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Authentifiziertes Versenden von Steuerdaten an die
Finanzverwaltung
Bereich: DELFIN - Info für Anwender Nr. 0908
Inhaltsverzeichnis
1.
Ziel
2
2.
Voraussetzung
2
3.
Rechtliche Information
3
4.
Vorgehensweise
5
4.1.
Registrierung bei ElsterOnline
5
4.2.
Zertifikat in Agenda-Software hinterlegen
8
4.3.
Authentifizierte Übermittlung von Steuerdaten
9
5.
Details
10
5.1.
Elektronische Zertifikate
10
5.2.
Direktversand von Steuerdaten ohne Agenda DELFIN
10
5.3.
Mit und ohne Authentifizierung übermitteln
13
5.4.
Übernahme eines Mandanten von einem anderen Steuerberater
13
5.5.
Verlängerung des ELSTER-Zertifikats
14
Autor: MAM / 14.04.2015
© 2015 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 2
Info für Anwender Nr. 0908
1.
Ziel
Das Info beschreibt die authentifizierte Übermittlung von Steuerdaten an die Finanzverwaltung. Dabei
werden die Steuerdaten mit einem elektronischen Zertifikat signiert.
2.
Voraussetzung
Voraussetzung
Für den authentifizierten Versand benötigen Sie ein ELSTER-Software-Zertifikat (ELSTERBasis). Sie
erhalten das Zertifikat bei der Registrierung als Datenübermittler beim ElsterOnline-Portal.
Bei ElsterOnline handelt es sich um das Dienstleistungsportal der Finanzverwaltung, über das jeder
Steuerpflichtige ein kostenloses elektronisches Zertifikat (ELSTERBasis) erhalten kann. Das Zertifikat
stellt eine elektronische Unterschrift dar. ELSTER ist die Abkürzung von ELektronischer STeuerErklärung).
Die Internetadresse lautet: https://www.elsteronline.de/eportal/
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Info für Anwender Nr. 0908
3.
Rechtliche Information
Die gesetzlichen Voraussetzungen für die elektronische Übermittlung finden Sie in der Abgabenordnung
(§ 87a AO) sowie in der Steuerdaten-Übermittlungsverordnung (StDÜV). Gemäß § 6 Abs. 1 StDÜV ersetzt bei der Übermittlung von Steuerdaten die Authentifizierung des Datenübermittlers die persönliche
Unterschrift auf Steuererklärungen.
Bitte beachten Sie die Pflicht zur elektronischen authentifizierten Übermittlung für folgende Fälle:
Steuerart
Pflicht zur authentifizierten Übermittlung ab
Einkommensteuererklärung für beschränkt Steuerpflichtige
VZ1) 2013
Gesonderte und einheitliche Feststellung
VZ1) 2011
Körperschaftsteuererklärung
E-Bilanz (Jahresabschluss)
VZ 2013 (erstmaliger authentifizierter Versand in 2014)
E-Bilanz (Eröffnungsbilanz)
01.01.2013 (bei Unternehmensgründung in 2013)
Kapitalertragsteuer-Anmeldung
VZ1) 2010
Lohnsteuerbescheinigung
VZ1) 2009
Umsatzsteuer-Voranmeldung
Antrag auf Dauerfristverlängerung
Anmeldung der Sondervorauszahlung
01.01.2013 für alle Anmeldezeiträume
Lohnsteuer-Anmeldung
Zusammenfassende Meldung
1) VZ
– Veranlagungszeitraum
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Info für Anwender Nr. 0908
Bitte beachten Sie die Pflicht zur elektronischen Übermittlung für folgende Fälle:
Steuerart
Pflicht zur elektronischen Übermittlung ab VZ/EZ/BZ1)
Gewerbesteuer
2011
Einkommensteuer mit
2011
a) Einkünften aus
Land- und Forstwirtschaft
Gewerbebetrieb
Selbstständiger Arbeit
b) der Anlage
EÜR
§ 34a
Umsatzsteuererklärung
1) VZ/EZ/BZ:
2011
Veranlagungszeitraum/Erhebungszeitraum/Besteuerungszeitraum
Einkommensteuererklärungen ohne die oben aufgeführten Anlagen müssen nicht elektronisch übermittelt werden. Sie können in gedruckter Form bei der Finanzverwaltung eingereicht werden.
Beim elektronischen Versand kann gewählt werden, ob die Datenübermittlung authentifiziert oder nicht
authentifiziert über ELSTER erfolgt.
