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Documentation xTeam 4 .1
xTeam 4.1 pour Mac
Gestion et planification
de ressources
Documentation
VERSION FRANCAISE
www.xteamapp.com
Made by ADNX
Documentation xTeam 4 .1
PRESENTATION
xTeam est un outil incroyable et pratique pour gérer le planning de travail des personnes
de votre groupe ou organisme. Notre but est toujours de rendre l’expérience de l’utilisateur
aussi intuitive que possible et tournée vers la tâche.
xTeam est un outil de gestion de planning vraiment performant qui est visuellement
superbe. Il vous aide à partager des informations, travailler sur les plannings, et utiliser
toutes vos ressources humaines aussi efficacement que possible: vous pouvez créer des
planning de travail pour chaque jour, planifier des jours de congé pour chaque personne et
suivre les vacances.
xTeam est conçu pour automatiser la gestion des employés. Une programmation manuelle
peut prendre des heures et même des jours à créer et à suivre. xTeam peut réduire
considérablement ces frais administratifs, vous faire gagner du temps, optimiser les
heures de travail, et éliminer les erreurs dans le planning.
Nous avons conçu xTeam pour être adapté à l’utilisateur. Au lieu de perdre votre temps à
essayer de comprendre comment déchiffrer un logiciel complexe, vous pouvez être plus
productif et efficace. Les plannings sont disponibles en formats adaptés à toute
imprimante et vous pouvez donc les imprimer facilement pour les mettre au mur ou les
joindre en format PDF à un email.
CONFIGURATION
xTeam nécessite OS X 10.7, OS X 10.8, OS X 10.9 ou OS X 10.10 et un Mac avec des capacités 64 bits. Il est disponible en Anglais, Français et Allemand.
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TUTORIEL
1. Lancez l’application
2. Cette fenêtre apparaîtra :
3. Cliquez sur le bouton situé en bas “Créez un nouveau planning” en bas de la fenêtre.
4. Vous serez invité à utiliser la bibliothèque par défaut ou pas. Sélectionnez la
bibliothèque par défaut pour l’instant.
Enregistrez le document dans votre dossier Documents.
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5. Cette fenêtre s’affichera :
B
A
C
E
D
Voici la description des principales fonctions :
A. Bouton Planning dans la barre d’outils :
Vous permet de définir les réglages de votre planning. Les heures de travail, les jours
de congés et les options d’affichage.
B. Bouton Bibliothèque dans la barre d’outils :
Vous permet de définir les ressources humaines et les affectations de votre planing.
C. Liste des ressources : Les ressources crées dans la bibliothèque s’afficheront dans cette zone.
D. Affichage planning :
C’est là que les affectations seront affichés devant le nom de chaque ressource. Vous
pouvez naviguer dans la vue par jour, semaine, mois ou années.
E. Champ recherche
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6. Première étape : définir les réglages du planning
Quand vous cliquez sur le bouton Planning de la barre d’outils, cette fenêtre apparaît :
Sur la première section de l’onglet, vous allez définir le calendrier de travail par défaut
de votre équipe ou de votre entreprise. Vous verrez plus tard que vous pouvez créer un calendrier différent pour chaque
membre de l'équipe.
Vous pouvez définir une durée de pause par défaut ou ajouter des pauses multiples
avec le bouton + situé à droite de la fenêtre. En bas de la fenêtre, vous pouvez voir le total des heures de travail et de pause.
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Sur la deuxième section de l'onglet, vous définirez les périodes de vacances par défaut
ou jour fériés. Encore une fois, il est également possible de définir ces options pour
chaque membre de l'équipe. Nous verrons cela plus tard.
Au bas de la liste, vous pouvez importer et exporter des éléments. ASTUCE : exporter la liste par défaut et ouvrez-la avec un éditeur de texte pour voir le
format à respecter.
Sur la dernière section de l'onglet, vous allez définir les options d'affichage par défaut
du calendrier.
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Sur la base des paramètres choisies, les affectations auront un look différent. Voici 2 exemples :
7. Deuxième étape : définir les ressources
Avec le bouton Bibliothèque de la barre d’outils, vous pouvez configurer les membres
de votre équipe, plus clairement votre liste des ressources humaines. Cela se définit
dans la partie gauche de la fenêtre.
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Avec l'icône dossier situé en bas de fenêtre, vous pouvez créer des groupes. Avec le bouton + vous pouvez ajouter des nouvelles ressources dans un groupe
sélectionné.
Vous pouvez déplacer une ressource d'un groupe vers un autre groupe par un simple
glisser / déposer. Affecter une ressource à un groupe est toujours obligatoire.
Lorsque vous ajoutez une nouvelle ressource, cette fenêtre apparaît :
Vous pouvez ajouter une image pour une ressource mais le plus important est que vous
pouvez mettre en place un planning personnalisé pour chaque ressource. Vous avez 3 options : - utiliser les paramètres par défaut du calendrier que vous venez de créer. - créer un horaire de semaine personnalisé pour cette seule ressource. Dans l'image ci-dessus, nous avons décidé que Patrick ne travaillera que 3 jours. - créer un planning personnalisé pour chaque semaine de l’année. www.xteamapp.com
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Voyons comment fonctionne la 3e option. Regardez cette image :
Vous pouvez voir que pour la semaine 13, Patrick travaille pendant 3 jours (zones
blanches). Pour chaque semaine, vous pouvez configurer n'importe quel type de calendrier. En cliquant sur la petite zone calendrier en bleu s’affiche une fenêtre dans laquelle vous
définissez les heures travaillées pour chaque jour sélectionné.
Lorsque vous avez terminé de configurer votre calendrier de l'équipe, passons à
l'étape suivante.
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8. Gérez les affectations
Sur le côté droit de la fenêtre de la bibliothèque, vous pouvez définir votre liste des
affectations par défaut
Avec
l'icône
dossier situé en bas de fenêtre, vous pouvez créer des groupes. Avec le bouton + vous pouvez ajouter des nouvelles affectations dans un groupe
sélectionné.
Vous pouvez déplacer une affectation d'un groupe vers un autre groupe par un simple
glisser / déposer. Affecter une affectation à un groupe est toujours obligatoire.
Chaque membre de votre équipe à besoin d’affectations. Vous pouvez attribuer une
couleur spécifique par affectation.
Lorsque vous avez terminé, vous pouvez maintenant assigner une mission à chaque
membre de l'équipe sur la zone de planning ! Faisons cela !
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9. La zone planning Vous disposez de 3 méthodes pour assigner des missions pour votre équipe: a. Utilisez le bouton “Nouveau temps de travail” de la barre d'outils
b : Dessinez des tâches directement sur la zone de calendrier avec votre souris
Remarque : lorsque vous avez besoin de plusieurs tâches sur la même journée, il suffit de passer à la vue jour avant de créer la tâche.
c : Glissez et déposer une affection sur la vue planning directement depuis la
bibliothèque.
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Pour chaque mission, vous pouvez configurer une option de répétition ou ajouter des
notes. Double cliquez sur une mission sur la vue planning pour l’éditer.
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Voyez ci-dessous un exemple avec des assignations multiples.
10. La vue rapport
La vue rapport accessible sous la barre d'outils vous permet de voir un rapport détaillé
pour chaque ressource sélectionnée.
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AVIS / SUPPORT
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apps.adnx.com/support
A cette adresse, vous pouvez également parcourir un grand nombre de réponses aux
questions fréquemment posées. Rejoignez la section communauté pour envoyer des demandes de fonctionnalité.
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