Grundlagen der
digitalen Archivierung
Mag. Susanne Fröhlich
(Österreichisches Staatsarchiv)
Digitale Archivierung - Agenda
• Einführung und Definition
• OAIS-Modell
• Fragestellungen / Rahmenbedingungen
• Hilfsmittel
• Zusammenfassung
2
Digitale Archivierung - Agenda
3
Digitale Archivierung = ?????
Digitale Daten plus Transportcontainer X
auf Server ablegen = Digitales Archiv
4
Digitale Archivierung - Annahme I
Digitale (Langzeit)Archivierung
≠
=
Datenspeicherung / Einlagerung
Backup-Erzeugung
Preservation / Migration
Digitalisierung
5
Digitale Archivierung - Abgrenzung
Digitale (Langzeit)archivierung =
Die Übernahme (Speicherung, Einlagerung),
dauerhafte Aufbewahrung und Erhaltung der
Verfügbarkeit (Lesbarkeit) digitaler Daten unter
Rücksicht auf Originalität, Authentizität und
Datensicherheit
Digitalisierung =
Überführung analoger Materialien in digitale
Formate zu deren Sicherung, Reproduktion oder
Verbreitung
6
Digitale Archivierung - Abgrenzung
Digitale (Langzeit)archivierung ≈




Daten sind in der Regel „digital born“
stammen aus Data-Management-Lifecycle-Systemen
gelten rechtlich als Original (=„Unikat“)
dürfen nie verloren gehen (Sicherung durch mehrfach redundante
Speicherung notwendig)
Digitalisierung ≈





Daten ursprünglich analog
werden erst durch Umwandlung digital
stammen oft aus Datenbanken bzw. sind „Projektergebnisse“
gelten rechtlich nicht als Original (=„Kopie“)
könnten u.U. verloren gehen (analoge Vorlage bleibt erhalten und
kann bei Bedarf reproduziert werden)
7
Digitale Archivierung - Annahme II
Digitale Archivierung....
...spart Kosten
...spart Personal bzw. ersetzt Archivare durch Techniker
...reduziert Standorte/Archive
...ist eine rein technische Angelegenheit
...kürzt, beschleunigt, automatisiert Prozesse
...ersetzt alle bisherigen Softwareprodukte (DMS, AIS…)
...ist sicherer als herkömmliche Archivierung
...vereinfacht die Benutzung
frei nach: Peter Sandner, Hessisches Staatsarchiv. 10 FAQ´s - Argumente zu Bedarf und Notwendigkeiten der digitalen Archivierung. Vortrag, Ludwigsburg 2012
http://www.staatsarchiv.sg.ch/home/auds/16/_jcr_content/Par/downloadlist/DownloadListPar/download_0.ocFile/Praesentation%20Sandner.pdf
8
Digitale Archivierung - Realität
Digitale Archivierung...
...ist dauerhafte Aufgabe
...bedarf permanenter personeller Betreuung = ressourcenintensiv
...erfolgt zusätzlich zur klassischen Archivierung
...ist eine archivfachliche Aufgabe
...beginnt eigentlich erst NACH der Einlagerung der Daten
...benötigt intensive fachliche Voranalysen innerhalb der Organisation
...erfordert allenfalls Änderungen der Rahmenbedingungen
...bedingt Wartung, Support und Weiterentwicklung
9
Digitale Archivierung - Definition
Digitale Archive...

...bewerkstelligen Übernahme (Speicherung, Einlagerung) und
dauerhafte Aufbewahrung (Migration, Preservation) digitaler Daten

...dienen der langfristigen Erhaltung der Verfügbarkeit (Lesbarkeit)
und Benutzung (Suche) von digitalen Daten

...garantieren Nachvollziehbarkeit, Rechtsicherung und
Kontinuität

...nehmen Rücksicht auf Originalität, Authentizität und
Datensicherheit
10
Digitale Archivierung - Definition
Digitale Archivierung hat keine...



...Standardlösung - jedes digitale Archiv ist
„individuell“
...taxativen „Checklisten“
...fixen Vorgaben zu Software, Hardware und Tools
Aber Digitale Archivierung hat...




