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SOLUTIONS E-PROCUREMENT :
PRIORITES ET LEVIERS D’ACTION DES DIRECTIONS ACHATS
« L’e-Procurement est un outil au service de la stratégie achats des grandes entreprises.
Automatiser intégralement le processus Procure-to-Pay permet aux Directions Achats de créer de
la valeur en améliorant le contrôle, le suivi et la visibilité sur les dépenses de l’entreprise. »
Gérard DAHAN, Directeur Général EMEA d’Ivalua
L’e-Procurement désigne l’ensemble des fonctionnalités et technologies utilisées
afin d’automatiser et optimiser la fonction Achats.
Au service de la stratégie Achats de l’entreprise, les outils d’e-Procurement sont générateurs
d’importantes économies et permettent d’instaurer un meilleur contrôle et une meilleure
visibilité sur les engagements de dépenses de l’entreprise tout en participant à une application
plus stricte
des conditions contractuelles négociées par les acheteurs. Ces nombreux
bénéfices expliquent l’attrait des Directions Achats pour ces solutions capables d’automatiser
le processus Procure to Pay (P2P) de la création de la demande d’achat à l’émission de la
facture.
Afin de faire un état des lieux sur les pratiques et l’utilisation des outils d’e-Procurement par
les grandes entreprises internationales, Ivalua a interrogé la communauté Achats.
Quel est le taux d’équipement en outils e-Procurement ?
Quel est le type d’outils préféré des Directions Achats ? ERP vs Solutions e-Achats ?
Quel(s) type(s) d’achats sont gérés dans les solutions d’e-Procurement ?
Quels sont les bénéfices liés à la mise en place d’un outil e-Procurement ?
Les axes d’amélioration ?
Panel de l’enquête Tendances Achats – e-Procurement et
Directions Achats
Le questionnaire Tendances Achats 7 « Outils e-Procurement et Directions Achats » a été
adressé par email à une base de données de professionnels des achats européens et nordaméricains ainsi qu’au format papier lors des derniers évènements Achats organisés par
Ivalua. 84 % des participants font partis d’entreprises avec un volume de dépenses supérieur
à 100 millions d’euros.
Répartition géographique des participants
191 réponses ont été collectées et analysées : 41 % des répondants situés en Amérique du
Nord (78 réponses) et 59 % en Europe (113 réponses).
Répartition par département de rattachement des répondants
Quel est le volume d’achat total de votre entreprise ?
Etat des lieux : taux d’équipement des Directions Achats en
outil d’e-Procurement
Votre entreprise a-t-elle déployé un outil d’e-Procurement ?
Si oui, de quel type ?
Les premières applications e-Procurement sont apparues sur le marché du logiciel il y a un
plus de 20 ans. On atteint aujourd’hui un niveau d’équipement élevé, notamment dans les
grandes entreprises, dont sont issues une majorité des répondants à l’enquête Tendances
Achats 7. Ainsi, 86 % des répondants déclarent que leur entreprise a déployé un outil d’eProcurement.
Parmi eux, 60% indiquent que le type d’outil déployé est un module d’e-Procurement
développé par un éditeur e-Achats spécialisé, 20% un module d’e-Procurement appartenant
à un ERP et les 20% restant un autre type d’outil (développements internes principalement).
Cette préférence des Directions Achats et Finance pour les solutions e-Achats
comparativement aux fonctionnalités ERP tient à plusieurs facteurs :
Un déploiement et un retour sur investissement plus rapide : la mise en œuvre d’un
outil d’e-Procurement se compte en semaines voir en mois pour certains projets alors
qu’un ERP prend généralement plus de temps à être complétement déployé et
opérationnel. Les éditeurs de solutions e-Achats permettent ainsi la mise en place d’un
SI achats à moindre coût et dans les meilleurs délais.
Une expertise et innovation Achats : alors que les éditeurs d’ERP offre une
compétence généraliste sur toutes les opérations de gestion de l’entreprise
(financière, comptable, informatique..), les solutions spécialisées e-Procurement
repose sur une expertise achats spécifique. onnaissance des bonnes pratiques de la
fonction achats, la maîtrise des problématiques liées à l’intégration du SI Achats au
sein de l’infrastructure informatique de l’entreprise et innovation sont les 3 points
forts des éditeurs de solutions d’e-Procurement. Ces atouts leur permettent de
concevoir, réaliser et déployer des applications qui répondent parfaitement aux
attentes des Directions Achats.
Une couverture fonctionnelle complète : l’e-Procurement étant une opération de
gestion encore souvent négligée par les éditeurs d’ERP, il est souvent nécessaire de
combler les lacunes de ces systèmes par l’intégration et le déploiement de
fonctionnalités externes à l’ERP telles que la gestion des catalogues fournisseurs, le
portail fournisseurs … La mise en place d’un outil d’e-Procurement permet de palier à
ces lacunes en offrant aux Directions Achats un outil complet couvrant l’ensemble de
leurs besoins dans un système unique, intégré et restant interfacé avec leur ERP.
L’e-Procurement pour les Achats indirects uniquement ?
