Actualités du DACSES

Mai 2015
Actualités DACSES
SOMMAIRE
*Dernière minute :
« Collecte des COFI »
D ernière minute (messages du ministère)
Rconseil 2015 - 208
(communication réseau collecte des comptes financiers 2014)
« Vous trouverez, en pièce-jointe,
la note de service du 31 mars
2015 relative à la destination et la
collecte des comptes financiers
de l'exercice 2014 des établissements publics locaux d'enseignement.
Cette note a pour objet de rappeler les modalités d'information
des agents comptables des établissements publics locaux d'enseignement relevant du ministère
de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur et de la
recherche (EPLE), des établissements publics locaux d'enseignement et de formation professionnelle agricole (EPLEFPA) et des
établissements publics locaux
d'enseignement maritime et
aquacole (EPLE Mer), sur la destination de leurs comptes financiers 2014, soit vers le contrôle
juridictionnel réalisé par la
chambre régionale des comptes,
soit vers l'apurement administratif, et sur le dépôt de ces comptes auprès des services locaux
de la direction générale des
finances publiques.
« Fichiers créances »
office pour permettre aux agents
comptables de remplir directement les modèles d'étiquettes à
apposer sur les cartons et les
listes détaillées du contenu des
cartons à transmettre lors du
dépôt des comptes à la DDFiP. »
Le mode de répartition des
comptes financiers entre l'apurement administratif et le contrôle
juridictionnel est identique à celui
de 2013. Les modalités d'information des agents comptables et de
conditionnement des comptes
financiers sont identiques à
celles prévues dans la note de
service du 7 mai 2014 relative à
la destination des comptes financiers de l'exercice 2013, jointe en
annexe 1.
« Nous souhaitons vous informer que pour l'exercice 2015,
le format du fichier des
créances, issu de l'application
SIECLE-GFE et réceptionné
dans l'application GFC, a été
modifié. Sachant que certains
EPLE font appel à des logiciels
d'éditeurs privés pour la gestion de leur service de restau-
Libération de cautionnement
« La note de service n° 201406-10969 relative à la libération du cautionnement des
Groupe de Travail
(DAF / DACSES)
« Documents relatifs à la collecte des
comptes financiers »
« Note de service sur la libération du
cautionnement »
« Créances interface GFE-GFC»
« Modèle acte voyage CA »
« Commission d’Appel d’Offres en EPLE »
Documents disponibles sur le cartable
en ligne
Les annexes 2 à 6 sont transmises en format Word et open
ration et d'hébergement, nous
vous informons que les fichiers générés par ces applications privées et réceptionnés dans GFC doivent avoir
une structure identique à ceux
issus de SIECLE-GFE. »
*Les marchés publics
*Pièces jointes:
Pour tout renseignement :
Franck HUGOY
D ernière minute (messages du ministère)
Modification du format de
fichier des créances issu de
l'application SIECLE-GFE
« Libération du cautionnement »
agents comptables des EPLE a été
signée le 16 décembre 2014 et
transmise aux recteurs d'académie
le 5 jan vier dernier.
Ce texte précise notamment que le
certificat de libération du cautionnement des agents comptables d'EPLE
est délivré par le DDFIP ou le DRFIP
territorialement compétent. »
Mission conseil aux EPLE
DACSES
MARCHES PUBLICS :
LES PREMIERS PAS
Documents disponibles sur le cartable
en ligne : Onglet DOSSIER/IntendanceDap/DACSES/Actualités DACSES
Analyser le besoin en équipe pour respecter
les exigences de chacun
Pour tout renseignement :
Franck HUGOY
Mission conseil aux EPLE
DACSES
L’analyse du besoin est une obligation légale mentionnée aux articles 5 et 6 du code des
marchés publics:
Art 5: « La nature et l'étendue des besoins à satisfaire sont déterminées avec précision ».
Art 6 : « Les prestations qui font l'objet d'un marché ou d'un accord-cadre sont définies,
dans les documents de la consultation, par des spécifications techniques formulées :
Soit par référence à des normes ou à d'autres documents équivalents;
Soit en termes de performances ou d'exigences fonctionnelles. Celles-ci sont suffisamment précises pour permettre aux candidats de connaître exactement l'objet
du marché et au pouvoir adjudicateur d'attribuer le marché. »
Au-delà du devoir légal, un besoin correctement exprimé permettra de satisfaire l’ensemble des acteurs qui seront impactés par l’utilisation du bien acquis, de la prestation rendue, ou des travaux réalisés. Par ailleurs, un besoin clairement énoncé permettra aux
candidats, comme le précise l’article 6, de faire une offre appropriée et au pouvoir adjudicateur d’attribuer le marché.
