Møteinnkalling - Aukra kommune
KONTROLLUTVALET I AUKRA KOMMUNE Aukra, 2.juni 2015 Til medlemmene i kontrollutvalet MØTEINNKALLING MØTE NR.: TID: STED: 3/15 11.06.2015 kl. 09:30 Kommunestyresalen, Aukra kommunehus SAKSLISTE: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 16/15 GODKJENNING PS 17/15 REFERAT OG ORIENTERINGAR PS 18/15 AUKRA KOMMUNE. ØKONOMIRAPPORT PS 19/15 ENERGISENTRAL PS 20/15 UTBYGGING 4 AVD. FURUTUN. BYGGEREKNESKAP PS 21/15 NYTT VENTIALSJONSANLEGG PS 22/15 TILSETTINGSRUTINAR PS 23/ 1 5 REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALET PS 24/15 OPPFØLGINGSLISTE Kontrollutvalet omvising. møter AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 23. APRIL 2015 FOR 1.TERTlAL 2015 SKOLE OG ANDRE BYGG. BYGGEREKNESKAP på Barnebo AUKRA HELSESENTER. I AUKRA KOMMUNE barnehage, BYGGEREKNESKAP u.off. off.l. § 13, forv.l. § 13 I AUKRA. REVIDERING avd. Riksfiord kl. 09.30 til orientering og Dersom det er saker kontrollutvalet ønskjer å kommentere, stille spørsmål ved eller ta opp i dette møtet eller i seinare møte, kan dette gjerast under Eventuelt. Eventuelle forfall vert melde på tlf. 71 11 14 52, evt. mob 99 70 80 19. E-post: aase.eriksenáDmolde.kommune.no Innkallinga går som melding til varamedlem som vert innkalla etter behov. Rita Rognskog (s) leiar Åse Solveig Eriksen rådgiver O AUKRA Saksmappe: Arki O Kontrollutvalet 5355-1547/03 : Sakslzehandlar: Åse S. Eriksen Dato: 26.05.2015 Saksframlegg Utvalssaksnr PS 16/15 Utval Kontrollutvalet GODKJENNING AV PROTOKOLL Sekretariatet Møtedato 11.06.2015 FRÅ MØTE 23. APRIL 2015 si tilråding Protokollen frå møte 23. april 2015 vert godkjend. Bakgrunn for saka Vedlagt følgjer protokollen frå førre møte. Protokollen er tidligare utsendt. Det er ikkje kome merknader til protokollen. Åse Solveig Eriksen rådgiver KONTROLLUTVALET I AUKRA KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: Møtedato: 2/15 23.04.2015 Tid: kl 09.30—kl 12.20 Møtestad: Saknr: Møteleiar: Kommunestyresalen, Aukra kommunehus 10/15-15/15 Rita Rognskog, leiar (V) Katrine Rindarøy, nestleiar (Ap) Gro Kj ellnes Løvik (AL) Knut Inge Bakkemyr (H) Arne Hj elmås (Krf) Ingen Ingen Møtande medlemmer: Forfall: Ikkje møtt: Møtande vara: Frå sekretariatet: Åse SolveigEriksen,rådgiver Frå revisjonen: June B. Fostervoll, rekneskapsrevisor Sigmund Harneshaug, distriktsrevisor (under sak 10/15 - 13/15) Ingrid H. Rimstad, rådmann Ema Varhaugvik, økonomisjef (under sak 10/15 -12/ 15) Av øvrige møtte: Leiaren ønska velkommen og leia møtet. Det framkom ingen merknader til innkalling og sakliste: Innkalling og sakliste med endringar vart godkjent. TIL HANDSAMING: UTv. SAKSNR. TITTEL PS 10/15 GODKJENNING PS l l/15 REFERAT OG ORIENTERINGAR PS 12/15 AUKRA KOMMUNE. ÅRSREKNESKAP PS 13/15 AUKRA KOMMUNE. VAL AV REVISJONSORDNING PS 14/15 OPPFØLGINGSLISTE PS 15/15 EVENTUELT PS 10/15 GODKJENNING Kontrollutvalet AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 25. FEBRUAR 2015 AV PROTOKOLL FOR 2014 FRÅ MØTET 25. FEBRUAR 2015 sitt vedtak Protokollen frå møte 25. februar 2015 vert godkjend. Side 1 av 6 Kontrollutvalet si handsaming Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med sekretariatets tilråding. (4 voterande) PS ll/15 REFERAT OG ORIENTERINGAR Kontrollutvalet sitt vedtak Referat- og orienteringssakene vert teke til orientering. Kontrollutvalet si handsaming Referatsaker: RS 08/15 Sammenslåingsprosjekt - kommunal revisjon M&R - referat frå møte i styringsgruppa 09.03.2015 RS 09/15 Kontrollutvalet- Årsmelding for 2014 - utskrift av protokoll frå kommunestyret sitt møte 26.03.2015 ik—sak14/15 RS 10/15 Sluttrapport for utbyggingsprosjekt 616 100 Torhaugmyra bustadfelt saksprotokoll frå Aukra kommunestyre 26.03.2015 i k-sak 23/15 RS 11/15 Sluttrapport parkeringsplass, del av prosjekt 210 200 Julsundet skole vidare utbygging. - Saksprotokoll frå Aukra kommunestyre 26.03.2015 i k-sak 24/ 15 RS 12/15 Sluttrapport prosjekt nr. 235000 Utbygging Bergetippen barnehage inkludert planlegging - Saksprotokoll frå Aukra kommunestyre 26.03.2015 i k-sak — 25/15 RS 13/15 Protokoll frå møte i styret for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal 23.03.2015 Orienteringssaker: OS 06/15 Kommunale og fylkeskommunale reglement om folkevalgtes taushetsplikt ved lukking av møter - brev til kommunene frå KMD, datert 30.01.2015 OS 07/15 KU sekretariatet. Årsmelding for 2014 Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med sekretariatets tilråding. (4 voterande) PS 12/15 AUKRA KOMMUNE. ÅRSREKNESKAP FOR 2014 Kontrollutvalet sitt fråsegn Kontrollutvalet har i møte 23.04.2015 i sak 12/15 handsama Aukra kommune sin årsrekneskap for 2014. Grunnlaget for handsaminga har vore rekneskapen, revisor si melding, datert 26.mars 2015, revisor sitt brev av 13. april 2015 og rådmannen si årsmelding for 2014. Side 2 av 6 I tillegg har revisjonen og rådmann/økonomisj ef supplert utvalet med munnleg informasjon om aktuelle problemstillingar. Årsrekneskapen, som består av driftsrekneskap, investeringsrekneskap, balanserekneskap, økonomiske oversiktar og notar er avlagt av rådmannen og økonomisjef. Årsrekneskapen presenterast i eige vedlegg, samt at deler av rekneskapen er innarbeida i årsmeldinga. Aukra kommunes driftsrekneskap for 2014 viser kr 263 377 298.- til fordeling til drift, og eit rekneskapsmessig mindreforbruk på kr 13 578 910,-. Netto driftsresultat er positivt med kr 80 329 336.-. Årets bruk av disposisjonsfond er på 4,9 mill. kroner, mens overføringane til investeringsrekneskapen utgjer 39,688 mill. kr som er i samsvar med budsjett. Nokre av einingane har hatt utfordringar med å halde budsjettet i 2014. Det er spesielt innanfor einingane Næring, revisjon, kyrkja etc., Julsundet skole og institusjons og buteneste det er vesentleg meirforbruk. Det er gjort greie for avvika i rådmannen si årsmelding. Kontrollutvalet har sett til at kommunerekneskapen er revidert på ein tryggande måte. Etter revisjonen si meining er årsrekneskapen avlagd i samsvar med lov og forskrifter og god kommunal rekneskapsskikk. Etter utvalet sin gjennomgang av årsmelding med rekneskap og revisor si melding, meiner kontrollutvalet at årsrekneskapen gir eit forsvarleg uttrykk for resultatet av Aukra kommune si verksemd og for kommunen sin økonomiske stilling pr. 31.12.2014. Ut over dette, og det som gjeng fram av saksframlegget til kontrollutvalet og revisj onsmeldinga, datert 26. mars 2015, har kontrollutvalet ikkje merknader til Aukra kommunes rekneskap for 2014. Kontrollutvalet anbefaler at kommunestyret godkjenner årsrekneskapen for Aukra kommune for 2014 slik det er avlagt. Kontrollutvalet si handsaming Økonomisjef Erna Varhaugvik gjorde greie for hovudtala i drifts- og investeringsrekneskapen for 2014 og kommenterte rekneskapsmessige avvik i forhold til budsjett. Det vert peika på at kommunen sine utgifter er aukande, og at kommunen står overfor store investeringsprosj ekt med forskotering av fastlandssambandet over Kj erringsundet. Distriktsrevisor Sigmund Hameshaug kommenterte rekneskapsresultatet driftsresultat dei seinare år. og endringa i netto Rådmann Ingrid Husøy Rimstad kommenterte kommunen sine utfordringar med dei store investeringane og behovet for reduksjon av driftskostnadane. Økonomisjef og rådmann svarte på spørsmål frå utvalet sine medlemmer. Leiar takka økonomisj efen for ei god orientering om rekneskapen. Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med sekretariatets tilråding. (4 voterande) Side 3 av 6 PS 13/15 Kontrollutvalet AUKRA KOMMUNE. VAL AV REVISJONSORDNING si tilråding 1. Kommunestyret godkjenner at Aukra kommune inngår som deltakar i Møre og Romsdal Revisjon IKS og at selskapet blir valt som revisor for Aukra kommune med verknad frå 1. juli 2015. 2. Kontrollutvalet inngår og godkjenner engasjementsavtalar med Møre og Romsdal Revisjon IKS Kontrollutvalet si handsaming Sekretæren orienterte om den vidare prosessen og den endelege politiske handsaming av saka og svarte på spørsmål frå utvalet. Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug orienterte og svarte på spørsmål om den siste fasen av arbeidet, fram til arbeidsgruppa og styringsgruppa kunne legge frem utkastet til selskapsavtale og eigaravtale. Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med sekretariatets tilråding. (4 voterande) PS 14/15 Kontrollutvalet OPPFØLGINGSLISTE sitt vedtak I oppfølgingslista vert det gjort følgjande endringar: Revidering av gjeldande økonomireglement i Aukra kommune Eit økonomireglement skal beskrive hovudreglane for den økonomiske styringa av kommunen si verksemd. Reglementet bør klargjere ansvaret mellom det politiske og det administrative nivået i kommunen og beskrive kommunen sine interne reglar og fullmakter. Aukra kommune sitt økonomireglement er frå 2005 og vart revidert i desember 2009. Eit økonomireglement bør rullerast og oppdaterastjamleg. 23.04.15: Kontrollutvalet vil be administrasjonen om ein statusrapport til neste møte. Oppfølging av politiske vedtak Kontrollutvalet har ikkje, sidan november 2010, fått framlagt oversikt over politiske vedtak som av ulike årsaker ikkje er vorte satt i verk innan rimeleg tid. Oversikta skal gjere greie for vedtak fatta av formannskapet, kommunestyret, drift og arealutvalet, livsløpsutvalet og andre politiske utval med avgjerdsmynde. Hensikta med å få ei slik oppstilling er å kontrollere at administrasjonen sett i verk og gjennomfører dei vedtak som er vedteke av dei ulike politiske organ. 23.04.15: Sekretæren har sendt brev til Aukra kommune 18.03.2015 og bedt om å få framlagt slik oversikt. Saka vil truleg komme opp i utvalet sitt neste møte. Kontrollutvalet si handsaming Sekretær orienterte. Utvalet gjekk i gjennom sakene som er ført opp på oppfølgingslista. Side 4 av 6 Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med omforeint forslag frå utvalet sine medlemmar. (4 voterande) PS 15/15 EVENTUELT Uryddig tilsettingsrutinar i Aukra kommune Kontrollutvalet har blitt kontakta i ei sak som gjeld tilsetting i ei stilling i kommunen si eining for institusjonstenester. Vedkommande som vart tilsett, opplevde ein noko uryddig tilsettingsprosess og ber kontrollutvalet sjå nærare på om tilhøva var i samsvar med kommunen sine rutinar for tilsetting. Saka vart drøfta i møtet for avklaring om dette er ei sak kontrollutvalet skal sjå nærare på. Kontrollutvalet si handsaming Med tilvising til kommunelovas § 31, 3 og forvaltningslovas § 13 Vart møtet lukka under handsaming av denne saka. Utvalet sin leiar gjorde greie for bakgrunn for at Vedkommande hadde teke kontakt med kontrollutvalet og viste til brevet frå klager, datert 22.03.2015. Kontrollutvalet si konklusjon Kontrollutvalet ønskjer at saka skal leggast fram som ordinær sak i utvalet sitt møte i juni. Sekretæren vert beden om å skrive til kommunen og be om å få alle relevante opplysningar i den aktuelle tilsettingssaka. Verksemdsbesøk - ev. orientering frå ein einingsleiar I kontrollutvalet sin møteplan er det sett av tid til besøk i ein kommunal verksemd. Alternativt kan ein einingsleiar inviterast til å gje informasjon om si eining. Utvalet sine medlemmar kan kome med forslag til kva for kommunal verksemd det kan vere aktuelt å besøke eller få informasjon om. Dersom dette skal skje i utvalet sitt møte nr. 3/15 skulle dette avklarast i dagens møte. Konklusjon: Kontrollutvalet ønskjer til neste møte, 11. juni, å besøke Barnebo barnehage på Riksfjord. Hensikta med besøket er å få ei omvising og ei generell orientering om drifta ved barnehagen. Sekretæren tek kontakt med kommunen sin administrasjon for å gjere avtale om Verksemdsbesøket. Deltaking på Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) sin fagkonferanse og årsmøte 2015 på Gardermoen 3. og 4. juni Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) arrangerer årleg fagkonferanse og årsmøte for medlemmer av kontrollutval, tilsette i sekretariata og andre som finn konferansen interessant. Kontrollutvalet i Aukra er medlemmer av FKT. Frist for påmelding var 10. april 2015. Ingen frå kontrollutvalet i Aukra kunne delta på årets FKT-konferanse. Endring av dato for kontrollutvalet sitt møte nr. 4/15 Dato for møte nr 4/ 15 vart endra frå måndag 28. september til fredag 18. september. Side 5 av 6 Rita Rognskog leiar Arne Hjelmås Katrine Rindarøy nestleiar Knut Inge Bakkemyr Gro Kjellnes Løvik Åse Solveig Eriksen sekretær Side 6 av 6 Saksmappe: O Kontrollutvalet 2015-1547/03 Arkiv: 033 Saksbehandlar: Åse S. Eriksen Dato: 01.06.2015 Saksframlegg Utvalssaksnr PS 17/15 Utval Kontrollutvalet Møtedato 11.06.2015 REFERAT OG ORIENTERINGAR Sekretariatet si tilråding Referat- og orienteringssakene vert teke til orientering. Bakgrunn for saka Referatsaker: RS 14/15 Rekneskap og årsrapport 2014 - Saksprotokoll frå Aukra kommunestyre 07.05.2015 i K—sak40/15 (vedlagt) RS 15/ 15 Aukra kommune - val av revisjonsordning - Saksprotokoll frå Aukra kommunestyre 07.05.2015 i K—sak49/15 (vedlagt) RS 16/ 15 Godkjenning av selskapsavtale og eigaravtale for Møre og Romsdal Revisjon IKS - Saksprotokoll frå Aukra kommunestyre 07.05.2015 i K—sak50/ 15 (vedlagt) RS 17/15 Sammenslåingsprosjekt - kommunal revisjon i M&R - referat frå møte i styringsgruppa 08.05.2015 (vedlagt) Orienteringssaker: OS 08/15 Rapport etter tilsyn —kommunal beredskapsplikt —Aukra kommune - 3 avvik — 3 merknader —Fylkesmannen i Møre og Romsdal, datert 02.01.2014 (vedlagt) Åse SolveigEriksen rådgiver PS 40/15 Rekneskap og årsrapport 2014 Rådmannen si tilråding: Aukra kommune sin årsrapport for 2014, inklusiv årsrekneskapen blir godkjent. Driftsrekneskapet blir avslutta med eit mindreforbruk på kr. 13.578.910.-. Mindreforbruketpå kr. 13.578.910.-. blir avsett til disposisjonsfond. Investeringsrekneskapet beløp. Saksprotokoll blir samla avslutta utan udisponerte eller udekka i Formannskapet- 07.05.2015 Behandfing Tilrådinga frå rådmannen vart samrøystes vedtatt Innstilling frå formannskapet: Som tilrådinga frå rådmannen Saksprotokoll i Kommunestyret- 07.05.2015 Behandfing Innstillinga frå formannskapet vart samrøystes vedtatt Vedtak 1. Aukra kommune sin årsrapport for 2014, inklusiv årsrekneskapen blir godkjent. 2. Driftsrekneskapet blir avslutta med eit mindreforbruk på kr. 13.578.910.-. 3. Mindreforbruket på kr. 13.578.910.-. blir avsett til disposisjonsfond. 4. Investeringsrekneskapet blir samla avslutta utan udisponerte eller udekka beløp. Aukra kommune Serviceavdelinga O‘\U1-I>UJl\JI—A Arkivsak: 2013/827-14 ArkiV= 026 Saksbeh: Anita Dato: 24.04.2015 Raknes Otterlei Saksframlegg Utv.saksnr 49/15 Utval Kommunestyret Møtedato 07.05.2015 Aukra kommune - val av revisjonsordning 1. Kontrollutvalet si tilråding 2. Kommunestyret godkj enner at Aukra kommune inngår som deltakar i Møre og Romsdal Revisjon IKS og at selskapet blir valt som revisor for Aukra kommune med verknad frå 1. juli 201 5. 3. Kontrollutvalet inngår og godkjenner engasj ementsavtalar med Møre og Romsdal Revisjon IKS Saksprotokoll i Kommunestyret - 07.05.2015 Behandling Tilrådinga frå kontrollutvalet vart samrøystes vedtatt Vedtak 1. Kommunestyret godkjenner at Aukra kommune inngår som deltakar i Møre og Romsdal Revisjon IKS og at selskapet blir valt som revisor for Aukra kommune med verknad frå 1. juli 2015. 2. Kontrollutvalet inngår og godkjenner engasjementsavtalar med Møre og Romsdal Revisjon IKS Vedlegg VSak 13/15 i kontrollutvalet: Aukra kommune - val av revisjonsordning Etablering av av Møre og Romsdal revisjon IKS Selskapsavtale Eieravtale Oversikt over vedtak i kommunestyrene Uttale frå ansatte Særutskrift: Kontrollutvalet Kontrollutvalgssekretariatet Rådhusplassen l 6413 Molde for Romsdal Bakgrunn: Kontrollutvalet har i møte den 23.04.15, handsama sak 13/15: Aukra kommune - val av revisj onsordning Det er kontrollutvalet som legg fram denne saka direkte til kommunestyret, og kontrollutvalets saksframlegg med tilråding til kommunestyret følgjer som vedlegg. Rett utskrift 11.05.15 Anita Raknes Otterlei Formannskapssekr. Aukra kommune Økonomiavdelinga Arkivsak: 2013/827-15 ArkiV= 026 Saksbeh: Erna Varhaugvik Dato: 29.04.2015 Saksframlegg Utv.saksnr Utval Møtedato 48/15 Formannskapet 07.05.2015 50/15 Kommunestyret 07.05.20 15 Godkjenning IKS Rådmannen av selskapsavtale og eigaravtale for Møre og Romsdal Revisjon si tilråding: 1. Aukra kommunestyre godkj enner forslaget til selskapsavtale med Møre og Romsdal Revisjon IKS datert 9. mars 2015, og forslaget til eigaravtale mellom deltakarane i Møre og Romsdal Revisj on IKS datert 9. mars 2015. 2. Som Aukra kommune sin representant i representantskapet i Møre og Romsdal Revisjon IKS (ut valperioden 2011-2015) blir valt ...... .. og som vararepresentant blir valt ...... .. 3. Som interimsstyre for Møre og Romsdal Revisjon IKS (selskap under stifting) med fullmakt til åta nødvendige avgierder for åetablere selskapet inntil nytt styre er valt på stiftingsmøtet, blir oppnemnt: 1. Knut Anders Oskarson, leiar (leiar i kontrollutvalet, Møre og Romsdal fylkeskommune), Varamedlem: Trond Hansen Riise (medlem i kontrollutvalet, Møre og Romsdal fylkeskommune) 2. Ola Krogstad, medlem (styreleiar i Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal, Eide kommune), varamedlem: Rita Rognskog (nestleiar i styret for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal, Aukra kommune) 3. Ola Rognsko g, medlem (leiar i representantskapet i Distriktsrevisjon Nordmøre IKS, Halsa kommune), varamedlem: Viggo Jordahl (leiar i kontrollutvalet, Kristiansund kommune). 4. (Tillitsvalt valt mellom dei tilsette i dei tilslutta revisj onseiningane.) 4. Kommunestyret løyver inntil 84 000,- kroner som Aukra kommune sin eigenkapitalinnskoti Møre og Romsdal Revisjon IKS. Innskotet blir finansier ved bruk av disposisjonsfond. Saksprotokoll i Formannskapet - 07.05.2015 Behandling Formannskapet sette fram følgjande forslag på val av representantar i pkt. 2: 2.Som Aukra kommune sin representant i representantskapet i Møre og Romsdal Revisjon IKS ( ut valperioden 2011-2015)blir valt ordførar Bernhard Riksfjord og som vararepresentant blir valt varaordførar Helge Kj øll jr. Innstilling frå formannskapet: Som tilrådinga frå rådmannen og forslaget frå formannskapet i pkt. 2 Saksprotokoll i Kommunestyret - 07.05.2015 Behandling Innstillinga frâ formannskapet vart samrøystes vedtatt Vedtak 1. Aukra kommunestyre godkjenner forslaget til selskapsavtale med Møre og Romsdal Revisjon IKS datert 9. mars 2015, og forslaget til eigaravtale mellom deltakarane i Møre og Romsdal Revisjon IKS datert 9. mars 2015. 2. Som Aukra kommune sin representant i representantskapet i Møre og Romsdal Revisjon IKS (ut valperioden 2011-2015) blir valt ordførar Bernhard Riksfjord og som vararepresentant blir valt varaordførar Helge Kj øll jr. 3. Som interimsstyre for Møre og Romsdal Revisjon IKS (selskap under stifting) med fullmakt til åta nødvendige avgj erder for å etablere selskapet inntil nytt styre er valt på stiftingsmøtet, blir oppnemnt: 1.Knut Anders Oskarson, leiar (leiar i kontrollutvalet, Møre og Romsdal fylkeskommune), Varamedlem: Trond Hansen Riise (medlem i kontrollutvalet, Møre og Romsdal fylkeskommune) 2.0la Krogstad, medlem (styreleiar i Kontrollutvalgssekretariatet kommune), varamedlem: Rita Rognskog (nestleiar i styret for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal, Aukra kommune) for Romsdal, Eide 3.0la Rognskog, medlem (leiar i representantskapet i Distriktsrevisjon Nordmøre IKS, Halsa kommune), varamedlem: Viggo Jordahl (leiar i kontrollutvalet, Kristiansund kommune). 4.(Tillitsvalt valt mellom dei tilsette i dei tilslutta revisj onseiningane.) 4. Kommunestyret løyver inntil 84 000,- kroner som Aukra kommune sin eigenkapitalinnskot i Møre og Romsdal Revisjon IKS. Innskotet blir ñnansier ved bruk av disposisjonsfond. Vedlegg Møre og Romsdal Revisjon IKS - innleiande kommentarar frå styringsgruppa Møre og Romsdal Revisjon IKS - forslag til selskapsavtale Møre og Romsdal Revisjon IKS - forslag til eigaravtale Tidligare vedtak i kommunetyrene og fylkestinget Uttale frå tilsette i Komunerevisjonsdistrikt 2 Særutskrift: Kontrollutvalet Kontrollutvalgssekretariatet Rådhusplassen 1 6413 Molde for Romsdal Bakgrunn: Det er kontrollutvalet som skal gje tilråding til kommunestyret om val av revisj onsordning. Det følgjer av ei forståing av kommunelova § 78 nr 3 og 4, der kontrollutvalet er tillagt innstillingsretten i spørsmål om val av revisj onsordning og revisor. Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal førebur denne saka for kontrollutvalet. Dersom kommunestyret følgjer tilrådinga frå kontrollutvalet om å delta i Møre og Romsdal Revisjon IKS, skal sak om godkjenning av selskapsavtale og eigaravtale for Møre og Romsdal Revisjon IKS handsamast av kommunestyret. Selskapsavtalen (vedtektene) regulerer det selskapsrettslege etter Lov om interkommunale selskaper (IKS-loven), medan eigaravtalen er ein ordinær avtale som regulerer forholdet mellom eigarane. Både selskapsavtalen og eigaravtalen er ei eigarskapssak som det ligger til rådmannen å førebu og legge fram for formannskap for tilråding til kommunestyret. Utgreiing: Selskapsavtale Selskapsavtalen regulerer tilhøve som etter IKS-lova § 4 skal vere med i avtalen og kan etter IKS-lova berre endrast etter semje om vedtaket i alle deltakande kommunestyrer/fylkestinget. Følgjande kommentarar kan knytast til forslaget: §1: Styringsgruppa foreslår at selskapet får namnet Møre og Romsdal Revisjon IKS. §2: Styringsgruppa foreslår at hovudkontoret for selskapet blir lagt til Kristiansund, med Avdelingskontor i Molde. I eigaravtalen § 7 er det fastsett at det framleis skal vere eit avdelingskontor i Surnadal. §4: Aukra kommune sitt eigenkapitalinnskot er foreslått til kr 84 000, -, som gir 3 % eigardel og vekt ved røysting i representantskapet. Møblar/utstyr som Kommunerevisj onsdistrikt 2 tek med seg inn i selskapet kjem til frådrag i innskotet. Eigaravtale Eígaravtalen sin funksjon er å skape grunnlag for bindande samordna handling frå eigarane i representantskapsmøte. Eígaravtalen kan endrast ved kvalifisert (3/4) fleirtal blant eigarane (§2)Prinsippet for kostnadsfordeling mellom deltakarane er fastsatt i eigaravtalen § 3, der hovudregelen er at den enkelte deltakar betaler for leverte tenester «etter medgått forbruk». Prinsippet inneber prising av tenestene basert på forretningsmessige kriterier, som i privat sektor. Det er lagt til grunn ein overgangsfase på 4 år som gjer at enkeltkommunar ikkje skal få vesentlege endringar i kostnadene til revisjon på ein gong. Etablering av selskapet Etter at nødvendige vedtak om godkjenning av avtalane er gjort i kommunestyra og fylkestinget - venteleg innan utgangen av mai månad, skal det førebuast eit stiftingsmøte (representantskapsmøte). For å førebu stiftingsdokumenta og ta nødvendige avgjerer for å få selskapet etablert inntil det er valt styre for selskapet, tilrår styringsgruppa at styringsgruppa blir oppnemnt som interimsstyre for selskapet med nødvendige fullmakter. Tilsetjing av dagleg leiar/revisj onssj ef skal likevel gjerast av det ordinære styret når dette er valt av representantskapet, ifølge selskapsavtalen § 8. Vi har elles ingen merknader til forslaget om å tilrå at medlemmene i styringsgruppa med varamedlemmer blir valt som interimsstyre (namna er nemnt i forslag til vedtak pkt. 3). I tillegg må det oppnemnast representant frå kommunen til å møte i representantskapet, samt vararepresentant, jf. pkt. 2 i forslag til vedtak. Vi foreslår at det i samsvar med selskapsavtalen § 4 blir avsett inntil kr 84 000,som er kommunens innskot som blir overført til selskapet ved etableringa (jf. pkt. 4 i forslag til vedtak). Oppsummering Vi meiner det formelle grunnlaget som etter dette er lagt gir eit tilstrekkeleg fundament for etablering og oppstart av det nye interkommunale revisj onsselskapet. Det er i denne fasen eit moment at nokre avgj erer knytt til vidare drift av selskapet bør overlatast til interimsstyret og seinare til selskapsorgana å ta stilling til så snart dei er etablert. Økonomiske og administrative konsekvensar: I en overgangsfase på 4 år vil kommunane si betaling ta utgangspunkt i det som kommunane betaler i dag. Overskudd / underskudd blir regulert mot selskapet sitt disposisjonsfond. Øvste ramme for selskapets samla låneopptak er kr 3.000.000. Styret har fullmakt til å foreta låneopptak etter vedtak i representantskapet, samt godkjenne lånevilkåra. Styret har ut over dette myndighet til å ta opp driftslån (kassakreditt) begrenset oppad til kr 1.200.000. Aukra kommune vil hefte for selskapets forpliktingar lik ei garandelen i selskapet. Eigenkapitalinnskot vil redusere disposisjonsfondet med kr. 84.000,-. Ingrid Husøy Rimstad Rådmann Rett utskrift 11.05.15 Anita Raknes Otterlei Formannskapssekr. Erna Varhaugvik Økonomisjef Referat fra møte 8.5.15 i styringsgruppa for sammenslåingsprosjektet for revisjonsenhetene , "Møre og Romsdal Revisjon IKS". Møtet ble holdt som telefonmøte. Møtet startet kl. 09.00. Til stede: Knut Anders Oskarson Ola E. Rognskog Ola Krogstad Ronny Rishaug Asmund Kristoffersen, møtesekretær/prosessleder Sak 1 . Godkjenning av innkalling. Vedtak: Innkallinga godkjent. Enstemmig. Sak 2. Godkjenning av saksliste. Ronny Rishaug reiste spørsmål om hvem som reiser sakene i styringsgruppa til dette møtet og viste bl.a. til at arbeidsgruppa arbeider med noen av de samme spørsmål som er tatt opp på dagens møte slik det også går fram av referatene fra de to siste møtenei arbeidsgruppa. Ola Rognskog ga sin støtte til intensjonen i spørsmålet. Han uttrykte for øvrig at det kunne være slik at dette møtet i styringsgruppa hadde passet best som vanlig møte der styringsgruppa møttes fysisk, men at det var ok at dette møtet ble avviklet som telefonmøte. Knut Anders Oskarson begrunnet dette møtet, tidspunktet og møteopplegget med at det var viktig å sikre at prosessen med sammenslåing er "på sporet". Vedtak: Saklista godkjent. Enstemmig. Sak 3. Status i sammenslåingsprosjektet. Knut Anders Oskarson viste til behandling i fylkesting og i kommunene så langt, samt at siste kommune behandler saka i kommunestyre 30.6. Han påpekte videre at de praktiske omstendighetene gjør at selskapet ikke kan stiftes allerede 1.7.15 slik opprinnelig plan var, men at dette trolig ikke fører med seg uheldige konsekvenser. Det er derimot viktig å få fullføre prosessen på en god måte. På spørsmål om noen så noen "skjær i sjøen", så kom det ikke fram noen slike synspunkt som tydet på det. Det ble vist til at saka nå var til ordinær behandling i kommunene. Ola Rognskog viste videre til innkalt eiermøte blant Nordmørskommunene 22.5. Han uttrykte at ingen hadde flagget noe negativt til prosessen eller manglende tilslutning til prosjektet. Bjarne Dyrnes vil delta på dette møtet for å kunne uttdype og forklare prosessen. Ronny Rishaug Viste til innspillet av 7.5. fra tillitsvalgte til styringsgruppemøtet der han uttrykte at dette også er et uttrykk for en viss frustrasjon bl.a knyttet til tema som måtte følges opp i det framtidige arbeidet både i prosessen og i det nye selskapet. Videre ble det fra Ronnys side og med henvisning til forannevnte brev, påpekt at fylkesrevisjon også burde være representert ved at Ronny er en del av arbeidsgruppa. Ola Rognskog understreket at vi i denne delen av prosessen måtte være nøye med at ingen av partene og enhetene måtte føle seg satt på sidelinja. Det ble fra Oskarson understreket at styringsgruppa har vedtakskompetanse. Det ble enighet om at Ronny skulle være en del av arbeidsgruppa videre. Oskarson understreket ellers at arbeidsgruppa ikke burde gå for langt inn i de spørsmål som ligger til det nye selskapets styrende organer å ta stilling til. Sak 4. Saker som gjenstår før etablering av det nye IKS-et. A) Virksomhetsoverdragelse. Det ble understreket viktigheten av at alle relevante formelle Spilleregler for virksomhetsoverdragelse følges og legges til grunn for dette arbeidet. Oskarson hadde i kontakt med juridisk avdeling hos fylkeskommunen fått klarsignal fra dem til å bistå i prosessen siden det ble uttrykt at de sitter på kompetanse og erfaring fra dette området. Ronny Rishaug opplyste at det er planlagt et møte mellom han, Eirik Ienssen på juridisk avdeling og personalavdelinga i fylkeskommunen den 18. mai for nettopp å gå inn i dette og fullføre arbeidet. Det ble uttrykt tilfredshet med dette fra styringsgruppas Det ble også opplyst alle ansatte i de 3 revisjonsenhetene side. er invitert til et møte 12.6. for å bli godt kjent med prosessen. B) Stiftelsesdokumentene. Disse dokumentene kan ikke ferdiggjøres og videresendes til Brønnøysundregistrene før det nye selskaps styrende organer er på plass. Følgende ble enstemmig vedtatt: Arbeid med stiftelsesdokumentene og stiftelsen av "Møre og Romsdal Revisjon IKS" overlates til den revisor som blir valgt for selskapet. C) Revisor i det nye selskapet. Oskarson gjorde rede for at det må lages et konkurransegrunnlag og påfølgende utlysning av revisoroppdrageti det nye selskapet. Han har i kontakt med juridisk avdeling i fylkeskommunen fått klart at de gjerne tar oppgaven. Det ble fattet følgende enstemmige vedtak: Iuridisk avdeling i fylkeskommunen lager konkurransegrunnlag og forestår utlysning av revisoroppdraget for det nye selskapet og legger til rette for beslutning i interimstyret. Lederne for de 3 revisjonsenhetene gis anledning til å uttale seg før revisor engasjeres. D) Dokumenter til konstituerende representantskapsmøte. Vedtak enstemmig: Arbeidsgruppa ferdiggjør innkalling og saksdokumenter interimstyret for utsendelse/ innkalling til konstituerende representantskap. Asmund Kristoffersen opplyste at revisjonssjefene som oversendes sammen med Ronny Rishaug på vegne av arbeidsgruppa vil utarbeide forslag til budsjett for det nye selskapet som en antar vil sendes ut sammen med innkalling til konstituerende representantskapsmøte. Sak 5. Konstituerende representantskapsmøte. Det vises til sak 4,punkt D. A] Dato for konstituerende representantskapsmøte. Det ble enstemmig besluttet å holde dette møtet TORSDAG 27. AUGUST 2015. B) Valgkomite for konstituerende representantskapsmøte. Det ble enstemmig besluttet at interimstyret skal fungere som valgkomite. Sak 6. Andre saker. Knut Anders Oskarson minte om at nytt styre står for ansettelse av daglig leder. Styret må og konstituere daglig leder fram til ny daglig leder tiltrer. Han understreket og at Asmund Kristoffersen som prosessleder er bindeledd mellom arbeidsgruppa og styringsgruppa og at arbeidsgruppa har styringsgruppas fulle respekt. 