten er disponert som følgende: 1. Innledning. 4. Sammenfatning av sentrale tema i årsrapporteringen fra enhetene. 2. 3. 5. Aktiviteter og tiltak innen sentralt organisert HMS-arbeid i 2014. Årsrapport fra vernetjenesten; bedriftshelsetjenestene og hovedverneombudene. Handlingsplan for 2015 med prioriterte tiltak, basert på utfordringer og forbedringsområder beskrevet i rapportens del 2, 3 og 4. 2 NMBUs sentralt organiserte HMS arbeid 2.1 Arbeidsmiljøutvalget (AMU) I 2014 ble det avholdt fem AMU-møter. Hovedverneombud Lise Thoen har ledet AMU. AMU har i 2014 behandlet 57 saker, slik det framkommer av vedlegg 1. Utvalget har hatt spesiell oppmerksomhet på fusjonsprosessen, byggeprosjektene og nytt HMS-system for NMBU. Personal- og organisasjonsavdelingen (POA) har koordinert AMUs arbeid. 2.2 HMS-system 2.2.1 Overordnet internkontroll Personal- og organisasjonsavdelingen (POA) har hatt ansvar for å koordinere og tilrettelegge det systematiske HMS-arbeidet. Avdelingen innehar koordinatorrollen 5 mellom fagansvarlige innen brannvern, elektro, laboratoriesikkerhet, strålevern og sikkerhet, bedriftshelsetjenesten og enhetene. Avdelingen koordinerer og oppdaterer «HMS-håndboka» og «HMS for ledere» i lederhåndboka. Oppfølging av avtalen om Inkluderende arbeidsliv (IA), AMU, årsrapportering til universitetsstyret og fra enhetene, rutinebeskrivelser- og kompetanseoppbygging er en del av faste HMS-oppgaver som POA ivaretar. Avdelingen har vært rådgiver i prosesser med omstilling eller omplassering av overtallige og/eller personer i utsatte situasjoner. Personal- og organisasjonsavdelingen har hatt jevnlige samtaler med seniorer som nærmer seg pensjonsalder om arbeidssituasjon, framtid og pensjonsmuligheter. Det er også avholdt et eget kurs for disse. 2.2.2 Avslutning av Kompetanseprosjektet I hovedtariffavtalen 2012–2014 ble det avsatt 25 millioner kroner for å støtte tiltak innenfor kompetanseutvikling. Kompetansetiltakene skal bidra til å fornye, digitalisere og utvikle statsforvaltningen, følge opp IA-avtalen, bidra til større mangfold i arbeidsstokken og til å gi brukerne bedre tjenester. Midlene ble fordelt av Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet og hovedsammenslutningene etter innstilling fra Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi). Universitetet for miljø- og biovitenskap (UMB) fikk i januar 2013 tildelt 1,3 millioner av disse midlene, til et kompetanseutviklingsprosjekt innen HMS-området. Prosjektet ble videreført inn i NMBU. Prosjektet startet den 1.1. 2013 og ble avsluttet 1.7.2014. Tittel på prosjektet er «Utvikling, utprøving, implementering og spredning av digitale læringsvirkemidler innen HMS-området». Prosjektet har hatt flere delprosjektgrupper. En gruppe utviklet ulike digitale læringsvirkemidler. Resultatet er en rekke filmer som skal brukes i opplæring på HMS- området generelt, for å utdype universitetets laboratoriehåndbok (Filmene dekker viktige områder innen orden, oppførsel, bruk av verneutstyr og sikkerhet på laboratoriet) og om håndtering av dyr. Det ble også laget lærestier og filmer til et pilotprosjekt i faget «organisk kjemi» på Institutt for kjemi, bioteknologi og matvitenskap (IKBM). HMS-filmer og lærestier ble prøvd ut som en del av læremateriellet for studentene på laboratoriekurset. I tillegg ble QR-koder med lenke til datablad innarbeidet i laboratorieheftet for organisk kjemi. Studentene opplevde disse lærestiene som nyttig forberedelse til laboratoriekurset. «Piloten» vil bli brukt som grunnlag for videre utvikling og læring i NMBU. En annen delprosjektgruppe utviklet en HMS-app for universitetet, hvor blant annet beredskapsinformasjon, avvik- og reiserapportering er tilgjengelig. Prosjektet ble grundig evaluert og rapportert til DIFI og universitetets ledelse. Anne Gravdahl (delprosjekt organisk kjemi) og Lena Marie Kjøbli (prosjektleder) holdt foredrag på DIFIs «Del og lær konferanse» i oktober 2014. Dette ble godt mottatt, og flere har vist interesse for HMS-app, lærestier og filmer. Prosjektet har ellers vært presentert i ulike fora, både internt og eksternt, bl.a. delt med alle HMS-ledere og hovedverneombud ved de øvrige universitetene. Tilbakemeldingene har gjennomgående vært positive. Vi opplever at vi har bidradd til å gi HMS-området en mer moderne preg. Bruk av lærestier 6 er nå tatt i bruk også på andre områder (f.eks. «Velkommen til NMBU», elektronisk læringssti for nyansatte). Figur 1. Med HMS i lomma 2.3 Helse 2.3.1 Ergonomi og fysisk aktivitet Ansatte får tilbud om individuelle arbeidsplassvurderinger. Kartleggingene omfatter både arbeidsplassvurderinger hos arbeidstakere med gradert sykemelding, de som står i fare for å bli sykemeldt, de som er tilbake i jobb etter sykemelding og ansatte som ønsker en gjennomgang av ergonomien på arbeidsplassen. Campus Ås har også gitt tilbud til ansatte om trening for å forebygge eller forbedre muskel- og skjelettplager under veiledning fra bedriftshelsetjenesten (slyngetrening). Ansatte på NMBU har mulighet til å trene en time pr. uke i arbeidstiden. NMBU har et aktivt bedriftsidrettslag (NMBU-B.I.L) og ansatte kan benytte seg av studentsamskipnadene (SiÅs og SiO) sine treningstilbud. 2.3.2 Sykefravær og IA-avtalen NMBU signerte ny IA-avtale i 2014 og oppdaterte egne rutiner med utgangspunkt i den nye avtalen. Dialogmøter gjennomføres i henhold til lovverket etter fastlagte rutiner for NMBU. Virksomheten kjennetegnes ved å strekke seg langt med tilrettelegging for at syke kan arbeide, fullt eller gradert, i egen stilling eller i alternativt arbeid, periodevis eller permanent. Dette er basert på tilbakemeldinger fra NAV og samarbeidende leger. Menn % Kvinner % Drifts-og teknisk personale/andre 2,7 (1,9 UMB) 5,2 (3,6 UMB) 5,9 (5,7 UMB) Tekninsk/administrativt tilsatte (3,5 NVH) (5.2 NVH) Gjennomsnitt alle ansatte 4,0 (3,6 UMB/3,8 NVH) Undervisnings-, forsknings- og formidlingsstillinger Administrativt personale tilsatte Gjennomsnitt alle 1,5 (1,9 UMB /1.3 NVH) 2,5 (2,3 UMB/2,4 NVH) 2,8 (3,2 UMB /3.9 NVH) 8,4 (7,1 UMB) 5.2 (4,8 UMB/3,9 NVH) Tabell 1 viser både legemeldt og egenmeldt sykefravær for NMBU i 2014 (uthevet). Tallene i parentes er sykefraværet for 2013 for UMB og NVH. 7 Tabell 1 viser både legemeldt og egenmeldt sykefravær for NMBU for 2014. Det er også verdt å påpeke at langtidssykemeldte med alvorlige diagnoser og svangerskapsrelatert problematikk gir relativt stort utslag i tabellen. Tallene for teknisk-administrativt ansatte er det dessverre ikke mulig å sammenligne da UMB og NVH rapporterte disse tallene på forskjellig måte for 2013. Det er relevant å nevne at fusjonen kan ha påført ansatte belastninger. Den kjennetegnes særlig ved organisasjonsendringer som har berørt de administrativt ansatte, og innføring av et nytt styringsnivå (fakultetsnivået) uten ekstra administrative ressurser. Videre har det vært betydelig byggevirksomhet, plassmangel og implementering nye elektronisk verktøy. 