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REFERENZBERICHT
EASY INVOICE: Der Rechnungseingang als Wettbewerbsvorteil
Die Infiana Group (vormals Huhtamaki Films) implementiert Rechnungsmanagement der EASY SOFTWARE AG
Wenn man einmal wieder das Gefühl
seine Vorzüge gleichermaßen: mehr
hat die langsamste Kasse im Super-
Profit durch geringere Skontoverluste,
markt erwischt zu haben, ist der rich-
mehr Effizienz, mehr Sicherheit, mehr
tige Zeitpunkt, um über das Leben vor
Transparenz.
der Erfindung von Scanner und Barcode nachzudenken. So manche War-
Zu den Unternehmen, die dieses Poten-
tezeit relativiert sich, sobald man sich
zial nutzen, gehört die Infiana Germany
fragt: Wie lang müsste ich anstehen,
GmbH & Co. KG. Vor einigen Jahren
KUNDE
wenn die Kassiererin jeden Artikel von
bereits führte die auf die Produkti-
Infiana Germany GmbH & Co. KG
Hand, Ziffer für Ziffer, Preis für Preis,
on hochwertiger Verpackungs- und
Zweibrückenstraße 15-25
in eine altehrwürdige Registrierkasse
Schutzfolien spezialisierte Gruppe das
91301 Forchheim
tippen müsste?
Enterprise Resource Planning-System
www.infiana.com
Oracle Financials ein. Mit Hilfe der
So selbstverständlich sich die heuti-
ERP-Lösung organisierte die ­
Infiana
BRANCHE
ge Lösung im Einzelhandel durchge-
Group den rechnungsbezogenen Prüf-
Verpackungsindustrie
setzt hat, so leicht kann sie auch der
und Freigabeprozess. „Zur Zeit der
Unternehmensverwaltung helfen, sich
Einführung war dies eine Erleichte-
LÖSUNG
profitabel und effizient aufzustellen.
rung. Doch nach heutigen Maßstäben
EASY INVOICE
Etwa mit der Einführung eines elekt-
bietet die Lösung erhebliches Verbes-
ronischen Rechnungswesens. Immer
serungspotenzial in der Rechnungs-
mehr Firmen setzen auf seine Möglich-
bearbeitung, insbesondere in puncto
keiten. Mittelstand, Großunternehmen
Effizienz“, erklärt Finance Manager
und internationale Konzerne erkennen
Christian Wallon.
REFERENZBERICHT
EASY INVOICE
Automatisierter Workflow: Schnell
schließlich auf die Suche nach einer
und effizient
Software-Lösung, die die Rechnungs-
Früher fand die Rechnungsverarbei-
prüfung, Freigabe und Archivierung au-
Bei der Infiana Group Germany sorgt
tung in mühevoller Kleinarbeit statt. Von
tomatisieren und Mitarbeiter entlasten
EASY INVOICE für eine schnellere und
der Eingabe von Kopf- und Positions-
sollte. Optimale Zusammenarbeit mit
sicherere Rechnungsverarbeitung.
daten über den Abgleich der Summen
Orcale Financials, mehr Effizienz und
mit den Angeboten im ERP-System bis
optimierte Prozesse standen ebenso im
hin zur Umsatzsteuer-Prüfung. Sofern
Lastenheft wie ein modularer, skalier-
die Ware noch nicht eingegangen war,
barer Aufbau - denn zu einem späteren
musste der Sachverhalt zudem mit dem
Zeitpunkt sollten zusätzlich Frachtrech-
Einkauf geklärt werden. Schließlich die
nungen sowie elektronische Rechnun-
Archivierung im Papierarchiv: Für zwei
gen verarbeitet werden können.
Jahre stapelten sich die Vorgänge im
Rechnungswesen, dann wanderten sie
Im Wettbewerbsvergleich entschied sich
für weitere acht Jahre in die Registratur.
die Infiana Group für die EASY SOFTWARE
AG. Nicht nur, weil die EASY Lösung al-
„Alles in allem war die Rechnungskon-
len Anforderungen gerecht wurde. „Ein
trolle und Durchbuchung ein ermüden-
solches Projekt ist mehr als ein reines
des ‚Klein-Klein’ - und damit ineffektiv,
IT-Projekt. Kollegen aus dem Rechnungs-
intransparent und anfällig für Fehler.
wesen, dem Einkauf, der Logistik und der
Fehler, die aus Gründen der Betriebs-
IT sind beteiligt. Da muss neben der Fach-
und Rechtssicherheit unbedingt ausge-
kompetenz auch die Chemie stimmen.
schlossen werden mussten“, so Wallon.
Beim Projektteam der EASY war uns von
Um dies zu gewährleisten, wurden alle
vornherein klar, dass das kein Problem
Buchungen und Kontierungen am Fol-
darstellen würde“, erklärt Wallon.
getag nochmals von Hand überprüft.
