1. No category

1
Samling for tillitsvalde og verneteneste i
Helse Vest 16. – 18. mars 2015
Etablering av innkjøpsføretak
ved Administrerande direktør i Helse Vest RHF, Herlof Nilssen
2
TEMA
•
•
•
•
Innleiing om Helse Vest
Utfordringar innan innkjøpsområdet
Etablering av Helse Vest Innkjøp HF
Etablering av nytt nasjonalt innkjøpsselskap
Helse Vest
• Overordna ansvar for
sjukehusa på Vestlandet.
• Eigar av helseføretaka Helse Førde,
Helse Bergen, Helse Fonna, Helse
Stavanger, Sjukehusapoteka Vest og
det heileigde aksjeselskapet Helse
Vest IKT AS.
• Omfattar helsetenester til over 1
million innbyggjarar, 27 300 tilsette og
rundt 50 sjukehus og institusjonar.
• I 2015 vil sjukehusdrifta på Vestlandet
koste om lag 27 milliardar kroner.
Helse Vest frå 2002 til 2015
• Overordna regional strategi, Helse 2020, Helse 2030 under arbeid
• Regionale ikt-system og felles administrative støttefunksjonar (IKT,
journal, økonomi, fag, HR) etablert
• Like system og lik praksis i regionen
• God funksjonsdeling mellom sjukehusa
• Oppsummert:
– Godt arbeid og solide resultat på kvalitet, systembygging og
økonomi gjer oss godt rusta til å møte utfordringane framover
Regional systembygging
Felles løysingar
 KULE – kurve og legemiddelhandtering (tidl. LOP) (2011 - )
 Digitalt mediearkiv og felles RIS/PACS/røntgen (2013 - )
 Felles LAB system
Infrastruktur IKT
 Økonomi og finans, logistikk og innkjøp (2002 – 2005)
 Datavarehus og styringsinformasjon (2004 – 2010)
• økonomikube, HR-kube, helsefag, målekort og indikatorar
 Personal og organisasjon (2005 – 2009)
• HR system, personal- og kompetanseportalar
 Felles EPJ løysing (2008 – 2011)
• Pasientadministrasjon og elektronisk pasientjournal
Systemlandskap – 2004
Helse Stavanger
Helse Fonna
Helse Bergen
Helse Førde
Lab (FlexLab)
Lab (FlexLab)
Lab (Unilab)
Lab (DIPS)
Rtg. (Carestream)
Rtg. (Siemens)
Rtg. (Agfa)
Rtg. (Siemens/DIPS)
Ingen system for teleradiologi
Op.plan (Orplan)
TietoTieto
IMX IMX
Op.plan (DIPS)
Tieto
IMX/G
Tieto
IMX/G
Op.plan (Orbit)
PiMS
PiMS/ /DocuLive
DocuLive
Op.plan (DIPS)
DIPS DIPS
NLP lønn, ingen system for HR
ePhorte
ePhorte
Innkjøp (Visma)
ePhorte
Innkjøp (Visma)
DocuLive
DocuLive
SakSAK
Innkjøp (Merida)
eDoc eDok
Innkjøp (Merida)
Økonomi og regnskap (Oracle Financials)
Ulike løsninger basis tjenester
Ulik tilnærming til fysisk og logisk nettverksinfrastruktur
Systemlandskap – 2016/2017
Helse Stavanger
Helse Fonna
Helse Bergen
Helse Førde
Lab
Digitalt media arkiv (Sectra) / RIS / PACS
Teleradiologi (InfoBroker)
Op.plan (Orplan)
Op.plan (DIPS)
Op.plan (Orbit)
Felles EPJ (DIPS)
HR (Agresso, Gat, Dossier, etc.)
Sak/arkiv (ePhorte)
Økonomi, innkjøp, logistikk (Libra)
Basis tjenester (AD, epost, sharepoint, etc).
Fysisk og logisk nettverksinfrastruktur
Op.plan (DIPS)
2015 – vi er godt i gang
• Oppdragsdokument og protokoll frå føretaksmøte er
utgangspunkt for prioritering av vårt arbeid.