2.3.3 Freskuke 2014 «Freskuka» har fokus på helse, trivsel og trening, og har vært arrangert i september de fire siste årene. NMBU (Campus Ås) er medarrangør sammen med Ås kommune. I 2014 var temaet «Friluftsliv». Både ansatte og bedriftsidrettslaget bidro på flere arrangementer med til dels stort oppmøte. Rektor åpnet Freskuka sammen med rådmannen i Ås med arrangementet «middag i det fri». På Pecha Kucha på Vitenparken bidro NMBU-forskerne Knut Fossgård, Håvard Steinsholt, Lars Helge Frivold og Knut Bjørn Stokke med ulike foredrag rundt temaet «friluftsliv». Fotballturneringen mot blant annet flere lag fra Nofima og Ås kommune gikk dessverre ikke i NMBUs favør i år. 2.3.4 Personskader og nestenulykker I 2014 ble et nytt elektronisk system for meldinger av avvik (personskader og nestenulykker) introdusert i organisasjonen. Systemet ligger tilgjengelig for ansatte og studenter på interne og eksterne web-sider, via NMBUs HMS-app og i Feide. I året som gikk ble det totalt meldt 72 avvik ved universitetet. NVH og UMB rapporterte tilsammen 70 avvik i 2013. Både ansatte og studenter skal rapportere avvik. I 2014 mottok NMBU 58 meldinger fra ansatte, 12 fra studenter, 2 på vegne av andre (besøkende). Det ble rapportert 42 personskader hvorav 4 medførte sykefravær for arbeidstaker. To av disse var skader på grunn av fall, en som følge av håndtering av dyr og en ved håndtering av maskiner. Sistnevnte kan karakteriseres som alvorlig varig skade (tap av del av finger) og er meldt til Arbeidstilsynet. I 2013 ble det rapportert 11 skader som medførte sykefravær. H-verdien for 2014 er 1,56, en nedgang fra 4,23 i 2013. H-verdi defineres som antall fraværsskader pr 1.000.000 arbeidede timer. Hendelser i forbindelse med håndtering av dyr utgjør ca. 1/3 av hendelsene (26 av 72 hendelser). Det er stor variasjon innen denne gruppen av hendelser, fra nestenuhell og opplevelse av utrygghet, til mer alvorlige hendelser som klemskader ved håndtering av storfe og hest. Hendelsene er beskrevet ytterligere i figur 2 og 3, neste side. 8 Beskrivelse av hendelser tyveri/låsing/sikkerhet 3 transport 3 labarbeid IT 11 2 håndtering dyr bygg/inventar brann/-tilløp/-alarm 0 18 9 5 10 15 20 Figur 2. Viser beskrivelse av ulike HMS-avvik i 2014 utrygghet tap legemsdel 1 stikk spark rømming dyr materiell skade 2 mangel rutine kutt klemskade forgiftning 1 el-støt 1 forbrenning fall eksponering brudd bitt 0 30 3 1 nestenuhell 25 Hendelsens art 2 1 tap av bevissthet 26 3 4 17 5 11 3 3 2 3 7 4 4 6 Figur 3. Viser en oversikt over de ulike hendelsene i 2014 8 10 12 14 16 18 2.4 Fysisk arbeidsmiljø 2.4.1 HMS- tiltak i bygg 2014 NMBU har presset kapasitet på arealer, og flere undervisningsrom, laboratorier og kontorlokaler er i dårlig stand. Universitetet har mange gamle bygninger og klarer ikke å utvikle og oppgradere byggene i tilstrekkelig høy grad. Dette er en utfordring for studenter og ansatte. Samlokaliseringsprosjektet (SLP), Senter for husdyrforsøk (nye 9 driftsbygninger) og rehabilitering av Urbygningen vil bedre mye av dette. Teknisk avdeling arbeider systematisk med utbedringer, og har utført flere bygg-tekniske tiltak for å bedre helse, miljø og sikkerhet for ansatte og studenter. Vedlikeholdet går stort sett med til å holde forholdene på dagens nivå og gjøre akutte tiltak når det er nødvendig. NMBU setter av 3,6 millioner hvert år til å bedre læringsmiljøet for studentene. For perioden 2014-2015 er dette i hovedsak bevilget til oppussing av læresaler, akustikkutbedringer, møblering, skrivesenter og prosjektering av ventilasjon for undervisningsrom. Adamstuen • • • • • • • • Av sikkerhetshensyn og for å forhindre nedfall, ble pipene på hovedbygget renovert sommeren 2014. Pipene ble tatt helt ned til taket og bygget opp på nytt. Takene på bygg 3 og 4 ble kontrollert og nødvendige reparasjoner foretatt for å forebygge nedfall av takstein. Innendørs mønstringsbane for hest ble asfaltert på nytt. Det gamle dekket hadde skader som kunne forårsake fall for hestene. Gjerder og porter ble skiftet ut eller reparert slik at dyr ikke kommer ut av området. Flekkpussing av fasader bygg 1, 3 og 4 for å hindre at gammel puss faller ned. Sikring av gavl på bygg 1 for å hindre stein fra å falle ned. Det ble utført radonmålinger på hele campus (kontorer og undervisningsrom på bakkeplan). Det ble detektert forhøyede radonnivåer to steder og utbedrende tiltak er gjennomført. Planlegging av alarm på avtrekksskap som mangler dette. Campus Ås • • • • • • • • Eget toalett og garderobefasiliteter til ansatte i SiÅs-kantine, Økonomibygningen Montert glasstak over Nordre inngang i BTB, dette bedrer innetemperaturen. Økt ventilasjonskapasitet i Meieribygningen. Prosjektert ventilasjon for Tårnbygningen. Etablert moppevaskeri og nytt pauserom for renhold i Tårnbygningen. Nytt lager til Farbror Melker etablert direkte ved kafèen. Dette letter arbeidet betydelig for personale. Oppussing av kontorer IPV, 2. etasje Tårnbygningen. Etablering av heis med direkte inngang fra vestibyle i Tårnbygningen. Automatiske døråpnere i inngangsdører og til heis gjør bygget mer • • • • tilgjengelighet for bevegelseshemmede og letter arbeidet for vaktmester/renhold. Etablering av heis i Aud Max. Dette gjør bygget mer tilgjengelighet for bevegelseshemmede og letter arbeidet for vaktmester/renhold. Ny renholdsentral i Aud Max. Ventilasjon «vaskehall» laboratorium for forsøk med renseanlegg på kloakk. Nye kontorpulter (hev- og senkefunksjon) innkjøpt til forskjellige institutt og avdelinger. 10 2.5 Laboratoriesikkerhet og elektronisk stoffkartotek Felles laboratoriehåndbok på norsk og engelsk for begge campus ble tatt i bruk i januar 2014. «Kjemigruppa», koordinatorer for laboratoriesikkerhet ved instituttene, har hatt 4 møter. Møtene holdes annenhver gang på Ås og på Adamstuen. EcoOnline er NMBUs elektroniske stoffkartotek/kjemikalieregister Det har vært holdt 2 ECOonline-dager, noen ansatte fra campus Ås har vært på kurs og det har blitt holdt et ECOonline-kurs ved campus Adamstuen. Det har blitt avholdt 2 «laboratory safety» kurs for internasjonale studenter ved campus Ås, med til sammen vel 100 deltakere. Målet for 2015 er 5-6 slike kurs. HMS-rutiner for bruk av flytende nitrogen på campus Ås er etablert, og er under arbeid på campus Adamstuen. Når det gjelder eksponering for kreftfremkallende og arvestoffskadelige stoffer er Forskrift om Utførelse av arbeid §31-1 er nylig endret. Det må nå føres register over arbeidstakere som kan bli eksponert for slike stoffer. Et «Sikker Jobb Analyse-skjema for laboratorier» tas i bruk i starten av 2015, der navn på brukere av disse stoffer samt mengder og hyppighet noteres. Et elektronisk register (Eco Exposure) vurderes, men anses for tungvint