...Referenzmodelle
...Rahmenbedingungen
...Standards und Normen
...Homepages, Literatur, Communities
11
Digitale Archivierung - Agenda
12
Digitale Archivierung - OAIS-Modell
Open Archival Information System –
Reference Model
„Ein OAIS ist ein Archiv, das aus einer Organisation, die Teil einer
größeren Organisation sein kann, aus Menschen und Systemen
besteht, das die Verantwortung übernommen hat, Information zu
erhalten und sie einer vorgesehenen Zielgruppe zugänglich zu
machen. Es erfüllt eine Reihe von Verantwortlichkeiten.“
Zitat: nestor-materialien 16, Referenzmodell für ein Offenes Archiv-Informations-System - Deutsche Übersetzung. Hrsg. nestor-Arbeitsgruppe OAISÜbersetzung / Terminologie. Frankfurt am Main, 2012
13
Digitale Archivierung - Was ist OAIS?
 Ursprung in der digitalen Datenhaltung der NASA
 Diskussionen/Notwendigkeit zur Archivierung seit den 1960er Jahren; keine
konkrete Umsetzung bis Anfang 1990er Jahre
 Ab 1994 20 US- und 17 internationale Workshops, Ausarbeitung
gemeinsamer Formulierungen und Anforderungen zur digitalen Archivierung
 Erste Norm 2003 als: ISO 14721:2003 Space data and information transfer
systems - Open Archival Information System - Reference Model (Blue Book)
 In Europa ab Ende 1990er Jahren; Einrichtung diverser (EU)-Arbeitsgruppen
(u.A. NESTOR - Kompetenznetzwerk Langzeitarchivierung und
Langzeitverfügbarkeit Digitaler Ressourcen)
 2012 Veröffentlichung ISO 14721:2012 (Magenta Book)
14
Digitale Archivierung - Was bietet OAIS?
OAIS bietet...
 ...einen Rahmen für das Verständnis und das gesteigerte Bewusstsein für
archivische Konzepte, die zur langfristigen Erhaltung digitaler Information und den
Zugriff auf sie nötig sind
 ...die Konzepte, die es auch nicht-archivischen Organisationen ermöglichen,
erfolgreich am Erhaltungsprozess mitzuwirken
 ...einen Rahmen, inklusive Terminologie und Konzepte, zur Beschreibung und zum
Vergleich des Aufbaus und der Tätigkeiten bestehender und zukünftiger Archive
 ...einen Rahmen zur Beschreibung und zum Vergleich verschiedener
Langzeiterhaltungsstrategien und –techniken
 ...eine Basis zum Vergleich der Datenmodelle archivierter digitaler Information
 ...einen Rahmen, um auch die Langzeiterhaltung NICHT-digitaler Information (z.B.
physische Datenträger) abzudecken
 ...Konsens über die Elemente und Prozesse der digitalen Langzeiterhaltung und
des langfristigen Zugriffs
15
Digitale Archivierung - Was kann OAIS?
Das Referenzmodell spricht sämtliche Funktionen in der digitalen Langzeiterhaltung an:
=> Übernahme, Archivspeicher, Datenverwaltung, Zugriff und Auslieferung
Es behandelt...
 ...die Migration digitaler Information auf neue Datenträger und in neue Formate,
 ...die zur Repräsentation der Information verwendeten Datenmodelle,
 ...die Bedeutung der Software bei der Informationserhaltung
 ...sowie den Austausch digitaler Information zwischen Archiven.
Es bestimmt...
 ...sowohl interne als auch externe Schnittstellen zu den einzelnen Funktionen des
Archivs sowie eine Reihe von übergeordneten Diensten zu diesen Schnittstellen.
Es definiert...
 ...eine Mindestmenge von Verantwortlichkeiten für ein Archiv, damit es ein OAIS
genannt werden kann
Es beschreibt...
 ...ein Maximalarchiv durch eine breite Palette an nützlichen Begriffen und Konzepten.
16
Digitale Archivierung - Was bietet OAIS nicht?
OAIS bietet kein(e)...
 ...bestimmtes Design und auch keine bestimmte Art der Umsetzung vor.
Tatsächliche Umsetzungen können Funktionen unterschiedlich gruppieren,
maximieren, minimieren oder herausbrechen.
 ...Vorschläge zu allgemeinen Prinzipien wie Dokumentation, Transparenz,
Messbarkeit, Angemessenheit
 ...konkreten Angaben zu nicht-funktionalen Anforderungen wie
Zuverlässigkeit, Änderbarkeit, Übertragbarkeit
 ...Zusammenhänge zwischen abstrakten (Policy) und konkreten (Praxis)
Einheiten.
