Proceso Administrativo
Fascículo 7 1 Proceso Administrativo Semestre 3 Proceso administrativo Proceso administrativo Semestre 3 Proceso administrativo Tabla de contenido Introducción Conceptos previos Mapa conceptual fascículo 7 Logros La Dirección La Dirección Administrativa Página 1 1 2 3 3 5 Elementos de la Dirección Principios de la Dirección 7 9 Principio de la coordinación de intereses Principio de la impersonalidad del mando Principio de la vía jerárquica Principio de la resolución de conflictos Principio del aprovechamiento del conflicto La comunicación Proceso de la comunicación 9 9 10 11 11 12 12 La autoridad y el liderazgo Tipos de autoridad Autoridad formal Autoridad operativa Autoridad técnica Autoridad personal Los elementos del mando Formas de mando Liderazgo 15 16 16 16 17 17 17 18 19 Estilos de liderazgo La motivación Actividad de trabajo colaborativo Resumen Bibliografía recomendada Nexo Seguimiento al autoaprendizaje 20 22 26 27 27 28 29 Créditos: 3 Tipo de asignatura: Teórico – Práctica Semestre 3 Proceso administrativo Copyright©2008 FUNDACIÓN UNIVERSITARIA SAN MARTÍN Facultad de Universidad Abierta y a Distancia, “Educación a través de Escenarios Múltiples” Bogotá, D.C. Prohibida la reproducción total o parcial sin autorización por escrito del Presidente de la Fundación. La actualización de este fascículo estuvo a cargo de FANNY RODRÍGUEZ FONSECA Tutora Programa Administración de Empresas Sede Bogotá, D.C. Revisión de estilo y forma; ELIZABETH RUIZ HERRERA Directora Nacional de Material Educativo. Diseño gráfico y diagramación a cargo de SANTIAGO BECERRA SÁENZ ORLANDO DÍAZ CÁRDENAS Impreso en: GRÁFICAS SAN MARTÍN Calle 61A No. 14-18 - Tels.: 2350298 - 2359825 Bogotá, D.C., octubre de 2009. Proceso administrativo Semestre 3 Proceso administrativo 1 Introducción Las áreas de actividades o áreas de responsabilidad, departamentos o divisiones, están en relación directa con las funciones básicas realizadas por la empresa, a fin de lograr sus objetivos. Aunque las empresas cuentan con los recursos necesarios para su funcionamiento y con el personal calificado para desarrollar las funciones, es indispensable la existencia de una cabeza líder encargada de dirigir y coordinar las actividades y procesos que se realicen en torno a la organización. En consecuencia, la Dirección es otro de los procesos admistrativos que determina los lineamientos encargados de guiar y supervisar a los subordinados, de acuerdo con las políticas y las metas de la organización. Conceptos previos Antes de abordar el estudio del presente fascículo, es importante que repase algunos conceptos estudiados anteriormente, para ello responda las siguientes preguntas y socialícelas con el tutor. 1. ¿Que es Planeación? y ¿cuál es su importancia? 2. ¿Qué es la observación ambiental y cuál es su relación con la función y/o proceso administrativo? 3. ¿Cómo se relaciona la observación ambiental con las proyecciones? 4. Enuncie cuatro tipos de presupuestos. 5. ¿Cuál es el sentido de la departamentalización? 6. ¿Qué papel juega el Recurso Humano en la labor directiva? Fascículo No. 7 Semestre 3 Proceso administrativo Proceso administrativo Mapa conceptual fascículo 7 DIRECCIÓN responde por El cumplimiento de objetivos, políticas y estrategias orientadas a mantener una gestión administrativa, humana, tecnológica, financiera y operativa. se realiza por medio de La Dirección Administrativa Los elementos de la Dirección consta de Principios de la Dirección son Grupo humano que determina los objetivos, elabora planes y programas y considera las metas por alcanzar en el tiempo y espacio adecuados. se clasifican en Coordinación de Intereses Responsabilidad Impersonalidad de mando Entorno Vía Jerárquica Resolución de conflictos Análisis del Personal Aprovechamiento del conflicto se canaliza a través de La Comunicación aprovechando Autoridad Liderazgo Motivación por LA GERENCIA DE RECURSOS HUMANO (GRH) Proceso administrativo 2 Fascículo No. 7 Semestre 3 Proceso administrativo Logros Al finalizar el estudio del presente fascículo, el estudiante estará en capacidad de: Definir la naturaleza de la Dirección y el liderazgo explicando los principios básicos de Dirección. Definir la comunicación explicando sus principios básicos. Enumerar los diferentes estilos de liderazgo. Explicar el proceso de motivación. La Dirección La Dirección es aquel elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de todo lo planeado por medio de la autoridad del administrador, ejercida con base en decisiones, ya sea tomadas directamente o delegando dicha autoridad. Igualmente responde por el cumplimiento de objetivos, políticas y estrategias orientadas a mantener una gestión administrativa, humana, tecnológica, financiera y operativa. La dirección es la parte esencial y central de la administración, a la cual se deben subordinar y ordenar todos los demás elementos. De esta forma, las organizaciones pueden ser miradas como entes capaces de actuar por sí solos, esto es como sistemas autogobernados. Y como todo sistema autogobernado presentan dentro de su estructura interna distintos componentes u órganos con funciones muy específicas entre las que sobresalen un sistema dirigente y un subsistema dirigido. Al subsistema dirigente le corresponde desarrollar, por naturaleza, funciones muy definidas. Al mismo tiempo establece determinadas relaciones con los otros componentes del sistema que hacen parte de toda la organización, particularmente, los que constituyen el subsistema dirigido y de manera especial consigo mismo. Desde una perspectiva general, la función Dirección puede definirse como un proceso de adecuación del sistema (organización) con la ley general que rige en el ambiente concreto. Fascículo