1. No category

Sentralstyret Sakspapir
Møtedato
Ansvarlig
Saksnummer
Gjelder
1
2
06.11.2015
Arbeidsutvalget
SST2 02.02-15/16
Søknad fond for utredning Organisasjonsgjennomgang faglige og politiske
komiteer
Vedlegg til saken:
1. Tilbud fra Varde Hartmark
3
4
SØKNAD FOND FOR UTREDNING - ORGANISASJONSGJENNOMGANG FAGLIGE
OG POLITISKE KOMITEER
5
6
7
FORMÅL
Behandle søknaden fra arbeidsutvalget (AU) om midler fra fond for utredninger til gjennomgang av
NSOs komiteer.
8
9
10
11
12
13
14
SAKSPRESENTASJON
15
16
17
18
Intern prosess og forprosjekt
Arbeidsutvalget (AU) startet arbeidet med denne utredningen på et internt planseminar tidlig i
september. I fellesskap har man kommet frem til hva en slik gjennomgang bør inneholde og
fokusere på, for best mulig å svare på landsmøtets bestilling.
19
20
21
Videre er det nedsatt en intern prosjektgruppe bestående av både arbeidsutvalget og sekretariatet
som har god kjennskap til komiteenes rolle og virke i organisasjonen. AU har videre definert
problemstillinger som styrer hva en slik organisasjonsgjennomgang skal fokusere på.
22
Utredningen skal ta sikte på å svare på følgende problemstilling:
23
24
25
26
27
28
29
Landsmøtet i 2015 vedtok i sin handlingsplan for 2015/2016 at NSO skal frem mot landsmøtet i
2016 utrede hvordan man kan få til en bedre utnyttelse og integrasjon av de faglige komiteene.
Landsmøtet satte derimot ikke av midler til en slik utredning. Arbeidsutvalget har kommet frem til at
det ikke er mulig å gjennomføre utredningen uten ekstern kompetanse. Arbeidsutvalget ser det
derfor som nødvendig å søke om midler fra fond for utredninger og analyser for å kunne
gjennomføre denne og svare til bestillingen i handlingsplanen.
1.
2.
3.
4.
Hvordan fungerer organiseringen med faglige og politiske komiteer?
Kan dette organiseres på andre måter?
Hva er behovet for faglige og politiske komiteer?
Hvordan kan arbeidet med fagområder integreres bedre i organisasjonen?
ALTERNATIVER OG VURDERING
Prosjektgruppen har vurdert ulike modeller for hvordan dette arbeidet skal utføres. Året 2015/2016
inneholder aktiviteter som innebærer at det ikke er å regne som et «normalår» for sentralleddet.
SST2 02.02-15/16 Søknad fond for utredning - Organisasjonsgjennomgang faglige og
politiske komiteer
4 sider
30
31
32
Det er spesielt grunnet arrangementer og ansvar som vertskap for både Nordisk ordförande møte1
(NOM) og Board Meeting i den europeiske studentunionen. I tillegg skal de ordinære
arrangementene og det politiske arbeidet fortsette som normalt.
33
34
35
36
På bakgrunn av dette, og tidsfristen som er lagt av landsmøtet har AU konkludert med at det er
best å engasjere ekstern kompetanse for at utredningen skal bli klar i god tid innen neste
landsmøte. Det er også meget viktig for AU at en slik gjennomgang skal holde høy faglig kvalitet,
den skal være objektiv og bidra med konkrete forslag til løsninger.
37
38
39
Anbudsrunde og vurdering av tilbudene
Totalt ble 5 ulike konsulentvirksomheter kontaktet med ønske om tilbud og prisforslag etter de
allerede bestemte rammene for innholdet.
40
Bedrifter AU har kontaktet:





41
42
43
44
45
Bedriftskompetanse
Varde Hartmark
NHHS Consulting
Fornebu Consulting
Heitmann Plus
46
NSO fikk positivt svar fra 3 ulike aktører.
47
48
49
50
51
Fornebu Consulting: Har foreslått å foreta intervjuer og webundersøkelse med AU, sekretariatet og
komitéledere. Hadde lite kjennskap til NSO som organisasjon og foreslo å gjøre et veldig
begrenset analyseverk. Ønsket i hovedsak å gjøre en kartlegging av komiteene. Bedriften har noe
erfaring med interesseorganisasjoner, men ikke av lignende karater som NSO. Bedriften har
begrenset arbeidskraft til å gjennomføre utredningen. AU har takket nei til dette tilbudet.
52
Prisforslag: Kroner 165 750 (inkludert moms)
53
54
55
56
57
NHHS Consulting: Har foreslått å foreta intervjuer, hovedsakelig kun med AU, sekretariatet og
komitéledere. Lite kjennskap til NSO som organisasjon, og i likhet med bedrift 1, foreslo å gjøre et
begrenset analyseverk. Bedriften har lite erfaring med organisasjoner som NSO, og jobber for det
meste med kunder og analyser for økonomiske, profittbaserte utfordringer. AU har takket nei til
dette tilbudet.
58
Prisforslag: Kroner 165 375 (inkludert moms)
59
60
61
62
63
64
Varde Hartmark: Har foreslått å avholde dokumentgjennomgang, felles workshop, intervjuer og
gruppesamtaler med både interne og eksterne personer. Dette skal inkludere både nåværende og
forhenværende AU, komitéledere, komitémedlemmer og sekretariat. Har god kjennskap til NSO og
lignende organisasjoner. Har foreslått et omfattende og grundig analyseverk med sterkt innslag av
referanseorganisasjoner. Opprinnelig prisforslag var en del høyere (280 000 inkl. moms), og AU
har forhandlet frem en ny pris.
65
Prisforslag: Kroner 255 000 (inkludert moms)
1
NOM er et nettverk av studentorganisasjoner i Norden og Baltikum som møtes 2 ganger i året. Vertskap for møtene går på
rundgang, og denne høsten er det NSOs tur til å arrangere møtet.
SST2 02.02-15/16 Søknad fond for utredning - Organisasjonsgjennomgang faglige og
politiske komiteer
side 2
66
67
68
69
70
Arbeidsutvalgets anbefaling
Med bakgrunn i bestilling fra landsmøtet og problemstillingene som er nedsatt, opplever AU at
Varde Hartmark svarer best på oppdraget. AU er skeptiske til om vi får en utredning som vil gi oss
noe å jobbe videre med dersom vi velger bedrifter som har lite inngående kjennskap til lignende
organisasjoner som NSO som det Fornebu Consulting og NHHS Consulting har.
