Bilag 2 Arbejdsopgaveoversigt
Mødelokaleapp – Kravspecifikation Bilag 2 Arbejdsopgaver i forbindelse med mødeafviklingen i Folketinget Dette er en oversigt over de forskellige nuværende arbejdsopgaver der knytter sig til de forskellige mødetyper i Folketinget (se også use cases i bilag 3, som beskriver nogle fremtidige arbejdsgange, hvori appen indgår). Aktører og Mødetyper Betjente, opgaver Husbetjente, opgaver Udvalgsassistenter, opgaver 1.Udvalgsmøde Almindelig mødepasning på gangene. Betjent starter teknik udstyr (hvis det er bestilt) og det samme vedr. TV (se beskrivelse under åbent samråd). Rengøring Afrydning – i få tilfælde, ellers er det betjentene der står for dette/rest. Rengøring Afrydning – som ovenfor Booking af møde, bestille tv-boks Registrer tilmeldinger, bestille (uden eksterne deltagere) 2.Åbent samråd (altid med eksterne 1 Afrydning efter møde (på EUU møder hver fredag er der også mad). Betjent er TV mødepasser og er til stede under hele mødet. Forbereder TV-optagelsen, f.eks.: Meyers kantine, opgaver Booking af møde, evt. bestille teknik Bestille forplejning (EUU og UPN bestiller forplejning til alle møder, da vi ikke bruger køleskabene) Levering samt afrydning af glas, sodavand og kildevand til udvalgslokaler. Levering og afhentning af evt. forplejning Arrangements-team (og evt. andre interessenter teknik, TV mv.) MF’er/ sekretær, der opretter eller er ansvarlig for mødet Forslag: Hvem skal indtaste ’faktisk mødesluttidspunkt’? Evt. hjælp til teknik. Laver opgaver i Tingservice til teknikteamet (bl.a. test af mikrofoner) Udvalgsassistenten der deltager i mødet? Niels Rasmussen tjekker Ingen opgaver? alle mikrofoner med chipkort senest 1½ time før mødet starter (før kl. 9:00 er det HH Studios). Udvalgsassistent der deltager i mødet? To gange om ugen uafhængig af udvalgsmøder Mødelokaleapp – Kravspecifikation Tænder lys Isætter kort til mikrofonerne. Melder TV klargjort i appen Løbende kommunikation med Studios Indsamler kort efter mødeslut Markerer mødeslut deltagere) 3.Deputation (altid med eksterne deltagere) 4.Gruppemøde (uden eksterne deltagere) 2 forplejning, (EUU og UPN bestiller forplejning til alle udvalgsmøder, da vi ikke bruger køleskabene) Modtagelse af deputation. Printe +kopiering af deputations lister + omdeling i lokale Evt. teknik (start/sluk) Rengøring Afrydning – som ovenfor Printe mødelister + dagsordener omdeles på alle pladser Rengøring om morgenen Afrydning efter gruppemøder Booking af møde, evt. bestille teknik, bestille tvboks, bestille forplejning (EUU og UPN bestiller forplejning til alle udvalgsmøde, da vi ikke bruger køleskabene) Levering Evt. hjælp til teknik. Laver opgaver i Tingservice til teknikteamet Niels R: Opstilling af udstyr og ændring i opstilling, ofte dagen før, foregår ikke via Concergie i dag, men det kunne det godt (derved kunne man se det i appen og Niels kunne også melde klar når det var gjort) Evt. hjælp til teknik ? Udvalgsassistent der deltager i mødet? Evt. hjælp til teknik (Niels R tilkaldes), de bestiller IKKE teknik via Concergie, men det burde de (så vil det også Burde bestille teknik og forplejning via En MF’er der deltager på gruppemødet, og får denne Mødelokaleapp – Kravspecifikation (om formiddagen) – vores soigneringsrunde Afrydning efter mødet, også mad her (kaffe, vand, brød, ost, kage osv.) 5.Høring (med eksterne deltagere) 6.Konference (med eksterne deltagere) 3 En TV-mødepasser/ betjent er i lokalet En mødepasser er foran lokalet Modtager deltagere mv. Niels tjekker mikrofoner og AV udstyr før mødet En betjent/mødepasser er foran lokalet I forbindelse m. møder i Landstingssal en har vi fokus på området i forbindelse med vores soigneringsrunde Som ovenfor kunne ses i appen) Booking af lokale, evt. i samarbejde m. Arrangementteamet, Bestilling af tv og evt. tolkeboks registrering af tilmeldinger Tjek af evt. præsentationer i lokalet Bestilling af forplejning samt melde VIP gæster i porten, udlevere adgangskort til tilhørere, Evt. lave bordryttere Som ovenfor – se Høring Levering Meyer ønsker opstilling af skraldespande ud for Landstingssalen og Pro D ved afvikling af