i sin nåværende form. Det er blitt brukt en god del tid og energi på forsøk å etablere en eller flere lærlingeplasser ved laboratorier ved NMBU, uten å lykkes. Dette skyldes hovedsakelig stor arbeidsbelastning for laboratoriepersonalet, og dermed liten mulighet til å ta på seg ekstraoppgaver som veiledning av lærlinger. Det vil arbeides videre for å tilrettelegge for lærlingeplasser i 2015 iht. krav i tildelingsbrevet om 50% økning i antall lærlinger. Det sitter ingen representanter for kjemigruppa i brukergruppene for samlokaliseringsprosjektet (SLP) lenger. Viktige problemstillinger vi har tatt opp i brukergruppene er gassrutiner i de nye laboratoriene er spesielt bruk av små gassbokser istedenfor sentralt propananlegg på forskningslaboratorier og behov for flere avtrekkskap i kurssal A. På nåværende tidspunkt har vi ikke nådd fram med våre synspunkt. En annen viktig sak det er jobbet med i 2014 er manglende alarmer på avtrekkskap på Adamstuen. Dette gjelder ca. 30 avtrekkskap, og må gjøres for at NMBU skal tilfredsstille krav i Arbeidsplassforskriften §7-1. Avklaring av finansiering av dette arbeidet må prioriteres, for å få montert alarmene så raskt mulig. 2.6 Ytre miljø NMBU er, som eneste universitet i Norge, miljøsertifisert iht. NS-EN ISO 14001:2004. NMBU styrer miljøarbeidet iht. denne standarden og blir revidert på dette hvert år. Revisjonen blir gjennomført av Teknologisk Institutt (TI) og NMBU har kommet godt ut av revisjonene de siste årene. UMB hadde en egen handlingsplan for miljøarbeidet for 2012-2018. Arbeidet med revisjon av miljøarbeidet og helhetlig miljøstrategi for NMBU er påbegynt og er beregnet ferdig i løpet av høsten 2015. NMBU deltar aktivt i et nystartet nasjonalt miljønettverk blant de «selveiende» universitetene i Norge. 11 Statsbygg har kommet godt i gang med byggingen av nye fasiliteter for det nye universitetet. Nye bygninger for Senter for husdyrforskning (SHF) blir ferdigstilt i løpet av våren 2015. Disse er meget arealeffektive og arealet er vesentlig redusert i forhold til eksisterende husdyrbygninger. Det er allerede revet noen bygninger for å få plass til nye. Disse blir revet på en miljøforsvarlig måte, og det kartlegges nøye hvilke miljøgifter som kan være innebygget i den gamle bygningsmasse. Det er gjennom en årrekke jobbet kontinuerlig med optimalisering av energiforbruk på Campus. Dette har gitt seg utslag i noe lavere totalforbruk selv om antall studenter og ansatte har økt jevnt. Energiforbruk pr. person (ansatte og studenter) har dermed hatt en svært positiv utvikling og er nesten halvert på de siste 10 årene. Vannforbruket per person er redusert til en tiendepart av hva det var for 10 år siden. Den kraftige reduksjonen i vannforbruket skyldes at UMB, over flere år, har skiftet ut gamle, utette vannledninger på og rundt campus. En oppgradering som har koster over 40 millioner kroner totalt. Vannforbruket har nå flatet ut og det er ikke regningssvarende å redusere dette ytterligere. Figur 4. Diagram gjelder Campus Ås. Vertikal akse viser kWh. NMBU har siden 2010 beregnet deler av virksomhetens klimapåvirkning. De viktigste påvirkningskildene er kartlagt og lagt inn i regnskapet. Dette arbeidet videreføres og flere relevante forurensningskilder bør vurderes inn i regnskapet, både negative (f.eks. husdyrhold) men også positive (f.eks. skog). Dette er områder NMBU forsker på og dette vil bli tatt med når man har anerkjente beregningsmetoder og relevante tall for dette. Foreløpig er heller ikke innkjøp av varer og tjenester, som gir indirekte påvirkning, tatt med i klimaregnskapet. Figur 5. Klimaregnskap gjelder Campus Ås. Vertikal akse viser utslipp i tonn CO 2 . 12 Som vist i figur 5 er det energiforbruk i universitetets bygningsmasse som gir den største direkte klimapåvirkningen. Av disse var det særlig fyringsolje som ga store CO 2 -utslipp. Dette er nå i stor grad erstattet med fjernvarme, både på Campus Ås og på Adamstuen. Det kjøpes opphavsgaranti for «grønn» strøm (vannkraft). NMBU viderefører satsningen på el-biler og har nå totalt 11 el-biler. Det er også god dekning på ladestasjoner for ansatte og gjester, til sammen 40 ladepunkter. Gående og syklende prioriteres på Campus og i den verneverdige delen av parken er det nå begrenset med biltrafikk og parkering. Dette er i tråd med Riksantikvarens føringer og vår egen miljøpolitikk. Det må videre avklares hvordan dette skal håndheves for å få til en god ordning med varetransport til og fra bygningsmassen. Statsbygg bygger ny gang- og sykkelsti langs Kirkeveien. 2.7 Elektro Campus Ås har i 2014 hatt besøk av det lokale elektrisitetstilsyn (DLE), representert ved Elsikkerhet Norge AS, for revisjon av virksomhetens helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid opp mot El-tilsynsloven. Vårt internkontrollsystem ble gjennomgått med fokus på driftsog vedlikeholdsrutiner for elektrisk anlegg og utstyr. Det ble ikke funnet feil eller avvik. Det gjenstår noe for å implementere tilsvarende internkontrollrutiner på Adamstuen, dette vil vi ha fokus på i 2015. 2.8 Sikkerhet og beredskap I 2014 ble det gjennomført beredskapsøvelser ved 6 institutter (3 på Adamstuen, 3 på Ås) og en felles øvelse ledet av universitetets beredskapsgruppe. Øvelsene på instituttene ble gjennomført som «table top øvelser» med 3 timers varighet. Tema for øvelsene var basert på instituttenes egne ROS-analyser. Tema for fellesøvelsen var «gisselsituasjon». Her ble det etablert egen spillestab som ledet øvelsen. Ett institutt ved hvert campus var involvert i øvelsen. NMBU fikk testet sitt planverk for beredskap 24. juli da myndighetene høynet terrortrusselen. Det ble straks opprettet kontakt med ledere og ansatte som hadde beredskapsansvar i denne perioden. I løpet av noen timer hadde NMBUs ledelse etablert kontakt med alle aktuelle ledere og informert om den økte beredskapen. I de følgende dagene ble beredskapsplanen gjennomgått og ytterligere klargjort. Det ble lagt ekstraordinære planer for innrykk av studenter i uke 33, i tilfelle terrortrusselen fortsatt skulle være forhøyet. NMBUs ledelse ser på denne hendelsen som en god øvelse i beredskapsarbeidet. Hendelsen avdekket behov for å oppdatere deler av planverket, noe som ble gjort umiddelbart. Det er gjennomført opplæring i informasjonssikkerhet for alle ansatte ved bruk av NORSIS e-læringskurs «oktoberpakka». Korte e-læringskurs ble sendt alle ansatte på epost 1-2 gang i uka fra oktober til desember. 