Brukerhåndbok
Brukerhåndbok Domstolenes aktørportal Forfatter: Domstoladministrasjonen Versjon: 4 Domstolenes aktørportal versjon: 4 Innhold Innledning......................................................................................................................................... 1 Elektronisk ID .............................................................................................................................. 1 Brukerhåndboken ......................................................................................................................... 1 Grunnleggende om tjenesten ............................................................................................................ 2 Innlogging..................................................................................................................................... 2 Brukervilkår .................................................................................................................................. 2 Min profil...................................................................................................................................... 3 Inaktivitet ved bruk....................................................................................................................... 4 Varsling ........................................................................................................................................ 4 Oppetid og tilgjengelighet på løsningen ....................................................................................... 5 Gjennomgang av domstolenes aktørportal ....................................................................................... 6 Startsiden ...................................................................................................................................... 6 Ny sak ........................................................................................................................................... 8 Opprett ny sak ........................................................................................................................... 8 Nytt tilsvar .............................................................................................................................. 15 Verserende saker ........................................................................................................................ 15 Dokumenter ............................................................................................................................ 15 Journalførte dokumenter ......................................................................................................... 16 Ikke innsendte dokumenter ..................................................................................................... 18 Frister ...................................................................................................................................... 19 Saksinfo .................................................................................................................................. 20 Salær ....................................................................................................................................... 20 Gebyrer ................................................................................................................................... 21 Kvitteringer ............................................................................................................................. 21 Rettigheter............................................................................................................................... 22 Dokumenter ................................................................................................................................ 23 Journalførte ............................................................................................................................. 23 Ikke innsendte dokumenter ..................................................................................................... 23 Frister .......................................................................................................................................... 24 Delegater..................................................................................................................................... 25 Innlogget som ............................................................................................................................. 26 Jobber på vegne av.................................................................................................................. 26 Min profil ................................................................................................................................ 26 Søk brukere ............................................................................................................................. 26 Domstolenes aktørportal versjon: 4 Jobbe i Aktørportalen som delegat ................................................................................................. 28 Salær ............................................................................................................................................... 30 Salærskjemaets oppdeling .......................................................................................................... 30 Saks- og personopplysninger .................................................................................................. 31 Honorar ................................................................................................................................... 32 Reisefravær og utlegg ............................................................................................................. 33 Summering og innsending ...................................................................................................... 34 Honorar ....................................................................................................................................... 35 Stykkpris eller godtgjørelse etter medgått tid ......................................................................... 35 Begrenset tjenestetilbud ................................................................................................................. 38 Hjelp og brukerveiledning .............................................................................................................. 39 Domstolenes aktørportal versjon: 4 Innledning Domstolenes aktørportal (Aktørportalen) er en nettportal for utveksling av saksinformasjon og dokumenter i tvistesaker, og for innsending av salær i både sivile saker og straffesaker. Løsningen sørger for elektronisk samhandling mellom domstolene og aktører i tvistesaker. Portalen er i første omgang tenkt for advokater eller andre som fører en sak på vegne av en klient, men er også tenkt at den skal kunne brukes av selvprosederende parter, meddommere, tolker og sakkyndige i fremtiden. I tillegg er det planer om å utvide til flere sakstyper. Dette vil det komme mer informasjon om fra prosjektet Digitale domstoler. På sikt er det et mål at all dokument- og informasjonsutveksling med domstolene skal skje elektronisk. Elektronisk ID For å kunne bruke Aktørportalen trenger du en elektronisk ID på nivå 4. Årsaken til at det kreves innlogging på sikkerhetsnivå 4, skyldes nødvendigvis at det ligger mye sensitiv informasjon som er unntatt offentligheten i løsningen. Godkjent elektronisk ID på nivå 4 er BankID, BankID på mobil, Commfides e-ID eller Buypass e-ID. En forutsetning for å bruke løsningen til Buypass er at du har et smartkort med Buypass-akseptansemerke, og at det er på nivå 4. Kort som oppfyller dette er smartkort fra Buypass og