Årsmelding 2014 - Grimstad kommune
Årsmelding 2014 Grimstad kommune Postadresse: Postboks 123 4891 Grimstad Besøksadresse: Arendalsveien 23 Telefon 37 25 03 00 www.grimstad.kommune.no Utarbeidet av Grimstad kommune. Bilder: Solveig Jentoft, Grimstad kommune Stian Herdal, www.stianherdal.com Microsoft-illustrasjoner, www.microsoft.com Peder Austrud/Visit Sørlandet www.presentationmagazine.com Side 2 Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Grimstad kommunes visjon og verdier ................................................. 4 Medarbeidere ..................................................................................... 46 Sammendrag ........................................................................................ 5 Status for de store investeringsprosjektene ....................................... 54 Leveringstid - ordførerens innledning til årsmeldingen ........................ 6 Status IKT og mobildekning ............................................................... 56 Politisk organisering og aktiviteter ........................................................ 8 Klimaregnskap – kommunal virksomhet ............................................ 64 Administrativ organisering .................................................................. 13 Kultur- og oppvekstsektoren............................................................... 71 Balansekunst - rådmannens innledning til årsmeldingen ................... 14 Helse- og omsorgssektoren ............................................................... 86 Et tilbakeblikk på 2014 ........................................................................ 16 Samfunns- og miljøsektoren............................................................... 95 Satsingsområder i kommuneplan 2011-2023..................................... 17 Støttetjenestene ............................................................................... 104 Befolkningsutvikling ............................................................................ 18 Fellesområdet ................................................................................... 106 Økonomi ............................................................................................. 22 Finansområdet ................................................................................. 107 Internkontroll i Grimstad kommune .................................................... 34 Kirke- og trossamfunn ...................................................................... 108 Likestilling og mangfold ...................................................................... 38 Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Side 3 Grimstad kommunes visjon og verdier Visjon: Grimstad - med viten og vilje Etiske retningslinjer Grimstad skal utvikles gjennom målbevisst satsing på kunnskap og skaperkraft for å møte framtidens behov. Vi vil lykkes gjennom å bli bedre til det vi allerede er best til: Vilje til samspill mellom frivillig innsats, næringsliv, kommune, stat og fylke. Dette skal gjøre Grimstad til en drivkraft i utviklingen av Sørlandet som region, og et eksempel på alt som kan oppnås med privat-offentlig partnerskap. Ved å forene krefter, skal vi klare mer enn det som forventes av en liten by. Kommunestyret har vedtatt etiske retningslinjer for folkevalgte og ansatte i Grimstad kommune. Grimstad kommune er ansvarlig for grunnleggende velferdstjenester og forvalter lover og store ressurser på vegne av fellesskapet. Det er derfor viktig at holdningene og handlingene til folkevalgte og ansatte gjenspeiler en høy etisk standard. Folkevalgte og ansatte har et selvstendig ansvar for at egne handlinger er i samsvar med de etiske retningslinjene. Varsling gjør det mulig å rette opp kritikkverdige forhold. Grimstad vil kombinere småbyens opplevelse av nærhet og tilhørighet, med mangfold og valgfrihet fra større steder. For den som ønsker begge deler, er vårt mål å skape Norges beste sted å bo: En åpen og romslig skjærgårdsby med gode muligheter for utdanning, jobb og fritid. Grimstad kommune skal være en nøktern organisasjon som leverer solide tjenester til en voksende befolkning. Fellesskapet skal styre gjennom god samfunnsplanlegging - som også er åpen for at i en by med stor skaperkraft blir nye veier noen ganger til mens vi går. Side 4 Grimstad kommune bygger på verdiene: åpenhet redelighet respekt mot Årsmelding 2014 – Grimstad kommune sin virksomhet Sammendrag Grimstad kommune har 22 098 innbyggere per 31.12.2014. Dette er en vekst på 1,5 % i forhold til samme periode i fjor. Veksten var høyere enn landsgjennomsnittet, som var 1,1 % i 2014. Grimstad kommune har et årsresultat/udisponert resultat på +25,9 mill. kroner for 2014. Dette bør avsettes i sin helhet til disposisjonsfond for å møte framtidige økonomisk utfordringer, spesielt innenfor pensjonsområdet. Grimstad kommunes disposisjonsfond vil etter denne eventuelle avsetningen utgjøre 69,3 mill. kroner, mens det burde vært på mer enn 100 mill. kroner i 2014. Korrigeres årsresultatet for pensjonspremieavvik, er årsresultatet +9,8 mill. kroner for 2014. Netto driftsresultat er +38,4 mill. kroner, og netto driftsresultatgrad er 2,5 %. Hovedårsaken til det positive årsresultatet for 2014 var at kommunen mottok betydelige enkeltinnbetalinger på slutten av året fra enkelte personlige skatteytere. Sektorene har et samlet avvik i forhold til budsjett på -6,5 mill. kroner, mens finansområdet har et positivt avvik på +32,0 mill. kroner. Helse- og omsorgssektoren hadde et avvik i forhold til justert budsjett på -13,5 mill. kroner i 2014. Støttefunksjonene og kultur- og oppvekstsektoren hadde et samlet budsjettavvik på -1,1 mill. kroner. Fellesområdet og samfunns- og miljøsektoren hadde positive budsjettavvik. Grimstad kommune hadde ved regnskapsavslutningen en samlet lånegjeld på 1 457,4 mill. kroner. Inkludert i denne gjelden ligger formidlingslån og lån til selvfinansierende tjenester (vann/avløp). Netto lånegjeld utgjør 50 113 kroner per innbygger per 31.12.2014 for Grimstad kommune. Siden 2008 har det vært en vekst i netto lånegjeld per innbygger på 36,2 %. Kommunen hadde 1 080 faste årsverk og 1 427 brutto årsverk i 2014. Det er en økning på 0,5 % for bruttoårsverk fra 2013 til 2014, og faste årsverk økte ikke fra 2013. I 2014 hadde Grimstad kommune et sykefravær på 7,8 %. Dette er en reduksjon fra 2013 på 0,2 prosentpoeng. Målet for sykefravær på 5,6 % er ikke nådd i 2014. I 2014 ble det besluttet å opprette selskapet Agder kommunale støttetjenester (AKST) sammen med Arendal. Dette innebærer at funksjonene arkiv og dokumentsenter, regnskap og lønn ble lagt til selskapet. Opprettelsen av selskapet skal bidra til effektiv drift og økt kvalitet på de tjenestene som inngår i selskapet. Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Side 5 Leveringstid - ordførerens innledning til årsmeldingen Kommunestyret har i denne perioden lagt stor vekt på å utarbeide overordnede planer – som grunnlag for god og framtidsrettet styring. Det har også preget arbeidsåret 2014, der et nytt forslag til kommuneplan ble sendt på høring. Denne planen er kommunens aller viktigste, den bestemmer satsingsområder og hvordan arealene i Grimstad skal brukes. På nivået under har vi kommunedelplanene, som er overordnede planer for de ulike fagfeltene. I løpet av året behandlet kommunestyret utkast til slike delplaner for helse og omsorg, skole, flyktningarbeidet og friluftsliv. Selv om det er uenighet som får mest oppmerksomhet når kommunestyret har møter, er det i virkeligheten stor enighet om de store satsingene i Grimstad. Det er som regel først når plandebattene dreier seg om arealbruk, enten det gjelder bygging eller grønne formål, at klare politiske skillelinjer viser seg. Begge deler er sunt i demokratiet. 2014 er likevel preget av at vi begynner å høste av systematisk planarbeid – at de ønskede tiltakene settes ut i livet. Kommunens heleide selskap Grimstad Eiendomsutvikling as kom i arbeid, og det første området innenfor havneplanen ble solgt. Samtidig fikk vi grønt lys fra staten til å omdisponere havnekapitalen til byutvikling langs sjøen. En annen gjenganger i kommunestyremøtene, parkeringsanlegg i fjell, materialiserte seg også med oppstart for arbeidet med anlegget i Vardeheia, som står ferdig sommeren 2015. Side 6 Etter omfattende debatt ble Post- og politigården på rutebilstasjonen kjøpt til bibliotekformål, en investeringsramme for ombygging satt og anbudskonkurranse forberedt. Grimstad bevilget også støtte til Sørilds storslåtte planer om en regional friidrettshall ved campus, og like viktig: gjennom godt samarbeid fikk vi støtte fra både Arendal og Kristiansand og de to fylkeskommunene til prosjektet. Grimstad kulturhus ble tatt tilbake i kommunal drift, og et kommunalt foretak ble etablert for dette formålet. Kultursatsingen ble også konkretisert gjennom investeringslån til Grimstad bys museer, slik at sjøfartsmuseet kan åpnes våren 2015 med utstillingen ”…har hvide seil os bragt.” Samtidig ble de nødvendige vedtakene for å lage en felles, sterk museumsorganisasjon i Aust-Agder gjort. På denne måten blir også sjøfartsmuseet Aust-Agders, ikke bare Grimstads. Samarbeidet på tvers av kommunegrensene øker på mange områder – på det mer prosaiske plan ble et stort skritt tatt da kommunestyret vedtok å ha en felles organisasjon for lønn, regnskap og arkiv med Arendal kommune. For kommunereformen, som kommunestyret hadde sine første debatter om i 2014, blir det interessant å se om slike samarbeid gjør det mer eller mindre aktuelt å etablere større kommuner. Tidligere års vedtak om å gjennomføre ny taksering av alle eiendommer i Grimstad ble fullført i 2014 og ny eiendomsskatt ble skrevet ut. Dette avdekket mange feil i registrene, førte til mange klager og skapte mye Årsmelding 2014 – Grimstad kommune debatt. For kommunestyret ga prosessen også viktig læring om nødvendigheten av å gjennomføre store – og noen ganger upopulære – endringsprosesser med nødvendig tid, tilstrekkelige ressurser og kvalitet. Flere av feilene som ble gjort kunne vært unngått. Økonomisk endte 2014 med et svært godt regnskapsresultat. Også om vi ser bort fra enkelte store ekstraordinære innbetalinger av skatt, er driften i balanse. Det skyldes først og fremst dyktige medarbeidere, enten de til daglig leverer tjenester til innbyggerne våre eller holder orden på økonomi, organisasjon og prosjekter. Men også kommunestyret har fokus på kommunens krevende økonomiske situasjon og holder igjen på pengebruken. Med rimelig god orden på kommunens økonomi har det også blitt mer oppmerksomhet omkring situasjonen til enkeltmennesker som sliter og slett ikke har det bra i Grimstad. Kommunestyret har hatt store debatter om situasjonen innenfor rusomsorgen og om tjenester for spesielt hjelpetrengende innbyggere som må bli bedre. En del forbedringer er iverksatt, men mye gjenstår. Det er mitt håp at kommunestyret før perioden er omme skal sørge for at det blir leveringstid også overfor dem. Ordfører, leder av kommunestyret, formannskapet, kommuneplanutvalget og administrasjonsutvalget. Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Side 7 Politisk organisering og aktiviteter Etter valget høsten 2011 ble det vedtatt følgende politiske organisering for Grimstad kommune. Gunnar Topland erstattet Lene Langemyr som leder av kontrollkomiteen i 2014. Øvrig organisering er uendret i 2014. Side 8 Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Utvalgsmøter og -saker 2013-2014 Utvalg Kommunestyret Formannskapet Teknisk utvalg Helse- og omsorgsutvalget Oppvekst- og utdanningsutvalget Kultur- og miljøutvalget Barn- og unges kommunestyre Ungdomsrådet Eldrerådet Landbruksnemnda Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne Eierskapsutvalget Administrasjonsutvalget Kontrollnemda for alkoholomsetning Valgstyret Kommuneplanutvalget Sakkkyndig nemnd Klagenemnda for eiendomsskatt Utvalgenes årsmeldinger Antall møter 2014 Antall møter 2013 Antall saker 2014 Antall saker 2013 12 12 10 9 9 9 5 9 9 6 9 10+2 16 10 9 9 10 5 9 6 7 7 203 95 256 48 39 75 162 18 20 39 24 173 68 260 29 38 71 18 18 15 27 14 3 5 1 0 8 3+19* 2+12** 5 7 2 4 8 16 2 13 1 4 8 2 8 14 0 20 922+1055 177 *Sakkyndig nemnd hadde 3 møter om nye takster, alminnelig taksering med til sammen 922 saker. 19 møter gjaldt klagebehandling, med totalt 1055 saker. ** Klagenemnda hadde 2 opplæringsmøter og 12 møter med klagebehandling, hvor 177 saker ble tatt opp. Helse- og omsorgsutvalget Leder: Terje Stalleland (Frp) Helse- og omsorgsutvalgets arbeid har vært preget av god samstemmighet, felles forståelse av fremtidsutfordringene og stor grad av enighet om strategi for fremtiden. Det er svært få saker som har vært sendt videre fra utvalget uten politisk enstemmighet. Arbeidet med kommunedelplanen for helse- og omsorgssektoren har preget 2014. Planen er nå vedtatt, og den trekker opp målsettinger og strategier for de neste 12 årene. Tidlig innsats og forebyggende arbeid er nøkkelbegreper i planen, og det vil prege utviklingen av kommunens tjenester og organisasjon fremover. Utvalget har hatt mange gode diskusjoner, og vi har nå en god felles politisk forankring av arbeidet som ligger foran oss. Grimstad kommune har i løpet av året bygget om sine tjenester betydelig for å være forberedt på den fremtiden vi ser. I perioder har vi opplevd noen problemer med å gi forventet kvalitet på tjenester. I media har vi sett oppslag der senger er plassert på gangen, og vi har opplevd tekniske problemer med alarmer. Slike hendelser må vi arbeide for å unngå fremover. Vi må forvente at det fra tid til annen blir press på kapasiteten, og da er det viktig at vi har en kreativ organisasjon som søker de beste løsningene. Over lang tid har det utviklet seg et dårligere samarbeidsklima og svekket tillit mellom kommunen og pårørende til mennesker med store omsorgsbehov. Også dette har vært belyst i media. I 2014 har det blitt gjort grep for å rette opp i dette. Slik utvalget vurderer det, er det nå blitt et bedre samarbeid. En samarbeidsgruppe er etablert hvor problemstillinger Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Side 9 diskuteres, og hvor pårørende gir verdifulle innspill til utviklingen av kommunens tjenester. Det er utvalgets håp, og tro, at kommunens tjenester på dette området vil utvikle seg til det bedre i årene fremover. Rusomsorgen har vært et av utvalgets prioriterte områder. I året som er bak oss har vi fått vedtak om bygging av noen nye boliger for å møte et behov hos mennesker med behov for hjelp til å få sine liv på skinner, og vi har kommet langt i arbeidet med å planlegge for fremtiden. Det vil være behov for flere boliger, og disse bør i stor utstrekning være plassert spredt i etablerte boligområder. Det er utvalgets håp at Grimstads befolkning vil vise åpenhet og være imøtekommende når kommunen skal plassere nye boliger. Frivilligheten vokser i Grimstad. Svært mange deltar i frivillig arbeid, og vi er heldige i Grimstad ved at det er så mange ildsjeler som setter i gang tilbud, og drifter dem. Videre har kommunens nye tilbud 9te9 på Dømmesmoen blitt veldig godt mottatt. Her møtes mange, og fremover kan dette gi ny frivillig innsats innenfor omsorgssektoren. Etablerte organisasjoner driver et uvurderlig arbeid med å skape trygghet og glede blant våre innbyggere. Utvalget ser på den frivillige innsatsen som svært viktig for fremtiden. Det er et voksende behov for omsorgstjenester, og det er en voksende forventning til hva kommunen kan levere av tjenester. Utvalget opplever en kommune med dedikerte ansatte og ledere som gjør sitt ytterste i sitt daglige arbeid. På tross av store behov og knappe ressurser, viser de en vilje til å gjøre sitt beste, og skape trygghet og trivsel for våre innbyggere. Det gir grunn for optimisme fremover. Teknisk utvalg Leder: Per Svenningsen (Ap) Teknisk utvalgs saks- og arbeidsområde omfatter tjenesteområdene innenfor kommunens samfunns- og miljøsektor. Enhetene i sektoren produserer og leverer viktige tjenester til kommunens innbyggere og næringsliv. Disse tjenestene inneholder forvaltning av bygg og eiendom, oppmålingstjenester, kommunaltekniske tjenester innenfor vann, avløp og renovasjon, brannog feiertjeneste, byggesaksbehandling, plan, miljø og landbrukstjenester. Teknisk utvalg har gjennom året en stor saksmengde innenfor byggesak og plansaker. Det har i flere år vært et sterkt fokus på fortetting og utbygging i sentrale sentrumsområder. Det ser ut til at denne utviklingen fortsetter. Slike saker skaper engasjement og debatt fra både naboer og øvrige innbyggere. Slike innspill og synspunkter er viktige bidrag når utvalget skal ta avgjørelser og fatte sine endelige vedtak. Utvalgets medlemmer benytter i sine vurderinger flittig de vedtatte styringsdokumentene sentrumsplan og estetisk veileder som grunnlag for sine politiske vurderinger. Kommunens planavdeling har hatt en betydelig arbeidsmengde knyttet til det pågående kommuneplanarbeidet. Det er nedlagt et imponerende arbeid i grunnlagsdokumenter for den videre behandlingen. En stor arena for medvirkning er skapt for kommunens innbyggere gjennom åtte folkemøter. Disse har igjen skapt et stort antall innspill og høringsuttalelser. Det blir en spennende sluttbehandling av kommunens viktige styringsdokument for perioden 2015 – 2027, som legges fram til behandling 18. mai 2015. Som nevnt innledningsvis har teknisk utvalg ansvar for flere deler av kommunens saksområder som berører våre innbyggere i hverdagen. Side 10 Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Trygg vei for våre skolebarn hører til kommunens arbeid innenfor trafikksikkerhet. Dette er et av de områdene som vi alle ønsker å prioritere og øke bevilgningene til. Likevel er vi svært glade på Fevikelevenes vegne for at de både har fått ny skole og og at Sømsveien endelig er blitt trafikksikker. Dette takket være et godt samarbeid med fylkeskommunen og økonomiske midler fra Grimstad kommune. Det arbeides nå også med å få fullført gang- og sykkelveien gjennom Roresand. Deretter prioriteres tiltak på Fjæreveien til Egra. Teknisk utvalg ferdigbehandlet også ny «vegnorm» for kommunestyret. Et slikt dokument er viktig for alle utbyggere som ønsker at kommunen senere skal overta f.eks infrastruktur i et byggefelt. Det samme gjelder en ny standard for «utomhusanlegg». Slike standarder er nødvendige for å oppnå tilfredsstillende og lik standard på uteområder og lekeplasser. Utvalgets medlemmer mottar svært mange henvendelser fra både enkeltpersoner og grupper. Igjen er det viktig å fremheve at dette er en del av politikernes ombudsrolle og en styrke for vårt lokaldemokrati. Det er viktig å understreke at dette kan gjøres uten å skjele til hvilken politisk tilhørighet man måtte ha. Økt interesse er viktig og positivt for nærmiljøet og for Grimstad. Utvalget bestemte at Langemyr skole måtte rehabiliteres. Det ble gjort mens lærere og elever måtte plasseres andre steder. Det var derfor svært hyggelig å komme tilbake og se at dette hadde vært svært vellykket og at alle var svært fornøyde med ombyggingen. Vi ser at i neste år vil svømmebassenget også være utbedret. Det har også blitt vedtatt at den gamle fløyen på Landvik skole skal bygges ny. Inneklima står i fokus for utvalget. Arbeidstilsynet har en landsomfattende agenda om å satse på dette området for at ansatte og elever skal ha god luftkvalitet på arbeidsplassen. På Landvik skole er dette et problem, og det jobbes med å rette på dette med strakstiltak og langsiktig med nybygg. Oppvekst - og utdanningskomiteen har ikke hatt mange politiske saker til drøfting, men desto flere orienteringssaker som vi har fått tid og ro til å gjennomdrøfte. Dette har ført til at medlemmene har kunnet bringe inn innspill til en troverdig skoledebatt som har gitt oss et bredere politisk fundament for å ta avgjørelser i saker som vedrører vårt fagområde. De fleste av sakene vi har drøftet har vært enstemmig. Vi føler at vår enighet i fagutvalget ikke blir nok hørt i formannskap og kommunestyre, og ønsker i videre politisk arbeid at det blir gjort noe med dette. Leder: Knut Mørland (KrF) Vi ser at det gjøres svært mye godt arbeid ved enhetene våre, og ønsker å uttrykke vår takk til alle som står på for våre barn i barnehager, skoler og i voksenopplæringen. Gjennom 2014 har utvalget fortsatt sin "rundtur" på barnehager og skoler i kommunen. Vi ønsker også å rette takk til vår administrasjon for godt tilrettelagt arbeid for oss i komiteen. Vi har sett det som svært viktig at utvalgets medlemmer har fått sett enhetene med egne øyne og møtt enhetslederne som har kunnet gitt relevant informasjon om saker som er vesentlige for dem. Vi vil fortsatt ha fokus på opplæring og ledelse og at ingen skal mobbes i vår kommune. Dette er en sak som gjelder oss alle, både ansatte og politikere! Oppvekst- og utdanningsutvalget Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Side 11 Kultur- og miljøutvalget Leder: Arnt-Gunnar Tønnessen 2014 har vært et år preget av mange saker og stor aktivitet i kultur- og miljøutvalget. Den kultursaken som skapte størst oppmerksomhet var nok diskusjonen om drift av kulturhuset. Det endte med at utvalget og kommunestyret vedtok å ta tilbake driften av kommunens kulturhus. Det er opprettet et kommunalt foretak med et svært kompetent styre som skal ha ansvaret for driften. Dette er en ordning som det lokale kulturlivet ser ut til å være svært fornøyd med. Gjennom vedtak som er gjort i utvalget har vi også lagt til rette for at Ibsen- og Hamsundagene, Sørlandets litteraturfestival, blir en festival med helårsdrift, noe som også bygger opp under Grimstad som dikternes by. I vår vedtok vi også å gå inn i konsolideringsprosessen knyttet til museene i Aust-Agder. Det betyr at vi blir en del av en større museumsenhet sammen med andre museer i fylket. Med de vedtak som er gjort, ser vi at 2015 tegner til å bli et spennende år for både kultur og miljø i kommunen. 2015 kan bli året vi kommer i gang med bygging av bibliotek. Snart er det også åpning av Aust-Agder sjøfartsmuseum i Hasseldalen. 2015 vil også være året da Grimstad blir en klimanøytral kommune. Kulturprisen for 2014 ble tildelt skipper på Solrik, Ben Brynildsen, som i en årrekke har vært en svært viktig formidler av vår historie og kystkultur. En annen stor og viktig sak har vært arbeidet med bygging av Campus Grimstad Arena. Politikerne i Grimstad har støttet dette tiltaket hele veien, og går inn med totalt ca. 15 millioner til det som blir en arena for friidrettsmiljøet på hele Sørlandet. Nå er også midler fra andre kommuner og staten på plass, så det ser ut til at vi i regi av Sørild skal få et flott anlegg i byen. Det er også slik at vi ikke har kommet i mål med alt vi hadde tenkt å få på plass i 2014. Kulturplanen er fremdeles ikke vedtatt, men det nærmer seg, og den bør være på vedtatt før sommeren 2015. Arbeidet med merking av plasser og smau har vært mer omfattende enn vi trodde, men dette skal være klart til byjubileet i 2016. På miljøfronten fortsetter arbeidet med miljøfyrtårnsertifisering, og en rekke kommunale enheter er nå sertifisert. Arbeidet fortsetter, og i løpet av neste kommunestyreperiode vil alle enhetene ha sertifisering på plass. Side 12 Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Administrativ organisering Rådmann Grimstad kommune Per Kristian Vareide Administrasjons- og kommunikasjonsavdelingen HR-avdelingen Alf Stensli Ragnhild Sigurdsøn Økonomiavdelingen Helge Moen Samfunns- og miljøsektoren Kultur- og oppvekstsektoren Helse- og sosialsektoren Åge Løsnesløkken Bjørn Kristian Pedersen Ivar Lyngstad 6 enheter 19 enheter 10 enheter Den administrative organiseringen for 2014 var uforandret fra 2013. Rådmannen besluttet i 2014 at stabsfunksjonene skulle organiseres i enhet for virksomhetsstyring. Nytt organisasjonskart som blir gjeldende fra 2015 er tilgjengelig på innbyggerportalen. (Se http://www.grimstad.kommune.no/Organisasjonen/Organisasjonskart/) Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Side 13 Balansekunst - rådmannens innledning til årsmeldingen Grimstad kommune har hatt stramme rammer og kostnadsfokus over flere år som følge av at kommunen ble satt på listen over ROBEK-kommuner i 2009. I 2012 ble kommunen utmeldt fra registeret etter en økonomisk omstilling, og i årene etterpå har fokuset naturlig nok vært å holde kostnadene nede og ha god kostnadskontroll. Et godt år resultatmessig 2014 ble et godt år resultatmessig for kommunen. Vi har mestret store omstillinger i helse og omsorg, skapt bedre læringsresultater i skolene, og gitt innbyggerne gode kulturelle opplevelser. Også økonomisk ble resultatet godt, ikke minst takket være en ekstraordinær god skatteinngang. Dette gir kommunen muligheter til å sette av penger til framtidige behov. I budsjettet for 2014 ble det pekt på behovet for balansekunst, både i forhold til å balansere risiko mot økonomisk handlingsrom, og balansere mellom kostnadsreduksjon og innovasjon. På stram line: risiko og økonomisk handlingsrom Det overordnede risikobildet er rimelig godt balansert. Selv om sannsynligheten for overskridelser på sektorene er langt større enn at de går med overskudd, veies dette opp av konservative anslag på finansielle kostnader, herunder rentekostnader. Årets resultater viser da også at Side 14 driftsunderskudd på sektorene oppveies av positive resultater på finansområdet. Stramme driftsrammer medvirker i seg selv til å holde kostnadene nede, men det øker også risikoen for at det blir avvik mellom budsjett og resultat. En konsekvens med å budsjettere med stramme rammer og uten buffer, er at det blir et behov for å justere budsjettet underveis gjennom tertialrapportene, i takt med nye behov for tjenester. Selv om dette gir større politisk innsikt, er det også en kommunikasjonsutfordring å forklare at et budsjettavvik ikke nødvendigvis skyldes manglende budsjettdisiplin. De fleste budsjettavvikene på sektorene er knyttet til endrede behov hos innbyggerne, og de er knyttet til at kommunen faktisk yter flere tjenester til innbyggerne. I de budsjetterte rammene til sektorenes drift ligger det i realiteten ingen buffere til å håndtere uforutsette kostnader og aktiviteter ut over det som er planlagt. Bemanningen er stort sett tatt ned til et forsvarlig, men lavt, nivå. Det skal derfor få uforutsette kostnader til for å overskride driftsrammene. Og uforutsette kostnader finnes det en rekke steder i en kommune. For det første har kommunen en rekke lovpålagte oppgaver som er dynamiske i sin natur. Det innebærer at kommunen ikke på forhånd kan si presist hvilke oppgaver som må leveres og til hvilken kostnad, fordi behov oppstår underveis i året. Det kan eksempelvis være omsorgsovertakelser i Årsmelding 2014 – Grimstad kommune barnevernet, nye brukere i hjemmetjenesten eller brukere med behov for heldøgns omsorgstjenester, nye brukere med betydelig behov for tilrettelegging og assistanse, vedtak om ekstra ressurser til barn etter opplæringsloven i barnehage og skole. For det andre kan det være at beregninger og budsjettforutsetninger er feil. Eksempler på det er at veksten i behov for tjenester viser seg å være større enn innbyggerveksten. For det tredje kan det skje endringer i finansielle forhold, som skatteinngang, refusjonsinntekter fra staten og rentekostnader. På slak line: kostnadsfokus versus innovasjonsfokus Det er viktig å balansere kortsiktige behov for kostnadskutt (sparetiltak) mot behovet for langsiktig omstilling og innovasjon. Omlegging og omstilling har ofte en ”bufferkostnad” knyttet til seg som gjør at den kortsiktige økonomiske effekten kan være liten og i noen grad også negativ. Samtidig er det åpenbart at det er grenser for hvor mye effektivisering som kan oppnås uten mer radikale grep og nye måter å utvikle tjenester på. Det er også alltid en risiko for at kommunen kan ”spare seg til fant”, ved å ikke investere i de systemer og den kompetanse som kreves for å få til nødvendige endringer og innovasjon. Innovasjon handler først og fremst om å utvikle bedre tjenester til innbyggerne innenfor gitte rammer, herunder budsjett, lover og andre rammevilkår. Innovasjon handler om å utvikle noe nytt, som er nyttig, og som vi eller våre innbyggere kan nyttiggjøre seg. Året har vært preget av store omstillinger innen helse- og omsorgssektoren spesielt. Gjennom hverdagsrehabilitering og tidlig innsats har målet vært å hjelpe innbyggere til ha et bedre og mer selvstendig liv lengre. Dette er den typen innovative steg som bidrar til at vi skaper bedre tjenester på en mer bærekraftig måte for framtiden. Planlegging og vedtak om å etablere felles administrative støttetjenester med Arendal (AKST) og å samle rådgiverkompetansen i en felles enhet for virksomhetsstyring, er også viktige steg mot bedre og mer effektiv administrasjon og styring av kommunen. Framtidens utfordringer gjør at vi må levere tjenester på en radikalt annerledes måte. Utfordringene er ikke bare knyttet til at vi blir mange eldre i framtiden og at oppgavene vokser raskere enn våre inntekter, men også i vår evne til å utvikle våre tjenester på nye måter. Innovasjon er den eneste måten vi kan møte framtidens tjenestebehov på. Balansegang på lang sikt Det vil også i årene framover arbeides for å utvikle budsjetter som er gode styringsredskaper, slik at vi kan opprettholde kostnadseffektiv drift og samtidig stimulere til innovasjon. Det må derfor vurderes nærmere hvordan dynamikken i tjenesteleveransene kan håndteres i budsjettet samtidig som vi opprettholder fokus på lave kostnader og å utvikle effektivitet i tjenesteproduksjonen. Godt lederskap og medarbeiderskap Gode resultater kommer av en samlet laginnsats. Jeg vil takke alle ledere og medarbeidere for den innsats de har lagt ned for å skape gode tjenester til våre innbyggere innenfor stramme økonomiske rammer, og dermed vist at de har mestret balansekunsten. Grimstad, 31. mars 2015 Per Kristian Vareide Rådmann Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Side 15 Et tilbakeblikk på 2014 Januar 6. januar var første skoledag på nye Fevik skole. Mai 8. mai inviterte ordføreren igjen til veteranmottakelse på rådhuset i anledning frigjøringsdagen, med om lag 30 gjester. Februar Mars Kommunen arrangerte folkemøter om den nye kommunedelplanen for grønnstruktur og friluftsliv flere steder. Ordføreren stod for den offisielle åpningen av Fevik skole 18. februar, og visningsarenaen for velferdsteknologi på Frivolltun åpnet. Juni Juli Kommunen ga Cafè Ibsen i oppdrag å drive gjestehavna denne sommeren, og 20. juni ble den offisielle åpningen foretatt. Kulturtjenesten var representert i Trondheim da kommunen fikk prisen årets UKM- kommune. September Oktober Kommunestyret vedtok på møtet 1. september at Grimstad kulturhus skal drives av kommunen fra 1. januar 2015. Rådhuset ble miljøfyrtårnsertifisert, og siste salven i Vardeheia gikk av 26. september. Berge gård senter mottok IA-prisen for 2014. Kommunens kulturpris ble overrekt til Ben Brynildsen. Kommunestyret opphevet boplikten i Grimstad. 