 ...Umsetzungsbeispiele, Best-Practices bzw. Checklisten (ab Version 2012)
17
Digitale Archivierung - OAIS Prozess
18
Digitale Archivierung - OAIS Modell Überblick
19
Digitale Archivierung - OAIS-Modell 2003
20
Digitale Archivierung - OAIS-Modell 2012
21
Archivierungszyklus analog
22
Archivierungszyklus vs. OAIS-Modell
23
Archivierungszyklus digital
24
Digitale Archivierung - Fazit OAIS-Modell
Vorteile:
• Referenzmodell / Handlungsrahmen
• Allgemeine Terminologie
• Modular, Schnittstellen
Nachteile:
• Vorarchivischer Bereich fehlt (Datenproduktion,
Bewertung, Skartierung)
• Keine organisatorischen Vorgaben
• Keine konkreten Umsetzungsbeispiele („Checklisten“)
25
Digitale Archivierung - Agenda
26
Digitale Archivierung - Planung =
Fragestellungen / Rahmenbedingungen
=> rechtliche Notwendigkeit, DLM,
Datensicherung, Benutzung etc.
=> Dimensionierung der Daten
 Was?
=> welche Daten/Formate
 Wielange? => Dauer der Datenhaltung
 Wie?
=> unter welchen Voraussetzungen
 Womit?
=> mit welchen technischen Mitteln
27
Was - Digital Archivieren ? =
Welche - Daten habe ich ?








Akten / Urkunden
Bücher
Findmittel
Digitalisate (Bilder, Fotos, Karten)
Datenbanken / Fachanwendungen
Dokumentenmanagementsysteme / AIS
Webseiten
Audio-, Videodaten
=> Metadaten und/oder Content ?
28
Welche Daten => Schriftgut/Urkunden ?
29
Welche Daten => Bücher ?
30
Welche Daten => Findmittel ?
31
Welche Daten => Fotos, Scans ?
32
Welche Daten => Formulare ?
33
Welche Daten => Datenbanken ?
34
Welche Daten => DLM-Systeme ?
35
Welche Daten => Webseiten ?
36
Welche Daten => Audiodaten ?
37
Wielange - Digital Archivieren ?
 abhängig von rechtlichen und / oder
organisatorischen Vorgaben
Kurzfristig =>
0-10 Jahre
Mittelfristig => 10-30 max. 50 Jahre
=> nicht archivwürdig
=> Sicherung/Speicherung
=> archivwürdig für Produzenten
=> kurzfristiger Betrieb,
tw. Benutzung
Langfristig => < 30 Jahre - dauerhaft („ewig“) => archivwürdiges Schriftgut
=> digitales Archiv inkl.
Preservation/Migration,
Dauerbetrieb, Administration,
Benutzung, Erhaltung
=> impliziert löschen (= skartieren) ja/nein ?
38
Wielange - Digital Archivieren ?
39
Wie - Digital Archivieren ?
5 Bereiche <=> Ressourcen
Personal
Hardware
Software
Betrieb
& Zeitrahmen und Kosten
40
Wie - Digital Archivieren ? => Personal
Fragestellungen:
• Welche Leistungen können interne Mitarbeitern abdecken ?
• Welche Leistungen müssen extern „zugekauft“ werden ?
• Welchen Personenkreis benötigt man für welche
Umsetzungsphase ? (z.B. Projektplanung, Umsetzung, laufender Betrieb, Preservation)
Personenkreis:
Fachmitarbeiter, Experten, Berater
Techniker (Umsetzung, Betrieb, Support/Hotline)
Juristen, Controller (Vergabe, Abrechnung)
Administrative, Projektleitung, Projektkoordination
Preservation Planner und Durchführer
+ ....... ???
=> Synergieeffekte ??
41
Wie - Digital Archivieren ? => Hardware
Fragestellungen (technische Ausstattung):
•
•
•
•
•
•
•
Rechenzentrum/-zentren (Stellfläche) ?
Festplatten, Server, Cluster, Tape-Libraries... ?
Netzwerkanbindungen, Mailserver... ?
Sicherheitseinrichtungen (Backups)... ?
Speicherplatz (Festplatten, SAN, ...) ?
Schnittstellen (zu Altsystemen, AIS, Internet, ...) ?
Wie sehen die Datenschutz- und Datensicherheitskonzepte aus ?
Ergebnis/Erkenntnis:





Technische Prozessabläufe planen/optimieren
Speicher(platz) dimensionieren (inkl. Backupstandort!)