No. 7 Semestre 3 3 Proceso administrativo Proceso administrativo Este es el punto central y más importante de la administración, pero quizá en el que existen mayor número de discrepancias, aunque éstas sean accidentales. Así, por ejemplo, unos llaman a este elemento actuación, otros ejecución. Terry define la actuación como “hacer que todos los miembros del grupo se propongan lograr el objetivo, de acuerdo con los planes y la organización, hechos por el jefe administrativo”. Por su parte, Koontz y O´Donnell adoptan el término dirección, definiéndola como “la función ejecutiva de guiar y vigilar a los subordinados”. Fayol define la dirección indirectamente al señalar: “una vez constituido el grupo social, se trata de hacerlo funcionar: tal es la misión de la dirección, la que consiste para cada jefe en obtener los máximos resultados posibles de los elementos que componen su unidad, en interés de la empresa”. Desde el punto de vista administrativo la dirección es “la función ejecutiva de guiar y supervisar a los subordinados. Su propósito principal es enseñarles, darles información necesaria para sus labores, revisar los trabajos y sus métodos y tomar la acción que permita la mejor realización”. Es decir, un proceso que concilia los intereses particulares con los objetivos sociales, a través de la relación estrecha entre las personas que ejercen funciones de autoridad y mando con los demás integrantes de la organización. La función dirección ejercida en las organizaciones sociales se distingue de la que se ejerce en otros sistemas porque busca de manera consciente (voluntaria) la modificación de cualquiera de sus componentes; de sus normas, de sus procesos, etc., en otras palabras, busca el cambio de cualquier circunstancia limitante tanto en el medio ambiente como en la estructura interna de la organización social, para suscitar una ampliación o reducción de su capacidad hacedora. Proceso administrativo 4 Fascículo No. 7 Semestre 3 Proceso administrativo Así que, la dirección opera básicamente en tres sentidos: En la dirección de sistemas de máquinas, procesos tecnológicos y de investigación científica que tienden a ampliar la capacidad de dominio del hombre sobre la naturaleza. La dirección de colectividades humanas, enlazadas a través de determinadas relaciones y que tienden a cumplir cierto objetivo. En la dirección de los procesos que se producen en los organismos vivos, de los cuales se sirve el hombre para procurarse lo que necesita para vivir o mantener el equilibrio entre la materia viva. La Dirección Administrativa La Dirección Administrativa es un proceso mediante el cual el grupo humano realiza el esfuerzo de determinar objetivos, y, concomitante con ellos, elabora planes, programas y considera las metas por alcanzar en el tiempo y en el espacio. De esta manera, las personas que asumen el papel de directivos, y quienes lo secundan, adquieren compromisos de hacer o no un conjunto de tareas interrelacionadas que se constituyen en medios para alcanzarlos. En este marco, los objetivos son aspiraciones, puntos predeterminados conocidos de antemano, hacia donde apuntan los esfuerzos del grupo social, empeñados en alcanzarlos y los cuales deberán ser compartidos por los diferentes miembros individuales. Así pues, la naturaleza de estos objetivos es subjetiva, es decir, inicialmente sólo tienen una existencia ideal, y sobre ellos se toman decisiones que son también subjetivas, puesto que muchas de éstas se consideran en condiciones de incertidumbre y tienen diferentes probabilidades de contribuir a lograrlos. La naturaleza incierta de algunos objetivos desliga a las personas que realizan las tareas directivas, y a los subordinados en la evaluación Fascículo No. 7 Semestre 3 5 Proceso administrativo Proceso administrativo periódica de los resultados, en función de los objetivos que se pretenden alcanzar, con miras a la identificación de las posibles desviaciones y a ejecutar las correcciones que sean necesarias. Al mismo tiempo, los resultados alcanzados son evaluados a la luz de los intereses y aspiraciones de cada uno de los miembros de la organización que están involucrados en conseguirlos, lo que exige integrarlos emocionalmente para mantener la motivación y que no surja desconcierto, cunda el pesimismo, afectando necesariamente la empresa. Para alcanzar objetivos no solamente se requiere de un adecuado proceso de elaboración de planes, desarrollo de programas, asignación de responsabilidades, fijación de plazos y asignaciones de recursos, sino de una permanente motivación. El directivo necesita conocer y entender a los subordinados quienes, en su doble condición: deben ser personas con sus propias necesidades e intereses y ser miembros de la organización que participan con mayor o menor efectividad para alcanzar el éxito. Figura 7.1 No importa qué tan bien realice su trabajo, un superior buscará modificar los resultados. Imagen tomada de: www.wooowinteractive.com/.../handshake.gif Uno de los aspectos que todo Director o Administrador debe tener en cuenta para dirigir y organizar a su personal de tal forma que trabaje en forma sinérgica para el logro de los objetivos, es lograr un ambiente de trabajo participativo y colaborativo en el que cada funcionario desarrolle sentido de pertenencia hacia la empresa y sus acciones estén encaminadas al logro de los objetivos organizacionales. Proceso administrativo 6 Fascículo No. 7 Semestre 3 Proceso administrativo La anterior situación se conoce como trabajo en equipo y además de facilitar el logro de objetivos, es un factor de motivación por cuanto permite al personal sentirse acompañado y apoyado en sus labores. Esta forma de trabajo tiene varias ventajas a saber: Hace énfasis en las personas