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Feripro Handbuch
version 1.49.1
mecodia GmbH
07.05.2015
Inhalt
Feripro-Handbuch
Inhaltsverzeichnis
Grundlagen
1
1
1
Veranstalter
1
Teilnehmer
1
Erste Schritte
1
Verwaltungsansicht
3
Programme
8
Veranstalter
10
Veranstaltungen
11
Warnungen
15
Veranstaltungen
16
Teilnehmer
16
Einstellungen
16
Teilnehmer
21
Anmeldungen
23
Mitteilungen
26
Export
28
Anmeldungen
29
Teilnehmer
29
Veranstalter
30
Veranstaltungen
31
Bezahlung
32
Warnungen
34
Einstellungen
35
Programmheft
36
Urheberrecht
37
Tipps unter Windows
39
Infografik: Wie läuft ein Ferienprogramm ab?
40
Infografik: Wie melde ich mich für ein Ferienprogramm an?
42
Häufig gestellte Fragen
44
Teilnehmer
44
Veranstalter
46
Feripro-Handbuch
Feripro-Handbuch
Die Verwaltungssoftware für Ferienprogramme.
Eine (PDF-Version) des Handbuchs finden Sie online.
Inhaltsverzeichnis
Grundlagen
Feripro ist eine Anmelde- und Verwaltungssoftware für Ferienprogramme.
In Feripro gibt es drei Benutzertypen, die mit dem System interagieren.
Institution
Das sind Angestellte der tragenden Institution, also beispielsweise der Stadt oder Gemeinde. Sie
sind für die Verwaltung des gesamten Programms zuständig und haben die Möglichkeit sämtliche
Inhalte zu erstellen, zu bearbeiten und festzulegen, was im System passiert.
Veranstalter
Dies sind meist Vereine, Kirchen, Gruppen oder Unternehmen, mit denen Ihre Institution
zusammenarbeitet und welche meist die eigentlichen Veranstaltungen während des Programms
durchführen. Die Veranstalter lassen Ihnen die Daten ihrer Veranstaltungen zukommen, damit Sie
diese ins System einarbeiten können.
Des Weiteren ist es möglich, die Veranstalter die Daten selbst eintragen zu lassen. Dazu müssen
den Veranstaltern lediglich Zugangsdaten zugesendet werden. Nähere Informationen dazu, finden
im Kapitel Veranstalter.
Teilnehmer
Dies sind die Kinder und Jugendlichen, die letztlich an den Veranstaltungen teilnehmen. Sie suchen
sich selbstständig Veranstaltungen aus, legen fest mit wem sie diese besuchen wollen und haben
die Möglichkeit, den Veranstaltern und Ihnen wichtige Informationen zukommen zu lassen.
Erste Schritte
Begrüßungsseite
Die Begrüßungsseite ist der Einstieg in Ihr Programm. Neben einem Begrüßungstext für alle
Teilnehmer, findet sich hier eine Auflistung aller aktiven Programme, sowie die letzten
hinzugefügten Veranstaltungen für aktive Programme. Diese Seite erscheint auch als
Begrüßungsseite für alle Teilnehmer und ermöglicht die Anmeldung für Ihr Programm.
Der Begrüßungstext und ein Banner können in den Institutionseinstellungen angepasst werden.
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Feripro-Handbuch
Anmeldung
Nach einem Klick auf „Verwaltung”, rechts oben auf der Seite, können Sie sich mit Ihren
Zugangsdaten in die Verwaltungsansicht der Software anmelden.
Passwort vergessen
Mit einem Klick auf "Passwort vergessen" werden Sie nach Ihrer Email-Adresse gefragt. An diese
wird ein Link versendet, mit dessen Hilfe Sie ein neues Passwort setzen können.
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Feripro-Handbuch
Achtung: Der versendete Link ist aus Sicherheitsgründen nur drei Wochen gültig und kann nur
einmal verwendet werden.
Ausnahmen: Ein Veranstalter, der sein Passwort noch nicht gesetzt hat, kann über diese Funktion
kein neues Passwort erstellen. Das initiale Setzen eines Passwortes für einen Veranstalter muss
über den zugesendeten Link der Gemeinde passieren!
Verwaltungsansicht
Nachdem Sie sich eingeloggt haben gelangen Sie zur Gesamtübersicht. Hier können Sie
programmübergreifende Einstellungen vornehmen und z. B. Institutionsbenutzer verwalten oder
neue Programme erstellen. Diese Bereiche werden im Folgenden erklärt.
Programmübersicht
In der Programmübersicht finden sich alle Programme, die Sie in Feripro angelegt haben. Um ein
neues Programm anzulegen klicken Sie auf Neues Programm erstellen. Abkürzungen zu
bestimmten Seiten eines Programms finden Sie in den nebenstehenden Schaltflächen des
jeweiligen Programms. Über den Pfeil neben dem Schraubenschlüssel, können Sie ein Programm
duplizieren oder die Teilnehmer in ein anderes Programm kopieren.
Neues Programm erstellen
3
Feripro-Handbuch
Über die Schaltfläche Neues Programm erstellen gelangen Sie zu einem Formular. Erstellen Sie
hier Ihr Programm (z.B. Sommerferienprogramm 2016). Weitere Einstellungen können Sie später in
den Programmeinstellungen konfigurieren.
Vergeben Sie einen Programmtitel und fügen Sie eine Beschreibung hinzu. Der Beschreibungstext
wird auf Ihrer Startseite unter dem jeweiligen Programm angezeigt. So können Sie jedem
Programm zusätzliche Informationen anfügen. Der Text kann mit Markdown nach Ihren Wünschen
gestaltet werden. Einen Link zur Hilfe finden Sie unter dem Textfeld.
Programm duplizieren
Wenn Sie ein Programm mit denselben oder ähnlichen Veranstaltungen im neuen Jahr erneut
verwenden wollen, gibt es die Möglichkeit Programme zu duplizieren. Dabei können Sie auswählen,
ob Sie nur die Veranstalter oder auch Veranstaltungen kopieren wollen. Zusätzlich werden alle
Einstellungen übernommen.
Letzte Änderungen
In der Rubrik Letzte Änderungen wird der Verlauf Ihrer Feripro-Instanz wiedergegeben. Sie sehen
die Änderungen aller Nutzer aus allen Programmen. Um die Änderungen pro Programm oder
Benutzer einzuschränken, können Sie in dem gesamten Verlauf das Programm oder den
Institutionsbenutzer auswählen.
Folgende Änderungen werden im Protokoll aufgelistet:
• Erstellen/Bearbeiten/Löschen
Programmen/Veranstaltern/Veranstaltungen/Teilnehmern/Anmeldungen
von
• Durchführen der automatischen Zuteilung
• Wenn zwei Anmeldungen
zusammengefügt wurden
mit
identischen
Teilnehmern
• Versenden von Nachrichten (E-Mails)
• Kopieren von Teilnehmern in ein anderes Programm
• Hinzufügen von allen Veranstaltern zu allen Programmen
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vom
System
automatisch
Feripro-Handbuch
Spezialfälle die keinen Eintrag erzeugen:
• Hinzufügen/Löschen von Bildern und Anhängen bei Veranstaltungen
• Hinzufügen/Löschen von Gruppenwünschen Freundschaften bei Teilnehmern
Benutzerverwaltung
Die Benutzerverwaltung ist in die zwei Benutzergruppen Institution und Veranstalter unterteilt.
Institutionsbenutzer
Möchten Sie Ihre Programme mit mehreren Mitarbeitern bearbeiten, können Sie mehrere
Institutionsbenutzer anlegen. Gehen Sie Zu den Institutionsbenutzern und klicken Sie zum Erstellen
auf Benutzer erstellen. Nur Superuser können neue Institutionsbenutzer erstellen. Sie können einen
bestehenden Benutzer allerdings zum Superuser machen und ihm Administratoren-Rechte geben,
indem Sie beim Bearbeiten das Häkchen bei Administrator-Status setzen.
Veranstaltungsbenutzer
Sie finden unter Zu den Veranstaltungsbenutzern zudem eine Auflistung aller Veranstalter, die Sie
in allen Programmen schon angelegt haben. Erstellen Sie neue Veranstalter oder schalten Sie beim
Bearbeiten von vorhandenen Veranstaltern Programme frei. Hier finden Sie außerdem eine
Schaltfläche mit der Sie alle Veranstalter allen aktiven Programmen mit einem Klick hinzuzufügen
können oder falls die Veranstalter ein Logo hochgeladen haben, dann können Sie alle Logos auf
einmal herunterladen.
Achtung: Veranstalter werden programmübergreifend angelegt, d.h. für jeden Veranstalter kann
festgelegt werden auf welche Programme er Zugriff hat.
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Feripro-Handbuch
Berechtigungen einstellen
Über Berechtigungen einstellen auf der Institutionsstartseite können Sie verschiedene Rechte für
Institutions- und Veranstaltungsbenutzer einstellen. Superuser sind von diesen Einstellungen nicht
betroffen.
Achtung: Nur Superuser können Berechtigungen einstellen.
Institutionseinstellungen
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Feripro-Handbuch
Allgemeine Einstellungen
In den Institutionseinstellungen können Sie das allgemeine Erscheinungsbild oder die
Begrüßungsseite ändern. Sie können beispielsweise ein Bild für die Kopfzeile auf der
Willkommensseite hochladen oder unter Design zwischen verschiedenen Designs wählen.
Tragen Sie für die Startseite alle wichtigen Informationen für die Teilnehmer ein. Dazu gehören der
allgemeine Ablauf der Anmeldung, eventuelle Zuteilungen und Informationen zum
Bezahlungsprozess. Den Begrüßungstext können Sie mit Hilfe von Markdown-Befehlen
gestalterisch anpassen. Den Link für die Markdown-Hilfe finden Sie unter dem Begrüßungstextfeld.
Für Institutionen, die ohne einen Veranstaltungspass arbeiten wollen oder diesen den Teilnehmern
nicht online zur Verfügung stellen wollen, gibt es die Möglichkeit, das Anfordern des Passes zu
deaktivieren.
Des Weiteren kann hier das Anzeigen der neu hinzugefügten Veranstaltungen am Ende der
Begrüßungsseite deaktiviert werden.
Impressumsangaben
Füllen Sie alle geforderten Impressumsangaben aus. Bitte überprüfen Sie diese regelmäßig auf
Aktualität.
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Feripro-Handbuch
Programme
Navigation
In der Kopfleiste können Sie auf alle wichtigen Funktionen zugreifen. Die Navigation ist in drei
Bereiche gegliedert:
1. Programm: Unter dem Punkt Programm finden Sie alles was mit dem Programmhefts zu tun
hat, d.h. Informationen zu Veranstalter und Veranstaltungen, Programmeinstellungen oder
Warnungen.
2. Teilnehmer: Unter dem Punkt Teilnehmer finden Sie alles was mit einem Teilnehmer zu tun
hat, d.h. Informationen zu Teilnehmer und deren Anmeldungen.
