‫יצירת הצעת מחיר ללקוח‬ ‫ניתן ליצור הצעת מחיר חדשה מתוך כרטיס לקוח קיים או מתוך מסך הצעות מחיר והזמנות ומשם‬ ‫לחפש את הלקוח או ליצור לקוח חדש טרם פתיחת הצעת המחיר‪.‬‬ ‫יצירת הצעת מחיר מתוך מסך הצעות מחיר והזמנות‪:‬‬ ‫יש להיכנס להצעות מחיר והזמנות ← הצעת מחיר‬ ‫יש לברור עבור איזה לקוח ההצעה תפתח‪:‬‬ ‫אפשרויות חיפוש‪:‬‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫לפי שם הלקוח‪ -‬יש לרשום את שם הלקוח בשדה החיפוש וללחוץ על‬ ‫‪.‬‬ ‫בחירת הלקוח ע"פ רשימה של כלל הלקוחות‪ -‬יש ללחוץ על‬ ‫•‬ ‫יצירת לקוח חדש שלא קיים במערכת‪ -‬יש ללחוץ על‬ ‫‪.‬‬ ‫יצירת הצעת מחיר מתוך כרטיס הלקוח‪:‬‬ ‫יש להיכנס לכרטיס הלקוח ← לשונית הצעות מחיר‪/‬הזמנות לקוח ← הצעת מחיר‬ ‫‪1‬‬ ‫‪.‬‬ ‫לשונית מוצרים‪:‬‬ ‫יש למלא שם עבור הצעת המחיר בשדה "הצעת מחיר עבור"‪ .‬במידה ומוגדר בהגדרות המערכת‬ ‫תוקף להצעת מחיר ע"פ ימים יהיה גם שדה של תוקף ההצעה אותו כמובן ניתן לשנות עבור כל הצעה‬ ‫במידת הצורך‪.‬‬ ‫כאשר יוגדר שם להצעה יתרחב המסך לשדות נוספים‪:‬‬ ‫ניתן להוסיף מוצרים להצגה ע"י לחיצה על אחד הכפתורים המסומנים במסגרת למעלה‪.‬‬ ‫פירוט הכפתורים‪:‬‬ ‫הוסף מוצרים מהקטלוג‪ -‬לחיצה על כפתור זה תפתח את קטלוג המוצרים‪ .‬בחירת המוצר הרלוונטי‬ ‫‪ .‬להסבר מפורט עבור קטלוג מוצרים ראה מסמך קטלוג‬ ‫תתבצע ע"י לחיצה על אייקון‬ ‫מוצרים‪.‬‬ ‫הוסף מוצרים מהבנק‪ -‬בחירת מוצרים מתוך כלל המוצרים המוגדרים במערכת‪ .‬יפתח מסך המחולק‬ ‫לשתי טבלאות כאשר הטבלה העליונה כוללת את כלל המוצרים והטבלה תחתונה מציגה את‬ ‫המוצרים שנבחרו המיועדים להזמנה הנוכחית‪.‬‬ ‫או ע"י לחיצה של דאבל‬ ‫הוספה של מוצר להצעה תתבצע ע"י לחיצה בשורת המוצר על אייקון‬ ‫קליק על המוצר‪ .‬המוצר יתווסף לטבלה התחתונה‪ .‬ישנה אפשרות לבטל את אחד המוצרים שהורדו‬ ‫‪2‬‬ ‫לטבלה התחתונה ע"י לחיצה של דאבל קליל על המוצר והוא יעלה לטבלה העליונה‪ .‬לאחר שהוספו‬ ‫המוצרים המבוקשים מהבנק יש ללחוץ על כפתור המשך‪.