y no en las actividades Contrarresta las debilidades de unos integrantes por medio de las fortalezas de otros Las empresas dejan de depender de las personas como individuos Genera actitud positiva en las personas y sentido de pertenencia Aumenta la productividad, reduce errores, mejora la calidad El director debe tener en cuenta ciertos aspectos para dirigir adecuadamente el trabajo en equipo: Entender que el trabajo en el equipo se refiere a trabajar eficientemente y productivamente con otras personas. Sensibilizar a su personal para aceptar las diferencias existentes entre los miembros del equipo. Resolver los conflictos y sacar provecho de ellos en beneficio de todos. Coordinar las actividades de los empleados y lograr que estén en sintonía, es decir, que todos conozcan y manejen la misma información referente a sus labores, a la empresa y a sus clientes. Desarrollar una atmósfera de confianza con su grupo de empleados sin perder el control sobre ellos. Elementos de la Dirección Una adecuada dirección requiere de tres elementos esenciales: La responsabilidad. En el fascículo 4 se abordó el principio de autoridad, en el cual identificó que la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte; en ese sentido el director se responsabiliza por el Fascículo No. 7 Semestre 3 7 Proceso administrativo Proceso administrativo cumplimiento de los objetivos de su área lo que implica dar cuenta del desempeño y resultados de cada persona de su equipo de trabajo. Por consiguiente, es relevante establecer pautas y directrices de comportamiento organizacional, las cuales surgen de las acciones del directivo y servirán de modelo para los subalternos. El Entorno. El ambiente que rodea el trabajo de las personas debe estar caracterizado por situaciones agradables que los motiven para hacer su mayor esfuerzo en el logro de los objetivos de la empresa; entonces el directivo debe diseñar incentivos y estrategias de motivación garantizando el cumplimiento de lo esperado. Un ambiente adecuado de trabajo debe brindar las condiciones y recursos pertinentes para el desarrollo exitoso de las actividades empresariales, de tal forma que cumpla con las expectativas de los trabajadores y en consecuencia de la organización. El ambiente propicio de trabajo tiene relación directa con la motivación. Análisis de Personal: se mencionó anteriormente que el director es responsable por el desempeño de sus subordinados, así pues, es imprescindible realizar evaluación y análisis de desempeños y comportamientos. Este proceso inicia con la selección adecuada del personal. 7.1 1. ¿Cuál es la importancia de la dirección sobre los demás elementos y/o funciones de la Administración? 2. Realice un cuadro sinóptico que dé cuenta de los elementos de la dirección. 3. Explique en una página en qué consiste la Dirección Administrativa. 4. Consulte definiciones de la función de dirección y con los resultados de su consulta construya una definición. Proceso administrativo 8 Fascículo No. 7 Semestre 3 Proceso administrativo Principios de la dirección Para alcanzar una dirección adecuada y eficiente que permita que el grupo y en general la organización alcance los planes propuestos, se debe cumplir con los siguientes principios fundamentales en la función de Dirección. Principio de la coordinación de intereses “El logro del fin común se hará más fácil cuanto mejor se logren coordinar los intereses del grupo y aún los individuales de quienes participan en la búsqueda de aquél”. La subordinación de las actividades de cada departamento, sección y persona al fin general, no puede significar en forma alguna la supresión o pérdida de los legítimos intereses de cada persona, ya que precisamente es para lograr mejorar en éstos para lo que se consintió entrar a formar parte de la empresa y subordinar su actividad a ella. Por ello, comete un grave error quien ejerce el mando con la idea de que la máxima eficiencia se obtiene sacrificando los intereses particulares o individuales en aras del fin general, con lo cual sólo se conseguirá disminuir la colaboración y la coordinación. El gran reto del administrador radica en lograr que todos persigan el interés común, haciendo que vean que de esa manera obtienen mejor sus fines particulares. Principio de la impersonalidad del mando “La autoridad en una empresa debe ejercerse más como producto de una necesidad de todo el organismo social que como resultado exclusivo de la voluntad del que manda”. Así como es natural la tendencia a mandar e imponer la voluntad propia sobre los demás, es igualmente natural el rechazo a recibir la imposición Fascículo No. 7 Semestre 3 9 Proceso administrativo Proceso administrativo de otros. Por ello, cuanto más se impersonalice la orden, presentándola más bien como una exigencia que la situación concreta impone por igual a quien manda para exigir y a quien obedece a cumplir, dicha orden será mejor obedecida. Principio de la vía jerárquica Al transmitirse una orden deben seguirse los conductos previamente establecidos, y jamás omitirlos sin razón ni en forma constante. Cuando ocurre esto último se produce una lesión en el prestigio y la moral de los jefes intermedios, pérdida o debilitamiento de su autoridad, desconcierto de los subordinados y, sobre todo, se da lugar a la duplicidad del mando. Figura 7.2 Si se le dan dos órdenes contradictorias, obedezca las dos. Imagen tomada de: www.igooh.com/uc/in/36810.gif Cuando circunstancias especiales y extraordinarias exijan que un jefe superior dé órdenes directamente sin pasarlas a través de los jefes intermedios, debe explicarse la razón de haber tomado esa medida excepcional y notificarla inmediatamente a los jefes intermedios para que la tomen en cuenta y se evite la duplicidad