8.5.2015 Asmund referent Kristoffersen Etablering av Møre og Romsdal Revisjon IKS Til styringsgruppa, jf. innkalling til telefonmøte 8. mai 2015 Tillitsvalgte har oppfatta det slik: Styringsgruppa har gjennomført andre fase gjennom avlevering av forslag til selskapsavtale m.m. i samsvar med oppdraget. Arbeidsgruppa sammensatt av revisj onssjefene og tillitsvalgte, jf saksframlegg til kommunestyra/fylkestinget, inklusiv prosessleder, har vært saksforberedende organ til styringsgruppa. Interimsstyret får en formell rolle/et nytt oppdrag når vedtak er fatta i fylkestinget og alle kommunestyra, jf. saksframlegg/vedtak/forslag til vedtak i fylkesting/kommunestyra. Tillitsvalgt til interimsstyret er enda ikke valgt. Arbeidsgruppa har i perioden etter avlevering av anbefaling til styringsgruppa ang. selskapsavtale m.m. arbeidet med saksforberedelse til interimsstyre i tillegg til interne forhold i selskapet som krever formelle beslutninger først når nytt selskap er etablert. Dette i samsvar med tidligere «oppdrag» fra styringsgruppa, og som del av det ansvaret dagens arbeidsgivere har. Det har vært noe usikkerhet og diskusjon om hvilke rolle og mandat styringsgruppa og arbeidsgruppa har i denne mellomfasen jf. referat fra arbeidsgruppa. Arbeidsgruppa har sett det som viktig å holde styringsgruppa, som er foreslått som interimsstyre, orientert om arbeidet. Vi ser nå at det framgår av saksframlegg til kommunestyra og fylkesting (våren 2014) at det er formålstjenlig at styringsgruppa og arbeidsgruppa fullfører arbeidet fram til evt. valg av interimsstyre. Ut fra dette skal både styringsgruppa og arbeidsgruppa ha en rolle fram til interimsstyret tar over. Noen innspill/ spørsmål: Alle de tre revisjonsenhetene er representert i arbeidsgruppa med revisjonssjefene. F ylkesrevisj onen er representert med konstituert revisjonssjef. I tillegg er fylkeskommunen representert med rådgiver fra juridisk avdeling som i si tid ble oppnevnt av kontrollutvalget etter tidligere fylkesrevisj onssjef. Kontrollutvalget har i møte 29.4.2015 valgt rådgiver fra personalseksj onen som personlig vara for fylkeskommunens representant. Tillitsvalgte er representert fra de to kommunale enhetene. Fylkesrevisjonen er ikke representert med tillitsvalgt. Vi ser det som ønskelig at også ansatt/tillitsvalgt ved fylkesrevisjonen blir representert i denne fasen for å sikre god involvering fra alle de tre revisj onsenhetene. Vi er usikre på hvilken rolle og arbeidsoppgaver arbeidsgruppa skal ha. Arbeidsgruppa arbeider med flere av de sakene som skal tas opp på møte i styringsgruppa 8. mai, blant annet oversikt over oppgaver og ansvarsfordeling. Arbeidsgruppa (eller andre) har etter det vi vet ikke levert noen sakspapirer til møte i styringsgruppa. Vi viser til forvaltningslovens krav om at saker skal være godt opplyste. Det at det i innkallinga også blir stilt spørsmål ved hvem som skal gjøre hva, forsterker inntrykket av at arbeidsgruppas rolle er uklar. Vi viser til at tidligere og ny arbeidsgiver har et ansvarjf. arbeidsmiljøloven. Dette betyr at det også må avklares hva som er styringsgruppas/interimsstyrets ansvar og hvilke ansvar dagens arbeidsgivere har. Det kan også være behov for å avklare rollen til prosessleder. Tillitsvalgte vil understreke at det er særs positivt og viktig for å sikre en vellykka fusj on at de ulike enhetene blir involvert i arbeidet framover. Samtidig kan det være behov for ekstern kvalitetssikring av formelle sider ved selve etableringen av selskapet. Fra tillitsvalgte 7.5.20l5 Ronny Rishaug, Fylkesrevisjonen Ingvild Fugelsøy, Distriktsrevisjon Nordmøre IKS Anny Sønderland, Kommunerevisj onsdistrikt 2 \ \ " Fylkesmannen i Møre og Romsdal Rapport etter tilsyn Kommunal beredskapsplikt Aukra kommune Tilsynsdato: 22.10.2013 Rapportdato: 02.01.2014 Fylkesmannen i Møre og Romsdal Rapport etter tilsyn med kommunal beredskapsplikt i Aukra kommune 2013 Innhald 1 BAKGRUNN OG GJENNOMFØRING ............................................................................ 1.1 .. 3 FØREMÅLOG HEIMELSGRUNNLAG ........................................................................................ .. 3 1.2 PÅLEGG OM GJENNOMFØRING ............................................................................................ .. 3 1.3 TILSYNSTEMA .................................................................................................................. .. 4 1.4 GRUNNLAGSDOKUMENTASJON ............................................................................................ ..4 1.6 GJENNOMFØRING ............................................................................................................ .. 5 6 2 HOVUDINNTRYKK ..................................................................................................... .. 3 RESULTAT FRÅ TILSYNET ........................................................................................... .. 7 4 3.1 Avvll< ............................................................................................................................ .. 7 3.2 MERKNADER................................................................................................................... .. 8 VIDARE OPPFØLGING ................................................................................................ .. 9 Side 2 av 9 Fylkesmanneni Møre og Romsdal Rapport etter tilsyn med kommunal beredskapsplikt i Aukra kommune 2013 1 Bakgrunn og gjennomføring Tabellen nedanfor oppsummerer nøkkelopplysningarom gjennomføringaog vidare oppfølging. Dei vidare avsnitta gir utfyllande opplysningar om heimelsgrunnlag, grunnlagsdokumentasjon og deltakarar. Tidspunkt for tilsynet: 04.09.2013(formøte) 22.10.2013 (tilsyn) Adressatil kommunen: 6480 Aukra Kommunenummer: 1547 Kontaktperson i kommunen: Geir Göncz Fylkesmannen sitt tilsynslag: Ketil Matvik Foldal (tilsynsleiar) Stine Sætre Tilsynsrapporten er skriven av: Ketil Matvik Foldal Tilsynsrapporten er godkjent av: Ketil Matvik Foldal (fylkesberedskapssjef) Førebels tilsynsrapport 04.11.2013 Endeleg tilsynsrapport sendt: sendt: Kommunen sin frist for oppfølgingsplan: 1.1 02.01.2014 28.02.2014 Føremålog heimelsgrunnlag o Føremålet med tilsynet er a sjå til om Aukra kommune sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap er i samsvar med aktuelle krav fastsett i sivilbeskyttelseslova og forskrift om kommunal beredskapsplikt. Tilsynet er gjennomført med heimel i § 29 i sivilbeskyttelseslovaog § 10 i forskrift om kommunal beredskapsplikt. 1.2 Påleggom gjennomføring I Justis- og beredskapsdepartementet sitt embetsoppdrag til fylkesmennene er det fastsett at fylkesmannen skal føre tilsyn med kommunane sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap. Om gjennomføringa seier embetsoppdraget at: ”Tilsynet skal planlegges og gjennomføres i samsvar med DSBstilsynsveileder. Fylkesmannen skal ha en årlig rullerende tilsynsplan som over en fireårsperiode innebærer minst ett tilsyn i alle kommuner.." Side 3 av 9 Fylkesmanneni Møre og Romsdal 1.3 Rapport etter tilsyn med kommunal beredskapsplikt i Aukra kommune 2013 Tilsynstema I møte mellom DSB og fylkesmennene i februar 2013presiserte DSB at alle krav i forskrift kommunal beredskapsplikt skal vurderast under tilsyna i 2013. 1.4 om Grunnlagsdokumentasjon Desse dokumenta vart sende frå kommunen til fylkesmannen før tilsynet: Nr. Dokument Datering 1. Aukra 2020. Kommuneplanfor Aukra 2011 - 2020 Vedteken 16.06.2011 2. Kommunal risiko og sårbarhetsanalyse av uønskede hendelser (ROS) Rapportdato: 3. Analyse av dimensjonerende beredskapshendelser (DBH) Rapportdato 12.06.2007 06.01.2005 4. Planfor samordna kriseleiingi Aukra kommune Revidert09.07.2013 5. Planfor samordna kriseleiingi Aukra kommune Revidert 22.06.2007 6. Infeksjonskontrollprogram/ Smittevernplan Revidert 10.07.2007 7. Evaluering etter Øving Mørejarl - deløving Skogbrann 02.05.2012 8. Kommunestyreinterpellasjon Møtedato: om straumstans 07.02.2012 9. Referatetter beredskapsmøtefor Aukra kommune Møtedato: 20.01.2012 10. Referatetter beredskapsmøtefor Aukra kommune Møtedato: 19.12.2011 11. Referat etter beredskapsmøtefor Aukra kommune Møtedato: 24.03.2010 Desse dokumenta vart lagde fram under tilsynsbesøket: 10.05.2012 12. Saksframlegg til kommunestyret: Plan for samordna kriseleiing Møtedato: 13. Saksframleggtil kommunestyret: Planprogramk.-plan arealdel Møtedato: 21.06.2012 14. Planstrategi for Aukra kommune Vedteken i 2013 Side 4 av 9 Fylkesmannen 1.6 Rapport etter tilsyn med kommunal beredskapsplikt i Aukra kommune 2013 i Møre og Romsdal Gjennomføring Formøte vart gjennomført 04.09.2013. Tilsynsbesøk med opningsmøte, intervju og sluttmøte vart gjennomført 22.10.2013. Kven som deltok går fram av tabellen under. Deltakarar Stilling Bernhard Riksfjord Ordførar Dagfinn Aasen Rådmann Geir Göncz Kommunalsjef/beredskapskontakt Terje Urdshals Teknisk sjef Ingrid Husøy Rimstad Kommunalsjef Ketil Matvik Foldal Fylkesberedska pssjef Stine Sætre Seniorrådgjevar X X X Side 5 av 9 X X X >< X X >< >< X X >< Rapport ettertilsyn med kommunal beredskapsplikt i Aukra kommune 2013 Fylkesmannen i Møre og Romsdal 2 Hovudinntrykk Bådedokumentgjennomgangenog tilsynsbesøketviser at Aukra kommune er medviten om oppgåver og ansvar for samfunnstryggleik og beredskap. Alle vesentlegeelement innanfor kommunal beredskapsplikter på plass.Men bildet er noko uoversiktleg,og mange av elementa er ikkje oppdaterte. Kommunenhaddefor 5-6 år sidan eit nærast komplett system, men mykje har sidan då forvitra, og andre element er ikkje følgde oppi samsvarmed nye lov- og forskriftskrav. Dei avdekte avvikagjeld detaljar, og lukking av desseføreset - kvar for seg—mindre justeringar innanfor kommunen sine etablerte system.Vi trur likevel at det kan finnast endå betre løysingarved å sjå avvika i samanhengog etablere ei tydeleg overbygningog styring av fagområdet. Det samegjeld andre konkrete forhold som ikkje oppfyller definisjonen av avvik, men der kommunen har forbetringspotensial 0 0 0 0 tydelegare tydelegare tydelegare tydelegare - for eksempel: rutinar rutinar rutinar rutinar for for for for øving evaluering - både av øvingar og reelle hendingar planrevisjon og plansamordning faste møte i kriseleiinga og beredskapsrådet Eller heilt generelt: Tydelege rutinar for korleis Aukra kommune sin beredskapsorganisasjon skal drivast og vedlikehaldast. Side 6 av 9 Fylkesmanneni Møre og Romsdal Rapport etter tilsyn med kommunal beredskapsplikt i Aukra kommune 2013 3 Resultat frå tilsynet Tilsynet avdekte 3 avvik. 3 forhold er kommenterte som merknader. 3.1 Awik Avvik er definert som manglande oppfølging av krav fastsette i sivilbeskyttelseslova §§ 14 og 15 og/eller i forskrift om kommunal beredskapsplikt. Avvik nr. 1 Aukra kommune sin risiko- og sårbarheitsanalyseoppfyller ikkje forskriftskravet om vurdering av behovet for befolkningsvarsling. Rege/verksti/vising: Forskrift om kommunal beredskapsplikt § 2, tredje ledd, Iitra f Utdjupande kommentar: Forskrift om kommunal beredskapspliktlistar i § 2 opp ei rekkje minimumskravtil kva ein heilskapleg risiko- og sårbarheitsanalyse skal innehalde. Ei vurdering av behovet for befolkningsvarsling er blant desse. Avvik nr. 2 Aukra kommune sin beredskapsplan oppfyller ikkje forskriftskravet om plan for befolkningsvarsling. RegeIverkstilvis/ng: Forskrift om kommunal beredskapsplikt § 4, andre Iedd, Iitra d. Utdjupande kommentar: Forskrift om kommunal beredskapsplikt Iistar i § 4 opp ei rekkje minimumskrav til kva kommunen sin beredskapsplan skal innehalde. Plan for befolkningsvarsling er blant desse. Avvik nr. 3 Aukra kommune har ikkje eit systemfor dokumentasjon av at krava iforskrift om kommunal beredskapsplikter oppfylte. Rege/verksti/vising: Forskrift om kommunal beredskapsplikt § 9. Utdjupande kommentar: Dei Iangt fleste forskriftskrava er oppfylte, og dette byggjer sjølvsagt på at det føreligg skriftleg dokumentasjon av ulike typar. Kommunen har likevel ikkje dokumentasjon på alle forskriftskrav er oppfylte -verken enkeltvis eller i ei samla framstilling. Kravet i forskrift om kommunal beredskapspliktmå elles sjåast i samanhengmed kommunelova § 23 nr. 2 som påleggadministrasjonssjefeneit generelt internkontrollansvar. Administrasjonssjefenskal sørgje for at administrasjonen vert driven i samsvar med lover, forskrifter og overordna instruksar, og at den er gjenstand for tilfredsstillande kontroll. Side 7 av 9 Fylkesmanneni Møre og Romsdal 3.2 Rapport etter tilsyn med kommunal beredskapsplikt i Aukra kommune 2013 Merknader Merknader er definerte som forhold som ikkje oppfyller definisjonen av avvik, men som fylkesmannen meiner det er grunn til å påpeike for å sikre god oppfølging av beredskapsplikta. Merknad nr. 1 Kommunensin ROS-analyse er overmogenfor revisjon. ROS-analysen er ikkje revidert sidan 2007, og etter fylkesmannen si vurdering kunne det blitt ført ei sak om at analysen ikkje oppfyller oppdateringskravetsom er fastsett i forskrift om kommunal beredskapsplikt§ 6, første ledd. Kommunenkan på den andre sida dokumentere at oppdatering av ROS-analysen er sett i verk og at dette arbeidet er forankra i den første planstrategiperioden etter forskriftskravet vart gjort gjeldande. Vi vel derfor ikkje å klassifisere dette som avvik, men understrekar viktigheita i dette oppdateringsarbeidet i denne merknaden. Tilpassingtil nye forskriftskrav bør elles vere ein vesentlegdel av det pågåande oppdateringsarbeidet. Merknad nr. 2 Aukra kommune bør fastsette tydelegare rutinar for øving, tydelegare rutinar for evaluering- både av øvingar og reelle hendingar, tydelegare rutinar for planrevisjon og plansamordning og tydelegare rutinar for faste møte i kriseleiinga og beredskapsrådet.Eller heilt generelt: Tydelege rutinar for korleis Aukra kommune sin beredskapsorganisasjon skal drivast og vedlikehaldast. Mange slike rutinebeskrivelsar finst i den administrative delen av plan for samordna kriseleiing, men der druknar dei i mykje anna. Rutinane er vanskelege å få auge på og fleire av dei vert heller ikkje følgde opp. Merknad nr. 3 Den påbyrja revisjonen/forenklinga av kriseplanen bør fullførast. Plandelen frå 2007 svarer på fleire konkrete forskriftskrav (opplæring, øving, evaluering). Desse rutinane kan med fordel løftast ut av kriseplanen og heller gå inn i ei eit overordna Styringsdokument for heile fagområdet, jf. merknad nr. 2. Kriseplanen sin omtale av informasjonsberedskap og kriseinformasjon bør styrkast, og kommunen bør i samband med revisjonsarbeidet ta stilling til korleis CIM skal brukast - som plattform for planverk og ROS-analysar og som operativt krisestøtteverktøy. Side 8 av 9 Fylkesmanneni Møre og Romsdal Rapport etter tilsyn med kommunal beredskapsplikt i Aukra kommune 2013 4 Vidare oppfølging Fylkesmannen ber om at kommunen lagar ein plan for når og korleis dei avdekte avvika skal følgjast opp. Planen skal sendast til fylkesmannen seinast seks veker etter tilsynsrapporten er motteken. Med utgangspunkt i kommunen sin plan, vurderer fylkesmannen om tilsynssaka kan avsluttast. Kommunenfår tilbakemelding om dette seinasttre veker etter fylkesmannenhar motteke kommunen sin oppfølgingsplan. Dersomkommunen har spørsmålom tilsynsrapporten eller oppfølginga,kan fylkesmannensin tilsynsleiar kontaktast: Ketil Matvik Foldal, [email protected], 71258483 /41693480. Side 9 av 9 O Kontrollutvalet Saksmappe: 2015-1547/03 Arkiv: 212 Saksbehandlar: Åse S. Eriksen Dato: 28.05.2015 Saksframlegg Utvalssaksnr PS 18/15 Utval Kontrollutvalet AUKRA KOMMUNE. Sekretariatet Møtedato 11.06.2015 ØKONOMIRAPPORT FOR 1. TERTIAL 2015 si tilråding Kontrollutvalet tek Aukra kommune sin Økonomirapport for l. tertial 2015 saman med administrasjonen si munnlege orientering, til vitande. Bakgrunn for saka I samsvar med lov 25.september nr 4 skal kontrollutvalet 1992 nr 107 om kommuner og fylkeskommuner (koml.) § 77 ”påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte” I medhald av avgjerda har Kommunaldepartementet gitt Forskrift l5.juni 2004nr 905 om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar (kontrollutvalsforskriften) sine oppgåver ved rekneskapsrevisjon gjeng fram av kapittel 4. kor kontrollutvalet Vedlagt saka følgjer: 0 Saksframlegg til formannskap og kommunestyre som inkl. I Tertialrekneskapet/budsj ettskj ema m/ kommentarar ' Investeringsrekneskap m/ kommentarar VURDERING Rekneskapen pr. 30.04.2015 Viser eit mindreforbruk på 67 mill. kroner. Sum frie disponible inntekter pr. 30.04.2015 er 153 mill. kr. som utgjer 42 % av budsjettert nivå for 2015, men er 2,867 mill. kr. mindre enn periodisert budsjett. Skatt på inntekt og formue pr. l. tertial er om lag 1,4 mill. kroner mindre enn periodisert budsjett. Det er for tidleg på året til å kunne si noko om denne utviklinga vil halde seg, men rådmann skriv i si saksframstilling at det er grunn til å ta høgde for at denne utviklinga vil fortsette. lnntekta av eigedomsskatten for 2015 ser og ut til å verte om lag 3 mill. kr. lågare enn budsjettert. Driftsutgiftene pr. 30.04.2015 syner at enkelte av einingane har eit overforbruk i forhold til budsjett. Det er spesielt innanfor einingane Julsundet skole og Institusjonstenester at det er vesentleg meirforbruk. Avvika for desse einingane skuldast i hovudsak lønnskostnadar. Det er gjort greie for avvika i rådmannen sitt saksframlegg. Samla sett har einingane eit mindreforbruk på 5,2 mill. kroner i forhold til budsjett. Når det gjeld investeringsrekneskapen, viser rapporten at det so langt er brukt 12,6 mill. kr. av totalt 76,7 mill. kr som er budsjettert for heile året på store og små tiltak. Det vert lagt fram ei sak til formannskap og kommunestyret om budsjettkorrigeringar pr. 30.04.2015 med forslag om å auke løyvingane til drift med netto 6,5 mill. kr og til investering med netto 4,7 mill. kroner for 2015. Åse Solveig Eriksen rådgiver Økonomiavdelinga ArkiV= 153 Saksbeh: Erna Varhaugvik Dato: 06.05.2015 Saksframlegg Utv.saksnr Utval Møtedato Formannskapet Kommunestyret Økonomirapportering pr. 30.04.2015 Rådmannen si tilråding: Rapporten vert teke til vitande. Særutskrift: Fylkesmannen i Møre og Romsdal Kommunerevisjonen Bakgrunn: Kommunelova § 47 og forskrift om årsbudsjett § 10 har reglar for budsjettstyring. I § 47 nr. 2 går det fram at dersom det skjer endringar i løpet av budsjettåret som kan få betyding for dei inntekter og utgifter som årsbudsjettet bygger på, skal administrasjonssjefen gje melding til kommunestyret. I forskrifta sin § 10 går følgjande fram ” Administrasjonssjefen skal gjennom budsjettåret legge fram rapporter for kommunestyret som viser utviklingen i inntekter og innbetalinger og utgifter og utbetalinger i henhold til det vedtatte årsbudsjett. Dersom administrasjonssjefen finner rimelig grunn til å anta at det kan oppstå nevneverdige avvik i forhold til Vedtatt eller regulert årsbudsjett, skal det i rapportene til kommunestyret foreslås nødvendige tiltak”. Aukra kommune sitt Økonomireglement er utarbeidd med grunnlag i desse reglane, og der står føljande ” Tertialrapporten skal vere ein avviksrapport som skal rapportere status for kvar eining. Kommunestyret kan vedta budsjettendringar ved handsaming av tertialrapporten. Rådmannen legg fram forslag til budsjettendringar frå administrasjonen. Rapporten blir utarbeidd av administrasjonen og lagt fram til politisk handsaming” Utgreiing: Denne saka rapporterer økonomistatus pr. 30. april 2015, og i tråd med lov og forskrift er det berre vesentlege avvik som blir meldt. Budsjettet er periodisert, det vil seie at det er fordelt ut over året i samsvar med forventa tidspunkt for når utgifter og inntekter blir bokført. Avvik i høve til periodisert budsjett pr. 30.04.15 treng difor ikkje å bety avvik ved årsslutt. Driftsinntekter Skatteinntekt Skatteinngangen pr. 30.04 svarer til 95,44 % av budsjettert og periodisert inntekt. Mindreinntekt i forhold til budsjettert nivå på kr. 1,4 mill. pr. 30.04. Pr. mars hadde kommunen ein skatteinngang, før skatteutjamninga blir teke omsyn til, som svara til 105,4 % av landsgjennomsnittet. Sidan kommunen sin skatteinngang, på tross av reduserte inntekter, ligg over 100% av landsgjennomsnittet, vil ikkje noko av dette bli kompensert gjennom auka rammetilskot. Utviklinga utover i året er usikker, men det er grunn til å ta høgde for at denne utviklinga vil fortsette. Rådmannen rår til at ein vurderer utviklinga fram til handsaminga av 2. tertial og då tek stilling til om dei budsjetterte inntektene må reduserast. Eigedomsskatteinntekter Det er i budsjett 2015 lagt til grunn at inntektene frå eigedomsskatt vil bli kr. 177.978.563,-. Taksering er no gjennomført, og viser seg at investeringar på skattepliktige eigedomar i 2014 gjev eit grunnlag for utskriving av eigedomsskatt med kr. 174.702.213,-. Budsjettert eigedomsskatt blir derfor redusert med kr. 3.276.350,-. Reduksjonen blir teke inn i sak om budsjettkorrigeringar. Rente- og avdragsutgifter Avvik på rente-inntekter og utgifter skuldast feil periodisering i budsjett. Avvik på den enkelte ramme i forhold til periodisert budsjett: 10.1 Rådmannen, politisk og serviceavdelinga 4 630 1 224 26 % 10.3Økonomiavdelinga 1 374 324 24 % 3717 10.4 Organisasjonsavdelinga 2 029 -625 -31 % 7 369 3 838 10.7 Barnevern 13 301 733 158 22 % 1 674 300 18 % 10.9 Næring, revisjon, kyrkje 10 221 -8 554 -84 % 21 942 20 Gossen barne og ungdomsskole 35 440 10.8 Pedagogisk rådgjevar 12 729 313 2% 21Julsundet skole 7054 1252 18% 22 Barnebobarnehage 5717 305 585 5% 6 999 14249 23 Bergetippen barnehage 3 348 17 % 16703 9 691 25 Oppvekst og Kultur 3 688 -671 -18 % 10 216 30 Institusjonstenester 16 006 2 443 15 % 43 235 32 Heimetenester 8 440 -174 -2 % 24 663 40 Helse 50 NAV 3 750 1 193 -623 -91 995 -17% -8 % 10000 3 379 60 Plan, utvikling og samfunn 62/65 Teknikk, eigedom og brann TOTALT 1 938 5 058 89 582 51 % 4 036 -2 362 -47 % 13100 -5 201 -6 % 241878 Einingar som pr. 30. april har eller har grunn til å tru at det vil bli nemneverdigeavvik i forhold til vedtekebudsjett,skal i si tilbakemelding ha med dessepunkta: l. Forklar avvik i forhold til periodisertbudsjettpå rapporteringstidspunktet 2. Beskriv tiltak som er eller vil bli sett i gang for å redusereeller fjeme meirforbruk 3. Fastsett og forklar forventa avvik på årsprognosen (budsjettet). I sambandmed rapporteringav eventuelleavvik på økonomi er eininganeminna om at rammene ikkje er korrigert for sentralelønsforhandlingarenno.Resultatetvar klart seint i 2014 og ein rakk ikkje å innarbeidedette i budsjettet.Dette vil bli tilrådd gjort i sak om budsjettkorrigering etter førstetertial 2015. Frå einingane er det i forhold til økonomi meldt tilbake slik: 10.1 Rådmannen, politisk leiing og serviceavdelinga l. Ramme 10.1har eit meirforbruk på kr. l.223.430,-. Av dette er ca. kr. 496.000; avvik på løn inkl. sosialekostnader. Resten av avviket kan forklarast slik: 0 Rådmannsteamet har eit samla meirforbruk på ea. kr. l.129.000,-. Avviket skuldast bl.a. dette: o Utgifter til leiaropplæring,som vil bli kompensertmed midlar frå KS. DRIFTSBUDSJETT 2015 - budsjettskjema 1A og B Rekneskap PI' Tala er i heile 1000 kroner Ordinært rammetilskot Skatt på eigedom Andre direkte eller indirekte skatter Andre gen. statlege tilskot Sum frie disponible inntekter Renteinntekter og utbytte instrumenter (omløpsmidler) Renteutg., provisj. og andre finansutgifter Tap finansielle instrumenter (omløpsmidler) Avdragpå lån Netto finansinntekter 30.04.15. -29684 -28 332 -36765 -37 675 -88989 -85 447 0 0 -228 -1 344 -152 799 -155666 -1 057 -2 127 0 -560 268 1 356 O 0 1 693 1 690 922 341 30.04.2015 Skatt på inntekt og formue Gevinst finansielle Per. Budsj. 2015 pr I - utgifter Regulert Oppr. budsjett Budsjett 2015 -93 906 Rekneskap 2015 -93906 2014 -84 225 -91 913 -94 596 -170 810 7 101 -177979 0 -1 252 -365049 -6 382 0 7 101 0 O 625 24 179 24 179 24 243 24 898 24 898 24 580 -91 913 -177 979 0 -1 252 -365049 ~6382 O 0 -5 076 -354708 -7 525 -1 081 8 318 Til dekningav tidlegareårs rekneskapsmessige meirforbruk O 0 0 79 608 79 608 33 122 698 698 0 0 -75 -1 920 -1 920 0 -408 -408 -489 -75 77 977 77 977 27 062 0 O Til ubundne avsetningar Til bundne avsetningar Brukav tidligare års regn.m.mindreforbruk Bruk av ubundne avsetningar Bruk av bundne avsetningar Netto avsetningar Overført til investeringsreknesk Til fordeling drift O O O 0 894 O O O O -1 642 ~4823 O O O 688 O O 39 -262 174 -263 377 5 854 -154 744 4 630 -262 174 10.1 Rådmannen, politisk og serviceavdelinga 13 301 13 301 16 480 10.3 Økonomiavdelinga 1 698 1 374 3 717 3 717 3 633 10.4 Organisasjonsavdelinga 1 404 2 029 7 369 7 369 7 350 891 733 3 838 3 838 3 240 1 974 1 674 6 999 6 999 6 567 1 667 10 221 21 942 21 942 22 216 13 042 12 729 35 440 35 440 35 475 21 Julsundet skole 8 306 7 054 14 249 14 249 16 028 22 Barnebo barnehage 6 022 5 717 16 703 17 296 16 208 23 Bergetippen barnehage 3 933 3 348 9 098 10 096 25 Oppvekst og Kultur 3 017 3 688 9 691 10 216 10 216 9 573 30 Institusjonstenester 18 449 16 006 43 235 43 235 46 239 8 266 8 440 24 663 24 663 22 338 3 127 3 750 10 000 10 000 9 917 50NAV 1 102 1 193 3 379 3 379 3 134 60 Plan, utvikling og samfunn 2 933 1 938 4 036 4 036 5 095 62/65 Teknikk, eigedom og brann 2 696 5 058 13 100 13 100 14 826 -152 532 10.7 Barnevern 10.8Pedagogiskrådgjevar 10.9 Næring, revisjon, kyrkje 20 Gossen barne og ungdomsskole 32 Heimetenester 40 Helse 89 Motpost kalk. Renter og avskr. -5 304 -5 304 -4 660 90 Andre tilskot/refusj.og pensjon 1 629 4 888 4 888 -2 589 Buffer -lønnsvekst 6 662 18 304 18 304 0 1 349 187 2 408 2 408 8 632 85 730 -65 802 98 060 -56 684 262 174 0 262 174 0 249 798 -13 579 Korr. av føringar både i skjema 1A og 'IB Sum fordelt til drift Meirforbruk (+)Imlndreforbr. (-) o Leige av lokalar til ROR—IKT si avdeling i Aukra kommune med kr. 94.000,-. Dette skal korrigerast til eining 10.4 der det blir bedt om auka ramme i sak om budsjettkorrigeringar. o Meirforbruket som skuldast utgifter knytt til fastlandsløysinga (Kjerringsundet) med kr. 990.000,-, blir dekt av fond ved rekneskapsavslutning. 0 Serviceavdelinga inkl. fellestenesta, politisk sekretær, informasjon, valarbeid og administrasjonsbygg har eit meirforbruk på 110.000,-. 2. Det er ikkje venta eit negativt avvik ved årsslutt dersom tiltaka ovanfor får ein positiv effekt. 10.3 Økonomiavdeling Avdelinga har et meirforbruk på kr 334000,- som i all hovudsak skuldast avvik på løn. l budsjett 2015 for økonomiavdelinga er det under avsnittet utfordringar i 2014 opplyst at avdelinga gjennom Rådmannen sitt omstillingsfond har fått midlar til ei midlertidig stilling i 2 år. Lønn til denne stillinga fører derfor til ei meirforbruk inntil overføring frå fond blir gjort ved rekneskapsavslutning. Vidare fører auka lønsutgifter knytt til sentrale og lokale lønsforhandlingar 2014 til meirforbruket inntil at ramma blir korrigert for verknaden av dette ved budsjettkorrigering pr. 30.04.15. Eininga Venter ikkje vesentleg avvik i forhold til budsjett ved årsslutt. 