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Querido gestor TIC, a continuación podrás seguir detalladamente uno a uno los
pasos para crear una cuenta de correo electrónico1.
Correo Electrónico
Una cuenta de correo electrónico ofrece una variedad de aplicaciones que
usualmente se desconocen y por la misma razón no se les saca mayor
provecho. A continuación se exponen algunas de ellas:
Archivo adjunto
Son enlaces que proporcionan información complementaria a los usuarios a
través de los correos que se envían o se reciben. Este tipo de archivos se
usan para anexar contenidos como documentos en procesadores de texto,
archivos en formato PDF, hojas de cálculo o presentaciones en diapositivas.
Para adjuntar un archivo se deben seguir los siguientes pasos:
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En el momento en que se está redactando un correo, se debe seleccionar la
opción Insertar y luego Datos Adjuntos.
Allí se abre una ventana para hacer una búsqueda del archivo que se quiere
adjuntar, cuando se ubica el archivo se selecciona haciendo clic sobre éste y
finalmente se oprime el botón Adjuntar.
Esta ventana se cierra y se debe esperar un momento mientras el archivo
carga
en el correo, para finalmente hacer clic sobre el botón Enviar. Es importante
tener
en cuenta que los documentos adjuntos tiene un límite de tamaño que depende
del proveedor de correo electrónico que se use, si este tamaño se supera no
será
posible el envío del correo.
Cuando se recibe un correo que incluye archivos adjuntos, según el navegador que se
esté utilizando, será necesario guardarlo en el equipo, para luego abrirlo y ver su
contenido.
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Tomado del Manual para el Fortalecimiento y Profundización de Habilidades en el Uso de las
TIC,- Agricultores/as, Pescadores/as, Ganaderos/as y Mineros/as - elaborado por Lorena
Barreto Herrera, para el proyecto “Apropiación Nacional de TIC”, coordinado a nivel nacional
por Colnodo, realizado con el apoyo técnico y financiero del Ministerio de Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones de Colombia, en el marco del Plan Vive Digital, y la
Fundación Saldarriaga Concha y desarrollado en alianza con organizaciones miembros de la
Red Nacional de Telecentros de Colombia. Páginas 47-52,
Fotos
Son enlaces que permiten adjuntar imágenes, incluso varias al mismo tiempo
según su tamaño. El tamaño máximo de cada envío es de hasta 10 MB en
algunos proveedores de correo.
Para adjuntar una imagen o foto se deben seguir los siguientes pasos:
 En el momento en que se está redactando un correo, se debe seleccionar la
opción Insertar y luego Foto.
 En la lista que se despliega se debe escoger el tipo de archivo (Nuevo álbum,
Imágenes web, imágenes prediseñadas), según el cual se abre una ventana
para hacer una búsqueda del archivo que se quiere adjuntar, cuando se ubica
el archivo se selecciona haciendo clic sobre éste y finalmente se oprime el
botón Adjuntar.
 Esta ventana se cierra y se debe esperar un momento mientras la foto carga en
el correo, para finalmente hacer clic sobre el botón Enviar.
Manejo de Carpetas
La cuenta de correo electrónico esta dividida en carpetas, tales como: Bandeja de
Entrada, Correo No Deseado o Spam, Borradores, Enviados y Eliminados. Estas
carpetas se encuentran ubicadas habitualmente hacia la margen izquierda de la
página y permite organizar mejor la información que se recibe y se envía desde la
cuenta de correo.
Adicionalmente, el proveedor de correo electrónico permite añadir carpetas personales
por temas específicos, con el objetivo de almacenar la información según una
clasificación específica.
Para crear una nueva carpeta se deben seguir los siguientes pasos:
 Hacia la margen izquierda de la página de correo electrónico y debajo de las
carpetas ya existentes, se debe seleccionar la opción de Nueva Carpeta.
 Allí se abrirá una ventana en la que se debe ingresar el Nombre de la Carpeta
y luego oprimir la tecla Enter.
 Para confirmar que la nueva carpeta fue creada, el nombre elegido debe
aparecer debajo de las carpetas ya existentes.
Administrador de Contactos
Un administrador de contactos es un espacio en la cuenta de correo, que permite
almacenar la información de las personas u organizaciones con quienes se
intercambia correo y funciona a manera de agenda o libreta de direcciones.
En caso de que una persona necesite una dirección de correo electrónico, puede abrir
la carpeta Contactos y hacer la búsqueda respectiva. Este espacio permite almacenar
todo tipo de información, en principio queda registrada la dirección de correo
electrónico y en algunos casos el nombre de la persona, pero si se requiere se pueden
completar los datos personales en los campos que ofrece el formato, tomar notas e
incluso vincular una imagen.
En la carpeta de Contactos se puede almacenar la siguiente información:
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Direcciones de correo electrónico.
