Referat af bestyrelsesmøde den 17/1 2017
Til stede:
Stig, Anders, Henriette, Lone, Lykke og Henrik. (Jesper havde ikke mulighed for at deltage)
Referent:
Lykke
Stig byder velkommen 
1. Dagsorden for bestyrelsesmøde d.d. blev godkendt.
2. Referat fra bestyrelsesmødet 11/10 2016 blev godkendt og underskrevet af bestyrelsen.
3. To-do liste/erindringsliste opdatering/opfølgning:
Stig: Målbanner som DOF lovede os til sidste års skoleorientering er kommet og ligger nu i
materielrum. Stig har kontaktet klubbens forskellige udvalg, og de vil alle gerne forsætte i 2017. 
Torben Kristensen har sagt ok til at være dirigent ved generalforsamlingen 7/2 2017. Div ved
skolekort/skolegårdskort drøftes senere da Henriette også har en del til punktet.
Henriette: Der er desværre kommet afslag på ansøgning til Folkeoplysningspuljen. Pengene skulle
være anvendt ved udbredelsen af skoleorientering, korttegning og materiel mv. Forsker-projekt er
ikke kommet endnu – det er måske ikke helt klar endnu, så vi venter stadig i spænding. Det er ikke
aktuelt med indkøb af volley-net til onsdags-gymnastik, da der er fundet en anden løsning. Klubben
har modtaget kr. 7.500,- fra Næstved Kommune til dækning af tegning af 2-3 kort. Det ene kort er
allerede tegnet og afleveret.
Lykke: Projektor til bip-test er klaret. Der er søgt seas-nve fonden og Sjællandske Medier til
materiel. Vi har fået afslag. T-shirts som er bestilt - er afhentet og leveret. Der mangler et par
enkelte i str xs som først kan leveres i foråret. Medlemsliste er mailet ud til alle (som har mail) og
der er kommet en del respons – dejligt. Når ny liste er klar og opdateret i o-service, mailes den nye
reviderede liste ud igen. Er ikke gået videre med Skolernes Find-vej-i dag da det endnu ikke er
afgjort om klubben har mulighed for at afholde arrangementet – det finder sted en hverdag i
skoletid.
Lone: der er udarbejdet balance og budget – dette bliver drøftet under pkt. 4. Der mailes nye
opdaterede kontoudtog ud til medlemmer her i januar/februar. Der er nogle skyldnere som stadig
hænger gevaldigt. De er rykket flere gange og det blev konstateret at disse smides ud af klubben og
spærres på o-service. Har haft kontakt med advokat ved arv fra Niels Lyhne. Det ser umiddelbart ud
til at klubben beskattes, og det vil betyde ca kr. 100.000,- i arveafgift. Lone afventer svar fra
advokat vedr pris på hjælp til afgifts-fritagelse. Klubben har ikke modtaget arv endnu.
Jesper: var ikke til stede. Anders havde ønsker med fra Jesper. Der ønskes indkøbt 20 si-enheder
(ca-pris kr. 15.000,-) , Condes 9 klublicens (banelægningsprogram) (ca-pris kr. 3.000,-) og Ocad 11
(korttegningsprogram) (ca-pris kr. 5.000,- pr styk). Lykke tilføjede ønske om køb af 10-20 sportidentbrikker. Bestyrelsen blev enige om at Condes 9 og Ocad 11 indkøbes nu, da vi har brug for
dem.
Anders: er i gang med klubbens hjemmeside. Der mailes link til bestyrelsen med den nye
hjemmeside. Den må bestyrelsen gerne gennemgå – helst indenfor en uge og vende tilbage til
Anders med kommentarer og forslag. ”Trail på Klinten” hjemmeside er også klar. Anders kontakter
Erik Torm for opdatering af Find-vej-i på hjemmesiden. Der er link til Facebook på den nye
hjemmeside. (man skal dog logge ind på Facebook for at kunne se klubbens Facebook-gruppe).
Anders er i gang med at tegne kort over Campus i Ringsted.
Henrik: KUM fik kun 1 tilmelding fra klubben og blev derfor aflyst. Salg af julelodder i
ungdomsgruppen gik ikke så godt, da de unge også får lodder til salg fra skoler osv. Det blev
konstateret at vi ikke sælger lodder fremover.