Quel(s) type(s) d’Achats gérés vous dans votre outil d’e-Procurement ?
L’e-Procurement reste pour une majorité des Directions Achats des grandes entreprises un
outil de gestion des achats indirects ou achats hors production. En effet, 82 % du panel déclare
utiliser les outils d’e-Procurement pour la gestion de leurs achats indirects uniquement.
Parmi les répondants qui déclarent utiliser un outil d’e-Procurement pour la gestion de leurs
achats directs, une infime minorité déclare gérer plus de 50% de leurs achats directs via cet
outil. Les proportions s’inversent lorsqu’il s’agit d’achats indirects.
Quelle est la part de vos ACHATS DIRECTS gérée à travers votre solution
d’e-Procurement ?
Quelle est la part de vos ACHATS INDIRECTS gérée à travers votre solution
d’e-Procurement ?
Cette différence tient principalement du fait que les achats directs sont plus souvent des
achats récurrents, maîtrisés et planifiés. Dans l’industrie, ils sont même souvent générés
automatiquement à partir de logiciels type MRP (Materials Resources Planning). Le travail de
l’acheteur, sur ce type d’achats, est plus orienté sourcing stratégique : trouver de bons
fournisseurs, minimiser le risque de rupture d’approvisionnement, favoriser l’innovation et
créer une notion de partenariat sur le long terme avec le fournisseur, allant parfois même
jusqu’au « développement fournisseur » et négocier des contrats pluriannuels. Pour ce type
d’achats la notion de demandes d’achats n’est pas adaptée.
Certains industriels utilisent néanmoins les fonctionnalités des outils d’e-Procurement pour
certains achats directs, notamment pour des achats ponctuels de produits « cataloguables ».
Dans le secteur tertiaire, l’assurance par exemple, pour lequel les achats de prestations
intellectuelles représentent une large partie des achats dits de production, les outils d’eProcurement sont plus largement utilisés pour cette catégorie d’achats. Les particularités
inhérentes, notamment d’ordre juridique, à l’achat de prestations intellectuelles rendent
cependant nécessaires certaines adaptations, proposées en standard par peu d’éditeurs à ce
jour.
Des bénéfices au service de la stratégie Achats de l’entreprise
Selon vous, quels sont les principaux bénéfices métier liés à la mise en place d’une
solution d’e-Procurement ?
Le bénéfice métier lié à la mise en place d’une solution d’e-Procurement le plus souvent cité
par le panel (87%) est l’amélioration de la visibilité sur l’ensemble du processus achats de la
demande d’achats à l’émission de la facture (processus procure-to-pay).
Cette visibilité accrue sur les dépenses de l’entreprise permet de développer une meilleure
connaissance des achats de l’entreprise, d’optimiser son panel fournisseurs, de massifier et
mutualiser les commandes, de détecter les opportunités d’économie par famille d’achats ou
par fournisseurs et enfin de compte d’obtenir de meilleures conditions d’achats lors des
négociations commerciales avec les fournisseurs.
Le deuxième bénéfice cité par plus de 70 % du panel est un gain de temps pour les
prescripteurs lors de la création de leurs demandes d’achat. Grâce à la mise en place d’un
outil d’e-Procurement les Directions Achats permettent aux prescripteurs de formuler une
demande d’achats en seulement quelques clics, de trouver rapidement le produit recherché
tout en respectant la politique Achats de l’entreprise et en effectuant leurs achats dans le
cadre des contrats fournisseurs. Les gains de temps et la meilleure application des contrats
cadres ne sont possibles que si l’outil d’e-Procurement mis à disposition des utilisateurs finaux
est ergonomique et intuitif. Une expérience achats fluide proche de l’univers BtoC (Sites
Amazon, eBay..) maitrisée par les prescripteurs a un impact fort sur la rapidité et le taux
d’adoption des plateformes d’e-Procurement, la réduction des achats hors-contrats et par
conséquent, la maîtrise des dépenses de l’entreprise. Les gains de temps sont aussi importants
pour les acheteurs qui peuvent transférer les tâches de passation de commande aux
demandeurs, leurs permettant de se recentrer sur leurs activités stratégiques.
Pour quelles fonctionnalités avez-vous principalement choisi d’implémenter une
solution d’e-Procurement ?
Les deux fonctionnalités des outils d’e-Procurement les plus plébiscitées par le panel de
Tendances Achats 7 sont la mise à disposition des produits et services dont les prix ont été
négociés par la Direction Achats (90%) et les workflows de validation (ou circuit
d’approbation des commandes, réceptions,….70%).
La mise à disposition de catalogues fournisseurs ou produits permet en effet de mieux
maîtriser les dépenses en canalisant les demandes d’achats des prescripteurs vers les contrats
existants négociés par la direction Achats, favorisant ainsi la réalisation des économies
escomptées lors de la négociation. Les fournisseurs, plutôt réticents par le passé, ont bien
compris les avantages de mettre à disposition des e-catalogues et sont de plus en plus
nombreux à mettre à disposition leurs produits sous forme de catalogue punch out,
permettant ainsi aux Directions Achats d’augmenter le montant des dépenses issues de
contrats cadres.