Bei Abgabe einer Steuererklärung muss der Steuerpflichtige nach dem Sendevorgang die komprimierte
Steuererklärung ausdrucken, unterschreiben und beim Finanzamt einreichen. Dies entfällt bei authentifizierter Datenübermittlung.
Agenda empfiehlt generell die Übermittlung mit dem authentifizierten Verfahren. Das Verfahren bietet
folgende Vorteile:
Alle oben genannten Anmeldungen und Erklärungen werden einheitlich übermittelt.
Sie profitieren von einem Höchstmaß an Sicherheit bei der Datenübermittlung an die Finanzverwaltung.
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4.
Vorgehensweise
4.1.
Registrierung bei ElsterOnline
Das elektronische Zertifikat erhalten Sie über eine Registrierung bei ElsterOnline. Sie können wählen
zwischen dem
persönlichen Zertifikat und
Organisationszertifikat wählen.
Zertifikat
Agenda-Empfehlung
Beschreibung
Persönliches Zertifikat
Nicht empfohlen
Das persönliche Zertifikat ist für jeden Steuerpflichtigen gedacht, der über eine private Steuernummer verfügt. Die Registrierung kann auch mit
der persönlichen Steueridentifikationsnummer
durchgeführt werden.
Organisationszertifikat Empfohlen
Das Organisationszertifikat ist für alle
Firmen, Gesellschaften, Vereine usw. gedacht,
die über eine betriebliche Steuernummer verfügen.
1. Überblick
1. Organisationszertifikat beim ElsterOnline-Portal beantragen
2. Benutzerkonto im ElsterOnline-Portal freischalten und Zertifikat speichern
2. Organisationszertifikat bei ElsterOnline beantragen
1. Browser starten und diese Internetadresse eingeben:
https://www.elsteronline.de/eportal/
2. Links unter »Öffentlicher Bereich« auf den Link <Registrierung> klicken.
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3. Links Schaltfläche
oder
anklicken, um als elektronisches Zertifikat die kostenfreie Variante ELSTERBasis zu wählen.
Achtung
DELFIN unterstützt für den elektronischen Versand ausschließlich das Zertifikat ELSTERBasis!
4.
anklicken.
5. Link anklicken:
6. Link anklicken:
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7. Registrierung durchführen. Alle erforderlichen Angaben eingeben.
Name des Benutzerkontos: Wurde bereits in der Vergangenheit eine Registrierung vorgenommen, müssen Sie bei der erneuten Registrierung einen neuen Namen verwenden.
Die Angaben werden an die Finanzverwaltung übermittelt und überprüft. Sie erhalten eine E-Mail
mit einem Bestätigungslink.
Bestätigungslink anklicken.
Sie erhalten eine weitere E-Mail mit einer Aktivierungs-ID. Die Aktivierungs-ID benötigen Sie für
die spätere Freischaltung Ihres Benutzerkontos beim ElsterOnline-Portal.
Nach Prüfung der Angaben schickt die Finanzverwaltung einen Aktivierungscode.
3. Benutzerkonto im ElsterOnline-Portal freischalten und Zertifikat speichern
1. Benutzerkonto mithilfe der Aktivierungs-ID und des Aktivierungscodes im ElsterOnline-Portal freischalten. Während der Freischaltung Ihres ELSTER-Benutzerkontos erhalten Sie das elektronische
Zertifikat.
2. Zertifikat mit Vergabe einer PIN auf Ihrer Festplatte speichern. Die PIN kann übrigens jederzeit über
das ElsterOnline-Portal geändert werden.
Achtung
Die PIN kann maximal 20 Stellen lang sein! Längere PINs werden von Agenda DELFIN beim Versand abgelehnt.
3. Speicherort des Zertifikats notieren, um es in der Agenda-Software hinterlegen zu können.
Hinweis
Als Speicherort am besten einen Ordner im Agenda-Installationsverzeichnis anlegen (z. B. Laufwerk:\Agenda\Delfin\Elster-Zertifikat\). Dann wird das Zertifikat bei Ihrer regelmäßigen externen
Datensicherung automatisch mitgesichert!
Standard-Speicherort des ELSTER-Zertifikats
Der Standard-Speicherort des ELSTER-Zertifikats ist bei:
Betriebssystem
Speicherpfad
Windows Vista
Windows 7
C:\Users\Benutzername oder
C:\Benutzer\Benutzername
Windows 8 bzw. 8.1
Beispiel für Benutzername »Mueller«:
C:\Benutzer\Mueller
Der Dateiname des ELSTER-Zertifikats enthält i. d. R. folgenden Zusatz:
_elster_2048
Die Dateiendung lautet:
*.pfx
Fragen bzgl. der Registrierung richten Sie direkt an das ElsterOnline-Portal. Dort finden Sie auch Häufige Fragen (FAQ). Die Agenda-Hotline kann hierzu leider keine Auskunft geben.