25. oktober var det sykkelløp og folkefest rundt torvet da byen hedret Thor Hushovd for hans mange bragder, og Thor fikk en plass oppkalt etter seg ved Sorenskrivergården. Side 16 Arbeidet med parkeringshuset i Vardeheia startet opp. Kulturtjenesten arrangerte Ungdommens kulturmønstring. Fastboende og gjester gledet seg stort over fantastisk sommervær. Byen fikk badebåt, og Bibben fraktet i overkant av 600 gjester til øyene rundt Grimstad denne vakre sommermåneden. November Feviktun bo- og omsorgssenter ble sertifisert som livsgledesykehjem. Årsmelding 2014 – Grimstad kommune April Kulturskolen arrangerte StreetArt, hvor 10 utvalgte ungdommer arbeidet mot et felles prosjekt, nemlig å sette kunstnerisk preg på egen by! August Universitetet i Agder arrangerte studiestartfestival, og Grimstad kommune bidrar blant annet med opplevelsesturer. Statsråd Robert Eriksen besøkte jobbsentralen på Dømmesmoen 13. august, og ga uttrykk for at han var svært imponert over tiltaket. Desember I starten av desember ble Kommuneplan 2015-2027 og Kommunedelplan for grønnstruktur og friluftsliv lagt ut på høring. Kulturskolen holdt julekonsert 14. desember, og fredag 19. desember fikk rådhusheisen vakker utsmykning fra ungdommer på Ung Arena. Satsingsområder i kommuneplan 2011-2023 Grimstad kommunestyre vedtok i møte 29. august 2011 i sak 65/11 ny kommuneplan for Grimstad kommune 2011-2023. Kommuneplanen har fire satsingsområder, med klimautfordringene som et gjennomgående tema for satsingsområdene og arealdelen. Ny kommuneplan 2015-2027 ble lagt ut til høring i desember 2014. Næringsutvikling: I Grimstads næringsliv utvikles både ny teknologi og tradisjonelle næringer • Grimstad har et attraktivt sentrum med særpreg • Grimstad kommune arbeider aktivt for regionalt samarbeid og utvikling • Grimstad utnytter særegne kvaliteter og muligheter Universitetsbyen: Grimstad er en anerkjent universitetsby • Grimstad er en attraktiv universitets- og studentby • Området Campus Grimstad er et nasjonalt senter for anvendt teknologi • Grimstad er kjent for godt samspill mellom universitet, forskning, næringsliv og offentlige myndigheter Levekår og folkehelse: Grimstad har en aktiv befolkning og gode oppvekstvilkår for alle • Grimstad har gode oppvekstvilkår for alle • Grimstad legger til rette for at hele befolkningen kan være fysisk aktive • Grimstad er et inkluderende samfunn på tvers av generasjoner, kulturell bakgrunn og sosiale lag Kommunen som organisasjon: Grimstad er en åpen kommune med innbyggernes tillit • Grimstad • Grimstad • Grimstad • Grimstad • Grimstad • Grimstad kommune kommune kommune kommune kommune kommune er en kompetent organisasjon med høy etisk standard og tilstrekkelig kapasitet er en aktiv samfunnsutvikler og lagspiller har en sunn kommuneøkonomi har en klar rollefordeling mellom folkevalgte og administrasjonen har en klimavennlig drift og forvaltning har god kvalitet på sine tjenester Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Side 17 Befolkningsutvikling Sentrale kjennetegn ved Grimstad i dag er: Årlig befolkningsvekst i kommunene i perioden 1995-2014 700 God, stabil befolkningsvekst Sysselsettingsveksten har stagnert Relativt høy og økende utpendling Attraktiv bokommune 600 Risør 500 Grimstad Arendal 400 Gjerstad Befolkningsvekst Vegårshei 300 Innbyggertallet økte med 315 i Grimstad i 2014, med andre ord et «normalår» for Grimstad. Grimstad har hatt en bemerkelsesverdig stabil befolkningsvekst siden 60-tallet: Tvedestrand 200 Froland Lillesand 100 Birkenes Åmli 0 Årlig befolkningsvekst for Grimstad kommune 1972-2014 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 600 -100 -200 500 400 I 1971 ble de tidligere kommunene Landvik og Fjære slått sammen med Grimstad. Siden den gang har aldri Grimstad hatt noen år med tilbakegang eller stagnasjon i innbyggertallet. Og ser vi på befolkningsutviklingen i Grimstad og kommunene Grimstad skal vurderes i forhold til i kommunestruktursaken, viser den at Grimstad er en vekstkraftig kommune i regionen. 300 200 100 0 1972 Side 18 1975 1978 1981 1984 1987 1990 1993 1996 1999 2002 2005 2008 2011 2014 Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Grimstad er ingen soveby Ifølge Store norske leksikon er en soveby et tettbygd boligstrøk i utkanten av eller utenfor en større by, og hovedsakelig bebodd av folk som har sitt arbeid i byen. Sovebyene har serviceinstitusjoner, men ellers ingen næringsvirksomhet av betydning. Grimstad er med sitt varierte næringsliv og sine 8300 arbeidsplasser altså ingen soveby. Tabellen under viser utvikling i kommunenes selvforsyning på arbeidsplasser i perioden 2000-2014 (forholdet mellom antall sysselsatte bosatt i kommunen og antall arbeidsplasser i kommunen). 2000 Grimstad Arendal Lillesand Kristiansand 92 % 102 % 78 % 115 % 2013 (4. kv.) 79 % 106 % 85 % 119 % Vekst 00-14 13 % 4% 7% 4% Soveby-metaforen, brukt den senere tid om Grimstad, beskriver utviklingstrekk og har sin bakgrunn i «misforholdet» mellom befolkningsveksten og sysselsettingsutviklingen i Grimstad siden 2000. Grimstad har nemlig ikke hatt noen sysselsettingsvekst i privat sektor siden 2000. Sysselsettingsveksten har kommet i offentlig sektor (31 %). Grimstad er en regional vekstmotor på befolkningsvekst, men ikke når det gjelder sysselsetting. Grimstad har siden 2000 blitt mindre selvforsynt med arbeidsplasser med en tilbakegang på 13 % (tabell). De andre større kommunene i regionen har i samme periode hatt sysselsettingsvekst. Nettopendling (inn- og utpendling) i regionens kommuner 2000 1500 1000 500 0 -500 -1000 -1500 -2000 -2500 2005 2006 2007 2008 2010 2011 2012 2013 2009 Det bor i dag ca. 10 500 sysselsatte i Grimstad. Disse jobber i områdene vist på kartet. Utviklingen for Grimstad kommer også fram på grafen her, som viser nettopendlingen for Østre Agder-kommunene og Lillesand og Birkenes. Arendal er den eneste kommunen som er selvforsynt på arbeidsplasser (positiv nettopendling), og selvforsyningsgraden har økt i perioden 20052013. Grimstad har hatt den motsatte utvikling og skiller seg ut i forhold til de andre kommunene med markert økning i andelen sysselsatte som pendler ut av kommunen. Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Side 19 Nær halvparten av de sysselsatte i Grimstad (4 900) arbeider i andre kommuner, flesteparten med en pendleravstand på under 45 minutter. Pendlingen vestover til Kristiansand har etter åpningen av nye E18 økt fra år til år. Innenlandsk nettoflytting Innenlandsk nettoflytting har de senere år avtatt noe som forklaring på befolkningsveksten i Grimstad: 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 Innvandringen øker I perioden 2000-2013 har innvandring (netto 1 730) utgjort en større andel av befolkningsveksten i Grimstad enn tilflyttingen fra andre kommuner i landet (netto 842). Andel innvandrere og norskfødte med innvandrerforeldre av alle i befolkningen utgjør 12 % av befolkningen i Grimstad (2014). 86 -34 152 500 400 300 200 100 0 2003 Side 20 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 Risør Grimstad Arendal Gjerstad Vegårshei Tvedestrand Froland Lillesand Birkenes Åmli 40 -14 73 37 92 -29 -38 71 I stor grad er inn- og utflytting mellom Grimstad og andre kommuner et «null-sum-spill», men med en liten nettogevinst for Grimstad. I gjennomsnitt har det i perioden 2000-2013 årlig flyttet 942 personer til Grimstad fra andre kommuner i landet og disse fordeler seg på fylkene som vist i grafikken under. Nettoinnvandring for kommuner i regionen, 2003-2013 -100 129 2013 Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Grimstad er en attraktiv bokommune Grimstad er en attraktiv bokommune, strategisk plassert mellom Arendal i øst og Kristiansand i vest. Innbyggerne i Grimstad har tilgang på et stort arbeidsmarked i høvelig pendleravstand. Dette gir Grimstadinnbyggerne valgfrihet på arbeidsmarkedet, en valgfrihet ikke minst verdifull for unge barnefamilier hvor begge er i arbeid. Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Side 21 Økonomi Finansielle mål Bygge disposisjonsfond Det er et regnskapsmessig mindreforbruk på 25,9 millioner kroner som kan avsettes til disposisjonsfond. Disposisjonsfondet økte med 19,8 millioner i 2014. Kommunens samlede disposisjonsfond er 39,4 mill. i 2014, og det kan bli 65,3 mill. kroner hvis årets resultat avsettes til disposisjonsfond. Kommunen har ikke tilstrekkelig disposisjonsfond. Målet disposisjonsfondets størrelse er ca. 100 millioner kroner for 2014. Side 22 for Gjeldsgrad Grimstad kommune har en nettolånegjeldsgrad på 71,0 % i 2014. Målet i kommuneplanen er å ha en gjeldsgrad på 60 %. I handlingsprogrammet 2015-2018 er det lagt opp til en økning av gjeldsgraden. Netto resultatgrad Kommuneplanen legger opp til en netto resultatgrad på 3,0 %. I 2014 ble resultatgraden 2,5 %. Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Hovedoversikt, hele kommunen. Regnskap 2012 Regnskap 2013 Regnskap 2014 Endring 2013-14 Rammetilskudd Inntektsutjevning Skatt Eiendomsskatt Andre driftsinntekter Sum inntekter ekskl. finans 425 918 39 671 442 890 46 990 384 385 1 339 854 450 692 20 486 494 805 51 618 390 617 1 408 218 481 529 -9 744 553 534 62 577 403 591 1 491 487 30 837 -30 230 58 729 10 959 12 974 83 269 6,8 -147,6 11,9 21,2 3,3 5,9 480 800 11 619 520 700 64 600 391 124 1 468 843 729 -21 363 32 834 -2 023 12 467 22 644 0,2 -183,9 6,3 -3,1 3,2 1,5 Netto lønnsutgifter* Andre driftsutgifter Avskrivninger Sum utgifter ekskl. finans 772 492 508 595 50 624 1 331 711 814 243 521 811 54 259 1 390 314 867 191 544 227 61 046 1 472 464 52 948 22 416 6 787 82 150 6,5 4,3 12,5 5,9 867 995 530 051 61 000 1 459 046 804 -14 176 -46 -13 418 0,1 -2,7 -0,1 -0,9 -8 143 -50 624 37 149 -21 618 21 215 -403 32 887 -17 905 -54 259 35 044 -37 120 19 633 -17 487 39 523 -19 023 -61 046 41 669 -38 401 12 480 -25 921 35 692 -1 118 -6 787 6 625 -1 280 -7 154 8 434 -3 831 6,2 12,5 18,9 3,4 -36,4 -48,2 -9,7 -9 797 -61 000 61 182 -9 615 9 576 -39 32 779 9 226 46 19 513 28 786 -2 904 25 882 4 913 -94,2 -0,1 31,9 -299,4 -30,3 15,0 Tall i 1000 kroner Brutto driftsresultat Motpost avskrivninger Netto finanskostnader Netto driftsresultat Netto avsetninger Årsresultat * inkl. lønnsrefusjon % Budsjett 2014 Avvik % Resultat Rammetilskudd Grimstad kommune har et netto driftsresultat på +38,4 mill. kroner i 2014. Dette gir en nettoresultatgrad på 2,5 %. Revidert budsjett la opp til en netto driftsresultatgrad på 0,6 %. I 2013 var netto driftsresultatgrad på 2,6 %, mens den var 1,6 % i 2012. Netto driftsresultat er 28,8 mill. kroner bedre enn budsjettert. Årsresultatet/udisponert resultat er +25,9 mill. kroner for Grimstad kommune i 2014. Årsresultatet for 2012 var +17,4 mill. kroner, mens det var +0,4 mill. kroner i 2012. Rammetilskuddet er en del av kommunens frie inntekter, sammen med inntektsutjevning og skatteinntekter. Rammetilskuddet er innbyggerbasert, justert for en kostnadsindeks (utgiftsutjevning) som illustrerer hva kommunens kostnadsnivå burde være. I 2014 var kostnadsindeksen 98,9 %, mens den var 98,3 % i 2013. Dette betyr at inntektssystemet legger opp til at Grimstad kommune bør drives ca. 1,1 % «billigere» enn landsgjennomsnittet. Årsresultatet vurderes som godt og det bør avsettes i sin helhet til disposisjonsfond. Dette for å sikre kommunen en robust og framtidsrettet økonomi og drift. Rammetilskuddet var på 481,5 mill. kroner i 2014. Det er mer enn 0,7 mill. kroner mer enn budsjettert. Årsaken til dette avviket er at staten tilførte midler generelt og skjønnsmidler spesielt i løpet av året. I 2013 var Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Side 23 rammetilskuddet 450,7 mill. kroner. Økningen fra 2013 til 2014 utgjør 30,8 mill. kroner og 6,8 %. 13,5 mill. kroner av endringen er knyttet til lønns- og prisstigning (deflator), mens 6,8 mill. kroner var knyttet til befolkningsvekst (demografi). De resterende 10,5 mill. kroner knyttes til nye kommunale oppgaver gitt av staten. Inntektsutjevning Inntektsutjevning er en del av kommunens frie inntekter sammen med rammetilskuddet og skatteinntekter. Ordningen omfordeler inntekter fra kommuner med høye skatteinntekter til kommuner med lave skatteinntekter. I 2014 var det stor vekst i skatteinntektene. Grimstad var den kommunen i landet som hadde størst vekst i skatteinntektene fra 2013 til 2014. Dette førte til at skatteinntektene i Grimstad var 100,7 % av landsgjennomsnittet, og kommunen måtte derfor bidra med 9,7 mill. korner til inntektssvake kommuner i henhold til inntektsutjevningsordningen. Etter flere år med høyere skatteinntekter enn lagt til grunn i budsjettoppleggene fra regjeringen, opplevde kommunesektoren en betydelig skattesvikt i 2014. Kommunene mottok totalt 128 883 mill. kroner i skatter på inntekt og formue fra personer samt naturressursskatt fra selskaper. Dette er en økning på 1,9 % i forhold til 2013. Dette er svake nasjonale tall, når de ses mot veksten som ble skissert i statsbudsjettet for 2014 på 3,7 %. I statsbudsjettet for 2015 (regjeringens siste anslag) ble skatteanslagene revidert med en vekst på 2,4 %. Sammenliknet med Regjeringens siste anslag for skatteinntektene for 2014, fikk kommunene en mindreinntekt på 527 mill. kroner. I 2013 var skatteinntektene 91,6 % av landsgjennomsnittet og kommunen mottok et bidrag på 20,5 mill. kroner, mens det var 86,7 % i 2012. Situasjonen i 2014 var ekstraordinær, og under normale forhold vil skatteinntektene ligge på 90 % av landsgjennomsnittet. Skatteinntekter Skattesystemet i Norge er innrettet slik at kommunene mottar ca. 30 % av innbetalt skatt fra personlige skatteytere (ikke selskapsskatt). Av de Side 24 resterende 70 % mottar fylkeskommunene en mindre del og staten den største delen. Av kommunenes frie inntekter (rammetilskuddet, inntektsutjevning og skatteinntekter) utgjør skatteinntektene om lag halvparten, generelt sett. Skatteinntektene var 553,5 mill. kroner i 2014 for Grimstad kommune, et avvik på +32,8 mill. kroner. Dette utgjør en økning på 58,7 mill. kroner og 11,9 % i forhold til 2013. Grimstad kommune hadde i 2014 høyest vekst i skatteinntektene blant kommunene i Norge. Veksten i skatteinntektene for kommunen var 1,9 % samlet, dette er svakere en Regjeringens budsjett. Grimstad kommune hadde betydelige enkeltinnbetalinger på slutten av året i 2014 fra enkelte personlige skatteytere. Dette er hovedårsaken til det gode årsresultatet for kommunen. Eiendomsskatt Eiendomsskatten var 62,6 mill. kroner i 2014. Økningen fra 2013 er på 11,0 mill. kroner og 21,2 %. Årsaken til denne økningen er en omtaksering av alle eiendommer i kommunen, og det er på dette nye grunnlaget det er innkrevd eiendomsskatt. Det er likevel et avvik i forhold til budsjett på -2,0 mill. kroner for 2014. Andre driftsinntekter Andre driftsinntekter var 403,6 mill. kroner i 2014. Dette er en økning på 13,0 mill. kroner (3,3 %) i forhold til 2013. Økningen er knyttet til generell prisstigning og deflator, og ansees som normal. I 2014 var det et avvik i forhold til budsjett på +12,5 mill. kroner. Dette avviket må ses i sammenheng med det negative avviket på andre driftsutgifter på -14,2 mill. kroner. Dette inntektsavviket knyttes direkte til sektorenes aktivitet og forklares i sektorenes kapitler. Netto lønnsutgifter Netto lønnsutgifter var på 867,2 mill. kroner i 2014. Dette er en økning på 52,9 mill. kroner i forhold til 2012, og utgjør 6,5 %. Lønnsoppgjøret utgjorde ca. 4 % av denne veksten, og ca 1 % relateres til en økning i antall årsverk Årsmelding 2014 – Grimstad kommune fra 2013 til 2014. pensjonskostnader Det resterende 1,5 % er knyttet til økte Grimstad kommune hadde 1 080 fast ansatte og 1 427 brutto årsverk som gjennomsnitt i 2014. I forhold til 2013 har det ikke vært noen økning i faste årsverk, mens det har vært en økning i brutto årsverk på 6,6 i forhold til 2013. Det er et avvik i forhold til budsjett på +0,8 mill. kroner. Avviket knyttes i hovedsak til pensjonskostnader som føres på kommunens finansområde og ikke på sektorenes lønnskostnader. Sektorene hadde et merforbruk samlet sett innenfor lønnsområdet. Avskrivninger Årets avskrivninger er på 61,0 mill. kroner. Avskrivningene er i henhold til budsjett. Dette er en økning i avskrivningene på 6,8 mill. kroner i forhold til 2013. Økningen relateres til at flere nye kommunale bygg er tatt i bruk. Avskrivningene starter året etter at bygg og anlegg er tatt i bruk. Det er derfor en forsinkelse i avskrivningskostnader. Netto finanskostnader Netto lønn inkluderer lønnsrefusjoner, som utgjør 37,7 mill. kroner for 2014. Refusjonsinntektene er redusert med 1,8 mill. kroner (-4,6 %) fra 2013. En av årsakene til reduksjonen er redusert sykefravær på 0,2 prosentpoeng fra 2013 til 2014. Rådmannen jobber med å vurdere om det er andre årsaker enn redusert sykefravær som er årsaken til denne reduksjonen. Netto finanskostnader består av renteinntekter, rentekostnader, utbytte og avdrag på lån. Netto finanskostnader ble 41,7 mill. kroner i 2014. Dette er en reduksjon på 6,6 mill. kroner i forhold til 2013. Rentekostnadene økte med 5,0 mill. kroner i forhold til 2013 Denne økningen forklares med økt kommunal gjeld på 109 mill. kroner. Avdrag på lån er uforandret i forhold til 2013. Renteinntekter og utbytteinntekter har også vært uforandret fra 2013 til 2014. Avvik i forhold til budsjett er +19,5 mill. kroner. Dette forklares med at det er budsjettert med et høyere rentenivå enn faktisk påløpt i regnskapet. Det er også betalt mindre avdrag på lån enn budsjettert med 2,5 mill. kroner. Andre driftsutgifter Netto avsetninger til fond Andre driftsutgifter var på 544,2 mill. kroner i 2014. Dette er en økning på 22,4 mill. kroner eller 4,3 %. Det er et avvik i forhold til budsjett på -14,2 mill. kroner. Dette negative avviket må ses i sammenheng med det positive avviket på 12,5 mill. kroner innenfor andre driftsinntekter. Disse avvikene forklares konkret under hver sektor. Det er i 2014 avsatt 12,5 mill. kroner til fond. Dette er i hovedsak avsetninger og oppløsninger av bundne fond. Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Side 25 Årsresultat korrigert for inntektsføring av merverdiavgift på investeringer og premieavvik for pensjon Kommunens regnskapsregler legger opp til to vesentlige forhold som påvirker kostnadsføringen i forhold til likviditeten (utbetalinger): 1. premieavviket inklusiv arbeidsgiveravgift for alle pensjonsordninger utgjør 72,2 mill. kroner for Grimstad kommune per 31.12.2014. dette er en økning på 16,1 mill. kroner i forhold til 2013. Dette akkumulerte premieavviket på 72,2 mill. kroner må kommunen kostnadsføre i framtidige årsregnskap. Pensjonspremieavvik Kommunen regnskapsfører pensjon etter en metode som ble fastsatt og innført av Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) på begynnelsen av 2000-tallet. Tidligere kostnadsførte kommunen pensjon etter kontantprinsippet, det vil si at utbetalt premie og utgiftsført premie var identiske beløp. Hensikten med å innføre ny kostnadsføringsmetode var å stabilisere kommunenes pensjonsutgifter og unngå store svingninger i pensjonsutgiftene fra år til år. En av de negative konsekvensene med denne ordningen er at det er hele tiden er kostnadsført mindre enn utbetalt pensjonspremie. Dette kalles for et premieavvik. Det akkumulerte 2. Inntektsføring av merverdiavgift på investeringer Kommunene hadde frem til 2014 anledning til å inntektsføre merverdiavgift knyttet til investeringer i driftsregnskapet. Dette har hatt resultateffekter i takt med det årlige investeringsnivået i kommunen. Ordningen er nå avviklet, slik at dette ikke har noen resultateffekt i 2014. Tabellen under illustrerer effekten disse to ordningene har på kommunens økonomiske resultat. Tall i 1000 kroner Årsresultat (presentert i regnskapet) Inntektsføring av MVA på investeringer Endring i premieavvik inkl. AGA Årsresultat justert for MVA og pensjon 2009 2010 2011 2013 2014 996 17 752 403 17 487 -13 836 -8 050 -4 670 -11 163 -5 869 0 6 451 -8 238 1 027 -18 521 -7 563 -16 144 -6 602 -15 292 14 110 -29 281 4 055 9 777 Regnskapsmessig resultat korrigert for inntektsføring av merverdiavgift på investeringer og premieavvik for pensjon er betydelig svakere enn Side 26 2012 783 25 921 presentert i de historiske offisielle regnskapene. Korrigert resultat for 2014 er + 9,8 mill. kroner, mot + 25,9 mill. kroner offisielt. Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Økonomisk oversikt for sektorene Tall i 1000 kroner Regnskap 2012 Regnskap 2013 Regnskap 2014 Endring 2013-14 Budsjett 2014 % Avvik % Støttefunksjoner 38 074 39 835 43 059 3 224 8,1 42 628 -431 -1,0 Fellesområder 35 353 31 685 31 593 -92 -0,3 36 066 4 473 12,4 Helse og omsorg 374 159 407 765 426 615 18 850 4,6 413 108 -13 507 -3,3 Kultur og oppvekst 405 613 426 836 435 618 8 782 2,1 434 989 -629 -0,1 Samfunn og miljø 92 439 87 277 89 425 2 148 2,5 93 402 3 977 4,3 Kirke og trossamfunn 16 018 16 389 16 812 423 2,6 16 478 -334 -2,0 961 656 1 009 786 1 043 122 33 336 3,3 1 036 671 -6 451 -0,6 -962 059 -1 027 597 -1 068 719 -41 122 4,0 -1 036 710 32 009 -3,1 -403 -17 811 -25 597 -7 786 43,7 -39 25 558 0,0 0 324 -324 -648 - 0 324 0,0 -403 -17 487 -25 921 -8 434 48,2 -39 25 882 0,0 Sum drift Finans Resultat eks selvfinans Selvfinansierende Årsresultat Grimstad kommune har et årsresultat eller udisponert resultat på +25,9 mill. kroner for 2014. Sektorene har et samlet avvik i forhold til budsjett på 6,5 mill. kroner, mens finansområdet har et positivt avvik på 32,0 mill. kroner. Støttefunksjonene hadde et samlet avvik i forhold til budsjett på -0,4 mill. kroner i 2014. Det er HR-avdelingen som har negativt avvik. De øvrige enhetene innenfor støttefunksjonene drives i balanse. Fellesområdet hadde et avvik i forhold til budsjett på +4,4 mill. kroner i 2014. Avviket i sin helhet knyttes til lønnsoppgjøret for 2014, som kostet mindre enn budsjettert. Kultur- og oppvekstsektoren hadde i 2014 et revidert budsjett på 435,0 mill. kroner og et regnskapsresultat på 435,6 mill. kroner. Sektoren hadde et samlet avvik i forhold til budsjett i 2014 på -0,6 mill. kroner. Regnskapstallene for sektoren inkluderer en avsetning på 4,3 mill. kroner til fond på flyktningområdet i samsvar med kommunestyrets vedtak i juni 2013 (K-sak 91/2013). Helse- og omsorgssektoren hadde et avvik i forhold til revidert budsjett på 13,5 mill. kroner i 2014. Det ble foretatt budsjettjusteringer i løpet av året på til sammen +20,5 mill. kroner. De største avvikene forekommer i NAV (1,6 mill.), boveiledertjenesten (-2,1 mill.), Frivolltun (-2,2 mill.), sosial- og barneverntjenesten (-2,3 mill.) og hjemmetjenesten (-3,2 mill.). Samfunns- og miljøsektoren hadde et avvik i forhold til budsjett på +4,0 mill. kroner. Alle enheter, bortsett fra brann- og feiertjenesten, har gjennomført driftsåret 2014 med et positivt resultat. Brann- og feiertjenesten hadde et resultat tilnærmet balanse. Overskuddet i sektoren er fordelt jevnt på de øvrige enhetene. Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Side 27 De selvfinansierende områdene i kommunen styres i hovedsak etter fastlagte handlingsplaner for drift og vedlikehold. Inntektene kommer inn i form av gebyrer til brukerne. Brann- og feriertjenesten har et avvik på +324 000 kroner. En driftsgjennomgang viste at områdene drives kostnadsmessig og kvalitetsmessig på en god måte med effektiv og nøktern drift i 2014. 75 000 70 000 Kroner Kirke og trossamfunn hadde et avvik i forhold til budsjett på -0,3 mill. kroner for 2014. Årsaken til dette er at utbetalinger til trossamfunn utenom Den norske kirke har økt som følge av økte medlemstall. Brutto driftsinntekter i kroner per innbygger 65 000 Grimstad Gruppe 13 60 000 Landet (u. Oslo) 55 000 50 000 2009 Finansiell analyse Driftsinntekter per innbygger Brutto driftsinntekter er de samlede kommunale driftsinntektene, og inkluderer skatteinntekter og rammetilskudd, samt salgs- og leieinntekter. Grimstad har fram til 2012 hatt lavere inntekter per innbygger enn kommuner som det er naturlig å sammenligne seg med (KOSTRA-gruppe 13) og landet for øvrig. Fra 2012 til 2014 har kommunen lagt over kommunegruppe 13, men under landsgjennomsnittet. I 2011 var brutto driftsinntekter per innbygger 88 % av landsgjennomsnittet, mens for årene 2009 og 2010 var inntektsnivået ca 92 %. I 2012 og 2013 var brutto driftsinntekter per innbygger ca. 95 % av landsgjennomsnittet, mens i 2014 var inntektsnivået 97 % av landsgjennomsnittet. 2010 2011 2012 2013 2014 Hovedårsaken til økningen i brutto driftsinntekter er økning av skatteinntektene i 2014. I årene fra 2010 til 2013 har skatteinntektene til Grimstad lagt i gjennomsnitt på 91 % av landsgjennomsnittet. I 2014 økte skatteinntektene til 101 % av lønnsgjennomsnittet. 2009 var også et godt skatteår for Grimstad kommune. I den økonomiske planleggingen er det ikke grunnlag for å budsjettere med mer enn 90 % av landsgjennomsnittet. 2014 og 2009 er år som er ekstraordinære, og disse bør ikke legges til grunn når en planlegger. Skatteinntekter i kroner per innbygger 2009 2010 2011 Grimstad 23 478 22 325 21 112 Landet 22 603 23 814 22 754 Grimstad av landet 103,9 % 93,7 % 92,8 % 2012 20 792 23 981 2013 22 914 25 644 2014 25 411 25 226 86,7 % 91,6 % 100,7 % Driftsutgifter per innbygger Brutto driftsutgifter er de samlede driftsutgiftene, inkludert avskrivninger korrigert for dobbeltføringer som skyldes viderefordeling av utgifter og interne kjøp. Brutto driftsutgifter per innbygger viser enhetskostnaden ved den totale kommunale virksomheten, og er en produktivitetsindikator. Side 28 Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Grimstad har siden 2012 hatt et utgiftsnivå som har vært på 96 % av landsgjennomsnittet, men ca 3 % høyere enn kommuner det er naturlig å sammenligne seg med (KOSTRA-gruppe 13) siden 2012. Disse kommunene har et kostnadsnivå som er 7 % lavere enn landet for øvrig. I 2014 hadde Grimstad kommune et kostnadsnivå som var 4 % lavere enn landsgjennomsnittet. Brutto driftsutgifter i kroner per innbygger 75 000 Netto driftsresultatgrad 2009 Grimstad -1,0 % Gruppe 13 2,8 % Landet (u Oslo) 3,0 % 2010 1,6 % 2,3 % 2,5 % 2011 3,2 % 1,8 % 2,1 % 2012 1,7 % 3,0 % 2,9 % 2013 2,6 % 2,7 % 2,7 % 2014 2,5 % 1,2 % 1,3 % Likviditet Arbeidskapitalens driftsdel (kortsiktig likviditet til drift) er summen av omløpsmidler (bankinnskudd, obligasjoner og kortsiktige fordringer) minus kortsiktig gjeld, bundne fond, premieavvik og ubrukte lånemidler. Det er altså alt det vi har av fri likviditet til å klare våre løpende betalingsforpliktelser. Kroner 70 000 65 000 Grimstad Gruppe 13 60 000 Landet (u. Oslo) 55 000 Arbeidskapital i prosent av brutto driftsinntekter 2009 2010 2011 Grimstad 4,9 % 9,3 % 13,0 % Gruppe 13 20,2 % 20,9 % 19,4 % Landet (u Oslo) 18,2 % 18,8 % 17,3 % 50 000 2009 2010 2011 2012 2013 Grimstad kommune har hatt en forbedring i likviditeten fra 2009 til 2013. Arbeidskapitalen var på sitt svakeste i 2009 etter flere år med underskudd. Arbeidskapitalen var i 2014 17,7 % av brutto driftsinntekter. Dette er 0,6 prosentpoeng bedre enn landsgjennomsnittet og bedre enn kostnadsgruppe 13. 2014 2012 11,5 % 17,2 % 16,7 % 2013 13,1 % 17,1 % 17,2 % 2014 17,7 % 15,8 % 17,1 % Netto driftsresultatgrad Netto driftsresultatgrad viser netto driftsresultat i prosent av kommunens totale driftsinntekter. Dette indikerer hvor stor del av driftsinntektene som kan benyttes til investeringer og fondsavsetninger. Dersom netto driftsresultatgrad er negativ, har kommunen ikke økonomisk bæreevne til å fremskaffe driftsmidler til investeringer. Et positivt netto driftsresultat kan enten brukes til finansiering av investeringer, eller avsettes til senere bruk. Kommuneplanen for Grimstad legger opp til en netto driftsresultatgrad på 3 %. Kommunen har så langt ikke hatt problemer med å dekke løpende betalingsforpliktelser, men må følge nøye med på utviklingen i likvidstrømmen. Likviditetssituasjonen må følges nøye de nærmeste årene, og en må skape overskudd for å bygge disposisjonsfond for å kunne ta av for svingninger i aktiviteten. Netto driftsresultatgrad for 2014 i Grimstad kommune var på 2,5 %. For årene 2010-2013 er netto driftsresultatgrad positiv med et gjennomsnitt på 2,3 %. I forhold til landsgjennomsnittet og kostnadsgruppe 13 vurderes resultatet som godt. Grimstads kommune har et disposisjonsfond i 2014 på 39,4 mill. kroner. Dette utgjør 2,6 % av kommunens brutto driftsinntekter. Å ha et disposisjonsfond på 7 % av brutto driftsinntekter må være et mål for Grimstad kommune. Dette er på samme nivå som kommuner vi Disposisjonsfond Disposisjonsfond er oppsparte midler som fritt kan benyttes til finansiering både i drifts- og investeringsregnskapet. Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Side 29 sammenligner oss med (KOSTRA-gruppe 13). Med denne forutsetningen burde disposisjonsfondet vært ca. 106 mill. kroner. Dersom kommunestyret vedtar å avsette årsresultatet på 25,9 mill. kroner til disposisjonsfondet, vil det bli 69,3 mill. kroner, eller 4,3 % av kommunens brutto driftsinntekter. Det er en utfordring for Grimstad kommune å bygge opp et tilstrekkelig disposisjonsfond. Disposisjonsfond i prosent av brutto driftsinntekter 2009 2010 2011 2012 Grimstad 0,5 % 0,5 % 0,5 % 2,3 % Gruppe 13 6,4 % 6,0 % 6,4 % 7,2 % Landet (u Oslo) 5,5 % 5,5 % 5,6 % 6,0 % 2013 2,1 % 7,3 % 6,2 % 2014 2,6 % 7,1 % 6,2 % Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) har tidligere endret regnskapsreglene i kommunen permanent innenfor feriepengehåndtering, periodisering av renter og håndtering av ressurskrevende brukere. Dette fører til at det er utbetalt 12,7 mill. kroner mer enn bokført i regnskapet. Dette betyr at det er behov for en grunnlikviditet og et fond tilsvarende disse postene. I tillegg har KRD lagt om reglene for regnskapsføringen av pensjonskostnadene. Dette betyr at kommunen har et premieavvik i balansen på 72,2 mill. kroner som ikke er kostnadsført i 2014. Meningen er at dette skal kostnadsføres i framtiden, og dette er en post som vurderes løpende i balansen fra år til år. Denne posten har fram til nå vært økende, noe som har svekker likviditeten tilsvarende. Disposisjonsfond i Grimstad kommune – tall i mill. kroner 2009 2010 2011 2012 Negativ likviditet 12,7 12,7 12,7 12,7 Premieavvik 22,7 30,0 29,9 48,5 Disp. fond – behov 35,4 42,7 42,6 61,2 Disp. fond – faktisk 4,2 4,6 3,0 18,8 Disp. fond – diff. -31,2 -38,1 -39,6 -42,4 2013 12,7 56,0 68,7 19,6 -49,1 2014 12,7 72,2 84,9 39,4 -45,5 I 2014 har Grimstad et behov for et disposisjonsfond på 84,9 mill. kroner. Dette for å dekke likviditeten for faktiske utbetalinger som ikke er kostnadsført. I tillegg er det behov for en ekstra reserve slik at det reelle behovet for disposisjonsfond er på mer enn 100 mill. kroner. Side 30 Langsiktig gjeld Grimstad kommune hadde ved regnskapsavslutningen en samlet lånegjeld på 1 457,4 mill. kroner. Inkludert i denne gjelden ligger formidlingslån i Husbanken på 223,0 millioner kroner og lån/avskrivningsgrunnlag til selvfinansierende tjenester (vann/avløp) på 189,2 millioner kroner. Avdrag i forbindelse med forvaltningslån i Husbanken blir belastet investeringsregnskapet og skal over tid gå i balanse. Indikatoren viser netto lånegjeld i kroner per innbygger. Netto lånegjeld er definert som langsiktig gjeld (eksklusive pensjonsforpliktelser) fratrukket totale utlån og ubrukte lånemidler. I totale utlån inngår formidlingslån og ansvarlige lån (utlån av egne midler). Indikatoren omfatter dermed utlån hvis mottatte avdrag skal inntektsføres i investeringsregnskapet, i tillegg til innlån som skal avdras i driftsregnskapet. Netto lånegjeld utgjør per 31.12.2014 totalt 50 113 kroner per innbygger i Grimstad. Siden 2008 har det vært en vekst i netto lånegjeld per innbygger på 36,2 %. Grimstad har i denne perioden hatt en sterkere vekst i netto lånegjeld per innbygger enn landsgjennomsnittet. Grimstad kommunes totale lånegjeld (brutto) per 31. desember 2014 tilsvarer en belastning per innbygger på kr 65 951. Tilsvarende tall for 2013 var 61 902, og for 2012 var det 55 209. Dette viser en betydelig satsing på investeringssiden de tre siste regnskapsår. Brutto lånegjeld per innbygger har steget med 19 959 kroner, eller 43,4 % siden 2009. På landsbasis (uten Oslo) er netto lånegjeld per innbygger 57 654 kroner. Netto lånegjeld i kroner per innbygger 2009 2010 Grimstad 34 821 36 645 Gruppe 13 41 467 45 310 Landet (u Oslo) 41 221 45 129 Årsmelding 2014 – Grimstad kommune 2011 37 326 47 787 48 306 2012 43 538 48 858 47 500 2013 48 049 54 079 54 837 2014 50 113 57 533 57 654 Effektivitetsanalyse – KOSTRA fra Telemarksforskning Telemarksforskning har utviklet en metode som illustrerer hvordan kommunens ressursbruk på sentrale tjenesteområder harmonerer med det beregnede utgiftsbehovet på aktuell delkostnadsnøkkel innenfor inntektssystemet. Metoden brukes til KOSTRA- og effektivitetsanalyser. I vurderingen av det samlede utgiftsnivået for alle tjenesteområdene tas det høyde for kommunens nivå på korrigerte frie inntekter, slik at man får et fullstendig bilde av hvorvidt kommunen ligger høyere eller lavere på samlet ressursbruk enn hva det reelle inntektsnivået (og utgiftsutjevningen over inntektssystemet) skulle tilsi. Diagrammet til venstre viser Grimstads netto driftsutgifter per innbygger (rød søyle) sammenlignet med inntektssystemets kostnadsnøkkel for Grimstad (blå søyle). Illustrasjonen viser at kostnader til barnehage og administrasjon ligger på samme nivå som kostnadsnøklene, mens grunnskole, kommunehelse og pleie- og omsorgsområdet ligger noe under det normerte nivået. Barnevernstjenester og sosialhjelp har et høyere kostnadsnivå enn inntektssystemet skulle tilsi. Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Side 31 Netto driftsutgifter 2014 Beregnet utgiftsbehov 2014 Barnehage Administrasjon Grunnskole Pleie og omsorg Kommunehelse Barnevern Sosialhjelp Sum 1,0212 0,9347 1,1002 0,8998 0,9726 1,0397 0,9000 0,9886 Grimstad - kr per innbygger Mer-/mindreutgift i forhold til: Landsgjennomsnitt kr per innbygger 7 841 3 941 13 586 14 027 1 789 2 031 1 838 7 901 3 944 12 419 16 110 2 278 1 748 2 150 Grimstad "normert nivå" - kr per innbygger 8 068 3 686 13 663 14 496 2 215 1 817 1 935 Beregningene over viser at Grimstad kommune, på de sentrale tjenesteområdene som inngår i inntektssystemet, hadde mindreutgifter i forhold til landsgjennomsnittet på ca. 33,0 mill. kroner i 2014. I forhold til kommunens «normerte utgiftsnivå» er det beregnet mindreutgifter på om lag 18,3 mill. kroner. Dette er hensyntatt kriteriene og vektene i inntektssystemet. Side 32 Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Landsgjennomsnittet i 1000 kr "Normert utgiftsnivå" i 1000 kr -1 327 -55 25 798 -46 030 -10 796 6 267 -6 896 -33 039 -5 032 5 640 -1 691 -10 373 -9 415 4 733 -2 146 -18 285 Balanse Eiendeler 31.12.14 31.12.13 31.12.12 Anleggsmidler 1 970,0 1 920,3 1 769,2 Pensjonsmidler 1 245,0 1 137,4 1 048,4 Omløpsmidler 618,8 466,0 408,4 Sum eiendeler 3 833,8 3 523,7 3 226,0 Gjeld og egenkapital Egenkapital 31.12.14 31.12.13 31.12.12 479,3 439,2 432,2 Pensjonsforpliktelser 1 618,9 1 513,0 1 394,2 Langsiktig gjeld 1 457,3 1 348,4 1 192,1 278,3 223,1 207,5 3 833,8 3 523,7 3 226,0 Kortsiktig gjeld Sum gjeld og egenkapital Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Side 33 Internkontroll i Grimstad kommune I 2014 har kommunen forsterket arbeidet med internkontrollen etter modellen fra KS som vist nedenfor. 1. 2. 3. 4. Kvalitet og effektivitet i tjenesteproduksjonen Helhetlig styring og riktig utvikling Omdømme og legitimitet Overholdelse av lover og regler I 2014 har rådmannen valgt å ha fokus på å risikovurdere viktige sider ved den overordnede driften. I tillegg har rådmannen i løpet av året lagt på plass rammene for en ny organisering av stabsfunksjonene som skal gi bedre kontroll og styring av kommunen. Risikovurderinger Internkontroll er følgelig definert som en prosess, gjennomført av rådmannen, linjeledelsen og ansatte, utformet for å gi rimelig sikkerhet vedrørende måloppnåelse innen følgende områder: Under budsjettarbeidet for 2015 er det gjort risikovurderinger av mulige faktorer som kan føre til avvik av økonomisk karakter. På overordnet nivå er økning av lånerenten, økte kostnader til lønnsoppgjøret, svikt i frie inntekter, omstilling innenfor pleie- og omsorgstjenestene og behov for nye ressurskrevende tjenester vurdert som risikoområder som kan føre til betydelige økonomiske avvik i forhold til budsjett. Tilsvarende vurderinger er gjort på sektor- og enhetsnivå. Rådmannens vurderinger er lagt inn i budsjett 2015/handlingsprogram 2015-2018. Det er rådmannens vurdering at den omstillingen som gjennomføres innenfor pleie- og omsorgstjenestene er risikofylt. Omstillingen innebærer en rekke tiltak som krever stor gjennomføringskraft, og det er en viss usikkerhet knyttet til om de økonomiske effektene blir av en slik karakter Side 34 Årsmelding 2014 – Grimstad kommune som er forutsatt. I tillegg er det en usikkerhet med hensyn til hvor raskt effektene vil komme. For å sikre god styring av omstillingsprosessen, ble arbeidet i løpet av 2014 prosjektorganisert. Prosjektet skal følge omstillingsprosessen og de budsjettiltakene som er vedtatt gjennomført. Slik kan en bedre kunne måle effektene av tiltakene, vurdere behovet for å endre tiltak, foreslå nye tiltak og eventuelt justere målene med omstillingen. Dette gir også bedre muligheter til å overvåke risikomatrisen og iverksette eventuelle tiltak for å redusere risikoer. Til enhver tid oppstår det større og mindre farer i samfunnet vi lever i. Enkelte ganger resulterer disse farene i uønskede hendelser. Dette kan være naturrelaterte hendelser som følge av ras, flom, vind eller nedbør, eller som følge av innbyggernes egne handlinger, for eksempel kriminalitet, forurensning eller brann. I sivilbeskyttelsesloven av 01.01.11 plikter kommunen å kartlegge hvilke uønskede hendelser som kan inntreffe, vurdere sannsynligheten for at disse hendelsene inntreffer og sammenstille resultatet i en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse. Kommunen har gjennomført en slik risiko- og sårbarhetsanalyse i løpet av våren 2014. Denne inngår i forslag til kommuneplan for Grimstad 2014-26, og bygger på analyse fra 2011 oppgradert til dagens risikobilde. med omstilling. Det er med andre ord et behov for å styrke kommunens evne til god virksomhetsstyring. Med virksomhetsstyring menes all ledelsesmessig aktivitet, styring og kontroll som er innrettet mot å iverksette politiske vedtak, realisere mål og sikre overholdelse av lover og regler, og å skape best mulige resultater på de områder der kommunen har en rolle som tjenesteleverandør, forvaltningsorgan og tilrettelegger for næringsutvikling, infrastruktur, arealdisponering o.a. God virksomhetsstyring omfatter alle ledelsesaktiviteter i alle sektorer og i hele kommunen. For å understøtte linjelederne i deres utøvelse av virksomhetsstyring kreves det støttefunksjoner, kompetanse, styringsdata og analyser. Videre er det viktig å se sammenhengene mellom målstyring, risikostyring, internkontroll og utvikling. Figuren under illustrerer hvilke hovedelementer som inngår i virksomhetsstyring. Ny organisering av stab I 2014 ble det besluttet å opprette selskapet Agder Kommunale Støttetjenester (AKST) sammen med Arendal. Dette innebærer at funksjonene arkiv og dokumentsenter, regnskap og lønn ble lagt til selskapet. Opprettelsen av selskapet skal bidra til effektiv drift og økt kvalitet på de tjenestene som inngår i selskapet. I tillegg styrkes IKT-funksjonene ved at kommunens tre IKT-rådgivere organisatorisk legges inn i kommunikasjons- og digitaliseringsenheten. I tillegg til disse endringene, besluttet rådmannen i 2014 at stabsfunksjonene skulle organiseres i enhet for virksomhetsstyring. Formålet med ny organisering er å styrke kompetansen og kapasiteten til å gjøre analyser, styrke internkontrollen og å bistå resten av organisasjonen Som en følge av ny organisering ansettes det en egen kommunalsjef for virksomhetsstyring. Vedkommende vil inngå i rådmannens ledergruppe sammen med de tre eksisterende kommunalsjefene og Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Side 35 kommunikasjonssjef. I tillegg er det tre fagsjefer i enheten for virksomhetsstyring: økonomisjef, HR-sjef og kvalitetssjef. Sammen med rådmannens ledergruppe vil disse utgjøre rådmannens strategiske ledergruppe. Fagsjefene skal ha et faglig systemansvar og har derfor ikke personalansvar. De skal imidlertid sikre nødvendig faglig kvalitet i prosesser og resultater. Stillingen som fagsjef for kvalitet er en helt ny stilling, og fagsjefen skal blant annet bistå ledelsen med å koordinere, utvikle og vedlikeholde internkontrollsystemet. Dette innebærer: å utarbeide en plan for kommende års arbeid med internkontroll å gjennomgå styrende dokumenter som policyer og prosedyrer for å vurdere om disse er hensiktsmessige og tilstrekkelige, og om de fungerer etter intensjonen å bistå ledelsen i gjennomføring av risikovurderinger være en støttespiller i arbeidet med operasjonalisering av internkontrollen, blant annet å utarbeide opplæringsmateriell og sørge for opplæring av ledere og ansatte å iverksette utbedring av kontroller som ikke fungerer etter intensjonen bidra til å bygge opp under en kultur for internkontroll – ”slik gjør vi det hos oss” å sammenstille, dokumentere og rapportere årets arbeid med internkontroll til rådmannen i henhold til prosedyre Tilsyn I Grimstad kommune sin plan ”Digitale verktøy i barnehage og skole - IKTplan 2014-2017”, har internkontroll av skolesystemer vært et av tiltakene for 2014. Bakgrunnen for dette tiltaket er at Jappa skole i november 2013 fikk varsel om tilsyn fra Datatilsynet. Arbeidet med dette tilsynet har pågått i hele 2014. I vedtak fattet av Datatilsynet september 2014, ble kommunen Side 36 pålagt å gjennomføre risikovurdering av alle datasystemer som behandler elevopplysninger innen 1. desember 2014. Arbeidet med internkontroll og ROS-analyser av systemer som behandler elevopplysninger i Grimstad kommune pågikk i perioden oktobernovember 2014. For å sikre tilstrekkelig faglig bredde, ble gjennomgangen organisert som arbeidsgrupper sammensatt av personer fra skolene, sentraladministrasjonen, PPT og IKT Agder. Hver arbeidsgruppe utarbeidet en oversikt over behandlinger av elevopplysninger i de aktuelle systemene, foretok en risiko- og sårbarhetsanalyse av disse systemene med fokus på behandling av elevopplysninger, og oppsummerte disse i noen konkrete tiltak der det ble vurdert som nødvendig. Fylkesmannen åpnet våren 2014 to tilsyn ved Holviga skole. Temaet for tilsynet var rettet mot skolens arbeid med elevenes utbytte av opplæringen (skolens kjernevirksomhet). Hovedfokus var på følgende punkter: Skolens arbeid med opplæringen i fag. Underveisvurdering for å øke elevenes læringsutbytte. Underveisvurdering som grunnlag for tilpasset opplæring og spesialundervisning. Vurdering av behov for særskilt språkopplæring. Det andre tilsynet var et forvaltningstilsyn hvor Fylkesmannen undersøkte skolens forvaltningskompetanse i avgjørelser om særskilt tilrettelegging av opplæringen. Særskilt tilrettelegging for elever innebærer avvik fra ordinært opplæringstilbud, og er enkeltvedtak etter loven. Hovedfokus var: Generelle saksbehandlingsregler for enkeltvedtak. Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Videre arbeid med internkontroll Enkeltvedtak om spesialundervisning. Enkeltvedtak om særskilt språkopplæring. Ved begge tilsynene ble det avdekket avvik. Kommunen har fått frist til midten av 2015 til å rette opp avvikene. Det er rådmannens prinsipielle vurdering at tilsyn gir en positiv mulighet til å forbedre kvaliteten innenfor viktige kjerneprosesser, og til viktig læring om hvordan ledelsen kan sikre god internkontroll i virksomheten. Læringen fra disse tilsynene vil bli benyttet til å kvalitetssikre tilsvarende områder i de andre skolene i kommunen. Møter med kontrollutvalget Rådmannen har møtt i kontrollutvalget i forbindelse med framlegging av årsmelding og regnskap. Videre har rådmannen blitt innkalt i konkrete saker. I 2014 har rådmannen vært i kontrollutvalget for å orientere om flere pågående prosesser i kommunen som er relatert til internkontroll. Blant annet har arbeidet med matrikkelen vært et gjennomgående tema. Kontrollutvalget gav tidlig i 2014 uttrykk for at de ønsker å ha særskilt oppmerksomhet rettet mot forhold knyttet til den interne kontrollen i kommunen. På denne bakgrunnen gav rådmannen utvalget en orientering om status i arbeidet med å utvikle et helhetlig internkontrollsystem i kommunen. Kontrollutvalget har bedt om å få en ny orientering om status i arbeidet med internkontroll i junimøtet 2015. Et mer systematisk arbeid med internkontroll er blitt satt på dagsorden for rådmannens ledergruppe også i 2014, og har blant annet ført til beslutning om å omorganisere stabsfunksjoner for å styrke arbeidet med styring og kontroll. Det er etter rådmannens vurdering forbedringsbehov på flere områder, og dette vil være temaer i 2015: Utarbeide en overordnet policy for internkontroll i Grimstad kommune. I tillegg vil det bli vurdert å utarbeide policyer innenfor sentrale tjeneste- og støttefunksjoner. Styrke det systematiske internkontrollarbeidet som en del av den ordinære plan- og budsjettprosessen. Dette innebærer å fastsette ambisjonsnivået for internkontroll i kommunen sett opp mot status. Dette skal munne ut i en analyse av hvilke områder det er behov for å gi spesiell oppmerksomhet og prioritering i 2015 og i årene framover for å videreutvikle kommunens internkontroll. Gjennomføre risikovurderinger for å identifisere tjenesteområder med behov for å iverksette tiltak for å redusere risikoer. Gjennomgå internkontrollen knyttet til de inntektsrelaterte prosessene for å sikre at kommunen får sine inntekter. Gjennomføre en intern driftsgjennomgang av boveiledertjenesten. Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Side 37 Likestilling og mangfold Kommunens innbyggere Tabell: Likestillingsindeks (SSB) Landet Aktivitetsdata 2011 Andel barn 1-5 år i barnehage (prosent) Kvinneandel blant kommunestyrerepresentanter (prosent) Andel menn med høyere utdanning (prosent) Andel kvinner med høyere utdanning (prosent) Andel menn (20-66 år) i arbeidsstyrken (prosent) Andel kvinner (20-66 år) i arbeidsstyrken (prosent) Gjennomsnittlig bruttoinntekt, menn (tall i 1000) Gjennomsnittlig bruttoinntekt, kvinner (tall i 1000) Andel sysselsatte menn (20-66 år) som jobber deltid (prosent) Andel sysselsatte kvinner (20-66 år) som jobber deltid Andel fedre som tar hele fedrekvoten eller mer av foreldrepengeperioden Grad av kjønnsbalansert næringsstruktur (skår) Andel kvinner blant sysselsatte (20-66 år) i offentlig sektor Andel kvinner blant sysselsatte (20-66 år) i privat sektor Kvinneandel blant ledere (20-66 år) (prosent) Grad av kjønnsbalanse i utdanningsprogram på videregående skole (skår) Kapittelet tar for seg likestilling ut fra et samfunnsperspektiv. Data er for alle innbyggerne i Grimstad kommune, basert på SSB`s likestillingsindeks og beskriver i hvilken grad det foreligger forskjeller mellom kvinner og menn innad i en kommune og hvordan disse forskjellene varierer i forhold Side 38 2012 89,7 38,2 25,6 30,7 82,5 76,7 453 300 13,8 35,5 64,6 0,6 89,7 38,2 25,6 30,7 90,1 38,2 26 31,6 82,9 76,8 471 313 13,7 34,5 68,1 0,6 70,7 36,5 35,2 0,66 Grimstad 2013 90 38,2 26,2 32,3 82,7 77,1 488 326 13,9 34,7 68,5 0,6 70,5 36,5 35,7 0,67 2011 91,2 37,1 26,1 31,2 80,2 73,4 462 271 15,7 45 66,4 0,61 69,7 36,9 30,6 0,67 2012 92,8 37,1 26,8 31,8 80,3 74,5 446 282 14,8 43,2 66,5 0,61 69,5 36,1 31,5 0,66 2013 95,8 37,1 27,1 32 81 75 493 296 15,2 43,6 64,8 0,61 70 37 29,5 0,65 til landet generelt. Indeksen omfatter offentlig tilrettelegging som barnehagedekning, næringsstruktur og utdanningsmønster, men også tidsbruk – fordeling på arbeid og omsorg, politisk deltagelse og inntekt. Indeksen måler kun likestilling mellom kvinner og menn, ikke likestilling Årsmelding 2014 – Grimstad kommune mellom ulike grupper etter for eksempel etnisitet, funksjonsevne eller seksuell identitet. Mål Likestillingsloven har som mål å oppnå full likestilling. Kvinner og menn skal få samme muligheter, og handlinger er ulovlige dersom de stiller kvinner og menn ulikt p.g.a. kjønn. Likestillingsloven legger føringer for at det skal arbeides aktivt og planmessig for likestilling mellom kjønnene. Offentlige myndigheter skal arbeide aktivt, målrettet og planmessig for å fremme likestilling og hindre diskriminering innen sitt virkeområde. Det skal tilbys likeverdige tjenester til hele befolkningen, og tjenestene skal treffe alle med hensyn til bla. kjønn, minoriteter og funksjonsevne. Resultatene Grimstad skårer høyt på barnehagedekning, uttak av fedrekvote, kjønnsbalanse i kommunestyret, utdanningsnivå og deltakelse i arbeidslivet. Dette er faktorer som er med å bedre likestillingsindeksen for Grimstad. Nasjonalt øker forskjellen mellom utdanningsnivå mellom kvinner og menn, hvor kvinners utdanningsnivå er høyere enn for menn. Aust-Agder har et generelt lavt utdanningsnivå. Grimstad skiller seg ut med et høyere utdanningsnivå for begge kjønn. Selv om kvinners utdanningsnivå øker i forhold til menn, gir ikke dette utslag i likere fordeling av deltidsarbeid og inntekt. Kvinners utbredte deltidsarbeid er en likestillingsutfordring for svært mange kommuner, og store forskjeller i deltidsarbeid genererer i mange tilfeller også et inntektsgap mellom kvinner og menn. I Grimstad er det stor andel av deltidsarbeid både blant kvinner og menn. Stor grad av deltidsarbeid gjør at vi finner et stort inntektsgap mellom kvinner og menn i Grimstad. Tendensen for Grimstad stemmer med tendensen for landsdelen, hvor det er en stor grad av deltidsarbeid, skjevhet i inntekt og fordeling på kjønn blant ledere, sammenlignet med majoriteten av andre kommuner Kommunens ansatte Hovedmål Grimstad kommune ønsker å fremme likestilling, og sikre like muligheter og rettigheter. Videre skal man hindre diskriminering på grunn av etnisitet, nasjonal opprinnelse, avstamming, hudfarge, språk, religion og livssyn. Område Grimstad kommune arbeider aktivt for likestilling, inkludering og mangfold. Det arbeides for å få en jevn kjønnsbalanse mellom kvinner og menn, samt å redusere ufrivillig deltid. Kommunen arbeider for å oppnå mangfold i personalet, slik at organisasjonen gjenspeiler befolkningen. Grimstad kommune har (per 31.12.14) 1 411 fast ansatte som dekker 1 088 årsverk, med en kvinneandel på 78 prosent. Organisasjonen har et mangfold og har ansatte med ulik etnisk bakgrunn og fra mange nasjonaliteter. Grimstad kommune er en IA-bedrift, hvor det arbeides med tilrettelegging og omplassering slik at ansatte med nedsatt funksjonsevne kan bruke sin restarbeidsevne fremfor uførhet. Medarbeiderundersøkelse fra 2013 viser at hovedvekten av ansatte opplever at arbeidsplassene er integrerende når det gjelder kjønn, etnisk tilhørighet og religion. Kjønnsbalanse etter sektor Fordeling mellom menn og kvinner mellom sektorene er veldig tradisjonell, med hovedvekt av kvinner både i helse- og omsorgssektoren og i kulturog oppvekstsektoren. Kjønnsfordelingen mellom sektorene er normal i en kommune og henger sammen med tradisjonelle valg av yrker. Grimstad kommune har en utfordring i å øke andelen menn i kultur- og oppvekstsektoren og i omsorgsyrkene. Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Side 39 På nasjonal basis blir det stadig flere kvinnelige ledere, spesielt i mellomsjiktet. Dette gjenspeiles i Grimstad, hvor det er like mange kvinner og menn i lederstillinger når man ser enhetsledere og toppledelsen under ett. Kjønnsbalanse etter sektor i % 2012 Menn Kvinner Grimstad totalt 21 79 Støttefunksjoner 23 77 Helse og omsorg 12 88 Kultur og oppvekst 19 81 Samfunn og miljø 63 37 Ledernivå 52 48 2013 Menn Kvinner 21 79 23 77 14 86 19 81 65 35 47 53 2014 Menn Kvinner 22 78 24 76 13 87 19 81 66 34 50 50 Stillingsstørrelse Antall ansatte med deltidsstillinger i kommunen er stor. 56 % av de ansatte arbeider deltid. Av kvinner er det 76 % som arbeider deltid, mens 18 % av menn har deltidsstillinger. Det er en målsetting at ingen stillinger skal være under 60 %. I Grimstad kommune har 23 % av de ansatte stillinger under 60 %. 44 % av de ansatte har en 100 % stilling. Flere av de ansatte har kombinerte stillinger, dvs. flere stillinger innen kommunen, men i ulike enheter. Sammenlignet med året før er det 4 % færre som jobber deltid, og 4 % færre som arbeider i stillinger under 60 %. Grimstad har som mål at ansatte skal ha forutsigbarhet i sin arbeidssituasjon og en stillingsstørrelse til å leve av. En undersøkelse blant kommunens ansatte fra 2010 viser at deltid ofte er et bevisst valg, dvs. frivillig deltid. Det var flere som ønsket å øke sin stillingsprosent, men da innen sammen enhet, ikke ved å jobbe i ulike enheter. Forskjellene mellom gjennomsnittlig stillingsstørrelse for kvinner og menn størst i støttefunksjonene, og minst i helse- og omsorgssektoren. Helse- og omsorgssektoren er likevel den sektoren med lavest stillingsstørrelser, med et gjennomsnitt på 65 prosents stilling, en liten økning fra 2013 da gjennomsnittlig stillingsstørrelse i denne sektoren var 63 prosent. Det er en Side 40 utfordring innen denne sektoren å øke stillingsstørrelsene til de ansatte. Årsaken er organiseringen av arbeidet, fordi store deler av sektoren skal være i drift døgnet rundt hele året. Gjennomsnittlig stillingsstørrelse for alle ansatte er 77 prosent. Dette er en liten økning fra i fjor, da gjennomsnitt var 76 prosent. Flere av de ansatte har kombinerte stillinger, dvs. flere stillinger innen kommunen, men i ulike enheter. Andel i ulike stillingsprosenter 2013 Alle 0 – 39 % 13 % 40 – 59 % 14 % 60 – 79 % 18 % 80 – 99 % 15 % 100 % 40 % Tabell: Fordeling stillingsstørrelser Menn 2014 Kvinner 10 % 5% 6% 12 % 67 % 13 % 18 % 21 % 17 % 31 % Alle 11 % 12 % 18 % 15 % 44 % Menn Kvinner 6% 3% 5% 4% 82 % 14 % 16 % 24 % 21 % 24 % Stillingsstørrelser i prosent 2012 Alle Menn 2013 Kvinner Grimstad totalt 74 87 Støttefunksjoner 91 100 Helse og omsorg 61 71 Kultur 83 91 og oppvekst Samfunn 91 95 og miljø Tabell: Gjennomsnittlige stillingsstørrelser 2014 Alle Menn Kvinner Alle Menn Kvinner 71 88 60 76 88 63 88 100 68 73 84 62 77 91 65 87 100 74 74 88 66 82 97 90 99 85 91 83 84 92 95 87 91 93 84 Likelønn Lønnspolitikken i Grimstad kommune utøves gjennom løpende lønnsfastsettelse ved rekruttering, og tariffestede lønnsforhandlinger/lønnsreguleringer. Lønn fastsettes ved tilsetting og ved lokale forhandlinger på grunnlag av bestemmelsene i hovedtariffavtalen (HTA). Avtaleverket er kjønnsnøytralt, med lik avlønning uavhengig av kjønn. Grimstad kommunes lønnspolitiske plan fremhever at den lokale Årsmelding 2014 – Grimstad kommune lønnspolitikken skal bidra til at kvinner og menn likebehandles i vurdering av lønn og avansement. Kvinner i Grimstad kommuner har i snitt en årslønn på kr 434 000, mens menn har en snitt lønn på kr 470 000. Det er ikke et utrykk for at menn og kvinner behandles ulikt lønnsmessig. Forskjellen kommer av at menn og kvinners yrkes- og karrierevalg er forskjellige. Andelen menn er høyere i de best betalte leder- og spesialiststillinger, og dette påvirker bildet mye. Kvinner utdanner seg oftere innen omsorg og undervisning, og menn innen teknikk og naturvitenskap. Grimstad kommune er ytterst tradisjonell i forhold til kjønnsfordeling i de ulike stillingsgrupper. Hovedvekten av sykepleierne, helsefagarbeidere og førskolelærere er kvinner, mens vi finner menn i ingeniørstillinger og tekniske yrker. Menn som velger yrker som tradisjonelt er kvinnedominert, som pedagogiske eller pleiefaglige stillinger, får ikke høyere lønn fordi de er menn. Det samme gjelder andre veien også. Kvinner som velger en karriere innenfor tradisjonelt mannsdominerte yrker lønnes ikke lavere enn menn i tilsvarende stillinger. Gjennomsnittlig årslønn (Tall i 1000 kr) 2013 328 361 313 362 331 361 Kvinners andel av menns inntekt 1,05 0,99 447 475 518 433 479 531 448 474 507 1,03 0,99 0,95 Alle Ufaglært (kap. 4B) Faglært (kap. 4B) 2014 Menn Kvinner 344 374 338 375 345 373 Kvinners andel av menns inntekt 1,02 0,99 456 500 539 499 551 456 500 528 1,00 0,96 Alle Menn Kvinner Høyere utdanning (inntil 3 år, kap. 4B) Høyere utdanning (mer enn 3 år, kap. 4B) Undervisningspersonell (kap. 4C) Høyere akademisk utdanning (kap. 5.) Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Side 41 Avlønning til hoveddelen av kommunes ansatte skjer i hovedsak via innplassering i minstelønnstabell, som fastsettes via sentrale forhandlinger. Dette omfatter ufaglærte, faglærte og høyskolegrupper som sykepleiere, vernepleiere, sosionomer og undervisningspersonell. Dette er grupper som har sentralt fremforhandlede minstelønnstabeller basert på ansiennitet og stillingskategori. Vi ser at det er en jevn fordeling av lønn mellom kjønnene i forhold til utdanning og stillingskategori. Tabell: Lønn etter utdanning Lønn etter utdanning, gjennomsnittlig årslønn i 1000 2013 Alle Ufaglært (kap. 4B) Faglært (kap. 4B) Høyere utdanning (inntil 3 år, kap. 4B) Høyere utdanning (mer enn 3 år, kap. 4B) Undervisningspersonell (kap. 4C) Høyere akademisk utdanning (kap. 5.) Side 42 328 361 406 447 475 518 Menn 313 362 415 433 479 531 Kvinner 331 361 405 448 474 507 2014 Kvinners andel av menns inntekt 1,05 0,99 0,98 1,03 0,99 0,95 Alle 344 374 427 456 500 539 Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Menn 338 375 437 499 551 Kvinner 345 373 426 456 500 528 Kvinners andel av menns inntekt 1,02 0,99 0,97 1,00 0,96 Lønn til toppledere og enhetsledere fastsettes årlig ved lokale forhandlinger, hvor all lønnsdannelse foregår lokalt. Lønn fastsettes på bakgrunn av kriteriene i Grimstad kommunes lønnspolitiske plan og gjenspeiler enhetens størrelse med tanke på antall årsverk, budsjettstørrelse og kompleksitet i fagområdet. I tillegg gjøres en individuell vurdering i forhold til innsats og resultatoppnåelse. budsjettstørrelse og kompleksitet i fagområdet. Vi finner flest kvinnelige ledere i de minste enhetene. Dette påvirker lønnsnivået blant kvinnelige enhetslederne. Den totalt lønnsdifferansen mellom kvinner og menn i lederstillinger er sunket. En årsak har vært en bevist holdning til likelønn basert på PØFImodellen. Kvinnelige enhetsledere har lavere gjennomsnittsårslønn enn menn, spesielt innen kultur- og oppvekstsektoren. Forskjellen henger sammen med enhetens størrelse, med tanke på antall årsverk, Lederlønn – gjennomsnittlig årslønn (tall i 1000 kr) 2013 Alle Grimstad totalt Støttefunksjoner Helse og omsorg Kultur og oppvekst Samfunn og miljø 638 711 638 623 622 Menn 659 730 624 664 624 Kvinner 623 683 642 604 617 2014 Kvinners andel av menns inntekt 0,94 0,93 1,03 0,91 0,99 Alle 686 759 714 660 673 Menn 719 753 791 703 678 Kvinner 652 776 675 628 640 Kvinners andel av menns inntekt 0,91 1,03 0,85 0,89 0,94 Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Side 43 Personalpolitiske satsinger Livsfasepolitikk Kommunen skal tilrettelegge for alle livsfaser, så langt det er mulig. Det er samtidig slik at all tilrettelegging er midlertidig. Det viktigste virkemiddelet for utøvelse av livsfasepolitikk er god dialog mellom leder og medarbeider. Kommunen satser på å bevisstgjøre lederne, og videreutvikle ledernes relasjons- og dialogkompetanse. Etter- og videreutdanning Kommunen har et godt regelverk for utdanningspermisjoner, og arbeider for å utvikle en god praksis på området slik at ansatte gis mulighet for etter- og videreutdanning. Dette er med på å heve utdanningsnivået blant de ansatte. Eksempelvis har kommunen satset på å gi renholdere mulighet for å ta fagbrev, dette er et tiltak som treffer en stor andel kvinner og ansatte fra minoritetsgrupper. Tiltak i forhold til etnisitet Virksomheter som ønsker å registrere opplysninger om andel ansatte med etnisk minoritetsbakgrunn eller nedsatt funksjonsevne må gjøre dette anonymt, og det må være frivillig å registrere opplysningene. I tillegg må slike opplysninger oppbevares som sensitive personopplysninger, og Datatilsynet skal rådføres. Grimstad kommune har ansatte med ulik etnisk bakgrunn og fra mange nasjonaliteter, men har ikke registrerte opplysninger om ansattes nasjonalitet. Det er derfor ikke mulig å rapportere på antall ansatte med minoritetsbakgrunn. Grimstad kommune ønsker å fremme likestilling og sikre like muligheter og rettigheter, hindre diskriminering på grunn av etnisitet, nasjonal opprinnelse, avstamming, hudfarge, språk, religion og livssyn. Ved rekruttering oppfordres alle kvalifiserte personer til å søke, uavhengig av kulturell bakgrunn, alder, kjønn og funksjonsevne. Kommunen ønsker å sikre likeverdig behandling i intervjusituasjonen, og skal alltid invitere minst en kvalifisert søker med minoritetsbakgrunn til intervju. Side 44 Tilrettelegging for ansatte i forhold til religiøse høytidsdager gir arbeidstaker rett på inntil to dager fri i forbindelse med religiøse høytidsdager for sin religion, jamfør lov om trudomssamfunn og ymist. Tiltak i forhold til funksjonsevne Grimstad kommune er en IA-bedrift. Det arbeides godt med tilrettelegging og omplassering, slik at ansatte med nedsatt funksjonsevne kan bruke sin restarbeidsevne fremfor uførhet. Grimstad kommune har ansatte med nedsatt funksjonsevne, men har ikke registrert opplysninger om ansattes nedsatte funksjonsevne eller funksjonshemminger. Ved god tilrettelegging kan redusert funksjonsevne likevel innebære full arbeidsevne. Det er derfor ikke mulig å rapportere på antall. Ved rekruttering oppfordres alle kvalifiserte personer til å søke, uavhengig av kulturell bakgrunn, alder, kjønn og funksjonsevne. Aktiviteter 2014 Grimstad kommune har vedtatt mål i henhold til IA-avtalen om å fremme inkludering og tilrettelegging for personer med nedsatt funksjonsevne. Aktivitetsplikten har ellers blitt håndtert ved å oppfordre kvinner, personer med annen etnisk bakgrunn eller nedsatt funksjonsevne til å søke på ledige stillinger i Grimstad kommune. I tillegg er det før utlysning av stillinger vurdert om stillingene kan brukes til å øke størrelsen på eksisterende deltidsstillinger. Arbeid med å redusere ufrivillig deltid og øke stillingsstørrelse innebærer iverksetting av retningslinjer for redusert bruk av deltid, slik at flest mulig skal få tilbud om full stilling, samt ivareta kommunens målsetting om at ingen stillinger skal være under 60 prosent uten at arbeidstaker særskilt ønsker det. Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Planlagte aktiviteter Grimstad har i kommuneplanen vedtatt satsingsområde om å være et inkluderende samfunn på tvers av generasjoner, kulturell bakgrunn og sosiale lag. Sosial tilhørighet handler om å få være deltaker i samfunnet på likeverdige vilkår, uavhengig av funksjonsevne og ressurser. For at alle skal kunne delta i samfunnslivet, må vi ta hensyn til språk- og kulturforskjeller. Dette vil være styrende i forhold til videre arbeid for å fremme likestilling og inkludering. Deltid/heltid Det arbeides videre med å redusere ufrivillig deltid og å øke stillingsstørrelser for at flest mulig skal få tilbud om full stilling, samt ivareta kommunens målsetting om at ingen stillinger skal være under 60 prosent uten at arbeidstaker særskilt ønsker det. Arbeidsgiver skal sammen med tillitsvalgte være pådrivere for å finne løsninger som både fjerner stillinger under 60 prosent og gir økte stillinger til de som ønsker det. Her skal man i særlig grad ha fokus på ansatte med stillingsstørrelser under 40 prosent, det vil si en stillingsstørrelse som ikke er pensjonsgivende. Funksjonsevne Som en del av IA-arbeidet har Grimstad kommune delmål for å bedre tilrettelegge for ansatte med nedsatt funksjonsevne. Etnisitet Grimstad kommune vil arbeide med å øke andelen ansatte med minoritetsbakgrunn slik at andel med minoritetsbakgrunn gjenspeiler kommunes befolkning innen de forskjellige arbeidsområder/nivåer. Det legges til rette for at kvalifiserte deltidsansatte kan kombinere stillinger på tvers av enhetene. Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Side 45 Medarbeidere Dette kapittelet omhandler de viktigste statusrapporter og utviklingstrekk for medarbeiderne i Grimstad kommune. årsverk en ressursstørrelse som ikke direkte kan henføres til det antall medarbeidere en kan telle på arbeidsplassen. Definisjoner Årsverksanalyse Alle årsverkstall er økonomiske størrelser fra hva som er utbetalt, ikke en summering av faktiske kontrakter. Refusjoner er ikke tatt med som motvekt for å vise faktisk bemanning. Endringer fra 2013 til 2014 er forklart i tidligere rapporter. Antall faste årsverk har vært svært stabilt i løpet av året, og er redusert med 0,6 årsverk. Brutto årsverk har økt med 6,6 i løpet av året. Faste årsverk: Basert på alle med fast ansettelsesavtale i sin gitte stillingsbrøk. Tallet inkluderer også sykemeldte innenfor sykepengeåret. Tidsavgrensede årsverk: Tallet er basert på alle medarbeidere med tidsavgrensede ansettelsesavtaler i en gitt stillingsbrøk. Dette vil være vikarer for medarbeidere ved bla. sykdom, permisjon, prosjekt- og engasjementstillinger, samt lærlinger. Variable årsverk: Dette er utbetalte timer hittil i år omgjort til årsverk. Det vil si både timelønnede omregnet til årsverk, og overtidstimer omregnet til årsverk. Med andre ord all utbetalt variabel lønn fra kommunen. For å kunne sammenligne både tidsavgrensede stillinger og timer i forhold til faste stillinger på en riktigst mulig måte, er disse omregnet til årsverk. Brutto årsverk: Viser totalt forbruk av årsverk i løpet av perioden. Dette inkluderer faste årsverk + tidsavgrensede ansettelser + variabel lønn (timelønnede og overtid) omregnet til årsverk. Av denne grunn er brutto Side 46 Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Figuren under viser utviklingen på faste årsverk for hele kommunen. Personaldata Faste årsverk Tidsavgrensede årsverk Variable årsverk Brutto årsverk Sykefraværsprosent 2013 1 080,4 161,0 179,4 1 420,8 8,0 Resultater 2014 Endring 1 079,8 - 0,6 158,2 -2,8 189,4 10,0 1 427,4 6,6 7,8 - 0,2 % - 0,06 % - 1,7 % 5,6 % 0,5 % - 2,5 % Det er bevegelser i løpet av året på tidsavgrensede og variable årsverk, og det er variable årsverk som er årsaken til økningen i brutto årsverk. Kurvene under viser at disse årsverkene er i motfase. Det har vært en sterk økning i variable årsverk (innleide timer), når tidsavgrensede årsverk (midlertidige kontrakter) har vært redusert. Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Side 47 Den enkelte sektor og enhet forklarer sine disposisjoner. En forklaring er at det ikke er klart nok at tidsbegrensede kontrakter kan nyttes fra ganske tidlig i et sykefravær, fremfor timebaserte vikarer. Vi ser at den mengden variable årsverk som ble benyttet i sommer tilsvarte en årsvirkning på 280 årsverk, og det er høyt. Overtidsbruken er bare en liten del av bildet som i de foregående år, og ikke tatt med i denne rapporten, fordi overtid er ikke et hovedfokus. Det betyr at timebruken i mindre grad er akutt, fordi den ikke utløser overtid. Det er viktig at ledere med personalansvar tidlig i et fravær undersøker og estimerer fraværslengden. Dermed kan innleie på timebasis fra vakt til vakt eller fra dag til dag unngås, og større stabilitet og kvalitet kan bli en effekt. Dersom vi gjør om variable månedsverk til en beregnet årsvirkning per måned, ser vi lettere omfanget av de variable årsverkene. I figuren ser vi fasemønsteret tydelig for 2014. For de to foregående år er ikke mønsteret like tydelig, blant annet fordi periodiseringen ikke var like presis da. Det er en målsetting å redusere både tidsavgrensede og variable årsverk, fordi vi ønsker at våre faste medarbeidere er i arbeid hver dag, og innenfor sin planlagte arbeidstid. På grunn av endringer i arbeidsmiljøloven kan vi fra 2015 forvente krav om utvidede faste stillinger for fast ansatte som har arbeidet i ikke navngitte vikariater og annet timelønnet merarbeid. For å holde rammene på faste årsverk må i så fall enten bemanningstilpasninger initieres, eller alternativt vil en utveksling mellom faste årsverk og variable årsverk være en løsning. Denne utvekslingen vil antagelig være billigere, sikre kvalifisert arbeidskraft til tjenesteytingen, øke stabilitet og redusere fravær, slik at effekten er bedre tjenester til en lik eller lavere kostnad. Et resultat vil altså kunne være en vridning i brutto årsverk fra variable og tidsavgrensede til faste årsverk, men uten at brutto årsverk øker. Et resultat av kravene vil være Side 48 Årsmelding 2014 – Grimstad kommune større stillingsstørrelser for våre faste ansatte, i tråd med kommunens målsetting. Et annet resultat av kravene vil innenfor helse- og omsorgssektoren kunne være økt fleksibilitet ved at medarbeidere kontraktsfestes til å arbeide i ulike avdelinger, eller på ulike enheter. Et siste resultat av kravene er høyere kvalitet og lavere følt belastning ved helgejobbing, fordi det er fast ansatte som i større grad arbeider helg, gjennom kontraktsfestet høyere helgefrekvens enn hver tredje helg i tråd med de krav som reises. Detaljer i årsverksendringer finnes under den enkelte sektor og enhet, også hvilke tiltak som må iverksettes for 2015. Turnover og nye stillinger I løpet av året har 34 medarbeidere gått over på attføring eller uførepensjon, det er 4 flere enn året før. 12 medarbeidere har valgt avtalefestet pensjon (AFP), og 10 har gått over på alderspensjon I løpet av året er det foretatt 30 nytilsettinger mot 55 året før. Nytilsettingene fordeler seg slik på sektorene: 14 i helse- og omsorgssektoren, 8 i samfunns- og miljøsektoren og 8 i kultur- og oppvekstsektoren. Dette betyr at vi har en svært lav turnover, noe vi også registrerer på gjennomsnittsalderen for medarbeiderne. Sykefraværsanalyse Sykefraværet for 2014 er 7,8 prosent, og dermed noe lavere enn for 2013, noe som er positivt. Det kan se ut til at sykefraværet har stabilisert seg, under de rådende konjunkturer, på rundt 8 prosent. Det oppfattes fremdeles som for høyt, samtidig er det viktig å se til sammenlignbare kommuner. Sykefravær Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember 8,8 % 9,6 % 8,4 % 7,5 % 7,4 % 6,6 % 4,9 % 6,2 % 7,7 % 7,8 % 8,8 % 9,4 % Korttid 1 – 16 dager 2,3 % 2,7 % 2,0 % 1,4 % 1,6 % 2,3 % 1,1 % 1,4 % 1,7 % 1,8 % 1,9 % 1,9 % Langtid 17 dager og over 6,5 % 6,9 % 6,4 % 6,1 % 5,8 % 5,3 % 3,8 % 4,6 % 6,0 % 6,0 % 6,9 % 7,5 % Tabellen over viser sykefraværet fordelt på korttids- og langtidsfravær. Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Side 49 Sykefraværsstatistikken viser at korttidsfraværet, det vil si både egenmeldt og legemeldt fravær innenfor arbeidsgiverperioden på 16 dager, står for om lag 25 % av fraværet. Den relative andelen ser ut til å være en tanke lavere mot slutten av året, ved innføring av verktøyet Personaloppfølging. Det er likevel det lange fraværet som er til størst bekymring. Det er likevel grunn til å tro at ved fortsatt godt og forsterket oppfølgingsarbeid vil kommunen greie å stabilisere og forhåpentligvis holde sykefraværet på et forholdsmessig lavt nivå. på arbeidsplassen ved hjelp av tilrettelegging, kombinert med NAV-tiltak og tett oppfølging av leder. Det pågår jevnlig arbeid på de ulike arbeidsplasser for å redusere sykefraværet. Det har vært gjennomført flere risikovurderinger og kartlegging av arbeidsmiljø for å iverksette målrettede tiltak. Den komplette sykefraværsstatistikken viser at korttidsfraværet, det vil si både egenmeldt og legemeldt fravær innenfor arbeidsgiverperioden på 16 dager, er 1,76 prosent. Langtidsfraværet, etter 16 dager og inn til 50 uker, er på 6,42 prosent. Fordelingen av sykefraværet på kjønn viser at kvinner har 8,73 prosent, mens menn har 5,76 prosent. Det har vært fokus på sykefraværsoppfølging også i 2014. Nytt elektronisk verktøy for sykefraværsoppfølging er innført. Opplæring av ledere er gjennomført høsten 2014. Hensikten med systemet er å gi varsler til leder på gitte oppfølgingstidspunkt, gi faglig veiledning, sikre systematikk og forenkle oppfølgingsarbeidet. Systemet varsler også i forhold til ansatte som skal følges opp forebyggende for å forhindre sykefravær Dialogplassen og den tette kontakten enhetsledere og fagledere står for, er en viktig del av oppfølgingsarbeidet. Hensikten med Dialogplassen er at vi så tidlig som mulig kan sette i verk tiltak for å forhindre sykemelding, og få den sykemeldte tilbake i jobb eller over i andre tiltak. Dialogplassen er blitt en viktig del av det bedriftsinterne attføringsarbeidet i kommunen, og bidrar til raskere avklaringer og færre medarbeidere som går over på arbeidsavklaringspenger etter endt sykepengeår. Dette betyr at folk raskere er tilbake i jobb. Dialogplassen behandler også saker før sykemelding som en del av det forebyggende arbeidet. Totalt er det behandlet 93 saker. Intern omplassering av medarbeidere på bakgrunn av helseutfordringer til nytt ordinært arbeid er 3, mot 6 året før. Det har blitt færre omplasseringer internt i kommunen. De feste sakene greier vi å løse Side 50 Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Sammenligning med andre kommuner Kommunens fravær sammenlignes her med andre kommuner. Det finnes ikke en presis statistikk kommuner i mellom, fordi det er ulikt hva som registreres. I Grimstad har vi over flere år arbeidet for riktigst mulig registrering av absolutt alt fravær. Dette betyr at vi kan ligge noe høyere i prosent enn kommuner som ikke har utviklet den samme systematikken. For perspektivets skyld følger en figur med sykefraværstall fra større kommuner nær oss, som likevel ikke er direkte sammenlignbare, og et tilfeldig utvalg av kommuner fra kommunegruppe 13 som er mer sammenlignbare. Tallene er ikke våre egne, men er hentet fra KS. (For enkelte målepunkt mangler data for enkelte kommuner, dataverdier er da estimert i figuren.) Det er svært interessant at kun Mandal, en kommune på cirka 2/3 av Grimstads størrelse, har lavere sykefravær. Ellers ser vi at kommunene i kommunegruppe 13 ligger mellom 2 og 5 prosent over Grimstad i sykefravær. Ved innføring av verktøyet «iTet» personaloppfølging i 2014 har kommunen sørget for et mer robust oppfølgingsregime. Gjennom dette verktøyet kreves det at lederne er så tett på som de skal være. Det følger ikke merarbeid med dette verktøyet – dersom lederne har gjort det de skal tidligere. Når konjunkturene endrer seg, vil verktøyet bidra til å holde fokus på oppfølging av medarbeidere, og dermed redusere påvirkningen på sykefraværet. Det er gledelig at hele 20 enheter og ansvarsområder har et sykefraværstall på under det nasjonale måltallet på 5,6 prosent. Det er kun 7 enheter med sykefravær på over 10 prosent, og det er til sammen 17 enheter som er med på å trekke gjennomsnittet over 7,8 prosent. 25 enheter har redusert sitt fravær i løpet av 2014, og kun 7 enheter økte sykefraværet med over 3 prosent mens 10 hadde en lavere økning. Det er en del sammenfall av virksomheter med høyt og stigende fravær. Det er kun to enheter med høyt fravær som har fått til en reduksjon, og det er avdeling Grom på Frivolltun og Langemyr skole. Videre for de større enhetene har hjemmetjenesten et redusert fravær på omtrent 9 prosent. Både Feviktun og boveiledertjenesten har et meget høyt og stigende fravær, og det samme gjelder Berge gård. Frivolltun, utenom Grom, har et imponerende lavt og synkende sykefravær på kun 4,9 prosent. For de mindre enhetene har både Grimstad barnehage og Eide skole et høyt og stigende fravær. En skal være forsiktig med å anvende sykefraværstall som harde måltall på små virksomheter med færre enn 50 medarbeidere, fordi et sykdomstilfelle vil gjøre stort utslag på prosenten. Det synes å være riktig og viktig at kommunens ledelse fra rådmann, via kommunalsjefer og til enhetsledere, har et fokus på oppfølging og tidlig intervensjon og tilrettelegging. Dette er muliggjort gjennom verktøyet for personaloppfølging. Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Side 51 Kostnader ved sykefravær Sykefravær er en kostnad for kommunen. Nøyaktig hva sykefravær koster finnes det mange beregningsmåter for, og det er mange forutsetninger som påvirker resultatet. Vi har valgt å vise beregning ved hjelp av modellen til KS. Det er lagt inn tall relativt til sykefraværet i 2013 på 8,0 prosent og 2014 med 7,8 prosent. Modellen beregner det samfunnsøkonomiske tapet ved at arbeid ikke blir utført. Den tar utgangspunkt i at verdien av et dagsverk er lik summen arbeidsgiver er villig til å betale for dagsverket. Et dagsverk er da verdt alt arbeidsgiver betaler, det vil si lønn, tillegg, feriepenger, pensjon og arbeidsgiveravgift. Det antas at arbeidet ikke blir utført ved fravær, og modellen regner ut verdien av dagsverkene som ikke blir utført. Tallene som framkommer er altså verdien av produksjonstapet, og er et reelt tap. Det er ikke et tall som framkommer i kommunens regnskap. Vi ser at det er kostnadsbesparelser å hente ved en reduksjon av spesielt korttidsfraværet. Igangsetting av Itet Personaloppfølging, med varsler og systematikk på all sykefraværsoppfølging, er blant annet et tiltak for reduksjon av fravær. Årlige kostnader av sykefravær (overslag) Kommunenummer/-navn 0904 Sektor Alle Pensjonspremie(ekskl.AFP) 21,0 % Arbeidsgiveravgift 12,6 % Sykefravær i alt i % Sykefravær i alt i kr. (arbeidsgiver og staten) Kostnader for arbeidsgiver Kostnader for staten Sykefravær i arbeidsgiverperioden KS beregningsmodell Grimstad kommune Årsverk: 1240 Sykefravær i Totale kostnader Kostnader for arbeidsgiver Kostnader for staten innenfor og i utenfor prosent utenfor arbeidsgiverp arbeidsgiver pr. år i millioner arbeidsgivererioden. perioden kroner. perioden 7,80 % 58,4 mill. kr. 22,6 mill. kr. 35,8 mill. kr. 14,1 mill. kr. 8,5 mill. kr. 35,8 mill. kr. 1,88 % Kostnader 14,1 mill. kr. Sykefravær utover arbeidsgiverperioden 5,92 % Kostnader Kostnadene gir et anslag på de økonomiske kostnadene av sykefravær men er ikke nøyaktig. 8,5 mill. kr. 35,8 mill. kr. Kostnader som ikke blir refundert: -pensjonskostnader -arbeidsgivertavgift av feriepenger Modellen tar ikke hensyn til grupper med egne refusjonsregler under Folketryglovens §8-20, at staten bare betaler feriepenger for 48 fraværsdager og at ansatte over 60 år og ansatte med over 6G i inntekt kan ha en annen sykefraværsprosent enn gjennomsnittet. og pensjon -sykepenger utover 6g -feriepenger av lønn utover 6g -feriepengeavsetning av lønn inntil 6G utover 48 sykefraværsdager Opplysningene baserer seg på data fra PAI-registeret (lønns-og pers.data) Årlige kostnader av sykefravær (overslag) Kommunenummer/-navn 0904 Sektor Alle Pensjonspremie(ekskl.AFP) 21,0 % Arbeidsgiveravgift 12,6 % Sykefravær i alt i % Sykefravær i alt i kr. (arbeidsgiver og staten) Kostnader for arbeidsgiver Kostnader for staten Sykefravær i arbeidsgiverperioden KS beregningsmodell Grimstad kommune Årsverk: 1240 Sykefravær i Totale kostnader Kostnader for arbeidsgiver Kostnader for staten innenfor og i utenfor prosent utenfor arbeidsgiverp arbeidsgiver pr. år i millioner arbeidsgivererioden. perioden kroner. perioden 8,00 % 59,9 mill. kr. 23,1 mill. kr. 36,7 mill. kr. 8,7 mill. kr. 36,7 mill. kr. 1,93 % Kostnader Sykefravær utover arbeidsgiverperioden 14,4 mill. kr. 14,4 mill. kr. 6,07 % Kostnader Kostnadene gir et anslag på de økonomiske kostnadene av sykefravær men er ikke nøyaktig. 8,7 mill. kr. 36,7 mill. kr. Kostnader som ikke blir refundert: -pensjonskostnader -arbeidsgivertavgift av feriepenger Modellen tar ikke hensyn til grupper med egne refusjonsregler under Folketryglovens §8-20, at staten bare betaler feriepenger for 48 fraværsdager og at ansatte over 60 år og ansatte med over 6G i inntekt kan ha en annen sykefraværsprosent enn gjennomsnittet. og pensjon -sykepenger utover 6g -feriepenger av lønn utover 6g -feriepengeavsetning av lønn inntil 6G utover 48 sykefraværsdager Opplysningene baserer seg på data fra PAI-registeret (lønns-og pers.data) Regnestykkene i modellene viser at med en reduksjon i sykefraværet på 0,2 prosent har kommunen spart 500 000 kroner. Side 52 Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Det vil være feil å forskuttere store innsparinger knyttet til sykefravær de kommende år. Det er riktigere å se på fraværet som rimelig stabilt, og at ressurser som medgår til personaloppfølging og utøvelse av ledelse er en lav alternativ kostnad til et langt høyere sykefravær. Følgelig vil det å senke kravene til oppfølging av medarbeidere kunne føre til langt høyere kostnader for kommunen. Det er kostnadsbesparelser å hente ved en reduksjon av spesielt korttidsfraværet. Igangsetting av verktøy for sykefraværsoppfølging, med varsler og systematikk på all sykefraværsoppfølging, er blant annet et tiltak for reduksjon av fravær. Kjønns- og alderssammensetning Det er svært stabile tall på både fordeling mellom kjønns- og alderssammensetningen for kommunens medarbeidere. Dette gir seg utslag i at vi øker i lønnsutgifter på grunn av ansiennitet og opprykk i minstelønnstabellen. HMS Godt og systematisk HMS-arbeid er et viktig forebyggende tiltak. AMU fungerer godt og er revitalisert over de siste årene, og en fullstendig HMSrapport er behandlet der. Det er 40 ulike verneområder i kommunen, og et aktivt hovedverneombud som arbeider meget godt. Vernerunder er gjennomført i alle enheter i løpet av året. Det har vært gjennomført grunnopplæring i HMS-arbeid (”40-timers kurs”) for ledere og verneombud, i tillegg til temakurs innen HMS og arbeidsmiljø. Det er meldt om 27 yrkesskader/-sykdom i løpet av 2014, hvorav 9 saker er sendt til NAV. Heldigvis er det ingen alvorlige ulykker. Samtidig er det meldt inn mange uønskede hendelser i kommunens HMS-kvalitetssystem, og det er bra fordi vi da får mulighet til å iverksette korrigerende tiltak. Det er flest meldinger om vold og/eller trakassering, med hele 941 hendelser. De aller fleste av disse gjelder forhold våre medarbeidere er utsatt for fra våre brukere. Dette viser også betydningen av kommunens betydelige satsning på håndtering av utfordrende atferd (HUA). Meldingene omfatter alt fra spytting og munnbruk mot medarbeidere, til skremmende opplevelser. Helse- og omsorgssektoren, spesielt boveiledertjenesten, har flest hendelser, selv om de også forekommer i de andre sektorene. Alle rapporterte uønskede hendelser blir fulgt opp med tiltak på egen arbeidsplass. Ledere og medarbeidere har blitt fulgt opp, og vernetjenesten har vært involvert. Det er blitt gitt opplæring, veiledning og oppfølging av bedriftshelsetjenesten og andre i forhold til utfordringene medarbeiderne står overfor. Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Side 53 Status for de store investeringsprosjektene Landviktun 16 Byggearbeidene på Landviktun 16 ble avsluttet høsten 2013, og bygget ble deretter overlevert og tatt i bruk. En mindre reklamasjonssak pågikk våren 2014. I desember 2014 ble prosjektet Landviktun 16 avsluttet med et byggeregnskap på kr. 32 572 340,- inkl. mva. Dette er et mindreforbruk på kr. 1 327 660,- inkl. mva i forhold til budsjett. Fevik skole Nyttår 2014 kunne Fevik skole flytte inn i nye lokaler etter en periode i midlertidige lokaler. Byggearbeidene ble avsluttet før jul 2013, og dette er det største investeringsløftet som er tatt i Grimstad kommune. Prosjektet ble sluttført til riktig tid og innenfor vedtatt kostnadsramme. 11. mars 2014 ble den nye skolen utsatt for betydelig vannskade, etter at 42 000 liter vann rant ut fra en brannslange som løsnet i 3. etasje. Forsikringssaken kom på om lag 10 millioner kroner. Sluttrapport for prosjektet ble fremlagt for kommunestyret i februar 2015. Prosjektet ble avsluttet med et byggeregnskap på kr. 220 129 343,- inkl. mva. Dette er et mindreforbruk på kr. 609 257,- inkl. mva i forhold til budsjett. Parkering i fjell Anbudskonkurransen ble utlyst våren 2013. Entreprenør ble valgt i oktober 2013, og arbeidene i Vardeheia startet opp i februar 2014. Prosjektet følger økonomi- og framdriftsplan, og skal etter denne planen være fullført sommeren 2015. Nytt bibliotek I februar 2014 gjorde kommunestyret vedtak om kjøp av post/politigården, Storgata 3. I møte den 1. september 2014 vedtok kommunestyret totalrammen til nytt bibliotek på 75 millioner kroner. Arbeidet med konkurransegrunnlag ble gjennomført høsten 2014, og utlysning av totalentreprise på prosjektet ble utsendt i november 2014. Fristen for anbud går ut i mars 2015. Kommunestyret gjorde i sak 112/12 og senere i sak 23/14 vedtak med sikte på at nytt bibliotek skulle være på plass til Grimstads 200 årsjubileum i 2016. Ved utgangen av 2014 ble kommunestyret orientert om at en slik fremdrift ikke lenger ville være oppnåelig. Dømmesmoen – ombygging Vedtaket om kjøp av Dømmesmoen i budsjett 2012 innebar et ombyggingsprosjekt for å tilpasse lokaler til kommunal bruk. Ombyggingen ble vedtatt i budsjettet for 2013, med en ramme på 7,5 mill kroner. Kommunestyret vedtok i møte 27. august 2012 at parkeringshuset i Vardeheia skal bygges ut og driftes i kommunal regi. Side 54 Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Prosjektet ble i hovedsak ferdigstilt i henhold til fremdriftsplanen, og bygget er tatt i bruk. Prosjektet hadde en budsjettramme på kr 7,5 mill. Endelig sluttrapport utarbeides innen 1. tertialrapport 2015. Ibsenhuset - rehabilitering Det ble avdekket store råteskader i bærende konstruksjoner i bygget, og etter befaring ble det anbefalt å utføre en antikvarisk rehabilitering. Investeringen ble vedtatt i budsjettet for 2014. Det ble også budsjettert med et forventet tilskudd fra staten til dette prosjektet. Formannskapet ba i sak PS 15/14 om at arbeidet ble påbegynt innenfor netto ramme etter tilskudd. Etter dette ble arbeidende igangsatt. I rådmannens forslag til budsjett ble det orientert om at det har blitt søkt om midler gjennom Norsk Kulturminnefond. Søknaden ble ikke innvilget, og kommunen må dermed stå for finansieringen av prosjektet. Arbeidene startet i november 2014. Ibsenhuset vil på grunn av rehabiliteringsarbeidene holdes stengt i sommersesongen 2015. Kvalifiseringstjenesten – innvendig ombygging, ny løfteplattform og offentlige pålegg Boliger til bostedsløse Anbudskonkurransen er avgjort og det er valgt leverandør. Kommunestyret vedtok i møte 01.09.2014 (PS 14/136) at fire nye boliger plasseres på kommunal grunn ved rådhuset. Den tiltenkte plasseringen måtte endres i KS møte 08.12.2014, men en arbeider fortsatt for en løsning på kommunal grunn i nærheten av rådhuset. Fremdriften på prosjektet går så raskt som mulig, samtidig som en tar hensyn til lovens krav i forbindelse med søknadsprosesser osv. Alternativ energi, Levermyr Kommunestyret vedtok i møte 31.03.2014 at det skal brukes flis til oppvarming av kunstgressbanen, Grimstad skole og Jappa skole. Kostnadsrammen for prosjektet ble i budsjettet for 2014 redusert med kr. 1,5 mill. Lokalisering for flisfyringsanlegget er valgt, og frist for anbudskonkurransen er satt til 1. april 2015. Prosjektet skal etter framdriftsplanen være gjennomført i 2015. Grunnvarmeanlegg, Landvik Innvending ombygging ble ferdigstilt sommeren 2014. Noen brannpålegg gjenstår, og prosjektet blir endelig ferdigstilt innen våren 2015. På grunn av manglende midler i prosjektet, er utbedring av ventilasjonsanlegget utsatt, og tas som eget investeringsprosjekt. Som det ble meldt i rådmannens budsjettforslag for 2015, har grunnvarmeanlegget på Landvik blitt skjøvet noe ut i tid. Prøveboring/prøvepumping vil bli gjennomført våren 2015. Dette vil kunne gi viktige svar både på kapasitet på et framtidig anlegg og kostnader ved etablering. Rammen for prosjektet er i budsjettet satt til kr. 7 mill. Langemyr skole – basseng Grimstad kulturhus, lydanlegg og stoler Kontrakt for riving av eksisterende basseng er inngått. Skisser av nytt bassenganlegg er godkjent i AMU. Prosjektet er under planlegging for anbudsutslysning. Nytt lydanlegg var ferdig installert før kortfilmfestivalen. Oppgradering av Catilina inkludert nye stoler er gjennomført i henhold til fremdrift. Det er dukket opp noen overskridelser i prosjektet grunnet LED-belysning, belysning på trappeneser, lerret og høytaleroppheng. Prosjektet har mottatt 2 millioner kroner i spillemidler fra fylket. Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Side 55 Status IKT og mobildekning IKT-strategisk plan for perioden 2014-17 ble vedtatt i kommunestyret i desember 2013. Selve planen ligger tilgjengelig i kommunens 1 internettportal . Denne statusrapporten tar utgangspunkt i mål definert i IKT-planen. Planen er delt inn i følgende hovedelementer: 1. Tjenester til innbyggere og næringsliv 2. Intern effektivisering 3. Kvalitetsutvikling Status gjelder for desember 2014. Tiltak som medfører kostnader er innarbeidet i budsjettplan for kommende periode. Tjenester til innbyggere og næringsliv MÅL: Grimstad kommune skal utvide og forbedre det digitale tjenestetilbudet. Innbyggere og næringsliv skal få tilgang til kvalitetssikret informasjon gjennom et bedre og raskere møte med kommunen. Tiltak: Det digitale tjenestetilbudet skal utvikles videre gjennom fellesprosjekt innenfor IKT Agder-samarbeidet. Status: Det arbeides med nye løsninger for e-dialog og automatiske svartjenester. Som en del av dette arbeidet planlegges det innkjøp av ny publiseringsløsning i 2015. Tiltak: Prosjektet ”Mine eiendommer” skal gi en hensiktsmessig og samlet oversikt over planer, kart, gebyrgrunnlag og saksbehandling knyttet til egne eiendommer. Status: ”Mine eiendommer” ble videreutviklet i 2014, og det planlegges lansering av ny versjon med utvidet funksjonalitet våren 2015. Tiltak: Det skal gis innsyn i fulltekstdokumenter i kommunes postjournal via internett (per 2013 er det kun tilgang til emne/tittel på sakene). IKT-strategisk plan, se: http://www.grimstad.kommune.no/Nyheter/IKTstrategi-for-Grimstad-kommune-2014-2017/ 1 Side 56 Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Status: Før dette kan settes i drift må det etableres bedre sikkerhet rundt sensitive dokumenter, f.eks. elevinformasjon. Deler av dette kom på plass høsten 2014. Det arbeides videre med en løsning for dette i 2015. MÅL: En elektronisk kommunikasjonsform skal være førstevalget for innbyggere og næringsliv i Grimstad kommune. Tiltak: Innføre flere elektroniske skjema og søknadsløsninger. Status: Det pågår et kontinuerlig arbeid med dette. Tiltak: Videreføre arbeidet med forbedring av innhold og sideoppsett på kommunens internettsider. Tiltak: Utvikle og forbedre kommunens innbyggerportal på internett. Status: Det pågår et kontinuerlig arbeid med dette. Status: Det pågår et kontinuering arbeid med dette. Sentraladministrasjonen ved kommunikasjonsog digitaliseringsavdelingen har overordnet redaktøransvar for webportalen. Den enkelte enhet har ansvar for innhold på websider knyttet til enheten. MÅL: Det skal være en brukervennlig og sikker pålogging til kommunes IKT-løsninger for innbyggere og næringsliv. Tiltak: Elektroniske nett-tjenester kobles til nasjonal standard for innlogging, som MinID, bankID eller tilsvarende (ID-porten). Tiltak: legge til rette for bruk av digital postkasse for innbyggere, etter modell av f.eks. ”svar-ut”-prosjektet. Status: MinID er i bruk for enkelte tjenester i Grimstad kommunes webportal, eks. "Mine eiendommer". 2 Status: ”Svar-UT” ble i desember 2014 tatt i bruk i test. Svar-UTløsningen leveres av KS og har følgende prinsipp: innbygger/bedrift 3 mottar SMS fra Altinn om at det er kommet et brev fra kommunen. Man må så logge inn på Altinn.no for å lese meldingen/brevet. Er ikke meldingen åpnet i Altinn innen en gitt tid, vil det automatisk bli sendt ut et brev i papirformat til mottakeren. Det arbeides videre med innføring av denne løsningen i 2015. MÅL: 25 % av alle byggesaker skal håndteres via automatisert saksbehandling. Tiltak: Utvikle saksbehandling. kommunens fagsystemer for automatisert Status: Dette er i planleggingsfasen. Hva er Svar-Ut: http://www.ks.no/tema/Innovasjon-og-forskning1/KS-IKTforum/KommIT/KS-KommIT-legger-til-rette-for-digital-post-gjennomSvarUt/ 3 Altinn: https://www.altinn.no/no/ 2 Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Side 57 Tiltak: E-faktura fra Grimstad kommune skal etableres som standard løsning. Det skal være mulig å få faktura i papir for de som ønsker det. Status: Følgende løsning ble innført i 2014: kunden mottar i første omgang en papirfaktura. På denne gis det tilbud om e-faktura. De fleste betaler faktura selv i nettbanken, og vil da få nytt tilbud om efaktura-avtale og avtalegiro. Kunden bestemmer altså selv hva slags løsning som skal benyttes. Velges e-faktura faller løsning for papirbasert utsending bort. Velger man avtalegiro uten e-faktura blir det sendt et varsel i papir, men selve betalingen går automatisk. Dette var standard for banktjenester per 2014. Det arbeides videre med mulige løsninger fra 2015. MÅL: Kostnader til reise og opphold skal reduseres med 25 %. Tiltak: Innføre IKT-baserte samhandling/dokumentdeling. løsninger for videokonferanse og Status: Løsning for videokonferanse og samhandling ble innført 2014. Tiltak: Utvide bruk av e-læringsløsninger. Status: Det planlegges utskifting/oppgradering av flere større fagsystem i perioden fra 2015. Ved innføring av disse vil e-læring være et sentralt element. Intern effektivisering MÅL: Kostnader til utskrift/trykk/kopiering skal reduseres med 50 %. MÅL: Antall telefonhenvendelser til kommunen skal reduseres med 25 %, og antall oppmøtehenvendelser til kommunens sentralbord skal reduseres med 25 %. Tiltak: Videreutvikle og utvide innhold og tilbud i innbyggerportalen på internett. Legge til rette for elektronisk kommunikasjon med innbyggere. Proaktiv informasjon om kommunens web-baserte tilbud til innbyggere. Status: Det arbeides konkret med e-kommunikasjon i plansaker og saker knyttet til plan- og bygningsloven, som står for en stor del av kommunens henvendelser. Det legges opp til bruk av epost og «SvarUT», se tiltak over. Tiltak: Behovsvurdering av maskinvare for utskrift og kopiering. Utarbeide en plan for reduksjon av antall print/kopi-maskiner. Status: Gjennomført for Rådhuset 2014. Kostnadsreduksjon blir i hovedsak hentet ut i form av redusert antall utskrifter/kopier og omlegging av rutiner. Tiltak: Plan for redusert papirforbruk. Dette skal sees i sammenheng med kommunens arbeid med miljøfyrtårnsertifisering. Status: Tiltaket følges opp som del punktet over. Side 58 Årsmelding 2014 – Grimstad kommune MÅL: Grimstad kommune skal synliggjøres som en innovativ kommune. Grimstad kommune skal ta initiativ til å etablere en lokal arena som legger til rette for innovasjon. Tiltak: Innovasjonsdagen videreutvikles internt i organisasjonen. Status: Fokus på innovasjon og nyutvikling er sentralt i arbeidet både internt og innenfor IKT Agder-samarbeidet. Tiltak: Grimstad kommune regionalt nivå (Agder). arrangerer IKT-innovasjonsdag Delmål: Skolene har utstyr, programvare og infrastruktur som legger til rette for god pedagogisk bruk av digitale verktøy. Status: Arbeid med anskaffelse av nytt fagsystem for skolens administrasjon startet opp i 2014, dette videreføres i 2015. Det foreligger en egen plan for utskifting og oppgradering av elev- og lærer-PC’er. Det ble i 2014 gjennomført en oppgradering av løsninger for trådløst nettverk på skolene. Driftssituasjonen er stabil, og det er lite feilmeldinger. Det er ekstra beredskap mht. IKT-løsninger i forbindelse med heldagsprøver og eksamen. på Delmål: Skoleansatte er trygge og kompetente brukere av digitale verktøy, pedagogisk programvare og IKT-baserte skolesystemer. Status: Planlegges 2015. Tiltak: Utvide samarbeidet med Universitetet i Agder (UiA), IKT Agder, Østre Agder og det lokale IKT-fagmiljøet i næringslivet med tanke på nytenking og innovasjon. Status: Det har også i 2014 vært avholdt samlinger og workshops for ulike roller ved skolene (IKT-koordinatorer, superbrukere i It’s Learning, skolesekretærer), for bruk av It’s Learning, skoleadminstrativt system og Feide (nasjonal løsning for innlogging på skolenes ressurser). Status: Det samarbeides med UiA i forhold til studentoppgaver. MÅL: Elever ved skolene i Grimstad utvikler gode kunnskaper, ferdigheter og holdninger til bruk av digitale verktøy. Delmål: Skolene i Grimstad har en felles strategi for utvikling av elevenes digitale ferdigheter. Status: Plan og verktøy for arbeidet med digitale ferdigheter i skolen ble anskaffet og tilpasset høsten 2014. Se løsningen her: http://agder.iktplan.no MÅL: IKT skal legge til rette for automatisering og effektivisering av arbeidsrutiner. Tiltak: Ved innføring av nye IKT-løsninger skal det benyttes modeller som tydelig beskriver arbeidsflyt og ansvarsfordeling, såkalt prosessmodellering. Status: Dette er standard for alle fellesprosjekt innenfor IKT Agdersamarbeidet. Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Side 59 Tiltak: Vurdere fellesløsninger innenfor IKT Agder-samarbeidet. Kommunene er etter en lengre prosess nå relativt sett like på IKTfaglig løsning på større fagsystem, og samarbeidet på flere fagområder kan utvides med tanke på å hente ut gevinster i forhold til drift og arbeidsrutiner. tilsvarende. Dette har bl.a. med at antall driftsenheter (dvs. PC-er, antall brukere totalt sett, og antall brukere per fagsystem) har økt. En nærmere utredning rundt kostnadsnivå er naturlig å ta som del av en ny «benchmark», se tiltak over. Status: Et §27-samarbeid med Arendal kommune på funksjoner innenfor sak/arkiv, regnskap og lønn ble utredet i 2014. Samarbeidet, kalt Agder kommunale støttetjenester (AKST), gikk i drift januar 2015, og er lokalisert i Terje Løvåsvei 1 i Grimstad. MÅL: Grimstad kommune skal funksjonelle driftsløsninger for IKT ha kostnadseffektive, stabile Tiltak: Vurdere bruk av skytjenester i samarbeid med IKT Agder og IKT Agders eiere. Status: Generelt benyttes det skytjenester i liten grad i dagens driftskonsept. En tjeneste for datalagring i skyen benyttes i skolene 5 (It’s learning) . Løsningen gjør at elever kan få tilgang til løsningen via internett, og også foreldre kan logge seg på It’s learning hjemmefra. og Fra 2015 er det aktuelt å vurdere bruk av skytjenester for kontorstøtte 6 (f.eks. Office 365) . Dette må sees i sammenheng med vedtak i kommunestyret desember 2014 på en utredning av mulig bruk av annen programvare enn Microsoft. Dette blir besvart som egen sak i løpet av 2015. Tiltak: Det skal gjennomføres markedsvurdering av kostnader knyttet til IKT Agders leveranser (”benchmark”). 4 Status: Det ble gjennomført IKT-benchmark i 2013, ref. egen sak til kommunestyret. I løpet av 2015 vil det bli arbeidet med kravspesifikasjoner for oppgradering og evt. utskifting av flere større fagsystem: sak- og 7 arkivløsninger, lønn/økonomi (ERP) og portal. Leverandører vil bli forespurt om skybaserte løsninger for dette. Ny benchmark vil bli gjennomført i løpet av planperioden 2014-17. Tiltak: Grimstad kommunes driftskostnad per IKT-enhet (dvs. PC, IKT-brukertilgang eller andre enheter som dette beregnes ut fra) skal reduseres årlig med 3 %. Tiltak: Innen utgangen av 2014 skal det foreligge en vurdering av tekniske og økonomiske utfordringer knyttet til at det på alle enheter i kommunen skal være mulig for besøkende, ansatte og brukere å Status: IKT Agders stykkpris på drift per PC/enhet har gått ned tilsvarende målsetningen. Totale IKT-driftskostnader er ikke redusert IKT-benchmark 2013; se tredje kvartalsrapport 2013, side 23: http://www.grimstad.kommune.no/Documents/%C3%98konomi/Kvartalsra pporter/2013/3%20kvartal%202013.pdf 4 Side 60 It’s learing, for nærmere info se: http://www.itslearning.no/ Nærmere info: http://en.wikipedia.org/wiki/Office365 7 Definisjon se http://no.wikipedia.org/wiki/ERP 5 6 Årsmelding 2014 – Grimstad kommune 8 koble seg på kommunens åpne nett med eget utstyr (BYOD) . For skole skal det også utredes om ansatte og elever kan bruke løsningen til å logge på sin brukerkonto og få tilgang til sine ressurser med eget utstyr når de er på skolen. fortsatt ikke dimensjonert for en utstrakt bruk av privat utstyr i tillegg til skolens pc-er. Det vil derfor også være et kostnadsspørsmål om en skal gi fri tilgang til trådløst gjestenett på skolene for både private pcer, nettbrett og mobiltelefoner. Status: Trådløst gjestenett er tilgjengelig på i hovedsak alle kommunale enheter og bygg. Flere enheter har full dekning med hensyn til gjestenett (rådhuset, Feviktun, og de fleste skolene). På gjestenettet får man kun tilgang til internett. Skal ansatte logge på kommunens fagsystemer må man enten logge på ansattnettet, eller gå via en egen sikker pålogging som krever lisens og programvare. Ansattnett er av sikkerhetsgrunnet ikke åpnet for privat utstyr. Alle lærere har bærbar pc gjennom kommunen. En nærmere utredning om bruk av privat pc for lærere i kommunens åpne nett anses derfor ikke som nødvendig. Ansatte kan logge inn på kommunens nett hjemmefra, men dette krever en egen lisens, som ikke er standard. Alle lærere har epost-tilgang hjemmefra (Microsoft webmail). Elever og ansatte på skolene: Alle skoler har trådløse nett for ansatte, elever og gjester. Gjestenettet for skolene er i dag først og fremst tiltenkt utstyr som ikke kan få tilgang i ordinært elev- eller ansattnett: Nettbrett, private hjelpemiddelpc-er, pc-er tilhørende studenter i praksis, samt gjester som trenger tilgang til nett i forbindelse med leie av lokaler på ettermiddags-/kveldstid. Elever skal etter lovverket ha dekket skolemateriell og utgifter til undervisning av skoleeier, og det er derfor i dag svært få private hjelpemiddelpc-er i bruk. Med dagens driftsløsning knytter det seg også en del både tekniske og pedagogiske utfordringer til utstrakt bruk av private elevpc-er på skolene, blant annet er det ikke mulig å styre Internett-tilgangen på disse under prøver m.v. slik en kan med ordinære elevpc-er, og det er ikke all skoleprogramvare som er lisensiert til bruk på private pc-er. Skolene har ut fra pedagogiske hensyn valgt ulike tilnærminger til elevers bruk av mobiltelefoner på skolen. De trådløse nettene på skolene ble kraftig oppgradert og utvidet for et par år siden, men de er Brukerkonto: Både elever og ansatte kan logge inn på nettbaserte læringsressurser kommunens epost med privat utstyr hjemme og utenfor kommunens nett. De får i dag ikke tilgang til hjemmeområder/fellesområder på server hos IKT Agder uten å bruke kommunens utstyr i kommunens nett. Dagens driftsløsning i elevnettet er under utredning, og det vil i løpet av 2015 bli utredet muligheter for fremtidige løsninger innenfor IKT Agder-samarbeidet. Dette vil kunne gi nye muligheter for pålogging og tilganger, både i kommunens nett, og hjemmefra. Intern effektivisering MÅL: Ledelsen skal ha IKT-verktøy som leverer tydelige styringsdata på økonomi, kvalitet, produktivitet og måloppnåelse. Dette skal bidra til gode planleggings- og beslutningsprosesser. Tiltak: innføre IKT-løsninger som gir ledere god oversikt og styringsmulighet. Grunnlagsdata skal hentes ut fra ulike fagsystem og presenteres helhetlig på en overordnet og oversiktlig måte. BYOD = Bring your own device, altså: ta med ditt eget utstyr. Prinsippet for BYOD er at det må være mulig å koble seg på et trådløst nett og få tilgang til de nødvendige ressursene, normalt via internett. 8 Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Side 61 Status: Det ble i 2014 påbegynt evaluering av dagens fagsystem for økonomi, lønn og HR (personal). Det arbeides videre med dette i 2015. Det kan være aktuelt å videreføre dagens system (Agresso) og eventuelt oppgradere dette til en nyere versjon, eller å bytte system. Dette blir en kost-nytte-vurdering. MÅL: Kommunen skal videreutvikle tilgjengelighet dokumentasjon i helse- og omsorgstjenesten. på medisinsk Tiltak: IKT-kompetanse hos nytilsatte skal kartlegges, og det skal tilbys en tilpasset opplæring i de fagsystem kommunens benytter. Status: Ved tilsettinger er IKT-kompetanse et sentralt element som blir vurdert. Det gjennomføres opplæring i fagsystem for nye tilsatte. Tiltak: Etablere kursrom for IKT på Dømmesmoen. Status: Etablert og tatt i bruk 2014. Tiltak: Videreføre meldingsutvekslingsprosjektet i samarbeid med Østre Agder og SSHF. Status: Det ble i 2014 tatt i bruk elektroniske meldinger som standard mellom kommunens omsorgstjeneste og legekontorer/sykehus. Det arbeides videre med en løsning for andre kommunale avdelinger i 2015. Løsning med håndholdt dataenhet (mobiltelefon) for ansatte i omsorgstjenester gikk fra prosjekt til drift i 2014. Løsningen fungerer godt og vil bli videreutviklet. Det planlegges flere nye IKTinnovasjonsprosjekt innenfor helse- og omsorgssektoren i 2015 i samarbeid med UiA, SSHF og Østre Agder. Tiltak: E-læringskurs skal benyttes for ansatte. Status: Dette ble i noen grad tatt i bruk i 2014. Tiltak: Bevisstgjøring i informasjonskampanje. forhold til informasjonssikkerhet, årlig Status: Informasjon knyttet til informasjonssikkerhet distribueres jevnlig på e-post og i ansatteportalen. Informasjon blir også gitt på enhetsledermøter. MÅL: Ansatte i Grimstad kommune skal besitte god IKT-kompetanse Tiltak: Det skal utarbeides en plan for kurs i viktige fagsystem. Status: På bakgrunn av utarbeidet plan ble det gjennomført kurs i basis IKT-ferdigheter i 2014; Word, PowerPoint, Excel. Innenfor helse og omsorg gjennomføres det jevnlig kurs for ansatte i fagsystemet (Gerica). MÅL: Innbyggere og næringsliv skal ha tillit til at Grimstad kommune behandler informasjon på en sikker og korrekt måte. Tiltak: Kurs i informasjonssikkerhet for ansatte. Tiltak: Informasjon på ansatteportalen om sikkerhet. Tiltak: Risiko- og sårbarhetsanalyser årlig av sentrale fagsystem Side 62 Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Tiltak: Innføre sertifiseringsordninger i IKT-opplæring som gis til ansatte. Status: Dette er et kontinuerlig pågående arbeid, som også er knyttet til tilsyn og revisjon. I forbindelse med tilsyn fra Datatilsynet ble rutiner og prosedyrer knyttet til behandling av personinformasjon for elever gjennomgått spesielt i 2014. MÅL: IKT-samarbeidet med Universitetet i Agder skal videreutvikles Tiltak: Det skal legges til rette for at UiA kan teste ut nye e-løsninger på kommunens institusjoner. Tiltak: Det skal legges til rette for at studenter kan delta i praksis- og opplæringsøyemed i Grimstad kommune. Tiltak: UiA skal inviteres til å delta i nye e-læringsprosjekt. Tiltak: Studentnett skal være tilgjengelig i Grimstad sentrum. Status: Studentnett ble i 2014 tilgjengelig på enkelte steder i Grimstad sentrum. Prosjektet er rapportert som egen sak til kommunestyret. MÅL: Grimstad kommune skal bidra i arbeidet med IKT-standarder for offentlig sektor. Tiltak: Grimstad kommune skal være representert i regionale og nasjonale fora hvor IKT er tema, på politisk og administrativt nivå. Status: Grimstad kommune var i 2014 - gjennom IKT Agdersamarbeidet - delaktige i KS’ digitaliseringsarbeid for kommunal sektor: KommIT. Se http://www.ks.no/kommit. Status: Det er et tett samarbeide med UiA innenfor helse- og omsorgssektoren, for eksempel innenfor velferdsteknologi. Det legges opp til at dette samarbeidet videreføres og utvides. Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Side 63 Klimaregnskap – kommunal virksomhet I klimaregnskapet deles utslippene i tre nivåer. Nivå 1 omfatter alle direkte utslipp fra kilder som kommunen eier eller disponerer. Dette er for eksempel forbruk av drivstoff til egne biler, maskiner, osv, samt forbruk av fyringsolje til oppvarming. Nivå 2 omfatter indirekte utslipp som er knyttet til innkjøp av energi. Dette er for eksempel strøm til oppvarming, til lys og teknisk drift. Strøm fra fornybare energikilder (Grimstad kommune bruker strøm med opprinnelsesgaranti) skal i henhold til GHG-protokollen ikke belastes klimaregnskapet. Nivå 3 er indirekte utslipp fra kilder som kommunen ikke har kontroll over, men som likevel er et resultat av kommunens aktivitet. Eksempler på dette er utslipp knyttet til jobbreiser og utslipp fra leverandører. beregningen og dermed for beregnet CO2-utslipp. For å beregne CO2utslippet er omregningsfaktorer fra klimaløftet og KLIF tatt i bruk. Grimstad kommune har siden 2010 ført et klimaregnskap for kommunen sin virksomhet. Dette gir oss verdifull informasjon, da vi kan sammenligne tall 4 år tilbake i tid. Dette letter arbeidet ved å konkretisere tiltak som vil være med på å begrense fotavtrykket til kommunen. Grimstad kommune rapporterer til CO2Focus hvert år, men i 2015 skal Grimstad kommune bli klimanøytral ved å kjøpe klimakvoter av CO2Focus. Gjennomsnittstemperatur i Grimstad kommune 25,00 15,00 10,00 2011 5,00 2012 0,00 2013 -5,00 2014 Klimaregnskapet er i stor grad basert på faktisk forbruk av drivstoff, fyringsolje, propan, elektrisk kraft, transportvolum i km osv. I regnskapet benyttes det omregningsfaktorer for å beregne CO2-utslippet for de ulike postene. Omregningsfaktorene har svært stor betydning for resultatet av Side 64 Gjennomsnittstemperatur 20,00 Temperatur Klimaregnskapet viser det samlede utslipp av klimagasser fra kommunens virksomhet. Regnskapet er basert på innrapporterte forbrukstall for alle sektorer og satt opp i henhold til Greenhouse Gas Protocol Initiative (GHGprotokollen). Dette er en internasjonal standard for beregning av klimagassutslipp. Alle utslipp av klimagasser regnes om til CO2ekvivalenter og oppgis i tonn CO2. Summen av alle utslipp kalles organisasjonens fotavtrykk. Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Måned Gjennomsnittnedbør i Grimstad kommune 350 Gjennomsnittsnedbør Nedbør i milimeter 300 250 200 2011 150 100 2012 50 2013 0 2014 Måned Klimaregnskap 2014 Post Kategori 1 Drivstoff egne transportmidler 2 Drivstoff egne transportmidler 3 Drivstoff private kjøretøy i tjeneste 4 Fyringsolje/parafin 5 Propan Sum direkte utslipp (Scope 1) 6 Elektrisitet (Med opprinnelsesgaranti) 7 Elektrisitet Sum indirekte utslipp innkjøpt energi (Scope 2) 8 Flyreiser 9 Togreiser 9 Bussreiser Sum indirekte utslipp (Scope 3) Sum utslipp (totalt) Beskrivelse Diesel, store biler/maskiner Diesel/bensin små biler Små biler Oljekjeler Undervarme fotballbane Enhet liter liter km liter kg Oppvarming, gatelys, teknisk Undervarme fotballbane kWh kWh Kun innenlands Langdistanse Langdistanse km km km Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Forbruk 127 859 45000 493 190 34 375 27 030 Faktor 3099 2966 199 2760 3000 24 549 839 21 544 0 211 50 000 3000 11000 284 25 52 Fotavtrykk 396,23 133,47 98,14 94,7 81,09 803,6 0 5,7 5,7 14,2 0,1 0,6 14,9 824,23 Andel % 48,07 16,19 11,91 11,49 9,84 97,50 0 0,69 0,69 1,72 0,01 0,07 1,81 100 Side 65 Klimaregnskap 2011-2014 - fotavtrykk Post Kategori 1 Drivstoff egne transportmidler 2 Drivstoff egne transportmidler 3 Drivstoff private kjøretøy i tjeneste 4 Fyringsolje/parafin 5 Propan Sum direkte utslipp (Scope 1) 6 Elektrisitet (Med opprinnelsesgaranti) 7 Elektrisitet Sum indirekte utslipp innkjøpt energi (Scope 2) 8 Flyreiser 9 Togreiser 9 Bussreiser Sum indirekte utslipp (Scope 3) Sum utslipp (totalt) Side 66 Beskrivelse Diesel, store biler/maskiner Diesel/bensin små biler Små biler Oljekjeler Undervarme fotballbane Enhet liter liter km liter kg Oppvarming, gatelys, teknisk Undervarme fotballbane kWh kWh Norden Langdistanse Langdistanse km km km Fotavtrykk 2011 Fotavtrykk 2012 Fotavtrykk 2013 Fotavtrykk 2014 426,7 441,7 394,2 396,23 152,7 106,8 139,4 133,47 84,3 99,92 92,5 98,14 132,9 28,2 51,1 94,7 79,5 61 174,1 81,09 866 692,4 851 803,63 0 0 0 0 5,7 3,6 6,7 5,7 6,7 5,7 6 3,6 28,4 28,4 23 14,2 0,1 0,1 0,1 0,1 0,6 0,6 0,6 0,6 29 29,1 23,7 14,9 911 770,3 882 824,23 Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Tallene fra CO2Focus varierer litt fra de som vi i Grimstad kommune regner ut. Grunnen til dette er faktorene som tas i bruk for å beregne antall km, liter etc. om til tonn CO2 – ekvivalenter, er forskjellige. Vurderinger Det totale fotavtrykket til Grimstad kommune i 2014 viste et utslipp på 824 tonn CO2-ekvivalenter. Dette er litt mindre enn hva som var tilfelle for 2013. Sammenligner vi 2013 og 2014 er det veldig mye likhetstrekk, hovedforskjellen er at forbruket av propan på Levermyr er tilnærmet halvert. Ved å sammenligne de totale utslippene til Grimstad kommune fra 2011 til 2014, så er det noen variasjoner. Det at 3 forskjellige personer har laget klimaregnskap for Grimstad kommune sin kommunale virksomhet de siste 3 årene (2011, 2012 og 2013), kan være en faktor som er med på å gjøre forskjellen større enn hva den egentlig er. Som nevnt i tidligere klimaregnskap har det vært forskjellige saksbehandlere på innhenting av data til klimaregnskapet. For 2013 og 2014 har samme saksbehandler samlet inn data og bearbeidet klimaregnskapet, det er derfor grunn til å tro at å sammenligne disse tallene vil gi en god pekepinn på hvordan Grimstad sitt fotavtrykk varierer. Vinteren 2013 hadde vi mye nedbør i form av snø og den lå ganske lenge, noe som gjorde forbruket av propan på Levermyr høyt. I 2014 kom det mye snø, men perioden var relativt kort og ekstrem. Dette er nok grunnen til at bruken av propan er halvert i 2014. Bruken av propan i 2014 er litt høyere enn forbruket i 2011 og 2012, men forskjellen er minimal. Kommunen kjøper strøm med opprinnelsesgaranti, dvs. strøm produsert fra fornybare energikilder. Dette innebærer at strømforbruket ikke belaster klimaregnskapet og det føres 0 tonn CO2-ekvivalenter for denne posten. Scope 3, de indirekte påvirkningene, som betyr bruk av fly, tog og buss her generelt liten effekt på klimaregnskapet. CO2Focus har besluttet å fjerne dette punktet. Dessverre var det ikke mulig å oppdrive tallene på bruk av fly og tog for 2014, derfor er fjorårets tall brukt. Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Side 67 Kjøring med private kjøretøy i tjeneste økte litt i 2014 sammenlignet med andre år. Satsen på kilometergodtgjørelse har variert litt fra 2010 (3,65 per km) til 2014 (4,05 per km), dette kan gjøre noen utslag. Etter energi- og klimaplanen er en av målsetningene å motivere/drive holdningsskapende arbeid blant de ansatte. Kanskje kunne vi kutte ned på dette punktet ved å ta i bruk sykkel, el-sykkel eller kollektivtrafikk til og fra møter og befaringer. Ser man bort fra Levermyr og forbruket av propan til oppvarming, er forskjellen på klimaregnskapet for 2013 og 2014 relativt liten. Avfallsmengden har hatt en liten økning totalt fra 2013 til 2014 (se tabell) Problemet med avfallsrapporteringen er at det rapporteres ved frekvensmåling, dvs. hver gang avfall hentes og ikke når avfallsdunkene er fulle. Dermed får vi et høyere tall på avfallsmengden enn hva som er reelt. Konklusjon Med bakgrunn i klimaregnskapet kan Grimstad kommune sette i verk tiltak som kan redusere det totale fotavtrykket. Klimaregnskapet for 2014 viser nok en gang hvilken stor effekt propanfyring på Levermyr har på klimaregnskapet, selv om bruken av propan var halvert i 2014 sammenlignet med 2013. Grimstad kommune er i gang med å erstatte propan som brensel på Levermyr med et flisfyringsanlegg. Plasseringen av anlegget er bestemt, men vi er fortsatt i prosjekteringsfasen. Anbudsprosessen og kontrakten er planlagt ferdig 1. april. Grimstad kommune har bestemt at de skal bli klimanøytrale i løpet av 2015. Klimaregnskapet for 2014 er utgangspunktet for hvor mange klimakvoter vi må kjøpe for å bli klimanøytrale. Det ville blitt en kostnad på rundt 26 000 kroner å bli klimanøytral i 2013. Kostnaden for å bli klimanøytral i 2015, basert på klimaregnskapet fra 2014, vil nok være litt lavere. Side 68 Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Avfallsmengder i 2014 Avfallsmengder (snittvekter i kg) 2014 - Grimstad kommune Bygg/eiendommer Grimstad rådhus Fevik skole Grimstad barnehage Jappa skole Landvik skole Holvikaboligen Gundersholmen Omsorgsbolig Holtevn. 12 Homborsund renseanlegg Eide skole Eide barnehage Grimstad ungdomsskole Kulturskolen Langemyr skole, Markvn. Frivoll skole Charlottenlund, Fevik Feviktun Sorenskrivergården Bergetun Bibliotek Storgata barnehage Tønnevoldskogen barnehage Berge gård Hausland barnehage Holviga skole 1-10 Grimstad brannstasjonen Fjære barneskole Fjære ungdomskole Grimstad havnevesen Dømmesmoen Grimstad kommune Langemyr skole, Østerhus Landviktun Sum Restavfall 11 700 15 440 3 900 8 410 7 800 2 775 1 650 7 800 2 340 3 900 1 950 11 700 3 000 900 3 900 3 900 39 000 2 340 11 700 1 170 3 900 3 900 37 050 6 240 27 300 3 900 8 070 11 700 15 100 15 600 3 900 7 800 11 700 301 435 Matavfall Papp/papir Glass/Metall 5 720 13 780 660 2 600 12 880 550 1 300 2 080 660 2 080 4 160 2 080 8 320 660 925 1 440 1 300 2 080 1 320 1 300 1 900 6 240 1 300 300 2 080 1 300 4 680 2 080 960 10 400 2 080 960 4 160 2 080 7 940 940 2 080 1 560 2 080 2 080 17 680 2 860 12 480 2 080 8 320 6 240 720 1 860 2 340 4 160 4 160 147 040 660 660 1 430 2 600 1 300 2 080 2 600 3 900 2 620 2 080 6 240 6 240 550 2 600 2 080 69 995 110 1 320 Plast 160 429 72 36 198 54 72 126 396 126 144 666 2 860 660 358 660 1 320 1 430 72 72 72 144 198 72 1 849 1 430 72 72 113 156 660 660 19 257 72 429 4 023 Totalt 32 020 31 899 8 012 14 686 19 058 5 194 1 650 12 500 2 340 7 352 5 596 30 166 6 506 2 270 11 604 7 280 52 286 3 280 19 312 4 102 8 792 9 082 59 488 13 040 41 932 5 980 24 132 24 252 18 332 19 046 6 240 15 292 19 029 541 750 Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Side 69 Avfallsmengder – sammenlikning 2013 og 2014 70 000 Avfallsmengder i Grimstad kommune for 2013 og 2014 60 000 50 000 40 000 Avfallsmengder (snittvekter i kg) 2014- Grimstad kommune 30 000 20 000 10 000 Avfallsmengder (snittvekter i kg) 2013- Grimstad kommune - Side 70 Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Kultur- og oppvekstsektoren Sektorleder – Bjørn Kristian Pedersen Økonomi-, personal- og aktivitetsdata Tall i tusen kr. Inntekter Netto lønnsutg. Andre utgifter Netto resultat Personaldata 2012 122 558 304 566 223 605 405 613 Antall elever Spesialund.ped Spesialund. ass Aktivitetsdata barnehage Barn på heltid Barn på deltid Barn 3-5 år Barn 1-2 år Sum barn 2014 -148 615 332 957 251 276 435 618 Resultater 2013 2012 Faste årsverk Brutto årsverk Nærværsprosent Aktivitetsdata grunnskole Regnskap 2013 126 615 320 254 233 197 426 836 462,3 571,5 92,8 2898 29513 58313 210 40 155 95 250 223 35 172 86 258 % 17,4 4,0 7,8 2,1 Budsjett Opprinnelig Revidert 122 504 144 091 320 923 331 611 229 375 247 469 427 794 434 989 Endring 479,8 581,2 92,7 2014 2850 22975 43047 Resultater 2013 2012 2014 469,5 577,9 93,2 Resultater 2013 2012 Endring -22 000 12 703 18 079 8 782 % 10,3 3,2 -0,5 Endring 2842 23759 45738 2014 2,2 0,6 - % -8 784 2691 Endring 240 22 175 88 262 Budsjett Avvik % 4 523 -3,1 -1 346 -0,4 -3 807 -1,5 -0,1 -629 -0,3 3,4 6,3 % 17 -13 7,6 -37,1 1,7 2,3 1,6 Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Side 71 Kultur- og oppvekstsektoren består av 19 tjenesteenheter, hvorav fem barnehager og ni grunnskoler i tillegg til kvalifiseringstjenesten, Langemyr skole, veiledningsog utviklingstjenesten, kulturtjenesten og bibliotektjenesten. Grunnskolene inkluderer to ungdomsskoler, to 1-10 skole og fem 1-7 skoler. Den nye 1-10 skolen på Fevik med plass til 750 elever innebar endring i skolestrukturen i østre deler av kommunen fra høsten 2014. Høsten 2014 hadde den minste skolen 87 elever (Eide) og den største 548 elever (Fevik). Kvalifiseringstjenesten inkluderer voksenopplæringen og flyktningtjenesten. Regnskap: Kultur- og oppvekstsektoren hadde i 2014 et revidert budsjett på 435,0 mill. kroner og et regnskapsresultat på 435,6 mill kroner. Sektoren hadde et samlet merforbruk i 2014 på 0,6 mill. kroner. Inntektene er 4,5 mill. kroner høyere enn budsjettert, dette skyldes i hovedsak økt integreringstilskudd for flyktninger. At andre utgifter er 3,6. mill. kroner høyere enn budsjettert skyldes primært økte utgifter til barn med behov for ekstra ressurser i barnehagene. hadde fellesområdet et merforbruk på 0,2 mill. kroner. Kostnadene til Langemyr ble 1,9 mill. kroner høyere enn budsjettet. Kostnadene til skoleskyss ble som budsjettert, mens kostnadene til gjesteelever i andre kommuner ble 1,1 mill. kroner lavere enn budsjettert. Kostnadene til elever med vedtak om spesialundervisning på Hesnes Montessoriskole ble 0,5 mill. kroner lavere enn budsjettert. Organisering: Åge Krogelien overtok som enhetsleder ved Fjære ungdomsskole primo 2014. Hilde Weidemann var enhetsleder for kvalifiseringstjenesten første halvår, mens Ingrid Tønnesen hadde permisjon. Tønnesen var tilbake som enhetsleder ved skolestart på høsten. Regnskapstallene for sektoren inkluderer en avsetning på 4,3 mill. kroner til ’bufferfond’ på flyktningområdet i samsvar med kommunestyrets vedtak i juni 2013 (K-sak 91/2013). Kommunestyret vedtok at ubrukte midler fra integreringstilskuddet for 1. tilskuddsår skulle settes av på fond for bruk i siste tilskuddsår. De private barnehagene vil i 2015 få etterbetalt 4,1 mill. kroner for fordi kommunens samlede kostnader til drift av egne barnehager ble høyere enn budsjettert. Etterbetalingen til de private barnehagene er regnskapsført i 2014, hvorav 1,1 mill. kroner er regnskapsført i kultur- og oppvekstsektoren (veilednings- og utviklingstjenesten). Fellesområdet til kultur- og oppvekstsektoren hadde i 2014 en revidert budsjettramme på 31,5 mill. kroner. De største postene på fellesområdet er kommunens utgifter til egne elever på Langemyr skole, skoleskyss, kostnader til elever ved Hesnes Montessoriskole med vedtak om spesialundervisning, kostnader til elever fra Grimstad som bor og går på skole i andre kommuner og kostnader til videreutdanning av lærere. I 2014 Side 72 Årsverk og sykefravær: Kultur- og oppvekstsektoren hadde i 2014 581,2 brutto årsverk, en økning i brutto årsverk på 3,2 årsverk fra 2013. Brutto årsverk inkluderer alle faste årsverk og timelønte omregnet til årsverk, i tillegg til overtidstimer omregnet til årsverk. Brutto årsverk er en ressursstørrelse som ikke direkte kan henføres til det antall medarbeidere som kan telles på en arbeidsplass. Sykefraværet i sektoren økte noe fra 6,8 Årsmelding 2014 – Grimstad kommune % i 2013 til 7,3 % i 2014. I 2012 var sykefraværet 7,2 %. Det vises til enhetenes årsmeldinger for ytterligere informasjon. Miljøfyrtårnsertifisering: Kommunestyret har vedtatt å miljøfyrtårnsertifisere alle kommunale formålsbygg senest innen 2017. Dette arbeid ivaretas av et prosjektstyre som er nedsatt av rådmannen. Eide barnehage og Eide skole var pilotprosjekter høsten 2013. De øvrige barnehagene og skolene er sertifisert i løpet av 2014: fem skoler på våren og fem på høsten, samt fire kommunale barnehager. Dessuten er Fagskolen (kulturskolen og Ung Arena) og Sorenskrivergården sertifisert. Ved hver tjenesteenhet er det en miljøkontakt og en miljøgruppe. Hvert år skal det utarbeides en miljørapport. Denne skal vise miljøprestasjoner på bl.a. områder som håndtering av avfall, energibruk, transport, innkjøp (produkter og tjenester med miljøprofil), arbeidsmiljø, fysisk aktivitet. Grunnskolene De ni kommunale grunnskolene hadde 2 842 elever ved årsskiftet 2014/2015. I tillegg hadde Langemyr skole 18 elever fra Grimstad, og Hesnes Montessoriskole hadde 55 elever. Ved skolestart høsten 2014 ble Fevik skole en 1-10 skole ved at elever fra Fjære ungdomsskole hjemmehørende på Fevik begynte på den nye skolen. Elevtallet på Fevik skole økte fra 370 til 548 fra høsten 2013 til høsten 2014. Elevtallet ved Fjære ungdomsskole ble redusert tilsvarende fra 318 til 138. Fjære barneskole har fått bedre plass ved at skolen disponerer ledige undervisningsarealer på Fjære ungdomsskole. Regnskap: De ni grunnskolene hadde i 2014 et samlet revidert årsbudsjett på 203 mill. kroner og et samlet merforbruk på 1,4 mill. kroner (0,7 %). Lærerstreiken ved skolestart på høsten medførte at lærerne fikk et forsinket virkningstidspunkt for lønnsoppgjøret i forhold til andre arbeidstakere (fra 1. mai til 1. september). For Grimstadskolene medførte dette anslagsvis 2 mill. kroner i reduserte lønnskostnader. Det reelle merforbruket i skolene i 2014 er dermed tilsvarende høyere enn det regnskapstallene viser. Tabellen under viser avvik mellom budsjett og regnskap for skolene (i tusen kroner). For mer informasjon vises til årsmeldingene for hver enkelt skole. + Fjære ungdomsskole Grimstad ungdomsskole Fevik skole Fjære barneskole Frivoll skole Eide skole Landvik skole Jappa skole Holviga skole 685 623 1 233 916 431 544 429 739 2 595 Sum avvik 977 3 982 1 387 Læringsresultater: Resultatene i skolene måles i hovedsak ved nasjonale prøver på 5., 8. og 9. trinn. Da måler man lesing, regning og engelsk. For alle skolefag måles resultatene ved standpunktkarakterene og eksamenskarakterene som elevene får etter endt 10. klasse. I tillegg måles resultater gjennom en rekke obligatoriske og frivillige kartleggingsprøver gjennom hele skoleløpet. Resultatene på nasjonale prøver varierer fra år til år og fra skole til skole. Det samme gjelder for summen av standpunktkarakterer og karakterer gitt ved eksamen, det som omtales som grunnskolepoeng. I 2014 skåret elevene i Grimstad bedre enn gjennomsnittet for Aust-Agder på 5. trinn i nasjonale prøver, men noe lavere enn gjennomsnittet for landet. På 8. trinn skåret elevene i Grimstad bedre enn gjennomsnittet både i Aust-Agder og landet. Grimstad hadde i 2013 bedre resultater for grunnskolepoeng enn gjennomsnittet både Aust-Agder og nasjonen, men i 2014 skåret Grimstad noe lavere. Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Side 73 Diagrammene under viser resultatene (gjennomsnitt) i 2014 på nasjonale prøver i lesing på 5. trinn og i regning på 8. trinn. Fevik nye skole: Første skoledag i 2014 kunne elevene på barnetrinnet flytte inn i nye Fevik skole. Prosjektet ble fullført til riktig tid og innenfor den budsjetterte kostnadsrammen. I mars 2014 ble den nye skolen utsatt for en betydelig vannskade. Det var lenge usikkert om utbedringsarbeidene etter vannlekkasjen ville bli ferdige tidsnok, men oppstarten av ungdomstrinnet gikk som planlagt, og ved skolestart på høsten var Fevik 1-10 skole i full drift. Skolen er nå kommunens største og hadde 548 elever høsten 2014. Ungdomsskolesatsingen, skolebasert kompetanseutvikling (SKU): I 2014 startet Grimstadskolene arbeidet med det nasjonale satsningsområdet ”Motivasjon og mestring for bedre læring” for skoler med ungdomstrinn. Intensjonen er at skolene skal arbeide med kollektiv kompetanseutvikling mest mulig rettet mot praksisfeltet, slik at elevene får økt motivasjon og opplevelse av å mestre i læringsprosessene. Staten er sterkt inne i arbeidet ved at man har egne utviklingsveiledere på fylkesnivå. I Grimstad er utviklingsveilederen knyttet til samarbeidet mellom kommuneledelse og skoleledelse. I 2014 hadde man flere nettverkssamlinger for denne målgruppen. Universitetet i Agder tilbyr lederopplæring for skoleledere og ressurslærerne (2-3 lærere som velges på skoler med ungdomstrinn). Når opplæringen er over våren 2015, er veiledere og lærere fra UiA ute på skolene. Sammen med skoleledelse, ressurslærere og utviklingsveileder skal hver skole videreutvikle sin utøvende praksis i klasserommene. De prioriterte emnene i prosjektperioden er klasseledelse, regning, lesing og skriving. SKU-satsingen i Grimstad startet opp i 2014 og fortsetter som prosjekt frem til høsten 2016. Kommunalt foreldreutvalg (KFU): Høsten 2014 gjenopprettet man kommunalt foreldreutvalg (KFU) i Grimstad kommune etter at utvalget hadde vært uvirksomt 1-2 år. KFU hadde fire møter høsten 2014. En gjennomgående sak på møtene høsten 2014 var innspill til og samarbeid med andre aktører som arbeidet med den nye kommunedelplanen for skolesektoren. Spesialundervisning: I 2012 hadde mer enn 10 % av elevene i Grimstad vedtak om spesialundervisning. I 2014 (august) var prosentandelen sunket Side 74 Årsmelding 2014 – Grimstad kommune til ca 6 %. Målet som Grimstad kommunestyre har satt for 2016 var 6 %, og dette ble nådd allerede i 2014. Antall elever med vedtak om spesialundervisning varierer noe over året. Ved GSI-rapporteringen i oktober 2014 var antall elever med vedtak noe høyere enn ved skolestart i august. Diagrammet under viser andel elever som hadde vedtak om spesialundervisning i Grimstad sammenlignet med andre kommuner de siste fem årene (KOSTRA-tall fra SSB). Tallene for 2014 er foreløpige tall fra SSB presentert 16. mars 2015. Andel elever i grunnskolen som får spesialundervisning, prosent 2010 2011 2012 2013 Grimstad Gruppe 13 Aust-Agder Landet (u oslo) 8,7 7,5 10,2 8,2 11 8 10,8 8,6 10,9 7,9 10,5 8,6 7,7 7,7 9,0 8,4 2014 7,6 7,6 8,9 8,1 Svømmetilsyn: Fylkesmannen gjennomførte høsten 2013 tilsyn med Grimstad kommune ved Jappa skole, Landvik skole og Holviga skole. De foreløpige rapportene ble oversendt kommunen 28.11.2013. I første kvartal av 2014 ble det satt av tid til å rette de påleggene som kom. Nye retningslinjer ble utarbeidet, gjøremål knyttet til temaet ble lagt til i skolenes nye internkontrollsystem, og det ble redegjort for tilsynsarbeidet i oppvekstog utdanningsutvalget. Påleggene som kom i varselbrevet fra fylkesmannen ble rettet og tilsynet ble avsluttet uten endelige lovbrudd i september 2014. Nasjonalt tilsyn: Fylkesmannen har i løpet av høsten 2014 gjennomført tilsyn med kommunen v/Holviga skole. Det nasjonale tilsynet har tre temaområder: skolens arbeid med elvenes utbytte av opplæringen, forvaltningskompetanse og skolebasert vurdering. I Grimstad er det gjennomført tilsyn med de to første temaområdene. I de avsluttende rapportene fant fylkesmannen lovbrudd, og har gitt kommunen/skolen frist til 1. juni 2015 med å rette disse. En arbeidsgruppe er etablert for å rette de nevnte påleggene. Tilsynet har høsten 2014 vært oppe som en orienteringssak i oppvekst- og utdanningsutvalget, og vil i løpet av våren 2015 komme som sak til kommunestyret. Datatilsyn: I 2013 varslet Datatilsynet tilsyn med Grimstad kommune med tanke på sikker data- og dokumentbehandling knyttet til personopplysninger for elever i skolene. Tilsynet avdekket flere avvik. Disse er det arbeidet med i 2014. Kommunen etablerte egen arbeidsgruppe, og hadde samarbeid med ledelsen ved Jappa skole og med mange medarbeidere i skolene ellers med tanke på å utarbeide rutiner og retningslinjer for å lukke avvikene. Ved utgangen av 2014 gjenstod ett avvik, og det er sannsynlig at dette siste avviket lukkes tidlig våren 2015. De nye rutinene og retningslinjene for personopplysninger knyttet til elever innføres for administrative systemer, læringsplattformer, og alle arkivsystemer i skolene og i kommuneadministrasjonen i løpet av 2015. Langemyr skole: Langemyr skole hadde i 2014 et positivt regnskapsresultat på 2,2 mill. kroner. Resultatet er avsatt i balansen og netto resultat for Langemyr skole fremkommer derfor som et nullresultat i enhetens regnskapsrapport. De avsatte midlene skal tilbakebetales til brukerkommunene. Skolen betalte i 2014 også ned siste del av tidligere års akkumulerte underskudd på 0,2 mill. Skolen hadde ved årsslutt 2014 til sammen 36 elever: 18 elever fra Grimstad, seks elever fra Lillesand, fire elever fra Birkenes, fem elever fra Froland, én elev fra Åmli, én fra Arendal og én fra Aust-Agder fylkeskommune. Hovedbygget stod ferdig oppgradert i januar 2014, og elevene flyttet avdelingsvis tilbake fra midlertidige skolelokaler. Det restaurerte bygget er godt tilpasset skolens elever. Ved bruk av lyddempende materiale i gulv og tak er lydnivået vesentlig redusert. Lysforholdene er bedret, og nytt ventilasjonsanlegg er montert og satt i drift. Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Side 75 Elevtallsutviklingen ved Langemyr skole H- H- H- H- H- H- HÅr 01 02 03 04 05 06 07 Elever fra Grimstad Elever fra andre kommuner Sum H08 H09 H10 H11 H12 H13 H14 9 9 10 10 12 16 16 14 15,8 19 20 21 19 18 28 28 25 27 28 27 25 25,4 26,6 18 15 17 16 18 37 37 35 37 40 43 41 39,4 42,4 37 35 38 35 36 KOSTRA-tall grunnskole: Tabellen under viser gjennomsnittlig gruppestørrelse 1.-4. trinn i Grimstad og sammenlignbare kommuner. Gruppestørrelsen er en parameter som viser forholdet mellom elevtimer og pedagogtimer. Lærertettheten i Grimstad har økt hvert år de siste fem årene og var i 2014 for første gang høyere enn lærertettheten i sammenlignbare kommuner (kommunegruppe 13). Det har vært et mål for Grimstad å øke lærertettheten spesielt på 1.- 4. trinn. Gjennomsnittlig gruppestørrelse, 1.- 4.årstrinn 2010 2011 Grimstad Gruppe 13 Aust-Agder Landet (u oslo) Side 76 15,7 14 13 13 15,3 13,9 13 12,9 2012 14,6 14,0 13,1 13,1 2013 14,4 14,3 13,3 13,3 Tabellen under viser korrigerte brutto driftsutgifter til grunnskole og spesialskoler i kroner per elev. Kostnader til skoleskyss og skolelokaler er ikke inkludert i kostnadene. Grimstad har høyere netto driftsutgifter til grunnskolesektoren enn sammenlignbare kommuner i forhold til kommunens samlede netto driftsutgifter. Foreløpige KOSTRA-tall for 2014 viser at Grimstad hadde litt høyere brutto driftsutgifter enn kommunene i kommunegruppe 13, men lavere kostnader per elev enn sammenlignbare kommuner. Grimstad har forholdsvis flere innbyggere 0-15 år enn sammenlignbare kommuner. Korrigerte brutto driftsutgifter til grunnskole, kroner per elev 2010 2011 2012 2013 Grimstad Gruppe 13 Aust-Agder Landet (u oslo) 2014 14,1 14,6 13,5 13,3 Årsmelding 2014 – Grimstad kommune 76035 68630 76779 73124 67996 71604 78019 76213 72675 74901 82340 80308 76166 77720 84873 83232 2014 81551 80201 86598 86030 Barnehage Grimstad har full barnehagedekning. Høsten 2014 var det til sammen 1 347 barn som gikk i barnehage. De fem kommunale barnehagene hadde til sammen 262 barn og de 27 private barnehagene hadde til sammen 1085 barn, hvorav 51 gikk i familiebarnehager og 1 034 i ordinære private barnehager. I Grimstad går mer enn 80 % av barnehagebarna i private barnehager. Tabellen under viser antall barn i barnehagene i Grimstad fra 2010 til 2014. Antall barn i barnehage Ordinær privat barnehage Kommunal barnehage Privat familiebarnehage Totalt antall barn i barnehage 2010 987 268 45 1 300 2011 2012 2013 1 010 241 45 1 296 994 250 51 1 295 1 042 258 56 1 356 2014 1 034 262 51 1 347 Regnskap: De fem kommunale barnehagene hadde i 2014 et samlet revidert budsjett på 24,4 mill. kroner. Barnehagene hadde til sammen et merforbruk på 268 000 kroner (1,0 %). De to minste barnehagene hadde merforbruk, mens de tre andre hadde mindreforbruk. Tabellen under viser avviket mellom budsjett og regnskap for de kommunale barnehagene. (Tall i 1000 kr) Hausland barnehage Tønnevoldskogen barnehage Grimstad barnehage Eide barnehage Storgata barnehage + 126 41 93 11 178 Totalt for barnehagene - 353 446 268 Kommunens samlede kostnader til driften av de kommunale barnehagene danner grunnlaget for størrelsen på tilskuddet til de private barnehagene. Tilskuddet til de private barnehagene skal også for 2014 etterregnes og justeres i samsvar med de samlede kostnadene til de kommunale barnehagene. De private barnehagene vil i 2015 få etterbetalt til sammen 4,1 mill. kroner, hvorav 1,1 mill. kroner skyldes merforbruk i forhold til budsjett i de kommunale barnehagene. Resten av etterbetalingen skyldes økte kostnader til pensjonsutgifter og FDV. Den delen av etterbetalingen til private barnehager som skyldes økte driftskostnader i de kommunale barnehagene er regnskapsført i veilednings- og utviklingstjenesten, resten er belastet kommunens finansområde. Veilednings- og utviklingstjenesten hadde i 2014 et samlet merforbruk på 1,2 mill. kroner. Merforbruket skyldes økte kostnader til barnehagebarn med spesielle behov (med vedtak etter opplæringsloven og barnehageloven) i private og kommunale barnehager. Merforbruket er varslet i regnskapsrapportene for 1. og 2. tertial. Prognosen etter 2. kvartal var et merforbruk knyttet til økte kostnader til barn med spesielle behov på 2,5-3,0 mill. kroner. Årsresultatet ble et merforbruk på 4,0 mill. kroner. At det samlede merforbruket til VUT likevel ikke ble større enn 1,2 mill. kroner skyldes at den samlede utbetalingen av tilskudd til de private barnehagene i 2014 ble mindre enn budsjettert på grunn av et noe redusert barnetall. I tillegg var det et mindreforbruk på 0,5 mill. kroner innenfor PPtjenesten, først og fremst knyttet til vakanser i stillinger gjennom året. Tilsyn: Fylkesmannen varslet i november 2014 tilsyn med Grimstad kommune etter barnehageloven. Hovedtema for tilsynet var å kontrollere om kommunen ivaretar sine oppgaver med å påse at barnehagene drives i samsvar med gjeldende regelverk. Tilsynet var avgrenset til å vurdere hvordan kommunen bruker virkemidlene veiledning og tilsyn. Rapport etter tilsynet er ventet i løpet av første tertial 2015. Lov om barnehager sier at kommunen selv skal føre tilsyn med alle barnehagene i kommunen. I 2014 ble det gjennomført lokalt, stedlig tilsyn i ni barnehager hvorav sju private og to kommunale. I tillegg ble det gjennomført web-basert tilsyn i samtlige barnehager i kommunen høsten 2014. Oppvekst- og utdanningsutvalget får årlig en orienteringssak om gjennomførte tilsyn og funn i barnehagene. Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Side 77 KOSTRA-tall barnehage: Diagrammet under viser andel barnehagebarn med ekstra ressurser til styrket tilbud i forhold til alle barn i barnehage. Fra 2010 til 2013 økte andelen barn med ekstra ressurser i Grimstad fra 8,5% til 15,1 %. Andelen barn med ekstra ressurser i Grimstad var likevel lavere enn i sammenlignbare kommuner (gjelder både minoritetsspråklige barn og barn med nedsatt funksjonsevne). Datainnsamlingen ble endret fra og med 2014, slik at antall barn som får ekstra ressurser ikke er direkte sammenlignbart med foregående år. Kostnadene til barn med behov for ekstra ressurser har økt betydelig i Grimstad de siste årene. Grimstad bruker en større andel av ressursene i barnehagene til barn med ekstra behov og en mindre andel til ordinær drift (grunnbemanning) enn sammenlignbare kommuner. Andel barn som får ekstra ressurser til styrket tilbud til førskolebarn, i forhold til alle barn i barnehage. Alle barnehager 2010 2011 2012 2013 2014 Grimstad Gruppe 13 Aust-Agder Landet (u oslo) 9,1 15,1 13,1 13,4 12,3 15,6 14,9 14,3 13,4 16,9 15,9 15,4 15,1 17,9 15,7 16,4 11,9 16,8 13,6 15,3 Tabellen under viser forholdet mellom barn som går i kommunale og private barnehager i Grimstad og i sammenlignbare kommuner. Grimstad har flere barn i private barnehager enn sammenlignbare kommuner. 19,5 % av barna i Grimstad gikk private barnehager i 2014 mens gjennomsnittet i landet var 50,1 %. Forholdet mellom barn som går i kommunale og i private barnehager har endret seg lite de siste fem årene. Andel barn i kommunale barnehager i forhold til alle barn i barnehage 2010 2011 2012 2013 2014 Grimstad Gruppe 13 Aust-Agder Landet (u oslo) Side 78 20,6 43,3 40,3 51,4 18,6 42,5 39,9 50,9 19,3 42,3 40,3 50,8 19,3 42,2 38,3 50,4 19,5 41,3 37,9 50,1 Antall barn korrigert for alder per årsverk til basisvirksomhet i kommunale barnehager 2010 2011 2012 2013 Grimstad Gruppe 13 Aust-Agder Landet (uten Oslo) 7,5 6,3 6,4 6,3 7,3 6,3 6,4 6,3 6,6 6,3 6,3 6,2 2014 6,7 6,3 6,2 6,2 7,1 6,2 6,1 6,1 Tabellen over viser antall barn korrigert for alder (ett og toåringer teller som to barn, treåringer teller som 1½ barn) per årsverk til basisvirksomhet i kommunale barnehager. Antall barn per årsverk økte noe fra 2013 til 2014 og er høyere i Grimstad enn i sammenlignbare kommuner. Her er det viktig å være klar over at tallene baserer seg på barnetall per 15. desember og ikke nødvendigvis gir et riktig bilde av situasjonen gjennom året. En forklaring på at Grimstad har flere barn per årsverk er sannsynligvis også at Grimstad bruker mer ressurser på barn med spesielle behov og dermed må drive med lavere grunnbemanning. Brutto driftsutgifter per barn i kommunale barnehager var relativt likt i Grimstad og i sammenlignbare kommuner i 2014. Tabellen under viser antall barn korrigert for alder per årsverk i private barnehager. De siste fem årene har antall barn per årsverk i private barnehager i Grimstad vært relativt stabilt, også sett i forhold til sammenlignbare kommuner, men gikk opp i 2013 og lå også i 2014 høyere enn i sammenlignbare kommuner. Antall barn korrigert for alder per årsverk til basisvirksomhet i private barnehager 2010 2011 2012 2013 Grimstad Gruppe 13 Aust-Agder Landet (uten Oslo) Årsmelding 2014 – Grimstad kommune 7 6,6 6,5 6,6 6,7 6,6 6,5 6,6 6,7 6,5 6,5 6,5 7,0 6,4 6,4 6,4 2014 6,9 6,3 6,3 6,3 Kultur og bibliotek Kulturtjenesten består av kulturkontoret (3,2 årsverk), ungdomsklubben Ung Arena (1 årsverk), kulturskolen (7,5 årsverk) og turistkontoret (2,6 årsverk). Bibliotektjenesten har sju årsverk til sammen, inkludert filialen på Fevik. konsoliderte museer, Aust-Agder kulturhistoriske senter IKS, Setesdalsmuseet IKS og Stiftelsen Grimstad bys museer inngår i det nye selskapet som var være operativt 1. januar 2015. Det nye selskapet er i oppstarten organisert som skissen under viser. Regnskap: Kulturtjenesten hadde i 2014 et revidert årsbudsjett på 17,1 mill kroner. Resultatet ble et mindreforbruk på 248 000 kroner (1,4 %). Bibliotektjenesten hadde et revidert årsbudsjett på 5,3 mill. kroner. Årsresultatet ble et merforbruk på 8 000 kroner (0,1 %). Grimstad kulturhus: Grimstad kulturhus ble offisielt åpnet i desember i 1985. Fram til mai 2005 sto Grimstad kommune selv for driften av kulturhuset. Høsten 2003 vedtok kommunestyret å iverksette et prosjekt som hadde som formål å redusere kommunens utgifter til kulturhusdriften gjennom å sette bort driften til andre aktører. Kristiansand Kinodrift AS/KinoSør AS overtok driften av kulturhuset våren 2005 gjennom en leieavtale med kommunen. I møte 1. september 2014 vedtok kommunestyret at kommunen igjen skulle overta driften av kulturhuset gjennom etablering av et kommunalt foretak. Vedtekter for Grimstad kulturhus KF ble vedtatt senere på høsten sammen med etablering av nytt styre. Grimstad kulturhus KF overtok ansvaret for driften av kulturhuset fra 1. januar 2015. En hovedutfordring for Grimstad kulturhus fremover vil være å finne sin plass blant Sørlandets kulturarenaer som både gir Grimstads innbyggere og tilreisende gode kulturtilbud hele året, men som også har god balanse mellom kulturtilbud som kan og bør fremføres på eget kulturhus og forestillinger som like gjerne eller med fordel kan oppleves andre steder i regionen. Aust-Agder museum og arkiv IKS: I mai 2014 vedtok kommunestyret etablering av Aust-Agder museum og arkiv IKS. Det betyr at dagens Repres entants Styret kap Direkt Leder ør grupp Avtal AA AA GB Set a epart A til vedtattM selskapsavtale M og esd I henhold samarbeidsavtale mellom alle kommunene i Aust-Agder fylkeskommune vil Grimstad kommune yte al tilskudd til det nye selskapet tilsvarende det som kommunen i 2014 ga i Stab driftstilskudd til Grimstad bys museer og til Aust-Agder kulturhistoriske senter IKS, dvs. 1,82 mill. kroner med tillegg for statsbudsjettets deflator for kommunesektoren. Alle ansatte i stiftelsen Grimstad bys museer er fra 1. januar 2015 tilsatt i Aust-Agder museum og arkiv IKS og stiftelsen er under avvikling. Sjøfartsmuseet i Hasseldalen: I februar 2013 godkjente kommunestyret avtalen mellom kommunen på vegne av Grimstad bys museer og Hasseldalen AS om etablering av sjøfartsmuseum i Hasseldalen. Kommunestyret har bevilget til sammen 2,1 mill. kroner i etableringstilskudd til det nye museet, og også gitt et lån på 2,0 mill. kroner til de nye utstillingene. Det er ikke budsjettert med kostnader til Sjøfartsmuseet over Grimstad kommunes budsjett ut over løpende tilskudd til Aust-Agder museum og arkiv IKS. Avtalen mellom Grimstad kommune, Grimstad bys Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Side 79 museer og Hasseldalen AS vil imidlertid medføre økte kostnader på sikt til vedlikehold av bygning og parkeringsplass. Det nye sjøfartsmuseet åpnes 1. april 2015. Fevikhallen: Fevikhallen ble utbedret i 2014. Kommunestyret bevilget 4,0 mill. kroner til utbedring av de vesentligste manglene ved hallen. I løpet av 2014 er det gjennomført rehabilitering av vegger, etablert nye rømningsveier, utført innvendig maling, satt inn nye lysarmaturer og økt lagerplass for utstyr til skole og idrettslag. Campus Grimstad Arena: I oktober 2014 vedtok kommunestyret å gi investeringstilskudd på 15 mill. kroner til bygging av Sørilds nye friidrettshall/ flerbrukshall Campus Grimstad Arena. Tilskuddet er fordelt med 5,0 mill. kroner hvert år i 2015, 2016 og 2017. Kommunen har også, i likhet med Arendal kommune, garantert for et årlig driftstilskudd på 5 % av samlede driftskostnader for anlegget. Budsjetterte driftskostnader utgjør ca. 60 000 kroner per år. Campus Grimstad Arena skal være et regionalt senter for innendørs friidrett i hele Agder. Det er sannsynlig at bygging av friidrettshallen vil starte opp i 2015, og at hallen kan ferdigstilles i 2016. Nytt bibliotek: Kommunestyret vedtok i februar 2014 å kjøpe eiendommen Storgaten 3 til nytt bibliotek (post-/politigården), og ba rådmannen innarbeide kostnadene i investeringsbudsjettet for 2015. Kommunestyret ba også rådmannen om å arbeide videre med detaljplan og prosjektering av nytt bibliotek med sikte på åpning i forbindelse med Grimstads 200årsjubileum i 2016. I september 2014 vedtok kommunestyret en samlet brutto investeringsramme for nytt bibliotek på 75 mill. kroner. Kommunestyret besluttet også finansieringsplan for det nye biblioteket med 60 mill. kroner i låneopptak, 8,5 mill. kroner i momskompensasjon, 4,0 mill. kroner fra salget av Rosslands hus og 2,5 mill. kroner i forventet tilskudd fra Aust-Agder fylkeskommune. Side 80 Anbud for bibliotekprosjektet ble sendt ut på totalentreprise i november 2014. Politiet planlegger å flytte til nybygg like øst for rådhuset. Byggestart for nytt bibliotek vil skje så snart politiet er på plass i nybygget. Sannsynlig byggestart for nytt bibliotek er vår/sommer 2016. Grimstad dikternes by: Arbeidet med Grimstad som dikternes by ble omorganisert i 2014. Kultur- og miljøutvalget har et overordnet ansvar for satsingen og for fordelig av budsjetterte midler. Museet fikk 200 000 kroner med hovedansvar for å formidle Hamsun og Ibsen, Ibsen- og Hamsundagene, Sørlandets litteraturfestival, fikk 175 000 kroner, og Grimstad bibliotek fikk 125 000. De tre institusjonene skal samarbeide og har som mål å gi kommunens innbyggere og tilreisende mange litterære opplevelser og bidra til at Grimstad videreutvikler seg som litteraturby. Grimstad bibliotek har ved hjelp av disse midlene kunnet tilby et langt større antall arrangementer som forfatterbesøk, litterære samtaler, kåserier og foredrag. Det har også gitt oss mulighet til å samle alt i egen brosjyre med oversikt over tilbudene. Ubetjent bibliotek og automatisk utlån: Biblioteket fikk bevilget midler i 2014 til å legge om registreringen av sin samling til RFID-teknologi (radiofrequency identification). Dette vil gjøre utlån og innlevering lettere og mer automatisk, noe som vil være en nødvendighet rent personalmessig med tanke på nytt bibliotek. Det har vært viktig at denne prosessen er ferdig i god tid før nytt bibliotek bygges. Teknologien gir også store muligheter på sikt med hva slags informasjon som kan leggs i radiobrikkene, enklere hyllerydding, og mulighet for at biblioteket kan være meråpent. Meråpent bibliotek innebærer at man med sitt lånekort kan benytte biblioteket selv utenom ordinær åpningstid. Gjennom dette prosjektet etableres Fevik filial som et meråpent bibliotek. Det betyr at alle i Grimstad som inngår avtale med biblioteket, fritt vil kunne bruke biblioteket også når det ikke er betjent. Systemet ble bestilt og levert i 2014, men vil først bli installert og komme i funksjon i løpet av 1. halvår 2015. Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Gratis kulturlørdag på Fagskolen Kulturlørdagene på Fagskolen er lavterskelarrangementer hvor barn og unge får gode kulturopplevelser, kan utvikle sine talenter og utforske nye møtearenaer på tvers av økonomisk, religiøs og kulturell bakgrunn. Tilbudet inkluderer forestillinger, kunstverksted, sirkusaktiviteter, sangstund og ukulelekurs 7 lørdager i året. Hver lørdag har åpningstid fra kl 10-14. I løpet av dette tidsrommet deltar de 250-300 besøkende på flere ulike workhops og forestillinger. Gratis kulturlørdag blir annonsert i aviser, gjennom ”ranselpost” og på bibliotek og kafeer i Grimstad og Arendal. Arrangementene gjennomføres i regi av kulturskolen. Tilbudet er ganske unikt både lokalt og nasjonalt. Lørdagene er blitt populære i det internasjonale miljøet i Aust-Agder, og fungerer som møteplass og åpner for dialog mellom mennesker fra ulike grupper. Målet med kulturlørdagene er å nå flere barn og voksne enn de som vanligvis oppsøker kunst og kultur, og å skape en møtearena hvor alle kan kjenne seg velkomne og trygge. Kulturlørdagene lykkes med å lage kunstprosjekter der barn føler stolthet og mestring, enten det er som deltakere i sangstund, som publikum til en forestilling, på sirkusloftet eller i kunstprosjekter der de selv er skapende kunstnere. Kulturlørdagene startet i 2011 med tilskudd fra UDIR, og ble senere finansiert med midler fra ordningen med gratis kulturskoletime for deler av grunnskolen. Begge finanseringsordningene er nå opphørt. KOSTRA-tall kultur Netto driftsutgifter for kultursektoren per innbygger i kroner 2010 2011 2012 2013 Grimstad Gruppe 13 Aust-Agder Landet (u oslo) 1163 1666 1717 1683 1158 1724 1748 1758 1522 1767 1900 1848 2014 1531 1827 1857 1889 1579 1882 1897 1998 Tabellen over viser netto driftsutgifter for kultursektoren per innbygger i Grimstad og sammenlignbare kommuner. Grimstad har noe lavere driftsutgifter til kulturområdet enn sammenlignbare kommuner. Netto driftsutgifter til aktivitetstilbud barn og unge per innbygger 2010 2011 2012 2013 Grimstad Gruppe 13 Aust-Agder Landet (u oslo) 68 168 128 159 55 169 136 161 88 171 119 167 2014 118 166 112 163 130 169 115 167 Tabellen over viser netto driftsutgifter til aktivitetstilbud for barn og unge per innbygger i Grimstad og sammenlignbare kommuner. Etableringen av Ung Arena høsten 2013 har bidratt til at forskjellen mellom Grimstad og sammenlignbare kommuner nå er betydelig mindre enn de foregående årene, men fremdeles bruker Grimstad noe mindre på aktivitetstilbud til barn og unge enn gjennomsnittet i kommunegruppe 13 og landet. Tabellen under viser at Grimstad har relativt få elever i den kommunale kulturskolen sammenlignet med andre kommuner. Andel elever i grunnskolealder i kommunens musikk- og kulturskole, antall barn i alderen 6-15 år i prosent 2010 2011 2012 2013 2014 Grimstad Gruppe 13 Aust-Agder Landet (u oslo) Årsmelding 2014 – Grimstad kommune 11,6 11,5 14,1 15,5 10,6 11,8 14,1 15,6 9,6 11,8 13,1 15,6 10,0 12,0 12,2 15,5 9,2 11,0 11,2 14,5 Side 81 Voksenopplæring og integrering Kvalifiseringstjenesten består av flyktningtjenesten og voksenopplæringen. Tjenesten har som overordnet mål å gi mulighet for kunnskap og vekst, og å være brobygger mellom enkeltmennesker og kulturer. Voksenopplæringen har ca. 240 elever fordelt på norskopplæring for innvandrere, grunnskoleopplæring og spesialundervisning for voksne, samt kurs i basiskompetanse i arbeidslivet. Flyktningtjenesten bosetter det antallet flyktninger kommunestyret vedtar, samt familiegjenforente med disse. Kvalifiseringstjenesten søker integreringstilskudd umiddelbart etter bosetting, og tilskudd til norskopplæring for innvandrere søkes til faste tidsfrister kvartalsvis. Øvrige tilskudd som er tilgjengelige fra Integrerings- og mangfoldsdirektoratet (IMDI) søkes også for å kunne tilby så god oppfølging og tilrettelegging som mulig, blant annet ekstratilskudd til funksjonshemmede. Kommunestyret vedtok i oktober 2013 at Grimstad skulle ta i mot 55 flyktninger i 2014, 45 flyktninger i 2015 og 45 flyktninger i 2016. Enslige mindreårige flyktninger er inkludert i kvoten. Eventuelle familiegjenforeninger kommer i tillegg. Kvalifiseringstjenesten har bosatt 57 flyktninger i 2014 hvorav to på familiegjenforening og tre enslige mindreårige (EM). I tillegg ble sju personer på kvoten for 2015 bosatt i desember 2014, slik at det reelle bosettingstallet for 2014 er 64. Diagrammet under viser antall bosatte flyktninger i Grimstad fra 2006 til 2014. Antall bosatte flyktninger 2006 - 2014 60 50 40 30 20 10 0 2006 2007 2008 2009 2010 Familiegjenforeninger 2011 2012 2013 2014 Enslig mindreårige Bosetting totalt Regnskap: Kvalifiseringstjenesten hadde i 2014 et regnskapsmessig mindreforbruk på 2,4 mill. kroner. Revidert budsjett viser betydelig høyere inntekter enn opprinnelig budsjettert, bl.a. som følge av ekstratilskudd for fem funksjonshemmede flyktninger og utbetaling av førsteårstilskudd i 2014 for noen flyktninger bosatt sent i 2013. I tråd med kommunestyrets vedtak i juni 2013 er det i regnskapet for 2014 avsatt 4,4 mill. kroner til et bufferfond på flyktningområdet. Kommunestyret vedtok at ubrukte midler fra integreringstilskuddet for 1. tilskuddsår skulle settes av på fond til bruk i siste tilskuddsår. Mentorprogram for unge flyktninger: 10 unge flyktninger (mentees) fikk i 2014 sin egen mentor. Mentorene er unge voksne personer med norsk bakgrunn. Mentor og mentee møtes tre ganger i måneden, 2-3 timer per gang. Mentorparene står hovedsakelig fritt til å velge hvordan de skal disponere tiden, men mentorene har forpliktet seg på å introdusere sine mentees for minst to lokale organisasjoner/klubber samt at de skal produsere en digital fortelling sammen. Et viktig formål med Side 82 Årsmelding 2014 – Grimstad kommune mentorprogrammet er at flyktningene skal bli bedre integrert i lokalsamfunnet, og få økte norskkunnskaper. Mentorene får opplæring/veiledning en gang i måneden av tre mentortrenere, som er lærere ved kvalifiseringstjenesten. Tema for opplæringen er: Hva er en god mentor, tverrkulturell forståelse, etikk, traumeforståelse og hvordan lage en digital fortelling. I løpet av 2014 har det vært tre felles sosiale samlinger med alle mentorparene, der vi blant annet har grillet, hatt julefest og vært på curling. Mentorprogrammet er en del av EUs Grundvig program ”Learning to be a good mentor”, og avsluttes våren 2015. Fra høsten 2015 startes et nytt mentorporgram som har unge flyktninger og arbeidslivet i fokus. Det er en del av EUs Erasmus+ program ”Mentor power”. Kommundelplaner i kultur- og oppvekstsektoren I samsvar med vedtatt planstrategi for valgperioden 2011-2015 har kulturog oppvekstsektoren gjennom hele 2014 arbeidet med følgende kommunedelplaner. Kommunedelplan for kultur Kommunedelplan for barnehage Kommunedelplan for skole Kommunedelplan for flyktningområdet Planprogram vedtatt av kommunestyret i oktober 2013. Planprogram vedtatt av kommunestyret i oktober 2013. Planprogram vedtatt av kommunestyret i februar 2014 Planprogram vedtatt av kommunestyret i oktober 2014. Det har vært, og vil bli, utfordrende for sektoren å sette av ressurser til så mye planarbeid. Samtidig er det åpenbare fordeler med å arbeide parallelt med planer som griper inn i hverandre både innen sektoren og i forhold til planarbeid på andre sektorer. Alle de fire kommunedelplanene vil bli lagt fram for kommunestyret i mai- eller junimøtene 2015. Etter en formell høringsrunde kommer planene til endelig behandling i de to siste møtene til sittende kommunestyre. Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Side 83 Sektorens målsetninger for budsjett 2014 Nr Mål Beskrivelse 1 Nærvær: Kultur- og oppvekstsektoren skal i 2014 ha et samlet nærvær på minst 93 %, og bidra positivt til at kommunens samlede nærvær blir høyere i 2014 enn i 2013. Miljøsertifisering: 15 av 19 tjenesteenheter i kultur- og oppvekstsektoren skal være miljøfyrtårnsertifisert i løpet av 2014. Innovasjon: Innovasjon er å nyttiggjøre seg noe nytt som er nyttig. I løpet av 2014 skal tjenesteenhetene gjøre seg kjent med innovasjonsverktøyet BLT og ha prøvd ut vertkøyet på et konkret prosjekt Etikk: Alle tjenesteenheter skal i løpet av 2014 ha fokus på etikk (kommunens etiske retningslinjer) gjennom jevnlige drøftinger i personalet av aktuelle, etiske problemstillinger. Beredskap: Alle barnehager og skoler har oppdaterte krisepermer (beredskapsplaner), en aktiv beredskapsgruppe og gjennomført minst én beredskapsøvelse i løpet av 2014. Tidlig innsats: Skoler og barnehager har gode verktøy og rutiner for tidlig innsats. Kultur- og oppvekstsektoren hadde i 2014 et nærvær på 92,7 % %. Dette er 0,5 prosentpoeng lavere enn i 2013. 2 3 4 5 6 7 Nasjonale prøver: Grunnskolen i Grimstad har i 2014 færre elever på det laveste mestringsnivået enn gjennomsnittet i landet og flere elever på det høyeste mestringsnivået enn gjennomsnittet i landet. 8 Spesialundervisning: Antall vedtak om spesialundervisning i Grimstadskolen skal være tre prosentpoeng lavere i oktober 2014 enn i oktober 2012. Læringsmiljø: Elevene i Grimstadskolen trives bedre på skolen enn gjennomsnittet i landet. Færre elever opplever mobbing på skolen høsten 2014 enn høsten 2013. Grunnskolepoeng: Grimstadskolen har grunnskole-poeng våren 2014 på samme nivå som gjennomsnittet i landet. 9 10 11 12 13 14 Side 84 Eksamensresultater: Grimstadskolen skal i 2014 ha resultater på skriftlig eksamen i engelsk, norsk og regning som er minst på nivå med gjennomsnittet i landet. Kommunedelplan grunnskole: Kommunedelplan for grunnskolen skal utarbeides og legges fram for politisk behandling innen utgangen av 2014. Tilsyn barnehage: I løpet av 2014 skal det gjennomføres minst ti tilsyn etter barnehageloven i barnehagene. Kommunedelplan barnehage Kommunedelplan for barnehagene skal utarbeides og legges fram for politisk behandling innen utgangen av 3. kvartal 2014. Eide skole og Eide barnehage var pilotenheter i 2013. I løpet av 2014 er samtlige kommunale barnehager og skoler miljøfyrtårnsertifisert. Flere tjenesteenheter har gjort seg kjent med innovasjonsverktøyet BLT og også prøvd ut verktøyet på konkrete prosjekt. Se også enhetenes tertialrapporter. Tjenesteenhetene rapporterer at de jevnlig har drøftinger i personalet om aktuelle, etiske problemstillinger. Skolene og barnehagene har oppdaterte krisepermer og har gjennomført øvelse i løpet av 2014. Kvellomodellen ble gjennomført i fire barnehager i 2. tertial. Overgangsrutiner fra barnehage til barnetrinn og fra barnetrinn til ungdomstrinn er godt innarbeidet. Tidlig innsats er gjennomgangstema i alle kommunedelplanene som har vært under utarbeidelse i 2014. På 5. trinn hadde Grimstad kommune gjennomgående flere elever på det laveste mestringsnivået og færre på det høyeste mestringsnivået enn gjennomsnittet i landet. På 8. trinn er tendensen den motsatte. Der har Grimstadelevene bedre læringsresultatet på nasjonale prøver enn gjennomsnittet i landet. Antall vedtak om spesialundervisning er redusert fra 10,2 % i august 2012 til 6,1 % i august 2014. Målet om en reduksjon på 3 prosentpoeng er nådd. I følge elevundersøkelsen på 7. og 10. trinn er det færre elever i Grimstad som opplever mobbing høsten 2014 enn det var høsten 2013. Trivselen hos elevene er tilnærmet som gjennomsnittet i landet. Grunnskolepoeng regnes ut som snitt av standpunkt og eksamenskarakterer i alle fag på 10. trinn. Grimstadskolen oppnådde samlet 38,7 grunnskolepoeng våren 2014 mot et gjennomsnitt for landet på 40,4. Ingen av ungdomsskolene nådde gjennomsnittet for landet. I norsk skriftlig ble målet oppnådd. Her hadde Grimstad et snitt på 3,5 mot 3,4 for landet. I matte skriftlig var resultatet 2,8 for Grimstad og 3,0 for landet og i engelsk skriftlig hadde Grimstad 3,5 mot 3,7 for landet. I engelsk og matte muntlig hadde Grimstad bedre resultat enn snittet for landet. Det har vært arbeidet med kommunedelplanen gjennom hele 2014. Planarbeidet er noe forsinket og planen legges fram for politisk behandling våren 2015. Det er gjennomført ni stedlige tilsyn i barnehagene i 2014. to tilsyn i 1. tertial. I tillegg er det gjennomført web-basert tilsyn i samtlige kommunale og private barnehager. Det har vært arbeidet med kommunedelplanen gjennom hele 2014. Planarbeidet er noe forsinket og planen legges fram for politisk behandling våren 2015. Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Status 15 16 17 18 19 Kommunedelplan kultur: Kommunedelplan for kultur skal utarbeides og legges fram for politisk behandling innen utgangen av 2014. Sjøfartsmuseum: Nytt sjøfartsmuseum i Hasseldalen åpnes sommeren 2014. Biblioteket: Gjennomføre automatisert inn-/utlån av media ved hovedbiblioteket i Storgata i løpet av 2014. Kommundelplan for flyktningområdet: Revidere mål og strategier for kommunens flyktningarbeid innen utgangen av 2014. Bosetting av flyktninger: Ta imot og bosette 55 flyktninger i løpet av 2014 i tillegg til familiegjenforeninger. Det har vært arbeidet med kommunedelplanen gjennom hele 2014. Planarbeidet er noe forsinket og planen legges fram for politisk behandling våren 2015. Grimstad bys museer har utsatt åpningen av nytt sjøfartsmuseum til 1. april 2015. Ombyggingen av Hasseldalen 3 ble gjennomført som planlagt og ferdigstilt høsten 2014. Nødvendig utstyr er kjøpt inn i.h.t budsjett. Montering av utstyr er gjennomført. Merking av media er omfattende, og automatisert utlån vil ikke være klar for igangsetting før våren 2015. Det har vært arbeidet med kommunedelplanen gjennom hele 2014. Planarbeidet er noe forsinket og planen legges fram for politisk behandling våren 2015. I 2014 er det bosatt 57 flyktninger hvorav 55 er i.h.t vedtatt kvote og to er kommet som familiegjenforente. I tillegg er det bosatt sju flyktninger på kvoten for 2015. Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Side 85 Helse- og omsorgssektoren Sektorleder – Ivar Lyngstad Tall i tusen kr. Inntekter Netto lønnsutg. Andre utgifter Netto resultat Personaldata Faste årsverk Brutto årsverk Nærværsprosent Aktivitetsdata Sykehjemsplasser Brukerrettet tid Antall brukere 2012 101 617 330 672 145 104 374 159 Regnskap 2013 2014 110 574 361 119 157 220 407 765 2012 400,9 566,6 92,4 Resultater 2013 422,0 603,8 90,4 2012 112 113 946 508 Resultater 2013 110 120 913 542 Endring -117 930 379 086 165 459 426 615 -7 356 17 967 8 240 18 851 Budsjett Opprinnelig Revidert % 6,7 5,0 5,2 4,6 2014 410,5 605,0 90,6 Endring -11,5 1,2 0,1 % -2,7 0 0 2014 Endring -13 18 851 35 % -11,8 15,6 6,5 97 139 764 577 Helse- og omsorgssektoren er organisert i 10 enheter. Frivolltun bo- og omsorgssenter er sykehjem, heldøgns omsorgsboliger (Grom) og dagsenter. Sykehjemmet har to spesialavdelinger, lindrende avdeling og ressursavdeling for personer med demens og utfordrende adferd. Feviktun bo- og omsorgssenter er sykehjem med nyetablerte korttidssenger. Berge gård omfatter tre boligområder: Berge gård, Berge Tun og Vossgate, og har 6 avdelinger som er hjemmetjeneste, nattjeneste, avdeling for tekniske Side 86 96 276 351 291 137 716 392 731 104 799 371 842 146 065 413 108 Budsjett Avvik % 13 131 -7 244 -19 394 -13 507 -12,5 -1,9 -13,3 -3,3 hjelpemidler, dagsenter, servicekontor og boliger for psykisk helse og rehabilitering. Hjemmetjenesten har baser på Feviktun og Frivolltun, og skal utføre tjenester hos hjemmeboende brukere. Helsetjenesten består av helsesøster- og jordmortjenesten, fysio- og ergoterapitjenesten, innsatsteamet, familiesenteret, kommunepsykolog, psykisk helsetjeneste, kommuneoverlegen, miljørettet helsevern (alle disse inngår som tjenester i Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Familiens hus), allmennlegetjenesten, Brannstasjonen legesenter og folkehelsearbeid. Sosial- og barneverntjenesten er fram til 01.04.15 én enhet, men ny enhetsleder for barnevern ble tilsatt i 2014, og fra 01.04.15 blir enheten delt i to fagenheter: sosialtjeneste og barnevern. Boveiledertjenesten yter tjenester/hjelp til mennesker som på grunn av sin utviklingshemming/autisme har behov for tilrettelagt hjelp for å kunne fungere i dagliglivet. NAV Grimstad er et partnerskap mellom NAV AustAgder og Grimstad kommune. Kjøkkentjenesten leverer mat til alle institusjoner, til kantiner og til hjemmeboende. Bestillerenheten består av en saksbehandlerdel og FoU-avdelingen (fag- og utvikling), som også omfatter Utviklingssenter for sykehjem og hjemmetjenester. Aktive helse- og omsorgstjenester Antall senger ved sykehjemmene skal reduseres fra totalt 118 per 31.12.13 til totalt 99 per 31.12.14 slik at sengene fordeles slik: Aktiviteter og resultater Følgende aktiviteter ble gjennomført i henhold til målsettingene i omstillingsprosjektet for 2014: I 2014 ble kommunedelplan for helse og omsorg 2014-2026 utarbeidet. Planen har tittel ”Fra passiv hjelp til aktiv mestring”, og angir retning for tjenestene de neste 12 år. Selv om planen først ble vedtatt i januar 2015, har hovedtenkningen om å dreie fokus fra reparasjon og behandling til forebygging og tidlig innsats vært førende for arbeidet i sektoren i 2014. Fire strategiske perspektiver skal prege utviklingen: tidlig innsats, aktiv brukerrolle, kunnskapsbasert praksis samt kvalitet og innovasjon. Mål for omstilling innen pleie og omsorg Overordnet mål: Det overordnede målet for omstillingen er å flytte tjenester til et lavest mulig omsorgsnivå, slik at tjenestene flyttes fra sykehjem og omsorgsboliger til hjemmeboende. Delmål: 1. Flere skal bo hjemme lengre og mestre sin egen hverdag. 2. Realisere de økonomiske resultatkrav som er vedtatt i budsjett 2014 og handlingsprogram 2014-2017. 70 langtidsplasser 27 korttidsplasser 2 visningsleiligheter Stenging av rehabiliteringsavdelingen på Berge gård. Innføring av hverdagsrehabilitering, med økt satsing på brukernes egne ressurser og brukernes ønske om selvstendighet og mestring av egen hverdag. Innsatsteam ble opprettet 01.06.2014 med personalressurser fra rehabiliteringsavdelingen på Berge gård. Teamet fikk henvist færre pasienter enn planlagt, men effekt av hverdagsrehabilitering var til gjengjeld større enn forventet. Økonomisk effekt var 1,05 mill. kroner, som ble lavere enn målsettingen på 2 mill. kroner, hovedsakelig p.g.a. forsinket oppstart. Forebyggende hjemmebesøk ble et fast tiltak, og det ble opprettet 50 % fast stilling. Feviktun har lagt ned 7 plasser. Hjemmetjenestens budsjett er redusert som en følge av hverdagsrehabilitering Pleiefaktor på 0,8 i sykehjemsavdelingene (lindrende og ressursavdeling ikke medregnet) opprettholdes. Status for sengeplasser per 31.12.2014: Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Side 87 76 langtidsplasser (mål: 70) 21 korttidsplasser (mål: 27) 2 visningsleiligheter (mål: 2) Utvikling i brukerrettet tid i perioden 2013-2014 viser en ”pukkel-effekt” en periode i 2014, som følge av omstilling fra høyere til et lavere omsorgsnivå. 8000 Timer GROM 2014 Avvik fra revidert budsjett fordeler seg slik per enhet: GROM 2013 4000 HJEMMETJENESTEN 2014 2000 Avvik fra budsjett 2014 HJEMMETJENESTEN 2013 DESEMBER OKTOBER NOVEMBER SEPTEMBER JULI AUGUST MAI JUNI APRIL MARS JANUAR FEBRUAR BERGE GÅRD 2014 0 BERGE GÅRD 2013 Korrigert for denne effekten, ligger aktiviteten ved utgangen av året markant høyere enn i januar 2014, og følger en forventet vekst på ca 7 % årlig. Antal brukerrettede timer Økonomi og regnskap Sektoren hadde et samlet merforbruk på 13,5 mill. kroner i 2014 (-3,3 %). Det ble foretatt budsjettjusteringer i løpet av året på til sammen + 20 492 800 kroner. Bestilt direkte brukerrettet tid i perioden 2013 - 2014 6000 Aktivitetsøkning innen hjemmetjenesten har medført behov for å dele inn i funksjonelle grupper, og tjenestene med base på Feviktun ble i 2014 delt inn i to grupper. De tre gruppene med base på Frivolltun har etter hvert så høy aktivitet at det planlegges for utvidet fast bemanning og inndeling i til sammen fire grupper våren 2015. 2 000 000 1 000 000 0 -1 000 000 -2 000 000 -3 000 000 -4 000 000 Utvikling i brukerretted tid 2010-2014 Hjemmetjenesten 30 000 20 000 10 000 Side 88 Årsak til de største avvikene: Gruppe 1 Fevik Gruppe 3 Frivoll ute NAV (-1,6 mill.): merforbruk skyldes utgifter til sosialhjelp samt utgifter til lønn arbeidsleder på Jobbsentralen. Gruppe 4 Frivoll ute 0 Gruppe 5 Frivoll ute Boveiledertjenesten (-2,1 mill.): merforbruk skyldes i hovedsak lønn, både p.g.a. høyt sykefravær og mange vakante stillinger. Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Frivolltun (-2,2 mill.): merforbruk skyldes vikarinnleie p.g.a. omstilling samt sykefravær, samt økning i andre driftskostnader (medisinsk forbruksmateriell og vaskeriavtale). sammenlignes med (kommunegruppe 13, Aust-Agder samt hele landet uten Oslo). Sosial- og barneverntjenesten (-2,3 mill.): merforbruk skyldes i hovedsak kjøp av private tjenester innenfor rus samt kjøp av juridisk bistand. Netto driftsutgifter pleie og omsorg i prosent av kommunens totale netto driftsutgifter Hjemmetjenesten (-3,2 mill.): merforbruk skyldes lønn og økning i brukerstyrt personlige assistenttimer som følge av økt antall vedtakstimer. 37 Fellesområdet (-3,9 mill.): skyldes medfinansiering av sykehusinnleggelser/polikliniske konsultasjoner, krisesenterkostnader utover budsjett samt IKT-kostnader (Gerica). 33 Grimstad 31 Gruppe 13 29 Aust-Agder Prosent 35 Årsverk og sykefravær 27 Antall faste årsverk i sektoren er redusert med 11,5 årsverk (2,7 %) i 2014, til 410,5 årsverk, mens brutto årsverk er tilnærmet uendret på 605 årsverk. Reduksjon i årsverk er i hovedsak knyttet til boveiledertjenesten. Omstillingsprosessen innen pleie- og omsorgstjenestene har ført til at noen årsverk er flyttet fra rehabiliteringsavdelingen på Berge gård til innsatsteam for hverdagsrehabilitering i helsetjenesten. 25 Samlet sykefravær i sektoren var 9,6 % i 2014. Målet var 8 %. Variasjonen mellom ulike enheter er svært stor, og tiltak er iverksatt der hvor fraværet er høyt. Hele landet (u/Oslo) 2010 2011 2012 2013 2014 Grimstad har i flere år hatt lavere netto driftsutgifter til pleie- og omsorgstjenester i prosent av kommunens totale netto driftsutgifter enn gjennomsnittet for kommunegruppe 13, Aust-Agder og landet. Grimstad hadde størst nedgang fra 2012 til 2013, men trenden ble snudd i 2014, slik at Grimstad hadde størst relativ vekst. Boveiledertjenesten, Berge gård og Feviktun hadde alle over 10 % sykefravær, mens kjøkkentjenesten utmerket seg med et fravær på bare 2,5 % i 2014. KOSTRA-tall KOSTRA-tall for 2014 viser at det har skjedd endringer i pleie- og omsorgssektoren, både i forhold til aktivitet og kostnadsnivå. Kostnadsnivået ligger fremdeles lavere enn de gruppene det Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Side 89 Grimstad har lavere netto driftsutgifter per innbygger over 67 år til pleie- og omsorgstjenester enn Aust-Agder og landet, men ligger i 2014 bare 1 % under gjennomsnittet for kommunegruppe 13. Netto driftsutgifter per innbygger i kroner, pleie- og omsorgstjenesten 18 000 Mottakere av hjemmetjenester per 1000 innbyggere 67-79 år (prosent) 14 000 Grimstad 12 000 Gruppe 13 10 000 Hele landet (u/Oslo) 8 000 6 000 2010 2011 2012 2013 2014 Grimstad 80 Gruppe 13 70 Aust-Agder 60 Grimstad har lavere netto driftsutgifter per innbygger for pleie- og omsorgstjenester enn gjennomsnittet for kommunegruppe 13, Aust-Agder og landet. Det er en noe større relativ økning fra 2013 til 2014, selv om nivået fremdeles ligger under de øvrige gruppene. Netto driftsutgifter pleie og omsorg per innbygger 67 år og over 120 000 Hele landet (u/Oslo) 50 2010 2011 2012 2013 2014 Andelen mottakere av hjemmetjenester per 1 000 innbyggere 67-79 år i Grimstad økte betydelig fra 2012 til 2013, til et nivå noe over landgjennomsnittet (uten Oslo). I 2014 faller kurven, og følger parallelt med Aust-Agder og landet (uten Oslo), men nivået ligger mellom disse to gruppene. Samhandlingsreformen 110 000 Kr 90 Aust-Agder Prosent Kr 16 000 Grimstad Gruppe 13 100 000 Bruk av sykehustjenester økte i 2014 på alle områder, både i forhold til DRG-poeng, innleggelser (akutte og elektive) samt polikliniske konsultasjoner. Aust-Agder 90 000 Hele landet (u/Oslo) 80 000 2010 Side 90 2011 2012 2013 2014 Ordningen med kommunal medfinansiering opphørte fra 01.01.2015 Utskrivningsklare pasienter: kommunen kjøpte 27 døgn i 2014 for å håndtere overgangen til nye pasientforløp. Årsmelding 2014 – Grimstad kommune av tilbudene på Dømmesmoen uteblir som følge av den geografiske plassering og fraværet av kollektivt transporttilbud. Det har vært noen enkeltepisoder som viser at dette forekommer, men en antar at dette gjelder svært få personer. Transportutfordringene må kunne sies å være mindre enn fryktet. Utviklingssenteret Samhandlingsreformen utfordrer enhetene innen helse og omsorg på mange områder når det gjelder kompetanse. Utviklingssenteret er en pådriver for å fremme fag- og kompetanseutvikling i alle enheter i sektoren. Utviklingssenteret drifter flere prosjekter både internt i kommunen og på tvers av kommunegrensene. I 2014 ble det igangsatt et forskningsprosjekt knyttet til forebyggende hjemmebesøk, i samarbeid med Senter for omsorgsforskning. Sammen med Korus-sør (Borgestadklinikken) ble det gjennomført et opplæringsprogram om eldre og rusbruk. Dette følges opp i 2015. Arbeid med kompetanseutvikling innen demensomsorg og lindrende omsorg prioriteres fortsatt, da dette vil være områder med høye krav til kompetanse- og tjenesteutvikling når det gjelder fremtidige helse- og omsorgstjenester. Litt mer om arbeidet innen sektoren i 2014 Familiens hus 2014 er første år med helårsdrift av Familiens hus på Dømmesmoen. Alle helsetjenestene er samlokalisert på Dømmesmoen og PPT (pedagogisk psykologisk tjeneste) og barnevern er til stede en fast formiddag hver uke. Formålet er å utvikle et helhetlig og sammenhengende tjenestetilbud til barn, unge og familier, og det arbeides med samarbeidsrutiner, arenaer, faglige satsningsområder, tilbud samt etablering av god praksis. Det ble opprettet kommunepsykologstilling i Familiens hus i 2014. Kommunepsykologen jobber primært med kvalitetssikring av kommunens psykososiale tilbud for barn, unge og familier. Familiens hus skal være et lavterskeltilbud til barn, unge og familier, og tilgjengeligheten for brukerne er sentralt. Det er mulig - og sannsynlig - at enkelte som kunne hatt nytte Ansvar for innføring av velferdsteknologiske løsninger ligger bl.a. til Utviklingssenteret. Senteret mottar kompetansemidler for å arbeide med velferdsteknologi. Et spleiselag mellom Østre Agder og utviklingssenteret gjorde det mulig å ansette e-helsekoordinator i 100 % stilling (midlertidig) i 2014. Sektoren ser prosjektmidler og kommunale investeringsmidler i sammenheng for å utvikle dette området best mulig. Velferdsteknologi Grimstad kommune arbeider i tråd med Helsedirektoratets anbefalinger og prioriterer: Trygghetsskapende teknologier som skal muliggjøre at mennesker kan føle trygghet og ha mulighet til å bo lengre hjemme. I dette inngår løsninger som gir mulighet for sosial deltakelse og motvirke ensomhet. Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Side 91 Mestringsteknologier som skal muliggjøre at mennesker bedre kan mestre egen helse. I dette inngår teknologiske løsninger til personer med kronisk sykdom/lidelser og personer med behov for rehabilitering/opptrening. I 2014 ble det innført elektronisk nattilsyn i ti omsorgsboliger på Frivolltun, og det ble rask effekt i forhold til redusert antall tilsyn på natt fra personalet. Dette medførte roligere netter uten forstyrrelser for beboerne ved at ansatte kom inn på rommet, men samtidig en trygghet for at en ville få hjelp dersom det ble behov for det. Tiltaket følges nøye, og evalueres i samarbeid med et nettverk av forskningsmiljøer. En ser også på muligheter for å innføre elektroniske nattilsyn til andre brukergrupper og hjemmeboende. Visningsarenaene på Frivolltun er flittig besøkt både av ansatte i kommunen, interesseorganisasjoner og besøkende fra andre kommuner og undervisningsinstitusjoner. Arenaen er viktig for kompetanseheving og muligheter for å prøve ut ulike løsninger. Mot slutten av 2014 startet planleggingen av innføring av eLås-løsning i hjemmetjenesten. Innføring av eLås skal redusere risiko for at nøkler kommer på avveie, og personell kan raskt omdirigeres, for eksempel når en trygghetsalarm utløses, gjennom å få varsel og tilgang i fagprogrammet (Gerica). Folkehelsearbeid – overvåking av folkehelsetilstand Det arbeides systematisk og målrettet med folkehelsearbeid til befolkningen og til utsatte grupper. Fysisk aktivitet er fortsatt kommunens satsningsområde. Overvekt er en av de største folkehelseutfordringene, og det å arbeide med gode aktivitetsvaner og tilbud er sentralt. Psykiske helseplager er en annen stor folkehelseutfordring, og det er godt dokumentert at fysisk aktivitet har god effekt på lettere psykiske helseplager. Tilbud gjennom Frisklivssentralen (FLS) og Aktiv på dagtid var sentralt i arbeidet også i 2014. I tillegg til fysisk aktivitet var det også tilbud innen kosthold, aktiv med hund, røykeslutt og læring og mestring. Det har vært et godt samarbeid med frivillige gjennom FLS, og flere tilbud har vært drevet av frivillige, f.eks. fotballag, kostholdsgruppe, seniorturer og Lyst på livet (tilbud til eldre). Terrengkarusellen og sykle og gå til skolen-aksjonen er årlige tiltak som aktiviserte mange. I 2014 var det spesielt positivt med en stor økning i deltagelse fra elever i sykle og gå til skolen-aksjonen. FLS i Grimstad hadde i 2014 oppdrag som ressursfrisklivssentral. Det innebar å hjelpe frisklivssentraler i andre kommuner til å komme i gang med tilbud, organisere arbeidet, osv. Folkehelsearbeid er et tverrsektorielt arbeid, der ikke minst tilrettelegging av muligheter for aktivitet er svært sentralt. Stillingen som folkehelsekoordinator ble utvidet og flyttet fra helse- og omsorgsektoren til samfunns og miljøsektoren. Sykkelbyprosjektet og oppgaver knyttet til trafikksikkerhet ble samtidig lagt til folkehelsekoordinator. 9te9 Helseovervåking 9te9 Gild fritid er kommunens informasjonskontor/servicekontor for Folkehelseloven forplikter kommunene til å utarbeide oversikt over aktiviteter. I 2014 knyttet 9te9 kontakt med et stort antall frivillige helsetilstand og faktorer som påvirker helse. Dette er et tverrsektorielt organisasjoner og personer, og 9te9 arbeidet sammen med frivillige om ansvar. Arbeidet med å utarbeide denne oversikten ble påbegynt i 2013, flere tiltak. Det er en stor økning i antall personer som kontakter 9te9 men sluttføres først i 2015. God oversikt over helsetilstand i befolkningen gjennom året. Dette er et utviklingsarbeid, og aktiviteten øker gradvis. Det og påvirkningsfaktorer er en forutsetning for å beskrive er ikke avsatt ressurser til stilling i 9te9, men i 2014 fikk kommunen folkehelseutfordringene i kommunen. Dette arbeidet vil også kunne si noe godkjenning av Helsedirektoratet til å omdisponere gjenstående om nødvendige ressurser for å planlegge og gjennomføre tiltak som treffer prosjektmidler til 50 % stilling. Dette var svært viktig for å kunne utvikle i forhold til de utfordringene kommunen har. 9te9 videre. Side 92 Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Dette oversiktsdokumentet skal være med å danne grunnlag for planstrategien i kommunen. Sosial- og barneverntjenesten I 2014 har det vært jobbet mye med forbedringsarbeid, omorganisering og bolig. Jobbsentralen ble overført til helsetjenesten fra 01.01.15, mens barneverntjenesten ikke ble egen enhet ved årsskiftet grunnet lederskifte. Ny enhetsleder tiltrer 01.04.15. Vi har fått vedtatt tomter til både modulboliger og småhus ”Sjef i egen bolig”. Videre har nedbemanningsprosessen i arbeidet med enslige mindreårige flyktninger (EM) blitt gjennomført. I november ble begge boligene samlet til en felles bolig for alle ungdommene. I august ble arbeidet med å finne nødboliger til bostedsløse overført til NAV i tråd med lovverket. redusert i løpet av året, og resultater fra hverdagsrehabiliteringen viser at tiltaket gir ønsket effekt og bidrar til at flere kan klare seg med mindre hjelp hjemme når de får god veiledning. Reduksjon i langtidsplasser innebærer samtidig at aktivitetsnivå og oppgaver øker jevnt for de som skal yte tjenester til hjemmeboende, og det er viktig å ha fokus på velferdsteknologi og nye arbeidsformer som kan bidra til å håndtere oppgavene på dette omsorgsnivået. Spesielt utfordrende områder fra 2014, som sektoren må jobbe videre med framover, er: - Mangel på boliger til bostedsløse og til personer med rusproblemer Mangel på dagtilbud til psykisk utviklingshemmede Høyt sykefravær i enkelte enheter Rekrutteringsutfordringer Det er en stor utfordring at enheten ikke har nok boliger til vanskeligstilte. Det er ca 30 bostedsløse i Grimstad. Det behov for å bygge eller kjøpe flere boliger til denne målgruppen. Boveiledertjenesten Boveiledertjenesten har en stor og sammensatt brukergruppe. Aktiviteten i 2014 har vært økende, men man har etter beste evne forsøkt å løse nye oppgaver innenfor eksisterende rammer. I tillegg til nye brukere, øker behovet for tjenester hos etablerte brukere. Enheten har vært under betydelig press i media, noe som har vært krevende, men samtidig initiert nytt samarbeidsforum mellom tjenesten, politikere og pårørende. Vurderinger Omstillingen i pleie- og omsorgstjenestene har preget sektoren i 2014, og har medført behov for å jobbe med pasientforløp og nye samarbeidsformer mellom enhetene. Overgangen i 2014 var ressurskrevende, men har allerede vist resultater i forhold til målsettingene. Antall langtidsvedtak er Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Side 93 Sektorens mål for budsjett 2014 nr Mål Ca 25 % av sengeplassene ved våre to sykehjem skal være korttidsplasser innen utgangen av 2014. Plan for hverdagsrehabilitering i hjemmetjenesten skal være iverksatt innen 01.04.14. Feviktun bo- og omsorgsenter sertifiseres som livsgledesykehjem innen utgangen av 3. kvartal 2014. Innen utgangen av 1. tertial skal det være utarbeidet og politisk vedtatt et reglement for tildeling av helse- og omsorgstjenester, inklusive psykisk helse og rus, som sikrer samsvar mellom økonomiske rammer, kriterier for tildeling av tjenester og kvaliteten på tjenestene. Det skal innen 01.07.14 utarbeides en strategisk informasjonskampanje hvor formålet er å avstemme innbyggernes forventninger til kommunens tjenestetilbud. Basert på en utredning initiert av rådmannen høsten 2013, skal organisatoriske tilpasninger av hjemmetjenesten være iverksatt innen 01.04.14. I løpet av 2014 skal 50 % av de ansatte i pleie- og omsorgstjenestene ha fått en omvisning i visningsleilighetene for velferdsteknologi som er utviklet ved Frivolltun bo og omsorgssenter. Beskrivelse av tiltak Det er nå etablert til sammen 21 korttidsplasser av de 27 plassene som er planlagt, De to plassene for visning av velferdsteknologi regnes ikke med. Hverdagsrehabilitering er iverksatt i henhold til plan. 8 Basert på en utredning initiert av rådmannen høsten 2013, skal ny organisering av sosial- og barnevernstjenesten være iverksatt innen 01.05.14. Utredningen er gjennomført. Imidlertid vurderer rådmannen å iverksette endringene først fra 01.01.15 for å harmonisere disse med budsjettåret. Ny leder ble tilsatt i 2014 og tiltrer 01.04.2015 9 Alle med arbeidsplikt skal gjennom NAV Grimstad overføres til et arbeidstilbud i løpet av 3 virkedager. 10 Nærværet i sektoren skal i 2014 være på minst 92,0 %. 11 For å styrke det forebyggende arbeidet i barnevernet, skal ressurser tilsvarende to årsverk innen utgangen av 2014 være flyttet fra saksbehandling til forebyggende miljøtiltak i familie og nærmiljø. 12 I løpet av 2014 skal enhetene i sektoren gjøre seg kjent med innovasjonsverktøyet BLT (Behov-Løsning-Test) og ha prøvd ut verktøyet på et konkret prosjekt (jf KS sin hjemmeside under innovasjon). Hovedstrategien er å benytte Jobbsentralen aktivt, og utvide sentralens kapasitet. Arbeidsplikten følges opp. NAV har brukt 0,5 mill på tilsetting av arbeidsleder ved Jobbsentralen for å nå målet. Dette tiltaket er ikke videreført i 2015. Alle enheter følger opp kommunens rutiner for oppfølging av sykmeldte. Iverksette kompetanseplaner på sektor og enhetsnivå. Gjennomføre medarbeidersamtaler. Resultatet for 2014 er 90,6%, dvs. 1,4 prosentpoeng fra målet. En større andel av personalressursene overføres til å jobbe med tiltak i familien. Dette skal bidra til å styrke og videreutvikle samarbeidet med andre relevante enheter og fagmiljø. På grunn av lederskifte og sykmeldinger har det ikke latt seg gjøre å gjennomføre denne omorganiseringen. Metodikken til KS benyttes: http://www.ks.no/Ankiro-sok/?query=Innovasjon+og+BLT&offset=0 Prosjektene skal initieres av den enkelte enhet, men er ikke prøvd ut i alle enheter per desember 2014. 1 2 3 4 5 6 7 Side 94 https://www.livsgledeforeldre.no/sykehjem.html Prosessen pågår for fullt, og sertifiseringsdato er satt til 19. november. Ble politisk behandlet i kommunestyret 01.09.14. Arbeidet er avsluttet Tilpasningene er sluttført. KS vedtok i budsjettet for 2013 at visningsleilighet for velferdsteknologi skulle etableres i Grimstad. Denne er etablert på Frivolltun. Benyttes som arena for kompetanse- og kulturbygging blant ansatte i sektoren. Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Status Samfunns- og miljøsektoren Sektorleder – Åge Løsnesløkken Økonomitall og personaldata Tall i tusen kr. Inntekter Netto lønnsutg. Andre utgifter Netto resultat Personaldata Faste årsverk Brutto årsverk Nærværsprosent Regnskap 2013 2012 46 027 72 742 65 723 92 439 2012 134,2 160,1 92,8 73 799 77 493 83 583 87 277 2014 -77 649 82 250 84 824 89 425 Resultater 2013 142,6 169,1 90,5 Endring -3 850 4 757 1 241 2 148 2014 Budsjett Opprinnelig Revidert % 5,2 6,1 1,5 2,5 45 489 83 882 53 345 91 738 Endring 142,2 169,0 93,0 47 648 84 846 56 204 93 402 Budsjett Avvik % 30 001 2 596 -28 620 3 977 -63,0 3,1 -50,9 4,3 % -0,4 -0,2 2,5 0,0 0,0 90,5 Som et resultat av godt vedlikehold og jevn oppgradering over mange år, ble det ikke registrert et eneste brudd på kommunale vannledninger i løpet av 2014. Samtidig ble det klart at kommunen ganske snart vil ha behov for et nytt renseanlegg som kan erstatte anlegget på Groos. Økningen i utslipp kommer ikke minst fra næringsvirksomheten. i fjor, viste at den gamle delen av skolen har et rehabiliteringsbehov på over 40 millioner kroner. Fevik skole ble åpnet nyttår 2014. En stor oversvømmelse i bygget i mars måned gav ekstraarbeid og utfordringer både for bygg- og eiendomstjenesten og for skolen selv. Neste store løft på skoleområdet blir Landvik skole. Tilstandsrapporten over kommunale bygg som ble lagt fram Brann- og feiertjenesten registrerte i 2014 enn gledelig reduksjon i antall boligbranner fra 23 til 15 sammenlignet med året før. Gode gebyrinntekter innenfor forvaltningsområdene viser høy aktivitet både hva planarbeid, oppmåling og byggesak angår. Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Side 95 Året 2014 har vært preget av tunge prosesser med store planer, analyser, rapporter og utredninger som krever betydelig ressursbruk både fra samfunns- og miljøsektoren og fra de andre sektorene. Gebyrinntektene innenfor forvaltningstjenestene lå i 2014 noe over budsjett både for oppmåling og for plan, miljø og landbruk. For byggesak sin del er gebyrinntektene omtrent i samsvar med budsjett. Samfunns- og miljøsektoren består av seks tjenesteenheter: brann- og feiertjenesten, bygg- og eiendomstjenesten, kommunaltekniske tjenester, oppmålingsenheten, byggesaksenheten og plan-, miljøog landbruksenheten (PML). Tabellen innledningsvis som viser sektorens økonomi, viser voldsomme avvik både på inntekts- og utgiftssiden. Disse avvikene er forklart opp i rapporten for bygg- og eiendomstjenesten, og har rent regnskapsmessige forklaringer: De store driftsenhetene, byggog eiendomstjenesten og kommunaltekniske tjenester, har også ansvaret for kommunens investeringsprosjekter innenfor bygg, anlegg og infrastruktur. ”Det er avvik på inntekter og utgifter på kr 27 mill. Dette er i hovedsak internoverføringer i bygg – og eiendomstjenesten for å ta hensyn til riktig kostra-føringer. Nettoeffekten av dette er tilnærmet lik kr null.” Resultatet 2014 i tall Kommunaltekniske tjenester har et positivt resultat på 1,2 millioner kroner. Overskuddet kommer hovedsakelig av reduserte kostnader innenfor veiområdet og økte inntekter fra havneområdet. Regnskapet for 2014 viser at samfunns- og miljøsektoren, selvfinansierende tjenester holdt utenom, hadde et positivt resultat på kr. 4,0 millioner kroner. I 2013 hadde sektoren et mindreforbruk på 0,7 millioner kroner, mens sektoren i 2012 hadde et merforbruk på 3,5 millioner kroner. Alle enheter, bortsett fra brann- og feiertjenesten, har gjennomført driftsåret 2014 med et positivt resultat. Brann- og feiertjenesten hadde et resultat tilnærmet balanse, med et negativt avvik på 0,6 % (87 000 kroner). Overskuddet på sektoren er fordelt jevnt på de øvrige enhetene. Deler av overskuddet på sektoren har sammenheng med det som ble formidlet gjennom 2. tertialrapport, at en med henblikk på prognosene for den øvrige driften i kommunen, arbeidet for å kunne levere et positivt resultat fra sektoren. Videre har enkelte stillinger på sektoren stått vakante i driftsåret. En har også hatt langtidssykemeldinger der en ikke har tatt inn vikarer. Side 96 Bygg- og eiendomstjenesten har et positivt resultat på 0,6 millioner kroner. Dette er i hovedsak sparte lønnsmidler ved vakanse i stillinger. For begge de store driftsenhetene (kommunalteknikk og bygg- og eiendom) ble det, etter at de negative prognosene ble lagt fram i fjor, lagt vekt på stram styring for å sikre et positivt resultat. Byggesaksenheten har et positivt resultat på 0,5 millioner kroner. Mindreforbruket skyldes perioder med vakanser, samt flere langtidssykemeldinger på enheten. Oppmålingsenheten har et positivt resultat på 0,6 millioner kroner. Resultatet skyldes primært høyere aktivitet og følgelig mer gebyrinntekter enn det som ble lagt til grunn i budsjettet. Plan-, miljø- og landbruksenheten har et mindreforbruk på 0,7 millioner kroner. Mindreforbruket skyldes primært reduserte lønnskostnader, men også noe høyere gebyrinntekter enn det som ble lagt til grunn i budsjettet. Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Brann- og feiertjenesten har et merforbruk på 87 000 kroner. Resultatet vurderes som tilnærmet balanse. også begge disse enhetene innenfor det som har vært sektorens målsetting for 2014, henholdsvis 94,7 % og 96,5 %. Sektorens fellesområde har et mindreforbruk på 0,5 millioner kroner. Det positive resultatet skyldes at en stilling har stått vakant store deler av året. De store planene Samfunns- og miljøsektoren sett under ett har siste året hatt tilnærmet stabilitet i faste årsverk, med en nedgang på 0,4 årsverk. Brutto årsverk er redusert med 0,2. De små endringene innenfor enhetene skyldes hovedsakelig vakanser i stillinger, samt endringer i bruk av overtid (for eksempel ved utrykninger). Sektoren har sammenlignet med 2013 en reduksjon i sykefraværet på 2,5 %, og hadde i 2014 en nærværsprosent på 93 %. Dette er 1 % lavere enn det som var sektorens målsetting. Utviklingen går likevel i riktig retning. Alle enheter i samfunns- og miljøsektoren, bortsett fra kommunaltekniske tjenester, hadde et økt nærvær i 2014 sammenlignet med 2013. Kommunalteknikk ligger på samme nivå som i 2013, med et nærvær på 93,8 %, som er nær opp til sektorens målsetting på 94 %. Arbeidet med revisjon av kommuneplanen startet opp etter at kommunal planstrategi ble vedtatt i juni 2012. Arbeidet har pågått gjennom 2013 og 2014, og er planlagt fullført våren/sommeren 2015. Arbeidet med planprogram og planens samfunnsdel ble for en stor del gjennomført i 2013. I 2014 er det primært planens arealdel som har hatt hovedfokus. Hele kommuneplanen med konsekvensutredninger og ROS-analyse ble lagt ut til offentlig høring før jul 2014. Parallelt med kommuneplanen har det blitt arbeidet med en rekke kommunedelplaner: Byggesaksenheten hadde i 2014 flere personer ute i langtidssykemeldinger. Denne situasjonen er ved inngangen til 2015 noe endret, slik at det er grunn til å tro at nærværsprosenten vil øke. Kommunedelplan for helse og omsorg Kommunedelplan for grønnstruktur og friluftsliv Kommunedelplan for barnehage Kommunedelplan for skole Kommunedelplan for kultur Kommunedelplan for idrett og fysisk aktivitet Kommunedelplan for samferdsel i sentrum Flyktningeplan (det er ikke vedtatt i planstrategien at dette skal være en kommunedelplan, men rådmannen har lagt opp arbeidet slik at planen gjennomføres etter samme prosedyre som for kommunedelplaner) Oppmålingsenheten har ingen registrerte fravær i 2014, mens de to øvrige enhetene, brann- og feiertjenesten, og plan-, miljø- og landbruksenheten har registrert et økt nærvær på henholdsvis 7,1 % og 4,3 %. Dermed er Intensjonen med kommunedelplanene er at de skal legge grunn for et godt og planmessig arbeid innenfor viktige området. Slik sett er arbeidet et viktig løft for kommunen. Erfaringen fra arbeidet med alle kommunedelplanene Lavest nærværsprosent har bygg- og eiendomstjenesten (90,6 %) og byggesakstjenesten (90,7 %). Bygg- og eiendomstjenesten har i 2014 arbeidet aktivt for å få ned korttidsfraværet, og har registrert en bedring på 3 % i forhold til 2013. Samtidig har de flere personer ute i langtidssykemeldinger. Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Side 97 som har gått parallelt, er at det i planstrategien ble lagt opp et løp som har vært større enn det det har vært kapasitet til. For de fleste planer har en i løpet av 2014 vært nødt til å skyve på fremdriften. Bortsett fra for kommunedelplan for samferdsel i sentrum, som stanset opp i store deler av 2014 på grunn av manglende plankapasitet, har det likevel vært fremdrift i alle planene, men arbeidet har tatt lengre tid enn det som opprinnelig ble lagt til grunn. Det legges stor vekt på at alle planer, bortsett fra samferdselsplanen, kan fullføres i inneværende kommunestyreperiode. I samarbeid med Arendal kommune har det blitt utarbeidet en ROSanalyse for Rorevannet som drikkevannskilde. Analysen ble fremlagt for kommunestyret sommeren 2014. Tiltak som følge av denne utredningen, skal etter planen samordnes mellom de to kommunene som har Rorevannet som drikkevannskilde. Siden dette arbeidet foregår parallelt med kommuneplanen, er det en målsetting at de tiltakene som besluttes, inkorporeres i kommuneplanen. I 2014 ble det vedtatt ny veinormal for Grimstad kommune, og det er utarbeidet egen normal for utomhusanlegg som ble lagt ut til offentlig ettersyn samtidig med kommuneplanen. Klima og energiarbeidet Satsingsområdet klima og miljø er konkretisert ytterligere i den kommunale energi- og klimaplanen. Denne ble revidert av kommunestyret i februar 2013, og i planen ble det konkretisert noen prioriterte tiltak for perioden 2013 og 2014. I denne sammenheng nevnes at arbeidet med miljøsertifisering av alle kommunens enheter går etter fremdriftsplanen. Som følge av arbeidet med miljøfyrtårnsertifisering, skjer også en økt bevissthet blant ansatte/elever og andre, fordi det stiller krav til endret praksis på flere områder. Parallelt med arbeidet er det også etablert egne sider på kommunens nettsider. Side 98 Videre er det gjennomført utredning og planlegging for å utfase gass som grunnlast til undervarmen på Levermyr kunstgressbane. Etablering av flisfyringsanlegg har vært ute på anbud med frist 1. april 2015, og er planlagt gjennomført i løpet av 2015. Propananlegget på Levermyr representerer en betydelig andel av kommunens klimagassutslipp. I så måte vil det være av stor betydning at dette blir skiftet ut. Som det ble meldt i rådmannens budsjettforslag for 2015, har grunnvarmeanlegget på Landvik blitt skjøvet noe ut i tid. Prøveboring/provepumping vil bli gjennomført våren 2015. Dette vil kunne gi viktige svar både på kapasitet på et framtidig anlegg og kostnader ved etablering. Målsettingen med prosjektet er todelt: Utnytte grunnvannsressursene i morenemassene på Landvik til produksjon av fornybar energi, og redusere kostnadene til oppvarming. I kommunestyrets budsjett for 2015 ble det lagt inn midler til å planlegge rehabilitering/nybygg på Landvik skole. I kommunestyrets tekstvedtak blir det bedt om at en ser grunnvarmeanlegget også inn i denne sammenheng. For fjerde år på rad presenterer kommunen sitt eget klimaregnskap. Dette er presentert som eget kapittel i årsmeldingen. Næringsarbeidet Næringsutvikling har vært ett av kommunens satsingsområder i kommuneplanen. Gjennom flere år har næringsarbeidet vært ivaretatt i samarbeid med Grimstad næringsråd. I budsjett 2014 gav rådmannen signaler om at han ønsket en egen næringssjef ansatt i kommunen. Denne stillingen ble lagt inn i budsjettet for 2015. En næringssjef i kommunen vil ha et særlig fokus mot to av hovedområdene i gjeldende og kommende kommuneplan: universitetsbyen Grimstad og næringsutviklingen i kommunen. I 2013 ble Grimstad kommune medlem av Østre Agder. I 2014 har det pågått et arbeid i medlemskommunene omkring en felles næringsplan for Østre Agder, et arbeid Grimstad har tatt aktivt del i. Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Campus Grimstad og havneområdene Arbeidet med å sluttføre utbyggingsavtalen på Campus Grimstad har tatt lenger tid enn forutsett, og var fortsatt pågående ved utgangen av 2014. Når det gjelder kollektivterminalen i Øygardsdalen, arbeider Statens Vegvesen med denne saken. Arbeidet med å få avklart eierskapet mellom Grimstad havn og Grimstad kommune når det gjaldt arealer i havneområdet, pågikk over flere år. Arbeidet ble sluttført høsten 2013 og søknad om å få frigitt havnekapitalen til utvikling av havneområdene i Grimstad ble oversendt departementet. Grimstad kommune er første søker til departementet der en iht. havne- og farvannsloven har mulighet til fritak for havnekapital. En har dermed ikke hatt noen ”oppgåtte spor” å gå etter i dette arbeidet. I den avsluttende fasen hadde kommunen et nært og konstruktivt samarbeid med Kystverket. 18. mars 2014 mottok kommunen svar fra Samferdselsdepartementet der de etter en helhetsvurdering var kommet fram til at ”Grimstad kommune får fritak fra reglene om havnekapital i tråd med kommunens søknad… Tillatelsen innebærer at Grimstad kommune ikke lenger må holde havnekapitalen avgrenset fra den øvrige delen av kommunekassen og således er fritatt for å følge reglene om havnekapital i havne- og farvannsloven… Departementet gir tillatelse til at havnekapitalen kan brukes til allmennyttige formål i samsvar med kommunens prioriteringer…” Ansvaret for utviklingen av havneområdene er gitt til kommunens etablerte selskap, Grimstad Eiendomsutvikling AS. Arbeid med salg av areal og reguleringsplan for Vesterbukt pågår. Trafikksikkerhetsarbeidet Kommunens handlingsplan for trafikksikkerhetstiltak ble vedtatt av kommunestyret i 2013. Kommunestyret vedtok planen, men gav samtidig rådmannen i oppdrag å vurdere et nærmere samarbeid med Trygg Trafikk om å utarbeide en bredere strategi for økt trafikksikkerhet i Grimstad kommune. I løpet av driftsåret 2014 har Grimstad kommune inngått en samarbeidsavtale med Trygg Trafikk om godkjenningsordningen Trafikksikker kommune, og avsatt egne ressurser til dette arbeidet. Kommunens folkehelsekoordinator har fått ansvar både for folkehelsearbeid, Sykkelbyen Grimstad og Trafikksikker kommune. I tillegg er det etablert en egen samhandlingsgruppe der folkehelsekoordinator, miljørådgiver og ansvarlig for miljøfyrtårnsertifisering sitter. Befolkning, tomter og boliger Befolkningsveksten i Norge i 2014 var på 1,1 % (I 2013 var veksten på 1,14 %). I Aust Agder var veksten på 0,9 %, mens den i Vest Agder var på 1,3 %. I Grimstad var befolkningsveksten på 1,4 %. Av kommunene på Agder er det bare Lillesand (2,3 %), Kristiansand (1,7 %) og Lyngdal (2,9 %) som har større vekst enn Grimstad. De øvrige byene i Aust Agder har følgende befolkningsendring: Arendal (0,9 %), Tvedestrand (-0,2 %) og Risør (0,1 %). Per 01.01.2015 er det 22 098 personer registrert bosatt i Grimstad. I løpet av de siste 15 år har boligstrukturen i Grimstad endret seg ved at andelen eneboliger har blitt redusert til fordel for mer konsentrert bebyggelse. Dette er i tråd med kommuneplanens strategi. Eneboligandelen i Grimstad er i dag ned mot 70 %, mot 87 % i 2001. I arealstrategien for kommende kommuneplan ble det i 2014 igjen understreket at en ønsker konsentrert bebyggelse langs kollektivaksen. Gang- eller sykkelavstand til lokalsentra og skole fremholdes som viktig både ut fra et folkehelseperspektiv og ikke minst ut fra miljø- og klimahensyn. Etter at kommunestyret opprettet egne selskaper, overtok Grimstad bolig og tomteselskap KF i 2014 ansvaret for utvikling og salg av kommunens Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Side 99 bolig- og næringstomter, mens Grimstad eiendomsutvikling AS overtok ansvaret for utviklingen av havneområdet. Kommunens bygningsmasse Nyttår 2014 kunne Fevik skole flytte inn i nye lokaler. Skolen ble sluttført høsten 2013, og er det største investeringsløftet som er tatt i Grimstad kommune (220 millioner kroner). Prosjektet ble fullført til riktig tid og innenfor den budsjetterte kostnadsrammen. 11. mars 2014 ble den nye skolen utsatt for en betydelig vannskade, etter at 42 000 liter vann rant ut fra en brannslange som løsnet i 3. etasje. Et betydelig arbeid ble utført av kommunens personell for å avverge en enda større skade. Forsikringssaken kom på om lag 10 millioner kroner. I saken som presenterte tilstandsrapporten for kommunale bygg, ble det pekt på at kommunen hittil ikke har gjennomført lovpålagt energimerking av sine bygg. I budsjett 2015 og handlingsprogram for neste periode er det kommet på plass midler til å gjennomføre dette arbeidet. Energimerkingen vil styrke kommunens fokus også på miljø, energibruk og inneklima, og blir et prosjekt som gjennomføres i samarbeid mellom bygg- og eiendomstjenesten og miljøfyrtårnsertifiseringsarbeidet. Sommeren 2014 presenterte bygg- og eiendomstjenesten en tilstandsrapport over kommunale bygg. Rapporten gir et godt grunnlag for å arbeide videre med en overordnet vedlikeholdsstrategi og et handlingsprogram for vedlikeholdsarbeidet. Tilstandsrapporten viste at byggene per 2014 hadde et samlet vedlikeholdsetterslep på ca. 126 millioner kroner. Nærmere 1/3 av etterslepet ble konkretisert til den eldste delen av Landvik skole. I budsjettet for 2015 er det lagt inn midler til begynnende planlegging av ny fløy på skolen. Gjennom et nybygg kan en både få redusert det samlede vedlikeholdsetterslepet i kommunen slik det fremkom i tilstandsrapporten, men først og fremst få på plass et hensiktsmessig bygg som også møter dagens krav til redusert energibehov. Side 100 Fevik skole Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Selvfinansområdene Tall i tusen kr. Inntekter Netto lønnsutg. Andre utgifter Netto resultat 2012 Regnskap 2013 2014 76 314 14 774 61 540 0 77 361 16 006 61 679 324 87 213 15 968 70 921 -324 Endring 9 852 -38 9 242 -648 % 12,7 -0,2 15,0 -200,0 Budsjett Opper Rev. 83 853 15 126 68 727 0 87 333 15 126 72 207 0 I budsjett 2014 ba kommunestyret om en driftsgjennomgang av de selvfinansierende områder. For områdene, vann/avløp og feiertjenesten ble dette lagt fram i desember 2014. Driftsgjennomgangen viste at områdene drives kostnadsmessig og kvalitetsmessig på en god måte med effektiv og nøktern drift. De selvfinansierende områdene hadde i 2014 et godt driftsår. For første gang i historien var det i fjor ikke et eneste vannbrudd på det kommunale ledningsnettet. At en unngår vannbrudd, reduserer driftskostnadene, og er et resultat av mangeårig planmessig arbeid med sanering av gamle vannledninger. ”Rekorden” på 37 vannbrudd i løpet av ett driftsår ligger tilbake på 80-tallet. Vann og avløp har i 2014 hatt fokus mot innlekking av overvann i kloakkanlegget, og lekkasjer ut fra vannledningsnettet. Dette er forebyggende tiltak som både kan redusere driftskostnader og faren for forurensning. Feiertjenesten har i 2014 holdt seg innenfor kostnadsrammen. Dette innebærer også at fjorårets driftsunderskudd er rettet opp igjen. Budsjett Avvik % 120 -842 1 286 324 0,1 0,0 1,8 0 I 2012 fikk kommunen pålegg fra Mattilsynet om å utarbeide en risiko- og sårbarhetsanalyse for vannbehandlingsanlegget, Rorevannet og nedslagsfeltet. Dette arbeidet har blitt utført sammen med Arendal kommune, som også benytter Rorevannet som drikkevannskilde. Kommunestyret ble orientert om rapporten i sitt møte 1. september 2014. Tiltak som følge av ROS-analysen ble behandlet av kommunestyret før jul 2014 og deretter sendt ut på høring. Groos renseanlegg har de siste årene vært overbelastet i forhold til dimensjoneringen av anlegget. Ekstra driftsressurser har vært tilført for å kunne overholde rensekravene i utslippstillatelsen fra Fylkesmannen. I samarbeid med Smaken av Grimstad, som er kommunens desidert største leverandør av utslipp til renseanlegget på Groos, har kommunen vinteren 2014/2015 utarbeidet et grunnlag for en samarbeidsavtale som kan ivareta det ekspansjonsbehov som Smaken av Grimstad har signalisert, og det ansvar kommunen har som eier av renseanlegget. I en sak som ble lagt fram for kommunestyret 2. mars 2015, ble det gjort vedtak om samarbeid om et midlertidig renseanlegg lokalisert hos Smaken av Grimstad og oppstart av planlegging av et nytt renseanlegg som erstatning for Groos renseanlegg. I samsvar med det som ble meldt i forbindelse med rådmannens budsjettforslag for 2015, kan vann, avløp, slam og feiing gjøre opp fjorårets regnskap med bedre resultat enn budsjettert. Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Side 101 Ved utgangen av 2014 hadde selvfinansområdene følgende fond: Fond - tall i mill. kr. Vann Avløp Renovasjon Slam Feiing 2013 - 2014 3,6 1,6 1,6 0,9 0,3 4,5 4,3 2,9 1,2 0,7 Andre viktige saker fra 2014 Arbeidet med å etablere parkering i fjell i Vardeheia har gått etter planen. Åpning er planlagt til forsommeren 2015. Det nye parkeringshuset i Vardeheia vil inneholde ca. 300 parkeringsplasser og driftes i kommunal regi. Arbeidet med å få et nytt bibliotek i Grimstad har pågått også dette året. I februar 2014 sluttet kommunestyret seg til den fremforhandlede avtalen om kjøp av post/politigården, Storgaten 3. Anbudskonkurransen på det nye biblioteket ble utsendt i november 2014. (Se for øvrig kommentarer til biblioteket under kapittelet for kultur- og oppvekstsektoren). Budsjettet for 2014 gav lite rom for midler til veier og gang- og sykkelstier. I denne sammenheng er derfor ferdigstillingen av gang- og sykkelvei langs Sømsveien et løft for østre delen av kommunen. Prosjektet ble fullført i fjor. Planleggingsarbeid for et bredt fortau langs FV404 ved Roresanden ble påbegynt våren 2014 som et samarbeidsprosjekt med Statens Vegvesen og Fylkeskommunen. Arbeidet med å utvide kapasiteten ved Fjære kirkegård pågår, og reguleringsplanen og grunnerverv er under arbeid. I forlengelsen av at kommunen leverte høringsuttalelse til ”Lik og likskap – om betaling for kremasjon, gravlegging og grav”, ble det høsten 2014 opprettet et prosjekt som skal se på lokalisering av ny gravplass og Side 102 livssynsnøytralt seremonisted øst i kommunen. Etter planen skal prosjektgruppen, hvor også Kirkelig Fellesråd deltar, legge fram sitt arbeid i mai 2015. Innenfor brannvesenet ble nytt digitalt sambandsutstyr tatt i bruk i 2014. TETRA er et lukket mobilnett særlig tilrettelagt for brann, ambulanse og politi. Siden 80-tallet har det vært gjort gjentatte forsøk på å få åpnet friområdet på Stangholmen for allmennheten ved at de som ikke har rettigheter til båtplass, fjernes. Etter en grundig prosess i jordskifteretten er dette arbeidet nå kommet til en ende. Siste avklaring vil skje i april 2015. I oktober 2014 gjorde kommunestyret vedtak om at kommunens forskrift om boplikt for nærmere angitt eiendommer på Rønnes og i sentrum/Biodden ble opphevet. Innenfor samfunns- og miljøsektoren skjer det mye viktig både av planarbeid og drift som sjelden oppnår oppmerksomhet verken i media eller politisk. Arbeidet kan like fullt være helt grunnleggende og av vesentlig betydning for samfunnet. Som to eksempler i denne sammenheng kan nevnes for det første at Grimstad kommune i 2014, i samarbeid med Arendal kommune, har utarbeidet egen forvaltningsplan for grågås. Grågåsbestanden er betydelig i vårt område, og kan være en utfordring blant annet innenfor ferdigplenog grønnsaksproduksjon. Forvaltningsplanen foreslår blant annet tiltak som økt jaktsesong for å holde bestanden på et riktig nivå. Planen ser også at når Raet nasjonalpark blir etablert, ligger det en risiko der for at bestanden av grågås kan øke innenfor dette området der den gjennom jakt og andre tiltak ikke kan holdes nede på et hensiktsmessig nivå. Et annet arbeidsfelt som sjelden vies oppmerksomhet er gruppen av fallviltjegere som er knyttet til kommunen. Til enhver tid har kommunen personell som er beredt til å gå ut å ta seg av vilt som har blitt skadet på Årsmelding 2014 – Grimstad kommune veier eller andre steder. Dette er en ukentlig foreteelse i kommunen, og det kan gjelde både elg, rådyr, hjort etc. Viltgjerdene langs E18 fungerer godt, så påkjørsler skjer i hovedsak langs de mindre veiene. Sektorens målsetninger for budsjett 2014 Nr Mål 1 Nærvær: Samfunns- og miljøsektoren skal i 2014 ha et samlet nærvær på minst 94 % og bidra til at kommunens samlede nærvær blir høyere i 2014 enn i 2013 2 Innovasjon: Innovasjon er å nyttiggjøre seg noe nytt som er nyttig. I løpet av våren 2014 skal de to største tjenesteenhetene i samfunns- og miljøsektoren, bygg- og eiendomstjenesten og kommunaltekniske tjenester, gjennomføre en innovasjonsdag i sin enhet. Kommuneplanen Gjennomføre arbeidet med kommuneplanen i løpet av 2014. 3 4 Kommunedelplan for grønnstruktur og friluftsliv: Gjennomføre arbeidet med kommunedelplan for grønnstruktur og friluftsliv i løpet av 2014. 5 Bibliotek: Gjennomføre nødvendige planer og prosjekteringer (avhengig av hvilken løsning som velges for nytt bibliotek) slik at en fremdriftsmessig er i posisjon til å åpne nytt bibliotek i Grimstad i 2016 6 Miljøsertifisering: Gjennomføre miljøsertifisering av 15 av 19 tjenesteenheter i kultur- og oppvektsektoren i løpet av 2014 God saksbehandling: I løpet av 2014 skal avdelingene utvikle og innarbeide rutiner som inkluderer faste møtepunkter for å sikre god koordinering og riktig kvalitet på kommunens saksbehandling og kundebehandling Parkering i fjell Parkering i fjell skal være åpent til bruk i 2015 7 8 Beskrivelse Status Sektoren hadde i 2013 et nærvær på 90,5 %. I 2014 hadde sektoren et nærvær på 93 %. Dette er en reduksjon av sykefraværet på 2,5 %. Utviklingen har gått i riktig retning. Fire av seks enheter har et nærvær i tråd med målsettingen. De to siste har et større sykefravær. Dette skyldes i betydelig grad langtidssykemeldinger. Innovasjonsdag er gjennomført på begge de store enhetene. Arbeidet med kommuneplanen er en omfattende prosess, og underveis i arbeidet har det blitt forskyvninger av fremdriften. Dette har både med selve prosessen å gjøre, men også med utenforliggende forhold som har påvirket fremdriften. Det overordnede målet vil være å ha endelig vedtak på kommuneplanen i inneværende kommunestyreperiode. Arbeidet med kommunedelplan for grønnstruktur og friluftsliv er en omfattende prosess, som har gått parallelt med kommuneplanarbeidet. Fremdriften i de to planene påvirker hverandre gjensidig (se kommentar til pkt. 3). Det overordnede målet vil være å ha endelig vedtak på kommuneplanen i inneværende kommunestyreperiode. Ulike forhold knyttet til bl.a. lokalisering av ny politistasjon og utflytting av politiet fra Storgaten 3 har gjort at kommunestyrets vedtak om å kunne åpne nytt bibliotek i Grimstad i 2016 ikke lenger er realistisk. Det er inngått avtale om kjøp av Storgaten 3, arbeidet med detaljregulering av området er i gang og det er gjennomført anbudskonkurranse for bygging av nytt bibliotek. Utflytting av politiet vil bl.a. være avhengig av fremdriften i prosessen med reguleringsplanen for området nord for rådhuset. Arbeidet med miljøsertifisering av kommunens enheter følger den oppsatte fremdriften. Arbeidet med å optimalisere saksbehandlingen er en kontinuerlig prosess. Flere enheter har vært involvert i prosesser med å styrke samhandling og bedret koordinering. Prosjektet har ved utgang 2014 meldt at arbeidet gjennomføres ihht til budsjettramme og fremdriftsplan. Målsettingen er å åpne parkeringshuset sommeren 2015. Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Side 103 Støttetjenestene Ved økonomisjef Helge Moen Økonomi og personaldata Tall i tusen kr. Inntekter Netto lønnsutg. Andre utgifter Netto resultat Personaldata Faste årsverk Brutto årsverk Nærværsprosent Regnskap 2013 2012 -8 806 37 700 9 180 38 074 2014 -9 204 40 130 8 909 39 835 -8 792 42 346 9 505 43 059 Resultater 2013 2012 46,2 68,1 94,1 47,0 69,0 95,7 Endring 413 2 216 596 3 224 2014 Budsjett Opprinnelig Revidert % -4,5 5,5 6,7 8,1 Endring 47,0 70,6 95,9 Støttefunksjonene består av økonomiavdelingen, HR-avdelingen og administrasjonsog kommunikasjonsavdelingen (AKA). Økonomiavdelingen har ansvar for budsjett, regnskap, økonomistyring, skatt og gebyrer/fakturering. HR-avdelingen har ansvar for organisasjonsog lederutvikling, personal, lønn og HMS. AKA ivaretar sentralbord- og publikumstjenester, informasjonstjenester på innbyggerportal og ansattportal, post-, arkiv- og dokumenttjenester, jus, IKT, innkjøp og politisk sekretariat. I tillegg til disse tre støttefunksjonene omfatter området rådmannen. Side 104 -8 560 41 175 7 430 40 045 -8 328 42 639 8 317 42 628 Budsjett Avvik % 464 294 -1 188 -431 -5,6 0,0 -14,3 -1,0 % 0,0 1,6 0,3 0,0 2,3 - Aktiviteter og resultater Det har vært jobbet med å forbedre rapporteringen i kommunen gjennom flere år, og støttefunksjonene har prioritert arbeid med å få en høy kvalitet på årsmelding og tertialrapporter i 2014. Eiendomsskatteprosjektet har foretatt en alminnelig taksering av alle eiendommer i kommunen. Prosjektet startet opp i 2013 og vil bli avsluttet innen 1. kvartal 2015. Prosjektet vil bli evaluert høsten 2015. I 2014 har støttetjenestene jobbet i et prosjekt sammen med Arendal kommune for å etablere et felles dokumentsenter, lønns- og Årsmelding 2014 – Grimstad kommune regnskapsavdeling (AKST) for begge kommunene. Senteret (AKST) er lokalisert i Grimstad. Høsten 2014 var det en intern omorganisering i økonomiavdelingen. Det ble etablert et kemnerkontor for Lillesand og Grimstad, lokalisert i Grimstad. Denne avdelingen har nå ansvaret for all kommunal innkreving for Grimstad kommune. Helse- og omsorgssektoren hadde en stor omstilling knyttet til hverdagsrehabilitering i 2014. Støttefunksjonene ble engasjert sommeren 2014 til å ha en gjennomgang av prosjektet. Dette er en strategisk viktig omstilling som nå har et stort fokus på resultater og oppfølging av disse. Støttefunksjonene har videre hatt fokus på å ta i bruk fullintegrerte IKTsystemer. Kommunen også deltatt i prosjekter og interkommunalt samarbeid innenfor IKT-drift og utvikling. Det arbeides med ta ut gevinster av digitaliseringsarbeidet, med i hovedsak å bruke digitale kommunikasjonskanaler, redusere utskrifter og henvise publikum til digitale dokumenter i stedet for utskrifter, m.m. Støttefunksjonene har ansvaret for koordinering av samarbeidet med fadderstyret ved Universitetet i Agder, der det jobbes for at Grimstad kommune skal bli en bedre vertsby for universitetet. Tre velkomstarrangement for studenter høsten ble arrangert i kommunens regi under studiestartfestivalen. I tillegg har det vært jobbet med bredbåndsutbygging i hele kommunen, samt nettdekning i sentrum, rundt Sorenskrivergården og Torvet for fri benyttelse av studenter, innbyggere og besøkende. Vurderinger årsverk. Bruttoårsverk er 70,6 i 2014, og det er en økning på 1,6 årsverk i forhold til 2013. Denne økningen har skjedd i administrasjons- og kommunikasjonsavdelingen, og det har vært budsjettmessig dekning for økningen. Sykefraværet var 4,1 % i 2014, og dette er en bedring på 0,2 prosentpoeng i forhold til 2013. Sykefraværet har i hovedsak vært langtidsfravær og knyttet til et fåtall ansatte. Støttefunksjonene hadde netto kostnader på 43,1 mill. kroner i 2014. Dette er en økning på 3,2 mill. kroner, eller 8,1 % i forhold til 2014. Økningen relateres direkte til økte driftskostnader til eiendomsskatteprosjektet. Støttefunksjonene hadde et avvik i forhold til budsjett (merforbruk) på -0,4 mill. kroner. Dette avviket forklares med økt bruk av overtid og innleie ved HR-avdelingen. Inntektene til støttefunksjonene på 8,8 mill. kroner i 2014 er en reduksjon på 0,4 mill. kroner i forhold til 2013. Årsaken til denne reduksjonen er at overføringen fra de selvfinansierende områdene (VARF) ble lavere i 2014 i forhold til 2013. Lønnskostnadene var 42,3 mill. kroner i 2014, dette er en økning på 5,5 % i forhold til 2013. 3,5 prosentpoeng av økningen på 5,5 % relateres direkte til lønnsoppgjøret for 2014. De resterende 2 prosentpoeng av veksten relateres til vekst i variabel lønn. Andre driftsutgifter var 9,5 mill. kroner i 2014. Det er en økning på 0,6 mill. kroner (6,7 %) i forhold til 2013. Det er videre et avvik i forhold til budsjett på -1,2 mill. kroner. Hovedårsaken til denne veksten og avviket er økt kjøp av eksterne tjenester til eiendomsskatteprosjektet. Innen støttefunksjonene er det 47 faste årsverk i 2014. Dette årsverkstallet er uforandret i forhold til 2013. Det er ubesatte stillinger innenfor området. Bruttoårsverk inneholder lærlingordningen for hele kommune. Det er hovedårsaken til den store differansen mellom bruttoårsverk og faste Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Side 105 Fellesområdet Ved økonomisjef Helge Moen Økonomi Tall i tusen kr. Inntekter Netto lønnsutg. Andre utgifter Netto resultat 2012 -783 8 089 28 048 35 353 Regnskap 2013 -664 4 055 28 294 31 685 2014 -822 4 243 28 173 31 593 Endring -158 188 -121 -91 % 23,7 4,6 -0,4 -0,3 Fellesområdet er en ordning som kommunen har innført i forbindelse med økonomisk styring. Her legges det kostnader som gjelder alle enheter i kommunen der ansvar for kostnaden ikke direkte kan henføres til en enhet. I Grimstad kommune gjelder dette forsikringspremie, felles IKT-kostnader og avsetning til lønnsoppgjør som ikke er fremforhandlet og fordelt. Budsjett Opprinnelig Revidert -436 28 513 31 614 59 691 -763 7 545 29 284 36 066 59 3 303 1 111 4 472 -8 44 4 12 overført årets konsekvens av årets lønnsoppgjør til enhetenes driftsbudsjett. Det er budsjettregulert 20,0 mill. kroner fra fellesområdet til enhetenes lønnsbudsjett i den forbindelse. Det var i 2014 budsjettert med et større forventet lønnsoppgjør og dette er hovedårsaken til avviket i forhold til budsjett på 4,4 mill. kroner i 2014. Ressursbruk Når det gjelder lønnsoppgjør er kommunens avdelinger, enheter og sektorer kompensert med lønnsoppgjøret for 2013, og effekten av dette er lagt inn i budsjettrammen til enhetene i 2014. Det er i løpet av 2014 Side 106 Budsjett Avvik % Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Finansområdet Ved økonomisjef Helge Moen Økonomi Tall i tusen kr. Inntekter Netto lønnsutg. Andre utgifter Netto resultat 2012 -1 132 853 -4 904 176 101 -961 656 Regnskap 2013 -1 189 497 -14 717 194 104 -1 010 110 2014 Endring % -1 255 469 -129 214 017 -1 041 581 -65 972 14 588 19 914 -31 471 5,5 -99,1 10,3 3,1 Kommunens finansområde består i hovedsak av frie inntekter (skatt, rammetilskudd og inntektsutjevning), netto renter (renteutgifter, renteinntekter og kompensasjonstilskudd fra Husbanken til tidligere investeringer innen skole, sykehjemsplasser, omsorgsboliger og kirkebygg), avdrag, eiendomsskatt, utbytte fra Agder Energi, mvakompensasjon, pensjons-/lønnskostnader og til sist enkelte mindre poster som bankgebyrer osv. I tillegg sluttregnskapsføres kommunens samlede årsresultat på finansområdet. Budsjett Opprinnelig Revidert -1 232 878 9 700 195 126 -1 028 052 -1 222 927 6 200 180 056 -1 036 671 Budsjett Avvik % 32 542 6 329 -33 961 4 910 0,0 102,1 -18,9 -0,5 budsjettert, slik at det reelle avviket i forhold til budsjett er +31,1 mill. kroner Kommunens frie inntekter (skatt og rammetilskudd) var 1 025,3 mill. kroner i 2014. Det er 12,2 mill. kr bedre enn budsjettert. Netto finanskostnader hadde at avvik i forhold til budsjett på +19,5 mill. kroner. Samlet eiendomsskatt ble 62,6 mill. kr, dette er et avvik i forhold til budsjett på -2,0 mill. kroner. Pensjonskostnader bidrar også til at resultatet på finansområdet har et positivt avvik i forhold til budsjett. Ressursbruk I forhold til budsjett er det et avvik på +4,9 mill. korner i 2014. I tillegg er kommunens årsresultat bokført under utgifter med 25,9 mill. kr mer enn Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Side 107 Kirke- og trossamfunn Ved økonomisjef Helge Moen Økonomi-, personal- og aktivitetsdata Tall i tusen kr. Inntekter Netto lønnsutg. Andre utgifter Netto resultat 2012 -733 0 16 751 16 018 Regnskap 2013 -807 0 17 197 16 389 2014 -861 0 17 674 16 812 Endring -54 0 477 423 Budsjett Opprinnelig Revidert % 6,7 0 2,8 2,6 0 0 16 478 16 478 0 0 16 478 16 478 Budsjett Avvik % 861 0 -1 196 -334 0,0 0,0 -7,3 -2,0 Området omfatter kommunens overføringer til kirkelig fellesråd i medhold av kirkelovens § 15 til drift av kirker og kirkegårder. Området omfatter i tillegg kommunens overføringer til andre tros- og livssynssamfunn. Størrelsen på disse overføringene er etter nærmere lovbestemmelser avledet av budsjettrammen til kirkelig fellesråd. tid, ser vi at Grimstad kommune og kommunene i Norge bruker en mindre andel av budsjettet til dette formålet. Årsaken til denne utviklingen er at kommunene har blitt tilført nye oppgaver de senere år. Justeres det for dette forholdet er det en stabil overføring fra kommunen til kirke og trossamfunn. Ressursbruk Sammenlignes Grimstad kommune med KOSTRAs kostnadsgruppe 13 og landet for øvrig, bruker Grimstad mer av sitt budsjett til kirke enn disse gruppene. Kommunestyret vedtok en økonomisk ramme på 16,5 mill. kroner til kirke og trossamfunn i Grimstad. Dette er overført til organisasjonene i henhold til gjeldene reglement. Det er et budsjettavvik på -0,3 mill kroner i 2014. Årsaken til dette er at medlemstallet i andre trossamfunn har økt mer enn medlemstallet i Den norske kirke. Dette er en situasjon som oppstår år om annet. Dette avviket er ikke kritisk for Grimstad kommune. Netto driftsutgifter, kirke, i % av totale netto driftsutgifter 2009 2010 2011 2012 2013 Grimstad 1,9 1,9 1,6 1,6 1,5 Gruppe 13 1,3 1,3 1,1 1,1 1,1 Landet (u Oslo) 1,4 1,4 1,2 1,2 1,2 Vurderinger Grimstad kommune brukte 1,5 % av netto driftsutgifter til Den norske kirke i 2014. I 2013 var forholdstallet det samme. Hvis vi ser på utviklingen over Side 108 Årsmelding 2014 – Grimstad kommune 2014 1,5 1,1 1,2 Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Side 109 Side 110 Årsmelding 2014 – Grimstad kommune Grimstad kommune – rådmannens forslag til budsjett 2015 og handlingsplan 2016-2018
© Copyright 2024