‬‬ ‫הגדר מוצר חדש‪ -‬הגדרת מוצר חדש ללקוח שלא קיים בבנק המוצרים הכולל את תחנות היצור‪,‬‬ ‫בחירת חומרי גלם ותמחור המוצר ע"פ העלויות השונות‪ .‬להסבר למפורט על הגדרת מוצר חדש ראה‬ ‫מסמך "הגדרת מוצר חדש לתוך בנק המוצרים"‪.‬‬ ‫הגדר מוצר בנוהל מהיר‪ -‬הגדרת מוצר חדש ללקוח שלא קיים בבנק המוצרים בצורה הכי בסיסית‬ ‫ללא קשר לתחנות היצור וחומרי הגלם‪.‬‬ ‫לאחר שהוגדרו כל המוצרים הדרושים להצעת המחיר יש ללחוץ על כפתור השמור‪.‬‬ ‫כניסה מחודשת לכרטיס הצעת מחיר של הלקוח תופיע עם הלשוניות הבאות‪:‬‬ ‫‪3‬‬ ‫הסבר כללי על טבלת המוצרים שנוצרה בהצעת המחיר ללקוח‪:‬‬ ‫ראשית חשוב לציין שטבלת המוצרים שנוצרה בהצעת המחיר ללקוח היא אך ורק עבור אותו לקוח‪.‬‬ ‫במידה וישונו עבור הלקוח פרטים שונים על מוצר מבנק המוצרים כמו מחיר‪ ,‬הערות שונות וכו'‪,‬‬ ‫הנתונים ישמרו רק על גבי אותה הצעת מחיר וללא קשר למאגר המוצרים במערכת‪ .‬כמו כן ישנה‬ ‫אפשרות במידה ונדרש לשמור העתק לבנק המוצרים ע"י לחיצה על כפתור "שמור העתק בבנק‬ ‫המוצרים"‪.‬‬ ‫לגבי מוצר חדש שהוגדר ללקוח‪ ,‬אותו מוצר יתווסף אך ורק להצעת המחיר ולא יכנס למאגר המוצרים‬ ‫בבנק המוצרים‪.‬‬ ‫פירוט עמודות הטבלה‪:‬‬ ‫•‬ ‫לחיצה על איקון‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫תשנה את סדר המוצרים על גבי הטבלה‪.‬‬ ‫לחיצה על החצים‬ ‫מספר קטלוגי‪ -‬מק"ט של מוצר שנשלף מתוך בנק המוצרים‪.‬‬ ‫שם המוצר‪ -‬שם המוצר מתוך בנק המוצרים‪/‬מוצר חדש שנוצר ללקוח‪.‬‬ ‫תיאור‪ -‬זהו שדה טקסט חופשי של תיאור המוצר‪ .‬במידה ולא ניתן תיאור על המוצר ושדה‬ ‫‪ .‬במידה ויש תיאור על המוצר או הוסף תיאור‬ ‫הטקסט ריק מתוכן יופיע האייקון‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫תמחק את המוצר מהצעת המחיר ללקוח‪.‬‬ ‫‪.‬‬ ‫בהצעת מחיר זו יוצג האייקון מסומן ב√ כך‪:‬‬ ‫מספר אדריכלי‪ -‬ניתן לעדכן לכל מוצר מספר אדריכלי במידה ונדרש‪.‬‬ ‫מחיר לפני מע"מ‪ -‬מחיר המוצר לפני מע"מ‪.‬‬ ‫מחיר כולל מע"מ‪ -‬מחיר המוצר כולל מע"מ‪.‬‬ ‫הנחה‪ -‬ניתן לתת אחוז הנחה לכל מוצר בנפרד‪.‬‬ ‫כמות‪ -‬כמות המוצרים הנדרשים למוצר‪.