Hallituspartnerit Itä-Suomi ry
Itäsuomalainen hallitustyön kehittäjä
Pk-yrityksen Osaava Hallitus –projektissa
kehitetyn toimintamallin kuvaus
Osaava Hallitus
Hallituspartnerit Itä-Suomi ry
hanke 2014
Hallituspartnerit Itä-Suomi ry
Itäsuomalainen hallitustyön kehittäjä
Toimintamalli
Projektin tavoitteena oli kehittää HP I-S ry:n käyttöön toimintamalli, jonka avulla pyritään
kehittämään pk-yritysten hallitustyöskentelyä. Kehittämisen kohteina olivat hallitusten jäsenten
välitysprosessi, hallitusosaamisen ja hallitustyön merkityksen tietoisuuden lisääminen sekä
yritysten omistajapolitiikan kirkastaminen hallitustyöskentelyn perustaksi.
Yhdistys
Hallituspartnerit Itä-Suomi ry on yleishyödyllinen yhdistys jonka tavoitteena on edistää hyvää,
ammattimaista ja eettisesti korkeatasoista pk-yritysten hallitustyötä sekä kehittää jäsentensä
ammattitaitoa yritysten hallitusten jäseninä. Hallituspartnerit tukevat ja kehittävät pk-yritysten
toimintaa. Osaava hallitus on laadukkaan toiminnan vakuus myös rahoittajiin päin.
Se merkitsee yritykselle lisäarvoa, joka parantaa sen kilpailukykyä markkinoilla ja kasvattaa
yrityksen arvoa. Yhdistyksen toiminta-alue on Etelä-Savo, Pohjois-Karjala ja Pohjois-Savo.
Hallituspartnerit Itä-Suomi ry:n visiona on luoda pk-yrityksistä vahva pohja Itä-Suomen talouden
kasvulle, auttamalla itäsuomalasia yrityksiä, ammattimaisen hallitustyöskentelyn kautta. Yhdistys
toteuttaa visiotaan verkostoitumalla alueella toimivien yritystoimintaa tukevien ja kehittävien
organisaatioiden kanssa, osallistumalla niiden järjestämiin tilaisuuksiin sekä olemalla aktiivinen
erilaisten tavoitteita tukevien tapahtumien järjestämisessä.
Yhdistyksen asiakkaita ovat itäsuomalaiset pk-yritykset, säätiöt ja yhdistykset. Tärkeimpänä
tuotteena on hallituksen jäsenten välityspalvelu. Lisäksi yhdistys tarjoaa asiakkailleen
hallitustyöskentelyyn liittyviä koulutus- ja kehityspalveluja. Yhdistyksen hallitus on alueellisesti
edustava. Hallitukseen kuuluu jäseniä kaikista kolmesta maakunnasta. Tavoitteisiinsa yhdistys
pyrkii verkostoitumalla muiden alueella toimivien yritystoimintaa kehittävien organisaatioiden
kanssa. Tiedottamista ja yhteydenpitoa varten yhdistys ylläpitää verkkosivuja. Osallistumalla
erilaisiin tapahtumiin yhdistys markkinoi palvelujaan ja kerää tietoja hallitustyöskentelyn
kehittämisestä kiinnostuneita yrityksistä ja potentiaalisista hallituksen jäsenistä.
Yhdistyksen organisaatio
Yhdistyksen hallitukseen kuuluu puheenjohtajan lisäksi kuusi jäsentä. Hallitus valitaan vuodeksi
kerrallaan siten, että jokaisesta maakunnasta on kaksi jäsentä ja puheenjohtajuus kiertää
maakuntien kesken. Lisäksi yhdistyksellä on kaksi toimikuntaa: välitystoimikunta ja
jäsenhankintatoimikunta. Toimikunnissa on alueellinen edustus, puheenjohtaja ja kaksi jäsentä.
Osaava Hallitus
Hallituspartnerit Itä-Suomi ry
hanke 2014
Hallituspartnerit Itä-Suomi ry
Itäsuomalainen hallitustyön kehittäjä
Välitysprosessi
Tilaisuudet
Yhdistyksen asiakassuhteet syntyvät pääasiassa erilaisissa tapahtumissa, tilaisuuksissa tai
koulutuksissa, missä hallituspartneritoimintaa ja hallitustyön merkitystä esitellään. Sopivia
tilaisuuksia ovat esim. kauppakamarien, yrittäjäjärjestöjen, kehitysyhtiöiden ja muiden
yritystoimintaa kehittävien organisaatioiden järjestämät tilaisuudet. Niissä hallitustyötä
käsittelevän esityksen yhteydessä jaetaan yhteydenottopyyntö – lomakkeita (liite 1).