13 2.9 Brannvern Flere tekniske brannverntiltak er gjennomført på begge campus. Campus Adamstuen • • Årskontroll på brannvarslingsanlegget. Rutinemessig tilsyn med brannmeldere og nødlys. • Alle brannslukningsapparater og brannslanger er kontrollert og/eller testet. • Gjennomført evakueringsøvelse på hele campus. • Vi har installert SMS-varsling fra brannsentralen til alle som inngår i vaktordning. Alle hendelser blir rapportert på SMS. Campus Ås Tekniske tiltak: • • • Montert nytt brannalarm og nødlysanlegg i «Samfunnet», slik at nå er det et helhetlig brannalarm og nødlysanlegg i hele komplekse. Alt blir styrt fra en sentral som sitter i inngangspartiet til samfunnet. Byttet branndører inn til Rosehagen. Montert nytt nødlysanlegg i Parkgården. Organisatoriske tiltak: • • • Gjennomført branntilsyn i mai, fortsetter trenden med få avvik. To ny brannkoordinatorer har deltatt på brannvernlederkurs. Avholdt to kurs i «varmt arbeid» (sveising, bruk av vinkelsliper, skjærebrenner o.l). 2.10 Strålevern Campus Adamstuen Campus Adamstuen har tre godkjennelser for bruk av radioaktive kilder/legemidler og utslipp av disse: - GD07-31. Godkjenning for omfattende forskningsmessig strålebruk Norges veterinærhøgskole. Utstedt 15.07.2013 og gjelder til: 01.08.2018 - TU13-11. Tillatelse etter forurensningsloven til utslipp av radioaktiv forurensning fra Norges veterinærhøgskole. Utstedt 26.06.2013 og gjelder til: Til NVH flyttes fysisk til Campus Ås - GE11-29. Godkjenning for bruk av radioaktive legemidler ved Norges veterinærhøgskole. Utstedt 17.06.2011 og gjelder til: 31.12.2016 NMBU-Campus Adamstuen har laboratorier i laboratorie-kategori B (1 lab) og i kategori C (6 lab’er). I 2014 ble 5 lokaliteter i laboratorie-kategori C deklassifisert/fjernet slik at antall laboratorier ble redusert fra 11 til 6. Campus Adamstuen har også diverse UVCkilder (ultrafiolett C-kilder) som kommer inn under godkjenningen for forskningsmessig strålebruk. Lokaliteter for diagnostikk og behandling av dyr kommer inn under godkjenningen for bruk av radioaktive legemidler. Generelt har bruk av radioaktive isotoper til forskning på de enkelte brukerstedene blitt betydelig redusert over tid, en tendens som har fortsatt i 2014. Forbruket av isotoper i diagnostikk og behandling er imidlertid høyt og ser ut til å være høyt også i nær fremtid. 14 Alt forbruk og evt. utslipp rapporteres årlig til Statens strålevern, fordelt på hver enkelt isotop og laboratorium. Det tilstrebes at utslipp skal være så nær 0 som mulig. Strålevernet utfører dosemålingene for alle som er underlagt dosekontroll. Det har ikke vært rapportert eksponeringer av betydning i denne perioden. Det har ikke forekommet noen uhell eller andre hendelser i 2014 ved campus Adamstuen. Bjørn Høyheim er sentral strålevernkoordinator for Campus Adamstuen. Campus Adamstuen har for tiden 7 lokale strålevernkoordinatorer og 17 brukere. Campus Ås Årsrapport innen strålevernarbeidet ved NMBU-Campus Ås for året 2014 omfatter ca. 30 mer eller mindre faste brukere, samt 4 faste installasjoner (1 EM, 2 røntgenutstyr, 1 gamma kilde) og kun 4 aktive laboratorier (1 B-lab., 3 C- lab.). Det har ikke vært endring av sentrale strålevernansvarlige i 2014. Det har ikke forekommet noe uhell eller hendelser av strålevernmessig betydning i 2014 (jf. strålevernforskriftens § 11) ved NMBU-Campus Ås. Strålevernet utfører dosemålingene for alle brukere og det har ikke vært noen eksponeringer av betydning av dosekortene til brukerne av ioniserende stråling i denne perioden. Generelt har bruk av radioaktive isotoper på enkelte av brukerstedene blitt redusert i 2014 og radioaktivitetsnivåene som benyttes er lave. Isotoplaboratoriet har holdt ordinært kurs KJM350 Radioaktivitet og strålevern (10 studiepoeng) på hovedfag/dr. grads nivå høst 2014. Kurset bidrar til å gi de som arbeider med radioaktivitet adekvat utdanning, og studenter med bestått eksamen får brukertillatelse. Deler av dette kurset gis som brukerkurs for eksterne/teknisk brukere som ikke trenger studiepoengene, men kun brukertillatelsen. Brukere som ikke har dette kurset må dokumentere tilsvarende utdanning før brukertillatelse gis. Oversikt over innkjøp og forbruk av åpne radioaktive kilder i forutgående år, summert for hver enkelt nuklide totalt for hver enkelt virksomhet rapporteres årlig til Statens Strålevern. Oversikt over utslipp av alle radionuklider i henhold til godkjenningen for utslipp av radioaktive stoffer rapporteres til Statens Strålevern. Ellers blir avfall oppbevart til nuklidene har desintegrert til et ubetydelig aktivitetsnivå før de kastes som vanlig avfall, eller oppbevart på godkjente steder i påvente av levering til IFE. Ny søknad om rammetillatelse for bruk av radioaktive stoffer ble utarbeidet og sendt Statens Strålevern våren 2011. På grunnlag av søknaden ble avtalen med Statens Strålevern om bruk av radioaktivitet fornyet i 2012 og NMBU har nå «godkjenning for forskningsmessig bruk av ioniserende strålekilder» som varer ut 2015. Ny søknad om utslipp av radioaktive stoffer ble utarbeidet og sendt Statens Strålevern høst 2012. Denne søknaden ble sendt ut på høring og behandlet i løpet av 2013 og ny utslippstillatelse ble gitt av Statens Strålevern 02.01.2014. Det er viktig å presisere at NMBU går for nullutslipp av radioaktivitet, men må uansett ha en utslippsgodkjenning på plass for arbeid med åpne radioaktive kilder. 15 Implementering av strålevernrutiner i NMBU sin Laboratoriehåndbok. Mye tid er gått med i 2013 og 2014 til å implementere UMB sine strålevernrutiner i den nye håndboken for det nye universitetet (NMBU). Konklusjon Ny utslippstillatelser er kommet på plass i løpet av 2014, og gjelder fra 02.01.2014. Strålevernrutiner er arbeidet inn i HMS-håndboken til NMBU. Arbeidet med radioaktive kilder ved NMBU har i 2014 fulgt de kravspesifikasjonene som er gitt i Strålevernets rammetillatelse. 3 Vernetjenesten 3.1. Bedriftshelsetjeneste Follo Bedriftshelsetjeneste og MediPluss (fra 6.8.2014) leverer bedriftshelsetjeneste til henholdsvis Campus Ås og Campus Adamstuen. Personal – og organisasjonsavdelingen koordinerer tjenestene. Institutter og avdelinger kan bestille direkte fra bedriftshelsetjenesten og de har tilgang på følgende tjenester: • • • • • • • Ergonomisk vurdering/veiledning Rådgivning relatert til arbeidsmiljø: fysisk, kjemisk og psykisk Måling av støy og luftkvalitet Spørsmål om helsefarlige stoffer Arbeidshelseundersøkelser Psykolog/samtale Vurdering av helserisiko knyttet til arbeidssituasjonen 3.1.2 Rapport fra Follo Bedriftshelsetjeneste, Campus Ås Generelt inntrykk av HMS-arbeidet ved NMBU, Campus Ås Selv om NMBU er inne i en omstillingsprosess etter sammenslåingen med veterinærhøyskolen, opplever vi at ansatte trives, og bekymrer seg relativt lite over endringene som er i gang. Som tidligere finner vi at det i liten grad er arbeidsrelatert sykdom. Det jobbes også systematisk med HMS. Follo BHT blir brukt mye til tradisjonelle BHT-tjenester som helsekontroller, arbeidsplassvurderinger vernerunder og trening. Vi synes imidlertid enhetene kan bli flinkere til å involvere BHT også på andre områder. Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning § 13-2 regulerer hva BHT skal bistå med i bedrifter. Her nevnes blant annet: planlegging og gjennomføring fysiske og organisatoriske endringer, retningslinjer for bruk av kjemikaler, maskiner og utstyr, løpende kartlegging av arbeidsmiljø, vurdere risiko for helsefare inkludert foreslå forebyggende tiltak for å reduserer risiko, kontrollere arbeidstakeres helse ut fra arbeidssituasjon, samt informasjon og opplæring om relevante helse,- miljø- og sikkerhetsrisiko. Leveranse/timeforbruk Gruppert etter de største aktivitetene, ser regnskapet ut som vist i tabellen under. 16 Aktivitet Timeforbruk Møter, utvalg og administrasjon 177 Ergonomi og forebygging av muskel- og skjelettplager 136 Helsekontroller og vaksiner Trening og fysisk aktivitet Vernerunder Yrkeshygiene Byggesaker Kurs og opplæring Enkeltsamtaler med psykolog Sum 188 248 93 34 9 28 42 955 Noe arbeid gjenstår, estimert til 15 timer. I henhold til kontrakten skal Follo BHT levere 850 timer til tradisjonell BHT, i tillegg til 100 timer til psykolog. Når året er omme kommer vi til å ha levert noe over tidsrammen på tradisjonell BHT og noe under med psykolog. Totalt sett til leveransen være tilnærmet lik kontraktsverdien. Vi vil i den sammenheng kommentere at en god del av timene til helsekontrollene har gått med til å vente på personer som ikke har møtt til time. Vi synes dette er dårlig anvendelse av tid og ressurser, og foreslår en annen organisering rundt utvelgelse og gjennomføring av helsekontrollene. Møter, utvalg og administrasjon Follo BHT deltar i flere møter og utvalg, blant annet AMU og dialogmøter i sykefraværs- oppfølging. Follo BHT har i mindre grad enn tidligere blitt involvert i sykefraværsarbeid i 2014. Dette skyldes trolig nye sykefraværsregler fra juli 2014. I 2014 har vi også hatt planmøter med alle enhetene for å avklare behov og gjøre planer for 2014 og til en viss grad 2015. Ergonomi og forebygging av muskel- og skjelettplager Det har blitt utført arbeidsplassvurderinger, og ergonomiske kartlegginger og risikovurderinger ved flere avdelinger. Videre er det gitt informasjon/opplæring om ergonomi og forebygging av muskel- og skjelettplager på gruppenivå. I tillegg har det vært gitt tilbud om individuell undersøkelse med veiledning til ansatte med muskel- og skjelettplager. Mye av tiden har gått med til arbeidsplassvurderinger på kontorplasser. Vi mener det vil være fornuftig å øke bruken av BHT ved risikovurderinger og rådgiving. Det er gledelig at noen av enhetene har gjort dette: IKBM ved innkjøp av stoler til laboratorier, IHA til ergonomisk risikovurdering av laboratorier, IPV ved risikovurdering av tungt arbeid på planteskolen, samt SHF ved risikovurdering av ergonomiske forhold i løsdriftsfjøs og båsfjøs også med tanke på arbeidet i det nye fjøset når dette tas i bruk. Vi ser behov for å sette systematisk kartlegging og risikovurdering av ergonomi på handlingsplanene i avdelingene. Det er krav i regelverket om at arbeidsgiver skal kjenne 17 virksomhetens (avdelingens) risiko og regelmessig sørge for aktuelle risikovurderinger. På dette området for å forebygge muskel- og skjelettplager. Det er dermed ikke tilstrekkelig å gjøre arbeidsplassvurderinger hos ansatte med plager, selv om det også er en del av HMS-arbeidet og oppfølging av ansattes helse. En mulighet for å systematisere dette, er å samkjøre de med vernerunder som blir utført med bistand fra Follo BHT, slik at fokuset kan være på enda flere faktorer. Trening og fysisk aktivitet Arbeidet har i hovedsak bestått av individuell veiledning i slyngetrening (redcord) og annen forebyggende trening rettet mot ansatte som hadde et ønske om å forebygge eller forbedre muskel- og skjelettplager. Valg av metode, øvelser og dossering ble gjort etter deltagernes ønske, behov og ferdighetsnivå. Følgende enheter har gjennomført trening: INA, ILP, IPV, IKBM, SA, TA, IHA, SKP og IT/Bibliotek/Fellers ressurssenter. ”Ikke møtt”-andelen har gått ned siden deltagerne har blitt flinkere til å gi beskjed når de ikke har mulighet til å møte. Komprimering av tidsbruken har da vært mulig. Deltakeren gir uttrykk for at de ser tilbudet som hensiktsmessig. Det vil for 2015 være ønskelig å komme raskere i gang med oppstart av tilbudet om fysisk aktivitet/helsefremmende aktivitet. Det bør vurderes hvordan rekrutteringen til tilbudet foretas, og om slyngetrening blir flagget for sterkt i forhold til generelle øvelser ut i fra den enkeltes behov og ønsker. Tilbudet herfra er også ment som en arena hvor de enkelte kan diskutere helserelaterte problemer. Follo BHT kan delta i større grad med rekrutteringen ved hvert enkelt institutt hvis dette er ønskelig. Arbeidshelseundersøkelser I 2014 er det blitt gjennomført arbeidshelseundersøkelser ved IMV, IPV og IKBM. Hovedinntrykket er at avdelingene har gode og sunne arbeidsforhold. De ansatte oppgir å være i liten grad eksponert for helserisikoer, de har tilgjengelig verneutstyr og verneinnretninger, de tilbakemelder at det er en god kultur for å bruke dette. Avdelingen har god fokus på HMS. Det er ikke gjort funn som tyder på arbeidsrelatert sykdom hos de ansatte. Noen ansatte har tilbakemeldt helseplager relatert til jobb, dette har vært plager relatert til psykososiale- og ergonomiske forhold. Psykososialt arbeidsmiljø Follo BHTs psykolog og psykiatrisk sykepleier har blitt brukt i forhold til oppfølging av enkeltpersoner. Det er blitt holdt foredrag med fokus på temaet psykososialt arbeidsmiljø og stress ved INA og IKBM. Follo BHT har ikke vært involvert i arbeid med psykososialt arbeidsmiljø eller omstillingsprosessen i løpet av 2014. Follo BHT har i liten grad bistått i omstillingsprosessene knyttet til sammenslåingen med Veterinærhøyskolen. Vi vil minne om at vi har kompetanse på dette området, og mener vi har mye å bidra med. Oppfølging av gravide Oppfølging av gravide med jordmor, er et relativt nytt tilbud fra Follo BHT. Jordmor har 18 gjennomført nærværsamtaler med to gravide arbeidstakere, såkalt trekantsamtaler der gravid arbeidstaker, leder og jordmor deltar. Prosjekter med tett oppfølging av jordmor og nærmeste leder i svangerskapet, har vist økt jobbnærvær under graviditeten. Dette arbeid er særlig aktuelt for kvinner som arbeider på laboratorier. Ubegrunnet frykt gjør at mange kvinner går unødvendig tidlig ut i permisjon eller sykemelder seg. Vi tror NMBU kan ha stor nytte av å følge opp gravide i samarbeid med jordmor, og håper dette tilbudet blir bedre kjent ved de ulike enhetene, slik at flere benytter seg av det. Vernerunder Hovedaktiviteten til yrkeshygieniker har i år vært å bistå under vernerunder. Nesten alle enheter har invitert yrkeshygieniker med på sine vernerunder. Unntaket har vært noen av enhetene som kun har kontorplasser (NORAGRIC, SEVU og SA). Yrkeshygieniker har vært på samtlige laboratorier. Inntrykket er at sikkerheten på laboratoriene er god, selv