Mai 2015 Actualités DACSES SOMMAIRE *Dernière minute : « Collecte des COFI » D ernière minute (messages du ministère) Rconseil 2015 - 208 (communication réseau collecte des comptes financiers 2014) « Vous trouverez, en pièce-jointe, la note de service du 31 mars 2015 relative à la destination et la collecte des comptes financiers de l'exercice 2014 des établissements publics locaux d'enseignement. Cette note a pour objet de rappeler les modalités d'information des agents comptables des établissements publics locaux d'enseignement relevant du ministère de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche (EPLE), des établissements publics locaux d'enseignement et de formation professionnelle agricole (EPLEFPA) et des établissements publics locaux d'enseignement maritime et aquacole (EPLE Mer), sur la destination de leurs comptes financiers 2014, soit vers le contrôle juridictionnel réalisé par la chambre régionale des comptes, soit vers l'apurement administratif, et sur le dépôt de ces comptes auprès des services locaux de la direction générale des finances publiques. « Fichiers créances » office pour permettre aux agents comptables de remplir directement les modèles d'étiquettes à apposer sur les cartons et les listes détaillées du contenu des cartons à transmettre lors du dépôt des comptes à la DDFiP. » Le mode de répartition des comptes financiers entre l'apurement administratif et le contrôle juridictionnel est identique à celui de 2013. Les modalités d'information des agents comptables et de conditionnement des comptes financiers sont identiques à celles prévues dans la note de service du 7 mai 2014 relative à la destination des comptes financiers de l'exercice 2013, jointe en annexe 1. « Nous souhaitons vous informer que pour l'exercice 2015, le format du fichier des créances, issu de l'application SIECLE-GFE et réceptionné dans l'application GFC, a été modifié. Sachant que certains EPLE font appel à des logiciels d'éditeurs privés pour la gestion de leur service de restau- Libération de cautionnement « La note de service n° 201406-10969 relative à la libération du cautionnement des Groupe de Travail (DAF / DACSES) « Documents relatifs à la collecte des comptes financiers » « Note de service sur la libération du cautionnement » « Créances interface GFE-GFC» « Modèle acte voyage CA » « Commission d’Appel d’Offres en EPLE » Documents disponibles sur le cartable en ligne Les annexes 2 à 6 sont transmises en format Word et open ration et d'hébergement, nous vous informons que les fichiers générés par ces applications privées et réceptionnés dans GFC doivent avoir une structure identique à ceux issus de SIECLE-GFE. » *Les marchés publics *Pièces jointes: Pour tout renseignement : Franck HUGOY D ernière minute (messages du ministère) Modification du format de fichier des créances issu de l'application SIECLE-GFE « Libération du cautionnement » agents comptables des EPLE a été signée le 16 décembre 2014 et transmise aux recteurs d'académie le 5 jan vier dernier. Ce texte précise notamment que le certificat de libération du cautionnement des agents comptables d'EPLE est délivré par le DDFIP ou le DRFIP territorialement compétent. » Mission conseil aux EPLE DACSES MARCHES PUBLICS : LES PREMIERS PAS Documents disponibles sur le cartable en ligne : Onglet DOSSIER/IntendanceDap/DACSES/Actualités DACSES Analyser le besoin en équipe pour respecter les exigences de chacun Pour tout renseignement : Franck HUGOY Mission conseil aux EPLE DACSES L’analyse du besoin est une obligation légale mentionnée aux articles 5 et 6 du code des marchés publics: Art 5: « La nature et l'étendue des besoins à satisfaire sont déterminées avec précision ». Art 6 : « Les prestations qui font l'objet d'un marché ou d'un accord-cadre sont définies, dans les documents de la consultation, par des spécifications techniques formulées : Soit par référence à des normes ou à d'autres documents équivalents; Soit en termes de performances ou d'exigences fonctionnelles. Celles-ci sont suffisamment précises pour permettre aux candidats de connaître exactement l'objet du marché et au pouvoir adjudicateur d'attribuer le marché. » Au-delà du devoir légal, un besoin correctement exprimé permettra de satisfaire l’ensemble des acteurs qui seront impactés par l’utilisation du bien acquis, de la prestation rendue, ou des travaux réalisés. Par ailleurs, un besoin clairement énoncé permettra aux candidats, comme le précise l’article 6, de faire une offre appropriée et au pouvoir adjudicateur d’attribuer le marché. Ainsi, chaque acteur intervenant dans l'exécution du marché devrait pouvoir participer à la définition du besoin. De l’évocation du besoin jusqu’au paiement libératoire en passant par les moyens d’acquisition sans oublier la comptabilité patrimoniale, toute la chaîne permettant, in fine, la bonne exécution du marché doit être considérée. Exemple: Cas d’un voyage scolaire