Ouverture d’un nouvel exercice comptable Rappel : Lorsque vous souhaiterez facturer sur l’exercice comptable commençant au 01/04/2015, vous devrez effectuer un traitement supplémentaire : L’archivage de l’exercice précédent. Ce traitement doit être effectué avant la bascule mensuelle au plus tôt le 01 février 2015. Le traitement d’archivage va traiter uniquement l’exercice 2013/2014, l’exercice se finissant au 31/03/2015 sera toujours accessible en saisie après l’archivage. A- Archivage de l’exercice précédent et ouverture du nouvel exercice : Exemple : Exercice 2013/2014 Support externe Exercice 2014/2015 Exercice 2015/2016 Ouverture d’un nouvel exercice donc archivage de l’exercice 2013/2014 1. Faire une sauvegarde temporaire (outils / sauvegarde) 2. Au menu de WINmotor, aller dans Comptabilité / Traitements / Travaux sur exercice précédent / Archivage 3. Cliquer sur le bouton Ok pour débuter l’archivage L’exercice comptable qui sera archivé sera celui de l’exercice 2013/2014. L’exercice 2014/2015 pourra toujours être modifié. WINmotor 2014 – Ouverture d’un nouvel Exercice comptable et Archivage 1/3 Ouverture d’un nouvel exercice comptable (suite) 4. Le programme réalise un contrôle des fichiers. L’archivage des informations comptables de l’exercice précédent débute. Le traitement peut être long (jusqu’à 1h30 en cas de gestion de stock). Pour qu’il soit en conformité avec l’administration lors du contrôle des déclarations fiscales, l’archivage inclus la génération des différents grands livres au format csv et pdf, le fichier des écritures comptables ainsi qu’une exportation du stock et de son historique aux mêmes formats. La loi oblige désormais la fourniture de ces différents fichiers en cas de contrôle fiscal, qui doivent permettent une analyse autonome de la comptabilité. 5. A la fin du traitement cliquer sur le bouton Ok et l’archivage comptable de l’année 2013/2014 est conservé en ASP. Les données comptables de l’exercice précédent sont archivées et purgées. Le nouvel exercice est ouvert 6. Faire la bascule mensuelle pour pouvoir facturer sur le nouvel exercice comptable à partir du 01/02/2015. Le traitement est terminé. L’exercice précédent est désormais l’exercice avril 2014-mars 2015 et l’exercice en cours est l’exercice avril 2015- mars 2016. Vous pouvez, en comptabilité, travailler sur les deux exercices (saisie d’écritures, consultation des comptes, intégration de journaux, etc.). Vous pouvez, en facturation, travailler sur le mois de février 2015 jusqu’au 31 mars 2015. WINmotor 2014 – Ouverture d’un nouvel Exercice comptable et Archivage 2/3 Ouverture d’un nouvel exercice comptable (fin) B- Vérifications (optionnel) : Si vous n’êtes pas sûr de vos dates comptables, vous pouvez les vérifier dans WINmotor, dans le menu Paramètres / Application / Dates comptables. Le traitement des reports à nouveau de l’exercice précédent (exercice 2013/2014) doit être effectué. Pour le vérifier, toujours dans le menu Paramètres / Application / Dates comptables, la case à cocher Reports à nouveau effectués pour cet exercice doit être cochée. Si ce n’est pas le cas, et seulement si ce n’est pas le cas il faut effectuer les traitements suivants : 1. Clôture des périodes : Aller dans le menu Comptabilité / Traitements / Clôture des périodes : Indiquer la nouvelle date d’arrêté comptable : 04/2014 Cliquer sur Ok 2- Reports à nouveau : Aller dans le menu Comptabilité / Traitements / Travaux sur exercice précédent / reports à nouveaux : La date des écritures de reports se feront automatiquement au 01/04/2015 Cliquer sur Ok. Une fois ces vérifications effectuées, le traitement d’archivage doit être effectué (reprendre la notice à partir du début) WINmotor 2014 – Ouverture d’un nouvel Exercice comptable et Archivage 3/3