71
72
73
74
Vi vurderer det også slik at forslaget fra Varde Hartmark er en gjennomgang som også vil kunne gi
oss analyser av sammenhengen mellom komiteer og andre ledd i organisasjonen. I tillegg til
analyser av hvordan organisasjonen for øvrig fungerer. Dette gjør at vi anser utredningen av Varde
Hartmark som noe vår organisasjon vil ha større utbytte av enn de to andre alternativene.
75
76
77
Valg av Varde Hartmark innebærer åpenbart en større økonomisk belastning enn de to andre. AU
mener likevel at siden det skal gjennomføres en utredning, er vi nødt til å velge det tilbudet vi føler
oss mest komfortable med vil gi oss et resultat som vi vil ha nytte av.
78
79
80
81
82
83
84
Videre prosess
Varde Hartmark har skissert opp ulike faser av sin utredning, som også fungerer som en
sikkerhetsmekanisme. Prosjektet kan avbrytes etter fase 1 dersom denne søknaden avvises. Fase
1 innebærer felles workshop og dokumentanalyse. Denne er igangsatt og AU har forpliktet seg til
en pris på kroner 35 000. Bakgrunnen for at denne fases allerede er igangsatt er at bedriften ser
tidsperspektivet som noe kort og at dette er nødvendig for å kunne ferdigstille utredningen innen
den fristen vi har satt.
85
86
87
De videre fasene inkluderer intervjuer, referanseanalyser og utforming av rapport. Den interne
prosjektgruppen er tenkt godt inkludert i dette arbeidet. Det legges opp til møter annenhver uke
frem mot levering av rapporten som skal være klar innen 1.1.2016.
88
89
90
91
92
93
94
AU opplever at vi arbeider under tidspress for at dette skal bli presentert på kommende landsmøte
og rekke frister for innstilling av sakspapirer, og innmelding av eventuelle vedtektsendringer,
dersom det blir nødvendig. Dersom prosessen til Varde Hartmark blir avsluttet før endelig produkt,
vil vi ikke kunne starte en ny gjennomgang før etter nyttår. Dette betyr at det ikke vil være klart
innen landsmøtet 2016. AU har satt som frist for utredningen til bedriften 1.1.2016 for at AU og
resten av organisasjonen skal ha tid til å gjennomgå og vurdere den rapporten som AU kommer til
å legge frem for å gjøre seg opp meninger frem mot landsmøtet i april.
95
96
97
98
99
100
Fond for analyser og utredninger
Fond for analyser og utredninger er på kroner 260 000. Med unntak av tildeling til medlemslaget
ved universitetet i Stavanger for å gjennomføre deres helse- og trivselsundersøkelse, har ikke
dette fondet blitt brukt av organisasjonen på 5 år. AU vurderer det derfor slik at innvilgning av
denne søknaden ikke vil føre til andre prosjekter vil hindres å gjennomføres da behovet for midler
fra dette fondet er lavt.
101
102
Landsmøtet har anledning til å overføre midler til dette fondet ved behandling av regnskapet på
landsmøtet.
103
104
Skulle det komme søknader om analyser og utredninger fra medlemslag, anser AU det fortsatt
som mulig å søke frifondsmidler til samme formål.
SST2 02.02-15/16 Søknad fond for utredning - Organisasjonsgjennomgang faglige og
politiske komiteer
side 3
105
106
107
108
INNSTILLING
Sentralstyret innvilger arbeidsutvalgets søknad om midler fra fond for utredning og analyse
på kroner 255 000 til utredning av komiteer.
SST2 02.02-15/16 Søknad fond for utredning - Organisasjonsgjennomgang faglige og
politiske komiteer
side 4
Tilbud om konsulentbistand for
organisasjonsanalyse
Tilbud om konsulentbistand i
organisasjonsanalyse
Oppdragsgiver
Norsk studentorganisasjon
Varde Hartmark
Postboks 499 Skøyen
0213 Oslo
Org. Nr. 993 144 169
www.vardehartmark.no
Dato:
13. oktober 2015
Deres referanse:
Synne Grønvold
Vår kontaktperson:
Geir Olav Opheim
Partner
Tlf. 918 15 506
[email protected]
Vi viser til møter og korrespondanse i forbindelse med
utlyst anbudskonkurranse, og leverer med dette vårt
reviderte tilbud om konsulentbistand i
organisasjonsanalyse.
Varde Hartmark har omfattende erfaring med rådgivning,
tilrettelegging og gjennomføring av organisasjonsanalyser
av frivillige organisasjoner med medlemsbestemt agenda.
Vår erfaring er at en organisasjonsanalyse i seg selv ikke
betyr noe for en organisasjonsutvikling om man ikke
underveis i analysen alltid har realisering og gjennomføring
i bakhodet.
Våre modeller og arbeidsmetoder er forskningsbaserte, og
de er testet ut i et bredt spekter av virksomheter i norsk
arbeids- og samfunnsliv over flere år.
Vennlig hilsen
Kristin Lillefjære
Daglig leder
Tilbud om konsulentbistand i organisasjonsanalyse | side 2
Organisasjonsanalyse for NSO:
Situasjon og utfordring
MÅL FOR NSOs ORGANISASJONSARBEID
• NSO skal arbeide for å engasjere og mobilisere medlemmene i hele organisasjonen
• NSO skal være en inkluderende organisasjon som jobber for å rekruttere bredt til nasjonale
studenttillitsverv i, og på vegne av, NSO.
• NSO skal videreutvikle møteplasser i organisasjonen og bruke disse aktivt til inkludering,
forankring og kompetansebygging
SITUASJONEN
•
•
NSOs landsmøte vedtok våren 2015 å utrede hvordan man kan få til en bedre utnyttelse og
integrasjon av de faglige komiteene, og sentralstyret ønsker en samtidig utredning av de politiske
komiteene.