Ny to-do-liste er vedhæftet.
4. Økonomi:
Den udsendte balance er pr. 31/12 2016 og viser et overskud på kr. 29.000,-. Kasseren gjorde dog
opmærksom på at dette blev reduceret, da bestyrelsen har vedtaget at de medlemmer som ikke
betaler, smides ud og spærres på o-service. Der er pr. 31/12 2016 ca kr. 21.000,- til gode hos
klubbens medlemmer. (Det hele er dog ikke gammel gæld, så dette tal er ikke et rent tab).
Bestyrelsen undersøger mulighed for nyt nøglesystem til klubhus og materielrum. Der er for mange
nøgler i omløb og fremadrettet skal der mere styr på hvem som får udleveret nøgler.
5. Afviklede arrangementer:
Onsdagstræning kører derudaf for fuld skrue. Der er min ca 15 deltagere hver gang og især
ungdomsløberne møder talstærkt op.
VTR-nat er afviklet og klubben stod for afslutningsløbet i Fruens Plantage. Der var god tilslutning.
VTR-løb kører med et lidt svingende deltagerantal fra klubben. Det er en god mulighed for at
komme ud og prøve andre skove. Husk at reklamere for fælleskørsel 
Klubben stod for VTR i Rønnebæk 6/11 2016 – det var et godt løb og en succes - som også de ellers
meget rolige græssende køer syntes de skulle have del i.
Klubmesterskabet blev afviklet 13/11 og vi var mange deltagere - både til løb og fællesspisningen
om aftenen hvor pokaler blev delt ud til de stolte vindere.
Juleløbet var også en succes med 36 deltagere. Familien Hansen havde atter engang kreeret et
finurligt løb og med hygge i klubhuset bagefter. I år deltog en ny person som vi ikke har set i
klubben tidligere – nemlig Mona-Lisa. Hun vandt en præmie, og da hun desværre ikke havde
mulighed for at deltage i præmieoverrækkelsen, måtte Bent Børsting modtage præmien på hendes
vegne. Hun er tilsyneladende en af Bents bekendte.
Familie-orientering er startet op i starten af 2017 og har kørt 2 gange. Sidste gang var der 36
deltagere. Vi har forsøgt med betalt annonce via Facebook, men må konstatere at det ikke har givet
flere deltagere. Fremover laves de sædvanlige opslag (som er gratis) og vi forsøger få et skriv med i
lokalavisen.
6. Kommende arrangementer:
Indendørstræning kører hver onsdag frem til og med 5/4 2017, se evt kalender i klubnyt/på
hjemmesiden.
Familie-orientering kører hver lørdag frem til og med 11/3 2017 med start fra klubhuset mellem kl.
10-11. Klubbens medlemmer er meget velkomne til at deltage og der er både lette, mellemsvær og
svær bane.
Dato for generalforsamling er fastsat til 7/2 2017 kl.19.00 i klubhuset. På valg er Jesper, Lone,
Henriette og Anders.
VTR-løb kører videre og næste gang er det i Fruens Plantage hvor Haslev OK står for løbet. Sidste
gang for VTR er ved afslutningsløbet 12/3 2017.
5/2 2017 står klubben for VTR i Harrested og vi håber på stor deltagelse 
Der er tekniktræning hos OK Sorø 4/3 2017.
Anders og Torben står for banelæggerkursus i klubhuset 18/3 2017.
Klubbens tirsdagstræning starter op 4/4 2017.
Herudover er der Sjællandssprinten i maj hvor klubben står for de 2 sprinter om lørdagen og Køge
OK står for de 2 sprinter om søndagen.
Klubben har lagt billet ind på DM klubhold i 2018, så må vi se om vi får det arrangement fra DOF.
Der kom et forslag om DM Mellem 2020 som evt kunne afholdes i Harrested Skov eller
Sparresholm.
Bestyrelsen blev enige om at efter evaluering af Sjællandssprinten tager vi en beslutning om
afholdelse af et større stævne.
7. Generalforsamling 7/2 2017:
Stig vil gerne have input til formandens beretning.
Der skal gøres opmærksom på at bestyrelsen støtter kurser og uddannelse, men at hvis klubben
skal dække omkostningerne – skal der sendes ansøgningsmail til bestyrelsen.