• Statsråden sine seks punkt for utviklinga av pasientens
helseteneste peikar retninga framover
9
Orkidé
(organisering – kontrakt – innkjøp + ein god ide)
Etablering av Helse Vest Innkjøp HF
Innkjøp i Helse Noreg - Omfang
• Varer og tenester for 38 mrd kroner i 2013
• MTU, IKT og bygginvesteringar for fleire titalls mrd
kroner
• avhengig av eit opent, transperent og ryddig samarbeid
med leverandørane.
• ansvar knytt til etisk handel, til miljø og til arbeidet mot
sosial dumping.
• I Noreg er innkjøp til sjukehus underlagt lov og forskrift
om offentlege anskaffingar.
11
Innkjøp – noverande organisering
• Innkjøp (etablering av innkjøpsavtalar) til sjukehusa på
tre organisatoriske nivå i Noreg :
– Lokalt (på det einskilde helseføretak)
– Regionalt (ved at helseføretaka i regionen går
saman om innkjøp)
– Nasjonalt (gjennom HINAS og LIS)
Utfordringar innan innkjøpsområdet
som krev endring
• Innkjøp er ein strategisk viktig funksjon som i framtida blir stadig
meir krevjande å styra grunna endra ytre rammevilkår (jus og
marknad) og endra interne behov (nye metodar, ny teknologi etc)
• Mangelfull kapasitet til å fornye eksisterande kontraktsportefølje,
inngå kontraktar på nye område, følgje opp inngåtte kontraktar og
vanskar med å innføre kategoribasert innkjøp.
• Organisatoriske utfordringar med ulik organisering, fokus og
kompetanse innan kvart HF, som gir utfordringar med overordna
styring og prioritering av innkjøpsportefølja
• Behov for meir kompetanse innan mellom anna prosjektleiing og
innovative anskaffingar
Noverande organisering av
innkjøpsarbeidet i Helse Vest
• Administrativt og organisatorisk plassert i alle juridiske einingar
(RHF, HF-a, IKT)
• Fagleg styrt frå RHF-et for felles regionale innkjøp – sentral styrt
modell
• Fagleg styrt av HF-a i lokale innkjøp
Utfordringar:
•
•
•
•
•
•
Ulik belastning for dei ulike HF-a
Manglande kompetanse og truleg for lite bemanning
For dårleg dekningsgrad på avtalar – og for dårleg vedlikehald av avtalar
Prolongering av utgåtte avtalar
Manglande implementering av kategoristrategiar
Behov for betre koordinering og styring mellom føretaka i regionen
Kva har vi henta ut av gevinstar
(styresak 106/14)
• Det er lagt fram analyser som syner at samla gevinstar ved
samordning av innkjøp på regionalt og nasjonalt nivå dei siste 10
åra er berekna til 630 millionar kroner for Helse Vest.
• I 2014 er det identifisert gevinstar for Helse Vest som følgje av
betre prisar på til saman 12 millionar kroner for anbod som er
regionale og nasjonale.
• Eit godt døme å trekkje fram er anskaffing av blodposesett, kor ein
opplevde ein reduksjon i pris på ca. 35% mot kva ein betalte i
førre kontrakt.
15
Mandat for arbeidet med å sjå på organisering
av innkjøpsområdet i Helse Vest
Helse Vest RHF sitt prosjekt for å sjå på organiseringa av innkjøpsfunksjonen
i regionen vår har hatt følgjande mandat:
Identifisere mål for ny organisasjon, medrekna operasjonelle, strategiske og
taktiske mål
Utarbeide forslag til organisering av innkjøpsfunksjonen.
Gjere fremlegg om styringsprinsipp i ny organisasjonsmodell som sikrar at
det einskilde føretak får dekt sine behov for varer og tenester.