Det er imidlertid utfordringer i å få rekruttert medlemmer, og det er i noen grad usikkerhet om
komiteenes formelle plass i og med at flere er landsmøtevalgte, men får mandat fra sentralstyret
ANALYSEUNIVERS
43 studentdemokratier
Sammensetning
Sammensetning
Landsmøte
Mandat
Politiske
komiteer
Sentralstyre
Mandat
og
sammensetning
Faglige
komiteer
UTFORDRINGENE
Bygge felles forståelse
for styrker og svakheter
knyttet til dagens
organisasjon
Samle og mobilisere
organisasjonen til å
gjennomføre endring
•
•


Analysen må ikke i NSOs organisasjon oppfattes som en
gjennomgang som skal finne feil på organisasjons- eller
individnivå
En god analyse må lede frem til konkrete endrings- og/eller
løsningsforslag som vil kunne være bærekraftig over tid
Sikre at alle har forståelse for hvorfor endring er viktig og
nødvendig, enten det er ny oppgavefordeling eller ny struktur
Sikre at alle blir hørt og har eierskap til gjennomføring og
fremtidige løsninger
Tilbud om konsulentbistand i organisasjonsanalyse | side 3
AVGRENSING OG PROSJEKTMANDAT
Dette prosjektet dreier seg ikke om en full gjennomgang av hele NSOs organisasjon, men er avgrenset til en
analyse av organisasjonens politiske utvalg og fagkomiteer på nasjonalt plan.
Utredningsarbeidet skal ta sikte på å besvare fem spørsmål (jf. e-post av 30.9.15) som kan grupperes slik:
Behov og kapasitet
•
•
Hva har NSO behov for å gjøre av politisk og faglig arbeid i organisasjonen som ikke kan dekkes
av ressurser i arbeidsutvalget og sekretariatet?
Svarer dagens organisering av faglige og politiske komiteer til NSOs behov for politisk og faglig
arbeid?
Resultatoppnåelse
•
Hva har NSOs politiske og faglige komiteer bidratt til av resultater?
Omstillingsbehov
•
•
Dersom NSO fortsatt skal ha faglige og politiske komiteer, bør komiteene og deres arbeid
organiseres annerledes?
Hva kan være alternativene til å ha politiske og faglige komiteer?
For å kunne belyse disse problemstillingene og besvare spørsmålet, anbefaler vi å gjennomføre
organisasjonsanalysen i fire faser:
2
1
Oppstart av
prosjektet
Datainnsamlingsfase
4
3
Analysefase
Dokumentering
av innsikt
Oppstarten av prosjektet er svært viktig for å komme raskt i gang med hurtig hypotesegenerering og
målrettede analyser. I oppstartsmøtet vil mandatet for oppdraget gjennomgås for felles forståelse av
målbildet og forventninger til sluttproduktet. Vi mener også det er hensiktsmessig å få presentert/overlevert
all dokumentasjon og relevante kilder og intervjuobjekter for innhenting av informasjon.
Vi benytter både primær- og sekundærkilder i analysene. Innsamling av primærdata vil skje gjennom
semistrukturerte intervjuer én til én og/eller i grupper med tillitsvalgte, komitémedlemmer og ansatte.
Intervjuer tenkes gjennomført på flere stadier i analysen for å få tilbakemeldinger på vesentlige
observasjoner og problemstillinger. Studier av sekundærkilder vil omfatte årsberetninger, arbeidsplaner,
prinsipprogrammer, komité- og utvalgsmandater og andre relevante dokumenter og rapporter.
I analysefasen brukes en rekke ulike metoder for å generere innsikt. Vi vil tilpasse metodene til de
spesifikke hypotesene og problemstillingene. Jay Galbraiths modell, som presenteres nærmere under
omtalen av Fase 3, gir et nyttig rammeverk for å analysere organisasjoner.
Tilbud om konsulentbistand i organisasjonsanalyse | side 4
Fase 1
HENSIKT MED FASEN
Enighet om fremdrift og
milepæler i prosjektet
Alle arbeidstrømmene vil starte umiddelbart etter innledende
oppstartsmøte og workshop der vi sammen med NSO definerer
rammene og forventningene til leveransene samlet og fra hver delfase.
Dette gjør at vi kan generere hypoteser på et tidlig stadium i prosjektet.
Av erfaring vet vi at det er viktig med hyppige møter med NSOs
prosjektgruppe for å forankre og teste hypoteser. Vi foreslår derfor
prosjektmøter hver annen uke.
Vi foreslår fire styringsgruppemøter for jevnlig rapportering om status
og fremdrift. Oppstartsmøte er planlagt i slutten av oktober. Vi legger
opp til at endelig sluttleveranse i form av en PPT-rapport leveres innen
utgangen av desember 2015.
Faseinndelingen tar også høyde for muligheten for at sentralstyret i sitt
novembermøte kan ønske en annen utredningsmodell og –prosedyre
som skiller seg vesentlig fra vårt forslag.
2015
okt
Aktivitet
43
44
nov
45
46
47
des
48
49
50
51
52 53
FASE 1
Klarlegge forutsetninger og rammer
Utarbeide oppdatert plan med milepæler
Workshop
FASE 2
Gjennomføre intervjuer og gruppesamtaler
Definere intervjuobjekter
Utarbeide intervjuguide
Analysere mandat og rekrutteringsprosesser
Innhente fakta om referanseorganisasjoner
Dokumentanalyse
FASE 3
Analyse
Utarbeide alternative organisasjonsmodeller
Dokumentasjon av ev. ny organisasjonsmodell
FASE 4
Utkast sluttrapport
Ferdigstille sluttrapport
Endelig sluttrapport
Prosjektstyring
Prosjektmøter
Arbeidsstrømmene gjennomgås og revideres på
oppstartmøte etter avtaleinngåelse.
Tilbud om konsulentbistand i organisasjonsanalyse | side 5
VERKTØY OG METODER
Først må vi forstå hvordan utvalgene og komiteene arbeider, herunder
hvilke muligheter, beskrankninger og rammer som utvalgene og
medlemmene har.
Fase 2
HENSIKT MED FASEN
Informasjonsinnhenting
og nå-analyse
Dette arbeidet vil skje gjennom dokumentanalyse, men særlig gjennom
samtaler med nøkkelpersoner. Vi vil legge opp til at NSO bistår i denne
identifiseringen av intervjuobjekter og om mulig også booker intervjuavtale.
Intervjuobjekter ( maks 15)
Interne målgrupper
Nåv. og tidl. medlemmer av
komiteer/utvalg
NSOs ledelse
Sekretariat
Dokumentgjennomgang
Eksterne målgrupper
Universitets- og høyskolerådet
Pol. ledelse i KD
Ev. stortingsrepr.