Hallitustyöskentelyn kehittämistä koskeva yhteydenottopyyntö
Lomakkeessa on kaksi kohtaa, joista voi valita toisen tai molemman. Toinen vaihtoehto liittyy
yrityksen hallituksen kehittämiseen ja toinen taas henkilökohtaiseen kiinnostukseen
hallitustyöskentelyä kohtaan. Lisäksi lomakkeessa pyydetään vastaajan yhteystietoja. Lomakkeet
kerätään tilaisuuden jälkeen ja välitetään yhdistyksen välitystoimikunnalle ja/tai
jäsentoimikunnalle. Välitystoimikunnan puheenjohtaja ottaa yhteyttä hallituksen kehittämisestä
kiinnostuneisiin yrityksiin mahdollisimman pian (viikon sisällä) ja selvittää yrityksen
hallitustyöskentelyn kehittämiseen liittyviä tarpeita. Yhteydenottopyyntöjä tulee myös yhdistyksen
verkkosivujen kautta. Ne ohjautuvat toiminnanjohtajan sähköpostiin ja hän toimittaa ne edelleen
välitystoimikunnalle. Yrityksen tilannetta ja tarpeita selvitetään tekemällä yritysanalyysi (liite 2).
Yritysanalyysi
Lähin välitystoimikunnan jäsen tai yhdistyksen toiminnanjohtaja ottaa yhteyttä yritykseen ja sopii
tapaamisesta. Yritysanalyysilomake lähetetään tutustuttavaksi ja ainakin perustietojen osalta
täytettäväksi ennen tapaamista. Ennen yritysanalyysin laatimista hallituspartnereiden edustaja
allekirjoittaa kirjallisen vaitiolovakuutuksen (liite 3) ja antaa sen yrityksen edustajalle. Analyysin
tekijä oppii lomakkeen ja samassa yhteydessä käytävän keskustelun avulla tuntemaan yrityksen
johtamisjärjestelmän, tunnistamaan siinä olevia kehittämistarpeita ja ennen kaikkea saa
käsityksen omistajapolitiikasta, omistajien tahtotilasta yrityksen kehittämisen suhteen, jolloin sitä
voi peilata yrityksen strategiaan. Analyysin ja keskustelujen perusteella määritetään uuden
hallituksen jäseniltä vaadittava osaaminen. Nykyisen hallituksen jäsenten osaaminen arvioidaan
samalla tavalla. Mikäli osaamisvajetta havaitaan, niin uusien hallituksen jäsenten etsintä aloitetaan
täyttämällä toimeksiantosopimus (liite 4).
Osaava Hallitus
Hallituspartnerit Itä-Suomi ry
hanke 2014
Hallituspartnerit Itä-Suomi ry
Itäsuomalainen hallitustyön kehittäjä
Toimeksiantosopimus
Toimeksiantosopimuksessa määritellään sopimuksen kesto, etsittävien jäsenten määrä ja sovitaan
palvelusta perittävä hinta. Yritysanalyysin tekemisestä veloitetaan 500€, riippumatta siitä,
johtaako analyysi toimeksiantoon. Välityspalkkio on 1000 €/ hallitukseen valittu jäsen.
Toimialueen kauppakamarien uusilta jäsenyrityksiltä (2014 -2015 liittyneet) veloitus on
analyysimaksu 500€ + 800€/hallitukseen valittu jäsen. Toimeksiantoa hoitava toimikunnan jäsen
neuvottelee ja sopii yksityiskohdista. Hänellä on valtuudet neuvotella myös hinnasta.
Sopivien hallituksen jäsenten etsiminen
Toimeksiannon toteuttamisen lähtökohtana on aina yrityksen tarve. Hallituksen jäsenten
etsiminen aloitetaan Hallituspartnerit Itä-Suomi ry:n jäsenistä. Heidän osaamisprofiilejaan
verrataan vaadittaviin osaamisalueisiin. Mikäli HPIS ry:n jäsenistä ei löydy yrityksen tarpeisiin
sopivia ehdokkaita, niin etsintää laajennetaan alueen HHJ-koulutuksen ja HHJ – tutkinnon
suorittaneisiin henkilöihin. Edelleen hakua voidaan laajentaa koskemaan kaikkia halukkaita HHJkoulutuksen suorittaneita henkilöitä. Tarvittaessa etsintää laajennetaan muihinkin osaaviin ja
sopiviin henkilöihin.