Definere roller og arbeidsprosesser som dekker arbeidsoppgåvene i
kategoriarbeidet frå strategietablering til kontinuerlig oppfølging
Ny organisering av innkjøpsarbeidet
• I heile 2014 har det pågått eit prosjekt for å vurdere
korleis innkjøpsfunksjonen i Helse Vest kan
organiserast for å være best mogleg budd på framtida.
• Prosjektet har tilrådd at det i 2015 blir etablert eit eige
helseføretak for innkjøp i regionen, kalla Helse Vest
Innkjøp HF.
• Prosjektet har tilrådd at alle medarbeidarar innan
innkjøpsområdet blir overført (overdraging av
verksemd) til dette føretaket i løpet av 2015.
Vedtak i styret i Helse Vest RHF Sak 026/15 Etablering av nytt
innkjøpsføretak i Helse Vest – Helse Vest Innkjøp HF
1. Helse Vest Innkjøp HF blir etablert innan 1. april 2015 i medhald av lov om
helseføretak av 15. juni 2001 nr. 93.
2. Styret legg vekt på at ansvar for strategi og styring av innkjøp ligg til styret
og leiing i Helse Vest RHF
3. Styret presiserer at kjøp av helsetenester framleis blir ivaretatt av Helse Vest
RHF og blir ikkje overført til det nye føretaket
4. Styret godkjenner at det blir gjennomført overdraging av verksemd for
innkjøpsfunksjonen frå Helse Vest RHF til Helse Vest Innkjøp HF.
5. Overdraginga skal skje i tråd med gjeldande lover og avtaler, jf. særleg
Arbeidsmiljøloven §§ 16-1 – 16-7.
6. Styret ber administrerande direktør gjennomføre overdraginga av verksemda for
innkjøpsområdet i god dialog med dei medarbeidarane overdraginga gjeld.
7. Styret ber administrerande direktør bidra til at overdraginga kan gjennomførast
snarast råd, og seinast i løpet av 2015.
8. Styret føreset at helseføretaka gjennomfører gode prosessar i etableringa av
det nye selskapet.
17
Kvifor felles eining?
Interne forhold
Dagens organisering gjer det krevjande å gjennomføre kategoritilnærming.
Eksempelvis:
• Velfungerande kategoristyring på tvers av foretaka
• Effektive og gode anbudsprosessar
• Tilstrekkeleg kapasitet innan innkjøp
• Heilskapleg leiing
• Beste praksis prosesser og arbeidsdeling
Eksterne forhold
• Departementet ønskjer ein utvida nasjonal innkjøpsorganisasjon, som gjev
eit auka behov for ein sterk regional innkjøpseining
• Veksande andel nasjonale innkjøp
19
Kvifor etablere eit eige
innkjøpsføretak ?
• Profesjonalisering av innkjøpsfunksjonen – innkjøp blir
«kjerneverksemd» for føretaket
• Gir ein «rein» bestillar-utførarmodell med tydelig
utførarrolle for føretaket
• Adm. dir vil tilrå at helseføretaka blir representert i
styret for føretaket. Dette vil sikre sjukehusføretaka si
involvering og deltaking i avgjerder. Dette føreset
vedtak i RHF-styret.
• Godt skodd for vekst (nasjonale innkjøpsoppgåver)
Utkast organisasjonskart
Ny organisasjon vil vere
kategoribasert
Helse Vest har vedteke i styret at innkjøp skal være kategoribasert.
• Innkjøp blir delt opp i kategoriar på tvers av helseføretaka.
• Det skal bli utvikla kategoristrategiar for kvar kategori.
• Kategoristrategiane legg strategiske føringar for korleis anskaffingar innan
kategoriane skal gjennomførast.
I ny organisasjon vil kategoritilnærming gjennomsyre arbeidsmåten.
Kjøp av helsetenester blir ikkje lagt til innkjøpsføretaket, men blir igjen som
ein funksjon i det regionale helseføretaket.