NSO-planer, -referater og –
rapporter
Komité-/utvalgsmandat
Sammenliknbare
organisasjoner i og utenfor
Norge (maks 3)
Varde Hartmark bruker i utstrakt grad intervjuer som metode for kvalitativ datainnsamling. Vi vil i oppdraget for
NSO benytte både gruppeintervjuer og individuelle intervjuer med målgruppene som fremgår av figuren
under. Intervjuguider utvikles primært av Varde Hartmark i nær dialog med oppdragsgiver
Individuelle intervjuer vil ha en semistrukturert form der de gjennomføres basert på en metodisk tilnærming
der alle informantene som intervjues innenfor samme målgruppe stilles de samme spørsmålene, slik at
svarene mellom individene blir sammenliknbare. Dette er en form som er godt egnet i sammenhenger der
gruppeintervjuer ikke får intervjuobjektene til å åpne seg, gitt at settingen er anonym og fortrolig. For å
gjennomføre intervjuene på en ressurseffektiv måte, ønsker vi å samle flest mulig av intervjuene over et kort
tidsrom, og gjerne i forbindelse med at intervjuobjektene likevel er i Oslo. Vi vil benytte telefon der det ikke er
mulig å møte intervjuobjektene ansikt-til-ansikt.
Gruppeintervjuer er også semistrukturerte. Metoden er effektfull for å få dialogen til å flyte og få frem poenger
som individet selv ikke kommer på eller selv ikke tør å påpeke alene. Vi erfarer at gruppeintervjuer også er
godt egnet for hypoteseutvikling og -testing.
Varde Hartmarks tilnærming til intervjuer preges først og fremst av respekt for individet og et positivt
menneskesyn. Vi søker å møte mennesker utfra deres ståsted og med utgangspunkt i deres kompetanse og
erfaringer gjennom å være åpne og lytte nøye til svarene vi får. Svarene vil ofte gi grunnlag for
oppfølgingsspørsmål i en semistrukturert setting som kan gi en grundigere forståelse av hva informantenes
oppfatninger er.
Alle som intervjues skal ha tillit til at all informasjon blir behandlet med full konfidensialitet og nødvendig
respekt. Informasjonen som kommer frem skal kun benyttes til dette formålet, og enkeltrespondenters svar
skal ikke kunne spores tilbake. Synspunkter og sitater vil dermed være anonymiserte i sluttrapporten.
Dokumentanalyser: Ofte er informasjonen kun tilgjengelig i dokumentform, vi leser da av dokumentene og
systematiserer den relevante informasjonen. Denne innsamlingen kan omfatte både interne og eksterne kilder,
og vi vil både gjennomgå NSO-dokumenter (planer, referater, årsrapporter) og dessuten ta for oss et utvalg av
andre relevante virksomheter, som medlemseide virksomheter (eks. Coop, Nortura), arbeidslivsorganisasjoner
og studentorganisasjoner i sammenliknbare land.
Gjennomgang av mandat: Kvalitativ analyse av komitémandatene: Mål, prioriteringer, retning og målbarhet.
Er mandatet forstått og i tråd med komitémedlemmenes motivasjon og hva de ble forespeilet?
Hvordan vurderes måloppnåelsen opp mot mandatenes formuleringer?
Tilbud om konsulentbistand i organisasjonsanalyse | side 6
ANALYSE OG ALTERNATIVE LØSNINGSFORSLAG
Fase 3
HENSIKT MED FASEN
Analyse innsamlede data
og utrede alternative
modeller
Arbeidet i denne fasen skal bunne ut i eventuelle forslag endringer i
organisasjonssjonsstrukturen hva angår faglige og politiske utvalg og
komiteer.
Etter at intervjuene og dokumentgjennomgangen i Fase 2 er
gjennomført, vil vi behandle dataene i etterkant og gjennomføre den
kvalitative dataanalysen. Dette arbeidet må ta utgangspunkt i velprøvd
metodikk for å sikre at organisasjonsmodellene er gjennomførbare,
hensiktsmessige og i tråd med rammene som er gitt.
Varde Hartmark har lang erfaring fra å arbeide med utvikling av nye
organisasjonsmodeller i offentlige og private virksomheter.
Ved store organisasjonsutviklingsprosjekter legger vi vekt på:
•
•
•
At organisasjonsutviklingen baseres på en god forståelse av
virksomheten, de strategiske målene og satsningsområdene.
Hvilke utfordringer står virksomheten overfor?
Vi sørger for at det foreligger en grunnleggende forståelse og
aksept i hele virksomheten for behovet for organisasjonsutvikling.
Hva er triggerne for endring?
Vi bidrar med kompetanse innen prosjektledelse/endringsledelse –
både i utviklingsfasen og i implementeringsfasen. Vi tilfører så vel
metodisk som ledelsesmessig kompetanse til de ledere som skal
ta del i endringsprosessen.
Vårt rammeverk for organisasjonsutvikling er hentet fra internasjonal
teori, og er tilpasset vår skandinaviske ledelses- og
organisasjonsfilosofi. Varde Hartmark har videreutviklet
”stjernemodellen,” utviklet av Jay Galbraith*, som rammeverk for å
arbeide med organisasjonsutvikling i Norge, slik at den tar opp i seg
både forskningsteori, vår erfaring som organisasjonskonsulenter og
oppdragsgivers egen kompetanse.
Strategi
Kompetanse
Struktur
JAY GALBRAITHS
STJERNEMODELL,
VIDEREUTVIKLET AV VARDE
HARTMARK:
Kultur
motivasjon
Styring
Prosesser
systemer
*Jay Galbraith - Center for effective
Organisation ved University of Southern
California.
Metodikken vi benytter vil i dette oppdraget ta utgangspunkt i NSOs
strategiske planer for deretter å arbeide med strukturelle virkemidler
(organisasjon, styring og prosesser) og dessuten virkemidler særlig
rettet mot medlemmene av komiteene og utvalget (eks. kompetanse,
kultur, motivasjon og holdninger). Denne tankegangen tar vi med oss
når vi skal utvikle -analyse og utarbeide eventuelle alternative
organisasjonsmodeller.