10.4 Organisasjonsavdeling Avdelinga har et mindre forbruk på kr 626.000; som i all hovudsak skuldast periodiseringsavvik. Nokon utgifter skal takast av fond ved rekneskapsavslutning. I tillegg er nokre utgifter til nytt datautstyr feilført og skal overførast på investeringsprosjekt. Dette vil bli korrigert i mai. Det er ikkje planlagt tiltak eller andre uføresette oppgåver ut over det som er budsjettert og det er følgjeleg ikkje venta vesentlege meir- eller mindreforbruk ved årets slutt. 10.7 Barnevern Tenesteområdet har et meirforbruk på kr 158.000,-. Det er ikkje meldt vesentlege avvik og det er følgjeleg ikkje venta vesentlege meir- eller mindreforbruk ved årets slutt. 10.8 Pedagogisk rådgjevar Tenesteområdet har et meirforbruk på kr 300.000,-. Det er ikkje meldt vesentlege avvik og det er følgjeleg ikkje venta vesentlege meir- eller mindreforbruk ved årets slutt. Som følgje av delegert vedtak 112/15, e-phorte 15/351, Vedtak om spesialpedagogisk hjelp etter opplæringslova § 5-7, vil underteikna motta faktura frå Trollmyra bamehage for 16 timar med spesialpedagog og 80 timar med spesialpedagogisk assistent. Det er mogleg at dette vert rapportert inn til 2. tertial 10.9 Næring, revisjon, kyrkja mm. Tenesteområdet har et mindreforbruk på kr 8 554 000,- som i all hovudsak skuldast at tilskot til GassROR IKS enno ikkje er betalt ut. Det er ikkje venta vesentlege meir- eller mindreforbruk ved årets slutt. 20 Gossen barne- og ungdomsskole Eininga har et meirforbruk på kr 3 12.000,-. Det er ikkje meldt vesentlege avvik og det er følgjeleg ikkje venta vesentlege meir- eller mindreforbruk ved årets slutt. 21 Julsundet skole l. Forklaring på avvika Julsundet skole har eit meirforbruk pr. 30.04.2015 på kr l.252.032,-. Avviket kjem av meirforbruk på løn. 2. Tiltak for å fjerne meirforbruket Ein har hatt ein gjennomgang av alle stillingane i eininga. Det kan sjå ut som vi kan klare å spare ei lærarstilling og ei assistentstilling frå skolestart 2015. Dette vil gje ei innsparing på om lag 1 mill. på årsbasis. For 2015 vil det redusere lønsutgiftene med omlag kr 450 000,Einingsleiar er med i eit kommunalt prosjekt for å redusere sjukefråveret. Stort sjukefråvær genererer ekstra utgifter. 3. Venta avvik på årsprognosen Vi får frå l. august 2015 ny avtale med Fræna kommune. All spesialundervisning for elevar frå Fræna skal då dekkast over ramma. Ein er usikker på korleis tala vil slå ut for eininga. Vi vil truleg kjøpe ein elevplass i annan kommune. Kostnadane kjem på kr 175.000,- for hausten 2015. Det er no vanskeleg å fastsette eit eksakt tal, men eininga ventar eit meirforbruk på om lag kr 1.000.000; ved årets slutt. 22 Barnebo Barnehage Eininga har et meirforbruk på kr 305.000,-. Det er ikkje meldt vesentlege avvik og det er følgjeleg ikkje venta vesentlege meir- eller mindreforbruk ved årets slutt. 23 Bergetippen barnehage Eininga har et meirforbruk på kr 585 000,-. Dette ligg i all hovudsak på løn. Rammene er ikkje da korrigert for sentrale lønsforhandlingar. Det er ikkje meldt vesentlege avvik og det er følgjeleg ikkje venta vesentlege meir- eller mindreforbruk ved årets slutt. Driftsrapport for Bergetippen barnehage viser eit forbruk på rammenivå pr. 30.04. som ser greitt ut i høve til årsprognosen. Når drifta no er samla i eitt bygg, ser ein ikkje at det er spesielle utgifter i løpet av året som gir grunn til forventa avvik innanfor ramma. Bergetippen har etter utbygginga ei drift av fem avdelingar. Vår 2015 er det utvida drift på to avdelingar, grunna venteliste og stort behov for barnehageplassar. Ekstra lønsmidlar til to stillingar i samband med dette er dekt av vakante lønsmidlar frå Barnebo barnehage sitt budsjett. Frå haust 20l 5 går Bergetippen tilbake til vanleg drift med fem avdelingar, og det blir ikkje bedt om nye stillingar til utvida drift for neste barnehageår. 25 Kultur Kulturavdelinga har eit mindreforbruk pr. 30.04.15 på kr. 671 000,-. Det er nødvendig å gjere nokre endringar i periodisering på fleire av ansvara, slik at det blir betre samanheng mellom rekneskap og budsjett. Eininga har ikkje fått tilført budsjettmidlar for ansvar 2506 - Bassenget. Pr. dato er det utgiftsført kr. 130500,- på dette ansvaret. Dette vil på sikt svekke ramma til eininga, dersom det ikkje blir tilført budsjettmidlar. 30 Institusjonstenester 1. Driftsrekneskapet syner et meirforbruk på kr. 2.443.000,- Dette er grunna i for høge lønnskostnadar. Vikarpoolordninga er lagt ned og vi har starta med felles turnus for Sørbo og Nordbo. Dei største avvika er på Aukraheimen og Avlasting og Bergtun bufellesskap. 2. Vi har hatt ein grundig gjennomgang av drifta ved Aukraheimen. Det kan sjå ut for at det over fleire år har vore for lav budsjettramme for å kunne gje nødvendig helsehjelp etter lova. Vi arbeider med å utnytte ressursane betre mellom avdelingane. Dette er krevjande omstillingar og det tek noko tid før det gir resultat. På grunn av ombygging og utvida teneste på Bergtun, vil første halvåret ha ei krevjande drift. Vi reknar med at dette vil betre seg 2.halvåret, og at negativt avvik på Bergtun og Avlastingsbustaden vil jamne seg ut pga. enklare driftsform og tilskot frå staten. 3. Tenestajobbar no aktivt for å redusere meirforbruket. Slik det ser ut no reknar vi med at vi vil ha et meirforbruk på omlag 700.000,- pr. 31.12.2015. Vi reknar då med at tiltaka i punkt l og 2 får forventa positiv effekt. 32 Heimetenester l. Eining heimetenester har eit mindreforbruk på kr. l73.997,-. Grunnen er at eininga har mottatt statleg driftstilskot til dagsenter for heimebuande personar med demens som skal brukast i år på kr. 259.700,-. Driíta elles har eit overforbruk i heimesjukepleia og mindreforbruk i drift av dagsenter og administrasjon. Eininga merker meir behov for heimetenester med dårlegare pasientar i heimane. Det har blitt vanskelegare med plass på institusjon og det krev auka volum på tenester frå heimesjukepleia. Brukargruppene som heimetenesta yter tenester til har behov som ikkje er pårekneleg. Det gjer det vanskeleg å vurdere omfang i drift. Utgifter til omsorgsløn er aukande. Hittil i år har vi eit meirforbruk på kr.l00.000,-. Det er 35 % over budsjettert utgifter. Dette er en konsekvens av at brukarane bur lenger heime. Pårørande får godtgjersle for omsorga utover det vanlege som dei yter i heimen. Omsorgsløn krev vedtak i tråd med Helse og omsorgstenestelova. 2. Eining heimetenester har ei stram økonomistyring med månadlege møter for å sikre budsjettbalanse best muleg. 3. Ut frå drifla pr. i dag ventar eininga ikkje vesentlege avvik for 2015. 40 Helse Eininga har eit mindreforbruk pr. 30.04.15 på kr. 622 000,- i høve til periodisert budsjett. Etter ombygging av helsesenteret kom det fram at det var behov for å skifte ut dører til behandlingsrom ved legekontor, fysioterapi og helsestasjon fordi dei gamle dørene ikkje var lydtette. Etter møte med rådmann vart det bestemt at dørene skulle skiftast ut i 2014 innafor eige budsjett. Imidlertid vart ikkje dørane montert før i 2015 og det er enno to dører som ikkje er montert. Samla kostnader for dette vert sannsynligvis kr. 210.000. Dr. Riiber fekk havari av vannjet fordi havna ved fergekaia er blitt for grunn. Vi måtte derfor demontere og sette inn ny vannjet og for å hindre nye skader blei havna mudra. Kostnader for mudring vart på kr. 98.148,- Vi har ikkje fått alle kostnader for vanjet reparasjon og montering med vi reknar med kostnader på omlag kr 370.000,- Det er likevel ikkje meldt vesentlege avvik i forhold til budsjett ved årets slutt. 50 NAV Eininga har et mindreforbruk på kr 91.000,-. Det er ikkje meldt vesentlege avvik og det er følgjeleg ikkje venta vesentlege meir- eller mindreforbruk ved årets slutt. 60 Plan og utvikling Eininga viser eit meirforbruk i høve til periodisert budsjett på kr 995.000,-. Forbruket i høve ramma ligg høgt med tanke på årsverknaden, men reelt er meirforbruket mykje mindre. Det utgjer reelt kr 292.000; mot periodisert budsjett. Hovudårsaka er ekstra ferjeturar utgiftsført i rekneskapen med kr 1.055.000,-. I årsregneskapet for 2014 vart det gjort ei avsetning for kr 703 314 av desse utgiftene da dei gjaldt fjoråret. Denne avsetninga er ved ein feil ikkje tilbakeført. Når det vert gjort i mai blir netto belastning på 2015-regneskapet redusert til kr 352.000,-. Følgjeleg blir også meirforbruket på ramma mindre. Vidare er betalt dokumentavgift i samband med sal av tomteområde på Torhaugmyra utgiftsført i 2015 medan tilhørande inntekt blei rekneskapsført allereie på 2014. Både inntekt og utgift skulle ha vore ført i regneskapet for 2014. Feilen vil gi et meirforbruk i 2015 på kr 107.000,-. Eininga held på å avslutte første fase av kommuneplanen sin arealdel (planen klar til høyring i mai). Innkomne faktura i høve konsulentkjøp, ikkje rekneskapsført (1. tertial), tyder på at samla avsett sum til konsulenttenester kan bli knapp mot slutten av året. Avviket skuldast meir konsulentkjøp enn budsjettert for å avklare vanskelege arealkonfliktar i kommuneplanen, arealdelen. Dersom eininga skal rekne med å kjøpe to nye reguleringsoppdrag (i tillegg til eigen kapasitet) vil vi få eit meirforbruk mot slutten av året på om lag kr 600.000,-. 62 Teknikk, eigedom og brann Eininga har et mindreforbruk i høve til periodisert budsjett på kr 2.363.000,-. Einingsleiar melder likevel at dette i stor grad er periodiseringsavvik budsjettet innan årets slutt. og at ein ligg an til å bruke opp Det er også bedt om ekstra budsjettmidlar til tiltak på Aurkaheimen som ikkje er budsjettert med kr 450.000,-. I tilsynsrapporten frå Molde Brannvesen datert 08.10.14, er det sett opp kva tiltak ein er pålagt å utføre på Aukraheimen. Pålegget kom inn so seint at dette ikkje vart med i Budsjett ml Tiltak nr. Små tiltak( i 1000 kr) 104001 Datautstyr kursrorn Rekneskap Opprinneleg K~vedtakfnr pr 30.04.2115 budsjett 2015 1. tertial 7 106000 Heimeside 201001 Drensavløpnord for Gossenbarne og ungdomsskole 201200 210300 Sanering/etterbruk,skolebyggRiksfiordog Solem Utvidingparkering - 220019 Uteområde Furutun 7 50 endr.Pr. 30.04.2015 » 50 Meir-/ Vedteken mindreforbr. Rekneskap Pr 30.04.2015 tidlegare år 750 24 - 7 - 24 742 633 - 7 - 633 468 9 - » - 9 767 30 220200 Saneringsrapportog rivingav barnehagebyggog boligbyggFalkhytten 730103 VognsksurBergetippen 27 15 7 100 7 100 -100 - 600 - 7 600 - -573 15 7 45 - 255000 Kommunal eigendel Spelemidlar 7 300 - 300 -300 755001 - 200 7 200 -200 300013 Velferdsteknologi- institusjonstenesta 320001 IKTveIferdsteknoIogiheimetenesta 7 - 200 200 7 200 200 601100 Breiband 260 500 - 500 -240 620012 Prosesstekniskutstyr Tverrlia 41 300 - 300 -259 284 624000 624500 Kommunale bustader, rehabilitering Kommunalutleigebustadfor flyktningar 7 - 250 Z 200 7 250 2 200 -250 72200 1 949 627105 Varebil 7 300 7 300 7300 - 300 - 300 -300 7 7 - - 300 - - 300 - -300 - 505 12 82 53 540 320 7 540 320 7458 7267 4 - 200 - 7 - 200 226 - 20 1 500 - 1 500 156 7 Bygdebokfor Aukra 293000 Turstiar- Helseløype 627107 Utstyrfleirbruksmaskin 629001Salavbygg gbnr1/1(ASAS) 645200 645203 Sentrumsområdefornylng Fortaujulsundet Skole 648000 Distribusjonav vatn - nødvendig nyanlegg 648500 Avløp,generelleinvesteringar 648518 Tømmestaslonfor bubilar 669000 Administrasjonutbyggingsavdeling 682002 Gangvegjulsundetskole 683014 veglysEikrem TOTALT - - 16 1536 8160 - 8160 kostnadsramme 7200 -200 16 -1 480 156 - 7 209 - 1 929 -6624 Kommentarar til dei prosjektasomtrengendrabudsjettløyve, eller deter andreendringari prosjektet.Alle prosjekt som ikkje er omtalt vert utført som føresett. 201000Riksfiord Nye skole Tilleggsløyving på 1.950.000 i K-sak21/15. Midlaneskalgåtil ferdigstillingav prosjektet. 210200Julsundet skoleogflerbrukshus Revideringav skisseprosjekt harmedførtekstrakostnader til arkitektarmedkr 325.000,-og om lag kr 200.000; i inteme ressursar.Ein reknar likevel med at årets budsjettvil halde. 220012Renoveríng Aukratun Det er vedtattriving.Tømmingav byggeter i gang. 220013 Utbygging4. avdeling F urutun Det er fremjasakom rebudsjettering av kr 300 000 vedtekeav kommunestyret i K-sak48/15. 235000 Utb.Bergetippenbarnehageinkl.planlegging Det er fremjasakom rebudsjettering av kr 130 000 vedtekeav kommunestyret i K-sak48/15. 3 03200 Tilbygg Bergtun, ny bueining Prosjektetvil få eit meirforbrukpå ca kr 1.000.000,-.Detteskyldasat detble valt ei løysingmed å sprinkle heile bygget og at kostandanemed sprinkleranleggetblei en del størreenn det som først var kalkulert (det viste segblant anna at man måtte etablerenytt vassinntaktil anlegget). Dagensforskrifterkrev at omsorgsbustader medheildøgnsomsorgskalha automatisk slokkeanlegg/sprinkleanlegg. For å kunnefå investeringstilskot til byggingav nye omsorgsbustader frå Husbankenkreves det og at bustadaneer sprinkla. Husbankengjev og tilskottil installeringav sprinkleranlegg i eksisterande bygningsmasse medinntil 55 % av kostnadene. Det er søktom og gjetttilsagntil investeringstilskot for bådesprinkleranlegget, den nyebueiningaog nyttnattevaktsrom. Husbanken har gjetttilsagnpå tilskuddtil inntilkr. 610.000,— for branntiltak (sprinkleranlegg) og kr 1.630.000for tilbygget(ny bueiningog nytt nattevaktsrom). investeringstilskot frå Husbanken er ikkje tekemedi kostnadsbildet tidlegare. Dersombyggetikkje haddeblitt sprinklahaddeprosjektethaldeseginnaforramma,men budsjettet for 2015. Norconsult AS vart hausten 2014 engasjert til å lage eit tilbodsgrunnlag på arbeida. Dette grunnlaget var ferdig utarbeidd i februar 2015. Eininga fikk inn 2 tilbod på arbeida og har no inngått kontrakt med Fræna Byggservice AS. Totalkostnadane her vert estimert til ca. 450.000,-. Av årsaker til mindreforbruket pr. 30. april kan nemnast: 0 Mindreforbruk 0 0 0 0 Mindreforbruk på straum med ca. kr 164.000; (periodisering) Mindreforbruk på kjøp av vatn frå Fræna kommune med kr 500000,- (periodisering) Mindreforbruk på vedlikehald med ca. kr 650.000; (sjå forklaring nedanfor) Kommunale årsgebyr fakturert meir enn budsjettert med ca. kr 395.000; (skuldast på løn med ca. kr 35 0.000,- avrekning 2014) Einingsleiar melder at på grunn av stort behov for hjelp på utbyggingsprosjekt, så har fleire driftsprosjekt blitt utsatt til 2. og 3. tertial. Det er ikkje meldt vesentlege avvik i forhold til budsjett Ved årets slutt. Investerin ga r: Budsjett ml Rekneskap Tiltak nr. Store tiltak( i 1000 kr) Opprinneleg pr 30.04.2015 201000 Rlksfjordskole- utgreiingog hovudutbyggjing 218 210200 753 ulsundet skole ogfierbrukshus budsjett 2015 11000 K-vedtak før 1. tertial endr. Pr. 30.04.2015 1 950 1 950 Meir-l vedteken mindreforbr. Rekneskap Pr 30.04.2015 tidlegare -1 732 - 11 000 -10 247 210201 Julsundetskole - midlertidigløysing 30 1 035 - 1 035 -1005 220012 12 1 000 - 1 000 -988 20 38 f - - Renovering Aukratun 220013 Utbyggjing4. avdelingFurutun 735000 Utb.Bergetippenbarnehage inkl.planlegging 303200 Tilbygg Bergtun, ny buelning 309200 313000 Aukra omsorgssenter julsundet omsorgsbase 616101 Torhaugmyra aust bustadfelt 620100 Energisentral,trinn ll inkl.utgreiingkunstisbane 624003 Gjenbruk av skolebygg 645500 Opparbeiding av utbygglngso mrâder 645501 Opparbeidingav industriområdeNylandAust 645502 648011 Utbygging ÅSdaIen/MFK Vatn —utklfting ABSRSanden ~Hukkelberg 648113 VassleldningFræna ~Hoillngsnolm 679101 G/S-vegFalkhytten-Horrern-Salem 679103 GIS-veg Solem - avkj. Rødabu kta TOTALT 20 38 kostnads» år ramme 302648 300258 8474 116000 29 - - - 9 774 35 534 10 275 38600 2148 1 500 — 1 500 648 2 761 386 27 2 000 4 000 - 2 000 4 000 -1 614 -3 973 1 487 ~ 21 674 15 500 709 15 200 57 1 300 - 1 300 -1 243 138 6 200 - 6 200 »6062 1000 f 1 000 2116 3116 12 - v 12 8003 4300 252 500 - 10960 206 - 152 - s ' - - 18 1 264 18000 2 900 - 18000 2 900 -17 982 -1636 59 1 107 20 300 - 146 2 596 4658 10000 f - 4658 10 000 -4 512 -7404 337 18 616 7872 32 800 e 118 2 000 - 2 000 -1 882 11 097 66 593 1 950 68 543 -57 446 308 - tilbygget hadde då ikkje tilfredsstilt krava for å kunne fått investeringstilskot frå Husbanken. Tilskotet vil dekkje meirforbruket. 624003 Gjenbruk av skolebygg Det er fremja sak om tilleggsløyve på 2,9 mill. Årsaka er at då det i 2014 vart vedtatt ei tilleggsløyving på 8,7 millionar skulle 1/3 av total ramma budsjetterast i 2015. Dette vart ikkje gjort. Det er og fremja sak om rebudsjettering av kr. 703.000 midlar frå 2014. Løyvene blei vedteke av kommunestyret 7. mai K-sak 48/15. 645500 Opparbeiding av utbyggingsområder Det er fremja sak om rebudsjettering av kr 790 000 vedteke av kommunestyret i K-sak 48/15. 648011 Vatn - utskifting av ABSR Sanden - Hukkelberg Prosjektet avsluttast i 2015. Det er fremja sak om rebudsjettering av kr 890 000 vedteke av kommunestyret 7. mai K-sak 48/15. 648113 Vassledning Fræna - Hollingsholm Løyvinga til prosjektet er fordelt mellom 2015 og 2016. Prosjektet vart sett i gang tidlegare enn ein antok i budsjettprosessen. Det vert fremja budjettendringsak der ein ber om at løyvinga for 2016 vert flytta til 2015. 6 79101 G/S-veg F alkhytten-Horrem-Solem Prosjektet vert ferdigstilt i 2015. Periodisering av utgiftene mellom 2014 og 2015 vart annleis enn ein trudde i budsjettprosessen. Det er fremja sak om rebudsjettering av kr 3 820 000 frå 2014 vedteke av kommunestyret 7. mai K-sak 48/ 15. 679103 G/S-veg Solem - avkj. Rødabukta Prosjektering er i gang. Rebudsjettering av kr 190 000 vedteke av kommunestyret i K-sak 48/ 15. 106000 Heimeside Det er fremja sak om rebudsjettering av kr 187 000 vedteke av kommunestyret i K-sak 48/ 15. 201001 Drensavløp nord for Gossen barne- og ungdomsskole Prosjektet vert ferdigstilt i 2015. Det er fremja sak om rebudsjettering av kr 530 000 frå 2014 vedteke av kommunestyret 7. mai K-sak 48/ 15. Meirforbruk på kr.95.000 skuldast at plassering av avløpet måtte endrast og ein difor måtte sprenge vekk noko fjell. 201200 Sanering/etterbruk, skolebygg Riksfiora' og Solem Etter avtale med grendelaga i området, står det igjen litt meir opprydding på skoletomta. Fremja sak om rebudsjettering av kr 430 000 i 2015 vedteke av kommunestyret 7. mai K-sak 48/ 15. 230103 Vognskur Bergetippen Prosjektet vert ferdigstilt i 2015. Fremja sak om rebudsjettering av kr. 305.000 frå 2014 vedteke av kommunestyret 7. mai K-sak 48/ 15. 669000 Administrasjon utbyggíngsavdeling Indirekte kostnadar som ikkje er fordelt til prosjekta pr 30. april. Kostnadene vert fordelt innan årets slutt. 683014 VeglysEikrem Det er fremja sak om rebudsjettering av 1,2 millionar vedteke av kommunestyret 7. mai K-sak 48/15. Prosjektet vert ferdigstil godt under total løyving. Investeringar 2015 —budsjettskjema 2A og 2B v/økonomirapportering: Budsjett Budsjett Tala er i heile 1000 kr Rekn eskap (korr) (oppr) Rekneskap investeringar i anleggsmidlar 10Sentralestyringsorgan 20 Gossenbarne- og ungdomsskole 30.04.2015 2015 2015 2014 50 50 783 12 035 12 035 22 Barnebobarnehage 59 1 700 1 700 1 706 23 Bergetippen barnehage 53 - - 8 628 21 julsundet skole 25 Kultur 24 860 - 30 Institusjonstenester — 7 379 3 767 500 500 837 2 534 7 700 7 700 4 153 27 200 200 - - 32 Heimetenester - 40 Helse - 1 330 637 6 106 50 NAV 60 Plan, utvikling og samfunn 62/65Teknikk,eigedom og brann Sum anleggsmidlar 260 500 500 8 991 8 033 54 018 52 068 38 956 12 633 76 703 74 753 82 491 Kjøp av aksjer og andeler Utlån og forskotteringar Avdrag på lån Avsetningar 13 660 660 2 844 4 000 4 000 3 497 757 535 535 1 603 - - - 13 403 81 898 79 948 - -4 000 -4 000 -3 197 -1 709 -9 650 -9 650 -11 442 - Ãretsfinansieringsbehov 645 91 080 Finansiert slik: Bruk av lånemidlar Inntekter frå sal av anleggsmidlar Tilskot til investeringa - Mva-kompensasjon -1 778 Mottekne avdrag på utlån og refusj. Andre inntekter Sum ekstern finansiering Overført frå drift Bruk av avsetningar Sum finansiering Udekket/udisponert Økonomiske og administrative -25 -900 -900 -1 290 -7 867 -7 867 -11 658 -535 -535 -2 997 - -15 000 -15 000 -29 -3 512 -37 952 -37 952 -30 612 - - - - -43 946 -41 996 -20 779 -3 512 -81 898 -79 948 -91 080 9891 - j konsekvensar: Viser til sak om budsjettkorrigeringarpr. 30.04.15. Ingrid Husøy Rimstad Rådmann -39 688 Ema Varhaugvik Økonomisjef - o Saksmappe: O Kontrollutvalet 2015-1547/03 Arkiv: 212&14 Saksbehandlar: Åse S. Eriksen Dato: 01.06.2015 Saksframlegg Utvalssaksnr PS 19/15 Utval Kontrollutvalet ENERGISENTRAL Sekretariatet Møtedato 1 1.06.2015 SKOLE OG ANDRE BYGG. BYGGEREKNESKAP si tilråding til fråsegn Kontrollutvalet har i møte 11.06.2015 i sak 20/15 handsama byggerekneskapen for Energisentral skole og andre bygg. Grunnlaget for handsaminga har vore byggerekneskapen samt revisor sin uttale, datert 29.05.2015. Prosjektet Energisentral skole og andre bygg var budsjettert med ei totalramme på kr 15 000 000.-. Ramma for prosjektet vart seinare foreslått endra til kr 19 500 000,-, men dette vart ikkje vedtatt. Sluttrekneskapen for prosjektet viser ein kostnad på kr 21 014 527.-. Dette medfører eit meirforbruk på prosjektet på kr 6 014 527.- eller 40 % i høve til budsjett. Prosjektet er finansiert med frie midlar. Utbygging av Energisentral skole og andre bygg vart ferdig i juli 2013. I medhald av pkt. 15 i Aukra kommune sitt reglement for Investeringsprosjekt, skal byggerekneskap leggast fram for politisk handsaming innan 1 år etter overtakingsforretning Kontrollutvalet har merka seg at reglementet på dette punkt ikkje er følgt i denne saka. Ut over dette, og det som kjem fram av byggerekneskapen og revisor sin uttale, har ikkje kontrollutvalet noko merknader til byggerekneskapen for Energisentral skole og andre byggBakgrunn for saka Med heimel i Kommunelova si § 77 nr 1 og Forskrift om kontrollutval, kap. 3 og 4 har kontrollutvalet i Aukra gitt sitt utsegn til byggerekneskapen for . Energisentral skole og andre bygg. Som vedlegg til saka følgjer: Saksframlegg til forrnannskap/kommunestyre, datert 1 1.05.2015 Sluttrapport, datert 27.05.2014 Oversikt over byggekostnader Revisjonsuttale - byggerekneskap, datert 29.05.2015 VURDERING Avsluttande byggerekneskap for utbygging av Energisentralen er nå framlagt. Arbeidet med prosjektet starta i juni 2012 og vart ferdig i juli 2013. Bakgrunnen for prosjektet var at det i 2011 vart foreslått å utgreie bygging av ein energisentral for den nye skolen på Riksfj ord og andre bygg i sentrum. Kommunen såg muligheita for å nytte naturgass som primær energikj elde, men dette vart seinare endra til at bergvarmebasert varmepumpe skulle nyttast som hovudkj elde for energileveransen. Energisentralen vart utført som ei tilleggsbestilling i prosjektet med Riksfj ord skole. Nærare utgreiing om byggeprosjektet gjeng fram av sluttrapporten utarbeidd av Hammerø & Storvik AS. Kostnadsramma for prosjektet var på 15 mill. kronar. Prosjektet er finansiert med frie midlar. Av saksframlegget til politisk behandling gjeng det fram at bruk av gass viste seg i ettertid å ikkje å vere realiserbart og at dette har medført auka kostandar i prosjektet som kunne vore unngått. Firma Hammerø & Storvik AS vart engasjert som ekstern prosjektleiar for byggeprosj ektet. Rekneskapen viser at det er brukt kr 2l 0l4 527.- som gir eit meirforbruk på prosjektet på kr 6 014 527.-. Årsak til meirforbruket var overskridingar på fleire områder i prosjektet og er gjort greie for i sluttrapporten. Etter at anbodsrunden var gjennomført, gikk kontrakten for entreprisen for bygningsmessige og utandørs arbeida til Romsdal Bygg AS. Byggeprosjektet vart ferdig og teke over av Aukra kommune i juli 2013. Av Aukra kommune sitt reglement for investeringsprosjekt gjeng det fram at sluttrekneskap skal leggast fram innan lår etter overtaking. Reglementet er ikkje følgt på dette punktet i denne saka. Rekneskapsrevisor har kontrollert at kostnader som er ført i byggerekneskapen for Energisentral skole og andre bygg gjelder det aktuelle prosjekt og at kostnandane er i samsvar med rekneskapstalla som er presentert i saksframlegget. Revisor har og kontrollert at det var gjort kunngjøring av konkurransen i Doffin for byggeprosjektet. Revisjonen sitt arbeid avdekka ingen vesentlege feil eller manglar. Grunnlaget for behandling av saka vil være revisor sin uttale og byggerekneskapen for prosjektet. Åse Solveig Eriksen rådgiver Arkiw Utbyggingsavdelinga O\O\-l§bJt\)>—- 614 Snksbeh: Terje Urdshals Dato: 11.05.2015 Saksframlegg Utv.saksnr Utval Formannskapet Kommunestyret Sluttrapport prosjekt nr. 201100 Energisentral ii i Møtedato skole og andre bygg Rådmannensi tilråding: Kommunestyretgodkjennersluttrapportfor utbyggingsprosjekt201 100 - Energisentralskole og andre bygg. Vedlegg Energisentral- sluttrapport Økonomirapport Særutskriftav sak oppstartsakenergisentralI 19/12 K-sak 38/ 12 Vidare gjennomføringav pålegg Attest frå revisor Kontrollutvaletsi fråsegn Særutskrift: Bakgrunn: Dette saksframlegget med vedlegg vert lagt fram for revisjonen slik at deira merknadtil sluttrapportenblir vedlagt saksframlegget. I sambandmed bygging av Nye Riksfjordskole van det i 2011 foreslått for kommunestyretå utredebygging av ein energisentralbåde for skolen og for andre bygg i sentrum. Dette gjekk kommunestyretimot og ga pålegg til administrasjonenå utformaanbudsdokumenta slik at naturgasskunne velgjast som primærenergikjelde på lik linje som straum.(Sak 19/12) Det vart sinare lagt fram eit notat for kommunestyretsom gjald uoverenstemmelse mellom kommunestyretsitt vedtak og regelverk kring energiforsyning til nye bygg. Etterdette van det konkludertmed at det skulle nyttastbergvarmebasertevarmepumpersom hovedkilde for energileveranse, og at energisentralenskulle førebuast for fleire bygg enn skolen. Prosjektering og planlegging av energisentralen vart utført som ei tilleggsbestilling i skoleprosjektet. Det vart lyst ut to konkurranser, (1) generalentreprise på bygging av energisentralen og teknisk anlegg bygg, og (2) delentreprise på energiteknisk utstyr. Det vart fremja ei sak om vidare gjennomføring av energisentralen 29/3-14 (K-sak 38/12). Bakgrunn var behov for ei avklaring kring val av energikjelde og lovkrav om bruk av fornybar energi. I påvente av ei vidare avklaring kring bruk av gass og boring av tjellbrønnar, vart det vedtatt å installere ein eI.kjel og at denne skulle nyttast for å greie å ferdigstille energisentralen i tide til skolestart. Det vart vedtatt i K-sak 28/13 at arbeidet med å nytte naturgass som energiløysing for energisentralen førebels vart avslutta. Ogphaveleg lgyvin g: Oppstartsvedtak for investeringsprosjektet vart fatta i K-sak 19/12 med ei ramme på 15 millionar. Der vart det vedtatt at fjernvarmeanlegget skulle baserast på bruk av naturgass som primær energikjelde. Budsjett Det var sett av 2 millionar i budsjett 2012 til dette prosjektet. I K-sak 86/12 «Budsjertkorrigeringar pr.30/4-2012» vart budsjett 2012 ( på 2 mill.) endra til 15 millionar. I K-sak 118/ 12 «Budsjettkorrigeringar pr.31/8-2012» vart budsjett 2012 endra til 9 millionar. I K-sak 113/ I 3 «B:tdsjettkorrigeringar pr.31/8-2013» vart budsjett 2013 (på 6 mill) auka med 4,5 millionar til 10,5 millionar. Ramma for prosjektet vart i som ein følgje av dette i k-sak 113/13 foreslått korrigert til kr. l9.500.000,- , men dette vart ikkje vedtatt. Ekstern prosjektleiing: Ekstern prosjektleiar var I-lammerø og Storvik AS då dette frå starten av var ein del av prosjektet Nye Rikstjord skole. Arkitekt- og prosjekteringstenestene vart utført av BBW AS som eit tilleggsarbeid til skoleprosjektet. Anbodskonkurranse på energitekniske installasjonar vart lyst ut på DOFFIN og Hustadgruppen AS, Harwest Elektro AS og Gunnar Karlsen AS fekk oppdraga. Konkunranse på generalentreprise for bygging av energisentralen vart lyst ut på Doffin 28l3~ 2012. Romsdal Bygg vart valt med eit tilbod på kr. 8.230.990,» inkl.mva. Vedtak om rammeløyve vart fatta 25/4-2012 (DA 40/12), vedtak om igangsetting 15/6-2012 (DA 58/ 12) og ferdigattest vart utskriven 6/9-2013. Organisering av prosjektet: Prosjektet er gjennomført og styrt av «Eining for Teknikk, eigedom og brann». Prosjektansvarlig: Terje Urdshals Prosjektleiar: Jon Gunnar Gjelberg Assisterande prosjektleiar/byggherreombud: l-Iammerø og Storvik AS Prosjekteringsleiar: BBW AS. Økonomi: Sluttkostnad for entreprise bygg er på kr. 6.870.953; Dette er kr.2. 