Mødelokaleapp – Kravspecifikation
Bilag 2 Arbejdsopgaver i forbindelse med mødeafviklingen i Folketinget
Dette er en oversigt over de forskellige nuværende arbejdsopgaver der knytter sig til de forskellige mødetyper i Folketinget (se også use
cases i bilag 3, som beskriver nogle fremtidige arbejdsgange, hvori appen indgår).
Aktører og
Mødetyper
Betjente, opgaver
Husbetjente,
opgaver
Udvalgsassistenter,
opgaver
1.Udvalgsmøde

Almindelig
mødepasning på
gangene.




Betjent starter teknik
udstyr (hvis det er
bestilt) og det
samme vedr. TV (se
beskrivelse under
åbent samråd).
Rengøring
Afrydning – i
få tilfælde,
ellers er det
betjentene
der står for
dette/rest.
Rengøring
Afrydning –
som ovenfor
Booking af møde,
bestille tv-boks
Registrer
tilmeldinger,
bestille
(uden
eksterne
deltagere)


2.Åbent
samråd
(altid med
eksterne
1
Afrydning efter møde
(på EUU møder hver
fredag er der også
mad).
Betjent er TV
mødepasser og er til 
stede under hele
mødet. Forbereder
TV-optagelsen, f.eks.:

Meyers kantine,
opgaver
Booking af

møde, evt.
bestille teknik
Bestille
forplejning
(EUU og UPN
bestiller
forplejning til
alle møder, da
vi ikke bruger
køleskabene)
Levering samt
afrydning af
glas, sodavand
og kildevand til
udvalgslokaler.

Levering og
afhentning af
evt. forplejning
Arrangements-team (og
evt. andre interessenter
teknik, TV mv.)
MF’er/
sekretær,
der opretter
eller er
ansvarlig
for mødet
Forslag:
Hvem skal
indtaste
’faktisk
mødesluttidspunkt’?


Evt. hjælp til teknik.
Laver opgaver i
Tingservice til
teknikteamet (bl.a. test
af mikrofoner)
Udvalgsassistenten
der deltager
i mødet?

Niels Rasmussen tjekker Ingen
opgaver?
alle mikrofoner med
chipkort senest 1½ time
før mødet starter (før kl.
9:00 er det HH Studios).
Udvalgsassistent
der deltager
i mødet?
To gange om
ugen
uafhængig af
udvalgsmøder
Mødelokaleapp – Kravspecifikation
 Tænder lys
 Isætter kort til
mikrofonerne.
 Melder TV klargjort i
appen
 Løbende
kommunikation med
Studios
 Indsamler kort efter
mødeslut
 Markerer mødeslut
deltagere)
3.Deputation

(altid med
eksterne
deltagere)



4.Gruppemøde
(uden
eksterne
deltagere)
2
forplejning, (EUU
og UPN bestiller
forplejning til alle
udvalgsmøder, da
vi ikke bruger
køleskabene)
Modtagelse af
deputation.
Printe +kopiering af
deputations lister +
omdeling i lokale
Evt. teknik
(start/sluk)


Rengøring
Afrydning –
som ovenfor
Printe mødelister +
dagsordener
omdeles på alle
pladser

Rengøring om
morgenen
Afrydning
efter
gruppemøder

Booking af møde,
evt. bestille
teknik, bestille tvboks, bestille
forplejning (EUU
og UPN bestiller
forplejning til alle
udvalgsmøde, da
vi ikke bruger
køleskabene)
Levering

Evt. hjælp til teknik.
Laver opgaver i
Tingservice til
teknikteamet

Niels R: Opstilling af
udstyr og ændring i
opstilling, ofte dagen
før, foregår ikke via
Concergie i dag, men
det kunne det godt
(derved kunne man se
det i appen og Niels
kunne også melde klar
når det var gjort)
Evt. hjælp til teknik
?
Udvalgsassistent
der deltager
i mødet?
Evt. hjælp til teknik
(Niels R tilkaldes), de
bestiller IKKE teknik via
Concergie, men det
burde de (så vil det også
Burde
bestille
teknik og
forplejning via
En MF’er
der deltager
på gruppemødet, og
får denne


Mødelokaleapp – Kravspecifikation

(om
formiddagen)
– vores
soigneringsrunde
Afrydning efter
mødet, også mad her
(kaffe, vand, brød,
ost, kage osv.)


5.Høring
(med
eksterne
deltagere)


6.Konference 
(med
eksterne
deltagere)

3
En TV-mødepasser/
betjent er i lokalet
En mødepasser er
foran lokalet
Modtager deltagere
mv.
Niels tjekker
mikrofoner og AV
udstyr før mødet
En betjent/mødepasser er foran
lokalet


I forbindelse
m. møder i
Landstingssal
en har vi
fokus på
området i
forbindelse
med vores
soigneringsrunde
Som ovenfor
kunne ses i appen)
Booking af lokale,
evt. i samarbejde
m. Arrangementteamet,
Bestilling af tv og
evt. tolkeboks
registrering af
tilmeldinger
Tjek af evt.
præsentationer i
lokalet
Bestilling af
forplejning samt
melde VIP gæster
i porten, udlevere
adgangskort til
tilhørere, Evt.
lave bordryttere
Som ovenfor – se
Høring
Levering





Meyer ønsker
opstilling af
skraldespande ud
for Landstingssalen
og Pro D ved
afvikling af større
møder