Konsekvensar for medarbeidarar
• Det vil vere behov for all kompetansen som er i dagens
organisasjon
• Enkelte medarbeidarar kan få endra ansvar
• Vidareføring av spreidd geografisk plassering
• Fleire vil få ny leiar. Personal- og fagansvar er ikkje avklart
• Leiar vil ha regionalt ansvar i staden for lokalt ansvar
• Organisasjonen vil i større grad arbeide kategoribasert. Dette
betyr at arbeidsoppgåver kan bli meir spesialisert innan eit
område.
Gevinstar ved nytt innkjøps HF
•
•
•
•
Sikre god involvering av helsefagkompetanse som vil gje rett kvalitet på
varer og tenester. Dette bidrar til god pasientbehandling.
Velfungerande kategoristyring med god forankring, fokus på å hente ut
effektar frå arbeidet og legge til rette for auka grad av standardisering av
vare- og tenestekjøp
Standardisering av innkjøpsarbeidet og prosessen på tvers av føretak.
Tydelig styringsstruktur med klar linjeleiing og ansvarsfordeling for regionen
som heilskap.
Samla vil gevinstar bli realisert gjennom betre prisar, høgare avtalelojalitet, høgare
kvalitet og meir effektive prosessar.
1% forbetring på totalt innkjøpsvolum utgjer ca MNOK 50 per år.
24
Forretningsadresse /
hovudkontor
• Innkjøpsfunksjonen er svært sentral for drift av
sjukehusa i regionen. Både kvaliteten på
pasientbehandlinga, økonomien og investering i MTU
blir påverka av leveransane frå innkjøp.
• Stavanger og Bergen står fram som to gode alternativ.
Styringsgruppa er delt i spørsmålet om lokalisering av
hovudkontor.
• Styringsgruppa har likevel rådd til at forretningsadressa
blir lagt til Bergen.
25
Innkjøp av MTU
• Det nye føretaket vil få ansvar for å gjennomføre alle
anskaffingsprosessar innanfor MTU.
• For større MTU-kjøp som krev infrastrukturendring vil lokalt
helseforetak være ansvarlig for gjennomføring av MTUprosjektet (prosjektleiing), men vil få anskaffingskompetanse
frå det nye innkjøpsføretaket.
Prosjektleiing MTU blir gjennomført i kvart helseføretak.
Nytt innkjøps HF har ansvaret for sjølve anskaffinga
PROSJEKTLEDELSE MTU
ANSKAFFELSER MTU
Gjennomføres i hvert
foretak etter egen organisering
Gjennomføres av
ny innkjøpsenhet
Bergen
NY INNKJØPSENHET
Prosjektledelse /
Prosjektkontor
Styre
Fonna
Leder regional innkjøpsenhet
Prosjektledelse /
Prosjektkontor
Førde
Prosjektledelse /
Prosjektkontor
Stavanger
Prosjektledelse /
Prosjektkontor
Medisinsk
støtte og MTU
Kirurgiske og
medisinske fag
Ikke-medisinsk
støtte
Støtte og
support
Anskaffelser
av MTU
Innkjøp har ansvar for gjennomføring av
anskaffelsen i prosessen
27
Finansiering
• Det nye innkjøpsføretaket blir primært
finansiert gjennom ein modell for
rammefinansiering (basert på
inntektsfordelingsmodellen).
• Vidare tilrår ein at alle MTU og IKT anskaffingar
blir basert på timefinansiering.
28
Etableringsprosess
• Styrebehandling i føretaksstyra og IKT styret i januar og
februar der verksemdsoverdraging blei vedtatt
samrøystes
• Styret i Helse Vest RHF vedtok prinsippet om etablering
av føretak i styremøte 3. mars 2015, og skiping av
selskapet blir lagt fram i styremøte 7. april 2015.