177.853,- meir enn budsjett på kr.4.693.000,- . Sluttkostnad energitekniske installasjonar endte på kr. 5.007.471,-, om lag kr.797.47I,- over budsjett. Sluttsum for generelle kostnader er på kr. 4.210.404,-. Her var budsjettet kr. l.000.000,-. Alle avvik er nøye forklart i sluttrapporten frå Hammerø og Storvik AS som ligg vedlagt. Sluttrapporten frå I-lammerø og Storvik AS viser kostnader som er attestert av dei (kostnadar frâ 2011 er ikkje er teken med i deira rapport). Kr.484.000,- er ført i kommunerekneskapen for energisentralen, men er ikkje med i sluttrapporten frå Hammerø og Storvik. Bakgrunn for dette er at prosjektet hang tett saman med skoleutbygginga, og desse kostnadane vart knytt til dette prosjektet. Ekstern prosjekt- og byggeledelse var på kr.770.000,Inteme administrasjonsutgifter er på til saman kr. 300.000,-. Moms kornpensasjonsordning er på 3,8 mill. Bygget vart tatt over av Aukra kommune ijuli 2013, med ein sluttsum på kr. 2l.0l4.527,inkLmva. Dette er omlag kr. 6.0l4.000,- over vedtatt ramme. Siste faktura i prosjektet er datert 31/12-2014, Hammerø og Storvik - oppfølging reklamasjon. Finansiering: Finansiert over frie midlar. Evaluering/giennomfgring: Økonomi: Sluttkostnad for entreprise bygg endte på kr. 2.177.853; meir enn budsjettert. (Endringar i design og løysingar for å ivareta alternative løysingar) Sluttkostnad energitekniske installasjonar blei om lag kr.797.47l,- meir enn budsjettert. (Many trafo /elektrokjele) Sluttsum for generelle kostnader er på kr. 3.2l0.404,-. (Omprosjekteringar og utredningskosnader for varantar av løysingar o.s.b.) Utbygginga av energisentralen hadde eit fast tidspunkt for levering av fjernvarme til eit anna prosjekt, skoleprosjektet. Dette tidspunktret var sett i forhold til skoleentreprenøren si framdrift for ferdigstilling av Gossen Bame og Ungdomsskole. Det var arbeidd intenst for å rekke levering i tide for entreprenøren si ferdigstilling av skoleanlegget og varmt vatn var sett på med ca ei veke margin. Utredning av pålegg om bruk av gass som primzerkjelde og altemative følgjer av løysinga innafor ei stram framdriftsplan, ble etter beste evne etterlevd med nødvendige utredningar og fysiske tilpassingar i prosjektet fram til løysinga blei forlatt i mai 2013. Vedtak i sak 28/13 den 2. mai 2013. Tilleggskostnadene for entreprise bygg, energitekniske installasjonar og auken i generelle kostnader er mykje følgjer av utrdningsarbeid og endringar for å tilpasse prosjektet under framdrift, til altemative energikjelder. Ramma for prosjektet vart i K-sak 113/13 foreslått korrigert til kr. l9.500.000,- , men dette vart ikkje vedtatt ukjent av kva for grunn. Det var orientert om prosjektet løpande gjennom endringsprosessane og godkjenning av korrigert ramme var lagt fram som følgje av avgjerder teke på førehand. Kvalitet ferdig sentral: Sentralen har fungert etter forventningane med lite feil. Sentralen vil bli ei god løysing for samla bygningsmasse i sentrum, slik intensjonen var. I ettertid kan ein sjå at «gassperspektivet» har medført kostnader som med fordel kunne vore unngått. At bruk av gass har vist seg ikkje å være realiserbart i ettertid, er det lite ein no kan gjer med. Økonomiske og administrative konsekvensar: Alle kostnader er finansiert. For energisentralen trinn II (fjellbrønnane), er det gjeve tilskott frå Enova. . Ingrid Husøy Rimstad Rådmann Elírj Urdsh als Utbyggingssjef. '37 / ‘ PROSJEKTRAPPORT Svein L. Sandblåst Forutsetning/grunnlag Høsten201I ogtidligjanuar2012 bledetgjennom fortomfattende utredninger og vurderinger knyttettil valgav energikilde for energisentralen. Ved oppstartdetaljprosjektering/utarbeidelse av anbudsdokumenter ijanuar2012 varutgangspunktet at energikilden skulleværeet bergvarmebasert vannepumpeanlegg, og at detskulleleggestil retteforet muligseneregassbasert kogenanlegg. I kommunestyremøte 09.02.2012, sak l9f20l2 Godkjenning av delpro.y'ek1farNycRíirsjiordskole energiseritral, bledet i vedtaketmedtattat anbudsdokumenlene skulleutformesslikat naturgass kunneskullevelgessomprimærenergikilde (energibzerer) pålik linjemedandreenergiformer somforeksempel strom. l kommunestyremøte 29.03.2012, sakPS38!12 Videregjennomføring avpåleggi lesa/cI 962012 ~ Godkjenning av delprosjeklforNyeRiksfiordskole energiscntral. bledetvedtattå utsettebyggingav ljellbronnanlegget, og forutsatt brukav elektrokjeledentid dettar å gjennomføre pkt.2 i vedtakl9."20l2. (Pkt.2 i vedtakI9l20 I 2: «Kommunestytret beromat rådmannen tttredernattzirynt prosess for tilbudsinnhenting på byggingogdrift avfiernvarmeanlegg tilfleíre byggísentrrimUnderdetteogsådry?!og vidaretttbygging av energisentralen vi no byggerforskolen.illålsettingameddetteer omntogelegàjå bygdut eitfiernvarmeanlegg far byggi sentrum generelt,basertpå brukav naturgass. Med detteonslgjer komnmnen à leggetil rettefor startenav brukav naturgassi kommunene) Dimensjoneringskriteriene for energisentralen blesatttil at selvebyggetskulledimensjoneres for å kunneinneholde energitekniske installasjoner for å kunneleverevarmetil Nye Riksljordskole,brannstasjonen, helsesenteret, ambulansestasjonen, svømmebasseng/badeanlegg. kulturhus og rådhus. De energitekniske installasjonene, inkl.elektrokjelpâ900kW, skulleværedimensjonert for å dekkebehovetforvarmetil Nye Riksijord skole, brannstasjonen.helsesenteretog ambulansestasjon. ljuni 2012 innhentet kommunen en vurderingav ulikevarmelosninger for bebyggelsen i sentrumfra AdaptConsulting AS. Inkluderti detteenoppsummering av prosessen sålangt,sunkcosts,analysering av beslutningsgrunnlaget og anbefalingfor veienvidere.l notatetfradembledetbl.a.anbefaltå installereel. kjel somhadde kapasitettil å dekkeallebyggenesomenergisentralen er planlagtfor å forsynenåog fremtidig.Beslutning om å øke kapasiteten på el- kjel fra900 kW til 1500 kW bletatt i desember 2012. l kommunestyremøte 02.05.2013,sak28/l 3 Gjennomføring av sistedelfor byggeprayekl energisenlral for kommunale byggisentrtini,bledetvedtattat arbeidetmedbrukav naturgass somenergilosning for energisentralen foreløpigskulle avsluttes, og at arbeidetmedrealisering av opprinnelig lesningmedvarmepumpe basertpåbergvanneskulletasoppigjen. Gjennomføring Anbudskonkurransen for generalentreprisen for bygningsmessige og utendørs arbeider,E01-Cl, ble utlystpå DOFFFN 28.03.12, medinnleveringsfrist 30.04.12. Det blemottatt2 tilbud.Etterevaluering bledetvalgtå inngåkontraktmed RomsdalByggAS om utførelseav entreprise E01-Cl Anbudskonkurransen forenergitekniske installasjoner - rot-tekniske anlegg,E0!-C2, ble utlystpå DOFFlN 01.10.12., med innleveringsfrist 24.10.12. Fordenneentreprisen mottokvi ingentilbud.Det blederforgjennomført en anbudskonkurranse hvor3 inviterteentreprenører ga pristilbud.Etterevaluering bledetvalgtå inngåkontraktmedHustadgruppen AS. P.g.a.av «ekstrarunden» medinnhenting av tilbud,ble kontrakten for denneentreprisen inngåttlangtsenereennplanlagt, og detble krevendeå holdeplanlagtfremdriftfordissearbeidene. PROSJEKTRAP PORT Svein L Sandblàst Anbudskonkun-ansene for energitekniske installasjoner - elektrotekniske anlegg og automatisering ble utlyst på DOFFIN 02.10.12, med innleveringsfrist 24.10.12. For entreprisen forelektrotekniske anlegg mottok vi l tilbud. Dette var fra Harwest Elektro AS, og det ble inngått kontrakt med dem for utførelse av elektrotekniske anlegg. For entreprisen forautomatisering mottokvi 2 tilbud. Etter evaluering ble det valgt å inngåkontrakt med Gunnar Karlsen AS for utførelse av for utførelse av entreprisen. Arbeidene i generalentreprisen for bygningsmessige og utendørs arbeider (EOI-Cl) med Romsdal Bygg AS som utførende, startet på byggeplass i uke 26-“20l2. Arbeidene med bygget var klart for startpå entreprisene forenergitekniske anlegg (E0l-C2) i uke l320l3. Beslutningen i desember 2012 om å øke kapasitet på el. kjel til l500kW medførte relativt store endringer i utførelsen, spesielt i den elektrotekniske entreprisen. Dette medførte et betydelig arbeid med omprosjektering, og forsinkelse i fremdriften forentreprisen. Energisentralen startet levering av varme til Nye Rikstjord skole og helsesenteret 24.05.20l3. Dette var innenfor fristen for når varmelevering til Nye Riksfjord skole måtte starte. Overtakelse av kontraktsarbeidene forde respektive entreprisene ble gjennomført folgende datoer: E0l-Cl Romsdal Bygg AS ~ generalentreprise bygg - 04.07.2013. EOI-C2 Hustadgruppen AS —~ rortekniske anlegg w 05.07.20l3. EOI-C2 Hnrwest Elektro AS —elektrotekniske anlegg ~ 05.07.2013. E0l-C2 GK Norge AS ~ automatisering -~03.07.2013. Utvendige rorledninger (vann-, avløp-, spillvann- og varmeledninger) ble utføn av Odd Småge AS som en del av entreprise E01-B. knyttet til prosjekt Nye Riksljord skole. For entreprisene under EOI-C2 ble anleggene tatt over til 6 mnd. provedrilt. Prøvedriflen har ikke avdekket større problemer/avvik i dritten, og sentralen har til nå fungert godt. Totalt sett ble energisentralen ferdigstilt forsinket i forhold til opprinnelig planlagt fremdrift. Årsakene til dette var flere og sammensatte. Bl. a. kan nevnes avklaringer omkring storrelse/utforrning, tekniske løsninger mv. som forsinket oppstarten, og okt omfanydimensjoner av bygget og installasjonene. Se også pkt. Økonomi for næmtere info omdette. Vi er svært fomoyd med at energisentralen, tross forsinkelser underveis, startet levering av vanne innen fristen som var satt for skolen. SHA Prosjektet er gjennomført uten alvorlige skader eller ulykker. Kvalitet Arbeidene er gjennomført med god faglig dyktighet av alle involverte. Det er gjennom hele byggeperioden rådet en god og løsningsorientert dialog mellom entreprenør(er) og byggherren og dens representanter. Arbeidene er leven iht. kontraktens spesifikasjoner, men med en god del endringer og tilpasninger underveis for deler av arbeidene. Økonornllstatue Det er enighet med alle entreprenørene om sluttoppgjøret, ogsluttfaktura er mottatt og attestert for alle entreprenørene. PROSJEKTRAPPORT Svein L Sandblást Det er gjennomført bilagsavstemning motbygglterres regnskapfor prosjektet. Her er detavdekketen delavvikmellomregnskapene. Vedlagtdennerapporten er en oversiktoveravvikene. Vedlagtsluttrapport økonomi.(Alle belopekskl.mva.) Sluttrapporten viserensluttkostnad på kr. 16 170469,-. Budsjettet varpå kr. I2 000 000,-, noesomgir et tilleggpå totaltkr. 4 I70 469,Beløpeneer nærmere gjennomgått i oppstillingnedenfor. Generalentreprisen for bygg(E01-Cl): I. Tilbudssumäkontraktssum for RomsdalByggAS var påca.kr. 6 206 000.-,motet budsjettpå kr. 4 593 000,-. Dettega et «tillegg»vedkontraktsinngåelse påea.kr. l 505 000,-. Tilleggforgeneralentreprisen for byggendtetotaltpåca.2 l78 000,-. 2. De størsteavvikeneer knyttettil folgende: I Rigg-og dritthaddeen budsjettsum på kr. 300 000,-. Sumi tilbudvarpå kr. 600 000,-. Sluttsum endtepå kr. 741 736,-,somgir et tilleggpå ca.kr. 442 000,I Ca. kr. 630 000,-skyldesoktarealav sentralenforå kunnerommenødvendige installasjoner (nåværende og fremtidige),ogtraforomsomikkevar inkluderti budsjett. Stottemurer motfortauogoppgradering av utomhusområder var ikkemedtatti budsjett.Utgjorca.kr. 420 000,-. v Budsjettfor pipe(for brukvedevt. fremtidigkogenanlegg) var vurdertpåsværttyntgrunnlag,og tilleggetfor pipenkomtot.påca.kr. 795 000,-. Tilleggsarbeider medtilpasningeriinstallasjoner for brannvesenet utgjørca. kr. I45 000,I Elektrotekniske anleggknyttettil byggetharet tilleggpåca. kr. 450 000,-.Årsakener økningav omfangog hevedekvaliteterpåanlegget.(Utomhusbelysning, belysningi stottemur mot fortau,LED-lys,belysning av glassfasade innvendig, fasade-og skiltbelysning inkl.på pipe) I Forvarmeanlegg og ventilasjonsanlegg bledeten innsparing i forholdtil budsjettpå ca. kr. 270 000,Entreprisenefor energiteltniske installasjoner(E01-C2) l. Budsjettet for energitekniske installasjoner inkl. utvendige rorledninger var på totaltkr. 4 2l0 000,-.Totalkostnad endtepåca.kr. 5 000 000,-,somgir et tilleggpå ea.kr. 790 000,-. 2. De størsteavvikene er knyttet til folgende: o I 0 Forrortekniske anlegg,inkl. utv.roranlegg, var budsjettet på kr. 3 480 000,-. Påtrossav detble besluttet en endringi antallfeffekt påel. kjelermeden tilleggskostnad på kr. 302 240,-,bledetheren innsparing på kr. 376 000,-. Forautomatisering var budsjettet på kr. 450 000,-.Her ble detet tilleggpå ca.kr. I00 000,Forelektrotekniske anleggvar budsjettet på kr. 280 000,-.Totalkostnad endtepå ca.kr. I 353 000,-,somga et tilleggpå ca.kr. l 073 000,-. Årsakentil tilleggeter at detble besluttetfra byggherre å økeeffektenfra denprosjektene på 900kW til l500kW for å væredimensjonert foret fremtidigvarmebehov. Dettemedførteat medtattel. kjel på 900kW bleomgjorttil 2 stk.på 750 kW. Totalkostnad fordenneendringen endtepåca. kr. l 000 000,-. Generellekostnader l. Budsjettet for generellekostnader varpå kr. I 000 000,-. Totalkostnad endtepå ca.kr. 4 210 000,-. Dettegir et tillegg påca. kr. 3 2 l0 000,2. De storsteavvikeneer knyttettil folgende: Det var ikkemedtattanleggsbidrag for ny trafoi budsjettet. Kostnadfordenneble på kr. 789 3I 8,0 Budsjettet forprosjektering var totaltpå kr. 700 000,-.'fotalkostnaden for prosjekteringen endtepå ca.kr. 2 4l6 000,-,somgir et tilleggpå ca. kr l 7I6 000,-! Omfangetog kompleksiteten av prosjekteringen har heltklartmåtteværtundervurdert på tidspkt.for budsjettering. Videremåsiesat uklarheter? manglende beslutninger omkringhvasentralen endeligskullebyggesfor, skapteatskilligmerarbeid/tidsbruk for prosjekteringen medtankepå hvordanbyggetskulledimensjoneres/designes. PROSJEKTRAPPORT i x i Svein L. Sandblàst RlV brukteogsået stonantalltimertil å vurdereenergilosninger m.v. forheleFalkhyttensentrum.Denne tidsbruken er belastetprosjektet medenergisentralen, noedel ikkevartatthøydefori budsjettetRlE og RlV har ogsåmyetidsbrukrundtendringen av antallel. kjeler,spesiellRIE. ViderehaddeRJEengoddel tidsbrukknyttet til avklaringer omkringnodstromsaggregat somble besluttet plasseni energisentralen. Det var ikkebudsjettert medprosjektering for RlA (automasjon) og RIBR (brann),detteutgjørkr. I 13 500,-. 0 Budsjettet forprosjekt-og byggeledelse var på kr. 300 000,-.Totalkostnad endtepå ca.kr. 760 000,-,somgir et tilleggpå kr. 460 000,-.Tilleggethari all hovedsak sammebegrunnelsefårsak somangittfor tilleggetfor prosjektering. 0 Det varikkebudsjettert medkostnader for byggherrens intemeadm.Kostnaden fordetteendtepå ea.kr. 80 000,- Speslelle problemområder Det var tidkrevende og til delsvanskelig å lå endeligavklartgrunnlagfor prosjektering av endeligutformingav energisentralen, inkl.tekniskeinstallasjoner. Endringtil 2 el. kjelerforå lå storreeffekt,varkrevendemedhensynpåå få avklartallekonsekvenser av endringen, samtidigsomfremdriftmåtteholdesmedhensynpå leveringav varmetil skoleninnenforangittefrist. Andre kommentarer/eventuelt Ingen. Molde, 27. mai 20l4 stmttí Svein L. Sandblåst Vedlegg: I 0 Awik prosjektregnskapI kommunensregnskap Statusrapport.Sluttoppstillingpr 20l4-0S-27 B-I-Ian:-on-unnulunn-D-u AIJKIA KOMMUNE ENERGBEIHRAL DVERSWT ÅWIK IIUBSFØIING Ln-Murat Why llrll final}:-hing:-Ialnp Inn for!I hunmumnl rogrukq: COWI AS mansnug:AS HummersI. Steni Pruqln AS Hummer:l. Slavic Prwqulcx AS cow: AS Inna 22002012 11 112012 E?M2014 20022014 ü1 D920!) B-I-nan I-1ImsM0-can-9 1327.50 m m es a:nam 2som Flrfl lafnrrwmfl: ugnnhp : “Ilia Blafltllflifl H Åulll luv-nrnunn Fm p: 615200scntruuunrnnulI Anus ha-nrnum Fun pa 3;-mooI kunununum nwuup Flrl pa.u241mlkomnunuI Iugmkap us ooomHlm h!Inorwummv Imp: Italap 38 157,5: til: 1:: Auhl k mm Bank SE Oddsnug:AS-bugAosalz Wm: Hvmu vppruum :v unuun Humu :m Ny-Rnuoom use OM Slum: A5 - Hog GMSH Mplln VlahAS- lulu 40753! Hluvll nqrmluq cv immun upunval:As. vul-In soon: Hummus I. Slant Pnngukx AS Nurunotl l Slant: PvaqnkiAS Hlmmuv l- 5l:-vi: FrvquktA5 COW!IG HummusI stand:PrunuklAS Munmtm I SlarwtFmqtkl A5 COW!Li 30¢ AS969 RwlndalEpw AS Nnnunnll AS Bg 431311Tnknnxvenninna AS :äønwnnu-uw 24una: zumu za72100Him ll apwuum IV umluln znoon Hm: u murmnnnu 1:som Hun! ll nnumlvønnnr 1:man Him :I mmpbnnnu ua-27,5:Hlnrbi 12507471Rthlpud:halt uman H-mmnanny:Rmsnoou new 7men Hts! U‘Iv‘-Irrtunnu n amen Hum M unvrgmumu nu:som, Bug runmu rn-II item In um hummus: g nun bdqslsnn 'll huh: Immrmnn aso:m ~ Uk 731 111.79_EkIiJ run 4!! 590.10 Sun mhrnnuvnn l Iurnrmr-cm33-19-52. Mn! @urlgmk_ng F” THE t ' ISY Statusrapport - sluttoppstilling sm»pr2014.05-27 3233 Energisentral for skoifenog andre bygg Anabalsa!hulakmnar ;I§.:z “"’“"‘"”“"'° ‘°““"‘ K mm: am»... mm... I Slutlkollnad Endnnoor (Era) L ruiiin ,. ,,,,,,,,,,-, #04 D9(:2 Raneknlska anleggInnv ‘‘19RnrIekm'skeamegguw å _ 'vi ....._ . 4 EuorumlnlslmIruuIlu]omr- cl. 5 Enlrfllliknhkl 6 lnshlllllüfllr- DIV. hygnlnglrnnllgo nutomalludnu nrbuldnt \ I96 _ 450 BW U 550 ISI BG838 -100 IS! -UO 511 AKDD6 Rcklamcurviea-wut p! lands Axon?vanmvannfol bmnnveun 306 1 10: III II 541 428 II I Ull B0 831 O 0 0 0 0 0 II Il 0 AK003 Kopiorna -N<.9°!§°'¢*=ni.n3 M ä_ . .- . , . N AKDO4 Train- nnlaqglbudrng AKDO5 Byuuunksgahyr AKDD9 Nbomullynet AKDI2 1'I1lxnyttI'ngsavg‘m AKD13lnfrulruluurfuuryf m m fa KT PW?-75' R 1as.a;;;n.n... aw \>~ r<1 n-m°, "HN i s. Slalunrnppovt Sm I av I2 ’lSY§{m._§ ä av» Pan Id , Buknvolu _ Budqau slmuumnad _ Awlk S1.-numppan :2 Kontakt u; me» mm: Annan ‘ Endnngu (ETR) Farm l Aman [xam.m-um; Fnktu-an 35¢! I av fi Regnskap 201100 Energisentral skole og andre bygg 100 Løn ifaste stillingar 106 Seniortillegg 900 Penqonskostnader 990 Arbeidsgjevaravg. 1000 Kontormateriell 1151 Mat/bevertning tilsette/politikarer/gjestar 1200 Andre varer og tenester 1302 Telefon 1400 Annonse, rekl.,info 1500 KURS,OPPLÆRING 1600 Kostgodtgjersle 1601 Bilgodtgjering 1700 Transport 1701 Drift eigne transportmidler 1702 Ikkje innberetn.pl.reiseutgifter 1900 1950 1951 2000 2001 2008 2100 2301 Leigeutgifterlokaler/grunn Gebyr Avgifter,gebyr Inventar og utstyr Programvare/maskinvare Maskinvare, IKT Kjøp av transportmidlar Nybygg 2014 42 338 339 6 722 6 965 102 7 91 110 Sum utgifter Meirforhruk Regnskap 2012 13 654 13 593 57 708 1 021 9 744 9 230 730 1 422 13 140 2 302 82 752 Regnskap 201 1 102 2 159 15 533 110 686 300 35 1 16 48 4 478 042 1 13 1 12 1 494 1 062 18 526 7 745 70 4 907 130 13 569 433 247 3 309 631 3 832 203 3 404 113 112 1 494 1 000 62 1 090 7 242 17 436 4 907 130 884 614 Ramme 1 360 30 120 29 788 300 35 116 48 503 70 Totalt 182 798 686 40 375 8 206 777 247 923 271 2 091 733 3 053 2 261 408 1 487 748 138 84 577 231 573 213 1 214 938 11 362 881 8 328 694 105 721 2500 Materialertil påkostningoginv.i nybygg 2700 Konsulentteneste 4290 Mva. generell kompensasjonsordning 5001 Forseinkingsrenter Regnskap 201 3 21 144 21 012 234 15 000 000 -6 012 234 R@Id¢llufN$I&DIddd¢%flwfid%hUlfllPN#ld$ æfl Prosjekt: 100 106 900 990 1000 1151 1200 1302 1400 1700 Transpon Drifl eigne transportmidler Ikkje innberetnpl.reiseutgifter Leigeutgifter lokaler/grunn Gebyr Avgifter, gebyr Inventar og utstyr Programvare/maskinvare Maskinvare, IKT Leige/leasing av transportmidler 00000 2300 Byggetjenester pákostn.og inv.nybygg( innleid) 2301 Nybygg 2500 2700 4290 5001 Totalt U13 æi! 812 311 ”fl 201100 Energisentral skole og andre bygg Løn i faste stillingar Senior-tillegg Pensjonskostnader Arbeidsgjevaravg. Kontormateriell Mat/bevertning tilsette/politikarar/gjestar Andre varer og tenester Telefon Annonse, rekl.,info 1500 KURS. OPPLÆRING 1600 Kostgodtgjersle 1601 Bilgodtgjering 1701 1702 1900 1950 1951 2000 2001 2008 2100 fifl 0 42 338 339 6 722 6 965 102 7 91 110 82 752 0 13 654 13 593 0 730 13 140 57 708 1 021 9 744 9 230 0 1 422 2 302 0 686 0 0 300 35 116 48 113 112 0 62 0 0000000000000 503 70 0 130 0 0 0 0 0 0 0 0 1 090 7 242 0 4 907 0 0 0 0 0 0 0 1 494 1 000 17 436 O O 0 0 6 000 000 4 500 000 4 478 042 0 13 569 433 247 923 271 2 091 738 3 053 11 362 881 0 2 261 408 1 487 748 138 B 328 694 0 84 577 21 144 0 105 721 247 3 311 466 3 832 663 3 404 21 014 527 11 362 881 3 637 000 8 328 694 105 721 21 014 527 1 217 231 14 999 881 Ikke tatt hensyn tll budsjett 2012llIl I 1. rot med ehuds/etterlng 5. dlflpâ regnskap og uttrekk Vlsma/ gulmerket 9 000 000 0 42 210 232 032 213 TOTÅLT 4. Doffin 1 12 1 494 1 062 18 526 7 745 70 4 907 130 8 206 777 1 217 231 totalbudsjett 300 35 116 48 113 884 614 Materialer til pàkostning og inv. i nybygg Konsulentteneste Mva. generell kompensasjonsordning Forseinkingsrenter Sum utgifter 2. sluttrappon fra Hammett og Storvik sler budsjettet er 12 000 000, mens kommunen sler 15 000 000. 3. Be om oppstartsvedtak med budsjetsum 000000000 182 798 1 360 30 120 29 788 102 2 159 15 533 110 686 9000000 15000000 3637000 27 637 000 -15 000 000 12 637 000 -9000000 3 637000 ok når en ikke tar med budsjett 2012!ll Dette blir feil! I ll 00000 000 00000 00000 0000 Aukra kommune Arkivsak: Teknikk,eigedom ogbrann 201U899-9 Arklv: 514 Snksbeh: Terje Urdshals om: o4.m.zoI2 Salsfrnmlegg Uhnsaksnr Utval 8/12 FORMANNSKAPET I 9/ I 2 KOMMUNESTYRET Møtedato 23.01.2012 09.02.2012 A - 614 GODKJENNINGAV DELPROSJEKTFOR NYE RIKSFJORDSKOLE ENERGISENTRAL Rådmannen si tilråding: 1 Kommunestyret godkjenner utbygging av varmesentralen forskoleogkommunale byggsom omtaltunderpkt I i saksutgreiinga innaforei rammepåkr 15.000.000;inkLmva. Rådmannenfår delegertmyndetil å gjennomføreutbyggingainnanforramma. 2 Kommunestyret beromat rådmannen utredernaudsynt prosess fortilbudsinnhenting på bygging ogdriftav fjernvarmeanlegg til fleirebyggi sentrum. Underdetteogsådrifl og vidareutbygging av energisentralen vi nobyggerforskolen.Målsettinga meddetteer om moglegå få bygduteit ljemvarrneanlegg for byggi sentrum generelt, basenpå brukav naturgass. Meddetteonskjerkommunen å leggetil retteforstarten av brukav naturgass i kommunen. Saksprotokoll i FORMANNSKAPET - 23.01.2012 C Behandling Tilråclinga frårådmannen vartsamrøystes vedtatt Innstillingfrå formannskapet: Somtilrådinga frårådmannen Saksprotokoll i KOMMUNESTYRET - 09.02.2012 Behandling Tor MagneJohansen, OlavHauge,AudhildMorkogRolfBlomvikfekkpermisjon frarestenav motetog forlotsalenunderbehandling av sak19/12. vurdereom haner inhabilpga al han er Representantenlvar Helge Hollen ber kommunestyret styreleiari Aukra Gass. IvarHelgeHollensomhabil,jfr. .lfr.§ 6 vurderte Kommunestyret (pkt.3)til forslagomtilleggspunkt AukralistavlPñlTerje Husela framfølgjande si innstilling: formannskapet slikat naturgass anbudsdokumentene å utfon-ne påleggadministrasjonen Kommunestyret pålik linjemedandre (energibterer) energikilde kanvelgessombådeprimærogsekundær strøm. somforeksempel energiformer, og8 mot. påpkt3 somvisteat 9 stemteforforslaget Detvarhaldeprøveavstemming fraPålTetjeHusevartvedtattmed10mot7stemmer. visteat forslaget Avstemming vedtatt. si innstillingpkt l og 2 vart samrøystes Fonnannskapet Korrigert forslag frå Pål Terje Huse vart levert inn på slutten av motet: slik at naturgass å utformeanbudsdokufnentene Kommunestyretpåleggadministrasjonen somfor pålik linjemedandreenergiformer (energibterer) kanvelgessomprimærenergikilde strøm. eksempel godtokdennekorrigeringa. Kommunestyret Vedtak byggsom forskoleogkommunale av vannesentralen utbygging godkjenner l Kommunestyret innaforei rammepåkr l5.000.000,-ink1.rnvu. omtaltunderpkt l i saksutgreiinga Rådmannenfår delegertmyndetil å gjennomfore utbyggingainnanforramma. på 2 Kommunestyretberom at rådmannenutredernaudsyntprosessfor tilbudsinnhenting Underdetteogsådriflog til fleirebyggi sentrum, byggingogdriftav ljemvarmeanlegg meddetteer om vi nobyggerforskolen.Mtllsettinga avenergisentralen vidareutbygging moglegå Pi bygd ut eit ijemvarmeanleggfor bygg i sentrumgenerelt,basenpå bruk av i å leggetil retteforstanenavbrukav naturgass kommunen Meddetteonskjer naturgass. m kommunen. slikat naturgass å utformeanbudsclokumentene påleggadministrasjonen 3. Kommunestyret fonnersomfor pålik linjemedandreenergi (energibarrer) energikilde kanvelgessomprimær strøm. eksempel Vedlegg: - i påFalkhytten av ljemvarme 20! I fråCOWI AS, Vurdering av 8.desember Rapport - l6.juni201l jfr. Notatav l0.06.20lI .lnr 20l0/l94gitti kommunestyret Orienleringa l32l6l4 - K-sakenel4lll og4l/ll Framdriftsplan06.0 l .l2 - m.v.bygg installasjoner Planskisse Aukra kommune. fir Særutskri Bakgrunn: Rådmannen visertil orientering omenergiforsyninga gitti kommunestyremotet l6.juni20l l jfr. vedlagte notat,derorienteringer bleileketil vitande.(PS.sak 43/1I) Vidarevertdetvisttil tidlegare saksframlegg forkommunestyret i sakene 14og 4lll l. Oversiktoverkontraktene (entreprisane) forbyggearbcida i skuleprosjektet. Kortnamn Namn Omtale EOI-A Flateopparbeiding av tomt og anleggsveg Rein byggekontrakt. Omfattarutkoyringav masser(myr) og oppfyllingav nytt bærelaggtein)samtanleggsveg. EOI-B Tomteteknisk Reinbyggekontrakt. arbeidlinfrastruktur Alt arbeidmedroyri grunnen til- ogfraskulensamt veganlegg. Grensesnitt: Den"rodestreken" somervist påulomhusplana. Energisentral Reinbyggekontrakt. Eigebygg/tilbygg medtekniskanlegg.Skalforsyne E0!-C skulenmed varmt vann til oppvarmingav bygget (vassborenvarme) og varmt forbruksvatn (dusj,vask etc) E02 Totalentreprise Kontrakt påbådebyggingogprosjektering (planlegging, teknikk,teikning). Omfattarheileskuleninkl.opparbeiding av uteområdet. Laustinventarog utstyrer ikkje med.Gjelderbådeinne ogute. ForkontraktEOI-CEnergisentral erdetikkjeingåttkontraktogeigesaksframlegg omdettevar lagtframforkommunestyret i sakl-l/l l ~«Energi forsyning skoleogandrebygg. Medbakgrunn i vedtaketi sakI4/ll vardetgittei orientering til kommunestyret l6.junl 20! I. Kjcrnai orienteringa varsomfolgjer.sitat: 1. Prosjelrtorganisasjnttett for NyeRiksfjard skolevil utgreieoggjennomføre ein anbodskorrkurranse på levering uvfjernvarme ogevtelkrafltil nyskule.tltogleglreitfor leveringtil fleire kommunalebyggr'sentrumkan væreapsjanar. 2. Prosjelrtorganisasjotren vilkarm:attendetil komnnmesryrel medinnkomne tilbodi 3. kvartal 201/. Atrlrodsrrttrdetr blir giemtanzfimmed vilkår om godkjenningi kamrmmcstyrel. Rådmannen leggfrom denneorienteringer for karmmmesryrer fordi arbeidet fram til 3. kvartal 2011 ikkjekangjennomfirrast hail!i trådmedvedtaket av l-t.02.11. Detteavøkonomiske og praktiske grunnarsamtgrunna farsknfislrrav ambrukavfomybarenergirettatil sluttbruker. Rådmatrnert er opptattav å arbeidei tràdmeddeisignalkommunestyret gir ogotrskjer derforå få aksept for ei nyretning jbr vidarearbeidji-amtil íkvartal 201l. Sitat slutt. Utgreilng: Statusi arbeidetmed energiloysinga etterjuni ZQ]I. Utgreiingsnrbeidet medenergiforsyninga harteke lengretid enn estimertijuni 201l. Vedlagter rapportfråCowimottekel2 november 20! I. I rapporten var følgjande løysingar vurdert: Nnturgassfyrt ljemvarrneanlegg Biobrenselanlegg somprimærenergikjelde Bergvarmebasen varmepumpe somprimærenergikjelde Naturgnssbasert kogenanlegg kombinertmed vannepumper Konklusjonenfrå Cowi var. sitat: Underforutsetningav ol Aukra kommune får irrvesrerírrgssrarre fra Enova,vil er narurgassdrever varmepumpebaxer!_17emvarmeanlegg werelønnsomt.og vi anbefalerar arrleggerbygger. Sira!slull. Førstedelav planfasen forenergi forsyning i sentrum varmeddettegjennomført. Rapportenblei gjennomgåtti motehoskommunen 12. des.20l I der konsulentane frå Cowi AS gjordegreie for rapporten.l motetdeltok rådmann,kommunalsjef,prosjektnnsvarleg teknisk sjef,prosjetleiar ogassprosjektleiar. l motetblei det avtaltat Cowi AS skulleta forstekontaktmed Enovafor oppfølgingav den positivetilbakemeldingakring mogelegstottefrá programmet«introduksjonav ny teknologi». Etterdetteskulleprosjektansvarleg følgjeoppmedforstekontaktfrâkommunen motEnova. CowiAS haretterdettehattnykontaktmedEnovasinområdeleder forprogrammene «Introduksjon av ny teknologi» og«Innovative energilosníngem, ogvi fekk l6.l2.2Dl I tilbakemelding fråCowiomat holdningene nåvarnegative til å stoltegassmotordrevet varmepumpe. DeterderforikkeaktueltmedEnova-stone fraprogrammene somkangi storst investeri ngsstotte. Enovaoppfordrar kommunen til å ta kontaktmed”vanneanleggs0rdningen”. somkangi investeringstilskott på 80 orelkWhfomybarenergiproduksjon perår (ellerl,2SkWh fomybarvarmeproduksjon perstottekrone). CowiAS anbefalte daå installere bergvarmepumpe til Rilcsljord skolemednatugggs; ggm tilsatsvarrne ogsokeominvesteringsstotte til detteanlegget. Forutsatt at varmepumpen installeres i denplanlagte energisentralen vedbrannstasjonen. blir detteforstebyggetrinnav et fjernvarmeanlegg. Videre utbyggingav tjernvarmeanleggat kan skjenårdetbygges nyebygninger medvannbåren varmei nærområdet. Oppsummering: Rådetomå installere bergvannepumpe til Riksljordskole,mednaturgass somtilsatsvanne, er nokuaktuelldabrukavnaturgass krevatgassen blirbruktsommeirennenergifor tilsatsvanne. Naturgass kanikkjebrukast somhovedkjelde til energijamførforskriftskrav til brukav fornybarenergihossluttbrukar. Alternativetfor mogelegbrukav naturgass blir da å arbeidefor ein framtidig energiserttral med kogenanlegg for fleirebygg. Tidadettekå gjennom foredenneviktigeutrednings~ oganskaffelsesprosessen forheile energiloysinga, er for langtil at prosessen letseggjennomføre innafordentidavi hartil rådvelde framtil skolenskaltakastibruk_ Tidsaksenmot ferdigskolekrev at vi omgåandeset i verk: PkLl. Arbeidet medgjennomføring av i hovudsak oppltavleg varmeloysing forskolen.Dettegjeld planlegging. prosjektering ogkontrahering avbyggetogvidareIopande sameprosess for brnnnar, tekniske komponentar osb.Sjå framdriñsplan dat.06.0l.l2. Loysinga harsomfolgjeat kommunen ogsåteknokreprittsippavgjercleri planlegginga av energifotsyning somikkjelåginnei forprosjektet: Bergvannebasen varmepumpe somprimærenergikjelde slikdetopphaveleg varplanlagt berre forskolen,menanlegget blirnodimensjonen forogsåå forsynehelsesenterel. brannstasjon, driñsbygg forutettvdelingn ogeit mogelegleilighetstillbygg forambulansestasjon. Dvsdei kommunale byggasomi dager planlagt, ellerkankomei merframtid,ogsomharbehovforå erterkome kravettil brukav fornybar energihossluttbruker. Bygget(driflssentralen) blir fysisktilpassa moglegframtidigloysingmednaturgassbasen kogenanlegg kombinert medvarmepumper ogmedtankepåfellesvarmesentral forheile sentrum.