LATHUND
Rixhajk!
Innehållsförteckning
Vad är rixhajk för något?
3
Rixhajkens upplägg
3
Ansvarsområden
4
Marknadsföring
4
Att ta emot anmälningar
4
Kommunikation med deltagare
5
Reseutjämning
5
Ekonomi/Bidrag
5
Kost och mat!
5
Dokument & kontakt med UScK
6
Heta tips
9
Checklistan
10
Lathunden är din guide till hur du planerar en rixhajk.
Senast uppdaterad
2016-03-05
Utmanarscoutkommittén
2
[email protected]
www.nsf.scout.se
Vad är rixhajk för något?
Rixhajken är en årligt återkommande hajk för utmanare. Varje år gås den på nya ställen och blir ett perfekt
tillfälle för att tillsammans med nyfunna vänner gå en typisk scoutgrej – hajk.
Rixhajkens upplägg
Rixhajken hålls en helg (fredag-söndag) i september och vanligtvis enligt nedanstående upplägg.
Incheckning/Ankomster, fredag
Deltagarna ankommer och får checka in. De får sätter upp sina tält och programmet är vanligtvis fritt
under kvällen. Arrangörerna får själva bestämma hur mat under fredagskvällen ska organiseras – tänk på
att vissa kan komma långa vägar. En samling på kvällen med info för morgondagen är alltid bra.
Hajk, lördag-söndag
Det är nu som hajken drar igång på riktigt. Det är dags att vandra/paddla/cykla iväg (eller om ni valt en
annan form av hajk) mot kvällens destination. Under vägen kan det vara roligt för deltagarna om det finns
stationer där det ska genomföras olika aktiviteter för att få poäng, nästa karta eller liknande.
Hajkens väg
Deltagarna måste ha någonstans att gå. Bäst är att utforska ett antal möjliga platser för hajk redan i förväg.
När man väljer ut sin plats för hajk är det bra att tänka på:
•
Tillgänglighet mellan tågstation/busshållplats och hajkplats
•
Plats för övernattning
•
Finns det lättillgängliga och tydliga leder/stigar
•
Om det finns bra kartor för området.
•
Finns det toaletter i närheten?
En bra idé är att provgå hajken i sitt utmanarlag eller arrangörsteam för att se hur lång tid det tar att gå
samt hur hajken fungerar i praktiken.
Patruller
Det är svårt och inte lika kul att gå alla i en stor klunga vilket är varför patruller är ett bra sätt. Delar man
upp deltagarna i patruller får de de kanske öva på att samarbeta med nya människor. Det är också bra då
det blir mindre grupper till exempelvis respektive station.
Senast uppdaterad
2016-03-05
Utmanarscoutkommittén
3
[email protected]
www.nsf.scout.se
Ansvarsområden
Vi rekommenderar att ni delar upp ansvaret mellan arrangörerna så att samtliga får en jämn arbetsbörda.
Exempel på ansvarsområden (en person kan ha flera ansvarsområden)
•
Kommunikationsansvarig (kontakt med UScK, deltagare, kansli mm.)
•
Ekonomiansvarig (budget, ekonomisk rapport, hålla koll på kvitton osv.)
•
Krisansvarig/Sjukvårdsansvarig (huvudansvarig vid kris/sjukfall, kontakt med sjukvård, anhöriga)
•
Programansvarig (huvudansvarig för aktiviteter, drogfriaktivitet, festkväll)
•
Lokalansvarig
• Mat- och kostansvarig (köpa in mat mm.)
Ansvarsområden samt deras arbetsuppgifter är bara förslag. Ändra om och anpassa efter ert arrangemang!
Marknadsföring
Det är viktigt att information om arrangemanget går ut till målgruppen i tid. Vi vill därför att ni senast 4
veckor innan arrangemanget har publicerat samtlig information (ex. datum, tider för ankomst/avresa,
närmaste tåg/busstation, kostnad, om tält/trangia behöver medtagas) så att det är möjligt för landets
utmanare att anmäla sig till arrangemanget. Men redan innan bör ni publicera preliminär info med datum.
