‫תאריך‪ :‬אוגוסט ‪3102‬‬ ‫חוברת הדרכה ל ‪-‬יומן דיגיטלי‬ ‫אנו חווים בפעם השנייה מיכון של תהליך ידני ומרכזי‪ ,‬לפני ‪ 5‬שנים חווינו את הקמת‬ ‫האפליקציה לניהול השתלמויות ואילו עתה אנו משלימים את סך הנגזרות של המערכת ע"י‬ ‫הוספת המודול האחרון והוא מודול המשתלמים‪ ,‬או כפי שהוא קרוי " יומן דיגיטלי"‬ ‫מערכת השתלמויות של המנהלת מנהלת בתוכה עד כה ‪ 3‬מודולים מרכזים‬ ‫‪ .0‬מודול פדגוגי‬ ‫‪ .3‬מודל תקציבי‬ ‫את שני המודולים הללו כל מי שמשתמש במערכת השתלמויות מכיר היטב ‪ ,‬המודול ה ‪2-‬‬ ‫הוא ניהול המשתלמים אותו לאחרונה סיימנו לפתח ולהקים ולהלן חוברת ההדרכה‬ ‫כיום ב מערכת המידע מתבצע תהליך ידני להיבטים של היומן ושל המשתלמים כגון‪ :‬הפקת‬ ‫היומן‪ ,‬הנפקת מדבקה ליומן‪ ,‬קבלתו למנהלת‪ ,‬שליחה למפקח‪ ,‬חזרתו למנהלת ושליחתו‬ ‫לקבלן ההקלדות – תהליך הידני יבוטל ויהפוך להיות ממוחשב‬ ‫היומן הינו "ראי" של ההשתלמות שקיימת במערכת המידע ‪ ,‬ביומן כיום מתבצע תהליך‬ ‫מקביל לתהליך שקיים במערכת המידע כגון‪ :‬שמות מרצים‪ ,‬דוח לימודים‪ ,‬פרטי השתלמות‪,‬‬ ‫מתכונת לימודים‪ .‬לאחר איחוד של הנתונים הקיימים במערכת עם הוספת מהות היומן ונתוני‬ ‫המשתלמים‪ ,‬כל המידע יהיה "תחת קורת גג אחד" ולפיכך לא תהיה כפילות ולא יהיו נתונים‬ ‫שונים עבור אותו מידע‬ ‫לפני שנתחיל בהדרכה חשוב לציין כי היומן הדיגיטלי משקף את היומן עצמו ואת‬ ‫התהליכים בין המוסד המבצע למנהלת השתלמויות‪ ,‬המודול לא עוסק בהתנהלות‬ ‫הפנימית בתוך המוסד המבצע‬ ‫יתרונות רבים יש למיכון היומן‪ ,‬להלן המשמעותיים ביותר‪:‬‬ ‫‪‬‬ ‫קיצור זמני המתנה לגמול ‪ -‬להערכתנו פעילות של היומן הדיגיטלי תקצר את משך‬ ‫ההמתנה בלפחות ‪51%‬‬ ‫‪‬‬ ‫שקיפות מידע למוסד המבצע – תהיות ושאלות לגבי זכאות ונתוני משתלם יפחתו ל ‪-‬‬ ‫אפס מכיוון שכל הנתונים יוצגו במערת השתלמויות‬ ‫‪‬‬ ‫הפחתת תקלות – נתונים שיוזנו ע"י המוסד יועברו כמו שהם למערכת המידע של‬ ‫משרד החינוך‬ ‫יחד עם זאת כמו בכל התחלה ייתכנו "בעיות הסתגלות" גם