Et prosjekt - Fylkesmannen
FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Faglig prosjektnettverksamling for kommuner i Øst Finnmark. Hvordan etablere og gjennomføre prosjekter? Del 1 Kirkenes 22.-23.februar 2017 Alta 28.februar-1.mars 2017 Prosjektveileder: Elvira Røst FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Hvorfor prosjekt? • Kommunene er linjeorganisasjoner – skreddersydd for de oppgavene som virksomheten daglig står over. • I dagens virkelighet er det stadig behov for endringer¹. • Dagens «verktøykassa» dere kan etablere prosjekter!² FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Hvordan starte et prosjekt? • Behov • Idé/ idéutveksling • Hvilke typer prosjektmidler har blitt lyst ut fra forskjellige instanser? • «Research – arbeid» - finns det lignende erfaring i andre kommuner? • Formulere mål • Forankring FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Viktige begrep • Prosjekt – kommer av latinske prosjektus og betyr (noe som er) kastet frem¹. • Et prosjekt er en arbeidsoppgave eller et oppdrag med følgende egenskaper: 1. Engangsoppgave Oppgaven ligger utenfor normal rutine og kompetanse. 2. Definert mål Har et mål som er besluttet ut fra en spesifikk situasjon². FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Viktige begrep (forts.) 3. Egen midlertidig organisasjon • Et eget styringsobjekt, «ekstraordinær» og en midlertidig organisasjon innenfor den ordinære organisasjonen – som et tillegg til denne. 4. Tidsavgrenset • Avslutning er planlagt på forhånd¹. 5. Kompleksitet og tverrfaglighet • Først når oppgaven er så kompleks at den krever betydelig ressursinnsats fra flere fagområder og/ eller avdelinger er det aktuelt å definere den som et prosjekt². FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Prosjektorganisering Styringsgruppe Prosjektansvarlig Prosjektleder Referansegruppe arbeidsgruppe samarbeidspartner FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Prosjekttyper 1. Produktutviklings – og markedsføringsprosjekter¹ 2. Tekniske byggeprosjekter 3. Systemutviklingsprosjekter 4. Organisasjonsutviklingsprosjekter² 5. Kunnskapsoppbyggende prosjekter FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Målsetting • «Den som vet hvorfor han lever, Kan holde ut et nesten hvilket som helst hvordan» - Nietzsche • Uten mål er styring ikke mulig. • Mål skal være et middel til å skape motivasjon og begeistring FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Målsetting (forts.) Godt formulerte mål skal: • Sikre at prosjektet er i samsvar med kommunens overordnede mål. • Skape felles forståelse av oppgaven. • Gi et bilde hva prosjektet skal resultere i¹. • Skape et motiverende samlingsmerke. • Gi grunnlag for å informere omgivelsene. FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Målsetting (forts.) • Formål¹ • Resultatmål/ delmål - målbart² • Hva som skal til for å oppnå formålet? FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Gode målformuleringer • Målbare Det skal være mulig å etterprøve om målet er nådd, og målet skal gi veiledning i det løpende arbeid• Resultatbeskrivende Mål skal beskrive resultater – ikke aktiviteter. • Noe å strekke seg etter Men ikke være så ambisiøse at de mister troverdighet og slutning. Husk at mål har en tendens til å være selvoppfyllende: Høye mål gir høye resultater. • Akseptere De som skal arbeide mot målene må akseptere dem, både intellektuelt og følelsesmessig. Dette klarer vi! • I samsvar med myndighet Det tjener ingen hensikt å sette mål for forhold som man ikke selv kan påvirke. FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Vanlige feil i målformuleringsarbeid • Man setter i gang arbeidet før målene er tilstrekkelig klarlagt. • Prosjektet er for dårlig avgrenset. • Formuleringene er lite operasjonelle (målbare). • Ambisjonsnivået er for høyt i forhold til tidsog kostnadsrammer. • Man overser betydningen av aksept fra deltakerne¹. • For dårlig informasjon om målene. FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Gruppearbeid - målsetting • Gruppe -1: Hammerfest kommune • Gruppe -2: Loppa kommune • Gruppe -3: Alta kommune og Nordkapp kommune • Gruppe -4: Kautokeino kommune, Karasjok kommune • Gruppe -5: Porsanger kommune, Hasvik kommune, USHT Finnmark, Kvalsund kommune FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Gruppearbeid - målsetting • Prosjekt: «Rehabiliteringsboliger for rusmiddelavhengige» • Formål • Resultatmål: 1. . 2. . 3. . FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Prosjektarbeid Prosjektarbeid Prosjektadministrasjon Innsats Faglige oppgaver Resultat FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Prosjektmodell • Faser i prosjektet: 1. Oppstart 2. Gjennomføring 3. Avslutning FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Oppstartfase • Forarbeid • Prosjektplan • Oppstartmøter FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Forarbeid • Undersøk tidligere erfaring fra andre kommuner på landsbasis. • Studer hvilke tilskudd vedr. den aktuelle tematikken som lyses ut. • Forankre i ledelsen. • Skriv og send søknad. • Så ….. er det bare å vente… FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Hvordan søke om prosjektmidler? FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Hvordan skrive en god søknad? FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Hvordan skrive en god søknad? FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Hvordan skrive en god søknad? • Finn ut hvilket tilskudd kommunen ønske å søke om i god tid før søknadsfristen – god planlegging. • Les nøye regelverk for konkret tilskuddordning. • Les søknadsskjema – utformet som veileder for søknaden. • Definer prosjektmål så konkret som mulig. • Definer konkrete resultatmål. • Forankring på alle nivå. FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Oppstartmøter og ansvarsfordeling • Prosjektleder¹ – «Prosjektmaker: En person som fremkaster fantastiske og ugjennomførlige planer» – Norsk fremmedordbok • Møte med prosjektansvarlig (gi retningslinjer for prosjektorganisering, godkjenne tids- og kostnadsplan og tildele ressurser, ta avgjørelse i viktige prosjektspørsmål²) • Møte med oppdragsgiveren (Kommunen, Fylkesmannen, Departement osv.) FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI • Arbeidsgruppemøte (opprettes etter behov. Deltakerne blir valgt ut av prosjektlederen i samarbeid med aktuelle ledere i kommunen) • Informasjons-/ Presentasjonsmøter • Referansegruppemøte («et kontakt apparat» av personer med ekspertise av verdi for prosjektet. Det gjelder særlig prosjekter der mange forskjellige interesser blir berørt. Faglig kompetanse og rådgivning). • Styregruppemøte (sørger for at prosjektmålet blir klargjort og forstått, og godkjenner det. Skal være til støtte- samt kontrollerende instans). FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Spørsmål FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Takk for meg! FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Risikoanalyse «Å ta risiko er essensen av økonomisk aktivitet. Entreprenørskap er umulig uten vilje og evne til å ta risiko.» - Peter Drucker Avgjørende: • Man forstår den risiko man tar • Identifiserer de ressurser og anstrengelser som er nødvendig for å nå det ønskede resultatet • Man mobiliserer nok energi i gjennomføringen, • Måler resultater underveis for å få tidlig korreksjon på feilaktige beslutninger. FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Kritiske suksessfaktorer (KSF) FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Risikovurdering Vurdering av de ulike risikofaktorene FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Kvalitetssikring av KSF FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Gruppearbeid - kvalitetssikring Prosjekt: «Bolighjelpen» Formål: Utvikle boligsosialt team som har ansvar for å hjelpe vanskeligstilte flyktninger på boligmarkedet. Søke stilling til koordinator som skal lede boligsosialt team for flyktninger. Kritiske suksessfaktorer (KSF): 1. 2. 3. Kvalitetssikring: 2 tiltak for hver KSF FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Prosjektplan En god plan er en halve jobben! NAVN på prosjektet INNHOLD 1. Mål og rammer 1.1 Bakgrunn 1.2 Målgruppe¹ «Se det fikk Fanden fordi han var dum og ikke beregnet sitt publikum» – Per Gynt FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Prosjektplan (forts). 1.3 Formål/ Effektmål – beskriver de effekter eller gevinster kommunen tar sikte på å oppnå ved å gjennomføre prosjektet¹. Eksempler: • • • • Bedre ressursutnyttelse Lavere kostnader Bedre service Økt kompetanse 1.3.1 Resultatmål- fastsettes med utgangspunkt i effektmålene² 1.4 Rammer³ FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Prosjektplan (forts). 2. Omfang 2.1 Oppgaveomfang ( i startfasen) 2.1.1 Absolutt krav for prosjektet¹. 2.1.2 Ønskelig krav² 2.1.3 Avgrensninger 3. Prosjektorganisering 3.1 Prosjektledelse 3.2 Referansegruppe 3.3 Arbeidsgruppe FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Prosjektplan (forts). Beslutningspunkter, oppfølging og milepæler. 4.1 Krav til beslutningspunkt¹ 4.2 Oppfølging/ statusmønster 4.3 Milepæler² – en viktig hendelse FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Prosjektplan (forts). 5. Risikoanalyse og kvalitetssikring 6. Gjennomføring 6.1 Hovedaktiviteter – eks.: «Prosjektplan» • Hensikt – «En klar og tydelig plan for prosjektet med beskrivelsen av HA og rolle- og oppgavefordeling». • Viktige oppgaver – «Skrive prosjektplan». • Resultat – «En skriftlig prosjektplan som hoveddokument for prosjektet». 6.2 Tids og ressursplaner FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Tids- og ressursplaner - eksempel FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Prosjektplan (forts). 7. Økonomi Årlige kostnader (eksempel) FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Literatur • Prosjektarbeid. Utviklings- og endringskompetanse – Harald Westhagen m.fl. • Målrettet prosjektstyring – Erling S. Andersen • Prosjektledelse trinn for trinn – Svein Arne Jessen • Prosjektledelse – Jan Terje Karlsen FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Faglig prosjektnettverk i Finnmark • Råd og veiledning i fht. søkeprosess samt oppfølging av eksisterende prosjekter: • Elvira Røst • Tel.: 45868055 • E-post: [email protected] FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Takk for denne gangen!
© Copyright 2024