INNKALLING TIL EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING I BERGEN GROUP ASA FREDAG 9. JANUAR 2015 SUMMONS TO EXTRAORDINARY GENERAL MEETING IN BERGEN GROUP ASA FRIDAY 9 JANUARY 2015 Page 1 of 7 UNOFFICIAL OFFICE TRANSLATION – THE NORWEGIAN VERSION PREVAILS INNKALLING TIL EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING I BERGEN GROUP ASA SUMMONS TO EXTRAORDINARY GENERAL MEETING IN BERGEN GROUP ASA En ekstraordinær generalforsamling (“EOGF”) i Bergen Group ASA (“Selskapet”) vil bli avholdt An extraordinary general meeting (the “EGM”) of Bergen Group ASA (the “Company”) will be held on FREDAG 9. JANUAR 2015 kl. 12.00 (lokal tid) FRIDAY 9 JANUARY 2015 at 12.00 (CET) i Kulturbakeriet på Storebø, Austevoll kommune. at Kulturbakeriet, Storebø in the municipal of Austevoll. PÅ AGENDAEN ER: ON THE AGENDA IS: 1. ÅPNING AV EOGF AV STYRELEDER I OPENING OF THE EGM BY THE CHAIRMAN OF THE BOARD OF DIRECTORS 2. REGISTRERTING AV AKSJONÆRER SOM DELTAR I EOGF, PERSONLIG ELLER VED FULLMAKT II REGISTRATION OF SHAREHOLDERS ATTENDING THE EGM, IN PERSON AND BY PROXY 3. VALG AV MØTELEDER III ELECTION OF THE CHAIRMAN OF THE MEETING 4. VALG AV PERSON TIL Å MEDUNDERTEGNE PROTOKOLLEN SAMMEN MED MØTELEDER IV ELECTION OF A PERSON TO CO-SIGN THE MINUTES OF THE MEETING TOGETHER WITH THE CHAIRMAN OF THE MEETING 5. GODKJENNING AV INNKALLING OG AGENDA V APPROVAL OF THE SUMMONS AND THE AGENDA 6. ENDRING AV VEDTEKTENE VI AMENDMENT OF THE ARTICLES OF ASSOCIATION Brian Chang Holdings Limited, som kontrollerer aksjer som utgjør mer enn 5 % av Selskapets aksjekapital, har i medhold av allmennaksjeloven § 5-7 (2) krevd at styret kaller inn til en ekstraordinær generalforsamling for å velge to ytterligere medlemmer til styret. Brian Chang Holdings Limited, who controls shares constituting more than 5 % of the Company's share capital, has pursuant to Section 5-7 (2) of the Public Limited Liability Companies Act, requested the Board of Directors to summon an extraordinary general meeting in the Company to resolve upon the election of two additional members to the Board of Directors. I henhold til § 5 i Selskapets vedtekter, skal styret bestå av mellom 5 og 9 medlemmer. På nåværende tidspunkt består styret av 7 medlemmer, hvorav 5 er valg av aksjonærene i generalforsamling og 2 er valgt av og blant konsernets ansatte. Pursuant to § 5 of the Company's Articles of Association, the Board of Directors shall consist of between 5 and 9 members. Currently, the Board of Directors consists of 7 members, of which 5 are elected by the shareholders in the general meeting and 2 are elected by and among the Group's employees. Dersom EOGF velger to nye medlemmer til styret, vil de ansatte i konsernet iht. allmennaksjeloven § 6-5, jf. § 6-4 (2), ha rett til å If the EGM elects two additional members to the Board of Directors, the employees in the group will pursuant to Section 6-5, cf. Section 6-4 (2), of the Page 2 of 7 velge ytterligere ett medlem til styret. I tillegg har Selskapets konsern allrede flere enn 200 ansatte, og de ansatte er derfor allerede berettiget til å velge ett til medlem enn det de allerede har valgt, alternativt to obervatører, jf. allmennaksjeloven § 6-5, jf. § 6-4 (3). Public Limited Liability Companies Act be entitled to elect one additional member to the Board of Directors. In addition, as the Company's group already has more than 200 employees, the employees are thus already entitled to elect one more member then they currently have elected or alternatively two observers, cf. Section 6-5, cf. Section 6-4 paragraph (3), of the Public Limited Liability Companies Act. Følgelig må § 5 i Selskapets vedtekter endres dersom EOGF skal kunne velge ytterligere to medlemmer til styret. På denne bakgrunn foreslås § 5 av Selskapets vedtekter endret til å lyde som følger: Accordingly, § 5 of the Company's Articles of Association has to be amended if the EGM shall be able to elect two additional members to the Board of Directors. On this basis, § 5 of the Company's Articles of