de mando. De esta manera, al presentarse la situación de requerir romper la vía jerárquica, deben reunirse las siguientes circunstancias: Que realmente la orden sea tan importante que amerite romper los canales establecidos. Que ocurra en forma excepcional y extraordinaria; de lo contrario, si el salto de los jefes intermedios estuviera dándose constantemente, en Proceso administrativo 10 Fascículo No. 7 Semestre 3 Proceso administrativo realidad ello significaría que los jefes inferiores son innecesarios o que se les considera no preparados para su puesto. Que de preferencia la orden se dé en presencia de éstos y explicando lo excepcional y trascendental de la orden, lo que justificará el rompimiento de la vía jerárquica. Principio de la resolución de conflictos Los conflictos que aparezcan deben resolverse lo más pronto posible y de modo que, sin lesionar la disciplina, produzca el menor disgusto a las partes. Es mejor resolver los conflictos con prontitud, aún cuando la solución no siempre satisfaga a todos; es mejor este daño que la incertidumbre y permanencia del conflicto. Así pues, es contrario a la eficiencia administrativa dejar que los problemas se resuelvan por sí solos con el transcurso del tiempo. Principio del aprovechamiento del conflicto Debe aprovecharse el conflicto para forzar el encuentro de soluciones. Mary Parker Follet divide la forma de resolver los conflictos en tres: Por dominación: cuando una de las partes en conflicto obtiene todo lo que deseaba, con base en la pérdida correspondiente de la otra de sus pretensiones. Por compromiso o conciliación: cuando ambas partes solucionan su conflicto cediendo cada una, parte de sus pretensiones. Por integración o coordinación: cuando ambas partes logran realizar de manera íntegra sus pretensiones, aparentemente antagónicas o irreductibles, con base en un replanteamiento del problema el cual permita ver que la aparente disyuntiva no es completa, sino que hay más posibilidades. Fascículo No. 7 Semestre 3 11 Proceso administrativo Proceso administrativo 7.2 1. Represente en un cuadro sinóptico los principios fundamentales de la dirección. 2. Explique brevemente la importancia del principio de la impersonalidad de mando. 3. Exprese mediante un ejemplo la importancia del principio de la vía jerárquica. En el mundo empresarial la comunicación es parte fundamental, puesto que no hay en la empresa ninguna otra actividad de carácter trasversal. Igualmente, la comunicación influye en el buen funcionamiento y desarrollo de las organizaciones, ya que a través de ella los directivos pueden canalizar los objetivos de una organización. En este orden de ideas, a continuación se abordará la comunicación. La comunicación La comunicación es un proceso basado en la interacción mediante el cual los conocimientos, tendencias y sentimientos son conocidos por otros. Para que exista comunicación debe existir un emisor, un receptor, un mensaje y un canal a través del cual se enviará el mensaje. Si alguno de estos elementos falla, se dice que se ha producido una interferencia y no podrá establecerse la comunicación. Proceso de la comunicación Antes de que se lleve a cabo la comunicación, debe existir un propósito expresado como mensaje a transferir. Este pasa entre una fuente (emisor) y un receptor. El mensaje se convierte en forma simbólica (denominada codificación) y pasa a través de algún medio (canal) hacia el receptor, quien vuelve a traducir el mensaje del emisor (denominado esto decodificación). El resultado es la transferencia de la significación de una persona a otra. Proceso administrativo 12 Fascículo No. 7 Semestre 3 Proceso administrativo La figura 7.3 representa el proceso de comunicación. Este modelo consta de 7 etapas: (1) La fuente de comunicación, es decir el mismo emisor. (2) El mensaje, que es un propósito a transmitir. (3) La codificación, que es la conversión en símbolos. (4) El canal, o sea el medio por el cual viaja un mensaje. (5) La decodificación, que es volver a traducir el mensaje del emisor. (6) El receptor, persona o personas quienes reciben el mensaje. (7) La retroalimentación, que es el hacer saber al emisor que el mensaje fue comprendido. RUIDO FUENTE Mensaje RUIDO Mensaje CODIFICACIÓN RETROALIMENTACION RUIDO Mensaje DECODIFICACIÓN RECEPTOR Mensaje RUIDO Figura 7.3 Proceso de comunicación. Todo este proceso es susceptible al ruido, es decir, los disturbios y otros factores que interfieren. En este sentido, se denomina ruido a cualquier perturbación experimentada por la señal en el proceso de comunicación, o sea, a cualquier factor que dificulte o impida el adecuado funciona-miento de sus elementos. De conformidad con el proceso planteado en la figura 7.3, los sistemas de comunicación se pueden clasificar así: Por razón de los canales que sigue y de su contenido, la comunicación se divide en formal e informal. La primera lleva un contenido deseado u ordenado por la empresa a través de los canales señalados por ésta. La Fascículo No. 7 Semestre 3 13 Proceso administrativo Proceso administrativo informal, por el contrario, no se refiere a las cosas que la empresa desea comunicar ni sigue los canales fijados. Por razón del receptor: puede ser individual o genérica, según vaya dirigida a una persona concreta o a un grupo en general. Por razón de la obligatoriedad que se espera en la respuesta, puede ser imperativa, exhortativa o informativa. La primera exige una respuesta precisa: una acción, una omisión, un cambio de actividad. La segunda sugiere y espera alguna acción, sin imponerla obligatoriamente. La tercera simplemente comunica algo, sin señalar en concreto nada que se espere, al menos en un plazo inmediato. Por razón de su forma puede ser oral, escrita o gráfica. Por su sentido puede ser vertical u horizontal, dependiendo de si se realiza dentro de una línea de mando o entre varias líneas. La primera se divide en descendente o ascendente. La comunicación vertical descendente está formada por: Políticas Reglas Instrucciones Órdenes Informaciones La comunicación vertical ascendente puede comprender: Proceso administrativo 14 Reportes Informes Sugerencias Quejas Entrevistas Respuestas a encuestas de actitud, etc. Fascículo No. 7 Semestre 3 Proceso administrativo La comunicación horizontal comprende: Juntas Comités Consejos Mesas redondas Asambleas, paneles, seminarios, etc. 7.3 1. Explique la importancia de la comunicación en el Proceso Administrativo. 