spillkort utstedt av Norsk Tipping. (Kort utstedt av kommisjonær må oppgraderes. Dette kan gjøres på Buypass sine sider.) For medlemmer av advokatforeningen er det også mulig å bruk medlemskortet for pålogging, da de nye medlemskortene er av typen Buypass. Du kan lese mer om hvordan du skaffer deg elektronisk id og løsningene på: http://www.difi.no/elektronisk-id/slik-skaffer-du-deg-elektronisk-id. Brukerhåndboken Denne håndboken gir en kort innføring i de skjermbildene du som bruker møter i Aktørportalen, og de prosessene som utføres der. Skjermbildene som brukes er hentet fra en testinstans av Aktørportalen og er en kombinasjon av fiktive og anonymiserte data. Advokatforeningen står ikke bak denne brukerhåndboken og har ingen forpliktelser i forhold til innhold selv om navnet på prosjektleder Vegard Fløtre i Advokatforeningen benyttes i denne brukerhåndboken. -1- Domstolenes aktørportal versjon: 4 Grunnleggende om tjenesten Uansett hvem som tar i bruk Aktørportalen, er det noen grunnleggende steg du må igjennom, før du kan benytte seg av tjenesten. Dette går blant annet på godkjenning av brukervilkår og registrering av din kontaktinformasjon. Det er også noen generelle opplysninger slik som varsling, inaktivitet ved bruk og tilgjengelighet som er viktig å merke seg. Innlogging For innlogging og autentisering av bruker benyttes ID-porten, som er en offentlig fellesløsning for å kunne logge seg inn på digitale tjenester fra offentlige virksomheter. Tjenesten driftes av Direktoratet for forvaltning og IKT (DIFI). For å logge på løsningen må du først gå til http://www.domstol.no/aktorportalen. I menyen på nettsiden finner du et eget menyelement som heter "Logg inn". Når du klikker på dette element blir du sendt til ID-porten for autentisering og pålogging. For å logge inn via ID-porten kan du benytte enten BankID, Buypass, Commfides eller BankID på mobil. Skjermbilde 1: Innlogging via ID-porten Brukervilkår Første gang du logger deg inn i Domstolenes aktørportal, må du godta brukervilkårene for tjenesten. Disse sier noe om hva tjenesten tilbyr, og hva du som bruker av Aktørportalen forplikter deg til. Vilkårene sier også noe om krav til tjenesten og forventet tilgjengelighet. Et viktig punkt som står i brukervilkårene er punktet som omhandler fristavbrudd. Brukervillkårene må godtas for å ta i bruk tjenesten, og starte samhandlingen. Hvis du avslår vilkårene, vil du automatisk bli logget ut fra tjenesten. Neste gang du logger på vil du få opp vilkårene på nytt. Det er altså ikke mulig å benytte seg av løsningen før en har godtatt vilkårene. Ved endringer i vilkårene vil du måtte godta vilkårene på nytt for å bruke tjenesten videre. -2- Domstolenes aktørportal versjon: 4 Brukervilkårene sier også noe om hvilke forpliktelser du tar på deg som bruker av løsningen, og føringer og begrensninger i løsningen. Vilkårene i sin helhet kan du lese på: http://www.domstol.no/no/Domstolenes-aktorportal/Brukerveiledning/Brukervilkar/ Domstolene har også utarbeidet felles retningslinjer for bruk av Aktørportalen. Det er ønskelig at du også setter deg inn i disse: http://www.domstol.no/globalassets/upload/da/internett/domstol.no/aktorportalen/20161028felles-retningslinjer-for-advokater-med-saker-i-aktorportalen.pdf Min profil I "Min profil" lagres opplysninger om kontakt- og fakturainformasjon og foretrukket kommunikasjonskanal. Denne informasjonen brukes blant annet til å sende varsel om når det foreligger nye dokumenter i en sak. Første gangen man logger seg inn i Aktørportalen må bruker registrere kontakt- og fakturainformasjon. Som bruker må du legge inn opplysninger om din e-post, mobilnummer (begge deler er påkrevd), og eventuelt annet telefonnummer eller e-postadresse, samt kontonummer for utbetaling av salærkrav. Du må også angi om du vil bruke e-post eller sms som varslingskanal for varsling av nye dokumenter. Disse valgene finner du under "Kontakt- og fakturainformasjon". Skjermbilde 2: Kontakt- og fakturainformasjon Det er mulig å sende varsling til flere mottakere, f.eks. til sekretæren eller postmottaket, dette gjøres ved at e-post/telefonnummer blir lagt inn under "Andre e-postadresser for varsling" eller "Annen telefon (+47)". For å legge inn flere mottakere enten for e-post eller sms skiller du de med komma og mellomrom ", ". Om du ønsker varsling på både e-post og sms, krysser du av for e-post som varslingskanal under "Varsling" i tillegg må du gjenta telefonnummeret ditt i feltet for "Annen telefon (+47)". Kontonummer er påkrevd for alle som skal sende inn et salærkrav. Hvis bruker fyller ut en salæroppgave og prøver å sende den inn uten å ha oppgitt kontonummer, vil du automatisk bli sendt til "Min profil" for å fylle ut dette. Når det er gjort og du har klikket på lagreknappen, kan du klikke på "Tilbake" for å gå tilbake til salærskjemaet. -3- Domstolenes aktørportal versjon: 4 Er du advokat eller advokatfullmektig vil opplysninger om advokatkontoret du er knyttet til dukke opp under "Informasjon om advokatregisteret". Grunnlaget for om det vil ligge informasjon under dette feltet er Tilsynsrådet for advokatvirksomhet. Denne informasjonen oppdateres omtrent annenhver uke, det vil derfor kunne ta noe tid før du får oppdatert informasjon om du har byttet arbeidsplass. Skjermbilde 3: Informasjon fra advokatregisteret Under "Slett bruker" nederst på "Min profil" har du mulighet til å "Gå til avregistrering". Dette valget tar deg videre til et skjema der vi ønsker at du oppgir årsak samt eventuelt en beskrivelse av årsaken. Skjermbilde 4: Avregistrering Inaktivitet ved bruk Når du logger deg inn i Aktørportalen blir det etablert en sesjon som er tidsbegrenset. Hver gang du foretar en handling i portalen, blir denne sesjonen fornyet. Hvis du ikke foretar seg noe i portalen på 1 time, blir sesjonen avsluttet. Når du prøver å foreta en handling i portalen etter dette, må du re-autentisere deg gjennom ID-porten. Dette er av sikkerhetsmessige årsaker. Varsling Når du registrer din informasjon under "Min profil", velger du også ønsket varslingsmetode. Avhengig av hva du har valgt, vil du få en sms eller e-post når det kommer nye dokumenter i en sak. Dette gjelder både for dokumenter som blir send av domstolen og fra motparts prosessfullmektig når du står som mottaker av dokumentet. Varslet inneholder saksnummeret til saken det gjelder og hvis det er et dokument med frist, vil varslingen også inneholde dato for fristen. Det jobbes med å forbedre innholdet i disse varslene. Et dokument som er skjult eller fremmet skjult av prosessfullmektig, vil ikke generere varsel. Dette gjelder også selv om domstolen i etterkant hever skjulingen av dokumentet. -4- Domstolenes aktørportal versjon: 4 Du vil også kunne få varsling om at dokumenter er blitt feilført. I slike tilfeller vil varslet si at dokument med tittel "xxxxxxxx" fra "xxx xxxx" i sak "xx-xxxxxxx-xxxx" har fått status feilført. At et dokument har blitt feilført vil også fremgå i dokumentlisten på saken ved at dokumentet ikke lengere er klikkbart, all tekstlig informasjon for dokumentet er grået ut, og ved å holde muspekeren over kommer det opp informasjon om at dokumentet er feilført i fagsystemet. Skjermbilde 5: Feilført dokument Oppetid og tilgjengelighet på løsningen Løsningen vil normalt være oppe og tilgjengelig hele døgnet, men det kan forekomme nedetid både for Aktørportalen og fagsystemet til domstolene. Så lenge portalen er oppe er det mulig å sende inn dokumenter, selv om fagsystemet skulle være nede. Hvis fagsystemet er nede vil dette fremgå i portalen med en melding om begrenset tjenestetilbud. Selv om det i en slik situasjon er mulig å sende inn dokumenter, vil du ikke får noen saksinformasjon i portalen. Det betyr at ved innsending av dokumenter i en verserende sak må opplysninger som saksnummer, parter og