Association is proposed amended to read as follows: Styret skal bestå av mellom 5 og 11 medlemmmer. The board of directors shall consist of from 5 to 11 members 7. VII VALG AV INNTIL YTTERLIGERE TO MEDLEMMER AV STYRET OG NYVALG AV VARAMEDLEMMER ELECTION OF UP TO TWO ADDITIONAL MEMBERS TO THE BOARD OF DIRECTORS AND NEW ELECTION OF ALTERNATE DIRECTORS Som nevnt under sak 6 på agendaen har Brian Chang Holdings Limited som kontrollerer mer enn 5 % av Selskapets aksjekapital i medhold av allmennaksjeloven § 5-7 (2) krevd at styret kaller inn til en ekstraordinær generalforsamling for å velge to ytterligere medlemmer til styret. As mentioned under item VI at the agenda, Brian Chang Holdings Limited, who controls shares constituting more than 5 % of the Company's share capital, has pursuant to Section 5-7 (2) of the Public Limited Liability Companies Act, requested the Board of Directors to summon an extraordinary general meeting in the Company to resolve upon the election of two additional members to the Board of Directors. Videre er det fremmet forslag fra aksjonær AS Flyfisk om å velge nye varamedlemmer til styret. In addition the shareholder AS Flyfisk has made a proposal to elect new alternate directors to the Board of Directors. EOGF vil under denne saken måtte fatte fem vedtak: The EGM will under this item be required to vote on five matters: a) Om the skal velges ytterligere medlemmer av styret; a) If additional members to the Board of Directors shall be elected; og dersom EOGF vedtar at det skal velges ytterligere medlemmer: and if the EGM resolves to elect additional members: b) Om det skal velges 1 eller 2 ytterligere medlemmer av styret; b) How many additional members who shall be elected; og and c) Hvem det/de ytterligere medlemmet/-ene av styret skal være c) Who the additional member(s) of the Board of Directors shall be. Brian Chang Holdings Limited har foreslått at det velges to nye medlemmer av styret, som følger: Brian Chang Holdings Limited has proposed to elect two new members to the Board of Directors, as follows: Page 3 of 7 Tracy Chang Sutharshan Tharmaratnam AS Flyfisk har foreslått at det velges ett nytt medlem av styret, som følger: Sutharshan Tharmaratnam Ms. Tracy Chang Mr. Sutharshan Tharmaratnam AS Flyfisk har proposed to elect one new member to the Board of Directors, as follows: Mr. Sutharshan Tharmaratnam d) Hvor mange varamedlemmer som skal velges; d) How many alternate directors who shall be elected; og dersom EOGF vedtar at det skal velges varamedlemmer: and if the EGM resolves to elect alternate directors: e) Hvem varamedlemmet/-ene av styret skal være e) Who the alternate director(s) of the Board of Directors shall be. Brian Chang Holdings Limited har ikke foreslått at det velges nye varamedlemmer til styret, men dersom forslaget om å velge Sutharshan Tharmaratnam som nytt styremedlem tas til følge vil han som en konsekvens av valget måtte fratre vervet som personlig varamedlem for Brian Chang. Brian Chang Holdings Limited has not proposed to elect new alternate directors to the Board of Directors, but if the proposal to elect Mr. Sutharshan Tharmaratnam as new board member is approved he will have to withdraw from its position as personal alternate director for Brian Chang as a consequence of this. AS Flyfisk har foreslått at det velges to nye varamedlemmer til styret, som følger: AS Flyfisk has proposed to elect two new alternate directors to the Board of Directors, as follows: Bente Stangeland (personlig varamedlem for styreleder Magnus Stangeland) Tracy Chang (personlig varamedlem for Brian Chang) Styret har anmodet Selskapets valgkommittee til å utarbeide sitt forslag og anbefaling for (a) hvorvidt det skal velges ytterligere medlemmer av styret eller ikke, (b) hvor mange ytterligere medlemmer som eventuelt skal velges og (c) hvem det/de ytterligere styremedlemmet/-ene bør være. Valgkommitteens vurderinger er vedlagt innkallingen. ********** Ms. Bente Stangeland (personal alternate for chairman Magnus Stangeland) Ms. Tracy