KASSENBUCH ONLINE mit Agenda FIBU
Bereich: FIBU - Info für Anwender Nr. 1206
Inhaltsverzeichnis
1.
Ziel
2
2.
Allgemeine Hinweise
2
3.
Überblick
2
4.
Voraussetzungen
3
5.
Vorgehensweise
3
5.1.
Mandanten-Adressdaten prüfen
3
5.2.
Mandanten mit dem Rechenzentrum synchronisieren
4
5.3.
Mandanten-Programmdaten einrichten
4
5.4.
Buchungskreis Kasse einrichten
5
6.
Details
6
6.1.
Posteingang Online-Services-Manager – KASSENBUCH ONLINE
6
6.2.
Kassenbuch abrufen
7
6.3.
Kassenbuch verbuchen
7
6.4.
Hinweismeldungen in der Buchungserfassung
8
6.5.
Besonderheiten in der Buchungserfassung
8
6.6.
Import »fehlerhafter« Buchungen
9
6.7.
Feld »Notiz« aus KASSENBUCH ONLINE
10
7.
Verwandte Themen
10
Autor: AF / 21.04.2015
© 2015 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Info für Anwender Nr. 1206
1.
Seite 2
Ziel
Dieses Info beschreibt, wie vorzugehen ist, um aus KASSENBUCH ONLINE Buchungen in Agenda
FIBU einzulesen.
2.
Allgemeine Hinweise
Die Kassenbuchführung ist ein wichtiger Bestandteil der gesamten Buchführung. Stellt der
Betriebsprüfer im Rahmen der Kassenbuchprüfung Mängel fest, kann er von der gesetzlichen
Schätzungsbefugnis Anspruch nehmen. Deshalb ist es besonders wichtig, formelle und sachliche Fehler
in der Kassenbuchführung zu vermeiden.
Mit KASSENBUCH ONLINE geben wir Ihnen viele Funktionen und eine technische Infrastruktur an die
Hand.
3.
Überblick
Mit KASSENBUCH ONLINE kann der Mandant Kassenbücher führen und seinem Steuerberater zum
Import in die Finanzbuchführung bereitstellen. Folgende Schritte sind hierbei vorgesehen:
Kassenbuchungen erfassen
Der Mandant legt das Kassenbuch mit den gleichen Daten wie in der FIBU an und erfasst die laufenden
Kassenbuchungen im KASSENBUCH ONLINE. Die Daten werden sofort im Agenda-Rechenzentrum
gespeichert.
Kassenbuchungen festschreiben/bereitstellen
Der Mandant schreibt fertiggestellte Monate fest und stellt sie auf Knopfdruck dem Steuerberater zum
Import bereit. Eine automatisch generierte E-Mail-Benachrichtigung informiert den Steuerberater über
die Bereitstellung der Buchungen.
Import der Buchungen in FIBU
Die bereitgestellten Kassenbuchungen lesen Sie über eine Verbindung mit dem AgendaRechenzentrum in die Agenda FIBU ein. Unmittelbar nach dem Abruf der Kassenbuchungen kann die
Kontierung in der gewohnten Buchungserfassung vorgenommen werden.
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Info für Anwender Nr. 1206
4.
Voraussetzungen
Bestellung KASSENBUCH ONLINE
Damit Kassenbücher in KASSENBUCH ONLINE geführt und in Agenda FIBU verwendet werden
können, muss der Online-Service KASSENBUCH ONLINE über den Agenda-Kundenbereich bestellt
werden.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Internetverbindung
Für einen schnellen Datentransfer zwischen Agenda FIBU und dem Agenda-Rechenzentrum ist eine
Breitbandverbindung (DSL) Voraussetzung. Empfohlen wird DSL 3000 (und höher).
5.
Vorgehensweise
5.1.
Mandanten-Adressdaten prüfen
Damit KASSENBUCH ONLINE in Agenda FIBU verwendet werden kann, sind Einstellungen in den
Mandaten-Adressdaten des jeweiligen Mandanten vorzunehmen:
Agenda FIBU »Stammdaten | Mandanten-Adressdaten | Register: IT-Lösungen«.
Gehen Sie wie folgt vor:
1. Option »KASSENBUCH ONLINE aktivieren« anhaken.
2. Agenda-Kundennummer des Mandanten erfassen, der das KASSENBUCH ONLINE im
Rechenzentrum bearbeitet und bereitstellt.
3. Synchronisation mit Klick auf die Schaltfläche »Jetzt synchronisieren« starten.
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5.2.
Mandanten mit dem Rechenzentrum synchronisieren
Nach dem Speichern der Mandanten-Adressdaten wird automatisch der Synchronisationsvorgang mit
dem Rechenzentrum gestartet. Dabei werden die Kanzleinummer, der Kanzleiname, die
Mandantennummer, der Mandantenname und die erfasste Agenda-Kundennummer des Senders
übermittelt.