om det enkelte steder er forbedringspotensiale når det gjelder orden og ryddighet. Som påpekt i tidligere årsrapporter, er det utfordringer knyttet til at mange bygninger er gamle og har stort etterslep på vedlikehold, uten at dette går direkte utover sikkerhet eller utgjør helserisiko. Vernerunde på Vollebekk avdekket utydelige ansvarsfordeling mellom SKP, IMV og IPV. Dette medfører at viktige problemstiller ikke blir tatt tak i og nødvendige tiltak ikke blir gjennomført. Arbeidet på Vollebekk er av en slik art at ansatte både kan bli utsatt for alvorlige skader og utvikle yrkessykdom hvis noe går galt. Yrkeshygiene Rene yrkeshygieniske aktiviteter har vært relativt lite etterspurt i 2014 sammenliknet med tidligere. Det har blitt foretatt støymålinger ved pilotanlegget til IKBM. Her er det blitt undersøkt både for hørselskadelig støy for de som arbeider ved anlegget, samt forstyrrende støy på kontor og lab som ligger inntil piloten. Når pilotanlegget er i drift, utsettes de som arbeider der for hørselskadelig støy. I perioder medfører aktivitetene også støy på kontorene rundt, som er over anbefalingene for konsentrasjonsarbeid. Follo BHT har også bistått med risikovurderinger knyttet til giftige gasser fra et analyseinstrument. Kurs og opplæring Follo BHT har holdt flere kurs/foredrag i løpet av året. Lærlingene har fått undervisning med tema «Ungdom, helse og arbeid», med særlig vekt på livsstil og gode vaner. Stipendiater har fått opplæring i stressmestring. Vider har vi holdt kurs i «Det gode arbeidsmiljøet». Follo BHT kan hold kurs innen en rekke tema, og vi kan skreddersy opplæringen etter tema og målgruppe. Vi tror NMBU vil ha stor nytte av å benytte oss på denne måten i større grad enn i dag. I uke 12 holdt Follo BHT grunnkurs i HMS for verneombud. På dette kurset var det deltakere både fra campus Ås og campus Adamstuen. 19 3.1.2 Rapport fra MediPluss Bedriftshelsetjeneste, Campus Adamstuen NMBU Campus Adamstuen var ny som kunde hos oss sommeren 2014. Vi har brukt nesten alle timer dette første halvåret til å bli kjent med Campus Adamstuen, ansatte og systemer. Dette for å kunne foreslå noen handlingspunkter for vårt arbeid videre. Arbeidet vårt er nedfelt i en egen rapport sendt administrasjonen og en handlingsplan utarbeidet i et samarbeid mellom BHT og Campus Adamstuen. Vi i MediPluss opplever at samarbeidet med NMBU Adamstuen er veldig bra. Kartlegging Bedriftshelsetjenesten ved MediPluss AS (BHT) har på oppdrag fra NMBU, Campus Adamstuen (CA), kartlagt alle instituttene og teknisk avdeling i løpet av høsten 2014. Kartleggingen er gjennomført i henhold til kravene i arbeidsmiljøloven kapitlene 1 til 7 og i HMS-forskriften. Denne rapporten oppsummerer funnene. Oppfølging av systematisk HMS-arbeid ved CA har forbedringspunkter. NMBU har utarbeidet en rekke håndbøker, prosedyrer, sjekklister etc. som beskriver hvordan HMSarbeidet skal organiseres og følges opp ved Campus Ås (CÅ) og ved CA. Disse er tilsynelatende ikke i aktiv bruk ved instituttene per dags dato. Slik BHT oppfatter det, er ikke HMS-rutinen integrert i linjen på en slik måte at ledere, ansatte og studenter ser nytten av disse rutinene. Faren for at noen skal pådra seg yrkesskader, er større enn det den kunne vært dersom systematikken for forebygging var på plass. I løpet av kartleggingen erfarte BHT at kunnskapsnivået om hva som ligger i begrepet HMS og lovverket rundt dette, er høyst varierende. Det fører igjen til ulike prioriteringer av området i de ulike instituttene. Det er også stor usikkerhet i organisasjonen rundt hvem som har hvilket ansvar og hvilke oppgaver i HMS-arbeidet. Ved laboratoriene ved CA er det i liten grad gjennomført en skriftlig risikovurdering – kjemisk helsefare, jf. forskrift om utførelse av arbeid kapittel 3. Ved oppbevaring og bruk av merkepliktige, farlige produkter skal det utarbeides en skriftlig risikovurdering for å påse at de ansatte har et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. BHT mener at de ressursene dere planlegger å bruke på HMS og bistand fra oss de neste årene, bør settes inn i arbeidet med implementeringen av et levende HMS-system ved CA, slik at dette er i samsvar med det HMS-arbeidet som allerede er beskrevet i NMBUs digitale håndbøker. 3.3. Hovedverneombudenes årsrapport I år har Lise Thoen vært NMBU’s hovedverneombud og Gry Tove Jæger har vært assisterende hovedverneombud, med ansvar for oppfølging av Campus Adamstuen. De har vært frikjøpt henholdsvis 80 og 40 prosent fra sine ordinære stillinger. HVOene deltar ved NMBU på de sentrale IDF-møter og satt som medlemmer i styringsgruppen for byggesaker frem til den ble erstattet av Prosjektstyret for prosjekt campus. I dette prosjektstyret har HVO og assisterende HVO begge observatørstatus med talerett. Ut over dette blir HVOene involvert i ulike arbeidsgrupper knyttet til HMS-feltet. Assisterende HVO har deltatt i enkelte brukerutstyr-grupper, samt flere møter med Statsbygg og PG Ås vedrørende SLP. 20 Vernelinjen har i 2014 bestått av 38 verneområder med hvert sitt verneombud (VO) og vara verneombud. 13 av disse verneområdene er på Campus Adamstuen. Det har kommet flere nye verneombud fra 01.01.2014 og utover i året. De nye verneombudene har gjennomgått det pålagte grunnkurset i arbeidsmiljø. I tillegg har det vært arrangert et kurs i psykososialt arbeidsmiljø som ble tilbudt verneombud og ledere. Utfordringer i 2014 og prioriteringer inn i 2015 I dag er verneombudene en ressurs for NMBU som ikke blir utnyttet fullt ut. Mange ledere og verneombud er ikke klar over at det er satt krav til medvirkning fra verneombudet når det gjelder alle saker som påvirker arbeidsmiljøet på enheten. Her er det behov for bevisstgjøring av både verneombud og ledere. I 2015 vil verneombudene være sentrale støttespillere i arbeidsmiljøkartleggingen ARK og oppfølgingen av denne. Et godt samarbeid mellom lederne og verneombudene vil være avgjørende for en god prosess. De store byggeprosjektene ved NMBU påvirker i høy grad arbeidsmiljøet ved universitetet. Det er en ekstra belastning på de involverte, både på grunn av merarbeidet prosjektet fører med seg og usikkerhet rundt prioriteringene som blir gjort i prosjektet. SLP går inn i en avgjørende fase i 2015. En gjennomgående og god medvirkning innen HMS må etableres for å sikre gjennomgående gode HMS-løsninger. Økt frikjøp av ansatte kan bidra til mindre arbeidspress, og en sterkere styring av prosjektet kan bidra til bedre informasjonsflyt ut til interessentene i prosjektet. På Ås vil forarbeidet og oppstarten til SLP prege campus. Anleggstrafikken som vil komme når SLP settes i gang for alvor er til bekymring, både med tanke på støy og trafikksikkerheten til alle som skal ferdes på og ved campus. Utfordringene innen fysisk arbeidsmiljø er tett knyttet opp til den byggetekniske standen på