«Digitalisering, effektivisering
og #ORG2022»
Aulaen
13.desember 2016
Universitetsdirektør Kjell Bernstrøm
14.12.2016
SIDE 2
UNIVERSITETET I BERGEN
Hvorfor har jeg satt i gang #ORG2022?
• Oppfølging av avbyråkratiseringskrav/-kuttet
• Direkte oppfølging av strategien
• Bevisste prioriteringer og handlingsrom for å etablere
fremtidsrettede tjenester
• Organisasjonsutvikling rettet mot alle ansattegrupper
• Henger tett sammen med utrulling av
digitaliseringsstrategien og pågående BOTT-samarbeid
 Utvikle UiBs endringskapasitet og gjennomføringsevne
14.12.2016
SIDE 3
UNIVERSITETET I BERGEN
Forventninger til
produksjon og
kvalitet
Effektiviseringsog innovasjonsbehov
Ressurser
14.12.2016
SIDE 4
UNIVERSITETET I BERGEN
Forventninger vs. ressurser
14.12.2016
SIDE 5
UNIVERSITETET I BERGEN
uib.no/ORG2022
Fellestiltak,
og alt internt utviklingsarbeid initiert og drevet av
enhetene selv!
14.12.2016
SIDE 6
UNIVERSITETET I BERGEN
Organisering av programmet
Eier:
Leder for styringsgruppen:
Prosjektleder:
Programmets rolle:
Faktisk gjennomføring:
14.12.2016
SIDE 7
Universitetsdirektøren
Prorektor Anne Lise Fimreite
Kristine Breivik
Koordinering og verktøybygging
Alle enheter og avdelinger!
UNIVERSITETET I BERGEN
Styringsmålene i #ORG2022
1. ..tiltak som kan gi tidsmessige
besparelser i vitenskapelige og
teknisk-administrative stillinger
2. Bidra til mer og bedre samarbeid på tvers
3. …reduserte lønnsutgifter og reduksjon i andre
driftsutgifter
4. …økonomisk effektiviseringseffekt tilsvarende
regjeringens avbyråkratiseringskutt (ca. 80 mill kr. over
fire år)
14.12.2016
SIDE 8
UNIVERSITETET I BERGEN
#ORG2022: Resultatene skal måles!
- Gevinstrealisering krever klare mål og tett oppfølging
2015 Utgangspunktet
2016 Stabilisering/0-vekst
2017 15% måloppnåelse (av totalmål)
2018 40% måloppnåelse (av totalmål)
2019 100% måloppnåelse (av totalmål)
14.12.2016
SIDE 9
UNIVERSITETET I BERGEN
Prosjekter satt i gang av #ORG2022;
• Det indre arbeidsmarkedet
– Internutlysninger, forenklede
tilsettingsprosesser, mobilitetsordninger
• Digital eksamen og sensur
– Gjennomgang av arbeidsprosessene
• Oppfølging av alle konkrete innspill
– Spill inn via nettsidene!
14.12.2016
SIDE 10
UNIVERSITETET I BERGEN
Nye prosjekter
• Issue tracker for studenter
• Hvordan gjennomføre (endrings-)prosjekter ved
UiB? Innføring av tilpasset variant av Difis
prosjektveiviser.
• Forenkling av tilsettingsprosesser (alle
stillingskategorier)
• E-læring – videreutvikling av kursporteføljen
ved UiB
14.12.2016
SIDE 11
UNIVERSITETET I BERGEN
#ORG2022 - status
2015 til 2016: «Ingen vekst, bedring i forholdstall»
14.12.2016
Sentraladministrasjonen
Administrativt ansatte
Teknisk ansatte
okt.2016
261,3
192,1
okt.2015 Endring
261,3
183,8
8,3
Fakultetene
Administrativt ansatte
Vitenskapelige ansatte
Teknisk ansatte
okt.2016
606,3
2 187,0
418,1
okt.2015 Endring
603,8
2,5
2 155,0
32,0
423,3
-5,2
Totalt i tellegrunnlaget #ORG2022
Forholdstall vitenskapelige
Forholdstall vit og tekniske
Forholdstall studenter (TA pr student)
Forholdstall BOA (kroner pr. TA)
1 059,7
0,48
0,41
0,069
772 008 kr
1 048,9
10,8
0,49
-0,002
0,41
-0,0001
0,072
-0,003
827 781 kr -55 773
SIDE 12
kr
UNIVERSITETET I BERGEN
14.12.2016
SIDE 13
UNIVERSITETET I BERGEN
BOTT (Bergen, Oslo, Trondheim, Tromsø):
Felles anskaffelse nye ERP-systemer
1. Anskaffelsen skal gi universitetene enklere og mer
brukervennlige løsninger samt redusere risiko.