prosessfullmektige fylles ut. Det vil kunne være perioder der portalen kan være nede som følge av vedlikehold. Alt planlagt vedlikehold vil bli varslet i portalen og på domstol.no/aktorportalen. Det må også nevnes at i helger og på hverdager mellom klokken 20:00 og 08:00, må en kunne regne med at det vil ta noe tid før løsningen er tilgjengelig eller funger som normalt hvis det skulle oppstå en feilsituasjon. -5- Domstolenes aktørportal versjon: 4 Gjennomgang av domstolenes aktørportal Etter at du har registrert informasjon under "Min profil" og godtatt brukervilkårene får du tilgang til selve Aktørportalen. Startsiden Startsiden for Aktørportalen viser en saksoversikt og informasjon om pågående saker, samt gir en del ulike valg. 2 1 4 3 Skjermbilde 6: Startside/saksoversikt 1. Øverst på siden vises en overordnet global meny som er tilgjengelig uansett hvilken side brukeren står på. Denne menyen inneholder "Saker" (forsiden/saksoversikten), "Dokumenter" (oversikt over alle saker på tvers av alle domstolene), "Frister" (oversikt over alle frister på tvers av alle saker), "Delegater" (mulighet for tildeling av delegattilgang og rettigheter - denne siden vises kun for advokater og advokatfullmektige). a. Det første elementet "Saker" er også forsiden på Aktørportalen, den lister ut en oversikt over alle saker du har tilgang til i portalen. Hva som vises påvirkes av hva som er valgt i "Jobber på vegne av" (se punkt 2 a). Det er også fra denne siden brukeren initierer en ny sak, dette gjøres ved å velge "Opprett ny sak +". b. "Dokumenter" er en oversikt over samtlige dokumenter som har blitt sendt til deg på tvers av alle sakene du har pågående. Her finnes også oversikt over "Journalførte" og "Ikke innsendte" dokumenter på tvers av alle saker i alle domstoler. Lista viser dokumentnavn og -nummer, mottaker, avsender, klient og tidspunkt. Du har selv mulighet til å velge hvilket av disse kriteriene du ønsker å sortere denne lista på. Standardinnstilling er at sist innkommet dokument ligger øverst, slik som i en e-post innboks. Det er også her mulighet for å markere -6- Domstolenes aktørportal versjon: 4 dokumenter for å slå de sammen, favorittmarkere, samt søke etter dokumenter slik som under "Dokumenter" i en spesifikk sak. c. Fanen for "Frister" i den globale menyen viser en oversikt over alle frister man har på tvers av alle saker. Fra denne siden er det også mulig å eksportere fristene, slik det er i den enkelte sak. Her vil det også komme en oversikt over alle møter som er berammet på tvers av alle saker. Dette er ikke klart ennå, men vil komme i nærmeste fremtid. d. Punktet "Delegater" gir deg mulighet for å invitere og administrere delegater. Dette kan for eksempel være advokatsekretærer eller andre kollegaer som jobber på vegne av en prosessfullmektig. Dette valget er kun tilgjengelig for advokater og advokatfullmektiger. 2. Øverst til høyre vises navnet til den som er pålogget. Ved å klikke på navnet ditt vil du kunne velge hvem du "Jobber på vegne av", gå til "Endre profil", "Søke etter brukere" samt "Logg ut" av Aktørportalen. a. "Jobber på vegne av" viser hvem du jobber for. Mange brukere vil jobbe på vegne av seg selv (prosessfullmektig/advokatfullmektig), men hvis du har fått tildelt rolle som delegat for en advokat eller advokatfullmektig vil du også kunne velge å jobbe på vegne av de. Dette valget gir en filtrering på hva som vises i "Saker", "Dokumenter" og "Frister" (se punkt 1 a-c). b. Valget "Endre profil" vil føre deg til "Min profil" der du kan endre på din kontakt- og fakturainformasjon, ønsket varslingskanal samt mulighet for å avregistrere deg som bruker. c. "Søk etter brukere" gir oversikt over alle registrerte advokater og advokatfullmektige. Oversikten benyttes for å få oversikt over om motpartens advokat er aktørportalbruker eller ikke. Dersom én advokat i saken ikke er aktørportalbruker, må prosesskriv i tillegg sendes direkte, jf. tvisteloven § 12-3 (2). d. "Logg ut" velges når bruker er ferdig med arbeidet i Aktørportalen. Husk å logge ut om du forlater datamaskinen din av sikkerhetsmessige årsaker. 3. Saksoversikten viser alle saker du har en rolle i, i alle domstolene som tilbyr Aktørportalen. Dette kan være som saker der du har rollen prosessfullmektig eller advokatfullmektig. Om du er delegat dukker sakene til den personen du jobber på vegne av opp i denne oversikten. Oversikten viser informasjon om partene i saken og hva saken gjelder. I tillegg til at dette er startsiden ved innlogging i portalen, er det også siden som vises når en velger "Saker" (se 1 a) i hovedmenyen. Det er fra denne siden en ny sak initieres ved å velge " Her kan du velge om du ønsker å få opp "Aktive", "Avsluttede" eller "Alle" saker. Under "Avsluttede" vil saker som er avsluttet i domstolen, men som er nyere enn tre måneder vises (slik at det skal være mulig å sende inn salær i saken). Hvilke saker som vises påvirkes av hva som er valgt i "Jobber på vegne av" (se punkt 2 a). Det er nå også mulighet til å søke i saksoversikten for å enkelt finne saker man har i Aktørportalen. Det er mulig å søke på klient, motpart, saksnummer, og sakstema for å lettere finne frem om man har mange saker. 4. Ny sak initieres ved å velge "Opprett ny sak +" fra forsiden. Dette er inngangen for å sende inn en ny sak som prosessfullmektig for saksøker, eller for å levere et tilsvar som -7- Domstolenes aktørportal versjon: 4 prosessfullmektig i saker du enda ikke er blitt registrert på. Dette typisk der klient kommer med stevningen og ber deg levere tilsvaret. Skjermbilde 7: Bunnmeny 5. Nederst på hver side finnes til en hver tid valgene "Hjelp", "Gi tilbakemelding" og "Skriv ut siden". a. "Hjelp" er en lenke til side under domstol.no med hjelp og informasjon om løsningen. Her ligger blant annet denne håndboken, ofte stilte spørsmål og kontaktinformasjon domstolene. b. Ved å velge "Gi tilbakemelding" kommer du til et skjema for å gi innspill og tilbakemeldinger på løsningen. c. "Skriv ut siden" gir deg mulighet til å skrive ut siden om det skulle være ønskelig, her er det også mulighet for å lagre siden som en PDF om det er ønskelig. Ny sak Fra forsiden/saksoversikten klikker du på knappen "Opprett ny sak +" for å opprette ny sak eller inngi tilsvar. Under "Opprett ny sak +" er det to tilgjengelige menypunkter: "Opprett ny sak" og "Inngi tilsvar". "Opprett ny sak" velges om du skal ta ut en stevning eller på annen måte opprette en ny sak i domstolen, mens "Inngi tilsvar" benyttes for å sende inn tilsvar i en sak du ikke er koblet opp mot ennå. Skjermbilde 8: Opprett ny sak Opprett ny sak Når du har klikket på knappen "Opprett ny sak +" vil du få opp et skjema for å fylle inn informasjon som trengs for å fremme saken. Dette skjemaet har tre deler, en for informasjon om saksøker, en del for saksøkt og en del for dokument. -8- Domstolenes aktørportal versjon: 4 Skjermbilde 9: Ny sak I skjermbildet for å opprette ny sak velger du fra nedtrekkslisten den domstolen som saken skal sendes til (se Skjermbilde 10). Her vises kun de domstolene som tilbyr Aktørportalen, les mer om hvilke domstoler som tilbyr Aktørportalen her: http://www.domstol.no/no/Domstolenesaktorportal/utrulling-av-aktorportalen/. Deretter kommer du til felter for å registrere informasjon om partene i saken (se Skjermbilde 10: Opprett ny sak, saksøkerbilde ). Hvis du er advokat eller advokatfullmektig vil ditt navn vises under "Prosessfullmektig". Hvis du jobber som en delegat, må du velge i listen hvem som er avsender av dokumentet. Hos domstolen vil da denne personen bli stående som avsender, mens ditt navn vil blir registret som innsender av dokumentet. -9- Domstolenes aktørportal versjon: 4 Skjermbilde 10: Opprett ny sak, saksøkerbilde Påkrevde felter som omhandler saksøker er: Fornavn Etternavn Postnummer Poststed Det er også