Planlægning af
mødeopstilling
(borde/stole)
Afholder møde med
UDV. Før høring, hvor
dette aftales.
Oprette høring i
Conference Manager
(tilmeldingssystem)
Lave opgave i
Tingservice til
Teknikteamet (test af
mikrofoner)
Evt. hjælp til opstart af
teknik. Er fysisk tilstede
ved opstart af mødet.
Booking i Concierge.
Oprette
ansøgningsskema i
Elektra.
Sende skema til MF for
endelig godkendelse af
Concergie,
hvis der er
brug for
dette
(men det
gør de
ikke altid)
Ingen
opgaver?
funktion
tildelt?
Bestilling
af forplejning og
teknik i
Concergie,
hvis MF’er
er møde-
Mødearrangør
(eller mødeansvarlig)
Udvalgsassistent
der deltager
i mødet?
Mødelokaleapp – Kravspecifikation


Afrydning og
oprydning
(papir/mad/flasker)
Afrydning i
Læseværelset,
Landstingssalen,
Fællessalen og
tolkebokse samt
møder ud for Pro
D.
Niels R: Opstilling af
udstyr og ændring i
opstilling (se under
åbent samråd)







7.Andet
møde (+/- ft)
(med eller
uden
eksterne
deltagere)


Start teknik (ved
bestilling)
Afrydning efter
mødet
(papir/vand/flasker)


4
Bliver rengjort
dagligt –
behov for
orientering i
weekenden,
da der er
minimalt
mandskab.
Fokus på
repræsentativ
e områder
samt de
lokaler der


konference.
Godkende konference
(politisk relevans m.m.)
Indhente program/
deltagerlister)
Aftale mødeopstilling
(borde/stole) Aftale
brug af teknisk udstyr)
Evt. fremvise salen for
ekstern arrangør.
Lægge deltagerlister i
Concierge for udprint af
navnelabels.
Hjælp med opstart af
konference, støtte til
mødepasser.
Afholde
mødepasserkurser
Evt. booke i Concierge.
Hjælp til opstart.
Akuthjælp/teknik (v.
Niels R), da der ofte
IKKE bliver bestilt teknik
via Concergie, men det
burde der!
ansvarlig
Mødelokaleapp – Kravspecifikation
8.’Noter fra

mødelisten’
(som f.eks.: i
dag er der
demonstratio 
n på
Slotspladsen,
besøg af den
græske
finansministe
r eller
lignende )



9.FT møde i
salen
(uden
eksterne
deltagere)
10.Andet
møde i salen
(private
sessions,
5
Ved møde: Betjent
åbner lokale og
afrydning efter
mødet
Er ofte ikke et møde,
men blot en
orientering om, at
der sker noget
pågældende dag (i
eller omkring selve
Folketinget)
Print mødeliste
Omdele dagsorden
Lys og sætte
blomster i vase
 Flytter pladser og
trykker på skærme i
salen
I øvrigt: ’service’ på
kaffemaskinen: mælk,
bønner, opfyldning af
krus
 Lys – låser døre op
NB: betjentene vil
generelt gerne
orienteres, når der

skal
benyttes/er
booket
Rengøring

Ved f.eks.
afslutningsde
bat mm. er
der ekstra
mandskab på
til omkring
midnat

Ifm.
håndværkerbesøg er der
ofte behov for
ingen
ingen
ingen
ingen
Folketingtidende
(den person
der i
forvejen
tidsstemple
r under
møderne)
De skal
bestille
mødet i
Concergie
Mødeansvarlig eller
mødearrangør
Mødelokaleapp – Kravspecifikation
håndværkere
mv.)
11.
Statsrevisormøde
(uden
eksterne
deltagere)
Holdes altid i
deres eget
mødelokale Mødeoplysni
ng indføres i
Sitecore
Diverse
bemærkninger
6
kommer fotografer mv.
til Folketingssal + loge
(det ville de blive
automatisk via appen,
hvis møderne blev
oprettet/ indskrevet i
Concierge!)
ekstra
rengøring.

Der er mange, der IKKE
booker teknik i
Concergie, og så kan
betjentene ikke se at
teknik skal startes. Niels
R. bliver så tilkaldt lige
før mødestart ved
problemer. Hvis det
bliver gjort i Concierge,
så vil det også fremgå af
appen, at der er teknik
på mødet, og betjent vil
starte teknik inden.

fremover,
ellers kan
det ikke
ses i
appen
Rengøring
Tolkebokse:

Behov for
ekstra
rengøring hvis
der anvendes
tolkebokse,
ønsker derfor
angivet i
appen (skal
bestilles via
Concergie).

Bestilling af
forplejning til
tolke (ved
møder i
Landstingssal)
Krav fra Meyer:
Ændringer af
lokaler samt
tidspunkter for
møder skal varsles
direkte til Meyer
/Snapstinget
Der er jo mange
der IKKE bestiller
forplejning via
Concergie og så
fremgår det heller
ikke af appen.
Ved Pressekonferencer i
Pro. D: Hjælper med
booking og
mødeopstilling.
Vedr. Tolkeboksene:
 Aftaler med TV
medarbejder
opsætning af sprog i
tolkebokse. Anviser
tolke på plads.
 Klargøring af headset/modtagere til
deltagere.
Mødearrangør
(der er nok
Ikke behov
for
angivelse af
sluttidspunkt)
Mødelokaleapp – Kravspecifikation
7