Chang (personal alternate for Brian Chang) The Board of Directors has requested the Company's nomination committee to prepare their proposal and recommendation for (a) whether to elect additional members to the Board of Directors or not, (b) how many additional members that shall be elected (if any) and (c) who the additional member(s) of the Board of Directors shall be. The nomination committee's evaluation of this is attached to the summons. ********** På tidspunktet for innkalling er det 60 622 009 aksjer utstedt i Selskapet, hver pålydende NOK 1. Hver aksje har en stemme i EOGF, samt like rettigheter i alle andre henseender. I henhold til § 12 i Selskapets vedtekter har aksjeeiere rett til å møte og stemme i EOGF for aksjer som er innført i Selskapets aksjeeierregister den 2. januar 2015. There are at the date of this summons 60,622,009 shares in the Company, each with a nominal value of NOK 1. Each share has one vote in the EGM, and also equal rights in all other respects. In accordance with § 12 of the Company's Articles of Association shareholders are entitled to attend and vote in the EGM for shares which were entered into the Company's shareholders register on 2 January 2015. I henhold til almennaksjeloven § 5-15 kan en aksjeeier i EOGF kreve at medlemmer av styret og/eller administrerende direktør gir tilgjengelig informasjon om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av saker som er på agendaen eller In accordance with the Public Limited Liability Companies Act Section 5-15, a shareholder may in the EGM require that any member of the Board of Directors and/or the Chief Executive Officer provides any available information to the EGM Page 4 of 7 på bedømmelsen av Selskapets finansielle stilling, med mindre den informasjonen som kreves ikke kan gis uten forholdsmessig skade for Selskapet. For øvrig har en aksjeeier rett til å fremsette forslag til beslutninger i saker på dagsorden. which may have an effect on the assessment of any issues on the agenda or the assessment of the Company's financial position, unless the information requested is of such a nature that it cannot be given without inflicting a disproportionate damage to the Company. In addition, a shareholder has the right to table draft resolutions for items included on the agenda. Påmeldingsfrist Aksjonærer som ønsker å delta i EOGF, enten selv eller ved fullmakt, må meddele dette til Selskapet så snart som mulig og senest innen 16.00 (lokal tid) den 5. januar 2015, ved å fylle ut og returnere vedlagte påmeldingsskjema til Selskapet til en av adressene som er angitt i skjemaet. Registration deadline Shareholders that either in person, or through a representative, plan to attend the EGM, must give notice to the Company as soon as possible and at latest by 16:00 (CET) on 5 January 2015, by completing and returning the enclosed attendance form to the Company to as set forth in the attendance notice. Aksjonærer som ikke har meldt seg på innen ovennevnte frist kan bli nektet adgang til EOGF, jf. § 10 i Selskapets vedtekter. Any shareholders who has not given notice by the above mentioned deadline may be denied entrance to the EGM, ref. § 10 of the Company's Articles of Association. Aksjonærer som vil representeres ved fullmakt anmodes om å bruke vedlagte fullmaktsskjema, og å returnere dette til Selskapet som angitt i fullmaktsskjeamet innen ovennevnte frist. Signert fullmakt må uansett være Selskapet i hende senest på EOGF. Shareholders who will be represented by proxy are requested to use the attached proxy form, and to return the proxy form to the Company as set forth in the proxy form by the above mentioned deadline. A signed proxy must under any circumstances be received by the Company no later than in the EGM. Forvalter eller aksjeeier kan ikke møte eller stemme for aksjer som er registrert på særskilt investorkonto (NOM konto - forvalterregistrert). For å kunne møte på generalforsamlingen og avgi stemme for aksjene må aksjeeier overføre aksjene fra NOM kontoen (forvalterregistrert) til