mulig å legge til flere saksøkere ved å klikke på pluss-tegnet ved teksten "Legg til flere saksøkere +". - 10 - Domstolenes aktørportal versjon: 4 Skjermbilde 11: Opprett ny sak, saksøktbilde Under informasjon om saksøkte er det påkrevd at det fylles ut samme informasjon som for under saksøker. Hvis en kjenner prosessfullmektig for saksøkte fylles også denne informasjonen ut. Påkrevde felter som omhandler saksøktes prosessfullmektig er: Fornavn Etternavn Firma Postnummer Poststed Hvis det ikke er kjent, hukes det av på "Selvprosederende part eller ukjent prosessfullmektig" (Skjermbilde 12: Foretak og ukjent prosessfullmektig). - 11 - Domstolenes aktørportal versjon: 4 Skjermbilde 12: Foretak og ukjent prosessfullmektig Hvis saksøker eller saksøkte er et foretak klikker du (se Skjermbilde 12: Foretak og ukjent prosessfullmektig) i feltet for foretak for å angi dette. Det er da påkrevd at du fyller ut navn på foretak, postnummer og poststed. I feltet for "Dokument" må du fylle ut informasjon om dokumentene som sendes inn. Første felt er dokumentets dato. Dette er dato i henhold til ditt hoveddokument og ikke nødvendigvis dato for når du laster opp dokumentet i portalen. Det er også mulig å huke av for at du ønsker fremmet at dokumentet skal skjules for motpart, du velger da "Bes skjult". Dokumentet vil da være skjult og ikke vises på dokumentlisten inntil domstolen har vurdert saken, og eventuelt konkludert med at det ikke er grunnlag for at dokumentet skal skjules. Skjermbilde 13: Dokumentopplasting under "Opprett ny sak". - 12 - Domstolenes aktørportal versjon: 4 Alle nye saker må inneholde et hoveddokument som utgjør stevningen eller begjæringen. Det er også mulig å legge ved bilag til hoveddokumentet. Dokumenter lastes opp ved å velge "Velg fil" under hoveddokument og bilag, da kommer du til filstrukturen på datamaskinen din, og du må navigere deg frem til der du har lagret dokumentene dine. Det er bare mulig å legge til ett hoveddokument, men du kan legge ved opptil 100 bilag. For hvert bilag er det et felt for å nummerere bilagene. Det er viktig at dette settes for ryddigheten i dokumentlisten og at det skal være enkelt å finne fram til. Bilag som ikke er nummerert får bilagsnummer 0 i dokumentlisten. Om bilagene du laster opp havner i feil rekkefølge kan du også endre rekkefølgen ved å nummerere bilagene. Alle dokumenter (hoveddokument og bilag) som lastes opp må være av typen PDF, og det oppfordres at det brukes standard PDF/A-1A. Les mer om dokumentbehandling: http://www.domstol.no/no/Domstolenesaktorportal/Brukerveiledning/anbefalinger-for-dokumentbehandling/. Skjermbilde 14: Opplasting av hoveddokument og bilag For både hoveddokument og bilag anbefales det at filnavnet er så beskrivende som mulig. Dette vil gjøre det enklere å identifisere de forskjellige dokumentene i dokumentlisten. Du kan endre navn på dokumentene etter at de er lastet opp, dette gjøres ved å trykke deg inn i feltet for dokumentnavn og skrive inn riktig navn. Det er imidlertid en begrensning i filnavnet på 100 tegn (inkludert filendelse), og selve tittelen kan derfor ikke overstige 96 tegn. Det også viktig å merke seg at det ligger en begrensing på størrelsen til filene som skal sendes. En enkeltfil må derfor være under 30 MB, i tillegg til at hele dokumentinnsendingen (hoveddokument, bilag og utfylte felt) må være under 300 MB. Ved å velge symbolet som ligner et øye bak dokumentnavnet vil du få mulighet til å forhåndsvise dokumentet i nettleseren din, på denne måten kan du dobbeltsjekke at du har lastet opp riktig dokument. Ved å velge symbolet for en X ved siden av øyet kan du slette dokumentet du har lastet opp (se Skjermbilde 14: Opplasting av hoveddokument og bilag)Skjermbilde 13: Dokumentopplasting under "Opprett ny sak".. - 13 - Domstolenes aktørportal versjon: 4 Hvis du jobber med å fylle ut et dokument, men må vente med å sende det inn (for eksempel fordi du mangler noen bilag) kan du klikke på knappen "Lagre som kladd og lukk". Dokumentet vil da bli lagret som en kladd, og legge seg i listen under "Ikke innsendte dokumenter". Kladdene finnes igjen under punktet "Ikke innsendte" under "Dokumenter" i hovedmenyen. Det er derfra mulig å hente fram det påbegynte dokumentet, og jobbe videre med det. Skjermbilde 15: Ikke innsendte dokumenter/kladder finnes under "Dokumenter" Når du har fylt inn all nødvendig informasjon og anser deg som ferdig med dokumentet, klikker du på "Signer og send inn". Innsending av dokumentet vil da begynne, og prosessen er fullført når du får en kvitteringen tilbake. Denne inneholder et tidsstempel for når dokument ble levert og en internreferanse. Skjermbilde 16: Kvittering innsendt dokument Hvis du jobber som delegat, og ikke har fullmakt til å foreta prosesshandlinger, vil du heller ikke ha mulighet til å sende inn dokumentet. Du må da klikke på knappen "Send til godkjenning". Det vil da dukke opp for prosessfullmektig som da har mulighet til å sende inn dokumentet. Det er ikke noen varslingstjeneste for dokumenter som sendes til godkjenning. Prosessfullmektig vil bare kunne se det i dokumentlisten under "Ikke innsendte" under "Dokumenter" ved at ens eget navn ligger under "Sendt til" på det aktuelle dokument i dokumentlisten. Det kan derfor være greit å oppfordre delegater til å gi beskjed hvis de sender dokumenter til godkjenning. - 14 - Domstolenes aktørportal versjon: 4 Nytt tilsvar Å sende inn tilsvar i en ny sak arter seg på samme måte som å sende inn "Opprett ny stevning". Den eneste forskjellen er at for "Inngi tilsvar" får du opp et felt for å fylle inn saksnummer. Ved tilsvar i ny sak er det påkrevd at feltet for saksnummer et fylt ut for at det skal være mulig å sende inn dokumentet. Verserende saker Ved å klikke på en sak i saksoversikten, kommer du inn i en spesifikk sak. I hver enkelt sak får man opp en ny menylinje som er knyttet til den spesifikke saken (se Skjermbilde 17): "Dokumenter" "Frister" "Saksinfo" "Salær" "Gebyr" "Kvitteringer" Det er verdt å merke seg at for straffesaker er det kun fanene "Dokumenter", "Saksinfo" og "Salær" som er tilgjengelige. Skjermbilde 17: Verserende sak Dokumenter Under fanen "Dokumenter", finner du alle dokumenter i saken. Dokumentlista i Aktørportalen speiler dokumentlista i domstolenes fagsystem. Øverst kan brukerne velge mellom "Journalførte" og "Ikke innsendte" (kladder og dokumenter sendt til godkjenning fra delegat) - 15 - Domstolenes aktørportal versjon: 4 dokumenter. Tallet i parentes bak viser hvor mange dokumenter som ligger under hver oversikt, bilag regnes ikke med i denne tellingen. Journalførte dokumenter I listen over dokumenter i saken vil det for hvert enkelt dokument vises informasjon om dokumentnummer, dokumentets tittel, hvem som er mottaker og avsender samt tidspunkt for dokumentinnsending. Hvis du klikker på et dokument åpner du det aktuelle dokumentet. Dokumentene er forhåndssortert i den rekkefølge de er sendt inn i saken, og styres ut fra "Tidspunkt". Du kan sortere dokumentene på en annen måte en den forhåndsvalgte, ved å klikke på en kolonneoverskrift. Ved for eksempel å klikke på overskriften "Avsender", vil en sortere dokumentene alfabetisk på avsender. Ved å klikke en gang til på "Avsender" snur du sorteringsrekkefølgen. Det er viktig å merke seg at det kan være hopp i nummereringen i dokumentlisten. Dette skyldes at alle dokumenter som kommer inn eller opprettes i domstolens saksbehandlingssystem blir fortløpende nummerert. Hvis det da opprettes interne dokumenter, dokumenter feilføres eller dokumenter som blir skjult, vil det for deg som bruker framstå som et hopp i nummereringen. Bilagene som sendes inn vil legge seg under hoveddokumentet de ble sendt inn med, og vil ha en egen nummerering under i henhold til hoveddokumentet de er knyttet til. Formen for bilagsnummerering