2. Consulte cuáles son las principales barreras de la comunicación. 3. Describa brevemente la importancia y las limitaciones de cada tipo de comunicación. Dé dos ejemplos de cada tipo de comunicación implementada en una empresa de su región. La Autoridad y el Liderazgo Algunos definen la autoridad como “la facultad o derecho de mandar y la obligación correlativa de ser obedecido por otros”. De hecho, quien decide es el que tiene la autoridad; el criterio práctico para saber en quien radica la autoridad es conocer quien toma las decisiones que son obedecidas, aunque quien las tomó no ejerza autoridad. En consecuencia, el mando es el ejercicio por la autoridad respecto a cada función determinada; puede decirse que es la autoridad puesta en acto. Así surge el problema de cuál es el origen de la autoridad de la empresa. Suelen mencionarse tres: El convenio La propiedad de los bienes productivos El régimen económico - social imperante. Parece evidente que el origen inmediato de la autoridad debe buscarse en el convenio, ya que si no existe un contrato de trabajo o de sociedad (en la administración privada) no se explica cómo una persona adquiere Fascículo No. 7 Semestre 3 15 Proceso administrativo Proceso administrativo autoridad sobre los demás. Sin embargo, prevalece el problema de determinar por qué en la empresa actual es el empresario social capitalista quien ejerce la autoridad, y eso tiene que fundarse en el hecho de ser él quien tiene el derecho de propiedad de la misma, evidentemente con base en el sistema económico que reglamenta los contratos de trabajo y sociedad. Tipos de autoridad En materia de autoridad es importante tener presente la forma como tradicionalmente se le clasifica en la empresa. 1. Autoridad Jurídica Es otorgada a los individuos por la empresa con el objeto de que puedan contar con el poder suficiente para exigir el cumplimiento de tareas. Se clasifican a su vez en: a. Autoridad formal: Es ejercida por el jefe sobre los subordinados creando una cadena desde la cúspide hasta el último nivel de la empresa. Cualquier alteración en ella hace nulo el ejercicio de poder. Desde la autoridad formal se distinguen tres tipos a saber: autoridad funcional, autoridad en línea y autoridad de staff. b. Autoridad operativa: Es la facultad para decidir sobre las acciones propias, por ejemplo: la autoridad del jefe de personal para diseñar el mecanismo de contratación, o la decisión del jefe de compras para adquirir un proveedor. Conviene anotar que este tipo de autoridad se ejerce sobre los actos y no sobre las personas. (Ver fascículo 5) Proceso administrativo 16 Fascículo No. 7 Semestre 3 Proceso administrativo 2. Autoridad Moral La otorgan los conocimientos, la experiencia, el prestigio, etc. Se impone por convencimiento y se puede dividir en: a. Técnica: Es aquella que se tiene en razón de la experiencia, el prestigio y la capacidad que dan ciertos conocimientos, teóricos o prácticos, que una persona posee en determinada materia. Es la autoridad del profesional, del técnico o del experto, cuyas opiniones se admiten por reconocerles capacidad y pericia. Es la que fundamentalmente sostiene a los jefes staff. b. Personal: La que poseen ciertas personas en razón de sus cualidades morales, sociales, psicológicas, etc., que las hace adquirir un ascendiente indiscutible sobre los demás, aún sin haber recibido autoridad formal alguna. Prácticamente se identifica con el liderazgo. Funcional Formal JURÍDICA Staff (Se impone por AUTORIDAD Obligación) Lineal Operativa Técnica MORAL (Se impone por Convencimiento) Personal Figura 7.4 Tipos de autoridad. Los elementos del mando El poder de mandar necesariamente incluye tres elementos: Fascículo No. 7 Semestre 3 17 Proceso administrativo Proceso administrativo 1) Determinar lo que debe hacerse 2) Establecer cómo debe hacerse 3) Vigilar que lo que debe hacerse se haga Algunos autores llaman a estas tres funciones: directiva a la primera, propiamente administrativa o ejecutiva a la segunda y supervisora a la tercera. Formas de mando Se distinguen dos formas básicas para ejercer el mando: Órdenes: consiste en el ejercicio de la autoridad por el que un superior transmite a un inferior, subordinado a él, la indicación de que una situación particular y concreta debe ser modificada, o que es necesario dejar de realizar una acción. Los elementos básicos de la orden según Pigors son: emisión, ejecución y verificación. A estos deben añadirse como corriente derivada que refuerza la orden, otros tres: recomendación del subordinado, reporte y reacción humana. Estos seis elementos que unen al jefe, al subordinado y a la situación modificada se esquematizan en la figura 7.5. S J. Jefe S. s. JS. Ss. sJ. Js. sS. SJ. J Subordinado Situación que se modifica Emisión de la orden Ejecución de la orden Informe o reporte de su cumplimiento Revisión del jefe Recomendación del empleado Reacción humana s Figura 7.5 Diagrama de elementos básicos de la orden. Proceso administrativo 18 Fascículo No. 7 Semestre 3 Proceso administrativo