lokalene. Dårlig teknisk stand gir også mindre gode fysiske arbeidsmiljøer. Ventilasjon og romløsninger som ikke er tilpasset dagens drift er faktorer som går igjen. Det samme gjelder manglende rutiner for opprydding. IT- brukerstøtten ved campus Adamstua er kritisk, med kun 1 person avsatt til brukerstøtte. Dette gir et stort arbeidspress på denne personen, samtidig som brukerne er frustrerte over lang ventetid på hjelp eller ingen hjelp. Dette går ut over både undervisning, forskning og arbeidsmiljø. En forsterking av it-brukerstøtten til campus Adamstua bør prioriteres. I HMS årsrapporten for 2013 ble følgende tre utfordringer løftet frem av HVO: -Usikkerhet rundt endringene som følger av fusjonsprosessen, både organisatorisk, i forhold til fysisk lokalisering og knyttet til endringer av arbeidsoppgaver. - Bekymringsverdig stor arbeidsbelastning for både medarbeidere og ledere på enhetene. - Arbeidsmiljø og sikkerhetsrisiko knyttet til bygg med dårlig standard. Disse utfordringene er fortsatt gjeldende i organisasjonen og må bli viet oppmerksomhet også i 2015. 21 4 Oppsummering av årsrapporter fra enhetene Alle enhetene rapporterer om eget HMS-arbeid på et nettbasert spørsmålsskjema. Enheter med laboratorievirksomhet skal i tillegg besvare et skjema om laboratoriesikkerhet. Under er de viktigste funnene i årsrapporteringen oppsummert. Avvik og ønsker om opplæring er overført til HMS-handlingsplanen. Det er stor variasjon i størrelsen på de ulike avdelingene og instituttene som har rapportert. Overordnet HMS arbeid Det er variasjon i hvor systematisk HMS-arbeidet det drives ved de ulike enhetene. De aller fleste enhetene har gjennomført vernerunde, men halvparten av enhetene har ikke en oppdatert handlingsplan ved årsskiftet. Dette vil bli fulgt opp i 2015. Det er blitt tilsatt flere nye ledere og HMS-koordinatorer i 2014, og det er fortsatt behov for at ledere, HMS- koordinatorer og verneombud får tilbud om HMS-opplæring. Det har i de siste årene vært fokus på gjennomføring av medarbeidersamtaler. Enhetene rapporterer at gjennomføring har vært fra 0-100 %. Mange enheter har gitt tilbud om medarbeidersamtaler til alle ansatte. Basert på tilbakemeldingene vil vi anta at ca. 50 % av de ansatte har hatt en slik samtale i 2014. Andelen har vært stabil de senere år. I arbeidsmiljøkartleggingen 2015 spørres hver enkelt arbeidstaker om de har hatt medarbeidersamtale med sin leder. HMS-årsrapport 2015 vil dermed kunne tallfeste gjennomførte medarbeidersamtaler bedre og gi et bedre grunnlag for å planlegge tiltak. Enhetene svarer at de arbeider systematisk med oppfølging av sykmeldte. Flere enheter gir ikke systematisk HMS- opplæring til nytilsatte. Enhetene har hatt en eller flere sosiale arrangementer i 2014. Oppfølgingspunkter: • • • • oppdaterte handlingsplaner HMS-opplæring av nye ledere, HMS koordinatorer og verneombud HMS-opplæring av nytilsatte ønske om mer opplæring på hvordan skape et godt arbeidsmiljø Ytre miljø Enhetene har det siste året hatt fokus på papirbruk, videokonferanser, søppelsortering og påminnelse om å slå av lyset. Flere skriver det er vanskelig å følge opp miljøhandlingsplan. Brannvern, sikkerhet og beredskap Det blir rapportert om generelt god adgangskontroll på områder med farlige maskiner, genmodifiserte organismer, strålevern og farlige kjemikalier. Halvparten av enhetene har ikke fulgt opp ROS-arbeidet i 2014. Det har blitt satt opp egne handlingsplaner basert på dette arbeidet. Enheter som bruker maskiner og utstyr rapporterte at alle har obligatoriske sertifikater. Ny rutine med oppfølging av avvik er ved halvparten av enhetene ikke gjennomført ved nyttår. Flere enheter etterlyser en oppdatert feltarbeidsrutine. Det har vært branntilsyn ved NMBU med lite avvik. De fleste bygg har hatt en 22 brannvernrunde i 2014. De fleste enheter rapporterer om at de har gjennomført brannvernopplæring, mens flere mangler praktisk brannøvelse i løpet av 2014. Oppfølgingspunkter: • • • • gjennomføring av rutine for oppfølging av avvik oppfølging av ROS og sikker-jobb-analyse. ønske om mer opplæring innen ROS og sikkerhetsarbeid. feltarbeidsrutine Laboratoriesikkerhet og elektronisk stoffkartotek Det har skjedd mye på det systematiske arbeidet med laboratoriesikkerhet og stoffkartotek det siste året. Det jobbes generelt godt med sikkerhet og rutiner på laboratoriene ved NMBU. Skjemaet ble fylt ut av 8 institutter: IHA, IPM, IKBM og INA på campus Ås og ProdMed, BasAM, MatInf og SportFaMed på campus Adamstuen. Tre av åtte sier det mangler rutiner i forhold til orden og ryddighet på laboratoriene. To institutt melder om for dårlig opplæring på laboratoriet. Tre melder at stoffkartotek ikke holdes tilstrekkelig oppdatert. Fire av åtte mener rutiner for substitusjon av kjemikalier blir for dårlig fulgt. To institutt melder om utfordringer i forhold til kjøp/merking/oppbevaring av kjemikalier. To institutter melder at avtrekkskap ikke er blitt kontrollert i 2014. Ett institutt melder at retningslinjer for gassflasker på lab ikke blir fulgt. Ved sju av åtte institutt er det benyttet radioaktivitet i 2014, ved en av de sju er ikke alle ansatte som arbeider med radioaktivitet underlagt dosekontroll. Ved fire institutt er man ikke kjent med rutiner for godkjenning av nye forsøk med åpne radioaktive kilder (gjeldende ved daværende UMB). For det meste ser det ut til at HMS-rutiner følges, med noen unntak. Følgende mangler går igjen: • Helt eller delvis manglende opplæring i kjemisk helsefare. • Helt eller delvis manglende opplæring i stoffkartotek. • Stoffkartotek holdes ikke oppdatert. • Substitusjon av farlige kjemikalier følges ikke opp. • Delvis manglende opplæring førstehjelp. • Enkelte svarer «delvis» på orden og ryddighet i laboratorier. • Enkelte svarer at det vanskelig å håndheve regler for alenearbeid på lab (kveld, helg). 