vil da være nummer på hoveddokument med bindestrek før nummeret på bilaget, f.eks 1-1, 1-2 osv. Bilagsnummeret styres ut fra hvilket nummer som settes foran bilagene ved opplasting, om det ikke settes nummer foran bilagene vil alle bilagene få "0". Hvis det i listen forekommer dokumenttitler som det ikke er mulig å klikke på for å åpne dokumentet, skyldes dette mest sannsynlig at dokumentet ikke eksisterer i PDF, eller at det er blitt feilført av domstolen (se dokument 6 på Skjermbilde 19: Dokumentliste). Skjermbilde 18: Feilført dokument Ved å holde musepekeren over dokumentnavnet vil du få opp melding hvis tilfellet er at dokumentet er blitt feilført "Dette dokumentet er blitt feilført av domstolen og finnes ikk lengre". - 16 - Domstolenes aktørportal versjon: 4 Skjermbilde 19: Dokumentliste Slå sammen dokumenter Som tidligere er det mulig å markere dokumenter man ønsker å slå sammen, da haker man av i boksen for de dokumentene man ønsker å ha med, ellers er det mulig å "Velg alle" slik at alle dokumentene i lista blir valgt. Pr nå velges da hoveddokumentene, og ikke vedleggene - disse må man inntil videre velge manuelt. Husk at rekkefølgen man markerer dokumentene i, vil bli rekkefølgen på PDF'en som genereres når man velger å slå sammen. Favorittmarkering Det er også mulig å favorittmarkere dokumenter ved å trykke på stjernen foran dokumentnavnet. Oversikt over de favortittmarkerte dokumentene finner man igjen ved å velge stjernen "Favoritter". Opprett nytt dokument Herfra er det også mulig å opprette et prosesskrift eller å inngi et tilsvar. Dette gjøres ved henholdsvis å klikke på knappene "Opprett nytt dokument +" og "Inngi tilsvar". Knapp for å inngi tilsvar vil ikke være synlig hvis en er prosessfullmektig for saksøker. Når knappen for "Opprett nytt dokument +" er valgt kommer du inn på skjema for innsending av nytt dokument der du må fylle inn "Dokumentets dato", vurdere om du ønsker at dokumentet skal skjules for motparten, samt laster opp hoveddokument med eventuelle vedlegg. Husk også her å gi gode navn og nummerere bilagene. - 17 - Domstolenes aktørportal versjon: 4 Skjermbilde 20: Skjema for å opprette nytt dokument i verserende sak Når du er ferdig velger du "Signer og send inn", og du vil motta en kvittering på gjennomført opplasting. Denne finnes igjen under "Kvitteringer" inne på saken. Om du f.eks. mangler et bilag har du også her mulighet til å "Lagre som kladd og lukk". For delegater er knappen for "Send til godkjenning" aktivert slik at innsendingen kan sendes til prosessfullmektig for godkjenning og innsending. Søk Det er nå mulig å søke på dokumentlisten, det er da mulig å søke på dokumentnavn, mottaker, avsender. Det er ikke mulig å søke på innhold i dokumentene fra dette søket. Ikke innsendte dokumenter Som tittelen sier så er "Ikke innsendte dokumenter" en liste over kladder, eller dokumenter som er blitt opprettet, men som enda ikke er blitt sendt inn. Dokumenter som ligger i denne listen er enten dokumenter som er blitt lagret som kladd, dokumenter som er blitt sendt til godkjenning fra delegat, eller dokumenter som har feilet ved innsending. - 18 - Domstolenes aktørportal versjon: 4 Skjermbilde 21: Ikke innsendte dokumenter Også her finnes en del informasjon knyttet til dokumentet, blant annet dokumenttype, part, motpart og dato for når det sist ble endret. Ved å klikke på lenken for dokumentet får du opp skjermbildet for å redigere innsendingen og sende inn dokument. Det er også mulig å slette dokumenter fra listen ved å klikke på "Slett". Frister Fristbildet viser oversikt over fristene alle partene har, samt alle møtene i den spesifikke saken. En frist som nærmer seg utløp vil få en rød bjelle som indikasjon på at det er på tide å foreta seg noe, denne kommer når det er tre dager igjen til fristen utløper. Om du kun ønsker oversikt over fristene huker du av for "Frister" og om du kun ønsker oversikt over møtene huker du av for "Møter", når begge er avhuket vises både frister og møter i samme bilde. Skjermbilde 22: Frister under en sak - oversikt over frister og møter Det er også mulig å eksportere fristene og møtene til egen kalender ved å velge knappen for "Eksporter". - 19 - Domstolenes aktørportal versjon: 4 Saksinfo I saksinformasjonsbildet finner du informasjon om partene i saken med prosessfullmektig, domstol saken føres, saksbehandler i domstolen samt opplysninger om saksstatus, sakstema og sakstype. All informasjon som presenteres i skjermbildet hentes direkte fra domstolenes saksbehandlingssystem. Skjermbilde 23: Saksinformasjon Salær Fanen som heter "Salær" åpner skjermbildet for innsending av salæroppgave og gir deg mulighet til å sende inn krav om honorar og/eller utgifter du har rett på å få dekt. Salærskjemaet er inndelt i "Saks- og personopplysninger", "Honorar", "Reisefravær og utlegg" og "Summering og innsending". Det er mulig å sende inn krav både i sivile saker og straffesaker. For mer informasjon salær og utfylling, gå til kapittelet " - 20 - Domstolenes aktørportal versjon: 4 Salær". Skjermbilde 24: Salæroppgave, inndelt i fire deler Gebyrer Under "Gebyr" ligger en oversikt over rettsgebyrer som er fastsatt i saken. I tillegg til gebyrbeløpet, så ligger det informasjon om parten, aktøren og kravet gebyret er knyttet til. Informasjon om gebyr vil naturligvis ikke vises i saken før det tidspunktet rettsgebyret er fastsatt av domstolen. Kvitteringer Under "Kvitteringer" ligger en oversikt over alle dokumenter som du har sendt inn. Disse er sortert i kronologisk rekkefølge, og inneholder informasjon om når dokumentet ble sendt inn, hva slags type dokument det er snakk om (stevning, tilsvar, prosesskrift), og mottaker. Du kan trykke på kvitteringen for å få mer informasjon (saksnummer, kvitteringsnummer, tidsstempel, domstol, part og motpart), her har du også mulighet til å skrive ut kvitteringen. Referansen/kvitteringsnummeret oppgis til domstolen i forbindelse med en eventuell feilsøking. Ved innsending i en verserende sak vil kvitteringen også inneholde saksnummeret. Som delegat vil du også finne kvitteringer for innsending av dokumenter du har gjort på vegne av andre. - 21 - Domstolenes aktørportal versjon: 4 Skjermbilde 25: Mine kvitteringer Rettigheter Det jobbes med å forbedre delegatløsningen i Aktørportalen, det vil da bli mulig å styre tilganger og rettighetsnivå på hver enkelt sak. Ved første versjon av nytt brukergrensesnitt vil det ikke være mulig å styre delegat-tilganger på saksnivå. - 22 - Domstolenes aktørportal versjon: 4 Dokumenter Under fanen "Dokumenter" i den globale menyen finnes det en samling av samtlige dokumenter man har i sine pågående saker. Her finnes også oversikt over "Journalførte" og "Ikke innsendte" dokumenter på tvers av alle saker i alle domstoler. Skjermbilde 26: Oversikt over alle dokumenter Journalførte Lista viser dokumentnavn og -nummer, mottaker, avsender, klient og tidspunkt, du kan selv velge hva du ønsker å sortere lista etter. Standardinnstilling er at sist innkommet dokument ligger øverst, slik som i en e-post innboks. Det er også her mulighet for å markere dokumenter for å slå de sammen, favorittmarkere, samt søke etter dokumenter - slik som under "Dokumenter" i en spesifikk sak. Ikke innsendte dokumenter Under fanen "Ikke innsendte dokumenter" finner du alle dokumentene som ikke er blitt sendt inn, uavhengig av sak. Det kan være dokumenter som du har påstartet og lagret, eller dokumenter som feilet ved innsending. Har du delegater kan du finne dokumenter som en delegat har påstartet og sendt til godkjenning. Som delegat vi du finne dokumenter fra de du jobber på vegene av. Igjen styres dette av valget "Jobber på vegne av". Fra listen er det mulig å klikke på dokumentet for å jobbe videre med innsendingen. - 23 - Domstolenes aktørportal versjon: 4 Skjermbilde 