• Det blir oppretta eige prosjekt som får ansvar for
implementering
RHF felleseigde selskap
•
•
•
•
•
•
•
Luftambulansen ANS
Helseforetakenes Innkjøpsservice AS (HINAS AS)
Pasientreiser ANS
Helseforetakenes driftsorganisasjon for Nødnett HF (HDO HF)
Nasjonal IKT HF
Sykehusbygg HF
Innkjøpsselskap – under etablering
30
Føretaksmøteprotokoll 2013
Samordning og standardisering mellom regionane innan
innkjøpsområdet
• Felles kategoristruktur innan innkjøpsområdet
• Felles retningsliner og rutinar innan innkjøpsområdet
• Felles støttesystem for innkjøp
31
Føretaksmøteprotokoll 2014
Arbeide vidare med samordning og standardisering som
tilrådd frå RHF-a
Og…
« - innan 1. september 2014 komme med forslag til korleis ein kan etablere
ein utvida nasjonal innkjøpsorganisasjon. I forslaget skal det gå fram korleis
dei einingane og ressursane ein har på innkjøpsområdet i dag, medrekna
HINAS og LIS-samarbeidet, skal inngå i ein felles nasjonal struktur. Det må
leggjast fram ein plan for arbeidet, og synleggjerast korleis ein kan oppnå ein
optimal og hensiktsmessig struktur og gevinstrealisering på dette området.
Helse Sør-Øst RHF skal leie arbeidet».
Føretaksmøteprotokoll 2015
Det er eit mål for regjeringa å effektivisere spesialisthelsetenesta
gjennom meir standardisering, betre samordning og organisering på
tvers av regionane der det er hensiktsmessig.
Føretaksmøtet bad dei regionale helseføretaka om å:
• gjennomgå styringsmodellen for dei felles eigde selskapa med sikte på
meir einskapleg styring
• sørgje for at det ligg føre strategiar og planar for det enkelte selskap slik at
potensialet ved felles organisering og eigarskap blir utnytta optimalt
• leggje fram ein plan for etablering av felles eid føretak for samordning
av innkjøp innan 15. september 2015, jf. ”modell A” i Utgreiing av
nasjonal innkjøpsfunksjon – sluttrapport. Føretaket skal vere etablert
1.1.2016. Regionale ressursar og einingar skal innlemmast i føretaket
innan 31. desember 2016. Helse Sør-Aust RHF vart beden om å lede
arbeidet.
32
Nasjonal samhandling og
standardisering
–
Innkjøp og logistikk
Felleseigd innkjøpsselskap
Hovudmilepæler for arbeidet
#
Milepæl
Dato
1
Prosjektstart
30.01.15
2
Prosjektdirektiv til RHF AD-møte
23.02.15
Følgende hovedmilepæler er etablert for prosjektet:
3
Utkast til prosjekt-rapport
01.06.15
4
Endelig prosjekt-rapport
01.07.15
5
Behandling i RHF AD møte
24.08.15
6
Oversendelse HOD
15.09.15
Reserve
36
Grenseflate MTUanskaffingar
Leiande på ehandel i Noreg
• Det blei sendt 61 000 elektroniske bestillingar til
leverandørar via den offentlege marknadsplassen i
2014, 8000 fleire enn i 2013
• Føretaka tok imot over 94 000 elektroniske fakturaar
• Over 50 prosent av alle fakturaar til Helse Vest er no
elektroniske
• Satsinga på elektronisk handel gjer Helse Vest til ei av
dei leiande offentlege verksemdene på området i
Noreg
Formell struktur i spesialisthelsetenesta
Føretaksmøte
Statsråden
Helsedepartementet
Spesialithelsetenesteavdelinga
Helsedepartementet
Eigaravdelinga
Styret
Helse xxx RHF
Føretaksmøte
Føretaksmøte
Føretaksmøte
Føretaksmøte
Helse xxx HF
Helse xxx HF
Helse xxx HF
Helse xxx HF
Styret
Styret
Styret
Helse xxx HF
Helse xxx HF
Helse xxx HF
Adm direktør
Adm direktør
Adm direktør
Helse xxx HF
Helse xxx HF
Helse xxx HF
Styret
Helse xxx HF
Adm direktør
Helse xxx HF
Føretaksmøte
xxx HF
Generalforsamling
Styret
Styret
xxx HF
xxx AS
Adm direktør
Adm direktør
xxx HF
Avtalar med
xxx AS
xxx A/S
Private
Ideelle
og
private
kommersielle