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4.2.
Zertifikat in Agenda-Software hinterlegen
Für die Übermittlung können als Absenderangaben entweder die Kanzlei- oder die Mandantendaten verwendet werden.
1. Kanzleidaten oder Mandantendaten als Absender festlegen
1. Anwendung DELFIN starten
(z. B. über »ARBEITSPLATZ | Alle Anwendungen | Datenaustausch mit der Finanzverwaltung«).
2.
»Optionen | Einstellungen DELFIN« wählen.
2. Wenn die Kanzleidaten als Absender verwendet werden sollen
1. ARBEITSPLATZ:
»Bestand | Kanzleidaten bearbeiten« öffnen.
2. Auf Register DELFIN klicken.
3. Haken bei den drei Optionen in der Gruppe »Authentifiziertes Versenden« setzen (wenn gewünscht).
4. Gegebenenfalls bei allen drei Optionen mit Klick auf
das Zertifikat hinterlegen (siehe Seite
5
).
Hinweis
Wenn das authentifizierte Verfahren in unterschiedlichen Kanzleien genutzt werden soll, hinterlegen Sie auch dort das Software-Zertifikat (wie beschrieben).
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3. Wenn die Mandantendaten als Absender verwendet werden sollen
1. Mandanten öffnen: ARBEITSPLATZ:
ten«.
»Mandant | Neuanlage & Bearbeiten | Adressdaten bearbei-
2. Auf Register DELFIN klicken.
3. Haken bei den drei Optionen in der Gruppe »Authentifiziertes Versenden« setzen (wenn gewünscht).
4. Gegebenenfalls bei allen drei Optionen mit Klick auf
das Zertifikat hinterlegen (siehe Seite
5
).
Hinweis
Wenn das authentifizierte Verfahren in unterschiedlichen Mandanten genutzt werden soll, hinterlegen Sie auch dort das Software-Zertifikat (wie beschrieben).
4.3.
Authentifizierte Übermittlung von Steuerdaten
Für die authentifizierte Datenübermittlung müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:
Sie benötigen Sie ein elektronisches Zertifikat (siehe Seite
5
).
Es muss festlegt sein, ob die Kanzleidaten oder die Mandantendaten als Absenderangabe verwenden werden sollen.
Die Steuerdaten können entweder in den Fachanwendungen direkt (siehe Seite
DELFIN versandt werden.
10 )
oder über Agenda
Gehen Sie in Agenda DELFIN wie folgt vor:
Daten authentifiziert übermitteln
1. Die Steuerdaten in den Fachanwendungen Agenda FIBU, LOHN, ESt, USt, GewSt, GuE und KSt
(siehe Seite 2 ) bereitstellen. Die genaue Vorgehensweise finden Sie in der jeweiligen Fachanwendung beschrieben.
2. Agenda DELFIN starten. Klick auf die Favoriten:
Bereitgestellte Daten: <ESt/GewSt/GuE/KSt/USt/E-Bilanz>
Bereitgestellte Daten:<LStA/UStVA/DV/KapStA/ZM>
Bereitgestellte Daten: <LSt-Bescheinigung>.
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3. Schaltfläche <Daten übertragen > anklicken, um die Steuerdaten zu übertragen.
4. PIN eingeben. Das ist bei jedem Übermittlungsvorgang notwendig.
Hinweis
Wenn die Kanzleidaten als Absenderangabe verwendet werden, werden alle Steuerdaten in einem Schritt mit der PIN verschickt. Werden die Mandantendaten als Absenderangabe verwendet,
ist bei jedem Mandanten die PIN für das entsprechende Zertifikat einzugeben.
5. Die Übertragungsprotokolle werden automatisch nach dem Sendevorgang gedruckt.
Hinweis
In den gesendeten Daten (über »Bearbeitung | Gesendete Daten«) erkennen Sie an der Spalte
»Zertifikat«, ob die Daten mit Zertifikat versandt wurden.
5.
Details
5.1.
Elektronische Zertifikate
Über ElsterOnline können Sie drei unterschiedliche elektronische Zertifikate erhalten:
5.2.