(dvs byggmedtilstreltkjeleg størrelse til å betenebasseng. kulturhus, kommunehus ogprivatebygg). Byggetblir fysiskplassert somtilbyggtil brannstasjonen rettovergataforder sentralenvar vist i forprosjektet. Planleggingog prosjekteringerjfr framdriflsplenen setti gang.Dette for å rekke ferdigstilling forvarmesentralen slikskoleutbygginga foresett. Prosessen blirsnartikkjereversibel. Utbygging av varrnesentralen er planlagtorganisert someit eigeprosjekt oger pådettenivåi prosessen estimert å koste15 miILkr inkLmvainklusive sikkerhet pådettetidlegestadieti prosjektet.(For prosjektering) Anbudsform Pådettestadieterdetdiskusjonen ogavklaring i prosjektadministrasjonen omanbudsfonn. (Tidsfaktorog grensesnitter tema) Organisering Prosjektet varopphaveleg planlagtgjennomført someindelav prosjektet Nye Rilasljord Skole. När prosjeket noer blir utvidafor i kunnetaoppi segoppvarmingsbelrov formeirennskolen, er detbestågjennomfore utbygginga someitsjolvstendig prosjekt, undereigeprosjektnummer forinvesteing. slikdetogsånoer visti økonomiplanen. Administrasjon ogrådgjvarar blirdei samesomi skoleprosjektet. Pl-tll. Eventuellplartprosess for framtidigeenergiloysingar. fjernvarmeanlegg ogbruk av naturgass i Aukra. s Framtidig tjemvanneanlegg basenpåbrukav naturgass eri storgradmotivertut i fråønskje omå bidratil brukav naturgass i kommunen. detteogsåjamforintensjonsavtalen medAukra GassAS. Detteer ogsåi trådmednnbefalinga frâ CowiAS. Sitat: I Deter ogsåmangeandregrunnertil å velgenamrgassdreven varmepumpe: I I I Aukrakommune er en gasskommune, ogdetmåværeetmåli segselvå utnyttelitt av dengassen somprosesseres i kommunen Deter alleredelagtgassledninger frailandforingsartlegget til Falkhytten Et gassmotordrevet kraft-varmeanlegg påFalkhytten girsvterteffektiv I Dengassmotordrevne varmepumpen vil væreetvelegnet demo-objekt utnyttelseav gassen,og det vil væredet forstei sitt slagi Norge. Silal slutt. Detteplanogutredningsarbeidet er viktig,menomfattande. Nemnerherkortnokrestikkord: Prosessen må kvalitetssikmstopp mot innkjopsreglane. Detmåavklarast omdeter tenelegattilbodsprosessen omfattar konsesjon etter energilovgivninga. Kvajbr driflsformer skalkammzmen inviteretil? Naturgassfyrt ljernvartneanlegg Biobrenselanlegg som primærenergikjelde Bergvannebasen varmepumpe somprimærenergikjelde Naturgassbasert kogenanleggkombinertmedvarmepumper Dessfleire variantardessmeir kompliserteblir kriteriesettinga i ein anbodsprosess. Detteplan- og utgreingsarbeidet har vist segå vere meir tidkrevjandeog omfattandeenn estimert,ogdetvil klanta meirtid ennskoleprosjektet kanprosessere. Problemstillinga tenderer motkommuneplanarbeid/ tiltaksarbeid, ogarbeidet bororganiserast ut i fråeinslikføresetnad. Kommunen borgjennomføre utredninga fordenneutvidadelenav energisentralen ogfjemvarmeanlegget someiteigeprosjekt. Loysinga vi vel forskolenkanbli forstedelavei framtidig loysingmedmogeleg brukav naturgass seinare. Nødvendige tílpassingar kanbli tilrettelagt i bygget.Målsettinga meddette mildavereateinpåsiktonskjerå utvikleeit ljemvarrneanlegg fordeikommunale byggaogfor sentrumgenereltbasertpå naturgass.Med dettevil kommunenda leggetil rette for startenfor bruki naturgass i kommunen. Oppsummering: På grunnav den begrensningi tid vi har fram til skolener ferdig,rår rådmannentil at vi splitter prosessen i to delar,jamførpkt. I og2 i innleiinga. Økonomiskeog administrative konsekvensar: Rammetalfor denneinvesteringaer delvistekemed i skoleprosjektet, men trengå oppdaterast frå forprosjektnívà.Tílleggskostnadene medplasseringog implementeringav øvrige byggsamt tilpassingatil framtidigløysing.må linansierastunderpostenenergisentral skoleog andrebygg l investeringsbudsjettet. (l budsjett/økonomiplan 2011samla22 milLltreI budsjett ogutkasttil ØK plan20I2 24 mill.kr) Samlevil kostnadene bli mindreennøkonomiplanen hartekehøgdefor,menheilekostnaden kjemtrulegi 2012.Dettegjerat investeringsbudsjettet forenergisentralen i 2012.måendrast frá 2 mill.kr.til IS mill.kr. lnvesteringskostnadene i skoleprosjektetkan reduserastmed 6.250.000 kr mill.kr. Det er ikkje mogeleg åsjå rimelegnøyaktigkorleisutgiftenevil bli fordeltpâ 20l2 og 20l3. Detteveit vi forstpå sluttenav 20 l2. Det er nestenuräclà forutsjåkva ein planprosessfor framtidigeenergiloysingar, ljemvarmeanleggog brukav naturgassjfrpkt.2 i oppsummeringe,vil kunnefore med seg av investeringsbehovi 20l3 eller i seinareår. Om vi tek hogde for utgiftertil tilknytningav helsesenter.drifisbygg.kommunehusetog prosessutgiñertil utredningm.v. er det truleg tilstnekkjelegå setje opp 2,5 mill.kr. i 20l3. Investeringsbehov ut overdetterårvi til ut prosessenjfr pkt.2må avklareforåraetter2013. Konklusjonenblirat prosjektetenergisentralblirleke inni budsjettetfor2012med tilsamanl5 mill.kr (+ I3 mill.kr.). l økonomiplanen for 20I3 med 2,5 mill.kr. (~— 2l.5 mil!.kr). BudsjensummenforNye RiksfiordSkole i 2012blir redusertmed 6.750.000- til I 18.250.000. y’ DagfinnAasen Rådmann Rett utskrift 2 l .02. I 2 AnitaRaknesOtterlei Formannsknpssckr. TerjeUrdshals Teknisksjel' Aukra kommune Teknikk, eigedom og brann Arkivsak: 20l 1/899-3I Arkiw 614 Snksbeh: Terje Urdshals Dato: 09.03.2012 Saksframlegg Ut'v.saksnr 44/ l 2 38/12 Utval FORMANNSKAPET KOMMUNESTYRET Møtedato I 9.03.20 l 2 29.03.2012 A-614 VIDARE GJENNOMFØRING AV PÅLEGG I K-SAK 19/2012 " GODKJENNING AV DELPROSJEKT FOR NYE RIKSFJORD SKOLE ENERGISENTRAL Rådmannen si tilråding: Kommunestyret utsett bygging av fiellbrønnanlegget og føresett bruk av elektrokjele den tid det tek å gjennomføre pkt. 2 i vedtak l9l20l2, ref: Konimunestyret ber om at rådmannen utgreier naudsynt prosess for tilbudsinnhenting på bygging og drift av fiernvarnzeanlegg til fleire bygg i sentrum - under dette også drtfl og vidare utbygging av energísentralen vi no byggerfor skolen. Målsettinga med dette er om muleg åfii bygd ut eit fjernvarmeanlegg for bygg i sentrum generelt, basert på bruk av naturgass. Med dette onskjer komnmnenå legge til rette for starten av bruk av naturgass i kommunen. Saksprotokoll i FORMANNSKAPET - 19.03.2012 Behandling Tilrådinga frå rådmannen vart samrøystes vedtatt Innstilling frâ formannskapet: Som tilrådinga frå rådmannen Saksprotokoll i KOMMUNESTYRET - 29.03.2012 Behandling Innstillinga frå forinannskapet vart vedtatt med 20 mot l stemme Ved ta k Kommunestyret utsett bygging av ljellbrønnanlegget og føreset bruk av elektrokjele den tid det N l9/20l2, ref: tek å gjennomføre pkt. 2 i vedtak Kommzmestyret ber om at rådmannen utgreier naudsynt prosess for tilbzidsinnhentingpå bygging og drift av fjernvarmeanlegg til jleire bygg i sentrum- underdette også drift og vidare utbygging av energisentralen vi no byggerfor skolen. Målsettinga med detteer om mulegå få bygd ut eit fjernvarmeanlegg for bygg i sentrumgenerelt, basert pa bruk av naturgass. Med dette onskjer kommunenå legge til rette for starten av bruk av naturgass i kommunen. Vedlegg I Notat Hammerø & Storvik AS 090212 2 Notat Cowi AS 0303 I 2 og 060312 Særutskrift: Prosjektorganisasjonen AukraGass AS Bakgrunn: Kommunestyret godkjende i sak I9 den 9. februar 2012 utbygging av energisentralen for skole og kommunale bygg i sentrum. l tillegg til innstillinga frå formannskapet, tilføydde kommunestyret eit tredje punkt: 3. Kommunestyretpålegg administrasjonen å utforme anbudsdokumenteneslik at naturgass kan velges som primær energikilde (energibærer) på lik linje med andre energiformer som for eksenzpelstram. Det er ikkje enkelt å gjennomføre dette pålegget innafor gjeldande lover og forskrifter, i tillegg til kort tidsfrist. Det er difor behov for ei felles forståing av korleis punkt tre skal gjennomførast. Administrasjonen har med hjelp av rådgievarane i prosjektet utgreidd problemstillingene eit stykke på veg. Refererer elles pkt. l og 2 i vedtak i sak 19/2012: 1. Kommunestyretgodkjenner utbygging av varmesentralenfor skole og kommunale bygg som omtalt under pkt. l isaksittgreiinga innafor ei ramme på kr 15.000.000,- inkl.mva. Rådmannen får delegert mynde til å gjennomføre utbygginga innafor ramma. Konimunestyretber om at rådmannen ittgreier naudsynt prosess for tilbudsinnhentingpá bygging og drift av fjernvarmeanlegg til jleire bygg i sentrum - under dette også drift og vidare utbygging av energisentralen vi no byggerfor skolen. Målsettinga med dette er om rnuleg åfå bygd ut eit fjernvarmeanle gg for bygg i sentrum generelt, basert på bruk av naturgass. Med dette onskjer kommunenå legge til rette for starten av bruk av naturgass i kommzmen. Utgreiing: Cowi AS og Hammerø &Storvik AS har vurden innhaldet i og mulige konsekvensar av kommunestyret sitt vedtak, sjå vedlagte notat frå H&S dat 29.02.12, Cowi AS 03.03 l2 og 06.03.] 2. Pkt.3kan tolkastå veredekkainn gjennomvidarearbeidmedfiemvarriieanleggetterpkt.2, men rådmannenleggtil grunnat forslagsstillaranehar hatt til hensiktat vannesentralen i byggetskal ha gasssomhovudkjeldefor energi,det vil seieutantjellbrønnar.Det er denneforståingavi har lagt til grunni arbeidetmedå finne eit oppleggfor vidareframdrift. Pkt.3 i vedtaketkanvere i strid medpkt. l. i vedtaketpågrunnav miljøaspektet.Detteom ein leggtil grunntolkinga «skalha gasssomhovudkjeldefor energi»utanijellbrønnar.Gårein bort frå løysingamedfjellbrønnarsom følgjerav pkt. l i vedtaket,vurdererrådmannendet slik at det er nødvendig å legge dette spørsmålet fram for kommunestyret. Ei gjennomføringav pkt. 3 etter29. marser særsvanskelegí praksisinnaforplanlagtframdrift. Problemstillingane er ikkje enkle,og andregasskommunar har møtt dei same problemstillingane. Vi trengdifor tid til ein forsvarlegprosessfor å kunnelukkastmed målsettingai pkt.2 og 3. Eit aktueltaltemativer difor å skaffe handlingsromtil å gjennomførepkt.2 i vedtaketgjennom å utsettebygginganleggetfor gjennvinnbarenergi.Dettekan gjerastved å utsetteboringav tjellbrønnarog dei tekniskeanleggsom følgjer naturlegmeddendelenav energiløysinga.Av dengrunnhar rådmannenogsåsettpå driftsmessigeog økonomiskekonsekvensar av ei seinare ferdigstilling av fjellbrønndelen. Det skal uansett vere elektrokjele som reserve og for topplast, og ein føreset då at det blir levert ljemvarme frå sentralen produsert med eLkraft ei tid framover. Drift medelektrokjelvil gje ein bereknaårlegkostnadsauke påca 250.000,-kr.(Jfr notatmed gitte føresetnaderfrå Cowi AS av 03.03.l2.) Om ein føreset levering av fjernvarme frå sentralen produsert med gass, må gasskunne leverast til ein pris somkan konkurreremedelektrokjelemedtjellbrønnar,eventueltogsåinkludert meirkostnaden medsjølvegasskjelen.Grunnentil detteer at vi må ha elektrokjelesombackup uansettpå grunnav revisjonsstans og liknandeved anleggetpåNyhamna.Dersom gassleverandør kangaranterekontinuerlegleveranseuavhengigav revisjonsstans, kunnekanskje behovet for elektrokjele vurderast nærare. For å kunne gjere denne samanlikninga av gass-og straumdrift, var vi avhengige av å motta eit tilbod på gass. Teknisksjef har den24.02.bedeom pristilbod frå Aukra GassAS, jfr førespumadnedanfor: I Pris på gass levert til veggen pá energisentralen. Her kan dere evt. si noe om voIum-Ieveranse/pris. - Hva er kvalitetenpå gassensom blir levert?Er det normerfor gasssom skal brukestil dette formålet? Når kan viforvente at vi får gasslevert? Det er ønskeligat vi kanfå levert gassfra primo novemberi år. Om dette ikke er mulig, når kan vi forvente á få levert gass? Kommunen mottok svar frå Aukra Gass AS 9. mars 20l2: Vi har omregnet gassprisen til kwh og prisen til kunde vil ligge rundt 50 øre kwh. Vil bare presisere at dette ikke er en eksakt pris da prisene varierer fra dag til dag. Aukra Gass AS vil ikke kunne gi en fastprísavtale men er avhengig av at prisenfølger sesongsvingningene i markedet. Vi jobber fortsatt med å kvalitetssikre disse tallene og simulerer ulike scenarier basert på hvordan et økt volum vil forandre prisen ut til kunde. Så snart vi har mer informasjon vil dere få det av oss. Rådmannenhar ikkje hatt tid til rådveldeetter9. marsfor å gjereberekningarkring dette.Dette vil kunneskje før møtedato. Oggsummering: Rådmannen har sattpå vent prosjekteringav fjellbrønnanlegget og prøveboring.Kommunenhar ikkje sikre tilbod på når og om gass kan leverast,og vi har ikkje meir tid å gå på i det vidare arbeidetmedenergisentralen for å rekke ferdigstillingtil skolestart. Teknisk etat tilrår å fortsette bygginga basenpå bruk av elektrokjele fram til utgreiinga av andre alternativ er gjort og anbudsprosessar m.v. er gjennomført. Om kommunen får tilbod på ei godkjend løysing med bruk av gass i denne perioden, kan det vere eit prisspørsmâl kva løysing som vert vald. Økonomiske og administrative konsekvensar: Dersom ein ikkje lukkast med å få til eit tilfredsstillande resultat etter tilbudsinnhenting på bygging og drift av fjemvarmeanlegg etter pkt. 2 i vedtaket, kan kommunen gjennomføre tjellbrønnanlegget om eitt eller to år. Det vil nok gje auka kostnader å bygge i to periodar og vi vil miste den innsparinga i strømforbruk som tjellbrønnanlegget ville gitt i denne perioden (anslått til ca 250.000 kr/år). Vi tilrår likevel å utsette ljellbrønnanlegget med grunngjeving i næringsplana sine visjonar om å medverke til at gass vert teke i bruk lokalt. Dagfinn Aasen Terje Urdshals Rådmann Teknisk sjef Aukra 30.03.12 Anita Raknes Otterlei Forrnannskapssekr. 2 Rådhusplassen 6413 MOLDE w Mflle REVISOR Telefonz711114so Telefaks: 71 11 10 28 Telefon: 71 11 10 00 - hovedkontor E-post: [email protected] Org./revisornr.: 976 663 268 1 Til Aukra kommune Deres referanse: Vår referanse: June Beøy Fostervold Arkivkode: R 22/15 SLUTTREGNSKAP FOR INVESTERINGSPROSJEKT ANDRE BYGG- AUKRA KOMMUNE - REVISORS Sted/dato Molde, 29. mai 2015 201100 - ENERGISENTRAL UTTALELSE SKOLE OG Vi har gjennomført de kontrollhandlinger som er avtalt med dere og listet opp nedenfor. Vårt oppdrag er utført i samsvar med ISRS 4400 - Avtalte kontrollhandlinger. Handlingene er utført for å bistå dere i vurderingen av riktigheten av investeringsprosjektet nevnt over som er avsluttet juli 2013. Prosjektregnskapet viser en kostnad på kr 21 014 527 - (inklusiv merverdiavgift). Vi har kontrollert at: 0 Det er foretatt kunngjøring av konkurranse i Doffin for byggeprosjektet 0 Beskrivelsen av byggeprosjektets 0 Kostnader som er bokført på prosjekt 201100i regnskapstallene som er presentert i saksframlegget 0 Kostnader som er bokført på prosjekt 201100 i kommunens regnskapssystem vedrører det aktuelle prosjekt ved å ta stikkprøver av regnskapsførte opplysninger mot underliggende dokumentasjon fremdrift samsvarer med vedtak og budsjettforutsetninger kommunens regnskapssystem stemmer med Vedtak om oppstart ble gjort i kommunestyret 09.02.12 K-sak 19/12 med en budsjettramme på kr 15 000 000 Prosjektet har et merforbruk på kr 6 014 527. Vårt arbeid avdekket ingen vesentlige avvik. Siden de ovenstående kontrollhandlinger verken utgjør revisjon eller begrenset revisjon i samsvar med revisjonsstandardene, gir vi ikke uttrykk for noen sikkerhet for at informasjonen ikke inneholder vesentlige feil. Dersom vi hadde utført tilleggshandlinger eller hadde gjennomført revisjon eller begrenset revisjon i samsvar med revisjonsstandardene, kunne andre forhold ha kommet til vår kunnskap og blitt rapportert til dere. Vår uttalelse er utelukkende utarbeidet for det formålet som er beskrevet i første avsnitt, og skal ikke brukes til noe annet formål. Uttalelsen er beregnet på Aukra kommune. l /f 9s ~ - :—"'4’(% __ “S' mund a eshaug istriktsrevisor - statsaj orisert revisor Kommunerevisjonsdistrikt Møre og Romsdal Rådhusplassen 6413 MOLDE I 2 1 (1 ) Molde, Aukra, Vestnes, Rauma, Sunndal, Nesset, Gjemnes. Eide. Fræna O Kontrollutvalet Saksmappe: 2015-1547/03 Arkiv: 2l2&14 Saksbehandlar: Åse S. Eriksen Dato: 01.06.2015 Saksframlegg Utvalssaksnr PS 20/15 Utval Kontrollutvalet Møtedato 1 1.06.2015 UTBYGGING 4 AVD. FURUTUN. BYGGEREKNESKAP Sekretariatet si tilråding til fråsegn Kontrollutvalet har i møte 11.06.2015 i sak 21/15 handsama byggerekneskapen Utbygging av 4. avd. Furutun. Grunnlaget for handsaminga har vore byggerekneskapen for samt revisor sin uttale, datert 29.05.2015. Prosjektet Utbygging 4 avd. Furutun var budsjettert med ei utgiftsramme på kr 10 275 000.-. Sluttrekneskapen for prosjektet viser ein totalkostnad på kr 9 793 895.Dette medfører eit mindreforbruk på prosjektet på kr 481 105.- eller 4,7 % i høve til totalbudsj ett. Prosjektet er finansiert med frie midlar. Utbygging av 4. avd. på F urutun vart i hovudsak ferdig i januar 2014, men vart sluttført i august 2014. I medhald av pkt. 15 i Aukra kommune sitt reglement for lnvesteringsprosj ekt, skal byggerekneskap leggast fram for politisk handsaming innan 1 år etter overtakingsforretning. Kontrollutvalet ser at reglementet er følgt i denne saka. Ut over dette, og det som kjem fram av byggerekneskapen og revisor sin uttale, har ikkje kontrollutvalet fleire merknader til byggerekneskapen for Utbygging 4 avd. Furutun. Bakgrunn for saka Med heimel i Kommunelova si § 77 nr 1 og Forskrift om kontrollutval, kap. 3 og 4 har kontrollutvalet i Aukra gitt sitt utsegn til byggerekneskapen for Utbygging 4 avd. Furutun. Som vedlegg til saka følgjer: 0 Saksframlegg til formannskap/kommunestyre m/vedlegg, datert 07.05.2015 0 Oversikt over byggekostnader 0 Revisj onsuttale —byggerekneskap, datert 29.05.2015 VURDERING Avsluttande byggerekneskap for utbygging av 4 avd. Furutun er nå framlagt. Pâ bakgrunn av kommunestyrevedtak om oppstart av utbygginga, er det antatt at arbeidet med prosjektet starta mai/juni 2013. Av saksframlegget til politisk handsaming gjeng det fram at utbygginga vart sluttført og bygget tatt over av Aukra kommune i januar 2014. Bakgrunnen for at prosjektet vart sett i gang, var at Barnebo barnehage avd. Furutun hadde behov for å utvide kapasiteten ved å utvide med ei ny barneavdeling. Bygget, som er på en etasje, er oppført som tilbygg til eksisterande barnehage og dekker behova for rom med bestemte funksjonar. I tillegg vart plassen for parkering og avstiging ved barnehagen utvida som ein del av prosjektet. Firma 3S Prosjekt AS vart engasjert som assisterande prosjektleiar og byggeleiar for prosjektet. Den totale kostnadsramma for prosjektet var 10,275 mill. kronar. Prosjektet er finansiert med frie midlar. Rekneskapen viser at det er brukt totalt kr 9 793 895.-. Etter at anbodsrunden var gjennomført, vart firma Romsdal Bygg AS valt som generalentreprenør for prosjektet. Byggeprosj ektet vart i hovudsak ferdig i januar 2014, men vart sluttført i august 2014. Av Aukra kommune sitt reglement for investeringsprosj ekt gjeng det fram at sluttrekneskap skal leggast fram innan l år etter overtaking, samt at sluttrekneskapen bør vise korleis prosjektet er finansiert. Reglementet er følgt i denne saka. Rekneskapsrevisor har kontrollert at kostnader som er ført i byggerekneskapen for Utbygging 4 avd. Furutun gjelder det aktuelle prosjekt og at kostnandane stemmer med rekneskapstalla som er presentert i saksframlegget. Revisor har og kontrollert at det var gjort kunngjøring av konkurransen i Doffin for byggeprosjektet. Revisjonen sitt arbeid avdekka ingen vesentlege feil eller manglar. Grunnlaget for behandling av saka vil være revisor sin uttale og byggerekneskapen for prosjektet. Åse Solveig Eriksen rådgiver Utbygging -BU-ltd Arkiv: 614 Saksheh: Janne Kristin Pedersen Dato: 07.05.2015 Saksframlegg Utv.saksnr Utval Møtedato J Sluttrapport 4 avd Furutun - nybygg Rådmannensi tilråding: Kommunestyretgodkjenner sluttrapportfor utbyggingsprosjekt220013 - Utbygging 4. avdeling Furutun Vedlegg I Særutskrift+ Oppstartsvedtakfor inveseringsprosjekt220013, Bamebo bamehage utbygging 4. avdeling Furutun Økonomirapport Bamebo barnehage4. avdeling Furutun- Sluttrapportfrå 3 S ProsjektAS Revisors uttale Særutskrift: Bakgrunn: Kommunestyretvedtok i K-sak 30/13 Oppstartav investeringsprosjekt220013 —Utbygging 4. avdeling Furutun.Godkjent prosjektkostnadvar på kr. 10 275 000,- inkl mva og prosjektetvar planlagt ferdigstilt i løpet av 2013. Kalkulertprosjektkostnadvar basen på innkomne anbod. Prosjektetgjeld utviding med ei ny bamehageavdeling med tilhøyrandefasilitetarsom garderober,toalett, stellerom, soverom, boder etc. I tillegg er det bygd eit nytt kontor samt eit møterom i tilknyting til personalromma. Utgreiing: Dette saksframlegget med vedlegg vert lagt fram for revisjonen slik at deira merknadtil sluttrapportenblir vedlagt saksframlegget. Organisering av prosjektet Prosjektet er gjennomførtog styrt av Utbyggingsavdelinga medfyljandenøkkelpersonar: Prosjektansvarlig: Prosjektleiar: AssProsjektleiar og Byggeleiar: Prosjekteringsleiar: Terje Urdsbals Jon-Gunnar Gjelberg/SveinIvar Byttingsvik/Janne KristinPedersen KamillaMordal Holo og Geir Helge Ugelstad(3 S ProsjektAS) SveinWalle (Arkitektkontoret BBW AS) Konkurranse for innleieav arkitekt-og prosjekteringstenester vart lystut på Doffin august2012 og 1 Firma, Arkitektkontoret BBW AS, leverte tilbod. 3 S ProsjektAS blei engasjerte somassisterande prosjektleiar og byggeleiaridesember2012. Byggeoppdraget vart lystut somkonkurranse på DOFFlN og 2 finna levertetilbod.Romsdal ByggAS fekk oppdragetmedeit tilbodpå kr 4 878 310,- (eks.mva.). Prosjektet omfatta Ny avdelingvedBamebobamehageavdelingFurutunmedtilhøyrandegarderober, toalett. stellerom,soveromog leikerom.Utebodtil dennyeavdelingaog utvidingav parkeringsplass. Nytt kontorog møteromtil personalet vedbarnehagen. Kostnadskalkyler/budsjett: Budsjettalafor 20 l 2 på kr. 8 500 000,- var bereknaut frå tal (mi-pris) frå tidlegareutbygging. Tala bleijustertnokoi budsjettfor 2013 til kr. l0 275 000,-. Dettefor å ta høgdefor at prosjektet vart utvida med eit kontor og eit møterom og forventa prisstigning. Lgyvingog evnt.korrigertlgyvinig: Oppstartsvedtak for investeringsprosjektet vartfattai K-sak30/13: «Konmmriesgvrer godkjennerutbyggingav prosjekt220013, Barnebobamehagc- mbyggingav 4. avdeling Funmm.medei ramme for prasjekrkosrnad på kr. 10 275000,-» Vedtakom rammeløyvevart fatta22.02.2013 i delegasjonssak Dift og Areal-24/I 3 Vedtakom igangsetting vart fatta 10.05.2013 i delegasjonssak Drift og Areal-64/I3 Ferdigattest van utskrivenl0.02.20l5. Qkonomi: Sluttrapporten frå 3 S ProsjektAS visernokomindrekostnadar ennkommunens Økonomirapport. Årsakentil detteer at 3 S ProsjektAS ikkje hartekemedkommunens interne kostnader og dei fakturerteutgiftanesomikkje har gåttgjennom3S ProsjektAS. Som assisterande prosjektleiar og byggeleiargår3 S ProsjektAS gjennomfakturaerog attesterer dei. Det er likevel nokon fakturaer som går direkte til kommunen, som til dømes kommunale avgifterleigeav containeretil lagringetc. Desseer då ikkje teknemedi rapportenfrå 3 S ProsjektAS. Det blei og leid inn eit firma som mala og beisa eksisterende bygning. Dette er belasta prosjektet men ikkje teke med i rapporten frå 3 S Prosjekt AS. Bygget van tatt over av Aukra kommune januar 20l4, med ein sluttsum på kr. 9 793 893,inkI.mva, kr 481 [07.- mindre enn vedtatt ramme. [tillegg kjem det kostnader med bestilte skilting og l års befaring. Dette gjev ein kostnad på kr. 43.000; eks mva pr mg (BTA). Entreprisekostnadane for bygget er på kr. 5 600 464,- eks mva, noko som gjev ein ml pris på kr. 26 000,-. Dette er omtrent som for tilsvarande prosjekter. Små tilbygg gjev ofte høgare mz pris då kostnadar med rigg og drift er omtrent like store som ved større bygg. Konsulentkostnadane er relativt høge i forhold til totalkostnadane i prosjektet. Dette skyldes delvis noko dårleg beskrevne løysingar frå arkitekt som igjen medførte noko omprosjektering og ekstra oppfølging frå byggeleiar. I tillegg var det krav om uavhengig kontroll for ein del fag. Kostnader for den uavhengige kontrollen kom på kr. 20 138,- inkl mva. Det er etter dette i tillegg satt i bestilling skilter til bygget og uteområde. Entreprenør har gjeve eit pristilbod på i underkant av kr 50 000 for levering av desse. Det må settast av midlar til denne skiltinga samt gjennomføring av 1 års befaring. Sluttdato for prosjektet var 28.08.2014 (utbetaling av sluttoppgjer) Finansiering: Prosjektet er finansiert med frie midlar. Evaluering/gjennomføring Bygget har ei noko spesiell utforming som har gjett nokre utfordringar i gjennomføringa. Det er blant anna ein del bua veggar om krev litt tilpassa løsyingar bygningsmessig. Då nokre løysingar var dårleg beskrevet og vanskeleg å gjennomføre som beskrevet, var det påkrevd med noko omprosjektering undervegs. Entreprenøren har hatt ei god styring med arbeida slik at varsel er blitt gjeve i god tid og framdrifta har ikkje blitt vesentlig forsinka som følgje av dette. Bygginga har blitt gjennomført med full drift i bamehagen. Sidan byggeområdet ligg på baksida av eksisterende bygg kunne byggeplassen enkelt skillas frå resten av bamehagen. Med nokon små justeringar underveis har gjennomføringa gått greitt utan nokon store utfordringar barnehagedrifta. /_ L27} Ingrid Husøy Rimstad Rådmann Terje Urdshals Utbyggingssjef for Teknikk, eigedom og brann ^fkiv= 614 Saksbeh: Jon-Gunnnr Dato: 08.04.2013 Gjelberg Saksframlegg Utv.saksnr Utval 35/ l 3 Formannskapet Møtedato 15.04.2013 30/13 Kommunestyret 02.05.20 I 3 Oppstartsvedtak for investeringsprosjekt 220013, Barnebo barnehage utbygging 4. avdeling Furutun Rådmannen si tilråding: Kommunestyret godkjenner utbygging av prosjekt 220013, Bamebo bamehage - utbygging av 4. avdeling Furutun, medei ramme for prosjektkostnad på kr. 10 275 000,Saksprotokoll i Formannskapet - 15.04.2013 Behandling Tilrâdinga frå rådmannen vart samrøystes vedtatt Innstilling frå formannskapet: Som tilrådinga frå rådmannen Saksprotokoll i Kommunestyret- 02.05.2013 Behandling innstillinga frâ formannskapet van vedtatt med 17 mot 3 stemmer Vedtak Kommunestyret godkjenner utbygging av prosjekt 220013, Bamebo bamehage - utbygging av 4. avdeling Furutun, med ei ramme for prosjektkostnad på kr. 10 275 000,- Nylt inngangsparti til 4. avdeling Bodfrittståande nordaust for inngangsparti m. takoverdekning langsfasade Trammegolv underalle takoverdekteuteområder Grovgarderobef RWC oggarderobe nærttilknyttetinngangsparti Stellerombad/we Soverom/stillerom(Zstk) Møteromi tilknytingtil eksisterande personal-/ adm.avdeling Kontori tilknytingtil eksisterande personall adm.avdeling Eksiserande bygninglår foljandeendrafunksjonettergjennomført tiltak: f Soverom (rom 139) endrasttil disponibeltareal l leikerom Parkeringsogavstigningsplassen vedbarnehagen blir ogsåutvidasomeindel av prosjektet. Situasjonsplan,plan- og fasadeteikningarer vedlagt saka. Terje Urdshals Økonomiskeogadministrativekonsekvensar: Prosjektethaddeeit forbruk på ca. 500 000,inkl. mva i 2012. Kalkulert prosjektkostnadetter anboder på kr. I0 275 000,- inkl.mva.Forventaforbruki 20l 3 blir da:kr. IO 275 000» 500000,lik kr. 9 775 000,- Dette korrigerastved nestetertial. DagfinnAasen Rådmann Rettutskrift03.05.13 Anita RaknesOtterlei Formannskapssekr. Terje Urdshals Teknisksjef 15 Regnskap Regnskap 2012 Prosjekt: Regnskap 2013 Regnskap 2014 2015 5789 Totalsum Kostnadsramme Opprinneleg justert 220013 Utbygging 4. avdeling I-'urutun 100 Løni fastestillingar 84 867 124 129 3 667 1 501 O 74 900 Pensjonskostnader 14 333 20 481 548 852 36 2141 990 Arbeidsgjevaravg. 