27: Mine ikke innsendte dokumenter Frister Fanen for frister i den globale menyen viser en oversikt over alle frister man har på tvers av alle saker. Dette gjør at du får en oversikt over alle aktive frister uten å måtte gå inn i hver enkelt sak. I motsetning til frister under sak som viser frister for begge parter, gjelder fristene under "Frister" kun deg. Fra denne siden er det også mulig å eksportere fristene, slik det er i den enkelte sak. Her vil det også komme en oversikt over alle møter som er berammet på tvers av alle saker. Dette er ikke klart ennå, men vil komme i løpet av våren 2017. Skjermbilde 28: Frister - 24 - Domstolenes aktørportal versjon: 4 Delegater Under menypunktet "Delegater" i den globale menyen kan du invitere og administrere tilganger og rettigheter til personer du har delegert ansvar til. Dette kan være advokatsekretærer, advokater eller andre som bistår deg i saken. Det er kun advokater eller advokatfullmektiger som har dette menypunktet, og som har mulighet til å ha delegater. Det er mulig å gi ulike rettigheter for en delegat. En kan enten gi delegaten kun "Tilgang til ikke innsendte dokumenter", eller "Foreta prosesshandlinger og kvittere for". Det siste alternativet vil si at delegaten har fullmakt til å signere og sende inn dokumenter. Husk at Aktørportalen ikke gir sekretærer og andre kontoransatte uten advokatbevilling ytterligere tilganger til å foreta prosesshandlinger som krever kompetanse. Handlinger som krever kompetanse må fortsatt utføres av advokat eller advokatfullmektig. Hvis en delegat i listen ikke har fått huket av noen rettigheter (standard for nye delegater), betyr det at denne delegaten er lagt til, men har ikke har fått tildelt rettigheter. For å invitere en delegat må du klikke på knappen "Inviter delegat". Da får du opp en boks (Skjermbilde 29) for å skrive inn etternavnet til den du ønsker å invitere, samt e-postadressen invitasjonen skal sendes til. Det er viktig at etternavnet på delegaten er skrevet slik det fremgår i folkeregisteret, da dette vil bli sjekket opp mot den som logger seg inn i portalen for å akseptere invitasjonen. Det er også viktig at det benyttes stor forbokstav i navnet og at feltet ikke inneholder mellomrom eller andre symboler etter navnet. Det er viktig å huske at prosessfullmektig må sette tilganger for delegaten etter at delegaten har godtatt invitasjonen. Skjermbilde 29: Inviter delegat Når invitasjonen er sendt legger invitasjonen seg under "Venter på aksept av invitasjon". Hvis den inviterte delegaten bruker lang tid på å svare eller har mistet invitasjonen, er det mulig å sende en påminnelse fra under "Venter på aksept av invitasjon". Det er også mulig å slette invitasjon hvis personen ikke skal være delegat, eller at invitasjon er blitt feilsendt. Skjermbilde 30: Delegater - venter på aksept av invitasjon - 25 - Domstolenes aktørportal versjon: 4 Hvis du har invitert en person og brukt feil etternavn, vil den som har blitt invitert få en melding i portalen om at det ikke er samsvar med etternavn i invitasjon og det som kommer fra folkeregisteret. Samtidig vil det for de som har invitert delegaten, skje en endring under "Mine delegater". Her vil den inviterte delegaten flyttes fra "Venter på aksept av invitasjon" til å legge seg under feltet " E-postadresse og etternavn stemmer ikke". Den som er blitt invitert som delegat har mulighet til å godta eller avslå invitasjonen. Hvis en avslår invitasjonen, vil informasjon om dette blir registrert under "Mine delegater". Innlogget som Øverst til høyre finner du navnet ditt i Aktørportalen. Når du trykker på dette får du mulighet til å velge hvem du vil jobbe på vegne av, endre profilopplysningene dine, søke etter brukere av Aktørportalen eller logge ut av løsningen. Skjermbilde 31: Innlogget som, min profil, jobbe på vegne av, søk etter brukere Jobber på vegne av Ved å trykke på navnet ditt øverst til høyre får du mulighet til å velge hvem du "Jobber på vegne av" om du jobber som delegat i løsningen. Ved å bruke nedtrekkslisten kan du velge den personen du ønsker å se sakene til. Du vil da kun få opp sakene som den personen har tilgang til. Valget som gjøres på "Jobber på vegne av" styrer også hvilken prosessfullmektig som blir forhåndvalgt ved innsending av dokumenter. Mer om å jobbe på vegne av finnes under " - 26 - Domstolenes aktørportal versjon: 4 Jobbe i Aktørportalen som delegat" Min profil Under "Min profil" har man mulighet til å legge til kontakt- og fakturainformasjon, velge ønsket varslingskanal, og mulighet for å avregistrere seg som bruker. Når du gjør endringer på denne siden må du huske å trykke "Lagre". For mer informasjon se kapittelet om " Min profil" i starten av denne brukerhåndboken. Søk brukere Som bruker av Aktørportalen er du pliktig til å undersøke om motpartens prosessfullmektig er registrert bruker av Aktørportalen. Om motpartens prosessfullmektig er bruker vil all kommunikasjons- og dokumentdeling foregå via Aktørportalen. Om motpartens prosessfullmektig ikke er registrert bruker av Aktørportalen er du nødt til å sende dokumenter til motparten/motpartens prosessfullmektig på papir som tidligere. Det er derfor mulig å søke etter registrerte brukere i Aktørportalen. Du kan velge mellom "List alle brukere" eller skriv inn navnet på vedkommende og trykk på "Søk". Det er kun advokater og advokatfullmektige som vil vises på denne oversikten, sekretærer og andre kontoransatte vil ikke komme opp på denne lista. Det er mulig å søke på både navn (for- og/eller etternavn) og firmanavn. Skjermbilde 32: Søk etter registrerte brukere - 27 - Domstolenes aktørportal versjon: 4 Jobbe i Aktørportalen som delegat Hvis du har fått tildelt delegatrolle fra en eller flere advokater/advokatfullmektiger, har du mulighet til å jobbe som delegat i portalen for alle disse så lenge du har fått satt rettigheter. Selv om du er delegat kan du fortsatt opptre som advokat/advokatfullmektig hvis du er det. Når du blir invitert til å være delegat fra en person, vil du motta en e-post (Skjermbilde 33) med invitasjonen. Ved å klikke på lenken i invitasjonen vil du bli sendt til Aktørportalen for å godta invitasjonen. Skjermbilde 33: E-post med delegatinvitasjon Hvis du ikke allerede har blitt autentisert og er logget inn i Aktørportalen, vil du bli sendt til IDporten for autentisering og videre innlogging før du kan godkjenne delegatinvitasjonen. Deretter vil du bli sendt tilbake til Aktørportalen for å behandle forespørselen om å bli delegat. Er du eksisterende bruker av Aktørportalen går du direkte til siden for å behandle forespørselen etter IDporten, mens hvis du er en ny bruker må du først innom "Min profil" for å registrere din kontaktinformasjon først. Når dette er kan du klikke på "tilbake" for å behandle invitasjonen. I visse tilfeller kan det oppstå en situasjon der du ikke får opp dialogen for å bekrefte deleagatinvitasjonen. Dette kan for eksempel skyldes at prosessfullmektig har feilskrevet etternavnet i invitasjonen, du vil da få opp en feilmelding som sier "E-postadresse og etternavn stemmer ikke". Invitasjonen kan også ha blitt sendt til samme person flere ganger, men det er blitt brukt forskjellige e-postadresser. Det kan også være at delegaten allerede er registrert som delegat for prosessfullmektig. Etter å ha godtatt invitasjonen om å bli delegat kan du jobbe på vegne av en annen person, og navnet til denne personen vil da fremgå øverst til høyre til enhver tid. Er du delegat for flere kan du også velge andre navn å "Jobbe på vegne av" ved å trykke på navnet øverst til høyre og velge riktig navn. Hvilken informasjon du får tilgang til og hva du har mulighet til å gjøre som delegat bestemmes av den som har lagt deg til som delegat. Som standard etter at du har godtatt invitasjon vil du ikke har tilgang noen saker, før den