Datenschutz- und Katastrophenkonzepte festlegen (Backups)
Hardwaretausch nötig ja/nein, ab wann, durch wen...
Preservation Planning ja/nein, ab wann, durch wen...
42
Wie - Digital Archivieren?
=> Software technisch
Fragestellungen (inhaltlich-techn. Funktionen):
• Systemsoftware (Standardprodukte) oder Individualentwicklung ?
• Open Source Tools oder kommerzielle/proprietäre Software ?
(z.B. für Formaterkennung, Schemaprüfung, Konvertierung, Security, Virenprüfung,
Reporting, Webshop...)
• Welche Schnittstellen ?
(z.B. Ingest, Access, AIS, Internet, Mail, DLM, PVP, Datenbanken...)
• Welche Zusatztools, -funktionen ? (z.B. Webshop, Billing...)
Ergebnis/Erkenntnis:
 Geeignete Softwareprodukte und/oder Tools auswählen
 Schnittstellendefinition(en) erstellen
 Abläufe des Archivierungszyklus inkl. Benutzung garantieren
43
Wie - Digital Archivieren ?
=> Software fachlich
Fragestellungen (inhaltlich-fachl. Funktionen):
• Welche Archivstruktur / Tektonik wird benötigt ?
• Welche Inhaltsinformationen (= Datenformate, Content)
dürfen/müssen/sollen ins Archiv gelangen ?
• Welche Erschließungsinformationen (deskriptive Metadaten)
sind notwendig ?
• Welche Suchmechanismen werden gebraucht (= Findmittel) ?
• Welche Rechte-, Rollenverwaltung ist ausreichend ?
• Welche allgemeinen Zugriffsbestimmungen müssen abgebildet
werden (Schutzfristen, Benutzung Wann-Wer-Wie-Wo-Was,
AGB, Hilfe...) ?
• Welche Workflows/Prozesse/Use Cases werden benötigt ?
44
Wie - Digital Archivieren ?
=> Software fachlich
Ergebnis/Erkenntnis:
 Strukturierte(s) Ablagesystem(e) bzw. Tektonik erstellen








benötigte Datenformate eruieren/auswählen/festlegen
Deskriptive Metadaten erschließen => strukturierte Daten
Suchkriterien definieren (lesbar, suchbar, änderbar...)
Rechte-, Rollenverwaltung festlegen (intern, extern, Fristen...)
(Archiv)Fachliche Prozessabläufe definieren/optimieren
Vorarchivischen Bereich (Produzenten) einbinden/informieren
Allgemeine Ressourcenplanung vorlegen
Notwendige organisatorische Änderungen frühzeitig eruieren,
festlegen, planen und an Stakeholder kommunizieren
 Preservation Planning Prozesse „mitdenken“
45
Wie - Digital Archivieren ? => Datenhaltung
Strukturierte Daten: (=Schriftgutverwaltung / Records Management)
• Inhaltsinformationen (= Dateien/Content)
• Erschließungsinformationen (= deskriptive Metadaten)
• Erhaltungsinformationen (= technische Metadaten)
Ergebnis/Erkenntnis:
 Deskriptive Metadaten auswählen => einzuhaltende Standards
festlegen (DC, MODS, EAD...) => Datenaufbereitung bzw.
Konvertierung durchführen => Metadatenmapping erstellen
 eindeutige „Identifier“ mit „signifikaten Eigenschaften“ festlegen
 einheitliche Erschließung der Metadaten
 Datenaufbereitung vorab notwendig / möglich
 für alle Archive durchführbar
 je besser die Datenstruktur, je einfacher das digLA
 Vorgabe für Suchparameter (= Findmittel)
46
Wie - Digital Archivieren ?
=> Metadatenmapping I
47
Wie - Digital Archivieren ?
=> Metadatenmapping II
48
Wie - Digital Archivieren ?
=> Metadatenmapping III
49
Digitale Archivierung – Statement I
Digitale Archivierung gilt in ihren
Grundprinzipien für alle Datenformate
unabhängig von ihren
Ursprungssystemen und kann für
jedes Archiv umgesetzt werden!
Voraussetzung: Selbstevaluierung
der notwendigen Anforderungen.
50
Wie - Digital Archivieren ? => Betrieb
Fragestellungen (Betriebsführung):
• Welche Standorte (Rechenzentrum, Server, Stellfläche, Energie,
Personal...) werden benötigt ?