Ainsi, chaque acteur intervenant dans l'exécution du marché devrait pouvoir participer à
la définition du besoin. De l’évocation du besoin jusqu’au paiement libératoire en passant
par les moyens d’acquisition sans oublier la comptabilité patrimoniale, toute la chaîne
permettant, in fine, la bonne exécution du marché doit être considérée.
Exemple: Cas d’un voyage scolaire
Les voyages scolaires dans le second degré participent à la mission éducative et s'inscrivent
dans les axes du projet d'établissement. Les nombreux bénéfices retirés par les élèves de ces
expériences pédagogiques doivent inciter les établissements à organiser ces déplacements.
Toutefois, un voyage scolaire s’analyse comme un marché public au même titre que toute
commande. Il doit être organisé dans le respect du code des marchés publics, de la règlementation applicable à la comptabilité des établissements.
Comme chaque contrat de l’administration, la commande d’un voyage peut faire naître un
contentieux financièrement dommageable pour l’établissement. Il est donc primordial de
respecter les règles relatives aux marchés publics afin de garantir aux élèves l’ouverture
culturelle promue par le ministère.
Les règles de la commande publique s’appliquent dès le premier euro, tout voyage doit être organisé dans le respect du code des marchés publics,
même lorsque le coût estimé est inférieur à 15 000€HT. Le seuil déterminant la procédure à suivre ne se calcule pas voyage par voyage, mais
en fonction du budget global estimé pour les voyages.
1/ Identifier les acteurs
La première étape d’un marché réussi passe par l’identification de tous les acteurs qui participeront à l'exécution du marché. Ainsi, nous pouvons nous poser 3 questions :
*A qui l’objet du marché va-t-il rendre service ?
A l’équipe pédagogique : le voyage est un des projets permettant d’atteindre les
objectifs fixés par le projet d’établissement centré sur la réussite des élèves.
*Sur quoi ou sur qui agit- il ?
sur l’organisation de la progression pédagogique,
sur l’appropriation des contenus par les élèves,
sur l’organisation du temps scolaire,
sur les finances de l’établissement,
*Dans quel but ce besoin doit-il être satisfait ?
apporter des éléments de savoir aux élèves,
atteindre les objectifs du projet d’établissement,
permettre la réussite des élèves.
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Franck HUGOY
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Ces interrogations permettront d’identifier et de prendre en compte les prérogatives de
5 types d’acteurs qui devront être associés à la définition du besoin :
Les personnes à l'origine de la demande : Les équipes pédagogiques, le Conseil d’Administration et le chef d'EPLE fixent et garantissent les objectifs.
Les prescripteurs : Ayant une influence sur les choix dit "techniques", ils participent à la
rédaction des pièces du marché et à la sélection du prestataire.
Les utilisateurs : Professeurs et élèves.
L' acheteur: L’ordonnateur (garant de la légalité de la procédure de sélection des offres
et coordinateur/animateur du projet de marché).
Les fonctions supports : Le service intendance en charge du suivi d’exécution des opérations financières et administratives.
2/ Exprimer le besoin : la matrice ACDE
Une fois les acteurs identifiés, il s’agira de permettre à chacun de s’exprimer de façon
précise pour recenser de façon complète l’ensemble des prérogatives à prendre en
compte. Ce moment de réflexion peut être initié en s’appuyant sur l’expérience d’une
prestation précédente.
L’analyse du besoin peut se faire autour de 4 grands thèmes retracés dans la matrice
ACDE.
Attentes (internes)
Contraintes (Externes)
Le résultat attendu par la mise
en œuvre du projet
La réglementation financière
Données (internes)
Exigences (internes)
L’ensemble des données chiffrées
Liées aux impératifs pédagogiques
Nombre d’élèves
Nombre d’accompagnateurs
Période du voyage
La réglementation liée aux sorties scolaires
Accéder aux sites sans faire la queue
Lieu permettant des temps de réunions du
groupe.
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Franck HUGOY
Mission conseil aux EPLE
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Cet outil permet de rendre exhaustive la description du besoin et d'éviter les
solutions “trop luxueuses” ou génératrices de surcoûts.
N.B. : Les exigences internes sont entendues comme des prestations non négociables par le fournisseur. Si elles ne sont pas satisfaites, le candidat ne pourra
pas être retenu. C’est la formulation de ces exigences qui, mal calibrées, peut
faire déborder l’enveloppe budgétaire.
A l’inverse, attention à la sous qualité. Il ne faut pas “oublier” ou “négliger” certaines contraintes ou attentes qui non prévues au départ empêcheraient d’atteindre les objectifs ou conduiraient également par un effet de rattrapage de la
part du fournisseur à un surcoût.