Una imagen
Números de teléfono
Direcciones de la residencia u oficina
Información de la familia
Para añadir un contacto a la carpeta, se debe hacer clic en la opción Nuevo Contacto
y luego completar la información en los campos disponibles en el formulario. No es
necesario llenar todos los campos, se puede escribir sólo los datos más relevantes del
contacto.
Para agregar o modificar información de un contacto se deben seguir los
siguientes pasos:
 Hacer doble clic en el contacto que se desea modificar.
 Luego, hacer clic en la ficha en la que se vaya a agregar información y agregar
la información en los campos disponibles.
También se pueden crear grupos de contactos, los cuales compilan varios contactos
individuales en un único grupo.
La creación de un grupo de contactos permite enviar correos electrónicos masivos de
manera sencilla y rápida, de modo que sólo basta enviar un mensaje de correo
electrónico a un grupo de contactos, para que llegue a todas las direcciones
vinculadas a este grupo.
Para crear un grupo de contactos se debe hacer clic en la opción Nuevo Grupo de
Contactos o Categoría, luego escribir un nombre en el campo Nombre del Grupo y
completar los cuadros de las fichas Grupo de Contactos y Detalles del Grupo de
Contactos.
Para agregar contactos al grupo creado, puede utilizar alguno de los siguientes
métodos:
 Para agregar contactos individuales al grupo creado a partir de
contactos ya existentes, se debe seleccionar la opción Agregar al Grupo
de Contactos.
 Para agregar contactos individuales al grupo creado a partir de
contactos nuevos, se debe seleccionar la opción Crear Nuevo Contacto.
 Para agregar nuevas personas al grupo creado sin que queden
registrados como contactos individuales, se debe escribir la información
correspondiente en los cuadros Nombre de Contacto y Correo
Electrónico y finalmente, se debe hacer clic en Crear sólo para el Grupo.
 Al finalizar la integración de contactos al grupo creado, se debe hacer
clic en Aceptar.
Envío de Correos Masivos
En el envío de correos electrónicos se pueden usar diferentes opciones para que la
misma información llegue a múltiples destinatarios, esto se conoce como envío de
correos masivos. Esta posibilidad permite dos opciones: enviar copias dejando ver los
demás destinatarios a quienes se envía la información (CC, con copia) o por el
contrario, ocultando las direcciones de quienes reciben el correo (CCO, con copia
oculta).
Para enviar un correo masivo con copia visible de los destinatarios se utiliza la opción
CC y para enviarlo con copia oculta se utiliza la opción CCO, allí se escriben las
direcciones a las que se quiere enviar la información y se siguen los pasos generales
de envío de correo.
Buenas prácticas en el uso del Correo Electrónico
Las siguientes son algunas recomendaciones a tener en cuenta en el uso de una
cuenta de correo electrónico:
 Es conveniente consultar el correo con una periodicidad frecuente y eliminar la
información innecesaria, con el fin de evitar que el buzón se llene.
 No aceptar documentos ni archivos adjuntos provenientes de direcciones
desconocidas o que contengan un asunto u origen poco fiable. Los correos
electrónicos con datos adjuntos sospechosos pueden contener virus.
 No abrir los correos que lleguen a la carpeta de correo basura o spam, ni sus
adjuntos. Estos son los mensajes no deseados que hacen referencia a
publicidad, pudiendo además contener virus, por lo tanto deben eliminarse sin
ser leídos.
 Analizar con un antivirus cualquier documento adjunto antes de abrirlo
directamente.
 No confiar en regalos y promociones de fácil obtención. En ocasiones los virus
pueden estar al visitar alguna página Web facilitada en un correo
aparentemente inofensivo.
 Desconfiar de los correos de supuestas entidades bancarias que solicitan
introducir o modificar claves de acceso. Esta no es la forma de proceder de las
entidades legítimas y probablemente se trate de un intento de fraude. Ante
cualquier duda es mejor ponerse en contacto con la entidad.
 Escribir un "Asunto" lo más descriptivo posible del contenido del mensaje. Esto
facilita la lectura, clasificación y posterior recuperación del correo por parte del
destinatario/a y constituye una norma de cortesía hacia esta persona.
 Evitar emplear mayúsculas en el contenido del correo ya que esto implica
GRITAR. Si se quiere enfatizar algo, es preferible usar comillas, negrita,
colores o subrayados, etc. Si el tamaño de la letra es demasiado pequeño, se

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puede agrandar hasta un tamaño que resulte más conveniente, nunca
extravagante.
No facilitar datos personales o financieros a personas desconocidas.
No responder al correo basura o spam.
Procurar eliminar mensajes masivos innecesarios (felicitaciones, chistes,
correos piramidales, etc.) si la cuenta de correo es de tipo laboral o
institucional.
Evitar participar en el reenvío de correo no solicitado (cadenas de mensajes,
rumores, publicidad, etc.).
En caso de hacer reenvíos masivos, añadir direcciones siempre en copia oculta
(CCO), de esta forma se evita que los destinatarios puedan ver y hacer uso de
todas las direcciones de correo enviadas en el mensaje.