Tips på informationskanaler
•
Förbundets facebooksida samt hemsida – ta kontakt med [email protected]
•
Scouting spirit – ta kontakt med [email protected]
•
Utmanarscoutkommitténs facebooksida – ta kontakt med er kontaktperson hos UScK
•
Utmanarscoututskicket – ta kontakt med er kontaktperson hos UScK
•
Under grenträffen på förbundsmötet – stäm av med er kontaktperson hos UScK
Tänk på att i god tid vara ute med marknadsföringen så att fler får möjlighet att delta och planera in ert arrangemang!
Att ta emot anmälningar
Anmälningar tas enklast emot via förbundets medlemsregister. Behöver ni hjälp med att skapa en
anmälningsmodul hänvisar vi er till kansliet, [email protected]. Anmälningstiden ska vara minst två
veckor lång, det ska alltså vara möjligt att anmäla sig under två veckor. Om platserna tar slut är det givetvis
okej att stänga anmälan tidigare.
Vi föreslår att er anmälan innehåller följande
•
Namn, adress, telefonnummer, e-post
•
Namn, telefonnummer till nära anhöriga som kan nås under helgen
•
Ankomsttid samt avresetid. (underlättar för er att veta) Vi rekommenderar att ni föreslår tåg samt
dess tider att ankomma/avresa med.
•
Kostval
•
Målsmanslapp (för att få delta på arrangemanget behöver personer under 18 år försäkra att de tar
med sig en godkännandelapp påskriven av målsman, mall för det finns på hemsida & hos UScK)
Senast uppdaterad
2016-03-05
Utmanarscoutkommittén
4
[email protected]
www.nsf.scout.se
Kommunikation med deltagare
All information som behöver kommuniceras med anmälda deltagare före eller efter
arrangemanget ska ske via den e-post som deltagaren uppgav vid anmälan. Ett
bra komplement för att nå ut med infon är att även skriva den i facebookarrangemanget eller på andra sociala medier, den måste dock ut via e-post också
ändå.
Reseutjämning
För att fler ska få möjlighet att delta på arrangemanget finns
reseutjämning till de årligt återkommande arrangemangen. Om
arrangemanget ska få reseutjämning behöver drogfriaktiviteten vara
UScK tillhanda och godkänd.
När deltagarna senare ska ansöka om reseutjämningen behövs en
anpassad blankett. Ta kontakt med kansliet, [email protected], för
att få hjälp med en sådan. Denna bör sedan skickas ut i samband
med informationsutskick till deltagare.
Se till att i god tid vara ute med information så att deltagare kan boka sina
tågbiljetter och därmed få billigare priser.
Ekonomi/Bidrag
Det är viktigt att ni sparar alla kvitton från samtliga inköp eftersom det är erat
bevis på de inköp ni gjort. Dessa ska redovisas via blanketten ”Reseräkning
och kontantutlägg” som finns på www.nsf.scout.se och därefter skickas in
till kansliet. När kansliet mottagit era kvitton kommer bidraget att betalas ut
för era utlägg. Er kår kommer alltså att behöva ligga ute med pengarna för
arrangemanget. Om kåren av någon anledning inte har möjlighet att ligga ute med
pengar behöver en ansökan om förskottsutbetalning ske i god tid till kansliet, även denna blankett finns på
www.nsf.scout.se.
Kost och mat!
Se till att redan vid planeringen vara noga med att planera och se vilken mat
ni kan erbjuda med den budgeten ni har lagt. Tänk också på miljön!
Specialkost måste finnas för de som pga. allergier eller etiska skäl inte kan
äta den allmänna kost som serveras. Det är viktigt att tänka på att man
utformar en likvärdig specialkost till det allmänna alternativet (ex. serveras
det bregott bör det finnas mjölkfritt smör till de som inte kan äta
produkter med mjölk).
Tänk också på hur maten ska lagas. Av funktionärer, av deltagarna eller både och vid olika tillfällen? Det
är också viktigt att meddela deltagare om de behöver ha med stormkök eller ex. kåsa/tallrik.
Senast uppdaterad
2016-03-05
Utmanarscoutkommittén
5
[email protected]
www.nsf.scout.se
Dokument & kontakt med UScK
UScK behöver för att kunna bevilja arrangemanget sitt bidrag få in ett
antal dokument. Vi listar dessa samt vad de behöver innehålla nedan.
Välj gärna en kontaktperson som för all kommunikation med UScK –
det blir lättare både för oss och er.