Registrierungsart
Erläuterung
ELSTERBasis
Bei dieser Registrierungsart wird das Zertifikat als verschlüsselte Datei auf einem Rechner gespeichert. Die Registrierungsart ist kostenlos. Nur dieses Zertifikat kann für den Versand von Daten in AGENDA DELFIN verwendet werden.
ELSTERSpezial
Bei dieser Registrierungsart befindet sich das Zertifikat auf einem kostenpflichtigen USB-Stick, der mit einem Schutzmechanismus ausgestattet ist. Das Zertifikat kann nicht für DELFIN verwendet werden.
ELSTERPlus
Bei dieser Registrierungsart befindet sich das Zertifikat auf einer Signaturkarte,
die von der Finanzverwaltung unterstützt werden muss. Die Signaturkarte erwerben Sie von einem Anbieter, der die Karte mit einem eindeutigen Schutz
versehen hat. Die Signaturkarte ist Voraussetzung für die elektronische Steuerkontenabfrage; kann aber nicht für die authentifizierte Datenübermittlung per
AGENDA DELFIN verwendet werden.
Direktversand von Steuerdaten ohne Agenda DELFIN
Die Steuerdaten können entweder über Agenda DELFIN (siehe Seite 9 ) oder in den Fachanwendungen direkt versandt werden. Der Direktversand über die Fachanwendungen wird an Beispielen aus
Agenda FIBU, USt, LOHN und KSt gezeigt:
1. In Agenda FIBU eine Umsatzsteuer-Voranmeldung direkt übermitteln
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1. In Agenda FIBU »Transfer | Bereitstellen UStVoranmeldung« wählen.
2. <UStVA sofort senden> anklicken.
3. In Agenda DELFIN finden Sie die gesendeten Umsatzsteuer-Voranmeldungen in den gesendeten Daten (über »Bearbeitung | Gesendete Daten | erfolgreich gesendet | LStA/UStVA/DV/KapStA«). Sie
können dort jederzeit ein Übertragungsprotokoll
ausdrucken.
2. In Agenda FIBU Jahresabschluss eine E-Bilanz direkt übermitteln
1. In Agenda FIBU
len.
»Auswertungen | Jahresabschluss | Bilanz/GuV - Überschussrechnung« wäh-
2. Bilanz mit einem E-Bilanz-Schema berechnen lassen.
3. E-Bilanz-Assistent über
»Transfer | Assistent E-Bilanz« starten.
4. <E-Bilanz sofort versenden> anklicken.
In Agenda DELFIN finden Sie die gesendete E-Bilanz in den gesendeten Daten (über »Bearbeitung | Gesendete Daten | erfolgreich gesendet | ESt/GewSt/GuE/KSt/USt/E-Bilanz«). Sie können
dort jederzeit ein Übertragungsprotokoll und die Vorschau aus FIBU Jahresabschluss ausdrucken.
3. In Agenda USt eine Umsatzsteuer-Voranmeldung direkt übermitteln
1. In Agenda USt auf
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klicken.
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2. Option wählen:<USt-Voranmeldung sofort an das Finanzamt senden> .
In Agenda DELFIN finden Sie die gesendeten Umsatzsteuer-Voranmeldungen in den gesendeten
Daten (über »Bearbeitung | Gesendete Daten | erfolgreich gesendet | LStA/UStVA/DV/
KapStA«). Sie können dort jederzeit ein Übertragungsprotokoll ausdrucken.
4. In Agenda LOHN eine Lohnsteuerbescheinigung direkt übermitteln
1. In Agenda LOHN »Transfer | Bereitstellen LSt-Bescheinigungen Austritte« oder
Bereitstellen LSt-Bescheinigungen Vorjahr« wählen.
»Transfer |
2. Schaltfläche <LStB sofort versenden> anklicken.
In Agenda DELFIN finden Sie die gesendeten Lohnsteuerbescheinigungen in den gesendeten Daten (über »Bearbeitung | Gesendete Daten | erfolgreich gesendet | Lohnsteuerbescheinigung«).
Erst nach einer Rückübertragung ist die Lohnsteuerbescheinigung gültig und darf an den Arbeitnehmer ausgehändigt werden.
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Info für Anwender Nr. 0908
Die Rückübertragung der Lohnsteuerbescheinigung erfolgt in DELFIN über
»Bearbeitung | Gesendete Daten | erfolgreich gesendet | Lohnsteuerbescheinigung«. Sie ist nach circa 5 bis 7 Tage
möglich, wenn die Finanzverwaltung die Bescheinigung verarbeitet hat.