som inviterte deg har satt hvilke tilganger du skal ha. For mer informasjon om hvordan tilgang og rettigheter settes av prosessfullmektig, henvises det til kapittelet "Delegater" i denne håndboken. Hvis du som delegat kun har rettigheter til ikke innsendte dokumenter vil du ikke få opp dine advokater eller advokatfullmektiger sine saker i oversikten, selv om du har valgt vedkommende i "Jobber på vegne av". Dette betyr at du ikke har mulighet til å opprette nye dokumenter i - 28 - Domstolenes aktørportal versjon: 4 verserende saker, men kan bare jobbe med de dokumentene som prosessfullmektigen har startet på. Du kan imidlertid starte ny sak eller tilsvar i ny sak, men har da ikke mulighet til å signere og sende inn, men må sende til godkjenning. Du vil heller ikke få til å sende inn dokumenter som ligger under "Ikke innsendte dokumenter", men må i stedet bruke knappen "Send til godkjenning". Hvis du har fått delegert fulle rettigheter "Foreta prosesshandlinger og kvittere for", vil du kunne foreta samme handlinger i portalen som en advokat og advokatfullmektig. Eneste unntak her er at du ikke har mulighet til å invitere delegater. Det er også viktig å merke seg at selv om du har mulighet til å utføre alle prosesshandlinger i portalen, kan det være enkelte handlinger som du i henhold til regelverk ikke kan utføre. Selv om Aktørportalen gir mulighet for delegater til å sende inn på vegne av advokaten, er det innsendinger som krever prosessfullmektiges underskrift, f.eks. stevning, tilsvar og forkynning av dom. I domstolenes fagsystem blir det logget hvem som er avsender og hvem som er innsender. - 29 - Domstolenes aktørportal versjon: 4 Salær I Aktørportalen er det laget en løsning for å sende inn salærkrav til domstolene både i sivile saker og straffesaker. Målet med å lage en elektronisk løsning for salær er at det skal bli enklere å fremme krav om salær, at saksbehandlingen i domstolene skal bli raskere og at advokatene skal få tidligere utbetaling av salæret. Det elektroniske skjemaet som er laget i Aktørportalen bygger på statlig blankett nr. GA-3024B "Arbeidsoppgave og salærfastsettelse". I stedet for å lage en elektronisk kopi av blanketten, er det utviklet en "smart" utgave. Dette betyr at løsningen kombinerer informasjon i domstolens saksbehandlingssystem om sakstype, avholdte rettsmøter m.m., med retningslinjene i salærforskriften og stykkprisforskriften. Det betyr at du som bruker i mindre grad trenger å ta stilling til hvilke felter som er relevant for din sak. Ved å kombinere saksinformasjon og forskriftene vil du som bruker få et salærskjema som er tilpasset sakstypen, og en del av den informasjonen som du tidligere har vært nødt til å fylle ut ligger nå ferdig utfylt. Samtidig legger løsningen til rette for du skal ha mulighet for å korrigere eller supplere informasjonen. Salærskjemaets oppdeling Skjermbildet for salærskjemaet består av fire deler som utgjør selve salærskjemaet. Skjermbilde 34: Salærskjema De fire delene som utgjør salærskjemaet er: "Saks- og personopplysninger", "Honorar", "Reisefravær og utlegg" og "Summering og innsending". Uansett hvor du står i salærskjemaet kan du scrolle til nederst på siden til knappene for innsending, lagring og sletting av salærskjemaet. Vi vil nå først gå gjennom disse fire delene av salærskjemaet, før vi gir en nærmere innføring i den delen som gjelder honoraret. - 30 - Domstolenes aktørportal versjon: 4 Saks- og personopplysninger Når du går inn i salærskjemaet vil delen som omhandler saks- og personopplysningene automatisk åpne seg. Her finner du informasjon fra domstolenes saksbehandlingssystem, og noe må du som bruker fylle ut. Informasjon om aktør, rolle i saken, advokatfirma og klient, er informasjon som blir hentet fra domstolens saksbehandlingssystem, og er derfor ikke mulig å endre i portalen. Det er to felt som er påkrevd at du fyller ut. Dette er feltene "Arbeid på begynt" og "Arbeid avsluttet", disse benyttes blant annet til å avgjøre hvilken salærsats du skal få da satsen ofte justeres ved årsskifte. Skjermbilde 35: Saks- og personopplysninger I feltet "Kort redegjørelse om sak og arbeid" kan du gi informasjon som kan være relevant for behandlingen av salæroppgaven. Dette kan for eksempel være forklaring på hvorfor det har vært mye arbeid utenom rettsmøte, eller annen informasjon som det er viktig å informere om. Under dette feltet finner du også en funksjon for å laste opp vedlegg. Det kan for eksempel være mer utfyllende redegjørelse av ditt arbeid, timelister eller annen dokumentasjon som er relevant for behandlingen av salærkravet. Som vi ser av Skjermbilde 35: Saks- og personopplysninger, er det over feltet "Kort redegjørelse om sak og arbeid" et felt som heter "Opphevet bostedsforhold". Har du fått opphevet bostedsforholdet markerer du dette i avkryssingsboksen, og fyller inn dato for opphevelse av bostedsforholdet. Hvis du ikke har søkt om å få opphevet bostedsforhold, men det er ved innsending av salær forhold som tilsier at det skal oppheves, kan du legge ved søknad om å få opphevet bostedsforhold. Dette i henhold til salærforskriften § 9 tredje ledd. Du skal da ikke markere at bostedforholdet er opphevet. Som vi ser av skjermbildet vil du også bak navnet til klient finne en boks for å krysse av for at klienten skal betale egenandel. Dette feltet er knyttet til sivile saker og vil derfor ikke dukke opp i straffesaker. - 31 - Domstolenes aktørportal versjon: 4 Ved å klikke på knappen "Fortsett", vil du lukke "Saks- og personopplysninger", og åpne neste del, "Honorar". Honorar I delen som omhandler honorar, vil rettsmøter som har vært avholdt i saken ligge ferdig utfylt i Aktørportalen. I tillegg har du mulighet til å legge til flere rettsmøter hvis du mener at det er rettsmøter som mangler i oversikten. (Dette kan skje hvis domstolen ikke har satt møtet som avsluttet i saksbehandlingssystemet.) For å legge til et nytt rettsmøte, klikker du på "Legg til rettsmøte +". Du kan legge til så mange rettsmøter som er nødvendig. Møtetypene som er tilgjengelig i nedtrekkslisten, vil variere ut i fra sakstype og rettsområde. I skjermbildet nedenfor ser vi ett møte som kommer fra domstolenes saksbehandlingssystem, i tillegg til at det er blitt lagt til et møte i portalen. Hvis du velger å legge til et rettsmøte må du velge møtetype, dato for møtet og klokkeslett for når møtet startet og sluttet. For enkelte møtetyper i sakstyper er det også mulig å angi pauser. Pausene angis med klokkeslett for når en pause startet, og når den sluttet. Har det vært flere pauser under rettsmøte, har du mulighet til å angi dette ved å klikke på pluss-knappen. Du kan legge til flere pauser ved å klikke på pluss-knappen flere ganger. Skjermbilde 36: Pauser i rettsmøte I tillegg at du kan legge til flere rettsmøter, kan du også legge til arbeid utenom rettsmøtene. Dette gjøres ved å klikke på pluss-knappen foran "Legg til annet arbeid utenfor rettsmøte". Hvis du legger til arbeid utenom rettsmøte må du beskrive arbeidet, legge ved timeliste som viser dato og antall timer arbeidet varte, i tillegg må du angi totalt antall timer. Det er verdt å merke seg at for saker som normalt skal behandles etter stykkprisforskriften, vil ikke dette feltet bli vist. Samtidig er løsningen laget slik at feltet automatisk vil dukke opp hvis salærkravet likevel skal behandles etter salærforskriften. Mer om dette under "Stykkpris eller godtgjørelse etter medgått tid". Både for rettsmøter og arbeid utenom rettsmøter, kan du slette oppføringen ved å klikke på "X" bakerst på linjen. Dette gjelder både møter som har blitt lagt til i portalen og møter som kommer fra saksbehandlingssystemet. Du kan også korrigere informasjonen for hvert møte, men for møter som blir hentet inn i Aktørportalen fra domstolenes saksbehandlingssystem er det ikke mulig