Les voyages scolaires dans le second degré participent à la mission éducative et s'inscrivent dans les axes du projet d'établissement. Les nombreux bénéfices retirés par les élèves de ces expériences pédagogiques doivent inciter les établissements à organiser ces déplacements. Toutefois, un voyage scolaire s’analyse comme un marché public au même titre que toute commande. Il doit être organisé dans le respect du code des marchés publics, de la règlementation applicable à la comptabilité des établissements. Comme chaque contrat de l’administration, la commande d’un voyage peut faire naître un contentieux financièrement dommageable pour l’établissement. Il est donc primordial de respecter les règles relatives aux marchés publics afin de garantir aux élèves l’ouverture culturelle promue par le ministère. Les règles de la commande publique s’appliquent dès le premier euro, tout voyage doit être organisé dans le respect du code des marchés publics, même lorsque le coût estimé est inférieur à 15 000€HT. Le seuil déterminant la procédure à suivre ne se calcule pas voyage par voyage, mais en fonction du budget global estimé pour les voyages. 1/ Identifier les acteurs La première étape d’un marché réussi passe par l’identification de tous les acteurs qui participeront à l'exécution du marché. Ainsi, nous pouvons nous poser 3 questions : *A qui l’objet du marché va-t-il rendre service ? A l’équipe pédagogique : le voyage est un des projets permettant d’atteindre les objectifs fixés par le projet d’établissement centré sur la réussite des élèves. *Sur quoi ou sur qui agit- il ? sur l’organisation de la progression pédagogique, sur l’appropriation des contenus par les élèves, sur l’organisation du temps scolaire, sur les finances de l’établissement, *Dans quel but ce besoin doit-il être satisfait ? apporter des éléments de savoir aux élèves, atteindre les objectifs du projet d’établissement, permettre la réussite des élèves. Documents disponibles sur le cartable en ligne : Onglet DOSSIER/IntendanceDap/DACSES/Actualités DACSES Pour tout renseignement : Franck HUGOY Mission conseil aux EPLE DACSES Documents disponibles sur le cartable en ligne : Onglet DOSSIER/IntendanceDap/DACSES/Actualités DACSES Ces interrogations permettront d’identifier et de prendre en compte les prérogatives de 5 types d’acteurs qui devront être associés à la définition du besoin : Les personnes à l'origine de la demande : Les équipes pédagogiques, le Conseil d’Administration et le chef d'EPLE fixent et garantissent les objectifs. Les prescripteurs : Ayant une influence sur les choix dit "techniques", ils participent à la rédaction des pièces du marché et à la sélection du prestataire. Les utilisateurs : Professeurs et élèves. L' acheteur: L’ordonnateur (garant de la légalité de la procédure de sélection des offres et coordinateur/animateur du projet de marché). Les fonctions supports : Le service intendance en charge du suivi d’exécution des opérations financières et administratives. 2/ Exprimer le besoin : la matrice ACDE Une fois les acteurs identifiés, il s’agira de permettre à chacun de s’exprimer de façon précise pour recenser de façon complète l’ensemble des prérogatives à prendre en compte. Ce moment de réflexion peut être initié en s’appuyant sur l’expérience d’une prestation précédente. L’analyse du besoin peut se faire autour de 4 grands thèmes retracés dans la matrice ACDE. Attentes (internes) Contraintes (Externes) Le résultat attendu par la mise en œuvre du projet La réglementation financière Données (internes) Exigences (internes) L’ensemble des données chiffrées Liées aux impératifs pédagogiques Nombre d’élèves Nombre d’accompagnateurs Période du voyage La réglementation liée aux sorties scolaires Accéder aux sites sans faire la queue Lieu permettant des temps de réunions du groupe. Pour tout renseignement : Franck HUGOY Mission conseil aux EPLE DACSES Cet outil permet de rendre exhaustive la description du besoin et d'éviter les solutions “trop luxueuses” ou génératrices de surcoûts. N.B. : Les exigences internes sont entendues comme des prestations non négociables par le fournisseur. Si elles ne sont pas satisfaites, le candidat ne pourra pas être retenu. C’est la formulation de ces exigences qui, mal calibrées, peut faire déborder l’enveloppe budgétaire. A l’inverse, attention à la sous qualité. Il ne faut pas “oublier” ou “négliger” certaines contraintes ou attentes qui non prévues au départ empêcheraient d’atteindre les objectifs ou conduiraient également par un effet de rattrapage de la part du fournisseur à un surcoût. L’analyse du besoin implique de prendre l’attache de tout collègue ayant une compétence ou une expérience en la matière. Le travail de l’ordonnateur placé en situation d’acheteur sera de déterminer le dimensionnement du besoin sur la base des éléments objectifs énoncés par les acteurs. L’acte d’achat est un projet transversal qui