13 577 20 390 605 904 35 476 0 0 0 2 602 22 1 0 2 603 106 Senionillegg 1000 Kontormateriell 1151 Mat/bevertning tilsette/politikarar/gjestar 1200 Andre varer og tenester 218 452 1 575 322 0 20 342 1302 Telefon 0 O 24 24 1500 Kurs,opplæring 0 0 65 65 1600 Kostgodgjersle 1601 Bilgodtgjering 0 0 0 0 8 25 8 25 1700 Transport 0 0 10 10 1701 Drift eigne trasnportmidler 0 0 25 25 1702 ikkjeinnberetn.pl.reiseutgifter 1950 Gebyr 0 0 0 20 856 24 14 24 20 870 1951 Avgifter.gebyr 0 4 530 0 4 530 2000 Inventar og utstyr 0 3 466 109 3 575 2001 Programvare/maskinvare 2008 Maskinvare. IKT 0 0 0 0 15 21 335 15 21 335 0 0 639 0 0 5 061 162 28 126 100 542 538 28 126 100 5 604 339 292 751 1 223 769 273 544 9 625 1 799 689 73 428 0 1 427 373 0 383 837 23 700 2 406 1 887 044 23 700 0 0 0 0 3 910 3 893 Sum prosjekt:220013 Utbygging4. avdeling Furutu 481 418 7 908 758 1 384 141 19 576 9 793 893 T 0 T A LT 481418 7 908 758 1 384141 19 576 9 793 893 2100 Kjøp av transportmidler 2300 Byggtenesterpâkostn. og inv. nybygg(innleigd) 2301 Nybygg 2700 Konsulentteneste 4290 Mva. generell kompensasjonsordning 10100 Løm i faste stillingar 10900 PensjonsinnskotKLP 10990 Arbeidsgjevaravgift 3 910 3 893 8 500 000 10 275 000 STATUSRAPPORT Prosjekt: 2012065 PA Barnebo Barnehage 4. avd. Furutun Byggherre: Aukra kommune Sted,data: /) fr. Molde, 19.03.2015 /* _ r/ J" t” Sted,dato: (t ._ I Molde, 19.20.2015 i ' 35;./__-5 Uf?fl CU__..:1:-.’”‘ Ralffiunnar Moen Prasjektansvarlig Rapport nr. 1 2 Pr. dato v' 11,., . . Geir Helge Uge stad Byggeleder flewsjujlvelse 30.10.2013 Delrapport pr. oktober 2013 15.03.2015 Sluttrapport VEDLEGGRAPPORTNR.1 Vedlegg 6.1: Sammendragregnskap pr. 19.03.2015 Vedlegg 6.2: Budsjett Vedlegg 6.3: Endringsliste pr. 19.03.2015 Vedlegg 6.4: Bilagsliste pr. 19.03.2015 Skjema50001 datert24.10.2013revidert 30 10 2013 Ugarheldel:av Kontrollert av KMH GHU RGM RGM OM PROSJEKTET ORIENTERING 1 Prosjektet «Barnebo Barnehage4. avd. Furutun» omfatter bygging av ny avdeling for eksisterende barnehage på Furutun iAukra kommune. Bygget er oppført som tilbygg til elsisterende bygning og inngår i helhetlig drift av barnehagen. Opprinnelig barnehage har et bruttoareal på 481 ml og tilbygget er på 152 ml, totalt 633 m2. Prosjektet er utført som generalentreprise. 1.1 Roller i prosjektet Reell? j Firnjja/ajktør Byggherre "/TerjeUrdshals AukraKonjrnune PA - Prosjektadministrasjon: PL - Prosjektleder 'llanjnePedersen AukraKommune PL- Ass.prosjektleder BL—Bvseeledsor SØK- Ansvarligsøker PRO—Prosjekterende: i - Arkitekt ARK brann RIB:e lytwäjdgívende RN - RådgivendeWS Elektro -jgiusvdgfjuende RIME j byggeteknikk RIB- Rådgivende Halo Mfzfdfll eåfLernillê i åsPrssiekt j 35ProsjektAS”fGeirHelgeUgelstad Arkitektkontoret BBWAS"/SveinWalle ArkitektkontoretBBWAS"/Svginlfllllalle Arkitektkontoret BBW AS 'lSvein Walle i NorconsultAS"/TrulsStraume Lyngstad Lindseth AS'lthristían Norconsult ConsultA5'lBjørn Brekke Tømmerdal Entreprise: Generalentreprenor UE- Grunn og utomhus UE- Elektro UE- Rørlegger 2 i RomsdalByggAS”j/PålBjerkevoll Aukra Maskin AS ililektro AS ElmoTeknikk AS UE - Ventilasjon UE - Mur, puss og flis UE - Blikkenslager ElmoTeknikkAS UE- Taktekking LangirasAS Murmester AmundsenAS Langvas AS MYNDIGHETER Alle tillatelser er gitt etter Plan-og bygningslovensbestemmelser. sitt Tillatelser liáàfinèriillårfeisè i lisenserttiriafitillertélåe IMsqienidisRbrxékstivlaeise Ferdigattest i Pato Saksnr. 2W4/13 — 33.02.2613 2943/345 .19:9§-Z91?W2013/3“ ' 54/13 2°13/345-8/1/.254 os.u1.2o;4 10.02.20152013/345-10/1/254 2 3 Sikkerhet,helse og arbeidsmiljø(SHA) Krav i prosjektetsinSHA-planble fulgt opp av entreprenør. Angggll varsledeELIEpg.dgtg (Bappgg gm UønsketHgngjglsgj: 2 sflg, Agggllmfafig Sm p; dam lsilglggfIgbh Anglyggl: QStk, 3.1 Betraktninger Generalentreprenørenhar god kultur for SHA-og HMS-arbeid,og gjennomgangav regler i denne anledningble løpendegitt til nytt personellpå byggeplassen. Videre ble HMStatt opp someget tema på alle byggemøter. Det ble i byggeperiodenavholdtvernerunder annenhveruke, hvor byggherreog 38 ProsjektAS jevnligdeltok. Det har vært merknader fra brukerne på røylduktsomfølgeav sigarettrøykingfra arbeidernepå plassen,Forholdetble tatt opp med entreprenør,ogopphørteetter dette. Med bakgrunni at prosjekteti all hovedsakkun bestodav standardarbeidsoppgaver, ble det av generalentreprenørenikke vurdert nødvendigå gjennomføreslkkerjobb analyser. 4 4.1 PROSJEKTSTATUS Fremdrift Prosjektetble i hovedtrekkgjennomførtiht. revidert fremdriftsplanog de frister somfremgårav tabellenunder. Aktivitet j Kontraktdato Sluttfrist Mjblywdjjajjtjo/jjjfristforlejngelse 29.11.2013 i jj17.12.jj2jo1a Overtakelse 4.2 Motervirksomhet Meàsfvvs Byggíjågíjjjgijtjjçr. s V“ j M.. . Anta" aiennomfsme meter. .et t i .,, .. . . V BVUkETFUPÉÉV Prosjektejrinjgsmøter Byggemøter Andre mjøter 5 l ,. 7 j j jj j j 12 0 KVALITET Prosjektethar så langtvi kan se blitt utført i henholdtil konkurransegrunnlaget (prosjektert materiell). Videre har prosjektetblitt fulgt opp ved hjelp av 35 Prosjekthotell.hvor all korrespondanseog dokumentasjon er lagret. 3 5 6 ØKONOMI Dennerapportenfokusererpå ncttobeløp(ekskl.mva.)og nettoramme. 6.1 Godkjente rammer Budsietti pkt. 6.2 er godkjentav byggherre22.03.2013.og er ikke revidert i ettertid. 6.2 Regnskap/resultat r 'âenrrlrslsekl"W3-? r Pålflrller r rr r r 73.97655 Gèíilvsrnif-frrsfldr-fleflfSemilêkeefrfflktufeft ff ~ r .i r .Uevlfrlflrftflrrsrflflrrirrisèirrk(StipulertRvstflflrfll r r r R€$uV'Vt=t/*°~¢ntef?esu'VtatV-vndé'VWS1¢¢f ii i i o o 490.00 r 352334 Det visestil vedlagteøkonomirapportm.m.for mer detaljer (jf. vedlegg6.1 - 6.4). Regnskapeter avstemtmot Aukra kommuneper 23.10.2014-.1denneanledninger det registrert 2 stk fakturaeri byggherre sittregnskap somikkeinngåri prosjektetDette gjelderfaktura fra Bill MossbergASpå kr 126 100 (gjelderutvendigoverflatebehandling av 1. - 3. avdeling)og fra ArkitektkontoretBBWASpå totalt kr 46 455,20 (skal registrerespå Aukraheimen- ombyggingSørbo). o Byggherresine interne kostnaderinngårikke i dennerapporten,og trekkesfra resultat angittover. o Oppfølgingi forbindelsemed utvendigoverflatebehandling av 1. -3. avdelinginngåri 35 Prosjektsitt honorar. o Per datogjenstårkr 1 5 000 å fakturereav NorconsultASsin kontrakmsum. o RambøllAShar fakturert etter medgåtttid, og per dato har rådgiverenfakturert kr 23 810 mindreennbudsjettert 6.2.1 Endringer For spesifiseringav endringervisesdet til vedlegg6.2. 6.2.1.1 Prosjektadministrasjon Kontrs-kt VV Byggherre Apfsll varsle* Goékient AWN ~ - - Prosjekt-og byggeledelse ~ - - Prosjekterende 4 4 - 6.2.1.2 4 Entreprise Kontrakt Antallvarslet Godkjent Avvist Byggherre 11 31 9 31 1 Entreprise - Det presiseresat endringersomikke er satt opp som«Godkjent»el1er«Avvist»er under behandlingsomuavklarteendringer. få 3 o 7 Uavklarte endringer begrenser seg til levering og montering av totalt 15 stk skilt i ulik størrelse. Tilbud fra generalentreprenør på totalt kr 33 269 ekskl. mva. og grunnarbeider, er oversendt til byggherre for videre behandling, OPPSUMMERING/KONKLUSJON Som det går frem av statusrapport 1. har det vært mye korrespondanse og mange prosjekteringsmøter som følge av mangler ved prosjektert materiale. Etter 35 Prosjekt ASsin vurdering har alle involverte parter likevel gjort sitt for å få gjennomført prosjektet i henhold til revidert fremdrift og økonomiske rammer. Gjennom strukturerte byggemøter og gode fremdriftsplaner er prosjektet styrt på en best mulig måte. Det ble kun meldt 2 stk. uønskede hendelser i byggeperioden, og ingen av disse førte til skade eller sykefravær. HMS-arbeidet har fungert bra. og entreprenør har effektivt fulgt opp eventuelle kommentarer fra byggherre/byggeledelse. Konklusjon: Etter vår vurdering er utførelsen i prosjektet i henhold til byggherrc sine intensjoner /mål ved kontraktsinngåelse med gencralentreprenøren. Arbeidet har etter det vi kan se blitt fagmessig utført og innenfor fastsatte rammer for fremdrift og økonomi. 5 Sammendrag regnskap Pr osj ek w Visermeddelalier(1.níváikontoplan). Visermed lolalovevslkl for alleregnskap. Viser utan mva lnIormas)oa1. Viser uten prognoseinformasjon. 7375 non ' BlmfibfiBflmehlne M. «Fana _ -Bygnlng WM, W a 5000 000 _,_,__,~í.u_ -ám E4-Elkrafl gsaeaeugaumffmmng__ _ 3-A"d'°‘"8'3'!a=i°"°r MNMMW ................. 'H T-Ulandrs «General! -SpesldlL ,V sa 391 _ WM _0 _ W, 0 lawo __152500pmMW M Smartoppfalgmg utsknftsdato.19032015 _ _ __ s us 20 _H__" n 5363 276 W . w MM o 4878 310 MW, _WH,0___ M WwmmwwMWMm__mMW L. ,,,,,,, M W 500000 __ H 257aus “s aoo:sø 63216 Mnoone 1 :m be 1:02saa‘V ‘MVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVV __, wW4_,_.,V,, ?,#.,M_L _____, 137200 . 0 0 _._,_.,_,U o o 090 _ 0, o ______f144 966 __ a n 40000 0_ 0000 .. 0 M _o__ 5323 276 _ o U 0, o __ o __ -323 276 _ __ WWW” 0 o _____ _,__ ’*““’DD'”tr<V44o44o¢v4«V>L«V4Wk«»AA4~»Iv«unno~ar(0 WWW U ._ 0 m..P.................. M. f o 137200 WW u _ _________ _“__ 12gW9M32qu_N2_g_sa_9_e::go __M___o ”__ ___o_ L o o o u 137200 1739519 97em 312800 -a1_4s1a 352330 Side 1 av 2 Sammendrag regnskap Viser meddetalier(1.nivéI kontoplan). Vlsermed lulalovelslklfor alle regnskap. Vbaumnmmmbmmwm Vbauwnummnemmmnfim. Totaloversiktfor alle valgte regnskap l' i 43¢i' Tl' S 'efæfipala wdàlè 121565PA Aukra Kamrnune - T 375 000 SmartOnpfolglngutskriflsdato:19.03.2015 587 391 40 000 7 347 BBB 902 334 Side 2 av 2 Budsjett Prosjekt Ntvàer I kuntopiansomvises' 1 Regnskap: 2012065 PA Aukra Kommune - Barnebo Barnehage Kontoplan:Kontnplanbasen på NS3451 standard knmuplan 1:f3"ä 2.-Eynins .4;%'“_..» . , MM WWW WMV, u__,_,,_,_MWM V/V WM UB] E29 .ML _, m.,.W.W,w.. .A.,W,,,_m_w,._.~_..._L.W.Wfl .WW.. as _W9~..m._...WWW , _n m "MQ" _M MWWWW §;1eleo9aLy1a atisedng Wm 6-fingrgjnglail-Esjonar W W m “WWW M M WMWWW r i _,_M I 59900 ‘£19.57 35293 Smarioppfalging uisknftsdaio' 19 032015 Sde 1 av 1 Endringsliste prosjekt «w Ingen datnavgrenaning Viserikkeandríngsdetalfer Visergodklenleog ikkegodklenteendringet Viserlolalaversikl for allevalgteregnskap Sortertpå: ReLnr _ y ae W _ 12.09.2013 09.09.2013 EO 02 31.082013 ED 03 RomsdalByggAS Rivingav lerrasse Ramada!ByggAS jylyalifrmrzbleiker RomsdalByggAS Utvlde!so _. 21 .102013 y ______ÅM_UW__WMM 167 200 Pflfkflflflnnlafifl yyymmyw EO 04 RomsdalByggAS Rlvlngog fiemlng Iecalnrblending 21.10.2013 E005 RomsdalByggAS Bofdklodnlng I fbm y. ...My flefflfflflUV'Wa 23.10.2013 E0 06 RomsdalByggAS MerarhIsoledng W ,23.10.2013 EO D7 21.10.2013 ED 08 110022 21.10.2013 E0 09 FONO 16.09.2013 E0 10 H—y M- V‘ skvvedvr ._ Romdal ByggAS Festeytterveggm eksislegcpqe SmarlOpphalging ulskriilsdalo.‘ 19 03 2015 _ “WMVSpeffyefififlyyy... _, RomsdalByggAS Merarbeidlaktm ifbmny spenaplan RotmdaiByggAS Gradspenerl kilnenncrl , °"°“9""'9 W‘ RomsdalByggAS Pàforingsvegg for _ _, _Q 0 MW” y yy Vyy N-- 10 203 D W (___ ____ __ 22 816 D y- _yy,, NMWWHWWN 46 300 0 .y y . - ._ 19 241 D "_______M__W_ _____ __M_MH_H____ ______ _ _ A 15 000 y 3 550 y Human, _,,__m__m___mWmm _ _..,,.._W _ 0 o., L 1 000 a Endringsliste Ingendatoavgrensning ViserIkkeendringsdetalles' Viser godlqenteog Ikkegodkkanie endringer Visertotatøvesslkt foransvalgteregnskap Sanen på: Retur V Romsdal ayggzxsu 18.09201 3 '_ 12.092013E013 “ Romualayggks G1anopp'bygg" i}{g WWMMMWAM” M 010023 21302013E014 ..-.. 1310014 21092013E015 .M Rom5dalByggAS Kuldebrohtyler _.... A--5e"5j°"9'""93"e99 .............................................. .MWM Romsdal syggAs Arbeldifbm , '"d°"b''‘'“'3‘’ -. .w,._.W,,W,W._M 00015 27.09.2013 EO16 RomsdalBy9gAS Utrekkingavpaster 24.27.2751 name 27.09.2013 E017 RorrasdalByggAS Mallngogsparkllng .-. 'M””””””” W ‘$13553 MWMWMW... ............ NVH 91111191WW, _.., ~,fi,___,___,,_fl_,v, .1111111119511106 ................. W .. mum-r 27.09.2013 120115 Romdáiàyggns ups 00026 VVVVV 23-10-2013 E019-VV Romsdal amAS6awai56éiEv%niru 7:___w. .. ...._.........-_..-. . .. DDD27 00028 23.10.2013 EO 20 RomsdalByggAS Merarbeldmed .. . 23.10.2013 E0 21 A... . L. 8 715 0 . MWM m” . 1553 was .. ...WM... . 11M--. M... 3.9156% 0 0 715 . ... .....-M.,........,... M.- . - N.- 7 022 0 7 022 lewfarblendingrum Ar‘ V v] 018 O29 90031 32 _ 1111111090181* - m. Rorrsdal ByggA5 Riving av ‘ MM 0 m.. 1411000 . V7.7.”-.. - 18.10.2013 EO22 RonsdalByggAS 5‘l'Opuss _ 23.10.2013 EO23 M Rotrsdal ByggAS Nypåtnrirxgsvegg m 31.10.2013 EO24 __ Romsdal ByggASANyulendarjslampe 04.11.2013 EO 25 21.11.2013 EO26 y O b 0 0 å__ RomsdalBygg AS Vanntettkassetor » - 1111511131191 Y" Romsdal ByggAS Sandtilsankasse Smartoppfalgmg Utskriftsdato? 19.03.2015 0 ..VV .. .......... .. 6 000 M . 0 WWW MWM. Q 6 cog; Side 2 av 5 Prosjekt Endringsliste —:- Ingen dabavgrmsnlng vlser ikke endringsdalaljer Viser godkjente og Ikke godkienle endringer Vvser lolaloversm for alle valgte regnskap Sortert på: ReLnr Rormdal Bygg AS Fradrag -k 13.11.2013 EO 27 "o" _ 3 544 WWW* 9" _. ‘_ NW... , \é3ddll'J;‘ Romsdal Bygg AS EA/G19 10.10.2013 EO 20 00034 ‘-+i" ' 01004».tfiznfflmfl P LI As §å241fi1a1<3n00 Bygg nomsaan EO29 00005W 04.11.2013 3 544 0 MH M 35 E' 4100 o 5 455 0 __M H I I M 4100 ‘W999993 410035 ` 27.11.2013E0 00 EMMJST 27.11.2013 EO 31 ws As EV27tnregg Bygg Flomsdal "WW ‘°9'e“°9 5 , __,,_.__ ,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,, . M W Romsdal Bygg AS Fradtagflis‘ H V Romsdal ByggAS Speflpå HCWC 24.03.2014 EO 35 mods eo as 30.09.2014 00045 10.04.2014eo 37 100042 19.03.2014 .. _ A,A å 00038 m" 06.12.2013 EO 34 __ RonsdalByggAS MengdekontmllG 00041 Romsdal Bygg AS glassfor synlige . N... a er m» As_skInngm Bygg Romsdal 35:. 1,10 As Fryngng Bygg Romsdal 9'5 °5"""9 , Home 10.10.2014E0 39 As UTGMT Romsdalaygg 00043 10.04.2014 EO 40 Romsdal Bygg AS tóxddempendatiltak 00044 10.04.2014 EO 41 . .. _ _ V9"¢“35I°“59" Rorrsdal Bygg AS Oemålrenwnlerírlg ng av Smartüppfølging Utskriftsdato: 19.03.2015 M W M VA . ,, MM g /4 . 0 ., . ., 0 i l ., 0 29 260 ....................W. ^ 18 050 ...__ O 29 260 M. 2 143 0 2 143 Rormdal Bygg A5 . _. ..-M W" '3’ °f 3 -WMM EO 30 13 350 0 ev eravg 00039 ___ 13.12.2013 E0 32 M 'Clf]040 4 y 04 .122013 EO 33 5 466 .. MM,__M _____________ ,, ,M,,.m.. 13 350 Romsdal ByggAS 5:28 Hewgg awed Mm .__ _.. _.. 18 050 0 y Side 3 av 5 Endringsliste ‘-,_;;f.’;'T~.5~. Prosjekt Ingendatnavgrensnlng ' ““‘ Vlsermksendringsdetnlia’ Visergodkienlaog ikkegodklenleendtinger Wserlalalovarslkt for allevalgleregnskap Sortedpå:Re1‘.nr rgflavgrancli?‘/5“ 1:64.2014 [mo VV VV , 50 31.07.2014 EQ 42 RomsdalByggAS Monteringav såpe- EQ 43 Rormdal Bygg AS ., 13.10.2014 E044 ._ °9vav'rv SluttnolaMengdajuslering 09 RomsdalByggAS Monteringav SmarloppfcalgingUtskriftsdato:19.03.2015 klemslkring side 4 av 5 Endringsliste Ingendaloavgrensning Vea' ikkeendringsdotalier Vsef godkjenteog ikkegodklentaandflnger Visa"lntalavetslkt lot allevalgleregnskap Sortertpå: Rei/nr Totaloversiklalle regnskap SmarIOppfølgíng uiskrillsdato; 194032015 Side 5 av 5 B I la gs Iiste Ingen daloavgrensnlng Vlseralle biag Viserikkebllagsdelaljer Sortedpá: Leverandør Viser totafoverslkt forallevalgteregnskap Regnskap:2012065jEAmj/jtdkra Kommune- BarneboBarnehage Nummer Dato Ref. nr Leverandør Beskrivelse $3104 jmoee gunner 30.09.2014 31.012014 18.09.201d 31 122013 30.04.2014 31 012013 28.02.2014 10.12.2013 30.11.2014 28.02.2013 23.02.2015 31.12.2012 31.12.2014 10.09.2013 30.04.2013 31.10.2013 30.11.2012 6533 6122 8272 B058 B259 5658 6162 6033 6644 5602 6812 5493 6703 5903 5705 5994 5426 as ProsjektAS ES ProsjektAS 38 ProsjektAS Ass. Prosjektledelse as Prosjekt AS asProsjektAS j as Prosjekt As as Prosjekt As 35 PmsfektAS SS ProsjektAS 3S ProsjektAS 35 ProsjektAS 35 ProsjektAS 3S ProsjektAS 35 ProsjektAS 38 ProsjektAS 38 ProsjektAS as PmsJq(__t_AS SmarloppfalgungUtskriftsdato.19 032015 AssProsjektleder Ass Prosjektleder Ass.Prosjektleder Ass. Prosjektledelse A Ass.Pms]ekIede1sa Ass. Prosjektleder Prosjektledelse Ass. Prosjektleder AssProsjeldedelse Ass Prosjektledelse Assfrosjekledelse Ass. Prosjekledcr Ass. Prosjektleder AssProsjekledelso Ass. Prosjektleder As5.Pms1ql;i_gq§se__ kV‘éerap ekskLMva 6 780 37 430 13 830 71 800 18 120 13 285 17 545 83 305 3 005 21 565 1 600 15 610 1 595 B1 400 44 985 B4 120 Nåeífíoælnkl. Mva? 10 975 46 788 17 288 13 141 Side 1 av? B rIa gs I rste 3 Ingen daloavgrensnlng Vlser allewag ViserIkkebilagsdetaller Sortertpå: Leverandør Ver totaloverslkt for alle valgteregnskap Nummer Dato Ref. nr Leverandør Beskrivelse 00085 00051 00085 00002 00003 31.08.2014 31.01.2013 30.00.2014 24.00.2013 31.03.2014 0453 5550 6362 5756 6192 35 ProstektAS 35 ProstaklAS 35 ProslektAS 3S ProsiektAS as Pros[ektAS Ekstra Ass.Prus]ekIedelse Ass. Prosjektledelse Ass Prosiektledelse 00000 00119 00016 00003 00033 00020 00031 00035 00032 00027 00058 00030 14.00.2013 31.01.2015 11.10.2013 04.07.2013 24.10.2013 24.10.2013 24.10.2013 28.10.2013 24.10.2013 17.11.2013 19.09.2014 24.10.2013 27.11.2014 27.11.2014 31.12.2013 23.01.2014 22.01.2014 03092013 15.07.2013 5853 6740 5951 5798 2013160 35 Pros]ek1AS 00121 00122 00066 00115 00110 30009 00004 Bkgmt 2012370 2013161 3S PmslektAS 35 Prosjekt AS as Ptosjekl AS Arkitektkontoret BBW AS Arkitektkontoret BBW AS Arkitektkontoret BBW AS Ass. prosjekiledelse og byggherfeombud Ass prosiektleder Ass. Prosjektledelse Ass Prosjektledelse Ass Proslektledelso Pmsfekteringsgtuppe Pmsiekletingsgruppe Pvosiekteringsgmppe Arkitektkontoret BBW AS Tnleggsarbelder 2013160 Arkitektkontoret BBW AS Arkitektkontoret BBW AS Arkitekt 2014133 Arkitektkontoret BBW AS Tilleggsarbeid BEagnr1 Arkitektkontoret BBW AS Pruslekle-rlngsgmppe 2014257 Arkitektkontoret BBW AS Tltlegg 2014256 Arkitektkontoret BBW AS Arkllekthonorar 2013348 Arkitektkontoret BBW AS ‘filleggsarbeid 901577831 001576064 B7235 B7121 AIM AS APC Smart HP 2530 Kopiering BMgm1 M88 AS LyskoplAS Lyskon-I AS SmartOppfølgrngutsknftsdaio”19.03.20‘! 5 Proslcklatingsgmppa Kontering Beløp ekskl. Mva 21 080 12 335 3 225 40 375 16 B65 Beløp inkl. Mva 27 475 15 M9 4 031 54 863 2 445 06 195 82 575 4 705 0 100 000 127 450 0 130 000 30 100 0 4 750 15 500 44 330 5 B71 14 095 305 4 361 Slde 2 av F' B nIag s IIste Prosjekt Ingen daloavgnznsnlng Viserallebilag Vlser lkko bilagsdetaljar Stilen på: Leverandør lfiserlotalavarslkl foraltevalgteregnskap Nummer 00089 00106 00034 00107 00063 00015 00105 00082 00001 00114 m0090 00085 00047 00058 00024 00041 00006 00097 00010 00075 00080 00060 00040 00102 00070 Dalo Raf. nr 10.04.2014 22.02.2013 28.10.2013 04.04.2013 10.12.2013 20.09.2013 15.01.2013 12.03.2014 24.08.2013 22.05.2013 29.09.2014 28.01.2014 11.11.2013 20.12.2013 15.10.2013 11.11.2013 14.00.2013 31.07.2014 28.09.2013 09.01.2014 31.12.2013 20.12.2013 11.11.2013 31.07.2014 09.01.2014 NorconsultAS 4430534 4324232 NoroonsuilAS 4349873 Noroonsuli AS NorconsultAS 4328614 NorconsultAS 4380013 NorconsultAS 4340430 NorconsultAS 4320838 NorconsultAS 4427377 NorconsultAS 4334329 6323133 RambellNorgeAS 1350044539 RambøllNOfQB AS 1350021097 RambøllNorgeAS RomsdalByggAS 00920 80941 Flomsdel Bygg As 80901 Romsdal Bygg AS 80920 RomsdalByggAS Romsdal Bygg AS 00089 81045 flornsdal Bygg AS RomsdalBYQQ AS 80894 Romsdal Bygg AS 80956 80954 RomsdalByggAS RomsdalByggAS 80941 80920 RomsdalByggAS 81045 RomsdaiByggAS 80955 Romsdal Bygg AS Leverandør SmartOppfolglngulskrrllsclalo.19.03 2015 Besktlvelso Wsyoppfalglng Avdragsnota OPPWQMQ Avdragsnula WS OppíølglngElektro I VVS Opçrfølglng Avdragsnola ws owfelgfng WS Oppfølging Uavhenglgkonlroll Unvhenglgkontroll Uavhenglg kontroll Tmeggsarbefder nr 3 ‘rileggsnoianr 4 flleggsarbeidnr 2 Tllleggsarbeider nr 3 Avdragsnola nr 2 Slultnota-E035 Avdragsnolanr 3 Tlllcggsnoin nr. 5 Avdnagsnora nr 7 'filleggsnota nr 4 Tllleggsarbelder nr 3 Slullnola-ECMZ Tilleggsnola nr. 5 Buløp olralrl. Mva 5 340 100 000 11 700 35 000 2 775 13 175 45 000 1 405 1 425 15 110 9 510 24 990 755 5 445 -8 195 48 300 505 000 6 435 774 000 3 544 498 919 03 22 810 1 900 4 100 Ealap lnkl. Mva B 075 125 000 14 625 43 750 3 489 16 469 56 250 1 858 ‘I 781 20 138 11 888 31 238 944 6 806 -10 244 00 375 731 250 8 044 967 500 4 430 823 049 118 28 520 2 375 5 125 Side 3 av 7 B IIag sI:ste 3 Ingen daloavgrensnlng Vtserallebilag Viser ikke büagsdmaljer Sonenpå: Leverandør Visortntalouersikl for alle valgteregnskap Nummer Dato Rel. nr Leverandør Beskrivelse 00079 09.01.2014 80956 RorrsdalBygg AS 00095 00044 00098 00095 00011 00059 00021 00071 00093 00070 00045 00091 00123 00055 00077 00023 00090 00056 00100 00019 00062 00007 00072 31.07.2014 11.11.2013 31.07.2014 31.07.2014 20.09.2013 09.01.2014 15.10.2013 09.01.2014 31.07.2014 09.01.2014 11.11.2013 31.07.2014 09.12.2014 20.12.2013 09.01.2014 15.10.2013 31.07.2014 20.12.2013 31.07.2014 15.10.2013 30.11.2013 14.08.2013 09.01.2014 81045 80920 B1045 01045 00893 80955 00901 00956 81045 80958 80920 01045 81120 00941 00950 30901 51045 80041 01045 00901 80940 80090 B0956 RomsdalBygg AS RorrsdalByggAS Tilleggsnotanr. 5 prisstigning Sluttnota-E034 ‘nlteggsarbeider nr 3 SmarlOpplølging Romsdal Bygg AS SIultnola-EOST Romsdal Bygg AS RomsdalBygg AS Romsdal Bygg AS RomsdalBygg AS RomsdalBygg AS RomsdalBygg AS S!ul1nola—E033 M Romsdal Bygg AS RomsdalBygg AS RomsdalBygg AS RorrsdaiBygg AS RomsdalBygg AS Romsdal Bygg AS RomsdalBygg AS Romsdal Bygg AS RomsdalBygg AS Romsdal Bygg AS RomsdalBygg AS RomsdalBygg AS RormdalBygg AS Romsdal ByggAs ulskrillsdatoi 19 03.201 5 Prisstignlngsnota nr 2 Prlsslinglngsnom nr 6 Tileggsarbeid nr 2 Tílleggsnota nr. 5 Slultnola~E019 Tflleggsnota nr. 5 Tflleggsarbeldcr nr 3 Srultnola TilleggEO 44 Tllleggsnoianr 4 fllleggsnotnnr. 5 fileggsarbeldnr 2 Slunnota-E036 Tflleggsnola nr 4 Sluunota-E040 Tlleggsarbeid nr 2 Avdragsnotanr 6 Prissligningsnola nr 1 Tilleggsnolanr. 5 Beløp ekskl. Mva Balap Inkl. Mva 366 458 16 166 3 550 500 3 001 6 140 15 198 32 611 7 022 39 158 0 715 11 603 313 048 3 875 4 333 5 406 22 027 2 143 1 853 29 260 3 900 803 557 2 848 E 950 20 200 4 438 625 3 751 7 603 18 993 40 704 B 778 48 945 10 804 14 504 391 310 4 044 5 416 6 033 26 659 2 670 2 315 36 575 4 988 1 004 446 3 560 11 193 Side 4 av "F Bilagsliste 3 Ingendalnavgrensnlng Viseralle blag Viserikkebilagsdelaljer Snnertpä: Leverandør Viser tolafovaslktfor allavalgteregnskap fNummcr Dato Ref. nr Leverandør Beskrivelse 00020 15.10.2013 80901 Romsdsl Bygg AS Tileggsarbeid nr 2 00059 20.12.2013 80941 Romsdal Bygg A5 Tílleggsnnta nr 4 00092 31.07.2014 310.15 Romsdal Bygg As smunøra 00026 00078 00046 15.10.2013 80900 09.01.2014 80958 11.11.2013 80920 RomsdalByggA5 RomsdalByggAS RomsdalByggAS Prlssügnlngsnoia nr 3 Tllleggsnula nr. 5 Tlllcggsarbeldar nr 3 00037 07.112018 80910 Romsdal Bygg AS Avdragsnola nr 5 00043 11.11.2013 80920 Rornsdai Bygg AS Tilleggsarbeider nr 3 00012 30.09.2013 80895 Romsdal Bygg AS Tílleggsnnta nr 1 00073 09.01.2014 80956 Romsdal Bygg AS Tlfleggsnola nr. 5 00101 31 117.201 4 81045 Ramada! Bygg AS Slul1no1a~EO41 00018 15.10.2013 80901 Rornsdal Bygg AS Tleggsarbeld nr 2 00022 16.10.2013 80901 Ramsdal Bygg AS Tieggsarbcld nr 2 00017 00005 00042 15.10.2101 3 80899 15.07.2013 80880 11.11.2013 80920 RomsdalByggAS RomsdalByggAS RornsdaiByggAS Avdmgsnolanr 4 Avdmgsnota nr 1 Tllleggsarbeider nr 3 00094 31.07.2014 01045 Romsdal Bygg AS Sluttnola—E031 00025 00103 00057 00013 00074 15.10.2013 31.072014 20.12.2013 09.09.2013 09.01.2014 80901 81045 80941 80695 80956 RomsdalByggAS RomsdalByggAS Ronsdal ByggAS RorrsdalByggAS RomsdalByggAS Tifeggsarbeld nr 2 Sluflnota ‘filleggsnota nr 4 Prisstigning E0 03 Tílleggsnota nr. 5 00061 30.11.201330942 Romsdal ayggAS hrissugnrngsnola nr5 00039 11.11.2013 80920 Romsdal Bygg AS Tllleggsarbeider nr 3 00036 07.11.2013 80918 Romsdal Bygg AS Priasügnlngsnnlfl nr 4 SmarlOppfølqmgUtskriftsdato;19.03.2015 y _,W Beløp ekskl. Mva 1 000 6 000 12 638 12 438 -2 750 13 340 320 727 15 000 187 200 1 500 18 050 2 500 1 123 789 059 268 000 19 241 13 350 G08 48 123 4 768 828 -4 976 13 335 19 203 11 850 Beløp Inkl. Mva 1 250 7 500 15 798 15 548 -3 438 16 B75 1 O33 409 1B 750 234 000 1 875 22 563 3 125 1 404 986 324 360 000 24 051 16 688 760 60 154 5 985 1 035 -6 220 10 670 24 004 14 813 Sade5 av 3' B IIa g s Ils te 3 ingen datoavgrensning Viser alle bilag Viserikke bflagsdelaljcr Sonen på: Leverandør Vlser lotaloversiklforalle valgte regnskap Nummer Data 00111 00113 00110 00112 00108 00109 31.01.2013 30.04.2013 30.12.2012 31.01.2013 Raf. nr 4742 4899 4593 4742 4549 30.11.2012 30.11.2012 4649 Leverandør Beskrivelse TømmerdalConsulenl AS TømmerdalConsulenl AS TnrnmerdalConsulenl AS TørrlrnerdalCunsulanl AS TømmerdalCnnsulenl'AS TnmmardalConsulenl AS Avdrag Avdmg Avdrag Endring Avdragsnola Endring L SmarlOpplølglng ulskrillsdalo.. 19»03?015 Beløp ekskl. Mva Beløp lnkl. Mva '15 000 18 750 6 250 18 150 5 000 15 000 4 000 5 000 20 D00 Sum ekskl. Mva 25 000 5 000 7 347 666 Sum Mva 1 B36 915 Sum lnkl. Mva 9 184 582 4 000 Side 6 av 7 B I Ia g s I:ste Ingendalnavgrensnlng 'Wsaralle bilag Vlsarlkka bllagsdelaljel' Sortertpå: Leverandør Wsarlotaloversflcl foralle valgteregnskap Tolaloversikt alle regnskap Regnskap 2012085 PA Aukra Kumnunø- Bamabo Bamehaga SmarlOppfolgIngulskrullsdaln-19032015 Beløp ekskl. Mva Mva Balap lnkl. Mva 7 347 666 1 836 916 Sum alle regnskap ekskl. Mva 9 164 582 7 347 638 Sum‘ alla ragnskap; Mva 3356916 Sum alle regnskap inkl. Mva 9 134532} Side 7 av 7 2 Rådhusplassen 6413 MOLDE w Møre REVISOR Telefonz71111450 Telefaks: 71 11 10 28 Telefon: 71 11 10 00 - hovedkontor E-post: [email protected] Org./revisornr.: 976 663 268 1 Til Aukra kommune Deres referan se: Vår referanse: June Beøy Fostervold Arkivkode: R 22/15 Sted/ dato Molde, 29. mai 2015 SLUTTREGNSKAP FOR IN VESTERINGSPROSJEKT 220013 - BARN EBO BARNEHAGEUTVIDLESE 4 AVDELING FURUTUN - AUKRA KOMMUNE - REVISORS UTTALELSE Vi har gjennomført de kontrollhandlinger som er avtalt med dere og listet opp nedenfor. Vårt oppdrag er utført i samsvar med ISRS 4400 - Avtalte kontrollhandlinger. Handlingene er utført for å bistå dere i vurderingen av riktigheten av investeringsprosjektet nevnt over som er avsluttet pr 28.08.2015. Prosjektregnskapet kostnad på kr 9 793 894 - (inklusiv merverdiavgift). viser en Vi har kontrollert at: 0 Det er foretatt kunngjøring av konkurranse i Doffin for byggeprosjektet 0 Beskrivelsen av byggeprosjektets 0 Kostnader som er bokført på prosjekt 220013 regnskapstallene som er presentert i saksframlegget 0 Kostnader som er bokført på prosjekt 220013 i kommunens regnskapssystem vedrører det aktuelle prosjekt ved å ta stikkprøver av regnskapsførte opplysninger mot underliggende dokumentasjon fremdrift samsvarer med vedtak og budsjettforutsetninger i kommunens regnskapssystem stemmer med Vedtak om oppstart ble gjort i kommunestyret 02.05.13 K-sak 30/13 med en budsjettramme på kr 10 275 000. Prosjektet har et mindreforbruk på kr 481 105. Vi har kontrollert at det er foretatt utlysning i Doffin og ifølge prosjektleder kom det inn 2 tilbud og Romsdals Bygg AS fikk kontrakten. Bygget ble tatt over av Aukra kommune i januar 2014 Vårt arbeid avdekket ingen vesentlige avvik. Siden de ovenstående kontrollhandlinger verken utgjør revisjon eller begrenset revisjon i samsvar med revisj onsstandardene, gir vi ikke uttrykk for noen sikkerhet for at inforrnasj onen ikke inneholder vesentlige feil. Dersom vi hadde utført tilleggshandlinger eller hadde gjennomført revisjon eller begrenset revisjon i samsvar med revisj onsstandardene, kunne andre forhold ha kommet til vår kunnskap og blitt rapportert til dere. Vår uttalelse er utelukkende utarbeidet for det formålet som er beskrevet i første avsnitt, og skal ikke brukes til noe annet formål. Uttalelsen er beregnet på Aukra kommune. 3\~35L,Mahe Sign/und Ham Distriktsrevisor ”l{;<zL.<» 2. aug - statsauto Kommunerevisjonsdistrikt Møre og Romsdal Rådhusplassen l 6413 MOLDE 2 sert revisor 1 Molde, Aukra, Vestnes, Rauma, Sunndal, Nesset, Gjemnes, Eide, Fræna AUKRA KOMMUNE Saksmappe: Kontrollutvalet 2015-1547/03 Arkiv: 212&l4 Saksbehandlar: Åse S. Eriksen Dato: 01.06.2015 Saksframlegg Utvalssaksnr PS 21/15 Utval Kontrollutvalet Møtedato 11.06.2015 NYTT VENTIALSJONSANLEGG Sekretariatet AUKRA HELSESENTER. BYGGEREKNESKAP si tilråding til fråsegn Kontrollutvalet har i møte 11.06.2015 i sak 22/15 handsama byggerekneskapen for Nytt ventilasjonsanlegg Aukra Helsesenter. Grunnlaget for handsaminga har vore byggerekneskapen samt revisor sin uttale, datert 29.05.2015. Prosjektet Nytt ventilasjonsanlegg Aukra Helsesenter var budsjettert med ei kostnadsramme på kr 7 000 000.-. Sluttrekneskapen for prosjektet viser ein totalkostnad på kr 7 092 352.-. Dette medfører eit meirforbruk på prosjektet på kr 92 352.