Anfang 2010 ging das Projekt an den
Wichtigste Anforderung:
Start: Der Neuaufstellung der Server-­
Automatisierung
Landschaft folgten umfassende Stamm-
Im Jahr 2009 begab sich die Infiana Group
datenüberprüfungen, um dem neuen
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System nur bereinigte Datensätze in
setzt - einsehbar. Gleichzeitig sind sie
hoher Qualität übergeben zu können.
revisionskonform archiviert, was eine
Im dritten Schritt entwickelte die EASY
Papierablage überflüssig macht.
SOFTWARE AG einen Workflow-Entwurf,
der gemeinsam mit der Infiana Group
EASY INVOICE liest die Inhalte aus der
immer weiter auf die Bedürfnisse des
Rechnung aus und prüft sie: So erkennt
Kunden angepasst wurde. Der Grund:
EASY INVOICE beispielsweise die zu-
Gerade im Workflow lässt EASY INVOICE
gehörige Bestellung und abweichende
umfassende Individualisierungen zu,
Stückzahlen-, Einzel- oder Gesamtprei-
von der automatischen Kreditorerken-
se.
nung anhand der Kontonummer über
Rechnungsnummern oder ein falsches
Berechtigungen zur Rechnungsfreiga-
Rechnungsdatum werden ebenso iden-
be bis hin zu Eskalationsregeln, wenn
tifiziert. Zudem übernimmt das System
„Unsere Rechnungsbearbeitung ist
ein Fehler in einer Rechnung gefunden
die Prüfung der Rechnung nach §14
dank EASY schneller denn je.“
wird. Nach Abschluss der Workflow-De-
Umsatzsteuergesetz.
Christian Wallon, Finance Manager
Rechnungsdubletten,
fehlerhafte
finition ging es an die Anbindung von
EASY INVOICE an Oracle Financials.
Ist mit der Rechnung alles in Ord-
Sie wurde mit Hilfe einer von der Infi-
nung, übergibt EASY INVOICE einen
ana Group auf Basis von IBM Cognos
entsprechenden Buchungssatz an das
entwickelten
realisiert.
ERP-System und kann dort umgehend
Schließlich standen umfangreiche Tests
prozessiert werden, um Skontofristen
an, bevor das System im vereinbarten
einzuhalten.
Schnittstelle
Zeitrahmen in den Produktivbetrieb
überführt wurde.
Aktuell verarbeitet EASY INVOICE für
die Infiana Group im Jahr rund 22.000
Schlank und schnell: EASY INVOICE
Rechnungen. Ein Zugriff auf das Rech-
im Betrieb
nungsarchiv ist jederzeit direkt aus
Heute werden eingehende Papierrech-
Oracle Finance möglich. Auch bei der
nungen einem automatischen Workflow
Weiterentwicklung des Systems lief al-
übergeben. Ab diesem Zeitpunkt sind
les nach Plan: So prüft und archiviert
sie im System hinterlegt und jederzeit -­ EASY INVOICE seit 2012 zusätzlich
die entsprechenden Rechte vorausge-
Frachtrechnungen
und
Frachtbriefe.
REFERENZBERICHT
Die Vorteile
n
n
n
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Außerdem hat das Unternehmen mitt-
haben wir große Verbesserungen bei
lerweile seine Lieferanten sukzessive
den Durchlaufzeiten, der Transparenz
auf E-Mail-Rechnung umgestellt. Denn
und der Fehlerquote erzielt. Wir verfü-
EASY INVOICE erfasst alle
seit einer vorgenommenen Erweiterung
gen auch ohne Papierarchiv über eine
Eingangsrechnungen und extrahiert
des Systems kann EASY INVOICE nun
revisionssichere Ablage. Die ­
Effizienz
sämtliche relevante Daten
ein per E-Mail eingegangene Rech-
im Rechnungswesen und in den betei-
EASY INVOICE stellt das Cockpit
nungs-PDF auf die gleiche Art und Wei-
ligten Abteilungen ist enorm gestiegen.
für alle Rechnungsvorgänge dar
se bearbeiten, prüfen und archivieren
Und schließlich hat die weitgehen-
EASY INVOICE steuert alle
wie eine Papierrechnung. So läuft alles
de Abschaffung manueller Tätigkei-
Frei­gabeprozesse
noch schneller und reibungsloser.
ten g
­emeinsam mit klaren ­
Prozessen
die
EASY INVOICE garantiert die
Mitarbeitermotivation
spürbar
revisionssichere Ablage
„Wir sind sehr zufrieden. Im Einfüh-
­verbessert. Unsere Rechnungsbearbei-
EASY INVOICE fungiert als
rungsprojekt und in der Weiterentwick-
tung ist damit schneller und leistungs-
Konnektor zu Oracle Finance auf
lung hat alles funktioniert“, so das Fazit
fähiger denn je. EASY INVOICE hat sich
Basis von IBM Cognos
von Christian Wallon. „Mit EASY INVOICE
schnell amortisiert.“
EASY SOFTWARE AG
Am Hauptbahnhof 4
D-45468 Mülheim an der Ruhr
Telefon: +49 208 45016-0
E-Mail:[email protected]
Internet:www.easy.de