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Direction des finances – Division Expertise comptable
Montréal le 2 avril 2015
Aux Doyens et doyennes
Aux Directeurs et directrices de départements
Aux Directeurs et directrices de services
Aux Directeurs et directrices des centres de recherche
et à leurs assistants immédiats
OBJET: FERMETURE DES LIVRES AU 30 AVRIL 2015
Mesdames, Messieurs,
La préparation des états financiers annuels de l'Université de Montréal ainsi que l'examen des registres comptables par
les auditeurs indépendants requièrent une fois de plus cette année votre collaboration.
Nous vous demandons d’être vigilants afin de respecter l'échéancier de transmission des pièces comptables et de
traitement décentralisé des transactions afin d'assurer une présentation conforme aux normes comptables.
Nous vous rappelons que tout Bon de commande émis avant le 30 avril fait l’objet d’un engagement aux livres, ce
qui réduit les disponibilités budgétaires du projet concerné.
Par ailleurs, seules les commandes pour lesquelles les biens et les services sont reçus en date du 30 avril 2015 sont
comptabilisées comme dépenses sur l’année budgétaire universitaire 2014-2015.
Nous vous invitons donc à bien planifier vos achats si vous désirez que la dépense soit traitée comme en 2014-2015.
Particulièrement cette année, il y a un changement important sur la date limite de traitement des factures associées à des
Bons de commandes ouvertes débutées avant le 30 avril.
Aucune facture relative à ces bons de commandes ouvertes ne sera traitée comme dépense sur l’année 2014-2015 après le
30 avril 2015.
Dès le 1er mai, les factures sur Bons de commandes ouvertes seront inscrites comme dépenses de l’exercice 2015-2016
même si les biens ont été livrés avant le 1er mai.
Nous vous demandons donc de limiter vos transactions sur Bons de commandes ouvertes durant les dernières semaines
d’avril 2015 - Madame Isabelle Albert – Directrice de la Division Approvisionnements doit émettre sous peu un
communiqué à cet effet.
A-1
A)
CALENDRIER DE TRAITEMENT OU DE RÉCEPTION DES DOCUMENTS À LA DIRECTION DES FINANCES
TYPE DE TRANSACTION
Bourses via le système
Synchro-Aide financière
payables en avril 2014
DOCUMENT OU
TRANSACTION
Formulaire :
FIN 11 - Bourses d’études,
Bourses de
perfectionnement, Prix
DESTINATAIRE
Direction des finances –
Secteur des Bourses
DATE LIMITE DE RÉCEPTION DU
DOCUMENT PAR LE DESTINATAIRE
Date limite de réception par la DF des
formulaires FIN 11 déjà saisis et
approuvés dans le module Synchro
Aide financière :
le 8 avril 16 :00 heures pour la dernière
production de chèques d’avril le 15
avril 2015.
Honoraires pour services
Formulaire :
Direction des finances –
reçus le ou avant le 30 avril
Secteur des Comptes
Honoraires –Droits d’auteur fournisseurs
2015
Date limite de réception par la DF :
Dépenses relatives à un
Bon de Commande
Ouverte
Le 30 avril 2015 à 16 :00 heures
Facture relative à un bon de Direction des finances –
commande pour des biens Secteur des Comptes
fournisseurs
& services REÇUS avant le
30 avril 2015.
Dépenses relatives à un
Facture relative à un bon de Direction des finances –
commande pour des biens Secteur des Comptes
Bon de Commande autre
qu’une Commande ouverte & services REÇUS le ou
fournisseurs
avant le 30 avril 2015.
Biens et Services reçus
directement par les
unités
Le 7 mai 2015 à 16:00 heures
Après cette date les factures seront
traitées comme dépenses sur 2015-2016
Le 7 mai 2015 à 16:00 heures
Les biens reçus directement par les
unités (incluant les services consommés)
doivent préalablement faire l’objet
d’une « Réception » en avril 2015 dans
Synchro pour traiter la facture comme
dépenses en 2014-2015.
Prendre soin de supplanter la « Date
Réception » à la page de « Maj.
réceptions Détail en-tête » pour la date
réelle de réception ou celle du 30 avril
2015 au plus tard.
Vous pouvez contacter Lise Perreault au
poste #1330 pour toute question à cet effet.
Dépenses relatives à un
Facture devant être
Bon de Commande autre
préalablement approuvée
qu’une Commande ouverte par l’unité.