å endre møtetype. - 32 - Domstolenes aktørportal versjon: 4 Skjermbilde 37: Honorar Akkurat som sakstype og rettsområde styrer hvilke møtetyper som er mulig å velge, så vil multiplikatoren som blir brukt ved utregningen variere ut i fra hvilken sakstype saken gjelder. Dette betyr at selv om skjermbildet kan se ganske likt ut, vil utregningen bli forskjellig. Eksempler på dette er fengslingssak, førstegangsfengsling og fengslingsforlengelse. Reisefravær og utlegg Reisefravær og utlegg er delt opp i "Reisefravær", "Reiseutgifter" og "Øvrige utlegg". For å legge til en oppføring under en av disse delene, klikker du på "Legg til flere +". Vel å klikke flere ganger kan du legge til flere oppføringer. I feltet "Reisefravær", må du beskrive reisefraværet, dato, og til og fra tidspunktene. Under feltet "Reiseutgifter" angis eventuelle reiseutgifter du har hatt i forbindelse med saken. Også her er det vel hjelp av pluss-knappen mulig å angi flere reiseutgifter. For hver enkelt reiseutgift må det gis en beskrivelse og det må angis dato og beløp uten merverdiavgift.. Det er også en knapp for å laste opp dokumentasjon på reiseutgiften. Det kun mulig å laste opp PDFdokument, så eventuelle papirkvitteringer må først skannes og lagres som PDF. Det siste feltet under "Reisefravær og utlegg" er "Øvrige utgifter". For hver utgift må du gi en beskrivelse, angi dato for utgiften, og beløpet. Også her skal det angis uten merverdiavgift, da merverdiavgift blir lagt på for alle utgifter til slutt. Hvis du har hatt utgifter som er fritatt merverdiavgift må du bak feltet for beløp krysse av for at beløpet er fritatt. - 33 - Domstolenes aktørportal versjon: 4 Skjermbilde 38: Reisefravær og utlegg Summering og innsending Til slutt vil du se en summering og sammenstilling av hele kravet. Her vil du se antall timer det kreves salær for, hvilken forskrift som anvendes og selve honoraret. I tillegg vil du se avrunding av eventuelt reisefravær og eventuelt pauser i rettsmøter, og hva dette utgjør i både timer og beløp. Du får også presentert en oversikt over merverdiavgifts-pliktige utlegg, før summen formerverdiavgift -pliktig grunnlag vises. Deretter blir det foretatt en merverdiavgiftsberegning, eventuelle utlegg som ikke er avgiftspliktige blir lagt til, og totalsum for salærkravet fremkommer. Nedenfor ser du det kontonummeret du har angitt under "Min profil", og som utbetalingen skal skje til. Hvis det ikke står noe i dette feltet skyldes det at du ikke har fylt det ut. Hvis kontonummer mangler vil du ved innsending av salæret automatisk bli sendt til "Min profil" for å fylle det ut før innsending kan skje. Det er mulig å fylle inn både fakturanummer og KIDnummer. Feltet for fakturanummer er obligatorisk, om du ikke har et fakturanummer kan du f.eks. benytte saksnummeret slik at du har en referanse til saken når betalingen kommer på konto. - 34 - Domstolenes aktørportal versjon: 4 Skjermbilde 39: Summering og innsending Når du er ferdig med å fylle ut klikker du på "Signer og send inn", og salærkravet vil sendes inn. Ved vellykket innsending vil du få en kvittering tilbake fra systemet. Hvis det er påkrevde felter som du ikke har fylt ut, vil du bli vist til det første feltet med mangler. Hvis du ikke vil ferdigstille salærskjemat, kan du bruke knappen "Lagre som kladd og lukk" som du finner nederst på siden (se Skjermbilde 39: Summering og innsending). Salærskjemaet vil da bli lagret med de utfylte data, og du finner det igjen under fanen "Ikke innsendte dokumenter" enten på saken eller under "Dokumenter" i hovedmenyen. Honorar Stykkpris eller godtgjørelse etter medgått tid I saker som i utgangspunktet skal behandles etter stykkprisforskriften, har du likevel mulighet til å se hvordan salæret blir hvis det behandles etter salærforskriften, for eksempel hvis du har så mange timer med arbeid utenom rettsmøtene at det overstiger 50 % av fastsatt stykkpris. Dette gjør du ved å klikke på knappen "Vis sammenligning" som ligger over rettsmøter. Skjermbilde 40: Honorar - vis sammenligning - 35 - Domstolenes aktørportal versjon: 4 Når du viser sammenligning mellom utregning etter stykkprisforskriften og salærforskriftens regler om medgått tid, vil du også få fram feltet for å legge til arbeid utenom rettsmøter. Hvis arbeidets omfang er så omfattende at du oppfyller kravet til antall timer med arbeid utenom rettsmøte, vil du ha mulighet til å fremme krav om at salæret skal behandles etter salærforskriften. For at dette valget skal bli aktivt, må du først fylle ut en begrunnelse for at kravet skal godtgjøres etter medgått tid. Skjermbilde 41: Sammenligning stykkpris og medgått tid Der antall rettsmøtedager er seks dager eller mer, vil beregningen automatisk endres fra stykkprisforskriften til salærforskriften. I slike tilfeller vil også feltet for arbeid utenom rettsmøte automatisk vises i skjermbildet. - 36 - Domstolenes aktørportal versjon: 4 Skjermbilde 42: Arbeid utenfor rettsmøte ved sjette rettsmøtedag - 37 - Domstolenes aktørportal versjon: 4 Begrenset tjenestetilbud Det kan være situasjoner som oppstår som gjør at du vil få melding om begrenset tjenestetilbud i Aktørportalen. Dette oppstår hvis portalen ikke har kontakt med domstolenes saksbehandlingssystem. Du vil i et slikt tilfelle ikke kunne se oversikt over dine saker, frister og nye dokumenter da all denne informasjonen hentes fra domstolenes sitt saksbehandlingssystem. Skjermbilde 43: Begrenset tjenestetilbud – disse skjermbildene er gamle og ikke oppdatert etter nytt design Selv om du har begrenset tjenestetilbud vil du ha tilgang til dokumenter som du ikke har sendt inn og dine kvitteringer, og du har også mulighet til å sende inn dokumenter i ny sak, tilsvar i ny sak og i verserende saker. Inngangen for å levere ny sak finner du på forsiden med knappen "Opprett nytt dokument +". Ved begrenset tjenestetilbud er det ikke mulig å invitere nye delegater. For ny sak og tilsvar vil skjermbildet se ut som til vanlig, men for prosesskriv i verserende sak vil det være litt annerledes. Siden Aktørportalen ikke har tilgang til informasjon fra domstolenes saksbehandlingssystem, må det meste av informasjon fylles ut manuelt. Informasjon på deg som bruker, hentes fra Aktørportalen sin egen brukerdatabase. Utover dette må du fylle ut informasjon om hvilken rolle du har saken, velg rolle til part du representerer og fylle ut navn på part. I tillegg må du oppgi saksnummer for saken, domstol den føres i og som vanlig dokumentets dato og legge ved minimum et hoveddokument. - 38 - Domstolenes aktørportal versjon: 4 Hjelp og brukerveiledning På http://www.domstol.no/aktorportalen er det egne sider som omhandler Domstolenes aktørportal. Her vil det blant annet ligge oppdatert informasjon hvordan komme i gang, ofte stilte spørsmål og informasjon om brukerstøtte. Her vil også relatert driftsinformasjon bli lagt ut. All viktig driftsinformasjon som for eksempel planlagt nedetid, vil i tillegg fremgå i Aktørportalen når en logger inn. Er det behov for å ta kontakt for å få hjelp, skilles på om det er spørsmål eller problemer med Aktørportalen eller om det er problemer med selve påloggingen. Feil som oppstår ved pålogging i ID-porten skal rettes til DIFI sin brukerstøtte for ID-porten. Hvis det gjelder faglige spørsmål og bruken av Aktørportalen, skal dette rettes til den domstol der saken føres. Typiske faglige spørsmål er: Du finner ikke en sak eller et dokument i portalen. Du trenger å sende inn et dokument som er for stort (over 30 MB) eller bevis som ikke er mulig å få i PDF-format. Du har sendt inn feil dokument, og trenger å få det fjernet. Hvis en opplever problemer av teknisk problemer med løsningen, formidles også dette til domstolen. Kontaktinformasjon til domstolene ligger på http://www.domstol.no/kontakt-aktorportalen. - 39 -
© Copyright 2024