L’analyse du besoin implique de prendre l’attache de tout collègue ayant une
compétence ou une expérience en la matière. Le travail de l’ordonnateur placé
en situation d’acheteur sera de déterminer le dimensionnement du besoin sur
la base des éléments objectifs énoncés par les acteurs.
L’acte d’achat est un projet transversal qui nécessite une équipe-projet qui va
au-delà de la structure hiérarchique habituelle. Il est recommandé de solliciter
tous les utilisateurs lors des travaux de réflexion. Cette démarche permettra
simultanément de bénéficier de leur expérience et de les associer dès l’amorce
du projet aux évolutions d’organisation induites par le nouveau marché. Cette
stratégie de transparence repose sur la démarche d’accompagnement à la
conduite du changement.
Connaître les fournisseurs potentiels :
le sourcing
Il est possible de rencontrer des fournisseurs avant de faire un marché. Ces rencontres, avant tout démarrage de la consultation et dans le respect des règles
fondamentales de liberté d’accès, d’égalité de traitement et de transparence de
la commande publique, peuvent permettre de mieux comprendre les stratégies
de vente qui ont cours au moment de la consultation.
Ce temps d’échange aide à identifier les opportunités et les risques liés au segment d’achat ainsi qu’à mettre la demande interne en adéquation avec la réalité des prestations des fournisseurs.
La connaissance de l’état de l’art (l’ensemble des connaissances liées à une activité) et de la dynamique du secteur économique dans lequel se situe l’achat à
effectuer permettront d’assurer la satisfaction du besoin.
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en ligne : Onglet DOSSIER/IntendanceDap/DACSES/Actualités DACSES
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DACSES
1/ La rencontre avec les fournisseurs permet de connaître l’état de l’art en se posant
les questions suivantes :
quelles sont les pratiques commerciales du secteur économique visé ?
Recevoir un/des opérateur(s) économique(s) est l'occasion de le/les interroger sur les
conditions générales de vente et d’ apprécier les pratiques courantes des fournisseurs.
quelles sont les lois, les normes spécifiques qui encadrent cet achat ?
En répondant à cette question, l’acheteur pourra dans son document de consultation
satisfaire aux exigences de l’article 6 et faire référence aux normes permettant de s’assurer de la qualité de la prestation.
La référence aux normes homologuées ou à d’autres normes applicables en France permet aussi de se garantir de la légitimité minimum des candidats.
quelles solutions alternatives sont envisageables?
Les professionnels du secteur ont souvent déjà rencontré le problème, la situation particulière qui est la vôtre. Laissez les professionnels vous proposer une solution ce n’est
pas forcément l'accepter mais cela peut permettre d’intégrer des aspects et des solutions non envisagées ou de mieux comprendre les variantes qui pourraient être proposées.
2/ La rencontre avec les fournisseurs permet de cerner le secteur économique en se
posant les questions suivantes :
Quels sont les acteurs capables de répondre à mon besoin?
A l’heure d’internet, connaître les opérateurs économiques d’un segment achat dans
une zone géographique n’est pas le plus compliqué mais on peut aussi s’appuyer sur les
autres établissements ou auprès d’associations d’acheteurs publics…
Une fois ce recensement fait, il faut savoir qui est capable de répondre. Il ne s’agit pas
de choisir un opérateur économique avant le lancement de la procédure mais d’adapter
sa publicité en conséquence de cette étude.
quelles sont les gammes de prix pratiqués?
Cette étape ne permet pas de savoir quel sera le prix exact. Il ne s’agit pas de demander
un devis mais la discussion permet de se donner une fourchette dans laquelle se situent
les prix. Ainsi, il permettra notamment de détecter les offres anormalement basses.
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En conclusion, l’ordonnateur en tant qu’acheteur n’est pas l’unique membre de
l’établissement à pouvoir effectuer ce travail. En réalité, il est souvent mené par
l’équipe qui est en charge du projet, à savoir les prescripteurs.
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Franck HUGOY
L’acheteur doit sensibiliser les prescripteurs du caractère particulier que peut revêtir la rencontre avec les entreprises. Ils devront ensemble préparer ce moment d’échanges avec le fournisseur. En revanche, il n’est pas possible de faire lire les documents ou quelques éléments du dossier de consultation à une entreprise qui serait
amenée à candidater. De même, il faut garantir aux opérateurs économiques que
ces rencontres ne nuiront pas aux intérêts commerciaux ou à une concurrence
loyale entre entreprises.
Ce moment est déterminant pour la bonne exécution du marché. C’est donc ensemble qu’ acheteurs et prescripteurs pourront optimiser ce temps de travail qu’est
le sourcing.
Bibliographie : La boite à outil de l'acheteur 2° édition S.CANONNE & P.PETIT chez Dunod.
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