Yritys tutustuu ehdokkaisiin
Kun sopivia henkilöitä on löytynyt, niin heidät esitellään yritykselle. Tavoitteena on esitellä
vähintään kaksi ehdokasta avoinna olevaa hallituspaikkaa kohden toimeksiantosopimuksessa
mainittuun ajankohtaan mennessä.
Yritys valitsee hallituksen
Yritys haastattelee ehdokkaat ja valitsee haastattelujen perusteella tarpeisiinsa sopivimmat
henkilöt. Yritys voi valita vapaasti muistakin kuin hallituspartnereiden esittämistä henkilöistä.
Yhtiökokous tekee lopulliset valinnat.
Palaute
Otamme yhteyttä asiakasyritykseen kolme kertaa: Ensimmäisen kerran n. 3-4 kk:n kuluttua
yhtiökokouksesta, jolloin tarkistamme asiakkaan tyytyväisyyden jäsenen valintaan ja laskutamme
välityspalkkion. Toinen yhteydenotto asiantiimoilta tapahtuu n. vuoden kuluttua. Silloin pyydämme
palautetta henkilöstä ja kolmannen kerran otamme yhteyttä n. kolmen vuoden kuluttua, jolloin
kysymme hallitustyöskentelyn nykytilaa ja tarvittaessa käynnistämme välitysprosessin uudelleen.
Osaava Hallitus
Hallituspartnerit Itä-Suomi ry
hanke 2014
Hallituspartnerit Itä-Suomi ry
Itäsuomalainen hallitustyön kehittäjä
Asiakastyytyväisyys
Toimeksiantoon liittyy ns. tyytyväisyystakuu eli välityspalkkiot veloitetaan kolmen kuukauden
kuluttua hallituksen jäsenen valinnasta. Mikäli yritys on yhdistyksen esittämiin hallituksen jäseniin
tyytymätön, välityspalkkiota ei veloiteta. Tällöin veloitettavaksi summaksi jää ainoastaan
yritysanalyysista aiheutunut kustannus.
Hallitustyöskentelyn kehittäminen
Koulutukset
Hallituspartnerit Itä-Suomi ry järjestää jäsenistölleen, yrittäjille ja muille hallitustyöstä kiinnostuneille
henkilöille koulutus- ja seminaaritilaisuuksia. Tilaisuuksissa on teeman mukaan valitut korkeatasoiset
alustukset sekä hyvä mahdollisuus keskusteluun ja verkostoitumiseen. Koulutukset ovat tärkeitä
tapahtumia myös asiakashankinnan näkökulmasta. Hallitustyön merkitystä tuodaan esille
erilaisissa kohderyhmille suunnatuissa koulutuksissa. Koulutusten tavoitteena on
hallitusosaamisen ja hallitustyön merkityksen tietoisuuden lisääminen sekä yritysten
omistajapolitiikan kirkastaminen hallitustyöskentelyn perustaksi. Koulutuksia toteutetaan
yhteistyöverkostoon kuuluvien organisaatioiden, kuten Kuopio Innovation Oy:n, Josek Oy:n,
alueen kauppakamarien ja yrittäjäjärjestöjen, kanssa. Myös koulutuksissa jaetaan
yhteydenottopyyntö – lomakkeita
Hyväksytty hallituksen jäsen (HHJ) -koulutus.
Hallituspartnereiden suosittelevat pk-yritysten hallituksen jäsenille, pk-yrittäjille ja niiksi aikoville
Hyväksytty hallituksen jäsen (HHJ) - koulutusta. HHJ-kurssin suorittaneet henkilöt osoittavat
hallitsevansa pk-yrityksen tehokkaan hallitustyöskentelyn tämän päivän vaatimukset. HHJ-kurssin
hyväksytysti suorittaneille henkilöille tarjotaan mahdollisuus suorittaa HHJ-tutkinto. Tutkinnon
suorittaneiden on oikeus käyttää nimensä yhteydessä lyhennettä HHJ.
Koulutuksen tavoitteet:
 Saada aktiivisia ja osaavia hallitustyöskentelijöitä.
 Auttaa yrityksiä paremmin kaupallistamaan tuotteitaan, kasvamaan, uudistumaan
ja laajentamaan markkina-alueitaan kannattavuuden säilyessä tyydyttävänä.