3. Weiteres: Unter dem Punkt Weiteres finden Sie weitere Verwaltungsbereiche, wie z.B. die
Mitteilungszentrale, die Exportzentrale oder die Bezahlungszentrale.
Mit einem Klick auf das „Haus”-Symbol gelangen Sie zurück zur allgemeinen Übersicht aller
Programme. Der Name des Programms neben dem Haus führt zurück zur Übersichtsseite des
Programms. Mit dem Pfeil-Symbol können Sie zur Teilnehmeransicht, d.h. dem Programmheft des
Programms wechseln.
Übersicht
Die Übersicht bietet einen ersten Einblick in das ausgewählte Programm.
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Feripro-Handbuch
Statistiken
Die Statistiken bieten eine Auswertung aller bisher ins Programm eingetragenen Daten. Eine
sinnvolle Auswertung der Statistiken ist erst nach Anmeldung der Teilnehmer möglich. Über die
Export-Buttons können Sie direkt zur Exportzentrale wechseln. Aus der Excel-Tabelle heraus
können Sie beispielsweise in Microsoft Office Serienbriefe erstellen.
Änderungen
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Feripro-Handbuch
In der Rubrik Letzte Änderungen wird der Verlauf Ihres Programms wiedergegeben. Welche
Änderungen angezeigt werden lesen Sie hier
Veranstalter
Damit Sie Veranstaltungen anlegen können, benötigen Sie Veranstalter. Veranstalter werden
immer global erstellt und können somit in mehreren Programmen aktiv sein. Ein Löschen der
Veranstalter ist nur über die Benutzerverwaltung möglich. Alle zugehörigen Veranstaltungen
inklusive der Anmeldungen werden dabei ebenfalls entfernt.
Veranstalterliste (im Programm)
In einem Programm können Sie unter Veranstalter sich einen Überblick über alle Veranstalter des
aktuellen Programms machen. Mit einem Klick auf Veranstalter erstellen können Sie einen neuen
Veranstalter für das Programm anlegen und mit einem Klick auf E-Mail an alle Veranstalter werden
Sie direkt zur Mitteilungszentrale weitergeleitet.
Geben Sie alle wichtigen Daten des Veranstalters, inklusive Ansprechpartner, ein und klicken Sie
auf Anlegen. Der Veranstalter taucht jetzt in der Übersicht auf. Zusätzlich können Sie einstellen, ob
E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer des Veranstalters bei den Teilnehmern angezeigt werden
soll.
Veranstalterliste (global)
Über die Schaltfläche Zu den Veranstalterbenutzern auf der Verwaltungsstartseite gelangen Sie zu
allen Veranstaltern aller Programme.
Beim Anlegen oder Bearbeiten eines neuen Veranstalters können Sie die aktiven Programme
auswählen auf die der Veranstalter Zugriff haben soll.
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Feripro-Handbuch
Veranstalterzugang
Der Benutzername und ein initiales Passwort eines Veranstalters werden beim Anlegen
automatisch erstellt, allerdings können diese nicht direkt vom Veranstalter genutzt werden.
Schicken Sie dem Veranstalter per Mitteilungszentrale eine Nachricht mit seinen Zugangsdaten zu
(Tipp: Nutzen Sie dazu die Vorlage!). Wenn Sie die in der Nachricht die Variable
{{Veranstalter.Passwortrücksetzseite}} benutzen, dann bekommt der Veranstalter einen
Zurücksetzlink auf der er ein neues Passwort setzen kann.
Mit diesen Daten kann er sich dann auf der gleichen Seite anmelden, auf der auch Sie sich
eingeloggt haben. Wie viel Zugriff ein Veranstalter in seinem Zugang hat, kann über die
Berechtigungen in der Benutzerverwaltung festgelegt werden.
Achtung: Der zugesendete Zurücksetzlink hat aus Sicherheitsgründen nur eine Gültigkeit von drei
Wochen und ist auf eine einmalige Nutzung limitiert. Ist diese Zeit abgelaufen und der Veranstalter
hat sich noch kein eigenes Passwort generiert, müssen die Zugangsdaten erneut versendet
werden.
Berechtigungen einstellen
Über Berechtigungen einstellen auf der Verwaltungsstartseite können Sie verschiedene Rechte
einstellen, ob Veranstalter z.B. Mitteilungen an ihre eigenen Teilnehmer schicken können oder
neue Veranstaltungen hinzufügen können.
Veranstaltungen
Veranstaltungsliste
In der Übersicht sind alle Veranstaltungen aufgelistet. Durch Eingabe des Veranstaltungsnamens
etc. in das Suchfeld der jeweiligen Spalte kann die angezeigte Tabelle durchsucht werden.
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Feripro-Handbuch
Veranstaltung erstellen
Legen Sie mit einem Klick auf Veranstaltung erstellen eine neue Veranstaltung an. Wählen Sie den
Veranstalter aus, der die Veranstaltung anbietet. Eventuell muss dieser erst in der
Veranstalterübersicht erstellt werden.
Vergeben Sie einen Veranstaltungstitel und fügen Sie eine Beschreibung hinzu. Diese können Sie
wiederum mit HTML-Befehlen gestalten. Die Kurzbeschreibung wird für Teilnehmer in der
Veranstaltungsübersicht angezeigt und stellt eine Zusammenfassung der normalen Beschreibung
dar. Beschränken Sie daher die Kurzbeschreibung auf möglichst wenige Sätze.
Veranstaltungsnummern
Sie können einzelne Nummern direkt beim Bearbeiten einer Veranstaltung ändern. Falls eine
andere Veranstaltung mit derselben Nummer bereits existiert, dann werden die Nummern der
Veranstaltungen getauscht. Wenn alle Veranstaltungen chronologisch nach Startzeitpunkt neu
durchnummeriert werden sollen, dann klicken Sie in der Übersicht auf Veranstaltungsnummern neu
zuteilen.
Termine
Sie können für die Veranstaltung mehrere Termine erstellen. Dies ist dann wichtig, wenn eine
Veranstaltung beispielsweise über mehrere Vormittage stattfindet. Der Teilnehmer könnte an
diesen Tagen trotzdem noch an anderen Veranstaltungen teilnehmen.
Zum Erstellen eines Termins tragen Sie in das linke Feld eine Startzeit und in das rechte Feld eine
Endzeit ein. Die Formate entnehmen Sie der Grafik. Danach drücken Sie auf Termin hinzufügen.
Um einen Termin zu löschen drücken Sie einfach den Button Löschen rechts neben dem Termin.
Wenn Sie alle Änderungen vorgenommen haben, dann müssen Sie schließlich die Veranstaltung
abspeichern.
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Feripro-Handbuch
Anmeldefrist
Hier kann eine veranstaltungseigene Anmeldefrist angegeben werden. Diese überschreibt die
globale Anmeldefrist und gilt nur für diese Veranstaltung.
Wichtig: Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn Sie vorher in den Programmeinstellungen aktiviert
worden ist.
Beim Veranstalter bezahlen
Wenn die Teilnehmer direkt beim Veranstalter für die Veranstaltung bezahlen sollen, setzen Sie
den Haken bei Direkt beim Veranstalter bezahlen. Ist die Veranstaltung kostenlos können Sie diese
Option ignorieren.
Wichtig: Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn Sie vorher in den Programmeinstellungen aktiviert
worden ist.
Beim Veranstalter anmelden
Ist diese Funktion aktiviert, erscheint diese Veranstaltung zwar in der Anmeldeübersicht, eine
Anmeldung über das System ist allerdings nicht möglich.
Wichtig: Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn Sie vorher in den Programmeinstellungen aktiviert
worden ist.
Veranstaltungsdetails
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Feripro-Handbuch
Klicken Sie in der Übersicht auf eine Veranstaltung, gelangen Sie auf deren Detailseite. Dort
können Sie einige Einstellungen vornehmen, wie z.B.
Veranstaltung bearbeiten
Die Daten der Veranstaltung bearbeiten Sie mit einem Klick auf Veranstaltung bearbeiten.
Achtung: Die Änderungen an der Veranstaltung werden erst nach dem Klicken auf Aktualisieren
übernommen.
Bilder und Anhänge verwalten
Wollen Sie für die Teilnehmer Bilder hochladen dann klicken Sie auf den Pfeil neben Veranstaltung
bearbeiten und dann auf Bilder verwalten, um in die Bildergalerie zu gelangen. Dort können Sie
Bilder für Ihre Veranstaltung hinzufügen. Wählen Sie die Bilder mit Datei auswählen aus. Sie
können für jedes Bild eine Beschreibung anfügen. Bestätigen Sie das Hochladen der Bilder mit
Speichern. Mit Abbrechen gelangen Sie zurück auf die Veranstaltungsseite.
Neu hochgeladene Bilder werden automatisch als Titelbild verwendet falls noch keines ausgewählt
ist. Ein anderes Titelbild können Sie beim Bearbeiten der Veranstaltung wählen.
Wollen Sie ein oder mehrere Bilder wieder entfernen, öffnen sie die Bildergalerie und setzen Sie
das Häkchen bei Löschen. Bestätigen Sie den Löschvorgang mit einem Klick auf Speichern.
Analog zu Bildern können Sie Anhänge verwalten.
Veranstaltung kopieren
Möchten Sie die gleiche Veranstaltung an unterschiedlichen Terminen stattfinden lassen, so
können Sie hier ganz einfach die gesamte Einstellung kopieren. Sie müssen dann nur noch die
Termine anpassen und die Veranstaltung anlegen. Auch das Kopieren in ein anderes Programm ist
möglich.
Teilnehmerlisten
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Feripro-Handbuch
Unter den allgemeinen Daten der Veranstaltung finden Sie die Anmeldungen auf die jeweilige
Veranstaltung. Dort finden Sie auch Direktlinks zu verschiedenen anderen Bereichen, wie z.B. der
Exportzentrale oder der Zuteilungsansicht.
Warnungen
In der Rubrik Warnungen werden Ihnen Warnungen zu Veranstaltungen und Teilnehmern des
aktuellen Programms angezeigt.
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Feripro-Handbuch
Veranstaltungen
Hier erfahren Sie welche Veranstaltung die Mindestteilnehmerzahl nicht erreicht hat, welche
Veranstaltung überfüllt ist und bei welcher Veranstaltung die Warteliste bereits voll ist.
Teilnehmer
Sie werden hier beispielsweise darauf aufmerksam gemacht, wenn ein Teilnehmer zu keiner
Veranstaltung zugeteilt worden ist, er seinen aktuellen Veranstaltungspass noch nicht gesehen hat
oder mögliche Gruppenwünsche nicht erfüllt werden konnten.
Des Weiteren wird Ihnen hier angezeigt, wenn es zwei vermeintlich gleiche Teilnehmer gibt. Mit
einem Klick auf das mögliche Duplikat kommen Sie zum Assistenten für das automatische
Zusammenfügen von Teilnehmern.