Klubbens visioner – arbejder bestyrelsen stadig på. Der meldes ud til klubbens medlemmer når vi er
klar.
Husk dagsorden, regnskab/budget og indkomne forslag mv skrives ud og lægges på bordene.
8. Det gamle klubtøj:
Det gamle brugte/slidte ungdomstøj gives væk.
Gammelt klubtøj sælges for 50,- pr stk.
9. Tydelige retningslinjer ved dækning af omkostninger:
Kørsel kan udbetales for bestyrelsen med 1,- pr km for deltagelse i klubledermøde og kursus mv.
Kørsel (1,- pr km) herudover skal aftales med bestyrelsen, feks ved korttegning, planlægning af
stævner osv.
Printerpatroner mv deles ikke ud, der er mulighed for at printe i klubhuset.
Hvis et bestyrelsesmedlem får en henvendelse ved dækning af omkostninger i klubregi (uanset
hvilke de måtte være) skal denne henvendelse mailes til resten af bestyrelsen, sådan at vi i
fællesskab tager beslutning om dækning af omkostning eller ej.
10. Bordet rundt:
Lykke – Familie-orientering kører fint med et godt deltagerantal. Lykke undersøger
førstehjælpskasse og sørger for opdatering/opfyldning af denne.
Henriette – har indkøbt 2 demokompasser. De ligger i klubhus. Det ene kompas lægges evt i
træningskasse. Træningskasse står også i klubhus og kan anvendes af alle til undervisning mv. Sorø
OK skal tegne kort for alle skoler i Ringsted og i den forbindelse skal Anders kontakte Sorø OK for at
gøre opmærksom på at han er ved at tegne Campus i Ringsted. (tidligere indgået aftale hvor Sorø
OK har givet ok) Henriette foreslår at vi bruger samme model som Sorø OK hvor en garvet/erfaren
korttegner fra klubben underviser i skolegårdskort-tegning. Det skal være en hjælp til at tegne
mange skolegårdskort og opdatering af kort. Det kan evt tages op ved generalforsamlingen. Der
skal helst være 7-10 nye korttegnere. DOF betales omkostningerne og formålet er at klubben kan
tjene penge og udbrede kendskab til orienteringsløb. Henriette foreslår også at vi checker
www.moveandlearn.dk som er en hjemmeside der kan bruges til inspiration, også i skolerne.
Klubbens pris på tegning af skolekort er mellem 3.000,- - 5.000,- pr styk fremadrettet. Dvs at
klubbens korttegnere skal kontakte Anders eller Henriette før de tegner skolekort. Dette fordi der
skal være et formøde på skolen hvor der aftales helt præcist hvad der skal laves, samt laves
kontrakt på aftalen med skolen mht pris, tegning, matr og ophavsrettigheder mv.
Henrik – har ikke mulighed for at stå for selve planlægningen af find-vej-i 2017. Henriette vil gerne
arrangere fra Axeltorv. Henrik mailer div til Henriette til brug ved find-vej-i.
Anders – foreslår vi overvejer klubtur hvor vi ”kun” er klubben. Anders vil gerne tage kursus i
hjemmesider – det blev bevilget.
Stig – gjorde opmærksom på at der er campingplads i nærheden af Hallands 3-dages 2017. Der er
lidt flere faciliteter end ved den normalt meget ”enkle” teltplads.
11. Andet/eventuelt:
Klubbens facebook blev drøftet. Bestyrelsen blev enige om at de 2 grupper hhv den oprindelige
facebook gruppe og familie/ungdomsgruppen slåes sammen til 1 gruppe. Dvs at
familie/ungdomsgrupen overføres til den oprindelige gruppe. Klubbens officielle facebook-side
består. Grupperne slåes sammen sådan at vi opnår een homogen gruppe og ikke deles op i 2 eller
flere grupper. Sebastian kontaktes omkring dette.
Bestyrelsen er enige om, at hvis der er 2 eller flere afbud til et bestyrelsesmøde, forsøges dette
rykket til anden dag. Hvis der kun er 1 afbud, bibeholdes den oprindeligt aftalte dato.
12. Næste bestyrelsesmøde aftales efter generalforsamlingen 7/2 2017.