- i høve til budsjett. Prosjektet er finansiert med frie midlar. Bygging av nytt ventilasjonsanlegg ved helsesenteret vart i hovudsak ferdig i mars/april 2013. I medhald av pkt. 15 i Aukra kommune sitt reglement for Investeringsprosjekt, skal byggerekneskap leggast fram for politisk handsaming innan 1 år etter overtakingsforretning. Kontrollutvalet har merka seg at reglementet ikkje er følgt i denne saka. Ut over dette, og det som kjem fram av byggerekneskapen og revisor sin uttale, har ikkje kontrollutvalet fleire merknader til byggerekneskapen for Nytt ventilasjonsanlegg Aukra Helsesenter . Bakgrunn for saka Med heimel i Kommunelova si § 77 nr 1 og Forskrift om kontrollutval, kap. 3 og 4 har kontrollutvalet i Aukra gitt sitt utsegn til byggerekneskapen for Nytt ventilasjonsanlegg Aukra Helsesenter . Som vedlegg til saka følgjer: 0 Sluttrapport - Saksframlegg til formannskap/kommunestyre, 0 Oversikt over byggekostnader 0 Revisjonsuttale —byggerekneskap, datert 29.05.2015 datert 13.05.2015 VURDERING Avsluttande byggerekneskap for nytt ventilasjonsanlegg ved Aukra helsesenter er nå framlagt. Arbeidet med prosjektet starta truleg våren 2012 etter at vedtak om igangsetting vart godkjent av Drift og Areal 07.03.2012 i sak 23/12. Av saksframlegget til politisk handsaming gjeng det fram at prosjektet vart sluttført og bygget tatt over av Aukra kommune i mars 2013. Bakgrunnen for prosjektet var kommunen sitt behov for eit nytt ventilasjonsanlegg ved helsesenteret grunna dårleg inneklima. Det gamle anlegget var av ein slik stand at det ikkje kunne oppgraderast, men måtte skiftast uti si heilheit. I tillegg omfattar prosjektet også tilrettelegging for bruk av fjernvarme frå Energisentralen. Firma Xpro AS vart engasjert som assisterande prosjektleiar, mens kommunen sin avdeling for Teknikk, eigedom og brann (TEB) var ansvarleg for gjennomføring av prosjektet. Den totale kostnadsramma for prosjektet var 7 mill. kronar. Prosjektet er finansiert med frie midlar. Rekneskapen viser at det er brukt totalt kr 7 092 352.-. Etter at anbodsrunden for bygningsmessige arbeider var gjennomført, vart finna Fræna Byggservice AS valt som entreprenør for prosjektet. Byggeprosj ektet vart i hovudsak ferdig og tatt over av Aukra kommune i mars 2013. Av Aukra kommune sitt reglement for investeringsprosjekt gjeng det fram at sluttrekneskap skal leggast fram innan l år etter overtaking. Reglementet er ikkje følgt på dette punktet i denne saka. Rekneskapsrevisor har kontrollert at kostnader som er ført i byggerekneskapen for Nytt ventilasjonsanlegg Aukra Helsesenter gjelder det aktuelle prosjekt og at kostnandane stemmer med rekneskapstalla som er presentert i saksframlegget. Revisor har óg kontrollert at det var gjort kunngjøring av konkurransen i Doffin for byggeprosj ektet. Revisjonen sitt arbeid avdekka ingen vesentlege feil eller manglar. Grunnlaget for behandling av saka vil være revisor sin uttale og byggerekneskapen for prosjektet. Åse Solveig Eriksen rådgiver Teknikk, eigedom og brann Arkiv= 614 Saksbeh: '.~":“S-*’!*’." Dato: Jon-Gunnar Gjelberg 13.05.2015 Saksframlegg Utv.sak5nr Utval ii Møtedato Sluttrapport nytt ventilasjonsanlegg Helsesenteret Rådmannen si tilråding: Kommunestyret godkjenner sluttrapport for utbyggingsprosjekt 403000~ Helsesenteret, nytt ventilasjonsanlegg Vedlegg: Teikingar Økonomirapport K-sak 51/201l. Aukra Helsesenter* ny ventilasjon (oppstansvedtak) Attestasjon frå revisor Kontrollutvalet si fråsegn til byggerekneskapet Særutskrift: Bakgrunn: Kommunestyret vedtok 16.06.2011gjennomføring av prosjektet i K-sak 51/11. Vedtatt prosjektkostnad var 7 mill. kr. inkl. mva. og oppstart bygging var planlagt til hausten 2011 og ferdigstilling vinter/vår 2012. Utgreiing: Dette saksframlegget med vedlegg vert lagt fram for revisjonen slik at deira merknad til sluttrapponen blir vedlagt saksframlegget. Organisering av prosjektet: Prosjektet vart gjennomført og styn av TEB (Teknikk. eigedom og brann) med fyljande nøkkelpersonar: Prosjektansvarleg: Terje Urdshals (dåverande teknisk sjef, Aukra kommune) Prosjektleiar: Are HaukaasfJon-Gunnar Gjelberg (Prosjektleiar Aukra kommune) Ass. prosjektleiar: Prosjekteringsleiar/arkitekt: Helge Rønning (Innleie, Xpro AS) Kjetil Strandhagen Rådgjevingsfirmaet Xpro AS blei engasjert som assisterande prosjektleiar i februar 20l l. Konkurranse for teknisk planlegging og arkitektteneseter blei gjennomført sommerenlvåren 2011. Øvrige aktørar i prosjekteringsgmppa: Elektro: Cowi AS VVS: VVS-Ingeniør .lan Arve Loe RIB inkl. brann: Arkitekt Prosjektet var først tenkt gjennomført som totalentreprise. Entreprenøren skal da både bygge og planlegge prosjektet. På grunn av liten interesse og høg pris, måtte prosjektet avlyse denne konkurranse . Ferdigstilling av prosjektet blei difor noko forsinka. Prosjektet blei delt opp i fleire kontrakter og lyst ut på nytt. Anboclskonkummse for bygningsmessige arbeider var lyst på Doffin (database for offentlig innkjøp) med innleveringsfrist l6.0l .20l 2. Kontrakt med Fræna Byggservice AS blei signert 26.01.2012. Kontrakt for dei andre tekniske faga: 0 Rørleggerarbeider. Hustad Gruppen A/S. Signert 24.09.2012 0 Luftbehandlingsarbeid.YIT A/S: Signert 26.09.20l2 0 Elektro. Harwest Elektro AS Prosjektet omfatta: I tillegg til å omfatte nytt ventilasjonsanlegg omfattar prosjektet også tilrettelegging for bruk av fjemvanne frå enerisentralen. Det er gjort i form av nye radiatorar for heile bygget. l det nye tilbygget, som i hovudsak består av teknisk rom, er det også bygd eit rom for oppbevaring av søppeldunkar. Netto areal for teknisk rom er på 44m2 og søppelrornmet på ca. l5m2. Kostnadskalkylerfbudsjett: I budsjettet for 201 l var prosjektet vurdert til ein prosjektkostnad på 6 mill. kr. inkl. mva. Prosjektet var kalkulert til 7 mill. kr. av rådgjevarane før anbod og oppstartsvedtaket er basert på denne kalkyla. Lgyving og evt. korrigert løyving: Vedtak om rammeløyve vart fatta 24.02.20l2 i deligasjonssak Drift og Areal-l7/12 Vedtak om igangsetting vart fatta 07.03.2012 i deligasjonssak Drift og Areal-23/ 12 Ferdigattest van utskriven 22.04.2013 Qkonomi: Sluttkostnad for entreprenørarbeidet ble på ca. kr. 4,8 mill. eks. mva. Dette er ea. kr 200.000,- meir enn budsjettert. Kalylen er gjort før anbod så dette er ikkje store avviket (under 5%). Det er ikkje unomialt at det er rundt 20% skilnad frå lågaste til høgaste tilbydar. Bygget vart tatt over av Aukra kommune 14. mars 2013 , med ein sluttsum på kr. 7 092 352; inkLmva. Dette gjev ein kostnad på ca. kr. 5 500,- pr m2 (BTA), inkludert areal for tillbygg. Overforbruket på ca. 92 000,- tilsvarar ca. 1,3% av vedtatt ramme på 7 mill. kr. Som vi ser av vedlagt Økonomirapport er post for konsulenttenester relativt høg. Dette har samanheng med at prosjektet var tenkt som totalentreprise men måtte omarbeidast og delast i fleire kontraktar. Prosjektet hadde marginer og reserve på nesten 20% av byggekost (l,l mill. eks. mva). Dette gjorde at prosjektet fekk ein sluttsum med eit lite (minimalt) overforbruk. Finansiering: Prosjektet er finansiert med frie midlar. Evaluering/gjennomføring Nye ventilasjonsaggregat krevde så stor plass at det møtte plasserast i eit eige tillbygg. Plasseringa det fekk er den mest praktiske og økonomiske løysinga. Eksisterande teknisk rom ligg vegg-i-vegg og det er enkel tilgang til vatn og avløp. To kontor fikk dårlegare utsikt som følje av tilbyggets plassering. Tillbygget blei flytta lengre fri eksi. bygg for å meir dagslys inn i kontora enn det fyrste utkast viste. Arkitekt er nytta for å oppnå ei god arkitektonisk løysing som hannonerar med eksisterande bygningsmasse. Prosjektet har gode tekniske løysingar og har integrert SD-anlegg (Sentral Driftskontroll). Dei tekniske anlegga er da tilrettelagt for å kunne driftast via eit felles toppsystem som er nettbasert. Bygging blei gjennomført samstundes som Helsesenteret vari full drift. Dei som jobba på senteret skal ha ros for godt samarbeid og høg tolleransegrense i byggetida. / xaflwaaga Ingrid Husøy Rimstad Rådmann Terje Urdshals Utbyggingssjef Regnskap Regnskap 2014 2013 Prosjekt: Regnskap 2012 Regnskap 2011 Regnskap Totalsum 2010 Kostnadsramme 403000 Aukra Helsesenter, ventilasjon og ombygninger 100 Løni faste stillingar 106 Seniortillegg 900 Pensjonskostnader 990 Arbeldsgjevaravg. 1000 Kontormateriell 1150 Matvarer, bevertning 11 846 133 1 851 1 950 40 31 032 5120 5 098 - - - 1010 1151 Mat/bevertningtilsette/politikarar/gjestar 1200 Andrevarer og tenester 1302 Telefon 1400 Annonse, rekl.,info 1500 KURS,OPPLÆRING 1600 Kostgodtgjersle 1601 Bilgodtgjering 1700 Transport 1701 Drift eignetransportmidler 1702 Ikkje innberetn.plreiseutglfter 1950 Gebyr 1951 Avgifter,gebyr 2000 Inventarog utstyr 2001 Programvare/maskinvare 2100 Leige/leasingav transportmidler 2300 Byggtenesterpåkostn.og inv. nybygg(lnnleigd) 2301 Nybygg 2302Nybygg eigearbeid 2500 Materialertil pàkostningog inv. l nybygg 2501 Materialer nybygg 2700 Konsulentteneste 4290 Mva. generellkompensasjonsordning 5001 Forseinklngsrenter 3 35 43 - 117 14 46 19 44 44 24 ~ 197 27 51 85116 - — 100 1 469 906 - 84 867 1 501 14 333 13 577 - » - - 216 » - 216 510 2 370 - » - - 513 Z 405 43 4 621 - ~ 5 631 625 12 507 920 236 1 763 977 - — - - - 130000 100000 117 14 46 19 44 44 749 12 507 197 27 51 920 236 3 318 999 230000 21 406 - 387 153 149 529 383 684 5 332 314 273 424 601 771 019 - 288 290 70 472 - Sum utgifter 123 006 2 051 352 4 329 232 488 762 100 000 7 092 352 T O TA LT Awik 123 006 2 051 352 4 329 232 488 762 100 000 7 092 352 -92 352 Entreprisekostnad 4 784 048 (sum art 2301, 2302,2500,2501) » - 127 745 1 634 21 304 20 625 40 314 660 153 862 420 1 246 581 5 332 7 000 000 Aukra kommune Teknikk, eigedom og brann Arkivsak: 2010/846-3 ArkiV= 614 Saksbeh: Are Haukaas Dato: 26.04.2011 Saksframlegg Utv.saksnr 76/11 51/11 Utval FORMANNSKAPET KOMMUNESTYRET Aukra Helsesenter Møtedato 06.06.2011 16.06.2011 - nytt ventilasjon Rådmannen si tilråding: Kommunestyret godkjenner bygging av nytt ventilasjonsanlegg i Helsesenteret innafor ei kostnadsramme på 7 000 000,-. Finansiering av auken på 1. mill kroner er teke med i tertialrapporten Saksprotokoll i FORMANNSKAPET - 06.06.2011 Behandling Samrøystes som tilrådinga frå rådmannen Innstilling frå formannskapet: Som tilrådinga frå rådmannen Saksprotokoll i KOMMUNESTYRET - 16.06.2011 Behandling Innstillinga frå formannskapet vart samrøystes vedtatt Vedtak Kommunestyret godkjenner bygging av nytt ventilasjonsanlegg i Helsesenteret innafor ei kostnadsramme på 7 000 000,-. Finansiering av auken på 1. mill kroner er teke med i tertialrapporten Vedlegg 1 2 3 Aukra Helsesenter ventilasjon, brannsynmodell Aukra Helsesenter ventilasjon, kostnadssammenstilling Aukra Helsesenter ventilasjon, oversiktskart Særutskrift: Bakgrunn: Det har over lengre tid vore dårlig inneklima på helsesenteret. Dette har stort sett vore løyst med opne vindu eller bordvifter på kontora. Det er også installert varmepumper for å halde oppe temperaturen på vinterstid. Arbeidet er planlagd oppstarta hausten 2011 og ferdigstilt vinter/vår 2012. Utgreiing: Dagens anlegg er av ein slik standard at det ikkje let seg oppgradere, men må skiftast ut i si heiltheit. Arbeidet er no prosjektert og kalkulert. Kalkylen viser at kostnadene kan bli større enn vurdert på idestadiet. Ny totalsum for prosjektet vil kunne kome på 7 015 000,-. Anbudsrunden vil vise om dette er rett. Av omsyn til framdrifta i prosjektet, tilrår vi godkjenning før anbud ligg føre. Arbeidet med utskifting vil kunne foregå samstundes med at bygget er i drift. Kun små avstegningar av enkelte kontor må påreknast. Sjølve anlegget vil bli plassert i eit eige bygg der søppelom er plassert i dag. Det vil da samtidig bli laga ei sikker løysing på plassering av søppeldunkar. Økonomiske og administrative konsekvensar: Det er i budsjett for 201 1 satt av 6 000 000,- til dette prosjektet. Auken på 1. mill.kr. er teke med i tertalrapporten. Dagfinn Aasen Rådmann Rett utskrift 17.06.11 Anita Raknes Otterlei Formannskapssekr. Terje Urdshals Teknisk sjef 2 REVISOR Rådhusplassen 0413 MOLDE w Telefon:71111450 Telefaks: 71 11 10 28 Telefon: 71 11 10 00 —hovedkontor E-post: [email protected] Org./revisornr.: 976 663 268 1 Til Aukra kommune Deres referanse: Vår referanse: June Beøy Fostervold Arkivkode: R 22/15 Sted/dato Molde, 29. mai 2015 SLUTTREGNSKAP FOR INVESTERINGSPROSJEKT 403000 - HELSESENTERET VENTIALSJONSANLEGGAUKRA KOMMUNE - REVISORS UTTALELSE - NYTT Vi har gjennomført de kontrollhandlinger som er avtalt med dere og listet opp nedenfor. Vårt oppdrag er utført i samsvar med ISRS 4400 - Avtalte kontrollhandlinger. Handlingene er utført for å bistå dere i vurderingen av riktigheten av investeringsprosjektet nevnt over som er avsluttet med ferdigattest 22.04.2013. Prosjektregnskapet viser en kostnad på kr 7 092 353 - (inklusiv merverdiavgift). Vi har kontrollert at: 0 Det er foretatt kunngjøring av konkurranse i Doffin for byggeprosjektet 0 Beskrivelsen av byggeprosjektets 0 Kostnader som er bokført på prosjekt 403000 regnskapstallene som er presentert i saksframlegget 0 Kostnader som er bokført på prosjekt 403000 i kommunens regnskapssystem vedrører det aktuelle prosjekt ved å ta stikkprøver av regnskapsførte opplysninger mot underliggende dokumentasjon fremdrift samsvarer med vedtak og budsjettforutsetninger Vedtak om oppstart ble gjort i kommunestyret i kommunens regnskapssystem stemmer med 16.06.11 K-sak 51/ll med en budsjettramme på kr 7 000 000 Prosjektet har et merforbruk på kr 92 353 Vårt arbeid avdekket ingen vesentlige awik . Siden de ovenstående kontrollhandlinger verken utgjør revisjon eller begrenset revisjon i samsvar med revisj onsstandardene, gir vi ikke uttrykk for noen sikkerhet for at informasjonen ikke inneholder vesentlige feil. Dersom vi hadde utført tilleggshandlinger eller hadde gjennomført revisjon eller begrenset revisjon i samsvar med revisjonsstandardene, kunne andre forhold ha kommet til vår kunnskap og blitt rapportert til dere. Vår uttalelse er utelukkende utarbeidet for det fonnålet som er beskrevet i første avsnitt, og skal ikke brukes til noe annet formål. Uttalelsen er beregnet på Aukra kommune. L; 6' I//Si und Ha eshaug Oà Distriktsrevis r - statsaut 'sert revisor Kommunerevisjonsdistnkt Møre og Romsdal Rådhusplassen 1 6413 MOLDE 2 1 (1) Molde, Aukra, Vestnes, Rauma, Stumdal, Nesset, Gjemnes, Eide, Fræna Saksmappe: O Kontrollutvalet 2015-1547/03 Arkiv: 033 Saksbehandlar: Åse S. Eriksen Dato: 29.05.2015 Saksframlegg U.0ff.: 0ff.l. §13, forv.l. § 13 Utvalssaksnr PS 22/15 Utval Kontrollutvalet Møtedato 11.06.2015 TILSETTINGSRUTINAR I AUKRA KOMMUNE Sekretariatet si tilråding Kontrollutvalet tek utgreiinga frå kommunen sin administrasjon til etterretning. Kontrollutvalet ber administrasjonen i Aukra kommune sjå til at gjeldande lov og rutinar for tilsetting som er nedfelt i kommunen sitt reglement følgj es ved både interne og eksterne tilsettingar. Bakgrunn for saka I samsvar med Kommunelova si § 77 nr 1 og Forskrift om kontrollutval, kap. 3 har kontrollutvalet handsama klage over uryddig sakshandsaming ved ei tilsetting i Aukra kommune. Kontrollutvalet sin oppgåve i slike saker er å sjå til at gjeldande lov og avtaler, samt kommunen sine interne rutinar og reglement er følgt. Av opplysingane kontrollutvalet har fått knytt til denne tilsettinga, kan det sjå ut som Aukra kommune sine tilsettingsrutinar ikkje har blitt følgt og prosessen verkar uryddig. I medhald av Off.l. § 13 og Forv.1. § 13 er saka er unntatt offentlegheit. Utfyllande saksframlegg med detaljerte saksopplysningar vert lagt fram i møtet. Åse Solveig Eriksen rådgiver O Kontrollutvalet Saksmappe: 2015-1547/03 Arkiv: 033 Saksbehandlar: Åse S. Eriksen Dato: 26.05.2015 Saksframlegg Utvalssaksnr PS 23/15 Utval Kontrollutvalet Møtedato 11.06.2015 Kommunestyret REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALET Sekretariatet I AUKRA KOMMUNE. REVIDERING si tilråding Kontrollutvalet anbefaler det framlagte forslag til revidert Reglement for kontrollutvalet i Aukra kommune som sendast over til kommunestyret med følgjande innstilling: Kommunestyret vedtar revidert Reglement for kontrollutvalet fram av saka. Bakgrunn i Aukra kommune slik det går for saka Kontrollutvalet sitt ansvarsområde og oppgåver gjeng fram av kommunelova og Forskrift om kontrollutval. Kommunestyret fastsetter nærmare regler for sakshandsaminga i folkevalte organ, jmfr. Kommuneloven § 39,1. For å kunne utdjupe sine oppgåver utover føresegna i kommuneloven og Forskrift om kontrollutval, og for å kunne gi kommuneforvaltninga og innbyggarane i kommunen betre innsikt i utvalet si verksemd, er det anbefalt å vedta eiget reglement for kontrollutvalet. Reglementet seier noko om utvalet sine oppgåver og ansvarsområde, sakshandsaming i utvalet og gir informasjon om utvalet si verksemd. For å sikre at reglementet haldast oppdatert, bør det gjennomgåas og eventuelt reviderast minimum ein gang pr. valperiode. Vedlagt saken følgjer: 0 Utkast til revidert Reglement for kontrollutvalet iAukra kommune 0 Reglement for kontrollutvalet i Aukra kommune, vedtatt 22.09.2011 i k-sak 71/11 VURDERING Kontrollutvalet si rolle kan i korte trekk seiast å vere garantisten for at kommunen gir sine innbyggarar dei tenester som den er satt til å gjere gjennom lov, statlege pålegg og vedtak i kommunestyret. I dette ligg det og at kontrollutvalet skal sjå til at kommunen forvaltar sine ressursar på ein effektiv måte, slik at kommunen når dei måla som er sette innanfor rammene av gjeldande regelverk og tildelte ressursar. Kommunestyret kan fastsette eit reglement for kontrollutvalet i den hensikt å klargj ere innhaldet i, og rammene for, utvalet sine oppgåver. Reglementet inneheld retningsliner for utvalets organisering, oppgåver, rammevilkår og sakshandsaming. Det seier også noko om informasjon og rapportering, samt kontrollutvalet si arbeidsmåte. Reglementet kan ikkje fastsette retningsliner som avgrensar eller er i strid med gjeldande regelverk for kontrollutvalet. Vanleg prosedyre er at kontrollutvalet, med bistand frå sekretariatet, utarbeider forslag til reglement. Reglementet for kontrollutvalet skal handsamast og vedtakast av kommunestyret på tilsvarande måte som reglement for andre politiske utval. Endringar: I utkastet til revidert reglement er dei endringar som er gjort i kommunelova som gjeld kontrollutvalet tatt inn, m.a. dette med opne møter og val av kontrollutval. I tillegg er det tatt inn eit punkt om Høyringar i reglementets § 3 Kontrollurvalets oppgåver. Sakene som kontrollutvalet fremj ar for kommunestyret må framhevast ved behandlinga i kommunestyret for å tydeleggj ere at dette er tilsyn- og kontrollsaker og vert vurdert etter andre kriteria enn dei ordinære politiske sakene. Det er ein tendens til at saker frâ kontrollutvalet ofte vert behandla sist i kommunestyret sine møter. Det er ønskjeleg at kontrollutvalet sine saker vert behandla tidleg i møtet og før dei politiske sakene for å tydeleggjere at dette er tilsyns- og kontrollsaker der andre kriteria enn dei politiske er førande for debatten og konklusjonen. Dette er tatt inn som ein del av § 8 Samspelet mellom kontrollutvalet og kommunestyret i utkastet til revidert reglement. Revidert reglement vil tre i kraft med verknad frå den dato det vert vedtatt av kommunestyret. Åse Solveig Eriksen rådgiver Reglement for kontrollutvalet Aukra kommune Vedtatt av Aukra kommunestyre 22.09.2011 i k-sak 71/11 Revidert í kommunestyret xx.xx.2015 i k-sak xx/ 15 O O KONTROLLUTVALETI AUKRAKOMMUNE § 1. Kontrollutvalet sitt formål Kontrollutvalet er kommunestyrets eige kontroll- og tilsynsorgan. Utvalet skal gjennom sitt arbeid sørgje for at innbyggarane og andre interessentar har tillit til Aukra kommune, og at kommunen leverer sine tenester effektivt og målretta i medhald av lov, forskrifter, statlige føringar og kommunestyrets intensjonar og vedtak. § 2. Val - samansetting Kontrollutvalet i Aukra kommune består av 5 medlemmer. Kommunestyret vel medlemmer og varamedlemmer, og blant medlemmene leiar og nestleiar. Funksj onstida følgjer valperioden. Minst l av medlemmene veljast blant kommunestyrets medlemmer. For å sikre den politiske balansen og samansetjing i utvalet, bør leiar av kontrollutvalet tilhøyre opposisjonen, mens nestleiar bør tilhøre posisjonen. Begge kjønn skal vere representert i utvalet. Kontrollutvalet velj as i kommunestyrets konstituerande møte etter val av formannskap og ordførar/varaordførar, jf. Kommuneloven § 17, 2. Utelukka frå val er ordfører, varaordfører, medlem og varamedlem til formannskap, medlem og varamedlem av kommunal nemnd med avgjerdsmynde, medlem av kommuneråd, medlem og varamedlem av kommunestyrekomité etter § 10 a og tilsette i kommunen. § 3. Kontrollutvalet sine oppgåver Kontrollutvalet sine oppgåver er gitt i kommuneloven kap. 12 og forskrift om kontrollutval og har ei sentral rolle i kommunens eigenkontroll. Kontrollutvalet si hovudoppgåve er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltninga og sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisj onsordning. Kontrollutvalet kan foreta dei undersøkingar som det finn nødvendig for å ivareta si kontrolloppgåve på vegne av kommunestyret. Kontrollutvalet skal sørgje for at følgjande oppgåver blir utført: som omfattar bestilling av rekneskapsrevisjon frå revisor og å 0 Rekneskapsrevisjon, sjå til at rekneskapa blir revidert på ein trygg måte, gje si uttale til kommunen sitt årsrekneskap og å sjå til at revisors - og kommunestyret sine påpeikingar til årsrekneskapen blir følgt opp. Kontrollutvalet skal også føre kontroll med at den økonomiske forvaltninga gjeng føre i samsvar med gjeldande føresegn og vedtak. Kontrollutvalet skal og gje si uttale til kommunen sine prosjektrekneskap. 0 som er systematiske vurderingar av kommunen sin økonomi, Forvaltningsrevisjon, produktivitet, måloppnåing og verknader ut frå kommunestyret sine vedtak og føresetnader. Kontrollutvalet skal utarbeide plan for forvaltningsrevisjon. Vidare skal utvalet årleg bestille og følgje opp forvaltningsrevisjon hos revisor. Utvalet rapporterer resultata av gjennomførte forvaltningsrevisj onar til kommunestyret. 0 Selskapskontroll, som er eit viktig verkemiddel for å sikre at selskapa vert underlagd demokratisk styring og kontroll. Dette inneber at kontrollutvalet er pålagt å føre kontroll med forvaltninga av kommunen sine interesser i selskapa. Kontrollutvalet utarbeider plan for selskapskontroll. Vidare skal utvalet bestille selskapskontroll i medhald av plan og rapporterer til kommunestyret om gjennomførte selskapskontrollar. 0 Granskingar eller undersøkingar. Kontrollutvalet kan enten på eige initiativ eller etter vedtak i kommunestyret foreta granskingar eller undersøkingar av kommunen si verksemd. 0 Høyringar Kontrollutvalet kan avvikle høyringar innafor det ansvarsområde som er gitt utvalet i medhald av kommuneloven. Med høyring er meint eit møte i kontrollutvalet der utvalet mottar munnlege forklaringar frå personar som er innkalla for å få belyst ei spesiell sak eller saksområde. Høyringa skal i utgangspunktet vere open, men kontrollutvalet kan med heimmel i kommunelova si føresegn om møteoffentlegheit, vedta at heile eller deler av høyringa kan vere lukka når det ligg føre lovbestemt teieplikt. 0 Verksemdsbesøk. Kontrollutvalet kan gjennomføre verksemdsbesøk for å bli betre kjent med og få eit godt innblikk i forvaltninga av kommunen si verksemd, i kommunale heil- eller deleigde selskap og i kommunale føretak. § 4. Kontrollutvalets ressursar og rammevilkår Kontrollutvalet gir tilråding til budsjett for kontroll og tilsyn i Aukra kommune. Kontrollutvalet si tilråding til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet vert sendt formannskapet og følgjer formannskapet si budsj ettinnstilling til kommunestyret. Utvalet må ha eit ressursgrunnlag som er tilpassa utvalet sine oppgåver og ansvarsområde, og må sikrast ei sekretariatsordning som er tilpassa utvalet sine behov. Til å hjelpe seg i arbeidet har kontrollutvalet eit uavhengig og sakkyndig sekretariat som førebur sakshandsaminga i utvalet, tar hand om sekretariatsfunksjonen i utvalet sine møter og følgjer opp saker på vegne av utvalet. Sekretariatet skal sikre at saker som handsamast av kontrollutvalet er forsvarleg utarbeidd og forberedt. Kontrollutvalet legger opp til revisj onsordning tilpassa kommunestyret sitt tilsynsbehov, behov for oppfølging av særskilte vedtak, kompetansenivået i kommunen og kommunens eigen organisering og internkontroll. Revisjonsfunksjonen for kommunen og eventuelt tilknytte selskap ivaretakast av eigen revisor/ revisj onsselskap som kommunestyret vel etter innstilling frå kontrollutvalet. § 5. Sakshandsaming i kontrollutvalet Utvalet treffer sine vedtak i møte, og det føres protokoll frå møta. Utvalet sine møter vert avvikla i medhald av vedtatt møteplan. Møteinnkalling, med sakliste og sakspapir, sendes utvalet sine medlemmer, aktuelle varamedlem, ordføraren, rådmannen og revisor ei uke før møtet finner sted. Ordførar har møte- og talerett i kontrollutvalet. Kontrollutvalet si møteinnkalling og sakspapir, samt protokollar sendast til Aukra kommune og er tilgjengeleg på kommunen si heimeside. Møteboka skal sendast utvalets medlemmer/varamedlemmer for gjennomsyn. Merknader skal meldast sekretariatet, som i samråd med leiaren tek avgjerd om endringar skal gjerast i utkastet. Møteboka skal endeleg godkjennast av kontrollutvalet i neste møte. Kontrollutvalet sine møter er opne for publikum, men skal vedtakast lukka når det ligg føre lovbestemt teieplikt. Dersom det tas avgjerd om at eit møte skal haldast for lukka dører, skal avgjerda føres i møteboka med heimmel for avgj erda . Det same gjeld for avgjerd om eit medlem av organet er inhabilt. For at Kontrollutvalet skal kunne utføre og følgje opp dei oppgåver som er nødvendig for å sikre forsvarleg kontroll og tilsyn, bør utvalet ha minimum 5 møter pr. år. Det vert utarbeida ei møteplan med oversikt over møtetidspunkt og faste oppgåver for det enkelte år som vedtas av kontrollutvalet. § 6. Kontrollutvalets arbeidsmåte Kontrollutvalet skal halde seg orientert om den administrative og politiske verksemda i Aukra kommune. Gjennom sitt arbeid skal utvalet legge vekt på samarbeid og opptre på ein uavhengig og politisk nøytral måte. Kontrollutvalet vil særleg legge vekt på å følgje opp kommunen sine avgj erdssystem, rutinar og organisasjonens eigen kvalitetssikring. Gjennom ein aktiv og synleg arbeidsmåte vil kontrollutvalet bidra til at feil og uregelmessige forhold vert førebygd, men i den grad slike forhold kjem føre, vil utvalet påpeike dette. Kontrollutvalet skal arbeide for 0 å sikre god kvalitet i kommunens tenester 0 å sikre god produktivitet og ein effektiv ressursutnytting 0 å ivareta innbyggj aranes rettstryggleik i deira kontakt med den kommunale forvaltninga 0 å sikre at politiske vedtak i Aukra kommune følgj ast opp. § 7. Informasjon og rapportering Som et ledd i sitt førebyggande arbeid skal kontrollutvalet prioritere rettleiing og informasjon. Utvalet skal leggje vekt på å være løysningsorientert og bidra til læring i organisasjonen. Kontrollutvalet skal ha ein aktiv og nær dialog med kommunestyret som kommunens øvste tilsynsorgan, og vil fremme aktuelle saker og rapportere til kommunestyret ved behov. Det utarbeidast ei årsmelding med oppsummering av kontrollutvalet sitt arbeid for det enkelte år som leggast fram for kommunestyret. På slutten av kvar valperiode skal det leggast fram ein rapport til kommunestyret om utvalet si verksemd og gjennomført forvaltningsrevisjon i valperioden. Kontrollutvalets leiar, eller den leiaren måtte gje mynde, tek i vare kontakten med media. § 8. Samspelet mellom kontrollutvalet og kommunestyret God forståing og respekt for kvarandre sine roller er avgjerande for eit godt samspel mellom kontrollutvalet og kommunestyret. Kontrollutvalet arbeider på oppdrag frå kommunestyret som kan oppmode eller pålegge kontrollutvalet å greie ut konkrete saker på eigne vegne. Leiar og nestleiar i kontrollutvalet har møte- og talerett i kommunestyret når saker frå kontrollutvalet skal handsamast. Saker som kontrollutvalet fremjar til kommunestyret skal behandlast før dei politiske sakene for å tydeleggjere at dette er tilsyns- og kontrollsaker, der andre kriteria enn dei politiske er førande for debatten og konklusjonen. Presentasjon av sakene vil bidra til å synleggj ere kontrollutvalet sitt arbeid overfor kommunestyret. § 9. Iverksetjing Reglementet for kontrollutvalet i Aukra kommune vert sett i verk etter vedtak i kommunestyret. KONTROLLUTVALET I AUKRA KOMMUNE Reglement for kontrollutvalet i Aukra kommune § 1. Kontrollutvalets formål Kontrollutvalet er kommunestyrets eige kontroll- og tilsynsorgan. Utvalet skal gjennom sitt arbeid sørgje for at innbyggarane og andre interessentar har tillit til Aukra kommune, og at kommunen leverer sine tenester effektivt og målretta i medhald av lov, forskrifter, statlige føringar og kommunestyrets intensjonar og vedtak. § 2. Organisering av kontroll- og tilsynsfunksjonen Kontrollutvalet i Aukra kommune består av 3 medlemmer, med 2 varamedlemmer. Kommunestyret vel medlemmer og varamedlemmer, og blant medlemmene leiar og nestleiar. Funksjonstida følgjer valperioden. Minst l av medlemmene velj ast blant kommunestyrets medlemmer. For å sikre den politiske balansen og samansetjing i utvalet, bør leiar av kontrollutvalet tilhøyre opposisjonen, mens nestleíar bør tilhøre posisjonen. Utvalet bør ha min. 40 prosent kvinnerepresentasj on. Utelukka frå val er ordførar, varaordførar, medlem og varamedlem til formannskap, medlem og varamedlem av kommunal nemnd med avgjerdsmynde, og tilsette i kommunen. Til å hjelpe seg i arbeidet har kontrollutvalet eit uavhengig og sakkyndig sekretariat som førebur sakshandsaminga i utvalet, ivaretar sekretariatsfunksj onen i utvalet sine møter og følgjer opp saker på vegne av utvalet. Revisj onsfunksj onen for kommunen og eventuelt tilknytte selskap ivaretakast av eigen revisor/ revisj onsselskap som kommunestyret velgj er etter innstilling frå kontrollutvalet. § 3. Kontrollutvalet sine oppgåver Kontrollutvalet sine oppgåver er gitt i kommuneloven og har ei sentral rolle i kommunens eigenkontroll. Kontrollutvalet si hovudoppgåve er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltninga på vegne av kommunen og sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisj onsordning. Kontrollutvalet kan foreta dei undersøkingar som det finn nødvendig for å ivareta sin kontrolloppgåve på vegne av kommunestyret. Kontrollutvalet skal i følgje kommuneloven sørgje for at følgjande oppgåver blir utført: 0 Rekneskapsrevisjon, som omfattar bestilling av rekneskapsrevisj on frå revisor og å sjå til at rekneskapa blir revidert på ein trygg måte, gje si uttale til kommunen sitt årsrekneskap og å sjå til at revisors - og kommunestyret sine påpeikingar til årsrekneskapen blir følgt opp. Kontrollutvalet skal også føre kontroll med at den økonomiske forvaltninga gjeng føre i samsvar med gjeldande bestemmingar og vedtak. 