Tilbud om konsulentbistand i organisasjonsanalyse | side 7
Fase 4
HENSIKT MED FASEN
Dokumentere og
anbefale ev.
organisasjonsendringer
LEVERANSE:
Hovedrapporten
presenteres i form av en
PPT-presentasjon som
inneholder
dokumentasjonen som
ligger til grunn for
analysen, konklusjoner
og eventuelle
endringsalternativer som
skal kunne fremmes for
sentralstyre og
landsmøte
FAKTABASERT ANALYSE SOM DANNER GRUNNLAG FOR Å FATTE
NØDVENDIGE VEDTAK I ORGANISASJONEN
En vellykket implementeringsplan som jo må være en umiddelbar
konsekvens av organisasjonsanalysen fordrer at tillitsvalgte, ansatte og
medlemmer i NSO har vært orientert om analyse og utviklingsarbeidet fra
prosjektstart. Dette vil redusere sjansen for å trå feil i valg av
organisasjonsmodell og minimerer risikoen for feiloppfatninger i forkant av
landsmøtet som skal fatte endelige vedtak. For å sikre vellykket
gjennomføring bør omstillingen styres på en strukturert måte med godt
planverk, klart definerte roller, ansvar og styringsparametere og god
kommunikasjon.
Vi balanserer vurderingen av tiltak og virkemidler innen strukturelle
områder og medarbeiderfokuserte områder. Vi legger stor vekt på å
istandsette prosjektgruppen til å kunne ivareta kommunikasjonsbehovet i
hele endringsprosessen for å sikre eierskap og tilsvarende vil vi trekke på
deres kompetanse og erfaring.
Dette fordrer at arbeidet i foregående tre fasene har vært gjennomført med
den brede involveringen og forankringen som et slikt stort prosjekt fordrer.
Sluttrapporten som bunner ut fra Fase 4 skal besvare de fem spørsmålene
som definerer oppdragsmandatet, jf. e-post av 30.9.2015.
Tilbud om konsulentbistand i organisasjonsanalyse | side 8
PRIS
Varde Hartmark tilbyr følgende priser (eks mva):
Fase
Total pris i kr. per
fase eks mva.
(inkl. alle
kostnader)
Fase 1: Oppstart - informasjon om prosjektet og felles
planlegging
35 000
Fase 2: Informasjonsinnhenting og analyse
85 000
Fase 3: Analyse og utredning av alternativ modell
46 000
Fase 4: Sluttrapport og forslag til ev. endringer
39 000
Totalsum – fastpris (sum Fase 1 – 4):
205 000
Fakturering gjennomføres i etterkant av at hver fase gjennomføres. Faseinndelingen tar høyde for at NSO kan
avbryte samarbeidet etter Fase 1 pga. manglende finansiering. Påbegynt arbeid utover Fase 1 faktureres i så
fall etter medgått tid.
Eventuelle tilleggstjenester eller utvidelse av oppdrag avtales nærmere.
Tilbud om konsulentbistand i organisasjonsanalyse | side 9
Varde Hartmarks team
Med røtter helt tilbake til 1928 er Varde Hartmark Norges eldste og lengstlevende konsulentmiljø. Samlet utgjør
Vardegruppen det største norskeide miljøet innen management consulting.
VÅR VISJON OG VÅRE VERDIER
Varde Hartmark har over tid bygget opp bred kompetanse og velprøvde konsepter og metoder som forener
strategi, kultur- og lederutvikling. Våre kunder mener at Varde Hartmark leverer løsninger tilpasset de faktiske
utfordringene på en måte som sikrer varig kompetanseoverføring, gjennomført innenfor avtalte rammer.
Forretningsidé
Med realiseringsstøtte innen markeds-, organisasjons- og virksomhetsutvikling, bistår Varde Hartmark
oppdragsgivere i å omsette ambisjoner og strategier til målbare resultater.
Verdier
Gjennomføringskraft og resultatansvar: «Vi får planer til å fly!»
Gjennomføringskraft
Vi stopper ikke opp eller fraskriver oss ansvar selv
om våre oppdragsgivere ikke gir oss de
forutsetningene vi mener bør være på plass. Vi
bruker ikke en dag på noe som kan gjøres på en
time. Vi utsetter ikke til i morgen oppgaver som kan
løses umiddelbart.
Resultatansvar
Vi tar resultatansvaret og løser utfordringene. Om
de ikke lar seg løse 100 prosent, løser vi dem 85
prosent. Vi anstrenger oss for å gjøre ting som er
verdiskapende, og unngår oppgaver som kun er
sysselsetting.
KUNDETILFREDSHET
Konsulentguiden 2013 viser at Varde Hartmarks kunder jevnt over gir oss en høyere tilfredshets-score enn
snittet hos sammenlignbare selskaper. I konsulentguidens undersøkelse av tidligere kunder scoret Varde
Hartmark i 2013 nest best, med totalt 83,33 på en indeks fra 0 til 100.
KOMPETANSE OG LEVERANSE
Diagrammene viser kundevurdering av Varde Hartmarks kompetanse og leveranse. Tallene er hentet fra
Konsulentguiden 2013.
100
80
60
40
Varde Hartmark
20
Snitt
0
Konsulentens faglige
kompetanse
Evne til å løse
Forståelse for kundens Tjenestens bidrag til å
oppdraget innenfor gitte
utfordringer
løse selskapets
rammer
utfordringer
100
80
60
Varde Hartmark
40
Snitt
20
0
Evne til å ta hensyn til
virksomhetens
overordnede
mål/strategi
Leveransen medførte
kostnadsbesparelser
Evne til å justere
Oppstart og definering
leveransen i henhold til
av prosjektet
innspill fra
oppdragsgiver
Kilde: Konsulentguiden Management Undersøkelse 2013
Tilbud om konsulentbistand i organisasjonsanalyse | side 11
Vi tilbyr et komplementært kjerneteam som vil sikre god
prosjektgjennomføring. Ved behov vil vi også dra veksler
på støtteressurser i form av ytterligere
ekspertkompetanse innen analyse og
organisasjonsutvikling.
TEAM
Den korte tidsrammen for prosjektet gjør det nødvendig å
sette et team av konsulenter på jobben. Dette er
ressurseffektivt, men ikke minst gjør det at ved at vi kan
utveksle erfaringer og teste hypoteser på hverandre før vi
presenterer dem i workshops og prosjektmøter.
Ansvarlig partner
Geir Olav har lang erfaring fra ledelse av medlemseide virksomheter og
omstilling i slike. Han er utpreget analytisk, og evner å strukturere
problemstillinger og prosesser på en svært god måte. Han jobber med
stor gjennomføringskraft, og legger vekt på realiserbarhet og involvering
som suksesskriterier i alle organisasjonsprosesser.
