Veiledning - føre journal på papir
Journal føres på skjema som fortløpende plasseres i perm.
Oppbevar permen i låst skap.
Bergen byarkiv har utarbeidet skjema med de felt som skal fylles ut om det enkelte dokument.
Arkivforskriften § 2-7 definerer hvilke opplysninger dette gjelder.
Fremgangsmåte:
1. Kopier skjemaet og plasser det i en filmappe på S-området eller annet skjermet
område. Kun de som skal føre journal skal ha tilgang til denne mappen.
(Alternativt kan du skrive ut skjemaet og fylle det ut med penn).
2. Du fyller ut skjemaet elektronisk. Husk å skrive navnet på enheten øverst på
skjemaet! (Fordelen med å føre inn opplysningene elektronisk er at du kan utvide feltene i
høyden etter behov).
3. Hver gang et ark er fullt, skriver du det ut og arkiverer det i permen. Når det er gjort,
sletter du den elektroniske versjonen.
4. Opplysninger som føres på etter at det er skrevet ut, fører du på skjemaet med penn.
5. Eventuelle endringer/korrigeringer i journalen etter at det er skrevet ut, skal påføres
med penn. Du skal normalt ikke bruke blanko eller full overstryking, da det skal
fremgå tydelig hva endringen gjelder. Får du ikke plass til forklarende kommentar – i
den grad det er behov for det - på selve skjemaet, kan du føre denne på et ark som du
legger bak det aktuelle journalarket. Her henviser du til journalnummer og hva
endringen gjelder.
Forklaring til feltene som skal fylles ut:
·
Journalnummer:
Første journalpost som føres i et kalenderår får journalnummer 1/[årstall].
Eksempel: 1/2016. Neste får nummer 2/2016 osv.
Hver journalpost – uavhengig av om det er innkommet eller utsendt brev – føres
fortløpende. Det gir konsekvent løpende journalføringsdato.
·
I/U:
I = innkommet brev
U = utsendt brev
·
Journalføringsdato:
Dette er den datoen du faktisk fører brevet i journalen. Har det ligget noen dager før
det blir ført i journalen, skal du ikke tilbakeføre datoen til datoen det ble mottatt.
·
Dokumentdato:
Dateringen på selve brevet.
Har du mottatt brevet på epost, og selve brevet mangler dato, skriver du datoen det ble
sendt på epost. Skulle du motta et brev helt uten datering, skriver du datoen du mottok
det, og skriver en U foran (=Udatert).
·
Avsender / Mottaker:
Her skriver du navn og adresse på
a. avsender (for innkommet brev)
b. mottaker (for utsendt brev).
· Dokumentbeskrivelse
Her skriver du hva brevet gjelder. Det skal være en kort beskrivelse som inneholder
sentrale stikkord. Når man senere leter gjennom journalen for å finne det aktuelle
dokumentet, skal beskrivelsen sammen med de andre opplysningene gi en pekepinn på
om en har funnet korrekt dokument.
· Saksnummer / Fødselsdato eller -nummer
Hvis dokumentet tilhører en saksmappe som har fått eget saksnummer eller annen
identitet (fødselsdato/-nummer) skriver du det her. Det forteller hvilken saksmappe
brevet er arkivert i.
· Arkivkode:
Denne henter du fra Bergen kommunes arkivnøkkel. Under overskriften «Saken gis en
emnekode fra Arkivnøkkelen» kan du lese mer om arkivkode:
https://allmenningen.bergen.kommune.no/ansatthjelpen/saksbehandling-ogarkiv/saksstruktur-og-gjenfinning/saksstruktur
Hensikten med arkivkode er å vise til konkret sted selve dokumentet er plassert.
Det er ikke sikkert at enheten har organisert arkivet etter emne/arkivkode. Dere kan ha
andre «koder» for å identifisere plasseringen. I den grad det er mulig og
hensiktsmessig, skriver du det her.
· Ekspedert dato føres for utsendte brev.
Dette er datoen du har postlagt, levert, eller sendt brevet på epost.
Journalopplysninger skal også påføres på selve dokumentet
Innkomne brev:
1. Stemple det innkomne brevet.
2. Stemplingsdatoen skal være den datoen brevet er mottatt.
3. På stempelet fører du med penn:
a. Journalnummer
Utsendte brev:
Ta én kopi av det utsendte brevet til saksmappen (dersom det tilhører en sak),
og én kopi til kopiboken. Oppe i høyre hjørnet på kopiene fører du:
a. Journalnummer
b. Bokstaven K (for kopiboken), eller bokstaven A (for saksmappen)
Kopibok:
Kopiboken er en perm der du arkiverer en kopi av alle utsendt brev løpende etter
journalføringsdato.