Att vara ute i god tid är en mycket bra idé då de flesta dokument ska vara
inskickade till UScK redan sex veckor innan arrangemanget startar.
Arrangemangsplan, ska vara UScK tillhanda senast 6 veckor innan arrangemangets start.
•
Vad är syftet med arrangemanget?
•
Vad kommer att ske under arrangemanget?
o
o
•
Planering med tidsschema (allmänt genomförande)
Aktivitetsbeskrivning (av ex. era stationer om ni har sådana)
Kommer arrangemanget ha ett tema, iså fall vilket?
o
Hur ansluter aktiviteterna till temat?
•
Var hålls arrangemanget och när hålls arrangemanget?
•
Hur många arrangörer respektive funktionärer kommer behövas/finnas på plats?
•
Vilka ansvarsområden har arrangörerna samt dess kontaktuppgifter (e-post & telefonnummer)
Planens syfte är både att beskriva er planering av arrangemanget för UScK men också för att hjälpa er under genomförandet.
Beskrivning av drogfriaktivitet, ska vara UScK tillhanda senast 6 veckor innan arrangemangets start.
Drogfriaktiviteten ska på något sätt ta upp alkohol-, drog- eller tobaksfrågan. Det är helt upp till
arrangören om den ska handla om samtliga, eller om en specifik.
•
Aktivitetens syfte
o Hur kommer den gynna deltagarna?
•
Aktivitetens genomförande
o Hur den ska genomföras?
o Behövs det material?
Exempelvis kan drogfriaktiviteten vara en diskussion kring legalisering av cannabis, hur alkohol och tobak påverkar
samhället, ett quiz/tipspromenad om droger och alkohol, ljusspår, workshop mm.
Senast uppdaterad
2016-03-05
Utmanarscoutkommittén
6
[email protected]
www.nsf.scout.se
Budget, ska vara UScK tillhanda senast 6 veckor innan arrangemangets start.
Den ska innehålla samtliga intäkter
samt utgifter. Kom ihåg att skriva
antalet deltagare som budgeten
beräknats på.
Exempel på utgifter
•
Märken
•
Mat (vilka måltider ingår)
•
Transporter
•
Aktivitetsmaterial
•
Boende/Lokal
• Utrustning
Exempel på inkomster
•
Exempel
UScK’s bidrag
• Deltagaravgift
Årets aktuella anslagna bidrag fås från kontaktpersonen hos UScK. Det är bra att försöka hålla deltagaravgiften låg så att fler
personer får möjlighet att delta.
Krisplan, ska vara UScK tillhanda senast 6 veckor innan arrangemangets start.
Detta dokument är i första hand en tillgång för er arrangörer så att ni vet vad som ska göras vid en
nödsituation. Under arbetet med den får ni dessutom reflektera om vad som kan behövas göras vid en
kris. Tänk på att den ska va tillgänglig för både funktionärer och arrangörer under arrangemanget. Beskriv
en problemsituation och dess åtgärd, exempel på sådana situationer finns nedan.
Exempel på krissituationer (kom gärna på fler arrangemangsspecifika)
•
Medicinsk nödsituation
•
Allergisk chock
•
Alkohol/droger under helgen
•
Försvunnen deltagare
•
Personlig kris hos deltagare
•
Brand
•
Sexuella övergrepp
•
Slagsmål/misshandel
Er krisplan bör också innehålla telefonnummer till instanser/personer som kan behövas, exempelvis till
sjukvårdsansvarig, arrangörer, larmnummer (112), giftinformationscentralen, sjukvårdsupplysning,
generalsekreterare och kansli mm.
För rixhajken behöver det finnas ett nödbrev som beskriver vad deltagarna bör göra vid en nödsituation,
ex. om man går vilse. Brevet bör innehålla telefonnummer, färgad karta med ut markerade punkter där
funktionärer finns mm. I nödbrevet kan man också lägga choklad eller annat sött som man kan äta om
man gått vilse, glöm inte av allergikerna!
Senast uppdaterad
2016-03-05
Utmanarscoutkommittén
7
[email protected]
www.nsf.scout.se
Utvärderingen, ska vara UScK tillhanda senast 4 veckor efter arrangemangets slut.
För att ni som arrangörer ska utvecklas samt att arrangemanget utvecklas i framtiden vill vi att ni
genomför en utvärdering där ni besvarar följande frågor. Svara utförligt.