Tipp: Prüfen Sie in den Anmeldungen nach, ob durch eventuelles Verschieben der Anmeldungen
doch alle Teilnehmer an einer Veranstaltung teilnehmen können.
Zusammenfügen von Teilnehmern
Im Assistenten für das automatische Zusammenfügen von Teilnehmern wird Ihnen auf der einen
Seite das vermeintliche Original und auf der anderen Seite das mögliche Duplikat des Teilnehmers
angezeigt.
Mit Hilfe des Buttons Original und Duplikat tauschen können Sie die richtigen persönlichen Daten
als Original auswählen, diese werden dem zusammengefügten Teilnehmer hinzugefügt. Ein Klick
auf Zusammenführen und Duplikat löschen beendet den Vorgang. Es existiert nun nur noch ein
Teilnehmer mit allen Anmeldungen.
Einstellungen
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Feripro-Handbuch
Allgemeines
Hier werden Programmtitel, Beschreibung und Ansprechpartner eines Programmes gesetzt. Diese
Daten werden dem Teilnehmer auf der Startseite zu jedem aktiven Programm angezeigt.
E-Mail-Absender
Die hier angegebene E-Mail-Adresse wird in der Mitteilungszentrale als Absender verwendet.
Antwortet ein Teilnehmer dann auf eine seiner von Feripro versendeten Nachrichten, wird die
E-Mail an diese Adresse gerichtet.
Teilnahmebedingungen
Zusätzlich zu den Bedingungen die Feripro an die Nutzer stellt, können Sie als Institution und
Veranstalter des Programms eigene Teilnahmebedingungen formulieren. Diese müssen die
Teilnehmer vor dem Absenden ihrer Anmeldung akzeptieren.
Einverständnis Kontaktaufnahme
Hier können Sie mit Hilfe eines Freitextfeldes beispielsweise vom Teilnehmer erfragen, ob seine
E-Mail-Adresse für einen Newsletter-Versand genutzt werden darf. Der Teilnehmer kann diesen
Punkt im letzten Schritt seiner Anmeldung akzeptieren, muss dies aber nicht. Ist die Abfrage
aktiviert, können Sie in der Exportzentrale eine Excel-Liste mit allen Adressen exportieren.
Anmeldung
Anmeldemodus
Hier können Sie zwischen Sofortbuchung und der Buchen mit Anmeldefrist wählen.
• Bei der Sofortbuchung können sich Teilnehmer direkt für Veranstaltungen anmelden. Sie
bekommen sofort Bescheid über Zuteilung oder Ablehnung. Ist eine Veranstaltung schon voll
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Feripro-Handbuch
besetzt, kann sich der Teilnehmer auf die Warteliste anmelden. Ist diese ebenfalls gefüllt, ist
keine Anmeldung mehr möglich. Die Sofortbuchung ist entweder dauerhaft oder bis zu Ihrer
globalen Anmeldefrist möglich.
• Beim Buchen mit Anmeldefrist können sich die Teilnehmer innerhalb der gesetzten
Anmeldefrist für Veranstaltungen bewerben. Nach Ablauf der Anmeldefrist können Sie die
Teilnehmer mit dem automatischen Zuteilungsalgorithmus optimal auf alle Veranstaltungen
verteilen. Alternativ teilen Sie die Teilnehmer von Hand zu.
Globale Anmeldefrist
Legen Sie hier die Anmeldefrist für Ihr Programm fest. Außerdem können Sie aktivieren, dass für
einzelne Veranstaltungen eigene Anmeldefristen vergeben werden können. Dies kann z.B. nötig
sein, falls ein Veranstalter früher eine Rückmeldung über die Teilnehmer benötigt.
Veranstaltungsübersicht freischalten
Ist das Häkchen gesetzt können Teilnehmer Ihr Programm auf der Begrüßungsseite einsehen. Eine
Anmeldung für die Veranstaltungen ist aber noch nicht zwingend möglich.
Teilnehmeranmeldung freischalten
Setzen Sie das Häkchen, um Teilnehmern die Anmeldung zu ermöglichen.
Hinweis: Ist dieses Häkchen gesetzt, die Veranstaltungsübersicht jedoch nicht freigeschaltet,
können nur eingeloggte Institutionsnutzer den Anmeldeprozess durchlaufen. Dies kann für
Testzwecke sowie eine Nutzung ohne Online-Anmeldung genutzt werden.
Löschung von unbearbeiteten Anmeldungen
Ist diese Funktion aktiviert, können Teilnehmer auf Ihrem Online-Veranstaltungspass noch nicht
bearbeitete Anmeldungen löschen und Prioritäten nachträglich bearbeiten.
Achtung: Eine Nutzung ist nur bei der Buchung mit Anmeldefrist möglich. Außerdem muss die
Systemvorlage für die Buchung mit Anmeldefrist dahingehend angepasst werden, dass die
Teilnehmer direkt mit der Anmeldung Zugriff auf ihren Veranstaltungspass erhalten.
Anmeldungsbestätigung
Bei der Anmeldungsbestätigung müssen Teilnehmer ihre Anmeldung von Veranstaltungen, auf die
sie bereits zugeteilt worden sind, nochmals auf dem Online-Veranstaltungpass bestätigen.
Teilnehmer die ihre Anmeldungen nicht bestätigen, können über die Mitteilungszentrale daran
erinnert werden. Anmeldungen die nicht bestätigt worden sind, können vor der Zuteilung in den
Anmeldungen entfernt werden.
Vergangene Veranstaltungen ausblenden
Vergangene Veranstaltungen werden in der Veranstaltungsübersicht der Teilnehmer ausgeblendet.
Diese Funktion ist dann sinnvoll, wenn die Anmeldung auf einige Veranstaltungen noch möglich ist,
während andere bereits stattgefunden haben.
Teilnehmeranzahl ausblenden
Beim Aktivieren dieser Funktion werden die momentane Teilnehmeranzahl, sowie die maximale
Teilnehmeranzahl im Anmeldeprozess der Teilnehmer ausgeblendet. Leere und volle
Veranstaltungen werden stattdessen farblich gekennzeichnet.
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Feripro-Handbuch
Veranstaltungsdetails ausblenden
Um ungebetene Gäste zu verhindern, kann mit dieser Option Treffpunkt und Uhrzeit der
Veranstaltungen im Anmeldeprozess der Teilnehmer ausgeblendet werden. Lediglich zugeteilte
Teilnehmer erhalten auf ihrem Veranstaltungspass Zugriff auf diese Informationen.
Prozentuale Größe der Warteliste
Es ist sinnvoll, die Anzahl der Wartelistenplätze zu begrenzen, um Veranstaltern und Teilnehmern
nach Ablauf der Anmeldefrist mehr Planungssicherheit zu geben. Begrenzen Sie die Warteliste hier
relativ zur maximalen Teilnehmerzahl einer Veranstaltung.
Beispiel: Bei einer Veranstaltung mit maximal 10 Teilnehmern und einer prozentualen Größe der
Warteliste von 20% gibt es zwei Wartelistenplätze.
Anmeldebestätigung per E-Mail
Dem Teilnehmer wird nach dem Anmeldeprozess automatisch eine E-Mail zugesandt, die ihm das
Eingehen der Anmeldungen bestätigt. Wird Feripro nicht zur Online-Anmeldung genutzt, kann dies
hier deaktiviert werden.
Zugangscodes
Sie können Ihr Programm mit Zugangscodes schützen. Eine Anmeldung auf Veranstaltungen ist
damit nur noch mit einem passenden Zugangscode möglich. Diese können Sie im Programm in der
Rubrik Teilnehmer->Codes erstellen und exportieren lassen. Der Menüpunkt wird nur angezeigt,
wenn die Option in den Programmeinstellungen aktiviert ist. Diese Funktion eignet sich für
Programme, an denen man nur mit einem gesonderten Pass oder Ähnlichem teilnehmen darf.
PLZ einschränken
Wenn Sie die Postleitzahl einschränken können sich nur Teilnehmer aus dem gewählten
PLZ-Bereich für Ihr Programm anmelden. Wichtig ist dabei, dass eine Postleitzahl nur 5 Ziffern
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Feripro-Handbuch
haben darf und für jede Postleitzahl eine neue Zeile benutzt wird. Sie können beliebig viele
Postleitzahlen erlauben.
Direkt beim Veranstalter bezahlen
Hier kann eingestellt werden, ob die Teilnehmer beim Veranstalter direkt bezahlen müssen oder
nicht. Wählen Sie die Einstellung pro Veranstaltung entscheiden, kann in jeder Veranstaltung
einzeln entschieden werden, wo bezahlt werden soll.
Direkt beim Veranstalter anmelden
Sollen sich die Teilnehmer nicht über Feripro auf die Veranstaltungen anmelden, sondern direkt
beim Veranstalter, können Sie dies hier für das Programm festlegen. Die Einstellung pro
Veranstaltung entscheiden sorgt dafür, dass für jede Veranstaltung einzeln entschieden werden
kann.
Benutzerdefinierte Felder
Pro Programm können Sie, zu den bereits von den Teilnehmern angefragten persönlichen Daten,
drei weitere Daten abfragen. Geben Sie hierzu einfach eine Beschriftung Feldes ein und wählen Sie
aus in welcher Form das Datum abgefragt werden soll.
Die Felder werden jedem Teilnehmer im Anmeldeprozess angezeigt und sind, je nach Typ, optional
oder obligatorisch.
Beispiel: Möchten Sie von allen Teilnehmern die Krankenversicherung abfragen, wählen Sie
Textfeld (Pflichtfeld) und schreiben Sie in die Beschriftung "Krankenversichert bei". Möchten Sie
mögliche Allergien der Teilnehmer abfragen, wählen Sie Textfeld und beschriften Sie das Feld mit
"Mögliche Allergien".
Banner
An dieser Stelle können Banner hochgeladen werden, die dem Teilnehmer im Anmeldeprozess des
jeweiligen Programms angezeigt werden. Zusätzlich können die Banner mit einem Link versehen
werden. Dies kann beispielsweise für Sponsoren verwendet werden.
Achtung: Diese Banner haben nichts mit dem Banner auf der Startseite zu tun. Dieses können Sie
in den Institutionseinstellungen setzen. Mehr...
Zahlungsdaten
Mehr Details zum Bezahlprozess und dessen Einstellungen finden sich im Abschnitt Bezahlung.
Veranstaltungspass
Wollen Sie die Druckversion des Veranstaltungspasses ändern, dass z.B. nur alle zugeteilten
Anmeldungen erscheinen, dann können Sie dies unter diesem Abschnitt ändern. Des Weiteren
können Sie hier das Unterschriftenfeld, sowie den Bezahltstatus auf dem Pass verbergen.
Archivieren
Nach Vollendung eines Programms sollten Sie von Rechts wegen die erhobenen Daten
anonymisieren. Wir bieten dazu die Funktion Programm archivieren an. Dies anonymisiert alle
persönlichen Daten des ausgewählten Programms. Die Aktion kann nicht rückgängig gemacht
werden.