‬‬ ‫סה"כ מחיר‪ -‬סה"כ מחיר לפני מע"מ למוצר זה בהתחשב לכמות המוצרים בהצעה מסוג זה‬ ‫ובאחוז ההנחה במידה וניתנה‪.‬‬ ‫סה"כ מחיר כולל מע"מ‪ -‬סה"כ מחיר כולל מע"מ למוצר זה בהתחשב לכמות המוצרים‬ ‫בהצעה מסוג זה ובאחוז ההנחה במידה וניתנה‪.‬‬ ‫מיקום‪ -‬ניתן להוסיף פרטים על מיקום המוצר‪.‬‬ ‫מועד אספקה משוער‪ -‬ניתן לקבוע מועד אספקה משוער לכל מוצר בנפרד‪.‬‬ ‫‪4‬‬ ‫הסבר על חלקו העליון של המסך‪:‬‬ ‫פרוט השדות‪:‬‬ ‫•‬ ‫עדכן מחירים‪ -‬ניתן לעדכן את אחוז המחיר לכלל הצעת המחיר‪ .‬לדוגמא ליקר את כל הצעת‬ ‫המחיר ב ‪ .10%‬ניתן לראות במסך הבא כי מחירי שלושת המוצרים שבהצעת מחיר זו‬ ‫התייקרו ב‪ .10%‬נוספה לטבלה עמודה נוספת של ‪ 10%‬אשר מציגה את המחיר החדש של‬ ‫כל מוצר לפני מע"מ‪.‬‬ ‫•‬ ‫אופציה לבחירה‪ -‬ניתן לתת בנוסף למחיר של כל מוצר אופציות בחירה‪ 2 .‬או ‪ 3‬אופציות‪.‬‬ ‫לדוגמא אם יש מוצר שישנן כמה אפשרויות למפרט הטכני שלו ולכל אפשרות יש מחיר אחר‬ ‫אז ניתן לרשום כל אופציה של מפרט טכני והמחיר שלה‪ .‬ניתן לפרט על כך בטקסט חופשי‬ ‫בשדה הטקסט של תיאור מוצר או בהערות‪.‬‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫הנחה‪ -‬ניתן לתת אחוז הנחה על כלל ההצעה ללא קשר למוצר ספציפי‪.‬‬ ‫מע"מ‪ -‬מציג את אחוז המע"מ שמעודכן במערכת‪.‬‬ ‫סך מוצרים לפני מע"מ‪ -‬סך הצעת המחיר לפני מע"מ‪.‬‬ ‫הנחה‪ -‬סך ההנחה בשקלים שנתנה על כלל ההצעה‪ .‬כלומר לפי השדה של הנחה )‪.(%‬‬ ‫מחיר לפני מע"מ‪ -‬מחיר לפני מע"מ על כלל ההצעה לאחר ההנחה )במידה וניתנה(‪.‬‬ ‫מע"מ‪ -‬עלות המע"מ עבור הצעת מחיר זו‪.‬‬ ‫סה"כ כולל מע"מ‪ -‬המחיר הסופי של הצעת המחיר כולל מע"מ‪.‬‬ ‫‪5‬‬ ‫לשונית הפקת הצעת מחיר‪:‬‬ ‫פורמט הצעה‪:‬‬ ‫ישנן מספר פורמטים קבועים להצגת הצעת המחיר‪:‬‬ ‫• הצעה רגילה‪ -‬פורמט סטנדרטי המציג את טבלת המוצרים שהוצעו בהצעת המחיר‪.‬‬ ‫הטבלה כוללת עמודות של שם המוצר ותיאורו‪ ,‬מחיר המוצר )במידה וניתנה הנחה עבור‬ ‫המוצר תהיה עמודה נוספת שתציין את אחוז ההנחה שניתו עבור המוצר(‪ ,‬כמות מוזמנת של‬ ‫כל מוצר‪ ,‬סה"כ מחיר לפני מע"מ למוצר בהתאם כמות המוזמנת ממנו‪ .