•
Hur många deltagare var anmälda? (arrangörer/deltagare/funktionärer)
•
Hur många deltagare deltog fysiskt? (arrangörer/deltagare/funktionärer)
•
Blev arrangemanget som du/ni tänkt dig/er? Varför?
•
Skulle du/ni vilja ändra något? Vad, varför? Om inte, varför?
•
Är du/ni nöjd med antalet deltagare? Om inte, vad kunde ni gjort för att nå fler?
•
Vet du/ni något nu i efterhand som skulle kunna förenklat det för deltagarna?
•
Tror du/ni att arrangemanget blev som deltagarna förväntade sig?
•
Var det en bra eller dålig plats att hålla arrangemang på? Varför?
•
Nämnde deltagarna något som kunde ha gjorts bättre? Vad iså fall?
•
Hände det något säkerhetsrelaterat? Iså fall, kunde det har förebyggts?
•
Hur fungerade drogaktiviteten? Bra eller dåligt? Varför?
•
Har kontakten med UScK fungerat bra, som du/ni önskat? Varför? Vad kunde fungerat bättre?
Vad fungerade bra men kunde utvecklats?
•
Har du/ni fått den kontakt ni velat/behövt från UScK? Varför? Om inte, hur kan man ändra på
det?
•
Vilken information upplevde ni saknades i lathunden. Har ni några förslag till förbättring?
•
Har du/ni som arrangörer något annat ni vill delge?
•
Hur fungerade kontakten med kansliet?
Ekonomisk rapport, ska vara UScK tillhanda senast 4 veckor efter arrangemangets slut.
Vi villa ha en rapport/redogörelse,
över hur mycket ni använde inom
varje budgetkategori – alltså en
sammanräkning av de utlagda
pengarna inom de kategorierna ni
fastslog i er budget.
Exempel
UScK behöver enbart en sammanställning
och inga kvitton, det är kansliet som ska ha
dessa för att ni ska få ert bidrag utbetalt.
Detta arrangemang gick 443 kr under
budget (använde 443 kr mindre än
beräknat) och får alltså 9 557 kr
utbetalt från UScK.
Senast uppdaterad
2016-03-05
Utmanarscoutkommittén
8
[email protected]
www.nsf.scout.se
Heta tips
Här följer några snabba tips som förhoppningsvis ytterligera förenklar ert arbete
•
Skriv ner ”att-göra-listor”. Vem ska göra vad?
•
Skjut inte upp dina arbetsuppgifter
•
När ni har teamträffar är det viktigt att alla är med. Lägg inte uppgifter till någon som inte är med
på mötet.
•
En noggrann planering ger ett bättre arrangemang!
•
Glöm inte av era funktionärer, de kommer behövas! Se till att ha kontakt med dem.
•
Planeringen är ett långt projekt. Glöm inte av att någon gång pausa från planeringen och göra
något annat tillsammans.
UScK önskar er ett stort lycka till med ert arrangemang!
Senast uppdaterad
2016-03-05
Utmanarscoutkommittén
9
[email protected]
www.nsf.scout.se
Checklistan
Följande lista är enbart ett hjälpmedel för arrangörerna. Tänk på att komplettera listan utefter era behov.
Allmänt
ü Plats/stad
ü Datum
ü Tider
Lokaler
ü Sovplats(er)
Mat
ü Mat/meny för alla dagar
ü Specialkost
ü Var/hur ska maten tillagas/serveras?
Blanketter
ü Ordnat reseutjämnings-blankett
ü Ordnat målsmans-blankett
Aktiviteter/Program
ü Drogfriaktiviteten
ü Hajkväg med kartor samt tillhörande
ü Stationer under hajken
Marknadsföring/Kommunikation
ü Infobrev till deltagare
o
o
o
Var?
När?
Hur? (resor, station att köpa biljett till mm)
ü Anmälningsmodul (kansliet)
ü Fått ut info via alla kanaler
Administration
ü Budget
ü Arrangemangsplan
ü Drogfriaktivitet
ü Krisplan
Övrigt
ü
ü
ü
ü
ü
ü
Senast uppdaterad
2016-03-05
Utmanarscoutkommittén
10
[email protected]
www.nsf.scout.se