Instrucciones: la instrucción difiere de la orden por cuanto no se refiere a una situación particular y concreta, sino a la norma o procedimiento que ha de aplicarse en una serie de casos idénticos o similares presentados en forma repetida. Liderazgo Figura 7.6 Liderazgo. Imagen tomada de: http://users.udelmar.cl/loyola/WEBs/psicologia/data/upimages/lideraz go.jpeg La palabra líder proviene del inglés to lead, que significa guiar, ir por delante. El liderazgo no se confunde con el mando del jefe, pero tiene fuerza y consistencia psicológica tan fuertes que quien no es el jefe pero es líder, ejerce mucha mayor influencia en un grupo humano; por otra parte, cuando un jefe es líder tiene garantizada la obediencia a las órdenes que emite. “Pienso, luego existo” decía Descartes, pero el hombre como ser pensante no existe fuera de la sociedad. Nuestra psiquis ha sido formada por el medio, en la vida privada, en la familia, en el salón de clase, en el grupo deportivo, en el grupo de trabajo del taller, sección o empresa. Una necesidad innata de todo ser humano es la pertenencia a un grupo, el hecho de sentirse necesario a otros. A muchos seres humanos les disgusta estar solos y poco soportan estar incomunicados durante períodos prolongados. Sin embargo, dentro de los pequeños grupos no todos se comportan de la misma manera; algunos se muestran pasivos, esperan Fascículo No. 7 Semestre 3 19 Proceso administrativo Proceso administrativo que otros tomen la iniciativa; aquellos son los dirigidos; en cambio otros, muy pocos, siempre quieren ir adelante, toman la iniciativa, influyen en la voluntad de los demás, estos son los líderes. El liderazgo es un proceso de influencia. El líder puede persuadir a sus subordinados a completar un curso de acción determinado. Pero, qué objetivo persigue el líder, qué es lo que interesa a una persona que asume funciones de liderazgo. Los intereses comunes o sólo la afirmación de su personalidad, el logro de los objetivos de un grupo o únicamente sus aspiraciones personales y egoístas. Cabe resaltar que la conducta, el carácter y la personalidad de un individuo se forman desde edad muy temprana. En el fondo de su subconsciente guarda, de acuerdo con Freud, aquellas causas y motivos que lo impulsan a actuar de determinada manera. Así pues, los rasgos del líder pueden observarse desde la infancia. Estilos de liderazgo Los expertos en dinámica de grupos identifican básicamente dos tipos de líderes: el práctico y el emocional. El práctico se caracteriza por su enorme fuerza de voluntad la cual le permite orientarse hacia un objetivo señalado; le son más afines su capacidad de trabajo y conocimientos relacionados con la tarea. El emocional se destaca fundamentalmente por su habilidad para entender a los demás, facilita los contactos entre las personas, permite resolver conflictos y, acompañado de un gran sentido del humor, contribuye a reducir las tensiones. Las características de un líder según Kast, son las siguientes: Inteligencia práctica: se trata de la capacidad de captar las situaciones y encontrar los medios para resolverlas. Debe ser superior a la de los miembros del grupo que lo rodean. Proceso administrativo 20 Fascículo No. 7 Semestre 3 Proceso administrativo Madurez social: la posee aquella persona a la que ni la derrota lo anula ni el triunfo lo excita para complacerse en él. Motivación interna: el líder actúa no por influencia de los fenómenos exteriores en forma principal, sino por su propia tensión interna. Al lograr algo, su nivel de desear el triunfo se hace todavía mayor; no es complaciente con lo que logra. Actitud de relaciones humanas: el líder sabe tratar a cada cual como lo necesita; no da un trato igual a todos en lo accidental. En las características anteriores se ha hecho notar que la capacidad del líder depende de la relación entre estas cualidades y las que posea el grupo, debiendo ser las del líder superiores a las de aquél; esto explica por qué quienes son líderes de un grupo pueden no serlo en otro. Básicamente se pueden identificar cuatro estilos de liderazgo: autocrático, democrático, liberal o permisivo cuyas principales características se resumen en la tabla 7.1 y el paternalista identificado en rasgos generales con el autocrático, pero que justifica su desconfianza en el grupo y sus miembros con la frecuente frase “esto lo hago por el beneficio de ustedes”. AUTOCRÁTICO DEMOCRÁTICO PERMISIVO A) Todas las políticas son A) Toda política es materia de A) Deja en completa libertad a determinadas por el líder. discusión y decisión en el grupo los miembros del grupo para tomar decisiones. B) Las técnicas y las B) El líder sugiere las alternativas actividades son dictadas por y las actividades por seguir las el líder. cuales son sometidas a la discusión del grupo. B) El líder proporciona los elementos materiales y suministra alguna información si le es solicitada. C) El líder determina las C) Los miembros son libres para C) El líder se excluye de tareas individuales y el escoger con quién trabajan; la participar totalmente en compañero de trabajo de división de las tareas quedan a cualquier actividad. cada uno. cargo del grupo. Fascículo No. 7 Semestre 3 21 Proceso administrativo Proceso administrativo D) El líder de manera personal elogia o desaprueba el grupo de trabajo y tiende a permanecer alejado de él. D) El líder trata de manera objetiva de elogiar o desaprobar las tareas y tiende a ser un miembro más del grupo. D) Hace comentarios casuales sobre las actividades de los miembros del grupo. No intenta regular las actividades del grupo. Tabla 7.1 Comparativo sobre estilos de liderazgo. 7.4 1. A través de un ejemplo explique la diferencia entre los tipos de autoridad. 