Biens et Services reçus
directement par les unités
Direction des finances –
Secteur des Comptes
fournisseurs
Date limite de réception par la DF :
Le 8 mai 2015 à 16:00 heures
Le numéro de réception « RExxxx » doit
être inscrit à la facture transmise au
secteur des Comptes fournisseurs pour
paiement.
Vous pouvez contacter Lise Perreault au
poste #1330 pour toute question à cet effet.
A-2
TYPE DE TRANSACTION
DOCUMENT OU
TRANSACTION
DESTINATAIRE
DATE LIMITE DE RÉCEPTION DU
DOCUMENT PAR LE DESTINATAIRE
Dépenses relatives à des biens reçus ou à des services reçus en 2014-2015 autrement
que par Bon de Commande
TOUTES LES UNITÉS
UNITÉS CENTRALISÉES
UNITÉS DÉCENTRALISÉES EN
MODE « OPÉRATEUR » OU EN
« CONTRÔLE SEULEMENT »
UNITÉS DÉCENTRALISÉES EN
MODE « APPROBATEUR »'
Documents Infopath
UNITÉS DÉCENTRALISÉES EN
MODE « APPROBATEUR »'
Documents UM-Compte
Dépenses
- Rapports de petite caisse
- Réquisitions de paiement
- Frais de voyage et de
déplacement
- Frais de réception
- Frais de représentation
Direction des finances –
Division Trésorerie et
Gestion des risques
Date limite de réception par la DF :
Direction des finances –
Division Trésorerie et
Gestion des risques
Date limite de réception des formulaires
& documents par la DF :
Direction des finances –
Division Trésorerie et
Gestion des risques
Date limite de réception des formulaires
& documents par la DF :
Direction des finances –
Division Trésorerie et
Gestion des risques
Date limite de réception des formulaires
& documents par la DF :
Le 7 mai 2015 à 16 :00
Le 7 mai 2015 à 16 :00
Le 11 mai 2015 à 16 :00
Le 14 mai 2015 à 16 :00
Date limite pour saisir et approuver
les documents UM-Compte Dépenses
relatifs à 2014-2015 :
Le 14 mai 2015 à 16 :00
ATTENTION PARTICULIÈRE SUR LA DATE COMPTABLE DE SAISIE AU DOCUMENT « UM Compte de dépenses » :
→
Durant le délai qui vous est accordé au début du mois de mai 2015 pour traiter des demandes de remboursement au
personnel relatives à l’année 2014-2015, vous devez « SUPPLANTER » la « DATE COMPTABLE » pour la même date que
celle du champ « DATE FACTURE », qui doit absolument se situer en Avril 2015, ou tout au plus par celle du 30 avril 2015
pour assurer le traitement de la dépense à votre budget 2014-2015.
→
Il importe toutefois que le déboursé pour lequel le remboursement est demandé pour 2014-2015 ait effectivement eu lieu
le ou avant le 30 avril 2015.
→
Les transactions tardives postérieures à la date limite pourraient être annulées ou traitées à l’exercice 2015-2016.
Ventilation de la carte
d’achats pour la période du
28 mars au 30 avril 2015
La ventilation doit être terminée au plus
tard le 5 mai 2014 à minuit;
Il est important de ne rien laisser
au compte 74500001
A-3
TYPE DE TRANSACTION
MESSAGE SPÉCIAL :
DOCUMENT OU
TRANSACTION
DESTINATAIRE
DATE LIMITE DE RÉCEPTION DU
DOCUMENT PAR LE DESTINATAIRE
Les détenteurs de cartes d’achats doivent être vigilants dans leurs achats de fin du mois d’avril 2015.
Seules les transactions dont la date de traitement par la banque est antérieure au 1er mai 2015 seront
considérées comme dépenses à votre budget 2014-2015.
Par exemple, si les transactions du jeudi 30 avril 2015 ne sont traitées par la banque que le vendredi 1er
mai 2015, les transactions du 30 avril ne seront alors inscrites comme dépenses qu’au budget 2015-2016.