0 Forvaltningsrevisjon, som er systematiske vurderingar av kommunen sin økonomi, produktivitet, måloppnåing og verknader ut frå kommunestyret sine vedtak og føresetnader. Kontrollutvalet skal utarbeide plan for forvaltningsrevisjon. Vidare skal utvalet årleg bestille og følgje opp forvaltningsrevisjon hos revisor. Utvalet rapporterer resultata av gjennomførte forvaltningsrevisj onar til kommunestyret. 0 Selskapskontroll, som er eit viktig verkemiddel for å sikre at selskapa vert underlagd demokratisk styring og kontroll. Dette inneber at kontrollutvalet er pålagt å føre kontroll med forvaltninga av kommunen sine interesser i selskapa. Kontrollutvalet utarbeider plan for selskapskontroll. Vidare skal utvalet bestille selskapskontroll i medhald av plan og rapporterer til kommunestyret om gjennomførte selskapskontrollar. 0 Granskingar eller undersøkingar. Kontrollutvalet kan enten på eige initiativ eller etter vedtak i kommunestyret foreta granskingar eller undersøkingar av kommunen si verksemd. 0 Verksemdsbesøk. Kontrollutvalet kan gjennomføre verksemdsbesøk for å bli betre kjent med og få eit godt innblikk i forvaltninga av kommunen si verksemd, i kommunale heil- eller deleigde selskap og i kommunale føretak. § 4. Kontrollutvalets ressursar og rammevilkår Utvalet må ha eit ressursgrunnlag som er tilpassa utvalet sine oppgåver og ansvarsområde, og må sikrast ein sekretariatsordning som er tilpassa utvalet sine behov. Sekretariatet skal sikre at saker som behandlast av kontrollutvalet er forsvarleg utarbeidd og forberedt. Kontrollutvalet legger opp til revisjonsordning tilpassa kommunestyret sitt tilsynsbehov, behov for oppfølging av særskilte vedtak, kompetansenivået i kommunen og kommunens eigen organisering og internkontroll. § 5. Sakshandsaming i kontrollutvalet Utvalet treffer sine vedtak i møte, og det føres protokoll frå møta. Utvalets møter haldast inntil vidare for lukka dører, i medhald av vedtatt møteplan. Møteinnkalling, med sakliste og sakspapir, sendes utvalet sine medlemmer, l. varamedlem, ordføraren, rådmannen og revisor ei uke før møtet finner sted. Ordførar har møte- og talerett i kontrollutvalet. For at kontrollutvalet skal kunne utføre og følgje opp dei oppgåver som er nødvendig for å sikre forsvarleg kontroll og tilsyn, bør utvalet ha minimum 5 møter pr. år. Det utarbeidast ei møteplan med oversikt over møtetidspunkt og faste oppgåver for det enkelte år som vedtas av kontrollutvalet. § 6. Kontrollutvalets arbeidsmåte Kontrollutvalet skal halde seg orientert om den administrative og politiske verksemda i Aukra kommune. Gjennom sitt arbeid skal utvalet legge vekt på samarbeid og opptre på ein uavhengig og politisk nøytral måte. Kontrollutvalet vil særleg legge vekt på å følgje opp kommunen sine avgj erdssystem, rutinar og organisasjonens eigen kvalitetssikring. Gjennom ein aktiv og synleg arbeidsmåte vil kontrollutvalet bidra til at feil og uregelmessigheiter førebyggj ast, men i den grad slike forhold kjem føre, vil utvalet påpeike dette. Kontrollutvalet 0 0 0 0 skal arbeide for å sikre god kvalitet i kommunens tenester å sikre god produktivitet og ein effektiv ressursutnytting å ivareta innbyggjaranes rettstryggleik i deira kontakt med den kommunale forvaltninga å sikre at politiske vedtak i Aukra kommune følgjast opp. § 7. Informasjon og rapportering Som et ledd i sitt førebyggande arbeid skal kontrollutvalet prioritere rettleiing og informasjon. Utvalet skal leggje vekt på å være løysningsorientert og bidra til læring i organisasjonen. Kontrollutvalet skal ha ein aktiv og nær dialog med kommunestyret som kommunens øvste tilsynsorgan, og vil fremme aktuelle saker og rapportere til kommunestyret ved behov. Det utarbeidast ei årsmelding med oppsummering av kontrollutvalet sitt arbeid for det enkelte år som leggast fram for kommunestyret. På slutten av kvar valperiode skal det leggast fram ein rapport til kommunestyret om utvalet si verksemd og gjennomført forvaltningsrevisjon i valperioden. Kontrollutvalets leiar, eller den leiaren måtte gje mynde, tek i vare kontakten med media. § 8. Samspelet mellom kontrollutvalet og kommunestyret God forståing og respekt for kvarandre sine roller er avgjerande for eit godt samspel mellom kontrollutvalet og kommunestyret. Kontrollutvalet arbeider på oppdrag frå kommunestyret som kan oppmode eller pålegge kontrollutvalet å utrede konkrete saker på eigne vegne. Leiar og nestleiari kontrollutvalet har møte- og talerett i kommunestyret når saker frå kontrollutvalet skal handsamast. Presentasjon av sakene vil bidra til å synleggj ere kontrollutvalet sitt arbeid overfor kommunestyret. § 9. Ikrafttreden Reglement for kontrollutvalet i Aukra kommune trer i kraft etter vedtak i kommunestyret, vedtatt av kommunestyret 22.09.2011, sak 71/1 l Kontrollutvalet Saksmappe: 2015-1547/03 Arkiv: Saksbehandlar: 216 Åse S. Eriksen Dato: 28.05.2015 Saksframlegg Møtedato 1 1.06.2015 Utval Kontrollutvalet Utvalssaksnr PS 24/15 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT AUKRA KOMMUNE». GJENNOMGANG Sekretariatet «INFORMASJONSSIKKERHET AV PROSJEKTPLAN I si tilråding Kontrollutvalet godkjenner den framlagte prosjektplan for forvaltningsrevisj onsprosj ektet ” Informasjonssikkerhet i Aukra kommune” med dei merknadar og tilføyingar som måtte framkomme i møtet. Prosjektplanen dannar grunnlaget for gjennomføringa av prosjektet. Bakgrunn for saka Kontrollutvalet i Aukra vedtok i sitt møte 18.11.2014 i sak 35/14 å bestille ein forvaltningsrevisjon som skulle sjå nærare på informasjonssikkerheit Undersøkinga skulle omfatte i kommunen. - Har kommunen tilfredstillande rutinar for inforrnasjonssikkerheit? Intemkontroll ved handsaming av personopplysningar - Følgj er kommunen føresegna om sikkerheit i personopplysningsforskriftene? - Sikrar kommunen tilgang til sensitive opplysningar? - Følgjes god IT-skikk i kommunen? Rutinar for kommunen sitt Postmottak Utvalet ga revisjonen fullmakt til å sjå på andre problemstillingar som kunne vere aktuell for rapporten og legge dei fram for kontrollutvalet i samband med gjennomgang av prosjektplan. Prosjektet kjem inn under prioritert område i pkt. 3.2 Gode og eflektíve tjenester i Plan for forvaltningsrevisjon 2012 ~ 2015. Kontrollutvalet sine oppgåver ved forvaltningsrevisjon følgjer av kommunelovens § 77, nr. 4 og Forskrifter for kontrollutvalg, kap. 5. Ihh. til Engasj ementsavtalen mellom kontrollutvalet i Aukra og Kommunerevisj onsdistrikt 2 Møre og Romsdal (KR2) skal det i starten av eit forvaltningsrevisjonsprosjekt utarbeidast eit utkast til prosjektplan som skal danne grunnlaget for gjennomføringa av prosjektet. Vedlagt saka følgjer: - Prosjektplan utarbeidet av Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal for prosjektet ” Inforrnasjonssikkerhet i Aukra kommune”, datert 28.05.2015 VURDERING Kontrollutvalet har ansvar for at kommunen si verksemd årleg vert gjenstand for forvaltningsrevisj on. Gjennom forvaltningsrevisjon kan kontrollutvalet undersøkje om kommunen etterlever regelverket, når dei fastsette mål og om ressursane forvaltast på ein effektiv måte. Revisor utfører forvaltningsrevisjon på vegne av kontrollutvalet og er ansvarleg for gjennomføringa. Kontrollutvalet sitt påse-ansvar for forvaltningsrevisjon inneber m.a. at utvalet skal halde seg orientert om forvaltningsrevisjonsprosjektet undervegs i prosessen. Ihh. til Engasj ementsavtalen skal kontrollutvalet få seg førelagt og drøfte utkast til prosjektplan som skal danne grunnlaget for gjennomføringa av prosjektet. Prosj ektplanen bør omtale følgjande punkt: 0 Bakgrunn for prosjektet Målsetting og problemstillingar Revisjonskriterium eller grunnlaget for disse Metodisk tilnærming Organisering og ansvar, ressursbehov og tidsplan I den vedlagte prosjektplan har revisor, under avsnitt Problemstillinger og revisjonskriterier, utarbeidt problemstillingar og kriteria som leggast til grunn for prosjektet. Kontrollutvalet kan her vurdere om revisors oppfatning av bestillinga er i tråd med det utvalet ønskte å få belyst ved val og bestilling av prosjekt. Etter sekretæren si vurdering er prosjektplana i samsvar med kontrollutvalet si bestilling og omfattar ovannemnde punkt som ei plan skal innehalde. Åse SolveigEriksen rådgiver PROSJEKTPL AN Kommunerevisjonsdistrikt Forvaltningsrevisjon 2 Møre og Romsdal Utarbeideti 28.5.2015 av Einar Andersen Enhet: Aukra kommune Prosjekt: «Informasjonssikkerhet Generell hjemmel i Aukra kommune» for forvaltningsrevisjon Aktivitet Hjemmel Kommunens revisor skal utføre forvaltningsrevisjon Kommuneloven § 78 nr. 2 og Forvaltningsrevisjoninnebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger Bakgrunn forskrift om revisjon §§ 6 til 8 Kommuneloven § 77 nr. 4 for dette revisjonsprosjektet Plan for forvaltningsrevisjon Utvalg Kontrollutvalget Kommunestyret Bestilling av prosjekt Utvalg Saks- 2012-15 Saksnummer Sak 7/ 2012 Sak 50/ 2012 Dato 14.02.12 10.05.12 Dato Vedtak 18.11.2014 1. Kontrollutvalet bestiller følgjande forvaltningsrevisjonsprosjekt: <<Informasjonssikkerhet i Aukra kommune» 2. Undersøkinga skal bygge på aktuelle problemområder som gjeng fram av protokollen 3. Prosjektet bestilles utført hos Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R. 4. Prosjektplan skal utarbeidas og leggas fram for kontrollutvalet nummer Kontrollutvalget 35/2014 I møte 18.11.2014 drøftet kontrollutvalget prosjekt om informasjonssikkerhet. fra møtet er følgende omtalt: I protokollen Utvalet hadde ei grunding drøfting av kvafor prosjekt som skulle bestillast og samla seg til slutt om følgjande prosjekt: «Informasjonssikkerhet íAukra kommune» Prosjektet kjem inn under pkt. 3.2 Gode og effektive tjenester í Plan for forvaltningsrevisjon for 2012 - 2015. Side 1 av 6 Kontrollutvalet vil at revisjonen i arbeidet med rapporten skal sjå nærare på følgjande: - Har kommunen tilfredstillande rutinar for informasjonssikkerhet? - Internkontroll ved handsaming av personopplysningar - Følgjer kommunen sikkerheitsbestemminga í personopplysningsforskrwene? - Sikrar kommunen tilgang til sensitive opplysningar? - Følg/es god IT -skikk i kommunen? - Rutinar for kommunen sitt Postmottak Utvalet gir revisjonen fullmakt til å sjå på andre problemstillingar som kan vere aktuelle for rapporten og legge dei fram for kontrollutvalet i samband med gjennomgang av prosjektplan i eit seinare møte. Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med omforeint forslag frå utvalet sine medlemmer. (4 voterande) Problemstillinger og revisjonskriterier Kommunerevisj onsdistrikt 2 Møre og Romsdal har basert på kontrollutvalgets bestilling valgt følgende problemstilling og revisj onskriterier for forvaltningsrevisj onsprosj ektet: Problemstilling Har Aukra kommune tilfredsstillende informasjonssikkerhet, som sikrer krav til konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet? Revisjonskriterier Lov om behandling av personopplysninger «Den behandlingsansvarlige (personopplysningsloven) databehandleren § 13 bestemmer at: skal gjennom planlagte og systematiske tiltak sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet men hensyn til konjidensialitet, integritet og tilgjengelighet ved behandling av personopplysninger». Forskrift om behandling av personopplysninger (personopplysningsforskriften) definerer nærmere hvilke krav som hviler på kommunen for å sikre tilfredsstillende informasjonssikkerhet Ved behandling av personopplysninger: 0 Personopplysningsforskriften § 2-3 stiller krav om at det er etablert en sikkerhetsledelse: «Den som har den daglige ledelsen av virksomheten som den behandlingsansvarlige driver, har ansvar for at bestemmelsene i dette kapittelet følges». 0 Personopplysningsforskriften § 2-4 stiller krav om at kommunen har tilstrekkelig oversikt over de personopplysninger som behandles: «Det skal føres oversikt over hva slags personopplysninger som behandles». 0 Personopplysningsforskriften § 2-5 stiller krav om at det gjennomføres jevnlig sikkerhets- revisjon: «Sikkerhetsrevisjon av bruk av informasjonssystemet skal gjennomføres jevnlig». 0 Personopplysningsforskriften § 2-6 stiller krav om at det er etablert avviksbehandlings- system: «Bruk av informasjonssystemet som er i strid med fastlagte rutiner, og sikkerhetsbrudd, skal behandles som avvik». Side 2 av 6 Personopplysningsforskriften § 2-7 stiller krav om en klar organisering med etablerte ansvars- og myndighetsforhold: «Det skal etableres klare ansvars- og myndighetsforhold for bruk av informasjonssystemet». Personopplysningsforskriften § 2-10 stiller krav om fysisk sikring mot uautorisert tilgang: «Det skal trefles tiltak mot uautorisert adgang til utstyr som brukes for å behandle personopplysninger... ». Personopplysningsforskriften § 2-1 lstiller krav om tiltak mot uautorisert innsyn: «Det skal trefles tiltak mot uautorisert innsyn i personopplysninger hvor konfidensialitet er nødvendig». Personopplysningsforskriften personopplysninger: § 2-12 stiller krav om at kommunen sikrer tilgang til «Det skal trefles tiltak for å sikre tilgang til personopplysninger hvor tilgjengelighet er nødvendig». Personopplysningsforskriften personopplysninger: § 2-13 stiller krav om tiltak mot uautorisert endring av «Det skal trefifestiltak mot uautorisert endring av personopplysninger der integritet er nødvendig». Tilfredsstillende informasjonssikkerhet skal oppnås ved hjelp av planlagte og systematiske tiltak. Begrepet innebærer at kjente teknikker og anerkjente standarder for kvalitetsstyring, internkontroll og informasjonssikkerhet skal legges til grunn ved sikkerhetsarbeidet. Datatilsynet har i 2009 utgitt Veileder til internkontroll og inforrnasj onssikkerhet. Dokumentet gir veiledning til innføring av intemkontroll og inforrnasj onssikkerhet for å sikre forsvarlig og sikker behandling av personopplysninger. Kriteriene som undersøkelsen bygger på er hentet fra: Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven) Forskrift om behandling av personopplysninger (personopplysningsforskriften) En veiledning om intemkontroll og inforrnasj onssikkerhet, Datatilsynet (november 2009) Sikkerhetsbestemmelsene i personopplysningsforskriften, Datatilsynet (desember 2000) Anbefalinger fra Statskonsult om IK sikkerhet; IKT i det offentlige (2002) Anbefalinger fra KS om IK sikkerhet; Verktøykasse for IKT-planlegging (2004) COBIT anbefalinger for god IT-skikk utviklet av ISACA (se vedlegg) Kriterier Aukra Aukra Aukra Aukra avvik. Aukra Aukra kommune kommune kommune kommune har etablert en sikkerhetsledelse. har tilstrekkelig oversikt over de personopplysninger som behandles. gjennomfører jevnlig sikkerhetsrevisj on. har etablert avviksbehandlingssystem og behandler Sikkerhetsbrudd som kommune har en klar organisering med etablerte ansvars- og myndighetsforhold. kommune har fysisk sikring mot uautorisert tilgang. Side 3 av 6 0 0 0 Aukra kommune har tiltak mot uautorisert innsyn. Aukra kommune sikrer tilgang til personopplysninger. Aukra kommune har tiltak mot uautorisert endring av personopplysninger. Rutiner for Postmottaket i Aukra kommune vil bli beskrevet i forvaltningsrevisj onsrapporten. Avgrensinger Forvaltningsrevisjonsprosjektet omfatter ikke revisjon av de enkelte datasystemene/ informasj onsteknologisystemene i kommunen. Dette betyr at hensiktsmessigheten av de enkelte datasystemene ikke vurderes i prosjektet. Videre avgrensninger vil bli vurdert underveis i prosjektet. Metode og gjennomføring Undersøkelsen skal baseres på Norges Kommunerevisorforbund forvaltningsrevisjon (RSK 001). (NKRF) sin standard for Metodene som vil bli benyttet i prosjektet baseres på dokumentanalyse og intervju/ samtaler. Det planlegges intervju med ansatte med ansvar og oppgaver knyttet til informasjonssikkerhet og inforrnasj ons- og kommunikasjonsteknologi i kommunen. Ressu rser Kompetanse Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Forvaltningsrevisor Regnskapsrevisor Planlagt tidsbruk 150 timer 35 timer 15 timer Merknader Planlagt utført Merknader T Tidsplan Aktivitet Kontrollutvalget bestiller prosjektet Opp_start planlegging Prosjektplan sendes kontrollutvalget Prosjektplan behandles i kontrollutvalget Utsendelse oppstartbrev Oppstartmøte med rådmann Arbeid med rapport Utkast til rapport på høring Høringsmøte med rådmann (innen) Frist for høringsuttalelse Rapport sendes til kontrollutvalg Kontrollutvalg behandler rapporten OK (18.11.2014) Vår 2015 28. mai 2015 11. juni 2015 Medio juni 2015 Medio juni 2015 Sommer/ høst 2015 10. oktober 2015 24. oktober 2015 5. november 2015 10. november 2015 24. november 2015 OK OK (28. mai 2015) Kommunestyret behandler rgorten Side 4 av 6 Vedlegg Personopplysningsloven og personopplysningsforskriften Personopplysningsloven har som formål å beskytte den enkelte mot at personvernet blir krenket gjennom behandling av personopplysninger. Loven sier at personopplysninger skal behandles i samsvar med grunnleggende personvemhensyn, herunder behovet for personlig integritet, privatlivets fred og tilstrekkelig kvalitet på personopplysningene. Personopplysningsforskriften gir utfyllende og mer detalj erte krav til behandling av personopplysninger. Forskriftens kapittel 3 gir utfyllende bestemmelser om internkontroll, mens kapittel 2 gir utfyllende bestemmelser om informasjonssikkerhet. Informasjonssikkerhet Informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT) er et begrep som omfatter teknologi for innsamling, lagring, behandling, overføring og presentasjon av inforrnasj on. I praksis brukes ofte begrepene datateknikk og kommunikasjonsteknologi. IKT er også ofte omtalt som kun informasjonsteknologi (IT), og tidligere var begrepet elektronisk databehandling (EDB) utbredt. Inforrnasjonssikkerhet, datasikkerhet, eller IT-sikkerhet er et fagområde som er knyttet til nøkkelbegrepene konjidensialitet (sikre at informasjon og informasjonssystemer bare er tilgjengelig for de som skal ha tilgang), integritet (sikre at inforrnasj on og informasjonssystemer er korrekte, gyldige og fullstendige) og tilgjengelighet (sikre at informasjon og informasjonssystemer er tilgjengelig innenfor de tilgj engelighetskrav som er satt). Hensikten er å iverksette relevante, tilstrekkelige og effektive tiltak slik at forretningsprosessene har tilgang til informasjon med ønsket grad av sikkerhet. Personopplysningsloven krever at personopplysninger skal beskyttes tilfredsstillende mot uberettiget innsyn og endringer. Samtidig skal opplysningene være tilgjengelige for de som trenger opplysningene, når de har behov for disse. Informasjonssikkerhet dreier seg om å håndtere risikoen for at personopplysninger og andre informasj onsverdier blir ivaretatt på en tilfredsstillende måte. Dette gjøres ved først å identifisere hvilke personopplysninger virksomheten har. Deretter gjennomføres en risikovurdering for å avklare om eksisterende sikkerhetstiltak er tilfredsstillende. Dersom risikovurderingen avdekker manglende tiltak må det vurderes om nye tiltak skal iverksettes for å oppnå tilfredsstillende sikkerhetsnivå for personopplysningene. Kontrollrutiner må utarbeides og jevnlig følges, for å kontrollere at tiltakene blir fulgt opp og virker etter hensikten. En slik fremgangsmåte vil sammen med tilhørende rutiner kunne utgjøre virksomhetens styringssystem for informasjonssikkerhet. Dette systemet for infonnasj onssikkerhet vil være en sentral del av virksomhetens internkontroll. Det er utviklet ulike standarder som beskriver hvordan styringssystem for informasjonssikkerhet skal etableres. God IT-skikk Information Systems Audit and Control Association (ISACA) er en verdensomspennende forening for IT-styring og kontroll, sikkerhet, kontroll og revisjon av informasjonsteknologi. Control Objectives for Inforrnation and Related Technology (COBIT) er utviklet av ISACA og IT Governance Institute (ITGI) og gir anbefalinger for god IT-skikk. God IT-skikk Side 5 av 6 anbefaler at det etableres IT-strategi/ planer og at disse er forankret i og bygger opp under kommunens mål og planer. I tillegg bør en kommune ha konkrete handlingsplaner og investeringsplaner for hvordan de overordnede strategiene skal nås. God IT-skikk anbefaler at det foreligger dokumentasjon som viser samtlige IT-systemer og sammenhengen mellom disse. Dokumentasjonen bør inneholde en overordnet infonnasjon om systemene. En samlet dokumentasjon av et system bør bestå av: Systemdokumentasjon: IT-systemet skal beskrives tilstrekkelig detalj ert til at forsvarlig systemforvaltning, vedlikehold og videreutvikling muliggjøres. Brukerdokumentasjon: Dokumentasjonen skal på en oversiktlig og lettfattelig måte beskrive systemet med tilhørende manuelle rutiner slik det arter seg for brukeren. Driftsdokumentasjon: Dokumentasjonen er en beskrivelse av systemets oppbygging og driftsmønster for å sikre korrekt drift av lT-systemet, driftsmessig vedlikehold og stabilitet. God IT-skikk anbefaler at det etableres planer som ivaretar kontinuitet i driften ved alvorlige hendelser. Videre anbefales det at avbrudd i drift av IKT logges og at det informeres om dette til eier og brukere. Det bør innføres kriterier som definerer hva som er alvorlige hendelser. God IK-skikk beskriver en rekke aktiviteter for å sikre forsvarlig gjennomføring av endringer som påvirker driften av IKT systemene. Det er for eksempel tiltak for å sikre at alle endringer gjennomføres på en effektiv og kontrollert måte. God IT-skikk anbefaler at kommunen etablerer retningslinjer, prosedyrer og instrukser som sikrer at endringer er autorisert, planlagt, risikovurdert, dokumentert, testet og godkjent. Side 6 av 6 O Kontrollutvalet Saksmappe: 2015-1547/03 Arkiv: 033 Saksbehandlar: Åse S. Eriksen Dato: 01.06.2015 Saksframlegg Utval Kontrollutvalet Utvalssaksnr PS 25/15 Møtedato 11.06.2015 OPPFØLGINGSLISTE Sekretæren si tilråding I oppfølgingslista vert det gjort følgjande endringar: Bakgrunn for saka Vedlagt følgjer ajourført oppfølgingsliste pr. 23.04.2015. I dette møtet er det ikkje lagt opp til orienteringar frå kommunen sin administrasjon. VURDERING Dersom det er saker utvalet ønskjer å kommentere, stille spørsmål ved eller ta opp i dette møtet eller i eit seinare møte, kan desse verte fremma i møtet for oppføring på oppfølgingslista. Åse Solveig Eriksen rådgiver KONTROLLUTVALET AUKRA KOMMUNE I SA KS OPPF ØL GIN G (à jourpr.23.04.2015) Saker som erdtatt Forvaltningsrevisjonsrapporten j âr: 27.02.14 Rev./adm. Revidering av gjeldande økonomireglement i Aukra kommune 27.02.14 Adm./sekr Ny organisering av pleie og omsorgstenestene i Aukra kommune 21.05.14 Adm./sekr «Kvalitet i hjemmebaserte tj enester i Aukra kommune» 18.11.14: Oppfølging av rapporten handsama i dagens møte i sak PS 32/ 14. Etter anbefaling frå revisjonen vil kontrollutvalet framover følgje opp kommunen sitt vidare arbeid med følgjande punkt: *Brukarmedverknad på systemnivå og individnivå *Indz'vz'duellplan og koordinator for brukarane ”likeverdig døgntilbod/ beredskap for heimetenesta i heile kommunen Kontrollutvalet ønskjer ei ny orientering frå kommunen til første møte hausten 2015. Eit økonomireglement skal 27.02.14: Kontrollutvalet beskrive hovudreglane for den vil oppmode administrasjonen i økonomiske styringa av kommunen si verksemd. kommunen om å revidere Reglementet bør klargj ere gjeldande økonomiansvaret mellom det politiske reglement slik at det er i og det administrative nivået i samsvar med praksis. kommunen og beskrive 01.07.14: Sekretæren skriv kommunen sine interne reglar til kommunen og ber om at økonomireglementet og fullmakter. Økonomireglementet bør vert revidert. 02.10.14: Økonomisjef innehalde kommunen sine Ema Varhaugvik vedtak om økonomiplan, orienterte. budsjett, rapportering, Økonomiavdeling har rekneskap og årsrapport. ikkje kapasitet i Økonomireglementet kan inneverande år å sette i supplere delegeringsgang arbeidet med reglementet når det gjeld revidering av gjeldande økonomisaker. Aukra kommune sitt økonomiøkonomireglement. reglement er frå 2005 og vart 23.04.15: Kontrollutvalet revidert i desember 2009. Eit vil be administrasjonen om ein statusrapport til økonomireglement bør rullerast og oppdaterast neste møte. jamleg. 02.10.14: Einingsleiar for Aukra kommune har gjort ei heimetenesta Jorunn omorganisering av pleie- og Hurlen orienterte. omsorgstenesta ved å dele Aukra kommune si pleietenesta i to med ei eining for Institusjonstenester og ei for og omsorgsteneste er frå Heimetenester. Hensikta med 2014 delt i to einingar Rapporten vart lagt fram for kontrollutvalet i møte 23.05.2013 i sak PS 10/13. Rapporten vart oversendt til kommunestyret som handsama sak i møte 05.09.2013 i k-sak 60/13. Oppfølging av rapporten vil venteleg skje i løpet av hausten 2014. omorganiseringa er at det skal Eining heimetenester og bli ei betre teneste for brukarane. Kontrollutvalet Eining institusjonstenester. Bakgrunn for ønskjer ei orientering frå kommunen sin administrasjon delinga er utfordringane med til første møte hausten 2014. Samhandlingsreforma, revidert lovverk og forskrifter. Tenestene vil i framtida bli meir basert på kva brukarane rettmessig har krav på og skal tildelast etter vedtak. Sjå protokoll til orienterings- sak OS 10/14 i dagens møte. Ny orientering om Dagsenter Solbakken 02.10.14 Adm./sekr Dagsenter Solbakken starta opp ijuni 2014 og har ope to dagar i veka. Hensikta med dagsenteret er å kunne tilby daglege aktivitetar som matlaging, handarbeidsaktivitetar, turar og trening. Målgruppa er personar som sit heime, ungdom som fell Kontrollutvalet ønskjer ei ny orientering om eit år. 02.10.14: Kontrollutvalet ønskjer å følgje kommunen sitt arbeid med dagsenteret vidare og vil be om ei ny orientering til første møte på hausten i 2015. utanom skolen og for dei som «Kvalitet i sykehjemstjenester i slit med rus og psykiatri. Dei ønskjer og å kunne tilby betre tiltak rundt demente som bur heime. Tenesta er behovsprøvd og tildeles etter vedtak på bakgrunn av søknad og kartlegging. Rapporten vart lagt fram for kontrollutvalet i møte Aukra kommune» 18.11.2014 i sak PS 31/14. Forvaltningsrevisj onsrapporten 25.02.15 Rev./adm. Rapporten vart oversendt til kommunestyret som handsama sak i møte 12.02.2015 i k-sak 5/15. Oppfølging av politiske vedtak 25.02.15 Adm. Oppfølging av rapporten vil venteleg skje i løpet av hausten 2015. Kontrollutvalet har ikkje, sidan november J 2010, fått 25.02.15: Sekretær vert beden om å skrive til framlagt oversikt over politiske vedtak som av ulike årsaker ikkje er vorte satt i verk innan rimeleg tid. rådmann og be om å få Oversikta skal gjere greie for 31.12.2014 vedtak fatta av formannskapet, kommunestyret, drift og arealutvalet, livsløpsutvalet og andre politiske utval med avgjerdsmynde. Hensikta med årsaker ikkje er sett i verk. å få ei slik oppstilling er å oversendt ei oversikt over politiske vedtak fatta i perioden 01.01.2010 som av ulike 23.04.15: Sekretæren sendt brev til Aukra har kommune 18.03.2015 og bedt om å få framlagt slik oversikt. Saka vil truleg komme opp i utvalet sitt kontrollere at administrasjonen sett i Verk og gjennomfører dei vedtak som er vedteke av dei ulike politiske organ. neste møte.
© Copyright 2024