2. Anskaffelsen skal ivareta forretningsområdene
økonomi, lønn, HR og sak/arkiv på en helhetlig måte.
3. Anskaffelsen skal resultere i effektive og
standardiserte felles systemløsninger for
universitetene
4. Anskaffelsen skal tilstrebe etablering av felles
overordnede prosesser og felles drift, samt samarbeid
om forvaltning av løsningene.
14.12.2016
SIDE 14
UNIVERSITETET I BERGEN
14.12.2016
SIDE 15
UNIVERSITETET I BERGEN
Hva muliggjør digitalisering?
• Gi universitetene enklere, fremtidsrettede, heldigitale,
brukervennlige løsninger
• I størst mulig grad automatiseres og eksisterende
informasjon skal gjenbrukes
• Selvbetjening i relevante prosesser og tjenester
Forventninger om effektivitet!
• Vi må rigge oss for løpende omstilling
• Potensiale for å frigjøre ressurser
Digitaliserings
-strategi
#ORG2022
14.12.2016
SIDE 16
BOTT ERP
SAK/ arkivanskaffelse
UNIVERSITETET I BERGEN
14.12.2016
SIDE 17
UNIVERSITETET I BERGEN
Kvalitet, tidsbesparelser og konkrete kutt
• Ambisjonen om kvalitetsheving og tidsbesparelser
gjelder for ALLE ansatt-grupper
• Det konkrete kuttet vil bli fordelt likt mellom fakultetene
(40 mill) og sentraladministrasjonen (40 mill)
– I sentraladministrasjonen skal kuttet dekkes via en
reduksjon på 60 årsverk i perioden. 10 av disse
skal føres tilbake som styrking knyttet til strategiske
satsninger.
14.12.2016
SIDE 18
UNIVERSITETET I BERGEN
Plan - reduksjon av de 60 årsverkene
Viktige forutsetninger:
• Ikke flytte oppgaver til fakultetene
• Ikke bare bytte ut lønnskostnader med kjøp av tjenester
• Ikke øke eget budsjett ved økt grad av internprising
• Unngå sub-optimalisering!
14.12.2016
SIDE 20
UNIVERSITETET I BERGEN
Effektivisering i staten
(– og ved UiB)
Nøklene til handlingsrommet
Hva fremmer og hemmer effektivisering i staten?
Difi-rapport 2016:6
ISSN 1890-6583
«Budsjettkutt og tydelig toppledelse fremmer,
mens kultur og manglende politiske prioriteringer
hemmer effektivisering.
Handlingsrommet for effektivisering finnes,
men kan utnyttes enda bedre.
Tettere samarbeid på tvers i virksomheten om
effektiviseringstiltak, bedre tilrettelegging fra
sentralt hold og ledere som skaper en kultur for
endring er nøklene til handlingsrommet.»
14.12.2016
SIDE 21
UNIVERSITETET I BERGEN
Oppsummering:
Hvorfor?
• Regjeringens avbyråkratiseringskrav og- kutt
• UiBs strategiske mål og digitaliseringsstrategien
• Mer for mindre – effektivisering og innovative
administrative tjenester
Hva er målet?
• Styringsmålene i #ORG2022
• De lokale målene dere setter
14.12.2016
SIDE 22
UNIVERSITETET I BERGEN
Hvordan skal vi nå målene?
• Digitaliseringsstrategien – handlingsplaner og det
selvbetjente universitet
• BOTT-samarbeidet om ERP-anskaffelsene
• Internt utviklingsarbeid og samarbeid på tvers!
– Gjennomgang av arbeidsprosessene – forenklinger
og forbedringer
• ORG2022
– Koordinering, samarbeid, informasjon og verktøy
14.12.2016
SIDE 23
UNIVERSITETET I BERGEN