Für die Verbindung mit dem Agenda-Rechenzentrum ist eine Anmeldung notwendig. Für das Login
benötigen Sie folgende Anmeldeinformationen:
Anmeldeinformationen
Erläuterung
Agenda Online-Zertifikat
Dieses haben Sie bei der Bestellung eines Online-Services erhalten.
E-Mail
Verwenden Sie die E-Mail-Adresse, mit der Sie sich zu den OnlineServices angemeldet haben.
Passwort
Hinterlegen Sie hier das Passwort, das Sie bei der Anmeldung zu den
Online-Services vergeben haben.
Erst nachdem der Mandant erfolgreich mit dem Rechenzentrum synchronisiert wurde, ist der Mandant
grundsätzlich für die Übernahme von Buchungen aus KASSENBUCH ONLINE vorbereitet. Sie müssen
im nächsten Schritt weitere Einstellungen festlegen.
5.3.
Mandanten-Programmdaten einrichten
Öffnen Sie den Mandanten im gewünschten Wirtschaftsjahr, in dem erstmalig ein Kassenbuch
übernommen werden soll, und öffnen Sie die Mandanten-Programmdaten.
Agenda FIBU »Stammdaten | Mandanten-Programmdaten | Register: Mandant«.
Aktivieren Sie die Option »KASSENBUCH ONLINE verwenden«. Es werden automatisch die
Sachkonten für die Buchungen ohne Gegenkonto gefüllt.
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Automatische Aktivierung
Wurde in den Mandanten-Adressdaten das KASSENBUCH ONLINE aktiviert, wird automatisch im
höchsten Wirtschaftsjahr der Agenda FIBU die Option aktiviert. Dies jedoch nur, wenn im Mandanten
nur ein Buchungskreis Kasse vorhanden ist. Folgende Sachkonten werden automatisch eingetragen:
SKR
Sachkontonumme Bezeichnung
r
03
1590
Durchlaufende Posten
Branchenpaket »Hotels und
Gaststätten«
1590 00
Durchlaufende Posten
04
1370
Durchlaufende Posten
Branchenpaket »Hotels und
Gaststätten«
1370 00
Durchlaufende Posten
45
1690
Durchlaufende Posten
49
0870
Durchlaufende Posten Einnahmen
0875
Durchlaufende Posten Ausgaben
80
1590
Durchlaufende Posten
81
1590
Durchlaufende Posten
Sie können hier eigene Sachkonten hinterlegen (z. B. individuelle Sachkonten). Wichtig ist hierbei nur,
dass keine Finanzkonten (wie z. B. BANK) hinterlegt werden. Ohne ein Sachkonto kann die Option
KASSENBUCH ONLINE nicht aktiviert werden.
5.4.
Buchungskreis Kasse einrichten
Um Buchungen aus dem KASSENBUCH ONLINE zu übernehmen, müssen noch die Buchungskreise
für die Kasse in der FIBU definiert werden.
Erfassung Buchungskreis Kasse aufrufen.
Agenda FIBU »Stammdaten | Buchungserfassung | Buchungskreise | Buchungskreis durch
Doppelklick öffnen | Register: Buchungskreis«.
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Aktivieren Sie die Option »Buchungskreis für KASSENBUCH ONLINE verwenden«. Erst dann ist in der
Buchungserfassung der Abruf der Buchungen möglich.
Automatische Aktivierung: Auch diese Einstellung wird automatisch aktiviert, wenn die Nutzung von
KASSENBUCH ONLINE in den Mandanten-Adressdaten aktiviert wurde und nur ein Buchungskreis
»Kasse« vorhanden ist.
6.
Details
6.1.
Posteingang Online-Services-Manager – KASSENBUCH ONLINE
Bereitgestellte Kassenbücher Ihrer Mandanten werden im Posteingang von KASSENBUCH ONLINE
übersichtlich dargestellt. Sie können über vordefinierte Favoriten bereitgestellte und abgeholte Monate
selektieren. Zusätzlich erhalten Sie bei jeder Bereitstellung per E-Mail eine Information, vorausgesetzt
diese Option wurde im Kassenbuch aktiviert.
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6.2.
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Kassenbuch abrufen
Sie möchten ein über KASSENBUCH ONLINE bereitgestelltes Kassenbuch abrufen. Wählen Sie hierzu
die gewünschte Abrechnungsnummer und den Buchungskreis Kasse aus. Klicken Sie auf die
Schaltfläche »KASSENBUCH ONLINE buchen«.
Es wird eine Verbindung zum Agenda-Rechenzentrum (inklusive Anmeldung) aufgebaut, und es wird
geprüft, ob ein Kassenbuch verfügbar ist. Alle Buchungen werden in die Buchungserfassung
übernommen.
6.3.
Kassenbuch verbuchen
In der Buchungserfassung werden die Buchungen, die ohne Gegenkonto in KASSENBUCH ONLINE
erfasst wurden automatisch mit dem in den Mandanten-Programmdaten gespeicherten Gegenkonto
vorkontiert. Diese Buchungen werden nach dem Import automatisch farbig markiert, und sind vom
Anwender nachzubearbeiten.