ÉCRITURES DE JOURNAL PAR LES UNITÉS : Les dates ci-dessous doivent être respectées; les numéros d’écritures
préparées (saisies) après la date limite et datées d’avril 2015 seront refusées; les
unités en seront informées et devront les traiter à nouveau sur leur budget 2015-16
Transferts de dépenses de
2014-2015 (01/05/2013 au
30/04/2014) entre projets &
unités
- Écriture de journal de
catégorie « DTCT »
Bien choisir la catégorie
La Direction des finances
doit approuver les
écritures des unités et les
reporter au GL
- Écriture de journal de
catégorie
« TRFDEPSALA »
Date limite de traitement à Synchro :
le 11 mai 2015 à minuit
Date limite de traitement à Synchro :
le 11 mai 2015 à minuit
Bien choisir la catégorie
Prendre soin de supplanter la « Date écriture » à la page de « Création/mise à jour » pour celle du
30 avril 2015 sans quoi l’écriture sera inscrite sur le budget 2015-2016
Écritures de journal par les
unités pour les TPV d’avril
2015
Écritures de catégories :
- TPVREVENUS
- MASTERREV
Bien choisir la catégorie
La Direction des finances
doit approuver les
écritures des unités et les
reporter au GL
Date limite de traitement à Synchro :
le 11 mai 2015 à minuit
Prendre soin de supplanter la « Date
écriture » à la page de « Création/mise
Les unités doivent assurer à jour » pour celle d’Avril 2015 selon la
de traiter rapidement en
date réelle de lecture du TPV sans quoi
avril et au début de mai
l’écriture sera inscrite sur le budget
toutes les lectures de TPV 2015-2016
et TPV-WEB d’avril 2015
Indiquer au champ « Description
détaillée » la date visée par les TPV et
les TPVWEB
Ne pas oublier d’inscrire le # de
marchand au champ No Référence
RAPPEL AUX UNITÉS :
Nous rappelons aux unités qui bénéficient de Terminaux de point de vente (TPV), qu’elles doivent assurer
pour le 11 mai 2015 de liquider à zéro le compte-GL « 46000999 » du projet au associé au # de marchand.
Les combos #Projet / 46000999 non à zéro feront l’objet d’une écriture de correction par la Direction des
finances vers un projet et un compte aléatoires de l’unité concernée.
A-4
TYPE DE TRANSACTION
Écritures de journal par les
unités qui utilisent des
Comptes à recevoir au 30
avril 2015
DOCUMENT OU
DESTINATAIRE
TRANSACTION
Écritures de catégorie:
- VENTEPARPA
Bien choisir la catégorie
La Direction des finances
doit approuver les
écritures des unités et les
reporter au GL ;
DATE LIMITE DE RÉCEPTION DU
DOCUMENT PAR LE DESTINATAIRE
Date limite de traitement à Synchro :
le 11 mai 2015 à minuit
Prendre soin de supplanter la « Date
écriture » à la page de « Création/mise
à jour » pour celle du 30 avril 2015
sans quoi l’écriture sera inscrite sur le
budget 2015-2016
Indiquer au champ « Description
détaillée » la période visée par le
compte à recevoir
Frais courus relatifs à des
biens ou à des services
reçus en 2014-2015 sans
pièces justificatives,
(pièces en attente ou reçues
après le 30 avril 2015 et non
traitées selon les Types de
transactions précédents)
Dépenses payées en
avance relatives à des
services ou à des biens qui
ne seront utilisés ou reçus
qu’en 2015-2016 mais dont
le paiement a eu lieu en
2014-2015
Ventes internes entre
unités
NOTE:
Note de service précisant la
nature des services reçus, le
fournisseur et un estimé des
coûts ou une copie de la
facture
Indiquer le # de Projet, le #
de Compte-GL, l’activité et,
le Type-source
Note de service précisant la
nature des services, le
fournisseur, la référence au
traitement aux livres et un
estimé des coûts payés en
avance
Indiquer le # de Projet, le #
de Compte-GL, l’activité et
le Type-source
Sommaire de ventes
internes accompagné des
Bons de réquisition ou de
tout autre document
d’imputation de dépenses
Direction des finances –
Division "Expertise
comptable et formation"
Voir la Liste des
destinataires à l’Annexe
B jointe
Direction des finances –
Division "Expertise
comptable et formation" –
Louise Vanasse
Si le volume des
paiements à traiter est
élevé, un fichier Excel
serait préférable
Direction des finances –
Division "Expertise
comptable et formation"
Date limite de réception par la DF :
Le mercredi 27 mai 2015 à 12:00 heures
→
Indiquer à la note de service le
montant net des ristournes de
taxes à traiter comme dépense.
Date limite de réception par la DF :
Le 7 mai 2015 à 16:00 heures
→
Indiquer à la note de service le
montant net des ristournes de
taxes à retirer des dépenses
2014-2015
Date limite de réception par la DF :
Le 7 mai 2015 à 16:00 heures
Lyne Bélair
Ces sommaires doivent inclure toutes les transactions effectuées (biens livrés et services rendus) jusqu'au 30 avril
2015 inclusivement.