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Feripro-Handbuch
Neben der Archivierung kann das Programm an dieser Stelle auch komplett entfernt werden. Dabei
werden auch alle Veranstaltungen und Teilnehmer des Programmes entfernt. Die Aktion kann nicht
rückgängig gemacht werden.
Achtung: Drei Monate nach der letzten Veranstaltung, wird das Programm automatisch archiviert.
Sie werden allerdings per E-Mail zweimal vorgewarnt und können in den Einstellungen eine
Verzögerung der Archivierung beantragen.
Teilnehmer
Teilnehmerliste
In der Übersicht findet sich eine Auflistung aller Teilnehmer. Durch Eingabe des Namens,
Geburtstags etc. in das Suchfeld der jeweiligen Spalte können Teilnehmer schnell gefunden
werden.
Teilnehmerlisten
Wenn Sie den Veranstaltern die Teilnehmerlisten ausgedruckt zukommen lassen wollen, können
Sie hier die Teilnehmerlisten aller Veranstaltungen drucken lassen.
Um den Veranstaltern die Listen in digitaler Form zukommen zu lassen bietet es sich an, den
Veranstaltern direkt Zugriff auf Feripro zu geben. Falls Sie nicht wünschen, dass die Veranstalter
aktiv mitorganisieren, können Sie diesen in den Berechtigungseinstellungen jegliche Möglichkeiten
zur Bearbeitung von sich und den Veranstaltungen nehmen. Der Zugriff auf die Teilnehmerdaten
über die Webseite ist sicherer als ein Versand der Dateien über E-Mail, da der Zugriff auf die
Webseite verschlüsselt passiert. Einen Link um das Benutzerkonto zu aktivieren können Sie über
die Mitteilungszentrale versenden.
Teilnehmer erstellen
Kann sich ein Teilnehmer nicht über das Online-Anmeldesystem für Veranstaltungen anmelden,
können Sie eine Anmeldung direkt im System vornehmen. Klicken Sie dazu auf Teilnehmer
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Feripro-Handbuch
erstellen und tragen Sie alle persönlichen Daten des Teilnehmers ein. Eine Anmeldung für
Veranstaltungen können Sie im nächsten Schritt vornehmen.
Teilnehmerdetails
Teilnehmer bearbeiten
Wählen Sie in der Teilnehmerübersicht eine Person aus, um auf deren Teilnehmerdetailseite zu
gelangen. Mit Teilnehmer bearbeiten können Sie die persönlichen Daten ändern.
Zahlungsübersicht
Sind die Teilnehmer schon den Veranstaltungen zugeteilt, erscheinen in der Zahlungsübersicht im
Profil alle Veranstaltungen des Teilnehmers und die Beträge, die er dafür bezahlen muss. Es wird
unterschieden zwischen Beiträgen, die bei der Institution bezahlt werden müssen und solchen, die
direkt beim Veranstalter bezahlt werden müssen. Je nach den eingestellten Zahlungsmöglichkeiten
können Sie die Anmeldung als bezahlt markieren. Weitere Informationen zu den
Zahlungsmöglichkeiten finden Sie im Abschnitt Bezahlung.
Falls Sie eine schriftliche Bestätigung vom Teilnehmer benötigen. Können Sie vom Teilnehmer
beispielsweise den unterschriebenen Veranstaltungspass verlangen und dann den Eingang mit
Unterschrift eingegangen ins System eintragen.
Anmeldungen für Veranstaltungen
Über Anmeldung erstellen können Sie einen Teilnehmer einer Veranstaltung zuweisen. Analog zur
Teilnehmeransicht können Sie auch Notizen (Allergien etc.) eintragen und Gruppenwünsche
eintragen, mit denen der Teilnehmer die Veranstaltung zusammen besuchen möchte.
Veranstaltungspass
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Feripro-Handbuch
Den Veranstaltungpass eines jeden Teilnehmers können Sie aus der Ansicht des jeweiligen
Teilnehmers heraus öffnen. Dieser enthält alle wichtigen Informationen zu den zugehörigen
Anmeldungen. Bereits stattgefundene Veranstaltungen - sollte der Pass aus irgendeinem Grund
erst zu einem späteren Zeitpunkt aufgerufen werden - werden nicht mehr angezeigt.
In den Einstellungen des jeweiligen Programms können Sie einstellen, ob abgelehnte
Anmeldungen auf dem Ausdruck angezeigt werden sollen. Des Weiteren können Sie das Feld für
Unterschriften und den Bezahltstatus ein- und ausblenden.
Extra-Kunden
In den persönlichen Daten eines Teilnehmers gibt es als Administrator die Möglichkeit, den
Teilnehmer als Extra-Kunden zu kennzeichnen. Gleichzeitig gibt es die Möglichkeit,
Veranstaltungen nur für Extra-Kunden anzulegen. Die automatische Zuteilung teilt bei
Veranstaltungen für Extra-Kunden nur als Extra-Kunden gekennzeichnete Teilnehmer zu. Alle
anderen Teilnehmer werden erst einmal nicht berücksichtigt, können aber vom Administrator
manuell nachsortiert werden.
Ein mögliches Anwendungsbeispiel für diese Einstellung, ist das Berücksichtigen bestimmter
Personengruppen, wie zum Beispiel sozial Benachteiligter. Dadurch können diese bei
gekennzeichneten Veranstaltungen anderen Teilnehmern vorgezogen werden.
Anmeldungen
Anmeldeübersicht
In dieser Übersicht finden Sie die Anmeldungen aller Teilnehmer.
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Feripro-Handbuch
Anmeldung mit Sofortbuchung
Wählen Sie eine Veranstaltung aus der Liste aus und sehen Sie nach, welche Teilnehmer den
Veranstaltungen zugeteilt sind. Die Teilnehmer wurden hier schon über die Zuteilung informiert.
Verschieben Sie daher die Zuteilung nicht mehr von Hand.
Anmeldung mit Zuteilung
Wählen Sie eine Veranstaltung aus der Liste und sehen Sie, welche Teilnehmer sich für diese
Veranstaltung angemeldet haben. Sie sind in der Liste Unbearbeitet aufgeführt. Möchten Sie die
automatische Zuteilung nicht nutzen können Sie die Personen den Veranstaltungen von Hand
zuteilen, indem Sie die Namen in die Liste Zugeteilt verschieben. Sind die Plätze einer
Veranstaltung schon belegt, können Teilnehmer auch in die Warteliste verschoben werden.
Gruppenwünsche
Um die manuelle Zuteilung zu vereinfachen, können Sie die Gruppenwünsche nutzen. Hat ein
Teilnehmer angegeben, dass er mit einer oder mehreren Personen zusammen eine Veranstaltung
besuchen möchte, so können Sie dies mit einem Klick auf Gruppenwünsche visualisieren anzeigen
lassen.
Automatische Zuteilung
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Feripro-Handbuch
Neben der manuellen Zuteilung der Teilnehmer gibt es als Hauptfunktion von Feripro die
automatische Zuteilung. Klicken Sie zur Aktivierung auf Automatische Zuteilung und wählen Sie die
gewünschten Optionen. Standardmäßig sind Priorität, Anmeldezeitpunkt und Gruppenwünsche
aktiviert. Je nach Wunsch können Sie eine oder mehrere dieser Optionen deaktivieren. Mit einem
Klick auf Zuteilung durchführen starten Sie den Algorithmus. Nach einigen Sekunden erhalten Sie
das Ergebnis.
Der Zuteilungsalgorithmus verteilt alle Anmeldungen möglichst optimal. Teilnehmer werden nicht
auf zwei gleichzeitig stattfindende Veranstaltungen zugeteilt. Oberstes Ziel ist es alle Personen
unterzubringen. Sollte dies nicht möglich sein (z.B. weil sich mehr Personen anmelden als die
Veranstaltung Plätze hat), werden die Personen in der Liste abgelehnt angezeigt. Personen die
keiner Veranstaltung zugeteilt werden, werden Ihnen als Warnung angezeigt.
Der Zuteilungsalgorithmus kann mehrmals hintereinander ausgeführt werden. Wenn die
automatische Zuteilung ausgeführt wird, werden alle Anmeldungen, die nicht angenommen sind
neu verteilt.
Achtung: Die Teilnehmer werden nicht automatisch über die Zuteilung informiert. Das muss
manuell über die Mitteilungszentrale geschehen.
Tipp: Prüfen Sie vor dem Benachrichtigen in den Warnungen, ob es Teilnehmer gibt, die keine
Zuteilung erhalten haben. Eventuell kann so nachjustiert werden, dass doch jeder Teilnehmer an
einer Veranstaltung teilnehmen kann.
Warteliste
Wenn Teilnehmer nach der ersten Zuteilung wieder absagen und neue Teilnehmer aus der
Warteliste nachrücken sollen auch diese wieder optimal verteilt werden. Dafür kann der Algorithmus
ein weiteres mal ausgeführt werden. Wollen Sie auch die schon zugeteilten Teilnehmer neu
verteilen, dann wählen Sie die Option Aktuelle Zuteilung verwerfen.
Achtung: Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden! Die neue Zuteilung kann nicht
wieder durch die alte ersetzt werden. Wurden die Teilnehmer bereits über die Zuteilung informiert
sollten Sie die aktuelle Zuteilung nicht mehr verwerfen.
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Feripro-Handbuch
Benachrichtigung der Teilnehmer
Nach der Zuteilung der Teilnehmer müssen diese über die Zuteilung informiert werden. Wählen Sie
dazu Massen-Email versenden, um in die Mitteilungszentrale zu gelangen. Dort existiert schon eine
Vorlage für solche Benachrichtigungen. Diese enthält Informationen über die Zuteilung und einen
Link zum Veranstaltungspass für die Teilnehmer. Den Text können Sie nach Ihren Wünschen
zusätzlich anpassen.
Benachrichtigung der Veranstalter
Nach der Zuteilung der Teilnehmer müssen auch die Veranstalter über die Zuteilung informiert
werden. Öffnen Sie die Mitteilungszentrale und verschicken Sie eine Nachricht an alle Veranstalter
mit einem Hinweis, dass diese in ihrem Online-Zugang die Informationen über die Teilnehmer
einsehen können. Alternativ können Sie den Veranstaltern auch die Teilnehmerlisten in gedruckter
Form zukommen lassen.
Entfernen von unbestätigten Anmeldungen
Wurde in den Programmeinstellungen die Anmeldebestätigung aktiviert, können über einen Klick
auf diesen Button alle bereits zugeteilten, jedoch noch nicht bestätigten Anmeldungen entfernt
werden.
Achtung: Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden!
Mitteilungen
In der Mitteilungszentrale können Sie Nachrichten an Veranstalter und Teilnehmer verschicken und
Ihre Vorlagen für Mitteilungen verwalten. Außerdem werden Ihnen bereits versendete Emails
anzeigt.