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6.4.
Hinweismeldungen in der Buchungserfassung
Bei der Bearbeitung von Buchungen aus KASSENBUCH ONLINE in Agenda FIBU erhalten Sie
unterschiedliche Meldungen. Diese Meldungen sollen darauf hinweisen, dass durch Änderungen
Buchungen nicht mehr mit den im KASSENBUCH ONLINE erfassten Buchungen übereinstimmen.
Beispiele für Meldungen bei folgenden Aktionen:
Abweichung beim Anfangsbestand laut FIBU
Erfassen einer neuen Buchung
Löschen von Buchungen
Ändern einer Buchung im Betrag oder Datum
Reihenfolge der Buchungen ändern
Einfügen einer Gruppen-/Zwischensumme
Buchungen umsortieren
Erneuter Abruf von Buchungen über KASSENBUCH ONLINE
6.5.
Besonderheiten in der Buchungserfassung
Abrechnungsnummer
Das KASSENBUCH ONLINE kann nur in die Abrechnungsnummern der laufenden Buchhaltung
eingelesen werden. Der Import in folgende Abrechnungsnummern ist nicht möglich:
Abrechnungsnummer
Zeitraum
Eigenschaft
0
01.01.-01.01.
Abrechnungsnummer für die Eröffnungsbilanzwerte aus
der automatischen Jahresübernahme.
13
31.12.-31.12.
Abrechnungsnummer für die
Jahresabschlussbuchungen.
Zeiträume (Abrechnungsnummer/Perioden)
In Agenda FIBU können Sie Buchungszeiträume (Perioden) monatlich, vierteljährlich und jährlich
anlegen. Im KASSENBUCH ONLINE werden die Buchungszeiträume immer monatlich geführt. Deshalb
gilt es, folgende Besonderheiten zu beachten:
Monatliche Buchhaltung in FIBU (Rumpfwirtschaftsjahr)
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Info für Anwender Nr. 1206
Periodenzeitraum FIBU
Buchungsdatum
KASSENBUCH ONLINE
15.01. -31.01.
15.01.-31.01.
Import möglich.
14.01.-31.01.
Import nicht möglich.
01.12.-15.12.
Import möglich.
01.12.-16.12.
Import nicht möglich.
01.12. -15.12.
Beschreibung
Bitte informieren Sie den Bearbeiter des Kassenbuchs (z. B. Mandanten) über die verwendete
Periodenstruktur in Agenda FIBU. Es dürfen also keine Buchungen im Kassenbuch außerhalb der
Periodenstruktur der FIBU erfasst werden.
Vierteljährliche Buchhaltung in FIBU
Bei vierteljährlicher Periodenstruktur in Agenda FIBU muss immer der letzte Monat des Quartals
bereitgestellt sein, damit ein Import möglich ist. Sind Monate ohne Buchungen vorhanden, sind diese
leeren Kassenbücher ebenfalls bereitzustellen.
Jährliche Buchhaltung in FIBU
Bei jährlicher Periodenstruktur in Agenda FIBU müssen immer alle Monate des Jahres bereitgestellt
sein, damit ein Import möglich ist. Sind Monate ohne Buchungen vorhanden, sind diese leeren
Kassenbücher ebenfalls bereitzustellen.
6.6.
Import »fehlerhafter« Buchungen
Werden Buchungen aus dem KASSENBUCH ONLINE importiert, erhalten Sie eventuell einen Hinweis,
dass Fehler in den Buchungen vorhanden sind. Sie können diese trotzdem importieren. Jedoch müssen
die Fehler in den Buchungen nachbearbeitet werden.
Buchungen werden als fehlerhaft gekennzeichnet:
Fehlersituation
Abhilfe
Im Kassenbuch erfasste Kostenstelle
ist in FIBU nicht vorhanden.
Die Kostenstelle muss in der übernommenen Buchung neu
angelegt werden.
Buchungserfassung: Feld »Kost1/2« – Taste »F3«
Im Kassenbuch erfasstes Gegenkonto
ist in FIBU nicht vorhanden.
Das Gegenkonto muss in der übernommenen Buchung neu
angelegt werden.
Buchungserfassung: Feld »Gkto« – Taste »S«
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Info für Anwender Nr. 1206
6.7.
Feld »Notiz« aus KASSENBUCH ONLINE
Im KASSENBUCH ONLINE kann zu einer Buchung eine Notiz erfasst werden. Diese wird in Agenda
FIBU in das Feld »Notiz« übernommen.
Notiz aufrufen
Ist zu einer Buchung eine Notiz vorhanden, kann diese über das Symbol in der Buchungserfassung
aufgerufen werden.
Notiz bearbeiten
Um eine Notiz zu bearbeiten, übernehmen Sie die Buchung in die Buchungserfassung und aktivieren
die Funktion »Darstellung | Zusatzfelder | Zusatzfelder anzeigen«.
Sie können dann im Register »Allgemein« die Notiz bearbeiten. Speichern Sie die Buchung ab.
7.
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