של המנהלת וגם שלכם‬ ‫‪,‬המוסדות המבצעים לתהליך החדש‬ ‫כיום יש מעל ל ‪ 511 -‬מוסדות מבצעים אשר כל מוסד עובד באופן שונה ‪ ,‬מטרתנו שהמודול‬ ‫יהיה תקינה לפי הגדרת הלקוח וכמובן יקל על אופן העבודה של המשתמשים‬ ‫חשוב לדעת‬ ‫‪‬‬ ‫מתאריך ‪ 0.0.3102‬לא יישלחו יותר יומן בקרטון‬ ‫‪‬‬ ‫רק למוסד מבצע יש הרשאה להזין את פרטי המשתלמים‪ ,‬נוכחות‪ ,‬ציון‪ ,‬עבודות‬ ‫בתוך המערכת והעברה למפקח‬ ‫‪‬‬ ‫למוסד שאין לו שם משתמש וסיסמא למערכת לא יוכל להזין נתונים‪,‬‬ ‫אליו לפנות למנהלת בכדי להגדיר זאת‬ ‫‪‬‬ ‫המודול מנוהל לפי הרשאות של קבוצת אוכ' וכן לפי מידור כל מוסד יוכל לצפות רק‬ ‫בהשתלמויות שלו‬ ‫‪‬‬ ‫השתלמויות מתוקצבות של מוסדות שאינן פסגות – עליכם לשייך קודי תקציב‬ ‫להשתלמות בכדי שניתן יהיה להזין את נתוני היומן‬ ‫תהליך זרימה של היומן הדיגיטלי‬ ‫אישור פדגוגי‬ ‫הזנת משתלמים‬ ‫הזנת נוכחות‬ ‫הזנת עבודות‬ ‫אישור רכז והעברה‬ ‫למפקח‬ ‫בחינת ביומן ע"י‬ ‫מפקח‬ ‫אם אושר ‪ ‬עובר‬ ‫אוט' למערכת ה ‪-‬‬ ‫‪IBM‬‬ ‫שליחת גמול‬ ‫למשתלמים‬ ‫אם נדחה ‪ ‬חוזר‬ ‫למוסד המבצע‬ ‫לתיקונים‬ ‫שלב מס' ‪ - 1‬הזנת משתלמים‪:‬‬ ‫בהשתלמו ת לא מתוקצבת ‪ -‬לאחר קבלת אישור פדגוגי משתנה סטאטוס במערכת ל ‪-‬‬ ‫"פתוחה" ומועברת לכרטסת ניהול השתלמות למסך איתור בפרטי השתלמות‬ ‫בהשתלמות מתוקצבת ‪ -‬לאחר קבלת אישור פדגוגי משתנה סטאטוס במערכת ל ‪"-‬פתוחה"‬ ‫ולאחר שיוך 'קוד תקציבי להשתלמות ומועברת לכרטסת ניהול השתלמות למסך איתור‬ ‫בפרטי השתלמות‬ ‫מסך ניהול השתלמות ‪ ‬איתור וצפייה בפרטי השתלמות‬ ‫מסך לדוגמא‬ ‫הנחיות‪:‬‬ ‫לוחצים על לינק ניהול השתלמות‬ ‫מסך ניהול השתלמות ‪ ‬איתור וצפייה בפרטי השתלמות ‪" ‬לינק" ניהול השתלמות‬ ‫מסך לדוגמא‬ ‫פקד חדש‪:‬‬ ‫להזנה‬ ‫משתלמים‬ ‫ועבודות (בעת‬ ‫הצורך)‬ ‫הנחיות‪:‬‬ ‫לחיצה על פקד ניהול יומן להזנת‪/‬טעינה משתלמים‬ ‫פקד חדש‪:‬‬ ‫להזנה נוכחות‬ ‫של משתלמים‬ ‫וציון (בעת‬ ‫הצורך)‬ ‫מסך ניהול השתלמות ‪ ‬איתור וצפייה בפרטי השתלמות ‪" ‬לינק" ניהול