en konto i eget navn. Slik omregistrering må fremgå av utskrift fra VPS senest ved påmeldingsfristens utløp. Manager/nominee may not meet or vote for shares registered in a separate investor account (NOM account). The shareholder must, in order to be able to meet and vote at the General Meeting, transfer the shares from the NOM account to an account in their own name. Such re-registration must be evident by a transcript from the Norwegian Registry of Securities (VPS) at the latest by the expiry of the registration deadline. ––– Hanøytangen, 19. desember 2014 Magnus Stangeland (s) Styreleder / Chairman of the Board Vedlegg/appendices: Påmeldingsskjema / attendance form Fullmaktsskjema / proxy form Valgkomiteens innstilling / Reccomodations from the Election Committee Page 5 of 7 DET ER VALGFRITT OM MAN VIL BRUKE DEN NORSKE ELLER DEN ENGELSKE VERSJONEN AV PÅMELDINGSSKJEMAET IT IS OPTIONAL WHETHER TO USE THE NORWEGIAN VERSION OR THE ENGLISH VERSION OF THE ATTENDANCE FORM PÅMELDINGSSKJEMA ATTENDANCE FORM Dersom du ønsker å delta i ekstraordinær generalforsamling i Bergen Group ASA den 9. januar 2015 ("EOGF"), må dette skjemaet fylles ut, signeres og sendes til Bergen Group ASA, attn: Øyvind Risnes, enten per: If you wish to attend the extraordinary general meeting in Bergen Group ASA on 9 January 2015 (the "EGM"), this form must be completed, signed and sent to Bergen Group ASA, attn: Øyvind Risnes, either by: post til adresse: Bergen Group ASA, Hanøytangen 128, 5310 Hauglandshella, Norge, eller e-post til [email protected]. mail to address: Bergen Group ASA Hanøytangen 128, 5310 Hauglandshella, Norway, or e-mail to [email protected]. Utfylt og signert påmeldingsskjema må være motatt av Bergen Group ASA senest 5. januar 2015 kl. 16.00 (lokal tid). A completed and signed attendance form must be received by Bergen Group ASA no later than 5 January 2015 at 16:00 CET. Undertegnede vil delta i EOGF og avgi stemme i EOGF for: The undersigned will participate in the EGM and vote in the EGM for: ____________________ egne aksjer, ____________________ own shares, ____________________ andre aksjer i henhold til vedlagte fullmaktsskjema(er), ____________________ other shares in according with the enclosed proxy/proxies, totalt ____________________ aksjer. in total ____________________ shares. Dersom aksjonæren er et foretak, oppgi navnet på personen som vil representere foretaket: In the event the shareholder is a legal entity, state the name of the person who will represent the legal entity: _________________________________________ (navn på representanten – vennligst merk at dersom representanten ikke er berettiget til å representere foretaket må det også utstedes fullmakt, ref. vedlagte fullmaktsskjema) _________________________________________ (name of representative – please note that if the representative is not entitled to represent the shareholders, proxy must also be granted, ref. the enclosed proxy form) _______________________ Sted/place ________________ ____________________________________________ Dato/date Aksjeeiers underskrift / shareholder's signature Page 6 of 7 DET ER VALGFRITT OM MAN VIL BRUKE DEN NORSKE ELLER DEN ENGELSKE VERSJONEN AV FULLMAKTSSKJEMAET IT IS OPTIONAL WHETHER TO USE THE NORWEGIAN VERSION OR THE ENGLISH VERSION OF THE PROXY FORM FULLMAKTSSKJEMA PROXY FORM Dersom du ønsker å la deg representere ved fullmakt i ekstraordinær generalforsamling i Bergen Group ASA den 9. januar 2015 ("EOGF"), må begge sider av dette skjemaet fylles ut, signeres og sendes til Bergen Group ASA, attn: Øyvind Risnes, enten per: If you wish to be represented by proxy in the extraordinary general meeting in Bergen Group ASA on 9 January 2015 (the "EGM"), both sides of this form must be completed, signed and sent to Bergen Group ASA, attn: Øyvind Risnes, either by: post til adresse Bergen Group ASA, Hanøytangen 128, 5310 Hauglandshella, Norge, eller e-post til [email protected]. mail to address Bergen Group ASA, Hanøytangen 128, 5310 Hauglandshella, Norway, or