PAUL SCHERRER INSTITUT VERWENDET

Reference Case Collaborative solution
PAUL SCHERRER INSTITUT VERWENDET SHAREPOINT FÜR
DIE ABWICKLUNG DER BESTELLUNGEN UND BUDGETIERUNG
Kundenprofil
Ausgangslage
Das Paul Scherrer Institut „PSI“ ist das grösste
Forschungszentrum für Natur- und Ingenieurwissenschaften in der Schweiz. Sie betreiben Spitzenforschung
in den Bereichen Materie und Material, Mensch
und Gesundheit sowie Energie und Umwelt. Durch
Grundlagen- und angewandte Forschung arbeitet das
Institut an nachhaltigen Lösungen für zentrale Fragen aus
Gesellschaft, Wirtschaft und Wissenschaft.
Das Paul Scherrer Institut stand vor der Herausforderung,
für definierte Anwendungen eine einfache und flexible
Lösung zu beschaffen um gegenüber dem ERP- System
eine gewisse Autonomität zu erlangen. Zu berücksichtigen
gilt, dass das ERP das führende System bleibt.
Lösung
Die Lösung zeichnet sich durch folgende Erfolgsfaktoren
aus:
In einem ersten Schritt wurde eine einheitliche
Datenschicht „ADM Infrastruktur“ aufgebaut. Diese stellt
die Kommunikation zwischen SAP und den verschiedenen
Anwendungen sicher. In der „ADM-Datenbank“ werden die
SAP-Stammdaten in eine verständliche und normalisierte
Form transferiert. Diese stellt die ADM-Daten zur
Verarbeitung den Client Applikationen zur Verfügung.
Über den ADM Web Service greifen die Applikationen
auf die ADM-Daten zu. Der Web-Service ist mit der ASP.
NET Web API Technologie implementiert und erlaubt
somit dem Einsatz von verschiedenen Technologien.
Das Berechtigungssystem erlaubt nur autorisierten
Mitarbeitern den Zugriff auf die sensiblen Daten.
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Clients
BudjetWeb Klienbestellung
Chemie
Bestellung
ADM Web Serivces
ADMD8
SAP (BIT)
Andere..
Reference Case Collaborative solution
BudgetWeb
Das BudgetWeb ist eine „kollaborative“ Applikation für
die Erfassung des Budgets des Instituts.
Die Applikation hat zum Ziel, alle Abteilungen in der
Erfassung des Budgets zu unterstützen. Während
des ganzen Budgetzyklus sind die Zahlen transparent
einsehbar.
Budgetdetaillierung Projekt Proscan Plus
Nach der Genehmigung werden die Budgetdaten an SAP
übermittelt. Die relevantesten Budgetdaten sind während
der ganzen Budgetierungsphase „live“ als Berichte und
Grafiken in SharePoint einsehbar. Die Erfassung des
Budgets, erfolgt Projekt orientiert. Das BudgetWeb
ist in der Lage, die Budgetdaten der verschiedensten
Organisationsebenen wie Bereich, Abteilung aber auch
nach Kostenstelle aufgeschlüsselt darzustellen. Eine
grosse Anzahl von Projekten wird jedes Jahr budgetiert,
der Prozess ist papierlos, sicher und effizent. Die
wirksame Budgetüberwachung erlaubt ein schnelles
erkennen von Budgetüberschreitungen und gewährleistet
ein proaktives Eingreifen durch den Mitarbeiter.
Pro Jahr werden mehrere tausend Projekte über das
BudgetWeb erfasst.
Kleinbestellung
Die Anwendung „Kleinbestellung“ erlaubt es den
Mitarbeitern Waren bis zu einem begrenzten Betrag (CHF
2‘000.-) via Intranet zu bestellen.
Die Bestellung erfolgt über ein elektronisches Formular,
welches auf die ADM-Daten zugreift. Dieses Vorgehen
erlaubt die Validierung der Felder. Die Mitarbeiter
werden für die Genehmigung und Freigabe der Bestellung
durch einen Workflow unterstützt. Die abgeschlossene
Bestellung wird direkt an den Lieferanten als PDF via
E-Mail gesendet und ins SAP abgelegt.
Die Lösung ist mehrsprachig und wurde mit SharePoint/
InfoPath realisiert.
Es werden ca. 30‘000 Bestellungen pro Jahr erstellt.
Bestellung von Chemikalien
Die Anwendung für die Bestellung von Chemikalien bringt neben einer wirkungsvolle Bestellabwicklung von gefährlichen
Substanzen, den grossen Vorteil mit, dass die von den Sicherheitsvorschriften geforderte Nachvollziehbarkeit
gewährleistet ist. Das Genehmigungsverfahren wird durch einen Workflow unterstützt.
Durch eine Anbindung der Lieferanten wird der Artikelstamm automatisch aktualisiert.
Die Lösung ist mehrsprachig und wurde mit SharePoint/InfoPath Nintex workflow realisiert.
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