Neue Nachricht versenden
Folgen Sie den fünf Schritten zum Versenden einer Nachricht.
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Feripro-Handbuch
Schritt 1: Empfängerkreis
Wählen Sie einen Empfängerkreis für Ihre Nachricht. Sie können sich für die Teilnehmer oder
Veranstalter entscheiden. Den genauen Empfänger wählen Sie im nächsten Schritt.
Schritt 2: Empfänger (Empfängerkreis Teilnehmer)
Bei der Auswahl der Empfänger haben Sie mehrere Möglichkeiten. Sie können die Nachricht
entweder an alle Teilnehmer des aktuellen Programms, an einzelne Empfänger oder die
Teilnehmer einer/mehrerer Veranstaltung/en verschicken.
Schränken Sie Ihre Auswahl zusätzlich ein und verschicken Sie eine Nachricht somit nur an
Personen, die beispielsweise noch nicht bezahlt haben, keine Unterschrift abgegeben haben usw.
Schritt 2: Empfänger (Empfängerkreis Veranstalter)
Versenden Sie die Nachricht entweder an alle Veranstalter des aktuellen Programms oder wählen
Sie bestimmte Veranstalter aus der Liste aus.
Schritt 3: Vorlage wählen
Wählen Sie eine der existierenden Vorlagen aus oder schreiben Sie eine neue Nachricht. Die
Hinweise zum Erstellen von Vorlagen finden Sie unten auf dieser Seite.
Schritt 4: Nachricht verfassen / Vorlage anpassen
Haben Sie eine Vorlage gewählt, erscheint diese mit Betreff und Textfeld. Diese Vorlage können
Sie nach Ihren Wünschen anpassen und nach Wunsch eine Datei anhängen. Um Nachrichten an
mehrere Empfänger zu personalisieren stehen Ihnen Variablen zur Verfügung. Diese können Sie
mit zwei geschwungenen Klammern in den E-Mail-Text einfügen.
Die verfügbaren Variablen werden jeweils neben dem Textfeld angezeigt.
Beispiel
Verschickt die Stadt Bad Ferienschön den Text:
Guten Tag {{Teilnehmer.Vorname}} {{Teilnehmer.Nachname}}.
Ihre Stadt {{Institution.Institutionsname}}
erscheint bei Empfänger Max Mustermann:
Guten Tag Max Mustermann.
Ihre Stadt Bad Ferienschön
Schritt 5: Eingabe prüfen und Nachricht versenden
Überprüfen Sie den eingegebenen Text und die gewählten Empfänger und schicken Sie die
Nachricht ab.
Vorlagen verwalten
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Feripro-Handbuch
Verwalten Sie Vorlagen für Nachrichten, die Sie häufig oder an mehrere Personen verschicken.
Vorlagen sind immer an einen Empfängerkreis (Teilnehmer oder Veranstalter) gebunden. Der
Empfängerkreis wird in der Liste der Vorlagen durch den grau unterlegten Text angezeigt.
Mit einem Klick auf Neue Vorlage erstellen können Sie weitere eigene Vorlagen hinzufügen. Geben
Sie den Namen, den Text und die Empfängerkreis Ihrer Vorlage an. Mit Anlegen wird die Vorlage
erstellt.
Systemvorlagen
Feripro bietet zusätzlich Systemvorlagen, die automatisch nach der Anmeldung an die Teilnehmer
versendet werden. Diese können angepasst aber nicht gelöscht werden, auch können keine
weiteren hinzugefügt werden. Falls Sie das Programm ohne Teilnehmeranmeldung nutzen wollen,
dann können Sie dies in den Programmeinstellungen deaktivieren.
Export
In der Exportzentrale können Sie verschiedene Stammdaten exportieren.
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Feripro-Handbuch
Anmeldungen
Hier können Sie die Daten aller Anmeldungen des Programmes, eines einzelnen Teilnehmers oder
einer Veranstaltung exportieren.
Teilnehmer
Hier können Sie die Daten aller Teilnehmer des Programmes exportieren.
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Feripro-Handbuch
Wenn in den Programmeinstellungen aktiviert ist, dass die Teilnehmer gefragt werden, ob Sie einer
Kontaktaufnahme zustimmen, können Sie hier alle Teilnehmer mit Einverständnis in eine
Excel-Liste exportieren lassen. Zum Versand eines Newsletter empfehlen wir externe Dienstleister
wie zum Beispiel MailChimp.
Veranstalter
Hier können Sie die Daten aller Veranstalter, die in dem Programm aktiv sind, exportieren.
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Feripro-Handbuch
Zugangscodes
Hier können Sie die Daten der Zugangscodes des Programmes exportieren.
Veranstaltungen
Hier können Sie die Daten aller Veranstaltungen des Programmes oder eines einzelnen
Veranstalters exportieren.
Veranstaltungspässe
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Feripro-Handbuch
Wenn Sie nicht möchten, dass jeder Teilnehmer seinen Veranstaltungspass selbstständig
ausdrucken muss, so können Sie an dieser Stelle die Pässe aller Teilnehmer auf einmal
exportieren. Im Anschluss können Sie die Pässe ausdrucken und die Teilnehmer können diese vor
Ort bei Ihnen abholen.
Bezahlung
Unter Bezahlung bei Weiteres in der Hauptnavigation können Sie alles rund um die Bezahlung
einsehen und verwalten.
Sie können den Teilnehmern bis zu vier verschiedene Möglichkeiten anbieten, um ihre
Anmeldegebühren zu bezahlen. Zur Auswahl stehen dabei:
Barzahlung
Die Teilneher zahlen in Bar bei der Institution.
Lastschrift
Die Teilnehmer müssen bei der Anmeldung ihre Kontodaten eingeben und einer Abbuchung
per Lastschrift zustimmen. Feripro bietet einen Excel-Export mit allen notwendigen
Lastschrift-Daten. Für die korrekte Durchführung der Lastschrifteinzüge sind Sie verantwortlich.
Überweisung
Die Institution kann ihre Kontodaten zur Verfügung stellen und Teilnehmer überweisen aktiv
das Geld auf das Konto der Institution. Die Verknüpfung zwischen Anmeldung und
Zahlungsvorgang geschieht über kurze Codes im Überweisungszweck, welche dem
Teilnehmer im Bezahlvorgang angezeigt werden.
Um schnell von der Überweisung zum Teilnehmer zu navigieren, können Sie in der
Teilnehmerübersicht oben rechts den Teilnehmercode eingeben. Dieser Code befindet sich im
Betreff der Überweisugn bis zum ersten Doppelpunkt. Bei den Details der Teilnehmer sehen
Sie dann in der Zahlungsübersicht jeweils die mit Komma getrennten Codes von allen
zugeteilten unbezahlten Veranstaltungen.
PayPal
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Feripro-Handbuch
Mit PayPal können Teilnehmer online bezahlen. Mehr Details zu dieser Methode finden Sie im
Abschnitt Bezahlung PayPal.
Die Zahlungsdetails stehen auf dem Veranstaltungspass des jeweiligen Teilnehmers.
Hinweis: Um die Zahlungsstatus von Anmeldungen zu verändern (z.B. als bezahlt markieren)
empfehlen wir jeweils die Teilnehmerdetails aufzurufen und dort unter Zahlungsübersicht diese zu
verändern. Bei der Zahlungsmethode PayPal wird dies automatisch verändert.
Dashboard
Im Dashboard bekommen Sie eine Übersicht über ihren Kassenstand und die ausstehenden
Forderungen. Sie sehen auch einen Verlauf des Kassenstands am Tagesende über die
vergangene Zeit.
Tagebuch
Im Tagebuch werden alle getätigten Transaktionen/Buchungen chronologisch aufgelistet. Hier
können auch manuelle Buchungen erstellt werden.
Buchungen können nicht gelöscht werden, sondern nur storniert.
Achtung: Eine Stornierung führt auch bei PayPal keine automatische Erstattung aus. Diese muss
von der Institution händisch veranlasst werden.
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Feripro-Handbuch
Ausstehende Forderungen
Hier sind alle Beträge aufgelistet die von Teilnehmern noch bezahlt werden müssen.
Warnungen
Hier finden Sie Transaktionen mit denen etwas nicht stimmt. Dies können beispielsweise
Buchungen sein deren Veranstaltung oder Anmeldung in der Zwischenzeit gelöscht wurde.
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Feripro-Handbuch
Einstellungen
In den Einstellungen können sowohl Preiskategorien als auch die generellen Zahlungseinstellungen
verwaltet werden.
Kategorien
Jede Veranstaltung hat einen Standardpreis. Über Kategorien können Sie zusätzliche Preise
definieren. Falls Sie beispielsweise unterschiedliche Preise für Teilnehmer Ihrer Gemeinde und
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Feripro-Handbuch
Teilnehmer von umliegenden Gemeinden haben, dann können Sie dies über Preiskategorien
abbilden. Für jede definierte Kategorie können Sie bei jeder einzelnen Veranstaltung einen
speziellen Preis und eine maximale Teilnehmeranzahl angeben.
Zahlungseinstellungen
Hier können die verschiedenen Zahlungsmethoden für das Programm festgelegt werden. Bei den
Optionen Überweisung und PayPal sind zusätzliche Angaben der Institution erforderlich. Für
PayPal finden sich hier mehr Informationen.
Bezahlung mit PayPal
Über PayPal können Teilnehmer online via einem PayPal-Konto oder Lastschrifteinzug/Kreditkarte
bezahlen. Die Institution zahlt für die Abwicklung pro Transaktion eine Gebühr. Diese wird direkt
von den gezahlten Kosten abgezogen. Der Bezahl-Status der Anmeldungen wird bei einer
Benutzung von PayPal automatisch gesetzt.
Die Gebühren betragen 1,9% + 0,35€ pro Zahlungsvorgang. Hier eine kleine Übersicht der zu
erwarteten Gebühren je nach Gesamtkosten des Teilnehmers:
Kosten
Gebühren
Institution erhält
50,00 €
1,30 €
48,70 €
25,00 €
0,83 €
24,17 €
15,00 €
0,64 €
14,36 €
10,00 €
0,54 €
9,46 €
5,00 €
0,45 €
4,55 €
2,00 €
0,39 €
1,61 €
Einrichtung
Um PayPal einzusetzen benötigen Sie ein Geschäftskonto. Dieses können Sie auf der PayPal
Website eröffnen.
Mit diesem Konto müssen Sie sich dann im Entwicklerbereich anmelden.
Um die PayPal-Integration für sich zu testen bietet sich ein Test-Konto an. Diese können unter
Sandbox > Accounts erstellt werden. Sie können dort ein Händler-Konto (Business/Merchant) und
Teilnehmer-Konto (Personal/Buyer) erstellen. Mit diesen Konten können Sie den Prozess einmal
testen ohne echtes Geld zu benutzen.