‬בסוף הטבלה מוצג‬ ‫סיכום של המחיר הסופי של ההצעה לפני מע"מ )במידה ונתנה הנחה על כלל ההצעה יופיע‬ ‫אחוז ההנחה שנתנה ומחיר לפני מע"מ לאחר ההנחה( ולסיכום יופיע סה"כ מחיר סופי כולל‬ ‫מע"מ של ההצעה‪.‬‬ ‫• מחירון‪ -‬פורמט המציג בטבלה ‪ 3‬עמודות בלבד הכוללת מספר אדריכלי של מוצר‪ ,‬שם‬ ‫המוצר ותיאורו ומחיר המוצר לפני מע"מ ללא קשר לכמות המוזמנת‪.‬‬ ‫• מרכיבים במוצר‪ -‬זהה לפורמט הצגה רגילה אך אם ניתנו למוצרים מספר אופציות מציג את‬ ‫האופציות השונות לכל מוצר‪.‬‬ ‫• הצעת מחיר ‪ +‬תמונה‪ -‬מציג כל מוצר בנפרד ע"פ סעיפים ולא בצורה טבלאית‪ .‬מציג את‬ ‫פירוט המוצר‪ ,‬כמות מוזמנת של מוצר ומחיר מוצר לפני מע"מ‪ .‬במידה וקיימת תמונה למוצר‬ ‫מציג גם את התמונה של המוצר‪ .‬בסוף ההצעה ישנו עמוד של סיכום הצעת מחיר המפרט‬ ‫בצורה טבלאית סיכום של כלל המוצרים הכולל מחיר‪ ,‬כמות מוזמנת‪ ,‬הנחה )אם ניתנה(‬ ‫ומחיר סך הכל‪.‬‬ ‫• הצעה עם תמונה בטבלה‪ -‬כמו פורמט הצעה רגילה ובנוסף ישנה עמודה בטבלה של‬ ‫תמונה‪ .‬אם קיימת למוצר תמונה היא תוצג בטבלה עבור אותו מוצר‪.‬‬ ‫בנוסף תחת הפורמטים השונים ישנן ‪ 3‬אפשרויות שניתן להוסיף או להסיר מהן את ה√‪.‬‬ ‫הצג עמודת "מחיר"‪ ,‬הצג סיכום מחיר‪ ,‬הצג מחיר כולל מע"מ‪.‬‬ ‫‪6‬‬ ‫פרוט השדות‪:‬‬ ‫אופן השליחה‪ -‬במידה והצעת המחיר אינה נמסרת ביד‪ ,‬ניתן לשלוח אותה בפקס או במייל‪ .‬יש לוודא‬ ‫שפקס או מייל מעודכנים בפרטים כלליים של הלקוח‪ ,‬במידה ולא‪ ,‬נדרש לעדכן‪.‬‬ ‫לכתובת דוא"ל‪ -‬כתובת המייל שאליה תשלח הצעת המחיר במידה ואופן השליחה יהיה במייל‪.‬‬ ‫הכתובת אשר מופיעה זאת כתובת המייל שרשומה במסך פרטים כלליים של הלקוח‪ .‬כמו כן ניתן גם‬ ‫לשלוח את הצעת המחיר לכתובת המייל של אחד או יותר מאנשי הקשר המוגדרים גם הם במסך‬ ‫פרטים כלליים של הלקוח‪ .‬יש להיכנס ללשונית פרטים כלליים ובטבלה של אנשי קשר לסמן ב√ את‬ ‫העמודה "סמן למייל" בשורה של האיש קשר הרצוי‪.‬‬ ‫העתקים‪ -‬כתובת המייל שאליה ישלח העתק של הצעת המחיר‪ .‬לאחר שהופקה הצעת המחיר ניתן‬ ‫לשלוח רק העתק של ההצעה ולא מקור‪ .