• Wer übernimmt die operative Betriebsführung und Standortbetreuung ?
• Wer führt Schulungen, Hotlinebetreuung, Support... durch ?
• Wer ist für Wartung, Weiterentwicklung, Releasemanagement...
verantwortlich ?
• Werden Funktionen wie Logging, Reporting, etc. benötigt ?
• Wer trägt die Kosten für die IT-Unterstützung ?
Ergebnis/Erkenntnis:
 Organisatorische Zuständigkeiten und Abläufe („wer macht wann was“)
genau festlegen
 Aufgaben/Leistungen der Archive und der IT eruieren und „trennen“
 Feststellung ob eigene digLA-Administration notwendig ja/nein
 Langzeitarchivierung ist unbefristet und (Betriebs)Kosten entstehen
laufend
51
Wie - Digital Archivieren ?
=> Sonstige Faktoren
Ressourcen:
• Wie sind die rechtlichen Rahmenbedingungen ?
• Welcher Zeitrahmen ist einzuhalten (= Projektplanung =>
evaluieren, ausschreiben, entwickeln, betreiben, warten,
benutzen...) ?
• Welche Kosten (Erstinvestition, Anschaffung, laufend!) entstehen ?
• Welche Standards sind einzuhalten („Vertrauenswürdigkeit“) ?
Ergebnis/Erkenntnis:
 Rechtlage klären bzw. anpassen (z.B. Eigentumsrechte der Daten,
„Original“, Löschen, Bewerten, Datenauslagerung an Dritte...)
 Sukzessive Anpassung administrativer Prozesse
 angepasstes Zeit-, Budget- und Personalmanagement
 kontinuierliche Prozesserneuerungen zur Standardsicherung
 bedingt dauerhafte Organisationsänderung
52
Digitale Archivierung – Statement II
Digitale Archivierung ist keine rein
„technische Lösung“!
Digitale Archivierung ist als Änderung
der Prozessabläufe der
Gesamtorganisation zu begreifen!
53
Womit - Digital Archivieren ?
Entscheidung welches System benötige ich wann, wofür
und mit welcher technischen Ausstattung?







Findmittelerstellung
Metadatenhaltung
Scannen/Verfilmen
Schriftgutverwaltung
Sicherung/Speicherung
Erhaltung
Verbreitung/Verkauf
=>
=>
=>
=>
=>
=>
=>
Datenbanksystem
Archivinformationssystem
Digitalisierung(sprojekt)
Datenmanagementsystem
Server, Rechenzentrum
Preservation Planning
Homepage, Webshop
<= Summe aus Allem =>
Langzeitarchivierung <=> Digitales Archiv
54
Womit - Digital Archivieren?
55
Digitale Archivierung - Rahmenbedingungen
56
Digitale Archivierung - Statement III
Digitale (Langzeit)Archivierung
=
Summe aller notwendigen Prozesse
und Strategien die der, durch
technischen Wandel bedingten
Alterung von digitalen Daten,
langfristig vorbeugen kann!
57
Digitale Archivierung - Agenda
58
Digitale Archivierung - Hilfsmittel
Kommunikation/Terminologie
Standards/Normen
Communities/Projekte/Initiativen
Literatur / Internet
59
Digitale Archivierung - Kommunikation
• „Lernen Sie OAIS“ => gemeinsame Sprache erleichtert
interdisziplinäre Kommunikation
• Achten Sie auf Gesprächspartner => Techniker definieren z.B.
„Archiv“ und „langfristig“ anders als Archivare
• Seien Sie „lästig“ und „hartnäckig“ => digital ist heute, nicht
irgendwann einmal...
• Kommunizieren Sie IHRE Bedürfnisse => nicht die der
Stakeholder, Techniker etc.
• Bleiben Sie „standhaft“ => Kompromisse: ja, Abstriche aus
archivischer Sicht: nein
60
Digitale Archivierung - Terminologie
61
Digitale Archivierung - Glossar
Administration
Access
AIP
AIS
Consumer
Content
Data Management
digLA
DIP
DLM
DMS
EDIAKT II
ELAK, EiB
Hybridakten
Ingest
Metadaten
Migration
Preservation
Producer
Repräsentation
SIP
Storage
Archivverwaltung, allgemeines Verwaltungsmodul für digitale Archive gem. OAIS
Datenausgabe, Benutzung
Archival Information Package (Eingelagertes digitales Archivpaket)
Archivinformationssystem
Archivbenutzer im digitalen Kontext gem. OAIS
Inhalt/Beilagen/Dokumente des digitalen Objektes (z.B. PDF, Word, Mail, Bild)
Datenbankmodul zur Haltung der deskriptiven Metadaten, Erschließung
Digitales Archiv Österreich
Dissemination Information Package (Ausgangsdatenpaket zur Benutzung etc.)