2. Explique a través de un esquema la relación existente entre los tipos de autoridad y los elementos de mando. 3. Exprese qué es el liderazgo y por qué es importante en el nivel empresarial. 4. Mediante un ejemplo describa la importancia del estilo de liderazgo democrático. La motivación La administración es una ciencia objetiva, subjetivo - concreta, es decir, es un conjunto de conocimientos sistematizados cuyo punto de partida son las necesidades del ser humano y su relación con el medio ambiente en el que se desenvuelve. Detrás de todo acto humano, es decir, detrás de cualquier conducta, hay siempre un motivo, una causa que mueve al individuo hacia la consecución de un objetivo determinado. Esa causa es lo que se conoce con el nombre de necesidad. Una necesidad es la carencia de algo en el organismo. Cuando la tenemos sentimos el impulso de reducirla y buscamos en el ambiente el objeto apropiado para hacerlo. Al alcanzarlo decimos que hemos satisfecho la necesidad. El comportamiento de los seres vivos está regido por la satisfacción de necesidades. Puede decirse que el ser humano es, entonces, un ser cotidianamente necesitado. Para sobrevivir como individuos biológicos necesitamos el oxigeno, el alimento, el agua, el reposo. Para sobrevivir Proceso administrativo 22 Fascículo No. 7 Semestre 3 Proceso administrativo como especie necesitamos reproducirnos. Estas son necesidades que el hombre comparte con los animales dado que él, desde el punto de vista estrictamente biológico, es uno de ellos. Pero el hombre posee una naturaleza que lo distingue de los demás seres de la escala animal. Esa naturaleza hace que tenga también necesidades exclusivamente humanas; aún cuando están vinculadas originalmente con las fisiológicas son capaces de regir por sí mismas el comportamiento humano. Estas necesidades de segundo orden, para llamarlas de alguna manera, son mucho más complejas que las otras y los objetos que las satisfacen no siempre son concretos ni fáciles de definir. Son las necesidades de seguridad, de afecto, de pertenencia, de asociación, de prestigio, autonomía, reconocimiento, autorrealización, creatividad y conocimiento. El destacado profesor del MIT, Douglas Mcgregor, en su libro El lado humano de la empresa, consideró que existen un conjunto de ideas preconcebidas de corte negativo acerca de la conducta de los hombres en el trabajo, por ejemplo: “Al común de la gente no le gusta trabajar, carece de iniciativa, hay que estarles diciendo qué tienen que hacer, son incapaces de fijarse metas, hay que controlarlos compulsivamente para que hagan lo que se les dijo, son irresponsables, sólo se motivan por dinero, quieren siempre la comodidad sin hacer nada, etc”. Esta era más o menos la opinión de los autores caracterizados dentro de la escuela Clásica de la Administración. A estos puntos de vista McGregor los identificó como la “Teoría X”. Contrapuesta a las anteriores está la “Teoría Y” la cual presenta otros conceptos más científicos y optimistas y se expresan así: Fascículo No. 7 Semestre 3 23 Proceso administrativo Proceso administrativo “El esfuerzo intelectual y físico es natural; el hombre, bajo ciertas condiciones, es capaz de autogobernarse en la consecución de objetivos por los cuales es responsable; el sentido de la responsabilidad se adquiere, la mayoría de las personas tienen imaginación y creatividad, el trabajador puede autocontrolarse, etc.” Consecuencialmente con las creencias del dirigente respecto a la conducta humana frente al trabajo, si se identifica con las de la “Teoría X” el estilo administrativo que asume es de tipo autoritario. Si por el contrario, el dirigente se identifica con la “Teoría Y”, su estilo tendería a ser más participativo. Otros autores, como Abraham Maslow, realizaron estudios semejantes entre sí con relación a los factores de motivación que inducen a los hombres a trabajar. Y clasificó las necesidades humanas en la denominada “jerarquía de las necesidades” que forman una pirámide, y cuya enumeración va de la base al vértice de dicho triángulo. Como se observa en la figura 7.7 y que están clasificadas así: 1. Fisiológicas: comer, dormir, respirar, tener un hogar, etc. 2. Seguridad: protegerse contra el peligro, cuidar la salud, asegurar la satisfacción de las necesidades fisiológicas. 3. De pertenencia o de afecto: tener vínculos sentimentales, recibir y otorgar cariño. 4. De estimación o aprecio: ser valorado por los demás, sentirse independiente y capaz, ser competente, ser reconocido, etc. 5. De autorrealización: actualizar las propias potencialidades (llegar a ser lo que se es capaz de ser). Innovar, crear. Proceso administrativo 24 Fascículo No. 7 Semestre 3 Proceso administrativo Figura 7.7 Jerarquía de las necesidades. Maslow señala que mientras no se tengan, al menos substancialmente satisfechas las necesidades inferiores, no puede pensarse en satisfacer las superiores. Por supuesto, no se necesita que estén totalmente satisfechas las necesidades para aspirar a las siguientes, sino que estén razonablemente cubiertas las inferiores. Maslow señala un principio fundamental: toda necesidad satisfecha deja de ser motivante. La motivación es un gran apoyo para la autoridad y puede servirse de ésta para lograr que los actos que requieren el bien común de la organización sean llevados a cabo en la mejor forma, pero no puede usarse en forma indiscriminada el mismo motivo para todos los subordinados, ya que lo que para una persona puede ser motivante para otra no. La motivación es sólo una ayuda, aunque poderosísima de la autoridad, pero no la suprime ni la sustituye. El director para motivar a su equipo de trabajo debe tener en cuenta: Conocer los objetivos de la empresa Los objetivos de las personas Engranar las actividades del personal con los objetivos de la compañía Escuchar y respetar los intereses individuales de cada empleado Analizar los aspectos que motiven y estimulen al personal. Fascículo No. 7 Semestre 3 25 Proceso administrativo Proceso administrativo Los incentivos son factores que motivan al personal porque ayudan a satisfacer necesidades individuales, lo cual repercute en el aumento de su productividad. 