 Tukea yrityksiä erilaissa muutostilanteissa, kuten sukupolvenvaihdokset,
omistajamuutokset, kansainvälistyminen ja markkinahäiriöt.
 Madaltaa kynnystä käyttää ulkopuolista hallitusosaajaa.
Maakunnissa toimivat kauppakamarit järjestävät HHJ-koulutuksia yleensä kaksi kurssia/vuosi,
toisen keväällä ja toisen syksyllä.
Osaava Hallitus
Hallituspartnerit Itä-Suomi ry
hanke 2014
Hallituspartnerit Itä-Suomi ry
Itäsuomalainen hallitustyön kehittäjä
Esimerkkejä erilaisista koulutuksista ja tilaisuuksista
Hallituspartnerit Itä-Suomi ry järjestää erilaisia koulutuksia ja tilaisuuksia hallitustyöskentelyn
kehittämisseksi ja hallituksen roolin ja merkityksen esilletuomiseksi. Liitteissä on esimerkkejä
toteutetuista koulutuksista ja tilaisuuksista. Liitteet 5-10.
Hallituspankki ja yhdistyksen jäsenyys
Niiden henkilöiden yhteystiedot, jotka yhteydenottopyynnössä ilmaisivat olevansa kiinnostuneita
pk-yritysten hallitustyöskentelystä, välitetään myös välitystoimikunnalle ja toimikunnan
puheenjohtaja selvittää yhteydenottajan tilanteen ja onko hän sopiva jonkin yrityksen hallituksen
jäseneksi. Selvitys tapahtuu siten, että henkilö täyttää jäsentietolomakkeen (liite 11) ja alueella
oleva toimikunnan jäsen haastattelee hänet. Sopivien henkilöiden tiedot liitetään
”hallituspankkiin”. Mikäli henkilö on kiinnostunut myös yhdistyksen jäsenyydestä, niin tiedot
(jäsentietolomake + haastattelijan kommentit + mahdolliset suositukset) välitetään
jäsenhankintatoiminnan puheenjohtajalle. Puheenjohtaja esittelee jäsenehdokkaan toimikunnan
jäsenille. Toimikunta ottaa kantaa hakijan osaamiseen (työkokemus, hallitustyökokemus ja
koulutus). Mikäli hakija täyttää kriteerit, niin toimikunta esittää yhdistyksen hallitukselle
jäsenyyden hyväksymistä. Alueellinen edustavuus huomioidaan valinnassa.
Yhdistyksen jäsenmaksut
Uuden jäsenen liittymismaksu on 300 euroa ja vuotuinen jäsenmaksu 100 euroa. Kesken vuotta
liittyneiltä peritään vain liittymismaksu. Jos toimikunnan tai yhdistyksen hallituksen kanta on
kielteinen, niin toimikunnan puheenjohtaja ottaa siinäkin tapauksessa yhteyttä ehdokkaaseen ja
perustelee kielteisen päätöksen.
Osaava Hallitus
Hallituspartnerit Itä-Suomi ry
hanke 2014
Hallituspartnerit Itä-Suomi ry
Itäsuomalainen hallitustyön kehittäjä
LIITE 1
Yhteydenottopyyntö
Haluamme kehittää yrityksemme hallitustyöskentelyä ja/tai hakea
ulkopuolisisia hallituksen jäseniä
Olen itse kiinnostunut hallitustyöskentelystä PK- yrityksessä
Yhteystietoni:
Nimi
Yritys
S-posti
Osaava Hallitus
Hallituspartnerit Itä-Suomi ry
hanke 2014
Hallituspartnerit Itä-Suomi ry
Itäsuomalainen hallitustyön kehittäjä
Yritysanalyysi
LIITE 2
Neuvottelun osapuolet
Yritys Oy
AA, puh 123, [email protected]
BB, puh 234, [email protected]
Hallituspartnerit
CC, pj
DD
Neuvottelut
Taustojen selvitys, p1.kk.vvvv
Ehdokaskeskustelu, p2.kk.vvvv
Yrityksen perustiedot
Osoite
Perustamisvuosi
Kotipaikka
Muut toimipaikat
Henkilömäärä ja jakauma
www
Omistajat ja omistusosuudet
AA, xx %
BB, yy %
CC, zz %
Nykyinen hallitus
AA, pj, alkaen
BB, alkaen
CC, alkaen
Johtamisjärjestelmä
Toimitusjohtaja