Seniorkonsulent
Karen er en erfaren og allsidig rådgiver med særlig kompetanse fra
politikk og agendaorganisasjoner med berøringsflate mot offentlig
sektor og som har store kommunikasjonsutfordringer.
3
3
2
3
2
3
3
3
2
3
2
1
Prosjekt- og
prosessledelse
Medlemsstyrte
organisasjoner
KJERNETEAM
Geir Olav
Opheim
Rolle og nøkkelkompetanse
Organisasjonsanalyse
TILBUDTE
KONSULENTER
Endringskommunikasjon
og virksomhetskultur
RELEVANT ERFARING
Karen
Skjånes
Kjartan T.
Laupstad
Fagkonsulent
Kjartan er en analytiker som har øye for detaljer, men også evnen til å
tilnærme seg problemstillinger helhetlig og med fokus på
langtidseffekter.
Relevant erfaring innenfor de forskjellige oppgitte områdene er vist på følgende måte:
Ekspert = 3
God kompetanse = 2
Noe kompetanse = 1
Tilbud om konsulentbistand i organisasjonsanalyse | side 12
GEIR OLAV OPHEIM
Partner
+47 918 15 506
[email protected]
PROFIL
Fagkompetanse:
Ledelse, forbedringer,
endring og restruktureringer,
strategiske vurderinger og
prosesser,
organisasjonsutvikling,
toppledelse og støtte til
toppledelse.
Geir Olav Opheim har lang og bred erfaring som toppleder i flere
selskaper og fra større strategi- og omstillingsprosjekter. Han har
tidligere vært konsernsjef, adm direktør og divisjonsdirektør i store og
små bedrifter, bl.a. Nortura, Coop, Røra Fabrikker, AKA
(Norgesgruppen). De siste fire årene har han arbeidet som konsulent
og er i dag partner i VardeHartmark AS. Han har tidligere vært i
BearingPoint og har før det arbeidet tett med for eksempel First House
og Boston Consulting Group.
Fasilitering
Prosjektledelse, prossesstøtte,
management for hiree,
lederstøtte,
Geir Olav har en Master of Science i landbruksøkonomi fra UMB, og
Master of Management programmer i markedskommunikasjon,
markedsføring og strategi og fra Handelshøyskolen BI.
Bransjespesialisering
Bred erfaring fra små og store
virksomheter, kompetansebedrifter og
oppstartselskaper.
Bransjeerfaring fra
varehandel, forbrukerrettede
varer og tjenester og
eiendom. Erfaring fra
virksomheter med
berøringsflate til og oppgaver
for offentlig sektor.
I løpet av studietiden var han en aktiv deltaker i studentdemokratiet, og
ledet bla. Norsk Studentunions lokallag på Ås. Han fikk med det
innblikk i organisasjonens virke på lokalt og sentralt plan, og har god
innsikt i utfordringer som medlemsstyrte organisasjoner og
virksomheter har.
Tilbud om konsulentbistand i organisasjonsanalyse | side 13
GEIR OLAV OPHEIM
UTDANNING
Handelshøyskolen BI
1992-1995 Master of Management programmer i
Markedskommunikasjon og Markedsføring/Strategi
1989 Spesialkurs i Investering og Finansiering
Geir Olav er økonom
med fordypning i
markedsføringsstrategi,
markedsanalyser og
organisasjonsutvikling
Geir Olav har spesielt
arbeidet med forbedring
av organisasjoner,
prosesser, og i utvikling
og gjennomføring av
endringer
Universitetet for Miljø- og biovitenskap
1985-1989 Master of Science/Sivilagronomstudiet i
landbruksøkonomi
Befalsskolen for Hærens Samband 1984-1985
RELEVANT KONSULENTERFARING
BearingPoint
Bistand i utvikling av BearingPoint sitt nye rammeverk for strategi.
Metode for hvordan konsulentselskapet skal bistå organisasjoner til
å komme fra mål til resultat.
Stor nordisk retailer innen kapitalvarer
Sparringspartner og rådgiver for toppleder i ulike strategiske
spørsmål.
Store nordiske dagligvareaktører
*Utarbeidet forslag på løsninger for tre ulike strategiske
problemstillinger. Arbeidet med toppsjef og konsernledelse.
*Endring av organisering og prosesser.
Flere internasjonale PE selskap/investeringsfond
Utarbeidet analyser, strategier og gjennomføringsplaner for hvordan
ulike bransjer og selskaper kan restruktureres og forbedres i
forbindelse med vurdering av oppkjøp.
Internasjonal retail-aktør
Utvikling av strategi og forretningsplan i forbindelse med etablering
av kjedekonsept i Norden. Inkludert tilpasning til lokale markeder
og etablering av organisasjon og ledelse.
Tilbud om konsulentbistand i organisasjonsanalyse | side 14
GEIR OLAV OPHEIM
UTDANNING
ARBEIDSERFARING
2015 - DD VardeHartmark AS, Partner.
2012 – 2015 BearingPoint AS, Senior Advisor
Oppdrag innen forbedring, evaluering, omstilling, ledelse,
markedsutvikling og strategivurderinger.
Geir Olav har bakgrunn
som toppleder fra både
små bedrifter, og fra
noen av de større
bedriftene i Norge og
Norden
Geir Olav kan vise til
gjennomføring av store
strategiske endringer i
mange av de selskaper
han har hatt ansvar for.
2011 - DD
Selvstendig konsulent og investor. Eier og deleier i ulike
oppstartselskaper.
2007 - 2011 Nortura SA, Konsernsjef
Sto for en omfattende forbedrings- og omstillingsprosess i konsernet.
Gjennomførte store strategiske endringer og skapte betydelige
resultatforbedringer.
1998 - 2007 Coop,
Adm direktør Coop Øst
Adm direktør Coop NKL
Viseadm direktør Coop NKL
Divisjonsdirektør dagligvare Coop NKL
Divisjonsdirektør industri og innkjøp Coop NKL
Ansvarlig for en rekke store strategiske og operasjonelle endringer og
forbedringer. Var bla prosjektansvarlig og initiativtaker til de første
nordiske innkjøpsfremstøtene i Coop, som så førte til at Coop Norden
samlet sin innkjøpsvirksomhet. Var også ansvarlig for endringen fra
Forbrukersamvirket til Coop i Norge. Gjennomførte storstilt omstilling i
Coop Øst, og innførte beste praksis butikkdrift i Coop. Modellen ble
rullet ut som mal i hele Coop Norden.