7.5 1. Si usted aceptara los supuestos de la Teoría Y ¿Cómo motivaría a sus empleados? 2. Consulte y explique la Teoría de expectativas y la Teoría de la igualdad. Conforme grupos de tres estudiantes y realice la lectura del siguiente caso de estudio, con base en ella desarrolle las preguntas que se plantean al final. Caso de estudio El nuevo Director General de la empresa ingresó a la misma hace casi 20 años como mensajero; poco a poco, y gracias a su constante empeño y superación, obtuvo diversos ascensos en la corporación y llegó a tener estudios de Licenciatura y Maestría. Durante su trayectoria colaboró en diversas áreas de la empresa, catalogándolo siempre sus jefes como “un magnifico subordinado” y como “una persona responsable y colaboradora”. En los diferentes puestos que ocupó tuvo cada vez más personas dependiendo de él, y se incrementaba su autoridad y capacidad de decisión. Actualmente, su nuevo puesto lo sitúa al frente de toda la empresa y por lo tanto lo responsabiliza de ella también. Considera oportuno marcar los lineamientos para que con base en ellos se haga lo propio en los niveles inferiores al suyo. El día de su nombramiento no asistió el hijo del anterior Director General, pues él esperaba ocupar el puesto que había quedado vacante, por lo que rechazó la decisión de los miembros del Consejo. Preguntas: 1. ¿Cómo se debería aplicar la afirmación: “Se dirige para coordinar” a la situación descrita en el caso? 2. Desarrolle las fases o etapas de la dirección como si fuera a ocupar el puesto referido. 3. ¿De qué factores dependerá la elección del medio para resolver el conflicto que se presenta con el hijo del anterior Director y dueño de la Organización? 4. ¿Qué estilo de liderazgo debería tener el nuevo Director General? Proceso administrativo 26 Fascículo No. 7 Semestre 3 Proceso administrativo La dirección de una empresa se relaciona con el factor humano interno y externo a ella. Existen diferentes estilos que regulan estas relaciones. No se puede decir que un estilo sea bueno o malo. Por esto se ha aclarado en este fascículo el concepto de la función directiva, proceso mediante el cual un grupo humano realiza un esfuerzo para determinar objetivos, elaborar planes, programas, procedimientos y asignar responsabilidades, en consideración con las metas por alcanzar en determinadas coordenadas de tiempo y lugar. También se analizó en qué consiste el liderazgo como expresión de la división funcional del trabajo en las organizaciones sociales, se identificaron los estilos más sobresalientes del liderazgo. Finalmente, se presentó la teoría de la motivación buscando las diferentes causas que inducen a los individuos a trabajar. CHIAVENATO, Idalberto. Administración. Proceso Administrativo. Ed. Mc Graw Hill. RODRÍGUEZ VALENCIA, Joaquín. Introducción a la Administración con enfoques de sistemas. Ed. Thomson. BATEMAN, Thomas. Administración. Una ventaja competitiva. ED. Mc Graw - Hill. LERNER, Joel J. Introducción a la administración y organización de empresas, México. Mc Graw-Hill, Primera Edición, 1984. KOONTZ, Harol; WEIHRICH, Heinz. Administración, una perspectiva global. México. McGraw-Hill, Décimo Primera Edición, 1998. Fascículo No. 7 Semestre 3 27 Proceso administrativo Proceso administrativo ROBBINS, Stephen P. Administración y teoría práctica. México. P.H.H. Prentice - Hall Hispano Americana S.A., Cuarta Edición, 1994. En la ciencia administrativa es comúnmente aceptado que el control consiste en evaluar y corregir el desempeño de las actividades, de conformidad con el plan previsto, esto se analizará en el fascículo octavo. Proceso administrativo 28 Fascículo No. 7 Semestre 3 Proceso administrativo Seguimientoal autoaprendizaje Proceso administrativo - Fascículo No. 7 Nombre_______________________________________________________ Apellidos ________________________________ Fecha: _________________ Ciudad___________________________________Semestre: _______________ Preguntas abiertas 1. Consulte qué estilo de liderazgo debe aplicar un jefe de área con su equipo. 2. En su entorno laboral pregunte y discuta con sus conocidos cuál es el tipo de incentivo que ejerce mayo motivación para la realización de la funciones. 3. ¿Por qué cree que la comunicación es un elemento esencial para desarrollar una eficiente dirección? 4. En la empresa en que labora o en una empresa de su región identifique cuáles son las barreras que se presentan en la comunicación. 5. Consulte la diferencia entre un líder y un gestor. 6. Describa los métodos más populares de comunicación utilizado por las personas en las organizaciones. Preguntas de selección múltiple con única respuesta. Marque con una (X) o encierre en un círculo la respuesta correcta. 9. Teniendo en cuenta el proceso de la comunicación, de la siguiente lista seleccione una de las etapas de este proceso: a. b. c. d. e. La fuente del emisor. El propósito que se va a transmitir. La conversión en símbolos. El medio por el cual viaja un mensaje. La decodificación, que es volver a traducir el mensaje del emisor. 10. De la siguiente lista seleccione ¿cual no es un elemento del proceso de dirección? a. b. c. d. Responsabilidad El entorno Análisis de personal Calidad de la comunicación Fascículo No. 7 Semestre 3 29 Proceso administrativo
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