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Lexware: Datenübernahme FIBU
Bereich: FIBU - Info für Anwender Nr. 1201
Inhaltsverzeichnis
1.
Ziel
2
2.
Vorgehensweise: Export
2
2.1.
Vorarbeiten
2
2.2.
Buchungen exportieren
4
2.3.
Sachkonten exportieren
7
2.4.
Personenkonten exportieren
8
3.
Vorgehensweise: Import
11
3.1.
Sachkonten importieren
11
3.2.
Personenkonten und Buchungen importieren
12
4.
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13
Autor: KW / 13.05.2015
© 2015 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
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Info für Anwender Nr. 1201
1.
Ziel
Das Info beschreibt, wie Buchungen und Kontenbeschriftungen aus Lexware Buchhaltungen im DATEVFormat aus- und in Agenda FIBU eingelesen werden.
Hinweis
Die Agenda-Software bietet vielfältige Möglichkeiten der Übernahme von Stamm- und
Bewegungsdaten. Unser Consulting steht Ihnen unverbindlich zur Verfügung.
Rufen Sie uns einfach an: 08031 2561-433
2.
Vorgehensweise: Export
2.1.
Vorarbeiten
Im Folgenden werden Sach- und Personenkontenbeschriftungen sowie Buchungen exportiert. Eine klare
Ablagestruktur hilft Ihnen, die Daten anschließend einfach und schnell einzulesen. Die Übergabe der
einzelnen Monate ist u. a. notwendig, um in Agenda FIBU geänderte Umsatzsteuer-Voranmeldungen
abgeben zu können.
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Info für Anwender Nr. 1201
DATEV-Angaben ergänzen
Die Buchungsdaten werden per DATEV-Schnittstelle übernommen. Bevor die eigentliche
Buchungsübernahme durchgeführt werden kann, sind DATEV-Angaben zu ergänzen.
1. Zu übernehmenden Mandanten in Lexware Professional öffnen.
Wechseln Sie auf Buchhaltungsebene.
2.
»Bearbeiten | Firmenangaben«.
3. Im Firmenassistenten Punkt »DATEV« anklicken.
Haken bei <DATEV-Unterstützung> setzen.
Beraternummer, Beratername (Agenda-Kanzleiname), Mandantennummer (wie in Agenda FIBU
verwendet) erfassen.
Optionspunkt bei »DATEV-Format (ASCII csv)« setzen.
<Speichern> anklicken.
4.
»Verwaltung | Konfigurationsassistent«.
<Einstellungen> anklicken.
Bei »DATEV-Schnittstelle« die drei Haken setzen.
<Speichern> anklicken.
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Info für Anwender Nr. 1201
5.
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»Verwaltung | Steuersätze«
Die grüne Schaltfläche anklicken und die eingetragenen Steuerschlüssel prüfen.
Sollte kein DATEV-Steuerschlüssel erfasst sein, ist hier der jeweilige Steuerschlüssel einzutragen.
2.2.
Buchungen exportieren
1.
»Datei | DATEV-Schnittstelle | DATEV-Export«.
<Weiter> anklicken.
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Info für Anwender Nr. 1201
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2. Export-Ziel-Objekte: »Buchungsdaten« wählen.
Exportverzeichnis hinterlegen.
<Weiter> anklicken.
3. Angaben wie im Bild gezeigt ergänzen.
Haken setzen bei <DATEV-Format (ASCII csv)>.
<Weiter> anklicken.
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4. Bei Selektionskriterium »Monat bzw. Quartal« auswählen.
<Weiter> und dann <Fertigstellen> anklicken.
Selektionskriterium
Vor-/Nachteil
Monat/Quartal
Vorteil: In Agenda ist eine monatliche BWA mit Vorjahresvergleich
sowie eventuelle Korrekturen der Umsatzsteuer-Voranmeldungen
einfach möglich.
Datum von – bis
Vorteil: Man liest das ganze Jahr in einem Vorgang aus und kann die
Daten in Agenda FIBU auch in einem Vorgang wieder einlesen.