nécessite une équipe-projet qui va au-delà de la structure hiérarchique habituelle. Il est recommandé de solliciter tous les utilisateurs lors des travaux de réflexion. Cette démarche permettra simultanément de bénéficier de leur expérience et de les associer dès l’amorce du projet aux évolutions d’organisation induites par le nouveau marché. Cette stratégie de transparence repose sur la démarche d’accompagnement à la conduite du changement. Connaître les fournisseurs potentiels : le sourcing Il est possible de rencontrer des fournisseurs avant de faire un marché. Ces rencontres, avant tout démarrage de la consultation et dans le respect des règles fondamentales de liberté d’accès, d’égalité de traitement et de transparence de la commande publique, peuvent permettre de mieux comprendre les stratégies de vente qui ont cours au moment de la consultation. Ce temps d’échange aide à identifier les opportunités et les risques liés au segment d’achat ainsi qu’à mettre la demande interne en adéquation avec la réalité des prestations des fournisseurs. La connaissance de l’état de l’art (l’ensemble des connaissances liées à une activité) et de la dynamique du secteur économique dans lequel se situe l’achat à effectuer permettront d’assurer la satisfaction du besoin. Documents disponibles sur le cartable en ligne : Onglet DOSSIER/IntendanceDap/DACSES/Actualités DACSES Pour tout renseignement : Franck HUGOY Mission conseil aux EPLE DACSES 1/ La rencontre avec les fournisseurs permet de connaître l’état de l’art en se posant les questions suivantes : quelles sont les pratiques commerciales du secteur économique visé ? Recevoir un/des opérateur(s) économique(s) est l'occasion de le/les interroger sur les conditions générales de vente et d’ apprécier les pratiques courantes des fournisseurs. quelles sont les lois, les normes spécifiques qui encadrent cet achat ? En répondant à cette question, l’acheteur pourra dans son document de consultation satisfaire aux exigences de l’article 6 et faire référence aux normes permettant de s’assurer de la qualité de la prestation. La référence aux normes homologuées ou à d’autres normes applicables en France permet aussi de se garantir de la légitimité minimum des candidats. quelles solutions alternatives sont envisageables? Les professionnels du secteur ont souvent déjà rencontré le problème, la situation particulière qui est la vôtre. Laissez les professionnels vous proposer une solution ce n’est pas forcément l'accepter mais cela peut permettre d’intégrer des aspects et des solutions non envisagées ou de mieux comprendre les variantes qui pourraient être proposées. 2/ La rencontre avec les fournisseurs permet de cerner le secteur économique en se posant les questions suivantes : Quels sont les acteurs capables de répondre à mon besoin? A l’heure d’internet, connaître les opérateurs économiques d’un segment achat dans une zone géographique n’est pas le plus compliqué mais on peut aussi s’appuyer sur les autres établissements ou auprès d’associations d’acheteurs publics… Une fois ce recensement fait, il faut savoir qui est capable de répondre. Il ne s’agit pas de choisir un opérateur économique avant le lancement de la procédure mais d’adapter sa publicité en conséquence de cette étude. quelles sont les gammes de prix pratiqués? Cette étape ne permet pas de savoir quel sera le prix exact. Il ne s’agit pas de demander un devis mais la discussion permet de se donner une fourchette dans laquelle se situent les prix. Ainsi, il permettra notamment de détecter les offres anormalement basses. Documents disponibles sur le cartable en ligne : Onglet DOSSIER/IntendanceDap/DACSES/Actualités DACSES Pour tout renseignement : Franck HUGOY Mission conseil aux EPLE DACSES En conclusion, l’ordonnateur en tant qu’acheteur n’est pas l’unique membre de l’établissement à pouvoir effectuer ce travail. En réalité, il est souvent mené par l’équipe qui est en charge du projet, à savoir les prescripteurs. Documents disponibles sur le cartable en ligne : Onglet DOSSIER/IntendanceDap/DACSES/Actualités DACSES Pour tout renseignement : Franck HUGOY L’acheteur doit sensibiliser les prescripteurs du caractère particulier que peut revêtir la rencontre avec les entreprises. Ils devront ensemble préparer ce moment d’échanges avec le fournisseur. En revanche, il n’est pas possible de faire lire les documents ou quelques éléments du dossier de consultation à une entreprise qui serait amenée à candidater. De même, il faut garantir aux opérateurs économiques que ces rencontres ne nuiront pas aux intérêts commerciaux ou à une concurrence loyale entre entreprises. Ce moment est déterminant pour la bonne exécution du marché. C’est donc ensemble qu’ acheteurs et prescripteurs pourront optimiser ce temps de travail qu’est le sourcing. Bibliographie : La boite à outil de l'acheteur 2° édition S.CANONNE & P.PETIT chez Dunod. Mission conseil aux EPLE DACSES