1995 - 1998 Røra Fabrikker AS, Adm direktør
Utarbeidet og gjennomførte full strategisk plan for selskapet, og endret
bedriften fra å være nedleggingstruet, til å bli en solid og lønnsom
bedrift for eierne.
1994 – 1995 Aka AS (Norgesgruppen), Markedssjef
1989 – 1994 Gilde Hedmark og Oppland Slakterier AL,
Produktsjef
Daglig leder Agro-Industriell Utvikling AS
Trainee
1989 Landbruksdepartementet, Konsulent
STYREVERV
Har hatt en rekke styreverv i Norge og Norden. Både som styreleder og
styremedlem. Bla. Apokjeden AS, Coop Norden, Coop NKL, Nordby
kjøpsentrum AB, Grensemat AB, Fjordland AS, Maxi Mat AS, Coop Øst
Eiendom AS, NAF International Amba, Programstyret for norsk
næringsmiddelforskning med flere. Har vært lokalleder i Norsk
Studentunion og medlem av Kollegiet ved Universitetet på Ås.
Tilbud om konsulentbistand i organisasjonsanalyse | side 15
KAREN SKJÅNES
Seniorkonsulent
[email protected]
+47 901 49 975
Fagkompetanse
Organisasjonsanalyse
Strategiutvikling og –
implementering
Kommunikasjon
Motivasjon og inspirasjon
Samfunns- og
myndighetskontakt
PROFIL
Fasilitering
Fasilitator gruppe- og
teamprosesser
Agendaskapende kampanjer
og aksjoner
Foredrags- og kursholder
Bransjespesialisering
Frivillige organisasjoner
Næringslivsorganisasjoner
Offentlig sektor
Statlige og kommunale
virksomheter
Karen Skjånes er en erfaren og allsidig rådgiver med særlig
kompetanse fra politikk og frivillige organisasjoner med berøringsflate
mot offentlig sektor og store kommunikasjonsutfordringer.
Karen trives godt i prosjekter som krever analyse- og
strategikompetanse, men særlig når de kombineres med krav til
gjennomføringsevne og interesse for å leve med prosjektet fra start til
mål.
Karen har mange års erfaring med å analysere, planlegge og
gjennomføre kampanjer og prosjekter i organisasjoner, der et vesentlig
element er å motivere til frivillig innsats og oppnå resultater gjennom å
både bredde og spisse organisasjonsstrukturen.
Gjennom sin lange erfaring fra politikk og påvirkningsarbeid kjenner
hun offentlig sektor svært godt, og da særlig politiske og administrative
beslutningsprosesser og ansvarsområder både i stat, fylkeskommuner
og kommuner.
Hun har et svært godt nettverk i alle politiske partier.
Tilbud om konsulentbistand i organisasjonsanalyse | side 16
KAREN SKJÅNES
UTDANNINGARBEIDSERFARING (Utdrag)
RELEVANT
Fylkessekretær, Akershus Høyre 2006 - 2014
Politikk- og strategiutvikling i Høyres største fylkesorganisasjon. Ansvar
for økonomistyring, nettverks- og organisasjonsbygging og kampanjeog kommunikasjonsarbeid, i tillegg medierådgivning og –trening for
Høyres stortingsrepresentanter og ordførere.
Karen Skjånes er en
erfaren
kommunikasjonsrådgiver med
inngående kjennskap
til frivillige
organisasjoner,
offentlig sektor og
holdningsskapende
arbeid.
Informasjonssjef, Høyres hovedorganisasjon 2002 –2006
Ledet HHs avdeling for informasjon og politikk mens Høyre satt i
Bondevik 2-regjeringen. I avdelingens ansvarsområde inngikk internog eksterninformasjon, strategiarbeid, analyse, politisk utredning,
rådgivning og tale- og debattrening av partiledelse og statsråder.
Informasjonssekretær, Europeisk Ungdom 1994 - 1995
Europeisk Ungdom var den eneste tverrpolitiske ungdomsorganisasjon
på ja-siden i EU-valgkampen i 1994. Karen hadde i EU-kampen bl.a.
ansvar for materiellutforming og kampanjeplanlegging, særlig overfor
elever i den videregående skolen.
Informasjonssekretær, Unge Høyres Landsforbund 1991 - 1992
UHL hadde på dette tidspunktet 4 heltidsansatte. Som
informasjonssekretær i et valgkampår hadde Karen ansvar for
interninformasjon, kursvirksomhet, organisasjonsutvikling og
kampanjegjennomføring
Leder i Norges Gymnasiastsamband 1990 - 1991
NGS var på denne tiden Norges største og ledende elevorganisasjon,
og organisasjonen hadde i Karens lederperiode over 100 000
medlemmer. Ved siden av det skolepolitiske arbeidet var hun øverste
leder for Operasjon Dagsverk og deltok aktivt i kampanjeplanleggingen
og -gjennomføringen. Hun hadde også ansvar for nettverks- og
alliansebygging med andre student- og elevorganisasjoner
RELEVANT KONSULENTERFARING (Utdrag)
LEDERNE
Lederne er en uavhengig arbeidstakerorganisasjon for ledere i
offentlig og privat sektor. Karen bisto organisasjonen i å utarbeide
en organisasjonsanalyse med tanke på å øke rekruttering av
medlemmer og tillitsvalgte. Hun bisto også med å fasilitere
utarbeidelse av en fagligpolitisk plattform der formålet var å
engasjere lokale ledd av organisasjonen.
NSOF
Norsk Sjøoffiserforbund fikk bistand til en organisasjonsanalyse som
hadde til hensikt bistå til både økt medlemsantall, men også fokus
og retning i det strategiske arbeidet til organisasjonen.
MULTICONSULT
Multiconsult er et rådgivende ingeniørfirma som skiller seg fra andre
i at en stor del av selskapet er eid av de ansatte. Karen bistår
Multiconsult med sin kompetanse på internkommunikasjon i
virksomheter med mange lokale kontorsteder.