Um Ihr PayPal-Konto mit Feripro zu verknüpfen müssen Sie nun unter Applications > My apps
eine neue Anwendung erstellen (Create App).
Geben Sie als Anwendungsnamen Feripro Institution XYZ an (ersetzen Sie Institution XZY
passend). Als Sandbox-Benutzer geben Sie das vorher erstellte Händler-Konto an.
Auf der nächsten Seite sehen Sie nun die Daten, die Sie benötigen um Feripro mit dem
PayPal-Konto zu verknüpfen. Falls Sie die Integration zunächst testen wollen, benutzen Sie die
unter Sandbox credentials aufgelisteten Daten.
Um später im echten Betrieb Zahlungen zu empfangen müssen Sie die Daten aus dem Live
credentials-Bereich in den Feripro-Einstellungen angeben und dort das Häkchen bei
Zugangsdaten der Testumgebung (Sandbox) benutzen entfernen.
Programmheft
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Feripro-Handbuch
Viele Institutionen erstellen inzwischen kein gedrucktes Programmheft mehr, sondern nutzen die
Veranstaltungsübersicht von Feripro im Internet.
Institutionen haben gute Erfahrungen mit Flyern gemacht, auf denen die Internetadresse steht. Dies
spart Druckkosten und die Zeit bei der Erstellung eines Programmhefts. Einen exemplarischen
Flyer können Sie hier herunterladen: Feripro-Flyer. Wenn Sie das Support-Paket gebucht haben,
dann individualisieren wir für Sie gerne den Flyer. Kontaktieren Sie uns dazu unverbindlich.
Druckversion mit Microsoft Office erstellen
Sie können aber auch weiterhin gerne ein Programmheft erstellen. Mit Microsoft Word 2010 und
der Serienbrieffunktion können Sie dies in 8 einfachen Schritten erledigen.
1. Exportieren Sie im Export-Center alle Veranstaltungen mit allen Daten als Excel-Datei und
speichern Sie diese Datei auf Ihrem Computer ab.
2. Laden Sie sich die Word-Vorlage für das Programmheft herunter oder erstellen Sie eine
eigene Vorlage.
3. Öffnen Sie die Word-Vorlage und importieren Sie über Sendungen → Empfänger
auswählen → Vorhandene Listen verwenden die gerade exportierte Excel-Datei. Auf dem
Mac müssen Sie zuerst die Excel-Datei einmal in Excel öffnen und neu abspeichern.
4. Wählen Sie die Tabelle Veranstaltungen.
5. Sie können die Vorlage nun nach ihrem Geschmack anpassen. Über die Schaltfläche
Vorschau Ergebnisse im Reiter Sendungen können Sie sich einen Überblick verschaffen,
wie das Endresultat aussehen wird.
6. Um das Programmheft zu erstellen, wählen Sie im Reiter Sendungen die Funktion Fertig
stellen und zusammenführen - Einzelne Dokumente bearbeiten. Anschließend sind alle
Veranstaltungen in einem Word-Dokument nacheinander aufgeführt.
7. Nun können Sie Ihr Programmheft wie jedes Word-Dokument weiterbearbeiten und
beispielsweise ein Deckblatt, eine Begrüßung und weitere Informationen hinzufügen.
8. Sind Sie mit dem Programmheft fertig, können Sie dieses einfach ausdrucken oder als
PDF-Datei abspeichern und zu einer Druckerei geben.
Hier einige Tipps zum Erstellen des Programmhefts mit Excel und Word:
• Falls Sie die Reihenfolge der Veranstaltungen ändern möchten, verändern Sie einfach die
Sortierung in der Excel-Datei.
• Am Ende des erstellten Programmhefts sind 3 leere Seiten. Diese entstehen durch die
Fußzeile in der Excel-Datei. Sie können entweder die Excel-Datei vor dem Export bearbeiten
oder die Seiten nachher in Word löschen.
Urheberrecht
Medien, eine Pflicht!
Im Rahme der Gestaltung Ihrer Feripro-Seite haben Sie die Möglichkeit auch einige
designtechnische Veränderungen vorzunehmen. Jedem Anbieter einer Website ist bewusst, dass
eine Gestaltung der Präsenz mit Bildern, Videos oder Musikstücken eine Pflichtaufgabe ist. Durch
den medialen Einsatz wird die Seite aufgelockert, das Interesse des Nutzers steigt messbar und
sinnvoll eingesetzte Medien können Ihre Botschaft unterstützen und verdeutlichen. Jedoch will nicht
nur der sinnvolle Einsatz, sondern insbesondere der rechtsichere Umgang mit Medieneinbindung
geübt sein.
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Feripro-Handbuch
Urheberrecht – was bedeutet das?
Das Urheberrecht schützt, vereinfacht gesagt, den Urheber eines Werks. Das kann der Maler,
Fotograf, Musiker oder Regisseur sein, der Urheber seines Werks ist und der das alleinige
Nutzungsrecht darauf hat. Er darf also entscheiden ob sein Gemälde vervielfältigt wird, das Foto im
Internet veröffentlicht oder sein Musikstück im Radio abgespielt wird. Zusätzlich regelt das
Urheberrecht die eigenen Möglichkeiten mit urheberrechtlichen geschützten Werken (Privatkopie,
etc.). Urheberrecht und Feripro ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
Das Urheberrecht wird auf Feripro insbesondere im Umgang mit Bildern berührt. Durch das
Einfügen von Bannern und Bildern in Veranstaltungen steigern Sie die Eindrücklichkeit und die
Nutzerbindung für das Produkt – „Gute Bilder machen Laune“. Doch woher gute und eindrückliche
Bilder nehmen, wenn sie nicht selbstproduziert vorliegen? Durch simples „Googlen“ erhalten Sie in
schnellster Zeit und ohne großen Aufwand eine Vielzahl an passenden Bildern. Durch blindes
Einfügen von Bildern können Sie sich jedoch genau hier unabsichtlich einer
Urheberrechtsverletzung schuldig machen.
Creative Commons – eine Lösung?
Creative Commons (CC) – Rechtefreie Bilder. Manche Fotografen markieren ihre Bilder als „CC“.
Das bedeutet, dass die Bilder beispielsweise im Internet weiterverbreitet werden können, wenn der
Einsatz den „Creative Commons“-Regeln entspricht. Diese Regeln können vom Urheber selbst
festgelegt werden. Ein Anbieter der kostenlos eine Plattform für CC-Werke anbietet ist
www.flickr.com. Hier können Rechtefreie Bilder explizit gesucht werden.
Achtung: Es muss immer zuerst überprüft werden, ob die Freigabe des Urhebers für Ihren Zweck
ausreichend ist! Viele CC-Urheber schließen zum Beispiel generell eine kommerzielle Nutzung ihrer
Bilder aus.
Mieten und Anfragen
Viele Internetangebote, wie zum Beispiel www.gettyimages.de, bieten gegen eine Mietgebühr
Bilder zur Nutzung auf der eigenen Präsenz an. Hier hat der Urheber das Nutzungsrecht an das
Portal übertragen. Dieses agiert dann wie eine Verwertungsgesellschaft (VG) in Deutschland. Je
bekannter und eindrücklicher das Bild, desto höher meist die Mietgebühr. So kann bei einem häufig
genutzten Bild die Mietgebühr bei bis zu 700,-€ pro Quartal betragen. Entdecken Sie bei der
Internetrecherche ein Bild auf einer Webseite, dass sich auch für Ihr Angebot eignet, dann ist auch
eine Nutzungsanfrage beim Seitenbetreiber möglich – „Fragen kostet nichts“.
Selbstgemachtes schützt vor Problemen
Prinzipiell gilt: Bilder die selbst erstellt wurden können ohne Einschränkung eingesetzt werden,
schließlich ist man selbst der Urheber. Wird ein Mitarbeiter beauftragt Bilder zu erstellen sollte eine
Regelung mit diesem erfolgen, die Ihnen die Nutzungsrechte überträgt. Achtung: Bei
selbsterstellten Bildern immer auch auf eventuell verletzte Rechte anderer achten. Insbesondere
das Persönlichkeitsrecht der auf dem Bild zu sehenden Personen ist hier immer ein kritischer
Punkt. Vor allem bei Kindern ist ein schriftliches Einverständnis der Eltern einzuholen.
38
Feripro-Handbuch
Was droht bei Verstoß gegen das Urheberrecht?
Wird Ihnen eine Urheberrechtsverletzung vorgeworfen erfolgt häufig eine Abmahnung über einen
Anwalt oder die Aufforderung zu einer außergerichtlichen gütlichen Einigung. Die Beträge sind hier
meist sehr hoch. Sollten Sie eine Abmahnung oder ein anderes Schreiben bezüglich einer
Urheberrechtsverletzung erhalten ist der Kontakt zu einem Fachanwalt immer zu empfehlen. Vor
allem wenn der Urheberrechtsverstoß nicht eindeutig ist sollte niemals sofort gezahlt oder
überstürzt eine Unterlassenserklärung unterzeichnet werden.
Im vorliegenden Fall konnte durch kurze Verhandlungen mit dem Rechteinhaber eine Reduzierung
der gütlichen Ausgleichszahlung um 50% vereinbart werden.
Interesse und Aufmerksamkeit
Als Fazit sollten Sie als haftender Anbieter Ihrer Internetpräsenz immer ein offenes Auge für das
Thema Urheberrecht haben. Aufmerksames Lesen von Nutzungsrichtlinien und Nachvollziehen von
eventuellen Nutzungsrechten anderer kann Sie vor Forderungen schützen. Zum Thema
Urheberrecht existieren viele Fortbildungsmöglichkeiten, auch die mecodia GmbH bietet hier
Fortbildungsmaßnahmen an.
Rechtlicher Hinweis
Dieser Text soll Ihnen Anhaltspunkte zum Thema Urheberrecht bieten und erhebt keinen Anspruch
auf Vollständigkeit und Korrektheit. Im Zweifel sollten Sie sich immer Rechtsberatung bei einem
Anwalt einholen.
Tipps unter Windows
Gleichzeitiges Drucken verschiedener Dokumente
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Feripro-Handbuch
Möchten Sie mehrere verschiedene Dokumente drucken, weil Sie beispielsweise die
Veranstaltungspässe aller Teilnehmer exportiert haben und diese nun in mehreren
PDF-Dokumenten vorliegen, gibt es unter Windows die Möglichkeit diese Dateien direkt in die
Druckaufträge zu ziehen. Damit entgehen Sie dem Aufwand jedes Dokument einzeln zu öffnen und
von Hand zu drucken.
Dazu gehen Sie in den Systemsteuerungen in die Druckeranzeige und lassen Sie sich von dem
gewünschten Drucker die Druckaufträge anzeigen. Nun können Sie einfach per Drag&Drop die
Daten in dieses Fenster ziehen. Der Druckassistent wird Sie nun fragen, ob Sie sicher sind mehrere
Dokumente auf einmal zu drucken. Nach dem Bestätigen dieser Frage startet der Druckvorgang.