større møder Planlægning af mødeopstilling (borde/stole) Afholder møde med UDV. Før høring, hvor dette aftales. Oprette høring i Conference Manager (tilmeldingssystem) Lave opgave i Tingservice til Teknikteamet (test af mikrofoner) Evt. hjælp til opstart af teknik. Er fysisk tilstede ved opstart af mødet. Booking i Concierge. Oprette ansøgningsskema i Elektra. Sende skema til MF for endelig godkendelse af Concergie, hvis der er brug for dette (men det gør de ikke altid) Ingen opgaver? funktion tildelt? Bestilling af forplejning og teknik i Concergie, hvis MF’er er møde- Mødearrangør (eller mødeansvarlig) Udvalgsassistent der deltager i mødet? Mødelokaleapp – Kravspecifikation Afrydning og oprydning (papir/mad/flasker) Afrydning i Læseværelset, Landstingssalen, Fællessalen og tolkebokse samt møder ud for Pro D. Niels R: Opstilling af udstyr og ændring i opstilling (se under åbent samråd) 7.Andet møde (+/- ft) (med eller uden eksterne deltagere) Start teknik (ved bestilling) Afrydning efter mødet (papir/vand/flasker) 4 Bliver rengjort dagligt – behov for orientering i weekenden, da der er minimalt mandskab. Fokus på repræsentativ e områder samt de lokaler der konference. Godkende konference (politisk relevans m.m.) Indhente program/ deltagerlister) Aftale mødeopstilling (borde/stole) Aftale brug af teknisk udstyr) Evt. fremvise salen for ekstern arrangør. Lægge deltagerlister i Concierge for udprint af navnelabels. Hjælp med opstart af konference, støtte til mødepasser. Afholde mødepasserkurser Evt. booke i Concierge. Hjælp til opstart. Akuthjælp/teknik (v. Niels R), da der ofte IKKE bliver bestilt teknik via Concergie, men det burde der! ansvarlig Mødelokaleapp – Kravspecifikation 8.’Noter fra mødelisten’ (som f.eks.: i dag er der demonstratio n på Slotspladsen, besøg af den græske finansministe r eller lignende ) 9.FT møde i salen (uden eksterne deltagere) 10.Andet møde i salen (private sessions, 5 Ved møde: Betjent åbner lokale og afrydning efter mødet Er ofte ikke et møde, men blot en orientering om, at der sker noget pågældende dag (i eller omkring selve Folketinget) Print mødeliste Omdele dagsorden Lys og sætte blomster i vase Flytter pladser og trykker på skærme i salen I øvrigt: ’service’ på kaffemaskinen: mælk, bønner, opfyldning af krus Lys – låser døre op NB: betjentene vil generelt gerne orienteres, når der skal benyttes/er booket Rengøring Ved f.eks. afslutningsde bat mm. er der ekstra mandskab på til omkring midnat Ifm. håndværkerbesøg er der ofte behov for ingen ingen ingen ingen Folketingtidende (den person der i forvejen tidsstemple r under møderne) De skal bestille mødet i Concergie Mødeansvarlig eller mødearrangør Mødelokaleapp – Kravspecifikation håndværkere mv.) 11. Statsrevisormøde (uden eksterne deltagere) Holdes altid i deres eget mødelokale Mødeoplysni ng indføres i Sitecore Diverse bemærkninger 6 kommer fotografer mv. til Folketingssal + loge (det ville de blive automatisk via appen, hvis møderne blev oprettet/ indskrevet i Concierge!) ekstra rengøring. Der er mange, der IKKE booker teknik i Concergie, og så kan betjentene ikke se at teknik skal startes. Niels R. bliver så tilkaldt lige før mødestart ved problemer. Hvis det bliver gjort i Concierge, så vil det også fremgå af appen, at der er teknik på mødet, og betjent vil starte teknik inden. fremover, ellers kan det ikke ses i appen Rengøring Tolkebokse: Behov for ekstra rengøring hvis der anvendes tolkebokse, ønsker derfor angivet i appen (skal bestilles via Concergie). Bestilling af forplejning til tolke (ved møder i Landstingssal) Krav fra Meyer: Ændringer af lokaler samt tidspunkter for møder skal varsles direkte til Meyer /Snapstinget Der er jo mange der IKKE bestiller forplejning via Concergie og så fremgår det heller ikke af appen. Ved Pressekonferencer i Pro. D: Hjælper med booking og mødeopstilling. Vedr. Tolkeboksene: Aftaler med TV medarbejder opsætning af sprog i tolkebokse. Anviser tolke på plads. Klargøring af headset/modtagere til deltagere. Mødearrangør (der er nok Ikke behov for angivelse af sluttidspunkt) Mødelokaleapp – Kravspecifikation 7
© Copyright 2024