Organisaatio
Johtoryhmä
Missio, visio, tavoitteet
Tuotteet, asiakkaat, markkinat
Päämiehet, kumppanit, jälleenmyyjät
Osaava Hallitus
Hallituspartnerit Itä-Suomi ry
hanke 2014
Hallituspartnerit Itä-Suomi ry
Itäsuomalainen hallitustyön kehittäjä
Kilpailijat, markkina-asema
Taloudellinen asema
Liikevaihto
Liikevaihdon jakauma
Liikevaihdon muutos
Tulos
Jäsenyydet, saavutukset
Omistajastrategia / omistajien tahto yrityksen kehittämiseen
Liikevaihdon kasvu
Kannattavuus
Kansainvälistyminen
Yrityshankinnat
Luopuminen
Odotukset hallituksen jäseniltä
Liitteet
Tasekirja, pp.kk.vvvv
Esite
Jne
Osaava Hallitus
Hallituspartnerit Itä-Suomi ry
hanke 2014
Hallituspartnerit Itä-Suomi ry
Itäsuomalainen hallitustyön kehittäjä
LIITE 3
Vaitiolovakuutus
Vakuuttaja
Vakuutus
Hallituspartnerit ry -nimisen yhdistyksen jäsenenä vakuutan, etten
ilmaise kenellekään asiaankuulumattomalle Hallituspartnereihin tai sen
liike- tai yhteistyökumppaneihin liittyviä luottamuksellisia tietoja, mitkä
minulle on ilmaistu Hallituspartnerien jäsenenä.
Sitoudun myös hoitamaan haltuuni luovutettuja asiakirjoja siten, etteivät
ne joudu sivullisten käsiin.
Tämä vaitiolovakuutus ei koske tietoja, jotka olen saanut haltuuni
muutoin kuin Hallituspartnerien jäsenyyden kautta tai jotka ovat julkisia
tai joiden käyttöön olen saanut luvan.
Allekirjoitus
.
. 2014
_________________________________
Osaava Hallitus
Hallituspartnerit Itä-Suomi ry
hanke 2014
Hallituspartnerit Itä-Suomi ry
Itäsuomalainen hallitustyön kehittäjä
LIITE 4
Toimeksiantosopimus
Hallituspartnerit Itä-Suomi ry. etsii
Oy:lle sopivia hallituksen
jäseniä. Ehdokas/ehdokkaat esitellään yrityksen omistajille
/ 20 . mennessä.
Toimeksiantopalkkio muodostuu seuraavista osista:
Omistajien tahtotilan/taustatietojen selvitys (yritysanalyysin laatiminen) 500 €
+1000€/valittu hallituksen jäsen.
Selvitysmaksu 500€ veloitetaan selvityksen valmistuttua. Hallituksen jäseniin
kohdistuva maksu veloitetaan 3 kk:n kuluttua yhtiökokouksen valintapäätöksestä,
mikäli valittu jäsen osoittautuu sopivaksi yrityksen hallitukseen.
Allekirjoitukset
Paikka
Aika
Hallituspartnerit Itä-Suomi ry.
Liite: Vaitiolovakuutus
Osaava Hallitus
Hallituspartnerit Itä-Suomi ry
hanke 2014
Hallituspartnerit Itä-Suomi ry
Itäsuomalainen hallitustyön kehittäjä
Osaava Hallitus
Hallituspartnerit Itä-Suomi ry
hanke 2014
Hallituspartnerit Itä-Suomi ry
Itäsuomalainen hallitustyön kehittäjä
Osaava Hallitus
Hallituspartnerit Itä-Suomi ry
hanke 2014
Hallituspartnerit Itä-Suomi ry
Itäsuomalainen hallitustyön kehittäjä
Osaava Hallitus
Hallituspartnerit Itä-Suomi ry
hanke 2014
Hallituspartnerit Itä-Suomi ry
Itäsuomalainen hallitustyön kehittäjä
Osaava Hallitus
Hallituspartnerit Itä-Suomi ry
hanke 2014
Hallituspartnerit Itä-Suomi ry
Itäsuomalainen hallitustyön kehittäjä
Osaava Hallitus
Hallituspartnerit Itä-Suomi ry
hanke 2014
Hallituspartnerit Itä-Suomi ry
Itäsuomalainen hallitustyön kehittäjä
Osaava Hallitus
Hallituspartnerit Itä-Suomi ry
hanke 2014
Hallituspartnerit Itä-Suomi ry
Itäsuomalainen hallitustyön kehittäjä
Osaava Hallitus
Hallituspartnerit Itä-Suomi ry
hanke 2014