Wichtig: Achten Sie darauf, dass die zu druckenden Dateien im DinA4-Format abgespeichert sind.
Infografik: Wie läuft ein Ferienprogramm ab?
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Feripro-Handbuch
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Feripro-Handbuch
Infografik: Wie melde ich mich für ein Ferienprogramm an?
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Feripro-Handbuch
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Feripro-Handbuch
Eine Liste der am häufigsten gestellten Fragen finden Sie hier:
Häufig gestellte Fragen
Allgemeines
1) Welche Benutzertypen gibt es in Feripro?
In Feripro gibt es drei Benutzertypen, die mit dem System interagieren.
Institution
Das sind Sie als Angestellte der tragenden Institution, also beispielsweise der Stadt oder
Gemeinde. Sie sind für die Verwaltung des gesamten Programms zuständig und haben die
Möglichkeit, sämtliche Inhalte zu erstellen, zu bearbeiten und festzulegen, was im System passiert.
Veranstalter
Dies sind meist Vereine, Kirchen, Gruppen oder Unternehmen, mit denen Ihre Institution
zusammenarbeitet und welche meist die eigentlichen Veranstaltungen während des Programms
durchführen. Die Veranstalter lassen Ihnen die Daten der Veranstaltungen zukommen, damit Sie
diese ins System einarbeiten können oder sie tragen die Daten selbst ein.
Teilnehmer
Dies sind die Kinder und Jugendlichen, die letztlich an den Veranstaltungen teilnehmen. Sie suchen
sich selbstständig Veranstaltungen aus, legen fest mit wem sie diese besuchen möchten und
haben die Möglichkeit, den Veranstaltern und Ihnen wichtige Informationen, z.B. zu Allergien,
zukommen zu lassen.
2) Ich habe den Eindruck, dass gewisse Dinge nicht korrekt angezeigt
werden/funktionieren. Woran kann das liegen?
Eine beliebte Quelle für vermeintliche Fehler ist ein veralteter Webbrowser. Ob ihr Webbrowser
aktuell ist und was Sie diesbezüglich am besten tun, erfahren sie auf dieser Seite.
Falls Sie trotz aktuellem Webbrowser den Eindruck haben einen Fehler gefunden zu haben,
schicken Sie uns bitte eine E-Mail. Wir kümmern uns dann schnellstmöglich darum.
Teilnehmer
1) Mein Kind möchte sich beim Programm anmelden? Für wie viele unterschiedliche
Veranstaltungen kann ich es anmelden?
Es gibt keine Begrenzung.
2) Mein Kind hat eine Allergie, bestimmte Essgewohnheit etc. Wie teile ich das dem
Veranstalter mit?
Beim Anpassen der Anmeldung (Schritt 2) können Sie Hinweise an den Veranstalter hinterlassen.
Tragen Sie dort bitte Allergien o.Ä. ein. Achten Sie auch auf weitere Hinweise in der
Veranstaltungsbeschreibung oder dem Hilfstext! Eventuell benötigt der Veranstalter noch weitere
Angaben.
3) Wie funktioniert die automatische Zuteilung?
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Feripro-Handbuch
Nutzt Ihre Institution die automatische Zuteilung bei einem Programm mit Zuteilung, dann wird der
Zuteilungsalgorithmus aktiv. Der Zuteilungsalgorithmus verteilt alle Anmeldungen möglichst optimal.
Oberstes Ziel ist es alle Personen unterzubringen. Sollte dies nicht möglich sein (z.B. weil sich
mehr Personen anmelden als das Programm insgesamt bewältigen kann), werden die Personen
abgelehnt.
4) Kann die Anmeldung meines Kindes über den zugesendeten Link noch bearbeitet
werden?
Nein, die Anmeldung ist verbindlich und kann nicht mehr bearbeitet werden. Wollen Sie noch
Änderungen vornehmen müssen Sie die Institution direkt kontaktieren.
5) Ich habe mein Kind angemeldet und ich habe eine Bestätigungs-E-Mail erhalten.
Was passiert jetzt?
Anmeldung mit Sofortbuchung
Die Bestätigungs-E-Mail enthält Ihren Zugang zum Veranstaltungspass. Dort ist aufgelistet welchen
Veranstaltungen Ihr Kind zugeteilt wurde, bei welchen es auf der Warteliste steht und bei welchen
Veranstaltungen aufgrund fehlender Plätze abgelehnt wurde.
Anmeldung mit Zuteilung
Bitte warten Sie ab, bis Sie eine E-Mail erhalten, in der Ihre Zugang zum Veranstaltungspass
enthalten ist. Dort ist aufgelistet welchen Veranstaltungen Ihr Kind zugeteilt wurde, bei welchen es
auf der Warteliste steht und bei welchen Veranstaltungen aufgrund fehlender Plätze abgelehnt
wurde.
6) Mein Kind ist für Veranstaltungen zugeteilt worden. Was muss ich jetzt machen?
Wo bezahle ich für die Veranstaltungen?
Nach der Zuteilung erhalten Sie eine E-Mail von der Institution mit einem Link zum
Veranstaltungspass. Dort sind die Veranstaltungen aufgeführt, denen Ihr Kind zugeteilt wurde und
bei denen es auf der Warteliste steht.
Ebenfalls angegeben sind die Teilnehmerbeiträge. Manche müssen bei der Institution, manche
direkt beim Veranstalter bezahlt werden. Diese Informationen entnehmen Sie dem
Veranstaltungspass. Weitere Angaben zum Bezahlungsprozess finden Sie in der E-Mail.
7) Mein Kind steht auf einer Warteliste. Wie funktioniert das Nachrückverfahren?
Wenn sich ein anderer Teilnehmer wieder abmeldet (z.B. weil er krank wird oder keine Zeit hat),
dann rücken neue Teilnehmer von der Warteliste nach. Wird Ihr Kind aufgenommen, dann erhalten
Sie eine Benachrichtigung an Ihre angegebene E-Mail-Adresse.
8) Mein Kind möchte sich von einer/mehreren Veranstaltung/en wieder abmelden.
Was muss ich tun?
Wird Ihr Kind krank oder hat es für eine Veranstaltung keine Zeit, können Sie es wieder vom
Programm abmelden. Rufen Sie dazu bei der Telefonnummer an, die die Institution in Feripro
hinterlegt hat. Eine Abmeldung innerhalb des Systems ist nicht möglich. Bitte beachten Sie: Die
Anmeldung ist verbindlich, deswegen fallen bei manchen Institutionen bei einer Abmeldung Kosten
an!
9) Ich habe keine eigene E-Mail-Adresse. Kann ich mein Kind trotzdem anmelden?
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Feripro-Handbuch
Wenn Sie keine eigene E-Mail-Adresse haben, müssen Sie sich direkt bei der Institution, per Post
oder telefonisch anmelden. Die Kontaktdaten entnehmen Sie dem jeweiligen Programm. Eine
Benachrichtigung über die Zuteilung erfolgt entweder auf dem Postweg oder per Telefon.
Veranstalter
1) Ich möchte den Teilnehmerbeitrag ändern, obwohl die Anmeldung schon läuft.
Funktioniert das?
Nein, der Teilnehmerbeitrag kann nur geändert werden, wenn der Anmeldezeitraum noch nicht
begonnen hat.
2) Ich möchte eine Liste aller Teilnehmer abrufen, die bei meiner Veranstaltung
teilnehmen. Wo finde ich diese Liste?
Von der Institution erhalten Sie einen Online-Zugang, mit dem Sie auf eine Übersicht Ihrer
Veranstaltungen und die Teilnehmerliste zugreifen können. In der Mitteilungszentrale können Sie
auch Nachrichten an alle Teilnehmer verschicken, falls die Institution Ihnen genügend Rechte
gegeben hat.
3) Ich will wissen, ob Teilnehmer meiner Veranstaltung eine Allergie o.ä. haben? Wie
können die Teilnehmer mir das mitteilen? Wo finde ich die Informationen?
Wollen Sie bestimmte Informationen von den Teilnehmern erhalten, schreiben Sie das in die
Beschreibung der Veranstaltung. Teilnehmer haben dann die Möglichkeit Ihnen diese Informationen
bei der Anmeldung zu hinterlassen.
Sie finden alle Informationen zu Allergien o.ä. in Ihrem Online-Zugang. Wählen Sie dazu eine
Veranstaltung aus. Die gesuchten Informationen finden sich in der Spalte Notizen.
4) Ich möchte meine Veranstaltung absagen. Wie informiere ich die Teilnehmer? Wie
lösche ich die Veranstaltung?
Informieren der Teilnehmer
Rufen Sie die Mitteilungszentrale in Ihrem Online-Zugang auf und verschicken Sie eine E-Mail an
die Teilnehmer der Veranstaltung, die Sie absagen möchten.
Löschen der Veranstaltung
Nehmen Sie direkten Kontakt mit Ihrer Institution auf. Diese kann die Veranstaltung für Sie löschen.
Institution
1) In der Navigationsleiste sind die falschen Links. Was mache ich jetzt?
Sollten in der Navigation nicht die erwarteten Links auftauchen, sind sie möglicherweise gerade in
der Teilnehmeransicht. Es gibt im System eine Institutionsansicht zur Verwaltung und eine
Teilnehmeransicht für Personen, die sich anmelden wollen. Durch einen Klick rechts oben in der
Navigation (auf den Pfeil) können Sie zwischen den Ansichten wechseln.
2) Wie funktioniert die Anmeldung der Teilnehmer zu den Veranstaltungen?
Für die Teilnehmer des Programms gibt es einen eigenen Bereich, über den Eltern ihre Kinder
anmelden können. Dazu müssen Sie in der Übersicht des Programms die Option
"Teilnehmeranmeldung freigeschaltet" auswählen.
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Feripro-Handbuch
Danach können Anmeldungen über die Internetseite erfolgen. Hier wird für jedes Programm eine
Übersicht dargestellt, welche Veranstaltungen besucht werden können. Alle notwendigen
Informationen zu den Veranstaltungen sind hier kompakt aufgelistet.
Die Teilnehmer können nun Veranstaltungen auswählen, die sie besuchen möchten. Anschließend
besteht die Möglichkeit, die Veranstaltungen zu priorisieren, d.h. anzugeben, welche
Veranstaltungen am liebsten besucht werden möchten. Außerdem können Gruppenwünsche
angegeben werden, die bei der Verteilung gemeinsam mit dem Teilnehmer zugeteilt werden
können. Auch Hinweise für die Veranstalter (z.B. Allergien) können hinterlegt werden. Schließlich
werden die persönlichen Daten des Teilnehmers abgefragt und nach einer Prüfung der Daten wird
die Anmeldung abgeschickt.
Zu diesem Zeitpunkt tauchen alle Angaben des Teilnehmers im System auf und können von Ihnen
eingesehen werden. Der Teilnehmer erhält eine Bestätigungs-E-Mail, in der alle Angaben nochmals
aufgeführt sind.