La mise en place de workflows automatiques est aussi un facteur important (70% du panel)
dans le choix de la mise en place d’une solution d’e-Procurement. Les workflows sont une
fonctionnalité source d’efficacité et de productivité, et facilitent la collaboration entre les
prescripteurs et les différents services de l’entreprise. Déclenchés automatiquement à partir
de règles de gestion prédéfinies par la Direction Achats (plafond de dépenses, type de produits
ou services, fournisseurs…), les workflows permettent d’encadrer le rôle et les responsabilités
de chacun des acteurs mais aussi de définir un circuit de validation hiérarchisé en accord
avec la stratégie Achats.
Les axes d’amélioration
Quels sont, selon vous, les axes d’amélioration de votre solution d’e-Procurement ?
Les deux principaux leviers d’actions des Directions Achats afin d’améliorer leur outil d’eProcurement sont l’intégration de l’ensemble de la chaine procure-to-pay (71%)
et
l’augmentation du taux de couverture des achats indirects (55%).
Intégrer le processus Procure-to-Pay
Les différentes briques fonctionnelles du processus Procure-to-Pay recouvrent la gestion des
budgets, des catalogues, des demandes d’achats, des commandes / réceptions et le processus
de réconciliation des factures fournisseurs. Il est important que l’ensemble de ces
fonctionnalités soient déployées dans un environnement technologique homogène afin de
maximiser les gains de performance et le retour sur investissement d’une plateforme d’eProcurement. Dans le cas où les différentes briques fonctionnelles (ou modules) émanent de
différents éditeurs (éditeurs de niche, spécialisés), une attention particulière doit être
apportée à l’intégration de chacun des modules entre eux. Dans ce cas-là, les Directions Achats
ont intérêt à opérer un déploiement progressif, plus long mais permettant de monter en
puissance au fur et à mesure de l’intégration de chaque module.
Intégrer 100% des achats indirects
La gestion des achats indirects étant entrée plus tard que les achats directs (de production)
dans le champ d’actions des Directions Achats, leur taux de couverture est souvent moins
important (entre 60 et 80% selon les secteurs). Si plus de 80 % des répondants au
questionnaire Tendances Achats 7 déclarent utiliser un outil d’e-Procurement pour la gestion
des achats indirects, ce ne sont en moyenne que 54 % des achats indirects totaux qui sont
couverts par leur outil (cf. Quelle est la part de vos Achats Indirects gérée à travers votre
solution e-Procurement ?). Le déploiement d’un outil d’e-Procurement peut être un support
important des Directions Achats dans leur quête d’une meilleure couverture des familles
achats en permettant notamment de concrétiser les processus achats liés à certaines
catégories d’achats (demandes d’achats, workflow, catalogues…) ou encore en canalisant les
demandes d’achats des prescripteurs vers des produits « sur catalogue ».
CONCLUSION
L’e-Procurement est devenu un incontournable dans la boîte à outil de la fonction Achats
comme le démontre le taux d’équipement élevé des Directions Achats des grandes
entreprises. Intégrer l’ensemble du processus Procure-to-Pay est une priorité des Directions
Achats ainsi que l’élargissement des catégories achats gérées dans leurs outils.
Néanmoins, le choix d’un outil d’e-Procurement adapté reste complexe et le succès du
déploiement d’une solution repose sur plusieurs critères :
Une interface ergonomique offrant une expérience utilisateur proche de celle
proposée par les sites de commerce BtoC et une prise en main rapide. Les utilisateurs
finaux doivent être en mesure de passer une commande simplement en quelques clics
afin de les dissuader d’effectuer leurs achats hors catalogues / contrats.
Une stratégie achats orientée vers la couverture d’un maximum de catégories d’achats
indirects afin de maximiser les gains financiers liés au déploiement d’un outil d’eProcurement et par la même son ROI.
La possibilité offerte par l’éditeur de gérer dans une seule plateforme l’intégralité des
processus Procure-to-Pay : budgets, catalogues, demandes d’achats, commandes,
réception et factures.
A propos d’Ivalua
Fondée en Janvier 2000, Ivalua compte aujourd’hui parmi les principaux éditeurs sur le marché
mondial des solutions eAchats. Sa suite logicielle Ivalua Buyer couvre la totalité des processus
achats, de la gestion de la relation fournisseurs à l’analyse des dépenses en passant par
l’eSourcing, l’e-Procurement et la gestion des factures.
Basée en Europe et aux Etats-Unis, Ivalua a déployé avec succès plus de 150 projets au sein de
grandes entreprises internationales de tous secteurs d’activités, lui permettant d’afficher une
forte croissance tout en étant rentable depuis sa création. Les solutions Ivalua sont
aujourd’hui largement éprouvées et adoptées par plusieurs dizaines de milliers d’utilisateurs
dans le monde.
Enfin, grâce à son écosystème de partenaires, Ivalua accompagne ses clients avec une large
gamme de services et de contenus intégrés à ses solutions.
Pour plus d’informations, rendez-vous sur www.ivalua.com ou contactez-nous par email à
[email protected]