Document Lifecycle Management
Dokumenten-Management-System
Österreichischer XML-Standard für Datenpakete zur Einlagerung in digitale Archive
Elektronischer Akt, ELAK im Bund
Akten mit physischen/analogen Beilagen (gebundene Broschüren, Überformaten)
Dateneinlagerung, (Schriftgut)übernahme
Deskriptive Erschließungsdaten des digitalen Objektes (Basis für Findmittel)
Prozess der Durchführung zur langfristigen Erhaltung digitaler Daten
Gesamtprozess zur langfristigen Erhaltung digitaler Daten (Preservation Planning)
Daten-, Schriftgutproduzenten im digitalen Kontext gem. OAIS
digitale Ausformung von Datenpaketen (insbesondere nach Preservation)
Submission Information Package (Eingangsdatenpaket im Ingest)
Datenspeicher, Server, Repository, Rechenzentrum
62
Internationale Standards - Metadaten
Seeing Standards: A Visualization of the Metadata Universe
 2009/2010 von Jenn Riley, Devin Becker
 105 Metadatenstandards plus Glossar
http://www.dlib.indiana.edu/~jenlrile/metadatamap/
63
Internationale Standards - Metadaten
• ISDIAH, ISAAR (CPF), ISAD (G) oder ISO 15489-1
• PREMIS (Preservation Metadata: Implementation Strategies)
http://www.loc.gov/standards/premis/
– Empfehlungen, Vorschläge und Best-Practices zur
Implementierung von Metadaten
• EAD (Encoded Archival Description) http://www.loc.gov/ead/
– Austauschformat für deskriptive Metadaten (AIS, Access)
– analog dazu: EAG, EAC-CPF
• METS (Metadata Encoding and Transmission Standard)
http://www.loc.gov/standards/mets/mets-schemadocs.html
– XML-Format zur Übertragung deskriptiver, administrativer
und struktureller Metadaten von digitalen Objekten
64
Internationale Standards - Formaterkennung
• PRONOM http://www.nationalarchives.gov.uk/PRONOM/Default.aspx
– Technische Datenbank mit vordefinierten Formaten
zur Unterstützung der Migration
• DROID (Digital Record Object Identification)
http://www.nationalarchives.gov.uk/information-management/projects-and-work/droid.htm
– Software zur automatischen Formaterkennung beim
Ingest bzw. zur Migration
• JHOVE (JSTOR/Harvard Object Validation Environment) http://jhove.sourceforge.net/#implementation
– Softwareframework zur Formaterkennung, Validierung und
Charakterisierung digitaler Objekte
65
Internationale Standards – Diverse Projekte
• PLANETS (Preservation and Long-term Access through networked Services) http://www.planets-project.eu/
– Services und Tools, die die langfristige Zugänglichkeit und Nutzbarkeit von
digitalen Informationen sicherstellen
• MoReq2 (Model Requirements for the Management of Electronic Records) http://www.moreq2.eu/
– Europäischer Standard für elektronisches Records-Management
• PDF/A-Association, PDF/A-Competence Center http://www.pdfa.org/?lang=de
• KOST - Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung
elektronischer Unterlagen (CH, DE, LI) http://kost-ceco.ch/cms/
• BLSG-Arbeitsgruppe(n) des Bundes
-
Ausarbeitung gemeinsamer österreichischer Standards durch Bund, Länder,
Städte und Gemeinden
z.B. digLA-Konvention, EDIAKT II Schema, Portalverbund...
http://reference.e-government.gv.at/Dig__Langzeitarchivierung.740.0.html
66
Normung - CCSDS
The Consultative Committee for Space Data
Systems
=> OAIS, Vertrauenswürdige Archive, etc.
http://public.ccsds.org/default.aspx
67
Normung - ISO
International Organization for
Standardization
=> Spiegelgremien
für DIN/EU/ASI;
OAIS, Schriftgutverwaltung, PDF/A
http://www.iso.org/iso/home.htm
68
Normung - nestor-Kompetenznetzwerk
nestor
(Network of Expertise in long-term Storage and availability of digital
Resources in Germany)
=> Handbücher, Materialien, Deutsche Version OAIS,
Zertifizierung, Siegel, Arbeitsgruppen
http://www.langzeitarchivierung.de/Subsites/nestor/DE/Home/home_node.html
69
Normung - nestor-Checkliste
=> nestor Checkliste (PDF oder Excel)
http://files.d-nb.de/nestor/checklisten/nestor_Checkliste.pdf
70
Normung – DIN
DIN – NABD, NA 009-00-15
=> Arbeitskreise zu Ingest, PDF, Schriftgutverwaltung, Zertifizierung etc.