23 5 Overordnet handlingsplan for 2015 5.1 Oppsummering av handlingsplan for 2014 Tiltak Implementering av felles HMS-system NMBU Dette jobbes det med kontinuerlig. og sårbarhetsanalyser (ROS) som ikke har hatt dette verktøyet tidligere, og elektronisk HMS-håndbok Implementere elektronisk verktøy for risikoImplementere felles beredskapsplan NMBU Ferdigstille prosjekt utvikling, utprøving, implementering og spredning av digitale læringsvirkemidler innen HMS-området. HMS-opplæring for nyansatte, studenter, ledere og verneombud Elektronisk HMS–læring for nytilsatte Gjennomføre arbeidsmiljøkartlegging Dette arbeidet er godt i gang. Adamstuen har fått opplæring og har startet arbeidet. Flere øvelser og opplæring gjennomført på Ås og på Adamstuen. Avsluttet. Rapport er sendt til Difi. Ansatte og studenter har fått informasjon om HMSapp og filmer og lærestier. Ledere og verneombud hadde opplæring i mars 2014. På nyansatte dagen er det generell HMS opplæring og førstehjelp. Digitale lærestier og filmer er laget ansatte og studenter innen førstehjelp, brannvern og el-sikkerhet, «HMS for nyansatte». Brannvern og førstehjelp og generell HMS er ferdigstilt. Prosjektet er godt i gang. Sak i AMU tre ganger 2014. ARK-undesøkelsen som er utviklet for UH-sektoren skal benyttes. Avvik fra planen: Etter vedtak i AMU er det Øke andel av gjennomførte medarbeidersamtaler Gjennomføre målrettede helsekontroller av ansatte i definerte risikogrupper Utarbeide retningslinjer for oppfølging av gravide Fortsette arbeidet for å øke sikkerheten ved håndtering av dyr og ved landbruksvirksomhet Fortsette arbeidet med å implementere 24 besluttet å utsette gjennomføring av undersøkelsen til vår 2015. I etterkant av at US gjennomgikk HMS- årsrapporten ble det sendt ut mail til alle ledere og HMS koordinatorer at alle ansatte skal ha en medarbeiderundersøkelse pr år. Dette følges godt opp av bedriftshelsetjenesten på Ås. Prioritering av ansatte på Adamstuen er i gang etter inngåelse av avtale med ny bedriftshelsetjeneste. Dette arbeidet er startet opp høsten 2014. I mai/juni 2014 ble det filmet håndtering av dyr på Campus Adamstuen. Filmene vil bli en viktig del av opplæring av studenter og ansatte. ROS-arbeidet har også startet opp på Campus Adamstuen. Ny avtale med Ecoonline er signert. Arbeidet elektronisk kjemikalieregister/stoffkartotek. med implementering av systemet og Laboratoriesikkerhet: implementering av Dette jobbes det med kontinuerlig. Anbud elektronisk kjemikalieregister/stoffkartotek felles laboratoriehåndbok Utarbeide felles brannvernrutiner i NMBU Revidere og implementere rutiner for feltarbeid Inngå ny IA-avtale Anbud ny bedriftshelsetjeneste Campus Adamstuen vedlikeholde av databasen fortsetter. Brannvesenet er fornøyd med brannvernarbeidet både på Ås og Adamstuen, dette arbeidet er derfor utsatt til flyttingen til Ås. Revidering av rutiner er startet opp. Ny avtale er inngått sommeren 2014. Det er inngått ny avtale om bedriftshelsetjeneste. 5.2 HMS-handlingsplan for 2015 Alle institutter og enheter skal i tillegg utarbeide egen HMS-handlingsplan Tiltak Arbeidsmiljø Gjennomføre og følge opp arbeidsmiljøkartleggingen ARK. Samordne rutine/kriterier for målrettede helsekontroller. Risikovurdering og systematisk arbeid med ergonomi. Vurdere samkjøring med vernerunden. Utforme system for intern mobilitet (tilrettelegging for sykemeldte). Revidere retningslinjer for oppfølging av gravide. Arrangere «Freskuka» i samarbeid med Ås kommune. Gjennomføre handlingsplan oppfølging av BHT-rapport, Campus Adamstuen. Utforme ny handlingsplan for universell utforming. Implementere gode rutiner for opplæring av nyansatte på laboratoriene. Vurdere ressurser til, og bedre organisering av, arbeidet med ECOonline, NMBUs elektroniske stoffkartotek. Oppfølging av orden og ryddighet på laboratorier der det er Ytre miljø Brannvern Strålevern Sikkerhet og beredskap nødvendig. Lage filmsider for ulike tema i laboratoriehåndboka. Eget miljøprosjekt: Miljøarbeidet ved NMBU. Ny rammeavtale på årlig kontroll av manuelt slokkeutstyr og andre brannsikkerhetstjenester. Gjennomgå rutiner for arbeid med radioaktivitet på de ulike institutter i samarbeid med strålevernansvarlige. Videreføre og styrke risikovurderingsarbeid, arrangement og opplæring i sikkerhetsarbeid. Gjennomføre beredskapsøvelser i henhold til plan. Arrangere førstehjelpskurs for laboratorieansatte. 25 Status Revidere og implementere rutiner for feltarbeid. Internkontroll Fortsette implementering og videreutvikling av HMS-systemet. Oppfølging av handlingsplaner på enhetene. Følge opp arbeidet med ansvar, roller og myndighet på Vollebekk. Videreutvikle styringssystem for eiendomsforvaltning. Formalisere brukermedvirkning i videre prosjektering av SLP. 26 Vedlegg 1: Saker behandlet i AMU Referatsaker/orienteringer AMUs rolle og oppgaver v/bedriftshelsetjenesten HMS-system NMBU v/Lena Marie Kjøbli Arbeidsutvalg AMU NMBU v/Gro Holter Ny rutine for å melde avvik og følge opp avvik v/Gro Holter Ny avtale om inkluderende arbeidsliv v/Turid Indrebø Avtale om bedriftshelsetjeneste campus Adamstuen v/Gro Holter (flere ganger) Velferdsutvalg v/Lena Marie Kjøbli Verneombud Noragric v/Lena Marie Kjøbli Opplæring HMS v/Lena Marie Kjøbli Difi prosjektet (App, filming, lærestier) v/Lena Marie Kjøbli Urbygningsprosjektet v/Lise Thoen Nestleder i AMU v/Lise Thoen Informasjon om fusjonen og byggeprosessen v/Birger Kruse (hvert møte) HMS-app v/Lena Marie Kjøbli Brannvernskurs – elæring v/Lena Marie Kjøbli Skyttelbuss v/Lena Marie Kjøbli Suppleringsvalg verneombud v/Lise Thoen HMS-kurs for verneombud og ledere v/Lise Thoen Gjennomførte beredskapsøvelser v/Bård Tollefsen Filming: Sikker håndtering av dyr v/Gro Holter Labgruppe og elektronisk stoffkartotek v/Gro Holter Oppfølging av HMS-handlingsplan og H-verdier NMBU v/Gro Holter (flere ganger) Oppsummering fra beredskapsarbeid (beredskapsøvelser, beredskap ved terroralarm og øvelse Mattilsynet) v/Bård Tollefsen Romkabal i universitetsadministrasjonen v/Jan Olav Aarflot Avtale med Ecooline (kjemikalieregister) v/Gro Holter Verneombud IT v/Lena Marie Kjøbli Brosjyre NMBU tur/retur v/Lena Marie Kjøbli Rapport på kompetansemidler fra statlig tariff v/Lena Marie Kjøbli SAKS-prosessen v/Birger Kruse Handlingsplan tidstyver v/Birger Kruse Medarbeiderundersøkelsen v/Torborg Storaas Branntilsyn campus Ås v/Jon Olafsen Rapport: Revisjon av virksomhetens HMS-arbeid opp mot El-tilsynsloven v/Gro Holter Studiekvalitet og HMS opplæring v/Gro Holter HMS for nyansatte – e-læringskurs v/Gro Holter Årshjul HMS-arbeid v/Gro Holter Fordeling av velferdsmidler 2014-2015 v/Gro Holter Årsrapportering og HMS-rapport til US v/Lena Marie Kjøbli 27 Vedtakssaker Møteplan AMU 2014 Byggutvalg AMU NMBU – opprettelse og mandat v/Gro Holter Skadestatistikk 2013 Campus Adamstuen v/Gro Holter Årsrapport og plan fra Preventia bedriftshelsetjeneste v/Eirik Husby Verneombud og verneområder i NMBU v/HVO Lise Thoen Opplæring AMUs medlemmer (signering av protokoll) HMS-årsrapport 2013 med handlingsplan 2014 v/Lena Marie Kjøbli Medarbeiderundersøkelse v/Jan Olav Aarflot Trafikkløsninger 2014 til 2019 v/Kjersti Sørlie Rimer AMUs arbeidsutvalg, mandat og sammensetning v/Gro Holter IA-avtale og –mål NMBU 2014-2016 v/Turid Indrebø Eksterne entreprenører søknad til Arbeidstilsynet i byggesaker v/Lise Thoen Rapport fra undersøkelse blant teknisk-administrative ved NMBU v/Heidi Blom Gjennomføring av arbeidsmiljøkartlegging ved NMBU v/Torborg Storaas, Jan Olav Aarflot Årsrapport fra Follo Bedriftshelsetjeneste v/Trond Sørensen Årsrapport fra Hovedverneombud v/Lise Thoen Avviksmeldinger 2014 v/Lena Marie Kjøbli Sykefravær v/Gro Holter Retningslinjer for bruk av gass v/Margreet Jansen Brovold Gruppearbeid – «Hvordan AMU kan være en ressurs for å sikre et godt arbeidsmiljø.» 28
© Copyright 2024