‬ניתן לשלוח העתק להצעת המחיר לאחד או יותר מאנשי‬ ‫הקשר של הלקוח המופיעים במסך פרטים כלליים של הלקוח‪ .‬יש להיכנס ללשונית פרטיים כלליים‬ ‫ולסמן ב√ את העמודה "סמן להעתק" בשורה של איש הקשר הרצוי‪.‬‬ ‫פרטי אתר הזמנה )רחוב ומספר בית‪ ,‬עיר וישוב‪ ,‬מידע נוסף(‪ -‬כתובת לאספקה )נגזר מתוך כתובת‬ ‫הלקוח במסך פרטיים כלליים אך ניתן כמובן לשנות את מקום האספקה ומידה ונדרש(‪.‬‬ ‫בכבוד רב‪ -‬שם העובד שיהיה חתום על הצעת המחיר‪.‬‬ ‫פרוט הכפתורים‪:‬‬ ‫לפני כל הפקת הצעת מחיר מומלץ לעבור על כפתורים אילו‪.‬‬ ‫לשדות טקסט אילו מומלץ להגדיר טקסט ברירת מחדל ובמידת הצורך ניתן לשנות טקסט זה פייר כל‬ ‫הצעת מחיר‪ .‬להגדרת טקסט ברירת מחדל ראה מסמך "הגדרות מערכת"‪.‬‬ ‫שלום רב‪ -‬שדה טקסט אשר יופיע מתחת לכותרת הראשית של הצעת המחיר‪.‬‬ ‫‪7‬‬ ‫מפרט טכני‪ -‬יופיע מיד לאחר הטקסט של "שלום רב"‪.‬‬ ‫הערות להצעה‪ -‬הערות שיופיעו בסוף הצעת המחיר‪.‬‬ ‫טקסט לגוף המייל‪ -‬במידה וההצעה נשלחת במייל ללקוח שדה טקסט זה יופיע בגוף המייל‪.‬‬ ‫טקסט למסרון )‪ -(SMS‬במידה וההצעה נשלחה ללקוח בפקס‪/‬במייל תישלח הודעת טקסט ללקוח‪,‬‬ ‫תוכן ההודעה בהתאם למה שמופיע בשדה הטקסט‪.‬‬ ‫להפקת ההצעה‪:‬‬ ‫טרם הפקת הצעת המחיר ניתן לצפות במסמך ע"י לחיצה על כפתור "הדפס"‪ .‬כל עוד הצעת המחיר‬ ‫לא הופקה היא נשמרת בסטאטוס "טיוטה"‪.‬‬ ‫ישנן ‪ 3‬אפשרויות למסירת ההצעה ללקוח‪:‬‬ ‫‪ .1‬מסירה ביד‪ -‬יש ללחוץ על כפתור "הפק הצעה"‪ .‬סטאטוס ההצעה ישונה ל"נמסר ידנית"‪.‬‬ ‫‪ .2‬שליחת ההצעה במייל‪ -‬בקטגוריה של אופן השליחה יש לבחור באפשרות של "מייל"‪ .‬חשוב‬ ‫לוודא שכתובת המייל אכן מעודכנת בפרטי הלקוח ובמידה ולא יש לעדכן‪ .‬יש ללחוץ על‬ ‫כפתור "שלח הצעה"‪ .‬סטאטוס ההצעה ישונה ל"נשלח במייל"‪ .‬בנוסף ישלח גם העתק של‬ ‫ההצעה לכתובת המייל של אותו עובד ששלח את ההצעה‪.‬‬ ‫‪ .3‬שליחת ההצעה בפקס‪ -‬בקטגוריה של אופן השליחה יש לבחור באפשרות של "פקס"‪ .‬חשוב‬ ‫לוודא שמספר הפקס אכן מעודכן בפרטי הלקוח ובמידה ולא יש לעדכן‪ .‬יש ללחוץ על כפתור‬ ‫"שלח הצעה"‪ .