VOUS DEVEZ INDIQUER LA DATE DU 30
Dépenses en fournitures
auprès des magasins des
Services auxiliaires
Réquisition interne de
biens et de Retour de
marchandises
AVRIL 2015 SUR LE SOMMAIRE (RAPPORT) DE VENTES INTERNES.
Librairies
Polycopie
Seules les réquisitions et les retours de
marchandises reçus le 27 avril 2015
seront traités et feront l’objet d’une
dépense en 2014-2015.
Ceux reçus après le 27 avril 2015
seront traités sur le budget 2015-16
A-5
TYPE DE TRANSACTION
DOCUMENT OU
TRANSACTION
DESTINATAIRE
DATE LIMITE DE RÉCEPTION DU
DOCUMENT PAR LE DESTINATAIRE
BON DE COMMANDE OUVERTE - MODIFICATION DE L’ENGAGEMENT
Les demandes de modification d’engagements sur Bons de commandes ouvertes doivent être reçues à la Division
des approvisionnements de la Direction des finances au plus tard vendredi le 17 avril 2015 afin de permettre de
couvrir les achats relatifs à l’année 2014-2015.
Nous rappelons également que les factures associées à des Bons de commandes ouvertes de l’année 2014-2015
doivent être reçues à la Direction des finances le 30 avril 2015 pour être traitées sur le budget 2014-2015 (voir le
communiqué de la directrice de la Division Approvisionnements (Isabelle Albert) à cet effet).
TRAVAUX COMMANDÉS AUPRÈS DE LA DIRECTION DES IMMEUBLES
Les travaux commandés auprès de la Direction des immeubles et exécutés en tout ou en partie le 30 avril 2015, seront
comptabilisés pour la portion des travaux réalisée à cette date, sur le budget 2014-2015.
L'enregistrement des dépenses devrait être effectué jusqu’au 11 mai 2015, en fonction des informations connues par la
Direction des immeubles à cette date. La Division Expertise comptable et formation procédera à la comptabilisation des coûts
connus des travaux commandés et l'information apparaîtra à la période 12 de l’année 2014-2015.
COMPTES FOURNISSEURS - ÉMISSION DE CHÈQUES
→
Il est important, pour le bénéfice du secteur des Comptes Fournisseurs, d’indiquer clairement aux formulaires de
demande de paiement si les chèques qui doivent être émis le 1er mai 2015 ou en 2014-2015 pour les cas dont la
dépense doit être inscrite sur le budget 2014-2015.
→
L’émission des chèques sera interrompue les 28, 29 et 30 avril 2015 afin de respecter les exigences de l’auditeur
externe. Les derniers chèques en devises US seront émis le 24 avril 2015 alors que les dernières traites bancaires seront
émises le 17 avril.
SALAIRES D’AVRIL PAYÉS EN MAI ET JOURS DE CARENCE MONNAYÉS:
Les salaires relatifs à l'année 2014-2015 payés sur les paies du 14 et du 28 mai 2015 feront l'objet d'écritures manuelles de
régularisation à ces mêmes dates afin d’inscrire sur l’année budgétaire 2014-2015 le coût relatif au travail effectué en avril 2015.
Il n’y aura pas de partage automatisé par le système.
Les écritures de dépenses d’avril 2015 relatives aux paies de mai débuteront donc par 0000 au lieu de RH00.
Les jours de carence 2014-2015 non utilisés et monnayés devraient être idéalement versés à la paie du 28 mai mais il est
possible que le paiement soit différé à une paie de juin 2015.
→
Si la date de traitement le permet, nous enregistrerons la dépense à l’année 2014-2015. Si le paiement survient en juin,
nous devrons laisser la dépense à l’année 2015-2016.