השתלמות ‪‬‬ ‫לחיצה על פקד ניהול יומן‬ ‫מסך לדוגמא‬ ‫מידע לגבי תאריך אישור יומן‬ ‫ע"י מפקח‬ ‫טעינת ‪ 2‬קבצי‬ ‫עבודות‬ ‫טעינת משתלמים‬ ‫אפשרות להזין משתלמים‬ ‫באופן ידני‬ ‫הנחיות‪:‬‬ ‫‪‬‬ ‫לטעינת משתלמים יש ללחוץ על ‪browse‬‬ ‫‪‬‬ ‫יש לטעון את קובץ המשתלמים אך ורק לפי הטמפלט שנשלח עם חוברת ההדרכה (ניתן‬ ‫למצוא את קובץ המשתלמים גם ב ‪ -‬מסמכים להורדה ‪" ‬אקסל למילוי משתלמים‬ ‫‪o‬‬ ‫בקובץ האקסל יש להזין את כל השדות ( ת"ז‪ ,‬שם משפחה‪ ,‬שם פרטי‪ ,‬עיר‪ ,‬רחוב‪,‬‬ ‫מספר‪ ,‬מיקוד ודוא"ל)‬ ‫‪o‬‬ ‫מספר ת"ז חייב להיות בעל ‪ 9‬ספרות‬ ‫‪o‬‬ ‫מיקוד חייב להיות בעל ‪ 5‬ספרות‬ ‫‪o‬‬ ‫אם חסר נתון כלשהו המשתלם יהפוך לשגוי ולא ניתן יהיה לשלוח את היומן למפקח‬ ‫‪ o‬אם מספר הת "ז של משתלם שגוי לא ניתן יהיה לשלוח את היומן למפקח‬ ‫‪o‬‬ ‫‪‬‬ ‫את הקובץ יש לשמור בפורמט של אקסל ‪3101‬‬ ‫לאחר בחירת קובץ המשתלמים הרצוי ולוחצים על כפתור ייבא אקסל‬ ‫מסך ניהול השתלמות ‪ ‬איתור וצפייה בפרטי השתלמות ‪" ‬לינק" ניהול השתלמות ‪‬‬ ‫לחיצה על פקד ניהול יומן ‪ ‬לחיצה על פקד ייבא אקסל‬ ‫מסך לדוגמא‬ ‫בקובץ המשתלמים היו ‪33‬‬ ‫משתלמים‬ ‫‪ 31‬מתוכם תקינים (‬ ‫מופיעים בחלק העליון)‬ ‫‪ 3‬מתוכם לא תקינים (עקב‬ ‫מס' ת"ז שגוי ומופיעים‬ ‫בטבלה למטה)‬ ‫הנחיות‪:‬‬ ‫‪‬‬ ‫בכדי להזין את ‪ 3‬המשתלמים אם הת"ז השגויה ניתן לבצע זאת עם טעינת קובץ של‬ ‫משתלמים נוסף ו‪/‬או לחיצה על הוסף משתלם ידני‬ ‫‪‬‬ ‫הנתונים נשמרים באופן אוט' ואין צורך ללחוץ על פקד עדכן‪/‬שמור‬ ‫שלב מס' ‪ - 2‬רישום משתלמים‪:‬‬ ‫לאחר הזנת המשתלמים בהשתלמות ניתן להזין את הנוכחות של כל משתלם ביחס לכל‬ ‫מפגש‬ ‫יש לזכור תאריכי המפגשים מוצגים כפי שהוגדרו בבקשה ובניהול השתלמות‪ ,‬לא ניתן‬ ‫להגדיר תאריכי מפגשים שונים אך כמובן ניתן לעדכן‬ ‫פקד דיווח נוכחות משתלמים זמין רק כאשר הוזנו קודם לכן משתלמים‬ ‫מסך ניהול השתלמות ‪ ‬איתור וצפייה בפרטי השתלמות ‪" ‬לינק" ניהול השתלמות ‪‬‬ ‫לחיצה על פקד דיווח נוכחות