‬סטאטוס ההצעה ישונה ל"נשלח בפקס"‪.‬‬ ‫‪8‬‬ ‫לשונית פרטים כללים‪:‬‬ ‫ניתן לראות פרטים כלליים על הלקוח ועל ההצעה‪:‬‬ ‫לקוח‪ -‬שם הלקוח המופיע בפרטים כללים של כרטיס הלקוח‪.‬‬ ‫נוצר בתאריך‪ -‬התאריך בו הצעת המחיר נפתחה במערכת‪.‬‬ ‫הצעת מחיר עבור‪ -‬שם הצעת המחיר שניתן‪ ,‬ניתן בשדה זה לשנות את שם ההצעה במידת‬ ‫הצורך‪.‬‬ ‫אדריכל‪ -‬ניתן לרשום את שם האדריכל של הלקוח )אם קיים(‪.‬‬ ‫תוקף ההצעה‪ -‬ההצעה תקפה למשך זמן קבוע שהוגדר במערכת‪ .‬ניתן לשנות את התוקף‬ ‫של ההצעה במידת הצורך‪.‬‬ ‫תאריך אספקה ראשוני‪ -‬תאריך ראשוני לקבלת מוצר מתוך ההצעה )במידה והוגדרו תאריכי‬ ‫אספקה למוצרים(‪.‬‬ ‫סטאטוס ההצעה‪ -‬ישנם מספר סטאטוסים להצעת המחיר‪:‬‬ ‫• טיוטה‪ -‬במידה וההצעה טרם הופקה‪.‬‬ ‫• נמסר ידנית‪ -‬הצעת המחיר נמסרה ביד ללקוח‪.‬‬ ‫• נשלח במייל‪ -‬הצעת המחיר נשלחה ללקוח במייל‪.‬‬ ‫• נשלח בפקס‪ -‬הצעת המחיר נשלחה ללקוח בפקס‪.‬‬ ‫• בוטל‪ -‬מסמך ההצעה בוטל‪.‬‬ ‫תאריך מסירה‪ -‬תאריך הפקת החשבונית )מסירה ללקוח(‪.‬‬ ‫חשיבות‪ -‬ניתן לתת חשיבות להצעה‪ :‬רגילה‪/‬דחוף‪/‬בהשהיה‪.‬‬ ‫פרוט הכפתורים‪:‬‬ ‫אנשי קשר‪ -‬אנשי הקשר של הלקוח‪ .‬נגזרים מתוך כרטיס הלקוח לשונית פרטים כלליים‪ .‬על‬ ‫מנת להוסיף אנשי קשר או לעדכן פרטים יש להיכנס ללשונית פרטים כללית‪ .‬בנוסף ניתן‬ ‫לסמן ב√ לאיזה איש קשר ישלח מייל לצורך הפקת ההצעה‪ ,‬למי ישלח העתק נוסף למייל‬ ‫ולמי ישלח מסרון‪.‬‬ ‫הערות כלליות‪ -‬ניתן להכניס הערות כלליות להצעה בטקסט חופשי אשר לא יופיע במסמך‬ ‫הצעת המחיר‪.‬‬ ‫כתובת לאספקה‪ -‬ניתן לעדכן כתובת לאספקה‪ .‬ברירת המחדל נגזרת מתוך הכתובת‬ ‫שמופיעה בפרטים כלליים של הלקוח‪ .‬ניתן גם להכניס מידע נוסף בטקסט חופשי‪.‬‬ ‫‪9‬‬ ‫לשונית ניהול משימות‪:‬‬ ‫ניתן ליצור משימה עבור הלקוח‪ .‬להסבר מפורט על משימת לקוח ראה מסמך "משימות"‪.‬‬ ‫לשונית קבצים מצורפים‪:‬‬ ‫ניתן להוסיף להצעה קבצים מצורפים ע"י לחיצה על כפתור "עיון"‪ ,‬ניתן להוסיף לכל קובץ מלל‬ ‫חופשי בשדה "תיאור"‪ .‬להעלאת הקובץ במערכת יש ללחוץ על כפתור "העלה קובץ"‪.‬‬ ‫‪10‬‬