Nachteil: In Agenda liest man alles in eine Abrechnungsnummer ein.
Man bekommt also keinen monatlichen Vorjahresvergleich in der
BWA.
Alternativ: In Agenda liest man alles in eine Abrechnungsnummer
(Abr. Nr. 12) und einen Buchungskreis (freie Erfassung) ein. Im
Anschluss können die Buchungen über
»Bearbeitung | Auskunft | Buchungen suchen « für jeden
Abrechnugsmonat gesucht werden und dem jeweiligen Monat
zugeordnet werden.
Siehe Info für Anwender Nr. 1152 Buchungen im falschen Monat bzw.
im falschen Buchungskreis erfasst oder Abrechnungsnr. in falscher
Periode angelegt.
Es wird eine Datei in das zuvor angegebene Verzeichnis ausgelesen. Wiederholen Sie den Vorgang
solange, bis alle Buchungen des Wirtschaftsjahrs exportiert sind.
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2.3.
Sachkonten exportieren
1. Die Sachkonten werden über die Summen- und Saldenliste exportiert.
»Berichte | Summen- und Salden«.
Option »Export/MS-Excel« wählen.
<Ausgabe> anklicken.
2. Speicherort wählen.
Als Dateityp »Excel 97-2003-Arbeitsmappe« einstellen.
<Speichern> anklicken.
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3. Die Summen- und Saldenliste wird in Excel in der zweiten Registerkarte abgelegt. Das zweite
Register an die erste Stelle ziehen.
»Datei | Speichern«.
2.4.
Personenkonten exportieren
1.
»Datei | DATEV-Schnittstelle | DATEV-Export«.
<Weiter> anklicken.
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2. Export-Ziel-Objekte: »Kontendaten Kunden und Lieferanten« wählen.
Exportverzeichnis hinterlegen und <Weiter> anklicken.
3. Die DATEV-Angaben sollten bereits vorbelegt sein.
Sonst: Angaben wie im Bild gezeigt ergänzen.
<Weiter> anklicken.
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4. Bei Selektionskriterium »Konto« hinterlegen.
Kleinstes und höchstes Personenkonto auswählen.
<Weiter> anklicken.
Es werden die selektierten Konten angezeigt.
<Fertigstellen> anklicken.
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3.
Vorgehensweise: Import
3.1.
Sachkonten importieren
1. Mandanten in dem Wirtschaftsjahr öffnen, in welches importiert werden soll.
2.
»Transfer | Daten einlesen | Einlesen Summen- und Saldenliste«.
Summen- und Saldenliste auswählen.
Abrechnungsnummer »1« hinterlegen.
Haken wie im Bild gezeigt setzen.
<Starten> anklicken.
3. Es öffnet sich die Definitionsdatei.
Nehmen Sie die Einstellungen wie im Bild gezeigt vor.
<Speichern> anklicken und Fenster schließen.
Mit dem Schließen werden die Sachkonten in Agenda FIBU importiert. Die Meldung »Es wurden keine
Buchungen eingelesen« können Sie ignorieren und mit <OK> bestätigen.
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Info für Anwender Nr. 1201
3.2.
Personenkonten und Buchungen importieren
1. Mandant in dem Wirtschaftsjahr öffnen, in das die Buchungen eingelesen werden sollen.
2.
»Transfer | Daten einlesen | Import-Assistent (DATEV-Format)«.
3. Verzeichnis wählen, in dem die Buchungen gespeichert wurden und <Weiter>.
4. Die zu importierenden Daten werden angezeigt.
Auswahl bei Bedarf treffen (in der Regel nicht notwendig) und <Weiter>.
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Info für Anwender Nr. 1201
Seite 13
Gewünschte Optionen wählen und <Importieren>.
Die Buchungen werden importiert.
Wenn beim Einlesen der Buchungen Fehler auftreten, werden diese in einem Protokoll ausgegeben.
Fehlerhafte Buchungen werden eingelesen und sind in der Buchungserfassung nachzubearbeiten.
4.
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