‫מנהלת רכש הספריות הציבוריות‬ ‫נוהל עבודה לספקים מסוג ייעוץ אירגוני ופעולות תרבות‪ ,‬פנאי והעשרה‬ ‫מכרז מס' ‪ - 11/2010‬ניהול רכש הספריות הציבוריות‬ ‫‪ .1‬כללי‬ ‫חברת פמי פרימיום (להלן‪" :‬החברה") זכתה במכרז משרד התרבות והספורט (להלן‪ :‬המשרד)‬ ‫לניהול רכש הספריות הציבוריות בישראל‪ .‬נוהל זה הינו חלק בלתי נפרד מחוזה ההתקשרות‬ ‫וממסמכי המכרז של החברה עם הספקים השונים‪ ,‬ומהווה פלטפורמה לביצוע רכש על ידי‬ ‫מורשה הרכש בספריות הציבוריות‪.‬‬ ‫‪ .2‬מטרה‬ ‫מטרת נוהל זה הינה להגדיר את תהליך העבודה לביצוע רכש לספריות הציבוריות‪ .‬לצורך‬ ‫תפעול מיטבי ומתן מענה מהיר להלן שיטת העבודה במסגרת פעילות הרכש‪:‬‬ ‫‪.1‬‬ ‫שלב א' – בשלב זה יבוצע‪ ,‬ינוהל ויפוקח הרכש במתכונת ידנית‬ ‫‪.2‬‬ ‫שלב ב' – בשלב זה יבוצע‪ ,‬ינוהל ויפוקח רכש הספריות באמצעות מערכת‬ ‫ממוכנת‪.‬‬ ‫‪ .3‬השיטה‬ ‫בכל ספרייה מוגדר איש רכש מוגדר המורשה לנושאי הרכש (להלן המורשה)‪ .‬המורשה יכול‬ ‫להיות אחד מצוות העובדים בספריה או איש רכש ייעודי‪ .‬המורשה הינו האחראי הבלעדי‬ ‫לתקציב הרכש בספריה ולהליך הרכש התקין‪ .‬בעת ביצוע רכישה על המורשה לוודא כי‬ ‫חתימתו על תעודות האספקה מהספקים מבוצעת בכפוף לפריטים המתקבלים בפועל בלבד‪,‬‬ ‫באחריות המורשה לחתום ולאשר קבלת הפריטים‪ .‬מודגש כי המורשה הינו מוסכם ומאושר‬ ‫ע"י המשרד‪.‬‬ ‫מנהלת רכש הספריות הציבוריות‬ ‫תיאור תהליך העבודה – שלב א' (ידני)‬ ‫בשלב זה יבוצע רכש הספריות על בסיס התנהלות ידנית‪:‬‬ ‫‪ .1‬המורשה יבצע את הרכש ע"י תעודת הזמנה (להלן "הזמנה") מראש‪ .‬השירות המוזמן יכול‬ ‫להתייחס לפעילות חד פעמית או למספר פעילויות במרוכז תוך ציון תאריכי הפעילויות‪.‬‬ ‫‪ .2‬השירות יבוצע ע"י הספק בהתאם ללוחות הזמנים והמועדים שפורטו בהזמנה‪.‬‬ ‫‪ .3‬לאחר ביצוע השירות על ידי הספק (ייעוץ ארגוני \ פעולת תרבות) על מורשה הרכש בספרייה‬ ‫לחתום על ההזמנה כי היא בוצעה – ההזמנה החתומה תישאר בידי הספק‪.‬‬ ‫‪ .4‬מורשה הרכש בספרייה ישלח לחברה דוא"ל המפרט את תכולת ההזמנה שהתקבלה בהתאם‬ ‫לטבלה המצורפת‪:‬‬ ‫מחיר לשעת‬ ‫פעילות‬ ‫שם‬ ‫מס'‬ ‫סוג‬ ‫הספק‬ ‫הספק‬ ‫הפעילות‬ ‫(כולל‬ ‫מע"מ)‬ ‫יוסף‬ ‫המספר‬ ‫‪111222‬‬ ‫שעת סיפור‬ ‫‪₪ 86‬‬ ‫מס‬ ‫שעות‬ ‫סה"כ‬ ‫לתשלום‬ ‫לתשלום‬ ‫(כולל מע"מ)‬ ‫‪5‬‬ ‫‪₪ 430‬‬ ‫הערות‬ ‫תאריכי‬ ‫הפעילות‬ ‫יודגש כי חתימת המורשה על ההזמנה מהווה את אישור המורשה לביצוע הפעילות בפועל‪.