e-mail to [email protected]. Utfylt og signert fullmaktsskjema må mottas av Bergen Group ASA senest 5. januar 2015 kl. 16.00 (lokal tid). A completed and signed proxy form must be received by Bergen Group ASA no later than 5 January 2015 at 16:00 CET. Fullmakt (med eller uten stemmeinstruks) kan gis til en navngitt fullmektig. Dersom skjemaet mottas uten å ha navngitt en fullmektig, vil fullmakten anses gitt til Magnus Stangeland eller slik annen person som han bemyndiger. A proxy (with or without) voting instructions may be granted a nominated proxy holder. If the form is received without naming a proxy holder the proxy will be deemed given to Magnus Stangeland or any other person designated by him. Undertegnede gir herved fullmakt til: The undersigned hereby grants: Magnus Stangeland (eller en person bemyndiget av han), eller Magnus Stangeland (or a person designated by him), or _________________________________________ (navn på fullmektig – vennligst bruk blokkbokstaver) _________________________________________ (name of nominated proxy holder - please use capital letters) fullmakt til å møte og stemme for mine/våre aksjer i EOGF. proxy to attend and vote at the EGM for all my/our shares. 1 2 Ved stemmegivning skal fullmektigen : In respect of voting, the proxy holder shall : stå fritt til å stemme slik fullmektigen selv måtte ønske, eller be free to vote as desired in the proxy holder's sole discretion, or stemme i henhold til stemmeinstruksen angitt i det følgende. Ved benkeforslag, endringer eller erstatning av forslagene i agendaen, står fullmektigen fritt til å stemme slik fullmektigen selv måtte ønske. Dersom innholdet i stemmeinstruksen er utydelig, vil fullmektigen basere sin stemmegivning på en rimelig forståelse av ordlyden i fullmakten. Dersom en slik rimelig forståelse ikke finnes, kan fullmektigen stemme etter eget valg velge å avstå fra å stemme. discretion refrain from voting. vote in accordance with the voting instructions set forth in the following. Any motion from the floor, amendments or replacement to the proposals in the agenda, will be determined at the proxy holder’s discretion. In case the contents of the voting instructions are ambiguous, the proxy holder will base his/her understanding on a reasonable understanding of the wording of the proxy. Where no such reasonable understanding can be found, the proxy may at his/her discretion refrain from voting. 1 Om det ikke er krysset av for om fullmektigen står fritt ved stemmegivning eller ikke og det ikke er gitt stemmeinstruks nedenfor, skal fullmektigen stå fritt ved sin stemmegivning. 2 If it is not ticked of whether the proxy holder shall be free to vote as desired or not and no voting instructions are given below, the proxy holder shall be free to vote as it desires. Page 7 of 7 STEMMEINSTRUKS / VOTING INSTRUCTIONS Agenda nummer / agenda tittel Agenda number / agent title 3 Valg av møteleder III Election of the chairman of the meeting 4 IV Valg av person til å medundertegne protokollen fra EOGF sammen med møteleder 5 Godkjenning av innkalling og agendan V Approval of the summons and the agenda 6 Endring av vedtekene VI Amendment of the Articles of Association 7 VII 7 b) Valg av ytterligere medlemmer til styret og nyvalg av varamedlemer Election of additional members of the Board of Directors and new election of alternate directors Om det skal velges ytterligere medlemmer av styret If additional members to the Board of Directors shall be elected Om det skal velges ett eller to ytterligere styremedlemmer VII b) If one or two additional board members shall be elected 7 c) Hvem det/de ytterligere medlemmet/-ene av styret skal være 7 a) VII a) Election of a person to co-sign the minutes of the EGM together with the chairman of the meeting For In favour Mot Against Avstå / blank Abstention 1 ytterligere medlem 2 ytterligere medlemmer 1 additional member 2 additional members slik fullmektigen måtte ønske, eller: avstå fra å stemme, eller som følger: Styremedlem nr. 1: __________________________ Styremedlem nr. 2: __________________________ (navn angis i prioritert rekkefølge) VII b) 7 d) VII d) 7 e) Who these two additional members to the Board of Directors shall be Hvor mange varamedlemmer som skal velges: How many alternate directors who shall be elected: Hvem varamedlemmet/-ene av styret skal være: in the proxy holder's sole discretion, or abstain from voting, or as follows: Board member 1: __________________________ Board member 2: __________________________ (names in prioritized order) 1 (ett) 2 (to) antall _____ 1 (one) 2 (two) number _____ slik fullmektigen måtte ønske, eller: avstå fra å stemme, eller som følger: Varamedlem nr. 1: __________________________ Varamedlem nr. 2: __________________________ (navn angis i prioritert rekkefølge og bruk ekstra ark om nødvendig). VII e) Who the alternate director(s) of the Board of Directors shall be: in the proxy holder's sole discretion, or abstain from voting, or as follows: Alternate member 1: __________________________ Alternate member 2: __________________________ (names in prioritized order – use a new sheet if required) Aksjonærenes navn / the shareholder's name: _______________________ Sted/place ________________ Dato/date ____________________________________________ (bruk blokkbostaver / use capital letters) ____________________________________________ Aksjeeiers underskrift / shareholder's signature (om aksjeeier er et foretak må firmaattest vedlegges / if the shareholder is a legal entity, a certificate of incorporation evidencing the right to sign on behalf of the entity must be enclosed) Til Ekstraordinær generalforsamling i Bergen Group ASA Valgkomiteen har fått forelagt et forslag til to nye styremedlemmer fra Brian Chang og hans selskaper. Valgkomiteen anser det som umulig å vurdere de foreslåtte kandidater, eller finne andre egnede kandidater innen den frist som foreligger. Det påpekes at selskapet ved foregående ordinære generalforsamlinger reduserte styret til fem aksjonærvalgte medlemmer for å skape en mer balansert styresammensetning i henhold til selskapets Corporate Governance praksis. Valgkomiteen vurderer det slik at nåværende styresammensettingen er balansert, også i forhold til de største aksjonærene. På nåværende tidspunkt finner man ikke grunnlag for å se at det har vært en utvikling i selskapet som krever en umiddelbar utvidelse i valgperioden. Valgkomiteen ønsker å overlate til generalforsamlingen å velge kandidatene uten vurdering herfra, gitt at en vedtektsendring som øker antallet styremedlemmer blir vedtatt. Bekkjarvik/ Stavanger 15.12.2014 Nominasjonskomiteen Bergen Group Andreas Iversen, leder ************************** (UNOFFICIAL OFFICE TRANSLATION – THE NORWEGIAN VERSION PREVAILS) To the Extraordinary General Meeting in Bergen Group ASA The Nomination Committee has been submitted a proposal for electing two new board directors representing Brian Cheng and his companies. The Nomination Committee considers it impossible to evaluate the proposed candidates, or find other suitable candidates within the time available. The Nomination Committee points out that the company in the previous ordinary General Meeting reduced the board to five shareholder elected members in order to create a more balanced composition of the Board pursuant to the Company's Corporate Governance practices. The Nomination Committee considers the current Board composition to be balanced, also in relation to the largest shareholders. At present time, the Nomination Committee does not recognize any development in the company that requires an immediate expansion of the board in the middle of an election period. If the Extraordinary General Meeting decides to alter the Articles of Association and thus open up for an increase in the number of board members, the Nomination Committee entrust to the General Assembly to choose candidates without any assessment from the Committee. Bekkjarvik / Stavanger 15/12/2014 Nomination Committee, Bergen Group Andreas Iversen, Chairman
© Copyright 2024