Tilbud om konsulentbistand i organisasjonsanalyse | side 17
KJARTAN TOLLEFSEN
LAUPSTAD
Fagkompetanse
Finans og analyse
Bransjespesialisering
Ingen
Fagkonsulent
+47 93 64 24 89
[email protected]
PROFIL
Kjartan har jobbet i Varde Hartmark siden 1. november 2014. I løpet av
sin relativt korte fartstid i selskapet har han vært involvert i et bredt
spekter av analyseoppdrag, både i organisasjonsutviklings- og
strategiprosesser. På oppdrag fra organisasjoner i offentlig og privat
sektor har Kjartan foretatt prosedyre- og prosessanalyser,
markedsanalyser, finansielle analyser og innkjøpsanalyser. I tillegg til
generell analysekompetanse, er Kjartan særlig dyktig til å utarbeide av
lett anvendelige modeller, og på å fremstille data på en måte som enkel
er kommuniserbar og tydelig.
Utdannet siviløkonom med fordypning i finans fra Handelshøyskolen BI
i Oslo, med en supplerende mastergrad i strategi fra EDHEC Business
School i Lille i Frankrike.
Ved kombinasjonen av sine to mastergrader har Kjartan tilegnet seg
tekniske og analytiske ferdigheter med øye for detaljer, men også
evnen til å tilnærme seg problemstillinger helhetlig og med fokus på
langtidseffekter.
Kjartan har lang organisasjonserfaring som flere års tillitsvalgt i
Operasjon Dagsverk, blant annet et år fulltid i Hovedkomiteen, og som
Hovedtillitsmann i Siviltjenesten.
Tilbud om konsulentbistand i organisasjonsanalyse | side 18
KJARTAN TOLLEFSEN
LAUPSTAD
Kjartan kombinerer
«hard-» og «softside» med
spennvidde fra
musikk til finansiell
analyse
UTDANNING
2013-2014
EDHEC Business
School, Frankrike
MSc in Strategy and Organization
Consultancy
GPA: A (16,7/20)
Uteksaminer som 1st in Class
2012-2014
Handelshøyskolen BI
MSc in Business, major in finance
GPA: A (4,5/5)
2009-2012
Handelshøyskolen BI
Bachelor i økonomi og administrasjon med
spesialisering i økonomistyring og
investeringsanalyse
RELEVANT KONSULENTERFARING
NITO
Medlemsstrategi
Prosjekt for å definere en medlemsstrategi og sikre fortsatt vekst for
NITO. Kjartan hadde i dette prosjektet ansvaret for innsamling,
kvalitetssikring og analyse av marked- og kundedata. Analysene har
synliggjort og definert vekstpotensialet og fremdriftsstrategien til NITO.
Kjartan ble i løpet av prosjektet ved en rekke anledninger benyttet for å
presentere analysene i forbindelse med intern forankring av den
kommende endringsprosessen. NITO har i ettertid vedtatt
medlemsstrategien og jobber nå med implementering.
NITO
Strategistrukturering
Prosjektet hadde som formål å konsolidere alle NITOs
styringsdokumenter i et overordnet strategidokument. Ved grundig
gjennomgang og vurdering av ulike styringsdokumenter ble det
utarbeidet et nytt strategihierarki som legger føringer for innhold i
fremtidige styringsdokumenter. Kjartans rolle i prosjektet var som
prosjektleder og analytiker.
BARNE- UNGDOMS- OG FAMILIEDIREKTORATET
Databaseutvikling
Prosjektet handlet om å sammenstille og strukturere data fra
familievernkontorene og utarbeide analyser av måloppnåelsen av
familievernets KPI’er. Kjartan utarbeidet i dette prosjektet en
lettanvendelig og pedagogisk modell som Bufdir kunne benytte i sitt
videre arbeid med analyser internt i organisasjonen
ELEKTROFORENINGEN
Markedsanalyse
Prosjektet hadde som formål å øke EFOs innsikt i markedet de
representerer som interesseorganisasjon. Gjennom analyser av
offisielle data, herunder regnskapstall, offentlig tilgjengelige statistikker
og bransjerapporter, og ved gjennomføring av intervjuer med personer
fra bransjen, utarbeidet Varde Hartmark et markedsstørrelsesestimat
og en verdikjedeanalyse for kunden. Kjartans rolle i prosjektet var som
prosjektleder og analytiker.
Tilbud om konsulentbistand i organisasjonsanalyse | side 19
KJARTAN TOLLEFSEN
LAUPSTAD
Kjartan jobber for å
utvikle modeller som
istandsetter
oppdragsgiver til selv
å foreta videre
analyser
UTDANNING
ENERGIGJENVINNINGSETATEN
Revisjon av innkjøp
Analyserte historiske innkjøp i EGE med tanke på prosessforbedringer.
Systematiserte innsikt og evaluerte etterfølgelsen av innkjøpsprosesser
og -rutiner, Mye av utfordringen i dette prosjektet er knyttet til
databehandling, ettersom bestillingssystemet og betalingssystemet ikke
«snakker» sammen. Oppdraget avdekket store mangler i
innkjøpsprosessen, og EGE besluttet å endre sitt IT-system som følge
av innsiktene fra prosjektet. Kjartan utformet avslutningsvis en modell
ledelsen kunne benytte i én til én-samtaler med sine ansatte, hvor
individuell KPI-oppnåelse for hver enkelt ansatt tydelig ble synliggjort.
MULTICONSULT
Verdivurderingsmodell
Utarbeidet en verdivurderingsmodell som tilrettelegger for finansielle
analyser internt i Multiconsult. Modellen ble utformet for at ansatte i
Multiconsult, selv uten finansiell bakgrunn, skal kunne gjennomføre
verdivurderinger av selskaper og presentere disse på tydelig og
forståelig måte. Modellen er ment å benyttes i selskapets M&A-aktivitet.
BARNE- UNGDOMS- OG FAMILIEDIREKTORATET
Markedsanalyse og konsekvensutredning av nytt EU-direktiv
Markedsanalyse av fremtidige konkurransevilkår for private aktører
RELEVANT
innenfor omsorgtjenester i barnevernet. Bakgrunnen for analysen var et
KONSULENTERFARING
nytt EU-direktiv som pålegger kommersielle og ideelle aktører å
konkurrere på like vilkår. Kjartan bidro med markeds- og
selskapsanalyser til sluttrapporten.
ARBEIDSERFARING
2014-DD
Varde Hartmark AS
Konsulent
2007-2013
Spoon Train AS
Grunnlegger
2007-2014
Oslo kommune (deltidsstilling)
Miljøassistent
Tilbud om konsulentbistand i organisasjonsanalyse | side 20