=> Terminologie, Anwendungsbereich, Kriterienkataloge, Beispiele etc.
http://www.nabd.din.de/cmd?workflowname=InitCommittee&search_committee=nabd&contextid=nabd
71
Normung – DIN 31644 - 31647
• 31644:2012 „Information und Dokumentation - Kriterien für
vertrauenswürdige digitale Langzeitarchive“
• 31645:2011 „Information und Dokumentation - Leitfaden zur
Informationsübernahme in digitale Langzeitarchive“
• 31646:2013 „Information und Dokumentation - Anforderungen an die
langfristige Handhabung persistenter Identifikatoren (Persistent
Identifier, PI)“
• 31647:2014 „Information und Dokumentation - Beweiswerterhaltung
kryptographisch signierter Dokumente“
72
Auswahl der Informationsobjekte und ihrer Repräsentationen
Verantwortung für den Erhalt
Zielgruppen
Zugang
Interpretierbarkeit
Rechtliche und vertragliche Basis
Rechtskonformität
Finanzierung
Personal
Organisation und Prozesse
Erhaltungsmaßnahmen
Krisen-/Nachfolgeregelung
K 13: Signifikante Eigenschaften
K 14: Integrität: Aufnahmeschnittstelle
K 15: Integrität: Funktionen der Archivablage
K 16: Integrität: Nutzerschnittstelle
Dateninformationen
K 1:
K 2:
K 3:
K 4:
K 5:
K 6:
K 7:
K 8:
K 9:
K 10:
K 11:
K 12:
Organisatorischer
Rahmen
Normung – DIN 31644:2012, Kriterienkatalog
73
K 20:
K 21:
K 22:
K 23:
K 24:
K 25:
K 26:
K 27:
Technische Hoheit
Transferpakete
Transformation der Transferpakete in Archivpakete
Archivpakete
Interpretierbarkeit der Archivpakete
Transformation der Archivpakete in Nutzungspakete
Nutzungspakete
Identifizierung
K 28:
K 29:
K 30:
K 31:
K 32:
Beschreibende Metadaten
Strukturelle Metadaten
Technische Metadaten
Protokollierung der Langzeiterhaltungsmaßnahmen
Administrative Metadaten
K 33: IT-Infrastruktur
K 34: Sicherheit
Techn
. Info.
K 17: Authentizität: Aufnahme
K 18: Authentizität: Erhaltungsmaßnahmen
K 19: Authentizität: Nutzung
Daten-, Paketinformationen
Normung – DIN 31644:2012, Kriterienkatalog
74
Digitale Archivierung - Sonstige Communities
• Open Preservation Foundation (OPF)
http://openpreservation.org/
• DLM-Forum der EU http://www.dlmforum.eu/
• Arbeitskreis zur Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen (AUdS)
http://www.staatsarchiv.sg.ch/home/auds.html
• Archivschule Marburg (Publikationen, Transferarbeiten) http://www.archivschule.de/
• Archivinitiativen: ÖStA (digLA Gremien, Preservation Group), Deutsches Bundesarchiv,
Schweizer Bundesarchiv, Landesarchiv Baden-Württemberg,
Staatsarchive St. Gallen, Basel, Sachsen, Thüringen, Hamburg,
Potsdam, München...
• Digitale Langzeitarchivierung des Bundes
http://reference.e-government.gv.at/Dig__Langzeitarchivierung.740.0.html
• Plattform Digitales Österreich
http://www.digitales.oesterreich.gv.at/
• VÖA-Arbeitsgruppen (Standardisierung, RM, Benutzung...)
http://www.voea.at/
• Diverse User-Groups einschlägiger Softwarehersteller
• ........???
