Organisering av oppgaver i kunnskapssektoren – innspill fra FSAT
1. Grunnlagsdata
a) Oppgave-/tjenesteområder
Oversikt over oppgaver ved FSAT (justert versjon):
Type oppgave
Beskrivelse av oppgave
Regelverksforvaltning
Følger opp og bidrar til utvikling av de nasjonale opptaksforskriftene
Rådgi og bistå KD
Utfører oppgaver etter delegasjon fra departementet og være et
rådgivende organ for departementet i saker innenfor sitt
ansvarsområde (opptak, studieadministrasjon og
studentadministrasjon).
Sekretariatsfunksjon
FSAT ivaretar sekretariatsfunksjoner for de nasjonale klagenemndene
for opptaks- og studentsaker.
Dokumentasjon,
statistikk, analyse
Utvikler, utarbeider og leverer nødvendig statistikk og rapporter på
student- og studieområdet, på opptaksområdet, og bidrar til spredning
av resultatene via datavarehus for studiedata (STAR) og datavarehus for
opptaksdata.
Forvaltning og utvikling
av fagsystemer
FSAT forvalter, utvikler, vedlikeholder og drifter studieadministrative
systemer og tjenester for universiteter og høyskoler. Systemene og
tjenestene skal bidra til mest mulig effektiv og korrekt
studieadministrasjon. Dette omfatter det studentadministrative
systemet FS med tilhørende applikasjoner, opptakssystemet SO,
registeret for utestengte studenter (RUST) og GAUS som er database for
godkjenningssaker.
Legger til rette for å gjennomføre et effektivt og korrekt studentopptak
til grunnutdanningene ved universiteter og høyskoler.
Administrerer og utvikler den nasjonale vitnemålsdatabasen (NVB) i
videregående opplæring.
Utvikler og forvalter den nye tjenesten Vitnemål- og karakterportalen
(«Vitnemålsbanken»).
Leverer utviklingstjenester til CRIStin og Datavarehus-prosjektet for
økonomidata.
Støtte og veiledning
Bidrar til standardisering, effektivisering og kvalitetssikring av
studieadministrative rutiner ved institusjonene i universitets- og
høyskolesektoren.
Informerer om gjeldende regelverk og rutiner for opptak til høyere
utdanning.
Koordinering og
samordning
Er et bindeledd mellom institusjonene og sikrer brukermedvirkning for
de institusjonene som bruker de produktene og tjenestene som
senteret tilbyr.
Koordinerer og samordner opptak til grunnutdanninger ved norske
universiteter og høgskoler gjennom fellesportalen Samordna opptak.
Samordner og bistår gjennomføringen av opptak ved norske
universiteter og høgskoler.
b) Årsverk/økonomiopplysninger
Anslag over antall årsverk som brukes på de ulike hovedkategoriene oppgaver:
Ledelse, administrasjon og drift
Informasjon, kommunikasjon (gjelder de som har egen
kommunikasjonsavd./stabsfunksjon etc. som ikke dekkes under
Informasjon/kunnskapsspredning under punktene nedenfor)
Fordeling etter oppgaver
Regelverksforvaltning
Tilsyn og kontroll
Akkreditering og godkjenning
Tilskuddsforvaltning
Programforvaltning
Dokumentasjon, statistikk og analyse
Vurdering
Støtte og veiledning
Internasjonalisering
Etatsstyring
Sekretariatsfunksjon
Koordinering og samordning
Digital infrastruktur
Forvaltning og utvikling av fagsystemer
Informasjon/kunnskapsspredning
Rådgi og bistå departementet
Totalt
12
1
4
6
9
2
12
40
4
90
c) Samarbeid
Oversikt over FSATs samarbeid med virksomhetene som er omfattet av Organiseringsprosjektet:
BIBSYS
Systemintegrasjon: eksport fra FS til BIBSYS og Nasjonal
Låneregister
CRIStin
Utvikling av CRIStin-systemet (7,5 årsverk)
Kunnskapssenter for utdanning
n/a
Nasjonalt senter for
realfagsrekruttering (NSR)
n/a
NOKUT
Samarbeid om forvaltning av GSU-listen
Utveksling av erfaringer og kompetanse innenfor utenlandsk
utdanning
Samarbeid vedr. import av NOKUTs vedtak til GAUS
Norgesuniversitetet
n/a
NSD
Utvikling av støttesystemet ITAR
Systemintegrasjon: eksport av data fra FS og CRIStin til DBH
Samarbeid om rapporteringsformater og felles definisjoner
ifm forvaltning og utvikling av DBH og FS.
Program for kunstnerisk
utviklingsarbeid
Senter for IKT i utdanningen
n/a
SIU
Dialog og (FSAT mottar) veiledning ifm utforming av
prosjektsøknader for EUs Erasmus + midler i kategori
Kunnskapsallianser
UNINETT
Samarbeid ifm forvaltning av Feide for FSATs systemer og
tjenester, og implementering av Dataporten.
Samarbeid om utvikling av løsningene for prosjektet Digital
eksamen.
Utdanningsdirektoratet
Eksport av data fra NVB (Nasjonal vitnemålsbase) til UDIR
Samarbeid om informasjon til videregående skoler vedr.
opptak til grunnutdanninger.
n/a
Vox
Eksport av studiekataloginformasjon fra FS til utdanning.no
Eksport av studiumdata for opptak til grunnutdanninger fra
SO.
2. Behov, utfordringer og muligheter
 Effektiv forvaltning/oppgaveløsning
FS som autoritativ datakilde
For å sikre god ressursutnyttelse og unngå dublering av oppgaver, er det viktig å følge prinsippet om
autoritative datakilder for sektoren, som oppdateres ett sted og som kan gjøres tilgjengelig via
gjenbrukbare applikasjonstjenester. FS er en etablert og velfungerende autoritativ kilde for data og
datadefinisjoner innenfor det studieadministrative området og det er vesentlig at videre prosess med
en omorganisering av sektoren bør ikke bidra til en endring på dette. Videreutvikling av FS og
integrasjoner med eksterne systemer tilbyr nødvendig fleksibilitet, for å bruke kun deler av de
autoritative data.
Standardisering og harmonisering
Bruk av felles systemer i UH-sektoren bidrar til effektivitet og økt måloppnåelse i sektoren. Det er
nødvendig å fortsette harmoniserings- og standardiseringsarbeidet mht begreper, roller, prosess og
funksjoner. For å unngå unødvendig variasjon eller behov for tilpasninger og muliggjøre nye
integrasjoner, bør sentrale aktører som FSAT, NSD, UHR, NOKUT, UNINETT med flere, styrke og holde
ved like dialogen om definisjoner og begreper for bruk i fellestjenester for sektoren.
Koordineringsutvalg
For at fellestjenestene for sektoren skal møte sektorens behov er det hensiktsmessig med klare
grenseoppgangene mellom mandatene til de sentrale aktørene samtidig som det er behov for bedre
samordning og koordinering av oppgaveløsning i sektoren.
For å sikre hensiktsmessig arbeidsdeling og prosessharmonisering samt at alle aktuelle aktører blir
involvert og hørt foreslås det nedsatt et koordineringsutvalg bestående av sentrale aktører i sektoren,
inkludert FSAT. Medlemmer i utvalget bør være på ledernivå. Utvalget vil arbeide på et overordnet,
strategisk nivå med å få oversikt over oppgaver og nedsette tverrgående arbeidsgrupper eller
prosjekter som jobber operativt med utviklingsprosjekter.
Samarbeid i utvalget bør evalueres jevnlig.