משתלמים‬ ‫מסך לדוגמא‬ ‫הנחיות‪:‬‬ ‫לאחר לחיצה על פקד דיווח נוכחות משתלמים ‪ ,‬נפתח מסך עם כל המשתלמים שהוזנו ותאריכי‬ ‫המפגשים‬ ‫מסך ניהול השתלמות ‪ ‬איתור וצפייה בפרטי השתלמות ‪" ‬לינק" ניהול השתלמות ‪ ‬לחיצה‬ ‫על פקד דיווח נוכחות משתלמים ‪ ‬הזנת נוכחות‬ ‫מסך לדוגמא‬ ‫הנחיות‪:‬‬ ‫‪‬‬ ‫לאחר לחיצה אייקון‬ ‫‪‬‬ ‫לכל משתלם מגדירים עם נכח או לא נכח במפגש‬ ‫‪‬‬ ‫השתלמות אם ציון בלבד יש להזין ציון‬ ‫‪‬‬ ‫לחיצה על אייקון √ סוגר את שורה לעריכה‬ ‫פותח שורה לעריכה‬ ‫מסך ניהול השתלמות ‪ ‬איתור וצפייה בפרטי השתלמות ‪" ‬לינק" ניהול השתלמות‬ ‫מסך לדוגמא‬ ‫הנחיות‪:‬‬ ‫‪‬‬ ‫לאחר הזנת משתלמים ‪ ,‬הגדרת נוכחות וציונים ניתן לראות במסך את חישוב הזכאות ואם‬ ‫המשתלם אושר ע"י הרכז‬ ‫‪‬‬ ‫מה שנותר עתה לעשות לטעון ‪ 2‬קבצי עבודות ולשלוח למפקח‬ ‫‪‬‬ ‫הגדרת זכאות למשתלם מתבצעת אוט' ע"י חישוב הקיים כיום‪ ,‬מעל ל ‪ 01% -‬נוכחות בשעות‬ ‫= זכאי‪ ,‬מתחת ל ‪ 01% -‬אינו זכאי‬ ‫שלב מס' ‪ – 3‬טעינת עבודות‬ ‫לאחר הזנת המשתלמים בהשתלמות ‪ ,‬דיווח נוכחות והגדרת ציון ( אם יש צורך) ניתן להזין‬ ‫את ‪ 2‬העבודות‬ ‫מסך ניהול השתלמות ‪ ‬איתור וצפייה בפרטי השתלמות ‪" ‬לינק" ניהול השתלמות ‪ ‬לחיצה‬ ‫על פקד ניהול יומן‬ ‫מסך לדוגמא‬ ‫טעינת ‪ 2‬עבודות‬ ‫הנחיות‪:‬‬ ‫‪‬‬ ‫ניתן לטעון את כל סוגי הקבצים‬ ‫‪‬‬ ‫לאחר טעינת ‪ 2‬עבודות יש ללחוץ על פקד שמור‪/‬עדכן‬ ‫מסך ניהול השתלמות ‪ ‬איתור וצפייה בפרטי השתלמות ‪" ‬לינק" ניהול השתלמות ‪ ‬לחיצה‬ ‫על פקד ניהול יומן‬ ‫מסך לדוגמא‬ ‫לאחר לחיצה‬ ‫עדות ש ‪ 2-‬הקבצים נטענו‬ ‫קבלת חיווי "הנתונים נשמרו‬ ‫בהצלחה"‬ ‫שלב מס' ‪ – 4‬העברת יומן למפקח‬ ‫לאחר הזנת המשתלמים בהשתלמות ‪ ,‬דיווח נוכחות‪ ,‬הגדרת ציון ( אם יש צורך) וטעינת ‪2‬‬ ‫עבודות ניתן להעביר את היומן למפקח‬ ‫מסך ניהול השתלמות ‪ ‬איתור וצפייה בפרטי השתלמות ‪" ‬לינק" ניהול השתלמות ‪ ‬לחיצה‬ ‫על פקד ניהול יומן‬ ‫מסך לדוגמא‬ ‫לחיצה על פקד "שלח‬ ‫למפקח"‬ ‫הנחיות‪:‬‬ ‫לחיצה על פקד שלח למפקח‪ ,‬הפקד זמין רק אם כל הנתונים הושלמו‬ ‫לאחר לחיצה על פקד "שלח למפקח" סטאטוס השתלמות משתנה מיידית ל ‪ -‬יומן הועבר‬ ‫למפקח‬ ‫שלב מס' ‪ – 5‬אישור או דחייה של היומן ע"י מפקח‬ ‫לאחר העברת יומן למפקח‪ ,‬הוגדר למפקחים לטובת אישור ודחייה פדגוגי של היומן מסך‬ ‫ייעודי לכך‬ ‫מסך ניהול השתלמות ‪ ‬אישור או דחייה יומן פדגוגי‬ ‫מסך לדוגמא‬ ‫במסך זה ניתן לאתר את ההשתלמויות לפי חתכים מסוימים‬ ‫מסך ניהול השתלמות ‪ ‬אישור או דחייה יומן פדגוגי ‪ ‬אתר‬ ‫נתוני המסך ממודרים ובעלי הרשאות‬ ‫לכל מפקח יוצגו רק ההשתלמויות השייכות לו‬ ‫מסך לדוגמא‬ ‫מסך ניהול השתלמות ‪ ‬אישור או דחייה יומן פדגוגי ‪ ‬אתר ‪ ‬לחיצה על לינק פתח השתלמות‬ ‫במסך זה יוצגו כל הנתונים הרלוונטים של היומן כגון‪:‬‬ ‫‪‬‬ ‫פרטי יומן‬ ‫‪‬‬ ‫תאריכי מפגשים‬ ‫‪‬‬ ‫סה"כ כמות מפגשים‬ ‫‪‬‬ ‫סה"כ כמות שעות‬ ‫‪‬‬ ‫שמות מרצים‬ ‫‪‬‬ ‫שמות משתלמים‬ ‫‪‬‬ ‫דווח נוכחות של כל המשתלמים‬ ‫‪‬‬ ‫צפייה בעבודות‬ ‫‪‬‬ ‫ציון‬ ‫מסך לדוגמא‬ ‫הנחיות‪:‬‬ ‫‪‬‬ ‫לחיצה על פקד אישור יומן‪ ,‬יעביר את היומן והמשתלמים לתהליך מול מערכת ה ‪-‬‬ ‫‪ IBM‬ושליחת גמולים‬ ‫‪‬‬ ‫לחיצה על פקד דחיית יומן‪ ,‬יחזיר את היומן למוסד המבצע לביצוע תיקונים‬ ‫שלב מס' ‪ ( 6‬שלב אחרון) ‪ -‬צפיה בסטאטוס‪:‬‬ ‫לטובת קבלת מידע לגבי אישור או דחיית היומן ע"י המפקח‬ ‫מסך ניהול השתלמות ‪ ‬איתור וצפייה בפרטי השתלמות ‪" ‬לינק" ניהול השתלמות‬ ‫מסך לדוגמא‬ ‫לאחר אישור מפקח ‪,‬‬ ‫סטאטוס השתלמות‬ ‫משתנה ל ‪ -‬יומן הועבר‬ ‫לקבלן הקלדות‬ ‫מוצג תאריך ביצוע ע"י‬ ‫המפקח‬ ‫כל הנתונים מוצגים‬ ‫לצפייה בלבד‬ ‫דוחות‪:‬‬ ‫קיימים מספר סוגים של דוחות ו‪/‬או חיתוכים‬ ‫דוח משתלמים ודוח נוכחות למשתלמים‬ ‫מסך ניהול השתלמות ‪ ‬איתור וצפייה בפרטי השתלמות ‪ ‬ניהול השתלמות‬ ‫מסך לדוגמא‬ ‫דוח משתלמים‬ ‫קיימים ‪ 4‬סוגים של דוחות ו‪/‬או חיתוכים‬ ‫דוח נוכחות‬ ‫למשתלמים‬ ‫דוח איתור משתלם‬ ‫מסך ניהול מידע ‪ ‬איתור משתלם‬ ‫מסך לדוגמא‬