5. In Agenda KSt eine Kapitalertragsteuer-Anmeldung direkt übermitteln
Kapitalertragsteuer-Anmeldungen werden in der Fachanwendung Agenda KSt über einen Assistenten ausgeführt. Die Vorgehensweise finden Sie im Info für Anwender Nr. 5516 beschrieben ( »Hilfe | Infos für Anwender«).
5.3.
Mit und ohne Authentifizierung übermitteln
Grundsätzlich kann man für den gleichen Mandanten die Steuerdaten mit und ohne Authentifizierung
übermitteln. Dies wird nicht empfohlen.
Wenn das authentifizierte Verfahren bereits verwendet wurde, sollten Sie es auch weiterhin nutzen. Mischen Sie nicht die Übermittlung mit oder ohne Authentifizierung bei einer Art von Steuererklärungen.
Anderenfalls erhalten Sie eine Rückfrage seitens der Finanzverwaltung.
Hinweis
Bei Mischung der Verfahren sortiert die Finanzverwaltung die Steuererklärungen aus. Sie werden am
folgenden Tag gesondert geprüft. Dies führt bei Versand am gesetzlichen Übermittlungstermin zu einer Fristüberschreitung, was Verspätungszuschläge zur Folge haben kann.
Sie können allerdings das authentifizierte Versenden bei Lohnsteuerbescheinigungen verwenden und
dennoch z. B. Einkommensteuererklärungen des gleichen Mandanten ohne Authentifizierung versenden.
5.4.
Übernahme eines Mandanten von einem anderen Steuerberater
Wenn Sie einen Mandanten einer anderen Kanzlei übernehmen und der Mandant bereits an der authentifizierten Datenübermittlung teilgenommen hat, informieren Sie am besten die Finanzverwaltung. Dadurch werden Rückfragen wegen des abweichenden Zertifikats vermieden.
Wenn nicht bekannt ist, ob der Mandant bereits authentifizierte Daten übermittelt hat, wenden Sie sich
ebenfalls an die Finanzverwaltung. Damit werden Verzögerungen bei der Bearbeitung vermieden.
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5.5.
Verlängerung des ELSTER-Zertifikats
1. Absenderangaben in DELFIN
In DELFIN prüfen, welche Absenderangaben verwendet werden:
»Optionen | Einstellungen DELFIN«.
2. Speicherpfad, wenn Absender = Kanzlei
Verwenden Sie als Absenderdaten die Kanzleidaten. Gehen Sie wie folgt vor:
Pfad zum ELSTER-Software-Zertifikat prüfen:
»ARBEITSPLATZ | Bestand | Kanzleidaten bearbeiten | Register: DELFIN«.
Pfad für die spätere Verlängerung des Zertifikats im ElsterOnline-Portal notieren.
Beispiel für Speicherpfad: C:\Elster-Zertifikat\Simon & Partner GmbH_Elster_2048.pfx
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Info für Anwender Nr. 0908
3. Speicherpfad, wenn Absender = Mandant
Verwenden Sie als Absenderdaten die Mandantendaten. Gehen Sie wie folgt vor:
Pfad zum ELSTER-Software-Zertifikat prüfen:
»ARBEITSPLATZ | Mandant | Neuanlage & Bearbeiten | Adressdaten bearbeiten | Register:
DELFIN«.
Pfad für die spätere Verlängerung des Zertifikats im ElsterOnline-Portal notieren.
Beispiel für Speicherpfad: C:\Elster-Zertifikat\L & LGmbH_Elster_2048.pfx
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Info für Anwender Nr. 0908
4. ELSTER-Zertifikat im ElsterOnline-Portal verlängern
1. Browser starten und ElsterOnline-Portal aufrufen:
https://www.elsteronline.de/eportal/
2. Mit Option <Zertifikatsdatei> einloggen:
3. Mit Klick auf <Durchsuchen> Pfad zum Software-Zertifikat hinterlegen (im Beispiel ist das: C:\Elster-Zertifikat\L & LGmbH_Elster_2048.pfx). PIN erfassen und Klick auf <Login>.
4. Das Software-Zertifikat wird verlängert. Software-Zertifikat unter dem gleichen Pfad und dem gleichen Namen speichern wie das ursprüngliche
(im Beispiel ist das: C:\Elster-Zertifikat\L & LGmbH_Elster_2048.pfx).
5. Verlängertes ELSTER-Software-Zertifikat wie unter Seite
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beschrieben hinterlegen.
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