75
Digitale Archivierung - Literatur (Auszug)
 Lutz Alexandra (Hrsg), Schriftgutverwaltung nach DIN ISO 15489-1. Ein Leitfaden zur
qualitätssicheren Aktenführung. Beuth Verlag GmbH Berlin, Wien, Zürich 2012. 73 S.,
ISBN 978-3-410-22696-3
 Keitel Christian, Schoger Astrid (Hrsg), Vertrauenswürdige digitale Langzeitarchivierung nach DIN 31644. Beuth Verlag GmbH Berlin, Wien, Zürich 2013. 112 S.,
ISBN 978-3-410-23499-9
 Schrimpf Sabine, Das OAIS-Modell für die Langzeitarchivierung. Anwendung der ISO
14721 in Bibliotheken und Archiven. Beuth Verlag GmbH Berlin, Wien, Zürich 2014.
332 S., ISBN 978-3-410-23954-3
 Fröhlich Susanne, Normen und Standards der digitalen Archivierung. In: Scrinium Zeitschrift des Verbandes Österreichischer Archivarinnen und Archivare (VÖA). Band
68 (2014), S. 79-97. Wien 2014
 Fröhlich Susanne, Digitale Archivierung leicht gemacht. In: Scrinium - Zeitschrift des
Verbandes Österreichischer Archivarinnen und Archivare (VÖA). Band 69 (2015)
=> erscheint bis Herbst
76
Digitale Archivierung - Agenda
77
Digitale Archivierung - Zusammenfassung
= To-Do-Liste
Fragestellungen nach allgemeine Vorgaben:
Welche...
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
... Datenarten, Formate sind erlaubt ?
... Menge/Größenordnungen (TB/GB) kommen ins Archiv ?
... Dateninhalte (Content und/oder Metadaten, strukturiert...) ?
... rechtlicher Hintergrund, organisatorischen Vorgaben ?
... einzuhaltenden Standards ?
... technischen Vorgaben (alte Systeme ablösen, Sicherheit) ?
... Aufbewahrungsdauer (Löschen, Migration, Preservation) ?
... Archivprozesse (Übernahme, Benutzung, Schutzfristen, Rechte...)?
... Schnittstellen, externe Systeme (AIS) ?
... sonstigen Vorbedingungen ?
Ergebnis/Erkenntnis:
 Status Quo eruieren, Planen, Informieren, Umsetzen
 Interne und externe Organisations- und Prozessanalyse
 Auswahl der richtigen Dokumentations- und/oder Archivierungsart
78
Digitale Archivierung - Zusammenfassung
• Digitale Archivierung ist dauerhafte Aufgabe (v.a. bei Budgetplanung)
• Beginnt eigentlich erst NACH der Einlagerung der Daten
• Benötigt intensive Voranalysen innerhalb der Organisation
(Schemata, Mapping, Rechte, Rollen, Reports, Workflows)
• Bedarf permanenter personeller Betreuung = ressourcenintensiv
(Archivare, Techniker, Administration, Call Center, Hotline...)
• Bedingt Änderungen der Rahmenbedingungen
(neue Arbeitsabläufe/Prozesse, Organisationsänderungen, Gesetze...)
• Erfordert Wartung, Support, Weiterentwicklung (am „Stand der Technik“ bleiben)
• Größte Herausforderung: Preservation Planning
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Digitale Archivierung - Schlussbemerkungen
• „Es muss nicht alles gleichzeitig passieren“ !
• Auch digitale Archivierung kann sich bei der Umsetzung „Zeit lassen“ !
• Module und Prozesse können einzeln und schrittweise umgesetzt
werden !
• Nicht jedes Archiv benötigt alle Komponenten !
• Auch bei knappen Ressourcen können gute Ergebnisse erzielt werden !
• Prioritäten setzen: (digitalisieren) - sichern - erschließen - (benutzen) migrieren - benutzen !
• Kontakte knüpfen, Kooperationen suchen, „Am Laufenden bleiben“ !
• Standards als Vorgaben und Argumentationsgrundlage verwenden !
• Stakeholder laufend darauf hinweisen/informieren !
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Kontakte und Information
Österreichisches Staatsarchiv
Nottendorfergasse 2, A-1030 Wien
http://www.oesta.gv.at
Archivfachliche Funktionen/Bewertung
Technische Funktionen/Preservation
Mag. Susanne Fröhlich
Mag. Hannes Kulovits
Tel: ++43/(0)1/79540-288
[email protected]
Tel: ++43/(0)1/79540-256
[email protected]
Marketing Digitales Archiv
Dr. Berthold Konrath
Tel: ++43/(0)1/79540-290
[email protected]
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Danke
für Ihre
Aufmerksamkeit!!
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