‬‬ ‫‪ .5‬כאמור בסעיף ‪ 12.9‬במסמכי הקול קורא‪ ,‬ההזמנה חתומה ודרישת תשלום‪/‬חשבונית ישלחו‬ ‫ע"י הספק ישירות אל משרדי החברה‪.‬‬ ‫‪ .6‬עם קבלת המסמכים כאמור בסעיף ‪ 5‬לעיל במשרדי החברה תבוצע התאמה בין ההזמנה‬ ‫החתומה וחשבונית הספק‪/‬דרישת התשלום לבין המייל שהתקבל ממורשה הרכש‪.‬‬ ‫‪ .7‬במידה וקיימת התאמה בין המסמכים תופק דרישת תשלום במשרדי החברה ויבוצע תשלום‬ ‫בפועל בכפוף לתנאי התשלום מול הספק‪.‬‬ ‫‪ .8‬במידה ואין התאמה בין המסמכים תבוצע בדיקה ע"י החברה בנוגע לתשלומים המבוקשים‪.‬‬ ‫דגשים לשלב א'‬ ‫‪ .1‬הזמנות יבוצעו על בסיס התקציב המוגדר לכל ספריה‪ .‬לא יאושר תשלום החורג מתקציב‬ ‫הספרייה‪ .‬ניהול התקציב הינו באחריות מנהל הספרייה‪.‬‬ ‫‪ .2‬תשלום בפועל יבוצע רק כנגד התאמה בין ההזמנה לבין חשבונית‪/‬דרישת תשלום ווידוא‬ ‫חתימה‪ .‬במידה ואחת מהתעודות הנ"ל לא יתקבלו במשרדי החברה לא יבוצע תשלום‪.‬‬ ‫‪ .3‬תשלום יבוצע בהתאם ובכפוף להסכם שנחתם מול הספק ‪.‬‬ ‫מנהלת רכש הספריות הציבוריות‬ ‫תיאור תהליך עבודה ‪ -‬שלב ב‬ ‫בשלב זה רכש הספריות יתבצע באמצעות מערכת מידע ממוכנת (להלן "המערכת")‪.‬‬ ‫‪ .1‬הזמנת הרכש תבוצע ע"י מורשה הרכש בספרייה ע"י הזמנה מראש‪ ,‬תוך ציון תאריכי‬ ‫הפעילויות‪.‬‬ ‫‪ .2‬הזמנת הרכש תשלח לספק באמצעות הספרייה‪.‬‬ ‫‪ .3‬לאחר ביצוע השירות יאשר מורשה הרכש בספרייה את ביצוע השירות בפועל‪.‬‬ ‫‪ .4‬כאמור בסעיף ‪ 12.9‬במסמכי הקול קורא‪ ,‬הזמנת הרכש הממוכנת אשר הופקה על ידי‬ ‫הספרייה ודרישת תשלום‪/‬חשבונית ישלחו ע"י הספק ישירות אל משרדי החברה‪.‬‬ ‫‪ .5‬במשרדי החברה תבוצע קליטת חשבונית‪/‬דרישת התשלום והצלבה עם אישורי ביצוע‬ ‫הפעילויות במערכת הממוכנת‪.‬‬ ‫‪ .6‬במידה ויש התאמה בין חשבונית הספק‪/‬דרישת התשלום לאישורי הפעילויות במערכת‬ ‫הממוכנת‪ ,‬יאושר התשלום‪.‬‬ ‫‪ .7‬במידה ולא תהיה התאמה‪ ,‬תבוצע בדיקה ע"י החברה בנוגע לתשלומים המבוקשים‪.‬‬ ‫דגשים לשלב ב'‪:‬‬ ‫‪ .1‬תשלום בפועל יבוצע רק כנגד התאמה בין אישורי הפעילויות במערכת לבין חשבונית‪/‬דרישת‬ ‫תשלום‪ .‬במידה ואחד מהמסמכים הנ"ל לא יתקבלו במשרדי החברה לא יבוצע תשלום‪.‬‬ ‫‪ .2‬תשלום יבוצע בהתאם ובכפוף להסכם שנחתם מול הספק ובכל מקרה בו קיים ספק בין מסמך‬ ‫זה להסכם הספק‪ ,‬האחרון מחייב‪.‬‬