Sofortbuchung
Die Teilnehmer erhalten in einer Bestätigungs-E-Mail, die automatisch nach der Anmeldung
verschickt wird, direkt einen Link zu ihrem Veranstaltungspass. Diesen sollen die Eltern der
Teilnehmer nun ausdrucken, unterschreiben und Ihnen zukommen lassen, so dass Sie eine
offizielle Bestätigung der Eltern über die Anmeldung erhalten. Sie können den Erhalt der
Bestätigung anschließend im System hinterlegen.
Buchung mit Zuteilung
Die Teilnehmer erhalten in einer Bestätigungs-E-Mail, die automatisch nach der Anmeldung
verschickt wird, allgemeine Informationen zum weiteren Vorgehen. Nach der Zuteilung der
Teilnehmer verschicken Sie über die Mitteilungszentrale eine Nachricht an alle Teilnehmer (Tipp:
Verwenden Sie die Vorlage!). Diese enthält den Link zum Veranstaltungspass. Zum Abschluss der
Anmeldung sollen die Eltern der Teilnehmer nun den Veranstaltungspass ausdrucken,
unterschreiben und Ihnen zukommen lassen, so dass Sie eine offizielle Bestätigung der Eltern über
die Anmeldung erhalten. Sie können den Erhalt der Bestätigung anschließend im System
hinterlegen.
3) Wie funktioniert die automatische Zuteilung?
Der Zuteilungsalgorithmus verteilt alle Anmeldungen optimal. Oberstes Ziel ist es alle Personen
unterzubringen. Sollte dies nicht möglich sein (z.B. weil sich mehr Personen anmelden als das
Programm insgesamt bewältigen kann), werden die Personen in der Liste “abgelehnt” eingeteilt.
4) Nach der automatischen Zuteilung sind noch einige Teilnehmer übrig, die nicht
zugeteilt wurden. Wie verfahre ich mit diesen?
Sie können direkt Kontakt mit den Veranstaltern aufnehmen und nachfragen, ob diese einige
überzählige Personen trotzdem aufnehmen können. Sie können die Anmeldungen dann von Hand
einer Veranstaltung zuteilen.
5) Einige Teilnehmer haben sich nach der Zuteilung wieder abgemeldet. Wie
entferne ich die abgemeldeten Teilnehmer? Wie verteile ich die Personen auf der
Warteliste optimal auf die freien Plätze?
Wenn sich Teilnehmer telefonisch oder direkt bei Ihnen von einer Veranstaltung abmelden, können
Sie diese entfernen und durch Personen auf der Warteliste ersetzen.
Entfernen der abgemeldeten Teilnehmer
Gehen Sie zum Menüpunkt Anmeldungen, um eine Übersicht über alle zugeteilten und nicht
zugeteilten Personen zu erhalten. Wählen Sie hier die Veranstaltung aus der Liste Veranstaltungen
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Feripro-Handbuch
aus, von der sich Teilnehmer wieder abgemeldet haben. In der Spalte Zugeteilt klicken Sie auf das
Informations-Symbol, um die Person zu bearbeiten. Mit der Option Anmeldung löschen entfernen
Sie die Person endgültig aus der Veranstaltung.
Personen auf der Warteliste auf freie Plätze verteilen
Wählen Sie die gesuchte Veranstaltung aus der Liste Veranstaltungen aus. Auf der rechten Seite
sind zugeteilte Anmeldungen, die Warteliste und nicht zugeteilte Anmeldungen aufgeführt. Sie
haben nun zwei Möglichkeiten
• Sie können die Personen auf der Warteliste von Hand in die Liste Zugeteilt verschieben ODER
• Sie führen erneut die Automatische Zuteilung aus. Alle Personen auf den Wartelisten werden
vom System nun optimal verteilt. Diese Möglichkeit ist insbesondere dann sinnvoll, wenn viele
Plätze durch Absagen frei werden. Beachten Sie hier, dass die Funktion Aktuelle Zuteilung
verwerfen nicht aktiviert ist. Ansonsten werden alle Personen neu verteilt. Auch die, die schon
einer Veranstaltung zugeteilt sind.
Vergessen Sie nicht, die neu zugeteilten Personen per E-Mail zu informieren. Gehen Sie dazu in
die Mitteilungszentrale und verschicken Sie eine E-Mail an die entsprechenden Personen. Teilen
Sie auch mit, dass eventuell neue Beiträge für die Veranstaltungen bezahlt werden müssen.
Bezahlung der neu zugeteilten Veranstaltungen
Die neu zugeteilten Teilnehmer müssen eventuell einen Beitrag für die Veranstaltungen entrichten.
Wählen Sie den Teilnehmer in der Teilnehmerübersicht aus und bestätigen Sie eingegangene
Zahlungen.
6) Ich habe bei einem Teilnehmer aus Versehen angegeben, dass er schon
unterschrieben hat. Kann ich das wieder entfernen?
Wählen Sie den Teilnehmer in der Teilnehmerübersicht aus und klicken Sie dann auf Unterschrift
nicht eingegangen.
7) Einige Teilnehmer sind mit der Bezahlung und Unterschrift im Verzug. Wie kann
ich ihnen eine Erinnerung zukommen lassen?
Nutzen Sie die Mitteilungszentrale. Wählen Sie hier die entsprechenden Teilnehmer aus und
versenden Sie eine E-Mail mit der Zahlungserinnerung. Es gibt hierfür eine Vorlage, mit der Sie
automatisch alle Personen erreichen können, die im Verzug sind.
8) Ein Veranstalter (Verein etc.) möchte eine Veranstaltung absagen. Wie informiere
ich die Teilnehmer? Wie lösche ich die Veranstaltung?
Wenn die Veranstalteransicht in Ihrer Institution aktiviert ist (wenn also die Veranstalter ihre
Veranstaltungen selbst in das System eintragen können), dann können Veranstalter die Schritte
zum Absagen der Veranstaltung direkt im System vornehmen.
Ist dies nicht der Fall müssen Sie die Veranstaltung entfernen. Folgen Sie dazu den nachfolgenden
Schritten.
Informieren der Teilnehmer
Rufen Sie die Mitteilungszentrale auf und verschicken Sie eine E-Mail an die Teilnehmer der
Veranstaltung, die Sie absagen möchten. Tipp: Informieren Sie wenn nötig auch darüber, wie die
Teilnehmer einen schon bezahlten Teilnehmerbeitrag zurück bekommen können.
Löschen der Veranstaltung
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Feripro-Handbuch
Gehen Sie in das Menü Veranstaltungen und wählen Sie die zu löschende Veranstaltung aus.
Klicken Sie auf Veranstaltung entfernen und bestätigen Sie die Auswahl durch einen Klick auf
Löschen.
9) Wie melde ich Teilnehmer ohne E-Mail-Adresse an?
Anmeldung des Teilnehmers
Hat ein Teilnehmer keine eigene E-Mail-Adresse oder keinen Internetzugang, muss die Anmeldung
über die Institution eingereicht werden. Legen Sie einen Teilnehmer an, wie im Handbuch
beschrieben wird. Melden Sie ihn nun für die gewünschten Veranstaltungen an.
Geben Sie beim Anlegen des Teilnehmers im Feld E-Mail-Adresse eine E-Mail-Adresse der
Institution an, um den Benachrichtigungsprozess zu vereinfachen.
Benachrichtigung über Zuteilung
Ist die Zuteilung der Teilnehmer abgeschlossen, schicken Sie in der Mitteilungszentrale eine
Benachrichtigung an alle Teilnehmer.
Die Benachrichtigungen der Teilnehmer, die keine E-Mail-Adresse besitzen, werden der von Ihnen
zuvor angegebenen E-Mail-Adresse Ihrer Institution zugestellt. Drucken Sie die E-Mails aus und
senden Sie sie den jeweiligen Teilnehmern auf dem Postweg zu.
Alternativ können Sie diese Teilnehmer auch telefonisch benachrichtigen.
10) Was sind diese komischen kleinen Bilder und kann man die ändern?
Die kleinen Bilder sind Avatare. Mit diesen Bildern ist ein schnelleres Unterscheiden der
unterschiedlichen Institutionsbenutzer möglich. Gerade bei den letzten Änderungen kann über den
Avatar schnell erkannt werden, wer welche Änderungen vorgenommen hat.
Feripro unterstützt dabei den Open Source Service Gravatar. Über diesen Dienst kann man seine
Email-Adresse mit einem bestimmten Avatar verknüpfen. Nutzt man eine Webseite die auf diesen
Dienst zurückgreift, wird automatisch der dort eingestellte Avatar genutzt. Ist kein Avatar gewählt,
werden zufällige Bilder als Avatar genutzt.
Möchten Sie Ihren Avatar ändern, gehen Sie auf www.gravatar.com und verknüpfen Ihre
Email-Adresse mit einem beliebigen Avatar.
11) Wie kann ich Teilnehmer benachrichtigen die ihren Veranstaltungspass noch
nicht gesehen haben?
Sie können in der Mitteilungszentrale im zweiten Schritt auswählen welche Teilnehmer Sie
anschreiben wollen. Unter anderem gibt es dort die Einschränkung Veranstaltungspass noch nicht
gesehen. In den weiteren Schritten fahren Sie dann wie gewohnt fort.
Fragen an die Entwickler
1) Die Teilnehmer kommen mit dem System nicht zu recht.
Sollten Sie bemerken, dass Ihre Teilnehmer unsicher sind, wie das System zu benutzen ist oder bei
der Benutzung Schwierigkeiten auftreten, so geben Sie die Probleme bitte möglichst genau an uns
weiter. Dank Ihrer Rückmeldung können wir Feripro verbessern und für Sie und Ihre Teilnehmer
noch angenehmer gestalten. Kontaktieren Sie uns per E-Mail und teilen Sie uns Ihre Wünsche mit.
2) Ich habe das Gefühl, dass etwas nicht richtig funktioniert oder dass ein Fehler
vorliegt.
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Feripro-Handbuch
Bitte beschreiben Sie uns möglichst genau, wann und wo der Fehler bei Ihnen auftritt. Wir kümmern
uns so schnell wie möglich um die Behebung der Fehlfunktion. Kontaktieren Sie uns per E-Mail und
teilen Sie uns Ihre Wünsche mit.
3) Ich habe Verbesserungsvorschläge oder Funktionswünsche für die Software.
Großartig! Durch Ihr Feedback können wir Feripro noch besser und damit die Arbeit für Sie
angenehmer machen. Kontaktieren Sie uns per E-Mail und teilen Sie uns Ihre Wünsche mit.
4) Ich habe ein dringendes Problem und brauche sofort Hilfe!
In diesem Fall erreichen Sie uns am besten telefonisch unter folgender Festnetznummer:
07127 799118
In weniger dringenden Fällen kontaktieren Sie uns ganz bequem per E-Mail. Wir melden uns dann
umgehend bei Ihnen!
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