A-6
TYPE DE TRANSACTION
DOCUMENT OU
TRANSACTION
DESTINATAIRE
DATE LIMITE DE RÉCEPTION DU
DOCUMENT PAR LE DESTINATAIRE
REVENUS EXTERNES SUR BIENS LIVRÉS OU SERVICES RENDUS JUSQU'AU 30 AVRIL 2015 INCLUSIVEMENT:
- Encaissés et déposés le
ou avant le 30 avril 2015
Fonds de fonctionnement :
« Dépôts » & « Pmts
journalisés directement »
à Synchro
La Direction des
finances doit approuver
les dépôts des unités et
les reporter au GL
Date limite de traitement à Synchro :
Le 4 mai 2015 à minuit
Prendre soin de supplanter la « Date
comptable » à la page de
« Paiement » des « Dépôts » pour la
date réelle du Bordereau de dépôt en
Avril 2015 sans quoi l’écriture risque
d’être portée sur le budget 2015-2016
→ Il est important de ne pas toucher
aux 2 dates du volet « Données
Contrôle »
Autres fonds :
Feuilles de remise et/ou
rapports de ventes
externes identifiés
clairement "2014-2015" ou
30 avril 2015
- Encaissés le 1er et le 4
mai 2015 applicables à
l’année 2014-2015
Autres fonds que le Fonds
de fonctionnement :
Feuilles de remise et/ou
rapports de ventes
externes identifiés
clairement : "2014-2015"
Fonds de fonctionnement :
Note de service avec
preuve de l’écriture de
Dépôt à Synchro en mai
2015 et copie du
Bordereau de dépôt daté
du 1 mai 2015
Direction des finances Division Expertise
comptable
- Lyne Bélair
Direction des finances Division Expertise
comptable :
− Lyne Bélair
Date limite de réception par la DF :
Le 6 mai 2015 à 16 :00 heures
Joindre une copie du bordereau de
dépôt
Date limite de réception par la DF :
Le 6 mai 2015 à 16 :00 heures
Joindre une copie du bordereau de
dépôt
Direction des finances Division Expertise
comptable
Date limite de réception par la DF :
– Julie
Il importe d’avoir inscrit à
SYNCHRO exceptionnellement au
champ Pmt : « 2014-2015» au moment
de l’écriture du dépôt journalisé
Lavoie
Le 6 mai 2015 à 16 :00 heures
A-7
TYPE DE TRANSACTION
DOCUMENT OU
TRANSACTION
- Encaissés ou
encaissables après le
1er mai 2015
applicables à l’année
2014-2015
Notes de service et
pièces à l'appui;
Montants encaissés en
avance avant le 1er mai
2015 et relatifs à des
biens ou services qui ne
seront rendus ou livrés
aux clients qu’en 20152016
Note de service et pièces à
l’appui;
→ Feuilles de remise et
Bordereau de dépôt ou
→ Bordereau de dépôt et
preuve
d’enregistrement du
dépôt à Synchro en
mai 2015
Fournir l’information sur
le Bordereau de dépôt et
le numéro de l’écriture
ARxxxxxxxx
Indiquer :
→ #Projet
→ #Compte-GL
→ Activité
→ Type-source
→ Montant à débiter
B)
DESTINATAIRE
Direction des finances Division Expertise
comptable et formation
– Julie
Lavoie
Direction des finances Division Expertise
comptable et formation
– Louise
DATE LIMITE DE RÉCEPTION DU
DOCUMENT PAR LE DESTINATAIRE
Date limite de réception par la DF :
Le 11 mai 2015 à 16 :00 heures
Il importe d’avoir inscrit à
SYNCHRO exceptionnellement au
champ Pmt : « 2014-2015» au moment
de l’écriture du dépôt journalisé
Date limite de réception par la DF :
Le 11 mai 2015 à 16 :00 heures
Vanasse
Nous inscrirons un
revenu reporté à 20142015 afin d’associer les
dépenses à venir
relatives à ces revenus
Il importe d’avoir inscrit à
SYNCHRO exceptionnellement au
champ Pmt : « 2014-2015» au moment
de l’écriture du dépôt journalisé
PÉRIODES 12 ET 912 DE SYNCHRO
La période 12 de l’année 2014-2015 devrait être fermée le 9 juin 2015 afin de permettre à la Direction des finances de
saisir tous les revenus et toutes les dépenses à 2014-2015 et de valider, approuver et reporter les écritures de journal et
les dépôts journalisés préparés par les unités selon les dates limites mentionnées précédemment.
Si, à la suite des procédures standards comptables de revue des événements subséquents ou de décisions
administratives, nous devions modifier les livres après le 9 juin 2015, la Division Expertise comptable utilisera la
période de Régularisation « 912 » pour traiter les écritures d’ajustement des revenus et des dépenses. Nous vous
informerons lorsque cette période de Régularisation sera terminée.
Vous pourrez connaître en tout temps l’impact des écritures traitées durant cette période de Régularisation en ajoutant
à vos rapports d’interrogation la période « 912 ».
Si des questions sur les échéanciers étaient soulevées, n'hésitez pas à me contacter au poste 6566..
Pour toute question technique relative à Synchro, vous pouvez contacter madame Ghyliane Paul au poste #4667.
Veuillez agréer, Mesdames, Messieurs, l'expression de mes salutations distinguées.
Louise Vanasse, CA
Directeur - Division Expertise comptable – Direction des finances
A-8