Reference Case Collaborative solution PAUL SCHERRER INSTITUT VERWENDET SHAREPOINT FÜR DIE ABWICKLUNG DER BESTELLUNGEN UND BUDGETIERUNG Kundenprofil Ausgangslage Das Paul Scherrer Institut „PSI“ ist das grösste Forschungszentrum für Natur- und Ingenieurwissenschaften in der Schweiz. Sie betreiben Spitzenforschung in den Bereichen Materie und Material, Mensch und Gesundheit sowie Energie und Umwelt. Durch Grundlagen- und angewandte Forschung arbeitet das Institut an nachhaltigen Lösungen für zentrale Fragen aus Gesellschaft, Wirtschaft und Wissenschaft. Das Paul Scherrer Institut stand vor der Herausforderung, für definierte Anwendungen eine einfache und flexible Lösung zu beschaffen um gegenüber dem ERP- System eine gewisse Autonomität zu erlangen. Zu berücksichtigen gilt, dass das ERP das führende System bleibt. Lösung Die Lösung zeichnet sich durch folgende Erfolgsfaktoren aus: In einem ersten Schritt wurde eine einheitliche Datenschicht „ADM Infrastruktur“ aufgebaut. Diese stellt die Kommunikation zwischen SAP und den verschiedenen Anwendungen sicher. In der „ADM-Datenbank“ werden die SAP-Stammdaten in eine verständliche und normalisierte Form transferiert. Diese stellt die ADM-Daten zur Verarbeitung den Client Applikationen zur Verfügung. Über den ADM Web Service greifen die Applikationen auf die ADM-Daten zu. Der Web-Service ist mit der ASP. NET Web API Technologie implementiert und erlaubt somit dem Einsatz von verschiedenen Technologien. Das Berechtigungssystem erlaubt nur autorisierten Mitarbeitern den Zugriff auf die sensiblen Daten. www.insentia.ch Clients BudjetWeb Klienbestellung Chemie Bestellung ADM Web Serivces ADMD8 SAP (BIT) Andere.. Reference Case Collaborative solution BudgetWeb Das BudgetWeb ist eine „kollaborative“ Applikation für die Erfassung des Budgets des Instituts. Die Applikation hat zum Ziel, alle Abteilungen in der Erfassung des Budgets zu unterstützen. Während des ganzen Budgetzyklus sind die Zahlen transparent einsehbar. Budgetdetaillierung Projekt Proscan Plus Nach der Genehmigung werden die Budgetdaten an SAP übermittelt. Die relevantesten Budgetdaten sind während der ganzen Budgetierungsphase „live“ als Berichte und Grafiken in SharePoint einsehbar. Die Erfassung des Budgets, erfolgt Projekt orientiert. Das BudgetWeb ist in der Lage, die Budgetdaten der verschiedensten Organisationsebenen wie Bereich, Abteilung aber auch nach Kostenstelle aufgeschlüsselt darzustellen. Eine grosse Anzahl von Projekten wird jedes Jahr budgetiert, der Prozess ist papierlos, sicher und effizent. Die wirksame Budgetüberwachung erlaubt ein schnelles erkennen von Budgetüberschreitungen und gewährleistet ein proaktives Eingreifen durch den Mitarbeiter. Pro Jahr werden mehrere tausend Projekte über das BudgetWeb erfasst. Kleinbestellung Die Anwendung „Kleinbestellung“ erlaubt es den Mitarbeitern Waren bis zu einem begrenzten Betrag (CHF 2‘000.-) via Intranet zu bestellen. Die Bestellung erfolgt über ein elektronisches Formular, welches auf die ADM-Daten zugreift. Dieses Vorgehen erlaubt die Validierung der Felder. Die Mitarbeiter werden für die Genehmigung und Freigabe der Bestellung durch einen Workflow unterstützt. Die abgeschlossene Bestellung wird direkt an den Lieferanten als PDF via E-Mail gesendet und ins SAP abgelegt. Die Lösung ist mehrsprachig und wurde mit SharePoint/ InfoPath realisiert. Es werden ca. 30‘000 Bestellungen pro Jahr erstellt. Bestellung von Chemikalien Die Anwendung für die Bestellung von Chemikalien bringt neben einer wirkungsvolle Bestellabwicklung von gefährlichen Substanzen, den grossen Vorteil mit, dass die von den Sicherheitsvorschriften geforderte Nachvollziehbarkeit gewährleistet ist. Das Genehmigungsverfahren wird durch einen Workflow unterstützt. Durch eine Anbindung der Lieferanten wird der Artikelstamm automatisch aktualisiert. Die Lösung ist mehrsprachig und wurde mit SharePoint/InfoPath Nintex workflow realisiert. www.insentia.ch Genève Pré de la Fontaine 19 CH - 1217 Meyrin T: +41 (0)22 719 86 90 Lausanne Avenue de Provence 4 CH - 1007 Lausanne T: +41 (0)21 623 86 90 Bern Talstrasse 3 CH - 3053 Münchenbuchsee T: +41 (0)31 868 45 90 Zürich Glatt Tower CH - 8301 Glattzentrum T: +41 (0)43 466 30 90